Handleiding. Afdelingenportaal PCOB Penningmeesters

Handleiding Afdelingenportaal PCOB Penningmeesters April 2013

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding .....................................................................................................................................4 Toegang via internet .................................................................................................................4 Inloggen.....................................................................................................................................5 Uitloggen ...................................................................................................................................6

Hoofdstuk 2: 2.1 2.2 2.3 2.4

3.2

3.3 3.4

Instellingen ...............................................................................................................7

Het tabblad GB - Exploitatie ......................................................................................................7 2.1.1 Een nieuwe grootboekrekening aanmaken voor uw exploitatierekening .......................8 Het tabblad GB - Balans ...........................................................................................................8 Het tabblad Lidmaatschappen ..................................................................................................9 2.3.1 Een nieuw lidmaatschapstarief aanmaken .....................................................................9 Het tabblad Bankrekeningen ...................................................................................................10 2.4.1 Een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken ........................................................10

Hoofdstuk 3: 3.1

Algemeen ..................................................................................................................4

Financieel ................................................................................................................11

Het tabblad Exploitatierekening ..............................................................................................11 3.1.1 Aanmaken van een exploitatierekening: bij aanlevering jaarcijfers ..............................12 3.1.2 Aanmaken van een exploitatierekening: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen ....................................................................................................13 3.1.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers exploitatierekening ................................13 Het tabblad Balans ..................................................................................................................14 3.2.1 Aanmaken van een balans: bij aanlevering jaarcijfers .................................................15 3.2.2 Aanmaken van een balans: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen ....16 3.2.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers Balans ...................................................16 Het tabblad Transacties ..........................................................................................................17 3.3.1 Boeken/ aanmaken van transacties..............................................................................17 Het tabblad Memoriaal ............................................................................................................20 3.4.1 Boeken/ aanmaken van memoriaalboekingen .............................................................21

Bijlage I: Tips ........................................................................................................................................23

Handleiding afdelingenportaal PCOB

3

Hoofd dstuk 1:

Algem meen

1.1 In nleiding Per 1 januari 2013 is het onde erdeel van hhet afdelinggenportaal vvoor de pennningmeeste ers in nt u bij de w werkzaamheeden die u aals gebruik genomen. Dit nieuwe onderdeel ondersteun penninggmeester veerricht binnen uw afdeeling. U kuntt het onderdeel gebruiiken voor: 1. d de aanleverring van de financiële jjaargegeven ns van uw afdeling; 2. het bijhoud den van de ffinanciële trransacties (mutaties ba ank en/of ggiro en kas); 3. vvastlegging memoriaalboekingen t.b.v. de baalans en exp ploitatierekeening Het eerste onderdeeel, het aan nleveren vann de financiiële jaargeg gevens, is naa een oefen nperiode vanaf 1 januari 201 13 officieel in gebruik ggenomen. Vanaf 25 februari is ook de traansactie‐ enn memoriaaalfunctionaliteit officieeel in gebruik genomeen. Voor dee genoemdee functionalliteiten gelddt dat de PC COB ernaar streeft dezee naar de to oekomst toe verd der te verbeeteren. Wij stellen het dan ook ze eer op prijs o op de hoogtte te worde en gesteld van uw ideeën en wen nsen. Ook w wanneer u vvragen heeft of problem men ervaart, willen wij dit ggraag horen n. Laat ons d dat dan s.v.pp. weten viaa de Helpde esk functionnaliteit in he et program mma. Met dezze handleiding over fun nctionalitei ten en achttergronden hopen wij uu op weg te e kunnen helpen. Veel succces!

1.2 T Toegang via interrnet

Het afdeelingenporttaal werkt vvia internet.. Om de app plicatie op tte starten d ient u uw b browser te open nen.

Gebruikkers van een n Windows omgeving hhanteren hiiervoor Inte ernet Explorrer Gebruikkers van een n Apple omgeving hantteren hiervo oor Safari

U gaat d dan naar dee website vaan de PCOB B: www.pcob.nl. Vervolgens gaat uu naar de optie afdelinggenportaal. U klikt dan op de knopp Inloggen e en vervolgens ziet u heet inlogsche erm van het afdeelingenporttaal.

