Hallgatói adatok szolgáltatása a FIR felé Admin (ETR3) A 2005. évi CXXXIX. Törvény a felsıoktatásról elıírja a felsıoktatásban résztvevı személyek nyilvántartását. Az érintett személyek – az oktatók és a hallgatók – nyilvántartása egyedi azonosító számmal (OM-azonosító) történik. A hallgatók esetében ez az azonosító végigkíséri a személy köz- és felsıoktatási életútját. A nyilvántartandó adatkört a jogszabályok határozzák meg, melyek az oktatók és a hallgatók esetében eltérıek. A hallgatók esetében ez a kör a személyes, ill. a hallgatói jogviszonyra vonatkozó adatokat jelenti. A nyilvántartást az Országos Felsıoktatási Információs Központ (OFIK) hozza létre és üzemelteti. A nyilvántartás intézményi adatszolgáltatáson alapul, mely a szükséges adatok egyszeri feltöltését, valamint a feltöltött adatok folyamatos frissítését jelenti. Az ETR rendszerében háttérben futó automatizmusok állítják elı a FIR felé szolgáltatandó adatokat, ezért a közvetlen tanulmányi adminisztráció számára az adatküldés szükségessége nem jelenik meg. Érdemes azonban az adatokat körültekintıen, a hallgató dokumentumainak megfelelıen rögzíteni. Az alábbiakban azt részletezzük, mely adatok módosítása után történik jelentés a FIR számára, és hogy ezek az adatok hogyan módosíthatók.
Frissítve: 2008-06-16 Személyes adatokra vonatkozó bejelentések (HSZE) ........................................... 3 Személyes adatok................................................................................................... 3 Cím adatok.............................................................................................................. 5 Elérhetıségek ......................................................................................................... 6 Okmányok............................................................................................................... 7 Tartózkodási engedély .......................................................................................... 7 Diákigazolvány ...................................................................................................... 8 Személyi igazolvány .............................................................................................. 8 Útlevél ................................................................................................................... 8 Fogyatékosságok .................................................................................................... 9 Hátrányos helyzet ................................................................................................... 9 Külföldi tanulmányok ............................................................................................. 10 Bizonyítványai – hozott, a képzéshez szükséges dokumentumai......................... 11 Hallgatónak kiadott okiratok .................................................................................. 12 Oklevelek és oklevélmellékletek ........................................................................... 12 Támogatott félévek száma .................................................................................... 12 Hallgatói jogviszony adatokra vonatkozó bejelentések ...................................... 14 Hallgatói jogviszony létrehozása (HJVL)............................................................... 14 Karbantartás (HJVK) ............................................................................................. 16 Megszüntetés (HJVM)........................................................................................... 18
Dátumok módosítása (HJVD) ............................................................................... 18 Törlés (HSTR)....................................................................................................... 20 Doktorjelölti jogviszonyra vonatkozó bejelentések............................................. 22 Létrehozás (HJVL) ................................................................................................ 22 Doktori iskola tudományterületei.......................................................................... 23 Megszüntetés (HJVM)........................................................................................... 24 Dátumok módosítása (HJVD) ............................................................................... 25 Törlés (HSTR)....................................................................................................... 25 Vendéghallgatói jogviszonyra vonatkozó bejelentések ...................................... 26 Létrehozás (HJVL) ................................................................................................ 26 Megszüntetés (HJVM)........................................................................................... 26 Dátumok módosítása (HJVD) ............................................................................... 27 Törlés (HSTR)....................................................................................................... 27 Kollégiumi jogviszonyra (tagságra) vonatkozó bejelentések ............................. 28 Létrehozás (HJVL) ................................................................................................ 28 Megszüntetés (HJVM)........................................................................................... 28 Dátumok módosítása (HJVD) ............................................................................... 29 Törlés (HSTR)....................................................................................................... 29
Személyes adatokra vonatkozó bejelentések (HSZE) Azokat az adatokat, amelyek kezelése FIR felé történı adatküldést eredményezhet, az Admin program Személyek menüpontja alatt megjelenı ablak különbözı fülein érhetjük el (ez alól kivételt képeznek a diákigazolvány adatai – Diákigazolvány program.) Ezen adatokat minden hallgatói jogviszony létrehozó kérelem tartalmazza, valamint változásuk esetén, külön üzenetben a módosításokat is jelenteni kell. A FIR szempontjából kötelezı adatok: név anyja neve születési név születési idı születés országa, települése állampolgárság (legalább egy) állandó lakcím (minden adat, a megye kivételével) Személyes adatok A jelentések körébe tartozó személyes adatok közül a nevek és a születési adatok a „Név- és születési adatok” fülön kezelhetık, az állampolgárságok pedig a „Személyes adatok” fülön. (Az OM azonosítót a „Hallgatói adatok” fülön találja.) Név (jelenleg viselt név): A név megadása három mezıben történik: „Elıtag”, „Vezetéknév” és „Keresztnév”. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes nevet az ezekbıl összeállított „Név” mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a „Név képzése” mezıben. Minden adatnak meg kell egyeznie a hallgató azonosító okirataiban található adatokkal. Ezért kérjük, az elıtag, vezetéknév és keresztnév mezıkbe ne írjanak más adatot, például jelölést az azonos nevőek megkülönböztetésére! Születési név: A születési név megadása két mezıben történik: „Vezetéknév” mint születési vezetéknév és „Keresztnév” mint születési keresztnév. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes születési nevet az ezekbıl összeállított „Születési név” mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a „Név képzése” mezıben. Születési hely: A születési hely megadásához három mezıt kell kitölteni: „Ország”, „Megye”, „Város”. Elıbbi két mezı a legördülı menü segítségével tölthetı (a jobb egérkattintással kitörölheti a gombra megjelenı táblázatból mezı tartalmát.), míg a harmadik esetén a választást a tehetjük meg. A táblázatba megyére történı szőrés kapcsolható be, így csak a már beállított megye helységei jelennek meg. Külföldi hallgató esetében a város kézzel is kitölthetı. Születési idı: A mezı kitöltése értelemszerő. A dátum törléséhez vegye ki a pipát a jelölınégyzetbıl.
