NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
2.
SOP tentang Persiapan Pemindahan Arsip dari Central File ke Unit Kerasipan SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip
PERINGATAN
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE
Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja Mengetahui prosedur pemberkasan Memiliki kemampuan dan menggunakan Jadwal Retensi Arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Jadwal Retensi Arsip Folder Tab/Guide Filling Cabinet Komputer
PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data pengurusan surat masuk secara manual
SOP PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE
No. 1.
2. 3.
Tahap Kegiatan Menerima dokumen arsip dan membaca tanda perintah “file” atau “simpan” yang diberikan oleh Wadek/Kepala Tata Usaha Pemeriksaan berkas (inspecting) Pembuatan indeks (indexing) Penyortiran (sorting) Pemberkasan (filling system) Pembuatan konsep daftar isi berkas dan daftar arsip aktif b. Menerima daftar arsip aktif dari Kabag/Kajur yang kegiatannya telah selesai untuk diperiksa kelengkapan dan kesesuaian antara fisik arsip dengan daftar arsip aktif (maksimal 3 bulan setelah pelaksanaan kegiatan) c. Melaksanakan pengelompokkan arsip yang memiliki kesamaan masalah untuk diberkaskan ulang d. Menyusun daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas e. Menata fisik arsip sesuai dengan daftar arsip yang baru dan menyampaikan daftar arsip aktif f. Menyimpan daftar arsip aktif dengan baik, melaksanakan revisi apabila ada penambahan arsip. Memberikan persetujuan terhadap konsep/draft daftar berkas dan daftar isi berkas Menyampaikan daftar arsip aktif setiap enam bulan sekali kepada unit kearsipan Norma waktu : 80 menit
Pelaksana Penata WR/ Arsip Kabag TU
Kelengkapan
Mutu Baku Waktu
Output
a.
Berkas, Folder, Sekat/Guide Primer/ Sekunder/tersier /Filling Cabinet, Daftar Arsip dari Unit Kerja, Komputer
30 menit/ 1 folder
Arsip tertata dengan rapi, daftar arsip aktif di Central File (Wadek/ Kabiro)
Konsep Daftar Arsip Central File Daftar Arsip Central File
30 menit
Daftar Arsip Central File Daftar Arsip Aktif
20 menit
Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
Keterangan
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP Tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip SOP Tentang Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip
PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Record Center
Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan menilai arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Klasifikasi Arsip JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP TENTANG PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT KERJA KE RECORD CENTER Pelaksana No
1
2 3 4
5
6 7
8
Tahap Kegiatan
Menerima permohonan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah dan mengarahkan untuk ditindaklanjuti. Menerima disposisi dan mengarahkan untuk melaksanakan koordinasi dengan unit pengolah Berkoordinasi dengan Arsiparis untuk melaksanakan survey ke unit pengolah a. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian antara fisik arsip yang ada di dalam boks dengan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan serta melaporkannya. b. Menyiapkan tempat penyimpanan arsip yang akan dipindahkan a. Memeriksa dan melaporkan hasil verifikasi daftar arsip inaktif yang dipindahkan. b. Membuat konsep berita acara pemindahan arsip. Memeriksa dan menyampaikan konsep berita acara pemindahan arsip untuk dimintakan persetujuan. a. Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif bersama dengan Wadek/Kabag unit pengolah b. Menerima arsip inaktif dari unit pengolah ke pusat arsip. Mengkoordinasi penyimpanan dan penataan arsip inaktif di Pusat Arsip Norma waktu : 300 menit
Dekan/ Direktur/ Kepala/Kepala Biro
Wadek/ Kabag
Mutu Baku Kasubag
Penata Arsip
Kelengkapan
Waktu
Output
Nota dinas, daftar arsip inaktif
15 menit
Disposisi
Arahan dan Daftar Arsip Inaktif Arahan dan Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Inaktif
30 menit
Disposisi
60 menit
Jadwal survei Daftar Arsip Inaktif yang sudah dikoreksi
Daftar Arsip Inaktif yang sudah dikoreksi Konsep berita acara
30 menit
Konsep berita acara
60 menit
Konsep berita acara, daftar arsip inaktif
15 menit
Konsep berita acara Arsip inaktif dan berita acara
Arsip Inaktif dan berita acara
60 menit
30 menit
Keterangan
1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm)
Arsip Inaktif 1 meter linier (5 dan berita boks ukuran 20 acara cm) Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip
PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Penataan Arsip Inaktif Teratur di Pusat Arsip
Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan menata arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Pola Klasifikasi Kemenristek JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP TENTANG PENATAAN ARSIP INAKTIF TERATUR
No 1.
