GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT. Kis-Tóthné Tóbik Krisztina Miklós Andrea

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT

Kis-Tóthné Tóbik Krisztina – Miklós Andrea

MÉDIAINFORMATIKAI KIADVÁNYOK


Kis-Tóthné Tóbik Krisztina – Miklós Andrea

Eger, 2011

Lektorálta: CleverBoard Interaktív Eszközöket és Megoldásokat Forgalmazó és Szolgáltató Kft.

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Felelős kiadó: dr. Kis-Tóth Lajos Készült: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdájában, Egerben Vezető: Kérészy László Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné

Kurzusmegosztás elvén (OCW) alapuló informatikai curriculum és SCORM kompatibilis tananyagfejlesztés Informatikus könyvtáros BA, MA lineáris képzésszerkezetben TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0005


Tartalom 1. Bevezetés ....................................................................................................................... 9 1.1 CÉLKITŰZÉS................................................................................................... 9 1.2 A KURZUS TARTALMA ................................................................................ 9 1.3 A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE................................................................. 10 1.3.1 A gyűjteményszervezés ....................................................................... 10 1.3.2 Az állományalakítást meghatározó szempontok ................................. 10 1.3.3 Az állomány elemzése ........................................................................ 10 1.3.4 Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat ..... 10 1.3.5 Az állománygyarapítás módjai ............................................................ 11 1.3.6 Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése ....... 11 1.3.7 Az állomány nyilvántartása ................................................................. 11 1.3.8 Az állomány ellenőrzése és apasztása ................................................. 11 1.3.9 Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei ......................... 11 1.3.10 Az állomány védelme .......................................................................... 12 1.4 KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK ............................................... 12 1.5 TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK .................................................. 12 2. A gyűjteményszervezés .............................................................................................. 13 2.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 13 2.2 Tartalom .......................................................................................................... 13 2.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 13 2.3.1 A gyűjteményszervezés fogalma......................................................... 13 2.3.2 A gyűjteményszervező munka terminológiája .................................... 14 2.3.3 A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében ....................................................................................... 15 2.4 Összefoglalás................................................................................................... 20 2.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 20 3. Az állományalakítást meghatározó szempontok ..................................................... 21 3.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 21 3.2 Tartalom .......................................................................................................... 21 3.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 21 3.3.1 A használók igényei ............................................................................ 21 3.3.2 A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben ...... 22 3.4 Összefoglalás................................................................................................... 28 3.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 28 4. Az állomány elemzése ................................................................................................. 29 4.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 29 4.2 Tartalom .......................................................................................................... 29 4.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 29 4.3.1 A mennyiségre irányuló elemzési szempontok (kvantitatív elemzés) 29 4.3.2 A minőségre irányuló elemzési szempontok (kvalitatív elemzés) ...... 30 4.3.3 Az elemzés módszerei ......................................................................... 30 5

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 4.4 4.5

Összegzés ........................................................................................................ 37 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 37

5. Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat ...................... 38 5.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 38 5.2 Tartalom .......................................................................................................... 38 5.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 38 5.3.1 A gyűjtőkör ......................................................................................... 38 5.3.2 A Gyűjtőköri Szabályzat ..................................................................... 39 5.3.3 A Gyűjtőköri Szabályzat felépítése ..................................................... 39 5.3.4 A magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelvei ............................................................................ 43 5.4 Összefoglalás................................................................................................... 43 5.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 43 6. Az állománygyarapítás módjai.................................................................................. 44 6.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 44 6.2 Tartalom .......................................................................................................... 44 6.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 44 6.3.1 Vásárlás ............................................................................................... 44 6.3.2 Ajándék ............................................................................................... 48 6.3.3 Csere ................................................................................................... 49 6.3.4 A köteles példány ................................................................................ 51 6.3.5 A kötelespéldány-szolgáltatás múltja .................................................. 52 6.3.6 A köteles példány Magyarországon .................................................... 52 6.3.7 Saját előállítás ..................................................................................... 52 6.4 Összefoglalás................................................................................................... 53 6.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 53 7. Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése .......................... 54 7.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 54 7.2 Tartalom .......................................................................................................... 54 7.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 54 7.3.1 Kiválasztás .......................................................................................... 55 7.3.2 Előszerzeményezés ............................................................................. 62 7.3.3 Rendelés. A megrendelés formái és eszközei. .................................... 63 7.3.4 Érkeztetés ............................................................................................ 64 7.4 Összegzés ........................................................................................................ 65 7.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 65 8. Az állomány nyilvántartása ....................................................................................... 66 8.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 66 8.2 Tartalom .......................................................................................................... 66 8.3 A tananyag kifejtése ........................................................................................ 66 8.3.1 A nyilvántartásba vétel első teendői ................................................... 66 8.3.2 Az időleges nyilvántartás fogalma, formái, teendői ............................ 68 8.3.3 Az állomány végleges nyilvántartásának eszközei és szabályai ......... 71 6

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 8.3.4 Egyedi nyilvántartás ............................................................................ 73 8.3.5 A csoportos nyilvántartás .................................................................... 74 8.4 Összefoglalás................................................................................................... 77 8.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 78 9. Az állomány ellenőrzése és apasztása ....................................................................... 79 9.1 CÉLKITŰZÉS................................................................................................. 79 9.2 TARTALOM................................................................................................... 79 9.3 A TARTALOM KIFEJTÉSE .......................................................................... 79 9.3.1 Az állomány ellenőrzése ..................................................................... 79 9.3.2 Az állományellenőrzés előkészítése .................................................... 81 9.3.3 Az állományellenőrzés teendői és lezárása ......................................... 82 9.3.4 Az állomány apasztása ........................................................................ 85 9.3.5 A törlés teendői és nyilvántartásának formái ...................................... 87 9.4 Összefoglalás................................................................................................... 88 9.5 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 88 10. Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei.............................................. 89 10.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 89 10.2 Tartalom .......................................................................................................... 89 10.3 A tartalom kifejtése ......................................................................................... 89 10.3.1 Az állomány raktározása ..................................................................... 89 10.3.2 A raktári jelzet fogalma, fajtái ............................................................ 89 10.3.3 Raktározási rendszerek ....................................................................... 91 10.3.4 Mechanikus raktározás ........................................................................ 92 10.3.5 Rendszerező raktározás ....................................................................... 93 10.3.6 A könyvtári állomány tagolásának szempontjai.................................. 97 10.3.7 A tárolás eszközei ............................................................................. 105 10.3.8 A raktári rend biztosítása .................................................................. 108 10.3.9 A raktári rend megőrzése .................................................................. 111 10.3.10 Raktári nyilvántartás ......................................................................... 111 10.4 Összefoglalás................................................................................................. 112 10.5 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 112 11. Az állomány védelme................................................................................................ 113 11.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 113 11.2 Tartalom ........................................................................................................ 113 11.3 A tananyag kifejtése ...................................................................................... 113 11.3.1 Az állományvédelem fogalma........................................................... 113 11.3.2 A megelőző állományvédelem formái és módszerei......................... 114 11.3.3 Vagyonvédelem ................................................................................ 116 11.3.4 Az elemi csapások által okozott károk lehetőség szerinti megelőzése ....................................................................................... 118 11.3.5 A jó állapotban lévő dokumentumok állagának megőrzése .............. 119 11.3.6 A dokumentumok további romlásának megakadályozása ................ 121 11.3.7 A helyreállító állományvédelem feladatai ........................................ 123 11.3.8 A javító helyreállító állományvédelem eszközei .............................. 124 7

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 11.3.9 A különböző dokumentumtípusok állományvédelme ....................... 125 11.3.10 Egyéb dokumentumtípusok állományvédelme ................................. 128 11.4 Összefoglalás................................................................................................. 130 11.5 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 130 12. Összefoglalás ............................................................................................................. 131 A kurzuson kitűzött célok összefoglalása ............................................................... 131 Tartalmi összefoglalás ............................................................................................. 131 12.1 A tananyagban tanultak részletes összefoglalása .......................................... 131 12.1.1 A gyűjteményszervezés ..................................................................... 131 12.1.2 Az állományalakítást meghatározó szempontok ............................... 132 12.1.3 Az állomány elemzése ...................................................................... 132 12.1.4 Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat ... 132 12.1.5 Az állománygyarapítás módjai.......................................................... 132 12.1.6 Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése ..... 132 12.1.7 Az állomány nyilvántartása ............................................................... 133 12.1.8 Az állomány ellenőrzése és apasztása ............................................... 133 12.1.9 Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei ....................... 133 12.1.10 Az állomány védelme ........................................................................ 133 Zárás 133 13. Kiegészítések ............................................................................................................. 135 13.1 Irodalomjegyzék ............................................................................................ 135 13.1.1 Hivatkozások ..................................................................................... 135 13.1.2 Külső URL hivatkozások .................................................................. 140 14. Ábrajegyzék .............................................................................................................. 141 15. Médiaelemek ............................................................................................................. 143 16. Tesztek ....................................................................................................................... 144 16.1 Próbateszt ...................................................................................................... 144 16.2 Záróteszt A. ................................................................................................... 149 16.3 Záróteszt B. ................................................................................................... 154 16.4 Záróteszt C. ................................................................................................... 159

8


1. BEVEZETÉS Regg Carr neves könyvtári szakember egy 2006-ban megjelentetett tanulmányában, amelyben a felsőoktatási könyvtárak perspektíváit vizsgálta, rövid könyvtártörténeti viszszapillantásában a közelmúlt könyvtári trendjeire vonatkozóan megállapította: egyszerre csak „az olvasó lett a király”. Valóban, a ’80-as évektől kibontakozott egy olyan vonulat, amely a könyvtárhasználónak minden eddiginél nagyobb figyelmet szentel, és ez nem csak a felsőoktatási könyvtárakra jellemző. A jelenséget az oly sokszor emlegetett „információ és tudás alapú társadalom” kihívásai szülték, amelyek mind az egyetemes, mind a hazai könyvtárügyben jelentős változásokat eredményeztek. Az információhoz való egyetemes hozzáférés, a tudás hatalmának korlátok nélküli megszerzése napjainkban, mint alapvető emberi jog van jelen. E jog gyakorlásának lehetőségét, mint az egyetemes emberi tudás birtoklói, a könyvtárak és az információs intézmények, immár hálózatba szerveződve képesek magukra vállalni. Alapvető kérdések: mit igényelnek társadalmunk könyvtárhasználói a napjainkra felgyülemlett információrengetegből? hogyan, milyen keretek között teremtsük meg az információhoz való egyetemes és szabad hozzáférést számukra? milyen szempontokat és lehetőségeket vegyünk figyelembe a gyűjtemény menedzselése során? és nem utolsó sorban: hogyan gondozzuk, védjük a dokumentum- és tudáskincsünket? Tananyagunk arra vállalkozik, hogy a fenti kérdések tükrében felvázolja a könyvtári gyűjteménymenedzsment tevékenységrendszerét.

1.1 CÉLKITŰZÉS A tananyag célja megismertetni a könyvtári gyűjtemény létrehozásának, fejlesztésének, tárolásának és védelmének szabályait, eszközeit és módszereit. További fő célok az elemző-értékelő készség fejlesztése az állományalakító tevékenységből adódó konkrét feladatok segítségével, valamint a használatorientált szemlélet kialakítása annak bemutatásával, hogyan kell a könyvtári rendszer bármely gyűjteményi egységét a rendszer céljainak elérésére alkalmassá tenni.

1.2 A KURZUS TARTALMA 1. Bevezetés 2. A gyűjteményszervezés 3. Az állományalakítást meghatározó szempontok 4. Az állomány elemzése 5. Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat 6. Az állománygyarapítás módjai 7. Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése 8. Az állomány nyilvántartása 9. Az állomány ellenőrzése és apasztása 10. Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei

9

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 11. Az állomány védelme 12. Összefoglalás

1.3 A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE 1.3.1

A gyűjteményszervezés

Elsőként ismertetjük a gyűjteményszervezés fogalmát, bemutatjuk fő tevékenységi köreit és alapfogalmait. Ezt követően meghatározzuk a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységek rendszerében, az alapfogalmak közül néhányat részletezőbben is tárgyalunk, majd a gyűjtemény kialakításához kapcsolódó állományalakítási stratégia fontosságát ismertetjük. Végül bemutatjuk az egyes könyvtártípusokra jellemző állományalakítási sajátosságokat. 1.3.2

Az állományalakítást meghatározó szempontok

A könyvtárnak állományalakítási tevékenysége során számos tényezőt kell figyelembe vennie ahhoz, hogy a használók számára legmegfelelőbb gyűjteményt tudja kialakítani. Kiinduló alap a könyvtár funkciója. Ehhez igazodva fel kell mérni a használók igényeit, amelyek igen széles körűen lehetnek. Mivel önmagában egyetlen gyűjtemény sem képes kielégíteni a szerteágazó olvasói igényeket, meg kell keresni azokat az együttműködési formákat, megosztási lehetőségeket, amelyekhez kapcsolódva hatékonyan biztosíthatják az információ szabad áramlását bárki számára. Ezeket az állományalakítást meghatározó szempontokat ismertetjük a következőkben. 1.3.3

Az állomány elemzése

Az állományalakítás szempontjából – a használói igények elemzésén túl – nagyon fontos, hogy a már meglévő gyűjteményünkről reális képünk legyen. Ennek érdekében, előre megtervezett szempontok alapján, minél szélesebb körű vizsgálatnak kell alávetni az állományt. Az állományelemzés két nagy vonulatát mutatjuk be a vizsgált szempontok tükrében. Ezek a mennyiségre, illetve a minőségre irányuló elemzési szempontok. A szempontok vizsgálata különböző módszerek segítségével történik, melyeket szintén részletesen megismerhetnek a lecke keretében. 1.3.4

Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat

Ahhoz, hogy a könyvtár valóban jól használható, megbízható állományt hozzon létre, meg kell alkotnia egy olyan dokumentumot, amelyben rögzíti a gyűjtőkörére vonatkozó szabályok részletes meghatározását. Ezt a könyvtár gyűjteményére vonatkozó szabálygyűjteményt nevezzük Gyűjtőköri Szabályzatnak. Célja, hogy megfogalmazza azokat az elveket, melyek alapján a gyűjteményszervezés történik. A következőkben ennek a fontos könyvtári dokumentumnak a felépítését mutatjuk be, különös tekintettel a gyűjtési utasítás szempontjaira. Végül rövid kitérőt teszünk a magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelveire.

10

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 1.3.5

Az állománygyarapítás módjai

A könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenységét állománygyarapításnak nevezzük. Formái: vásárlás, ajándék, csere, kötelespéldány, saját előállítás. Az állománygyarapítási módok részletes kifejtése keretében górcső alá vesszük mindazokat a lehetőségeket, amelyeket az eltérő beszerzési formák kínálnak, valamint bizonyos esetben a gyarapítás valamely formájához szervesen kapcsolódó intézményekről is szót ejtünk. 1.3.6

Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése

Az állományalakítási stratégia és a Gyűjtőköri Szabályzat elméletben megfogalmazott elvei a dokumentumok beszerzésekor valósulnak meg. Az állománygyarapítás „helyessége” hosszú távon kihat az egész könyvtár működésére, ezért nagy körültekintést igénylő, felelősségteljes feladat. A dokumentumok beszerzése egy előre megtervezett lépéssorozatból áll: tájékozódás az új kiadványokról → döntés a beszerzésről → a beszerzés végrehajtása. Ezt a folyamatot tekintjük át a gyarapítás forrásainak és munkafolyamatainak – kiválasztás, előszerzeményezés, rendelés, érkeztetés – részletes bemutatásával. 1.3.7

Az állomány nyilvántartása

A fejezet elején ismertetésre kerülnek a nyilvántartásba vétel legelső gyakorlati mozzanatai, mint a számla és szállítmány összevetése, illetve a dokumentumok bélyegzővel való ellátása. Ezt követően bemutatjuk nyilvántartási jelleg szerinti csoportosításban a leltározás időleges és végleges formájának az eszközeit, szabályait, lényeges teendőit. Végezetül pedig a nyilvántartás egyedi és csoportos módjának a jelentőségét, gyakorlati tudnivalóit taglaljuk. 1.3.8

Az állomány ellenőrzése és apasztása

Az állományellenőrzés fogalmának és jelentőségének a definiálását követően az állományellenőrzés formáinak a különböző szempontok szerinti csoportosítását mutatjuk be. Ezután vesszük sorra a teljes folyamat különböző fázisait, kezdve a szakszerű előkészítés, majd az egyes gyakorlati teendők, végezetül pedig a lezárás feladatának a részletezésével. A fejezet második részében az állományapasztás szükségességének ok-okozati összefüggéseivel ismerkedünk meg, végezetül pedig az egyes dokumentumok törlésének teendőit és nyilvántartási formáit vázoljuk fel. 1.3.9

Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei

A fejezet első részében szó lesz az állományok raktározási formáinak jelentőségéről, különböző megoldásairól, bemutatásra kerülnek a leggyakrabban alkalmazott módszerek előnyei és hátrányai, megismerhetjük a raktári jelzet fogalmát, fajtáit és kialakításuk technikai tudnivalóit. A fejezet második részében az állományok tagolásának tudnivalóit vázoljuk fel, majd a tárolás eszközrendszerének részletes bemutatását követően a raktári rend megtartásával, illetve megőrzésével kapcsolatos tudnivalók ismertetése következik.

11

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 1.3.10 Az állomány védelme A fejezet elején definiáljuk az állományvédelem fogalmát, röviden taglaljuk a jelentőségét, célját és a hozzá kapcsolódó feladatokat. Ezt követően az állomány védelme érdekében szükséges megelőző intézkedéseket/feladatokat vesszük sorra, külön kitérve a vagyonvédelem és az elemi károk megelőzésének kérdéskörére. A tananyag további részeiben az állományok állagmegőrzésével kapcsolatos intézkedéseket, fontosabb szabályokat, tapasztalatokat tekintjük át dokumentumtípusonként, és foglalkozunk a helyreállítás, restaurálás témájával is.

1.4 KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK A hallgató a tananyag elsajátítása által: – jusson birtokába mindazon ismereteknek, amelyek elengedhetetlenek a könyvtáros szakember gyűjteményszervező munkájához – ismerje fel ennek a könyvtári területnek az összefüggéseit – sajátítsa el a gyűjteményszervezés szakterminológiáját – értse meg a könyvtári rendszer jelentőségét a gyűjteménymenedzsment szempontjából – legyen képes a tanult ismereteket a valóságra kivetíteni, a gyakorlatban alkalmazni – alakítsa ki magában mindazokat a készségeket, képességeket, jellemvonásokat, amelyek a gyűjteményszervezést végző jó szakember ismérvei: rugalmasság, kreativitás, lehetőségek feltárása, felelősségtudat és etikus hozzáállás.

1.5 TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK A tananyagot tekintse egy tömör, rendszerező „ismerettárnak”, amely a gyűjteménymenedzsment világában való eligazodáshoz ad alapot. Az ismereteket ne egyetlen könyvtárra, hanem – bizonyos kivételekkel – a könyvtárak mindegyikére általánosítsa. A téma szempontjából kifejezetten ajánlott a könyvtárak rendszerszerű megközelítése. Mivel a leckéket igyekeztük logikusan felépíteni, próbálja a logika fonalát követve felgöngyölíteni az ismeretanyagot. Különösen figyeljen a dőlt betűtípussal kiemelt részekre, mert ily módon hívjuk fel a figyelmet egy-egy jelentősebb fogalomra, információra, ismeretre. Fontos: a zárójeleken belül olykor a fogalmakhoz tartozó lényeges információkat talál. Ezeket se hagyja figyelmen kívül! A gyűjteményszervezés tágabb megismeréséhez hívja segítségül az irodalomjegyzékben szereplő szakirodalom tételeit!

12


2. A GYŰJTEMÉNYSZERVEZÉS 2.1 CÉLKITŰZÉS A lecke célja a gyűjteményszervezés és a hozzá szorosan kapcsolódó alapfogalmak megismertetése, majd ennek a tevékenységnek a meghatározása, egyrészt a könyvtári rendszeren belül, másrészt a könyvtár, mint önmagában tekintett intézmény belső rendszerének keretében.

2.2 TARTALOM A gyűjteményszervezés fogalma. A gyűjteményszervező munka terminológiája. A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében. A könyvtári rendszer alrendszerei. A gyűjteményi alrendszer. A gyűjtemény. Állományalakítás. Állományalakítási stratégia. Az állományalakítás sajátosságai az egyes könyvtártípusokban. A nemzeti könyvtár. A közkönyvtár. A szakkönyvtár. A felsőoktatási könyvtár állománya. Az iskolai könyvtár állománya.

2.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE Elsőként ismertetjük a gyűjteményszervezés fogalmát, bemutatjuk fő tevékenységi köreit és alapfogalmait. Ezt követően meghatározzuk a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységek rendszerében, az alapfogalmak közül néhányat részletezőbben is tárgyalunk, majd a gyűjtemény kialakításához kapcsolódó állományalakítási stratégia fontosságát ismertetjük. Végül bemutatjuk az egyes könyvtártípusokra jellemző állományalakítási sajátosságokat. 2.3.1

A gyűjteményszervezés fogalma

„A könyvtár az információs társadalom, a tudás alapú társadalom alapintézménye, az információt gyűjtő, feltáró és szolgáltató intézmény.” (Sipos, 2006) Tevékenységének célja, hogy a rögzített információt – az elektronikus információt is – összegyűjtse, rendezze és közvetítse. Ezek az információk a könyvtári állomány tervszerűen fejlesztett, rendezett, illetve feltárt gyűjteményében nyilvánulnak meg. A könyvtár funkciója, illetve gyűjteményének alakulása mindig szervesen összekapcsolódott. A felhasználói kör megváltozott igényeinek, az új ismeretágak megjelenésének, illetve a különböző információhordozók megsokszorozódásának meghatározó szerepe van a gyűjteményszervezésben. Mára a könyvtárak gyűjteményeibe a szöveges dokumentumok mellett a nem hagyományos dokumentumok, elektronikus források is beletartoznak. Ezek a könyvtári munka folyamatát és módszereit is megváltoztatták. „Változott a dokumentumok kezelésének technológiája, a használat formái is átalakultak és differenciálódtak, de az alapvető feladat ma is változatlan: hozzáférhetővé tenni az információt a használó számára.” (Pappné, 2001)

13

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A gyűjteményszervezés fogalma alatt a tevékenységek tág körét értjük, melyek a következők: – a szükséges dokumentumok kiválasztása, – annak meghatározása, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket tárol, illetve melyek azok, amelyekhez számítógépes hozzáférést biztosít a könyvtár, – a kiválasztott dokumentumok beszerzése, – nyilvántartás vezetése, amely statisztikai adatokat is közöl, – a gyűjtemény gyors visszakereshetővé tétele, – azon művek kivonása, melyekre nincs igény, – az állomány védelmének biztosítása. 2.3.2

A gyűjteményszervező munka terminológiája

A leckék keretében részletesen kifejtjük egyes terminusok jelentését, de érdemesnek tartjuk, hogy néhány fogalommal már a tananyag elején megismerkedjenek. A tanagyag két nagyobb téma köré szerveződik, ezek: - az állomány alakítása (2–7. lecke) - az állomány nyilvántartása, rendezése, védelme (8–11. lecke). A fontosabb fogalmak magyarázatát ezen két nagy témakör keretében, csoportosítva, betűrendben felsorolva ismertetjük.

Az állomány alakításának néhány alapfogalma – – – – – – –

Állomány: a tartós megőrzésre nyilvántartásba vett dokumentumok összessége. Állományalakítás: a gyűjteményszervező munka gyakorlata, melynek elemei a gyarapítás és apasztás. Állományalakítási stratégia: a „hol tartunk? hová megyünk? milyen úton érünk el a célhoz?” kérdés megfogalmazása a könyvtárra vonatkoztatva. Állománygyarapítás: a könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenység, melynek formái: vásárlás, ajándék, csere, kötelespéldány, saját előállítás. Gyűjtemény: a könyvtár rendeltetésének, küldetésének és jövőképének megfelelően, tervszerűen fejlesztett, rendszerezett, feltárt állománya. Gyűjtőkör: gyűjteményszervezési elveknek az összessége, melyek alapján a könyvtár kiválasztja az állományába illő információhordozókat. Megkülönböztetünk fő- és mellékgyűjtőkört. Gyűjtőköri Szabályzat: a könyvtár gyűjtőkörére vonatkozó szabálygyűjtemény, amely megfogalmazza azokat az alapelveket, amelyek szerint a gyűjteményszervezés történik.

Az állomány nyilvántartásának, rendezésének, védelmének alapfogalmai –

14

Állományapasztás: az állományalakítás fontos feladata, melynek során az állományt folyamatosan felül kell vizsgálni, valamint a szerzeményezés üteme szerint leválogatni.

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT – –

–

– – – – –

2.3.3

Állományellenőrzés: az állomány hiánytalanságának, illetve a nyilvántartás pontosságának ellenőrzési folyamata, más néven revízió, leltározás. Állomány nyilvántartás: más néven leltár, olyan folyamatosan, illetve időlegesen vezetett nyilvántartási formák összessége, melynek során bármikor megállapítható és ellenőrizhető az állomány egészének, illetve az egyes dokumentumoknak a darabszáma és értéke. Állományvédelem: a dokumentumoknak a megőrzését, fizikai állapotának megóvását, elvesztésének, eltulajdonításának megakadályozását, a pusztulás megelőzését, sebességének a lelassítását, valamint a károsodások helyreállítását jelenti. Nyilvántartásba vétel: a könyvtárba beérkező dokumentumok állományba, más néven leltárba vétele, mely a dokumentumok tulajdonbélyegzővel való ellátásából és a leltári nyilvántartásba való rögzítéséből áll. Raktári jelezet: azonosító (sorszám, betű- és/vagy számkombinációval), a dokumentumok raktári helyét határozza meg. Raktári nyilvántartás: a dokumentumok tárolási rendjét követő nyilvántartás. Raktári rend: a dokumentumok tárolása a raktári jelzetüknek megfelelő sorrend alapján. Raktári rendszer: a könyvtári dokumentumok elhelyezésének, tárolásának módja, melynek elsődleges célja azok visszakereshetősége. Két csoportja van, a mechanikus és a rendszerező raktározás. A gyűjteményszervező munka helye a könyvtári tevékenységek rendszerében

„A könyvtári rendszer négy tényező összehangolt együttese: gyűjtemények, szolgáltatások, könyvtárosok, infrastruktúra. A felhasználók igényeire alapozó, a fenntartókkal eredményesen kommunikáló rendszer célja a dokumentum- és információszolgáltatás garantálása.” (Sonnevend, 2002.) A rendszer kifejezés vonatkoztatható magára a könyvtárra, mint intézményre, hiszen a fentebb említett rendszerelemek a könyvtárak mindegyikében, önállóan is értelmezhetők. A könyvtár rendszerszerű működését az alábbi ábra szemlélteti:

15


1. kép

A könyvtár rendszerszerű működése

Ha a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységrendszeren belül szeretnénk pontosabban meghatározni, az alábbi ábra hívható segítségül:

2. kép

A gyűjteményszervezés helye a könyvtár tevékenységi rendszerében

Tehát a könyvtár tevékenységrendszerében a gyűjteményszervezés munkaterületéhez a gyarapítás, a feldolgozás, a raktározás és az állományvédelem tartozik. Mivel a feldolgozás (a dokumentumok formai és tartalmi feltárása) igen összetett feladat, külön tananyagok foglalkoznak a hozzá tartozó ismeretek bemutatásával (lásd: Bibliográfiai feldolgozás I– III., Információkereső nyelvek I–III.).

16


A könyvtári rendszer alrendszerei. A gyűjteményi alrendszer A könyvtárak egymástól függetlenül nem tudnák a rendszerelemek hatékony működését biztosítani, ezért csakis saját alrendszereiket szervezetten összekapcsolva, egymást kölcsönösen befolyásolva tudják ellátni funkciójukat, az információk összegyűjtésének, feltárásának, őrzésének és szolgáltatásának feladatait.

3. kép

A könyvtári rendszer és alrendszerei

A gyűjteménymenedzsment szempontjából a gyűjteményi alrendszeren belül létrejövő, forrásmegosztáson alapuló gyűjteményszervezésnek van a legnagyobb jelentősége. „A könyvtári gyűjteményegyüttes teljességét, feltárását és megőrzését elősegítő elemek: − köteles példányok, kiadványcsere, fölöspéldány-hasznosítás, − országos gyűjteményfejlesztési és tárolási együttműködés, − állományvédelmi rendszer, − egyetemes bibliográfiai számbavétel, − országos általános és szakterületi lelőhely-nyilvántartás” (Sonnevend, 2001)

A gyűjtemény „A könyvtár dokumentumállománya a könyvtár lelke. Az állomány gyarapítása a könyvtári tevékenység egyes folyamataiban kiemelkedő helyet foglal el. Ennek a folya-

17

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT matnak a minősége, eszközei, technikai és technológiai fejlettsége jelentősen befolyásolják a végeredményt, azaz a könyvtári állomány színvonalát.” (Billédiné, 1993) A könyvtár korábban elsősorban a kézzel fogható dokumentumok gyűjtőhelye volt. A dokumentumállomány (más néven gyűjtemény) fogalma a digitális korszakban más értelmet nyert. Napjainkban a könyvtár az információs társadalom nem kis kihívását, az információkhoz való tér és időkorlátok nélküli hozzáférést – ezzel együtt természetesen annak lelőhelyének számontartását – is felvállalta. A világháló segítségével a könyvtárban fizikailag jelen lévő gyűjteményt olyan hatalmas mértékben lehet kiegészíteni a különböző virtuális gyűjteményekkel, hogy ezzel gyakorlatilag korlátlanul biztosítható a felhasználók számára az információhoz való hozzáférés, függetlenül annak keletkezésétől, fellelhetőségétől. Jellemző a tendencia: míg korábban a dokumentumok birtoklása volt a gyűjteményszervezés központi eleme, addig napjainkra a hozzáférés vált meghatározó szemponttá.

Állományalakítás. Állományalakítási stratégia Az állományalakítás a felhasználói igényeknek megfelelő gyűjtemény kialakításának gyakorlata. Ennek két fontos eleme: − az állomány gyarapítása, − az állomány apasztása. Ezek a tevékenységek hosszú távon befolyással bírnak a könyvtár jövőjére, így az állományalakítás elveinek meghatározására célszerű állományalakítási stratégiát kidolgozni. Az állományalakítási stratégia legyen: − hosszú távú, jövőbe tekintő, − rugalmas, − a környezethez igazodó. „A stratégiai tervezés fogalmának egyszerűsített megfogalmazása, a „Hol tartunk, hová megyünk, milyen úton érünk el a célhoz?” kérdése az állományalakítás szempontjából annyit jelent, hogy fel kell tárni a jelenlegi gyűjtemény összetételét („hol tartunk”), meg kell vizsgálni részben azt az információs igényt, ill. szükségletet, amelyet a könyvtárnak ki kell elégítenie, részben azokat a megatrendeket, amelyek a tudományos-műszaki fejlődésben várhatók és a jövőbeli információszolgáltatás tartalmát és eszközeit befolyásolják („hova megyünk”), végül pedig – az előbbiekre alapozottan – meg kell határozni a gyűjteményszervezésnek azt az irányát („milyen úton érünk el a célhoz”), amely felé haladva e funkció ellátható. (Ferenczy, 1998)

Az állományalakítás sajátosságai az egyes könyvtártípusokban Az állományalakítási stratégia meghatározásának vannak olyan szempontjai, amelyek minden könyvtárra egyaránt érvényesek: − különböző állományelemzési módszerek segítségével fel kell térképezni a meglévő gyűjtemény adottságait, − a felhasználói igények elemzésével fel kell tárni a szükségleteket, − elemezni kell az adott könyvtár könyvtári rendszerben betöltött feladatkörét és lehetőségeit.

18

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Ezek ismeretében lehet meghatározni az adott könyvtárra jellemző állományalakítási sajátosságokat. A nemzeti könyvtár A nemzeti irodalom teljességének gyűjtésére törekszik. Elsősorban a területi patriotikum gyűjtése, megőrzése a cél, de egyes országok nemzeti könyvtárai törekednek a nyelvi, területi és tartalmi patriotikumok gyűjtésére is. Országonként eltérések mutatkoznak az egyes információhordozók gyűjtésében. Különösen nagy kihívást jelent számukra a patriotikumba tartozó hálózati publikációk gyűjtése. Általában teljességre törekednek a más országok hivatalos kiadványainak gyűjtésében, melyekhez nemzetközi cserekapcsolatok révén jutnak hozzá. (Magyarországon kivételesen nem a nemzeti, hanem az Országgyűlési Könyvtár gyűjti ezeket a kiadványokat.) Magyarország nemzeti könyvtára az Országos Széchényi Könyvtár. Honlapjának elérhetősége: http://www.oszk.hu/index_hu.htm A közkönyvtár A nevével összhangban, a „köz” szolgálatában építi gyűjteményét. A lakosság elsősorban ezt a könyvtártípust keresi fel, ha könyvtári szolgáltatást akar igénybe venni. Mivel használói köre nagyon széles, gyűjteményében az összes ismeretág képviseltetve kell hogy legyen a különböző művelődési, szórakozási és – bizonyos szintig – szakmai igények kielégítse érdekében. „A közkönyvtár információs centrum, amelynek feladata mindenféle ismeret, információ megszorítás és korlátozás nélkül való hozzáférhetővé tétele.” (Tóth, 2001) Nemzetiségek lakta településeken gyűjt az illető nemzetiségek irodalmából. Gyermekek számára is gyűjt, akár külön részleget képezhet az ennek a korosztálynak szóló irodalomból. Példákat közkönyvtárakra az alábbi elérhetőségeken talál: − megyei könyvtárak: http://konyvtar.lap.hu/megyei_konyvtarak/11227630 − városi könyvtárak: http://konyvtar.lap.hu/varosi_konyvtarak/11227631 A szakkönyvtár Jól behatárolható gyűjtőköre van: valamely tudományterületet vagy ismeretágat reprezentál. Állománya igazodik a képviselt szakterület fejlődési sajátosságaihoz, az új kutatási eredményeket folyamatosan beépíti gyűjteményébe. Tartalmi értelemben a teljességre, lefedettségre törekszik, függetlenül a dokumentum típusától. Az információtartalomra helyezi a hangsúlyt, ezért gyűjteményszervezésében elengedhetetlenek a tudománymetriai és bibliometriai vizsgálatok és ezek eredményeinek figyelembe vétele. Gyűjteménye jellemzően sok szakfolyóiratot és elektronikusan hozzáférhető adatbázist tartalmaz. Az alábbi címen – többek között – szakkönyvtárak honlapjai is elérhetők: http://konyvtar.lap.hu/szak-_egyeb_konyvtarak/11227635 A felsőoktatási könyvtár Az egyetemi, főiskolai könyvtár az anyaintézményben folyó oktató és kutató tevékenységnek szolgálatában szervezi gyűjteményét. Gyűjteményének tartalma az oktatott tudományterületek 19

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − részkérdéseivel foglalkozó, válogatott művei − összefoglaló művei − tájékoztató apparátusa (lexikonok, kézikönyvek, bibliográfiák, adatbázisok stb.). Gyűjteményépítésében fontos elem a dokumentumok megfelelő példányszámának meghatározása. Előnyben részesíti az információszerzés új hordozóinak és formáinak meghonosítását. Magyarországon mind a Felsőoktatási törvény, mind a bolognai rendszerre való áttérés megerősítette a felsőoktatási intézmények kutatási tevékenységben való részvételének lehetőségét, annak fontosságát. Ehhez igazodva, a felsőoktatási könyvtárak a fentieken túl szakkönyvtári feladatokat vállalhatnak fel a könyvtári rendszer keretében. (Nemzetközi szinten a felsőoktatási könyvtárak esetében nem ritka a nemzeti könyvtári feladatok elvállalása sem, pl. Magyarországon ilyen a Debreceni Egyetem könyvtára). Felsőoktatási könyvtárak honlapjainak elérhetőségei: http://konyvtar.lap.hu/felsooktatasi_konyvtarak/11227643 Az iskolai könyvtár állománya A fenntartó intézmény szükségletei határozzák meg állományalakítását. Támogatja az intézményben történő nevelés és képzés igényeit. Jellemzően nagy példányszámban szerzi be a hagyományos dokumentumokat (pl. tankönyveket), és viszonylag rövidebb idő elteltével selejtez a gyors elhasználódás következtében. Az információs társadalom „modern” iskolai könyvtárának feladata a tudásközvetítésen túl az információkezelő képesség és készség fejlesztése, ezért a dokumentumtípusok és információszerzésre alkalmas eszközök széles spektrumával áll az ifjú generáció rendelkezésére. Iskolai könyvtárak honlapjainak elérhetőségei: http://konyvtar.lap.hu/iskolai_konyvtarak/21619254

2.4 ÖSSZEFOGLALÁS Napjainkban a könyvtárak a könyv mellett dokumentumtípusok egész sorát fogadják gyűjteményeikbe, többek közt az elektronikus forrásokat is. A gyűjteményszervezés, illetve az állományalakítás a különféle könyvtári szolgáltatások alapja, elveit a könyvtár által ellátandó feladatok és konkrét használói igények határozzák meg. Legelőször tehát a könyvtár feladatát és a társadalomban betöltött helyét kell tisztázni. Ebből az elemzésből fog kinőni az a rendszer, amely a későbbiekben kialakítja a gyűjteményt. A megállapítás fordítva is igaz: gyűjteményünket úgy kell kialakítani, hogy az egy, a könyvtári rendszerbe szervesen beilleszkedő egység legyen.

2.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Sorolja fel a gyűjteményszervezés fogalmához tartozó tevékenységi köröket! 2. Határozza meg a gyűjteményszervező munka helyét a könyvtári tevékenységrendszerben! 3. Határozza meg a gyűjtemény fogalmát! 4. Mely szempontok figyelembe vételével lehet meghatározni az adott könyvtárra jellemző állományalakítási sajátosságokat? 1.

20


3. AZ ÁLLOMÁNYALAKÍTÁST MEGHATÁROZÓ SZEMPONTOK 3.1 CÉLKITŰZÉS A lecke keretében azokat az ismereteket, lehetőségeket, szempontokat, illetve együttműködési formákat vesszük számba, amelyek alkalmazásával a könyvtárak állományalakítási munkája eredményesebbé tehető.

