Handleiding bij de oproepen voor Uiterste indieningsdatum: Oproep 3: 11 december 2015 om 12u

Handleiding bij de oproepen voor 2015

Uiterste indieningsdatum:

Oproep 3: 11 december 2015 om 12u

Inhoudsopgave 1

Inleiding ......................................................................................................................................................... 2

2

Doelstellingen ................................................................................................................................................. 3

3

Het audiovisuele werk ................................................................................................................................... 4 3.1

Definitie en kenmerken van het audiovisuele werk ................................................................................. 4

3.2

Welke projecten komen zeker niet in aanmerking voor steun.................................................................. 5

4

De aanvrager ................................................................................................................................................. 6 4.1

Wie kan steun aanvragen? ...................................................................................................................... 6

4.2

Wat wordt er verstaan onder ‘geen directe of indirecte band met een omroep’? ................................... 7

5

Procedure van de aanvraag .......................................................................................................................... 8 5.1

Hoe kunt u een aanvraag indienen en wanneer? .................................................................................... 8

5.2

Welke zijn de bijlagen bij het aanvraagformulier? ................................................................................. 9

6

De selectie ..................................................................................................................................................... 12 6.1

Ontvankelijkheid van de aanvrager ...................................................................................................... 12

6.2

Ontvankelijkheid van de aanvraag ........................................................................................................ 12

6.3

Culturele toets ....................................................................................................................................... 13

6.4

De beoordelingscriteria ........................................................................................................................ 14

6.5

Rangschikking van de aanvragen .......................................................................................................... 15

6.6

Toekenning van de steun ....................................................................................................................... 15

7

De projectbegroting .................................................................................................................................... 16 7.1

Wat wordt verstaan onder ‘in aanmerking komende uitgaven’............................................................. 16

7.2

Welke uitgaven komen niet in aanmerking voor Screen Flanders steun ............................................... 17

7.3

Wat wordt verstaan onder uitgaven above- en below-The-Line ............................................................ 18

7.4

Enkele geplafonneerde uitgavenposten ................................................................................................. 18

7.5

Financiering van het project ................................................................................................................. 19

8

Het steunbedrag en de looptijd van het project. ....................................................................................... 20 8.1

Het steunbedrag .................................................................................................................................... 20

8.2

Aanvang en duur van de steunperiode .................................................................................................. 20

9

Uitbetalingsmodaliteiten ............................................................................................................................. 21

10

Terugbetaling van de steun ........................................................................................................................ 22

11

Wettelijk kader ............................................................................................................................................ 23

12

Informatie en contactpersonen .................................................................................................................. 23

1 Inleiding De Belgische filmindustrie kent de laatste jaren een stijgend succes. Franstalige en Nederlandstalige films gooien meer en meer hoge ogen en slagen er hoe langer hoe meer in internationaal door te breken. Ook TV-producties en -formats vinden geleidelijk de weg naar een internationale carrière. De invoering van de federale tax shelter is aan deze ganse evolutie niet vreemd. Maar ook de instrumenten die het VAF – het Vlaams Audiovisueel Fonds - inzet, hebben hun bijdrage geleverd aan dit succes. Verder wordt ook de Vlaamse audiovisuele creatie gepromoot via Flanders Image (onderdeel van VAF vzw) dat Vlaamse producenten en makers van audiovisuele creaties waar mogelijk begeleidt op het gebied van marketing, zowel vanuit Brussel als op festivals en markten in het buitenland. Met Screen Flanders wordt invulling gegeven aan de ontwikkeling van een economische steunmaatregel voor audiovisuele werken om de aantrekkingskracht van Vlaanderen voor in het bijzonder buitenlandse producties te verhogen en de concurrentiepositie van Vlaanderen ten aanzien van andere regio’s te versterken. Met deze steunmaatregel wordt een extra financiële ondersteuning gegeven aan producties die een deel van hun bestedingen specifiek in het Vlaamse Gewest doen. Het algemene principe is het volgende: op basis van een steunaanvraag kan financiering worden verleend op voorwaarde dat het geld dat aan de producenten toevertrouwd wordt, in het Vlaamse Gewest uitgegeven wordt (elke euro die aan een producent wordt toevertrouwd, moet op zijn minst 1 euro audiovisuele uitgaven in het Gewest opbrengen). De financiering wordt toegekend in de vorm van terugbetaalbare voorschotten op netto-ontvangsten. Het maximale steunbedrag bedraagt 400.000 euro en er moet minimaal 250.000 euro in aanmerking komende uitgaven gedaan worden in het Vlaamse Gewest. Periodiek wordt een oproep georganiseerd met een vooraf vastgelegde steunenveloppe. De jury beoordeelt de ontvankelijk verklaarde dossiers op basis van de vastgelegde beoordelingscriteria en formuleert een voorstel van beslissing naar de minister. De jury kan bestaan uit zowel ambtenaren als externe personen. De juryleden worden aangeduid door de minister bevoegd voor de economie, in overleg met de minister bevoegd voor culturele aangelegenheden. Deze handleiding bevat specifieke informatie over de oproepen voor 2015 en toelichting over hoe een Screen Flanders aanvraag moet worden ingediend. Het is dan ook uiterst belangrijk om, naast het besluit van de Vlaamse regering van 9 november 2012 en de uitvoeringsbesluiten ervan, deze handleiding volledig te lezen voor u uw steunaanvraag indient. Er wordt bij de beoordeling van de aanvraag veel waarde gehecht aan een correcte opmaak van het aanvraagdossier. Bovendien moet de aanvraag volledig en tijdig worden ingediend rekening houdend met de ontvankelijkheidsvoorwaarden en de verplicht toe te voegen bijlagen. Indien u toch problemen ondervindt bij het opmaken van uw aanvraagdossier, raden wij aan contact op te nemen met de contactpersonen die u terugvindt in het laatste deel van deze handleiding.

Handleiding bij aanvraag Screen Flanders – september 2015

2

2 Doelstellingen Het besluit van de Vlaamse Regering van 9 november 2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaireof animatiefilm, of van animatiereeksen maakt het mogelijk om aan audiovisuele productiehuizen steun te geven voor de productie van een audiovisueel werk. Door middel van een economische steunmaatregel met culturele invalshoek voor de productie van audiovisuele werken wil de Vlaamse overheid de aantrekkingskracht van Vlaanderen voor zowel binnenlandse als voor buitenlandse producties verhogen. Met deze steunmaatregel wordt een extra financiële ondersteuning gegeven aan producties die een deel van hun bestedingen specifiek in Vlaanderen doen. De Vlaamse regering wil met deze steun een toename van het aantal producties in Vlaanderen realiseren en de audiovisuele sector stimuleren. Indirect wil men met deze maatregel ook de positie van Vlaamse producenten in internationale coproducties versterken wat ook kan leiden tot een betere internationale financiering van Vlaamse projecten. Het instrument zal ook zorgen voor een grotere filmconsumptie in Vlaanderen. Meer producties van eigen bodem leidt tot meer herkenbare films in onze zalen en meer mensen die film gaan kijken. Een culturele impuls die ook een “cultureel dividend” kan genoemd worden. Daarnaast leiden bestedingen ook snel tot een exponentiële ontwikkeling van de sector. Meer geld dat hier wordt uitgegeven, houdt het aanwezige talent in Vlaanderen, trekt investeerders en buitenlandse ondernemingen uit de sector aan, maakt de jeugd meer geïnteresseerd in studierichtingen in deze sector en schept nieuwe kansen om onze audiovisuele opleidingen te verbeteren. Uiteraard heeft de sector een economische dimensie door middel van de bijdrage aan tewerkstelling, creativiteit en innovatie en dus groei, economische ontwikkeling en welvaartscreatie in een kenniseconomie. Beide dimensies zijn verbonden. De culturele dimensie is best gediend met een economisch gezonde en duurzame sector. De economische duurzaamheid – zeker in een kleine regio als Vlaanderen – hangt samen met en wordt versterkt door kwaliteitsvolle audiovisuele producten.