Tahap Kegiatan
Penata Arsip
Kelengkapan
Mutu Baku Waktu
Output
Menerima perintah melaksanakan penataan arsip inaktif dari Wadek/sekretaris melalui Kepala Kabag TU Melaksanakan maneuver fisik meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip, menata fisik arsip ke dalam boks dan memberikan label atau kode pada folder arsip Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip ke dalam rak.
Disposisi
10 menit
Rencaan kerja
Pola klasifikasi arsip
120 menit
Peta lokasi simpan
4.
Melaksanakan labelling boks arsip
Label
5.
Melaksanakan Penyusunan daftar arsip yang meliputi : a. Menyempurnakan daftar arsip inaktif; b. Melakukan uji coba penemuan kembali arsip; c. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip; d. Meminta persetujuan dari Wadek/ Kabag. Melaporkan hasil penataan arsip inaktif di pusat arsip kepada Wadek
Pola klasifikasi, JRA
5 menit/meter linier 10 menit/meter linier 5 hari kerja (40 jam)
Arsip yang sudah dimanuver Arsip tersimpan dalam rak Boks yang telah diberi label Daftar arsip inaktif yang telah disetujui
2.
3.
6.
Norma waktu : 2665 menit
Daftar Arsip Inaktif yang telah disetujui
120 menit
Keterangan 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm)
Daftar arsip inaktif yang telah disetujui Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip SOP tentang Pemindahan dari Unit Kerja ke Pusat Arsip
PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Pusat Arsip
Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan menata arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Pola Klasifikasi Kemenristek JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PENATAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR TERATUR No
Tahap Kegiatan
1.
Menerima perintah melaksanakan penataan arsip inaktif dari Wadek/sekretaris melalui Kepala Kabag TU Melaksanakan Survei yang meliputi kegiatan Identifikasi Arsip, Penyusunan Skema penataan, Penyesuaian Struktur Organisasi dan Perhitungan Volume. Melaksanakan pemilahan yang meliputi kegiatan pemisahan arsip dan non arsip serta rekonstruksi informasi arsip berdasarkan skema yang telah ditetapkan. Melaksanakan deskripsi arsip
2.
Penata Arsip
Kelengkapan Disposisi
Mutu Baku Waktu 15 menit
Output Rencana kerja
1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm)
Rencana kerja dan struktur organisasi Skema penataan
180 menit
Lembar deskripsi
5 menit
Melaksanakan manajemen data meliputi kegiatan entry data, pengisian klasifikasi arsip dan pengelompokkan arsip (sortir) secara elektronik. Melaksanakan manajemen meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip, menata arsip ke dalam boks dan memberikan label atau kode pada folder arsip.
Pola klasifikasi arsip
60 menit
Pola klasifikasi arsip
60 menit
7.
Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip ke dalam rak
Peta lokasi simpan
5 menit
8.
Melaksanakan Labelling boks
Label
10 menit
9.
Melaksanakan penyusunan daftar arsip yang meliputi : a. Menyempurnakan daftar arsip inaktif; b. Melakukan uji coba penemuan kembali arsip; c. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip; d. Meminta persetujuan dari Wadek Melaporkan hasil penataan arsip inaktif di pusat arsip kepada kepala Bagian Arsip.
