HANDLEIDING BRANCHE-RI&E
Inhoud 1. Informatie over de achtergrond van dit instrument 2. Wat zit er in het instrument 3. Succesvol opzetten van het RI&E-project 4. Snelstart-handleiding
1
1. Achtergrondinfo bij de branche RI&E voor woningcorporaties Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt u de risico's en knelpunten in eigen bedrijf in kaart op het gebied van de veiligheid en gezondheid. Zo krijgt u een goed overzicht van de stand van zaken en kunt u een plan maken voor de aanpak van die punten, die u gaat verbeteren. De uitkomsten uit een RI&E vormen de basis voor uw plan van aanpak op het gebied van arbeidsomstandigheden in uw bedrijf. Door deze branche-RI&E in te vullen voldoet u aan de wettelijke verplichting om periodiek een risico-inventarisatie en –evaluatie te maken. Dit RI&E-instrument is bovendien erkend
door het Arbo Platform Nederland (www.RI&E.nl). Bedrijven met
maximaal 25 medewerkers hoeven de RI&E die ze met dit instrument hebben opgesteld daarom niet te laten toetsen door een externe deskundige. Voor bedrijven met meer dan 25 werknemers geldt de verplichte toetsing door een gecertificeerde deskundige of Arbodienst wel. Besteedt u de RI&E helemaal uit aan deskundigen of een Arbodienst, dan bevelen we aan om deze branche-RI&E door hen te laten gebruiken.
Werkgeversorganisatie Aedes en de vakbonden FNV Bouw, CNV Vakmensen en De Unie hebben deze branche RI&E samengesteld voor alle woningcorporaties in Nederland. Hiervoor is vooraf bekeken welke werkzaamheden in de woningcorporaties voorkomen en welke risico’s daar aan verbonden kunnen zijn. Toch is het mogelijk dat er in uw bedrijf risico's of werkzaamheden zijn die niet in deze branche-RI&E zijn verwerkt. U bent zelf verantwoordelijk voor een volledige inventarisatie, ook van de werkzaamheden en risico’s die mogelijk niet in dit instrument genoemd worden. In dat geval moet u zelf voor aanvulling zorgen.
ADVIESDESK U kunt op twee manieren beroep doen op hulp van een helpdesk bij het gebruiken van dit instrument: -‐
Hebt u nog vragen over de inhoud van de RI&E of ontdekt u daarin fouten, neem dan contact op met de Adviesdesk van de FLOW-portal: telefoon: 0183 354 294 of
[email protected]
-‐
Met vragen of opmerkingen over onduidelijkheden in de werking van het systeem kunt u terecht bij Humatix, e-mail:
[email protected]
2
TOT SLOT Deze RI&E is in 2011 door sociale partners opgesteld. Wanneer er veranderingen in wetgeving of in de stand van wetenschap en techniek aan de orde zijn, dan dient het RI&E-instrument weer bijgesteld te worden. In ieder geval zullen sociale partners iedere 3 jaar met elkaar vaststellen of het instrument bijstelling behoeft. Aanpassingen aan het instrument zullen via het instrument aan u worden gecommuniceerd.
3
2. Wat zit er in het instrument Dit RI&E-instrument opgebouwd uit verschillende vragenmodules. Deze modules zijn als volgt ingedeeld: -‐
Algemene modules, waar algemene vragen over uw arbobeleid en de inrichting en beheer van de kantoorgebouwen worden behandeld.
-‐
Modules die gaan over de verschillende werkprocessen in de organisatie. U bekijkt zelf welke modules op uw situatie van toepassing zijn.
-‐
Verdiepende modules die op een specifiek thema dieper in gaan. Het gaat om thema’s die in de algemene modules ook al globaal bekeken worden.
De totale inhoud bestaat uit de volgende modules.