3

3 Het audiovisuele werk 3.1

Definitie en kenmerken van het audiovisuele werk

In het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 november 2012 wordt een audiovisueel werk als volgt gedefinieerd: “lange speelfilm, namelijk een lange fictie-, documentaireof animatiefilm met een duur van minstens zestig minuten, of van animatiereeksen, die in staat wordt geacht het culturele patrimonium van Vlaanderen te verrijken.”

Om in aanmerking te komen voor steun moet het audiovisuele werk aan volgende twee kenmerken voldoen: 

Het werk moet het culturele patrimonium van Vlaanderen verrijken. Of het werk al dan niet het culturele patrimonium van Vlaanderen verrijkt, wordt beoordeeld aan de hand van de ‘culturele toets’. Onder punt 6.3 van deze handleiding worden 10 ‘culturele’ criteria opgesomd. Men moet aan minstens vier van deze criteria voldoen, om in aanmerking te komen voor steun.



Het moet een fictie-, documentaireof animatiefilm van minimum 60 minuten zijn of een animatiereeks - Fictiefilm: een audiovisuele, voornamelijk live action creatie met hoofdzakelijk denkbeeldige personages en gebeurtenissen. Deze film mag verdeeld zijn over meerdere afleveringen, maar moet wel een doorlopend verhaal brengen. Indien de film verdeeld is over meerdere afleveringen moet er sprake zijn van internationale coproducties waarbij het totale Belgische aandeel, zoals dat blijkt uit het coproductiecontract, minder is dan 50%. In deze situatie mogen de deelnemende producenten geen verbonden ondernemingen zijn, zoals bepaald in de Europese KMOdefinitie. - Documentairefilm: een non-fictiefilm die een behandeling of interpretatie weergeeft van de realiteit, vanuit de persoonlijke betrokkenheid van de maker, met een intrinsiek lange termijnwaarde. Uitgezonderd zijn bijgevolg films die louter tot doel hebben informatie te verstrekken of louter beschrijvend zijn, zoals een bedrijfsfilm, een didactische film, een reportage, een zuiver wetenschappelijke documentaire, een bijdrage voor het journaal of voor een actualiteitenprogramma. Deze film mag verdeeld zijn over meerdere afleveringen, maar moet wel een doorlopend verhaal brengen. - Animatiefilm: een audiovisuele creatie die in haar productieproces hoofdzakelijk gebruik maakt van enkelbeeldtechnieken, gaande van de verfilming van poppen, voorwerpen en/of tekeningen (bv. tekenfilm) tot meer digitale, computergeanimeerde technieken. - Animatiereeks: een audiovisuele creatie in de vorm van een reeks, die in haar productieproces hoofdzakelijk gebruik maakt van enkelbeeldtechnieken, gaande van de verfilming van poppen, voorwerpen en/of tekeningen (bv. tekenfilm) tot meer digitale, computergeanimeerde technieken. Animatiereeksen moeten bestaan uit minimaal 3 afleveringen met een minimale totale uitzendduur van 60 minuten voor de volledige reeks.

Daarnaast zijn er nog een aantal bijkomende criteria waaraan het werk moet voldoen, die in het kader van de ontvankelijkheid van de aanvraag van belang zijn. Deze kenmerken komen verder in deze handleiding aan bod.


4

3.2

Welke projecten komen zeker niet in aanmerking voor steun.

Audiovisuele werken zijn uitgesloten van steun indien het gaat om  werken die aanzetten tot haat of tot rassenhaat;  werken die in strijd zijn met de publieke orde of met de goede zeden;  reclame en informatie-, ontspannings-, nieuws- of sportprogramma’s.


5

4 De aanvrager 4.1

Wie kan steun aanvragen?

De begunstigde wordt in artikel 1, 3° van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 november 2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaireof animatiefilm, of van animatiereeksen, als volgt omschreven: “een audiovisueel productiehuis dat, op het moment van de uitbetaling van de steun, een exploitatiezetel heeft in België en dat voldoet aan de definitie van een onderneming, vermeld in artikel 3 van het decreet van 16 maart 2012, en dat geen directe of indirecte band heeft met een omroep zoals bepaald in artikel 2, 49°, van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie. Onder omroep wordt verstaan: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die de redactionele verantwoordelijkheid draagt voor de keuze van de inhoud van de omroepdienst en die bepaalt hoe die wordt georganiseerd, zoals gedefinieerd in artikel 2, 25°, 2, 26° en 2, 27°, van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie” De aanvraag kan worden ingediend door een productiehuis dat voldoet aan de volgende vier criteria: 

Het gaat om een audiovisueel productiehuis.



Het heeft een exploitatiezetel in België op het moment van de uitbetaling van de steun.



Het voldoet aan de definitie van een onderneming, vermeld in artikel 3 van het decreet van 16 maart 2012. Dit wil zeggen dat het gaat om de natuurlijke personen die koopman zijn of een zelfstandig beroep uitoefenen, handelsvennootschappen met rechtspersoonlijkheid van privaat recht, burgerlijke vennootschappen met handelsvorm van privaat recht, en buitenlandse ondernemingen met een gelijkaardig statuut.



Het heeft geen directe of indirecte band met een omroep zoals bepaald in artikel 2, 49°, van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie. (voor verdere toelichting hierover zie volgend punt)

De kennis en ervaring van het productiehuis en van de ingezette mensen en middelen alsook de thematiek hebben uiteraard een effect op de kwaliteit van het project. Die aspecten worden mee in overweging genomen bij de beoordeling (zie ook selectie). Screen Flanders vertrekt van het algemeen principe dat op basis van een steunaanvraag financiering kan worden verleend op voorwaarde dat het geld dat aan de producenten toevertrouwd wordt, in het Vlaamse Gewest uitgegeven wordt. De in aanmerking komende uitgaven (zie 7.1.) moeten in het Vlaamse Gewest gebeuren. Tegenover elke euro die aan een producent wordt toevertrouwd, moet op zijn minst één euro audiovisuele uitgaven in het Vlaamse Gewest staan.


6

4.2

Wat wordt er verstaan onder ‘geen directe of indirecte band met een omroep’?

In artikel 2, 49° van het Vlaams decreet betreffende radio-omroep en televisie, wordt de onafhankelijke producent gedefinieerd als volgt: De producent a) waarvan de rechtspersoonlijkheid onderscheiden is van die van een omroeporganisatie; b) die rechtstreeks noch onrechtstreeks over meer dan 15 percent van het kapitaal van een Vlaamse omroeporganisatie beschikt; c) waarvan het kapitaal voor niet meer dan 15 percent in handen is van een vennootschap die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 15 percent van het kapitaal van een Vlaamse omroeporganisatie bezit.

Onder omroep wordt verstaan: De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die de redactionele verantwoordelijkheid draagt voor de keuze van de inhoud van de omroepdienst en die bepaalt hoe die wordt georganiseerd, zoals gedefinieerd in artikel 2, 25°, 2, 26° en 2, 27°, van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie.