Handleidin ng afdelingenpo ortaal PCOB

4

Inhoudsopgave

1.3 Inloggen Hier voert u uw inlognaam en wachtwoord in en klikt op ‘Inloggen’. Mocht u problemen hebben met inloggen, dan kunt u contact opnemen met het landelijk bureau via [email protected] of 038‐4225588.

Wanneer u bent ingelogd komt u, indien u zowel ledenadministrateur als penningmeester bent, automatisch in het scherm Personen terecht. Bent u alleen penningmeester, dan komt u automatisch in het scherm Financieel terecht. U ziet altijd alleen de gegevens van uw afdeling.

© STB Automatisering & Advies BV

5

1.4 Uitloggen Als u klaar bent met het invoeren en wijzigen van gegevens kunt u uitloggen uit het systeem.

6

Handleiding afdelingenportaal PCOB

Inhou udsopgave

Hoofd dstuk 2:

Instellingen

In het o onderdeel In nstellingen kkunt u de fi nanciële staamgegeven ns invoeren waar u binn nen uw afdelingg mee wilt ggaan werken. U kunt u uw gegeven ns verder inrichten vannuit een 4‐taal tabbladen welke in ddit hoofdstu uk nader uitgeleggd zullen wo orden.

2.1 H Het tabbla ad GB - Exploitat E tie Op het ttabblad GB – Exploitatie vindt u dde grootboe ekrekeninge en die u in uuw exploitaatierekeningg kunt gebruiken.

p één van dee onderdele en klikt in d e bovenste balk, dan sorteert hett systeem op die Als u op betreffeende kolom m. Wij advise eren u daar in bij voorkeur de kolo om “Sort” off de kolom “Code” te gebru uiken.

© STB Au utomatisering & Advies BV

7

U vindt hier vervolggens twee kknoppen. M Met de knop p ‘Standaard d’ kunt u heet standaard d rekeningenschemaa oproepen voor de expploitatierekkening. Met de knop ‘N Nieuw’ kunt u eigen grootbo oekrekeninggnummers ttoevoegen. Dit wordt in de volgen nde paragraaaf nader uitgeweerkt. u met de meemoriaal functionaliteiit werkt kun nt u in de ko olom Memooriaal met e een Indien u vinkje aangeven welke grootb boekrekeninngen bij memoriaalboe ekingen moggen worden n gebruikt. Voor de w werking van n de memorriaal functio onaliteit verrwijzen wij uu naar het ebruik van ddeze functio onaliteit die ent apart viaa het landelijk hoofdsttuk 3 Financcieel. Het ge bureau in Zwolle aaangevraagd d te wordenn (dit kunt u u doen doorr de vraag tee stellen viaa de Helpdessk in het pro ogramma). ootboekrekkening te verwijderen d dan kunt u ddat doen met Wanneeer u besluit om een gro behulp van het rod de kruisje in n de laatste kolom. 2.1.1 Een nieuw we grootboekrekeniing aanma aken voorr uw explo oitatiereke ening Via de kknop

kunt u eeen nieuwe grootboekre ekening aan maken.

u eigen rekeeningen toe evoegt dan zzult u altijd een ‘catego orie’ erbij m moeten aangeven. Indien u De keuzzelijst met ccategorieën ligt voor u vast en heb bben een ve erband mett het aanlevveren van uw jaarcijfers aaan de landelijke organnisatie. Daar ligt ook he et beheer eervan. d Code kuntt u gebruike en om een ggrootboekrekeningnum mmer in te vvullen. In het veld Het veld Omschrrijving kuntt u de omscchrijving vann de nieuwe e rekening invullen. Indien u u iets heeft toegevoegd d en u wilt ddat opslaan n, dan klikt u u op de knoop Bewaar o onderin het scheerm. Als u aalleen heeftt gekeken een/of u wilt de invoer n niet doorvoeeren, dan kklikt u op Annuleeer.

2.2 H Het tabbla ad GB - Balans B Op het ttabblad GB – Balans vindt u de groootboekrekkeningen die e u in uw baalans kunt gebruiken. entiek aan d de toelichti ng in paraggraaf 2.1 De werkking van het tabblad GB – Balans iis verder ide en 2.1.11

8

Handleidinng afdelingenpo ortaal PCOB

Inhou udsopgave

2.3 H Het tabbla ad Lidma aatschap ppen In het taabblad Lidm maatschappen legt u vaast welke lid dmaatschap ppen er binnnen uw afdeling zijn.