Pola klasifikasi, JRA
5 hari kerja (40 jam)
Daftar arsip inaktif yang telah disetujui
Daftar Arsip Inaktif yang telah disetujui
120 menit
Daftar arsip inaktif yang telah disetujui Kepala UPT Kearsipan Unnes,
3.
4. 5. 6.
10.
Norma waktu : 3035menit
180 menit
Arsip yang teridentifikasi Pengelompokkan arsip dan non arsip Deksripsi arsip
Keterangan
Daftar arsip sementara Arsip yang sudah dimanuver
1 berkas A meter linier (5 boks ukuran 20 cm)
Arsip yang tersimpan dalam rak Boks yang telah diberi label
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2.
1. 2. 3.
1. 2.
SOP tentang Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Pusat Arsip SOP tentang Penataan Arsip Aktif di Pusat Arsip SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip
PERINGATAN 3. Kesulitan Temu Balik Kembali 4. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Perawatan Arsip di Pusat Jasa Kearsipan
Mampu merestorasi sesuai dengan tingkat kerusakan arsip Mampu mengatasi keluhan/complain pasca layanan perawatan arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pola Klasifikasi Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data elektronik dan manual
SOP PERAWATAN ARSIP DI PUSAT JASA KEARSIPAN Pelaksana No 1
Kegiatan
5
Menerima dari Dekan/Direktur/Kepala surat keputusan tentang tim kerja perawatan arsip yang telah ditadatangani b. Memerintahkan untuk menindaklanjuti surat keputusan tentang tim kerja perawatan arsip kepada anggota tim. Mengarahkan untuk menyiapkan bahan dalam rangka persiapan kegiatan perawatan arsip. Membuat dan mendistribusikan undangan rapat pendahuluan perawatan arsip. a. Melakukan rapat pendahuluan dan pembagian tugas dipimpin oleh Wadek b. Melakukan kegiatan perawatan arsip, meliputi: 1) Menerima daftar fisik arsip yang akan direstorasi / alih media 2) Menyiapkan alat dan bahan restorasi / alih media arsip 3) Melaksanakan restorasi/ alih media arsip 4) Memeriksa fisik/daftar arsip yang telah direstorasi/alih media c. Menyusun konsep laporan kegiatan perawatan arsip dan menyerahkan kepada Kabag Melaporkan kegiatan perawatan arsip
6
Melaporkan kegiatan perawatan arsip
7
Menyetujui laporan perawatan kearsipan untuk ditindaklanjuti
2 3 4
Dekan
Wadek
Kepala TU
Mutu Buku Tim perawatan
UPT Kearsipan
Kelengkapan
Waktu
Output
a.
Norma waktu : 330 menit (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan per lembar adalah 30 menit)
SK Tim
30 menit
SK Tim
SK Tim, Disposisi Konsep Undangan
30 menit
Jadwal kegiatan Konsep Undangan
Undangan, Daftar Arsip simpan
Konsep laporan Konsep laporan Laporan
10 menit
30 menit per meter linier (sesuai kontrak)
Laporan Kegiatan Perawatan Arsip
10 menit
Konsep laporan
10 menit 10 menit
Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
Laporan Laporan
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP tentang Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kerja ke Pusat Arsip SOP tentang Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip
PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Peminjaman Arsip Inaktif di Record Center
Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan Penataan Arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Pola Klasifikasi Kemenristek JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF DI PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)
N o 1.
Tahap Kegiatan
2.
Menerima permintaan peminjaman arsip dan memerintahkan untuk memproses permintaan tersebut Berkoordinasi untuk memproses peminjaman arsip
3.
a.
4. 5
6.
