HANDLEIDING BEDRIJFSBELEID TITEL:
I.
BELEID VOOR BEDRIJFSETHIEK
DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED Een beleid bepalen met normen voor gepast bedrijfsgedrag voor werknemers, kaderleden, directeurs, agenten en vertegenwoordigers van C. R. Bard, Inc. en haar dochterondernemingen, afdelingen, bedrijfseenheden en productielocaties wereldwijd (‘Bard’ of het ‘bedrijf’).
II.
DEFINITIES Niet van toepassing.
III.
VERANTWOORDELIJKHEDEN De Chief Executive Officer is samen met de Chief Ethics and Compliance Officer verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van dit Beleid en de Gedragsnormen. Daarenboven is de Chief Executive Officer verantwoordelijk voor het bepalen van dit Beleid, de Gedragsnormen en Bedrijfsethiek zoals hieronder omschreven. De Chief Ethics and Compliance Officer is verantwoordelijk voor de implementering van dit Beleid, controle over de naleving, onderzoek over vermoede inbreuken op de wet of dit Beleid en de regelmatige herziening van dit Beleid. De Compliance Officer is elke persoon die van tijd tot tijd door de Chief Compliance Officer kan worden aangesteld om nalevingsgerelateerde activiteiten te leiden. De Managers zijn ervoor verantwoordelijk om dit Beleid met hun directe ondergeschikten door te nemen om te garanderen dat deze werknemers het Beleid begrijpen en zullen naleven. De Werknemers zijn verantwoordelijk voor het begrijpen en naleven van dit Beleid en de Gedragsnormen die erin vervat zijn, en voor de aangifte van vermoede inbreuken. Werknemers worden aangemoedigd om bezorgdheden over de naleving van dit Beleid en de Gedragsnormen te rapporteren. Elke werknemer zal jaarlijks verklaren dat hij het Beleid heeft nagelezen, begrijpt en zal naleven.
IV.
BELEID Bard dient al lang de klinische behoeften van onze klanten en de patiënten die onze producten gebruiken. De Missie van Bard weerspiegelt dit gedeeld engagement ten opzichte van hen en onze aandeelhouders, werknemers en de gemeenschap:
Het bevorderen van de levering van gezondheidszorg door het winstgevend ontwikkelen, produceren en op de markt brengen van producten met een meerwaarde die voldoen aan de verwachtingen van onze klanten op het vlak van kwaliteit, integriteit, service en innovatie, terwijl we kansen creëren voor onze werknemers. Als gevolg hiervan wordt de waarde voor aandeelhouders geoptimaliseerd en worden we een wereldwijd gerespecteerd bedrijf actief op het vlak van gezondheidszorg.
Dit Beleid omschrijft de Gedragsnormen en Bedrijfsethiek van Bard. Elk aspect van onze werking wordt geleid door onze vier Kernwaarden: Kwaliteit, Integriteit, Service, Innovatie. Alle werknemers, kaderleden, directeurs, agenten en vertegenwoordigers van het Bedrijf en haar dochterondernemingen, afdelingen en bedrijfseenheden wereldwijd moeten dit Beleid naleven. We hebben procedures opgesteld om werknemers aan te moedigen om vermoede inbreuken op de wet of dit Beleid aan te geven. Bard zal geen enkele vorm van vergelding dulden tegen een werknemer die een dergelijke inbreuk te goeder trouw aangeeft. Het is niet mogelijk om in dit Beleid elke mogelijke situatie die zich kan voordoen bij het zakendoen aan te halen. Mocht u twijfels of vragen hebben of een situatie zien die niet in dit Beleid wordt vermeld, vraagt u dit aan uw supervisor, lokale HR-vertegenwoordiger, de Juridische Afdeling, een Chief Compliance Officer of de Chief Ethics and Compliance Officer, of maak gebruik van de Nalevingslijn zoals omschreven in dit Beleid. GEDRAGSNORMEN EN BEDRIJFSETHIEK Naleving van wetten en regelgeving van overheidswege Het Bedrijf en haar werknemers, kaderleden, directeurs, agenten en vertegenwoordigers moeten de hoogste ethische normen in acht nemen voor elk aspect van onze werking en bij alle dagelijkse activiteiten, en zich houden aan alle wetten en regelgeving die van toepassing zijn op het zakelijk gedrag van het Bedrijf wereldwijd.