viselt név
születési név
anyja neve születési hely és idı
Anyja neve: Az anyja neve megadása két mezıben történik:, „Vezetéknév” mint anyja vezetékneve és „Keresztnév” mint anyja keresztneve. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes nevet az ezekbıl összeállított „Anyja neve” mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a „Név képzése” mezıben. Állampolgárságok: Az állampolgárságokat a legördülı mezı segítségével adhatja meg. Elıször a felsı mezıt töltse ki. A jobb egérkattintással kitörölheti a mezı tartalmát. Az oktatási azonosító, valamint a születési adatok azonosítják a hallgatót. Az oktatási azonosítót a hallgatói jogviszony létrehozó kérelemre adott válaszban kapjuk vissza a FIR-tıl.
állampolgárságok
Cím adatok A hallgató címei és elérhetıségei a „Elérhetıségek” fülön kezelhetık. Az állandó lakcím minden adatának megadása szükséges ahhoz, hogy a hallgatót be lehessen jelenteni a FIR-be. A levelezési cím akkor kerül küldésre, ha minden adata megadott! Az alábbi mezıket kell (értelemszerően) kitölteni, hogy a cím küldhetı legyen: Ország Megye (ez a mezı nem kötelezı) Irányítószám Város Utca, házszám Az állandó lakcím a
gombbal a levelezési cím mezıibe másolható.
állandó lakcím
levelezési cím
Elérhetıségek A hallgató elérhetıségei szintén a „Elérhetıségek” fülön kezelhetık. Ezek kitöltése nem kötelezı, ill. a FIR-be való jelentésük sem. Mivel az ETR (az ellenırzı eljárások átírásával intézményileg módosítható) formátuma, ill. a FIR által kért formátum eltérhet egymástól, az itt megadott adatok nem mindig kerülnek küldésre: csak az olyan formátumban megadott adatok kerülnek küldésre, amelyek a FIR által meghatározott szabályoknak megfelelnek. Állandó lakcím/Telefonszám: Levelezési cím/Telefonszám: Az ETR-ben ennek formátumára nem történik külön ellenırzés. A FIR által elfogadott formátum belföldi számok esetén: „06”-tal, „0036”-tal vagy pedig „+36”-tal kezdıdik, utána az „1”-es számjegy és egy hét számjegyő szám, vagy pedig egy tetszıleges kétjegyő számjegy szerepel a „20”-es, „30”-as, „70”-es kivételével, valamint egy hat számjegyő szám. Külföldi számok esetén: „00”-val, vagy pedig „+” jellel kezdıdik, utána kétjegyő szám következik, amely nem lehet „36”, a vége egy pedig egy legalább 6, legfeljebb 12 számjegyő szám.
Mobil telefonszám: Az ETR üzenetküldı alrendszere miatt a mobilszámot 36
formában kell megadni. Amennyiben a megadott telefonszám nem felel meg ennek a formátumnak, az adatot nem lehet elmenteni. A FIR felé küldés során 00 kerül elé. Mobilszám FIR által elfogadott, szigorúbb formátuma belföldi számok esetén: „06”-tal, „0036”-tal vagy pedig „+36”-tal kezdıdik, utána „20”, „30”, vagy pedig „70” szerepel, a vége egy pedig hét számjegyő szám. Külföldi számok esetén: „00”-val, vagy pedig „+” jellel kezdıdik, utána kétjegyő szám következik, amely nem lehet „36”, a vége egy pedig egy legalább 6, legfeljebb 12 számjegyő szám.
