Groupware Server 6. Příručka uživatele

Groupware Server 6 Příručka uživatele

Groupware Server 6 – Příručka uživatele

Obsah Groupware Server........................................................................................................................................... 10 Charakteristika vlastností Groupware Serveru.............................................................................................. 10 Přehled o událostech................................................................................................................................ 10 Události dne ........................................................................................................................................ 10 InfoPanel............................................................................................................................................. 10 Poštovní komunikace a příjem informací ................................................................................................. 10 Elektronická pošta ............................................................................................................................... 10 Instant Messaging Server..................................................................................................................... 10 Ochrana proti počítačovým virům........................................................................................................ 10 Ochrana před nevyžádanou poštou filtrem Commtouch ........................................................................ 11 Další ochrana před spamy, malware a nevyžádanými zásilkami............................................................ 11 Příjem informací pomocí RSS kanálů................................................................................................... 11 Plánovací kalendář .................................................................................................................................. 11 Soukromé kalendáře a jejich sdílení ..................................................................................................... 11 Plánování událostí a zadávání úkolů..................................................................................................... 11 Databáze kontaktů................................................................................................................................... 12 Úložiště dokumentů................................................................................................................................. 12 Fulltextové vyhledávání .......................................................................................................................... 12 Správa a administrace Groupware Serveru................................................................................................... 12 Vnější návaznosti........................................................................................................................................ 12 Spolupráce s klientským poštovním programem Mozilla Thunderbird...................................................... 13 Integrace s 602Office .............................................................................................................................. 13 Outlook konektor .................................................................................................................................... 13 Spuštění a přihlášení ....................................................................................................................................... 14 Prostředí Groupware Serveru .......................................................................................................................... 15 Okno a jeho části......................................................................................................................................... 15 Prostředky pro vyhledávání ......................................................................................................................... 16 Nastavení výchozího modulu....................................................................................................................... 16 Co se stalo právě dnes ... ? .............................................................................................................................. 17 Nastavení modulu Dnes............................................................................................................................... 17 Hodiny a kalendář....................................................................................................................................... 18 Upozornění na došlou poštu ........................................................................................................................ 18 Úkoly ......................................................................................................................................................... 18

2

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Nové dokumenty......................................................................................................................................... 18 Aktuální události v kalendáři....................................................................................................................... 18 Elektronická pošta .......................................................................................................................................... 19 Váš poštovní úřad ....................................................................................................................................... 19 Seznamy zásilek.......................................................................................................................................... 19 Položky v seznamech .............................................................................................................................. 20 Aktualizace seznamu............................................................................................................................... 20 Listování seznamem................................................................................................................................ 20 Možnosti nastavení seznamů ................................................................................................................... 21 Setřídění seznamu ................................................................................................................................... 21 Vyhledávání............................................................................................................................................ 21 Vyhledávání v seznamu podle odesílatele a identifikačního řetězce zásilky........................................... 21 Fulltextové vyhledávání v prostředí Groupware Serveru....................................................................... 22 Výběr zásilek .......................................................................................................................................... 23 Mazání zásilek ze seznamů...................................................................................................................... 23 Další akce, které lze provádět přímo v seznamech zásilek ........................................................................ 23 Doručená pošta ........................................................................................................................................... 23 Jak poznáte, že vám byla doručena zásilka? ............................................................................................. 23 Aktualizace seznamu došlé pošty............................................................................................................. 24 Prohlížení přijaté zásilky ......................................................................................................................... 24 Vlastnosti zásilky .................................................................................................................................... 25 Listování zásilkami ................................................................................................................................. 26 Zásilky s přílohou.................................................................................................................................... 26 Odpověď na zásilku................................................................................................................................. 26 Postoupení zásilky................................................................................................................................... 26 Využití různých části zásilky ................................................................................................................... 27 Odpadkový koš ........................................................................................................................................... 27 Velmi užitečný postup............................................................................................................................. 27 Pravidla pro třídění zásilek.......................................................................................................................... 28 Vytvoření nového pravidla ...................................................................................................................... 28 Úpravy pravidel ...................................................................................................................................... 29 Vytvoření a odeslání zásilky........................................................................................................................ 30 Specifikace adresy................................................................................................................................... 30 Identifikační řetězec zásilky .................................................................................................................... 31 Píšeme dopis ........................................................................................................................................... 31 Formátované a neformátované dopisy .................................................................................................. 31 Nastavení výchozího formátu............................................................................................................... 31 Kontrola pravopisu .............................................................................................................................. 32 Textový podpis.................................................................................................................................... 32 Doporučená zásilka ............................................................................................................................. 33