Module
Onderwerp
1
Arbo-infrastructuur
2
Gebouw en terrein algemeen
3
Kantoorwerkplekken
4
Facilitaire werkzaamheden
5
Technisch onderhoud werkzaamheden
6
Externe werkzaamheden
7
Bedrijfshulpverlening en calamiteiten
8
Arbeidsmiddelen
9
Asbest
10
Psycho Sociale Arbeidsbelasting (werkdruk, agressie)
11
Gezondheid, verzuim en re-integratie
Aantal vragen
De algemene modules 1 en 2 zullen in iedere (complete) RI&E die u maakt naar voren moeten komen, want die gelden voor ieder bedrijf. Voor de andere modules bekijkt u of deze binnen uw organisatie van toepassing zijn.
4
Korte beschrijving van de inhoud van de modules
A. Algemene modules
Module 1 Arbo-Infrastructuur. Hier gaat het om alles wat op het gebied van het algemene arbobeleid geregeld moet zijn en er wordt specifiek aandacht gegeven aan bijzondere risicogroepen medewerkers.
Module 2 Gebouw en terrein algemeen. Betreft de inrichting en onderhoud van de kantoorgebouwen en terreinen. Deze module kijkt niet naar werkzaamheden, maar naar de ‘omgeving’ waarin het werk gedaan wordt. Dit is gericht op alle kantoorgebouwen en algemene ruimtes daarin. Specifieke inrichtingseisen worden niet hier uitgevraagd, maar zijn in de modules voor de verschillende ‘werkprocessen’ ondergebracht (bijvoorbeeld technische werkplaatsen, buitenlocaties, e.d.).
B. Modules werkprocessen
Module 3 Kantoorwerkplekken gaat over werkzaamheden die je op kantoor zult tegenkomen en gaat gericht in op beeldschermwerk. Apart wordt aandacht besteed aan de balie/receptie, de ICT-helpdesk en het klantenservice callcenter. De vragen over die specifieke afdelingen vallen bij het doorlopen van deze module vanzelf weg, als u aangeeft dat deze in uw bedrijf niet voorkomen (filtervraag).
Module 4 Facilitaire werkzaamheden: behandelt de risico’s bij zeer uiteenlopende werkzaamheden op facilitair vlak. Concreet wordt hiermee bedoeld de werkzaamheden van postverwerking en repro, werk in de keuken/kantine en schoonmaakwerkzaamheden. Het kan zijn dat dit type functies bij u niet of slechts ten dele voorkomt. Ook hier is er dan de mogelijkheid om de vragen over te slaan.
Module 5 Technisch Onderhoud Werkzaamheden gaat over de werkzaamheden van de technische dienst. Apart komen de werkzaamheden in de werkplaats en de werkzaamheden op andere plekken in het gebouw of in de buitendienst aan de orde.
Module 6 Externe werkzaamheden bekijkt de risico’s voor degenen die buiten de kantoorgebouwen van de corporatie werkzaamheden verrichten. Dit zijn zeer uiteenlopende functies en werkruimtes en dat verschilt per corporatie. De module is opgedeeld in verschillende submodules per soort werkzaamheden.
5
U heeft dan de keus om een submodule over te slaan als die voor u niet van toepassing is (filtervraag). De werkzaamheden van monteurs van de technische dienst buiten de deur worden hier niet behandeld, die zijn ondergebracht in de module Technisch Onderhoud Werkzaamheden.
C. Verdiepende thema-modules
Module 7 Bedrijfshulpverlening en calamiteiten. Dit is een module die specifieker in gaat op alles wat er op het gebied van bedrijfshulpverlening georganiseerd moet worden.
Module 8 Arbeidsmiddelen: in deze module wordt het veilig werken met arbeidsmiddelen wat nader bekeken. Hiermee krijg je meer zicht op de arbeidsmiddelen risico’s, maar dit is niet voldoende om individuele machines te beoordelen. Hiervoor is aanvullend instrumentarium en deskundig advies nodig.
Module 9 Asbest: in deze module wordt het totaal aan maatregelen om blootstelling aan asbest te voorkomen behandeld. Dit is een aanvullende module die de algemene vragen over het asbestbeleid die in de overige modules zijn behandeld meer in detail uitvraagt. Dit is afgestemd op het asbestprotocol van Aedes.