Amennyiben a telefonszám nem a FIR által elfogadott formátumban van, nem kerül küldésre. E-mail: A FIR által elfogadott formátum szerint az e-mail cím tetszıleges számú, „. (pont)”-tal elválasztott olyan karaktersorozat, amely csak kis- és nagybetőket, számokat, valamint „_ (aláhúzás)” és „- (kötıjel)” jeleket tartalmaz, utána egy „@ (kukac)” jel, majd ismét tetszıleges számú, „. (pont)”-tal elválasztott olyan karaktersorozat, amely csak kis- és nagybetőket, számokat, valamint „_ (aláhúzás)” és „- (kötıjel)” jeleket tartalmaz, és a végén pedig szintén „. (pont)”-tal elválasztva egy minimum kettı, maximum négy karakter hosszú rész, amely csak karaktereket tartalmazhat. Amennyiben a cím nem a FIR által elfogadott formátumban van, nem kerül küldésre.
elérhetıségek
Okmányok A hallgató okmányai közül jelenleg a diákigazolványait, ill. tartózkodási engedélyét, személyi igazolványát, útlevelét lehet a FIR-be jelenteni. Tartózkodási engedély A tartózkodási engedélyek a Személyek menüpont alatt a „Személyes” fülön kezelhetık. Megadandó a tartózkodási engedély: Száma Érvényessége: az érvényesség kezdı és végdátuma; a dátum törléséhez vegye ki a pipát a jelölınégyzetbıl.
Ezen kívül megadható a Magyarországon való tartózkodás Jogcíme (a legördülı menüben készletbıl választhat, a készlet kezelhetı a Készletek/Egyéb készletek/Tartózkodási jogcímek menüpontban) ami nem okmány, hanem személyes adatként kerül küldésre. Mindhárom adat küldésre kerül.
tartózkodási engedély
személyi igazolvány útlevél
Diákigazolvány A diákigazolvány adatait a Diákigazolvány programban lehet kezelni, az Admin programban nem. Küldésre kerül az állandó diákigazolvány sorszáma, valamint kiállítási dátuma. Igazolvány bejelentése akkor történik meg, amikor az igazolványt az adott hallgató nevére rögzítik az adatbázisban („Állandó igazolványok érkeztetése”), megszüntetésre vonatkozó bejelentés pedig az igazolvány bevonásakor, ill. töröltre állításakor keletkezhet (csak abban az esetben, ha bevonáskor / törléskor nincs a hallgatónak másik érvényes igazolványa – ebben az esetben ugyanis ennek az érvényes igazolványnak a bejelentése történik meg, mivel ekkor a korábban bejelentett igazolvány felülíródik a FIR-ben tárolt adatokban). Személyi igazolvány A személyi igazolvány száma a Személyek menüpont alatt a „Személyes” fülön adható meg. Útlevél Az útlevél száma a Személyek menüpont alatt a „Személyes” fülön adható meg.
Fogyatékosságok A fogyatékosságok a „Fogyatékosságok” fülön kezelhetık. Az összes adat bejelentésre kerül (a Megjegyzés kivételével). Egy fogyatékosság típusból csak egy bejegyzés szerepelhet. A megadandó adatok: Típusa: a legördülı menüben megjelenı készletbıl választható. Kötelezıen kitöltendı mezı, utólag nem módosítható. Mértéke: 1-100 közötti számmal megadandó érték, kötelezıen kitöltendı mezı. Bejelentés ideje: a fogyatékosság az intézmény felé történı bejelentésének dátuma, kötelezıen kitöltendı mezı. Megjegyzés: nem kötelezı mezı Szakvélemény kiállítója: a fogyatékosságot igazoló dokumentum kiállítója, kötelezıen kitöltendı mezı Kiállítójának címe: a dokumentumot kiállító hely címe, kötelezı mezı Kiállításának ideje: a dokumentum kiállításának ideje; amely megelızi a bejelentés idejét; kötelezıen kitöltendı mezı
Hátrányos helyzet A hallgató hátrányos helyzetei a Hátrányos helyzetek fülön kezelhetık. Egy hátrányos helyzet típusból csak egy bejegyzés szerepelhet. A megadandó adatok: Típusa: a legördülı menüben megjelenı készletbıl választható. Kötelezıen kitöltendı mezı, utólag nem módosítható.
Bejelentés ideje: a hátrányos helyzet az intézmény felé történı bejelentésének dátuma, kötelezıen kitöltendı mezı. Ig.(azolás) kiáll.(ításának) ideje: a hátrányos helyzetet igazoló dokumentum kiállításának ideje; megelızi a bejelentés idejét; kötelezıen kitöltendı mezı Igazolás kiállítójának neve: a dokumentum kiállítója, kötelezıen kitöltendı mezı Megjegyzés: nem kötelezı mezı
Külföldi tanulmányok A hallgatóról nyilvántarthatók a különbözı párhuzamos tanulmányai, ezek közül az intézménynek a FIR-felé a külföldi tanulmányokat kell bejelentenie. A hallgató párhuzamos tanulmányai „Párhuzamos intézmények” fülön kezelhetık. A megadandó adatok: A * (csillaggal) jelölt mezık megléte esetén kerül jelentés párhuzamos tanulmányokról. • • • • • •
Intézmény neve: kötelezı mezı. Ország* Település* Félév száma* Félév típusa*: félév vagy trimeszter Keretjellemzı*: intézményi készletbıl választható
Amennyiben nem tölti ki az összes szükséges mezıt a külföldi (vagyis az ország nem Magyarország) tanulmányoknál, a párhuzamos tanulmány nem kerül jelentésre. Egy személynek nem lehet két azonos országú, településő, intézményő párhuzamos tanulmánya azonos kezdı dátummal.
