Handleiding CareView cliënt(vertegenwoordiger)
Inhoudsopgave handleiding CareView – cliënt(vertegenwoordiger): •
Wat is CareView Zorg
•
CareView Zorg en veiligheid
•
Werken in CareView Zorg
•
Inloggen
•
Berichten
•
Cliëntdossier
•
Rapportage bijzonderheden
•
Weekrooster
•
Personalia
•
Profiel
•
Contract
•
Formulieren
•
(Para)medisch
•
Documenten
Wat is CareView Zorg CareView Zorg is een elektronisch cliëntdossier ter ondersteuning van vraaggestuurde dienstverlening. Iedere cliënt van S&L zorg heeft een eigen cliëntdossier in CareView. Daar CareView gebruik maakt van internettechnologie, is het elektronisch cliëntdossier vanaf iedere locatie te raadplegen. Het elektronisch cliëntdossier is bedoeld voor: •
De zorgverleners, de direct betrokkenen bij het zorgproces, inclusief de zorgcoördinator. Iedere cliënt van S&L zorg krijgt een zorgcoördinator toegewezen. De zorgcoördinator stuurt en coördineert het zorgverleningsproces en is uw 1e contactpersoon over de zorgverlening aan uw kind/familielid. CareView Zorg biedt zorgverleners een meer efficiënte manier van werken met minder kans op fouten. Gegevens en wijzigingen in gegevens hoeven maar één keer te worden ingevoerd en zijn dan direct beschikbaar voor andere zorgverleners en cliënten. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de zorg en begeleiding van de cliënt. Ook zorgt CareView voor een snelle informatie-overdracht en een snelle onderlinge afstemming over de zorg. De plaats waar de zorgverlener zich bevindt is niet meer van belang.
•
De cliënt(vertegenwoordiger). CareView Zorg is voor cliënten dé manier om zélf zicht te krijgen en te houden op het zorgverleningsproces. CareView biedt u de volgende voordelen: - u kunt het zorgverleningsproces via internet volgen,
2
- u kunt zelf richting geven aan de zorg door in het eigen cliëntdossier aanvullingen te plaatsen én - u kunt het dienstverleningsproces beter sturen en bewaken. •
De directie en het management. CareView Zorg is voor directie en management een systeem om relaties met cliënten te beheren. CareView biedt directie en management ondersteuning bij vraaggestuurde dienstverlening en geeft antwoord op de vraag of de dienstverlening volgens de wens van de cliënt verloopt. Het verstrekt het snel relevante managementinformatie, ongeacht de omvang en spreidingsgraad van de zorginstelling. Ook biedt CareView efficiëncy bij administratieve verwerking van cliëntgegevens en biedt het ondersteuning bij cliëntgerichte financiering en kostenregistratie.
CareView Zorg en veiligheid CareView Zorg is beveiligd tegen ongewenste inzage. CareView draait op het computerpark van een application service provider, die de zwaarst mogelijke beveiligingsmiddelen inzet. Inbraak in het pand of elektronische inbraak is vrijwel uitgesloten. Alle gegevens van CareView worden gecodeerd verzonden. Coderingen zorgen ervoor dat onbevoegden geen gegevens van CareView kunnen onderscheppen. Om toegang te kunnen krijgen tot het cliëntdossier moet de gebruiker over een wachtwoord beschikken. Aan dit wachtwoord is zijn rol in CareView Zorg gekoppeld. Eenmaal in CareView bepaalt de rol van de gebruiker welke mogelijkheden hij in CareView heeft. Dus niet iedereen kan hetzelfde zien en hetzelfde doen in CareView. Werken in CareView Zorg CareView is een zeer gebruiksvriendelijk programma. Het bekijken van het dossier van uw kind/familielid lijkt op surfen op het internet, waarbij u met klikken op knoppen en hyperlinks al een heel eind kan komen. In deze handleiding geven wij uitleg over de verschillende onderdelen en mogelijkheden van CareView Zorg. Inloggen in het elektronisch cliëntdossier van uw kind/familielid •
Maak verbinding met internet en kies het volgende adres: https://www.careview.nl/careV2 Let op: u moet https:// voor het adres typen!