3.2 TARTALOM A használók igényei. A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben. Gyűjtőköri együttműködés. Könyvtárközi kölcsönzés. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR). Tárolókönyvtárak. Ellátórendszerek. Az ellátórendszerek szerveződési formái. Az információáramlás elektronikus formáinak szerepe az együttműködésben. Nemzetközi együttműködés. Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel és A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetőségének Programja. Az OCLC (Online Computer Library Center).

3.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE A könyvtárnak állományalakítási tevékenysége során számos tényezőt kell figyelembe vennie ahhoz, hogy a használók számára legmegfelelőbb gyűjteményt tudja kialakítani. Kiinduló alap a könyvtár funkciója. Ehhez igazodva fel kell mérni a használók igényeit, amelyek igen széles körűek lehetnek. Mivel önmagában egyetlen gyűjtemény sem képes kielégíteni a szerteágazó olvasói igényeket, meg kell keresni azokat az együttműködési formákat, megosztási lehetőségeket, amelyekhez kapcsolódva hatékonyan biztosíthatják az információ szabad áramlását bárki számára. Ezeket az állományalakítást meghatározó szempontokat ismertetjük a következőkben. 3.3.1

A használók igényei

A költségvetések karcsúsodása, a versenykényszer megjelenése arra késztette a könyvtárakat, hogy a használók igényeit kulcsfontosságú tényezőként kezeljék szolgáltatási rendszerük kialakításában. Minőségi szolgáltatást csak a felhasználók igényeinek, elvárásainak ismeretében kiépített gyűjteménnyel lehet biztosítani. A felhasználói igényfelmérésben két jól körülhatárolható csoportot különböztetünk meg: − valós használók azok az olvasók, akik ténylegesen, rendszeresen látogatják a könyvtárat, − potenciális használók azok, akik ugyan jogosultak a könyvtár használatára, bármikor igénybe vehetnék a szolgáltatásokat, de valamilyen okból nem teszik. A valós könyvtárhasználók igényeinek számbavétele viszonylag könnyebb feladat, főleg, ha gépi könyvtári nyilvántartásokkal dolgozunk. A vizsgálatból leszűrt eredmények alapján képet kaphatunk arról, hogy például melyek a legkeresettebb témák, dokumentumtípusok. Minél sokfélébb szempontrendszert használunk a felméréshez, annál könnyebb azokat a következtetéseket levonni, amelyek az állomány alakításánál meghatározóak.

21

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A potenciális használók esetében nehezebb a helyzet, csupán a környezetük tanulmányozásával tudunk következtetéseket levonni könyvtárhasználói érdeklődésükről. A legfontosabb szempontok, amelyeket mindenképpen figyelembe kell venni: – életkor, – foglalkozás, – iskolai végzettség. További figyelembe vehető szempont lehet a nemek aránya, valamilyen vallási vagy etnikai többség jelenléte, az adott település jellegzetességei (népszokások, tradíciók), iskolai könyvtár esetén a tanterv ismerete stb. 3.3.2

A könyvtárak közötti együttműködés a gyűjteményszervezésben

Az 1997. évi CXL. törvény (melyet a szakmai köznyelv „kulturális alaptörvény” néven ismer, mivel a nyilvános könyvtári ellátás mellett a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a közművelődésről is rendelkezik. Teljes szövegének elérése: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_ doc.cgi?docid=99700140.TV) hatályba lépése óta az információhoz való szabad hozzáférés Magyarországon állampolgári jog. Napjaink információáradatában egyetlen könyvtár sem képes vállalni, hogy saját gyűjteményével a messzemenőkig biztosítani tudja ennek a jognak a gyakorlását, ezért saját gyűjteményeik „értelmes” és gazdaságos kialakításával, információs forrásaik megosztásával, együttműködési formák kiépítésével, rendszert alkotva igyekeznek megteremteni a jó könyvtári ellátás alapjait. A könyvtári állományalakítás szempontjából azoknak az együttműködési formáknak van jelentőségük, amelyek megteremtik annak lehetőségét, hogy a könyvtár „falain kívül” található dokumentumok, információk valamilyen formában – hagyományos vagy elektronikus úton – hozzáférhetővé váljanak a könyvtárhasználók számára. Az együttműködés keretében a hangsúly a tervszerű megosztáson van, amely az állományok kialakítása szempontjából kötelezettségekkel jár a vállalt gyűjtési feladatok betartásáért, és jogosultságokat ad az együttműködésben résztvevő könyvtárak gyűjteményeihez való hozzáféréshez. Országos szinten az együttműködés különböző szempontú megosztást jelenthet.

Gyűjtőköri együttműködés A gyűjtőköri együttműködés elsősorban a véges beszerzési keretek gazdaságos felhasználására, illetve a könyvtárak tárolási problémáinak enyhítésére nyújt megoldást. Lényege, hogy különböző könyvtárak önként vállalva az együttműködést, közös gyűjtőköri szabályzat alapján, összehangolva szerzik be a dokumentumokat, fejlesztik gyűjteményeiket. Az együttműködésben szabályozott szempontok leggyakoribb formája a szakterületi vagy témakörök szerinti megosztás, amely a szakterületek szétosztásán alapul. Az utóbbi évtizedekben a nem hagyományos típusú dokumentumok könyvtári térhódítása keltette életre a dokumentumtípusok megosztásán alapuló állományalakítási együttműködést. A közös gyűjtőköri szabályzaton kívül az együttműködés alapvető feltételei: − az együttműködési kör teljes állományát tartalmazó központi lelőhely-nyilvántartás létrehozása (bibliográfiai hozzáférés biztosítása), − a gyűjtemények hozzáférhetőségének biztosítása az együttműködésben részt vevő partnerek számára. 22

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A kooperációban részt vevő könyvtárak rendszerint kiadványokban tájékoztatják egymást gyűjteményükről, illetve az interneten elérhető adatbázisokban elérhetővé teszik egymás számára a dokumentumok bibliográfiai adatait. Ilyenek: – a gyűjtőköri kódexek (meghatározzák mely könyvtár milyen szakterület anyagát gyűjti), – könyvtári minervák (a könyvtárak cím- és adattárai, pl. http://www.ki.oszk.hu/minerva/), – közös katalógusok (pl. MOKKA: http://ww3.mokka.hu/, ODR: http://odr.lib.unideb.hu/), – központi katalógusok (ilyenek az OSZK központi katalógusai, pl. NEKTÁR: http://nektar1.oszk.hu/librivision_hun.html).

Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtárközi kölcsönzés a könyvtárak közötti forrásmegosztás egyik hatékony formája. Lényege, hogy a könyvtár egy másik könyvtártól kölcsönkéri felhasználója számára azt a dokumentumot, amelyet nem tud szolgáltatni saját gyűjteményéből. Ilyen formán, még ha ideiglenesen is, kiegészíti saját gyűjteményét, biztosítva ezzel a könyvtárhasználó információhoz való korlátlan hozzáférésének a jogát. Az 1997. évi CXL. törvény meghatározása szerint: „Könyvtárközi kölcsönzés: valamely dokumentum szolgáltatása egyik könyvtárból a másikba, beleértve az eredeti dokumentum kölcsönzését, a másolatok szolgáltatását, valamint a könyvtárközi dokumentumszolgáltatásra vonatkozó kérések közvetítését is.” A könyvtárközi kölcsönzés fogalma napjainkban tágabb értelmezést nyert, már nem csak dokumentumokra, hanem azok fénymásolataira vagy elektronikus formáira is kiterjed, így egyre elterjedtebbé vált a „könyvtárközi dokumentumellátás” terminus. A 1997. évi CXL. törvény a könyvtári dokumentum-ellátást így határozza meg: − a dokumentumok lelőhelyének nyilvántartása és adatszolgáltatás a nyilvántartásból az igénylők részére, − a könyvtárközi kölcsönzés szolgáltatása függetlenül attól, hogy a dokumentum milyen formában és módon kerül az igénylőhöz, − a könyvtárak gyűjteményéből kivont dokumentumok hasznosítása a könyvtári rendszer számára. Tekintettel arra, hogy a könyvtárközi kölcsönzés jelentősen befolyásolja a könyvtárak gyűjteményszervezését, ez az együttműködési forma is szabályozást igényel, egyezményeken, konzorciumi megállapodásokon alapszik. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR) Magyarországon az 1997. évi CXL. törvény írta elő az országos dokumentum-ellátási rendszer kialakítását és állami fenntartását a nyilvános könyvtári ellátás érdekében: „59. § (1) A miniszter a nyilvános könyvtári ellátás érdekében országos dokumentumellátási rendszert alakít ki, amely magában foglalja: a) a könyvtárközi dokumentum-ellátást, b) a könyvtári dokumentumok lelőhely-nyilvántartását.” 23

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Az ODR 1998-ban jött létre. Küldetése: megteremteni az információhoz és a dokumentumhoz való hozzájutás azonos esélyét az ország bármely részén élő állampolgár számára. Jogi szabályozásáról a 73/2003. (V. 28.) Kormányrendelet gondoskodik, melynek teljes szövegét itt érhetik el: http://www.ki.oszk.hu/107/e107_plugins/content/content.php?content.666 Az ODR szolgáltatásait a nemzeti könyvtár, a nemzeti gyűjtőkörű könyvtár, az országos szakkönyvtárak, az állami egyetemi könyvtárak és a megyei könyvtárak együttműködésével biztosítja. A szolgáltató könyvtárak teljes gyűjteményüket rendelkezésre bocsátják valamilyen módon a könyvtárhasználók számára. A könyvtárközi dokumentumellátás lépései:

4. kép

A könyvtárközi dokumentum-ellátás lépései

A kérést telefonon, levélben, e-mailben is jelezni lehet, de leghatékonyabban az interneten elérhető ODR lelőhely-adatbázisán keresztül lehet lebonyolítani a könyvtárközi kérést, egy elektronikus kérőlap kitöltésével. Az ODR keresőfelülete: http://odr.lib.unideb.hu/corvina/odr/wpac.cgi

Tárolókönyvtárak A tárolókönyvtár nem könyvtártípus, tevékenysége a könyvtári rendszer egészével van összefüggésben. Szerepe – nevével ellentétben – nem csupán a raktározás, hanem a könyvtárak közötti gyűjtőköri együttműködés segítése, a fölös, illetve kis érdeklődésre számot tartó dokumentumok őrzése és szolgáltatása által. Alapvető tevékenységei: − könyvtárak ritkábban használt állományának befogadása, azok raktározási gondjainak enyhítése,

24

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT −

anyagi források megtakarításnak lehetősége a tárolókönyvtárat fenntartó könyvtárak számára, a ritkábban használt dokumentumok párhuzamos beszerzésének kiküszöbölése, − a könyvtárközi kölcsönzés segítése, − állományvédelem. A tárolókönyvtár több típusa ismert: − országos: az ország egész könyvtári rendszere számára őriz és szolgáltat, − regionális (területi): kialakítható egy földrajzi régió könyvtárainak fölös példányaiból, − lokális vagy hálózati: lehet egy nagyobb fiókhálózatból álló könyvtár tárolókönyvtára (pl. a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár), − több, azonos típusú könyvtár által létesített tárolókönyvtár.

Ellátórendszerek Az 1997. évi CXL. törvény jelentős előrelépést hozott azáltal, hogy megteremtette az országos dokumentumellátási rendszer jogi feltételeit, erősen hangsúlyozva a megyei könyvtárak térségi feladatait. Az utóbbi évek stratégiai célkitűzései prioritásként fogalmazták meg a kistelepülési könyvtárak ellátórendszeréknek a megerősítését, annak érdekében, hogy a működési nehézségekkel küzdő közkönyvtárak is biztosítani tudják olvasóik számára a színvonalas könyvtári ellátást. A törvény a települési önkormányzatok kötelező feladatának írja elő könyvtár fenntartását vagy a nyilvános könyvtári szolgáltatás megrendelését. Utóbbi esetben, szerződés alapján, egy másik könyvtár biztosítja a település számára a könyvtári ellátást. Elterjedt gyakorlat, hogy a megyei (és városi) könyvtárak ellátórendszereket működtetnek és, a fenntartó települések önkormányzataival együttműködve látják el a hatókörükbe tartozó könyvtárakat. Az ellátórendszer magja az ún. báziskönyvtár, amely gyűjteményszervezésében tekintettel van az ellátandó könyvtárak részéről felmerülő igényekre. Az információhoz való hozzáférésüket biztosítja az állomány mozgatásával, de szolgáltatásai rendszerint ennél sokkal többrétűek: − állománygyarapítás és –apasztás, − az állomány feltárása, nyilvántartása, − módszertani és pályázati tevékenység, − rendezvények, képzések, továbbképzések szervezése, − kapcsolattartás az önkormányzatokkal. Az ellátórendszerek szerveződési formái Ellátási területüket tekintve: − városi ellátórendszerek: az intézményközpontot és az ellátandó könyvtárakat ugyanaz a fenntartó finanszírozza,

25


megyei ellátórendszerek: egy báziskönyvtárból és a tagkönyvtárakból épül fel (a tagkönyvtárak számára a fenntartó önkormányzat biztosítja a működés feltételeit: helyiséget, üzemeltetést, beszerzést, könyvtárosok bérezését). Felépítésüket tekintve: − a báziskönyvtár és az ellátandó könyvtárak közös állománnyal rendelkeznek, − a tagkönyvtárak állománya nem keveredik, ezek számára külön-külön végzi a báziskönyvtár a gyarapítást, nyilvántartást. Szolgáltatási formáit tekintve lehetnek: − dokumentumbeszerzési társulások: szakszerű és költséghatékony megoldás. Ezek a társulások az önkormányzattól kapnak megbízást, ennek alapján több könyvtár számára szakképzett, a dokumentumpiac kínálatában tájékozott könyvtárosok szerzik be a szükséges műveket, feldolgozzák, kiszállítják azokat. Mivel a beszerzés együttesen történik, a nagyobb mennyiségű dokumentumra magasabb vásárlási kedvezmény jár. − állománycserélő szolgáltatás: az ellátórendszerek többsége ezt a megoldást alkalmazza. Alapja az ún. csereletét, melynek – a tagkönyvtárak közötti – cseréjével oldható meg a gyűjtemények mennyiségi és minőségi szinten tartása. Ezen kívül természetesen minden könyvtár saját, ún. törzsanyaggal rendelkezik, melybe az állandó használói igényeket kielégítő dokumentumok tartoznak.

Az információáramlás elektronikus formáinak szerepe az együttműködésben A könyvtárügybe jelentős változást hozott az információáramlás elektronikus formáinak megjelenése. Az információ lelőhelye már nem csak a kézzel fogható, a helyben megtalálható dokumentum. Napjainkra természetessé vált, hogy a hagyományos könyvtárak hagyományos gyűjteményeire, illetve ezek elektronikusan elérhető nyilvántartásaira támaszkodva, a könyvtáros hozzáférhetővé, elérhetővé teszi azokat az információkat is, amelyek a saját könyvtárának falain kívül lelhetők fel. Természetesen ebben az esetben is szükség van a könyvtárak közötti együttműködésre, hiszen nem mindegy, melyik könyvtár mit gyűjt, és mihez nyújt hozzáférést. A hazai könyvtári rendszerben számos elképzelés született az elektronikus dokumentumok gyűjtésére vonatkozó egybehangoltság és együttműködés kiépítésére, főleg a szakirodalmi ellátás területén. Ennek megvalósulásához elengedhetetlen lenne egy jól felépített, korszerű információs rendszer létrehozása, amely bárki számára gyors információszerzést biztosít. A ’90-es években született a Kutatási és Fejlesztési Információs Rendszer koncepciója és az Országos Szakirodalmi Információs Rendszer (OSZIR) terve. Az OSZIR alrendszerekre tagolódva, különböző tagkönyvtárak állományaiból egyetlen nagy virtuális gyűjteményt létrehozva teremtene hozzáférést az egyetemes emberi tudáskincs egészéhez. A teljes tervezetet itt olvashatják: http://epa.oszk.hu/01300/01367/00159/pdf/

Nemzetközi együttműködés A könyvtárak együttműködésére nemzetközi szinten is szükség van, hiszen információs társadalmunk megnövekedett információs igényeit kevés ország tudja csupán a helyi forrásokból kielégíteni. 26

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Alapvető igényként jelentkezett a dokumentumok/információk lelőhelyének megállapítása és hozzáférhetővé tétele egyetemes szinten. Az utóbbi évtizedek könyvtári együttműködésében katalizátor szerepet töltött be az IFLA 1970-es években elindított két programja, a UBC (Universal Bibliographic Control = Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel) és a UAP (Universal Availability of Publications = A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetősége). A számítógépesítéssel és a világháló elterjedésével az oly régóta dédelgetett „világkönyvtár” gondolata – még ha nem is a messzemenőkig – megvalósulni látszik. Az egyes országok összegyűjtött patriotikumai egy, a világ összes dokumentum- és információtermését tartalmazó könyvtárrá egyesülhetnek. Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel és A Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetőségének Programja Az Egyetemes Bibliográfiai Számbavétel (UBC) program célja egy olyan nemzetközi rendszer kiépítése, amely az országonként elkészített nemzeti bibliográfiákra és azok adatainak kölcsönös cseréjére alapozva, feltérképezhetővé teszi a világ teljes kiadványtermését. Mivel önmagában kevés, ha tudomásunk van a kiadványokról, ezekhez a hozzáférést is biztosítani kell, ezért 1973-ban az IFLA megfogalmazta a kiadványok egyetemes hozzáférhetőségének programját (UAP). Lényege, hogy a publikált információkhoz minden használó hozzá tudjon férni, bármilyen hordozón jelenik is az meg, bárhol a világon. Az információtechnológiai vívmányok fejlődésének köszönhető a UAP programot követő magasabb szintű program, a UAI (Universal Availability of Information = Az Információk Egyetemes Hozzáférhetősége) amely már nem csak a dokumentumokhoz, hanem az információhoz való egyetemes hozzáférést célozza meg. A fentebb említett programok megvalósulása nemzetközi együttműködést feltételez, melynek alapja ezek felelősségteljes megvalósítása nemzeti szinten. Ennek keretében minden nemzeti könyvtár feladata az országa kiadványtermésének gyűjtése, annak feltárása az egységes nemzetközi szabályok szerint és az információkhoz való hozzáférés biztosítása minél szélesebb körben a kurrens nemzeti bibliográfiák közzététele által. A megvalósítást könnyíti a napjainkra világszerte elterjedt számítógépesítés, a géppel olvasható katalogizálási csereformátumok (MARC =Machine Readable Cataloguing) és a hálózati úton történő adatcsere lehetősége. Az OCLC (Online Computer Library Center) Az állományalakítás és az információáramlás területén, nemzetközi szinten létrejött hatékony együttműködésekre kevés példa van. Ezek közül kiemelkedő az OCLC. Az OCLC azzal a céllal jött létre, hogy hatékonyabb hozzáférést biztosítson az egyre növekvő információmennyiséghez. Kezdetben az Egyesült Államokbeli Ohio állam felsőoktatási könyvtárainak csoportosulása volt Ohio College Library Center néven. Később kiterjesztette szolgáltatásait az amerikai könyvtárakra, majd 1981-től terjeszkedni kezdett Európa felé is. Végül az egész világra kiterjedő, sok ezer intézményt – elsősorban könyvtárakat – tömörítő lelőhely-nyilvántartássá, információ- és dokumentum szolgáltatóvá, oktató és kutató szervezetté nőtte ki magát. Legfontosabb szolgáltatásai: 27

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − oktatás, − kutatás, − katalogizálás, − retrospektív konverziós feladatok, − tájékoztató szolgáltatás, − digitalizálás és állományvédelem, − elektronikus kiadás, − dokumentumszolgáltatás, − könyvtárközi kölcsönzés. Az OCLC szolgáltatásait Magyarországon az Országos Széchényi Könyvtár és a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár (korábban OMIKK) segítségével lehet igénybe venni. Az OCLC internetes nyitóoldala: http://www.oclc.org/global/default.htm

3.4 ÖSSZEFOGLALÁS Az információs társadalomban a könyvtáraknak stratégiai jelentőségük van az állampolgárok információhoz való szabad hozzáférésének, mint állampolgári jognak a gyakorlásában. A törvényben előírt feladataiknak csak akkor tudnak eleget tenni, ha szervesen beépülnek a könyvtári rendszerbe, kapcsolódnak ahhoz az országos és nemzetközi érveréshez, melyen keresztül az emberiség teljes felhalmozott tudásanyagához biztosíthatnak hozzáférést. Az eredményes együttműködés feltétele a törvényes keret, amely megszabja az információforrások megosztásának módját és lehetőségeit.

3.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Határozza meg a „valós használó” és a „potenciális használó” fogalmakat! 2. Sorolja fel a könyvtárak közötti gyűjtőköri együttműködési formákat! 3. Mi a jelentősége a könyvtárak közötti gyűjtőköri együttműködésnek? 4. Mondjon példát a könyvtárak közötti nemzetközi együttműködésre! 1.

28


4. AZ ÁLLOMÁNY ELEMZÉSE 4.1 CÉLKITŰZÉS A lecke célja, hogy bemutassa azokat a legjelentősebb módszereket, melyek segítségével – akár több szempontból is – elemezhető egy könyvtár állománya.

4.2 TARTALOM A mennyiségre irányuló elemzési szempontok (kvantitatív elemzés). A minőségre irányuló elemzési szempontok (kvalitatív elemzés). Az elemzés módszerei. Statisztikai módszerek. Szociológiai módszerek. Méréses módszerek. A Bradford-féle szóródási törvény. Hivatkozások mérése. Az impact factor. A felezési idő. Az állományelemzés egyéb módszerei. Conspectus módszer. SWOT-analízis. Szépirodalmi gyűjtemények elemzése.

4.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE Az állományalakítás szempontjából – használói igények elemzésén túl – nagyon fontos, hogy a már meglévő gyűjteményünkről reális képünk legyen. Ennek érdekében, előre megtervezett szempontok alapján, minél szélesebb körű vizsgálatnak kell alávetni az állományt. Az állományelemzés két nagy vonulatát mutatjuk be a vizsgált szempontok tükrében. Ezek a mennyiségre, illetve a minőségre irányuló elemzési szempontok. A szempontok vizsgálata különböző módszerek segítségével történik, melyeket szintén részletesen megismerhetnek a lecke keretében. 4.3.1

A mennyiségre irányuló elemzési szempontok (kvantitatív elemzés)

A mennyiségi elemzés vonatkozhat csupán egy bizonyos gyűjteményre, melynek eredményeiből képet kaphatunk pl. annak nagyságáról, belső szerkezetéről, forgalmáról. A gyűjteményre korlátozódó mennyiségi elemzés az illető gyűjtemény számszerű, „belső” adatait tárja fel a megadott szempontok alapján. Alkalmazott elemzési szempontok lehetnek pl.: − dokumentumtípus szerinti, − szakterületi, − nyelvi, − kronológiai, − megjelenési hely szerinti megoszlás. Hátránya, hogy egyszerre csak egy dimenzió vizsgálatára ad lehetőséget. Egy újabb dimenzió kifejezésére új elemzést kell végezni. Az eredményül kapott mennyiségi mutatók nem fejezik ki az állomány minőségét, de összehasonlító vizsgálatok kiinduló alapjai lehetnek. A külső tényezőkkel összekapcsolt mennyiségi elemzés jobb alapot ad az állomány öszszetételére vonatkozó adatok értékeléséhez, mert ezeket külső tényezőkkel összehasonlítva vizsgálja. Összehasonlításra kerülhet pl.:

29


a könyvtár valamilyen szakterületének gyarapodása a szakterület egész éves (egyetemes vagy nemzeti) dokumentumtermésével − a könyvtári állományban található bizonyos szakterület aránya összehasonlítva a hasonló funkciójú könyvtárakban található, ugyanazon szakterület arányaival − egyes dokumentumtípusok éves gyarapodása egybevetve annak éves (egyetemes vagy nemzeti) mennyiségével. Az elemzés eredményeinek értékeléséhez a statisztikai módszerek a legalkalmasabbak, melyek viszonyszámok, százalékos arányok, táblázatok és grafikus ábrázolások segítségével teszik lehetővé a következtetések levonását. 4.3.2

A minőségre irányuló elemzési szempontok (kvalitatív elemzés)

Ez az elemzési forma – mennyiségi elemzésre alapozva – az állomány összetételének tartalmi ismérveit tárja fel. Az elemzésben kulcsfontosságú szerepe van a dokumentumok információs értékének. Alapvető elemzési szempontok lehetnek: − az információtartalom korszerűsége, − az információ primer, illetve szekunder jellege, − a feldolgozás szintje, − a releváns információk előfordulási gyakorisága A minőségi vizsgálatnál tekintettel kell lenni arra, hogy míg a tudományok állandóan fejlődnek, viszonylag gyorsan elavulnak, addig a szépirodalmi művek az idők során is megőrzik aktualitásukat. 4.3.3

Az elemzés módszerei

A gyűjtemény pillanatnyi mennyiségi és minőségi állapotának felmérésére, illetve annak alakulására jellemző folyamatok feltárására többféle módszer létezik. Míg egyesekkel a minőséget vizsgálhatjuk, másokkal mennyiségi elemzéseket lehet végezni, de léteznek olyan technikák is, amelyek a két szempontot együttesen vizsgálják. Az elemzési módszereket az alábbiak szerint csoportosíthatjuk: − statisztikai módszerek, − szociológiai módszerek, − méréses módszerek, − „egyéb” módszerek.

Statisztikai módszerek A leggyakrabban alkalmazott módszerek az állomány mennyiségi adatainak vizsgálatára. Míg az állapot elemzése a gyűjtemény jelenlegi összetételéről ad képet, statisztikai sorok alkalmazásával egy folyamatot tudunk kifejezni. Például évről évre haladva az állomány gyarapodását követhetjük. A statisztikai sorokból táblázatok is létrehozhatók, így a gyarapodáson kívül egyéb szempontok is vizsgálhatók (tudományterület, dokumentumtípus szerinti bontás).

30

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Amikor két szempont egymáshoz való viszonyát akarjuk kifejezni, statisztikai viszonyszámokat használunk. A statisztikai viszonyszámok alkotásának képlete: viszonyítás tárgya/viszonyítás alapja Pl. a módszertani dokumentumok számát elosztjuk a könyvtárban lévő összes dokumentum számával. Az eredmény egy tizedes szám lesz, melyet, ha megszorzunk százzal, ugyanannak a szempontnak a százalékos arányát kapjuk meg. Az adatok szemléletes ábrázolására a grafikus statisztikai módszerek hívhatók segítségül: piktogramok, kör-, oszlop- és vonaldiagramok.

Szociológiai módszerek Arról kapták a nevüket, hogy eredetileg a szociológiai felmérésekben használták őket, de jól alkalmazhatók az olvasótábor elvárásainak, igényeinek vizsgálatában is. Legegyszerűbb formája a szóbeli interjú, amely közvetlen adatgyűjtésre ad lehetőséget, azonnali viszszacsatoláson alapszik, mélyebb összefüggéseket lehet feltárni általa.Viszonylag kevesebb időt vesz igénybe az olvasóktól, ha kérdőíves módszerrel gyűjtjük be az adatokat. Hátránya, hogy nem minden kiosztott kérdőív kerül vissza a kérdezőhöz, illetve a beérkezettek sem minden esetben alkalmazhatók információnyerésre. Mindkét módszernél nagy jelentősége van a felmérni kívánt olvasói kör és az elemzési szempontok pontos behatárolásának, a megválaszolandó kérdések átgondolt, egyértelmű megfogalmazásának. A módszer lebonyolításának kétféle szervezési lehetősége van: − Delphi-módszer: a válaszadásra kiválasztott célcsoport tagjai egymástól függetlenül válaszolják meg a kérdéseket, majd ezek összesítésével körvonalazódik az álláspontok átlaga. − NGT (Nominal Group Technique) módszer: itt az olvasói csoportok képviselői öszszehívott vita keretében, álláspontjaikat ütköztetve fogalmazhatják meg az állományra vonatkozó válaszaikat, majd ebből alakul ki az átlagot képviselő álláspont.

Méréses módszerek Ezek a módszerek a matematikai törvényszerűségekre építve tárják fel az állomány szerkezetét. Legismertebbek a tudománymetria és a bibliometria mérésre alapuló módszerei. A két „átfedéses”, egymással rokon tudomány a 20. század ’70-es éveiben lépett a diszciplínává válás útjára. Céljuk, hogy az információrobbanás hatására keletkezett tengernyi információból bizonyos törvényszerűségek alapján kiszűrjék a valódi értéket jelentő, a tudományos fejlődés igazi eredményeit tartalmazó információkat. „A tudománymetria az információs folyamatként értelmezett tudomány keletkezésének, szerkezetének, terjedésének és felhasználásának sajátosságait vizsgálja, annak értékét és fejlődési ütemét mérve. A bibliometria (…) arra kíván számokkal kifejezhető értékelési szempontot szolgáltatni, hogy az egyes szakterületek információit – tudományos érték, aktualitás és felhasználtság szempontjából vizsgálva –, mely információhordozók közvetítik. (Ferenczy, 1998) A következőkben megismerkedhetnek néhány, a tudományos művek információs értékére rávilágító elemzési módszerrel. 31

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A Bradford-féle szóródási törvény Azon a megfigyelésen alapszik, hogy egy téma szakirodalma nem véletlenszerűen szóródik szét a szakfolyóiratokban. Segítségével a különböző ismeretkörök jellemző előfordulási helyét lehet meghatározni. Különösen a felsőoktatási és szakkönyvtárak esetében alkalmazzák, általában az időszaki kiadványok vizsgálatában, arra keresve választ, hogy valóban a gyűjtőkörébe tartozó legfontosabb (szak)folyóiratokat rendelte-e meg a könyvtár. (Fontos megjegyezni, hogy a folyóirat kiadás számos változásának, anomáliáinak következtében a törvény torzulva érvényesül, ezért folyamatosan figyelemmel kell kísérni mind a tudományterület forró pontjait, mind a kiadványok tematikájának változásait, valamint a megjelenő új periodikákat, publikációkat, konferencia-kiadványokat.) Lényege, hogy bizonyos szakterület információs anyagának fellelhetőségét három csoportra tagolja: − az első csoportba a témában jelentősen sok címmennyiséget tartalmazó, az ún. magfolyóiratok tartoznak − a második csoportba a tudományhoz csatlakozó területek folyóiratai tartoznak − a harmadik csoportba a témától már sokkal távolabbi profilú folyóiratok kerülnek. Számszerűsítve, az egyes csoportokhoz tartozó információs anyag mennyisége és a folyóiratok mennyisége a következő törvényszerűséget mutatja: − a tanulmányok összmennyisége 1/3 arányban oszlik meg a három csoport között − az egyes csoportokba kerülő folyóiratok száma hatványozottan növekszik: míg az első csoportba a viszonylag kevés magfolyóiratból kerül ki a szakirodalom 1/3-a, addig a második csoportba már ötször annyi folyóiratot kell áttanulmányozni a következő 1/3-nyi publikációmennyiség kigyűjtéséhez. A harmadik csoportba már az első csoport folyóiratcímeinek huszonötszöröse kell a fennmaradt 1/3-ot alkotó szakirodalom összegyűjtéséhez (képlete: a0 : a1 : a2). A módszer S. C. Bradford nevéhez fűződik, aki 1948-ban két bibliográfiát tanulmányozva hozta létre az ún. szóródási törvényt. Az alábbi ábra az 1332 tételes alkalmazott geofizikai bibliográfia adatait tartalmazza.

32


5. kép

A Bradford által vizsgált bibliográfia tagolása

Hivatkozások mérése A folyóiratokban hivatkozott szakirodalomból kiindulva is fel lehet térképezni az állományban fellelhető szakirodalom információs értékét. Ennek módszere az egyes dokumentumokra vonatkozó hivatkozások mérése. Az SCI (Science Citation Index = Tudományos Idézetek Indexe) a philadelphiai Institute for Scientific Information 1963-ban elindított kezdeményezése, amely a tudományos publikációkban előforduló hivatkozásokat regisztrálja folyamatosan. Visszakeresési szempontjai: − idézetek szerzői és címei (megmondja hol és hányan hivatkoztak az illető műre/szerzőre) − a források (az indexben feldolgozott folyóiratok) − intézmények (a források létrejöttének műhelyei) Ezeknek a hivatkozásoknak a tudománymetriai vizsgálatával a JCR (Journal Citation Reports) foglalkozik, melyet szintén az Institute for Scientific Information ad ki. Internetes elérhetősége: http://thomsonreuters.com/products_services/science/science_products/az/journal_citation_reports Az impact factor Egyik lényeges módszer a vizsgált folyóirat ún. impact factorának, hatástényezőjének vizsgálata, melyből megtudhatjuk, hogy egy bizonyos időszak alatt egy folyóiratban megjelent tanulmányt hányszor idéztek.

33


6. kép

Az impact factor kiszámításának képlete

„Ugyanazon tudományterületen megjelenő folyóiratok egymás mellé helyezett hatástényezői utalnak az egyes folyóiratok információs értékére, a magasabb hatástényező a gyakoribb idézettséget, vagyis a tanulmányok erőteljesebb hatását, felhasználtságát mutatja.” (Ferenczy, 1998) Az így kapott számszerű adat segíthet egy-egy tudományterület magfolyóiratainak kiválasztásában, mert egy tanulmány idézettsége és tudományos értéke között szoros összefüggés van. Az idézetek vizsgálatával akár személyek, kutatócsoportok, intézmények teljesítménye is értékelhető. A felezési idő A tudományos publikációk jellemzője, hogy megjelenésük után nő az idézettségük, majd egy idő után csökken. Ez igaz a dokumentumokra is, amelyek a tudományos publikációkat közlik. A jelenséget mennyiségi méréssel számszerűsíthetjük. Az ún. felezési idő megállapítása során azt figyeljük, hogy egy adott dokumentum/téma iránti igény mennyi idő alatt csökken a felére. Ha feleződik az érdeklődés, az azt jelenti, csökkent a téma iránti igény, túlhaladottá vált (ami nem jelent feltétlenül egyet a tartalom elavulásával!). A felezési idő tehát egyaránt vonatkoztatható témára, dokumentumra és könyvtári gyűjteményre.

Az állományelemzés egyéb módszerei A könyvtári állomány összetételének vizsgálatára számos egyéb módszer is létezik. Azt, hogy milyen módszert hívunk segítségül az állomány értékelésére, leginkább a könyvtár típusa (és az ebből adódó ellátandó területek) és a gyűjtemény nagysága határozza meg. Legegyszerűbb módszer az, amikor gyűjteményünket összehasonlítjuk más könyvtárak állományával, és az objektív vizsgálódást követően vonjuk le a minőségre és a mennyiség34

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT re vonatkozó következtetéseinket. A minőség és a mennyiség együttes mérésére ennél sokkal bonyolultabb és megbízhatóbb módszerek is léteznek. Conspectus módszer A mennyiségi és minőségi összetétel együttes vizsgálatára az egyik leggyakrabban alkalmazott eszköz a Conspectus módszer. Lényege: a gyűjteményt úgy jellemzi, hogy mélységének és színvonalának meghatározásában egy szám és egy betűjel kombinációját alkalmazza. A szakterületi felosztás valamilyen osztályozási rendszerre épül. Eredetileg a Library of Congress 24 főosztályán alapult, de akár az ETO-ra is épülhet. A minőségi szintet 0-tól 5ig terjedő számkódokkal értékeli, attól függően, hogy milyen mennyiségű állománnyal rendelkezik a könyvtár a vizsgált témakörben. Ehhez kapcsolódik a gyűjteményben fellelhető dokumentumok nyelvének arányaira utaló, négy alkalmazott betűjel egyikével kifejezett nyelvi kód. A módszer alapján az állomány szerkezetéről az alábbiak mutathatók ki: − a meglévő állomány mennyisége és mélysége (ECS = Existing Collection Strength), − a gyarapítás intenzitása (CCI = Current Collecting Intensity), − lehetővé teszi a távlati gyűjtési tendencia meghatározását (DCI = Desidered Collecting Intensity). (Ferenczy, 1998). A módszer alkalmazásához szakbibliográfiák, katalógusok és egyéb útmutatók hívhatók segítségül. SWOT-analízis Számos könyvtári területen alkalmazható – elsősorban a minőségbiztosítás területén –, így az állományalakításban is segítségül hívható. A módszer segít felmérni a könyvtár belső adottságait és a befolyásoló külső környezeti tényezőket. Ez vonatkoztatható az állományra, olyan szempontból, hogy a vizsgálat fókuszába annak erős, illetve gyenge pontjainak feltárását helyezi, egyrészt a saját állomány belső tényezőit vizsgálva, majd összevetve azt a tágabb környezet olvasói igényeivel, más könyvtárak gyűjteményeivel stb. A betűszó feloldása egyben a vizsgálandó területeket jelenti: S – strength = erősségek W – weaknesses = gyengeségek O – opportunities = lehetőségek T – threats = veszélyek

35


7. kép

SWOT analízis a gyűjteményszervezésben

Az állományalakítási stratégia meghatározásának egyik fontos eleme lehet a SWOTanalízis eredménynek figyelembe vétele. Segítségével akár új gyűjtőköri irányok is megszabhatók. Szépirodalmi gyűjtemények elemzése A szépirodalmi gyűjtemények információtartalmuk alapján nem elemezhetők, így esetükben más szempontokat kell figyelembe venni. Lényeges, hogy milyen könyvtártípus szépirodalmi gyűjteményét elemezzük, mert ennek sajátos feladataihoz igazítva kell kialakítani az értékelés szempontjait. (Pl. egy iskolai könyvtár szépirodalmi gyűjteményének más összetételűnek kell lennie, mint egy közművelődési könyvtárénak) Minőségi összetételük vizsgálatánál figyelembe vehető értékelési szempontok lehetnek: − a szerző ismertsége, népszerűsége, megbízhatósága − a mű stílusának, olvasmányosságának színvonala − a téma aktualitása, igazságtartalma, morális értéke − a cselekmény mondanivalójának fontossága, hatása − a cselekmény megértéséhez szükséges környezeti információk leírása − a mű szereplőinek reális jellemformálása − a műről megjelent ismertetések, kritikák. (Ferenczy, 1998) Az értékelés egy mátrix létrehozásával válik megbízhatóbbá, ahol a sorok a különböző szépirodalmi műfajokat képviselik, az oszlopok pedig a fentebb említett értékelési szempontokat tartalmazzák. A sorok és oszlopok találkozásnál 1-től 5-ig értékelhető az illető műfaj jelentősége.

