Handleiding BELPAS. Pilootversie

Handleiding ‘BELPAS’

Pilootversie

Voor een goed begrip: 





De tekst spreekt over “bestuur”, niet over gemeente. In de meeste gevallen zal het bestuur met een gemeente samenvallen, maar niet altijd. In sommige gemeenten zijn er districten (meestal gemeenten van voor de fusie die paspoorten onder hun eigen administratieve code kunnen bestellen). De algemene noemer “bestuur” laat ook toe de handleiding te gebruiken voor andere administraties dan de gemeenten, met name provincies, ambassades en consulaten. Als we spreken over paspoort, bedoelen we daar ook soms andere reisdocumenten mee, zoals diplomatiek of dienstpaspoort, of een reisdocument voor staatloze, vluchteling of vreemdeling. In de meeste gevallen gaat het echter om een gewoon paspoort aangevraagd bij een gemeentebestuur. Het paspoortaanvraagprogramma toont in een aantal tabbladen de paspoortaanvragen bij uw bestuur, het hiervoor betaalde geld, de geproduceerde paspoorten.

2

Inhoudstafel I.

Uw eerste stappen in Belpas ................................................................................... 3 1.

Inloggen op de applicatie ................................................................................ 4

2.

Wat verschijnt op het eerste scherm ? .............................................................. 4

II. Een nieuwe aanvraag .............................................................................................. 4

A. B. C.

Stap 1: VOORBEREIDING ....................................................................................... 5 Identiteitsgegevens ................................................................................................................................................. 5 Lopende aanvragen ................................................................................................................................................ 7 Geldige en verloren paspoorten .............................................................................................................................. 8

A. B.

Stap 2 : AANVRAAG............................................................................................... 8 Paspoortgegevens ................................................................................................................................................... 8 Betaling ................................................................................................................................................................ 10

A. B. C.

Stap 3 : BEWAREN .............................................................................................. 10 Overzicht .............................................................................................................................................................. 10 Aanvraag afdrukken ............................................................................................................................................. 11 De aanvraag bewaren ........................................................................................................................................... 11

III. De aanvragen verzenden voor productie ............................................................... 12 IV. Aangekomen paspoorten en uitreiking .................................................................. 13

V.

1.

Bevestiging levering paspoorten .................................................................... 13

2.

Paspoort uitreiken aan de burger ................................................................... 14

Uitzonderlijke gevallen: annulatie, administratieve- of productiefout ................... 14 1. Annulatie van een aanvraag en terugbetaling ..................................................... 14 2. Administratieve fout ........................................................................................ 15 3. Productiefout ................................................................................................. 15

VI. De verschillende tabbladen en functionaliteiten van BELPAS ................................ 16

I.

1.

Tabblad “Paspoortoverzicht” .......................................................................... 17

2.

Tabblad “Algemene info”............................................................................... 18

3.

Tabblad “Boekhouding” ................................................................................ 19

4.

Tabblad “Rapportering” ................................................................................ 22

Uw eerste stappen in Belpas 3

1. Inloggen op de applicatie 1. Op het bureaublad, klik op het logo Belpas :

2. Stop uw eID kaart in de kaartlezer. Het onderstaande venster verschijnt. Klik op Ja.

3. U klikt op uw foto om u aan te melden via de PIN CODE :

2. Wat verschijnt op het eerste scherm ? Het programma opent automatisch in het algemene tabblad “Paspoortoverzicht” – “Alle”. Meer informatie vindt u op pagina 17 van deze handleiding. Taalkeuze Indien uw gemeente tweetalig is of faciliteiten heeft kan u bovenaan links de werktaal selecteren. De taal van het paspoort wordt gekozen worden bij de aanmaak van het paspoort.

Zoekopdracht U kan ten allen tijde een zoekopdracht ingeven in het vak rechtsbovenaan

II. Een nieuwe aanvraag Klik op nieuwe aanvraag onderaan links van het scherm :

4



Administratieve of productiefout ?