3

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Priorita zásilky .................................................................................................................................... 33 Uložení rozpracované zásilky do složky konceptů.................................................................................... 34 Vytváříme přílohu ................................................................................................................................... 34 Odeslání zásilky...................................................................................................................................... 35 Seznamy pošty odeslané a dosud neodeslané ............................................................................................... 36 Výstupní fronta ....................................................................................................................................... 36 Vymazání, odložení a oživení zásilky .................................................................................................. 36 Vlastnosti zásilky ................................................................................................................................ 36 Seznam odeslané pošty........................................................................................................................ 36 Sdílená pošta............................................................................................................................................... 36 Nevyžádaná pošta ....................................................................................................................................... 37 Složka Nevyžádaná pošta ........................................................................................................................ 37 Ruční označení zásilky jako spam............................................................................................................ 37 Bayesovský filtr ...................................................................................................................................... 37 Černá a bílá listina................................................................................................................................... 37 Ruční plnění........................................................................................................................................ 38 Poloautomatické plnění Bílé listiny...................................................................................................... 38 Poštovní přihrádky...................................................................................................................................... 38 Založení a vymazání poštovní přihrádky.................................................................................................. 38 Kopírování a přesuny zásilek do přihrádek............................................................................................... 39 Přejmenování poštovní přihrádky ............................................................................................................ 40 Filtry pro zobrazení seznamů zásilek ........................................................................................................... 40 Archív zásilek............................................................................................................................................. 42 Digitální podpis a šifrování zásilek (SMIME).............................................................................................. 42 Prohlížení podepsané zásilky................................................................................................................... 42 Vytvoření podepsané zásilky ................................................................................................................... 42 Prohlížení šifrované zásilky..................................................................................................................... 42 Vytvoření šifrované zásilky ..................................................................................................................... 43 Vytváření nových úkolů a událostí............................................................................................................... 43 Instant Messaging ........................................................................................................................................... 44 RSS kanály..................................................................................................................................................... 46 Přihlášení k odběru informací z RSS kanálu ................................................................................................ 46 Sdílené RSS kanály..................................................................................................................................... 48 Přístupová práva u sdílených RSS kanálů................................................................................................. 48 Plánovací kalendář.......................................................................................................................................... 49 Okno kalendářů........................................................................................................................................... 49 Kalendáře, události a úkoly ......................................................................................................................... 49 Navigační kalendář v levém podokně....................................................................................................... 50 Zobrazení kalendářů................................................................................................................................ 50 Denní kalendář .................................................................................................................................... 50

4

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Týdenní kalendář................................................................................................................................. 50 Měsíční kalendář ................................................................................................................................. 50 Roční kalendář .................................................................................................................................... 50 Zjišťování dostupnosti uživatelů.............................................................................................................. 50 Sdílení údajů v kalendářích a záznamů o úkolech..................................................................................... 51 Odesílání záznamů z kalendáře elektronickou poštou ............................................................................... 52 Události ...................................................................................................................................................... 53 Vložení nové události.............................................................................................................................. 53 Úprava záznamu o události...................................................................................................................... 55 Sledování a kontrola událostí................................................................................................................... 56 Úkoly ......................................................................................................................................................... 57 Vložení nového úkolu.............................................................................................................................. 57 Úprava záznamu o úkolu ......................................................................................................................... 58 Sledování a kontrola úkolů ...................................................................................................................... 59 Úkol byl splněn ....................................................................................................................................... 59 Dokumenty vždy po ruce ................................................................................................................................ 60 Úložiště dokumentů .................................................................................................................................... 60 Vlastní úložiště dokumentů ......................................................................................................................... 60 Vytvoření nové složky............................................................................................................................. 60 Jak novou složku založíte? ...................................................................................................................... 61 Vymazání složky..................................................................................................................................... 61 Přejmenování složky ............................................................................................................................... 61 Vkládání souborů do složek..................................................................................................................... 62 Zobrazení položek ve složce .................................................................................................................... 62 Výběr souborů......................................................................................................................................... 62 Manipulace se soubory ve složce ............................................................................................................. 63 Zobrazení souboru............................................................................................................................... 63 Kopírování souborů............................................................................................................................. 63 Přesouvání souborů do jiné složky ....................................................................................................... 63 Mazání souborů................................................................................................................................... 63 Stažení souborů z úložiště v komprimovaném tvaru ............................................................................. 63 Odeslání souborů poštou...................................................................................................................... 64 Vlastnosti souboru nebo složky............................................................................................................ 64 Sdílené dokumenty...................................................................................................................................... 64 Přístupová práva ke sdíleným dokumentům ............................................................................................. 66 Otevření složky ve webovém okně .............................................................................................................. 66 Otevření složky protokolem FTP................................................................................................................. 67 Kontakty......................................................................................................................................................... 69 Co přináší seznam kontaktů......................................................................................................................... 69 Struktura ukládání kontaktů......................................................................................................................... 69