Wetgeving over kwaliteit van producten, medicatie en instrumenten We engageren ons ertoe om onze klanten en de patiënten die we bedienen veilige, effectieve kwaliteitsproducten te bieden die aan hun behoeften voldoen en het verstrekken van patiëntenzorg bevorderen. We zijn er trots op actief te zijn in het dienen van de gezondheidsbehoeften van patiënten en het bevorderen van medische kennis en technologie. We streven ernaar om innovatieve oplossingen te vinden voor de behoeften van de klanten en patiënten en een uitstekende service te bieden aan al onze klanten. We moeten alle toepasselijke reglementaire voorschriften wereldwijd naleven. Deze vereisten hebben grotendeels te maken met de vele aspecten van de ontwikkeling, productie en distributie van Bard producten, inclusief en niet beperkt tot het voeren van klinische studies, controle over het productontwerp, op de markt brengen van applicaties en literatuur, vereisten op het vlak van kwaliteitssystemen, etikettering van de producten en reclame, behandeling van klantenklachten en toezicht na de lancering. Productkwaliteit is de zaak van iedere werknemer. Het management van Bard is verantwoordelijk voor het toezicht op een proces dat garandeert dat onze werknemers zich bewust zijn van de regelgeving voor de producten die aan hun taken verbonden zijn en deze ook naleven. Werknemers van de afdelingen Regulatory Affairs, Quality Assurance en Medical Affairs zijn verantwoordelijk voor het garanderen dat belangrijke kwesties aan de Regulatory Affairs afdeling worden gerapporteerd en moeten hun onafhankelijke mening kenbaar maken aan die Afdeling. Bent u zich bewust van belangrijke kwesties of vragen met betrekking tot productregelgeving of kwaliteitsnaleving, meld dit dan aan de Regulatory Affairs afdeling of uw supervisor. Elk verzoek door een overheidsinstantie, zoals de U.S. Food and Drug Administration, of andere regelgevende instanties voor medische instrumenten buiten de Verenigde Staten om een interview of niet-
routinematige informatie moet worden doorverwezen naar uw lokaal afdelingshoofd van Regulatory Affairs, die Corporate Regulatory Affairs zal inlichten. Corporate Regulatory Affairs zal bepalen of de Juridische Afdeling moet worden ingeschakeld. Respect voor personen en onze gemeenschappen Eerlijke tewerkstelling en Zakelijke praktijken, Respect voor anderen We behandelen elkaar en onze klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties en onze concurrenten met respect, beleefdheid en eerlijkheid, en gedragen ons professioneel. We halen geen oneerlijk voordeel uit manipulatie, verzwijging, misbruik van bevoorrechte of vertrouwelijke gegevens, verkeerde voorstelling van belangrijke feiten of andere oneerlijke zakelijke praktijken. We creëren een respectvolle, professionele en waardige werkplek. We creëren een respectvolle, professionele en collegiale werkplek. We engageren ons voor een inclusieve en wereldwijd diverse werkplek. We voldoen bij alle aanwervingspraktijken volledig aan de wetten voor gelijke kansen op het werk. We discrimineren bij geen enkele kans op werk, uitkering of voorrecht. We discrimineren niet op basis van iemands ras, huidskleur, nationale of etnische afkomst, leeftijd, religie, handicap, zwangerschap, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit of -expressie, genetische informatie, militaire of burgerlijke staat of andere beschermde basis. We bieden redelijke aanpassingen aan gekwalificeerde personen onder de toepasselijke wet- en regelgeving. We dulden geen discriminerende acties of omstandigheden. We verbieden intimidatie, met inbegrip van mondeling, schriftelijk of fysiek gedrag om een sollicitant, werknemer, klant of andere persoon die voor ons of namens ons werkt, te bedreigen, intimideren of dwingen. Ook verboden zijn elke ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard die:
expliciete of impliciete bepalingen of voorwaarden voor tewerkstelling zijn; gebruikt worden als basis voor een beslissing voor tewerkstelling; of onredelijk met prestaties op het werk interfereren of een intimiderende werkplek creëren.
We dulden ook geen represailles tegen iemand die te goeder trouw een klacht over intimidatie of discriminatie heeft ingediend, zijn bezorgdheid over door dit beleid verboden gedrag heeft geuit of aan een onderzoek naar een klacht heeft meegewerkt. Het indienen van een klacht, te goeder trouw, is onder geen beding een reden voor discipline of ander nadeel als gevolg van het gebruik van de Klachtenprocedure hieronder beschreven. Gezondheid en veiligheid op de werkplek We zorgen voor de gezondheid en veiligheid van onze werknemers en bezoekers van onze faciliteiten. Onze werknemers moeten alle wetten over gezondheid en veiligheid op het werk die op hun activiteiten van toepassing zijn, naleven. Gemeenschapsdienst We hechten veel waarde aan gemeenschapsdienst en engageren ons ertoe om bij te dragen aan de gemeenschappen waarin we werken en leven. We bieden met trots mogelijkheden voor vrijwilligersdiensten in samenwerking met gemeenschapsgroepen en dienstverlenende organisaties. Naleving van milieuwetten We hebben respect voor onze gemeenschappen en voeren onze zakelijke activiteiten zo uit dat ze rekening houden met het milieu. We moeten alle toepasselijke reglementaire milieubeschermingswetten en voorschriften naleven.
Anti-omkopingswetgeving We gaan nooit omkoperij aanbieden, beloven, toestaan of uitvoeren om een concurrentieel voordeel te halen, het gedrag van de ontvanger te beïnvloeden, ongepast gedrag te belonen of een ander ertoe aan te zetten om oneerlijk of partijdig te handelen of niet in overeenstemming met zijn vertrouwenspositie. We gaan geen omkoperij vragen, ermee instemmen of aanvaarden. Zakelijke attenties voor anderen moeten in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten en de Bard Beleidslijnen. Vertrouwelijke informatie en Intellectuele eigendom Onze vertrouwelijke informatie is een belangrijke troef die een cruciale rol speelt in ons zakelijk succes. Vertrouwelijke informatie is informatie die niet vrij beschikbaar is of algemeen bekend is bij anderen. Dit zijn voorbeelden van onze vertrouwelijke informatie:
onze businessplannen, budgettaire en strategische plannen, verkoop- en marketingplannen en projecten, verkoopcijfers en andere financiële informatie (zie Rapportage van materiële informatie aan het beleggerspubliek en aan de Securities and Exchange Commission, hieronder),
onze technische knowhow en informatie over onderzoek en ontwikkeling en productie,
informatie over zakelijke transacties, inclusief overnames, afsplitsingen en licenties,
vergoedingen en andere informatie in verband met tewerkstelling of persoonlijke dossiers van andere werknemers van Bard, aannemers en tijdelijke werknemers; opvolgingsplanning die andere werknemers van Bard beïnvloedt; en informatie over toekomstige beheersveranderingen of toekomstige reorganisaties of herstructureringen.