36


8. kép

Szépirodalmi gyűjtemények értékelése

4.4 ÖSSZEGZÉS Az állományelemzés az állományalakítás egyik jelentős segédlete. Az elemzés eredményeinek értékelésével megállapítható, hogy a könyvtár állománya mennyire felel meg a vele szemben támasztott mennyiségi és minőségi kritériumoknak, képes-e kielégíteni az olvasói igényeket. Az időnkénti állományelemzés nagyon fontos feladat, segítségével következetesen betarthatók a gyűjtőköri irányok, és megelőzhetők az állomány összetételének torzulásai.

4.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Jellemezze az állományelemzési szempontok két nagy vonulatát! 2. Csoportosítsa, majd jellemezze az állományelemzés módszereit! 3. Miért kell a szépirodalmi gyűjteményeket a szakirodalmi gyűjteményektől eltérően elemezni? 4. Miért jelentős tényező az állományelemzés a könyvtárak gyűjteményszervező tevékenységében? 1.

37


5. AZ ÁLLOMÁNYALAKÍTÁS ALAPDOKUMENTUMA: A GYŰJTŐKÖRI SZABÁLYZAT 5.1 CÉLKITŰZÉS Ennek a leckének a feladata az állományalakítás alapdokumentumának, a Gyűjtőköri Szabályzatnak és a gyűjtési utasítás alapvető szempontjainak a megismertetése.

5.2 TARTALOM A gyűjtőkör. A Gyűjtőköri Szabályzat. A Gyűjtőköri Szabályzat felépítése. A gyűjtési utasítás szempontjai. A téma meghatározása (tematikus gyűjtési szempont). A gyűjtendő dokumentumok szintjének meghatározása. Dokumentumtípusok (tipológiai gyűjtési szempont). Földrajzi vonatkozások (földrajzi szempont). Időhatárok (kronológiai, illetve archiválási szempontok). A gyűjtemény nyelvi kereteinek meghatározása (nyelvi szempont). Példányszám (példányszám-meghatározó szempont). A használat formái (használati szempont). Az állomány apasztására vonatkozó szabályok. A magyar könyvtárosság etikai kódexének gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelvei.

5.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE Ahhoz, hogy a könyvtár valóban jól használható, megbízható állományt hozzon létre, meg kell alkotnia egy olyan dokumentumot, amelyben rögzíti a gyűjtőkörére vonatkozó szabályok részletes meghatározását. Ezt a könyvtár gyűjteményére vonatkozó szabálygyűjteményt nevezzük Gyűjtőköri Szabályzatnak. Célja, hogy megfogalmazza azokat az elveket, melyek alapján a gyűjteményszervezés történik. A következőkben ennek a fontos könyvtári dokumentumnak a felépítését mutatjuk be, különös tekintettel a gyűjtési utasítás szempontjaira. Végül rövid kitérőt teszünk a magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelveire. 5.3.1

A gyűjtőkör

Ferenczy Endréné megfogalmazása szerint a gyűjtőkör a dokumentumok tartalmi, formai, földrajzi, kronológiai szempontból meghatározott kategóriáinak együttesét jelenti. Pappné Angyal Ágnes így definiálja a gyűjtőkör fogalmát: azoknak a gyűjteményszervezési elveknek az összessége, amelyeknek alapján az adott könyvtár a teljes dokumentumtermésből kiválasztja az állományába illő információhordozókat. A könyvtár gyűjtőkörét annak funkciója, a könyvtári rendszerben elfoglalt helye, az ellátandó terület helyzete, szükségletei, fejlődési irányzatai határozzák meg. Tehát a különböző könyvtártípusok, de még az egyes gyűjtemények gyűjtőköri jellegzetességei is eltérnek egymástól. A könyvtár gyűjtőkörének két összetevője van: a fő- és a mellékgyűjtőkör. A főgyűjtőkörbe azok a dokumentumok tartoznak, melyeknek gyűjtésében a könyvtár viszonylagos teljességre törekszik, s melyekkel alapvető szolgáltatási kötelezettségeit megfelelően el tudja látni.

38

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A mellékgyűjtőkörbe a főgyűjtőkörhöz kapcsolódó információs határterületek (pl. segédtudományok) dokumentumai tartoznak, ezek gyűjtése értékelő válogatással történik. A könyvtárak gyűjtőkörével kapcsolatban – elsősorban közművelődési és iskolai könyvtárak esetén – egy másik fogalompárként említendő a törzsanyag és az ajánlott dokumentumok köre. A törzsanyag körébe az illető könyvtár könyvtári rendszerben elfoglalt helye és a vállalt funkciók ellátásához elengedhetetlenül szükséges dokumentumok tartoznak. Ilyen pl. iskolai könyvtárak esetében a kötelező olvasmányok, módszertani és szemléltető anyagok. Az ajánlott dokumentumok kiegészítik a törzsanyagot. Mélyíthetik a törzsanyag gyűjtőkörét, de szolgálhatnak a választék növelésére, az olvasói igények kielégítésére. Ilyen pl. közkönyvtárakban a nem kiemelkedő értékű, lektűr irodalom gyűjtése. 5.3.2

A Gyűjtőköri Szabályzat

A könyvtár működését, teljes tevékenységi körét meghatározó alapdokumentum a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ). Ennek a nagyon fontos dokumentumnak a részeként vagy mellékleteként jelenik meg a Gyűjtőköri Szabályzat. A Gyűjtőköri Szabályzat a könyvtári gyűjtemény folyamatosságának biztosítéka. Összhangban kell lennie a könyvtár küldetésével, céljaival, az alapító okiratban meghatározott feladataival. Jellemzője, hogy hosszú távon érvényes, így csak a könyvtár alapvető funkcióinak, feladatainak átalakulásával módosul, a könyvtári személyzet cserélődésével nem. Gyakori módosítása nem javasolt, de természetesen egyes elemei kiegészíthetők, változtathatók, ha a könyvtári környezet alakulása (új olvasói kör ellátásának szükségessége, új dokumentumtípusok megjelenése stb.) úgy kívánja. 5.3.3

A Gyűjtőköri Szabályzat felépítése

Ahogy már említettük, a Gyűjtőköri Szabályzat általában az SZMSZ része, így a könyvtár típusa, feladatköre és könyvtári rendszeren belül elfoglalt helye már ebben a dokumentumban meg van határozva, így nem kell külön kitérni rá. A Gyűjtőköri Szabályzat felépítésének egyik lehetséges módja: − a szabályzat céljának a meghatározása, − a gyűjtőkör indoklása, pl. a könyvtár átfogó célja, jövőképe, szerkezete, kiemelt gyűjtési területek, gyűjteményalakítási politikáját meghatározó főbb elemek, a könyvtári környezet szolgáltató képessége, feladatai a gyűjteményalakítás terén, − a gyűjtőkör alapelveinek számbavétele, pl. a válogatás szempontjai, az apasztás, állománykivonás alapelvei, gyűjtőköri korlátozások, − a gyűjtési utasítás megfogalmazása, részletesen kitérve a fő- és mellékgyűjtőkör meghatározására. A Gyűjtőköri Szabályzat felépítése más sémát is követhet, de a fentebb említett tartalmi elemeket mindenképpen célszerű beépíteni. Példa: a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Országos Információs Központ és Könyvtár honlapján: a http://www.omikk.bme.hu/main.php?folderID=895 címen a BME OMIKK gyűjtőköri ügyrend-re kattintva olvashatják el a könyvtár gyűjtőköri szabályzatát.

39


A gyűjtési utasítás szempontjai A Gyűjtőköri Szabályzat legfontosabb része a részletes gyűjtési utasítás meghatározása, melyben a gyűjtemény kialakításának különböző szempontjai vannak leszögezve. Meghatározandó szempontok lehetnek: 1. A téma (tematikus gyűjtési szempont) 2. A gyűjtendő dokumentumok szintje 3. Dokumentumtípusok (tipológiai gyűjtési szempont) 4. Földrajzi vonatkozások (földrajzi szempont) 5. Időhatárok (kronológiai, illetve archiválási szempontok) 6. A gyűjtemény nyelvi kereteinek meghatározása (nyelvi szempont) 7. Példányszám (példányszám-meghatározó szempont) 8. A használat formái (használati szempont) A fentebb említett szempontok a leginkább figyelembe veendők, de a könyvtártípusok eltérő állományalakítási sajátosságai határozzák meg tulajdonképpen, hogy ezek közül melyik kap kiemeltebb hangsúlyt, vagy egyáltalán nincs jelentősége, de akár az is előfordulhat, hogy további szempontokkal kell kiegészíteni a gyűjtőköri leírást. Bizonyos gyűjtési szempontok részletezése lehet bennfoglaló (felsorol mindent, amit gyűjt) vagy kirekesztő (a „kivételt” határozza meg, amelyre nem terjed ki a gyűjtés). A gyűjtés pontos körülhatárolása alapvető követelmény, hiányában nem alakítható ki a könyvtár funkciójának megfelelő gyűjtemény. A téma meghatározása (tematikus gyűjtési szempont) Azoknak az ismeretköröknek, szakterületeknek a meghatározása tartozik ide, amelyek a könyvtár gyűjtőkörébe tartoznak. Itt kell megkülönböztetni a könyvtár fő- és mellékgyűjtőkörét, fel kell sorolni mindazokat a területeket, melyeknek irodalmát a lehető legteljesebben igyekszik beszerezni, és azokat a területeket, melyek anyagából csak válogatva gyűjt. A válogatás szempontjait is részletesen rögzíteni kell. A tematikus gyűjtési szempontot erősen befolyásolja a könyvtár típusa. Míg a szakkönyvtárak gyűjteményeiben túlsúlyban vannak a gyűjtőkörükhöz tartozó szakirodalmak, addig a közkönyvtárakban minden szakterületnek képviselnie kell magát. A gyűjtendő dokumentumok szintjének meghatározása Figyelembe kell venni, hogy a használói kör intellektuális szintjéhez igazodjon a könyvtár gyűjtőköre. Tehát a gyűjtendő dokumentumok szintjének meghatározásánál szintén a könyvtár típusa, funkciója, esetleg rendeltetése mérvadó. Kifejezetten tudományos műveket jellemzően bizonyos szakterületek kutatói, alkalmazói igényelnek, míg a közérhetőbb, gyakorlatiasabb, középszintű és ehhez igazodó nyelvezetű szakirodalmat inkább az adott tudományterülethez valamilyen módon kapcsolódó olvasók kereshetik. A tudományterületek alapszinten is képviseltethetők egy könyvtárban, amikor azt minél szélesebb olvasói kör számára kívánják népszerűsíteni. A dokumentum „szintje” és „színvonala” fogalmak között különbséget kell tennünk. Míg a szint a tudományosság fokát jellemzi, 40

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT addig a színvonal a téma tárgyalásának minőségét határozza meg. Így akár egy ismeretterjesztő szinten megírt dokumentum is képviselhet igen magas színvonalat. Dokumentumtípusok (tipológiai gyűjtési szempont) Szintén a használói kör igényeinek figyelembe vételével eldönthető, hogy a könyvtár az információkhoz milyen hordozón, hagyományos papíralapon vagy nem hagyományos (pl. digitális) formában biztosít hozzáférést. A Gyűjtőköri Szabályzatban valamennyi, a könyvtár gyűjtőkörébe tartozó dokumentumtípus felsorolása szükséges (könyv, periodika, mikrofilm, kisnyomtatvány, térkép, elektronikus dokumentumok stb.). A „könyvtári dokumentum” kategóriába sorolt kiadványokat részletesen az 1997. évi CXL. törvény határozza meg. A dokumentumtípusra vonatkozó gyűjtési szempont meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy bizonyos dokumentumtípusok használatához szükséges berendezéseket (TV, DVD-lejátszó stb.) is biztosítani tudjuk a könyvtárhasználók számára. Földrajzi vonatkozások (földrajzi szempont) Speciális gyűjtemények vagy gyűjteményrészek (pl. nemzeti könyvtárak, helytörténeti, helyismereti gyűjtemények) esetében szükség van annak a szabályozására, hogy milyen földrajzi területre, helyre vonatkozzon a gyűjtött dokumentumok köre. Ez vonatkozhat a dokumentumok megjelenési helyére, pl. egy nyelvterületre, országra, régióra, településre. A dokumentum megjelenési helyén kívül a tartalmi vonatkozása alapján is meghatározható a földrajzi szempont, pl. mindent gyűjtünk, ami egy bizonyos területről, településről jelent meg, függetlenül megjelenési helyétől. A gyűjtés földrajzi szempontjainak leszögezése esetén alapvető tényező a földrajzi helyek határainak pontos meghatározása (pl. megyehatárok esetében annak konkretizálása, hogy a történelmi, a mindenkori vagy a jelenlegi határokat vesszük figyelembe). Időhatárok (kronológiai, illetve archiválási szempontok) Az időhatárok szabályozása többféle vonatkozásban értelmezhető. Egyrészt megjelölhetők azok az időhatárok, időszakok, amelyeken belül előállított dokumentumokat gyűjti a könyvtár (kiindulópont a dokumentumok kiadásának ideje). Másrészt vonatkozhat arra az időtartamra, amelyre a könyvtár vállalja a dokumentumok megőrzését. A kronológiai szempontot ritkán alkalmazzák, inkább csak egy-egy gyűjteményrészre vagy kiadványtípusra vonatkozik (pl. napilapokat csak egy évre visszamenőleg őriznek). Az archiválási időtartam meghatározása segítséget nyújt a tervszerű állományapasztásban. A gyűjtemény nyelvi kereteinek meghatározása (nyelvi szempont) Jellemző, hogy a könyvtárak elsősorban a nemzeti nyelvű dokumentumokat gyűjtik, de gyűjteményüket igen gyakran kiegészítik idegen nyelvű dokumentumokkal is. A gyűjtési utasításnak ebben az esetben tartalmaznia kell a gyűjtendő dokumentumok nyelvének, illetve az egyes nyelvek gyűjtési rangsorolásának meghatározását. Például egy szakkönyvtárban az adott szakterületek irodalmát érdemes világnyelveken is teljessé tenni. Ennél a szempontnál hatványozottan érvényes: a nyelvi keretek meghatározását jelentősen befolyásoló tényező a környezet elemzése, konkrétabban, hogy jelentős számban élnek-e a telepü-

41

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT lésen valamely nemzetiséghez tartozó lakosok, mert ha igen, biztosítani kell számukra irodalmat anyanyelvükön. Példányszám (példányszám meghatározó szempont) Ennél a szempontnál inkább az irányelvek meghatározása célszerű, nem konkrét számokban fejezendő ki a gyűjtendő dokumentumok példányszáma. A gyakorlatban a (várható) használati gyakoriság feltérképezése alapján, általánosan kell megfogalmazni a menynyiséget, amelyet akár „-tól -ig” kategóriák felállításával lehet szabályozni. Például egy oktatási intézmény könyvtára a kötelező irodalmakat igyekszik annyi példányban beszerezni, hogy az olvasói igények kielégítése zökkenőmentesen történjen. Így a példányszámokat egy átlagos osztály vagy csoport létszámához igazíthatja. Folyóiratok esetén jellemzően csak egy, legfeljebb két példány gyűjtése célszerű. Napilapok esetében ez a szám lehet magasabb. A használat formái (használati szempont) A különböző célra szánt dokumentumokra más-más szabály vonatkozik, ezért ennek a szempontnak a meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy az adott könyvtár kölcsönzést is végez, vagy teljes egészében prézens (kizárólag helybeni) használatra szánja gyűjteményét. A használati szempont meghatározásának csak a kölcsönző könyvtárak esetén van jelentősége. Esetükben meg kell határozni, mely dokumentumok tartoznak a helyben használható gyűjteménybe (pl. CD-ROM-ok, kézikönyvek, folyóiratok), és melyek kölcsönözhetőek. A használati szempont meghatározásának összhangban kell lennie a szolgáltatásra vonatkozó Könyvtárhasználati Szabályzattal.

Az állomány apasztására vonatkozó szabályok A Gyűjtőköri Szabályzat a gyűjtés szempontjain kívül további állományalakítási szempontokra is kitérhet. Ilyenek lehetnek: − a gyarapítási módok, − az állomány nyilvántartására vonatkozó előírások, − a tervszerű apasztásra vonatkozó mód- és időbeli tevékenységek szabályozása, − az apasztás teendőinek részletezése, − az archiválás szabályozása. Az időszaki kiadványok esetében alapkövetelmény az archiválásra vonatkozó szabályok megfogalmazása. Az olvasói igényeket, a tárgyalás színvonalát figyelembe véve utasításba kell foglalni, melyek a tartós megőrzésre (köttetésre, digitalizálásra) szánt periodikumok, és melyek azok, amelyek egy bizonyos idő elteltével kivonhatók a könyvtári állományból. Az állomány apasztásával kapcsolatban a következő szabályokat kell rögzíteni a Gyűjtőköri Szabályzat keretében: − az állományapasztás gyakoriságát, − azokat a szempontokat, melyek alapján kivonunk bizonyos dokumentumokat az állományból, 42

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − −

az állományapasztás során alkalmazott módszereket, az állományból kivont dokumentumok „utóéletét”.

5.3.4

A magyar könyvtárosság etikai kódexe gyűjteményszervezésre vonatkozó alapelvei

A könyvtáros szakembernek az érvényben lévő jogszabályok, szabályzatok mellett etikai normákat is figyelembe kell vennie munkája során. A könyvtáros szakma jelentős előrelépése a magyar könyvtárosság etikai kódexének létrehozása, melyet 2006-ban fogadott el a Magyar Könyvtárosok küldöttgyűlése, s amely tartalmazza azokat az irányelveket, amelyek mellett a magyar könyvtárosság elkötelezi magát. Az etikai kódex teljes szövege itt érhető el: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0505/etika.html A kódex IV. szakasza a könyvtáros állományépítésre vonatkozó elveit fogalmazza meg: „A könyvtáros felelősséggel tartozik az emberiség, a nemzet, valamint a nemzeti és etnikai kisebbségek, a helyi közösségek kulturális örökségének megőrzéséért. Gyűjteményépítő munkáját a használók igényeire és az emberiség értékeire alapozza, de a közvélekedéssel és saját nézeteivel ellentétes műveket is beszerez. Elítéli a cenzúrát, s maga sem cenzúráz. Feltáró munkájával a könyvtár teljes gyűjteményét hozzáférhetővé teszi.” A szakaszt értelmezhetjük úgy, hogy a könyvtárosnak gyakorlatilag becsületbeli felelőssége a Gyűjtőköri Szabályzatban megfogalmazott alapelvek betartása. A kulturális örökség megőrzésének és az egyetemes emberi tudáskincs hozzáférhetőségének elkötelezett híve, a gyűjteményszervezésben nem befolyásolhatják ideológiai szempontok, sem személyes nézetei, ízlése, sem pedig a cenzúra. Öntörvényűen nem dönthet a gyűjtemény összetételéről, a beszerzendő dokumentumok köréről.

5.4 ÖSSZEFOGLALÁS Amint láthattuk, a Gyűjtőköri Szabályzat nagyon fontos dokumentum, stratégiai jelentőséggel bír a könyvtár életében, a gyűjteményszervező munka nélkülözhetetlen kelléke. Előírásaival megalkothatjuk annak az állománynak a tartalmi és formai modelljét, melyet szem előtt tartva, hosszú távon biztosíthatjuk a gyűjtemény kontinuitását, megszüntethetjük az állományalakítás esetlegességeit. Mint minden szabályzatnak, a gyűjtés szabályozásnak a betartása is kötelező. Természetesen az ésszerűség – mint szubjektív tényező – az elsődleges szempont, ezért a könyvtáros felelőssége, hogy a szabályozás kereteit betartva, legjobb tudása szerint alkalmazza az előírásokat.

5.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Határozza meg a „gyűjtőkör”, a „főgyűjtőkör” és „mellékgyűjtőkör” fogalmakat! 2. Miért van szükség Gyűjtőköri Szabályzatra? 3. Melyek egy Gyűjtőköri Szabályzat elengedhetetlen összetevői? 4. Sorolja fel azokat a legfontosabb szempontokat, amelyekre a gyűjtési utasítás kiterjedhet! 1.

43


6. AZ ÁLLOMÁNYGYARAPÍTÁS MÓDJAI 6.1 CÉLKITŰZÉS A lecke célja a könyvtári állomány gyarapítási módjainak áttekintése, illetve a gyarapításhoz kapcsolódó legfontosabb szabályok – esetenként intézmények működésének – ismertetése.

6.2 TARTALOM Vásárlás. A szortiment vétel. Könyvtárellátók. A KELLO szolgáltatásainak igénybevétele. Régebben publikált dokumentumok vétele. Természetes személytől való vétel. Kereskedelmi forgalomban nem kapható dokumentumok vétele. Ajándék. Spontán adományozás. Bekérés. Letét. Csere. Kiadványcsere. Nemzetközi csere. Fölös példányok cseréje. A kötelespéldány. A kötelespéldány-szolgáltatás múltja. A köteles példány Magyarországon. Saját előállítás

6.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE A könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenységét állománygyarapításnak nevezzük. Formái: vásárlás, ajándék, csere, köteles példány, saját előállítás. Az állománygyarapítási módok részletes kifejtése keretében górcső alá vesszük mindazokat a lehetőségeket, amelyeket az eltérő beszerzési formák kínálnak, valamint bizonyos esetben a gyarapítás valamely formájához szervesen kapcsolódó intézményekről is szót ejtünk. 6.3.1

Vásárlás

A vásárlás (vagy vétel) a leggyakrabban alkalmazott gyarapítási mód a könyvtárak többségében. Típusai: A vétel forrásai és lebonyolítási módja alapján megkülönböztethető: − a kurrens, azaz újonnan megjelenő dokumentumok vétele (ún. szortiment vétel), − régebben publikált dokumentumok vétele (ún. antikvár vétel). A vétel adminisztrációjának sajátosságait figyelembe véve megkülönböztethető: − jogi személytől való vétel, − természetes személytől való vétel. A terjesztés módja szerint beszélhetünk: − kereskedelmi forgalomban kapható dokumentumok vételéről, − kereskedelmi forgalomban be nem szerezhető dokumentumok vételéről.

44

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A fizetés módja szerint van: − készpénzfizetéses vásárlás, − átutalásos vásárlás. A beszerzett dokumentum terjesztési helye szerint megkülönböztethető: − hazai vásárlás, − külföldi vásárlás.

A szortiment vétel A szortiment vétel az újonnan megjelenő dokumentumok vásárlását jelenti. Megköveteli a vételi források naprakész ismeretét. Különböző kiadványtípusokra eltérő vásárlási módok lehetnek jellemzőek. Könyvek esetében a könyvtárak többsége leggyakrabban (akár interneten is elérhető) könyvesbolti vásárlás lehetőségével él. A periodikumok, többkötetes publikációk vásárlásának jellemző módja az előfizetés. Ezzel lehetőség van a nem egyszerre megjelenő kiadványok teljes sorának a beszerzésére. A kiadványok megjelenésének folyamatos figyelemmel kísérése és újbóli megrendelése kiküszöbölésének formája lehet az ún. standing order, azaz az állandó érvényű rendelés, melyben a szállító automatikusan küldi és számlázza a kiadványokat. A folyóiratokon kívül ilyen formában rendelhetők meg pl. lexikonsorozatok, könyvsorozatok is. Az elektronikus dokumentumok vásárlása hasonló a könyvekéhez, ezért nem térünk ki részletesen beszerzésükre. Sajátságos csoportot képeznek az elektronikus formában megjelent időszaki kiadványok, kurrens bibliográfiák, elektronikus újságok. Hozzáférésük az időszaki kiadványokhoz hasonlóan előfizetéssel oldható meg. Feltétel a már aktualitásukat vesztett lemezek visszaküldése az aktualizáltak fejében. A kurrens anyagok vételének egyik alapvető forrásai világszerte a könyvtárellátó intézmények.

Könyvtárellátók A könyvtárellátók – a dokumentumvételi lehetőségek mellett – a könyvtári igények szélesebb kielégítésére is lehetőséget biztosítanak. További szolgáltatásaik lehetnek még: − központi cédulaszolgáltatás, − könyvtári nyomtatványok, segédeszközök forgalmazása, − könyvtári bútorzat forgalmazása, − kötészeti munkák elvégzése, − számítógépes adatbázis építése, − propaganda- és reklámanyagok kiadása, − nyomdai munkák könyvtárak számára, − általános szaktanácsadás. A könyvtárellátókról általánosan elmondható, hogy szolgáltatási rendszerük központjában a könyvtárak állnak, és más terjesztőktől eltérően a könyvtári gyűjteményeket helyezik

45

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT előtérbe a kereskedelmi, piaci érdekeltséggel szemben. Hazánkban ezt a szerepet a Könyvtárellátó Nonprofit Kft. látja el. Internetes elérhetősége: www.kello.hu A KELLO szolgáltatásainak igénybevétele A könyvtárak szervezett dokumentumellátása érdekében 1951-ben megalakult az Állami Könyvterjesztő Vállalat könyvtárellátó osztálya, melynek szervezeti keretei sokat alakultak az idők folyamán. 2007. szeptember 16-a óta Könyvtárellátó Nonprofit Kft. (KELLO) néven működik. Honlapjának elérhetősége: www.kello.hu Alapító okirata szerint „a társaság kulturális tevékenységet végez: állománygyarapítást segítő szakmai és dokumentumellátási szolgáltatásokat nyújt a nyilvános és szakkönyvtárak részére a könyvtári rendszer hatékonyságának és rentabilitásának javítása érdekében”. Legfontosabb tevékenységi körei (a KELLO honlapja alapján): − szerkeszti, kiadja, és havonta két alkalommal a könyvtáraknak megküldi az Új Könyvek című állománygyarapítási tájékoztatót, − biztosítja a megvásárolt dokumentumok könyvtári szabványoknak megfelelő (HUNMARC és USMARC formátumú) bibliográfiai leírásainak ingyenes letöltését az interneten keresztül, − minden, vele szerződésben álló könyvtárnak évente egyszer folyóirat-jegyzéket küld, s a megrendelt folyóiratokat a megjelenés szerint heti két alkalommal postázza, − árusítja, és megrendelés alapján, postai úton szállítja a könyvtárakban használt nyomtatványokat, − biztosítja az általa forgalmazott dokumentumok interneten történő megrendelésének lehetőségét, − beszerzi, és 30%-os árkedvezménnyel szállítja az ODR-tagkönyvtárak részére a költségvetési támogatásból finanszírozott dokumentumokat, − vállalja minden magyar nyelven kiadott könyv terjesztését. Szolgáltatásai: − tájékoztatás a megjelent dokumentumokról, − a megjelent dokumentumok beszerezhetőségének biztosítása, − a könyvek könyvtári szerelése (könyvsarok, kölcsönző kártya, cutterezés), − könyvtári nyomtatványok forgalmazása.

Régebben publikált dokumentumok vétele A szortiment kereskedelemben már meg nem vásárolható dokumentumok beszerzési formája az antikvár vétel. Az antikváriumi vételnek oka lehet: − a gyakran igényelt, nem megfelelő példányban meglévő dokumentumok példányszámának növelése, − az elveszett, de folyamatosan igényelt dokumentumok pótlása, − a gyűjteménybe szervesen beleillő, de hiányzó dokumentumok pótlása. 46

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Az antikváriumokban a használt dokumentumok mellett gyakran új dokumentumok is beszerezhetőek, gyakran kínálják a szortiment kereskedések elmúlt években megjelent, elfekvő készletéből beszerzett anyagokat. Az antikváriumok típusai: − általános profilú, vegyes kínálattal rendelkező antikváriumok (kínálatuk minden ismeretkörre és akár minden dokumentumtípusra kiterjed), − speciális kínálatot nyújtó antikváriumok (meghatározott szempontok szerint építik kínálatukat, pl. szakterület, dokumentumtípus, műfaj, könyvészeti érték szerint). Az antikvár kereskedés egyik formája az aukció vagy árverés. Itt az antikvárium saját készletére, illetve bizományba átvett dokumentumokra lehet licitálni. Az árverés előtti napokon lehetőség van a kínálat megtekintésére. Az aukción mind magánszemélyek, mind könyvtárak részt vehetnek. Az 1997. évi CXL. törvény 61.§ (5). értelmében az antikváriumok és árverések anyagára az Országos Széchényi Könyvtárnak elővásárlási joga van. Ez azt jelenti, hogy a nemzeti könyvtár még az aukció megkezdése előtt kikiáltási áron megvásárolhatja a hungaricagyűjteményéből hiányzó dokumentumokat archiválás céljából. Többes példány esetén nem élhet ezzel a joggal. Az antikváriumokkal kapcsolatos minden hasznos információt megszerezhet a http://antikvarium.lap.hu/ portálon.

Természetes személytől való vétel Az előzőekben említett vásárlási formák a jogi személytől való vétel csoportjába tartoztak, de a könyvtáraknak módjukban áll magánszemélyektől is vásárolni. Ez a vételi forma leginkább a retrospektív gyarapításra ad lehetőséget. Újdonságokat csak akkor szerez be a könyvtár magánszemélytől, ha kereskedelmi forgalomban nem kapható dokumentumról van szó (pl. hivatalosan nem terjesztett magánkiadások). Többnyire a magánszemély jelentkezik az eladási szándékkal, a könyvtárak inkább hagyatékok, teljes gyűjtemények esetében kezdeményeznek vásárlást. Ez utóbbi problémákat vethet fel, melyeket mérlegelni kell vásárlás előtt: − a gyűjteményben lehetnek a könyvtár állományában meglévő vagy elavult dokumentumok, − a tulajdonos ragaszkodhat könyvtára egyben tartásához, különgyűjteményként, − egyes tulajdonosok – főleg biblofilek, tudósok – gyűjteményük eladását ahhoz a feltételhez kötik, hogy életükben az maradjon otthonukban, saját használatra (ezt csak kivételesen értékes gyűjtemény esetén szabad vállalni, tételes nyilvántartásba vétel mellett).

Kereskedelmi forgalomban nem kapható dokumentumok vétele Külön problémát jelent a könyvtárak számára az ún. szürke irodalom beszerzése. Ebbe a körbe a kereskedelmi forgalomba nem kerülő, általában kis példányszámban, nem hivatalos kiadók által megjelentetett dokumentumok tartoznak, függetlenül annak megjelenési formájától. Ismertebbek típusai: − felsőoktatási disszertációk, 47

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − kutatási jelentések (reportok), − kongresszusi, ill. konferenciaelőadások szövegei, − vállalati irodalom stb. Mivel ezek nagyon friss információkat tartalmazhatnak, amelyek talán máshol nem férhetők hozzá, a könyvtárak szempontjából igen jelentősek. Kis példányszámuk és nem hivatalos kiadó általi megjelentetésük miatt kimaradnak a kötelespéldány-szolgáltatásból, így a nemzeti bibliográfiába való regisztrálásból is. Számbavételükre az Európai Közösség Tanácsa által kezdeményezett nemzetközi rendszer, a SINGLE (System for Information on Grey Literature in Europe) vállalkozik, de főleg angol nyelvterületen több kezdeményezés is született a szürke irodalom számbavételére. Kereskedelmi forgalomban szintén nem szerezhetők be az ún. hivatalos kiadványok. Ide tartoznak az igazgatási szervek, országos és nemzetközi hatású intézmények, szervezetek működésévek kapcsolatos publikációk. Magyarországon az Országgyűlési Könyvtár hivatott gyűjteni ezeket. A legfőbb nemzetközi szervezetek hivatalos kiadványainak beszerzését az Euro Info Service biztosítja, amely magyarországi telephellyel is rendelkezik. A magyarországi ügynökség honlapja: http://www.euroinfo.hu/az-euro-info-service-kft.html 6.3.2

Ajándék

Az ajándék útján történő állománygyarapítás is jelentős beszerzési mód, bár a vásárláshoz viszonyítva kevésbé jelentős. Az ajándékozás történhet magánszemély vagy jogi személy (intézmény, alapítvány, hatóság stb.) részéről. Bár az ajándékozás több formája ismert, hagyományos értelemben a következő eseteket tartjuk számon: − spontán adományozás − bekérés − letét. Bármely ajándékozási formáról legyen szó, két fontos szabályt feltétlenül be kell tartani: 1. az ajándék elfogadása előtt mérlegelni kell: csak olyan dokumentum fogadható el ajándékként, amely a könyvtár gyűjtőkörébe beletartozik. Az ingyenesség nem lehet döntő szempont, hiszen fölöslegesen nem szabad felduzzasztani az állományt. Egyes ajándékok visszautasíthatók, megjelölve a gyűjtésben illetékes intézményt, esetleg vállalva a továbbítást. 2. az ajándékba átvett gyűjteményről kísérőjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza: − az ajándékozó nevét, címét, − az ajándékba kapott dokumentumok tételes felsorolását (cím, szerző és egyéb azonosítók, ár, darabszám), − az ajándék átvételének dátumát, − az ajándékozó és az ajándékot átvevő aláírását. Az ajándékozás elmaradhatatlan része a fogadó könyvtár részéről, hogy egy személyre szóló köszönőlevél (nem formanyomtatvány!) formájában köszönetet nyilvánítson az ajándékozónak, még abban az esetben is, ha ez a személyes átadás során már megtörtént. 48


Spontán adományozás Vonatkozhat egyes dokumentumokra, de akár teljes gyűjteményre is. Kurrens gyarapítási formának akkor tekintjük, ha szerzők, közreadó testületek saját publikációikat adományozzák a könyvtárnak népszerűsítés, az utókorra hagyományozás céljából. Gyakran előfordul, hogy alapítványok a könyvtárak gyarapítási fedezetének hiányait nem pénzösszeggel, hanem dokumentumok adományozásával pótolják. A retrospektív gyarapítás körébe főleg a magánszemélyek ajándékai, gyűjteményei, hagyatékai tartoznak. A teljes gyűjtemények ajándékba való átvétele ugyanazokat a problémákat veti fel, mint azok megvásárlása.

Bekérés Ezt az ajándékozási formát a könyvtár kezdeményezi többnyire olyankor, amikor az új megjelenésű dokumentum nem szerezhető be kereskedelmi csatornákon (ilyen pl. szürke irodalom, hivatalos kiadványok). A könyvtár bekérő levélben fordul a szerzőhöz vagy közreadóhoz, általában vételár felajánlásával, de a legtöbb esetben ezeket a dokumentumokat ingyenesen, ajándékba megküldik a könyvtárnak. Itt nem merül fel a válogatás kérdése, hiszen eleve csak a valóban szükséges irodalom esetén alkalmazzák a bekérést. Ebben az esetben hatványozottan érvényes köszönőlevél küldése az ajándékozó részére.

Letét Jogilag eltérő forma az előbbiektől, mégis az ajándék útján történő gyarapítás körébe tartozik. A letét használatára a könyvtár jogosult, de a tulajdonjog a letéteményezőnél marad. A letét nem a könyvtár gyűjteményi, hanem információs vagyonát és szolgáltatásait gazdagítja. Átvételére nem kötelezhető a könyvtár, de elfogadása esetén vállalnia kell a letét egyben tartását. A letétnek két formája van: 1. ideiglenes letét (visszavonásig vagy meghatározott időre szól) 2. örökletét. 6.3.3

Csere

A vétel után a csere a legáltalánosabb és legfontosabb állományalakítási forma. A cserélendő dokumentumok lehetnek: − saját kiadványok: kiadójuk, közreadójuk maga a cserélő könyvtár vagy annak anyaintézménye, − újonnan megjelenő publikációk: nem a saját kiadású, kereskedelmi csatornákon keresztül beszerezhető kiadványokra vonatkozik. Ebben az esetben a cseréhez megfelelő pénzkeretet kell elkülöníteni. Szintén ide tartoznak az ajándékba kapott, de saját gyűjteménybe nem illeszthető kiadványok (ha az ajándékozó nem zárta ki a továbbadást), − hivatalos kiadványok: nemzetközi cseréjüket többnyire (de nem feltétlenül!) ezek hivatalos gyűjtője, a nemzeti könyvtár végzi, de országonként mindenképp egy kijelölt könyvtár feladata,

49


fölös példányok: általában nem új dokumentumokra, hanem az állományapasztás során kiiktatásra elkülönített dokumentumokra vonatkozik.

Cserepartnerek lehetnek: − egyes könyvtárak (hazai vagy nemzetközi), − egyéb – hazai vagy nemzetközi – intézmények, testületek, − csereközpontok (centralizált módon végzik az elosztást, egy együttműködési rendszer keretében). Az elszámolás történhet: − tételes pénzértékben, − pénzérték nélkül, mennyiség alapján (pl. egy könyvért egy könyv), − általányban meghatározva, pénzérték és mennyiség figyelembe vétele nélkül. A csere fogalmába különböző gyarapítási módok tartoznak, ezek közül a leismertebb és elterjedtebb formák: − kiadványcsere, − nemzetközi csere, − fölös példányok cseréje.

Kiadványcsere Azokra a könyvtárakra jellemző, amelyek rendszeres kiadói tevékenységet folytatnak. Saját megjelentetett kiadványaikat, bibliográfiákat, évkönyveket, szakmai anyagokat cseremegállapodás keretében kölcsönösen eljuttatják egymáshoz. Ilyen esetben minimális az anyagi ráfordítás, csupán postaköltséget kell fizetni, de adminisztratív szempontból követelmény a partnerek naprakész nyilvántartása (mely partnerintézmény forrásaira számíthatunk, s ezzel párhuzamosan kik számára küldjük a saját publikációkat).

Nemzetközi csere Elsősorban nemzeti, illetve nagykönyvtárak alkalmazzák ezt a megoldást, és vonatkozhat saját kiadású, de vásárolt, ajándékba kapott, gyűjteményükbe nem igényelt dokumentumokra. Míg a szocialista országok szigorú devizagazdálkodása idején a cserekapcsolatok virágkorukat élték, napjainkban veszítettek jelentőségükből, mivel a külföldön megjelent dokumentumok megrendelés útján is beszerezhetőek. Kiemelendő az Országos Széchényi Könyvtár nemzetközi cseretevékenysége, melynek köszönhetően nagyon sok külföldön megjelent hungarikumot be tudott szerezni.