Om een nieuwe aanvraag in te dienen ten gevolge van een fout (=gratis paspoort of goedkoper) dient u op het pijltje rechts te klikken en vervolgens uw keuze te maken. Meer informatie vindt u op pagina 16. Praktische informatie : -

Een aanvraag gebeurt in verschillende stappen. Eens de aanvraag is afgewerkt, kan u ten allen tijde terugkeren of tussen de verschillende stappen navigeren. De aanvraag wordt opgeslagen op het moment dat u op “Voltooien” klikt. Een opgeslagen aanvraag kan nog worden aangepast totdat deze wordt verzonden naar het productiecentrum.

Stap 1: VOORBEREIDING A. Identiteitsgegevens U kan de identiteitsgegevens op 3 verschillende manieren invoeren:

Met de eID van de burger

1. Klik eerst op om de kaart van de burger uit te lezen. 2. Plaats de eID in de kaartlezer. 3. Klik op of druk op Enter om de gegevens uit het Rijksregister te halen.

Uit het Rijksregister

1. Voer het Rijksregisternummer in en klik op gegevens uit het Rijksregister te halen.

om de

2. Klik op om de burger op te zoeken via naam/voornaam en/of geboortedatum

Manueel

Is er tijdelijk geen verbinding met het Rijksregister? 1. Voer de gegevens manueel in. 2. Van zodra de verbinding met Rijksregister terug beschikbaar is, klikt u op . Eventuele fouten worden gecorrigeerd en u kan de aanvraag doorsturen naar productie.

De naam wordt op de officiële schrijfwijze weergegeven:  Met kleine en hoofdletters en speciale karakters,  Met adellijke titel – indien in het rijksregister vermeld.

5



Geboortedatum – afgeleid uit de RR-nummer of het IT 100 van het RR, tenzij het IT101 van het RR een andere geboortedatum vermeldt.

Controle van de foto Om u te helpen de identiteit van de aanvrager te verifieren toont Belpas u de foto van de laatste Kids-Id of eID (indien beschikbaar) en de foto die via BELPIC voor de paspoortaanvraag werd gegistreerd. U twijfelt aan de identiteit van de aanvrager ? 1. Stop de aanvraag van het paspoort. 2. U meldt het probleem en de betrokken identiteit aan de dienst reis- en identiteitsdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken ([email protected]; fax. 02/501.89.58) 3. Vraag een onderzoek naar de identiteit aan de lokale politie. 4. Maak de resultaten van dit onderzoek over aan de dienst reis- en identiteitsdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken Zolang u geen antwoord krijgt van de bevoegde dienst, mag geen paspoort uitgereikt worden.

Aanvraag voor een (verlengd) minderjarige of persoon onder voogdij Indien de aanvrager minderjarig is, wordt dit door Belpas automatisch aangevinkt. Verlengde minderjarigheid of een ander beschermingsstatuut wordt niet automatisch weergegeven – om dit na te gaan moet u gebruik maken van de info over beschermingsstatuut en vertegenwoordiger uit het RR-dossier (IT111 en IT113).

Een aanvaag indienen voor een verlengd minderjarige of beschermingsstatuut: 1. Klik het vak « verlengd minderjarige » aan. 2. Geef aan welke gemachtigde persoon (eventueel namens welke instantie) de aanvraag indiende: ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger 3. Typ de naam van de persoon 4. Druk op het einde van de aanvraag het aanvraagformulier af en laat dit tekenen door de persoon, vermeld in 4. 5. Bewaar dit formulier ten minste gedurende de geldigheidsduur van het paspoort.

6

Contactgegevens van de burger Tenslotte mogelijk bestaat ook de mogelijkheid om aan de aanvraag een E-mail adres en/of GSM nummer toe te voegen van de aanvrager (of van zijn ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger). Het e-mail adres en/of GSM-nummer laat toe de aanvrager te verwittigen over het toekomen van zijn paspoort (of over eventuele problemen). Buitenlandse Zaken voorziet op termijn en met instemming van de paspoortbesturen een automatische verwittiging van de paspoortaanvrager zodra het paspoortbestuur de levering van het paspoort in BELPAS bevestigt. Als alle informatie werd ingevuld klikt u rechtsonder op “Volgende”

B. Lopende aanvragen Als de aanvrager nog andere aanvragen voor een paspoort heeft lopen, worden die automatisch getoond. Zoniet – in de meeste gevallen – slaat het programma dit scherm over.