Bizonyítványai – hozott, a képzéshez szükséges dokumentumai A hallgatóról nyilvántarthatók a különbözı végzettségei, bizonyítványai, ezek közül az intézménynek a FIR-felé a bizonyítványait kell bejelenteni. Az adatok a Személyek ablak „Végzettség” fülén kezelhetık, azon belül a „Bizonyítvány adatok” fülön. Új bizonyítvány hozzárendelésekor, meglévı bejegyzés módosításakor, ill. törlésekor új bejegyzések generálódnak a FIR felé jelentendı adatok közé. Kitöltendı (és küldésre kerülı) mezık: • Száma • Típusa: intézményi készletbıl választható • Fokozata: intézményi készletbıl választható • Kiállítás dátuma
Bizonyítvány csak akkor kerül küldésre, ha meg van adva a bizonyítvány típusa, foka, bizonyítvány száma és a bizonyítvány kiállításának dátuma. Egyazon személynek nem lehet ugyanolyan típusú bizonyítványa ugyanazon kiállítási dátummal.
Hallgatónak kiadott okiratok A hallgatóról nyilvántarthatók az intézmény által kiadott okiratok, amiket az intézménynek a FIR-felé jelentenie kell (az oklevelek kivételével, mivel azokról más adatokat kell jelenteni). Jelenleg ezen adatok köre véglegesítés alatt áll.
Oklevelek és oklevélmellékletek A hallgatóról nyilvántarthatók az intézmény által kiadott oklevelek és oklevélmellékletek, amiket a FIR-felé jelenteni kell. Az oklevelek adatait a Munkaasztal, az oklevélmellékleteket a Munkaasztal, Szervezı programban és a weben lehet kezelni, az Admin programban nem.
Támogatott félévek száma A hallgatóról nyilvántartható, hogy melyik félévét kell beszámítani a támogatott félévek közé illetve ezek alapján tárolásra kerül, hogy mely félévében hányadik támogatott félévét „használja”.
A FIR-felé a 2006. március 1-ét megelızı támogatott aktív félévek számát kell bejelenteni, amit az Adatszolgáltató modul a 2005-2006-1 ciklus adatait nézve vesz ki (amennyiben az nincs, akkor a legutolsó ennél kisebb félévének adatát). Az eddig elhasznált támogatott félévek a „Hallgatói adatok” fülrıl elérhetı Tanulmányi bokor ablak „Hallgatói adatok” fülén kezelhetık a „Norm. fin. félév” mezıben.
Hallgatói jogviszony adatokra vonatkozó bejelentések A FIR által kért adatok három csoportot alkotnak: egyrészt szükséges jelenteni a hallgatói jogviszonyra vonatkozó adatokat (milyen intézményben, mikortól, meddig, és miért szőnt meg a jogviszony), valamint a képzés (az ETR-ben szak) bizonyos adatait (milyen szak, mikortól, meddig, miért szőnt meg stb.) és az egyes idıszakokra (az ETR-ben ciklusra) vonatkozó adatokat (szemeszterszám, aktív/passzív állapot stb.). Az alábbiakban az Admin programmal kezelhetı adatokat vesszük sorra a FIR-jelentések szempontjából. A hallgató tanulmányi ügyei az Admin programban a „Hallgatói” fülön, a gombbal elérhetı Tanulmányi Bokorban kezelhetık.
Hallgatói jogviszony létrehozása (HJVL) Hallgatói jogviszony abban az esetben jön létre, ha a törzslap „Hallgatói” típusú.
Új hallgató esetén A jelenleg jogviszonnyal nem rendelkezı hallgató elsı beiratkozásakor jön létre jogviszony. A következı lépések szükségesek az elsı beiratkozáshoz (ez a GÓLYA konverzió során megtörténik, ám elıfordulhat, hogy egy hallgatót kézzel kell „létrehozni”): Új hallgatói típusú törzslap létrehozása Szak hozzáadása a törzslaphoz Féléves törzslap, ill. féléves szak-törzslap hozzáadása az aktuális ciklusban, „Beiratkozásra vár” állapottal A három lépés egy ablakban megtehetı a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap, szak, képzések” menüpontban. Ezután, ha beiratkoztatjuk (vagyis a féléves állapotát „Aktív”-ra állítjuk) egy megadott dátummal, akkor ez a beiratkozási dátum kerül bejegyzésre a jogviszony kezdetének és a képzés kezdetének is (majd a szak és a jogviszony összekapcsolásra kerül), és a féléves szaktörzslap kapcsolat állapota aktívvá válik. A beiratkoztatás a Tanulmányi Bokorban a féléves szak-törzslap „Aktív”-ra állításával (a „Szakok, képzések” fülön) tehetı meg. Régi hallgató új szakja Amennyiben a hallgató már rendelkezik jogviszonnyal, és új szakra vették fel, akkor – kézi adatrögzítés esetén – a szakot kell a törzslaphoz hozzáadni. Ebben az esetben is a szakra történı beiratkozással lesz az új szakja része a jogviszonynak. Új szak hozzáadásához is használhatja a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap, szak, képzések” menüpontot: a törzslap mezıben válassza a „Létezı törzslaphoz kapcsolás” rádiógombot; a legördülı menüben a hallgató már létezı törzslapjai közül választhat.