Fölös példányok cseréje Az állományból kivont, de nem elavult tartalmú és fizikailag is jó állapotban lévő dokumentumokra vonatkozik a cserének ez a formája, amely nem közvetlenül a könyvtárak között, hanem valamilyen közvetítő segítségével történik. Magyarországon egy igen elavult rendelet vonatkozik a fölös példányokra: 3/1975. PM-MM. 50

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A fölös példányok cseréjének központja jelenleg az Országos Széchényi Könyvtár keretében működő Könyvtári Intézet, amely fogadja, majd előválogatás miatt továbbítja az OSZK-nak a könyvtárak fölöspéldány-jegyzékeit. A hasonlítás után fennmaradt jegyzéket a Könyvtári Intézet a honlapján és hírlevélben teszi közzé.

9. kép 6.3.4

A Könyvtári Intézet fölöspéldány-szolgáltatása

A köteles példány

Mint állománygyarapítási mód csak kevés könyvtár, elsősorban a nemzeti könyvtárak számára jelentős. A köteles példány jelentősége abban áll, hogy a kötelezően beszolgáltatott dokumentumok alapján összegyűjthető, számbavehető és megőrizhető a nemzeti dokumentumtermés összessége. Mivel az egész ország könyvtárügye szempontjából jelentősége van, hiszen a nemzeti bibliográfiák ezekre a beküldött kiadványokra épülnek, szinte minden országban törvény szabályozza a köteles példányok beszolgáltatását. Egy ország csak a nemzeti bibliográfia folyamatos, teljességre törekvő feltárásával kapcsolódhat be hatékonyan abba a nemzetközi információs rendszerbe, melynek célja az információk egyetemes számbavétele és hozzáférhetővé tétele a világ bármely szegletén élő felhasználó számára. Összefoglalva: a köteles példány alapvető célja az ország területén keletkezett dokumentumtermés − nemzeti könyvtári gyűjtése és megőrzése − nemzeti bibliográfiai számbavétele, nyilvántartása − statisztikai számbavétele − könyvtári rendszerben való hozzáférhetővé tétele.

51


A kötelespéldány-szolgáltatás múltja

A kötelespéldány-beszolgáltatás gyakorlata nem sokkal a könyvnyomtatás feltalálása után, a 16. századtól kezdve terjedt el, eleinte az állami és egyházi cenzúra szolgálatában (cenzúrapéldány), valamint a nyomdász és a szerző tulajdonjogának biztosítása érdekében (privilegiális példány). A 17. századtól terjedt el az a gondolat, hogy a beszolgáltatás a teljes nemzeti dokumentumtermés összegyűjtését és őrzését is szolgálhatná. Az első köteles példányra vonatkozó jogszabály 1537-ben született Franciaországban, amely I. Ferenc magánykönyvtára számára biztosított köteles példányokat. A példát más országok is követték, a 17. században általánossá vált, hogy a cenzúrapéldányokat uralkodói magánkönyvtárakban, illetve egyetemi könyvtárakban helyezték el, immár tudományos célokat szolgálva. 6.3.6

A köteles példány Magyarországon

Magyarországon 1726-ban született az első köteles példányra vonatkozó rendelkezés. Az 1802-ben alapított nemzeti könyvtárunk, az Országos Széchényi Könyvtár már két évvel alapítása után, 1804-től részesül köteles példányokban. Hazánkban jelenleg a 60/1998. (III. 27.) számú kormányrendelet („… a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról”) határozza meg a köteles példányszolgáltatás jogi kereteit. Teljes szövege: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99800060.KOR A rendelet a legalább 50 példányban kiadott dokumentumokra vonatkozik, beleértve a kép- és hangrögzítéses, ill. az elektronikus dokumentumokat is. A beszolgáltatási kötelezettség a kiadót/közreadót vagy az előállítót (esetenként mindkettőt) terheli, akik a hazánkban forgalmazott (de akár külföldön megjelent!) sajtótermékből hat (illetve esetenként három) példányt kötelesek ingyenesen beszolgáltatni a nemzeti könyvtárnak. 1952 óta az Országos Széchényi Könyvtár hatáskörébe tartozik, amely mint központi szolgáltatást működteti: − a köteles példányok begyűjtését, − a beszolgáltatási kötelezettség betartásának ellenőrzését, − a mulasztások szankcionálásának kezdeményezését, − a példányok szétosztását a jogszabályban meghatározott könyvtárak között. A beszolgáltatott hat példányból kettőt megtart, egyet a Magyar Nemzeti Bibliográfia előállítása, majd archiválása céljából, egyet pedig a nyilvános könyvtári ellátás céljából. A fennmaradt 4 példányt szétosztja a második nemzeti könyvtár, a Debreceni Egyetemi Könyvtár, az Országgyűlési Könyvtár és a Központi Statisztikai Hivatal Könyvtára között. A negyedik példányt a gyűjtésben legilletékesebb országos szak- vagy felsőoktatási könyvtár kapja.

6.3.7 Saját előállítás Az előző fejezetekben részletezett, hagyományos beszerzési módok mellett az állománygyarapításban egyre nagyobb szerepe van a saját előállításnak. Könyvtárak esetében ez nem azonos az esetleges kiadói tevékenységgel, hanem gyarapítási célú másolatkészítést jelent. 52

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A saját előállítás okai lehetnek: – állománykiegészítés: olyan dokumentumok esetén, amelyek valamilyen okból nem szerezhetőek be, de gyűjtőköri szempontból nem hiányozhatnak az állományból. Archiválási céllal nem alkalmazható, ebben az esetben az eredeti példány beszerzésére kell törekedni. – példányszámnövelés: ha egy meglévő dokumentumból nincs elég példány az olvasói igények kielégítésére, valamilyen formában (lehet az hagyományos xerox vagy mikrofilm, de elektronikus formában is sokszorozható, pl. szkenneléssel) további példányokat érdemes előállítani. Mérlegelendő, hogy a másolatkészítés mennyivel olcsóbb megoldás, mint az újabb példányok vásárlása! – állományvédelem: ha a könyvtár gyűjteményében olyan dokumentum található, melyet hozzáférhetővé szeretne tenni, de ez tudományos vagy könyvészeti értéke, illetve rossz fizikai állapota miatt nem lehetséges, szintén másolat készítése indokolt. Ennek a gyarapítási formának az alkalmazásánál feltétlenül figyelembe kell venni az érvényben lévő szerzői jogot! A szerzői jogok információs portáljának elérhetősége: http://www.szerzoijog.net/

6.4 ÖSSZEFOGLALÁS Az állománygyarapítás módjának megválasztására nincsenek szabályok, a gyakorlat könyvtártípusonként, sőt könyvtáranként eltérő. Korlátozó szempont a rendelkezésre álló pénzügyi keret, hiszen a legtöbb könyvtár jellemzően vásárlás útján gyarapítja dokumentumgyűjteményét. A gyarapításnak számos más lehetősége is adott. Ezekről érdemes tájékozódni, és a könyvtár számára – az ár és a gyűjtemény szempontjából valódi érték figyelembe vételével – a legkedvezőbb lehetőséget kiválasztani.

6.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Sorolja fel, és jellemezze röviden az állománygyarapítási módokat! 2. Melyek a szortiment vétel jellemző formái? 3. Milyen lehetőségek állnak rendelkezésre a régebben publikált dokumentumok vételére? 4. Ismertesse a köteles példány jelentőségét az állománygyarapítás szempontjából! 1.

53


7. AZ ÁLLOMÁNYGYARAPÍTÁS FORRÁSAI ÉS A DOKUMENTUMOK BESZERZÉSE

7.1 CÉLKITŰZÉS Az állomány gyarapítása a dokumentumok beszerzésével ér véget, amely nagy körültekintést igénylő feladat, ezért a lecke célja a beszerzési forrásoknak, a rendelés folyamatának, nyilvántartásainak és adminisztrációjának részletes megismertetése.

7.2 TARTALOM Kiválasztás. Kiadói, terjesztői ajánlatok. Kiadói, terjesztői katalógusok. Antikváriumi tájékoztatók, aukciós katalógusok. Tájékoztató céllal megjelenő időszaki kiadványok. Interneten elérhető ajánlatok. Bibliográfiák. Könyvtári katalógusok, gyarapodási jegyzékek, központi lelőhely-nyilvántartások. Kritikák, műismertetések a nyomtatott és az elektronikus médiában. A könyvtárhasználók javaslatai. Személyes piackutatás. Az Új Könyvek állománygyarapítási tanácsadó. Az Új Könyvek szerkezete. Előszerzeményezés. Hasonlítás. Döntés. Deziderátum. Rendelés. A megrendelés formái és eszközei. A megrendelés nyilvántartásai. Érkeztetés. Könyvek érkeztetése. Az időszaki kiadványok érkeztetése.

7.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE Az állományalakítási stratégia és a Gyűjtőköri Szabályzat elméletben megfogalmazott elvei a dokumentumok beszerzésekor valósulnak meg. Az állománygyarapítás „helyessége” hosszú távon kihat az egész könyvtár működésére, ezért nagy körültekintést igénylő, felelősségteljes feladat. A dokumentumok beszerzése egy előre megtervezett lépéssorozatból áll: tájékozódás az új kiadványokról → döntés a beszerzésről → a beszerzés végrehajtása. Ezt a folyamatot tekintjük át a gyarapítás forrásainak és munkafolyamatainak – kiválasztás, előszerzeményezés, rendelés, érkeztetés – részletes bemutatásával.

10. kép 54

Az állománygyarapítás munkafolyamatai


Kiválasztás

A kiválasztás az a munkafolyamat, melynek során a kiválasztási segédletek széles spektrumát áttekintve, a megjelent dokumentumtermésből a könyvtár gyűjtőkörébe leginkább beleillő kiadványt kijelöljük a beszerzés céljára. A beszerzendő dokumentumok kiválasztását legelterjedtebben a könyvtár gyarapítási/szerzeményezési részlegének munkatársa végzi, de végezheti egy erre a célra kialakított csoport, bizottság is. Kollégium vagy tanács keretében is történhet a kiválasztás, sőt, szakkönyvtárak esetében a szakreferensi rendszer (bizonyos tudományokat teljes részletességében, mélységében és struktúrájában ismerő szakemberekből áll!) alkalmazása is igen elterjedt. Bizonyos kivételektől eltekintve (pl. muzeális gyűjtemények, szépirodalmi állomány) elmondható, hogy a kiválasztáskor elsődleges szempont a dokumentum információs értéke, amely könyvtártípusonként, sőt könyvtáranként eltérően határozható meg, a könyvtár funkciója és a felhasználói kör igényei tükrében. A megfelelő kiválasztáshoz elengedhetetlen a kiválasztási források ismerete, melyek tájékoztatnak a dokumentumkínálatról, és viszonyítási alapot adnak az eredményes válogatáshoz.

Kiadói, terjesztői ajánlatok A kereskedelmi forgalomban kapható, régebben vagy frissen megjelent kiadványokról adnak tájékoztatást. Ezeket elsősorban a könyvkiadók, közreadók és terjesztők jelentetik meg saját kiadványaik ismertetése céljából. A retrospektív beszerzéshez az antikváriumi tájékoztatók adják a legjobb támpontot. Az ajánlatok megjelenhetnek nyomtatott vagy elektronikus formában, sőt előfordulhat, hogy egyes kiadványok mindkét formában megjelennek, akár interneten elérhető változatban is.

11. kép

Az Akadémiai Kiadó könyv- és folyóiratkatalógusai

Kiadói, terjesztői katalógusok A kiadók publikációs tevékenységükre vonatkozó tájékoztatást biztosítanak pl. az új kiadványokról közzétett jegyzékekben, éves publikációs jegyzékekben, a közeljövőben megjelenő publikációkról szóló nyomtatványokban, jegyzékekben (ezek az ún. perspektivikus 55

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT jegyzékek), katalógusokban. Ezek jellemzően színes kiadványok, általában a mű borítójáról vagy annak egy részéről tartalmaznak képanyagot. Emellett rövidebb-hosszabb összefoglalót, ismertetéseket tartalmaznak a művekről, feltüntetve a megjelenési adatokat, árat, esetenként az árkedvezményt. A kiadókhoz hasonlóan a terjesztők, kereskedők is készítenek kínálatlistákat, melyek formailag hasonlóak a kiadói jegyzékekhez. Legismertebb a Books in Print (BIP, http://www.booksinprint.com/bip/ vagy http://www.booksinprint2.com/), amely a legtöbb országban megjelenik azonos vagy hasonló címen. A kiadvány a frissen megjelenő kiadványokról ad tájékoztatást. Nagy előnyük, hogy kurrensek, de mivel kifejezetten üzleti céllal készülnek, nem megbízható források. Antikváriumi tájékoztatók, aukciós katalógusok Az antikváriumok is rendszeresen jelentetnek meg kiadványokat kínálatukról, illetve a könyvárverések kínálatáról is értesítést adnak. Szerepük a retrospektív állománygyarapításban jelentős. Segítségükkel szerezhetők be a könyvtár gyűjteményéből hiányzó, de gyűjtőköri szempontból nélkülözhetetlen dokumentumok. Lényeges eltérés a kiadói katalógusoktól, hogy itt csupán egy-egy példány szerepel a kínálatban, így sietni kell a vásárlással. A Books in Print-hez hasonlóak a Books out of Print kiadványok, melyek a szortiment kereskedelemben már nem, de más forrásból – pl. antikváriumból – beszerezhető dokumentumok jegyzékét tartalmazzák. Tájékoztató céllal megjelenő időszaki kiadványok Vannak kifejezetten olyan időszaki kiadványok, amelyek a különböző kiadók, terjesztők kínálatát mutatják be. Közölhetnek kritikákat, írókkal, költőkkel készített interjúkat. Ilyen pl. a heti rendszerességgel megjelenő Könyvhét vagy az Új Könyvpiac című havilap. Ez utóbbi melléklete az évenként frissített, könyv és CD formájában megjelenő Kiadói és Kereskedelmi Adattár, amely a hazai kiadók és terjesztők elérhetőségeit közli.

12. kép

56

Az Új Könyvpiac és a Könyvhét kiadványok

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Interneten elérhető ajánlatok Az interneten számos kiadói, terjesztői és antikváriumi honlap elérhető. Legismertebb interneten elérhető könyvkiválasztási segédletek a Libri vagy a Bookline könyvkeresői. Böngészéssel vagy a keresési szolgáltatás segítségével ki lehet választani a megvásárolni kívánt könyveket, melyekről árajánlat kérhető. Az összetett keresés során nagyon sokféle kritériumot lehet megadni, többek között arra vonatkozóan, hogy csak új vagy csak akciós könyvre keressen a rendszer. Néhány internetes könyvkereső elérhetősége: http://keresok.wyw.hu/Konyvkereso/

Bibliográfiák Lelőhelyüktől függetlenül tárják fel a dokumentumokat rendszerező és visszakereshető jegyzék formájában. A bibliográfiák valamilyen közös tulajdonság – pl. téma, megjelenés helye, ideje, a dokumentum típusa – alapján szerveződnek. Arra adnak választ, hogy mi keletkezett az adott témában (vagy egyéb szempont szerinti megközelítésben). Elsősorban az újonnan megjelenő dokumentumok áttekintését biztosítják, de jelentősek a retrospektív bibliográfiák is, amelyek az állományok hiányainak pótlásában nyújthatnak segítséget. A bibliográfiák nagyon megbízható kiválasztási segédletek, de hátrányuk, hogy még a kurrensek is igen nagy késéssel jelennek meg az általuk egybegyűjtött dokumentumok megjelenésének időpontjához viszonyítva. Bibliográfiák portálja: http://bibliografia.lap.hu/ A nemzeti bibliográfiák A legteljesebb tájékoztatást adják a különböző országok dokumentumterméséről. Teljességük mellett további előnyük, hogy leírásaik pontosak, hitelesek, szabványosak, tematikusan jól feltártak. Hátrányuk, hogy viszonylag késedelmesen jelennek meg, és az alapos feltárás ellenére sem adnak teljes mértékű tájékoztatást. Jellemzőjük, hogy árat nem közölnek. Hazánk dokumentumterméséről a Magyar Nemzeti Bibliográfia (MNB) tájékoztat legteljesebben, amely nyomtatott, illetve elektronikus formában is elérhető. Interneten a http://mnb.oszk.hu/ címen tekinthetik meg.

A szakbibliográfiák Akkor hívhatók segítségül, ha az egyes tudományterületek kínálatát szeretnénk áttekinteni. Elsősorban a szakkönyvtárak számára jelentős válogatási segédletek. Ezeknek is léteznek kurrens és retrospektív változatai. Számos esetben a leírások annotációval egészülnek ki, így pontosabb eligazodást biztosítanak. Előnyük, hogy legtöbbjük a teljességre törekszik a feltárt ismeretkör dokumentumanyagában.

Könyvtári katalógusok, gyarapodási jegyzékek, központi lelőhelynyilvántartások A könyvtári katalógusokat akkor hívjuk segítségül, ha a saját intézményünkhöz hasonló könyvtár állományát szeretnénk tanulmányozni, összehasonlítani, feltárva ezzel saját állo57

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT mányunk hiányosságait, és ennek alapján szeretnénk összeállítani a beszerzendő dokumentumok jegyzékét. Napjainkban könnyű dolgunk van, egyre több könyvtár katalógusa érhető el az interneten, ennek hiányában kartoték vagy kötet formájában megjelentetett katalógusban lehet kutakodni. Gyakorlattá vált, hogy a könyvtárak jegyzéket állítanak össze gyarapodásukról, és ezeket időnként közreadják nyomtatott vagy/és elektronikus formában. (Példa a gyarapodási jegyzékre: http://www.rkk.hu/rkk/konyvtar/gyarap/gyarapkonyv2010_01.pdf) Együttműködési keretben létezik ezeknek összefoglaló változata is, amely több könyvtár új szerzeményét közli, feltüntetve a dokumentum lelőhelyét is (ezek a központi lelőhely-nyilvántartások alapját képezik).

Kritikák, műismertetések a nyomtatott és az elektronikus médiában A tudományos, szak- és szépirodalmi folyóiratok rendszeres áttekintése, a bennük közzétett műismertetések, recenziók, kritikák, bírálatok böngészése segít a könyvtárosoknak még olyan szakterületek kiadványaiból is viszonylag biztosan válogatni, amelyekben nem mozognak elég otthonosan. Számos esetben közölnek hirdetéseket, kurrens bibliográfiai jegyzékeket a frissen megjelenő publikációkról, amelyeket szintén érdemes figyelembe venni. A tanulmányok hivatkozásai is további kiindulási pontot jelenthetnek a megfelelő dokumentumok kiválasztásához. A nyomtatott formában megjelentetett ismertetések mellett, a rádióban, televízióban vagy interneten is érdemes nyomon követni a frissen megjelenő irodalmakról szóló kritikákat, véleményeket, melyek szintén hasznos segítséget jelenthetnek a kiválasztásban.

A könyvtárhasználók javaslatai A könyvtárak legtöbbje valamilyen fórum keretében – kérdőív, kívánságláda, kívánságkönyv, szóban elhangzó javaslatok összegyűjtése, internetes fórum működtetése stb. – biztosít lehetőséget az olvasói javaslatok megfogalmazására, így az olvasóközönség is aktívan bevonható a megfelelő gyűjtemény kialakításába. A gyűjteményből hiányzó egyes művek beszerzésére vonatkozó igényt a szakreferensek vagy a gyarapításban illetékes szakemberek is közvetíthetik. A gyűjtőköri elvek figyelembe vételével – mennyire illeszthető a gyűjtőkörbe? mekkora az igény a javasolt műre? – dönteni kell a beszerzésről vagy annak elvetéséről. Alapvető követelmény, hogy az igény soha ne maradjon megválaszolatlanul, s a javasolt műhöz valamilyen úton – akár elektronikus, akár könyvtárközi kölcsönzés formájában – hozzáférést kell biztosítani.

Személyes piackutatás Mind a friss, mind az antikvár kínálatról érdemes személyesen is tájékozódni, kézbe venni a dokumentumokat. Ezt könyvesboltok, antikváriumok felkeresésével tehetjük meg. További segítséget jelenthetnek a könyvkiadók, könyvkereskedők által megrendezett könyvkiállítások, könyvvásárok, könyvszemlék, könyvfesztiválok, ahol a kiadványok személyes megtekintésén kívül helyszíni – sok esetben kedvezményes – vásárlásra is lehetőség van. Ilyen pl. az évente megrendezésre kerülő Budapesti Nemzetközi Könyvfesztivál vagy a nagy népszerűségnek örvendő Frankfurti Könyvvásár, amely a világ egyik legnagyobb könyves seregszemléje. 58


13. kép

A Frankfurti Könyvvásár

Az Új Könyvek állománygyarapítási tanácsadó Bár nem számít külön típusnak az előzőekben felsoroltakon túl, mégis érdemes külön említést tenni az „Új Könyvek: Könyvtárak állománygyarapítási tanácsadója” című kiadványról, amely nem kereskedelmi céllal, hanem kifejezetten könyvtárak számára készül, így voltaképpen az egyik legjelentősebb gyarapítási forrás. 1964 óta kéthetente jelenik meg, jelenleg a KELLO kiadásában és terjesztésében. Leírásai az Országos Széchényi Könyvtárban készülnek a beszolgáltatott köteles példányok, illetve a terjesztést megelőző ún. „műszaki példányok” alapján. Ebből következik, hogy tartalma nagyon friss. A dokumentumok kiválasztását elősegíti, hogy teljes bibliográfiai leírást közöl, és részletes annotációban ismerteti a tartalmat, melynek keretében felhívja a figyelmet a várható olvasói igényekre. Évente 26 száma jelentkezik, összesen mintegy 5–6 ezer címet ismertetve.

59


14. kép

Az Új Könyvek című kiadvány

Az Új Könyvek szerkezete Felépítésére jellemző, hogy minden füzet három részből áll: 1. A füzet elülső borítófedelének belső részén „Ajánlás a könyvek beszerzéséhez” címmel található a ún. „minősítő jelek” táblázat, amely segít eligazodni abban, hogy milyen típusú, milyen nagyságú könyvtárba, mely állományrészbe javasolt a különböző dokumentumok beszerzése.

15. kép 60

Az Új Könyvek minősítő jelei

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 2. A kiadvány legterjedelmesebb része az adott időszakban megjelent művek tételes ismertetése, kezdve az ismeretterjesztő szakirodalommal (az ETO tudományterületi felosztását követve), majd a szépirodalommal folytatva (betűrendben). Egy tétel felépítése: 3. A kiadványt betűrendes mutató zárja, amely tartalmazza a felsorolt tételek szerzőit, címeit, valamint az Új Könyvek tételszámát. A kiadvány melléklete a Megrendelőjegyzék, melynek segítségével megrendelhetjük a kiválasztott dokumentumot.

16. kép

Az Új Könyvek megrendelőjegyzéke

Az Új Könyvek: Könyvtárak állománygyarapítási tanácsadójának anyaga CD-ROM-on is megjelenik, melyet évente frissítenek. 61


Előszerzeményezés

Az állománygyarapítás forrásainak áttekintése után a könyvtárosnak döntenie kell, melyek azok a dokumentumok, amelyekkel gyarapítani szeretné állományát. Elsődleges cél a gyűjtemény hiányosságainak eltüntetése. A legtöbb könyvtárban ún. „javaslati nyilvántartást” is vezetnek, melyben előzőleg összegyűjtik a beszerzésre javasolt műveket. Javaslatokat tehetnek pl. a különböző állományegységekben dolgozó könyvtárosok, iskolai könyvtárak esetén a tantestület tagjai, felsőoktatási könyvtárakban a tanszékek által kiadott kötelező és javasolt irodalmat is érdemes javaslatként kezelni. Az előszerzeményezés munkafolyamat két részből áll, ezek: − a hasonlítás − a döntés.

Hasonlítás Ha a különböző kiválasztási segédletekből – az állományalakítási stratégia és a gyűjtőköri szabályzat figyelembe vételével – kijelöljük a beszerzendő dokumentumok körét, a következő lépésben meg kell állapítani, hogy szerepel-e a könyvtár állományában vagy a már megrendelt könyvek között a kiválasztott dokumentum. Ezt a részmunkafolyamatot hasonlításnak nevezzük. A hasonlítás során vizsgálandó szempontok: − a dokumentum megvan-e a könyvtárban? Ha igen, hány példányban, milyen állapotban? − a dokumentum másik – kritikai, bővített, javított, más nyelvű vagy nem hagyományos papíralapon megjelent – kiadása megvan-e a könyvtárban? − az adott témában mekkora és milyen szintű, ill. mélységű irodalommal rendelkezik a könyvtár? A hasonlításban az állományfeltáró katalógusokat, valamint a dezideráta (= beszerzés alatt lévő dokumentumok) és nóvum (= feldolgozás alatt lévő dokumentumok) nyilvántartásait hívhatjuk segítségül.

Döntés Az előszerzeményezés befejező munkafolyamata a döntés. A megalapozott döntéshez figyelembe kell venni: − a gyűjtőköri szabályzatban foglaltakat, − az állományelemzés eredményeit, − a gyarapításra vonatkozó javaslatokat, − a dokumentumpiac kínálatát, − a rendelkezésre álló gyarapítási keretet. A beszerzendő dokumentumok köréről való döntés felelőssége túl nagy ahhoz, hogy egyetlen személy feladata legyen, főleg nagyobb könyvtárakban bizottságot alakítanak e feladat elvégzésére.

62

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Kiemelt figyelmet kell fordítani a dokumentumok beszerzésére rendelkezésre álló keretre. A keret idő előtti túllépése miatt érdemes pénzügyi tervet készíteni. Ennek tartalmaznia kell: − a keret időarányos lebontását, − a tervezett vásárlási módokat. A döntés eredményeként születik meg a beszerzési igény véglegesítése, a deziderálás (desideratio = kívánság). Deziderátum A deziderátumok nyilvántartása az ún. deziderátum katalógusban történik, amely egyike a könyvtár belső nyilvántartásainak. Tartalmazza a beszerezni kívánt dokumentumok minden olyan lényeges adatát, amelyet a kiválasztási forrásból meg tudtunk állapítani (bibliográfiai adatok, a beszerzés lehetséges forrása, a vételár, a deziderálás kelte stb.). A deziderátum katalógus lehet hagyományos, cédula formátumú vagy elektronikus. Tartalma mindig változik a már teljesített kívánságok tételeinek kivonásával és az újabb beszerezni kívánt dokumentumok adatainak bekerülésével. 7.3.3

Rendelés. A megrendelés formái és eszközei.

A megrendelés a deziderátumok beszerzésének kezdeményezését és az ehhez kapcsolódó adminisztrációt jelenti, függetlenül attól, hogy a beszerzés vétel formájában vagy valamilyen más gyarapítási úton történik. A megrendelés történhet: − hagyományos, papíralakú rendelés formájában, − online rendelés formájában az interneten (távrendelés = teleordering) Mindkét rendelési formára jó példa a KELLO nyújtotta lehetőségek. Hagyományos formában kitöltjük az Új Könyvek kiadvánnyal érkező megrendelőjegyzéket, és visszajuttatjuk a KELLO-hoz. Online rendeléshez a Könyvtárellátótól kapott kóddal és jelszóval tudunk belépni a honlapjukról elérhető rendszerbe, ahol kijelölhetjük a megrendelendő dokumentumokat. Könyvesboltok, antikváriumok, hanglemezboltok is egyre több esetben kínálnak online megrendelési lehetőséget, melyhez szintén azonosító név vagy kód és jelszó szükséges. Hagyományos vásárlásnál jegyzéket kell készíteni, amelynek a megrendelés dátumán, a könyvtár bélyegzőjén és annak vezetője aláírásán kívül a következő adatokat kell tartalmaznia: − a megrendelő könyvtár neve, címe, − a megrendelt dokumentumok azonosító adatai, − példányszám, − egységár, − fizetési mód. A hírlapok, folyóiratok megrendelése sajátságos, eltér a könyvekétől. A gyakorlatban a könyvtárak egy naptári évre rendelik ezeket a kiadványokat, nyilvántartásuk számonként történik. Elterjedt megrendelési mód az ún. standing order (folyamatos megrendelés),

63

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT amely a kiadvány folyamatos rendelését jelenti a visszavonásig. A régebbi számokat ún. apart rendeléssel lehet beszerezni. Könyvtárak számára a KELLO lehetőséget kínál a folyóiratok kedvezményes árú beszerzésére. A külföldi folyóiratok legnagyobb hazai forgalmazója a Librotrade Kft. Elérhetősége: http://www.librotrade.hu/ Egyre több kiadónál lehetőség van a folyóiratok elektronikus formában való megrendelése (a nyomtatott változattal párhuzamosan vagy kizárólag elektronikusan), amely jelentheti a kiadvány CD-ROM vagy DVD-ROM változatának megküldését vagy akár interneten való hozzáférés biztosítását. Elektronikus folyóiratok, adatbázisok egyik legjelentősebb szolgáltatója az EBSCO. Elérése előfizetéssel lehetséges, regisztrációhoz kötött, felhasználói név és jelszó megadásával használható.

A megrendelés nyilvántartásai A könyvtárak ún. megrendelési nyilvántartást vezetnek, hogy tudják honnan, mikor, milyen dokumentumot és hány példányban rendeltek. A könyvek megrendelésének nyilvántartása kétféle lehet: − kartoték-nyilvántartás: többféle rendezési elven építhetik, de leggyakoribb a szerzői betűrend. A kartonokon egy-egy megrendelt dokumentum adatai találhatók, példányszám, rendelési dátum és címzett megjelölésével. − gépesített nyilvántartás: az integrált könyvtári rendszer keretében van rá mód, ahol nem kell külön nyilvántartásokat vezetni. A dokumentum legfontosabb adatai bekerülnek a rendszerbe, majd a státusz módosításával adható meg, hogy az adott dokumentum az állományalakítás mely fázisában van éppen. A kurrens időszaki kiadványok megrendelési nyilvántartása megrendelőlap vagy megrendelőjegyzék alapján történik. 7.3.4

Érkeztetés

A megrendelést követően nagy jelentősége van az ún. érkeztetés munkafolyamathoz tartozó adminisztráció pontos elvégzésének: − a szállítmány és a kísérőjegyzék (vagy számla) egybevetése, eltérés esetén reklamálás, − a szállítmány és a megrendelőjegyzék egybevetése, az esetleges hiány okának kiderítése, − a beérkezett dokumentumok állapotának ellenőrzése, hiányos, sérült példányok cseréje, reklamáció.

Könyvek érkeztetése A szállítmány megérkezésekor a deziderátum nyilvántartásból kiemeljük a megérkezett dokumentumok kartonjait, és áthelyezzük az ún. nóvum nyilvántartásba. Ennek a nyilvántartásnak addig van szerepe, amíg a dokumentum az állományba épül be, és visszakereshetővé válik a könyvtár katalógusaiban. Ha a megrendelt dokumentum valamiért nem szerezhető be, kartonja visszakerülhet a deziderátum nyilvántartásba.

64

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Mielőtt a beszerzett dokumentum továbbhalad a könyvtári munka újabb fázisain, kísérőlap csatlakozik hozzá, melynek segítségével a további munkafolyamatok ellenőrzése, időigénye kísérhető figyelemmel. A kísérőlap szerepe a dokumentum könyvtári használatra való átadásával megszűnik. Számítógépes nyilvántartás esetén a dokumentumoknak csupán az ún. státuszát kell módosítani, hogy nyomon tudjuk követni, éppen melyik munkafolyamatnál tart.

Az időszaki kiadványok érkeztetése Esetükben a kardex-nyilvántartás tölti be a nóvum katalógus funkcióját, amely szintén egy ideiglenes nyilvántartási forma. Szerepe az, hogy címenként tükrözze az egyes részegységek beérkezését, esetleg hiányát. Jelentősége addig van, amíg a beérkezett kiadványok már egy egységet (évfolyam, kötet) alkotva bekerülnek a katalógusokba. Az integrált könyvtári rendszerek esetében is van kardex funkció, a folyóiratkezelési modulban. A gépesített kardexelés előnye: lehetőség van automatikus figyelmeztetés beállítására a beérkezés elmaradása esetén. Hátránya: nem minden időszaki kiadvány periodicitása rendszeres, olykor késedelmes, ezért a figyelmeztetés időpontjának megállapítása problematikus.

7.4 ÖSSZEGZÉS A gyarapítás – mint ahogy a kifejezés is utal rá – a könyvtári állomány fejlődését célozza, ezért a tevékenység jól felkészült, tájékozott, széles látókörű szakembereket kíván, akik a beszerezhető dokumentumok bőséges kínálatából ki tudják választani a könyvtár gyűjtőkörébe leginkább beilleszthető, sok esetben nélkülözhetetlen irodalmakat. A beszerzési források tárháza igen gazdag, elmondható, hogy a dokumentumpiac kínálata teljes mértékben lefedi a felmerülő igényeket. A könyvtáros szakértelme a gyarapítási folyamat sikerességének záloga. Csak a dokumentumbeszerzés munkafolyamatainak részletes, lépésenkénti módszeres követésével, az ehhez kapcsolódó nyilvántartások gondos vezetésével garantálható a jó könyvtári gyűjtemény kiépítése.

7.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Ismertesse a dokumentumok beszerzésének munkafolyamatait! 2. Sorolja fel, melyek azok a kiválasztási segédletek, amelyekből tájékozódhat a könyvtáros a dokumentumpiac kínálatából! 3. Melyek az előszerzeményezés munkafolyamatai, és miben látja jelentőségüket? 4. A gyakorlatban hogyan járna el egy kiválasztott dokumentum megrendelése során? 1.

65


8. AZ ÁLLOMÁNY NYILVÁNTARTÁSA 8.1 CÉLKITŰZÉS A fejezet az elméleti háttér mellett gyakorlati szemszögből kívánja bemutatni a könyvtári állományok nyilvántartásával kapcsolatos tudnivalókat. Célja, hogy a hallgató releváns, gyakorlatban is alkalmazható ismereteket szerezzen a leltározás formáiról, szabályairól, eszközrendszeréről és legfontosabb teendőiről.

8.2 TARTALOM A nyilvántartásba vétel első teendői. Az időleges nyilvántartás fogalma, formái, teendői. Az állomány végleges nyilvántartásának eszközei és szabályai. Egyedi nyilvántartás. A csoportos nyilvántartás.

8.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE A fejezet elején ismertetésre kerülnek a nyilvántartásba vétel legelső gyakorlati mozzanatai, mint a számla és szállítmány összevetése, illetve a dokumentumok bélyegzővel való ellátása. Ezt követően bemutatjuk nyilvántartási jelleg szerinti csoportosításban a leltározás időleges és végleges formájának az eszközeit, szabályait, lényeges teendőit. Végezetül pedig a nyilvántartás egyedi és csoportos módjának a jelentőségét, gyakorlati tudnivalóit taglaljuk. 8.3.1

A nyilvántartásba vétel első teendői

A gyarapítás menete a nyilvántartásba vétellel, más néven leltározással zárul, amely a tulajdonbélyegzővel való ellátásból és a leltári nyilvántartásba való rögzítésből áll. Ennek révén válik az új gyarapodásból, tartós megőrzésre szánt dokumentumok összessége a könyvtár állományává. A könyvtárba érkezett és ellenőrzött dokumentumok leltári állományba vételére vonatkozóan a 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet (http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=97500003.KMA), valamint az MSZ 344878 szabvány az irányadó. Az állomány darabszámát (könyvtári egységeket) és beszerzéskori értékét naprakészen tükröző nyilvántartás a könyvtár okmánya.

66


17. kép

A leltári nyilvántartás fajtái

A beérkező dokumentum átvételekor az állománybavétel első mozzanata a számla és a szállítmány tételes egyeztetése, ha: − egyezik, be lehet leltározni a szállítmányt, − fölöspéldányt vagy más tételt tartalmaz, akkor visszaküldjük, illetve az állományba tartozó művek esetén pótszámlát kérünk, majd beleltározzuk, − hiányos, telefonon, illetve levélben reklamálni kell. Amennyiben nem tudják a hiányt pótolni, a szállítmányt be kell leltározni, és a számlát ki kell egyenlíteni. A szállítmány átvételekor fontos továbbá meggyőződni, hogy selejtes-e, hibás-e az adott dokumentum, amennyiben igen akkor vissza kell küldeni, és aszerint kell eljárni, mintha hiányosan kaptuk volna meg.

Az állomány bélyegzővel való ellátása Az egyeztetést követően minden állományba kerülő dokumentumot el kell látni a könyvtár tulajdonbélyegzőjével, a leltári számmal és raktári jelzettel. A állománybélyegző négyszögletes, kerek vagy ovális, a közepe üres, melybe a leltári szám kerül. A külső ívén a felirat a könyvtár nevét és székhelyét jelöli.