5

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Kontakty a vizitky....................................................................................................................................... 70 Zobrazení obsahu složek jako kontakty.................................................................................................... 70 Zobrazení obsahu složek jako vizitky....................................................................................................... 70 Výběr kontaktů nebo vizitek.................................................................................................................... 70 Kontakty..................................................................................................................................................... 70 Struktura složek ...................................................................................................................................... 70 Vytvoření nové složky pro ukládání kontaktů .......................................................................................... 70 Vymazání složky s kontakty .................................................................................................................... 71 Přejmenování složky ............................................................................................................................... 71 Kontakty ve složkách .................................................................................................................................. 72 Vytvoření nového kontaktu...................................................................................................................... 72 Údaje zadávané na kartě Rozšířené ...................................................................................................... 73 Údaje zadávané na kartě Aktivity......................................................................................................... 73 Údaje zadávané na kartě Odkazy.......................................................................................................... 74 Údaje zadávané na kartě Certifikáty..................................................................................................... 74 Uložení kontaktu do složky.................................................................................................................. 75 Import kontaktů ze souboru ..................................................................................................................... 75 Kopírování a přesuny kontaktů mezi složkami ......................................................................................... 76 Vymazání kontaktů.............................................................................................................................. 76 Práce s distribučními seznamy kontaktů....................................................................................................... 76 Vytvoření distribučního seznamu............................................................................................................. 76 Kopírování nebo přesun kontaktů do distribučního seznamu..................................................................... 77 Vymazání kontaktů z distribučního seznamu............................................................................................ 77 Sdílené složky s kontakty ............................................................................................................................ 77 Přístupová práva...................................................................................................................................... 77 Zobrazení ve tvaru vizitek ........................................................................................................................... 78 Vizitky a seznam kontaktů....................................................................................................................... 78 Zobrazení vizitek..................................................................................................................................... 78 Využití kontaktů v praxi.............................................................................................................................. 79 Využití adres pro kontakt se spolupracovníky .......................................................................................... 79 Tisk vizitek ............................................................................................................................................. 79 Vizitky mimo prostředí Groupware ............................................................................................................. 80 Uložení údajů do souboru ve formátu vCard ............................................................................................ 80 Zpracování údajů v jiné aplikaci .............................................................................................................. 80 Nastavení prostředí ......................................................................................................................................... 82 Nastavení obecných parametrů.................................................................................................................... 82 Místní nastavení ...................................................................................................................................... 82 Změna přístupových parametrů................................................................................................................ 82 Výchozí modul aplikace .......................................................................................................................... 82 Barevné schéma pro zobrazení oken ........................................................................................................ 82

6

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Způsob hlášení zpráv............................................................................................................................... 83 Vysypávání koše ..................................................................................................................................... 83 Obsazený prostor..................................................................................................................................... 83 Nastavení modulu Dnes............................................................................................................................... 84 Zobrazení okna Dnes............................................................................................................................... 84 Zobrazení částí okna............................................................................................................................ 84 Pořadí zobrazení položek..................................................................................................................... 84 Intervaly zobrazení .............................................................................................................................. 84 Počet řádků v informacích o úkolech.................................................................................................... 84 Navigační část ..................................................................................................................................... 84 Sledování pošty........................................................................................................................................... 84 Sledování složek dokumentů ....................................................................................................................... 84 Správa skupin uživatelů............................................................................................................................... 85 Nastavení pošty........................................................................................................................................... 86 Obecné nastavení .................................................................................................................................... 86 Seznamy zásilek .................................................................................................................................. 86 Nastavení editoru dopisů ..................................................................................................................... 86 Textový podpis.................................................................................................................................... 87 Nastavení pro Outlook konektor a IMAP klienty.................................................................................. 87 Nastavení pravidel pro zpracování došlé pošty......................................................................................... 87 Vytvoření nového pravidla................................................................................................................... 87 Úpravy pravidel................................................................................................................................... 88 Nastavení spamového filtru ..................................................................................................................... 89 Složka Nevyžádaná pošta .................................................................................................................... 89 Ruční označení zásilky jako spam........................................................................................................ 89 Bayesovský filtr .................................................................................................................................. 90 Černá a bílá listina............................................................................................................................... 90 Ruční plnění........................................................................................................................................ 90 Poloautomatické plnění Bílé listiny...................................................................................................... 91 Certifikáty pro digitální podpis a šifrování ............................................................................................... 92 Nastavení Kalendáře ................................................................................................................................... 93 Sdílení kalendářů..................................................................................................................................... 93 Sdílení úkolů........................................................................................................................................... 93 Nastavení pro úložiště dokumentů ............................................................................................................... 94 Nastavení pro Kontakty............................................................................................................................... 94 Zobrazení seznamu kontaktů ................................................................................................................... 94 Zobrazení vizitek..................................................................................................................................... 94 Spuštění antivirové kontroly............................................................................................................................ 95 Co se má kontrolovat?................................................................................................................................. 95 Nastavení parametrů kontroly...................................................................................................................... 95

7

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Spuštění kontroly ........................................................................................................................................ 96 Informace o připojeních a stahování doplňků............................................................................................... 97 Instalace Outlook konektoru .................................................................................................................... 97 Instalace podpory SMAPI........................................................................................................................ 97 Instalace aplikace InfoPanel .................................................................................................................... 97 Instalace rozšíření pro Mozilla Thunderbird............................................................................................. 98 Informace o připojení k poštovním klientům............................................................................................ 98 Informace o připojení k IM klientům ....................................................................................................... 98 Odhlášení ....................................................................................................................................................... 99 Návaznost na Mozilla Thunderbird................................................................................................................ 101 Rozšíření Groupware pro Mozilla Thunderbird.......................................................................................... 101 Instalace konektoru ................................................................................................................................... 101 Nastavení po instalaci ............................................................................................................................... 102 Nástrojový panel....................................................................................................................................... 102 Synchronizace kontaktů ............................................................................................................................ 103 Aktualizace rozšíření................................................................................................................................. 104 Přechod z Outlook Express do Mozilla Thunderbird .................................................................................. 105 Import kontaktů..................................................................................................................................... 105 Hromadná korespondence ......................................................................................................................... 106 Napojení databáze kontaktů Thunderbird............................................................................................... 106 Hromadná korespondence...................................................................................................................... 106 Outlook konektor.......................................................................................................................................... 107 Oprávnění pracovat s Outlook konektorem ................................................................................................ 107 Instalace Outlook konektoru...................................................................................................................... 107 Vytvoření účtu v Outlooku ........................................................................................................................ 109 Přihlášení ke Groupware ........................................................................................................................... 110 Groupware v prostředí Outlooku ............................................................................................................... 111 Další části Outlooku a zobrazení položek z Groupware.............................................................................. 112 Upřesnění nastavení účtu........................................................................................................................... 113 Všeobecná nastavení ............................................................................................................................. 113 Upřesnění údajů pro připojení................................................................................................................ 113 Výběr zobrazovaných složek ................................................................................................................. 114 Složky pro odesílání a příjem zásilek elektronické pošty ........................................................................ 114 Upřesňující nastavení ............................................................................................................................ 115 Informace o programu ........................................................................................................................... 115 Formát odesílaných zásilek.................................................................................................................... 115 Obecná návaznost Groupware a MAPI aplikace Microsoft Outlook ............................................................... 116 Přenos kontaktních informací do prostředí Outlooku.................................................................................. 116 Manipulace na straně Groupware........................................................................................................... 116 Odeslání záznamu o kontaktu z okna pro přípravu kontaktu................................................................ 116