Module 10 Psychosociale arbeidsbelasting (werkdruk, agressie & geweld) Het gaat zowel om een hoge werkdruk als om agressie of geweld en ongewenst gedrag van collega’s (discriminatie, pesten en seksuele intimidatie). Hier wordt meer uitgebreid gekeken naar deze onderdelen die op globaal niveau al behandeld zijn in de module ‘Arbo Infrastructuur’. Bij woningcorporaties kan dit aspect een hoog risico geven en dan is een verdiepende analyse met deze module zeker gewenst.
Module 11 Gezondheid, verzuimpreventie en re-integratie gaat in op de mogelijkheden die er zijn om gezondheid en verzuim te beïnvloeden. Dit gaat verder dan de wettelijke eisen in de Arbowet en is bedoeld om u verder te prikkelen bij de ontwikkeling van uw gezondheidsmanagement of beleid duurzame inzetbaarheid.
6
3. Succesvol opzetten van het RI&E-project Het doel van de RI&E is het bepalen op welke onderwerpen er risico’s in uw bedrijf zijn en welke maatregelen u daarvoor wilt nemen. Houd bij het opzetten van de RI&E dit doel steeds voor ogen: u maakt de RI&E op de eerste plaats voor uw eigen organisatie om te bepalen waar u vindt dat het beter kan. Bedenk vooraf wie straks verantwoordelijk is voor de te treffen maatregelen. Vaak is dat degene die ook verantwoordelijk is voor het budget. Laat deze persoon dan ook vanaf het begin bepalen hoe de RI&E vormgegeven wordt, daarbij geadviseerd door de preventiemedewerker/arbocoördinator. Het maken van een RI&E bestaat kort samengevat uit de volgende onderdelen:
-‐
Het voorbereiden van de RI&E. Voordat u begint stelt u vast wat u wilt bereiken met de RI&E, welke onderdelen u wilt behandelen, en ook wie de RI&E precies gaan uitvoeren.
-‐
Het invullen van de vragenlijst. U beantwoordt de vragen met ja of nee of n.v.t. Daarmee krijgt u een overzicht van de punten die voor verbetering vatbaar zijn. Dit is de risico-inventarisatie.
-‐
Het aangeven van maatregelen. Voor de punten, die uit de inventarisatie zijn gekomen, krijgt u in dit instrument al suggesties voor acties die u kunt nemen om de situatie te verbeteren. Natuurlijk kunt u ook eigen acties invoeren. Hierdoor stelt u automatisch een plan van aanpak op.
Met deze stappen heeft u een RI&E en plan van aanpak gemaakt, zoals is vereist in de Arbowet. Het instrument legt dit vast in een digitaal en schriftelijk (printbaar) rapport, zodat u er mee aan het werk kunt gaan. A. VOORBEREIDEN VAN DE RI&E Wat wilt u bereiken met de RI&E? Hoeveel tijd wilt u hiervoor uittrekken? Wie worden er bij het opstellen van de RI&E en het uitwerken van de actiepunten betrokken? Al deze vragen bespreekt u binnen de directie, het MT en de OR of PVT. De preventiemedewerker adviseert daarbij over wat relevant is binnen uw bedrijf, wat kan en wat moet. Wat wilt u bereiken? U kunt het instrument op meerdere manieren inzetten. Gaat u in één keer de hele organisatie in kaart brengen of wilt u het in fasen doen, bijvoorbeeld eerst de kantoren en later pas de technische dienst en externe werkzaamheden? Dan kunt u een selectie maken van de modules die daarbij horen (zie inhoud van de modules vanaf pagina 4).