Artikel 2, 25°,2,26° en 2,27° van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie zegt het volgende: 25° Omroepactiviteit: Elke activiteit die bestaat in het ter beschikking stellen van bewegende beelden, al dan niet met geluid, of van een reeks van klanken of geluiden bestemd voor het algemene publiek of een deel ervan via elektronische communicatienetwerken. Omroepactiviteit wordt ook wel radio-omroep en televisie genoemd. 26° Omroepdienst: a) een dienst als vermeld in artikelen 49 en 50 van het verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, die valt onder de redactionele verantwoordelijkheid van de aanbieder van de dienst, met als hoofddoel de levering aan het algemene publiek van audiovisuele of auditieve programma's ter informatie, vermaak, educatie of met culturele inslag, via elektronische communicatienetwerken; en/of b) de commerciële communicatie. 27° Omroeporganisatie: De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die de redactionele verantwoordelijkheid draagt voor de keuze van de inhoud van de omroepdienst en die bepaalt hoe die wordt georganiseerd.


7

5 Procedure van de aanvraag Een aanvraag kan enkel in het kader van een oproep en binnen een bepaalde periode worden ingediend. Het volledige aanvraagdossier (=aanvraagformulier samen met alle bijlagen) in het kader van deze oproep moet uiterlijk op de dag van de uiterste indieningsdatum om 12 uur zijn ingediend. Als indieningsdatum geldt de datum en het uur van het ontvangstbewijs. Hieronder vindt u meer informatie over de aanvraagprocedure.

5.1

Hoe kunt u een aanvraag indienen en wanneer?

U kan een aanvraagdossier indienen dat bestaat uit het specifieke aanvraagformulier, samen met alle noodzakelijke bijlagen. Deze bijlagen worden in volgend punt verder gedefinieerd.

Het gebruik van het aanvraagformulier en de Excelsjabloon ‘Projectbegroting’ voor het overzicht van de uitgaven en de financiering is verplicht. Let bij het invullen van deze documenten ook voldoende op de toelichtingen die voor beide documenten in een bijkomend tabblad zijn terug te vinden. Eveneens dienen de richtlijnen in de rechterkantlijn van het aanvraagformulier nauwkeurig in acht genomen te worden. Steunaanvragen die niet via het verplichte aanvraagformulier worden ingediend, zijn onontvankelijk en kunnen dus niet in aanmerking komen voor steun. Het volledige aanvraagdossier wordt als volgt bezorgd aan het Agentschap Ondernemen, Afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid, Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel: 

Twee papieren exemplaren (bij voorkeur recto verso gedrukt) van het volledige aanvraagdossier met alle bijlagen (zoals vermeld in de laatste vraag van het aanvraagformulier en punt 5.2. hieronder), ingebonden of geniet. Enkel het scenario moet in een aparte bundel worden toegevoegd, ook twee exemplaren. Losbladige documenten of klasseermappen worden niet aanvaard.



Twee digitale exemplaren van het volledige aanvraagdossier. Het aanvraagformulier en de Excelsjabloon ‘Projectbegroting’ voor het overzicht van de uitgaven en de financiering, moeten in Excel-formaat behouden blijven; de andere documenten moeten omgezet zijn in pdf-formaat. Alle bestanden worden aangeleverd op twee afzonderlijke, identieke, niet-overschrijfbare elektronische dragers (Cd-roms, dvd, Windows-geformatteerde USB-stick…). De bestandsnamen van de bijlagen moeten telkens de titel van uw project en het volgnummer zoals aangegeven bij de laatste vraag van het aanvraagformulier vermelden. Het scenario dient in een aparte PDF te worden toegevoegd.



Twee exemplaren van het visiemateriaal (indien er visiemateriaal noodzakelijk is).

De elektronische en papieren versie van het aanvraagformulier, en de vereiste bijlagen moeten voor de uiterste indieningsdatum van de oproep om 12 uur in het bezit zijn van het Agentschap Ondernemen. De indieningsdatum wordt vastgesteld op basis van de datum en het uur op het ontvangstbewijs. Bij het indienen van de aanvraag moet er rekening gehouden worden met de bepalingen van deze handleiding. Het aanvraagdossier wordt bezorgd op bovenstaand adres, op de 14de verdieping (elke werkdag tussen 9u en 17u). Let er op dat u bij afgifte van uw dossier een ontvangstbewijs bekomt. Als u het dossier niet persoonlijk komt afgeven, zal een ontvangstbevestiging bezorgd worden via de post. De uiterste dag van indiening zelf zal er iemand van het Agentschap Ondernemen tot 12u aanwezig zijn aan het onthaal op het gelijkvloers om uw dossier in ontvangst te nemen.


8

Het aanvraagformulier, de Excelsjabloon en de verklaring op erewoord kunt u, net als deze handleiding, downloaden van de website www.screenflanders.be of aanvragen via [email protected]. Het is belangrijk dat het aanvraagformulier nauwkeurig en volledig wordt ingevuld en dat alle noodzakelijke bijlagen worden toegevoegd. Gelieve in de Exceldocumenten geen bijkomende tabbladen te gebruiken of andere manipulaties te doen. De aanvraag dient een volledig beeld te geven van het te realiseren project. Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen moeten in het Nederlands zijn opgesteld of naar het Nederlands vertaald zijn. Meer bepaald moeten synopsissen, intentieverklaringen en personagebeschrijvingen in het Nederlands ingediend worden. Scenario’s mogen in het Nederlands, Frans of Engels worden ingediend, maar bij voorkeur in het Nederlands. Statuten, cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering kunnen zowel in het Nederlands, het Frans als het Engels worden medegedeeld.

5.2

Welke zijn de bijlagen bij het aanvraagformulier?

De bijlagen maken integraal deel uit van het aanvraagdossier. Contracten en overeenkomsten die als bijlage worden toegevoegd moeten ondertekend zijn door alle betrokken partijen en gedateerd zijn om als geldige bijlage te dienen. Bijlagen bij overeenkomsten dienen ook toegevoegd te worden. De gevraagde bijlagen staan omschreven in de laatste vraag van het aanvraagformulier. Zij moeten op dezelfde manier genummerd worden als de volgnummers die u bij deze vraag in het aanvraagformulier kan vinden: Hieronder het overzicht van de bijlage met duidelijke vermelding welke verplicht zijn. Nr.

Bijlage

Verplicht

1.

De gedateerde en ondertekende ‘Verklaring op erewoord’

X

2.

Een synopsis (+/- 1 A4 = minimum 400 woorden lang) in het Nederlands

X

3.

De volledige projectbegroting opgesteld aan de hand van de Excelsjabloon dat u terugvindt op de website www.screenflanders.be.

X

Optioneel

Deze projectbegroting bestaat uit 2 luiken: Het financieringsplan en een overzicht van de uitgaven en een verdere detaillering van de uitgavenrubrieken. Zowel het overzicht van de uitgaven als de gedetailleerde rubrieken moeten ingevuld worden in de Excelsjabloon. 4.

Een intentieverklaring van de producent over de keuze van het project, de productionele en financieringsaanpak, de plaatsing in de markt en de impact van het project op het Vlaamse Gewest.

X

Die verklaring moet minstens de volgende gegevens over het audiovisuele werk omvatten:  de impact op de (Vlaamse) productiefirma  de impact op de Vlaamse audiovisuele sector  de impact op de filmcrew  de impact op de Vlaamse facilitaire dienstenverleners


9

 

de impact op Vlaanderen als audiovisuele en filmregio en als regio in het algemeen voor projecten die al gesteund werden door het Vlaams Audiovisueel Fonds: de impact en meerwaarde van bijkomende steun op basis van deze aanvraag.

5.

Een intentieverklaring van de auteur of scenarist over de keuze van het onderwerp, de gekozen benadering of invalshoek, de vorm, structuur, stijl en visuele aanpak van het verhaal

X

6.