Naast dee type lidmaaatschappen, de betaalwijjze en het be edrag, kunt u u in de kolom m ‘Termijn’ d de betalingssfrequentie aangeven.

2.3.1 Een nieuw w lidmaats schapstarrief aanma aken Via de kknop

kunt u eeen nieuw lidmaatschapstarief aanm maken.

Er word dt dan een aapart scherm mpje getoo nd waarin u u de gegeve ens van het lidmaatschap dient in te voeren.

In het veld Lidmaatschaptype e geeft u hett type van h het lidmaatsschap aan ((bijv. contrib butie individu ueel of contributie leefverband). Het veld d Betaalwijze geeft aan n op welke wijze u de iinning wilt u uitvoeren (kkeuze uit Automaatische incasso en Overrschrijving).. Bij Bedragg geeft u hett contributi ebedrag aaan.


9

2.4 H Het tabbla ad Bankrekening gen Via het de knop Fin nancieel kun nt u de fina nciële transsacties op u uw bankrekeening en kaasboek vastlegggen. Dit ond derdeel worrdt nader tooegelicht in hoofdstuk 3 Financieeel. Om geb bruik te kunnen maken van deze ooptie dient u u binnen he et onderdeeel Instellinge en de bankrekkeningen aaan te maken n die op naaam van uw afdeling sta aan, evenalss een kasbo oek (mits u daar ggebruik van maakt). In het taabblad Bankrekeningen legt u vasst welke ban nkrekeninge en er op naaam van uw afdeling staan.

2.4.1 Een nieuw we bankre ekening off kasboek aanmaken Via de kknop

kunt u eeen nieuwe b bankrekenin ng of kasboeek aanmake en.

In het veld Rekenin ngnummer vult u het nnummer van de betrefffende rekenning in. Bij Omschrrijving kunt u toelichten om welkee rekening h het gaat. In het veld Tyype geeft u aan of het gaatt om een baank of kas. Met het velld Startbedrag wordt b bedoelt het saldo waarrmee u aanvanggt.

10


Inhou udsopgave

Hoofd dstuk 3:

Finan ncieel

In het o onderdeel Fiinancieel ku unt u de jaaarcijfers invo oeren voor zowel de exxploitatiere ekening als de b balans. Dit h hebben wij u u reeds gev raagd te do oen voor het jaar 2012.. n van jaarcijjfers van uw w afdeling e een wettelijkke verplichtting, om Zoals u weet is het aanleveren omen tot ééén jaarreken ning voor dee verenigingg PCOB. zo te ko U heeft daarbij de mogelijkheid om allee n de jaarcijfers jaarlijkss aan te levveren, zie ook de moggelijkheid om m toelichtting in paraggraaf 3.1.1. Daarnaast biedt dit prrogramma o gebruik te maken vvan de transsactie functtionaliteit (e en evt. de m memoriaal ffunctionalite eit) waarbij u de totaleen op uw exxploitatierekkening en balans (voor een deel) llaat berekenen 3.1.2 door heet systeem zzelf. Zie hierrvoor de toeelichting in paragraaf 3 Let op: met de tran nsactie funcctionaliteit bbeheert u u uw financiële transacti es binnen u uw bankrekkening(en) een kasboek. De memorriaalboekingen vragen wat meer sspecifieke boekhoudkundige kennis. Daaarom is dezee functionaliteit op aan nvraag voorr u beschikb baar. U kunt viaa de Helpdeesk (door ee en vraag te sstellen) binnen het pro ogramma aaangeven of u gebruik wilt maken n van deze ffunctie. Het ond derdeel Finaancieel beschikt over eeen 4‐tal tabbladen we elke in dit hooofdstuk naader uitgeleggd zullen wo orden.

3.1 H Het tabbla ad Explo oitatierek kening Op het ttabblad Exp ploitatiereke ening vindt u de mogelijkheid om de jaargeggevens van d de exploitaatierekeningg van uw affdeling vast te leggen.

