Handleiding 4CIS InfoBase Project Projectbeheer Urenregistratie Kostenregistratie Factureren op basis van kostenregistratie

Handleiding 4CIS InfoBase – Project § § § §

Projectbeheer Urenregistratie Kostenregistratie Factureren op basis van kostenregistratie

4CIS InfoBase 3.2.0 ®4CIS, 1999 - 2002, alle rechten voorbehouden

Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie

4CIS Stratumsedijk 20 5611 ND Eindhoven The Netherlands T: +31 (0)40 2115060 F: +31 (0)40 2115066 [email protected] / www.4cis.nl

Handleiding 4CIS InfoBase - project

Inhoudsopgave 1 2

Inleiding ........................................................................................................................................3 Projectbeheer...............................................................................................................................4

2.1 Nieuw project opstarten........................................................................................................................ 4 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

Algemene projectgegevens.................................................................................................................................................4 Projectgroepleden..............................................................................................................................................................5 Mijlpalen / deadlines .........................................................................................................................................................7 Projectgebonden notities en acties.....................................................................................................................................8

2.2.1 2.2.2

Projectgebonden kostenregistratie ...................................................................................................................................11 Kostenregistratie per deelproject / projectfase..................................................................................................................19

2.2 Kostenregistratie ................................................................................................................................. 10

Eindhoven, december 2001

2


1 Inleiding De module Project ondersteunt een projectmatige manier van werken zoals deze plaatsvindt bij: § Adviesbureaus, § Architectenbureaus, § Ingenieursbureaus, § Internetbedrijven (ontwikkeling websites en multimediaproducties), § Juristen (dossierbeheer). Project is volledig geintegreerd met de overige modules van 4CIS InfoBase en biedt de mogelijkheden om per project de volgende zaken bij te houden: § Algemene projectgegevens (projectcode, projectnaam, projecttype, projectstatus), § Bij project betrokken partijen en hun functie binnen het project, § Deadlines / mijlpalen, § Notities en activiteiten, § Projectgebonden kostenregistratie. Tevens kunt u met de module project snel overzichten genereren van bijvoorbeeld urenstaten per project of werknemer. De projectfunctionaliteiten treft u in het menu Proces – Project.

Figuur 1: Projectbestand (menu Proces- Project)

§


Menu Proces - Project

3


2 Projectbeheer 2.1

Nieuw project opstarten

U voegt u als volgt een project toe aan uw administratie in 4CIS InfoBase.

Figuur 2: Project aan administratie toevoegen

§ §

Menu Proces - Project Voeg toe

In de komende paragrafen behandelen we welke informatie u over een project in 4CIS InfoBase kunt vastleggen.

2.1.1

Algemene projectgegevens

Bij het aanmaken van een nieuw project in 4CIS InfoBase wordt automatisch aan het project een projectnummer toegekent. De wijze waarop projecten worden genummerd bepaalt u in de Instellingen (menu Beheer – Instellingen, tabblad Financieel - Algemeen).

Figuur 3: Project toevoegen – algemene projectgegevens (1)

§

Voer de locatie waar het project plaatsvindt in (niet verplicht) § Voer de naam van het project in § Definieer eventueel de begin- en einddatum van het project


4


Figuur 4: Project toevoegen – algemene projectgegevens (2)

§ §

Voer het type project in Voer de status van het project in § Voer de naam van de persoon in die het project coördineert De beschikbare project statussen en typeringen kunt u aanpassen via de tabellen (menu Beheer – Tabellen).

Vervolgens kunt u aangeven welke relaties bij het project betrokken zijn, inclusief hun functie binnen het project.

2.1.2

Projectgroepleden

Op het algemene tabblad van het project kunt u vastleggen welke personen en bedrijven bij de uitvoering van het project betrokken zijn. Dit kunnen zowel intern werkzame als externe personen zijn. U hoeft de gegevens van de relaties niet opnieuw in te voeren, maar maakt hierbij gebruik van de reeds in 4CIS InfoBase opgeslagen relaties (menu Organisatie - Bedrijven en Organisatie - Personen). Tevens kunt aangegeven wat de functie van de relatie binnen het project is. Zo kunt u later nagaan bij welke projecten een relatie eerder betrokken is geweest.