67


18. kép

Állománybélyegző

Ívre nyomtatott könyveknél a címlap verzóján, a második ív első oldalán (17. oldal), illetve a mű utolsó szövegoldalán, valamint minden melléklet, tábla, térkép hátoldalán, időszaki kiadványoknak a borítólapján vagy az első és az utolsó szövegoldalán kell a tulajdonjogot jelölni. A nem hagyományos dokumentumok (hanglemez, mikro- és diafilm, mágnesszalag, DVD stb.) esetén az ezekhez szorosan rögzített címkét vagy a csomagolást kell lebélyegezni. Egyéb módok a perforáció, ráfényképezés, karcolás. Előfordulhat, hogy a csomag tartalmának egy részét egyedi egy részét pedig összesített nyilvántartási módon is be kell leltározni, ekkor a szállítmányt szét kell válogatni. Ezt követően az időleges megőrzésre beszerzett dokumentumokat az időleges nyilvántartásban, a tartós megőrzésre szánt dokumentumokat pedig végleges nyilvántartásban kell vezetni. A következőkben ezek részletes kifejtésére kerül sor. 8.3.2

Az időleges nyilvántartás fogalma, formái, teendői

Azokat a dokumentumokat soroljuk ide, amelyeket a könyvtár átmeneti időszakra, azaz 3 évnél rövidebb időre szerez be, valamint azokat a periodikumokat, amelyeket a könyvtár végleges megőrzésre szán, de még nem kerültek köttetésre. Lehetőség van ezek körének értékhatárokkal történő megszabására – pl. 3000 Ft alatti brosúrák, tankönyvek – továbbá arra is, hogy a fenntartó a Gyűjtőköri Szabályzatban ennek tényét külön rögzítse. Ezt a nyilvántartási fajtát elegendő év végén lezárni, valamint az ebbe a nyilvántartásba vett dokumentumokat az összesített nyilvántartásban nem szükséges szerepeltetni. 68

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Az időleges nyilvántartás formái: − füzetes nyilvántartás − kartotéknyilvántartás − fogyóanyag/brosúranyilvántartás − számítógépes nyilvántartás

Füzetes nyilvántartás Azokban a könyvtárakban alkalmazzák, ahová kevés hírlap, folyóirat jár. Erre a célra egy füzetben néhány oldalt nyitunk, melyet oldalszámmal látunk el és hitelesíttetünk. A füzet felső margójára kerül a lap címe, eredete, ára és periodicitása (napi, heti, havi). Ezek alatt jelöljük az egyes számok beérkezését. Ha a folyóirat negyedévente, félévente jelenik meg, érdemes a beérkezés dátumát is felírni, hogy a beérkezés idejére következtetni tudjunk.

Kartotéknyilvántartás Erre a célra a legtöbb helyen a Könyvtárellátónál kapható állomány-nyilvántartó lapot (kardexlapot) alkalmazzák. Ezen a lapon tartják nyilván az időszaki kiadványok részegységeit. Kapható külön kardexlap a napilapok, hetilapok, valamint folyóiratok számára is. Ezeken a folyóirattal kapcsolatos minden adat – cím, kiadó, periodicitás, nyelv stb. –, a kezelésére vonatkozó, illetve megrendelési tudnivaló – módja, helye, ideje, előfizetési díj – fel van tüntetve. A nyilvántartásba vételnél a lepecsételt folyóirat számát a kardexlap előnyomott kockájába kell beírni, a napilapoknál pedig az előnyomott számot csak át kell húzni. A beszerzés módja, nyelve, helye az előnyomott szövegen aláhúzással van jelölve.

19. kép

Kardexlap napilapok, hetilapok nyilvántartására 69


20. kép

Kardexlap folyóiratok nyilvántartására

Fogyóanyag-/brosúra-nyilvántartás Gyorsan avuló tartalmú, kisebb terjedelmű kiadványok, valamint a munka különböző segédletei tartoznak ide, melyeket időlegesen őriz meg a könyvtár. Erről a nyilvántartási formáról vezethető egyedi, illetve összesített (sommás) nyilvántartás, mely utóbbi esetén egyetlen tételként kell nyilvántartásba venni az azonos időpontban és módon, azonos helyről beszerzett dokumentumokat. Összesített nyilvántartást célszerű vezetni a következőkről: − brosúrák, műsorfüzetek, − kisnyomtatványok, prospektusok, kiállítási katalógusok, árjegyzékek, − szabványok, szabadalmi leírások, − statisztikai tájékoztatók, − módszertani segédanyagok, tanári segédletek, − tantervi útmutatók, tankönyvek, jegyzetek, − pályaválasztási és felvételi dokumentumok. Az összesített leltárkönyvben fel kell tüntetni: − Sorszám: olyan azonosító szám, mely kiegészül az Fny. vagy Br. rövidítéssel − Keltezés: a leltározás dátuma − Kiadvány azonosító adatai − Beszerzés módja: vétel, ajándék stb. − Darabszám − Ár Előnye, hogy a dokumentumok állományból való törlése egyszerűbb, kevesebb adminisztrációt igényel, valamint nem kell a kivonásról törlési jegyzéket készíteni. 70


Számítógépes nyilvántartás Az időszaki kiadványokról itt lehetséges a legtöbb információt nyilvántartani. Az azonosító adatokon – cím, periodicitás, ár, beérkezés dátuma – kívül olyan adatok is feltüntethetők, mint pl. a folyóirat indulásának dátuma, különszámok stb. Az ezek nyilvántartására használt folyóiratmodul nehézségek nélküli navigálással teszi egyszerűbbé a folyóiratok nyilvántartásba vételét. Év végén, ha az időszaki kiadvány évfolyamainak minden száma megérkezett, el kell dönteni, hogy mit lehet a továbbiakban velük tenni. Az év végén beérkezett időszaki kiadványokkal kapcsolatos további teendők 1. Napilapok – selejtezés – leggyakrabban használt lapok bekötése és megőrzése, nagyobb közkönyvtárak a helyi és a megyei lapokat is megőrzik 2. Képes hetilapok, magazinok – eredeti ár töredékéért kiárusítás – melyekre még igény van tékában vagy papucsban tárolják 3. Tudományos és szakfolyóiratok – bekötik – ha egy teljes évfolyam összegyűlik, akkor állandó nyilvántartásba kerülnek 8.3.3

Az állomány végleges nyilvántartásának eszközei és szabályai

Azokat a dokumentumokat, amelyeket a könyvtár tartós megőrzésre szán végleges nyilvántartásba kell venni. Formái – Egyedi nyilvántartás: A dokumentum egyedi adatait közli. – Csoportos nyilvántartás: Az állomány összetételének alakulásáról, pénzbeli értékéről ad tájékoztatást. Mindkét nyilvántartás megjelenési eszközei: − Leltárkönyv − Kartoték-nyilvántartás − Számítógépes nyilvántartás

Leltárkönyv Ez egy pénzügyi okmány. A címleltárkönyvben kell állományba venni minden tartós megőrzésre szánt dokumentumot. Az egyedi állománynyilvántartás céljára a legelterjedtebb és legmegbízhatóbb eszköz, melynek vezetésére a következők érvényesek: − A használatba vétel előtt hitelesíteni kell. A hitelesítés szövegét – terjedelem, megnyitás dátuma – a kötéstábla bal felső részében kell feltüntetni, majd a fenntartó aláírásával, illetve hivatali bélyegzőjével kell ellátni. Ha megtelt, szintén a fenntartónak kell hitelesíteni a benne lévő tételek számát. 71

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − − − − −

A hibás bejegyzés javításának módja: egyszeri áthúzás, fölé a helyes adat beírása, melyet a könyvtáros dátumoz és aláír. Csak tollal vezethető. Nem selejtezhető. Kizárólag erre a célra megbízott személy kezelheti. Folyamatosan számozott levelekből áll.

Cédula-nyilvántartás Az egyedi nyilvántartás megengedett formája. Nehezen kezelhető, ezért ritkán használják. Bizonyos dokumentumtípusok – mikro- és diafilmek – esetében használt nyilvántartási forma. Erre a célra a kártya formátum alkalmas. Minden dokumentumról egy cédula (75×125 mm) készül, amely kiegészül a leltárkönyvben szereplő adatokkal. A dokumentumok azonosítási adatai megegyeznek a címleltárkönyv azonosítási adataival. A cédulák rendezése a raktári jelzet, azon belül pedig betűrend alapján történik. Zárt helyen, katalógusszekrényekben kell tárolni, mivel pénzügyi okmány.

21. kép

Katalógusszekrény

A cédulán a következő adatok szerepelnek: − a dokumentum egyedi azonosító adatai − a katalóguscédulák száma és irányítási helye − nyilvántartási szám − a dokumentum állapota, kötése 72

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Előnye a könnyű kezelhetőség mellett, hogy az állományba vételt össze lehet kapcsolni a katalogizálással. Hátránya, hogy a nyilvántartás pontossága nem garantált.

Számítógépes nyilvántartás Ez a végleges nyilvántartás legkorszerűbb eszköze. Vezetésére az egyedi nyilvántartás követelményei vonatkoznak. Nyomtatott formáját pénzügyi okmányként kell kezelni, melyet a biztonság érdekében meg kell őrizni. Előnye, hogy az adatok különböző statisztikai elemzése gyorsabb, illetve egyszerre több szempont szerint is történhet. A katalógustételek számítógépes nyilvántartásának megjelenítésére a HUNMARC formátum alkalmas, mely a bibliográfiai adatok géppel olvasható csereformátumának a MARC-nak a magyar változata. Ez a formátum a könyvek és időszaki kiadványok bibliográfiai rekordjainak az elkészítésére alkalmas. Alkalmazásával a könyvtárak hálózaton keresztül az adatbázisukba letölthetik a már feldolgozott bibliográfiai adatokat. A számítógépes integrált rendszerben történő állományba vételnél az újonnan bekerülő dokumentumok adatait csak egyszer kell átemelni. Kevésbé munka- és időigényes. 8.3.4

Egyedi nyilvántartás

A könyvtár tartós megőrzésre szánt dokumentumai egyedi nyilvántartásba kerülnek. Megengedett formái szintén a leltárkönyv, cédulaleltár, és a számítógépes nyilvántartás. A könyvtárak dokumentumtípusonként, gyűjteményrészenként külön egyedi nyilvántartást vezetnek, melynél a leltári számokat a dokumentum típusára utaló betűjelek egészítik ki. Pl. 145/F folyóirat, 478/C CD-ROM Vezethetjük ezt a nyilvántartást számítógépen is, ahol a dokumentumnak automatikusan a gép ad leltári számot. Az állományba vételt követően ellenőrizni kell, hogy a számla és a leltárkönyv adatai megegyeznek-e, összesítjük a leltárba vett tételek darabszámát, illetve értékét – göngyölítve, illetve külön a csomag tételeit –, majd záradékoljuk a számlát. Ez úgy történik, hogy a számlára felírjuk az egyedi nyilvántartás összesített leltári számait, majd dátummal, aláírással igazoljuk annak helyességét.

Az egyedi leltárkönyv vezetése A egyedi címleltárkönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia 1. Nyilvántartási/leltári szám – 1-től kezdődően folyamatos – Dokumentumtípusonként vezetett leltárkönyv esetén a számozás újrakezdődik, és az azonos nyilvántartási számok megkülönböztetésére egy betűjellel egészül ki, illetve számtartományok is kijelölhetők. – A leltári szám a címleltárkönyvvel egy időben bejegyzésre kerül a könyv verzójára, az állománybélyegző közepébe. – Minden mű egy leltári számot kap, kivétel a többkötetes mű, ha a megjelenési idő különböző, és a kötetek nem egyszerre érkeznek. 2. Keltezés Az állományba vétel dátuma. Az év első állományba vételénél kell feltüntetni az évet. Az azonos időben leltározott dokumentumok esetén ismétlőjel használható. 73

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 3. A dokumentum azonosító adatai – cím és szerző – rövidíthetők – kötet- és kiadásjelzés – elhagyhatók – megjelenési év – elhagyható – ISBN- és ISSN-szám – elhagyhatók – több példány beszerzése esetén ismétlőjel használható 4. Egységszám – a kötési egységek számát kell tartalmaznia – könyveknél kötés esetén több, illetve kevesebb is lehet a kötetjelzésnél 5. Raktári jelzet A mű raktári helyét azonosító betű- és/vagy számkombináció. 6. Beszerzés módja A beszerzés forrása – vétel, ajándék stb. 7. Beszerzési ár Ide a számlán lévő ár kerül. Ajándék esetén a könyvön szereplő érték, illetve a becsérték. 8. Megjegyzések Gyarapodási és törlési jegyzék száma, állományellenőrzésre vonatkozó bejegyzés.

22. kép 8.3.5

Egyedi nyilvántartásra szolgáló leltárkönyv egy lapja

A csoportos nyilvántartás

A kötelezően előírt egyedi címleltár mellett – a nagyobb könyvtárak – csoportos/összesített nyilvántartást is vezetnek. Nem minősül pénzügyi okmánynak. Amíg az egyedi nyilvántartás a dokumentumokat tételesen részletezi, addig az összesített az egyedi részletezést nem igénylő, több tételt egyetlen egységbe foglaló nyilvántartás.

74

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Ez utóbbi nem példányonként regisztrál, hanem az azonos forrásból egyazon időpontban beérkező dokumentumokról alkot egy-egy nyilvántartási egységet, amelyen belül megadható a csoport összetételének meghatározott szempontok szerinti (tipológiai, tematikus, gyűjteményrészbe irányítási stb.) statisztikai megoszlása. Részei – Gyarapodási rész – szaporulat Kitöltése: Minden csomag egyedi nyilvántartásba vétele után.

23. kép –

Csoportos nyilvántartás – Gyarapodási rész

Törlési rész – állományból kivont anyag Kitöltése: Esetenként, az egyedi kivezetéseket követően.

75


24. kép –

Összesítő/állománymérleg – az előző kettő összesítése Kitöltése: Negyedévente illetve félévente.

25. kép

76

Csoportos nyilvántartás – Törlési rész

Csoportos nyilvántartás – Állománymérleg

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A csoportos leltárkönyv naprakészen vezetett adataiból megállapítható: − A könyvtári állomány összetétele típus és tartalom szerint − Az állomány összetétele a gyarapodás módja szerint – vétel, csere, ajándék, köteles példány − A gyarapítás és apasztás hatása az állomány összetételére − A gyűjtemény mennyiségi alakulása és értéke

A csoportos leltárkönyv vezetése A csoportos leltárkönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia 1. Sorszám: A szállítmányt egyetlen sorba írjuk, függetlenül attól, hogy egy vagy több egységből áll. Az összesítések után újrakezdődik 1-gyel a számozás. 2. Keltezés: Az egyedi nyilvántartásba bevezetett tételek leltározási dátuma. 3. A beszerzés forrása: A szállító megnevezése. 4. A kísérőjegyzék száma 5. A beszerzett állományegységek darabszáma a gyarapítás módja szerint: Ide a csomagban lévő könyvtári egységek tételszámát vezetjük be. 6. A beszerzett állományegységek darabszáma dokumentumtípusok szerint: Ide ugyanaz a szám kerül, mint az előző rovatcsoportba. 7. A beszerzett állományegységek darabszáma a tartalom jellege szerint: Ez a rovatcsoport az állományt az ETO főtáblázati számok alapján a tartalom jellege szerint csoportosítja. Ezek 0; 1, 2, 3, 908, 92/99; 4, 8; 5, 91; 6; 7; szakdokumentumok; szépirodalom; gyermek- és ifjúsági irodalom. 8. Beszerzési ár vagy becsérték: A csomag összértéke kerül ebbe a rovatcsoportba. 9. Az egyedi állomány-nyilvántartás tételszámai: Az egyedi nyilvántartásban vezetett szállítmány első és utolsó nyilvántartási száma kerül ide. Az egyedi leltár-, valamint a csoportos leltárkönyv gyarapodási részének végösszege meg kell, hogy egyezzen darabszám és Ft értékben. Egyedi nyilvántartás tételeinek összesített értéke (Ft és db) – Összes törölt dokumentumok (Ft és db) = csoportos leltárkönyv állománymérleg (db és Ft) Ezen a központi csoportos nyilvántartáson kívül az egyes állományegységekről – pl. zenei gyűjtemény – egyéb, már korábban (Fogyóanyag-/brosúra-nyilvántartás) tárgyalt összesített kimutatás is vezethető.

8.4 ÖSSZEFOGLALÁS Az állomány-nyilvántartás a könyvtári vagyon okmányértékű bizonylata, ezért a könyvtár köteles minden dokumentumáról folyamatosan és időrendi sorrendben olyan állománynyilvántartást vezetni, melynek alapján az állomány egészének darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható legyen. Azon túl, hogy a könyvtárnak a precíz nyilvántartás a kötelezettsége, érdemes a nyilvántartásba vett adatok körét a kötelezőeken túl úgy bővíteni, hogy az így létrejövő „leltár”, hasznos segédanyag legyen az állomány elemzéséhez, fejlesztéséhez, valamint a könyvtári szolgáltatás színvonalának magas szinten tartásához, fokozatos javításához.

77


8.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Melyek az időleges nyilvántartás formái? 2. Ismertesse, hogy a könyveken kívül milyen dokumentumokat kell állománybélyegzővel ellátni! 3. Milyen információk tudhatók meg a csoportos leltárkönyvben rendszeresen vezetett adatokból? 4. Sorolja fel, hogy mely szempontok érvényesek a leltárkönyv vezetésére! 1.

78


9. AZ ÁLLOMÁNY ELLENŐRZÉSE ÉS APASZTÁSA 9.1 CÉLKITŰZÉS Jelen fejezet célja, hogy bemutassa a könyvári állomány ellenőrzésének és apasztásának jelentőségét, fontosságát a korszerű könyvtári állománymenedzsment szempontjából, valamint, hogy az elméleti háttéren túl gyakorlati útmutatással is szolgáljon ezen teendők szakszerű ellátásához.

9.2

TARTALOM

Az állományellenőrzés fogalma, jelentősége. Az állomány ellenőrzésének formái. Az állományellenőrzés előkészítése. Az állományellenőrzés teendői és lezárása. Az állomány apasztása. A törlés teendői és nyilvántartásának formái

9.3 A TARTALOM KIFEJTÉSE Az állományellenőrzés fogalmának és jelentőségének a definiálását követően az állományellenőrzés formáinak a különböző szempontok szerinti csoportosítását mutatjuk be. Ezután vesszük sorra a teljes folyamat különböző fázisait, kezdve a szakszerű előkésztés, majd az egyes gyakorlati teendők, végezetül pedig a lezárás feladatának a részletezésével. A fejezet második részében az állományapasztás szükségességének ok-okozati összefüggéseivel ismerkedünk meg, végezetül pedig az egyes dokumentumok törlésének teendőit és nyilvántartási formáit vázoljuk fel. 9.3.1

Az állomány ellenőrzése

Mivel a könyvtár állománya közvagyon, időközönként meg kell győződni arról, hogy az állomány hiánytalan-e és a nyilvántartások pontosak-e. Ezt a folyamatot állományellenőrzésnek, más néven revíziónak, leltározásnak nevezzük, melynek követelményeit a 3/1975-ös KM-PM törvényerejű rendelet, valamint az ezt kiegészítő együttes irányelv, illetve a könyvtárak Szervezeti és Működési Szabályzata rögzíti. A leltározás elsősorban vagyonvédelmi célokat szolgál, amely során rendezzük és ellenőrizzük a könyvtár nyilvántartásait (leltárkönyveket, katalógusokat), a dokumentumokat, ezenfelül alkalmat ad az állomány tartalmi elemzésére is. A könyvtári állomány revíziójánál az állományt tételesen hasonlítjuk össze a nyilvántartásokkal, így megállapíthatók az esetleges eltérések, a hiány, illetve a többlet is. Az állományellenőrzés munkafolyamatába beépülhet továbbá: − Az állományelemzés, melynek célja annak vizsgálata, hogy a könyvtár dokumentumkínálata mennyiben fedi az olvasói igényeket. − A katalógusok hiánytalanságának vizsgálata, melynek során megállapíthatók az állományellenőrzés eredményének egybevetésével a pótolandó katalógustételek. − A könyvtári egység állapotának vizsgálata. − Selejtezés − Az egyes példányok státuszára vonatkozó adatok ellenőrzése, javítása. 79


Beépülhet a deziderátum nyilvántartásba, amit a hiányzó dokumentumok adatai egészítenek ki.

26. kép

Az állomány ellenőrzésének formái

Időszaki leltározás: Gyakorisága az állomány méretétől függ. Kivétel a muzeális értékű dokumentumok és a vállalati szakkönyvtárak. − 10 000 könyvtári egység alatt – 2 évente − 10 000–25 000 könyvtári egység között – 3 évente − 25 000–75 000 könyvtári egység között – 5 évente − 75 000–200 000 könyvtári egység között – 8 évente − 1 000 000 könyvtári egység felett – 16 évente Soron kívüli leltározás:A kötelező időpontokon kívül soron kívüli állományellenőrzésre kerül sor valamilyen elháríthatatlan „vis maior” esemény (földrengés, árvíz, tűz), bűncselekmény (betörés) által keletkezett károk esetén, továbbá a könyvtárvezető személyének változása és az állományvédelemben felfedezett súlyos hiányosságok esetén, valamint akkor, ha a fenntartó a leltározást valamilyen okból elrendeli. Folyamatos: Ha az állományellenőrzés idején a könyvtári szolgáltatások nem szünetelnek. Fordulónapi: Ha a könyvtár az állományellenőrzés ideje alatt bezár (egy meghatározott fordulónappal kezdődően), és ezalatt a szolgáltatásait szünetelteti. Abban az esetben, ha a könyvtár állománya meghaladja a 75 000 könyvtári egységet, akkor nem zárhat be az állományellenőrzés idejére. Teljes körű: Kiterjed az állomány egészére. Részleges: Az állomány bizonyos részére – 10–20%-ra – terjed ki az ellenőrzés. Minden második időszaki leltározás részleges is lehet. A soron kívüli állományellenőrzés is részleges.

80


Az állományellenőrzés előkészítése

Az állományellenőrzés előkészítése során leltározási ütemtervet – két példányban – kell készíteni, melyet a fenntartóval jóvá kell hagyatni. A könyvtárhasználókat időben kell tájékoztatni a revízió időpontjáról, valamint várható befejezéséről. A leltározási ütemtervnek a következőket kell tartalmaznia: − az állományellenőrzés módját (folyamatos vagy fordulónapi), és mértékét (teljes vagy részleges), − a revízió tervezett időpontját a várható befejezési dátummal, − a részleges revíziónál fel kell tüntetni, hogy az ellenőrzés mely állományrészre terjed ki, − az állományellenőrzést végző személyek (irányító, ellenőrző stb.) nevét, − az állományellenőrzési jegyzőkönyv elkészítésének (előterjesztésének) tervezett időpontját. Az állományellenőrzés megtervezésének egyéb módszerei Ferenczy Endréné Gyűjteményszervezés c. könyvének csoportosítása szerint: 1. Vonalas ütemterv Egy időtengelyben ábrázolja az elvégzendő feladatok résztevékenységeit, valamint az azok elvégzéséhez szükséges időt. Hátránya viszont, hogy a részfeladatok egymástól függetlenek.

27. kép

Vonalas ütemterv – Gantt-diagram

2. Hálótervezési módszer Lényege: „A megtervezett hálónak ’hurokmentesnek’ kell lennie, vagyis egyetlen tevékenység sem fejeződhet be előbb, mint a teljesítéséhez szükséges, azt megelőzően elvégzendő munka. Ugyanakkor a háló kiterjedhet egyszerre több, egymástól nem függő, párhuzamosan is végezhető feladatokra is.” Legelterjedtebb hálótervezési módszerek: − PERT-technika (Program Evaluation and Review Technique): Az akciótervet felbontja részfeladatokra, illetve azok eredményeire, valamint az elvégzésükhöz szükséges időre. Ezeket rangsorolja és meghatározza az egymástól függő és független részfolyamatokat. Ebből alakítható ki a feladatok felosztásának optimális 81

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT kombinációja és időigénye. A feladat elvégzésének teljes időszükséglete az egyes események közötti időtartamok összege.

28. kép

Hálótervezési módszer – PERT-technika

−

CPM (Critical Path Method): „A meghatározott időtartamon belül kell a háló egyes részegységeinek időigényét meghatározni és a munkaerő-szükségletet az adott időtartamokhoz igazítani.” Az ütemterv elkészítése után ki kell alakítani a raktári rendet, illetve felül kell vizsgálni a nyilvántartásokat.

Az állományellenőrzés menete A leltározási ütemterv elkészítését követően rendezni kell az állományt, valamint a nyilvántartásokat. Az állomány rendezése során a polcokon szoros raktári rendet kell kialakítani, a köttetésre szánt dokumentumokat ki kell válogatni, ezután a selejtezésre, törlésre szánt anyagokat ki kell gyűjteni, majd kivezetni az állományból. A nyilvántartásokat felül kell vizsgálni (a leltárkönyv azonosítása a raktári katalógussal, a cím- és csoportos leltárkönyv összevetése), ellenőrizni kell a letéti nyilvántartást, elő kell készíteni a leltározási segédeszközöket. A könyvtárból kiadott (köttetés, könyvtárközi kölcsönzés stb.) dokumentumokról nyilvántartási jegyzéket kell készíteni. A késedelmes olvasók fel kell szólítani, a folyamatban lévő perlések minél korábban le kell zárni. 9.3.3

Az állományellenőrzés teendői és lezárása

A könyvtár sajátos nyilvántartási rendszere határozza meg, hogy milyen ellenőrzési módszert lehet alkalmazni. Az egyeztetés során a könyvtár egyedi nyilvántartású dokumentumainak azonosító adatait össze kell hasonlítani az alapnyilvántartás adataival, és meg kell állapítani az eltéréseket. Az azonosítás eszközei a leltári szám, raktári jelzet, illetve számítógépes feltárás esetén a gépi példányazonosító. Az állományellenőrzést minimum két személynek kell lebonyolítania. Egyszemélyes könyvtár esetén a fenntartó köteles még egy embert kinevezni a revízió idejére. Az állományellenőrzés módszerei: − a dokumentumok és a raktári lapok összevetése − a dokumentumok és az egyedi nyilvántartás összehasonlítása − számítógépes ellenőrzés

82


A dokumentumok és a raktári lapok összevetése Két könyvtáros végzi. Az egyik a polcnál leveszi a dokumentumot, és először bediktálja a raktári jelzetét – mivel a raktári katalógusban a raktári lapok raktári jelzet szerint vannak sorrendbe téve –, majd abban az esetben, ha elírás történt, a címét, szerzőjét, leltári számát is. A katalógusnál lévő könyvtáros a raktári lapokat veszi kézbe. Ha az egyeztetés után az adatok egyeznek, akkor mind a dokumentumra (a tulajdonbélyegző mellé), mind a raktári lapra be kell pecsételni az állományellenőrzési bélyegzőt, melyen rajta van az AE vagy R rövidítés, illetve a revízió éve.

29. kép

Állományellenőrzési bélyegző

Ha a dokumentum megvan, de nincs raktári lapja (elveszettnek gondolva kivonták az állományból), akkor félreteszik, és elkészítik utólag a raktári lapot, mely új leltári számot kap. Ha a könyv nincs meg – elveszett, köttetésre van küldve, ki van kölcsönözve, véletlenül rossz helyre lett besorolva –, akkor felállítják a katalógusban a raktári lapot. Az állományrevízió végén ezek a lapok fogják a hiányt jelenteni. Az éppen kölcsönzésben lévő dokumentumoknak a könyvkártyáját, illetve raktári lapját le kell bélyegezni. Ha visszahozzák, szintén ellátják az állományellenőrzési bélyegzővel.

Az egyedi nyilvántartás alapján végzett ellenőrzés Az egyik könyvtáros bemondja a növekvő sorrendbe rendezett cédulák leltári számát. Ennek alapján a másik megkeresi a nyilvántartásban. Ha az adatok egyeznek, akkor a leltárkönyvben jelölni kell a revízió tényét, majd a raktári lapra, illetve a dokumentumba is be kell ütni a revíziós bélyegzőt. Hiányjegyzéket kell készítése azokról a tételekről, melyek a leltárkönyvben nem szerepelnek. Hasonló leltározási mód a lengyel módszer, melynek lényege: 83

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Leltáríveket kell szerkeszteni, melynek lapjai 500–500 számjegyet tartalmaznak. Annyi lap készül, ahány kiadja az állomány nagyságát Pl. 15 000-es állománynagyság esetén 15 000:500=30 ív. Az ívek felső szegélyén fel kell tüntetni a kezdő és záró számot. Pl. 1–500; 501–1000; 1001–1500 stb. Címleltárkönyv alapján az íveken piros tollal át kell húzni a már törölt dokumentumok leltári számát. Ezt követően kerül sor az egyeztetésre, melynek során az egyik könyvtáros diktálja a könyv leltári számát, a másik pedig kihúzza az ívről ezt a számot. Az ellenőrzött dokumentumot le kell pecsételni. Az áthúzás nélkül maradt számok jelzik a hiányt, melyet egyeztetni kell a különböző nyilvántartásokkal. Az egyeztetés után áthúzás nélkül maradt számok alapján tételesen összeállítható a hiányjegyzék. A módszer előnye, hogy gyorsan elvégezhető, hátránya, hogy a dokumentumok azonosítása a bibliográfiai leírás nélkül történik, ezért nagyobb a tévedés lehetősége.

9.3.3.3 Számítógépes ellenőrzés Abban különbözik az előzőekben tárgyalt állományellenőrzési módszerektől, hogy a dokumentumok azonosításához a könyv vonalkódja is felhasználható a leltári szám mellett. Előnye, hogy a vonalkódok leolvasó készülékkel azonosíthatóak, így gördülékenyebb és biztonságosabb a leltározás. Itt a bélyegzőt egy külön mező helyettesíti. A rendszer listát készít azokról a dokumentumokról, melyeknek nincs vonalkódja.

Az ellenőrzés lezárása A leltározás befejezését követően jegyzőkönyvet kell készíteni, melyben a következőket kell rögzíteni: – a leltározás időpontját, helyét – a leltározás jellegét – a leltározás számszerű eredményét (az állomány-nyilvántartás szerinti, illetve a revízió során mutatkozó tényleges nagysága, értéke dokumentumtípusok szerint, valamint a hiány és a többlet száma, értéke) – hiányként vagy többletként mutatkozó dokumentumok feltüntetése (az egyedi nyilvántartású dokumentumok esetén tételesen, összesített nyilvántartású dokumentumok esetében dokumentumfajták szerint) A jegyzőkönyvet három napon belül három példányban el kell juttatni a könyvtár fenntartójához. Ezt dátumozni kell, és aláíratni a könyvtár vezetőjével, illetve a fenntartó kiküldött képviselőjével. Átadó leltár esetén a jegyzőkönyvet az új, illetve a régi könyvtárigazgatónak is alá kell írnia.

Megengedhető hiány (káló) A könyvtárakban kimutatott hiány objektív értékelése céljából megállapították az úgynevezett megengedhető hiány (káló) mutatót. A revízió során megállapított hiány nem haladhatja meg a káló mértékét. Mértékének megállapítása során a dokumentum nyilvántartási típusa (egyedi, illetve összesített nyilvántartású), valamint raktározási módja szerint különbséget kell tenni. A káló értéke: 84

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − 4 ezrelék, ha az állomány több mint 70%-a szabadpolcon van − 3,2-1 ezrelék, amennyiben az állomány kevesebb, mint 70%-a van szabadpolcon Pl. A könyvtár dokumentumállományának több mint 70 %-a szabadpolcon van és összértéke 75 000 Ft káló = 75 000 : 1000 × 4 = 300 A fenntartó a könyvtár vezetőjének fegyelmi felelősségre vonását abban az esetben kezdeményezi, ha a hiány meghaladja a káló mértékét, illetve ha nem tartatta be a könyvtár nyilvántartási, kezelési, használati és működési szabályait. Továbbá, amennyiben nem biztosította a megfelelő működési feltételeket, abban az esetben a könyvtáros nem vonható felelősségre kizárólagosan a hiányért. A következő fejezetben a hiányzó dokumentumok állományból való kivonásának okairól, illetve annak folyamatáról lesz szó. 9.3.4

Az állomány apasztása

Az állományapasztás a gyarapítás mellett az állomány alakításának, karbantartásának másik fontos eszköze; ezek együttesen képezik a gyűjteményszervezés folyamatát. Alkalmazásának szempontjaira általános érvényű irányelv nincs, a 3/1975. KM-PM számú rendelet alapján a Gyűjtőköri Szabályzatból kell kiindulni. Ezenkívül az „Új Könyvek: Könyvtárak állománygyarapítási tanácsadója” című füzet is rendszeresen feltünteti, ha egy új kiadásról van szó, így annak korábbi kiadása, illetve egy másik hasonló témájú könyv kitörölhető az állományból. „Minden könyvtár gyűjteményének eszmei értéke nem elsősorban mennyiségében, hanem tartalmi vagy/és könyvészeti, muzeális jelentőségében rejlik. Ez az érték annál nagyobb, minél jobb az aktív, folyamatosan forgalmazott állományrészek aránya az ún. inkurrens, nem igényelt részekhez képest.” (Ferenczy Endréné, 1998) A könyvtárosoknak az állományt folyamatosan felül kell vizsgálniuk, valamint a szerzeményezés üteme szerint leválogatni, mivel nincs értelme a nem használt anyag őrzésének. Kivétel, azok a könyvtárak, melyeknek a gyűjteményük egészére, illetve bizonyos részére állománymegőrzési kötelezettségük van. Az inkurrens dokumentumok őrzése az alábbi problémákat idézi elő: – a raktári férőhely bővítése egyre nehezebben megoldható probléma – az állomány aktívan használt részében való eligazodást nehezíti – nehezíti a gyors információhoz való hozzáférést a kutatók és könyvtárosok számára Az állományból a dokumentumok az alábbi okok miatt törölhetők: 1. selejtezés − tervszerű állományapasztás − természetes elhasználódás 2. hiány

Tervszerű állományapasztás Az állományból folyamatosan ki kell vonni a könyvtár rendeltetésszerű feladatainak ellátására (tartalmilag) alkalmatlanná vált dokumentumokat, mivel a nem megfelelően válogatott gyűjteményben akadozik az információhoz való hozzáférés, illetve azok tárolásánál 85

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT szintén problémák merülhetnek fel. Ez soha nem eshet egybe az állományellenőrzéssel. Abban az esetben, ha a könyvtárnak megőrző feladata is van, csak akkor van lehetőség állománykivonásra, ha legalább két példány van a dokumentumból. Tervszerű apasztás során minden olyan dokumentum kivezethető az állományból, amely: 1. Tartalmilag elavult A dokumentum elavultnak minősíthető: − ha a szak- és ismeretterjesztő tudományos munkának megjelent egy átdolgozott, bővített kiadása − ha a benne lévő ismeretanyag téves információkat közöl − ha a gyakorlatban már nem használhatók, mivel a benne lévő adatok, rendeletek és szabványok már megváltoztak Ezen a címen a helyismereti és muzeális értékű dokumentumok nem törölhetők. 2. Fölösleges dokumentumok kivonása A dokumentum akkor minősül fölöspél dánynak, ha csökken iránta az érdeklődés, illetve ha a könyvtár gyűjtőkörének megváltozása következtében tartalmilag már nem tartozik a gyűjtőkörbe. Összességében elmondható: azt, hogy mit tekintünk elavult, illetve fölösleges dokumentumnak a könyvtár típusa, nagysága, valamint a dokumentum jellege is meghatározza.

Természetes elhasználódás Ide azok a dokumentumok tartoznak, melyek a rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, megrongálódtak. Ilyenek: − elszakadt, hiányos dokumentumok − eldeformálódott hanglemezek, CD-k, DVD-k − megnyúlt, elszakadt magnószalagok A kivezetés előkészítésekor mérlegelni kell, hogy melyik a gazdaságosabb megoldás: az új példány beszerzése vagy a meglévő köttetése. A muzeális értékű dokumentumokat, illetve amelyekkel kapcsolatban megőrző feladatokat vállalt a könyvtár, nem szabad az állományból kivonni.

Hiány Az előző két pontban ismertetett törlési módokon kívül egyéb okok miatt is csökkenhet az állomány. Ebben az esetben a dokumentumok a nyilvántartásokban még szerepelnek, de az állományból ténylegesen hiányoznak. Ilyen egyéb okok lehetnek: − Elháríthatatlan esemény/vis maior: pl. elemi csapás, természeti katasztrófa – földrengés, árvíz – teszi szükségessé az apasztást. − Bűncselekmény: pl. betörés, lopás. A kivezetést csak akkor lehet elvégezni, ha a bűncselekmény elkövetőjének kiléte megállapítható. − Pénzben megtérített követelés: ha a dokumentumot az olvasó nem szolgáltatja vissza, elveszti, megrongálja, de a keletkezett kárt pénzben megtéríti, az elveszettel 86


−

− −

azonos példánnyal pótolja, a dokumentum pénzben megtérített követelés címen törölhető az állományból. Behajthatatlan követelés: meghatározott értékhatár fölötti könyveket törlünk ki az állományból, eredménytelen perlési eljárás, illetve végrehajtás esetén. Ezen értékhatár alatti könyvek automatikusan – többszöri felszólítást követően – törölhetők. Megengedhető hiány: akkor vonjuk ki ezen a címen a dokumentumot, ha a hiány nem haladja meg a KÁLÓ mértékét. Normán felüli hiány: ha a hiány nagyobb a megengedettnél, akkor ezen a címen vezetjük ki az állományból.

9.3.5

A törlés teendői és nyilvántartásának formái

Az esetek többségében a dokumentumok állomány-nyilvántartásból való törlését a könyvtár fenntartójával kell engedélyeztetni. Abban az esetben, ha az olvasó a könyv elvesztése, megrongálása során keletkezett kárt megtérítette, a kivonásra a könyvtár vezetője is adhat engedélyt. Egyszemélyes könyvtárak esetén szintén a fenntartó engedélye szükséges. Az elavult, elveszett, megrongálódott, illetve fölös példányokból évi egy-két alkalommal történik a kivonás. Elemi kár, lopás, valamint állományellenőrzés során felmerült hiány esetén a törlést közvetlenül el kell végezni. Minden selejtezésre szánt, valamint bármilyen okból hiányzó dokumentumról – dokumentumtípusonként, illetve a törlés oka szerint – törlési jegyzőkönyv készül, melyről két példányt kell készíteni. A törlési jegyzék folyamatos sorszámot kap, mely minden évben újrakezdődik. A fejlécben fel kell tüntetni a törlés okát – rongált, pénzben megtérített, elháríthatatlan esem ény stb. A következő adatokat tartalmazza: − sorszám (pl. 4/2010) − leltári szám − szakjelzet, részlegjelölés − szerző, cím − ár − darabszám A jegyzék engedélyeztetése a fenntartóhoz kerül, miután az adatok összesítését és dátumozását követően a könyvtárvezető aláírásával és a könyvtár hivatali bélyegzőjével hitelesítve lett. A törölhető dokumentumban a tulajdonjogot kifejező bélyegzés érvénytelenítése a törlési bélyegzővel történik.