Met de

(printeersymbool) kunt u uw Exploitatierrekening van het betreeffende jaarr


11

uitprinten. Vult u tussentijds vvia onderdeeel Instellinggen uw groo otboekrekeeningen aan n, of wijzigt u u bijvoorbeeeld de nummering, dann kunt u me et de knop (achterraan de rege el) handmaatig de gegeevens van uw grootboeekrekeninge en in uw jaa aroverzicht updaten/ bijwerken. Met hett

ggroene pijltje gaat u naaar de detaillgegevens vvan de betreeffende exp ploitatie

(in ons vvoorbeeld d die van 2012). Met de knop achteraan de e regel kuntt u het exploitaatieoverzich ht van het betreffende jaar verwijd deren. Let o op: past u w wel op niet p per ongelukk gegevens tte verwijderen. Als de status op D Definitief sta aat kunnen de gegeven ns niet verwijderd worden n. 3.1.1 Aanmaken van een n exploitattierekening g: bij aanllevering jaaarcijfers Wij heb bben u begin n 2013 gevrraagd om dee jaarcijferss van uw afd deling voor het jaar 2012 aan te leverren. Via de kknop

kunt u eeen nieuwe exploitatiere ekening aannmaken.

Nadat u u op nieuw h heeft geklikkt verschijntt bovenstaaand scherm. Het systeeem toont u direct de groo otboekreken ningen vanu uit het ondeerdeel Inste ellingen. U ziet de rekenningen teru ugkomen waarvan n u heeft aaangegeven ze te willenn hanteren ((zie onderde eel instellinngen).

12


Inhou udsopgave

Het veld d Jaar kunt u gebruiken n om in aann te geven o om welk exp ploitatiejaarr het gaat. In de kolom B Begroot kun nt u aangeven wat naa r uw inschaatting de verwachte koosten en opbrenggsten zullen n zijn. Indie en u dit systteem alleen gebruikt om de jaarcijjfers aan te leveren (u maakkt geen gebruik van de transactie functionalitteit en mem moriaalboekkingen), dan n vult u handmaatig de totaalbedragen n in de kolom m Werkelijkk in. Met de knop aaan het eind d van de groootboekrekkening kunt u een rappport printen n van de boekinggen op de betreffende grootboekrrekening, vo oor het aangegeven (bboek)jaar, en n afkomsttig uit de traansactie bo oekingen enn/of memoriaalboeking gen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruuik te make en van genoemde functtionaliteiten n. Met de knop

kunt u het venstter weer afssluiten.

3.1.2 Aanmaken van een n exploitattierekening g: bij toep passing vaan Transacties / Memoriaa alboekinge en Indien u u gebruik m maakt van de e transactieefunctionalitteit en/of de memoriaaalboekingen dan volgt u d de procedu ure zoals in vvoorgaandee paragraaf wordt bescchreven, meet uitzondering van de kolom Werkelijk. In tegen nstelling tott de vorige p paragraaf v ult u geen d directe bedragen in maaar laat u he et systeem m de bedraggen automatisch berekkenen. Door op p de knop in het totaaaloverzichtt van uw exxploitatierekkening te klikken kunt u d de kolom W Werkelijk automatisch ddoor het syssteem laten n (her)berekkenen. Op b basis van de b boekingen d die u over h het overeennkomstige jaaar hebt vasstgelegd binnnen uw transactties en even ntueel uw m memoriaalbboekingen, w worden de ttotaalbedraagen op de betreffeende grootb boekrekenin ngen voor uu getotaliseerd (let op: deze “verveers” knop w wordt nog verp rplaatst; tott die tijd verrloopt het veerversen va an de exploittatierekeninng via deze knop). 3.1.3 Hanteren status t.b b.v. aanlev vering jaarrcijfers exploitatiereekening Bij de aaanlevering vvan de jaarccijfers hanteeren wij driie statussen n. De status is voor u vaan belang o omdat u daaarmee ook kunt aangeeven of uw gegevens to oegankelijk mogen worden voor heet landelijk b bureau in Zw wolle.