Een intentieverklaring van de regisseur over de keuze van het onderwerp, de stijl, de structuur en de visuele aanpak

X

7.

Beschrijving van het audiovisuele werk of scenario (scenario’s mogen in het Nederlands, Frans of Engels worden ingediend, bij voorkeur in het Nederlands.). Gelieve het scenario in een aparte bundel toe te voegen. De beschrijving van het project is afhankelijk van het genre van het audiovisuele werk:  Animatie: een volledig uitgeschreven scenario, een aanzet tot storyboard, design van personages, decor, moodboards en een beschrijving van de gebruikte technieken  Documentaire: een gedetailleerde inhoudelijke en visuele opzet en structuur, zo mogelijk een gedetailleerd scenario  Fictie: een volledig uitgeschreven scenario

X

8.

Personagebeschrijvingen, voor zover dat van toepassing is

X*

9.

Een kopie van coproductiecontracten (+ bijlagen)

X

10.

Een kopie van de afgesloten distributiegaranties

X

11.

Als het om een adaptatie gaat: een bewijs dat een optie op de rechten is verworven en één exemplaar van het originele werk (roman, toneelstuk) bij de aanvraag voegen

X*

12.

Een CV van de regisseur, scenarist, producent, production designer, hoofdanimator en hoofdrolspelers, voor zover dat van toepassing is

X

13.

Bij een eerste aanvraag en eventuele wijzigingen: de statuten van het productiehuis

X*

14.

Overeenkomsten met betrekking tot de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist)

X

15.

Voorakkoorden betrokkenen

16.

Gesloten overeenkomsten omtrent de financiering: Elk bedrag dat ingevuld wordt onder de rubrieken van de ‘bevestigde financiering’ moet gestaafd worden met de nodige bewijsstukken. Enkel ondertekende documenten waarop een datum staat vermeld kunnen als bewijsstuk dienen.

X X

Indien deze documenten niet in het Nederlands, het Frans als het Engels zijn opgesteld, wordt minstens een vertaling van de belangrijkste passages naar het Nederlands toegevoegd per document. 17.

Documenten in verband met de financiering die nog in onderhandeling is

X

18.

Documenten over distributie- en/of vertoningsonderhandelingen

X


10

19.

Cijfermatige inschatting van de internationale verkoop en mogelijke return voor uw productiehuis

X

20.

Steun vanuit Wallimage of Bruxellimage: Zowel wanneer de steun reeds werd toegezegd als wanneer deze werd aangevraagd maar nog niet werd toegezegd: weergave van de cijfergegevens aan de hand van het hiertoe bestemde formulier (dat u terugvindt op de website)

X*

21.

Zowel door de aanvragende als door de hoofdproducent ondertekende recoupmentverklaring (die u terugvindt op de website)

X

*Indien van toepassing ALLE opgesomde bijlagen zijn absoluut VERPLICHT, behalve:    

Voorakkoorden van betrokkenen. Deze kunnen echter wel een interessante meerwaarde betekenen voor uw dossier. Documenten in verband met de financiering die nog in onderhandeling is. Enkel documenten ivm. de financiering die bevestigd zou zijn, worden als absoluut noodzakelijke bijlage beschouwd. Documenten over distributie- en/of vertoningsonderhandelingen. Statuten van het productiehuis indien deze reeds eerder werden bezorgd.

Na 12 uur op de uiterste indieningsdatum van de oproep kan u geen aanvraag meer indienen in het kader van deze oproep. Er zijn geen wijzigingen meer mogelijk aan de projectvoorstellen eenmaal ingediend en er kunnen ook geen bijlagen meer worden toegevoegd aan het dossier. Projectvoorstellen die worden ingediend na de afsluitingsdatum van de oproep zijn onontvankelijk en komen niet in aanmerking voor steun.


11

6 De selectie Alle aanvragen worden eerst getoetst aan de ontvankelijkheidscriteria en formele vereisten. De toetsing op het gebied van ontvankelijkheid houdt geen appreciatie in. Het betreft enkel een controle op de naleving van de deelnemingsvoorwaarden. Projecten die niet ontvankelijk zijn, worden uitgesloten van de verdere selectieprocedure. Ontvankelijke projectvoorstellen worden nadien aan de hand van de beoordelingscriteria gequoteerd door de jury. Op basis van deze scores worden de aanvragen in dalende volgorde gerangschikt. Hieronder worden de verschillende onderdelen van de selectieprocedure en de gehanteerde criteria verder toegelicht.

6.1

Ontvankelijkheid van de aanvrager

De begunstigde is een audiovisueel productiehuis dat, op het moment van de uitbetaling van de steun, een exploitatiezetel heeft in België en dat voldoet aan de definitie van een onderneming, vermeld in artikel 3 van het decreet van 16 maart 2012, en dat geen directe of indirecte band heeft met een omroep zoals bepaald in artikel 2, 49°, van het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie. Een toelichting van deze definitie kunt u vinden onder punt 4.2. Andere algemene ontvankelijkheidsvoorwaarden: De begunstigde mag op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hebben en geen procedure op basis van Europees of nationaal recht lopen hebben waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd. Er kan geen steun verleend worden aan begunstigden als een administratieve overheid als vermeld in artikel 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, over een dominerende invloed beschikt. Er is een vermoeden van dominerende invloed als de begunstigde voor 50% of meer van het kapitaal of de stemrechten rechtstreeks of onrechtstreeks in handen is van de administratieve overheid.

6.2

Ontvankelijkheid van de aanvraag

Het audiovisuele werk moet een lange speelfilm zijn, namelijk een lange fictie-, documentaireof animatiefilm met een duur van minstens zestig minuten, of van animatiereeksen, die in staat wordt geacht het culturele patrimonium van Vlaanderen te verrijken. Een project mag slechts twee keer ingediend worden. Een dossier wordt als ingediend beschouwd van zodra het in het kader van een openstaande oproep aan het Agentschap Ondernemen werd overgemaakt en onder een dossiernummer werd geregistreerd. Elke aanvraag wordt na ontvangst door het Agentschap Ondernemen beoordeeld op onderstaande criteria. De aanvraag wordt onontvankelijk verklaard indien aan één van deze criteria niet is voldaan. Er worden geen ontbrekende of bijkomende documenten meer opgevraagd of aangenomen na de uiterste indieningsdatum om 12u.  Werd de volledige aanvraag, zowel digitaal als op papier tijdig ingediend, dit wil zeggen voor 12u op de uiterste indieningsdatum.  Werden alle verplichte bijlagen toegevoegd aan het aanvraagdossier? (zie voor meer info onder 5.2)


12

 Werden op de digitale drager alle nodige documenten en bijlagen opgeslagen. Let hier op dat u de projectbegroting en het aanvraagformulier in Excel formaat behoudt en ook toevoegt bij de digitale documenten.  Werd de aanvraag ingediend op het specifiek daarvoor voorziene aanvraagformulier.  Is het aanvraagformulier volledig en correct ingevuld? Opgelet!: Aanvraagformulieren waarin vragen zijn opengelaten worden als onvolledig en dus onontvankelijk beschouwd. Indien een bepaalde vraag niet kan worden ingevuld, gelieve dit dan duidelijk te verantwoorden. Het aanvraagformulier moet bovendien volledig in het Nederlands zijn ingevuld.  Werd de verklaring op erewoord ondertekend.  Werden de verplicht toe te voegen contracten en overeenkomsten door alle partijen ondertekend. Een niet getekend contract heeft voor Screen Flanders geen enkele waarde.  Beschikt men op het moment van de aanvraag reeds over 50 % van de financiering van het totale productiebudget? Deze 50 % moet in het dossier volledig gestaafd zijn met de nodige ondertekende bewijsstukken. Bij het niet halen van 50 % financiering door het ontbreken van documenten of het inzenden van niet-ondertekende documenten zal uw dossier onontvankelijk worden verklaard.  Bedragen de in aanmerking komende uitgaven minstens 250.000 euro (excl. BTW).  Worden minstens 4 op 10 van de culturele criteria gehaald en is dit waarheidsgetrouw. Culturele criteria waarbij een toelichting wordt gevraagd, worden enkel aanvaard indien deze toelichting werd gegeven en strookt met de realiteit.