Vertrouwelijke informatie kan op vele wijzen worden geregistreerd, inclusief geschreven brieven, aantekeningen en kladversies op papier, en ook op film, video, audio en elektronische media zoals computergegevens. We beschermen onze vertrouwelijke informatie tegen onrechtmatige toegang en ongepaste bekendmaking en nemen maatregelen om deze te beschermen tegen schade of verlies. We beschermen ons intellectueel eigendom met patenten, auteursrechten en handelsmerken en door te zorgen dat ons handelsgeheim niet bekendgemaakt wordt. We gedragen ons ethisch met respect voor vertrouwelijke informatie die anderen toebehoort. We weigeren om vertrouwelijke informatie van een derde aan te nemen, tenzij onder gepaste omstandigheden, zoals na ondertekening van een vertrouwelijkheidsovereenkomst die verband houdt met het beoordelen van een voorgestelde transactie met de andere partij of vertrouwelijke patiëntgegevens die ons wordt toevertrouwd in verband met een klinische studie of een verzoek van een patiënt. Wanneer we vertrouwelijke informatie ontvangen van anderen, garanderen we de vertrouwelijkheid ervan door de toepasselijke wetten en vertrouwelijkheidsovereenkomsten na te leven. Als we vertrouwelijke patiëntgegevens van onze klanten krijgen, beschermen we de vertrouwelijkheid ervan. We bespreken geen vertrouwelijke informatie over klanten met derden of anderen binnen Bard die deze informatie niet nodig hebben bij hun Bedrijfsactiviteiten. Misbruik of ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie is reden voor disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag.
Als u niet zeker bent of iemand recht heeft op informatie, of wanneer patiëntgegevens of andere informatie vertrouwelijk zijn en beschermd moeten worden, vraag dat dan aan uw supervisor. Als u vragen krijgt omtrent informatie over huidige of vroegere werknemers, verwijst u het verzoek door naar de afdeling Human Resources.
Contactpersonen voor de media, analisten, overheid of advocaten Met uitzondering van verzoeken aan de Chief Executive Officer of Chief Financial Officer, moet elke vraag van de media worden doorverwezen aan de vicepresident die verantwoordelijk is voor Mediarelaties. Vragen uit de financiële wereld of van effectenanalisten moeten worden doorverwezen aan de vicepresident voor Beleggersrelaties. Contacten van overheidsinstanties moeten onmiddellijk worden gemeld aan de Juridische Afdeling, met uitzondering van contacten van instanties die instaan voor de regelgeving van producten, die moeten worden doorverwezen aan het Hoofd van de afdeling Regulatory Affairs (zie Wetgeving over kwaliteit van producten, medicatie en instrumenten, hierboven). Als een advocaat die een derde vertegenwoordigt contact opneemt met u, verwijs hem dan door naar de Juridische Afdeling. Geen enkele werknemer, behalve een corporate officer van Bard of een andere bevoegde werknemer, heeft de toestemming om in naam van het Bedrijf of haar dochterondernemingen de betekening van een opvordering, wettelijke klacht, dagvaarding of ander gelijkaardig wettelijk document te aanvaarden. Het Bedrijf heeft in elke staat van de Verenigde Staten waarin ze zaken mag doen een geregistreerde agent aangesteld om dergelijke dienst te aanvaarden. Ontvangt u een opvordering, wettelijke klacht, dagvaarding of ander gelijkaardig wettelijk document, neem dan onmiddellijk contact op met de Juridische Afdeling.
Boekhouding Alle boekhouding en rapporten van Bard moeten accuraat worden bijgehouden om naleving met de wet en onze ethische normen te garanderen en om frauduleuze activiteiten en fouten te voorkomen. De toepasselijke wettelijke en relevante boekhoudkundige normen moeten worden gevolgd bij de boekhouding en rapportage van de boekhouding. We geven niet bewust valse, misleidende of onvolledige informatie aan elke (externe of interne) persoon die een goedgekeurde audit van het Bedrijf uitvoert. Het personeel van Finance en Accounting is verantwoordelijk voor het garanderen dat iedere belangrijke kwestie op het vlak van boekhouding, audits en interne controle gerapporteerd wordt aan de Chief Financial Officer. Als u bezorgdheden, klachten of vragen heeft over boekhouding, interne controle of audits, kunt u deze voorleggen aan het auditcomité van de Raad van Bestuur via de Nalevingslijn of andere wijzen die hieronder worden besproken onder Contact opnemen met de niet-uitvoerend directeurs of auditcomité van de Raad van Bestuur.