7
Het bekijken van de risico’s kan globaal of zeer gedetailleerd. Uiteindelijk wordt het risico immers bepaald door welke handeling de medewerker concreet doet. Wilt u eerst een globaal beeld krijgen of wilt u zo concreet mogelijk weten wat u kunt doen ter verbetering van de arbeidsomstandigheden? In dat laatste geval is het noodzakelijk om bij een aantal onderwerpen tot in detail te kijken wat de situatie is. Hiervoor zijn naast dit RI&E-instrument aanvullende instrumenten nodig die dieper op een onderwerp in gaan. Denk dan bijvoorbeeld aan een werkdrukonderzoek of Medewerker Tevredenheids Onderzoek, lawaaimetingen, e.d. U kunt daarvoor ook gebruik maken van informatie uit de Arbo-handboeken 1 t/m 6 voor woningcorporaties die u kunt bestellen bij FLOW of informatie van de FLOW Agressie & Werkdrukportal (www.flowagressie-en-werkdrukortal.nl). Deze portal heeft een adviesdesk die u / uw corporatie informatie en (persoonlijke) ondersteuning biedt. Soms zult u een deskundige nodig hebben om u te helpen bij het beoordelen van de risico’s en advies te geven over de maatregelen die u wilt nemen. Welke werkwijze wilt u hanteren? Vervolgens bepaalt u wie de RI&E gaat maken. Benoem één persoon die verantwoordelijk is voor de desbetreffende RI&E. In de regel is dit vaak de preventiemedewerker of arbocoördinator. Vervolgens zijn verschillende werkwijzen mogelijk: -‐
De preventiemedewerker vult de RI&E helemaal zelf in. Hierbij is uiteraard overleg nodig met andere personen in de organisatie (dat komt immers de kwaliteit van de RI&E ten goede), maar het werk gebeurt door de preventiemedewerker zelf.
-‐
De preventiemedewerker besteedt het invullen (op onderdelen) uit. Hij stelt de onderdelen samen en kan vervolgens andere personen de opdracht geven om onderdelen van de RI&E te gaan uitvoeren. Het is aan te bevelen dat steeds degene die verantwoordelijk is voor de arbeidsomstandigheden op een afdeling ook de desbetreffende vragenlijst invult. Zo kan het invullen van vragen over verzuimbeleid worden neergelegd bij een personeelsfunctionaris en de vragenlijst over de technische dienst werkzaamheden bij desbetreffende teamleiders, terwijl de preventiemedewerker zelf de vragen invult over het arbobeleid. Zo wordt bereikt dat de personen die dicht bij de praktijk zitten de RI&E maken en zij ook in een latere fase een deel van de uitvoering voor hun rekening kunnen nemen. U kunt daarom de RI&E-vragenlijst geheel of op onderdelen printen om ze uit te kunnen zetten. Tip: wilt u ook dit digitaal ondersteunen dan kunt u de software hiervoor laten uitbreiden. Hieraan zijn kosten verbonden. Neem hierover contact op met de softwareleverancier Humatix.
8
Hoe betrekt u medewerkers bij de RI&E? Medewerkers zijn een belangrijke bron van informatie over veiligheid en gezondheid op het werk. Zij hebben belang bij veilige en gezonde werkomstandigheden. Een RI&E wordt er beter van als medewerkers erbij betrokken worden. U bepaalt daarom vooraf op welke manier u de medewerkers laat bijdragen aan de RI&E. Dat kan bijvoorbeeld door met leidinggevenden af te spreken dat zij samen met enkele medewerkers de vragenlijst invullen die over hun afdeling gaat, en/of door de vragenlijst te bespreken in het werkoverleg, en/of door werknemers enquêtes voor te leggen. Tip: Het is verstandig om werknemers vooral te vragen naar voorstellen voor verbeteringen en niet naar tekortkomingen of knelpunten. Dat levert meer energie op en vaak heel bruikbare ideeën over geschikte oplossingen. Als u op een rij heeft gezet hoe u de RI&E gaat uitvoeren, legt u dit voornemen als instemmingsaanvraag aan de ondernemingsraad voor. Als u voor uw beoogde werkwijze de instemming van de OR heeft gekregen, kunt u met de RI&E aan de slag. B. HET INVULLEN VAN DE VRAGENLIJSTEN (inventariseren) Dan is de fase van het invullen van de vragenlijst aangebroken: de inventarisatie. Bij het inventariseren beoordeelt u of een bepaald risico binnen uw bedrijf aan de orde is. In het RI&E-instrument krijgt u een vraag over elk risico. U gaat na hoe het binnen uw bedrijf gesteld is met het thema waar de vraag over gaat. U gaat dit na voor alle stappen in uw werkprocessen. Voor alle bedrijfsonderdelen en functies en bepaalt vervolgens of er een verbetering gewenst is of niet. Zo nodig vraagt u aan andere personen binnen het bedrijf hoe zij daar tegen aankijken. Als u bij het beantwoorden van de vragen in de RI&E vindt dat er iets verbeterd kan worden, beantwoordt u de vraag met ‘nee’: hiermee geeft u aan dat het in uw bedrijf nog niet voldoende geregeld is. Alle vragen zijn namelijk zo opgesteld dat ‘nee’ altijd een ‘knelpunt’ geeft. Deze knelpunten komen dus straks in het plan van aanpak naar voren. Als u even niet weet wat u met de vraag moet, dan kunt u deze ‘parkeren’ (d.w.z. oningevuld laten) en later alsnog invullen.