Melakukan pencarian arsip yang akan dipinjam melalui Daftar Arsip Inaktif secara elektronik maupun manual b. Meletakkan out indicator ke dalam boks arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam c. Mencatat permintaan peminjaman arsip ke dalam Buku Peminjaman d. Menyerahkan arsip inaktif yang akan dipinjam kepada Peminjam. Menandatangani bukti penerimaan arsip dalam Buku Peminjaman. a. Mengontrol waktu pengembalian arsip dan melakukan konfirmasi kepada Peminjam b. Menerima arsip yang sudah dikembalikan dengan memeriksa kesesuaian antara arsip dengan catatan peminjaman c. Menyimpan kembali arsip yang sudah dikembalikan ke tempat semula, dengan mengambil out indicator. Melaporkan hasil kegiatan peminjaman arsip inaktif secara periodik. Norma waktu : 250 menit
Kepala UPT
Pelaksana Koordinator Layanan dan Arsiparis Informasi
Mutu Baku Peminjam
Kelengkapan
Waktu
Output
Nota dinas, daftar arsip pindah Disposisi da Daftar Arsip yang dipinjam, daftar arsip pindah
15 menit
Disposisi
60 menit
Disposisi
Daftar Arsip Inaktif, out indicator, daftar arsip yang dipinjam, Buku Peminjaman
25 menit
Arsip yang dipinjam
Buku Peminjaman
5 menit
Buku Peminjaman dan arsip yang dipinjam
25 menit
Daftar arsip yang dipinjam
Arsip yang dipinjam
Arsip yang dipinjam
120 menit
Laporan peminjaman arsip inaktif Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
Keterangan
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4. 5.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Arsip SOP tentang Penyerahan Arsip Inaktif
PERINGATAN 1. Pemusnahan harus dilakukan minimal 1 tahun sekali. 2. In efisiensi baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Pemusnahan Arsip Inaktif di Records Center
Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan menilai Arsip Mampu melaksanakan pemusnahan arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Pola Klasifikasi Kemenristek JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip Usul Musnah bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTER Pelaksana Koordinator Layanan dan Arsiparis Informasi
Mutu Baku Panitia Penilai Arsip
Kepala Biro Umum
No
Tahap Kegiatan
1
Memerintahkan untuk melakukan koordinasi kegiatan pemsunahan arsip dan membentuk panitia penilai arsip Mengkoordinasikan kegiatan pemusnahan arsip dan memantau daftar arsip inaktif yang retensi simpannya habis Melakukan penyeleksian arsip dan pembuatan daftar arsip usul musnah, kemudian melaporkannya. Menerima dan mengoreksi Daftar usul kemudian menyampaikannya.
Daftar Arsip Inaktif
10 menit
SK Tim
SK Tim
15 menit
Disposisi
Daftar Arsip Inaktif, JRA Daftar arsip usul musnah
165 menit/boks 10 menit
5
Melaporkan penilaian.
60 menit
6
Melakukan penilaian daftar arsip usul musnah
Nota Dinas, Daftar arsip usul musnah Daftar arsip usul musnah
Daftar arsip usul musnah Daftar arsip usul musnah yang telah dikoreksi Laporan
60 menit/boks
Pertimbangan tertulis
7
a.
2
3 4
8
9.
daftar usul musnah untuk dilakukan
Menerima hasil penilaian daftar arsip usul musnah dan menyampaikan kepada Kepala UPT Kearsipan untuk meminta persetujuan tertulis dari Rektor b. Menerima persetujuan tertulis dari Rektor melalui WR II yang telah mendapatkan persetujuan dan telaah pemusnahan arsip. c. Memerintahkan untuk menyiapkan berita acara Membuat konsep berita acara pemusnahan arsip dan menyampaikan kembali. a.
b.