8

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Odeslání záznamů o kontaktech ze seznamu kontaktů v okně Kontakty .............................................. 116 Příprava zásilky................................................................................................................................. 117 Manipulace na straně Outlooku.............................................................................................................. 117 Přenos kontaktních informací do prostředí Groupware............................................................................... 119 Přenos události spolupracovníkovi do Outlooku......................................................................................... 121 Přenos události z Outlooku do Groupware ................................................................................................. 124 InfoPanel ...................................................................................................................................................... 127 Instalace ................................................................................................................................................... 127 Okénko InfoPanelu ................................................................................................................................... 127 Kontextová nabídka............................................................................................................................... 127 Nastavení prostředí ................................................................................................................................... 128 Signalizace aktivity v modulech Groupware .............................................................................................. 128 Obecný přístup k dokumentům...................................................................................................................... 129 Protokol WebDAV.................................................................................................................................... 129 Adresa pro WebDAV přístup................................................................................................................. 129 Příklad adresy.................................................................................................................................... 129 Využití WebDAV přímo ve Windows.................................................................................................... 130 Zásuvný modul WebDAV pro Total Commander................................................................................... 131 Instalace............................................................................................................................................ 131 Použití............................................................................................................................................... 131 Zjednodušení přístupu u některých programů......................................................................................... 133 Microsoft Office................................................................................................................................ 133 602Office .......................................................................................................................................... 133 Příklad uložení souboru do Groupware .............................................................................................. 133 Přístup protokolem FTP ............................................................................................................................ 135 Jak zjistíte adresu pro FTP přístup ......................................................................................................... 135 Přístup pomocí webového prohlížeče ..................................................................................................... 135 Práce s protokolem FTP pomocí klientských programů .......................................................................... 136 Total Commander.................................................................................................................................. 136 FileZilla ................................................................................................................................................ 136 Využití SimpleMAPI .................................................................................................................................... 138 Posílání souborů........................................................................................................................................ 138 Poštovní odkazy na webových stránkách ................................................................................................... 139

9


Groupware Server Groupware Server 6 je bezpečný komunikační server pro firemní elektronickou komunikaci se zaměřením na efektivní týmovou spolupráci. Nabízí řadu pokročilých funkcí, jako jsou prostředky pro správu databáze kontaktů, úložiště dokumentů a další. Jeho uživatelským rozhraním mohou být webové prohlížeče Microsoft Explorer nebo Mozilla Firefox.

Charakteristika vlastností Groupware Serveru Přehled o událostech Události dne Ve výchozím nastavení je po načtení okna Groupware Serveru do webového prohlížeče zobrazeno okno modulu Dnes. Zde je zobrazen přehled o přijaté a dosud neprohlédnuté poště, o úkolech, které vás aktuálně očekávají a podobně. To vám umožní být rychle „v obraze“ – například na začátku pracovního dne, po návratu z oběda či cestě mimo pracoviště. V průběhu dne se zobrazené údaje podle potřeby aktualizují. Z modulu Dnes je také možné spouštět antivirový skener stanice (ActiveX).

InfoPanel InfoPanel je externí nadstavba, která dohlíží nad činností modulů Groupware Serveru v době, kdy s nimi přímo nepracujete. Kontroluje například, zda vám nebyla doručena nějaká poštovní zásilka nebo zda není třeba připomenout plnění nějakého úkolu. Pokud ano, zobrazí se vám upozornění a vy můžete přejít do okna příslušného modulu Groupware Serveru a tam provést potřebné úkony. InfoPanel zobrazuje zprávy o došlých poštovních zásilkách, dále o dokumentech, které byly vloženy a nasdíleny uživatelům, pak ještě o aktuálních položkách v kalendáři a úkolech, které je třeba dokončit v daném termínu. Obsah modulů je InfoPanelem na aktuálnost kontrolován periodicky vždy po dvou minutách.

