Handleiding 4CIS Synchro

Zakelijke software software voor verkoop, dienstverlening en administratie

Handleiding 4CIS Synchro

Optimale ondersteuning van uw frontoffice Optimale communicatie tussen uw frontoffice en backoffice

4CIS InfoBase 3.3.3

®4CIS, 1999 - 2003, alle rechten voorbehouden

4CIS

Weegschaalstraat 3 5632 CW Eindhoven The Netherlands

T: +31 (0)40 2911295 F: +31 (0)40 2911296 Helpdesk: +31(0)40 2911297 [email protected]

/ www.4cis.nl

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Inhoudsopgave 1

Inleiding ........................................................................................... 3 1.1 Hoe vindt synchronisatie tussen front- en backoffice plaats?..............................4 1.1.1 Synchronisatiebestanden .................................................................................. 4 1.1.2 Het synchronisatieproces .................................................................................. 5 1.2 Mogelijkheden en beperkingen............................................................................5 1.2.1 Mogelijkheden en beperkingen 4CIS Synchro voor uw backoffice ........................... 5 1.2.2 Mogelijkheden en beperkingen 4CIS Synchro voor uw frontoffice........................... 5 1.3 Waar treft u 4CIS Synchro in 4CIS InfoBase .......................................................6

2

Installatie en beheer ......................................................................... 6 2.1 Installatie software backoffice ............................................................................6 2.2 Installatie software frontoffice............................................................................7 2.3 Instellen gebruikersrechten ................................................................................7 2.3.1 Instellen gebruikersrechten backoffice................................................................ 7 2.3.2 Instellen gebruikersrechten frontoffice ............................................................... 8

3

Stappenplan synchroniseren ........................................................... 10 3.1 Backoffice: synchronisatiebestand aanmaken voor frontoffice..........................10 3.1.1 Menu Synchro – Synchrobestand aanmaken ..................................................... 10 3.1.2 Selectie bepalen van gegevens voor frontoffice ................................................. 10 3.2 Synchronisatiebestand inlezen op frontoffice....................................................14 3.3 Mutaties doorvoeren door frontoffice ................................................................15 3.4 Frontoffice: synchronisatiebestand aanmaken voor backoffice .........................16 3.5 Backoffice: synchronisatiebestand frontoffice inlezen.......................................18

Eindhoven, augustus 2003

2

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

1 Inleiding 4CIS Synchro is een module 4CIS InfoBase die speciaal is ontwikkeld voor: Verbetering ondersteuning van uw frontoffice (één of meerdere buitendienst medewerkers), De verbetering van de communicatie tussen uw front- en backoffice (buitendienst en binnendienst). Met 4CIS Synchro kunnen uw frontoffice (één of meerdere buitendienstmedewerkers) buiten uw kantoornetwerk gegevens in 4CIS InfoBase raadplegen en muteren. Door uw frontoffice buiten uw kantoornetwerk doorgevoerde mutaties worden vervolgens periodiek verwerkt in de centrale 4CIS InfoBase database bij u op kantoor. Deze synchronisatie vindt plaats via synchronisatiebestanden die per e-mail worden uitgewisseld. Tevens is 4CIS Synchro geschikt om twee stand alone databases op verschillende locaties periodiek met elkaar te synchroniseren.

Back office: binnendienst

Front office: buitendienst

Figuur 1: schema integratie backoffice en frontoffice

Eindhoven, augustus 2003

3

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

1.1 Hoe vindt synchronisatie tussen front- en backoffice plaats? De communicatie tussen uw frontoffice en backoffice vindt plaats via zogenaamde synchronisatiebestanden die per e-mail worden verstuurd.

1.1.1 Synchronisatiebestanden Er wordt een onderscheid gemaakt tussen twee typen synchronisatiebestanden: 1. Synchronisatiebestanden van de backoffice (binnendienst) naar de frontoffice (buitendienst), 2. Synchronisatiebestanden van de frontoffice (buitendienst) naar de backoffice (binnendienst).

