Handleiding CCV Shop - Factuursturen vs 1.0 www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Factuursturen. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Factuursturen. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financi¨ele administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in november 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Voor het gebruik van de koppeling is een vergoeding verplicht. Zie de website www.webwinkelfacturen.nl voor meer informatie.
Inhoudsopgave 1 2 2.1 3
Wat doet de koppeling? . . . . Hoe leg je de koppeling? . . . Migratie bestaande bestellingen FAQ . . . . . . . . . . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
1
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
2 3 5 6
c
webwinkelfacturen
1
Wat doet de koppeling?
De koppeling van CCV Shop naar Factuursturen zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en verzonden en betaald en verzonden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Factuursturen. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. real-time koppeling. Dat betekent dat als een bestelling in de CCV Shop webwinkel op ’Betaald’ wordt gezet, de informatie van die bestelling binnen een aantal minuten wordt doorgestuurd naar het factuursysteem. Er is een beveiliging aanwezig zodat bestellingen niet dubbel worden doorgestuurd. Wij adviseren webwinkeliers om hun factuuradministratie bij te houden in het factuursysteem en niet in CCV Shop. CCV Shop heeft wel de mogelijkheid om facturen aan te maken, maar een webwinkelier bespaart een hoop administratie door 1 systeem te gebruiken voor facturen. En niet twee. Indien de webwinkelier er voor kiest om toch facturen in de CCV Shop webwinkel aan te maken dan kunnen de factuurnummers uit de CCV Shop webwinkel meegegeven worden aan de factuur in het factuursysteem. De koppeling maakt zelf een klantnummer aan in Factuursturen. Dit klantnummer en het emailadres wordt opgeslagen op het webwinkelplatform. Bij bestellingen voor hetzelfde emailadres als de bestelling onder hetzelfde klantnummer in Factuursturen geboekt worden.
Versie 1.1
18 januari 2015
2
c
webwinkelfacturen
2
Hoe leg je de koppeling?
De koppeling tussen CCV Shop en Factuursturen wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant.
Fig. 1: Keuze tussen de Basis en Plus variant Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Factuursturen koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel omgeving. Ga naar de categorie Ondersteuningen en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.
Fig. 2: Installatie van de CCV Shop Factuursturen koppeling vanuit de Appstore
Versie 1.1
18 januari 2015
3
c
webwinkelfacturen
Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres en gegevens om de koppeling met je Factuursturen account te leggen. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties. Om de
Fig. 3: Startscherm installatie CCV Shop - Factuursturen koppeling koppeling met factuursturen te leggen heb je een API sleutel van Factuursturen nodig. Deze API sleutel is heel eenvoudig aan te maken Log hiervoor in op je factuursturen account en ga naar Instellingen >Verbindingen. Voordeel van deze API sleutel is dat je niet je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft achter te laten.
Fig. 4: Aanmaken API sleutel in Factuursturen voor webservice koppeling Als je je gegevens, gebruikersnaam en API sleutel hebt ingevuld en je klikt op Installeer de koppeling dan wordt de koppeling van je webwinkel naar Factuursturen geinstalleerd.
Versie 1.1
18 januari 2015
4
c
webwinkelfacturen
Fig. 5: De koppeling met Factuursturen is gelegd
2.1
Migratie bestaande bestellingen
Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Factuursturen worden aangemaakt van bestellingen die al in CCV Shop aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via
[email protected] voor meer informatie.
Versie 1.1
18 januari 2015
5
c
webwinkelfacturen
3
FAQ
Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de CCV Shop webwinkel en factuursturen lopen via een gebruikersnaam en APIsleutel. Met deze API-sleutel kan wel de koppeling worden gemaakt, maar niemand kan ermee inloggen op je account. Ook dit zorgt voor een extra beveiliging. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in Factuursturen kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement.
Versie 1.1
18 januari 2015
6