Uitgaven kunnen enkel in aanmerking komen als ze gefactureerd zijn aan de begunstigde. De uitgaven die in aanmerking worden genomen moeten gepresteerd worden in het Vlaamse Gewest en gefactureerd worden vanuit het Vlaamse Gewest. De uitgaven moeten als doel de voltooiing van het beoogde audiovisuele werk hebben en moeten structurerend zijn voor de Vlaamse audiovisuele sector. De facturen komen enkel in aanmerking wanneer deze gefactureerd worden vanuit een BTWplichtige onderneming met zowel maatschappelijke zetel als exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest. De uitgaven die in aanmerking komen voor steun zijn exclusief BTW en moeten realistisch en marktconform zijn. De begunstigde moet minimaal 250.000 euro (exclusief BTW) van de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, kunnen bewijzen. Een verdere toelichting van de in aanmerking komende uitgaven kunt u vinden onder punt 7 van deze handleiding. De volgende audiovisuele werken zijn uitgesloten van steun: 1° Werken die aanzetten tot haat of tot rassenhaat; 2° Werken die in strijd zijn met de publieke orde of met de goede zeden; 3° Reclame en informatie-, ontspannings-, nieuws- of sportprogramma’s.

6.3

Culturele toets

Het audiovisuele werk dient ook aan minstens vier van de volgende voorwaarden te voldoen.   

Het scenario vindt grotendeels plaats in Vlaanderen, in België, in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte of in een lidstaat van de Europese Vrijhandelsassociatie; De regisseur of de scenarist is gedomicilieerd in Vlaanderen, in België, in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte of in een lidstaat van de Europese Vrijhandelsassociatie; Eén van de hoofdrolspelers of drie van de bijrolspelers hebben een bevoorrechte band met de Belgische cultuur;


13

      

Ten minste één van de hoofdpersonages heeft een bevoorrechte band met de Belgische cultuur; Het originele scenario is grotendeels geschreven in en de hoofdpersonages drukken zich uit in één van de officiële talen of streektalen in België; Het scenario is een aanpassing van een origineel literair werk of is geïnspireerd op een andere creatie die erkend is op cultureel gebied; Het audiovisuele werk heeft als hoofdthema kunst of verschillende artiesten; Het audiovisuele werk gaat voornamelijk over historische personen of gebeurtenissen; Het audiovisuele werk kaart voornamelijk maatschappelijke thema's aan die relevant zijn voor België of voor een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Europese Vrijhandelsassociatie, met een actueel, cultureel, sociaal of politiek aspect; Het audiovisuele werk draagt bij tot de herwaardering van het Belgische of het Europese audiovisuele patrimonium.

Op het aanvraagformulier dient de aanvrager aan te geven aan welke van deze voorwaarden wordt voldaan. Indien meer dan vier criteria van toepassing zijn, mogen deze ook allemaal worden aangeduid. Het al of niet voldoen aan de voorwaarden wordt verder onderzocht. Als blijkt dat het audiovisuele werk niet aan één of meer van de aangeduide voorwaarden voldoet, kunnen deze worden verworpen. Uiteraard kunnen criteria waarbij verder info wordt gevraagd op het aanvraagformulier enkel in acht worden genomen als de info aanwezig is en waarheidsgetrouw is.

6.4

De beoordelingscriteria

De ontvankelijke steunaanvragen worden beoordeeld door een jury. De minister duidt een deskundig economisch en cultureel samengestelde jury aan, in overleg met de Vlaamse minister, bevoegd voor de culturele aangelegenheden. Na de ontvankelijkheidscontrole en controle van de formele vereisten, en voorafgaandelijk aan de jurering van de aanvragen, kunnen de steunaanvragers worden uitgenodigd om hun steunaanvraag en hun audiovisuele werk mondeling toe te lichten aan de jury. Zo kan de jury een optimaal beeld krijgen van de steunaanvraag en van het audiovisuele werk en kunnen eventuele onduidelijkheden verhelderd worden. De ingediende steunaanvragen kunnen echter niet worden aangepast na de toelichting.

De ontvankelijke steunaanvragen zullen beoordeeld worden op basis van de volgende kwalitatieve en kwantitatieve criteria: 

De maatschappelijke en culturele meerwaarde van het audiovisuele werk in termen van de kwaliteit en de aantrekkelijkheid van het scenario;



De actoren die betrokken zijn bij het audiovisuele werk: a) het professionalisme en het trackrecord van de aanvrager; b) de kwaliteit en de aantrekkelijkheid van de casting en de regisseur;



Efficiëntie en output: a) de commerciële troeven van het coproductiecontract; b) de afgesloten distributiegaranties (opgenomen in het financieringsplan); c) de mate waarin efficiënt met middelen wordt omgegaan; d) de mate waarin de productie van het audiovisuele werk haalbaar is met de middelen die voorgelegd worden; e) de kwaliteit van de distributeurs en van de reeds verkochte landen; f) de vrije territoria (zijnde de territoria die inkomsten genereren in geval van verkoop); g) de kansen op financiële return en de terugbetalingscapaciteit;



Effectiviteit en outcome:


14

a) het bedrag van de uitgaven in het Vlaamse Gewest die in aanmerking komen of de mate waarin een hefboom wordt gecreëerd; b) de impact van het audiovisuele werk op de (Vlaamse) productiefirma; c) de impact op de Vlaamse audiovisuele sector; d) de impact op de filmcrew; e) de impact op de Vlaamse facilitaire dienstverleners; f) de impact op Vlaanderen als audiovisuele en filmregio en als regio in het algemeen; g) voor projecten die reeds gesteund werden door het VAF: de impact en meerwaarde van bijkomende steun op basis van dit besluit. De totaalscore voor de beoordeling van een aanvraag bedraagt maximaal 100 punten en wordt als volgt over de criteria verdeeld: Categorie van beoordelingscriteria: 

6.5

Score

de maatschappelijke en culturele meerwaarde van het audiovisuele werk in termen van de kwaliteit en de aantrekkelijkheid van het scenario

10 punten



de actoren die betrokken zijn bij het audiovisuele werk

10 punten



efficiëntie en output

30 punten



effectiviteit en outcome

50 punten

Rangschikking van de aanvragen

De aanvragen worden in dalende volgorde gerangschikt volgens hun totaalscore. Een aanvraag mag niet minder dan 60 punten krijgen om opgenomen te worden in de rangschikking. Op basis van haar expertise is de jury gemachtigd om, met het oog op het bereiken van een optimale benutting van overheidsmiddelen en beleidsdoelstellingen waaronder het beoogde structurerend effect van de middelen binnen de audiovisuele sector, elementen met betrekking tot de steun en de in aanmerking komende uitgaven uit het voorstel bij te sturen of te reduceren en te beoordelen op basis van dat bijgestuurde voorstel. De steunenveloppe wordt verdeeld over de best gerangschikte subsidieaanvragen, in afnemende volgorde tot uitputting ervan. De betreffende ondernemingen zijn in dit geval gunstig gerangschikt. Als het saldo van de steunenveloppe onvoldoende is om de eerstvolgende gerangschikte steunaanvraag volledig te steunen, wordt met dit saldo geen steun meer toegekend.