Figuur 5: Toevoegen relatie aan project (1)


5



§

Selecteer de functie die de relatie binnen het project vervult. De beschikbare functies kunt u aanpassen middels de tabellen (Beheer – Tabellen).


§

Selecteer de relatie door direct de code (bedrijfscode) in te vullen of gebruik te maken van de selector § Selecteer de contactpersoon § Vul eventueel een extra opmerking in Op deze manier kunt u meerdere bedrijven en/of personen aan het project koppelen.

Figuur 8: Van project naar relatie

U kunt vanuit het project door op de bedrijfsnaam of naam van de contactpersoon te dubbelklikken naar de gegevens van het bedrijf of de contactpersoon springen.


6


Figuur 9: Projectoverzicht per relatie

Wanneer een relatie bij een project betrokken is wordt het project automatisch bij de relatie op het tabblad Projecten getoond. Vanuit dit relatiegebonden projectoverzicht kunt u naar het project springen door op het project te dubbelklikken.

2.1.3

Mijlpalen / deadlines

Op het tabblad Details bij het project heeft u de mogelijkheid de projectgebonden deadlines van het project te registreren.

Figuur 10: Deadlines bij project aangeven

§

Mijlpaal / deadline toevoegen § Mijlpaal selecteren § Geplande datum invoeren § Opmerking invoeren De beschikbare mijlpalen kunt u aanpassen middels de tabellen (menu Beheer – Tabellen).

Op deze manier kunt u per project de deadlines aangeven en op basis van deadlines selecties maken in uw projectbestand (zoeken op mijlpalen).


7


2.1.4

Projectgebonden notities en acties

4CIS InfoBase biedt net zoals bij een relatie (bedrijf of contactpersoon) de mogelijkheid projectgebonden notities en activiteiten bij te houden. Zo heeft u per project een overzicht van afspraken. De activiteiten worden net zoals bij de relaties automatisch op het juiste moment in de persoonlijke activiteitenlijsten geplaatst. U kunt projectgebonden notities en acties bijhouden op het tabblad Acties bij het project.

Figuur 11: Projectgebonden notities en acties bijhouden

2.1.4.1

Notities per project bijhouden

Figuur 12: Notitie toevoegen

§

Op het tabblad Acties bij het project heeft u de mogelijkheid projectgebonden notities bij te houden § Met de + voegt u de datum en uw naam aan het notitieveld toe. Zo is altijd duidelijk wie wanneer een notitie heeft gemaakt.


8


2.1.4.2

Planning projectgebonden activiteiten

Op het tabblad Acties bij het project heeft u tevens de mogelijkheid projectgebonden activiteiten te plannen. Deze activiteiten worden automatisch op het juiste moment in de persoonlijke activiteitenlijsten geplaatst.

Figuur 13: Projectgebonden actie plannen (1)

Figuur 14: Projectgebonden actie plannen (2)

De actie wordt automatisch aan het project gekoppeld, omdat u de actie vanuit het project aanmaakt. U kunt de actie echter ook nog aan een relatie koppelen. Zodoende komt de actie tevens terug in het activiteitenoverzicht bij de relatie en beschikt u over een relatie- en projectgebonden activiteitenoverzicht.


9


Figuur 15: Persoonlijke activiteitenlijst In uw persoonlijke activiteitenlijst staan zowel relatie- als projectgebonden activiteiten. Meer informatie over het activiteitenbeheer in 4CIS InfoBase treft u in de Handleiding introductie en basismodule.

2.2

Kostenregistratie

De module project biedt mogelijkheden een projectgebonden uren- en kosten-administratie bij te houden. De functionaliteiten voor een projectgebonden kostenadministratie treft u op de volgende plaatsen in 4CIS InfoBase: § Menu Financieel – Orderregel; hier kunt u tevens projectongebonden selecties maken in geregistreerde kosten (bijvoorbeeld voor een urenoverzicht per werknemer van de afgelopen maand). § Tabblad Financieel – Orderregel bij het project; projectgebonden kostenoverzicht.

Figuur 16: Menu financieel – orderregel

Hier treft u een overzicht van alle geregistreerde kosten (ongeacht het project of de relatie).