A beiratkoztatás a Tanulmányi Bokorban a féléves szak-törzslap „Aktív”-ra állításával (a „Szakok, képzések” fülön) tehetı meg.
Mindkét esetben, amennyiben a hallgató adott szakján az elsı féléve nem aktív, de létrejött a jogviszonya, akkor a fenti kérelmek kerülnek bejelentésre a FIR felé féléves adatok nélkül. Ha a hallgató szakpáron tanul, azaz szak két FIR-es képzésnek van megfeleltetve, akkor ezen információ is bejelentésre kerül a FIR számára. Bejelentkezés minden félévben A beiratkozás után a hallgató minden további félévére bejelentkezik a szakján / szakjain1, azaz a féléves szak-törzslap kapcsolat állapota aktívvá válik. Ugyanilyen esemény következik be abban az esetben is, ha a félévet passziválás után állították újra aktívra (ha a passzív állapot elıtt nem aktív volt az állapota – ellenkezı esetben jogviszony karbantartó üzenet keletkezik). A beiratkoztatás a Tanulmányi Bokorban a féléves szak-törzslap „Aktív”-ra állításával (a „Szakok, képzések” fülön). tehetı meg Kézi adatfelvitel esetén az is bejelentkezésnek számít, ha az új félév „Aktív” állapottal jön létre. 1. Ekkor létre kell hozni a megfelelı ciklussal féléves törzslapot: a Tanulmányi Bokorban, a „Törzslapok, képzések” fülön, a „Féléves törzslapok” ágon állva jobb egérkattintással az „Új féléves törzslap” menüpontban: 2. Majd a „Szakok, képzések” fülön, a megfelelı törzslapon állva az „Új féléves szaktörzslap kapcsolat” menüpontban összekapcsolni a félévet a szakkal:
1
A félévemelés során keletkeznek a hallgatónak újabb félévei ”Bejelentkezésre vár” állapottal.
„Aktív” állapot esetén létrejön a hallgatói jogviszony az adott félévre, a beiratkozás dátuma lesz a féléves jogviszony kezdete. A „Finanszírozási forma”, „Akt. félév” és „Finanszírozott” mezık is kötelezıen kitöltendık.
Karbantartás (HJVK) A létrehozott hallgatói jogviszony, képzés és félévek adatainak módosítását is be kell jelenteni. Ezen adatok a szakhoz tartozó törzslapszámok és a féléves szak-törzslap adatai (állapot, alállapot és finanszírozási forma) valamint a hallgató pénzügyi adatai (külföldi kategória). A következı esetekben jön létre FIR-be bejelentendı adat: a hallgató törzslap száma megváltozik a hallgató szakjához új törzslap kerül rögzítésre a hallgató szakján megváltozik a finanszírozási forma megváltozik a hallgató külföldi kategóriája (már bejelentett félévében) a hallgató valamelyik aktív félévének passzívra állításakor passzív félév aktiválásakor (amennyiben az adott félév a passziválás elıtt már aktív volt – egyéb esetben más típusú bejelentés történik) Finanszírozási forma módosítása
A finanszírozási forma a „Szakok, képzések” fülön, a megfelelı féléves szak-törzslapon állva, a jobb egérkattintással elérhetı „Féléves szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban módosítható.
Aktív – Passzív állapot beállítása Az állapot beállítása a „Szakok, képzések” fülön, a megfelelı féléves szak-törzslapon állva, a jobb egérkattintással elérhetı „Féléves szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban tehetı meg. Külföldi kategória módosítása A félévemelés az ún. „féléves hallgatói adatok”-nak is hoz létre adatokat. Ha azonban a félév kézi rögzítés útján jött létre, ezt is létre kell hozni: a Tanulmányi Bokor „Hallgatói adatok” fülén:
A „Külföldi kategória” értékét ugyanitt, a megfelelı ciklusra állva, a jobb egérkattintással elérhetı „Módosít” menüpontban lehet beállítani. Megszüntetés (HJVM) Amennyiben a hallgató befejezi a tanulmányait vagy elbocsátásra kerül (saját kérésre vagy egyéb okokból), a jogviszonya az adott szakon megszőnik. A szak befejezését beállíthatja a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban: csak a befejezı állapot és dátum együttes megadása esetén lehetséges a mentés. A lehetséges három befejezı állapot: Leadva Abszolutóriummal végzett Diplomával végzett A szak-törzslap adatok között ez után megjelenik a befejezés idıpontja és a befejezı állapot. A hallgatói jogviszony megszőnik, ha minden hozzá kapcsolódó szakon befejezte a hallgató a tanulmányait. Dátumok módosítása (HJVD) Elıfordulhat, hogy a hallgató jogviszonyának kezdete vagy a vége megváltozik: ezek is jelentésre kerülnek a FIR felé, valamint az is, ha a felvétel módja vagy a befejezı állapot, alállapot módosul. A jogviszony kezdete megváltozik, ha a hallgató valamely szakjának megváltozik a kezdete (korábbi téves adatrögzítés javítása miatt) – ebben az esetben csak a szakos jogviszonyának a dátuma változik új szak kerül rögzítésre, aminek kezdete korábbi, mint az eddigieké – ebben az esetben a hallgatói jogviszony dátuma változik az új szakos jogviszonnyal téves adatrögzítés miatt törlésre kerül a hallgató olyan szakja, aminek a jogviszony kezdete a hallgatói jogviszony kezdetével egyezik meg– ebben az esetben a hallgatói jogviszony dátuma változik az a törölt szakos jogviszonnyal Kezdıdátum javítása