3
•
U komt op de inlogpagina van CareView Zorg en moet hier uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren en inloggen.
•
Indien u nog geen inloggegevens heeft, of anderszins problemen heeft met het inloggen in CareView Zorg, kunt u contact opnemen met de zorgcoördinator van uw kind/familielid of met Bert Langenberg (
[email protected]).
De inhoud van het cliëntdossier is strikt persoonlijk. De inloggegevens worden dan ook uitsluitend verstrekt aan de wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt. Als u bent ingelogd ziet u op ieder scherm een knop wachtwoord. Met behulp van deze knop kunt u uw wachtwoord wijzigen. Het 1e scherm in het elektronisch dossier van de cliënt is het berichtenscherm.
In dit scherm vindt u berichten en richtlijnen die zorgverleners over uw kind/familielid hebben verstuurd. Door middel van berichten is het mogelijk snel informatie ter 4
afstemming van de zorg uit te wisselen tussen de cliënt en de zorgverleners die bij de zorg aan de cliënt betrokken zijn. U ontvangt automatisch alle berichten die over de cliënt geschreven en uitgewisseld zijn. De berichten blijven (tenzij anders is aangegeven) 2 weken in het berichtenscherm staan en worden daarna gewist. U klikt op (gehele bericht lezen):
U heeft nu de keuze het bericht te verwijderen of te bewaren. Uiteraard kunt u ook zelf een bericht naar de zorgverleners sturen. U klikt in het berichtenscherm op het witte veld in de onderste blauwe balk en de volgende opties verschijnen: •
bericht schrijven
•
historie inzien (daar vind u de berichten die u heeft gelezen en bewaard)
•
geselecteerde berichten verwijderen
•
alle berichten verwijderen
Bericht schrijven U klikt op de optie ‘bericht schrijven’ en vervolgens op de knop openen. Onderstaand scherm verschijnt:
5
U geeft het bericht een titel en schrijft het bericht. De datum waarop het bericht verzonden wordt staat standaard op de huidige datum. De vervaldatum (= de datum waarop het bericht automatisch uit het scherm van de ontvanger verdwijnt) staat standaard op 2 weken later. Als u wil, kunt u die data aanpassen. U klikt dan op het kleine blokje en er opent zich u een kalender, waarop u iedere gewenste datum kunt kiezen. Vervolgens vinkt u aan naar welke zorgverleners (welke rollen) u het bericht wilt versturen en tenslotte klikt u op verzenden. NB De rol ‘zorgmanager’ is niet in gebruik. Cliëntdossier Als u klikt op de knop ‘dossier’ (staat linksboven in ieder scherm) komt u in het dossier van uw kind/familielid en kan u de verschillende onderdelen van dat dossier bekijken of bewerken.
6
Rapportage bijzonderheden Rapportage bijzonderheden Via de optie ‘bijzonderheden (bekijken)’ kunt u de bijzonderhedenrapportage inzien. Dit is een overdrachtsrapportage, waarin zorgverleners bijzonderheden registreren die van belang zijn voor het handelen van hun collega’s (= zorgverleners die dezelfde rol hebben) en/of andere disciplines. Het is niet verplicht, het is zelfs niet de bedoeling, dat er iedere dag wordt gerapporteerd! Zorgverleners rapporteren alleen als zij iets bijzonders te melden hebben; een bijzonderheid die ook morgen en overmorgen nog van belang is, waarvan zij vinden dat het in het dossier van de cliënt moet worden opgenomen.