Poštovní komunikace a příjem informací Elektronická pošta Implementovaný poštovní server poskytuje všem uživatelům veškeré obvyklé komunikační služby. Uživatelské rozhraní pro vytváření dopisů je vybaveno prostředky pro kontrolu pravopisu. Velká pozornost je věnována ochraně před počítačovými viry, nevyžádanou poštou (spamem) a zásilkami s nebezpečnými přílohami. Lze rovněž blokovat příchozí zásilky od určitých uživatelů či serverů. K zabezpečení zásilek lze používat šifrování a digitální podpis. K dispozici je centrální archív veškeré komunikace. Z technického hlediska jsou podporovány standardy SMTP, IMAP a POP3 včetně SSL zabezpečení. Doručenou poštu může každý uživatel zpracovávat také libovolným programem podporujícím protokoly POP3 a IMAP; může tedy například pomocí programů Mozilla Thunderbird (POP3) nebo Outlook (MAPI) kontrolovat obsah své poštovní schránky z domova. Pro týmovou práci lze vytvořit strukturu sdílených složek, které jsou uživatelům dostupné podle nastavených přístupových práv. K automatickému rozčlenění příchozí pošty do složek ve funkci poštovních přihrádek lze specifikovat samočinně pracující filtry.

Instant Messaging Server Groupware Server vám dává k dispozici vestavěný Instant Messaging Server. Jeho úkolem je umožnit přímou komunikaci mezi uživateli formou psaného dialogu. Vedle textových zpráv ovšem umožňuje využití dalších komunikačních nástrojů. Veškerá komunikace se archivuje a zapsané dialogy lze zpětně fulltextově vyhledat. Instant Messaging Server je v Groupware Serveru je neveřejný a jeho služby mohou využívat jen uživatelé tohoto serveru. Instant Messaging implementovaný v Groupware Serveru je postaven na protokolu Jabber. Na svůj počítač si uživatel musí nejprve nainstalovat klientský program, který tento komunikační protokol podporuje (např. PSI, Gajim, Qip, Pitgin, Jabbin – viz www.jabber.org/clients).

Ochrana proti počítačovým virům

10

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Antivirová kontrola je v prostředí Groupware Serveru implementována ve formě programu BitDefender pracujícího jako online skener. Ten prověřuje veškeré složky, soubory i sdílené dokumenty, dále pak také paměť a speciální oblasti disků. Tím vás chrání proti ohrožení působením virů. V případě ohrožení BitDefender poskytne nástroje pro léčení infekce. Antivirová kontrola se vztahuje i na soubory v dokumentovém úložišti, tedy jak na nově vkládané soubory, tak průběžná kontrola vašich dat na základě informací z posledních aktualizací programu BitDefender.

Ochrana před nevyžádanou poštou filtrem Commtouch Filtr Commtouch se v reálném čase (okamžiku přijetí) vznese na poštovní zásilku dotaz do databáze umístěné na centrálních serverech společnosti Commtouch, obsahující aktuální informace o rozesílaných spamech a hromadných zásilkách. Podle odpovědi pak zásilku klasifikuje jako spamovou, hromadnou (potenciálně spamovou) nebo nezávadnou.

Další ochrana před spamy, malware a nevyžádanými zásilkami Dalšími prostředky pro rozlišení nevyžádané pošty jsou v prostředí Groupware Serveru ještě:  Bayesiánský filtr – samoučicí se filtr, jehož spamová databáze vychází z klasifikace zásilek prováděné přímo v prostředí Groupware Serveru.  DNSBL servery – tato funkce umožňuje blokování příjmu zásilek od konkrétních, uživatelem stanovených odesílatelů nebo serverů.  Černá a bílá listina – zde můžete udržovat seznamy zakázaných a povolených adres

Příjem informací pomocí RSS kanálů Pomocí tzv. RSS kanálů můžete vyžádat informace poskytující neustále aktuální přehled o novinkách zveřejněných na vámi vybraných webových stránkách. Groupware Server obsahuje integrovanou čtečku obsahu těchto kanálů, takže se na stránkách jen přihlásíte k odběru informací a potom informujete Groupware Server o adrese, ze které je budete odebírat. Informace získané pomocí RSS kanálů pak vidíte ve formě obdobné poštovním zásilkám – obsahují náhled (anotaci) příslušného článku s adresou stránky, kde článek najdete kompletní. Přijaté informace se mohou vkládat do soukromých i sdílených složek, podobně jako zásilky elektronické pošty.

Plánovací kalendář Soukromé kalendáře a jejich sdílení Jednotliví uživatelé mají k dispozici plánovací kalendáře, do kterých zaznamenávají údaje o svém pracovním vytížení a dostupnosti – například o tom, že dotyčný má v určité době neodkladnou práci, že bude služebně mimo kancelář nebo na dovolené. Užitečnou vlastností plánovacího kalendáře je možnost přímého převodu přijaté poštovní zásilky na událost či úkol. Informace takto podchycené v kalendářích lze několika způsoby sdílet tak, aby zaměstnanci věděli, kdy jejich kolegové budou či nebudou dostupní a nadřízení mohli podřízeným efektivně ukládat úkoly.  Každý si může o každém vyžádat údaje o jeho dostupnosti v zadaném časovém období – dozví se tak třeba, kdy má kolega dovolenou nebo zda bude mít čas, aby se s ním poradil o řešení nějakého problému. Podobně lze sledovat i sdílení prostředků (dostupnost konferenční místnosti, vozidla a podobně).  Každý může jednotlivým kolegům nastavit právo číst a právo zapisovat do jeho vlastního kalendáře a také jinému uživateli (nadřízenému) povolit, aby mu mohl zadávat úkoly. Pak může nadřízený podřízenému přímo do jeho kalendáře zapsat nějaký úkol; úkolovaný je o tom informován služební poštovní zásilkou. Takto lze také sezvat na schůzku větší počet lidí – nějaký řešitelský tým a podobně.  Údaje zapsané do kalendářů lze pomocí elektronické pošty odesílat ve formě příloh ve formátu iCal uživatelům jiných komunikačních programů, například Microsoft Outlook či Mozilla Sunbird – a také od nich takové údaje přijímat.