10


Figuur 17: Tabblad Financieel – Orderregels bij relaties of projecten

§

Op het tabblad Financieel – Orderregels bij een relatie of project heeft u een totaaloverzicht van relatie- of projectgebonden orderregels (kosten).

2.2.1 2.2.1.1

Projectgebonden kostenregistratie Centraal boeken van uren en kosten op verschillende projecten

Het centraal registreren van aan projecten bestede kosten en uren vindt plaats vanuit het menu Financieel – Orderregel. U boekt als volgt vanuit dit menu kosten op verschillende projecten.

Figuur 18: Kosten registreren (1)

§

+ om nieuwe kosten te registreren


11



§

Voer bedrijfscode in of selecteer de relatie met de selector § Voer de productcode in of selecteer de selector één van de in het productbestand (menu Financieel – Product) opgeslagen producten of diensten § Voer de projectcode in of selecteer het project met de selector


§

Voer het aantal in of eventueel de begin- en eindtijd. § Voer eventueel een opmerking in voor intern gebruik of als toelichting op een kostenspecificatie voor de klant (tekst op orderregel).

U heeft nu de noodzakelijke gegevens ingevoerd. Wanneer u meerdere kosten achter elkaar invoert heeft u de volgende mogelijkheden: § Dupliceren: de huidige kosten worden opgeslagen en er wordt een kopie gemaakt. U hoeft in de kopie alleen de wijzigingen door te voeren (bijvoorbeeld een ander product of aantal) en de volgende kosten zijn geregistreerd. § Opnieuw toevoegen: er wordt een volledig nieuwe scherm geopend, u dient alle informatie weer opnieuw in te voeren (bijvoorbeeld als u de nieuwe kosten op een ander project boekt)


12


Figuur 21: Orderregel dupliceren (1)

4CIS InfoBase maakt een kopie van de huidige orderregel.

Figuur 22: Orderregel dupliceren (2)

U hoeft in de kopie alleen het aantal en eventuele overige wijzigingen in te voeren. Op deze manier kunt u achter elkaar uren en kosten op diverse projecten administreren. Bij het invoeren van de laatste kosten drukt u tenslotte op akkoord.


13


Een andere manier om achter elkaar kosten op diverse projecten te registreren is met behulp van de knop “Voeg toe” in de knoppenbalk. Hierbij worden echter geen gegevens van de huidige orderregel overgenomen. U heeft dus een volledig leeg scherm waarin u alle gegevens opnieuw dient in te voeren. U sluit na het registreren van de laatste kosten weer af met Akkoord in de knoppenbalk. Figuur 23: Orderregels achter elkaar invoeren (1)

§

Druk op de knop “Voeg toe” en een volledig leeg venster wordt geopend waarin u de volgende kosten kunt registreren. Er worden nu in tegenstelling tot de dupliceerfunctie geen gegevens uit de huidige orderregel overgenomen.

Figuur 24: Orderregels achter elkaar invoeren (2)

§

U sluit het invoeren van de kostenregistratie af met de knop “Akkoord” in de knoppenbalk.

Naast deze mogelijkheid tot het centraal (vanuit het bestand Financieel – Orderregel) boeken van kosten op verschillende projecten biedt 4CIS InfoBase de mogelijkheid kosten rechtstreeks op projecten te boeken; u hoeft dan niet de projectcode in te voeren. Hoe dit plaatsvindt wordt in de volgende paragraaf beschreven.


14


2.2.1.2

Kosten direct op één project boeken

U kunt als volgt kosten direct op een project boeken; dit doet u vanuit het tabblad Financieel – Orderregel bij het project waarop u de kosten boekt.

Figuur 25: Kosten direct op project boeken (1)

§

Ga naar het tabblad Financieel bij het project § Ga naar het tabblad orderregels § + om kosten op het project te boeken

Figuur 26: Kosten direct op project boeken (2)

§

Gegevens invoeren en tenslotte akkoord om de kosten op te slaan. De projectcode wordt automatisch door 4CIS InfoBase ingevuld omdat u de kosten vanuit een project registreert.

De op een project geregistreerde kosten worden automatisch in het overzicht van orderregels bij het project opgenomen.


15


2.2.1.3

Overzicht van projectgebonden kosten

Figuur 27: Overzicht kosten per project (1)

Per project heeft u op het tabblad orderregels een totaaloverzicht van de op het project geboekte kosten.