6.6

Toekenning van de steun

De minister beslist over de toekenning van de steun en bepaalt de voorwaarden waaronder de steun wordt toegekend. Die beslissing maakt minstens melding van: 1° de begunstigde; 2° de uitbetalingsvoorwaarden; 3° het toezicht en de controle; 4° de rapporteringsvoorwaarden; In een aantal gevallen kan de minister echter een negatieve beslissing nemen of aanvullende voorwaarden stellen voor een steunaanvraag. Indien de minister wenst af te wijken van het voorstel van beslissing dient dit op gemotiveerde wijze te gebeuren.


15

7 De projectbegroting Er moet een aparte, transparante boekhouding van het project worden bijgehouden. Reeds bij de aanvraag dient er een gedetailleerd plan van alle uitgaven en de volledige financiering worden toegevoegd. Op basis daarvan kunnen de uitgaven die in aanmerking komen voor steun worden bepaald.

Voor de opmaak van de projectbegroting met daarin een overzicht van de uitgaven en van de financiering is een Excelsjabloon beschikbaar op de website. Het gebruik van de Excelsjabloon is verplicht en maakt integraal deel uit van de aanvraag. 

Een overzicht van de uitgaven en een verdere detaillering van de uitgavenrubrieken. Zowel het overzicht als de gedetailleerde rubrieken moeten ingevuld worden in de Excelsjabloon.



Het financieringsplan: Het financieringsplan moet volledig opgesteld zijn aan de hand van de Excelsjabloon. Hierin moet zowel het tabblad voor de inkomsten uit het Vlaamse Gewest als het tabblad voor de inkomsten buiten het Vlaamse Gewest volledig worden ingevuld.

De projectbegroting moet bestaan uit een gedetailleerde en realistische raming van alle inkomsten en van alle uitgaven, ongeacht of die voor steun in aanmerking komen of niet. Het totaal van het overzicht van de financiering moet gelijk zijn aan het totaal van het overzicht van de uitgaven. Bij het invullen van de uitgaven dient geen rekening gehouden te worden met andere steunmaatregelen zoals vb. VAF-steun. U dient alle uitgaven inclusief degenen die reeds worden gedekt door andere steunmaatregelen, in de begroting op te nemen. In het tabblad ‘uitgaven detail’ wordt ook een kolom voorzien, waarbij eventueel namen van de firma’s of medewerkers waaraan deze uitgavepost zal besteed worden, kunnen worden ingevuld. Het is uiteraard noodzakelijk dat het totaal van de financiering (Vlaams en niet-Vlaams) gelijk is aan het totaal van alle uitgaven (in aanmerking komend en niet in aanmerking komend). Deze bedragen dient u op te nemen vooraan op het tabblad ‘toelichting’ van de Projectbegroting. Tevens moeten dezelfde bedragen terug te vinden zijn in het aanvraagformulier.

Belangrijk aandachtspunt. De indiener die na goedkeuring van zijn aanvraagdossier een begrotingswijziging wenst door te voeren vraagt dit voorafgaandelijk schriftelijk en uiterlijk voor de beëindiging van het project, aan bij het Agentschap Ondernemen.

7.1

Wat wordt verstaan onder ‘in aanmerking komende uitgaven’

De uitgaven die in aanmerking worden genomen voor de berekening van de steun zijn beperkt. Deze uitgaven moeten gepresteerd worden in het Vlaamse Gewest en gefactureerd worden vanuit het Vlaamse Gewest. De uitgaven moeten als doel de voltooiing van het beoogde audiovisuele werk hebben en structurerend zijn voor de Vlaamse audiovisuele sector. De uitgaven die in aanmerking komen voor steun zijn exclusief BTW en mogen nog niet gefactureerd zijn op het moment van de aanvraag. Uitgaven komen enkel in aanmerking als ze realistisch en marktconform zijn en als ze gefactureerd zijn aan de begunstigde zelf. De facturen komen enkel in aanmerking wanneer deze gefactureerd worden vanuit een BTW-plichtige onderneming met zowel maatschappelijke zetel als exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest.


16

Facturen moeten steeds opgemaakt worden volgens de wettelijke bepalingen en voldoende details vermelden. Meer informatie over welke facturen aanvaard worden vindt u in de controlerichtlijnen Screen Flanders. Er wordt ten sterkste aangeraden deze controlerichtlijnen te lezen alvorens de eerste factuur wordt uitgeschreven. De begunstigde moet minimaal 250.000 euro (exclusief BTW) uitgaven die in aanmerking komen voor steun, kunnen bewijzen. De minister kan alle uitgaven in aanmerking nemen die betrekking hebben op materiële, of intellectuele goederen en diensten die verband houden met de audiovisuele sector, zoals uitgaven voor de rolbezetting (cast), de filmploeg (crew) en de postproductie (geluid, labo enzovoort). Niet-specifieke audiovisuele kosten, alsook financiële uitgaven komen niet in aanmerking voor steun. De aanvrager moet een aparte transparante boekhouding bijhouden op basis waarvan nadien de controle kan gebeuren. Op de website www.screenflanders.be vindt u de Screen Flanders online Industry Database. Deze omvat een overzicht van freelancers, bedrijven en werknemers die actief zijn binnen de Vlaamse audiovisuele sector. Deze database is doorzoekbaar door middel van trefwoorden en activiteiten. Aan de hand van de listing tool ‘Contacten’ kunt u snel en eenvoudig een selectie van bedrijven en professionals verzamelen in een overzichtslijst en deze naar uzelf laten doormailen. Deze functionaliteit is eveneens een handig instrument bij het opstellen van uw Screen Flanders aanvraagdossier.

7.2

Welke uitgaven komen niet in aanmerking voor Screen Flanders steun

Uitgaven die zeker niet in aanmerking komen voor steun zijn de volgende:  Uitgaven die niet gedaan zijn in of niet gefactureerd worden vanuit het Vlaamse Gewest;  Uitgaven die reeds gefactureerd of betaald zijn voor het indienen van de aanvraag  Uitgaven die gesteund worden door VAF of andere steunmaatregelen (met uitzondering van de Belgische Federale Tax Shelter);  Participaties en uitgestelde betalingen. Deze kunnen wel als financieringselement worden opgenomen in het financieringsplan.  Uitgaven die niet structurerend zijn voor de Vlaamse audiovisuele sector.

Hier volgt een niet-exhaustieve lijst van specifieke uitgaven die niet in aanmerking komen voor steun:  Computermateriaal; tenzij expliciet gemaakte kosten in het kader van speciale effecten en computer grafische animatie in en voor het project zelf, en dan nog steeds pro rata de afschrijvingsmethode van een investering in geval van een aankoop (zoals motion control, SFX computergestuurd, camera, belichting, grip in vrachtwagen, electrogroep in vrachtwagen);  Uitgaven voor productiebureau, post, telefoon en gsm, koeriers, en andere administratieve kosten en bureaumateriaal;  Uitgaven voor transport, zoals verplaatsingskosten van de ploeg, huur productievoertuigen, aankoop brandstof, taxikosten, vrachtwagens, etc. en dit zowel bij productie als bij postproductie;  Hotelkosten zowel bij productie als bij postproductie;  Restaurantkosten zowel bij productie als bij postproductie;  Uitgaven voor het postproductiekantoor;  Promotiekosten en kosten voor webruimte;  Financiële uitgaven;  Juridische uitgaven;  Uitgaven voor verzekeringen zoals filmverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid, etc.;  Allerlei onvoorziene kosten en overheads.  Verbruiksartikelen ivm. catering op de set Handleiding bij aanvraag Screen Flanders – september 2015

17



Verbruiksartikelen op facturen voor catering op de set (De facturen voor catering dienen bij gevolg opgesplitst te worden in gedeelte verbruiksartikelen en het gedeelte diensten, de dienstverlening komt wel in aanmerking).