Ethische klantrelaties We geven niets of bieden niets waardevols aan om onwettelijk aan te zetten tot de aankoop, huur, gebruik of aanbevolen aankoop, huur of gebruik van onze producten of diensten. Onze interacties met klanten mogen geen inbreuk doen op de wetgeving en moeten overeenstemmen met het Bard beleid en de toepasselijke professionele of industriële codes (bijvoorbeeld, in de Verenigde Staten, de AdvaMed Code of Ethics on Interactions with Health Care Professionals).* Dit verbod omvat niet enkel rechtstreekse betalingen aan klanten, maar ook onrechtstreekse betalingen onder elke vorm via consultants of andere derden. Vragen over wettelijke vereisten en de professionele of industriële gedragscodes voor interacties met klanten moeten worden gericht aan de Juridische Afdeling. Verwijs naar Zakendoen met overheden en andere openbare instanties en hun werknemers, hieronder, voor normen over interacties met klanten die een openbare instantie of hun werknemer zijn. *
Het Bedrijf volgt de AdvaMed Code, die van toepassing is op veel interacties met klanten uit de Verenigde Staten. U kunt hiervan een exemplaar verkrijgen bij uw plaatselijke Sales of Marketing management of de Juridische Afdeling.
Zakelijke attenties Het aanbieden of geven van zakelijke attenties (zoals maaltijden en reiskostenvergoedingen) is verboden, tenzij deze attenties van een bescheiden waarde zijn en anderzijds de toepasselijke wetten, het Bard beleid en de industriële of professionele codes naleven. Attenties zoals maaltijden, wanneer toegelaten, moeten van een bescheiden waarde zijn en verband houden met een rechtmatige zakelijke doelstelling (bijvoorbeeld een productdemonstratie, productaanbiedingen of opleiding), beperkt zijn in tijd en de aandacht leggen op de betreffende zaak en dit in een omgeving die bijdraagt tot het relevant uitwisselen van informatie. Zie Belangenverstrengeling, hieronder voor geschenken die ons worden aangeboden. Schenkingen en toelagen Bard kan schenkingen doen aan goede doelen wanneer de schenking een publiek voordeel inhoudt, zoals de bevordering van medische technologie of patiëntenzorg of wanneer het een echt educatief doel dient of als voorbeeld van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Bard kan ook steun geven aan bonafide medisch onderzoek, opleiding en bevordering van professionele vaardigheden en het Bedrijf kan blijvende medische opleiding en professionele vergaderingen steunen op een wijze die door de toepasselijke wet wordt toegelaten en volgens de toepasselijke professionele of industriële codes. Onder geen enkele voorwaarde mogen het Bedrijf of onze werknemers schenkingen doen aan goede doelen die onze klanten zijn of onderdeel zijn van of nauw verbonden zijn met onze klanten als een dergelijke schenking bedoeld is voor latere verkoop- of marketingdoeleinden.
Betalingen aan klanten Het Bedrijf mag klanten inhuren als consultants om bonafide onderzoek, consultancy, opleiding of andere diensten te verlenen, op voorwaarde dat die diensten een oprecht zakelijk doel hebben en de behoefte geïdentificeerd werd alvorens de diensten werden overeengekomen. De vergoeding betaald aan klanten die als consultants fungeren voor daadwerkelijk uitgevoerde bonafide diensten, zal de reële marktwaarde voor de geleverde diensten niet overschrijden; en de klant consultant kan voor redelijke en daadwerkelijke gemaakte kosten worden vergoed. De voorwaarden voor consultancy of een gelijkaardige overeenkomst met een klant moeten worden opgenomen in een document dat werd goedgekeurd door de Juridische Afdeling en dat de toepasselijke wet en industriële en professionele gedragscodes naleeft. Opleiding over het veilig en effectief gebruik van onze producten We zijn verantwoordelijk om onze klanten de geschikte instructies, opleiding en training te geven over het veilig en effectief gebruik van onze producten. Betaling van een opleidingsvergoeding voor de trainers en vergoeding van verplaatsing, verblijf of maaltijden voor deelnemers moeten de toepasselijke wet, het Bard beleid en toepasselijke industriële of professionele gedragscodes naleven. Bijstand bij het opstellen van medische artikelen We erkennen dat de bekendmaking van het auteurschap van medische artikelen ter publicatie in medische en andere tijdschriften, kritisch is voor de medische wereld en het publiek, zodat de gepaste erkenning en verantwoordelijkheid voor de inhoud van de publicatie kan worden gegeven. We treden niet op, direct noch indirect, als ghostwriter van artikelen. We garanderen dat als het Bedrijf een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan het opstellen, redigeren en/of de gegevensanalyse van een medisch artikel, de inbreng van het
Bedrijf zal worden bekendgemaakt in het artikel en alle volgende publicaties. We gaan niet bewust valse of misleidende informatie verstrekken over onze producten voor publicatie of presentatie. Zaken doen met overheden en andere openbare instanties en hun werknemers Illegale betalingen We verstrekken geen financiële of andere voordelen of andere waardevolle zaken, direct noch indirect (bijvoorbeeld via een derde) als omkoopsom of commissie, of voor welk illegaal doel dan ook, aan of ten voordele van een overheidsfunctionaris, vertegenwoordiger of werknemer, een overheidsinstantie van een ander land of een bedrijf dat eigendom is van de overheid. De term overheidsfunctionaris moet breed worden opgevat, zodat elke werknemer of vertegenwoordiger van een overheid, kandidaten voor een politieke functie, politieke partijen en