Kivezetés a nyilvántartásból A törölt dokumentumokat a nyilvántartásokból ki kell vezetni: − Egyedi nyilvántartásban: az első rovatban lévő leltári számot átlósan áthúzzák, majd a Megjegyzés rovat törlési oszlopába be kell írni a törlési jegyzék számát (5/2009). 87


Csoportos nyilvántartásban: A jegyzéken a csoportos leltárkönyv rovatainak megfelelően a dokumentumokat tartalom szerint szétválasztjuk, majd a csoportos leltárkönyv törlési részébe beírjuk ezeket az összesített adatokat. Minden törlési jegyzék külön sort kap. Fel kell tüntetni a kivezetés okát, a dokumentum típusát. A törölt dokumentumok raktári céduláját ki kell emelni a hagyományos katalógusrendszer minden besorolási helyéről, illetve a bibliográfiai rekordokat a számítógépes katalógusból. Továbbá törölni kell a központi lelőhely-nyilvántartásokból is a kivonó könyvtár lelőhely-megjelölését. A leíró és tárgyi katalógusokból csak akkor emeljük ki a cédulát, ha az adott mű utolsó példányát töröltük. Azokat a gyakran keresett dokumentumokat, melyek elkopás, illetve elvesztés miatt kerültek kivonásra deziderátum-nyilvántartásba kell tenni. Az összesített nyilávtartásban vezetett időleges megőrzésre szánt dokumentumok törlése nincs központilag szabályozva, ezért ebben az esetben a hálózati központok útmutatása szerint kell eljárni. Megoldások a törölt dokumentumok további hasznosítására A tartalmilag elavult dokumentumok, fölöslpéldányok, illetve a könyvtár gyűjtőkörébe nem illő művek hasznosításával kapcsolatban a következőképpen kell eljárni: – a fölös példányok cseréje közvetítő intézmény – a Könyvtári Intézet – segítségével történik – megvételre, cserepéldányként, illetve térítés nélküli átvételre felajánlhatók más könyvtárak részére – antikvár kereskedelemnek is felajánlhatók – magánszemélyeknek is eladhatók, amennyiben a könyvtárnak és az antikvár kereskedelemnek nincs rá szüksége Azokat a dokumentumokat, melyek nem találtak gazdára, elajándékozhatják, valamint átadhatják ipari hasznosításra.

9.4 ÖSSZEFOGLALÁS Összegzésképpen elmondható, hogy az állomány ellenőrzésének, apasztásának, vagyis folyamatos „karbantartásának” a jelentősége abban áll, hogy segíti a könyvtári szolgáltatást. Szakszerű és időszerű alkalmazásukkal a könyvtár dokumentumairól, az információs forrásokról naprakész adatokkal lehet szolgálni, ami jelentősen javítja a könyvtári szolgáltatás minőségét.

9.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Vázolja fel, hogy a leltározási ütemtervnek milyen adatokat kell tartalmaznia! 2. Ismertesse az állományellenőrzés módszereit! 3. Határozza meg, mit értünk természetes elhasználódás alatt! 4. Ismertesse a törölt dokumentumoknak az egyedi- és csoportos leltárkönyvből történő kivezetésének teendőit! 1.

88


10. AZ ÁLLOMÁNY RAKTÁROZÁSA. A TÁROLÁS TEREI ÉS ESZKÖZEI 10.1 CÉLKITŰZÉS A fejezet célja, hogy a hallgató betekintést nyerjen a könyvtári állományok raktározásának, tárolásának, tagolásának és rendszerezésének leggyakrabban alkalmazott módszereibe, megismerje alkalmazásuk hátterét, módszerét, logikáját, előnyeiket és hátrányaikat.

10.2 TARTALOM Az állomány raktározása. A raktári jelzet fogalma, fajtái. Raktározási rendszerek. Mechanikus raktározás. Rendszerező raktározás. Szakrendi elhelyezés. Betűrendes elhelyezés. A könyvtári állomány tagolásának szempontjai. Különgyűjtemények. A dokumentumtípusok szerinti tagolása. A dokumentumhasználat lehetőségei szerinti tagolás. A hozzáférhetőség szerinti tagolás. A speciális tartalmi és formai jellemzők szerinti tagolás. A tárolás eszközei. A raktári rend biztosítása. A raktári rend megőrzése. Raktári nyilvántartás

10.3 A TARTALOM KIFEJTÉSE A fejezet első részében szó lesz az állományok raktározási formáinak jelentőségéről, különböző megoldásairól, bemutatásra kerülnek a leggyakrabban alkalmazott módszerek előnyei és hátrányai, megismerhetjük a raktári jelzet fogalmát, fajtáit és kialakításuk technikai tudnivalóit. A fejezet második részében az állományok tagolásának tudnivalóit vázoljuk fel, majd a tárolás eszközrendszerének részletes bemutatását követően a raktári rend megtartásával, illetve megőrzésével kapcsolatos tudnivalók ismertetése következik. 10.3.1 Az állomány raktározása A könyvtár állományában csak úgy lehet eligazodni, ha benne a könyvtári egységek meghatározott rendben vannak, minden műnek megvan a pontos helye, és használat után oda is kerül vissza. A Magyar értelmező kéziszótár a következőként definiálja a raktár fogalmát. A raktár = valamely intézmény, üzem felszerelési, berendezési tárgyainak és a termeléshez szükséges anyagoknak tárolására szolgáló helyiség, épületrész vagy épület. A kisebb könyvtárak azokat a többletpéldányokat tartják a raktárukban, melyek feleslegesek a szabadpolcos térben. A nagyobb könyvtárak viszont az állományuk nagy részét helyezik el itt. 10.3.2 A raktári jelzet fogalma, fajtái A raktári jelzet azonosító (sorszám, betű- és/vagy számkombinációval), a dokumentumok raktári helyét határozza meg. A dokumentumok visszakereshetővé tételét biztosítja, melynek megállapítására a dokumentum feldolgozása közben kerül sor raktározási táblázat segítségével. Fel kell tüntetni: 1. Dokumentumon

89


könyveken a gerinc alsó részén, valamint a kötéstábla, illetve borítófedél bal felső sarkán

30. kép

A raktári jelzet feltüntetése a könyvön

− CD-ROM, DVD, hanglemezeken, videókazettákon a tok belső részében − térképeken a címadatokhoz közel 2. Egyedi nyilvántartásokban − leltárkönyv − raktári cédula − számítógépes rekord megfelelő mezője − katalóguscédula A raktári jelzethez hozzátartoznak továbbá azok a részlegjelölések, melyek a mű elhelyezésére utalnak. Pl. kézikönyvtár K, segédkönyvtár SK

90


A raktári jelzet fajtái

31. kép

A raktári jelzet fajtái

Tiszta: Csak számokból vagy csak betűkből áll. Kevert: Betűket és számokat is tartalmaz – ez gyakoribb. Abszolút: Pontosan megjelöli a mű fizikai helyét. Relatív: A dokumentum elhelyezésének paramétereit határozza meg. Pl. Az egyes tudományterületek dokumentumai azonos számjeleket kapnak. 316 – Szociológia, 320 – Politika Egyedi: Mechanikus tárolási módnál. Egy műre utal. Lehet tiszta és kevert Csoportos: Rendszerező tárolási módnál. Ez együtt jár a jelzet kevert formájával. Több dokumentum kapja ugyanazt a jelzetet. 10.3.3 Raktározási rendszerek A raktározási rendszerek és azon belül a dokumentum helyét azonosító raktári jelzet kialakításának elsődleges célja a dokumentumok visszakereshetősége. Azt, hogy melyik raktározási szisztémát válasszuk, attól függ, hogy szabadpolcos vagy a zárt raktári térben helyezzük el a dokumentumokat. A mechanikus raktározási rendszereket zárt raktári részben, a rendszerező raktározási rendszereket pedig szabadpolcon alkalmazzuk. A könyvtárak nagy része párhuzamosan többféle szisztémát is használ aszerint, hogy mely állománycsoportról – kölcsönzési, olvasótermi állomány – dokumentumfajtáról – könyv, kazetta, DVD –, valamint milyen térről – zárt, szabadpolcos – van szó. Ezek az elhelyezési módok szoros logikai kapcsolatban állnak a raktári jelzetekkel, mivel lehetővé teszik, hogy a dokumentumok mindig visszakerüljenek a helyükre. Az elhelyezési módok alapján két nagy csoportot különböztetünk meg: − Mechanikus raktározási rendszerek − Rendszerező raktározási rendszerek

91

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 10.3.4 Mechanikus raktározás Ez a fajta raktározási mód a 19. századtól vált elterjedté, amikor a tudományos nagykönyvtárak állományának növekedése szükségessé tette a különálló, zárt raktári terek kialakítását. Fő szempont az egyszerűbb és hatékonyabb helykihasználás volt. Olyan könyvtárakban, állományegységekben alkalmazzák, ahol a dokumentum nem kerülhet közvetlenül az olvasó kezébe. Csak katalóguson keresztül válogathat, és kérés alapján juthat hozzá a keresett műhöz. Itt a leltári szám egyenlő a raktári jelzettel. Legismertebb formái:

Folyószámos/sima numerus currens A dokumentumok a könyvtárba érkezésük sorrendjében kapnak raktári jelzetet, melyek folyamatosan növekvő számok.

Nagyságrendi numerus currens A könyvtár méretkategóriákat állapít meg a dokumentum méretnagyságát figyelembe véve. A legelterjedtebb az öt-hat méretkategória Pl. 1. kategória: 17 cm 2. kategória: 18–21 cm 3. kategória: 22–25 cm 4. kategória: 26–30 cm 5. kategória: 30 cm felett Raktári jelzet = Méretkategória jele + folyószám A méretkategóriák jelölhetők számokkal, illetve betűkkel:

Számjeles numerus currens A raktári jelzet: méretkategória + sorszám. Itt a méretkategóriát számmal jelöljük. Pl. 15 cm-es gerincmagasságú könyv jelzete: 1.(1. kategória) 325(sorszám)

Betűjeles numerus currens A méretkategóriát betűvel jelöljük. Ezen belül használjuk a sorszámot. Pl: A(1. kategória) 589

Ugrószámos numerus currens A számsort felosztják 5 vagy több külön egységre. Itt a méretkategóriákhoz egy-egy számtartomány tartozik. Pl. 17 cm-ig: 0–999-ig, 18–21 cm: 1000–19 999-ig stb. Ezt előre megtervezik, figyelembe véve a könyvtár nagyságát, valamint a könyv gerincmagasságának előfordulási gyakoriságát. A különböző időpontokban beérkező, több egységből álló dokumentumok raktározása 1. Többkötetes művek: Az összes egység azonos jelzetet kap, ami kiegészül a kötetszámmal. Pl. 2658/1, 2658/2 92

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 2. Időszaki kiadványok: Külön elhelyezést, illetve külön jelzetrendszert biztosítunk számukra, vagy a méretkategóriákon belül külön számtartományt kapnak. Módjai: – Külön számtartományt tartunk fenn számukra a méretek megkülönböztetése nélkül. – A méretcsoportok szám-, vagy betűjelzése elé az időszaki kiadványokat megkülönböztető betűjelzést írunk. Pl. 20 cm-es folyóirat jelzete: FB 5478 – A méretkategóriákon belül külön számtartományt tartunk fenn. (Pl. 20-cm-es könyvek jelzetei: B 1–B 10 000-ig, a 20 cm-es folyóiratok jelzetei B 10001től kezdődnek) Ezek kötetei azonos jelzeten vannak, melyek időrendben, a kötetszámok növekvő rendjében következnek. 10.3.5 Rendszerező raktározás A legrégibb és leggyakrabban használt raktározási rendszer. Már az ókorban is tematikus rendszerben csoportosították a dokumentumokat. Általában a kiskönyvtárakra jellemző, hogy a teljes állományukat tematikusan rendszerezik, a közepes- és nagykönyvtárak csak egy-egy állományrészüknél alkalmazzák ezt a módszert (pl. kölcsönözhető, kézikönyvtári anyagok). Ez a rendszer a könyvtári katalógus igénybevétele nélkül is segítséget nyújt a használó számára, mivel a hasonló témájú művek ugyanazon helyen, egymás mellett helyezkednek el a polcon. Az egyes állományegységek raktári elrendezése a katalóguscédulák rendszerezéséhez hasonlóan többféle szempont szerint csoportosítva történhet. Pl. szerzői betűrend, szakrend, időrend, helyrend, nyelv szerinti elhelyezés. Ezek közül a legtöbb könyvtárban a szak- és a betűrendet, illetve ezek kombinációit alkalmazzák.

Betűrendes elhelyezés A szépirodalmi művek helyét a kidolgozójáról, Charles Cutter amerikai könyvtárosról elnevezett ún. Cutter-szám jelzi. A Cutter-szám az adott mű szerzőjének (vezetéknév) vagy címének első betűjéből (pl. Frédéric Barbier →B) és egy kétjegyű számból áll. Itt a jelzet egysoros. A betűjelet követő kétjegyű szám (10-től 99-ig) képez sorrendet az azonos betűvel kezdődő szerzők között.

93


32. kép

A szépirodalmi könyvek Cutter-szám szerinti rendezése

pl. Ancsel Éva A 56, Andorka Rudolf A 58 Az azonos jelzettel ellátott könyvek között is sorrend van, mely a „szoros ábécé” rendjét követi. A neveket, illetve szavakat betűről betűre haladva összehasonlítjuk. A sorrendet mindig az első eltérő betűk ábécében elfoglalt, egymáshoz viszonyított sorrendje dönti el. Azonos nevek/szavak esetén az azokat követő nevek/szavak betűi döntenek.

Szakrendi elhelyezés Ebben a rendszerben az állományt két nagy csoportra bontjuk: − szépirodalmi művek − ismeretközlő és szakirodalmi művek A szakrend szerint a dokumentumokat témakörök szerint csoportosítják. Ez az Egyetemes Tizedes Osztályozás (ETO) szerint történik, mely Melvil Dewey Tizedes Osztályozásának (TO) továbbfejlesztett változata. Az ismeretterjesztő és szakirodalmi műveket témájuk, tárgyuk alapján ETO-szakrendi jelzetekkel látják el. Az ETO a tudományokat tíz főosztályba (0-9), azon belül számos osztályba sorolja. A résztudományokon (osztályokon) belül megkülönböztetünk további alosztályokat, melyeknél a szakjelzet harmadik számjegyét szintén a 0–9-es számjegyekkel jelöljük. A témakörök a számjegyek segítségével lebonthatók a legegyszerűbb fogalmakig. Három számjegyenként a tizedes pontok biztosítják a végtelen bonthatóságot.

94


33. kép

Az ETO-táblázat felépítése

A szakjelzetek a Könyvtári raktározási táblázatok című kiadványból állapíthatók meg. Az azonos témájú könyvek ugyanazt a szakjelzetet kapják, azon belül pedig íróik/szerzőik betűrendje szerint helyezkednek el a polcon.

34. kép

Az ismeretközlő könyvek ETO-szám, azon belül Cutter-szám szerinti rendezése

Így a raktári jelzet egy ETO számon (szakjelzeten) alapuló szakrendi jelből és egy Cutter-számból áll. A szakrendi jel bár az ETO-n alapul, mégsem ETO szakjelzet, ezért is 95

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT nevezik szakrendi jelnek, mivel minden esetben kiegészítjük nullákkal három számjegyűre. Lásd az alábbi példában: a filozófiai tárgyú mű szakjelzete 1, szakrendi jele 100. Tehát Sándor Pál művének kétsoros raktári jelzete a következők szerint épül fel.

35. kép 1.

Kétsoros raktári jelzet

15_A38 A kétsoros raktári jelzet megalkotása (ANIMÁCIÓ)

A raktári szakjelzetekben a témaköröket jelölő számokat az ETO egyszerűsített formájával, három (ritkán négy pl. 943.9) számjeggyel fejezik ki. A raktári elrendezés további szempontjai 1. Időrendi elhelyezés A dokumentumok megjelenési évük szerinti sorrendben kerülnek a polcra. Jellemző, hogy más elhelyezési rendszerrel kombinálják pl. betűrend, szakrend, számsorrend. Leginkább az időszaki kiadványok esetében alkalmazzák és főleg szakkönyvtárakban. 2. Helyrendi elhelyezés Pl. térképeket, atlaszokat, útikönyveket, ritkábban szabványokat, szabadalmakat célszerű földrajzi rendben tárolni. 3. Nyelv szerinti elhelyezés Nyelvkönyvek, idegen nyelvű anyagok elkülönítésére alkalmas.

96


36. kép

A rendszerező raktározás előnyei, hátrányai

37. kép

A mechanikus raktározás előnyei, hátrányai

10.3.6 A könyvtári állomány tagolásának szempontjai A könyvtári állomány összességét az állományalakítás során, valamint a Gyűjtőköri Szabályzatban meghatározott szempontok határozzák meg. Az állomány egészén belül külön részgyűjtemények, állományrészlegek alakíthatók ki, melyek részekre bontása vonatkozhat: − a gyűjtemény egészére: több gyűjteményegység alkotja az állomány egészét.

97


a törzsgyűjtemény mellett, ahhoz szorosan kapcsolódó kisebb részgyűjteményekre, különgyűjteményekre Az egyes állományrészek elkülönítésének szempontjai: − használói igények − a dokumentumok formai, illetve tartalmi sajátosságai − a dokumentumok azonos eredete, muzeális értéke

Különgyűjtemények A különgyűjtemény olyan könyvtári szervezeti egység, amely a használók igényei, a dokumentumok értéke, illetve formai, tartalmi sajátosságai alapján a törzsállománytól elkülönül, és emellett az alábbi kritériumok jellemzik: − retrospektív gyarapítást végez − archivál − állománya használatára külön szabályozás vonatkozik, mely eltér a törzsállománytól − az ezzel megbízott személyek végzik a gyűjteményszervezést

38. kép

Az Eszterházy Károly Főiskola Központi Könyvtárának „Churchill” különgyűjteménye

A különgyűjtemények kialakulása −

98

A felvilágosodás időszakában az információk mennyiségi növekedése tette szükségessé a gyűjtemény egészének és egyes részének feltárását, áttekinthető biztonságos elhelyezését.


A 19. században indult meg a különgyűjtemények formai sajátosság szerinti törzsállománytól való elkülönítése. − A 20. század első felében megjelentek a tematikus különgyűjtemények a közművelődési, és szakkönyvtárakban. − Napjainkban a különgyűjteményeknek megjelent egy új típusa, mégpedig a digitális különgyűjtemény, mely már nem helyhez kötött, bárhol hozzáférhető. Ezen gyűjtemények ahány könyvtár, annyiféle elv, szempont alapján működhetnek. (Horváth–Papp, 2003) Az egyes gyűjteményrészek: − rendelkezhetnek saját katalógussal, olvasói térrel, személyzettel − lehetnek befejezett, illetve nyitott, fejlődő szakrészlegek − teljesen önálló intézmények, illetve szervezetileg és funkcionálisan szinte semmi autonómiával nem rendelkező intézmények − lehetnek helyben olvashatók – gyakori, hogy a dokumentum másolatát lehet csak kézbe venni – , illetve kölcsönözhetőek − lehetnek pár ezres, több százezres, esetleg milliós állományúak Különbséget kell tenni az archiválási feladatokat is ellátó gyűjtemények, illetve a folyamatosan változó használói igények kielégítését célzó szolgáltatási formák között. Az utóbbiak bár elkülönülnek a teljes állománytól, mégsem tartoznak a különgyűjtemények közé pl. a szakolvasók, kutatótermek, mivel ezek állománya folyamatosan változik. A gyűjtemények részekre való tagolásának szempontjai − A dokumentumtípusok szerinti tagolás − A dokumentumhasználat lehetőségei szerinti tagolás − A hozzáférhetőség szerinti tagolás − A speciális tartalmi és formai jellemzők szerinti tagolás Egyéb tagolási szempontok lehetnek: − nyelvi szempont − használók kora − használat mértéke − könyvtár szervezete

A dokumentumtípusok szerinti tagolás Ide tartoznak a könyvek, időszaki kiadványok, mikrodokumentumok, audiovizuális dokumentumok gyűjteményei. Ezek főleg a különböző formai sajátosságaik szerint igényelnek külön rendezést, illetve kezelést. A különböző dokumentumtípusok felosztására eltérő rendezési, tárolási, feltárási és forgalmazási követelmények vonatkoznak. pl. máshogy kell a könyveket, térképeket, mikrofilmeket tárolni, mivel eltérnek ezen típusok raktározásához, használatához szükséges berendezések, katalógusaik szerkezete, forgalmazási rendszerük. Mások az optimális klímaviszonyra, valamint állagmegőrzésre vonatkozó követelményeik. Ezeknek akkor felel meg legjobban a könyvtár, ha az állományon belül elkülöníti ezeket a gyűjteményrészeket. 99

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Elvileg a könyvtári állományba tartozó minden dokumentumból alakítható ki különgyűjtemény, illetve szolgáltatási forma. A dokumentumtípusok szerinti különgyűjtemények fajtái − kéziratok − időszaki kiadványok − gyermekrészleg − kis- és aprónyomtatványok, térképek − régi és ritka könyvek − audiovizuális dokumentumok A könyvtárak nagy része viszont nem különíti el a törzsgyűjteményét dokumentumtípusok szerint, hanem a központi rész mellett kisebb részgyűjteményeket/különgyűjteményeket alakít ki, mivel a könyvtárhasználók igényei főleg témákra, szakterületekre terjednek ki, attól függetlenül, hogy ezekhez milyen információhordozón jut hozzá. Ennek a hátránynak a kiküszöbölésére szolgálhat egy egységes katalógusrendszer, adatbázis, valamint egységes forgalmazási rendszer. A dokumentumtípusok szerint létrehozott különgyűjtemények, illetve szolgáltatási formák túlnyomórészt helyben használhatók.

A dokumentumhasználat lehetőségei szerinti tagolás A könyvtári állomány két részre osztható fel: − prézens, csak helyben használható állomány − kölcsönözhető állomány Helybenhasználat Az állomány kizárólagos helyben használatát leginkább a nemzeti könyvtárak alkalmazzák, de a kölcsönző könyvtárak is kiköthetik a prézens használatot. Az állomány helybeni használatára az olvasóterem szolgál, melyben a könyvtári állomány korlátozottan kölcsönözhető. Kizárólag a prézens állományhoz tartoznak a kevés példányszámban meglévő dokumentumok, az olvasótermi kézikönyvtár állománya, valamint a szolgálati segédkönyvtár állománya, muzeális különgyűjtemények. Prézens állományba a következő okok miatt helyezzük a dokumentumokat: − A folyamatos igény miatt a használó számára közvetlenül hozzáférhető legyen. Ilyenek a lexikonok, enciklopédiák, szótárak, adattárak, kézikönyvek. Ezeket az anyagokat az olvasótermi kézikönyvtárban, illetve szolgálati segédkönyvtárban helyezik el. − Az alacsony példányszám miatt, illetve, hogy egyetlen példány van belőle. Az olvasóteremben bármikor hozzáférhető és fénymásolható. − A magas ár miatt; pl. muzeális értékű dokumentumok, frissen megjelent képzőművészeti vagy fotóalbumok.

100

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Kölcsönözhető állomány Ide azok a dokumentumok tartoznak, melyeket az olvasó meghatározott ideig hazavihet, legfőképp a könyvek, de több könyvtár kölcsönözhető állományába tartoznak a kurrens időszaki kiadványok, CD-ROM-ok, hangzódokumentumok is.

A hozzáférhetőség szerinti tagolás A hozzáférhetőség szerint kétféle tárolási lehetőséget különböztetünk meg egymástól. Ezek: − zárt raktár − szabadpolcos tér Zárt raktárak/belső raktárak Zárt raktárban azokat a dokumentumokat tároljuk, melyek szabadpolcon nem kerültek elhelyezésre. Ennél a tárolási módnál az olvasók csak a könyvtári katalógus, illetve a könyvtáros/raktáros közvetítésével férhetnek hozzá a keresett dokumentumhoz.

39. kép

Az Egri Főegyházmegyei Könyvtár zárt raktára

101

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Zárt raktárba a következők szerint kerülnek a dokumentumok: − különleges értékűek, bizalmasak − azok a dokumentumok, amelyek nem forgalmi anyagok; pl. letéti állomány, fölös példány − duplumok − csak prézens, speciális tárolást igénylő dokumentumok Előnye: − legbiztonságosabb tárolási mód − jó térkihasználás – állványok magasságának növelése, tömör tárolási mód A zárt raktári részhez tartozik a kiegészítő raktár, melybe azok a dokumentumok kerülnek, melyek nem férnek el szabadpolcon, illetve szezonális jellegűek. Elrendezése olyan, mint a szabadpolcé. Szabadpolcos tárolás A szabadpolc azon állványok, illetve más berendezések összessége, melyeken az elhelyezett dokumentumok szabadon hozzáférhetők az olvasók számára.

40. kép

Szabadpolcos tárolás

Az első szabadpolcos könyvtár a 19. század végén Amerikában jött létre. Hazánkban az 1960-as évektől van jelen. Minden könyvtár a lehetőségeihez mérten teszi szabadpolcra dokumentumait. A közkönyvtárakban a betű- és szakrendi szabadpolcos raktározás mellett alkalmazzák a dokumentumok tematikus elrendezését is az ETO osztályozási rendszere alapján. Azaz a dokumentumokat témájuk, tárgyuk szerint csoportosítják. Ennél jellemzőek a kiemelések, amikor a dokumentumok egy részét a figyelem felkeltése céljából kiemelik az állományból. 102

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Két fajtája van: − ideiglenes/alkalmi kiemelések − állandó kiemelések 1. Alkalmi kiemelések Ide tartoznak a valamilyen fontos eseményhez kapcsolódó dokumentumanyagok pl. aktuális kérdésekről szóló anyagok. 2. Állandó kiemelések A könyvtárhasználói igényeknek megfelelő kiemelések (pl. krimik, életrajzok, bűnügyek, hobby). Ezeknek nincs egységes raktári jelzetük. A köteteket, illetve a hozzájuk tartozó katalóguscédulákat azonosító jellel látják el. Ezek lehetnek színcsíkok, betűjelek. A nagyobb témaköröket tovább is lehet bontani (pl. történelemnél az egyetemes történelemre, illetve magyar történelemre). Vannak olyan kisebb közkönyvtárak, melyek a teljes állományukat tematikusan rendezik, és vannak olyanok, amelyek kétféle keresési módot tesznek lehetővé. Az állományuk egy részét betű- és szakrendben, a másik részét pedig tematikusan rendezik el. A szabadpolcos tér övezetekre tagolódik, melyeket falak, bútorok választanak el egymástól. Ezek részei a következők: − Klubövezet − Kutatószoba − Olvasótermi kézikönyvtár − Szolgálati segédkönyvtár − Kölcsönözhető részleg Klubövezet Beszélgetés, illetve olvasás céljából veszik igénybe. Berendezése kényelmes fotelekből, alacsony asztalokból, folyóiratállványokból, valamint a gyors informálódást szolgáló számítógépekből áll.

41. kép

Klubövezet 103

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Kutatószoba Az oktatók, kutatók tudományos kutatását segíti tudományos dokumentumokkal és támogató technikai felszereltséggel (pl. wifi). Olvasótermi kézikönyvtár Összetétele az olvasói igényekhez igazodik. A rendszeresen használt anyagok mellett kiegészül a napi aktualitásokkal, illetve kiemelt érdeklődést keltő témákkal. A kézikönyvtár tematikus elrendezésű, melyben szakok szerint betűrend, valamint földrajzi, illetve kronológiai rendezési elv érvényesül. Állománya kizárólag helyben, illetve tanórai felhasználásra használható. Itt vannak elhelyezve a lexikonok, szótárak, adattárak, enciklopédiák, tankönyvek stb. Szolgálati segédkönyvtár Állománya hasonlít a kézikönyvár anyagához, illetve kiegészül speciális szakmai segédletekkel. Pl. raktározási táblázat, ETO-táblázat. Kisebb könyvtárakban nem különül el a kézikönyvtártól. A kölcsönözhető állományrészben a felhasználók szabadon hozzáférhetnek az állományhoz. Itt az állomány egy része szabadpolcon van, másik része pedig kiegészítő raktárban. Mindkét szabadpolcos térben megtalálható az ismeretközlő művek és szépirodalmi művek csoportja. Az ismeretközlő rész szakirodalomból és ismeretterjesztő irodalomból áll. Ebben a részlegben az elhelyezés rendszerező raktározás szerint történik. Az ismeretközlő művek szakrend szerint betűrendben vannak elhelyezve, a szépirodalmi művek szerzők szerint betűrendben.

A speciális tartalmi és formai jellemzők szerinti tagolás A különgyűjtemények a formai jellemzők mellett tematikai sajátosság alapján is létrehozhatók. Ezek a tematikus gyűjtemények, más néven szakrészlegek egy-egy nagyobb témakör alapján szerveződnek. Jellemzője: − az egy-egy kiemelt, a könyvtár alapfeladataival foglalkozó szakrészleg létrehozása, mely a törzsállománytól elkülönül − létrehozásakor lényegesebb a szolgáltatási, használati szempont − ha a használó az adott témában gyűjtött dokumentumban mindent egyszerűen megtalál, akkor közömbös számára az információhordozó formája − a szakrészleg nyitott gyűjtemény − lehet archiválási funkciója − sosem lehet teljes − minden típusú könyvtárban szervezhető Különleges típusa a zárolt kiadványok gyűjteménye. Tematikus különgyűjtemények: − régi patrioticum-gyűjtemények 104

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − helyismereti gyűjtemények − hagyatéki különgyűjtemények, műemlékkönyvtárak − zenei gyűjtemények Ezek állománya is többnyire prézens, de van rá példa, hogy kölcsönzik a zenei részleg könyveit, AV-dokumentumait. 10.3.7 A tárolás eszközei A tárolásra használt bútorok, berendezések a dokumentumtípusok alakja szerint változnak. Tárolóeszközök:

Polcok, állványok Rendszerint kétoldalasak. Ezeken a dokumentumok balról jobbra és felülről lefelé követik egymást. Az állvány közepén helyezkedik el az állvány tengelye. A tengelytáv a két tengely egymástól viszonyított távolsága. A közlekedést utcák biztosítják, a helyiségben végighúzódó főútvonalakat pedig a folyosók. Az átlagosan 1 m hosszú polcok jelentenek egy polcfolyómétert. A polcmagasság a polcok egymástól való távolsága függőlegesen. A tengely és a polc széle között mért távolság pedig a polcmélység. A tömör raktárban az állványok síneken futó görgőkön helyezkednek el, melyek szorosan egymás mellé vannak állítva.

42. kép

Tömör raktár 105

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A közöttük való közlekedést egy állvány kivételével teszik lehetővé. Itt az állványok kézi vagy gépi erővel mozgathatók, melyek között a közlekedést utcák biztosítják. Ezeken legfőképpen a könyvek és a bekötött folyóiratok tárolhatók, de kisebb módosítással átalakíthatók hanglemezek, illetve napilapok tárolására. A hanglemeztartó állványok polcait függőlegesen kb. 10 cm-enként rekeszekre osztják.

43. kép

Hanglemeztartó állvány

A folyóiratállványok polcai elé peremmel ellátott döntött lapok vannak felszerelve.

44. kép

106

Folyóiratállvány

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Ezeken helyezkednek el a folyóirat friss számai, a felhajtható perem mögött pedig a régebbi számok.

Téka, papucs, tasak, boríték A kötés nélküli dokumentumok, puha fedelű vékony füzetek, kották, különlenyomatok, illetve időlegesen őrzött periodikumok tárolására alkalmasak, melyek a tékába, valamint a papucsba rakást követően ugyancsak elhelyezhetők az állványokon. A téka két kartontábla, mely két helyen át van fűzve. A papucs pedig olyan téglatest alakú kartondoboz, melynek teteje teljesen, oldala pedig félig nyitott. Ezek anyaga nem tartalmazhat savat. A fényképészeti anyagok tárolásánál a fényképeket, negatívumokat tasakba vagy borítékba, ezt követően savmentes dobozba kell tenni. A sérülés, kopás elkerülése miatt célszerű a fényképeket az albumból kivenni. A filmnegatívumokat műanyag orsóra kell feltekerni. Ügyelni kell, hogy az emulziós oldal befelé kerüljön, ezután műanyag, illetve papírdobozba kell tenni.

Függőtasakos szekrények és karton-/alumíniumdobozok, fiókos szekrények A függőtasakos szekrény kisnyomtatványok, lapkivágatok, prospektusok, hanglemezek elhelyezésére alkalmas. Ezek fiókjaiban kivehető műanyag tasakok vannak, melyek két ponton fel vannak függesztve. A diaképeket lehet vetítésre közvetlenül alkalmas tárakban, illetve sorszámozott kartondobozban tárolni. Mikrodokumentumok tárolása: − Az orsóra tekercselt filmet 10×10×5 cm-es henger alakú karton, illetve alumíniumdobozokban, polcon vagy fiókos szekrényben tárolják. − A mikrofilmcsík, mikrolap, mikrokártya, mikronyomat celofántasakban, dobozokban, illetve fiókokban tárolható.

45. kép

Mikrofilmtároló szekrény

107

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Fiókos szekrényben tárolják a grafikákat, metszeteket, plakátokat, térképeket. A plakátok, térképek kiterítve, fiókos szekrényekben vannak elhelyezve, valamint a kéziratos, értékes térképek külön tárolandók. A túl nagy méretűek szelvényekre vannak vágva. Amennyiben elég rugalmasak, abban az esetben egy henger külsejére fel lehet tekerni. A lapok közé elválasztópapírt kell tenni. Ezt vászonzsákba, illetve a hengernél szélesebb vászonba tekerve és egy 2,5 cm széles szalaggal átkötve lehet csomagolni, majd egy dobozba betenni. Optikai lemezeket, CD-ROM-okat kemény műanyag dobozban kell tárolni. Mágneses adathordozók – szalagok, kazetták – alumíniumból, savmentes kartonból, vagy műanyagból készült dobozokban függőlegesen tárolandók fém vagy fapolcokon. Az értékes kéziratok, kódexek páncélszekrényben vannak őrizve. Óvni kell őket a klímaviszonyok ingadozásától, a rovaroktól. Miután a Raktározási rendszerek (10.3.3) c. fejezetben megismertük a könyvtárakban használatos dokumentumrendezési módokat a továbbiakban annak bemutatására kerül sor, hogy ezt a rendet, hogyan lehet megtartani. 10.3.8 A raktári rend biztosítása A könyvtárban minden dokumentumnak megvan a helye a polcon. Ez a rend biztosítja, hogy gyorsan megtaláljuk a keresett könyvet, ezért mind a szabadpolcos, mind a zárt raktári térben fontos a rend megtartása és megőrzése. Minél nagyobb a könyvtár állománya, minél több dokumentumot lehet kikölcsönözni, annál nehezebb ennek biztosítása. Egy késve visszahozott és rosszul visszapakolt könyv kiesik a forgalomból, ezáltal romlik a könyvtár szolgáltatási színvonala. A keresés sokkal több időt vesz igénybe, és sokszor eredménytelen. Az elrendezést jelentősen segítik az eligazító feliratok, táblák, melyeknek a szabadpolcos terekben a tájékoztatás mellett figyelemfelhívó, esztétikai funkciója is van. A tábláknak, feliratoknak könnyen áthelyezhetőnek kell lenniük. A feliratok jelölik az állványok tartalmát, az oda beosztott művek jelzeteit. A polcokon tüntetjük fel az ábécé betűit, írók neveit, illetve a témakörök szakjelzeteit. Az állványok fölött vagy végén helyezzük el a nagyobb egységeket feltüntető táblákat (pl. 3 Társadalomtudomány). Segítséget nyújt továbbá, ha a szakjelzetekről, illetve színcsíkokról külön eligazító tábla készül. Mechanikus raktározásnál az utca elején kell megadni a kezdő és a záró számot, valamint az állványokon összefoglalóan is fel kell tüntetni az ott elhelyezett dokumentumok jelzeteit.

108


46. kép

Felirat 1

47. kép

Felirat 2

109


110

48. kép

Felirat 3

49. kép

Felirat 4

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 10.3.9 A raktári rend megőrzése A szabadpolcos terekben, ahol az olvasók közvetlenül válogatják a könyveket, elkerülhetetlen a félreosztás, mivel a használó figyelmetlenségből nem a helyére teszi vissza a böngészésre leemelt művet. Ennek megelőzésére szolgál az őrjegy (custos: 8x20 cm karton, ill. műanyag lap), melyet a használó mintegy „könyvjelzőként” a könyv helyére tesz. Miután átnézte a könyvet, és úgy döntött, nem kölcsönzi ki, az őrjegy helyére visszahelyezi.

50. kép

Őrjegy

Ezt használhatjuk továbbá akkor is, ha a dokumentum átmenetileg vagy véglegesen más helyre kerül. Ilyenkor a könyv adatait ráírjuk az őrjegyre. Fontos, hogy a használat után visszahozott könyveket visszaosszuk a helyükre. Célszerű a könyveket részlegenként, majd szakonként, azon belül pedig a jelzetek sorrendjében szétválogatni. Ezzel a visszaosztással járó munka idejét lehet lerövidíteni. Könyvtárépítés, felújítás esetén az állomány raktári rendjét a dokumentumok összekötésével vagy ládákba helyezésével kell megtartani, melyek a számozás miatt megkönnyítik az előrendezést, illetve az új elhelyezés megtervezését. Az állományba került, végleges megőrzésre szánt dokumentumokról raktári nyilvántartást kell vezetni, mely szintén biztosítja a dokumentumok raktári rendjét. 10.3.10 Raktári nyilvántartás A raktári elhelyezés sorrendje szerint vezetett nyilvántartás történhet kötetes nyilvántartás (ritka) cédula nyilvántartás és számítógépes nyilvántartás formájában. A raktári nyilvántartás az állomány különböző – helyismereti, ifjúsági, gyermek-, folyóiratrészleg stb. – gyűjteményrészei szerint szintén egységekre bomlik, melyen belül a raktári lapok a dokumentumok polcon lévő sorrendjében vannak elhelyezve. A raktári lapon (számítógépes rekordon) található adatok: − raktári jelzet − a dokumentum adatai − ár vagy becsérték − leltári szám − a kötés módja 111

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − a dokumentum állapota − a beszerzés forrása Számítógépes nyilvántartás esetén csak azt kell jelölni, hogy a dokumentum jelenleg hol, illetve melyik részlegben található, mivel a számítógépes tételek tetszés szerint hívhatók elő. Folyamatosan gondozni kell, ez alapján történik a raktári rend ellenőrzése, mivel könynyebben kezelhető, mint a címleltárkönyv.