Verschijnen er meerdere lopende aanvragen ? Voor alle duidelijkheid het gaat dus om aanvragen die nog niet tot de productie en afgifte van paspoorten hebben geleid. In 2 gevallen stellen deze lopende aanvragen geen problemen en kan u doorgaan met de aanvraag :  

Diplomatiek of Dienstpaspoort : Een persoon kan een gewoon paspoort aanvragen terwijl hij uit hoofde van zijn werk als ambtenaar ook een aanvraag voor een diplomatiek of dienstpaspoort heeft ingediend. 2de paspoort : Het is mogelijk en toegelaten dat iemand die veel reist of reist naar landen met onderling gevoelige relaties, twee paspoorten aanvraagt en dat die twee gewone, diplomatieke of dienstpaspoorten (quasi) gelijktijdig worden aangevraagd.

Loopt er een andere paspoortaanvraag die niet beantwoordt aan één van de twee beschreven situaties, dan schort u de aanvraag op of verwerpt ze. U of de aanvrager kan in deze steeds contact nemen met de dienst reis- en identiteitsdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken. ([email protected]; fax.:02/501.89.58).

7

C. Geldige en verloren paspoorten Indien -

van toepassing, ziet u in dit scherm de paspoorten op naam van de aanvrager die: nog geldig zijn als verloren gemeld zijn ongeldig verklaard zijn ingetrokken zijn telkens het laatste paspoort ongeacht het statuut

Zoniet, slaat Belpas dit scherm over.

De lijst verschijnt? Als blijkt dat de informatie op het scherm achterhaald is omdat paspoorten verloren, gestolen, geannulleerd of vernietigd werden, dan laat dit scherm u toe het statuut van het betrokken paspoorten aan te passen. Deze aanpassing wordt dan ook automatisch doorgevoerd in de IT199 van het rijksregister. Als er geen reden is de nieuwe aanvraag op te schorten of te verwerpen, klikt u rechtsonder om verder te gaan. Meer dan 2 paspoorten in deze lijst is in de meeste gevallen evenwel niet normaal en dient uw aandacht te trekken.  Herhaald verlies moet u ertoe aanzetten betrokkene erop te wijzen zorg te dragen voor zijn paspoort.  Indien er ingetrokken of ongeldig verklaarde paspoorten zijn, zet u de aanvraag onmiddellijk stop en brengt u de dienst reis- en identiteitsdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken op de hoogte.

Stap 2 : AANVRAAG A. Paspoortgegevens In dit scherm kiest u de specificaties van het aangevraagde paspoort. De keuzemogelijkheden worden bepaald door taalregime van het bestuur en het type van het aangevraagde paspoort. Bv. : Een Franstalige gemeente kan geen Nederlandstalige paspoorten uitreiken.

8

Enkele opties verdienen wat meer uitleg : Paspoorttype : Een Belgische gemeente kan enkel een gewoon paspoort afgeven. MAAR een gemeente of provincie kan na instemming van de dienst “reis – en identiteitsdocumenten” van de FOD Buitenlandse Zaken de identiteits – en biometrische gegevens van de ambtenaar voor een diplomatiek of dienstpaspoort doorsturen. Deze mogelijkheid werd ingevoerd om verplaatsingen van ambtenaren naar Brussel te voorkomen, aangezien de FOD Buitenlandse Zaken voor dit type paspoorten de bevoegde instantie is. Deze aanvragen worden niet rechtstreeks naar het productiecentrum gestuurd maar passeren langs de dienst reis- en identiteitsdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken. Die beslist om de aanvraag al dan niet te laten doorgaan. Geeft Buitenlandse Zaken zijn akkoord, dan wordt het diplomatiek of dienstpaspoort geleverd aan Buitenlandse Zaken die het nadien doorstuurt naar de gemeente of provincie van aanvraag. Vrijstelling van vingerafdrukken Vink dit vakje aan indien u geen vingerafdrukken heeft afgenomen van de aanvrager via Belpic. De vrijstelling is enkel gerechtvaardigd in volgende gevallen: 1. Het is fysisch onmogelijk om vingerafdrukken af te nemen van de burger. (bv : geen vingers, misvorming handen/vingers,…). 2. De aanvrager is jonger dan 12 jaar. Vrijgesteld van handtekening Vink dit vakje aan indien u geen handtekening heeft geregistreerd van de aanvrager via Belpic. De vrijstelling is enkel gerechtvaardigd in volgende gevallen: 1. Het is fysisch onmogelijk voor de burger om te handtekenen. 2. De aanvrager is jonger dan 6 jaar. Van zodra het kind kan schrijven, dient het de aanvraag te ondertekenen of zijn naam te schrijven. Onvermogend In geval van onvermogendheid, is de aanvrager vrijgesteld van consulaire tax. Aangezien een paspoort in de meeste gevallen enkel nodig is voor verre en dure reizen, komt het slechts zeer uitzonderlijk voor dat iemand de consulaire tax niet kan betalen..