Menerima konsep berita acara pemusnahan arsip dan menandatangani Berita Acara tersebut bersama dengan Biro Hukum dan Kepegawaian serta Inspektorat Memerintahkan untuk melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip
Kepala UPT
Kelengkapan
Waktu
Output
Pertimbangan tertulis
1 hari
Persetujuan tertulis Rektor
Persetujuan tertulis Rektor melalui WR II
30 menit
Daftar Arsip Musnah, Konsep Berita Acara
60 menit
Daftar Arsip Musnah, Berita Acara yang telah ditandatangani
Konsep Berita Acara
Ketera ngan
10 .
Melaksanakan pemusnahan arsip dan menyusun laporan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Norma waktu : 740 menit
Daftar Arsip 30 menit Laporan Evaluasi, Musnah, Berita Dokumentasi Acara yang pemusnahan telah arsip ditandatangani Kepala UPT Kearsipan Unnes,
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH
UPT KEARSIPAN UNNES DASAR HUKUM 1.
NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN
1. 2. 3. 4.
1. 2.
1. 2. 3. 4.
SOP tentang Pemusnahan Arsip Inaktif di Pusat Arsip SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Arsip
PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia
Tahun 2016 2016 Kepala UPT Kearsipan
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002 Penyerahan Arsip Statis
Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja Mampu merencanakan kegiatan Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi Memiliki kemampuan menilai Arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN Organisasi dan Tata Kerja Unnes Pola Klasifikasi Kemenristek JRA Tata Naskah Dinas Kemenristek
PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PENYERAHAN ARSIP STATIS Pelaksana No
Tahap Kegiatan
1.
6.
Mengarahkan untuk melakukan pendataan dan penilaian arsip statis dan membentuk Panitia Penilai Arsip. Mengkoordinasikan arsiparis untuk melakukan pendataan dan penilaian arsi statis. Melakukan penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah kemudian melaporkannya. Menerima dan mengoreksi Daftar Arsip Usul Serah kemudian menyampaikannya. Melaporkan daftar arsip usul serah untuk dilakukan penilaian. Melakukan penilaian terhadap arsip usul serah
7.
a.
2. 3. 4. 5.
b.
c.
Menerima hasil penilaian daftar arsip serah dan menyampaikan kepada Kepala UPT Kearsipan. Menerima hasil verifikasi daftar usul serah dari Kepala UPT Kearsipan untuk meminta penetapan arsip yang akan diserahkan oleh Rektor melalui WR II. Memerintahkan untuk menyiapkan berita acara.
8.
Membuat konsep berita acara penyerahan arsip dan menyampaikan kembali.
9.
a. b.
Menyampaikan berita acara serah terima arsip statis untuk ditandatangani oleh UPT Kearsipan dan Rektor. Melaksanakan serah terima arsip statis Norma waktu : 3360 menit Untuk 1 lembar linier (5 boks arsip ukuran 20 cm)
Wadek/ Kabag Sekretaris TU
Arsiparis
Mutu Baku Panitia Kepala Penilai UPT Arsip Kearsipan
Kelengkapan
Waktu
Daftar Arsip Inaktif dan JRA Disposisi
Output
15 menit
SK Tim
20 menit
Disposisi
Daftar Arsip Inaktif 165 menit/ Daftar arsip usul dan JRA boks serah Daftar Arsip Usul 120 menit Daftar arsip usul Serah serah Nota Dinas, Daftar 60 menit Daftar arsip usul Arsip usul serah serah Daftar arsip usul 60 menit/ Surat serah boks Pertimbangan Surat pertimbangan panitia, telaah penetapan arsip Persetujuan dan konsep 45 menit usul serah persetujuan dari Rektor Kepala UPT Kearsipan Persetujuan usul 30 menit Daftar Arsip serah Rektor Statis, konsep melalui WR II Berita Daftar Arsip Statis Arsip statis yang beserta diserahkan 120 menit lampirannya dan berserta Berita Acara daftarnya Kepala UPT Kearsipan Unnes
Drs. Muhsin, M.Si NIP. 195411011980031002
Keterangan