13

U kunt iin het systeem drie staatussen hannteren: - “In bewerkking”: U ben nt zelf nog bbezig met h het invoeren n van de cijffers. Het lan ndelijk bureau heeeft geen inziicht in uw ggegevens. - “Voorlopig definitief”: U heeft al uw transaccties verwerrkt en u heeeft de balan ns en eexploitatierrekening gereed voor dde kascontrole en voorr aanleverinng aan de ledenvergadering. Mett deze statuus heeft hett landelijk bureau ook ttoegang tott uw jjaarcijfers. - “Definitief””: De jaarstu ukken zijn ggecontroleerd door de kascontroleecommissie e en ze zzijn tevens vastgesteld d in de ledennvergaderin ng. baarheid van uw jaarcijjfers (midde els de statu usaanduidinng Voorlopigg Let op: de beschikb definitieef) is voor h het landelijkk bureau va n belang, o omdat daarm mee deze ccijfers kunne en worden n samengevo oegd met d de cijfers vann andere affdelingen en n gewesten ten behoevve van de landelijke jaarreekening (consolidatie pproces). Wij verzzoeken u, zo odra u uw ccijfers gereeed heeft, de e status op ““Voorlopig ddefinitief” tte zetten.

3.2 H Het tabbla ad Balan ns Op het ttabblad Balans vindt u de mogelij kheid om de jaargegevvens van dee balans van n uw afdelingg vast te legggen.

Met de (printeersymbool) kunt u uw Balans van het betrefffende jaar uuitprinten. V Vult u tussentijds via onderdeel Inste ellingen uw w grootboekkrekeningen n aan, of wijjzigt u bijvoorbeeld de nummering, dan n kunt u me et de knop (achterraan de rege el) handmattig de gegevens van uw grootboekrrekeningen in uw jaarooverzicht up pdaten/ bijw werken. Met hett

(ggroene) pijltje gaat u nnaar de detaailgegevens van de bettreffende baalans (in

ons voo orbeeld die vvan 2012). Met de knoop

14

achtteraan de re egel kunt u dde balans vvan het


Inhou udsopgave

betreffeende jaar veerwijderen. Let op: passt u wel op niet per ong geluk gegevvens te verwijderen. Als dee status op Definitief s taat kunnen de gegeve ens niet verrwijderd wo orden. 3.2.1 Aanmaken van een n balans: b bij aanleve ering jaarc cijfers Wij heb bben u begin n 2013 gevrraagd om dee jaarcijferss van uw afd deling voor het jaar 2012 aan te leverren. Via de kknop

kunt u eeen nieuwe b balans aanm maken.

Nadat u u op nieuw h heeft geklikkt verschijntt bovenstaaand scherm. Het systeeem toont u direct de groo otboekreken ningen vanu uit het ondeerdeel Inste ellingen. U ziet de rekenningen teru ugkomen waarvan n u heeft aaangegeven ze te willenn hanteren ((zie onderde eel instellinngen). Het veld d Jaar (boekkingsjaar) kkunt u gebruuiken om in n aan te gevven om welkk balansjaarr het gaat. In de kolom B Bedrag (beggin) kunt u aaangeven w wat de begin nbalans is vvan uw afdeling bij aanvangg van het bo oekjaar. Ind dien u dit syysteem alle een gebruiktt om de jaa rcijfers aan te leveren (u maakt ggeen gebruik van de traansactie fun nctionaliteitt en memorriaalboekinggen), dan vultt u handmaatig de totaaalbedragen in op de ko olom Bedrag g (eind). Let op: A Aangezien 2 2012 het ee erste jaar is dat hierme ee gestart iss, verzoekenn wij u ook de beginbaalans in te vvullen. de van de acctiva en die van de passiva aan Let op: denk eraan dat bij uw invoer de tootaalwaard elkaar ggelijk dienen n te zijn. He et systeem ccontroleert hierop en laat een wa arschuwingg zien als deze saldi van elkaar afwijken.


15

Met de knop ((printersym mbool) aan hhet eind van n de grootboekrekeninng kunt u ee en rapportt printen van de boekin ngen op de betreffende e grootboekkrekening, vvoor het aangegeeven (boek))jaar, en afkkomstig uit de transacttie boekinge en en/of memoriiaalboekinggen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruuik te make en van genoemde functtionaliteiten n. Met de knop

kunt u het venstter weer afssluiten.