7
U klikt op ' bijzonderheden' en het volgende scherm verschijnt:
U ziet de bijzonderheden die de afgelopen dag zijn gerapporteerd, wie (welke rol) de bijzonderheid heeft geschreven en wie deze bijzonderheid kan inzien. Alle bijzonderheden zijn altijd in te zien door de cliënt. U heeft de mogelijkheid een langere periode te selecteren waarover u de bijzonderheden wilt lezen en u heeft de mogelijkheid bijzonderheden per type te lezen. Wij maken onderscheid in ‘bijzonderheden – divers’ en ‘bijzonderheden – medisch’. Als u links in het scherm op ‘dossier’ klikt, komt u weer terug in het overzichtscherm waarin de verschillende onderdelen van het dossier staan.
8
Weekrooster U klikt op '0 weekrooster' en het volgende scherm verschijnt:
Dit is het vaste weekprogramma van uw kind/familielid, waarbij de kleur van de balken aangeeft door wie kind/familielid op dat moment wordt begeleid: •
Rode balken: uw kind / familielid wordt begeleid door medewerkers vanuit de woning
•
Zwarte balken: uw kind / familielid heeft activiteiten vanuit de Dagbesteding.
•
Grijze balken: fysiotherapie
•
Gele balken: logopedie
Onderin het scherm kunt u verschillende tijdsperioden kiezen, bv. van 8 t/m 15 uur of alles. Als u met de cursor op een balk gaat staan, verandert het pijltje in een handje en verschijnt er een schermpje met daarin de tijd en naam van de activiteit met tussen haakjes de discipline die dan verantwoordelijk is voor de begeleiding / verzorging van uw kind / familielid. Klik weer op 'dossier' om terug te keren naar het overzichtscherm. In het onderdeel Personalia worden de algemene cliëntgegevens vastgelegd; het heeft een administratief doel. De gegevens in Personalia worden vastgelegd door de zorgcoördinator. U en iedereen die een zorgtaak heeft naar die cliënt, kunnen de Personalia inzien.
9
Het onderdeel Personalia is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken: •
Persoonsgegevens: algemene gegevens van de cliënt, zoals naam, adres en BSN.
•
Overige gegevens: aanvullende administratieve informatie, zoals aanvang dienstverlening, rechtspositie en ZZP-categorie.
•
Contactpersonen: namen en adressen van de contactpersoon zorg, de contactpersoon financiën en de contactpersoon in noodgevallen.
•
Zorgverleners: namen en functies van de zorgverleners die bij de zorg van de cliënt betrokken zijn
•
Verzekeringen: informatie over de verzekeringen van de cliënt.
•
Zorglocaties: informatie over de zorgverleners (rollen) die een relatie met de cliënt hebben en de zorglocatie die hierbij hoort.
Door de gewenste optie aan te klikken en vervolgens op de knop openen te klikken kunt u de verschillende hoofdstukken bekijken.
10
Boven in het scherm ziet u ‘personalia’ vet gedrukt staan. Zo weet u dat u nu in dat onderdeel van het dossier aan het kijken bent. Als u naar een ander onderdeel wilt, klikt u dat bovenaan in uw scherm aan. Het onderdeel Profiel geeft een compleet beeld van de cliënt. Dit is noodzakelijk voor een goede zorgverlening aan de cliënt. In het Profiel leggen we vast: •
de verwachtingen die de cliënt van de zorgaanbieder heeft en de risicovolle situaties & afspraken om die risico's te beperken
•
de levensloop
•
zorgvraagrelevante gegevens op het begied van: diagnose, gedrag, zintuigen, motoriek, gezondheid, communicatie, oriëntatie, redzaamheid, dagbesteding, vrije tijd en eten & drinken
•