9

Voorwaarden :  Er is sprake van onvermogendheid wanneer een persoon niet over financiële middelen beschikt of die middelen niet snel of op een eenvoudige manier kan mobiliseren  Die onvermogendheid moet dus niet permanent zijn. Het feit dat men geen persoonlijke bezittingen heeft, kan op zich geen basis zijn voor vrijstelling van consulaire rechten Dringende aanvraag Vink dit vakje aan indien de aanvrager extra wil betalen om zijn paspoort via dringende procedure te verkrijgen. Een aanvraag die werd door gestuurd naar het productiecentrum vóór 15u, laat toe het paspoort binnen 24u te verkrijgen. klik op “Volgende” om verder te gaan.

B. Betaling Het scherm toont u hoeveel de aanvrager verschuldigd is en toont de details van de prijsberekening : De bedragen “Consulaire taks”, “gemeentetaks”1 en “productiekost” kunnen hier niet aangepast worden. Indien van toepassing (eigen aan uw administratie) kan u een “andere taks” toevoegen (negatief of positief bedrag) Duid aan op welke wijze de aanvrager betaalt en klik op “volgende”

Stap 3 : BEWAREN A. Overzicht U krijgt een virtuele weergave van de identiteitspagina van het gevraagde paspoort, de biometrische gegevens afgenomen met Belpic inbegrepen (foto, vingerafdrukken, handtekening)

1

Enkel de bevoegde ambtenaar van de gemeente heeft de rechten om de gemeentetaks aan te passen in de rubriek “Algemene info”

10

Opmerkingen :  De identiteitsgegevens worden weergegeven volgens de aanbevelingen van de ICAO over de weergave van de naam in het paspoort (http://www.icao.int/Security/mrtd/Pages/Document9303.aspx)  in hoofdletters  sommige speciale karakters worden omgezet in gewone karakters. Het gaat meestal om speciale karakters die aan één bepaalde taal zijn verbonden.  Zoals op de identiteitskaart worden enkel de eerste 2 voornamen in hun geheel en de 3de voornaam met zijn initiaal weergegeven.  Het paspoortnummer en de geldigheidsdatum worden niet vermeld (wel zichtbaar van zodra het paspoort is geproduceerd: in tab “Te leveren”).

B. Aanvraag afdrukken U kan de paspoortaanvraag afdrukken voor uzelf en/of de aanvrager. Er is plaats vrijgemaakt voor de handtekening van de aanvrager indien u dit wenst. U moet dit scherm afdrukken voor een paspoortaanvraag voor een minderjarige of persoon onder een beschermingsstatuut. U bewaart minstens tot het verstrijken van het paspoort de afgedrukte aanvraag met de handtekening van de ouder(s), voogd of wettelijk vertegenwoordiger. Als het akkoord op een andere wijze werd overgemaakt, b.v. per fax, dan bewaart u aanvraag en de afzonderlijke toestemming.