kezdı dátum
befejezés
A Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban megváltoztatható a „Jogviszony kezdete ezen a szakon” mezı értéke. Új szak felvitele – korábbi dátummal Új szak hozzáadásához használhatja a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap, szak, képzések” menüpontot: a törzslap mezıben válassza a „Létezı törzslaphoz kapcsolás” rádiógombot; a legördülı menüben a hallgató már létezı törzslapjai közül választhat. Ekkor létrejön a teljes szak – törzslap – képzés kapcsolat, a megadott félévben pedig létrejön ugyanezeknek a féléves elemei is, ám a féléves szak-törzslap állapota „Beiratkozásra vár” lesz: ezt „Aktív” állapotúra kell állítani (a „Féléves szak – törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban), és ez a „Beiratkozás dátuma” jelenti a jogviszony kezdetét a szakon. Vagyis, a hallgatói jogviszony dátumkarbantartására akkor van szükség, ha az ezen a szakon létrejött jogviszony kezdete megelızi a hallgatói jogviszony kezdetét. Szak törlése A Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı szakon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak törlése” menüponttal törölheti a hallgató szakját: ehhez elıbb törölnie kell a szaktól a képzéseket (a képzéseken állva a „Szak-képzés kapcsolat törlése” menüponttal), ill. a törzslapokat (a törzslapokon állva a „Szak-törzslap kapcsolat törlése” menüponttal). A szak akkor törlıdik, ha az összes szak-törzslapot töröltük: ez jár a szakos jogviszony törlésével. A hallgatói jogviszony dátumkarbantartására akkor van szükség, ha a törölt szakon lévı jogviszony kezdete megelızi a hallgatói jogviszony kezdetét. A jogviszony vége megváltozik, ha ha egy (minden szak-törzslapján befejezett) szakjának a vég-dátumát módosítjuk ha egy (minden szak-törzslapján befejezett) szakjának a vég-dátumát töröljük (a befejezı állapottal együtt) – téves adatrögzítés javításaként új szakot rögzítünk a hallgatónak, és ezáltal a befejezett jogviszonya újra fennáll, vagy annak végdátuma változik Végdátum javítása A befejezés dátuma módosítható a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban is. Végdátum törlése A mővelet elérhetı a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban: csak a befejezı állapot és dátum együttes törlése esetén lehetséges a mentés. Új szak rögzítése
Új szak hozzáadásához használhatja a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap, szak, képzések” menüpontot: a törzslap mezıben válassza a „Létezı törzslaphoz kapcsolás” rádiógombot; a legördülı menüben a hallgató már létezı törzslapjai közül választhat. Ekkor létrejön a teljes szak – törzslap – képzés kapcsolat, a megadott félévben pedig létrejön ugyanezeknek a féléves elemei is, ám a féléves szak-törzslap állapota „Beiratkozásra vár” lesz: ezt „Aktív” állapotúra kell állítani (a „Féléves szak – törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban), és ez a „Beiratkozás dátuma” jelenti a jogviszony kezdetét a szakon. Vagyis, dátumkarbantartásra akkor van szükség, ha az ezen a szakon létrejött jogviszony vége késıbbi dátum, mint a hallgatói jogviszony vége. A megnyitás okának megváltoztatása Ide tartozik (a bejelentendı kérelem típusa miatt) a jogviszony létrejöttének oka is. Ilyen kérelem akkor keletkezik, ha módosításra kerül a hallgatói szak felvételének módja. A mővelet elérhetı a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı szakon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak módosítása” menüpontban. A befejezı állapot megváltoztatása Továbbá ide tartozik még (a bejelentendı kérelem típusa miatt) a befejezett szak befejezı állapotának, alállapotának módosítása is. A mővelet elérhetı a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban.
