Handleiding CCV Shop - ExactOnline www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar ExactOnline. Deze koppeling is geschikt voor de Exact Online pakketten Boekhouden (Basis, Geavanceerd en Premium) en Handel. Afhankelijk van de keuzes cre¨eert deze koppeling verkooptransacties (salesentries) of facturen (salesinvoices) in Exact voor bestellingen in de webwinkel. De koppeling zet klantinformatie en producten door naar Exact. De koppeling bespaart de webwinkelier erg veel tijd. De facturen of verkooptransacties worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgr de koppeling ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in juni 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de CCV Shop appstore. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden.
Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 3
Wat doet de koppeling? . . . . . . . . . . . . . Doorsturen bestellingen . . . . . . . . . . . . . Synchronisatie producten . . . . . . . . . . . . Hoe leg je de koppeling? . . . . . . . . . . . . De koppeling van CCV Shop naar Exact Online Migratie bestaande bestellingen . . . . . . . . . FAQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
2 2 2 3 3 5 6
c
webwinkelfacturen
1
Wat doet de koppeling?
De koppeling van CCV Shop naar Exact zorgt dat bestellingen in CCV Shop omgezet worden naar verkooptransacties (salesentries) of facturen (salesinvoice) naar Exact. Deze transacties of facturen hoeven dus niet meer handmatig aangemaakt te worden. Indien de webwinkelier Exact Handel gebruikt kan de koppeling de producten tussen CCV Shop en Exact synchroniseren. De webwinkelier kiest welk van de 2 systemen, de webwinkel of Exact, leidend is in de synchronisatie.
1.1
Doorsturen bestellingen
Een bestelling in de webwinkel wordt doorgestuurd naar Exact op het moment dat de bestelling op betaald wordt gezet. Per bestelling wordt de klantinformatie doorgestuur en de bestelregels, dwz de producten, aantallen, prijs en BTW. Ook kortingen worden doorgezet en deze worden teruggerekend naar het correcte BTW percentage. Het doorzetten van de bestelling naar Exact Online doet de koppeling als volgt: • De klant De koppeling controleert of er al eens eerder een bestelling voor deze klant naar Exact Online is gestuurd. Zo ja, dan wordt deze nieuwe bestelling onder hetzelfde klantnummer geboekt. Zo nee, dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt in Exact Online met de klantgegevens van de bestelling. • De factuurregels Voor de producten wordt eerst de productcode samengesteld. De productcode is gelijk aan de SKU van het product. Als het product geen SKU heeft dan bestaat de productcode uit het productid en de naam. • Verzendkosten, betaalkosten en kortingen Deze factuurregels worden als default-producten toegevoegd aan Exact Online. Kortingen verschijnen met een aantal (-1) op de factuur in Exact Online. • De facturen Als bovenstaande is doorgevoerd wordt er een factuur aangemaakt voor de bestelling in Exact Online. De koppeling stuurt een bestelling van de CCV Shop webwinkel naar Exact over op het moment dat deze op Betaald wordt gezet.
1.2
Synchronisatie producten
Indien u Exact Handel gebruikt kunt u de producten tussen de webwinkel en Exact synchroniseren. Het is mogelijk om de producten van de webwinkel naar Exact te sturen. Het is ook mogelijk om producten van Exact naar de webwinkel over te zetten. Dit is een keuze tijdens de aanmeld-procedure. Bij het overzetten van producten worden SKU-codes, voorraad en BTW-percentages meegenomen.
Versie 1.0
15 juni 2015
2
c
webwinkelfacturen
2 2.1
Hoe leg je de koppeling? De koppeling van CCV Shop naar Exact Online
Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Twinfield koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de Exact Online koppeling van webwinkelfacturen.nl. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.
Fig. 1: Installatie van de CCV Shop Exact koppeling vanuit de Appstore Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres, de divisie van je Exact Online account en welk Exact pakket je gebruikt. Gebruik je Boekhouden Premium dan kun je kiezen of je bestellingen wilt overzetten naar facturen (salesinvoices) of verkooptransacties (salesentries). Gebruik je Exact Handel dan kun je kiezen voor productsynchronisatie. Er zijn twee opties: Synchronisatie van je webwinkel naar Exact of andersom.
Versie 1.0
15 juni 2015
3
c
webwinkelfacturen
Fig. 2: Startscherm installatie CCV Shop - Exact koppeling De koppeling naar Exact Online wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Exact Online - met elkaar te koppelen. Nadat je de gegevens op bovenstaand scherm hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Exact Online account waarin je toestemming geeft om facturen te plaatsen.
Fig. 3: Log in op je ExactOnline account om de koppeling te autoriseren Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppelinge Webwinkelfacturen te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen facturen in je ExactOnline account plaatsen.
Fig. 4: Geef toestemming voor de koppeling
Versie 1.0
15 juni 2015
4
c
webwinkelfacturen
Als je deze toestemming geeft word je automatisch doorgeleid naar een tweede instellingenscherm. Dit is stap 2 van de installatie. De BTW tarieven, mogelijke debiteuren, betaalcondities, dagboeken uit Exact Online en de verpakkingen van je webwinkel zijn opgehaald. Je kunt deze gegevens nu configureren aan de hand van je instellingen in CCV Shop en Exact Online.
Fig. 5: Configureer de instellingen van de koppeling op basis van je webwinkel en je Exact Online account Als je de gegevens opslaat is de koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Betaald wordt gezet in CCV Shop een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Exact Online.
Fig. 6: De koppeling is geinstalleerd
2.2
Migratie bestaande bestellingen
Wij kunnen bestaande bestellingen (dus met terugwerkende kracht) naar Exact Online migreren. Neem contact met ons op via
[email protected] voor meer informatie.
Versie 1.0
15 juni 2015
5
c
webwinkelfacturen
3
FAQ
Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppeling legt de verbinding met ExactOnline via OAuth. Dat is ´e´en van de veiligste manieren om koppelingen tussen toepassingen te leggen. Hoe zit het met Exact Handel? Het is mogelijk deze koppeling te gebruiken met een Exact Handel pakket en de producten te synchroniseren. Voor de synchronisatie kunt u het bronsysteem voor de producten instellen. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement.
Versie 1.0
15 juni 2015
6