10.4 ÖSSZEFOGLALÁS Ahhoz, hogy a könyvtárban előforduló dokumentumok az információhoz való hozzáférést biztosító állománnyá váljanak, alapkövetelmény a rendezettség. Még a legkisebb könyvtárak is rendelkeznek valamiféle raktárral, ahová az állományuk más-más szempontok szerint összegyűjtött részét helyezik. Bármilyen tárolási forma, illetve állománytagolás csak akkor tölti be megfelelően a hivatott szerepét, hogyha egyszerre szolgálja a dokumentumok biztonságos őrzését, állagvédelmét, gyors forgalmazhatóságát és visszakereshetőségét.

10.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Sorolja fel a különböző jelzettípusokat! 2. Vesse össze a zárt és a szabadpolcos elhelyezés előnyeit és hátrányait! 3. Milyen mechanikus raktározási formákat ismer? 4. Ismertesse, hogy a raktári lapon milyen adatok találhatóak! 1.

112


11. AZ ÁLLOMÁNY VÉDELME 11.1 CÉLKITŰZÉS A fejezet célja, hogy átfogó képet adjon a könyvtári állományvédelem céljáról, feladatairól, jelentőségéről. Felvázolja a hallgatóknak mindazokat az elméleti és gyakorlati tudnivalókat, melyek elengedhetetlenek a különböző típusú és összetételű állományok megőrzése, állagmegóvása, esetleges helyreállítása és restaurálása vonatkozásában.

11.2 TARTALOM Az állományvédelem fogalma. Az állományvédelem célja, funkciói. A megelőző állományvédelem formái és módszerei. A vagyonvédelem formái. Az elemi csapások által okozott károk lehetőség szerinti megelőzése. A jó állapotban lévő dokumentumok állagának megőrzése. A dokumentumok további romlásának megakadályozása. Mikrofilmezés. Digitalizálás. A helyreállító állományvédelem feladatai. A javító helyreállító állományvédelem eszközei. A különböző dokumentumtípusok állományvédelme. Digitális dokumentumok állományvédelme. Egyéb dokumentumtípusok állományvédelme

11.3 A TANANYAG KIFEJTÉSE A fejezet elején definiáljuk az állományvédelem fogalmát, röviden taglaljuk a jelentőségét, célját és kapcsolódó feladatait. Ezt követően az állomány védelme érdekében szükséges megelőző intézkedéseket/feladatokat vesszük sorra, külön kitérve a vagyonvédelem és az elemi károk megelőzésének kérdéskörére. A tananyag további részeiben az állományok állagmegőrzésével kapcsolatos intézkedéseket, fontosabb szabályokat, tapasztalatokat tekintjük át dokumentumtípusonként, és foglalkozunk a helyreállítás, restaurálás témájával is. 11.3.1 Az állományvédelem fogalma A könyvvédelem, más néven könyvhigiénia, könyvegészségtan évezredeken át azokat az okokat kutatta, amelyek a könyvtári állomány anyagának, elsősorban a papírnak az elöregedését előidézte. A könyvek fizikai állapotának a romlástól, pusztulástól való megkímélése fontos feladat. Ennek érdekében dolgoztak ki számos eljárást és a tárolással kapcsolatos óvintézkedéseket. Poprády Géza megfogalmazása szerint: „A könyvtári állományvédelem azon tevékenységek és intézkedések összességét jelenti, amelyeknek az a céljuk, hogy a könyvtár állományában lévő dokumentumokat olyan állapotban őrizzék meg, hogy azokat a jelen és a jövő olvasói számára eredeti vagy másolat formájában hozzáférhetővé lehessen tenni.” Az állomány védelmén tehát a dokumentumoknak a megőrzését, fizikai állapotának megóvását, elveszésének, eltulajdonításának megakadályozását, a pusztulás megelőzését, illetve sebességének a lelassítását, valamint a károsodások helyreállítását értjük.

113


Az állományvédelem célja és funkciója A könyvtári állomány használatának nagyfokú növekedése, emellett a könyvtári anyagok szakszerűtlen tárolása és gondatlan használata, illetve a negatív külső tényezők nagymértékben előidézik a dokumentumok idő előtti fizikai pusztulását. Az állományvédelem célja és feladata, hogy a könyvtár, mint a tudásalapú társadalom információt gyűjtő, feltáró és szolgáltató alapintézménye, az általa összegyűjtött, széleskörű információt közvetítő dokumentumokat hozzáférhetővé és használhatóvá tegye a jelen és a jövő kutatói, használói számára. Az információkhoz való hozzáférés követelményei: − minden dokumentum egy példányának meg kell őriznie az eredeti dokumentum megjelenési – anyagi, készítési – jellemzőit, valamint azt, hogy ez az eredeti példány hol található − az információveszteség csökkentése − a megváltozott használói igények, információt hordozó anyagok, illetve információrögzítési és visszakeresési módok mellett azoknak a módszereknek, illetve eszközöknek a megtalálása, amelyek biztosítják a hozzáférést

Az állományvédelmi Szabályzat Fontos, hogy minden könyvtárnak legyen Gyűjteményfejlesztési és Állományvédelmi Szabályzata. Ezek lehetnek önállóak, illetve a könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletei. Mivel ez a két szabályzat összefügg egymással, meglétük szükséges többek között akkor, amikor egy tartós, de nem végleges megőrzésre szánt dokumentum megrongálódása esetén el kell dönteni, hogy a dokumentumot töröljük az állományból vagy újat szerezzünk be. Az Állományvédelmi Szabályzatnak a következőket kell magába foglalnia: − a megelőző állományvédelem keretében betartandó elveket, eljárásokat, szabályzatokat és elvégzendő teendőket; − katasztrófatervet és a katasztrófa vagy hasonló nemkívánatos esemény bekövetkezésekor végzendő tevékenységeket; − a javító, helyreállító, restauráló munkák előkészítésével, megrendelésével, ellenőrzésével kapcsolatos alapelveket és feladatokat. Ezek elsősorban könyvtárosi feladatok vagy a könyvtárosok által kiadandó és ellenőrzendő feladatok (biztonsági kérdések, műszaki feladatok, takarítás stb.) (Simon–Poprády, 2001). Az állományvédelem két fő területe: – a megelőző könyvvédelem – a helyrehozó könyvvédelem 11.3.2 A megelőző állományvédelem formái és módszerei A különböző információhordozóknak – pl. papír, audiovizuális vagy digitális dokumentumok mágneses jelei – a károsodását állandó veszély fenyegeti, mely már napjainkban, de a jövőben még inkább a hozzáférhetőség csökkenéséhez vezet.

114

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A rendkívül sokféle anyag védelme sokrétű, speciális szakértelmet igényel, melyekkel olyan problémák is felmerülnek, amelyek hagyományos eszközökkel nem oldhatók meg. Szabványosított megoldások hiányában a legmegfelelőbb eljárások megtalálásához új stratégiákat kell kidolgozni, illetve további kutatásokat kell végezni. A megelőző állományvédelem (konzerválás), mely az állomány hosszú távú megőrzésének leghatékonyabb eszköze, mindazon védelmi eljárás időben történő alkalmazása annak érdekében, hogy az állomány minél hosszabb ideig megőrizhető legyen. Továbbá mindazon intézkedések összessége, melyek hatására a romlásnak indult dokumentum további pusztulása megáll vagy lelassul. Az ezzel kapcsolatos állományvédelmi munkát segíti a könyvtár állományvédelmi terve, mely hozzátartozik az Állományvédelmi Szabályzathoz.

Az állományvédelmi terv Ennek a tervnek az előkészítését szolgálja a könyvtár állományvédelmi helyzetéről képet adó állományvédelmi felmérés. A felmérésnek ki kell terjednie a dokumentumok állapotára, tárolási feltételeire és használatuk körülményeire. Az állományfelmérés mintavétellel történik, annak nagysága, jellege alapján. A könyvtáros teendői az esetlegesen bekövetkező károk kapcsán: – a károsodás mértékének megállapítása – jegyzőkönyv, fényképek, illetve videofelvételek készítése – a károsodott helyiségek biztosítása (optimális páratartalom, hőmérséklet, szellőztetés, fertőtlenítés, lopás, rongálás elleni védekezés) – a megrongálódott dokumentumok szétválasztása a kár súlyosságának függvényében – az állomány megújítása – értesítés a károkról, illetve a javítás eredményeiről A külső tényezők okozta károsodások túlnyomó része az egészséges könyvtárépület, illetve az ideális raktár kialakításával megelőzhető. Mivel a bekövetkezett károk csak részben vagy egyáltalán nem állíthatók helyre, a helyes raktározás hasznos befektetés a könyvtáraknak, hiszen a javítással járó költségeket, illetve munkát megspórolhatják. A megelőző állományvédelem tehát a megelőzés leghatásosabb és legolcsóbb eszköze. A könyvtári épület/raktár A könyvtári épület/raktár tervezésénél az alábbi szempontokat kell figyelembe venni: − Az épület helyének optimális kiválasztása (épület keleti tájolása, a raktárak északi fekvése). − A könyvtári környezet optimális kialakítása, külső környezettől való maximális elkülönítése. − A raktárban nem lehetnek víz- és szennyvízvezetékek, vízpermetező tűzoltó készülékek, fűtéscsövek. − Jól működő légkondicionáló berendezés(ek) beszerelése, mely(ek) szabályozzák a könyvtári környezet levegőjének hőmérsékletét, relatív légnedvesség-tartalmát, tisztaságát.

115


Különböző biztonságtechnikai berendezések (füst- és hőérzékelők, elektromágneses ajtók) alkalmazása. − Megfelelő világítási rendszer kialakítása, UV-sugárzás elleni védelem. A megelőző állományvédelem feladatai: − az állomány vagyonvédelme − az elemi csapások okozta károk megelőzése − a jó állapotban lévő dokumentumok állapotának megőrzése − a károsodott dokumentumok további pusztulásának lassítása, megakadályozása 11.3.3 Vagyonvédelem A könyvtári állomány biztonságának megteremtése a könyvtárépületnek az illetéktelen behatolás (lopás, betörés), tűz, víz, illetve egyéb elemi károk elleni védelmét jelenti. Különös gondot kell fordítani a csonkítások, szennyeződések elkerülésére. Ez általában akkor fordul elő, ha a könyvekhez való hozzáférés korlátozott, nincs lehetőség a másolásukra, valamint ha a dokumentumokban korábbi rongálások nyomai fedezhetők fel. Az állomány védelmét az alábbi intézkedések szolgálják: − ruhatár kötelező használata − teremfelügyelet − figyelemfelhívó táblák − raktárhasználati rend − katasztrófaterv

A vagyonvédelem formái Felvilágosítás Az olvasótermekben nagy gondot kell fordítani a dokumentumok biztonságára, különösen a lopásra, szándékos – csonkítás, szennyeződés –, illetve figyelmetlen használattal okozott károkozásra. A ritka dokumentumok, valamint a kitépett oldalak pótlása nagy gondot jelent a könyvtár számára, rendkívül időigényes, sok utánajárással, illetve nagy költséggel jár. Éppen ezért fontos a használók felvilágosítása. Biztonsági berendezés alkalmazása/csapdás védelem A könyvtárhasználók tájékoztatása mellett a lopás ellen „csapda” is használható a rossz szándékú olvasókkal szemben. Ennek módszere a dokumentumnak egy észrevétlen helyére – általában a kötéstáblába vagy a gerinclemezbe – ragasztott aktív vagy programozható lopásgátló eszköz alkalmazása, mely akkor lép működésbe a biztonsági kapunál, ha a dokumentumot engedély, illetve adminisztráció nélkül akarják elvinni.

116


51. kép

Biztonsági kapu

Elriasztó védelem Eszközei a valódi és a nem működő, hamis kamerás zártláncú, illetve álló vagy mozgó televíziós rendszerek. A legtöbb könyvtárban ezt alkalmazzák. A könyvtár területének ellenőrzésére ez a legbiztonságosabb eszköz, mely jelentősen visszafogja a lopások számát. A kamerákat helyettesíthetik az álló vagy mozgó tükrök is. Ide tartozik továbbá a könyvtárosok véletlenszerű ellenőrzése, melynél az ellenőrzést egy kiszámíthatatlan időben felgyulladó lámpa jelzésére végzik el. Biztonsági zárak, riasztóberendezések/területi vagy kerületi védelem A raktárak csak a dokumentumok tárolására szolgálnak, ezért oda illetéktelen személyek nem léphetnek be. A raktárba vezető minden útvonalat – ajtó, ablak, lépcső – ennek megfelelően kell kialakítani. Minden közművet – áram, fűtés, víz stb. – a raktáron kívül, külön szabályozhatóan kell elhelyezni. Nem használható vészkijáratként, illetve ne legyenek ablakai. Ha mégis vannak, akkor kicsik és nem nyitható rácsosak legyenek. Fontos, hogy az ajtók, ablakok jól zárjanak. Célszerű az épület, illetve a könyvtári helyiségek falára, ajtóira, ablakaira mozgásérzékelő megfigyelő kamerákat, betörésérzékelőket felszerelni. Ajánlott különböző riasztóberendezések használata, mely illetéktelen behatolás esetén jelez a rendőrségnek, kódkártyás beléptető rendszer, illetve őrző-védő szolgálat alkalmazása. Az ajtókat biztonsági zárral, érintésérzékelő zárral, az ablakokat betörésbiztos üveggel, ráccsal, nyitás- és üvegtörés-érzékelőkkel lehet ellátni. Térfogati védelem Az értékes gyűjtemények tároló helységeit hang-, ultrahang-, rádióhullámokkal biztosítják, illetve ultrahang- és infravörös érzékelőket helyeznek el a térben, melyeket akkor hoz117

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT nak működésbe, amikor az épületben már nem tartózkodik senki. Az érzékelők védik a helyiséget az illetéktelen behatolástól. Működésbe jön, és riaszt a légtérben lévő változások esetén. Pl. az emberi test melegének hatására bekövetkező hőmérsékletemelkedéstől működésbe jöhet. A könyvtári személyzet szerepe A könyvtári alkalmazottak felkészítése. Mit tegyen a lopás, rongálás esetén addig, amíg a rendőrség ki nem ér, illetve hogyan akadályozza meg, hogy az illetéktelen személy a könyvtárból elmeneküljön. Továbbá arra is fel kell készíteni a könyvtárost, hogy mit tegyen, ha a biztonsági berendezés jelez. Célszerű bankjegyellenőrző berendezést is vásárolni abban az estben, ha valaki hamis pénzzel fizetne. 11.3.4 Az elemi csapások által okozott károk lehetőség szerinti megelőzése Ide tartoznak a robbanás, a tűz, a víz, a földrengés, földcsuszamlás, illetve a vihar (pl. szélvihar-hurrikán, tornádó) által okozott károk. Szükséges egy katasztrófaterv elkészítése az elemi csapások által okozott károk megelőzésére. A katasztrófatervnek tartalmaznia kell: − A felkészüléssel kapcsolatos feladatokat. − Azokat a teendőket, melyeket a katasztrófa bekövetkezése után el kell végezni. − A további károsodások megakadályozásának, illetve helyreállításának tervét. − A mentésbe bevonandó személyek adatait, a mentésnél felhasználandó anyagokat, azok beszerzési helyét, a teendők sorrendjét, valamint a feladatok személyre való lebontását. A személyzetet ki kell képezni a katasztrófa idején szükséges tennivalókra. A földrengésre, földcsuszamlásra, robbanásra, illetve a viharokra nem lehet felkészülni. Nem előzhetőek meg. Esetleg az épület rendszeres karbantartásával lehet védekezni.

Tűz elleni védelem Megszervezése a könyvtár vezetőjének feladata és felelőssége. A megelőzés érdekében szakértőnek meg kell vizsgálnia a könyvtár adottságait, felszereltségét. A tűzmegelőzési programnak ki kell terjednie: – a könnyen gyulladó anyagok kezelésére, tárolására – a dohányzás és a nyílt láng használatának szabályozására – az elektromos eszközök, vezetékek szabályozására – a tűzoltó készülékek felszerelésére, karbantartására – a dolgozók tűzvédelmi képzésére – a fűtő- és légkondicionáló eszközök karbantartására – a szakaszos, szolgálatszerű áramtalanításra – a tűzbiztos ajtók használatára Tűz esetén jól látható helyen ki kell tenni a tűzoltóság, a rendőrség telefonszámát, illetve azokét, akiket értesíteni kell. Biztosítani kell, hogy a tűzoltóság, ha szükséges, a könyvtár zárva tartása esetén is be tudjon jutni az épületbe. 118


A vízkárok elleni védelem A vízkár eredhet árvíztől, vízvezetékből, fűtés- és szennyvízvezetékből származó víztől, csapadékvíztől, talajvíztől, csőrepedéstől, tűzoltástól. Megelőzése: – a könyvtárépület ne ártérre épüljön – legyen jól szigetelve – tetőszerkezete ép legyen – azon helyiségekben, ahol a dokumentumok tárolva vannak, ne legyen víz-, fűtés-, illetve szennyvízvezeték – minden anyagot a padlótól legalább 10 cm magasságban kell elhelyezni Vízkárosodás esetére pontos cselekvési tervet kell készíteni, illetve fontos egy szükségcsomagot is összeállítani. 11.3.5 A jó állapotban lévő dokumentumok állagának megőrzése A könyvtári állomány jó fizikai állapotban való további megőrzésének előfeltétele többek között a dokumentumok szakszerű tárolása, valamint a megfelelő raktári körülmények kialakítása. Ennek érdekében rendszeresen ellenőrizni kell a levegő hőmérsékletét, páratartalmát. Optimális értékek: Levegő hőmérséklete: 16–18 °C, ± 1–2 °C ingadozás Relatív páratartalom: 55–60%, ± 2–3% ingadozás A túl nagy páratartalom a különböző mikroorganizmusok, rovarok szaporodását, és a papír rothadását okozhatja. A túl száraz levegő hatására viszont a könyvtári szerves anyagok kiszáradhatnak, törékenyek, merevek lesznek. Ez ellen a levegő hőmérsékletének csökkentésével, illetve párologtató berendezéssel védekezhetünk.

További módszerek a dokumentumok jó állapotban való megőrzésére A levegő szennyező anyagai A levegő káros alkotórészei (por, korom, kén-dioxid, nitrogén-dioxid, sav, penészspórák, baktérium) szintén veszélyesek az állományra. A por segíti a gombák, baktériumok, rovarok életműködését, illetve növekedésüket. Az ellenük történő védekezésről szintén gondoskodni kell. Ennek módja a szűrőbetétekkel ellátott légkondicionáló berendezések elhelyezése, melyeket rendszeresen karban kell tartani. Fény elleni védelem Az erős napfény felgyorsítja az anyagok oxidációját, öregedését. A mesterséges világítótestek – pl. a neoncsövek UV-sugárzása – is nagyon káros. Az izzólámpák infravörös sugárzása károsítja a dokumentumot az általa fellépő hőhatás következtében. Óvni kell a köteteket, kéziratokat, hogy közvetlenül ne tűzzön rájuk a napsugár. Módjai: − színes üvegek (katedrális üveg) − UV-szűrő ablakfóliák, redőny 119

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT − −

fehér függöny hideg fényű lámpák alkalmazása Fertőzések (penészgomba, rovar) megelőzése

Más raktárból a könyvtár állományába került dokumentumok átvizsgálását követően, amennyiben megállapítható, hogy a dokumentum penész-, illetve rovarfertőzött, szigorúan el kell különíteni a többi dokumentumtól. Ezen fertőzések megakadályozására a legjobb módszer a tiszta, légkondicionált, száraz, illetve az előírásoknak megfelelően fűtött raktár. Azokban a raktárakban, ahol a körülmények nem ideálisak a megelőzésre, ún. szilikagél kristályokat helyeznek el a polcokon. A rovarok ellen az ablakokra hálót kell szerelni. A könyvek köttetésénél kerülni kell az állati enyv, illetve a keményítő használatát, mivel a penészek és a rovarok kedvelik ezeket. Rágcsálók elleni védelem Az állati kártevők pusztításai ugyancsak károsak a könyvtár állományára. Élelmiszereket, száraz növényeket nem lehet a könyvtári dokumentumok közelében tartani. Ezek rendszerint kívülről kerülnek az állományba. Bejuthatnak az olvasók ruháin, cipőin, illetve a nyitott ablakokon is. A védekezés módjai: szigetelés (ajtó, ablak, csővezeték), rágcsálóirtás, egérfogó.

52. kép

120

A könyvek anyagait érő káros környezeti változások

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT Takarítás Fontos a rendszeres, állandó takarítás. Minden állományrész takarítására kellő gyakorisággal sort kell keríteni. A portalanítás alkalmával az állományrészeket le kell venni a polcról, és az üres polcokat fertőtlenítőszeres vízzel le kell törölni, majd a letakarított dokumentumot a száraz polcra kell visszahelyezni. A portalanítás továbbá megoldható puha kefével ellátott ipari vagy háztartási porszívóval is. A padlót nedves fűrészporral érdemes felseperni, vagy nedves textillel felmosni. Szállítás Károsodás érheti továbbá az állományt szállítás – költöztetés, restaurálásra, kiállításra való szállítás – esetén. Ebben az esetben a könyveket fém vagy műanyag pántokkal lezárt tetős ládákba vagy tároló dobozokba kell elhelyezni, melyeket különböző szállítóeszközökkel – könyvszállító kocsi, lift – kell eljuttatni a rendeltetési helyükre. A ládákra rá kell írni a sorszámot és a rendeltetési helyet. Ügyelni kell arra, hogy a ládákban a dokumentumokat úgy helyezzük el, hogy a pakolásnál se sérüljenek, valamint ne rakjuk se túl szorosan, se túl lazán, mert különben károsíthatják egymást. Köttetés Ugyancsak a védelem egyik eszköze a köttetés is. A könyvek mellett egyéb dokumentumokat (pl. a tudományos- és szakkönyvtárakban a folyóirat) évfolyamait, újságokat, atlaszokat is köttetik, amely megnöveli azok várható élettartamát, illetve védi a dokumentumot az elkeveredéstől, illetve a lopástól. Eldöntendő kérdés, hogy a végleges megőrzésű folyóiratoknál megőrzés szempontjából a köttetés vagy a savmentes kartondobozban való tárolás a célszerűbb. Ha nem garantálható a bekötetlen évfolyamok teljességének ellenőrzése, akkor köttetni kell. A mű gyűjteményi értéke dönti el, hogy melyik könyvet kell újraköttetni, mivel a gerincből le kell vágni, így kisebb lesz a margó, és ezáltal sérülhet a szöveg is. Köttetés esetén a könyveket, folyóiratokat át kell nézni, valamint a hiányokat pótolni kell. Folyóiratok esetén az éves indexet az összekötött csomag tetejére kell tenni, valamint ezekről kísérő jegyzéket is össze kell állítani. A számítógépes nyilvántartásban is fel kell tüntetni, hogy az anyag kötészeten van. A megrendelésnél írásban meg kell fogalmazni az igényeinket (fűzött vagy ragasztott, egészvászon, félvászon kötés). A kötészetből visszahozott bekötött folyóiratokat az esetleges hiányok időben történő reklamálása miatt tételesen egyeztetni kell a kísérőjegyzékkel. Abban az esetben, ha a könyvtárnak nincs saját könyvkötő műhelye, gondoskodni kell megbízható könyvkötőről. 11.3.6 A dokumentumok további romlásának megakadályozása A raktár rendszeres ellenőrzése alkalmával észlelt fertőzés esetén a fertőzött állományt azonnal el kell különíteni. A gombafertőzött nedves dokumentumokat ki kell szárítani. A penészfoltok kezelése: − kisebb fertőzés esetén porszívóval, vattatamponnal, kefével

121


komolyabb fertőzés esetén kevés darabszámú könyvet az etilalkohol és 2%-os vizes formalin oldat 1:1 arányú keverékével, nagyobb mennyiségű könyvet etilénoxid gázzal kell fertőtleníteni A fertőtlenített könyveket, mielőtt visszakerülnének a helyükre, még pár napig jól szellőző helyiségben el kell különíteni. A rovarfertőzött dokumentumok kezelése: − hegesztéssel lezárt polietilén zacskóba tesszük, és 3 napig -30 °C hőmérsékleten tároljuk − súlyosabb esetben szakember végzi a fertőtlenítést etilén-oxid gázzal, illetve az oxigén elvonását követően inert gázokkal (nitrogén, szén-dioxid) A károsodásnak indult dokumentumok további romlásának megakadályozására gyakran alkalmazott módszer továbbá az eredeti dokumentum használatának korlátozása vagy helyettesítés más információhordozóval. Alkalmazásuk: − értékes dokumentumok pl. kódexek, ősnyomtatványok − a folyamatos használat, illetve a anyagukban végbement változások (megsárgult újságok) miatt veszélyeztetett állapotú dokumentumok esetén Ebben az esetben az eredeti dokumentumot a raktárban őrzik, amit valamilyen információhordozóval helyettesítenek. Az eredeti dokumentumokat helyettesítő eljárások − reprint vagy fakszimile kiadás − papírmásolat készítés − mikrofilmezés − digitalizálás

Mikrofilmezés A hosszú távú adatmegőrzés szempontjából az egyik legjobb megoldás. Megfelelő körülmények között tárolva, használható állapotban akár ötszáz évig is fennmaradhatnak. Ezek alapján a negatív mikrofilm tekinthető az eredetinek legjobban megfelelő, új filmre információveszteség nélkül bármikor átmásolható, nagyítható és tartós másolat hordozójának. (Kastaly, 2005) Formái: a tekercsfilm, mikrofilmlap, síkfilm. A mikrofilmezni kívánt dokumentumok kiválasztásának módjai: – szisztematikus: különböző dokumentumtípusokat, illetve gyűjteményegységeket jelölnek ki. (pl. folyóiratok, helytörténeti gyűjtemény) – eseti: a rossz állapotban lévő könyvek kiválasztása Az Országos Széchényi Könyvtár Mikrofilm- és Fényképtára Az 1952-ben létrehozott Mikrofilmtár folyamatosan gyűjti és megőrzi a nemzeti könyvtárban előállított, illetve a Magyarországról és külföldről vétel, csere, ajándék és kötelespéldány-szolgáltatás útján beérkezett film- és fotódokumentumokat, illetve 1969 óta végzi ezek állományvédelmi mikrofilmezését, mely mára több mint 40 000 000 felvételt tartal-

122

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT maz. Központi szolgáltatásai közé tartozik a megrendelésre történő hírlap- és folyóiratmikrofilmeztetés. A Mikrofilm- és Fényképtár elérhető az alábbi linken: http://www.oszk.hu/hun/konyvtar/szervfel/tajdoksz/mikfetar/mikfetar_index_hu.htm

Digitalizálás „Az a folyamat, melynek során a korábban más (analóg) hordozón rögzített tartalmakat valamilyen digitalizáló eszköz segítségével a számítógép által értelmezhető formában kódoljuk, illetve rögzítjük a gép által olvasható adattároló eszközre.”(Bényei, 2008) A digitális technológiával készült elektronikus formák előnyei közé tartozik, hogy egyszerűbb használatuk mellett egyidőben több használó számára is elérhetők, mint a mikrofilm, illetve az interneten keresztül is hozzáférhetők, szemben az analóg módon rögzített információkkal. A digitalizálás legfontosabb indítékai lehetnek: − az elöregedett hordozók tartalmának átmentése − az értékes eredeti dokumentumok állapotának megőrzése − archiválás − azon dokumentumok hozzáférhetővé tétele, melyek nyomtatott formában egyáltalán nem vagy csak nehezen elérhetők − jövedelemszerzés (pl. a digitalizált változat értékesítése) − reprodukálás: az eredeti dokumentumot újradigitalizálása − rendelésre történő digitalizálás – on-demand szolgáltatás Mivel a digitalizált dokumentum információtartalmához való hozzáférés élettartama rövid, ezért nem tekinthető az állományvédelem egyetlen megbízható eszközének. A digitalizált adatok hosszú távú megőrzése érdekében a dokumentumról készített mikrofilmet digitalizálják, melyet a technológia változásával folyamatosan frissíteni kell. Ennek előnyei, hogy az eredeti dokumentum nélkül készíthető, illetve helyettesítheti a mikrofilmet. 11.3.7 A helyreállító állományvédelem feladatai Azon eljárások, tennivalók, melyek alkalmazásával a sérült, megrongálódott állapotú dokumentumokat kijavítjuk, restauráljuk. A megrongált könyvtári állomány megóvásának (konzerválás), valamint helyreállításának (restaurálás) célja a dokumentum állapotának fenntartása, az eredeti állapot visszaállítása. Ide tartozik a restaurálás, könyvkötés, konzerválás. A restaurálási eljárások során az állományban keletkezett károkat az állományvédelmi szakemberek kijavítják, valamint azok további romlását megakadályozzák. Az elemi csapások – tűz, víz, földrengés, robbanás –, valamint rovar- és rágcsálófertőzés, penészedés okozta károsodások esetén a dokumentumok eredeti állapotát már csak utólagos javító intézkedésekkel lehet helyrehozni. A következőkben a különböző károsodásokkal szembeni felkészüléssel és tennivalókkal ismerkedhetnek meg.

123


Helyreállítási teendők tűz esetén Tűz esetén először a tűzoltóságot kell riasztani, ezután a könyvtár vezetőjét, tűzvédelmi-biztonsági felelősét, majd a rendőrséget. A tűzoltóság megérkezéséig meg kell próbálni lokalizálni a tüzet. Száraz oltást (por, gáz, szénsav-hó, hab) kell alkalmazni. Azokban a régi épületekben lévő könyvtárakban, melyeknek tetőszerkezete fából készült, illetve ahol a tűzálló anyagból való építkezés nem volt megvalósítható, fontos oltóvízről gondoskodni, hiszen az itt keletkezett tüzeket csak a vízzel való oltással lehet megfékezni.

Vízkár Riasztási tervvel és szükségcsomag összeállításával kell felkészülni a vízbetörés esetére. A penészedés elkerülése érdekében a lehető leghamarabb el kell kezdeni a mentést. Módjai: − Szárítás: A nedvességre legérzékenyebb anyagok: papír, bőr, fa, mágneses információhordozók, filmek. Az ilyen összetételű anyagokat vizesedés esetén ki kell vinni a raktárból, melyeket nem szabad letörölni vagy tisztítani, hanem legyezőszerűen kinyitva, a lapok közé fehér itatópapírt helyezve kell megszárítani. Ha nem megfelelő a levegő páratartalma, akkor szellőztetni kell, illetve ventilátorokat, nedvességelszívó berendezéseket kell felállítani. − Fagyasztás: A dokumentum polietilén zacskóba csomagolása és 12 órán belüli fagyasztása. A fagyasztással keletkezett kár, kisebb, mint a penészedés okozta kár, éppen ezért a nedves dokumentumok tartósítása fagyasztással történik. Kivéve a fényképészeti anyagokat. Ezeket szobahőmérsékleten, vízzel teli tálban kell tartani, majd 48 órán belül hivatásos fényképészhez kell eljuttatni.

Fertőzések Az első lépés annak megállapítása, hogy rovar vagy penész fertőzte-e meg a dokumentumot. Vigyázni kell, hogy a dokumentumból a penészspórák ne kerüljenek a levegőbe, ezért a kezeléséig lezárva kell tárolni. Ezek helyreállítására az előző fejezetben ismertetett kezelési eljárások vonatkoznak. Azok a dokumentumok, melyeket fertőző betegek használtak tovább fertőzhetnek, ezért ezeket el kell égetni, vagy hosszabb ideig elkülöníteni, majd használatba vétel előtt fertőtleníteni. 11.3.8 A javító helyreállító állományvédelem eszközei 1. Köttetés: lásd. 11.3.5 fejezet 2. Restaurálás Restaurálás Ha az állomány erősen megrongálódott – biológiai, kémiai szempontból –, az értékes dokumentumok restaurálását kizárólag megfelelően szakképzett restaurátor végezheti. A javítani kívánt állományegységek kiválasztásánál a könyvtárosnak mérlegelni kell, hogy a megrongálódott dokumentumot könyvkötőhöz vagy restaurátorhoz viszi, illetve új 124

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT dokumentummal pótolja. Ha olcsóbban be lehet szerezni, mint amennyibe a restaurálás kerül, nem érdemes a restaurálást elvégeztetni. Legjobb megoldás, ha a könyvtáros és a restaurátor együtt választják ki a restaurálni kívánt anyagot. A restaurálás folyamatát fényképezéssel dokumentálni kell, melyben le kell írni az eredeti állapotot, rögzíteni kell a különböző módszereket, munkafolyamatokat, az anyagokat, a vegyszereket, vizsgálati eredményeket, a munka időpontját, illetve a restaurátor nevét. Fontos, hogy a javításnál használt anyagok hasonló tulajdonságokkal rendelkezzenek, mint az eredetiek. Értékes dokumentumokon nem alkalmazható új módszer, amíg vegyi ártalmatlansága nincs kizárva. Amennyiben a hibát nem lehet kijavítani, a dokumentumot védődobozban félre kell tenni, megvárva, hogy a technika fejlődésével ezt orvosolni lehessen. Kisebb sérüléseket (továbbképző tanfolyam elvégzésével) könyvtárosok is kijavíthatnak. 11.3.9 A különböző dokumentumtípusok állományvédelme A különböző dokumentumtípusokat védő és tároló eszközök, illetve ezek megfelelő minőségű anyagokból elkészített jó állapotú hordozóanyagai megelőzik, lelassítják, csökkentik, illetve megakadályozzák az előző fejezetekben már felvázolt belső és külső környezeti tényezők – kémiai, biológiai, fizikai – könyvtári dokumentumokban tett károsító hatásait.

A papíralapú dokumentumok állományvédelme A könyvek, folyóiratok, hírlapok, kéziratok, kották, térképek stb. védelme során figyelembe kell venni: − Az állványok, polcok a penészedés elkerülése végett az épület külső falával közvetlenül ne érintkezzenek, a földtől és a faltól legalább 20-20 cm-re helyezkedjenek el. Anyaguk lehet fa, illetve fém. − A dokumentumok a polcokon ne túl szorosan legyenek berakva, hanem olyan lazán, hogy ne a gerinc felső peremének meghúzásával lehessen kivenni őket, hanem a könyvtest megfogásával. A túl laza elhelyezés is rongál, mivel a kötetek eldőlnek, így sérülhetnek, eldeformálódhatnak. Ezek kiküszöbölhetők megfelelő könyvtámaszok használatával. − A bekötött hírlapok 2-3 cm-nél nem lehetnek vastagabbak, mert a könyvtest kiszakadhat a kötéstáblából. Célszerű fektetve tárolni őket, hogy ne deformálódjanak el. A nem bekötött folyóiratok tárolási módja a téka, illetve a papucs. − A kötés nélküli anyagok tárolóeszközei a doboz, dosszié, téka, papucs, tok stb. − A 40 cm-nél nagyobb gerincmagasságú dokumentumokat fektetve kell tárolni, úgy, hogy a gerincük kifelé nézzen. A plakátok, térképek tárolási módja a fektetés (lapos fiókos térkép/rajztároló szekrények) vagy függesztés. − Ugyancsak a védelem eszközei a takarítás, fény elleni védekezés, illetve a köttetés is.