1. synchronisatiebestanden met alle gegevens van een selectie van relaties (bedrijven / personen) of projecten Backoffice

Frontoffice

2. synchroniatiebestanden met alleen door frontoffice doorgevoerde mutaties Figuur 2: schema communicatie tussen uw backoffice en frontoffice middels synchronisatiebestanden 1.1.1.1

Synchronisatiebestanden voor frontoffice

Synchronisatie bestanden van de backoffice voor de frontoffice bevatten alle gegevens van een door de backoffice bepaalde selectie van relaties (bedrijven, personen) of projecten. Een dergelijke selectie kan bijvoorbeeld worden gemaakt op basis van de bij de relaties ingevoerde accountmanager of een postcodegebied. 1.1.1.2

Synchronisatiebestanden voor de backoffice

Synchronisatie bestanden van de frontoffice voor de backoffice bevatten alleen de door de frontoffice doorgevoerde mutaties. Voorbeelden van dergelijke mutaties zijn: • Aanpassen van NAW gegevens, • Toevoegen van nieuwe contactpersonen bij een bestaande relatie, • Invoeren van een nieuwe relatie met contactpersonen, • Invoeren van een journaal (bezoekrapportage, notities), • Een door de buitendienst voor de binnendienst geplande actie, • Een door de buitendienst afgehandelde actie. 1.1.1.3

Specificaties synchronisatiebestanden

Doordat een synchronisatiebestand van de backoffice voor de frontoffice alle informatie bevat van een selectie van relaties of projecten (relatiegegevens, projectgegevens en gekoppelde acties, documenten, calculaties, offertes, orders, facturen en PIDO’s) en het synchronisatiebestand van de frontoffice voor de backoffice alleen de mutaties bevat, zijn synchronisatiebestanden voor de frontoffice groter (1 – 5 MB) dan synchronisatiebestanden voor de backoffice (100 – 500 KB). De door 4CIS InfoBase aangemaakte synchronisatiebestanden maken gebruik van het volgende naamgeving protocol: , bijvoorbeeld CR 07072003 1409.

Eindhoven, augustus 2003

4

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

1.1.2 Het synchronisatieproces Het synchronisatieproces beslaat de volgende stappen: 1. Synchronisatiebestand voor frontoffice aanmaken door backoffice, 2. Synchronisatiebestand backoffice inlezen door frontoffice, 3. Mutaties doorvoeren door frontoffice, 4. Synchronisatiebestand voor backoffice aanmaken door frontoffice, 5. Synchronisatiebestand van frontoffice inlezen door backoffice.

1. Backoffice Synchro aanmaken op basis van selectie van relaties of projecten

2. Frontoffice Synchro inlezen

BACKOFFICE

FRONTOFFICE 3. mutaties doorvoeren 5. Backoffice Synchro met mutaties inlezen

4. Frontoffice Synchro met mutaties aanmaken

Figuur 3: schema synchronisatieproces Na het doorlopen van deze synchronisatieslag zijn de door frontoffice (één of meerdere buitendienstmedewerkers) buiten het kantoornetwerk doorgevoerde mutaties in de centrale database op kantoor verwerkt. Uw frontoffice (elke buitendienstmedewerker afzonderlijk) ontvangt vervolgens van uw backoffice een nieuw up to date synchronisatiebestand.

1.2 Mogelijkheden en beperkingen 1.2.1 Mogelijkheden en beperkingen 4CIS Synchro voor uw backoffice Voor de backoffice brengt het gebruik van 4CIS Synchro één beperking met zich mee; tijdens het inlezen van synchronisatiebestanden die terugkomen van de frontoffice is het niet mogelijk om met meer dan één gebruiker in de netwerkversie van 4CIS InfoBase te werken. Is uw backoffice uitgerust met een stand alone versie van 4CIS InfoBase, dan brengt het gebruik van 4CIS Synchro voor uw backoffice geen beperkingen met zich mee.

1.2.2 Mogelijkheden en beperkingen 4CIS Synchro voor uw frontoffice 4CIS Synchro biedt uw frontoffice dezelfde mogelijkheden als uw backoffice, met uitzondering van: Het is voor uw frontoffice niet mogelijk om gegevens die door de backoffice zijn ingevoerd te verwijderen. Deze gegevens kunnen alleen in de versie van 4CIS InfoBase bij u op kantoor worden verwijderd. De algemene pakketinstellingen (menu Beheer - Instellingen) kunnen niet door de frontoffice worden gewijzigd. De tabellen kunnen niet door de frontoffice worden gewijzigd. De grafische agenda kan niet door de frontoffice worden gebruikt; de persoonlijke to do lijsten overigens wel. In de periode dat de frontoffice een synchronisatiebestand met mutaties voor de backoffice heeft aangemaakt en van de backoffice een nieuw (up to date) synchronisatiebestand ontvangt kan de frontoffice alleen informatie in 4CIS InfoBase bekijken.