partijfunctionarissen en werknemers van openbare internationale organisaties, zoals de Wereldgezondheidsorganisatie, zonder beperking worden bedoeld. Overheidsfunctionarissen zijn ook privépersonen die een officiële functie vervullen voor een overheidsinstantie (bijvoorbeeld een groep specialisten van buitenaf die samengekomen is om advies te verlenen aan een overheid). We geven geen geschenken of andere waardevolle zaken aan overheidsfunctionarissen om hen op welke wijze dan ook te beïnvloeden of te belonen, of als motivatie om onze producten te kopen, voor te schrijven, te vergunnen, registreren of goed te keuren. We geven geen smeergeld of andere geschenken om een overheidsfunctionaris te overhalen om zijn vereiste taken uit te voeren. We geven ook geen geschenken of andere waardevolle zaken waarvan we vermoeden dat ze zullen worden doorgegeven aan een overheidsfunctionaris voor een dergelijk doel. Met uitzondering van voorafgaande toestemming van de Juridische Afdeling, mag u geen geschenk of attentie geven aan een overheidswerknemer of -functionaris. Overheidsopdrachten De meeste landen hebben een complexe wetgeving met betrekking tot overheidsopdrachten. Een contract sluiten met overheidsinstanties, zoals een publiek gezondheids- of ziekenhuissysteem van een land of district of het Amerikaanse Ministerie van Defensie of de Veterans Administration valt onder strikte en gedetailleerde vereisten die onder andere prijsbepaling en kortingen, bekendmakingsverplichtingen en toegelaten aankoop van geleverde goederen kunnen omvatten. Alle overheidsopdrachten moeten de toepasselijke wetgeving en het Bard beleid naleven, inclusief de reacties op openbare aanbestedingen of zakelijke verzoeken of openbare aanbestedingen van overheden of overheidsinstanties. Ook zijn veel soorten interactie met klanten die anders als wettelijk en ethisch verantwoord zouden worden beschouwd, inclusief eenvoudige maaltijden, verboden bij de onderhandelingen met overheidswerknemers of functionarissen.
Politieke Activiteiten en Bijdragen, Lobbyen Bard ondersteunt uw recht op deelname aan het democratisch politieke proces en moedigt actief burgerschap bij haar werknemers aan; we moeten echter ook de wettelijke vereisten naleven over politieke actie door het Bedrijf. We mogen geen Bedrijfsgelden, tijd of andere middelen inzetten om een politieke kandidaat of partij te steunen, tenzij dit is toegestaan door de toepasselijke wet en het Bard beleid. Het Bedrijf kan u niet vergoeden voor uw persoonlijke politieke bijdragen, inclusief bijdragen aan het politieke actiecomité van het Bedrijf en u moet dergelijke vergoeding niet aanvragen. Elke politieke actie die u onderneemt, doet u in persoonlijke hoedanigheid en niet als vertegenwoordiger van het Bedrijf.
Het Bedrijf heeft het recht en soms de verantwoordelijkheid om aanbevelingen over wetgevingen en overheidsacties en -kwesties die onze zaken, gemeenschappen of de gezondheidszorg aanbelangen, te doen en om een publiek standpunt in te nemen hierover. Deelname van werknemers aan welke politieke actie dan ook gebeurt volledig vrijwillig en elke werknemer mag beslissen of hij of zij zijn of haar persoonlijke steun voor een kandidaat, voorgestelde wet of voorgestelde overheidsactie zal uitoefenen zonder vrees voor represailles.
Het Bedrijf zal geen lobbyactiviteiten of andere inspanningen ondernemen om het stemmen van een wet te beïnvloeden, tenzij met instemming van de Chief Executive Officer en volgens alle lobbywetgeving.
Politieke bijdragen door directeurs en corporate officers en hun directe familieleden moeten door de Juridische Afdeling worden bekeken alvorens de bijdrage wordt gedaan om te garanderen dat er geen inbreuk wordt gedaan op de lokale of federale wetgeving, zodat we de rapportagevereisten van de lokale en federale bekendmakingswetten kunnen naleven. Ethische code voor de CEO en Senior Financial Officers Naast het feit dat ze onder dit Beleid vallen, zijn de Chief Executive Officer, de Chief Financial Officer en de Controller van het Bedrijf onderhevig aan de Ethische code voor Senior Financial Officers, die een aantal gebieden bepaalt, waaronder: Belangenverstrengeling Deponeringen bij SEC en publieke communicaties Naleving van toepasselijke wetten, regels en voorschriften Aangifte van schendingen Inside-informatie en effectenhandel Effecten verhandelen met voorkennis van materiële, niet-openbare informatie is illegaal. Niet-openbare informatie is informatie die niet onder het breed publiek is verspreid. Materiële informatie is informatie die een belegger redelijkerwijze zou beschouwen als zijnde belangrijk bij het maken van investeringsbeslissingen. Geen enkele werknemer, kaderlid of directeur van Bard mag de aandelen van het Bedrijf verhandelen of door iemand anders laten verhandelen, wanneer hij of zij op de hoogte is van materiële, niet-openbare informatie.1 Er mag ook geen enkele werknemer, kaderlid of directeur van Bard aandelen van een ander bedrijf verhandelen wanneer hij of zij op de hoogte is van niet-openbare informatie die materieel is voor de effecten van het ander bedrijf. Als u niet zeker bent of informatie materieel of niet-openbaar is, of wanneer iemand het recht heeft om informatie te ontvangen, vraag dat dan aan de Juridische Afdeling. Verwijs naar Bedrijfsbeleid III-9 – “Aankoop/Beschikking over Effecten van C. R. Bard, Inc. door Executive Officers en Directeurs” en Bedrijfsbeleid III-11 – “Bedrijfseffecten verhandelen, Insideinformatie” voor verdere details over het verhandelen van effecten van het bedrijf.