3.2.2 Aanmaken van een n balans: b bij toepass sing van Transactie T es / Memoriaa alboekinge en Indien u u gebruik m maakt van de e transactieefunctionalitteit en/of de memoriaaalboekingen dan volgt u d de procedu ure zoals in vvoorgaandee paragraaf wordt bescchreven, meet uitzondering van de kolom Bedrag (e eind). In tegen nstelling tott de vorige p paragraaf v ult u geen d directe bedragen in maaar laat u he et systeem m de bedraggen automatisch berekkenen. Door op p de knop in n het totaalooverzicht vaan uw balan ns te klikkenn kunt u de kolom Bedrag (eind) auto omatisch do oor het systeeem laten ((her)berekenen. Op ba sis van de boekinggen die u ovver het overreenkomstigge jaar hebt vastgelegd d binnen uw w transactie es en eventueeel uw mem moriaalboekkingen, wor den de totaaalbedragen n op de betrreffende grootbo oekrekeninggen voor u ggetotaliseerrd. De overblijvende posten wordden handmatig door u iingevoerd. 3.2.3 Hanteren status t.b b.v. aanlev vering jaarrcijfers Ba alans Bij de aaanlevering vvan de jaarccijfers hanteeren wij driie statussen n. De status is voor u vaan belang o omdat u daaarmee ook kunt aangeeven of uw gegevens to oegankelijk mogen worden voor heet landelijk b bureau in Zw wolle.

U kunt iin het systeem drie staatussen hannteren: - “In bewerkking”: U ben nt zelf nog bbezig met h het invoeren n van de cijffers. Het lan ndelijk bureau heeeft geen inziicht in uw ggegevens.

16


Inhou udsopgave

“Voorlopig definitief”: U heeft al uw transaccties verwerrkt en u heeeft de balan ns en eexploitatierrekening gereed voor dde kascontrole en voorr aanleverinng aan de ledenvergadering. Mett deze statuus heeft hett landelijk bureau ook ttoegang tott uw jjaarcijfers. - “Definitief””: De jaarstu ukken zijn ggecontroleerd door de kascontroleecommissie e en ze zzijn tevens vastgesteld d in de ledennvergaderin ng. Let op: de beschikb baarheid van uw jaarcijjfers (midde els de statu usaanduidinng Voorlopigg definitieef) is voor h het landelijkk bureau va n belang, o omdat daarm mee deze ccijfers kunne en worden n samengevo oegd met d de cijfers vann andere affdelingen en n gewesten ten behoevve van de landelijke jaarreekening (consolidatie pproces). Wij verzzoeken u, zo odra u uw ccijfers gereeed heeft, de e status op ““Voorlopig ddefinitief” tte zetten. -

3.3 H Het tabbla ad Trans sacties Op het ttabblad Traansacties vin ndt u de moogelijkheid o om uw tran nsactieboekkingen bij te e houden n. Het gaat d daarbij om d de transact ieboekingen binnen uw w bankrekeening(en) en n/of kasboekk.

In het veld Bankrekkening kuntt u aangeve n voor welkke rekening g, dan wel kaas, u uw fin nanciële transactties wilt reggistreren. 3.3.1 Boeken/ aanmaken a n van trans sacties Via de kknop

kunt u eeen nieuwe trransactie aa anmaken.

Op het moment daat u een nieuwe transaactie gaat invoeren kom mt het ondeerstaande sccherm naar voren.


17

In het sccherm Tran nsactie geefft u aan of uuw transactie een betaling (Uitgavve) betreft o of een ontvanggst (Inkomsst). Afhanke elijk van uw keuze toon nt het systee em daarop automatiscch de bijbehorende grootboekreken ningen. Zie oonderstaand schermvo oorbeeld, w waarin de grootbo oekrekeninggen getoond d worden bbehorende b bij het type Inkomst. Door op p de knop

te e klikken koomt u in ond derstaand sscherm.

In het veld Datum geeft u de b boekingsda tum aan. O Op basis van het jaartal zal de boekking automaatisch ook teerugkomen in de kolom m Werkelijkk van het bijjbehorendee exploitaatieoverzich ht (dit na he et “ververseen” van de ggegevens aldaar). Het veld d Factuurnu ummer kan gebruikt w worden om h het factuurn nummer va n de credite eur in te vullen. W Wanneer u een ontvan ngst van eenn contributiebijdrage vverwerkt kuunt u via dit veld (gebruikk het blauw we pijltje) de e bijbehorennde debiteu ur (lid) vanu uit uw eigenn

18


Inhou udsopgave

ledenad dministratiee erbij zoeke en. In het veeld Omschrrijving kunt u een toelicchting aanggeven op de aaard van de transactie, en in het veeld Bedrag vvult u het b bedrag in vaan de transaactie. Met de knop

zorgt u ervoor daat de transaactie in uw ssysteem bew waard word dt.