C. De aanvraag bewaren Klopt alles, dan klikt u op “Voltooien” en de aanvraag wordt bewaard. Opgepast : de aanvraag productiecentrum.

wordt

bewaard,

maar

is

nog

niet

verzonden

naar

het

11

III. De aanvragen verzenden voor productie 1. In het tabblad paspoortoverzicht klikt u op de rubriek “Te verzenden”.

2. Selecteer de paspoortaanvragen die u wil doorsturen naar het productiecentrum en klik op Verzenden Tips : - Indien U een doorlopende lijst paspoorten wil selecteren : klik op het eerste paspoort van de lijst, daarna op de “shift”-toets op uw klavier. U houdt de “shift”toets ingedrukt en klikt dan op het laatste paspoort van de lijst. - Indien U enkele paspoorten wil selecteren : Houdt CTRL-toets ingedrukt en klik op meerdere aanvragen om deze te selecteren.

Opgelet : Als u op Annuleren klikt, verwijdert u de geselecteerde aanvra(a)g(en) ! De knop « verzenden » verschijnt niet ? Als de knop « verzenden » niet verschijnt onderaan rechts, wanneer u een of meerdere aanvragen heeft geselecteerd, betekent dit dat er in één van deze aanvragen de biometrische gegevens van de aanvrager ontbreken. Zoals u hieronder ziet, valt dit op doordat de foto ontbreekt. Het statuut van de aanvraag is bijgevolg “klaar voor biometrie”. Het is ook mogelijk dat de foto aanwezig is, maar de vingerafdrukken en/of handtekening ontbreekt zonder dat er een reden van vrijstelling is.

12

Om de biometrische gegevens op te halen gaat u alsvolgt te werk : 1. Dubbelklik op de aanvraag om deze te openen. 2. Navigeer tot aan het “Overzicht” en klik op “Biometrische gegevens ophalen uit RR”.

3. Klik op “Voltooien” om de aanvraag op te slaan. 4. Ga naar de rubriek “Te verzenden” om de aanvraag naar productie te verzenden.

IV. Aangekomen paspoorten en uitreiking Alvorens het paspoort uit te reiken aan de burger, dient u eerst te bevestigen dat het paspoort goed is aangekomen.

1. Bevestiging levering paspoorten 1. In het tabblad « Paspoortoverzicht » klikt u op de rubriek « te leveren ».

2. Selecteer de aangekomen paspoorten en klik op de knop “Aangekomen” rechts onderaan het scherm. Tips : - Indien U enkele paspoorten wil selecteren : houdt CTRL-toets ingedrukt en klik op meerdere aanvragen om deze te selecteren. - Om een specifiek paspoort te vinden, kan u een opzoeking doen op basis van de naam van de burger of het productienummer van het paspoort.

13

Van zodra u de levering van het paspoort heeft bevestigd, verdwijnt dit uit de rubriek “te leveren” en komt het in de rubriek “Uit te reiken” terecht.

2. Paspoort uitreiken aan de burger 1. Klik op de rubriek « Uit te reiken » in het tabblad « Paspoortoverzicht ».

2. Selecteer het paspoort dat u wenst uit te reiken en klik op de knop « Uitreiken » onderaan rechts van het scherm. Tips : - Indien U enkele paspoorten wil selecteren : houdt CTRL-toets ingedrukt en klik op meerdere aanvragen om deze te selecteren. - Om een specifiek paspoort te vinden, kan u een opzoeking doen op basis van de naam van de burger.

V.

Uitzonderlijke gevallen: annulatie, administratieve- of productiefout 1. Annulatie van een aanvraag en terugbetaling

De aanvraag is nog niet verzonden naar de producent ? In dit geval kan deze nog geannuleerd worden (en kan de burger worden terugbetaald), zelfs al is de aanvraag reeds bewaard. Indien de aanvraag echter reeds is verzonden voor productie, kan deze niet meer aangepast, noch geannuleerd worden. 1. In het tabblad « Paspoortoverzicht » klikt u op de rubriek « Te verzenden ».

2. Selecteer de aanvraag die u wenst te annuleren en klik vervolgens op de knop “Annuleren” onderaan rechts. Tip : Om een specifiek paspoort te vinden, kan u een opzoeking doen op basis van de naam van de burger.