Törlés (HSTR) Elıfordulhatnak olyan esetek is, amikor valamely adatok feleslegesen vagy tévesen kerülnek rögzítésre, viszont jelentésre kerültek. Ilyenkor a FIR felé is továbbítani kell a korrigálást. Szak-törzslap törlése és Féléves szak-törzslap törlése A törlést a Tanulmányi Bokor „Szakok, képzések” fülén, a megfelelı elemen állva a jobb egérgombbal elérhetı menü pontjaival teheti meg: „Féléves szak-törzslap kapcsolat törlése”, ill. „Szak-törzslap kapcsolat” törlése. Törlési kérelem akkor kerül küldésre, ha a törölt féléves szak-törzslapon kívül azonos szakon másik féléves szak-törzslap nem tartozik a jogviszonyhoz; ill. a törölt szak-törzslapon kívül azonos szakon másik szak-törzslap nem tartozik a jogviszonyhoz. Például az alábbi képen a hallgatónak egy szakjához két törzslapja is tartozik (azaz két szaktörzslap van), mindegyik alatt féléves szak-törzslapokkal. Amennyiben kitöröljük az egyik törzslap legutóbbi félévét, a jogviszony megmarad, mivel a másik törzslapon is szerepel ugyanez a félév. Ha mindkét törzslapon kitöröljük az adott félévet, akkor a jogviszonya (legalábbis ezen a szakján) erre a félévre megszőnik. Ha a szaktól eltávolítjuk az egyik törzslapot, a szakjára vonatkozó jogviszonya továbbra is él, a másik törzslap miatt. Ha azonban mindkét törzslap-kapcsolatot megszüntetjük, a hallgatónak erre a szakjára megszőnik a jogviszonya.
(Ha a szakok törlése a hallgatói jogviszony törlését is eredményezi, azt külön nem kell jelenteni, mivel a FIR rendszere automatikusan törli a hallgatói jogviszonyt, ha minden hozzá kapcsolódó képzés törlésre kerül.) A féléves szak-törzslap állapotának módosítása Az „Aktív” és „Passzív” állapot beállítása esetén nem törlési kérelem kerül küldésre, mivel azok biztosítják a folyamatos jogviszonyt. Törlési kérelem az alábbi esetekben kerül küldésre: ha a félévet „Passzív” állapotról egyéb (nem „Passzív” vagy „Aktív”) állapotra módosítják úgy, hogy a passzív állapot elıtt aktív volt ha a félévet „Aktív” állapotról egyéb (nem „Passzív”) állapotra módosítják (pl. visszavonják a bejelentkezést). Az ilyen irányú módosítások a Tanulmányi Bokorban tehetık meg, a „Szakok, képzések” fülön a „Féléves szak-törzslap kapcsolat módosítása” menüpontban.
Doktorjelölti jogviszonyra vonatkozó bejelentések A FIR által kért adatok a doktorjelölti jogviszonyra vonatkozóan szőkebbek, mint a hallgatói jogviszonynál. Mindössze a jogviszonyra vonatkozó adatokat (milyen intézményben, mikortól, meddig, és miért szőnt meg a jogviszony), valamint a doktori iskola és tudományterület adatait szükséges jelenteni. Létrehozás (HJVL) Doktorjelölti jogviszony új doktorjelölti törzslap létrehozásával keletkezik, valamint a küldés elıtt meg kell adni legalább egy tudományterületet is. Ezen kívül létrehozó kérelem küldését generálja az is ha újabb tudományterületet kerül rögzítésre egy már korábban bejelentett jogviszonyhoz. Doktori törzslapot a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap” menüpontban hozhat létre. A típusnál válassza a „Doktorjelölti” rádiógombot. Kötelezıen kitöltendı (és küldésre kerülı) mezık: Megnyitás módja: intézményi készletbıl választható Jogv.(iszony) kezdete: ez lesz a jogviszony kezdete; a jelölınégyzetbe pipa helyezésével a mai napra áll be
Doktori iskola (a gombbal választhat az intézmény doktori iskolái közül; mentés után ez az adat nem módosítható.)
Az ETR-ben a doktorjelölti jogviszonynak más adata (szak, képzések stb.) nincsen. A doktorjelölti törzslapok automatikus törzsszáma P-vel kezdıdik.
Doktori iskola tudományterületei A doktorjelölt tudományterületei is jelentésre kerülnek. Ezeket a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a doktori törzslapot választva annak „Tudományterületek” fülén kezelheti.
Megszüntetés (HJVM) Amennyiben a doktorjelölt fokozatot szerzett vagy elbocsátásra került (saját kérésre vagy egyéb okokból), akkor azt a törzslap lezárási dátumának és a befejezési módnak egyidejő beállításával adhatjuk meg, így sor kerül a jogviszony végének bejegyzésére. A befejezési adatok megadhatók a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a „Törzslap módosítása” menüpontban. A befejezés módját és dátumát mindkettıt meg kell adni.
Dátumok módosítása (HJVD) Amennyiben a doktorjelölti jogviszony kezdete vagy vége megváltozik, azt jelenteni kell. Az ilyen típusú jelentések közé három változás tartozik: megváltozik a doktorjelölti törzslapon a jogviszony kezdete megváltozik/törlıdik a doktorjelölti törzslapon a jogviszony vége megváltozik a doktorjelölti törzslapon a megnyitás módja vagy lezárt doktori törzslapon a jogviszony megszőnésének oka Mindhárom adatot a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Törzslap módosítása” menüpontban lehet módosítani. A „Jogv. kezdete” nem törölhetı. A „Jogv.megsz.oka” és a „Jogviszony vége” egyszerre törölhetı. Törlés (HSTR) Téves adatrögzítéskor (amennyiben a doktorjelölti jogviszonyt vagy a doktori iskolát vagy tudományterületet tévesen rögzítettük) törlési kérelem kerül küldésre. Ekkor fizikailag is törlésre kerülnek a korábban bejelentett adatok. A doktori törzslapot törölni a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Törzslap törlése” menüponttal lehet.