9
Hulpmiddelen bij het invullen -‐
Bij iedere vraag is een toelichting gegeven die u kunt raadplegen om te bepalen hoe u dat thema kunt beoordelen.
-‐
In de toelichtingen van de modules staan hier en daar verwijzingen naar aanvullende informatie. Zo kunt u zich in dit onderwerp verder verdiepen als u daar behoefte aan heeft.
-‐
Bij de vragen is ook aangegeven op welke wet- en regelgeving of normen de vraag gebaseerd is.
Risicoklasse bepalen (evalueren) Niet alle knelpunten vormen een even groot risico voor de veiligheid of gezondheid van medewerkers. Na de inventarisatie moet u daarom de verschillende knelpunten ‘wegen’. In het instrument is dit automatisch ingevuld door een risicoklasse: laag risico, midden risico of hoog risico. Dit zijn standaard waarden: een suggestie van de deskundige. Desgewenst kunt u deze risicoklasse aanpassen, bijvoorbeeld omdat u vindt dat er al goede beschermende maatregelen genomen zijn of omdat een bepaalde werkzaamheid zelden voorkomt. Om te bepalen hoe groot een risico is, stelt u zichzelf de volgende vragen: •
Vraag 1: Is de kans groot dat het risico tot schade leidt? De vraag is dus: als je in contact komt met het risico is het dan waarschijnlijk dat dit een schadelijk effect heeft? Bijvoorbeeld: als je tonerstof inademt, is het dan waarschijnlijk dat je een longaandoening krijgt?
•
Vraag 2: Komen medewerkers veel in aanraking met de situatie: zijn ze altijd in contact met het risico of maar af en toe (blootstelling)? Bijvoorbeeld: het omwisselen van tonercartridges komt maar af en toe voor.
•
Vraag 3 : Hoe ernstig is het effect/de schade als het risico tot uiting komt? Krijgen mensen gezondheidsschade of verwondingen die blijvend zijn of is het alleen een vorm van hinder? Bijvoorbeeld: leidt de inademing van tonerstof tot irritatie van de luchtwegen of kun je er longkanker van krijgen?
Voor beleidsvragen is deze manier van risicoweging niet mogelijk. Deze vragen worden automatisch overgeslagen in de stap ‘evaluatie’. Later bij het samenstellen van de maatregelen voor het plan van aanpak krijgt u wel de vraag of u vindt dat het ontbreken van beleid een belangrijk of minder belangrijke invloed heeft op goede arbeidsomstandigheden (laag, midden of hoog belang). Dit heet prioritering: u geeft aan hoe belangrijk u het vindt om een bepaald knelpunt in uw organisatie aan te pakken.
10
C. MAKEN VAN EEN PLAN VAN AANPAK Heeft u de knelpunten op een rij – met de bijbehorende risicoklasse – dan kunt u een plan van aanpak maken. Het instrument helpt u hierbij, omdat u de volgende zaken kunt aangeven: -‐
De maatregelen. In het instrument worden suggesties gegeven voor acties om de situatie te verbeteren. U kunt deze overnemen, maar ook uw eigen maatregelen invoegen, passend in uw eigen situatie.