14

3. Een pop-up verschijnt, die u de gelegenheid geeft om uw annulatie te motiveren. Deze aanvraag verdwijnt uit de rubriek “Te verzenden” en komt in “Geannuleerd” terecht.

2. Administratieve fout Bevat het paspoort verkeerde gegevens (onjuiste naam, …) ? U heeft de mogelijkheid om onmiddellijk een nieuw paspoort te bestellen : - Zonder de burger te vragen zich opnieuw aan te melden - Zonder opnieuw de betaling te vragen van de consulaire rechten (enkel de nieuwe productiekosten zullen worden aangerekend). Hiertoe moet u eerst het foutieve paspoort als dusdanig registreren. 1. Klik op het pijltje rechts van de knop « Nieuwe aanvraag » en klik daarna op « Administratieve fout »

2. Geef het paspoortnummer van het onjuiste paspoort in en klik op het vergrootglas om de gegevens op te zoeken. 3. Selecteer het nieuwe statuut voor het papoort en klik op « OK ».

Een nieuwe aanvraag – deels betalend – wordt opgestart.

3. Productiefout Het ontvangen paspoort bevat een productiefout (loskomende bladen, slechte drukkwaliteit,…)?

15

Op vraag van de burger en indien de producent in eerste instantie de productiefout erkent, kan volledig gratis een nieuw paspoort worden afgegeven.  Indien aangevraagd door een persoon jonger dan 18 jaar zal het nieuwe paspoort een nieuwe geldigheidsduur van 5 jaar krijgen, want de foto (en indien van toepassing, de vingerafdrukken), moeten vernieuwd worden.  Indien gevraagd door een persoon van 18 jaar of ouder, zal het nieuwe paspoort dezelfde geldigheid krijgen als het oude paspoort. Hiertoe moet u eerst het foutieve paspoort als dusdanig registreren. 1. Klik op het pijltje rechts van de knop « Nieuwe aanvraag » en klik daarna op « Productiefout »

2. Geef het paspoortnummer van het onjuiste paspoort in en klik op het vergrootglas om de gegevens op te zoeken. 3. Selecteer het nieuwe statuut voor het paspoort en klik op « OK ».

Een nieuwe – gratis – aanvraag wordt opgestart.

VI. De verschillende tabbladen en functionaliteiten van BELPAS De tabbladen en functionaliteiten die verder zullen worden uitgelegd, zijn toegankelijk bovenaan het programma :

16

1. Tabblad “Paspoortoverzicht” Dit tabblad geeft een overzicht van alle paspoortaanvragen, geproduceerde en uitgereikte paspoorten. Het toont de verschillende stappen die een aanvraag doorloopt.

Wanneer u Belpas opstart komt u standaard in de rubriek “Alle” terecht, die alle aanvragen bevat, ongeacht hun specifieke status. Om enkel de paspoorten te bekijken in een bepaald statuut of om een actie uit te voeren (bv. verzenden voor productie, ontvangst bevestigen) kan u klikken op deze bepaalde rubriek (bv: Te verzenden, Uitgereikt)

STATUTEN

UITLEG EN MOGELIJKE ACTIES Aanvragen die nog niet werden verzonden voor productie door de verantwoordelijke van uw gemeente.

Te verzenden

Voorgelegd aan BUZA

In deze rubriek kan u de aanvragen :  Verzenden: Selecteer en klik op “Verzenden”.  Aanpassen: Dubbelklik op een aanvraag om deze te openen. Opgepast: aanpassingen die een gevolg hebben op de prijs zijn niet mogelijk.  Annuleren : Selecteer en klik op « Annuleer ».

Dit scherm geeft een overzicht van de door u doorgestuurde aanvragen die niet (rechtstreeks) naar het productiecentrum worden gestuurd maar (automatisch) naar de dienst reis- en identiteisdocumenten van de FOD Buitenlandse Zaken, die de aanvragen doorstuurt of verwerpt. U kan in deze rubriek niets wijzigen.