Figuur 28: Overzicht kosten per project (2)

§

In het projectgebonden kostenoverzicht kunt u op verschillende manieren filteren, waarbij 4CIS InfoBase automatisch de totalen aanpast.


16


2.2.1.4

Geregistreerde kosten factureren

Wanneer het project is uitgevoerd kunt u de geregistreerde kosten in één keer factureren. Dit gaat als volgt: § In het bestand Financieel – Orderregels een selectie maken van alle op het project geboekte kosten § Deze kosten verzamelen tot één order § De order doorboeken naar de facturering

Figuur 29: Geregistreerde kosten factureren (1)

§

Ga naar Financieel Orderregel


Zoek in het Orderregelbestand naar alle orderregels die bij het project horen: § Zoek in knoppenbalk § Eventueel “Meer opties” in zoekscherm § Tabblad Bedrijf/Persoon/Project § Voer de projectcode in of selecteer het project m.b.v. de selector § Zoek


17



U ziet vervolgens alle op het project geboekte kosten in de lijst staan.

§

Ga vervolgens naar het menu Financieel – Verdichten (of verzamelen). We gaan nu alle op het project geregistreerde kosten verwerken tot één order. Deze order gaan we vervolgens factureren.


§

4CIS InfoBase groepeert de kosten automatisch tot één order § Voer de gegevens van de order in § OK De order wordt nu aangemaakt en vindt u terug in het bestand Financieel – Order.


§

Het nieuwe door 4CIS InfoBase aangemaakte ordernummer is zichtbaar in de lijst met orderregels.


18



§

Ga naar de order in het bestand Financieel – Order § Ga naar het tabblad Facturering § Selecteer “Doorboeken naar factuur” § Pas eventueel de factuurdatum en betalingsconditie aan § Druk op knop “Boek factuur” en de factuur wordt gemaakt.

Na het doorboeken van de order is de order niet meer aan te passen. De factuur treft u in het bestand Financieel – Factuur. Meer informatie over het doorboeken van gegevens uit de orderregistratie (kosdtenregistratie) naar de facturering treft u in de Handleiding 4CIS InfoBase – financiële systeem.

2.2.2

Kostenregistratie per deelproject / projectfase

4CIS InfoBase biedt tevens de mogelijkheid een project middels orders op te delen in fasen. Zo kunt u per projectfase: § kosten registreren § aan de uitvoering bestede uren en kosten factureren Het bijhouden van een projectregistratie per deelproject is vooral handig als: § Uw projecten een lange doorlooptijd hebben § U per projectfase aan de opdrachtgever factureert 2.2.2.1

Opdelen van een project in fasen

U kunt een project opdelen in fasen en per projectfase een administratie bijhouden middels orders. Dit vindt plaats vanaf het tabblad Financieel – Orders bij het project.

Figuur 35: Project opdelen in fasen (1)

§

Ga naar het tabblad Financieel – Orders bij het project § Voeg een order (deelproject) toe


19



§

Voer de gegevens van de projectfase in § Voer de naam van de opdrachtgever in § Voeg toe om volgende fase (order) toe te voegen aan het project


§

De fasen komen terug op het tabblad Orders bij het project. Vervolgens kunnen per afzonderlijke fase kosten worden geregistreerd.

2.2.2.2

Boeken van kosten op projectfasen

De kostenregistratie op projectfasen kan op de volgende plaatsen plaatsvinden: § Vanuit het orderbestand (Financieel – Order) § Vanuit het projectbestand (Proces – Project, vervolgens bij het project naar het tabblad Financieel – Order) Ga naar het tabblad Orderregels bij de Order (projectfase) waarop u de kosten wilt boeken.


20


Figuur 38:Kostenregistratie per deelproject

§

Ga naar de projectfase (order) waarop u de kosten wilt registreren § Ga naar het tabblad Orderregels § Boek de kosten op de order

Het registreren van kosten op deelprojecten (orders) wordt verder behandeld in de Handleiding 4CIS InfoBase – Financiële systeem. 2.2.2.3

Overzicht van kosten per project(fase)

Per project heeft u op het tabblad Financieel – Orderregels een overzicht van de totale aan het project bestede kosten (ongeacht de projectfase). Hierin kunt u eenvoudig een selectie tonen van de kosten per projectfase door te filteren.