De uitgaven dienen gespreid te worden over 3 kolommen: 

In aanmerking komend Screen Flanders

Dit zijn uitgaven in Vlaamse Gewest die voor Screen Flanders in aanmerking komen.



Vlaamse Gemeenschap, niet in aanmerking komend voor Screen Flanders

Dit zijn uitgaven die niet voor Screen Flanders in aanmerking komen maar die worden uitgegeven in de Vlaamse Gemeenschap. Zoals oa. reeds gefactureerde uitgaven en uitgaven die wel in aanmerking komen voor VAF-steun.



Niet-Vlaams niet in aanmerking komend

Deze uitgaven worden niet in Vlaanderen uitgegeven en komen dus zeker niet in aanmerking voor Screen Flanders steun en VAF-steun. Het gaat om uitgaven aan buitenlandse partijen en uitgaven in de Franse Gemeenschap of het Waalse Gewest.

7.3

Wat wordt verstaan onder uitgaven above- en below-The-Line

In het overzicht met de uitgaven worden de uitgaven ingedeeld in uitgaven ‘above-the-line’ en ‘belowthe-line’. Onder “above-the-line” worden die uitgaven opgenomen waarvan het bedrag vast ligt vooraleer de productie van start gaat. Deze uitgaven zijn niet afhankelijk van de effectieve prestaties. Op deze uitgaven dient bijgevolg geen marge voor onvoorziene omstandigheden te worden berekend. Onder “below-the-line” worden alle uitgaven opgenomen waarvan het bedrag varieert in functie van de effectieve prestaties (aantal draaidagen, aantal montagedagen, etc.). Op deze kosten kan een marge voor onvoorziene omstandigheden worden berekend (dit gebeurt onderaan het formulier, onder de post “onvoorziene kosten”).

7.4

Enkele geplafonneerde uitgavenposten

De uitgavenposten binnen de projectbegroting moeten realistisch zijn. Daarom wordt voor een aantal posten rekening gehouden met een maximum. 

Onvoorziene uitgaven mogen maximum 10 % op de uitgaven ‘below-the-line’ bedragen.



Overheads worden beperkt tot 7,5 % op het totaal van de uitgaven above- en below-the-line.



Het honorarium van de producent wordt slechts voor 7,5 % van het totaal budget above- en below-the-line aanvaard. Indien de producent een exploitatiezetel heeft in het Vlaamse gewest, komen deze uitgaven ook in aanmerking, maar slechts voor 7,5 % op de totale in aanmerking komende uitgaven above- en below-the-line.



Voor uitgaven gedaan aan aanverwante organisaties wordt bij afrekening enkel het bedrag aanvaard zoals werd opgenomen in de budgettering bij aanvraag. Bij jurering kunnen hierover tevens bijkomende bepalingen zijn opgenomen. Aanverwante organisaties zijn bedrijven die voldoen aan een van de volgende criteria:


18

-

7.5

de steunaanvragende onderneming heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de dienstverlener in handen; de dienstverlener heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de steunaanvragende onderneming in handen; de dienstverlener en de steunaanvragende onderneming hebben minstens een gemeenschappelijke zaakvoerder, bestuurder, werknemer of aandeelhouder; de zaakvoerders, bestuurders of aandeelhouders van de steunaanvragende onderneming en de dienstverlener zijn met elkaar verbonden als echtgenoten, als bloedverwanten tot en met de tweede graad of door samenwoning.

Financiering van het project

Bij de aanvraag dient ook een overzicht van de geplande financiering van het project toegevoegd te worden. De aanvragers moeten in het financieringsplan alle informatie toevoegen die nodig is voor een goed begrip van de financiering. Het totaal bedrag van het financieringsplan moet gelijk zijn aan het totaal van alle geplande uitgaven. In dit financieringsplan wordt een onderscheid gemaakt tussen de reeds bevestigde financiële middelen en deze die nog niet definitief verworven zijn. 50 % van het totale productiebudget moet reeds bij de aanvraag verworven zijn. Voor de reeds bevestigde financiering dient u het bedrag in te vullen in de kolom ‘bevestigd’. Als bijlage van het aanvraagdossier dienen dan ook de bewijsstukken (contracten, formele toezeggingen…) van de bevestigde financiering toegevoegd te worden. Intentiebrieven worden hierbij niet als geldig bewijsstuk aanvaard. Een financiering kan pas als bevestigd beschouwd worden indien er effectief een ondertekend document is waaruit blijkt dat de andere partij met zekerheid het vernoemde bedrag zal toekennen voor dit specifieke project. Dit document moet als bijlagen van het aanvraagdossier terug te vinden zijn, anders wordt het bedrag niet aanvaard als bevestigde financiering. Tevens wordt gevraagd om in het overzicht een onderscheid te maken van de financiële middelen die uit het Vlaamse Gewest komen en deze die buiten het Vlaamse Gewest zullen worden verworven. Het aandeel 'Vlaamse Gewest' in het overzicht van de financiering heeft betrekking op de financiering die volgens de coproductieakkoorden m.b.t. dit project wordt aangebracht door een producent uit het Vlaamse Gewest). Het niet-Vlaamse aandeel in het overzicht van de financiering is de financiering die volgens de coproductieakkoorden NIET wordt aangebracht door producenten uit het Vlaamse Gewest, maar uit het buitenland, het Waalse of Brusselse gewest. Ook voor de niet-Vlaamse financiering is het belangrijk dat elk bedrag dat als bevestigd wordt beschouwd, gestaafd wordt met een document in de bijlagen. In het overzicht van het nietVlaamse aandeel in de financiering dient elk bedrag afzonderlijk te worden opgenomen. De bedragen die daar vermeld zijn moeten duidelijk terug te vinden zijn in de bijgevoegde overeenkomsten. In het aanvraagformulier wordt tenslotte nog specifiek gevraagd naar andere staatssteun, naast eventuele VAF-steun. Onder deze staatssteun wordt verstaan: alle steun van alle overheden (zowel Vlaams als niet-Vlaams) inclusief Europese steun, met betrekking tot hetzelfde project.


19

8 Het steunbedrag en de looptijd van het project. 8.1

Het steunbedrag

De steun wordt toegekend in de vorm van terugbetaalbare voorschotten op netto-ontvangsten. De aanvrager moet in het aanvraagformulier aangeven hoeveel steun hij voor dit project wenst te ontvangen. Hierbij moet rekening gehouden worden met de volgende regels: 

Per project zal de totale steun nooit hoger zijn dan 400.000 euro.



De steun is maximaal gelijk aan de in aanmerking komende uitgaven, gedaan in het Vlaamse Gewest.