Verzonden

Deze rubriek bevat de aanvragen die werden verzonden voor productie en die in behandeling zijn bij de producent. U kan in deze rubriek niets wijzigen.

Te leveren

Geeft overzicht van de geproduceerde paspoorten onderweg naar het paspoortbestuur. In dit scherm dient u de levering van de paspoorten te bevestigen van zodra deze zijn aangekomen.

17

Uit te reiken

Uitgereikt

Geannuleerd

Andere

Paspoorten die zijn aangekomen op het bestuur en klaarliggen om te worden uitgereikt aan de burger. In dit scherm dient u de uitreiking van het paspoort te bevestigen.

Paspoorten die werden afgegeven aan de burger tijdens de laatste 2 weken. U kan in deze rubriek niets wijzigen. Aanvragen die werden opgeslagen, maar werden geannuleerd (en dus niet verzonden naar productie). Administratieve- en productiefouten

2. Tabblad “Algemene info” Rubriek « Bureaus » In dit scherm vindt u de algemene administratieve info over uw paspoortdienst. De hiertoe gemachtigde ambtenaar (ambtenaren) in uw paspoortdienst kunnen wijzigingen aanbrengen.

Rubriek « Tarieven » In dit scherm vindt u de tarieven en de onderdelen ervan voor de door bij u aangevraagde paspoorten. De hiertoe gemachtigde ambtena(a)r(en) in uw paspoortdienst kunnen wijzigingen aanbrengen. De bevoegde ambtenaar bewaart het tarief door te klikken op “bewaren” rechts onderaan.

18

3. Tabblad “Boekhouding” BELPAS voorziet ook een opvolgingssysteem voor de financiële verrichtingen. Het tabblad “Boekhouding” geeft u een overzicht van de inkomsten van uw bureau over de periode die u selecteert. De inkomsten worden geïnd op het moment van de aanvraag. Rubriek « Kasboek » Deze rubriek betreft de reële kasontvangsten (+ eventuele ontvangsten door overschrijving, kredietkaart of bancontact) en beogen een gemakkelijke vergelijking tussen de:  effectieve ontvangsten (wat zit er in de kas)  en de theoretische ontvangsten (wat moet er in de kas zitten). U kan de resultaten filteren op datum en de gegevens kiezen die U in de kolommen wenst te zien: - aanvraagdatum - paspoorttype - identiteitsgegevens, - dringendheid, - productiekost (geïnd voor transport en productie) - Consulaire taks (geïnd door de federale Overheid) - Provinciale- of gemeentetaks - Uitzonderlijke taks

19

De ontvangsten per paspoort wordt horizontaal weergegeven, de totale ontvangsten rechtsonder. De knop “Overzicht bewaren” laat u toe een excel-bestand op te slaan, dat u buiten Belpas kan bewaren. Rubriek “Facturatie” Dit luik betreft de factuur waaraan de gemeente zich kan verwachten. Ook hier kan U opzoekingen doen voor een door U gewenste periode. Gemeente/provincietaks of andere bijzondere heffing (of subsidie) vindt u hier niet terug, want deze factureert Buitenlandse Zaken niet.

De facturen worden opgemaakt op basis van de productiedatum, die overeenkomt met de eerste dag van de geldigheidsdatum.

20

Via “Overzicht bewaren” kan u een csv-bestand opslaan, dat kan worden bewaard buiten Belpas.

Rubriek “Overzicht” Dit laatste luik geeft u een idee van de reële inkomsten over een bepaalde periode volgens paspoorttype en betaalwijze, alsook een kostendetail.

Via Overzicht bewaren kan u een pdf-bestand opslaan, dat kan worden bewaard buiten Belpas.

21

4. Tabblad “Rapportering” Deze laatste tab geeft U een volledig overzicht – met de mogelijkheid tot filteren - van het statuut van de in uw paspoortbestuur ingediende aanvragen (de te produceren, aangekomen en uit te reiken paspoorten).

Via “Overzicht bewaren” kan u dit document opslaan in pdf-formaat. Paspoorten die langer dan 14 dagen geleden werden uitgereikt, verdwijnen automatisch uit het overzicht.

22