Eindhoven, augustus 2003

5

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

1.3 Waar treft u 4CIS Synchro in 4CIS InfoBase U treft de mogelijkheden van 4CIS Synchro in het menu Synchro. Tot het menu Synchro behoren de volgende submenu’s: Synchronisatiebestand aanmaken: • Synchronisatiebestand voor frontoffice aanmaken door backoffice, • Synchronisatiebestand voor backoffice aanmaken door frontoffice. Synchronisatiebestand inlezen: • Synchronisatiebestand ontvangen van backoffice inlezen in de stand alone versie van l4CIS IB op de laptop van frontoffice, • Synchronisatiebestand (met alleen de mutaties) ontvangen van frontoffice inlezen in de centrale 4CIS InfoBase database op kantoor (backoffice). Synchronisatiehistorie: • Historie van aangemaakte en ontvangen synchronisatiebestanden.

2 Installatie en beheer 4CIS verzorgt de installatie van 4CIS InfoBase Synchro op zowel uw backoffice als frontoffice. Hier een korte opsomming van de benodigde componenten.

2.1 Installatie software backoffice Benodigde software en licentie op binnendienst: 1. Stand alone of netwerkversie 4CIS InfoBase, inclusief module 4CIS Synchro, 2. Licentiebestand voor binnendienst.

Figuur 4: licentie 4CIS InfoBase voor backoffice (binnendienst)

Eindhoven, augustus 2003

6

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

2.2 Installatie software frontoffice Benodigde software en licentie per buitendienstmedewerker: 1. Stand alone versie 4CIS InfoBase met dezelfde modulaire samenstelling als op kantoor, inclusief module 4CIS Synchro, 2. Licentiebestand voor buitendienst.

2.3 Instellen gebruikersrechten Om het synchroniseren tussen backoffice en frontoffice correct te laten verlopen adviseren wij u één of enkele van uw binnendienstmedewerkers verantwoordelijk te maken voor: • Aanmaken van synchronisatiebestanden voor de frontoffice, • Verwerken van synchronisatiebestanden van de frontoffice op de backoffice. Welke van uw binnendienstmedewerkers over bovenstaande rechten beschikken kunt u aangeven in de gebruikersinstellingen. U treft deze instelling in het menu Beheer – Gebruiker, dubbelklikken op een gebruiker en vervolgens naar de tabbladen Algemeen en Toegang tot functies. U dient als systeembeheerder te zijn ingelogd om de gebruikersinstellingen te kunnen aanpassen.

2.3.1 Instellen gebruikersrechten backoffice • • • • •

Log in als gebruiker Systeembeheerder Ga naar het menu Beheer – Gebruiker Dubbelklik op een gebruiker die u rechten wilt geven om synchronisatiebestanden voor de frontoffice aan te maken en synchronisatiebestanden van de frontoffice in te lezen. Ga naar het tabblad Toegang tot functies Selecteer de optie “Synchroniseren”

Figuur 5: gebruikersrecht synchroniseren per frontoffice medewerker

Eindhoven, augustus 2003

7

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

2.3.2 Instellen gebruikersrechten frontoffice • • • • •

Log in als gebruiker Systeembeheerder Ga naar het menu Beheer – Gebruiker Dubbelklik op een gebruiker die u rechten wilt geven om synchronisatiebestanden voor de backoffice aan te maken en synchronisatiebestanden van de backoffice in te lezen. Ga naar het tabblad Algemeen en selecteer “dit is een buitendienster” Ga vervolgens naar het tabblad Toegang tot functies en selecteer de optie “Synchroniseren”

Figuur 6: instellingen frontoffice medewerkers (1)

Eindhoven, augustus 2003

8

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Figuur 7: instellingen frontoffice medewerkers (2)

Eindhoven, augustus 2003

9

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

3 Stappenplan synchroniseren 3.1 Backoffice: synchronisatiebestand aanmaken voor frontoffice 3.1.1 Menu Synchro – Synchrobestand aanmaken

Figuur 8: synchronisatiebestand maken door backoffice voor frontoffice Vervolgens verschijnt een dialoog waarin u wordt gevraagd een selectie te maken van gegevens waarover de buitendienstmedewerker buiten kantoor kan beschikken (Figuur 9).

3.1.2 Selectie bepalen van gegevens voor frontoffice Om misbruik van uw bedrijfsinformatie tot een minimum te beperken kunt u per buitendienstmedewerker bepalen welke relatie- of projectgebonden informatie hij of zij buiten kantoor van u ter beschikking krijgt. U doet dit middels de onderstaande dialoog, die verschijnt wanneer u de functie Synchro – Synchronisatiebestand aanmaken op de binnendienst oproept.

Eindhoven, augustus 2003

10

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Figuur 9: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 1) 3.1.2.1

Buitendienstmedewerker selecteren

Selecteer ten eerste de frontoffice medewerker waarvoor u een synchronisatiebestand wilt aanmaken. Hierbij heeft u de keuze uit de gebruikers waarbij in de gebruikersinstellingen heeft opgegeven dat ze in de buitendienst (frontoffice) werkzaam zijn (paragraaf 2.3.2 ).