1 De enige uitzondering op dit verbod is als de aan- of verkoop gebeurt na een reeds bestaand plan of akkoord dat onder Regel 10b5-1 van de Securities Exchange Act van 1934 valt en voorafgaand werd goedgekeurd door de Juridische Afdeling. Dergelijke goedkeuring wordt enkel toegestaan aan zij die regelmatige materiële, niet-openbare informatie verkrijgen over het Bedrijf bij de gewone loop van hun tewerkstelling.
Rapportage van materiële informatie aan het beleggerspubliek en aan de Securities and Exchange Commission Bard verbindt zich ertoe om te garanderen dat de informatie in haar publieke communicaties, inclusief rapportage en documenten die aan de Securities and Exchange Commission worden voorgelegd, volledig is, eerlijk, correct, tijdig en duidelijk. Alle werknemers, kaderleden, directeurs, en, voor zover van toepassing, leveranciers en agenten (i) die bij het openbaarmakingsproces van het Bedrijf betrokken zijn, zijn verantwoordelijk voor het handelen in overeenstemming met dit Beleid (ii) moeten vertrouwd zijn met de openbaarmakingseisen die van toepassing zijn op het Bedrijf en worden verboden bewust materiële feiten over het Bedrijf aan anderen verkeerd voor te stellen, weg te laten of anderen ertoe brengen deze verkeerd voor te stellen of weg te laten, binnen of buiten het Bedrijf, met inbegrip van de onafhankelijke boekhouders van het Bedrijf, en (iii) dienen het Bedrijf te helpen bij het voldoen aan haar rapportageverplichtingen onder de Amerikaanse effectenwetgeving en de regels en voorschriften van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission. Verwijs naar het Bedrijfsbeleid inzake conflictmineralen voor verdere details over de verplichtingen van leveranciers. Het is een vereiste dat we selectieve bekendmaking van materiële, niet-openbare informatie vermijden. Geen enkele werknemer, kaderlid of directeur van het Bedrijf heeft de toestemming om te spreken in naam van het Bedrijf, noch mogen ze materiële, niet-openbare informatie bekendmaken aan personen buiten het Bedrijf, tenzij dit gebeurt in overeenstemming met de Bedrijfsbeleidslijnen die bevoegde woordvoerders aanstellen en die procedures hebben vastgelegd om brede publieke verspreiding te garanderen die door de wet vereist wordt wanneer materiële informatie wordt bekendgemaakt. Zie ook Vertrouwelijke informatie, Intellectuele eigendom hierboven. Belangenverstrengeling Belangenverstrengeling, zowel reële als vermeende, kan de objectiviteit en de reputatie van het Bedrijf in twijfel trekken. Elke werknemer, kaderlid en directeur moet handelen in het belang van Bard en situaties vermijden die verstrengeling van zijn of haar belangen en de belangen van Bard inhouden of waarvan redelijkerwijze verwacht wordt dat ze die inhouden. Belangenverstrengeling doet zich voor wanneer de privébelangen van een werknemer, kaderlid of directeur op welke manier dan ook in botsing komen met of blijken te botsen met de belangen van Bard. Een belangenverstrengeling kan zich voordoen wanneer een werknemer, kaderlid of directeur acties ondernemen of belangen (financiële of andere) heeft die een invloed kunnen hebben op hun vermogen om hun werk bij Bard objectief en effectief uit te voeren. Een belangenverstrengeling kan zich ook voordoen als een werknemer, kaderlid of directeur of lid van de familie van die persoon ongeschikte persoonlijke voordelen krijgt ten gevolge van zijn of haar positie binnen Bard, ongeacht of die voordelen verstrekt zijn door Bard of een derde partij. Het is niet mogelijk om elke vorm aan te halen die een belangenverstrengeling kan aannemen, maar hieronder volgen wat voorbeelden van hoe we belangenverstrengeling vermijden:
We moeten leveranciers en andere zakelijke partners selecteren op basis van criteria zoals kwaliteit, prijs, betrouwbaarheid, service en leveringsvoorwaarden en niet op basis van persoonlijke vriendschappen, familiebanden of mogelijk persoonlijk financieel voordeel;
We mogen geen geschenken of leningen of andere waardevolle voordelen aanvaarden van leveranciers of klanten met uitzondering van goedkope, niet-contante geschenken als dit wordt toegestaan door de toepasselijke wet en als dit in overeenstemming is met de plaatselijke zakelijke gebruiken en toepasselijke professionele of industriële codes;
We mogen geen ongeoorloofd gebruik maken van Bard eigendom, werknemers, producten, voorraad of andere middelen, inclusief informatie, voor activiteiten buiten het bedrijf of elk ander doel. Werknemers mogen tijdens hun werkuren geen andere zaken doen dan die van Bard;
Als we een zakelijke kans zien die voordelig zou kunnen zijn voor het Bedrijf, moeten we onze supervisor inlichten en mogen we die kans niet voor onszelf nemen of aan een vriend of familielid vertellen;
Bard werknemers mogen geen kaderfunctie of directeurschap aanvaarden in een vereniging met winstoogmerk zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Chief Executive Officer;
Bard werknemers mogen geen zaken doen die hen, direct of indirect, voordeel zouden brengen omdat ze een agent, eigenaar, aandeelhouder, werknemer, kaderlid of directeur zijn van een Bard leverancier of klant; en
We suggereren of impliceren niet dat we Bard vertegenwoordigen tijdens activiteiten buiten het Bedrijf, tenzij wanneer we uitdrukkelijke toestemming gekregen hebben om aan die activiteit deel te nemen als Bard vertegenwoordiger en in naam van Bard, inclusief het gebruik van Bard systemen of dienstmerken zoals briefpapier en logo's.