-‐
De prioriteit: welke maatregelen direct moeten worden genomen, en welke later kunnen worden opgepakt en uitgevoerd
-‐
De termijn voor uitvoering: u geeft hier aan op welke termijn de maatregelen genomen moeten zijn
-‐
De verantwoordelijke: wie de maatregelen ter hand gaat nemen.
Tot slot is het van belang dat voor sommige onderwerpen een meer gedetailleerde RI&E nodig is, een zogenaamde aanvullende RI&E. Dat geldt bijvoorbeeld voor blootstelling aan lawaai of gevaarlijke stoffen en voor het inzetten van de persoonlijke beschermingsmiddelen. Mogelijk dat u dit niet direct in uw eerste ronde RI&E compleet maakt, maar opneemt in uw plan van aanpak om dat later te doen. De RI&E is formeel gezien pas helemaal compleet als ook de aanvullende RI&E’s gedaan zijn. D. RAPPORTEREN Als alles is ingevuld kunt u rapporten afdrukken en verzenden. Het rapport kunt u aanbieden aan een gecertificeerde deskundige of Arbodienst om te laten toetsen of de RI&E in orde is. Verder heeft de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht over het concept-plan van aanpak. Alle medewerkers mogen trouwens de RI&E inzien. Pas na deze toetsing bent u klaar met de RI&E en begint het belangrijkste: het verbeteren van de arbeidsomstandigheden op basis van het plan van aanpak. Het instrument biedt u de mogelijkheid om de vorderingen in uw RI&E en plan van aanpak te volgen via een managementoverzicht. Dit is een kort overzicht waarin u snel kunt zien welke thema’s binnen uw bedrijf belangrijk zijn. Gebruik het RI&E-rapport om medewerkers voorlichting en instructie te geven over de arbeidsomstandighedenrisico’s en uw aanpak daarbij.
11
4. Snelstart-handleiding Hieronder staat een korte toelichting op het gebruik van de software van de “RI&E Manager”, het digitale instrument. Het wijst zich vanzelf als u het eenmaal opgestart hebt. A. TOEGANG KRIJGEN Ingevulde RI&E’s worden centraal opgeslagen. Om ervoor te zorgen dat alleen u toegang hebt tot uw gegevens, gebruikt u een inlogcode. Deze ontvangt u automatisch per e-mail nadat u (a) het bestelformulier op de website heeft ingevuld en (b) uw betaling van de daarop volgende factuur is ontvangen. Vervolgens kunt u inloggen. U komt dan in de Welkom-pagina van de RI&E. Klik op het tabblad “Overzicht RI&E’s” B. STARTEN MET HET SYSTEEM Een nieuwe RI&E starten U krijgt nu een lijst met uw RI&E’s. Aanvankelijk is de lijst natuurlijk leeg Onderaan het overzicht staan knoppen. Klik op "Nieuw" om een RI&E te starten. U krijgt een nieuw scherm. Vul daar een titel in voor de RI&E, een naam die voor uzelf begrijpelijk en onderscheidend is. Tip: Gebruik in de naam herkenbaar de afdeling en het jaartal, zodat u de RI&E straks ook gemakkelijk terug kunt vinden als u meerdere RI&E’s in het systeem heeft aangemaakt. Bovenaan het overzicht staan filtermogelijkheden. Als u straks veel RI&E’s hebt (bijvoorbeeld over meer jaren of meer vestigingen), kunt u daarmee de lijst met RI&E’s beperken of kunt u selecteren wat u zoekt. Als u de naam heeft ingegeven, dan drukt u op ‘opslaan’. U heeft de RI&E opgestart en bent in de stap ‘VOORBEREIDEN’. Vanaf dan wordt u stap voor stap door de RI&E geleid. Voorbereiden U start hier in het scherm ‘Algemene gegevens’. De titel van de RI&E is al ingevuld en eventueel kunt u nog een aantal andere gegevens invullen. Deze gegevens zijn niet verplicht. U kunt ze naderhand nog wijzigen. Tip: bij het veld ‘scope van de RI&E’ vult u in waar de RI&E die u gaat maken betrekking op heeft. Dat kan later handig zijn, bijvoorbeeld als iemand de taak overneemt! Druk op de knop “verder >” rechts onderin.