Figuur 10: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 2)

Eindhoven, augustus 2003

11

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

3.1.2.2

Selectie gegevens voor buitendienstmedewerker bepalen

Vervolgens bepaalt u de selectie van gegevens waarover de frontoffice medewerker buiten kantoor kan beschikken. U kunt deze selectie van gegevens bepalen op basis van een selectie van: • Bedrijven, • Personen, • Projecten. Wilt u een synchronisatiebestand aanmaken voor bijvoorbeeld een verkoper buitendienst, dan kunt u het beste gebruik maken van een selectie van bedrijven. Bijvoorbeeld door in het bedrijvenbestand een selectie te maken op basis van accountmanager of postcodegebied (rayon).

Figuur 11: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 3)

Figuur 12: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 4)

Eindhoven, augustus 2003

12

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Nadat u de inhoud van het synchronisatiebestand voor de frontoffice medewerker heeft bepaald kunt u het synchronisatiebestand door 4CIS InfoBase laten maken. 4CIS InfoBase maakt duidelijk hoeveel bedrijven, personen of projecten in het synchronisatiebestand worden meegenomen. Alle aan de selectie van bedrijven, personen of projecten gekoppelde informatie (acties, gespreksnotities, documenten, offertes, orders, facturen en PIDO’s) worden tevens meegenomen in het synchronisatiebestand. Hierdoor beschikt de frontoffice medewerker buiten uw kantoornetwerk over een complete contacthistorie per relatie (bedrijf, persoon) of project. Of de frontoffice medewerker al deze gegevens mag bekijken of muteren is afhankelijk van de toegekende rechten om gegevens te bekijken of muteren.

Figuur 13: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 5) Nadat u op de knop OK heeft gedrukt vraag 4CIS InfoBase u de locatie op te geven waar het synchronisatiebestand voor de frontoffice medewerker wordt opgeslagen. De naam van het synchronisatiebestand wordt automatisch door 4CIS InfoBase bepaald, maar is eventueel nog aan te passen. Advies: maak voor elke frontoffice medewerker op uw fileserver op kantoor een aparte map aan, waar alle synchronisatiebestanden voor één buitendienstmedewerker worden opgeslagen. Nadat 4CIS InfoBase het synchronisatiebestand voor de frontoffice medewerker heeft aangemaakt verschijnt onderstaande melding.

Figuur 14: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 6)

Stuur het synchronisatiebestand tenslotte per e-mail naar de frontoffice medewerker. Eindhoven, augustus 2003

13

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

3.2 Synchronisatiebestand inlezen op frontoffice • •

Stand alone versie 4CIS InfoBase opstarten op laptop Onderstaande dialoog verschijnt met de melding “Wilt u een synchronisatiebestand inlezen?”: Ja

Figuur 15: synchronisatiebestand inlezen door frontoffice (stap 1)

Selecteer het synchronisatiebestand dat u van de backoffice per e-mail heeft ontvangen (Figuur 16).

Figuur 16: synchronisatiebestand inlezen door frontoffice (stap 2)

Na het inlezen van het synchronisatiebestand verschijnt het bekende inlogscherm. Log in onder uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

Eindhoven, augustus 2003

14

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

3.3 Mutaties doorvoeren door frontoffice 4CIS Synchro biedt de frontoffice dezelfde mogelijkheden als de backoffice op kantoor, met uitzondering van: Het is voor uw frontoffice niet mogelijk om gegevens die door de backoffice zijn ingevoerd te verwijderen. Deze gegevens kunnen alleen in de versie van 4CIS InfoBase bij u op kantoor worden verwijderd. Wanneer u door de backoffice ingevoerde gegevens probeert te verwijderen krijgt u de melding “U kunt …… zijn gesynchroniseerd” (Figuur 17).

Figuur 17: beperking frontoffice ten aanzien van het verwijderen van informatie

Menu Beheer: submenu’s Instellingen en Tabellen. De algemene pakketinstellingen en de tabellen kunnen niet door de frontoffice worden gewijzigd. Deze menu items worden daarom gedimd weergegeven.

Figuur 18: beperking frontoffice ten aanzien mutaties in het menu Beheer

Eindhoven, augustus 2003

15

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

De grafische agenda is niet beschikbaar voor de frontoffice; de persoonlijke to do lijsten overigens wel. Deze to do lijsten bieden uw frontoffice medewerkers voldoende ondersteuning bij de tijdige uitvoering van persoonlijk of door de backoffice geplande activiteiten (to do’s, afspraken).