Plánování událostí a zadávání úkolů V prostředí modulu pro práci s kalendáři lze zadávat úkoly. Tak lze popsat (obvykle) dlouhodobější procesy – například práci na nějakém projektu, kde nemusí být předem přesně dáno, kdy má být úkol splněn.). Dále je možné specifikovat události – zde se jedná o jednoznačně časově ohraničené akce (např. porada probíhající v daný den a hodinu, dovolená apod.).

11

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Abychom si to více ujasnili – Velký Šéf vám zadá, abyste napsali dokumentaci k nějakému produktu, jako je třeba tento uživatelský manuál – to je úkol. Předem by s vámi ale chtěl projednat podrobnosti, jak by měla dokumentace vypadat a pozve si vás na středu v 9:00 do své kanceláře – to je událost. Další možností je specifikovat události s určitou periodou opakování a také přidávat událostem a úkolům status „soukromé“. Pro úkoly i události lze specifikovat spolupracující uživatele, odkazy na sdílené dokumenty. Je také možné vyžádat upozornění na příslušnou událost či úkol s vhodným časovým předstihem. Záznamu o událostech a úkolech jsou kompatibilní se standardem iCalendar, takže přijímat a zadávat úkoly mohou také uživatelé všech aplikací, které umí s tímto standardem pracovat.

Databáze kontaktů Pod slovem kontakt se rozumí záznam o určitém jedinci či firmě, který zahrnuje nejen název kontaktu a příslušnou adresu elektronické pošty, ale vedle toho i veškeré další kontaktní údaje, jako je třeba adresa a číslo telefonu. Kontaktní databáze v Groupware Serveru nabízí i řadu doplňkových funkcí – od možnosti vytváření distribučních listů, až po definici práv přístupu ke sdíleným kontaktním složkám či filtry umožňující seznam kontaktů zobrazit podle vámi nastavených kritérií. Ke každému kontaktu je možné přidělit certifikát pro digitální podepisování a šifrování zásilek. Lze s ním také propojit odkazy na soubory uložené v prostředí Groupware Serveru. Kontakty lze rozčlenit pro větší přehlednost do různých složek. Každý uživatel si tak může vytvořit složky privátní, které obsahují jeho soukromé kontakty viditelné a dostupné pouze jemu. Složky sdílených kontaktů s definovanými přístupovými právy pak umožní sdílet kontakty vybraným uživatelům Groupware Serveru. V kontaktní databázi se automaticky evidují aktivity spojené s kontaktem (poštovní zásilky, schůzky, úkoly, atd.). Přímo z modulu pro práci s kontakty můžete v databázi podchyceného uživatele pozvat na schůzku nebo mu přidělit úkol. Do databáze kontaktů je možné importovat z vnějšku data ve formátu CSV; vybrané kontakty je možné do souborů v tomto formátu také exportovat. Můžete si také vyměňovat data ve formátu vCard s jinými aplikacemi, které tento standard podporují (jako např. Microsoft Outlook).

Úložiště dokumentů Úložiště dokumentů v prostředí Groupware Serveru umožňuje ukládat soubory do struktury soukromých a sdílených složek. Sdílené složky zpřístupní dokumenty i jiným uživatelům a navíc jsou v nich uložené dokumenty přístupné pomocí svých adres odkudkoliv přes internet. Pokud znáte adresu dokumentu v úložišti, můžete si jej stáhnout odkudkoliv, kde máte přístup na internet. Technicky vzato pak můžete dokument stáhnout libovolnou aplikací, která je schopna přistupovat k souborům uloženým ve webových složkách protokolem WebDAV nebo protokolem FTP. Úložiště se sdílenými dokumenty je chráněno systémem přístupových práv (čtení, zápis) přidělovaných jednotlivcům i skupinám.

Fulltextové vyhledávání Objekty, jako jsou všechny poštovní zásilky, kontakty, sdílené dokumenty, obsah centrálního archívu a také veškerá komunikace pomocí Internet Messagingu, jsou průběžně fulltextově indexovány. Vyhledávání na základě položeného dotazu v takto vytvářené databázi pak umožní rychlé a přehledné vyhledání objektu (dokument, pošta, kalendář, kontakt). V případě potřeby lze sestavit komplexní dotaz, umožňující vyhledat podle několika kritérií současně (například časového intervalu doručení zásilky a podobně).

Správa a administrace Groupware Serveru Administrátorský modul Groupware Serveru je řešen, stejně jako klientské prostředí, ve webovém rozhraní. Může být tedy otevřen ve webovém prohlížeči (Internet Explorer nebo Mozilla Firefox). Prostředí tohoto modulu je dostupné pouze uživatelům s administrátorskými právy. Webový přístup umožňuje spravovat Groupware Server odkudkoliv, kde se přes internet k administrátorskému modulu přihlásíte. Není tedy nutná fyzická přítomnost administrátora v místě firmy.