De steun bedraagt maximum 50 % van het totale productiebudget van het project. Dit percentage kan verhoogd worden tot 75 % van het totale productiebudget, wanneer het om één van de volgende films of documentaires gaat: o lowbudgetfilm (hierbij is het totale budget lager dan 2.500.000 euro) o debuutfilm o jeugdfilm o auteursfilm o Nederlandstalige film o film gebaseerd op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaams cultureel patrimonium en erfgoed, of die gebaseerd is op een Nederlandstalig werk o documentaire met een opmerkelijke artistieke of culturele waarde Als voor dezelfde uitgaven de steun in het kader van Screen Flanders wordt gecombineerd met andere staatssteun zoals vermeld in artikel 107 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie, mag het gecombineerde steunbedrag van het project voor de begunstigde er niet toe leiden dat de steunintensiteit hoger uitkomt dan het maximaal toegelaten steunpercentage. Als dit toch zou gebeuren, wordt de steun die toegekend wordt op basis van dit besluit, pro rata verminderd. Onder steunintensiteit wordt verstaan: het steunbedrag, uitgedrukt als een percentage van de uitgaven van het audiovisuele werk die in aanmerking komen voor steun.

8.2

Aanvang en duur van de steunperiode   

De datum van de eerste factuur van de uitgaven die in aanmerking komen voor steun moet na de indieningsdatum van de steunaanvraag liggen. De steun moet aangewend worden binnen een periode van 18 maanden na de datum van de goedkeuring van de steun. Voor animatiefilms en animatiereeksen wordt deze periode vastgesteld op 24 maanden na datum van de goedkeuring steun. Als in de periode tussen het indienen van de aanvraag en de definitieve beslissing over de toekenning van de steun het project toch al wordt gestart, dan is dat op eigen risico. U moet immers rekening houden met de mogelijkheid dat er geen steun aan uw project wordt toegekend.


20

9 Uitbetalingsmodaliteiten De steun wordt in drie schijven uitbetaald volgens het schema hieronder en de procedure zoals beschreven op de website: 1. een eerste schijf van 30 % wordt op zijn vroegst dertig dagen na de beslissing tot toekenning van de steun uitbetaald (datum onderhavig besluit), op voorwaarde dat het begunstigde productiehuis: a) de uitbetaling van de schijf aanvraagt b) aantoont dat de financiering volledig rond is en dat alle financieringspartijen bevestigd zijn. Hierbij dienen minstens volgende documenten te worden toegevoegd: - gedetailleerde projectbegroting, - het financieringsplan met alle bijhorende ondertekende contracten, coproductieovereenkomsten en definitieve akkoorden of vaste verbintenissen, medegedeeld door het productiehuis. - een overzicht van het totale aantal draaidagen in het Vlaamse Gewest. Als de opnames gestart zijn vooraleer de eerste schijf wordt aangevraagd, moet het definitieve en volledige draaiplan (met vermelding van de draaidagen in het Vlaamse Gewest) vóór de opnamestart aan het Agentschap Ondernemen bezorgd worden.

2. een tweede schijf van 30 % wordt op zijn vroegst dertig dagen na de beslissing tot toekenning van de steun uitbetaald, op voorwaarde dat het begunstigde productiehuis: a) de uitbetaling van de schijf aanvraagt; b) aantoont dat de productie lopende is aan de hand van een callsheet met programma en werkplan van de eerste draaidag.

3. een derde schijf van 40 % wordt op zijn vroegst dertig dagen na de beslissing tot toekenning van de steun uitbetaald, op voorwaarde dat: a) het begunstigde productiehuis de uitbetaling van de schijf aanvraagt ten laatste 6 maanden na de eerste vertoningsdatum; b) het begunstigde productiehuis verklaart dat de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, volledig gedaan zijn; c) het Agentschap Ondernemen vaststelt dat: 1) de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, volledig zijn bewezen. Als de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, niet volledig zijn bewezen, wordt de steun pro rata verminderd. Indien de in aanmerking komende uitgaven minder dan 250.000 euro bedragen, vervalt de steun volledig. 2) er geen achterstallige schulden zijn vastgesteld bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Als het begunstigde productiehuis achterstallige schulden heeft, wordt de uitbetaling opgeschort tot deze het bewijs levert dat de schulden zijn aangezuiverd. 3) aan alle voorwaarden, bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaireof animatiefilm of van animatiereeksen, en de uitvoeringsbesluiten ervan, is voldaan. 4) eventuele wijzigingen zoals vermeld in artikel 1 punt 3 verantwoord en aanvaardbaar zijn. 5) alle deliverables aan het Vlaams Audiovisueel Fonds aangeleverd zijn. 6) het definitieve en correct opgemaakte recoupmentschema werd aangeleverd.


21

10 Terugbetaling van de steun Het Agentschap Ondernemen ontvangt een percentage van alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk. Dit percentage komt overeen met de verhouding van de totale steun, ten opzichte van de totale aanvaarde budget van het audiovisuele werk. Het Agentschap Ondernemen heeft recht op dit percentage, ook na de terugbetaling van het voorschot. Het percentage zal bepaald worden door de jury en zal opgenomen worden in het ministerieel besluit waarin de steun wordt toegekend. Bij wijziging in de verhouding van de totale steun ten opzichte van het totale aanvaarde budget van het audiovisuele werk, wordt dit percentage aangepast. Een daling van het recoupmentpercentage is echter niet mogelijk, behalve ingeval de steun door het Agentschap Ondernemen zou worden verlaagd, geschrapt of teruggevorderd. De terugbetaalbare voorschotten worden terugbetaald met alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk. De terugbetaling dient te gebeuren vanaf de eerste euro aan netto-ontvangsten, gelijktijdig en in eerste rang met andere financiers.

De netto-ontvangsten omvatten: 

alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in België, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising. De volgende kosten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen: - de belastingen aan openbare besturen, de rechten aan auteursverenigingen en het aandeel voor de zaalexploitanten; - de promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, inclusief de aanmaak van de kopieën. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt of de productiekosten van het audiovisuele werk; - de distributieprovisie; - de voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk; - de gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen;



alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in het buitenland, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising, met uitzondering van de voorbehouden territoria van de coproducenten. De volgende kosten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen: - de bronheffingen op buitenlandse inkomsten; - de promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, met inbegrip van de kosten voor het ondertitelen en dubben van de uitgaven voor festivals. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt en de productiekosten van het audiovisuele werk; - de verkoopcommissies volgens de internationaal gangbare normen; - de voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk; - de gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen.

Bij toekenning van steun aan het project is de begunstigde verplicht detailinformatie over deze cijfers bij te houden.


22

11 Wettelijk kader 

Het besluit van de Vlaamse Regering van 9 november 2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaireof animatiefilm, of van animatiereeksen.



Het ministerieel besluit 29 januari 2015 houdende de uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 november 2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaireof animatiefilm, of van animatiereeksen.

12 Informatie en contactpersonen Op www.screenflanders.be vindt u naast deze handleiding ook het aanvraagformulier (incl. bijlage Excelsjabloon voor de opmaak van de projectbegroting), en het wettelijk kader. Voor meer inlichtingen kan men ook terecht bij het Agentschap Ondernemen of bij het Vlaams Audiovisueel Fonds. U kunt hiervoor telefonisch contact opnemen op het nummer 0800 20 555 of mailen naar [email protected]

Contactpersonen bij Agentschap Ondernemen:  Miek Geiregat  Lynn De Vlieger  Wolfgang Cleymans

Contactpersoon bij het Vlaams Audiovisueel Fonds:  Jan Roekens – Tel.02 226 06 30

Dhr. Roekens kunt u ook contacteren indien u uw dossier graag vooraf bespreekt. Dit wordt sterk aangeraden omdat u op deze manier kan aftoetsen of uw dossier de vereiste financiering en in aanmerking komende uitgaven haalt en of alle nodige documenten toegevoegd zijn.


23

Handleiding bij de oproepen voor Uiterste indieningsdatum: Oproep 3: 11 december 2015 om 12u

Recommend Documents