12
Vervolgens ziet u een lijst met modules (vragenlijsten) die in de RI&E kunnen worden gebruikt. U gaat hier kiezen welke modules voor uw RI&E wel en niet van toepassing zijn. Alle modules staan aangevinkt. U klikt op de vinkjes van de modules die u in uw RI&E niet nodig heeft, het vinkje verdwijnt dan (u zet deze vragenlijsten dan ‘uit’). Als u de juiste modules heeft gekozen c.q. uitgezet, drukt u weer op “verder >” . Nu gaat de RI&E beginnen. U gaat “inventariseren”. Inventariseren In de stap “Inventariseren” beantwoordt u alle vragen. Dit kunt u (gedeeltelijk) achter de computer doen, maar beter nog is om de vragenlijst (geheel of op onderdelen) te printen en daadwerkelijk de werkplekken langs te lopen. Raadpleeg ook eventueel overige beschikbare informatie, zoals eerder uitgevoerde onderzoeken bijv. naar fysieke belasting of schadelijk geluid of maak aanvullend gebruik van materiaal dat hiervoor is ontwikkeld in de branche (in de vragenlijst wordt hiernaar verwezen). U hoeft niet per se meteen alle vragen te beantwoorden. U kunt vragen overslaan en later alsnog beantwoorden. Met de knoppen "Vorige" en "Verder" bladert u vanzelf door de vragen die nog niet zijn beantwoord. Als u rechtstreeks naar een vraag toe wilt, klik dan op de navigatieblokjes bovenaan de vragen. De blokjes laten meteen zien wat de status is: zolang een blokje wit is, moet u er nog iets mee doen. Bent u klaar of is het item niet relevant, dan is 't blokje grijs. Is er sprake van een knelpunt, dan is het cijfer in het blokje vet en rood. Als u een vraag met ‘nee’ beantwoordt, geef dan in het veld ‘opmerkingen’ duidelijk aan wat precies het punt is dat verbetering behoeft. Dat kunnen per vraag dus meerdere werksituaties zijn. Geef deze dan puntsgewijs aan in het veld ‘opmerkingen’. Geef ze een nummer. U heeft dit later nodig bij het maken van het plan van aanpak.
Variant: Eerst invullen op papier Als u gebruik wilt maken van een papieren versie van (een deel) van de vragenlijst, ga dan naar het tabblad "Rapporten". Daar kunt u de blanco vragenlijst afdrukken. De ingevulde antwoorden kunt u vervolgens gemakkelijk invoeren in het tabblad "Inventariseren". Heel snel gaat dat in de ‘lijstweergave’ (KLIK OP subtabblad "Als lijst").
Evalueren Nadat u alle inventarisatievragen heeft beantwoord, gaat u in de stap "EVALUEREN" bij elk knelpunt na hoe hoog het risico is (risicoklasse). Het systeem doet een suggestie. U
13
kunt hiervan afwijken door op een ander bolletje te klikken. Het systeem vraagt dan om een toelichting in te vullen waarom u afwijkt. Met "Verder" komt u vanzelf langs alle items die u bij het inventariseren als knelpunt heeft aangegeven. U komt de vragen die u bij inventariseren met ‘ja’ heeft beantwoord hier niet meer tegen! Variant: Elk knelpunt meteen afwerken Het meest gebruikelijk is om eerst alle inventarisatievragen te beantwoorden en dan pas naar de stap "EVALUEREN" te gaan. Maar u kunt er ook voor kiezen om telkens elk gevonden knelpunt meteen geheel af te werken. Dat werkt zo: als u bij het inventariseren een knelpunt vindt, dan klikt u op het tabblad "EVALUEREN" en checkt daar meteen de risicoklasse. Klik vervolgens op "MAATREGELEN" om meteen te bepalen hoe u het risico gaat aanpakken.