Vnější návaznosti 12


Spolupráce s klientským poštovním programem Mozilla Thunderbird Pro uživatele poštovního klientského programu Mozilla Thunderbird je k dispozici zdarma tzv. Groupware rozšíření. Veškeré poštovní zásilky a informace o kontaktech pak budete mít k dispozici offline, takže je budete moci zpracovat i mimo prostředí Groupware Serveru; například na vašem notebooku. Groupware rozšíření umožní v prostředí Thunderbirdu snadnou konfiguraci poštovního účtu (nastavení IMAP, SMTP i LDAP serveru) a zajistí obousměrnou synchronizaci kontaktů. Přímo v Thunderbirdu je možné zviditelnit obsah okna modulu Dnes s přehledem o aktuálních událostech, nových úkolech a změnách ve sledovaných poštovních přihrádkách a dokumentových složkách – pokud je zde nějaká novinka, lze klepnutím myší vyžádat skok do prostředí příslušného modulu Groupware Serveru. Groupware rozšíření také zpřístupní fulltextové vyhledávání v Groupware prostřednictvím vyhledávacího pole, které přidá do okna Thunderbirdu. Okno tohoto programu též doplní o nástrojový panel s tlačítky umožňujícími přímý přístup ke kalendářům, dokumentům, kontaktům a modulu pro nastavení parametrů programu.

Integrace s 602Office Poštovní klientský program Mozilla Thunderbird je součástí balíku kancelářského softwaru 602Office, což umožňuje vzájemnou integraci Groupware Serveru s tímto produktem. Uživatelům 602Office stačí nainstalovat Groupware rozšíření do Thunderbirdu a po synchronizaci kontaktů je používat přímo v 602Office. Tuto vlastnost lze s výhodou využít třeba pro hromadnou korespondenci. Pomocí průvodců, kterými 602Office disponuje, můžete velice snadno s použitím kontaktů z Groupware Server 6 psát hromadné dopisy, vytvářet štítky či vizitky nebo třeba tisknout obálky.

Outlook konektor Uživatelé zvyklí na práci v prostředí aplikace Microsoft Outlook nemusí pro práci s Groupware Serverem používat jeho webové prostředí. Mohou pracovat i nadále v prostředí Outlooku – stačí si instalovat tak zvaný Outlook konektor. Outlook konektor propojí aplikaci Outlook s uživatelským účtem na serveru s Groupware Serverem. Konektor rozšiřuje skupinu vlastností, které se ukládají na server, o kalendáře, úkoly a kontakty.

13


Spuštění a přihlášení Klientské prostředí Groupware Serveru spustíte z libovolného prohlížeče stránek www zadáním jeho webové adresy. Před vlastním povolením přístupu do pracovního okna se musíte přihlásit uživatelským jménem a heslem. Tyto údaje zapíšete do vstupních polí přihlašovacího dialogu, který se otevře jako první. Uživatelské jméno se v poli vizuálně vypisuje; odezva zápisu hesla je z bezpečnostních důvodů potlačena a místo již zapsaných znaků vidíte jen černé puntíky.

Po zadání vaší identifikace klepněte na tlačítko Přihlásit. Údaje se zkontrolují – a pokud jsou správné, načte se do vašeho prohlížeče hlavní pracovní okno klientského programu. V opačném případě se vrátíte do přihlašovacího dialogu, kde zkuste zadat znovu správné identifikační údaje. Abyste se vyhnuli neustálému přihlašování jménem a heslem, můžete v přihlašovacím dialogu zaškrtnout políčko Pamatuj si mne a připojeným voličem nastavit jednu z připravených hodnot – 1 den, 7 dní, 14 dní, 30 dní. V tomto případě od vás nebudou vyžadovány po nastavenou dobu přihlašovací údaje.

Pokud se po zadání přihlašovacích údajů, o kterých jste přesvědčeni, že jsou správné, opět vrátíte do přihlašovacího dialogu s prázdnými vstupními poli, nemusí být chyba na vaší straně. Prostředí webového klientského programu totiž vyžaduje, aby byly pro přihlášení ve vašem prohlížeči povoleny tzv. cookies. Zcela postačí, když cookies povolíte jen pro server, jehož adresu zadáváte při spuštění klientského prostředí.

14


Prostředí Groupware Serveru Okno a jeho části Klientská aplikace Groupware je řešena ve webovém rozhraní. Okno Groupware může být tedy otevřeno v jednom z webových prohlížečů – Internet Exploreru či Firefoxu.