Figuur 39: Overzicht kosten per project

§

Tabblad Financieel bij het project § Tabblad orderregels § Hier heeft u een totaaloverzicht van de op het project geboekte kosten


21


Figuur 40: Overzicht kosten per deelproject (1)

§

In het kostenoverzicht bij het project (tabblad Financieel – Orderregels) kunt u filteren op projectfase.

Figuur 41: Overzicht kosten per deelproject (2)

§

4CIS InfoBase toont nu alleen de op het geselecteerde deelproject geboekte kosten en past tevens automatisch het totaal aan.


22


Figurenlijst Figuur 1: Projectbestand (menu Proces- Project) ...................................................................................................................................3 Figuur 2: Project aan administratie toevoegen ........................................................................................................................................4 Figuur 3: Project toevoegen – algemene projectgegevens (1).................................................................................................................4 Figuur 4: Project toevoegen – algemene projectgegevens (2).................................................................................................................5 Figuur 5: Toevoegen relatie aan project (1) ............................................................................................................................................5 Figuur 6: Toevoegen relatie aan project (2) ............................................................................................................................................6 Figuur 7: Toevoegen relatie aan project (3) ............................................................................................................................................6 Figuur 8: Van project naar relatie ............................................................................................................................................................6 Figuur 9: Projectoverzicht per relatie......................................................................................................................................................7 Figuur 10: Deadlines bij project aangeven ...............................................................................................................................................7 Figuur 11: Projectgebonden notities en acties bijhouden ........................................................................................................................8 Figuur 12: Notitie toevoegen...................................................................................................................................................................8 Figuur 13: Projectgebonden actie plannen (1) .........................................................................................................................................9 Figuur 14: Projectgebonden actie plannen (2) .........................................................................................................................................9 Figuur 15: Persoonlijke activiteitenlijst ..................................................................................................................................................10 Figuur 16: Menu financieel – orderregel................................................................................................................................................10 Figuur 17: Tabblad Financieel – Orderregels bij relaties of projecten ...................................................................................................11 Figuur 18: Kosten registreren (1) ..........................................................................................................................................................11 Figuur 19: Kosten registreren (2) ..........................................................................................................................................................12 Figuur 20: Kosten registreren (3) ..........................................................................................................................................................12 Figuur 21: Orderregel dupliceren (1) ....................................................................................................................................................13 Figuur 22: Orderregel dupliceren (2) ....................................................................................................................................................13 Figuur 23: Orderregels achter elkaar invoeren (1) ................................................................................................................................14 Figuur 24: Orderregels achter elkaar invoeren (2) ................................................................................................................................14 Figuur 25: Kosten direct op project boeken (1) ....................................................................................................................................15 Figuur 26: Kosten direct op project boeken (2) ....................................................................................................................................15 Figuur 27: Overzicht kosten per project (1)..........................................................................................................................................16 Figuur 28: Overzicht kosten per project (2)..........................................................................................................................................16 Figuur 29: Geregistreerde kosten factureren (1)...................................................................................................................................17 Figuur 30: Geregistreerde kosten factureren (2)...................................................................................................................................17 Figuur 31: Geregistreerde kosten factureren (3)...................................................................................................................................18 Figuur 32: Geregistreerde kosten factureren (4)...................................................................................................................................18 Figuur 33: Geregistreerde kosten factureren (5)...................................................................................................................................18 Figuur 34: Geregistreerde kosten factureren (6)...................................................................................................................................19 Figuur 35: Project opdelen in fasen (1)..................................................................................................................................................19 Figuur 36: Project opdelen in fasen (2)..................................................................................................................................................20 Figuur 37: Project opdelen in fasen (3)..................................................................................................................................................20 Figuur 38:Kostenregistratie per deelproject..........................................................................................................................................21 Figuur 39: Overzicht kosten per project ...............................................................................................................................................21 Figuur 40: Overzicht kosten per deelproject (1) ...................................................................................................................................22 Figuur 41: Overzicht kosten per deelproject (2) ...................................................................................................................................22


23

Handleiding 4CIS InfoBase Project Projectbeheer Urenregistratie Kostenregistratie Factureren op basis van kostenregistratie

Recommend Documents