Nadat u u op bewaarr heeft geklikt ziet u dee transactieregel verschijnen (zie oonderstaand scherm)). Ter controle kunt u h het eindsalddo van de re ekening die op uw scheerm getoon nd wordt controleeren met heet eindsaldo o van uw baankafschriftt.

Met de knop kkunt u een ooverzicht vaan uw transacties expoorteren in ee en csv bestand d wat u bijvo oorbeeld in n Excel weerr kunt open nen.


19

3.4 H Het tabbla ad Memo oriaal Op het ttabblad Meemoriaal vin ndt u de moogelijkheid o om memoriaalboekingeen vast te le eggen. Uw mem moriaalboekingen betrreffen zoweel uw balanss als exploittatierekeninng. Let op: u kunt alleeen met deze e functionalliteit werken wanneer u dit op vooorhand ken nbaar n het landeliijk bureau. Mocht u hie er alsnog ge ebruik van w willen make en dan heeft geemaakt aan vragen w wij u dit door te geven n via Helpdeesk/vragen.

Via het onderdeel Instellingen n kunt u bij de grootboekrekeningen aangeveen of een re ekening bij mem moriaalboekkingen gebru uikt mag woorden (zie h hiervoor paragraaf 2.1)).

20


Inhou udsopgave

3.4.1 Boeken/ aanmaken a n van mem moriaalboe ekingen Via de kknop

kunt u eeen nieuwe m memoriaalboeking aanm maken.

Op het moment daat u een nieuwe memooriaalboekin ng gaat invo oeren komt het onderstaande scherm naar voren n.

In het sccherm Mem moriaalboeking geeft uu aan welke e grootboekkrekening geedebiteerd en gecreditteerd moett worden. In n het veld D Datum word dt automatissch de huiddige datum ggezet. In het veld d Jaar vult u u het boekin ngsjaar in w waarop de m memoriaalbo oeking van toepassing is. Op basis vaan het jaartaal zal de me emoriaalboeeking autom matisch ookk terugkomeen in de kolom Werkeliijk van het bijbehorend de exploitattieoverzichtt (dit na hett verversen van de geggevens aldaar). In het veld Debet een het veld Credit kom men de groottboekreken ningen naar voren waarvan u in het o onderdeel In nstellingen h heeft aangeegeven dat deze t.b.v. memoriaalbboekingen ggebruikt mogen worden. In het veld Om mschrijvingg kunt u een n toelichting g op uw boeeking geven n en in het veld d Bedrag vu ult u het bed drag in. Met de knop wordt.

zorgt u ervoor daat de memo oriaalboekin ng in uw syssteem bewaaard


21

Nadat u u op bewaarr heeft geklikt ziet u dee memoriaaalboeking ve erschijnen ((zie ondersttaand scherm)).

kkunt u een ooverzicht vaan uw transactie exporrteren in een csv Met de knop bestand d wat u bijvo oorbeeld in n Excel weerr kunt open nen.

22


Inhoudsopgave

Bijlage I: Tips Vergroten

Wanneer u de getoonde schermen wilt vergroten kunt u daar de inzoomfunctie van uw browser voor gebruiken. Door een aantal malen Ctrl + + te toetsen zult u inzoomen. Uitzoomen is mogelijk met Ctrl + - . Sneltoetsen

Een aantal sneltoetsen is handig om te gebruiken: Ctrl + C = kopiëren Ctrl + V = plakken Ctrl + X = knippen Ctrl + Z = ongedaan maken Tab : Ons advies is altijd gebruik te maken van de Tab toets om van veld naar veld te

springen. Bijvoorbeeld als u een datumveld wilt invullen is het handig om met de Tab toets naar dit veld te gaan. In het veld verschijnt dd‐mm‐yyyy. U kunt dan de datum intypen (inclusief tussenliggende streepjes), nadat u het veld heeft leeggemaakt. U kunt eventueel ook het kalendertje gebruiken

© STB Automatisering & Advies BV

23

Handleiding. Afdelingenportaal PCOB Penningmeesters

Recommend Documents