125


A digitális dokumentumok állományvédelme „Az elektronikus dokumentumok olyan információt hordozó, tartalmazó dokumentumok, amelyek csak közvetetten, számítógépes eszközökkel (hardver, szoftver) olvashatóak, használhatóak.” (Moldován, 2005) „A digitális megőrzés úgy definiálható, mint az a folyamat, amelynek során olyan környezetet hozunk létre és tartunk fent, amely a művek tárolása és/vagy használata szempontjából a legjobb, és azt szolgálja, hogy megakadályozzuk e művek sérülését vagy romlását, továbbá lehetővé tegyük, hogy a lehetséges leghosszabb élettartamot érjék el.” (Koltay, 2010) Napjaink számítástechnikai eszközei – hardver- és szoftver eszközei – gyorsan elavulnak, ezért a digitalizált információk várható élettartama rövid. A technika gyors változásának következtében a napjainkban használt adathordozók az információk tárolására kevés ideig alkalmasak. Pl. pár éve floppy lemezen, ma már CD-n, DVD-n, illetve pen drive-on tároljuk az adatokat. A digitális dokumentumok megőrzésével kapcsolatban a következő problémák merülhetnek fel: − megszűnik az a formátum, amelyben a dokumentum megszületett − az adathordozó támogatása szűnik meg − az adathordozó sérülékenysége − a hardver és szoftver eszközök gyors avulása Az elektronikus dokumentumok fizikai és technikai védelme A számítógéppel olvasható (digitális) dokumentumok, valamint az ezeket őrző információtároló eszközök (számítógép) ugyancsak ki vannak téve a rablók, rongálók támadásainak, az elemi csapások (tűz, víz, földrengés stb.) által okozott károk pusztító hatásainak. A hardver, illetve szoftver eszközök folyamatosan avulnak és az információhordozó eszközök sem elég tartósak. Ma még probléma a dokumentumok hosszú távú megőrzése. Veszélyesek a porszemek, a magas hőmérséklet, az UV-sugárzás, a relatív légnedvesség pl. a CD, CD-ROM, DVD lemezekre. A legapróbb karcolás is olyan szinten károsíthatja az információhordozót, hogy az akár teljesen használhatatlanná válhat. Legfőbb probléma az adatvesztés, mely történhet áramkimaradás, vírusfertőzés, a hackerek támadása miatt, valamint az olvasók is előidézhetik. A fent említett problémák orvoslására különböző lehetőségek mutatkoznak: − az áramkimaradásokat a szerverekhez csatolt szünetmentes áramforrással lehet kiküszöbölni − a vírusfertőzések megakadályozására a legfrissebb vírusellenőrző programok nyújtanak segítséget − az olvasótermi nyilvános gépek védelmére a felhasználóképzés, illetve a könyvtárhasználónak az operációs rendszer használatából történő kizárása a megoldás A digitális állomány hosszú távú megőrzése folyamatos együttműködést kíván széles körben. Szerteágazó kutatások, illetve kísérletek folynak megőrzésre használt információtároló eszközök, technológiák létrehozására. „Eddig nem jött létre olyan hosszú távú stratégia, amely biztosítaná a digitális információk jövőbeni olvashatóságát.”(Molnár, 2001) 126

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT A hosszú távú digitális archiválás/tárolás módszerei − Technológiai megőrzés: a hardver és szoftver környezet megőrzése − Migrálás: a dokumentumok más formátumba való átalakítása − Technológiák emulációja/utánzása: a hardver-szoftver környezet emulálása − Adatrégészet: a fontos információt tartalmazó elektronikus forrás megmentése A digitális dokumentumok megőrzése, nemzetközi kezdeményezések: − 1986-ban létrejött a Commission on Preservation and Access − 2000. augusztus: A CDNL megalakította a Committee on Digital Preservationt (CDP). Célja, hogy nemzetközi programot dolgozzon ki a hosszú távú digitális megőrzés érdekében. − 2001. ősz: A CDP felhívással fordul az UNESCO-hoz. − 2002. március: az IFLA és az IPA közös nyilatkozattervezete, miszerint a digitális anyagok megőrzése mind a kiadók, mind a könyvtárak kötelessége. A kiadók a rövid távú megőrzést vállalják, a hosszú távú megőrzés a nemzeti könyvtárak feladata. − A BME-UNESCO Információs Társadalom és Trendkutató Központ (ITTK) hírlevele, miszerint veszélybe kerülhet a világhálón fellelhető teljes információmennyiség. − 2007: A Bajor Állami Könyvtár együttműködése a Google-lal, melynek lényege, hogy a könyvtár 18-19. századi gyűjteménye 5 éven belül a világhálóra kerül. Állományvédelmi intézkedések: „Nem adnak át olyan állapotú könyveket, amelyek megsérülhetnek a Google technológiájának használatakor. A jövőben leállnak a mikrofilmezéssel, és kizárólag digitális formában őrzik meg az eredetiről készült másolatokat (Dippold, 2008). − Szövetség az írott kulturális örökség fennmaradásáért. Szövetség az írott kulturális örökség fennmaradásáért A Szövetség 2001-ben jött létre. Tagjai könyvtárak, levéltárak, melyek nagyszámú muzeális gyűjteménnyel rendelkeznek. „A Szövetség célja Németország gazdag kulturális és tudományos öröksége veszélyeztetett eredeti dokumentumainak a megőrzése, továbbá az, hogy nemzeti feladatként ezt a köztudatban is meggyökereztesse. A Kultur in Deutschland nevű vizsgálóbizottság 2007. december 11-én kelt zárójelentésében azt ajánlotta a szövetségi államnak és a tartományoknak, hogy ’a veszélyeztetett írásos kulturális javak védelmére közösen dolgozzanak ki egy nemzeti állományvédelmi koncepciót’. A vizsgálóbizottság javasolja továbbá a szövetségi kormánynak, hogy készítsen támogatási programot a nemzeti és európai fontosságú veszélyeztetett írásos kulturális javak fizikai megmentésére és digitalizálására, valamint hasson oda, hogy erre további megfelelő támogatási lehetőségek álljanak rendelkezésre európai uniós szinten is.” (Murányi, 2010)

127

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 11.3.10 Egyéb dokumentumtípusok állományvédelme Ebben a fejezetben megismerkedhetnek egyéb dokumentumtípusok állományvédelmével, úgymint: − az audiovizuális dokumentumok − a mágneses adathordozók − a mikrodokumentumok: mikrofilmszalag, mikrofilmcsík, mikrofilmlap, mikrokártya − a fényképek − a hanglemezek, videólemezek védelmével − a kulturális örökség védelmével

Az audiovizuális dokumentumok védelme Az audiovizuális dokumentum olyan dokumentumtípus, mely hangot és képet is rögzít. Ide tartoznak: − hangosított dia-, mozgó- és videófilm − CD, DVD Az audiovizuális dokumentumok kezelésénél vigyázni kell arra, hogy azok ne érintkezzenek durva felületekkel, ne kerüljön rájuk szennyeződés, ugyanez vonatkozik a lejátszó berendezéseikre is. Fokozottan védeni kell őket a közvetlen napfénytől, hőhatástól. Az audiovizuális dokumentumok – melyek különböző műanyagokból készülnek – károsodásának esélyét növeli továbbá az is, hogy a bennük tárolt információ lejátszóberendezésekkel, illetve számítógép segítségével tekinthető meg. A mai technikával készített filmek várható élettartama hosszabb, mint a régi technológiával készülteké. Védeni kell őket a hőtől, hőingadozástól, mert a filmek összetapadnak, összeragadnak, a színes filmek megfakulnak. Fém, illetve fa polcokon célszerű ezeket tárolni. A diafilmeket legmegfelelőbb műanyagból készíteni. Vékony üveglapok közé kell helyezni, így nem görbül, karcolódik. Védeni szükséges a hirtelen hő- és fényhatástól. Fém dobozokban, a keretezett diákat műanyag tasakokban kell tárolni fémpolcos szekrényekben vagy fém tálcán. A CD-k, DVD-k tárolására műanyag tok alkalmas. Ezen dokumentumok megőrzésére a következő rendelet vonatkozik. Az archivált audiovizuális dokumentumok felújítása Az archivált audiovizuális dokumentumok felújítását az 52/2007. (V. 17.) számú, az audiovizuális műsorszámok felújításának, valamint szolgáltatásának műszaki, minőségi és egyéb követelményeiről szóló GKM-OKM együttes rendelet szabályozza, amely megtekinthető a http://www.nava.hu/szakmai/jogszabalyok/52_2007_gkm_okm.php internetes oldalon. A felújítás keretében a Nemzeti Audiovizuális Archivum (NAVA) biztosítja a gyűjteményében lévő dokumentumok megőrzését. 5 évenként ellenőrzi épségüket, illetve 15 évente gondoskodik a műszaki fejlődésnek megfelelő hordozón való tárolásról. Archiválási és digitális felújítási munkát végez. Az ezen szolgáltatások körében átvett dokumentumoknak a NAVA csak a digitalizált változatát őrzi meg. 128


A mágneses adathordozók – hangszalagok, hangkazetták, videószalagok, videókazetták – védelme A mágneses adathordozók érzékenyek a hőre, porra, fényre, páratartalomra. Óvni kell őket a mágneses tértől. Pl. a fülhallgató által keltett mágneses tér károsítja a kazettát. Alumínium, illetve műanyag dobozban függőlegesen állítva kell tárolni fém vagy fa polcokon. A hang-, és videószalagoknál veszélyt jelentenek továbbá a szakadás, penészedés, gombásodás, hangtorzulás, összeragadás. Ennek elkerülésére érdemes egy évben egyszer az áttekercselés.

A mikrodokumentumok – mikrofilmtekercs, mikrofilmlap – védelme Filmtartó orsókra kell feltekercselni, melyeket fém dobozokban, semleges kémhatású kartondobozban kell tárolni, mely védi a fizikai sérülésektől, káros fényhatásoktól, szenynyeződésektől. Ezeket film-, illetve mikrofilmtároló szekrényekben kell elhelyezni. A mikrofilmlapokat áttetsző tasakba, majd függőlegesen állítva, fiókokba kell tenni, hogy a rajtuk lévő emulziós réteg kopását gátolják.

A hanglemezek, videólemezek védelme Védeni kell őket a portól. Etil-alkoholba mártott ronggyal kell áttörölni mind a lemezt, mind pedig a hangszedőtűt. A lemezek szélét, illetve barázdamentes részét szabad csak megfogni. A hanglemezeket, hangfelvételeket tartalmazó hengereket egy belső polietilén burkolóba, aztán egy kemény külső borítóba tesszük, melyek nyílásai nem esnek egybe, így védve vannak a portól. 15-20 cm széles nyitott rekeszekben függőlegesen vannak elhelyezve, amely megakadályozza a vetemedésüket. Egy rekeszben csak azonos méretű lemezeket lehet tárolni.

A fényképek védelme Különösen érzékenyek a környezeti tényezők károsító hatásaira – fény, por, nem megfelelő hőmérséklet, páratartalom. A magas relatív légnedvesség hatására a fényképek halványulnak, sárgulnak. A fényképeket tasakba, borítékba, kartontokba kell tenni, melyre fel kell írni az adataikat pl. keltezés, fém dobozokban vagy fiókokba állítva kell elhelyezni. A portól finom ecsettel lehet megtisztítani. Vizes vagy vegyszeres kezelést nem szabad végezni. Fontos a levegő egyenletes hőmérséklete (15–17 °C), relatív nedvességtartalma (30– 50%), valamint a szennyező anyagoktól való mentessége. A légköri szennyeződések közül a kén-dioxidtól kell leginkább védeni, mert az elhalványítja a képeket. A nedvességtől is védeni kell őket, mert a penészgombák megtelepednek rajtuk és lebontják. A károsodott – repedezett, elhalványodott, penészfoltos – fényképeket külön helyiségben, külön tasakokba téve, külön fém vagy fa dobozokba kell tárolni.

129


11.4 ÖSSZEFOGLALÁS A könyvtárak számára az egyik legfontosabb feladat a régmúlt és a közelebbi múlt dokumentumainak/állományainak a megmentése, megőrzése a későbbi generációk számára. A különböző gyűjteménytípusok és megőrzési idők különböző állományvédelmi feladatokat támasztanak, de minden esetben biztosítani kell, hogy legalább a jogszabályokban meghatározott módon és ideig a gyűjteményt alkotó dokumentumok fellelhetőek és használhatóak legyenek. Éppen ezért kiemelten fontos, hogy minden könyvtárnak legyen Állományvédelmi Szabályzata, illetve, hogy az állományvédelemmel kapcsolatos ismeretek és teendők a könyvtárosi munka mindennapi, integráns részévé váljanak.

11.5 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK Sorolja fel, hogy mire kell kiterjednie a tűzmegelőzési programnak! 2. Az állományvédelem szempontjából milyen az ideális raktár, illetve raktárépület? 3. Mi a teendő vízbetörés esetén? 4. Ismertesse, hogy a papíralapú dokumentumok állományvédelménél milyen szempontokat kell figyelembe venni. 1.

130


12. ÖSSZEFOGLALÁS A KURZUSON KITŰZÖTT CÉLOK ÖSSZEFOGLALÁSA A tankönyv célul tűzte ki, hogy megismertesse a hallgatóval a gyűjteményszervező munka jelentőségét, helyét a könyvtári munkafolyamatok rendszerében. Részletes ismeretekkel szolgál az állományalakító tevékenységekről, az azokat meghatározó szempontokról, módszertani segítséget kíván nyújtani az állományelemzés feladataihoz, illetve az állományalakítás alapdokumentumának, a Gyűjtőköri Szabályzatnak a létrehozásához. Rendszerezni kívánja az állomány létrehozásának, nyilvántartásának, tárolásának, védelmének és fejlesztésének a teendőit, bemutatva az ehhez szükséges eszközöket, módszereket és a kapcsolódó szabályzatokat, előírásokat. A tananyag átfogó célja, hogy a benne foglalt elméleti és gyakorlati ismeretek átadásával, olyan szakmaiságot és használatorientált szemléletmódot alakítson ki a hallgatóban, hogy a későbbi, esetleges könyvtári munkavégzése során képes legyen a gyűjtemény bármely egységét a könyvtári funkcióknak megfelelő módon alakítani, menedzselni.

TARTALMI ÖSSZEFOGLALÁS A kurzus a gyűjteményszervezés terminológiájávál, fogalmának definiálásával, a könyvtári tevékenységrendszerben elfoglalt helyének meghatározásával kezdődött. Ezután azokat az ismereteket, lehetőségeket, szempontokat, illetve együttműködési formákat vette számba, amelyek alkalmazásával a könyvtárak állományalakítási munkája eredményesebbé tehető. Felvázolta a könyvtári állományok, mennyiségi, minőségi, statisztikai, szociológiai és egyéb elemzéses módszereit, majd támpontokkal szolgált az állományalakítás alapdokumentumának, a Gyűjtőköri Szabályzatnak és a Gyűjtési Utasításnak a létrehozásához. Ezt követően az állomány gyarapításának, beszerzésének a módjait, forrásait vettük sorra. A tananyag második részében elsőként az állományok nyilvántartásának teendőit, eszközeit és szabályrendszerét részleteztük, majd az állományellenőrzés és -apasztás feladataival ismerkedtünk meg. Bemutatásra kerültek a különböző raktározási és tárolási rendszerek, a tagolás/rendszerezés terei és módjai. Végezetül az állományvédelemmel, vagyis a gyűjtemények utókor számára történő megőrzésének a feladataival és lehetőségeivel foglalkoztunk.

12.1

A TANANYAGBAN TANULTAK RÉSZLETES ÖSSZEFOGLALÁSA

12.1.1 A gyűjteményszervezés Napjainkban a könyvtárak a könyv mellett dokumentumtípusok egész sorát fogadják gyűjteményeikbe, többek közt az elektronikus forrásokat is. A gyűjteményszervezés, illetve az állományalakítás a különféle könyvtári szolgáltatások alapja, elveit a könyvtár által ellátandó feladatok és konkrét használói igények határozzák meg. Legelőször tehát a könyvtár feladatát és a társadalomban betöltött helyét kell tisztázni. Ebből az elemzésből fog kinőni az a rendszer, amely a későbbiekben kialakítja a gyűjteményt. A megállapítás fordítva is igaz: gyűjteményünket úgy kell kialakítani, hogy az egy, a könyvtári rendszerbe szervesen beilleszkedő egység legyen. 131

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 12.1.2 Az állományalakítást meghatározó szempontok Az információs társadalomban a könyvtáraknak stratégiai jelentőségük van az állampolgárok információhoz való szabad hozzáférésének, mint állampolgári jognak a gyakorlásában. A törvényben előírt feladataiknak csak akkor tudnak eleget tenni, ha szervesen beépülnek a könyvtári rendszerbe, kapcsolódnak ahhoz az országos és nemzetközi érveréshez, melyen keresztül az emberiség teljes felhalmozott tudásanyagához hozzáférést biztosíthatnak. Az eredményes együttműködés feltétele a törvényes keret, amely megszabja az információforrások megosztásának módját és lehetőségeit. 12.1.3 Az állomány elemzése Az állományelemzés az állományalakítás egyik jelentős segédlete. Az elemzés eredményeinek értékelésével megállapítható, hogy a könyvtár állománya mennyire felel meg a vele szemben támasztott mennyiségi és minőségi kritériumoknak, képes-e kielégíteni az olvasói igényeket. Az időnkénti állományelemzés nagyon fontos feladat, segítségével következetesen betarthatók a gyűjtőköri irányok, és megelőzhetők az állomány összetételének torzulásai. 12.1.4 Az állományalakítás alapdokumentuma: a Gyűjtőköri Szabályzat Amint láthattuk, a Gyűjtőköri Szabályzat nagyon fontos dokumentum, stratégiai jelentőséggel bír a könyvtár életében, a gyűjteményszervező munka nélkülözhetetlen kelléke. Előírásaival megalkothatjuk annak az állománynak a tartalmi és formai modelljét, melyet szem előtt tartva, hosszú távon biztosíthatjuk a gyűjtemény kontinuitását, megszüntetjük az állományalakítás esetlegességeit. Mint minden szabályzatnak, a Gyűjtőköri Szabályzatnak a betartása is kötelező. Természetesen az ésszerűség – mint szubjektív tényező – az elsődleges szempont, ezért a könyvtáros felelőssége, hogy a szabályozás kereteit betartva, legjobb tudása szerint alkalmazza az előírásokat. 12.1.5

Az állománygyarapítás módjai

Az állománygyarapítás módjának megválasztására nincsenek szabályok, a gyakorlat könyvtártípusonként, sőt könyvtáranként eltérő. Korlátozó szempont a rendelkezésre álló pénzügyi keret, hiszen a legtöbb könyvtár jellemzően vásárlás útján gyarapítja dokumentumgyűjteményét. A gyarapításnak számos más lehetősége is adott. Ezekről érdemes tájékozódni, és a könyvtár számára – az ár és a gyűjtemény szempontjából valódi érték figyelembe vételével – a legkedvezőbb lehetőséget kiválasztani. 12.1.6 Az állománygyarapítás forrásai és a dokumentumok beszerzése A gyarapítás – mint ahogy a kifejezés is utal rá – a könyvtári állomány fejlődését célozza, ezért a tevékenység jól felkészült, tájékozott, széles látókörű szakembereket kíván, akik a beszerezhető dokumentumok bőséges kínálatából ki tudják választani a könyvtár gyűjtőkörébe leginkább beilleszthető, sok esetben nélkülözhetetlen irodalmakat. A beszerzési források tárháza igen gazdag, elmondható, hogy a dokumentumpiac kínálata teljes mértékben lefedi a felmerülő igényeket. A könyvtáros szakértelme a gyarapítási folyamat sikerességének záloga. Csak a dokumentumbeszerzés munkafolyamatainak részletes, lépésenkénti

132

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT módszeres követésével, az ehhez kapcsolódó nyilvántartások gondos vezetésével garantálható a jó könyvtári gyűjtemény kiépítése. 12.1.7 Az állomány nyilvántartása Az állomány-nyilvántartás a könyvtári vagyon okmányértékű bizonylata, ezért a könyvtár köteles minden dokumentumáról folyamatosan és időrendi sorrendben olyan állománynyilvántartást vezetni, melynek alapján az állomány egészének darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható legyen. Azontúl, hogy a könyvtárnak a precíz nyilvántartás a kötelezettsége, érdemes a nyilvántartásba vett adatok körét a kötelezőeken túl úgy bővíteni, hogy az így létrejövő „leltár”, hasznos segédanyag legyen az állomány elemzéséhez, fejlesztéséhez, valamint a könyvtári szolgáltatás színvonalának magas szinten tartásához, fokozatos javításához. 12.1.8 Az állomány ellenőrzése és apasztása Összegzésképpen elmondható, hogy az állomány ellenőrzésének, apasztásának, vagyis folyamatos „karbantartásának” a jelentősége abban áll, hogy segíti a könyvtári szolgáltatást. Szakszerű és időszerű alkalmazásukkal a könyvtár dokumentumairól, az információs forrásokról naprakész adatokkal lehet szolgálni, ami jelentősen javítja a könyvtári szolgáltatás minőségét. 12.1.9 Az állomány raktározása. A tárolás terei és eszközei Ahhoz, hogy a könyvtárban előforduló dokumentumok az információhoz való hozzáférést biztosító állománnyá váljanak, alapkövetelmény a rendezettség. Még a legkisebb könyvtárak is rendelkeznek valamiféle raktárral, ahová az állományuk más-más szempontok szerint összegyűjtött részét helyezik. Bármilyen tárolási forma, illetve állománytagolás csak akkor tölti be megfelelően a hivatott szerepét, hogyha egyszerre szolgálja a dokumentumok biztonságos őrzését, állagvédelmét, gyors forgalmazhatóságát és visszakereshetőségét. 12.1.10 Az állomány védelme A könyvtárak számára az egyik legfontosabb feladat a régmúlt és a közelebbi múlt dokumentumainak/állományainak a megmentése, megőrzése a későbbi generációk számára. A különböző gyűjteménytípusok és megőrzési idők különböző állományvédelmi feladatokat támasztanak, de minden esetben biztosítani kell, hogy legalább a jogszabályokban meghatározott módon és ideig a gyűjteményt alkotó dokumentumok fellelhetőek és használhatóak legyenek. Éppen ezért kiemelten fontos, hogy minden könyvtárnak legyen Állományvédelmi Szabályzata, illetve, hogy az állományvédelemmel kapcsolatos ismeretek és teendők a könyvtárosi munka mindennapi, integráns részévé váljanak.

ZÁRÁS Könyvtárak már az ókorban is léteztek, bár az akkori gyűjtemények igen kevéssé hasonlítottak a maiakhoz. Azóta jelentősen megváltoztak az információhordozók, így a könyvtári gyűjtemények a könyvek mellett számos egyéb dokumentumtípussal gazdagodtak: kép- és hanghordozók, különböző elektronikus források stb. Az információhordozók 133

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT változása a könyvtári munka folyamatára és módszereire is kihatott, ugyanis megváltoztak a dokumentumkezelési technikák, a használat formái is átalakultak, de a kihívások és a könyvtárak alapvető funkciói ma is ugyanazok: a gyűjtemények kezelése, hozzáférhetővé tétele és megőrzése. Ez összefoglaló megnevezéssel gyűjteménymenedzsment/gyűjteményszervezés, ami egy igen összetett és sokrétű tevékenységsort takar: szelektálni kell az egyre növekvő dokumentumállományból az adott könyvtár számára szükségeseket; be kell tudni szerezni a kiválasztott dokumentumokat; nyilván kell tartani az állományt úgy, hogy az alkalmas legyen elemzésre, statisztikai adatszolgáltatásra, ki kell vonni azokat a dokumentumokat, amelyekre valamilyen okból már nincs igény stb. Többek között ezeket a fentebb felsorolt munkafolyamatokat vettük sorra a korábbi oldalakon, s részletesen megismerkedtünk az ezekhez kapcsolódó elméleti tudnivalókkal, gyakorlati teendőkkel. Bízunk benne, hogy a tananyagban rendszerezett ismeretek hasznosnak bizonyulnak majd a hallgatók könyvtári munkavégzése során, s képesek lesznek majd az elsajátított tudásanyag és szemléletmód segítségével bármilyen gyűjtemény bármely egységét a könyvtári funkcióknak megfelelő módon alakítani, szervezni, menedzselni.

134


13. KIEGÉSZÍTÉSEK 13.1

IRODALOMJEGYZÉK

13.1.1 Hivatkozások

Nyomtatott dokumentumok / források 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról ÁDÁM Ágnes: Az állományvédelem szolgálatában = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 8. sz. (2000) p. 30-35. BERKE Barnabásné: Az elektronikus dokumentumok és könyvtári használatuk = Könyvtári figyelő, 47. évf. 12. sz. (2001) p. 275-297. BUCKLAND, Michael: A könyvtári szolgáltatások újratervezése. Budapest, OSZK, 1998. CZEGLÉDI László: Hatékony oktatástámogatás könyvtári portál által menedzselt környezetben: Az EKLEKTIKA projekt tervezésének háttere az egri Eszterházy Károly Főiskolán = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 56. évf. 1. sz. (2009) p. 3-17. FERENCZY Endréné: Gyűjteményszervezés. Budapest, OSZK, 1998. FOGARASSY Miklós: A könyvtári törvény és a dokumentumellátás országos rendszere = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 7. évf. 10. sz. (1998) p. 10-14. FORGÓ Sándor: Az új média és az elektronikus tanulás = Új pedagógiai szemle, 59. évf. 8-9. sz. (2009) p. 91-96. GECSE Zsuzsanna: Könyvrestaurálás, állományvédelem a Nógrád megyei könyvtárban = Könyvtári levelező/lap, 18. évf. 6. sz. (2006) p. 33-35. HEGEDŰS Péter: Információval az együttműködésért: a jövő globális könyvtárának megteremtése = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 11. sz. (2000) p. 17-24. HEGYKÖZI Ilona – KOVÁCS Lászlóné: Dokumentumismeret, gyűjteményszervezés. 2. köt. Budapest, Nemzeti Tankönyvkiadó, 1993. KASTALY Beatrix: Hozzáférés a XXI. században, avagy megelőzhető-e a könyvtári anyagok (további) károsodása? = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 8. sz. (2000) p. 21-30. KASTALY Beatrix: A könyvtári állomány védelme és megóvása. Budapest, Országos Széchényi Könyvtár és Könyvtártudományi és Módszertani Központ, 1986. KASTALY Beatrix: Szükségszerű változások az állományvédelemben = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 4. sz. (2000) p. 19-30. KASTALY Beatrix: Újdonságok a restaurálásban és az állományvédelemben = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 7. évf. 12. sz. (1998) p. 40-52. KATZ, B.: Az állományelemzés és a használó [ref. Papp István] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 33. évf. 11. sz. (1986) p. 604-608. KISS Gábor: Állományapasztás (?) = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 13. évf. 8. sz. (2004) p. 26-28. KISS Gábor: A megyei könyvtár, mint a könyvtári együttműködés szervezője = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 3. sz. (1999) p. 10-14.

135

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT KIS-TÓTH Lajos – KOMLÓ Csaba: Médiakompetencia az információs társadalomban = Északkelet-Magyarország, 2000. 9. sz., p. 11–13. KOLTAY Tibor: A digitális megőrzés kérdései = Könyvtári Figyelő, 56. évf. 1. sz. (2010) p. 143-146. Könyvtári raktározási táblázatok. Budapest, Könyvtári Intézet, 2001. Könyvtárosok kézikönyve. 1-5. köt. [szerk. Horváth Tibor – Papp István]. Budapest, Osiris, 1999-2003. KRUTZLER Ferencné – SZÉKELYNÉ TÖRÖK Tünde: Az állományapasztás kérdéséről = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 13. évf. 4. sz. (2004) p. 12-16. KÜRTI Lászlóné: Könyvtárközi kölcsönzés – elektronikus dokumentumküldés = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 11. sz. (2000) p. 47-52. McGRATH, W. E.: Állományelemzés. Az állományszerkezet elmélete és vizsgálata [ref. Papp István] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 33. évf. 11. sz. (1986) p. 590593. Örökségünk, élő múltunk: gyűjtemények a Magyar Tudományos Akadémia Könyvtárában. [szerk. Fekete Gézáné]. Budapest, MTA Kvt., 2001. PAPPNÉ ANGYAL Ágnes: Gyűjteményszervezés : távoktatási tankönyv. Eger, EKF Médiainformatika Intézet, 2001. POBORI Ágnes: Még néhány kérdés az állományapasztásról = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 2004. (13. évf.) 7. sz. p. 27-31. RICE, B. A.: Online adatbázisok értékelése és felhasználásuk az állomány értékelésében [ref. Hegedűs Péter] = Tudományos és műszaki tájékoztatás 33. évf. 11. sz. (1986) p. 600-604. ROTHENBERG, Jeff: Egy elképzelhető megoldás a digitális dokumentumok megőrzésére, avagy megköthető-e a technológiai futóhomok? [ref. Mohor Jenő]= Könyvtári figyelő, 47. évf. 1. sz. (2001) p. 121-123. SCHRAMKÓ Péter: Hasznos tudnivalók az állományvédelem kapcsán = Levéltári szemle, 56. évf. 4. sz. (2006) p. 69-72. SIMON Zoltán: Állománygyarapítás és -apasztás. Az állomány tárolása. Budapest, Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár, 1982. SIMON Zoltán – POPRÁDY Géza: Állománygondozás, raktározás, állományvédelem. Budapest, Könyvtári Intézet, 2001. SKALICZKI Judit: A hazai könyvtárügy az integrálódó európai könyvtárügyben = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 9. évf. 4. sz. (1999) p. 4-9. SMITH, Aby: Állományvédelem jövő időben = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 7. évf. 9. sz. (1998) p. 21-24. SCHNEIDER-KEMPF, Barbara: A jövő megőrzése: a "Szövetség az írásos kulturális örökség fenntartásáért" memoranduma [tömörítette Murányi Lajos] = Könyvtári figyelő, 56. évf. 1. sz. (2010) p. 126-133. Tervezés a könyvtárakban katasztrófák esetére. Az IFLA Konzerválási Szekció számára készítette Maria Skepastianu, Jean I. Whiffin közreműködésével, 1995-ben [ford. Kastaly Beatrix] = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 6. évf. 6. sz. (1997) p. 15-22. TÓTH Gyula [et al.]: A könyvtár kezelése. Budapest, Országos Széchényi Könyvtár Könyvtártudományi és Módszertani Központ, 1990.

136


Elektronikus dokumentumok / források 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=97500003.KMA 60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet a sajtótermékek köteles példányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99800060.KOR 73/2003. (V.28.) Korm. rendelet az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerről [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://www.ki.oszk.hu/107/e107_plugins/content/content.php?content.666 1997. évi CXL. törvény a kulturális javakról, a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99700140.TV 2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0100064.TV BARREAU, Deborah: Információs rendszerek és állományfejlesztés a közkönyvtárakban [ref. Papp István] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 49. évf. 6-7. sz. (2002) p. 280-283. [elektronikus dokumentum] [2010. május 15.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=687&issue_id=42 BÉNYEI Miklós: Helyismeret, helytörténet. Debrecen, Eger, 2008. [elektronikus dokumentum] [2010. május 24.] URL: http://www.inf.unideb.hu/~bodai/kinformatika/jegyzetek/Helyismeret_helytortenet.p df BILLÉDI Ferencné: Állománygyarapítás és automatizáció = Könyvtári figyelő, 39. évf. 1. sz. (1993) p. 15. [elektronikus dokumentum] [2010. május 24.] URL: http://epa.oszk.hu/00100/00143/00005/billedi_h.html CZEGLÉDI László: IT kompetenciák az információs társadalomban: Haladunk vagy maradunk? = microCAD 2007 International Scientific Conference. M. szekció, Alkalmazott informatika [szerk. Lehoczky László, Kalmár László], Miskolc, Miskolci Egyetem Innovációs és Technológiai Transzfer Centruma, 2007, p. 25-30. [elektronikus dokumentum] [2010. június 6.] URL: http://www.ektf.hu/~lczegledi/kutatas/IT_kompetenciak.pdf DIPPOLD Péter: Virtuális kirándulás a quebeci IFLA konferencián (2008. augusztus 1014.) = Könyvtári figyelő, 18. évf. 3. sz. (2008) p. 463-468. [elektronikus dokumentum] [2010. június 18.] URL: http://www.ki.oszk.hu/kf/e107_plugins/content/content.php?content.139 DOBRATZ, Susanne-Liegmann – HANS-TAPPENBECK, Inka: Digitális dokumentumok hosszú távú archiválása [ford. Góth László] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 49. évf. 12. sz. (2002) p. 493-495. [elektronikus dokumentum] [2010. május 14.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=1162&issue_id=46

137

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT DÖMÖTÖR Lajosné: Állománybecslés magyar felsőoktatási könyvtárakban = Könyvtári figyelő, 41. évf. 3. szám (1995) p. 433-442. [elektronikus dokumentum] [2010. május 6.] URL: http://epa.oszk.hu/00100/00143/00015/domotor_h.html DÖMÖTÖR Lajosné – SZENTIRMAI László: Állományértékelés az egyetemi oktatást szolgáló könyvtárakban = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 43. évf. 11-12. sz. (1996) [elektronikus dokumentum] [2010. május 24.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=2251&issue_id=67 GYÜRE Péter: Könyvtári együttműködés formái, szabványok és jelentőségük, technikai követelmények [elektronikus dokumentum] [2010. május 6.] URL: http://www.niif.hu/rendezvenyek/networkshop/97/tartalom/NWS/3/5/index.htm HORVÁTH Péter: Archiválás a nagyméretű digitalizálás korában (fehér könyv) = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 55. évf. 7. sz. (2008) p. 338-341. [elektronikus dokumentum] [2010. június 4.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=4930&issue_id=495 KOLTAY Tibor – HORVÁTH Péter: Digitális könyvtárak a világban = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 45. évf. 7. sz. (1998) p. 255-264. [elektronikus dokumentum] [2010. április 29.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=2011&issue_id=1 KOLTAY Tibor: Gyűjteményszervezési kérdések = Könyvtári figyelő, 2005. (51. évf.) 3. sz. p. 590-592. [elektronikus dokumentum] [2010. április 29.] URL: http://www.ki.oszk.hu/kf/kfarchiv/2005/3/koltay3.html KRASZNAI Márta – KÜRTI Éva – PATKÓSNÉ HANESZ Andrea: Az OCLC-vel kezdődött: tízéves az OSZK együttműködése az OCLC könyvtárközi kölcsönzési rendszerével = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 52. évf. 10. sz. (2005) p. 463474. [elektronikus dokumentum] [2010. május 24.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=4192&issue_id=466 LEE, Hur-Li: Mi a gyűjtemény? [ref. Murányi Péter] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 48. évf. 12. sz. (2001) p. 498-502. [elektronikus dokumentum] [2010. május 6.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=839&issue_id=33 A magyar könyvtárosság etikai kódexe [elektronikus dokumentum] [2010. június 11.] URL: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0505/etika.html MIKULÁS Gábor: Gondolatok az állományellenőrzésről és a selejtezésről [elektronikus dokumentum] [2010. június 11.] URL: http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/065/index.php MIKULÁS Gábor: A könyvtári munka értékelésének új módszere: a SWOT-analízis: szemle = Könyvtári figyelő, 40. évf. 4. sz. (1994) p. 585-591 [elektronikus dokumentum] [2010. május 24.] URL: http://epa.oszk.hu/00100/00143/00012/mikulas_h.html MITCHELL, Janet: OCLC – nemzetközi bibliográfiai forrásmegosztó hálózat könyvtárak számára [ford. Orbán Éva] = Könyvtári figyelő, 40. évf. 4. sz. (1994) p. 567. [elektronikus dokumentum] [2010. április 8.] URL: http://epa.oszk.hu/00100/00143/00012/mitchell_h.html

138

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT NAYLOR, Bernard: Könyvtár az elektronikus korban – állományépítés és hozzáférés [ford. Hegyközi Ilona] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 48. évf. 2. sz. (2001) p. 71-76. [elektronikus dokumentum] [2010. május 19.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=1267&issue_id=23 PAPP István: Könyvtárosi etika – hitelképes könyvtáros = Könyvtári figyelő, 53. évf. 1. sz. (2007) p. 101-107. [elektronikus dokumentum] [2010. április 19.] URL: http://www.ki.oszk.hu/kf/e107_plugins/content/content.php?content.31 POBORI Ágnes: Gyűjteményszervezés: vagy amit akartok... = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 14. évf. 7. sz. (2005) p. 12-17. [elektronikus dokumentum] [2010. április 27.] URL: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0507/pobori.html POPRÁDY Géza: Digitalizálás – állományvédelem – hozzáférhetőség = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 7. évf. 1. sz. (1998) p. 12. [elektronikus dokumentum] [2010. május 13.] URL: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek9801/poprady.html RÁDY Ferenc: A központi szolgáltatások jelene és jövője az új törvény szellemében = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 7. évf. 9. sz. (1998) p. 7. [elektronikus dokumentum] [2010. május 22.] URL: http://epa.oszk.hu/01300/01367/00105/rady.html RUSCH-FEJA, Diann: Az elektronikus források beszerzésének konzorciális modelljei Németországban [ford. Papp István] = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 49. évf. 1. sz. (2002) p. 10-24. [elektronikus dokumentum] [2010. május 30.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=465&issue_id=31 SIPOS Anna Magdolna: A könyvtárak az információs társadalomban = Tudásmenedzsment, 7. évf. 2. sz. (2006) p. 40-60. [elektronikus dokumentum] [2010. június 2.] URL: http://feek.pte.hu/feek/feek/index.php?ulink=1328 SONNEVEND Péter: Könyvtári rendszer – dokumentumszolgáltatás = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 49. évf. 4. sz. (2002) p. 498-502. [elektronikus dokumentum] [2010. május 6.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=612&issue_id=40 TAPOLCAI Ágnes: Hogyan tároljuk digitális dokumentumainkat? = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 14. évf. 2. sz. (2005) p. 25-32. [elektronikus dokumentum] [2010. május 14.] URL: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0502/tapolczai.html TÓTH Máté: Hazai ellátórendszerek egy országos vizsgálat adatainak tükrében = Könyvtári figyelő, 50. évf. 4. sz. (2004) p. 719-761. [elektronikus dokumentum] [2010. április 23.] URL: http://epa.oszk.hu/00100/00143/00053/toth.html VAJDA Kornél: Az állományapasztás néhány kérdése = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 2004. 13. évf. 1. sz. (2004) p. 3-14. [elektronikus dokumentum] [2010. május 23.]URL: http://www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0401/vajda.html VRANYECZ Tünde – DUBICKI, Eleonora: Az állományapasztás gyakorlati kérdései = Tudományos és műszaki tájékoztatás, 56. évf. 4. sz. (2009) p. 200-201. [elektronikus dokumentum] [2010. május 3.] URL: http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=5122&issue_id=503

139

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT 13.1.2 Külső URL hivatkozások http://antikvarium.lap.hu/ http://bibliografia.lap.hu/ http://epa.oszk.hu/01300/01367/00159/pdf/ http://keresok.wyw.hu/Konyvkereso/

http://konyvtar.lap.hu/felsooktatasi_konyvtarak/11227643 http://konyvtar.lap.hu/iskolai_konyvtarak/21619254 http://konyvtar.lap.hu/megyei_konyvtarak/11227630

http://konyvtar.lap.hu/szak-_egyeb_konyvtarak/11227635 http://konyvtar.lap.hu/varosi_konyvtarak/11227631 http://mnb.oszk.hu/ http://nektar1.oszk.hu/librivision_hun.html http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=97500003.KMA http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99700140.TV http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99800060.KOR http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0100064.TV http://odr.lib.unideb.hu/ http://odr.lib.unideb.hu/corvina/odr/wpac.cgi http://thomsonreuters.com/products_services/science/science_products/az/journal_citation_reports http://ww3.mokka.hu/ www.booksinprint.com/bip/ www.booksinprint2.com/ www.euroinfo.hu/az-euro-info-service-kft.html www.kello.hu www.ki.oszk.hu/107/e107_plugins/content/content.php?content.666 www.ki.oszk.hu/3k/19972006/valcikkek/valcikkek0505/etika.html www.ki.oszk.hu/minerva/ www.librotrade.hu/ www.nava.hu/szakmai/jogszabalyok/52_2007_gkm_okm.php www.oclc.org/global/default.htm www.omikk.bme.hu/main.php?folderID=895 www.oszk.hu/hun/konyvtar/szervfel/tajdoksz/mikfetar/mikfetar_index_hu.htm www.oszk.hu/index_hu.htm www.rkk.hu/rkk/konyvtar/gyarap/gyarapkonyv2010_01.pdf www.szerzoijog.net/

140

GYŰJTEMÉNYMENEDZSMENT. Kis-Tóthné Tóbik Krisztina Miklós Andrea

Recommend Documents