Vooraleer een activiteit of relatie aan te gaan die een belangenverstrengeling zou kunnen inhouden of blijkt in te houden, of die een negatief effect zou kunnen hebben op Bard, moeten werknemers alle relevante feiten bekendmaken aan hun manager. Die manager zal overleg plegen met zijn plaatselijke HR-afdeling en/of de Juridische Afdeling, en Bard zal bepalen of de activiteit wordt toegelaten. Als u vragen heeft, of een bestaande of voorgestelde activiteit of relatie buiten het Bedrijf met een andere zaak moet worden bekendgemaakt, neemt u dan contact op met uw manager of plaatselijke HR-manager. Antitrustwetten We leven de antitrust-, eerlijke concurrentie- en antimonopoliewetgeving na van de landen waarin we zakendoen. We ondersteunen de intentie van deze wetten om eerlijke concurrentie aan te moedigen en consumenten te beschermen tegen oneerlijke zakelijke praktijken. We sluiten geen samenwerkingsovereenkomsten af met onze concurrenten zonder voorafgaande raadpleging van de Juridische Afdeling en we laten ons niet in met verboden activiteiten. Hieronder volgen wat voorbeelden van situaties die dienen vermeden te worden:
Voorstellen om prijzen of andere concurrentiële marketinginformatie te delen met een concurrent of om markten of klanten toe te wijzen.
Pogingen van klanten of mogelijke klanten om Bard te weerhouden van zaken te doen met een andere klant.
We moeten besprekingen vermijden op vergaderingen van de sector of beroepsverenigingen over onderwerpen die gevoelig zijn voor de concurrentie, zoals prijzen, verkoopvoorwaarden, verkoop- of marketingstrategieën, kosten of producten in ontwikkeling. Producten verkopen aan klanten is niet de enige markt waarop we concurreren. We concurreren ook met andere bedrijven op de arbeidsmarkt. Daarom worden overeenkomsten om salarissen of voordelen vast te leggen of wervingsgebieden te verdelen ook verboden, evenals het delen van informatie over vergoedingen met de concurrenten.
U bespreekt geen onderwerpen met concurrenten of klanten die antitrustkwesties oproepen en als een concurrent of klant een dergelijk onderwerp met u probeert te bespreken, moet u dit weigeren, de bespreking onmiddellijk beëindigen en het incident rapporteren aan de Juridische Afdeling.
Import- en exportwetten, economische sancties en antiboycotwetten Bard, onze agenten en vertegenwoordigers moeten alle toepasselijke wetten naleven over de uitvoer en wederuitvoer van producten, software en technologie. We moeten de algemene voorwaarden verkrijgen en naleven van alle nodige uitvoer/wederuitvoerlicenties en anders maatregelen nemen om te garanderen dat onze producten niet ongepast worden uitgevoerd/wederuitgevoerd of omgeleid naar verboden personen, eindgebruikers of -bestemmingen die onderhevig zijn aan sancties die zijn opgelegd door de Verenigde Staten of andere landen, tenzij die wetgeving tegenstrijdig is met de toepasselijke Amerikaanse wetgeving in welk geval de Juridische Afdeling onmiddellijk dient te worden geraadpleegd. We moeten ook de wetten en regelgeving naleven die de import van producten in de Verenigde Staten regelen en de plaatselijke importwetten en -regelgeving in de landen waarin onze producten worden verkocht. We rapporteren accuraat de tariefindelingen, hoeveelheid en waarde van ingevoerde goederen aan de toepasselijke douaneoverheden, garanderen dat onze producten gelabeld en gemerkt zijn volgens de douaneverordeningen van de Verenigde Staten en de plaatselijke verordeningen en besteden ook redelijke zorg aan onze importactiviteiten. We gaan niet samenwerken met een verboden boycot die andere mensen discrimineert op basis van ras, religie, geslacht, afkomst of nationaliteit en we gaan die ook niet bevorderen of ondersteunen. Elk verzoek om samen te werken met of deel te nemen aan een dergelijke verboden boycot, of verzoek om informatie die bedoeld is om te zien of een boycot wordt nageleefd, moet onmiddellijk worden gemeld aan de Juridische Afdeling. Agenten die handelen uit naam van Bard We verwachten dat onze onafhankelijke verkopers, verdelers en agenten dit Beleid naleven bij zaken gedaan uit naam van het Bedrijf. De Bedrijfsmanager die verantwoordelijk is voor de relatie met een onafhankelijke verkoper, verdeler of agent moet garanderen dat de voorwaarden voor die relatie zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst en dat de onafhankelijke verkoper, verdeler of agent een exemplaar van dit Beleid heeft ontvangen en ermee instemt zich aan dit Beleid te houden. VERKLARING VAN AFSTAND VAN HET BELEID Elke verklaring van afstand van de bepalingen in deze Beleidslijn Bedrijfsethiek voor executive officers of directeurs kan slechts worden verstrekt door de Raad van Bestuur van het Bedrijf of een commissie van deze Raad en moet bekendgemaakt worden aan de aandeelhouders.
VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE WERKNEMERS; BEZORGDHEDEN UITEN, VERMOEDE INBREUKEN MELDEN; HANDHAVING2 De naleving van het Beleid voor Bedrijfsethiek van Bard is de verantwoordelijkheid van alle kaderleden, werknemers en, waar toepasselijk, directeurs. De naleving wordt gecontroleerd door supervisors, onder begeleiding van corporate officers, Compliance Officers en de Chief Ethics and Compliance Officer, en is onderhevig aan audits. Jaarlijks moet elke Bard werknemer een verklaring ondertekenen dat hij of zij een exemplaar van het Beleid voor Bedrijfsethiek heeft ontvangen en dat hij of zij het Beleid begrijpt en begrijpt dat naleving ervan verplicht is. Minstens een keer per jaar moeten corporate officers en andere belangrijke werknemers schriftelijk bevestigen dat ze alle werkzaamheden hebben uitgevoerd onder hun supervisie in 2 Dit deel is een samenvatting van de beleidslijnen en procedures van het Bedrijf over het uiten van bezorgdheden, melden van inbreuken en controleren, auditeren en handhaven van de Beleidslijn Bedrijfsethiek, die meer in detail worden omschreven in het corporate Nalevingsbeleid.
overeenstemming met het Beleid. Nieuwe werknemers ontvangen een exemplaar van het Beleid voor Bedrijfsethiek tijdens hun oriëntatie, en moeten dit lezen en een verklaring ondertekenen dat ze het Beleid begrijpen en dat ze een exemplaar hebben ontvangen. Wat te doen bij een vermoede inbreuk, bezorgdheden of vragen? Werknemers worden aangemoedigd en er wordt van hen verwacht om hun supervisor, plaatselijk management, een Chief Compliance Officer of de Chief Ethics and Compliance Officer in te lichten, of de gratis Nalevingslijn die hieronder wordt besproken te bellen, als ze een inbreuk op de wet of het Beleid voor Bedrijfsethiek vermoeden.
Zonder represailles Er is geen straf voor het te goeder trouw aangeven van vermoede inbreuken en het Bard beleid verbiedt represailles tegen iemand die een aangifte te goeder trouw doet. Aangiftes mogen anoniem gedaan worden. Elke aangifte van vermoede inbreuken wordt ernstig genomen en onmiddellijk en gepast onderzocht door het Bedrijf. De identiteit van de persoon die de aangifte doet en het feit dat er een aangifte werd gedaan, wordt in de mate van het mogelijke vertrouwelijk gehouden, tenzij anders vereist door de wet. Als u uw naam niet opgeeft, kan het Bedrijf de zaak mogelijk beperkter onderzoeken doordat ze niet met u kan opvolgen om verdere details te verkrijgen. Elke supervisor die een aangifte van een vermoede inbreuk ontvangt, dient onmiddellijk het plaatselijk management, een Human Resources manager, een Chief Compliance Officer of de Chief Ethics and Compliance Officer in te lichten. De Nalevingslijn De Nalevingslijn is een telefoonnummer dat 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar is. Oproepen naar de Nalevingslijn kunnen niet worden opgespoord. Het gratis nummer voor telefoongesprekken binnen de Verenigde Staten is 877-285-4158. Voor internationale gesprekken moet u eerst het landspecifieke directe AT&T toegangsnummer vormen. De lijst van AT&T toegangsnummers staat op de AT&T website:http://www.business.att.com/bt/access.jsp.3 Verslagen van oproepen naar de Nalevingslijn worden doorgestuurd naar de Chief Ethics and Compliance Officer voor nazicht en onderzoek waar nodig. De Chief Ethics and Compliance Officer mag deze verantwoordelijkheid aan een Compliance Officer delegeren.
Contact opnemen met niet-uitvoerend bestuurders of het auditcomité van de Raad U mag ook van de Nalevingslijn gebruik maken om contact op te nemen met de niet-uitvoerend bestuurders van de Raad van Bestuur of om klachten of vragen over boekhouding, interne controle of auditkwesties onder de aandacht van het auditcomité of de Raad te brengen of u kan hen een e-mail sturen op
[email protected] of hen schrijven op het adres van de hoofdzetel van het Bedrijf: C. R. Bard, Inc., 730 Central Avenue, Murray Hill, NJ 07974. Sancties voor inbreuken op het beleid Naast de sancties die door de wet worden opgelegd, wordt elke werknemer die een inbreuk heeft gepleegd op de wet of de Beleid voor Bedrijfsethiek onmiddellijk gesanctioneerd. Deze sanctie kan ook de beëindiging van de tewerkstelling inhouden. 3 Voor de Europese werknemers zijn oproepen naar de Nalevingslijn beperkt tot kwesties met betrekking tot de boekhouding, de interne controle van de boekhouding, auditing, omkoping en financiële misdrijven.
Herziening van het Beleid De Chief Ethics and Compliance Officer zal, samen met het management, het Beleid voor Bedrijfsethiek regelmatig herzien en waar nodig wijzigingen aanbrengen. V.
TOEPASSING De bepalingen in dit document zijn onmiddellijk van kracht.
VI.
INGANGSDATUM Zodra dit Beleid is goedgekeurd, is het van kracht.