Vendéghallgatói jogviszonyra vonatkozó bejelentések Az ETR-ben a vendéghallgatói jogviszony kezelése a hallgatói jogviszony kezeléséhez hasonló. A FIR jelentés szempontjából viszont közömbös a vendéghallgató szakja, képzése és ezek féléves adatai, mindösszesen a vendéghallgató törzslapon rögzített adatok kerülnek bejelentésre. Létrehozás (HJVL) A jogviszony a vendéghallgató törzslap létrehozásával rögzíthetı (megadva a jogviszony kezdetét, végét és létrejöttének okát is). Vendéghallgatói törzslap létrehozható a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Új törzslap” menüpontban. A törzslaptípusnál válassza a „Vendéghallgatói” rádiógombot. Kötelezıen kitöltendı mezık a törzslappal kapcsolatban: Megnyitás módja: intézményi készletbıl választható Jogv.(iszony) kezdete: ez lesz a jogviszony kezdete; a jelölınégyzetbe pipa helyezésével a mai napra áll be Jogv.(iszony) megsz.(őnésének) oka: készletbıl választható; alapesetben a „A bejelentett végdátumon lezárásra kerül(t).” értékre áll be Jogviszony vége: a jogviszony lezárásának (elırelátható) dátuma A vendéghallgatói törzslapok automatikus törzsszáma V-vel kezdıdik.
Megszüntetés (HJVM) Vendéghallgatóról megszüntetı kérelem nem kerül küldésre, mert a létrehozáskor meg kell adni a jogviszony végét.
Amennyiben a jogviszony az elızetesen megadottnál korábban kerül megszüntetésre, akkor arról dátummódosító kérelem kerül küldésre.
Dátumok módosítása (HJVD) Amennyiben a vendéghallgatói jogviszony kezdete vagy vége megváltozik, azt jelenteni kell. Az ilyen típusú jelentések közé három változás tartozik: megváltozik a vendéghallgatói törzslapon a jogviszony kezdete megváltozik a vendéghallgatói törzslapon a jogviszony vége megváltozik a vendéghallgatói törzslapon a megnyitás módja vagy a jogviszony megszőnésének módja Ezeket az adatokat a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a megfelelı törzslapon állva a jobb egérkattintással elérhetı „Törzslap módosítása” menüpontban lehet módosítani.
Törlés (HSTR) Téves adatrögzítéskor (amennyiben a vendéghallgatói jogviszonyt vagy a törzslapot tévesen rögzítettük) törlési kérelem kerül küldésre. Ekkor fizikailag is törlésre kerülnek a korábban bejelentett adatok. A vendéghallgatói törzslapot törölni a Tanulmányi Bokor „Törzslapok, képzések” fülén, a jobb egérkattintással elérhetı „Törzslap törlése” menüponttal lehet.
Kollégiumi jogviszonyra (tagságra) vonatkozó bejelentések A FIR számára a kollégiumi jogviszonyra vonatkozóan is szükséges adatokat jelenteni. Ezek az adatok az Admin programban a „Személyek” menüpont „Kollégiumi jogviszonyok” fülén kezelhetık. Létrehozás (HJVL) Kollégiumi jogviszony új kollégiumi tagság létrehozásával keletkezik. Ezt az „Új” gomb megnyomásával rögzítheti. Kötelezıen kitöltendı (és küldésre kerülı) mezık: Kollégium: intézményi készletbıl választható Jogviszony kezdete: ez lesz a jogviszony kezdete; a jelölınégyzetbe pipa helyezésével a mai napra áll be Létrejöttének oka: készletbıl választható Jogviszony vége: a jogviszony lezárásának (elırelátható) dátuma Megszőnés oka: készletbıl választható; alapesetben a „A bejelentett végdátumon lezárásra kerül(t).” értékre áll be.
Megszüntetés (HJVM) Megszüntetı kérelem nem kerül küldésre, mivel a létrehozáskor meg kell adni a jogviszony végét.
Amennyiben a jogviszony az elızetesen megadottnál korábban kerül megszüntetésre, akkor arról dátummódosító kérelem kerül küldésre.
Dátumok módosítása (HJVD) Amennyiben a kollégiumi tagság kezdete vagy vége megváltozik, azt jelenteni kell. Az ilyen típusú jelentések közé három változás tartozik: megváltozik a jogviszony kezdete megváltozik a jogviszony vége megváltozik a jogviszony létrejöttének oka megváltozik a jogviszony megszőnésének oka A módosítások a megfelelı kollégiumi tagság bejegyzésén állva, a „Módosít” gomb megnyomása után rögzíthetık. Nem törölhetı egyik adat sem. Törlés (HSTR) Téves adatrögzítéskor (amennyiben a kollégiumi jogviszonyt vagy a kollégiumot tévesen rögzítettük) törlési kérelem kerül küldésre. Ekkor fizikailag is törlésre kerülnek a korábban bejelentett adatok. A törlés a megfelelı kollégiumi tagság bejegyzésén állva, a „Töröl” gomb megnyomásával érhetı el.