Figuur 19: beperking frontoffice ten aanzien van het gebruik van de “Centrale Agenda”

3.4 Frontoffice: synchronisatiebestand aanmaken voor backoffice 4CIS InfoBase houdt onderwater bij welke mutaties er door frontoffice in de database zijn doorgevoerd. Bij het aanmaken van het synchronisatiebestand voor de backoffice worden alleen de mutaties in het synchronisatiebestand meegenomen. De frontoffice maakt als volgt een synchronisatiebestand voor de backoffice:

Figuur 20: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 1)

Eindhoven, augustus 2003

16

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Figuur 21: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 2)

Figuur 22: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 3). Nadat het synchronisatiebestand is gemaakt verschijnt nevenstaande melding.

In de periode dat de frontoffice een synchronisatiebestand met mutaties voor de backoffice heeft aangemaakt en van de backoffice een nieuw (up to date) synchronisatiebestand van de backoffice heeft ingelezen kan uw frontoffice medewerker alleen informatie in 4CIS InfoBase bekijken. Dit tijdelijke “alleen lezen”recht wordt aan frontoffice kenbaar gemaakt via onderstaande meldingen (Figuur 23 & Figuur 24).

Figuur 23: melding “geen wijzigingen doorvoeren totdat een nieuw synchronisatiebestand is ingelezen”

Figuur 24: terugkoppeling “geen wijzigingen doorvoeren totdat een nieuw synchronisatiebestand is ingelezen”

Eindhoven, augustus 2003

17

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

3.5 Backoffice: synchronisatiebestand frontoffice inlezen U verwerkt als volgt de door de frontoffice doorgevoerde mutaties in de backoffice:

Figuur 25: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 1)

Wanneer u een mutatiebestand wilt inlezen mogen geen andere gebruikers zijn ingelogd.

Figuur 26: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 2)

Eindhoven, augustus 2003

18

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Figuur 27: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 3)

Figuur 28: melding 4CIS InfoBase na inlezen synchronisatiebestand van frontoffice

Eindhoven, augustus 2003

19

Handleiding 4CIS InfoBase – 4CIS Synchro

Figurenlijst Figuur 1: schema integratie backoffice en frontoffice ................................................................ 3 Figuur 2: schema communicatie tussen uw backoffice en frontoffice middels synchronisatiebestanden ................................................................................................ 4 Figuur 3: schema synchronisatieproces................................................................................... 5 Figuur 4: licentie 4CIS InfoBase voor backoffice (binnendienst) ................................................. 6 Figuur 5: gebruikersrecht synchroniseren per frontoffice medewerker ........................................ 7 Figuur 6: instellingen frontoffice medewerkers (1) ................................................................... 8 Figuur 7: instellingen frontoffice medewerkers (2) ................................................................... 9 Figuur 8: synchronisatiebestand maken door backoffice voor frontoffice ................................... 10 Figuur 9: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 1).................................... 11 Figuur 10: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 2).................................. 11 Figuur 11: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 3).................................. 12 Figuur 12: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 4).................................. 12 Figuur 13: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 5).................................. 13 Figuur 14: selectie relaties of projecten voor frontoffice bepalen (stap 6).................................. 13 Figuur 15: synchronisatiebestand inlezen door frontoffice (stap 1) ........................................... 14 Figuur 16: synchronisatiebestand inlezen door frontoffice (stap 2) ........................................... 14 Figuur 17: beperking frontoffice ten aanzien van het verwijderen van informatie ....................... 15 Figuur 18: beperking frontoffice ten aanzien mutaties in het menu Beheer................................ 15 Figuur 19: beperking frontoffice ten aanzien van het gebruik van de “Centrale Agenda” ............. 16 Figuur 20: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 1) ...................................... 16 Figuur 21: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 2) ...................................... 17 Figuur 22: synchronisatiebestand aanmaken door frontoffice (stap 3). Nadat het synchronisatiebestand is gemaakt verschijnt nevenstaande melding.................................. 17 Figuur 23: melding “geen wijzigingen doorvoeren totdat een nieuw synchronisatiebestand is ingelezen” .................................................................................................................. 17 Figuur 24: terugkoppeling “geen wijzigingen doorvoeren totdat een nieuw synchronisatiebestand is ingelezen” .................................................................................................................. 17 Figuur 25: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 1) .................................................. 18 Figuur 26: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 2) .................................................. 18 Figuur 27: synchronisatiebestand frontoffice inlezen (stap 3) .................................................. 19 Figuur 28: melding 4CIS InfoBase na inlezen synchronisatiebestand van frontoffice ................... 19

Eindhoven, augustus 2003

20