de zorgvraag van de cliënt
•
de bijzonderheden uit de gesprekken met de cliënt
Deze gegevens zijn van belang om te bepalen welke zorg en begeleiding de cliënt behoeft. Een zorgvraag is een zo concreet mogelijke probleemdefiniëring, ofwel een punt waarop de cliënt in bijzondere mate zorg wenst of nodig heeft. In de onderste blauwe balk kunt u de verschillende schermen van het Profiel openen. Alleen de zorgcoördinator kan het Profiel bewerken. U en iedereen die een zorgtaak heeft naar die cliënt, kunnen het Profiel inzien. Wanneer u aanvullingen heeft op de inhoud van het profiel, kunt u uiteraard contact opnemen met de zorgcoördinator die de extra informatie in het Profiel zal verwerken. Het volgende onderdeel van het dossier is het Contract. In het Contract worden de afspraken die tussen de zorgaanbieder en de cliënt zijn gemaakt in hoofdlijnen vastgelegd. Deze afspraken geven inzicht in wat de cliënt van de zorgaanbieder mag verwachten. In een jaarlijks cliëntgesprek wordt het Contract met de cliënt geëvalueerd. Er wordt getoetst of de contractdoelstellingen zijn behaald, het zorgproces voor wat betreft de aandachtspunten in de gewenste richting verloopt en u tevreden bent over de geboden zorg. Tevens worden er afspraken gemaakt over de volgende evaluatieperiode. In aansluiting op deze evaluatie worden de diverse plannen zo nodig bijgesteld. De contractgegevens worden vastgelegd door de zorgcoördinator. U en iedereen die een zorgtaak heeft naar die cliënt, kunnen het Contract inzien. Als u het onderdeel Contract opent, komt u in het scherm waarin de meest recente evaluatieperiode van het Contract wordt getoond:
11
Indien gewenst kunt u ook de contractgegevens van voorgaande evaluatieperioden opvragen. U selecteert de gewenste evaluatieperiode van het Contract en u komt in het scherm zorgvragen. Hier staan de zorgvragen met de toelichting zoals het in het Profiel is beschreven. Een vinkje voor de zorgvraag geeft aan of het een zorgvraag betreft die in deze evaluatieperiode bijzondere aandacht krijgt en waar heel gericht aan gewerkt gaat worden. In de onderste blauwe balk kunt u de vervolgens de andere schermen van het Contract openen, waaronder het scherm doelstellingen/aandachtspunten. In dit scherm ziet u een overzicht van doelstellingen en aandachtspunten die in aansluiting op de zorgvragen (met vinkje) zijn geformuleerd. Dit zijn de punten waar alle zorgverleners in deze evaluatieperiode heel gericht aan werken. Deze doelstellingen/aandachtspunten zijn dus richtinggevend voor alle betrokken zorgverleners, dus voor de cliëntbegeleiders in de woning, maar ook voor de cliëntbegeleiders op de dagbesteding en eventueel de fysiotherapeut of de logopedist. 12
Deze verschillende disciplines hebben allemaal een eigen werkdossier: het zorgplan. In dit zorgplan werken zij de contractdoelstellingen/aandachtspunten verder uit. U kunt de zorgplandoelen en acties bekijken, door te klikken op de link ‘zorgplan’ die achter ieder doel /aandachtspunt staat.
Andere belangrijke schermen in het Contract zijn: •
middelen en maatregelen: In dit scherm geven wij aan of er vrijheidsbeperkende maatregelen van toepassing zijn. Als er 'ja' staat, kunt u in het onderdeel Documenten, in het hoofdstuk Middelen en Maatregelen een document vinden waarin precies is beschreven welke vrijheidsbeperkende maatregel wordt toegepast en waarom.