Maatregelen (voor plan van aanpak) In deze stap formuleert u bij elk knelpunt één of meer maatregelen om het risico te verkleinen. De einddatum vult u pas in als de maatregel daadwerkelijk is gerealiseerd. U wordt hier telkens geholpen met één of meer suggesties. Alle maatregelen samen vormen het Plan van Aanpak. Rapporteren (Lege vragenlijst, Plan van Aanpak, Alle vragen en antwoorden) In het tabblad "Rapporten" kunt u de lege vragenlijst afdrukken, een Plan van Aanpak met uw knelpunten en maatregelen genereren en een overzicht van alle ingevulde informatie produceren. Deze helpen u bij het invullen van de RI&E en bij overleg over het Plan van Aanpak. De rapporten ‘Plan van Aanpak’ en ‘Alle vragen en antwoorden’ kunt u opsturen naar uw arbodienst ten behoeve van de toetsing. Dit is alleen verplicht als u meer dan 25 medewerkers in uw bedrijf hebt. En u kunt deze rapporten gebruiken om alle medewerkers in uw bedrijf inzage te geven in de RI&E.
C. VERVOLGEN VAN DE RI&E Een RI&E aanvullen Om een RI&E uit te voeren of bij te stellen gaat u dus naar het tabblad "Overzicht RI&E's" en start u een nieuwe RI&E of u opent een RI&E die al in het overzicht staat. Tip: u kunt ook een RI&E ‘kopiëren’, bijvoorbeeld als u een nieuwe RI&E gaat maken voor een bedrijfsonderdeel dat veel lijkt op een RI&E die u al gedaan heeft. U hoeft
14
daarna alleen de naam aan te passen en de afwijkingen doorvoeren en bent dan klaar met de nieuwe RI&E. Zodra een RI&E is geopend, klikt u eenvoudigweg telkens op de knop "Verder" onderaan de pagina. U wordt dan vanzelf langs alle stappen geleid. Of u kiest voor snelle stappen door op de blokjes te drukken die boven de stellingen staan. Wilt u tussendoor stoppen dan kunt u telkens de gegevens opslaan, en een volgende keer verder gaan door opnieuw in te loggen en uw RI&E weer op te starten. Status van de RI&E In het tabblad "Status" ziet u hoe de uitvoering van de RI&E er voorstaat. U kunt daar aangeven wanneer de RI&E is goedgekeurd. U bepaalt zelf wat u daaronder verstaat, bijvoorbeeld: besproken met uw medewerkers of getoetst door de arbodienst. Maatregelen uitvoeren Als u één of meer knelpunten hebt gevonden waarvoor aanvullende maatregelen nodig zijn, dan komen die in uw Plan van Aanpak terecht. Maar het gaat er natuurlijk om dat u de voorgenomen maatregelen ook uitvoert en dat u dat bijhoudt. Aangeraden wordt om daarvoor het "Overzicht maatregelen" te gebruiken. Dat bevat alle maatregelen uit alle RI&E's die u hebt ingevuld. U kunt sorteren en filteren op diverse criteria. En u kunt de status bijwerken. Als een maatregel is gerealiseerd, kunt u hier de einddatum invullen. Desgewenst kunt u hier bovendien een journaal (logboek) bijhouden over de voortgang van de realisatie. Het gefilterde overzicht kunt u ook exporteren. Bijvoorbeeld als praatstuk voor een werkoverleg of voor een gesprek met een arbodienst over de uitvoering van de RI&E. Uiteraard is aan dit instrument alle denkbare zorg besteed. De activiteiten in de bedrijven in de sector zijn zeer uiteenlopend. Het kan voorkomen dat niet alle risico’s worden gedekt die in uw bedrijf aan de orde zijn. Wanneer u zaken tegenkomt die in het instrument niet voldoende aan de orde komen schakel dan een deskundige/arbodienst in om daar nadere invulling aan te geven. U blijft zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van uw RI&E. De auteurs en instanties die deze RI&E beschikbaar stellen kunnen niet aansprakelijk gehouden worden voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit instrument.
Succes met de inrichting en de uitvoering van uw RI&E!
15