•
voortgangsrapportage: Iedere groep van zorgverleners (bijvoorbeeld het team van de woning, de cliëntbegeleider die de cliënt bij zijn werk begeleiden, maar eventueel ook de fysiotherapeut of logopedist) rapporteert periodiek over de voortgang van het zorgproces. De zorgverleners nemen hierbij wat meer afstand en geven hun mening over het welzijn van de cliënt in de afgelopen periode. Hoe gaat het nu met de cliënt? Tevens geven hij een oordeel over de resultaten van hun handelen. In hoeverre zijn de doelstellingen van het Zorgplan gerealiseerd? Verloopt de ontwikkeling bij de diverse aandachtspunten in de gewenste richting? Voldoen de huidige acties nog? Dient het Zorgplan eventueel bijgesteld te
13
worden? U kunt deze voortgangsrapportages inzien. •
tevredenheid cliënt: Dit is het evaluatiescherm dat aan het einde van de evaluatieperiode ingevuld wordt en waarin we vastleggen:
1. de resultaten van de contractdoelstellingen en –aandachtspunten, 2. de mate waarin u tevreden bent over de dienstverlening in de afgelopen periode, 3. toekomstwensen, die de nieuwe evaluatieperiode meegenomen kunnen worden. Andere hoofdstukken in het Contract, die we momenteel nog niet gebruiken zijn: •
dienstverlening;
•
niet gehonoreerd;
•
verwachtingen over 3 jaar.
Formulieren Behalve de rapportage op bijzonderheden en de voortgang, hebben we in CareView Zorg ook de mogelijkheid om met formulieren te werken. Hierbij kunt u denken aan registratie- en scoreformulieren, zoals registratie van epileptische activiteiten, registratie van ontlasting / menstruatie / incontinentie of registratie van stemming. Een formulier wordt aan een cliënt toegewezen door een (para)medicus. De (para)medicus geeft aan: - wie het formulier moet invullen en - wie de registraties mag inzien. Indien er formulieren zijn toegewezen die door de ‘cliënt’ ingevuld of ingezien kunnen worden, dan kunt u die formulieren ophalen met behulp van de knop selecteren. (Para)medisch Ook de huisarts, pedagoog, psycholoog, fysiotherapeut, logopedist werken in het elektronische cliëntdossier. U heeft inzage in een klein gedeelte van hun werkdossier: •
Richtlijnen: De arts, pedagoog, psycholoog, fysiotherapeut of logopedist kunnen richtlijnen geven over de zorgverlening aan de cliënt. Als dat het geval is, zijn die richtlijnen door u hier in te zien.
•
Hulpmiddelen: De fysiotherapeut en logopedist kunnen medische, motorische of communicatieve hulpmiddelen die de cliënt gebruikt in dit scherm registreren.
•
Medicatie: Dit is een overzicht van de voorgeschreven medicijnen.
In het onderdeel Documenten kunnen diverse afspraken, brieven, verslagen, rapporten van en over de cliënt worden opgeslagen en geraadpleegd. Zo vindt u in Documenten onder meer:
14
•
middelen & maatregelen: Indien in het Contract is aangegeven dat er vrijheidbeperkende maatregelen van toepassing zijn, wordt het registratieformulier hier opgeslagen.
•
Nachtdienst: voor iedere cliënt worden afspraken gemaakt omtrent de nachtelijke zorgverlening. Binnen S&L zorg worden deze afspraken vastgelegd op een formulier 'nachtelijke individuele bewonersafspraken'. Dat formulier wordt hier opgeslagen.
U kunt ook zelf documenten aan het dossier van uw kind/familielid toevoegen. Voorwaarde: Het document dat u wilt toevoegen, moet een bestand zijn dat is opgeslagen in de PC waarop u momenteel aan het werk bent.
Als u een document wilt toevoegen: •
Kiest u eerst het documenttype (bijvoorbeeld verslag, brief, afspraak met cliëntvertegenwoordiger) en u klikt vervolgens op openen;
•
Daarna klikt u op toevoegen; 15
•
U geeft het bericht een titel, via de knop bladeren zoekt u het juiste bestand op en u vinkt aan welke zorgverleners (welke rollen) het document mogen inzien;
•
Tenslotte klikt u op toevoegen.
Indien u vragen heeft over de werking van CareView Zorg of de inhoud van het dossier, dan kunt u zich wenden tot de zorgcoördinator van uw kind/familielid of tot Bert Langenberg (
[email protected])
16