Aplikace Groupware se skládá z několika modulů, které můžete volit klepnutím na tlačítka na nástrojovém panelu s ikonkami jednotlivých modulů:  Dnes – otevře okno modulu připomínajícího, co je dnes potřeba udělat a jaká vám přišla nová pošta, jaké přibyly od minule kontakty a jaké máte k dispozici nové dokumenty.  Pošta – otevře okno klientského prostředí elektronické pošty.  Kalendář – otevře okno pro plánování úkolů a specifikaci událostí.  Dokumenty – otevře okno úložiště dokumentů s možností přístupu k dokumentům sdílených v síti.  Kontakty – otevře okno pro přístup k databázi kontaktů pro spojení s osobami a firmami.  Nastavení – konfigurační okno pro nastavení parametrů celé aplikace. Okna jednotlivých modulů jsou rozdělena do menšího levého podokna, které je nazváno podle příslušné aplikace a pravého podokna, kde pracujete s daty. Levé podokno obvykle slouží pro nalistování nějaké složky – seznamu poštovních zásilek, složky se soubory, seznamu kontaktů, případně kalendáře pro plánování úkolů či sekce konfiguračního prostředí. S položkami v tomto podokně budete pracovat pomocí myši – levým tlačítkem něco spustíte nebo otevřete či skryjete strukturu vnořených položek, pravým tlačítkem pak otevřete plovoucí (kontextovou) nabídku s příkazy vhodnými pro danou položku. Tip:

Všimněte si symbolu zelené kruhové šipky, umístěného vpravo od názvu levého podokna. Klepnutím na tento symbol, který funguje jako tlačítko, se aktualizuje celý obsah pravého podokna (například se načte aktuální obsah poštovní schránky a podle něj se upraví seznam zásilek). Pod levým podoknem je obvykle k dispozici ještě menší okénko nazvané Hledat – jeho prostřednictvím můžete v prostředí Groupware fulltextově vyhledávat specifikované položky, a to buď na základě jednoduchého dotazu, nebo po klepnutí na položku Rozšířené hledání komplexním zadáním dotazu složeného z řady parametrů. Obsah pravého podokna závisí na tom, se kterým modulem pracujete. Může nést seznam položek, například poštovních zásilek obsažených ve vybrané složce (poštovní přihrádce), kontakty z vybraného seznamu, dokumenty uložené ve zvolené složce a podobně.

15

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Nad pravým podoknem jednotlivých modulů je umístěn nástrojový panel s tlačítky, jejichž prostřednictvím se zvolí určitá varianta další činnosti (zobrazení) nebo otevře plovoucí (kontextová) nabídka s několika ovládacími příkazy. Klepnutím na plochu tlačítka s obrázkem se spustí příkaz, který byl pod tímto tlačítkem naposledy použit. Kontextová nabídka se otevře po klepnutí na pravou část tlačítka se šipkou.

Prostředky pro vyhledávání Zobecněme si informace o prostředcích, jejichž pomocí můžete v prostředí Groupware vyhledávat požadované informace.  V levé části okna dole, v sekci s hlavičkou Hledat, je fulltextový vyhledávací prostředek. Zadaný dotaz je vyhledáván v celém prostředí Groupware. Fulltextový vyhledávač pracuje rychle a výsledky jsou zobrazeny ve formě, jakou znáte třeba z vyhledávače Google a podobně.  Pole Hledat v pravé horní části okna je určeno k vyhledávání v rámci daného modulu na základě položení SQL dotazu. Prohledávají se jen některé položky – u pošty například adresy odesílatelů a řetězce Předmět (což je v poli naznačeno šedým nápisem Předmět nebo odesílatel.

Nastavení výchozího modulu Po přihlášení uživatele se obvykle zobrazí okno modulu Dnes. Pokud chcete tuto výchozí volbu změnit a zobrazit třeba hned seznam došlé pošty, přejděte do modulu Nastavení a zde v sekci Moduly nastavte voličem, do kterého z modulů budete chtít po přihlášení přesměrovat (k dispozici jsou volby Dnes, Pošta, Kalendář, Dokumenty a Kontakty).

16


Co se stalo právě dnes ... ? Ve výchozím nastavení je po spuštění aplikace Groupware zobrazováno okno modulu Dnes. To je určeno především k vaší rychlé orientaci – například když ráno přijdete do práce a spustíte počítač. Pak vám aplikace Dnes oznámí, jaká přišla ve vaší nepřítomnosti pošta, co vás čeká za úkoly a podobně. V průběhu dne se zobrazené údaje podle potřeby aktualizují.

Tlačítkem Nový otevřete kontextovou nabídku umožňující vytvořit novou poštovní zásilku, úkol nebo událost. Pomocí odkazu Spustit lokální antivirovou kontrolu otevřete okno umožňující (pouze pokud pracujete v prostředí Microsoft Exploreru) spuštění antivirového programu.

Nastavení modulu Dnes Zastoupení, pořadí a vzhled sekcí okna Dnes můžete nastavit v konfiguraci – v modulu Nastavení (viz str. 83). Ve výchozím nastavení okno obsahuje dále popsané sekce. Základní okno (položka Dnes) má tento tvar:

17


Hodiny a kalendář V levém podokně okna modulu Dnes najdete informace o aktuálním datu a času a pod nimi dvojici kalendářů. Aktuální čas a datum jsou zobrazeny podle nastavení vašich Windows.

Klepnutím do jednoho z kalendářů (na název měsíce či na konkrétní den) přejdete do okna modulu Kalendáře, kde bude nastaveno datum, na které jste v kalendáři klepli.

Upozornění na došlou poštu Pokud vás zajímá, zda nemáte nějakou dosud neprohlédnutou poštu, podívejte se v pravém podokně do sekce Pošta od. Existují-li poštovní zásilky, které jste dosud neotevřeli, jsou zde vypsány příslušné složky a počet zásilek v nich uložených. Klepnutím na název složky přejdete do okna modulu Pošta, kde si můžete zásilky prohlédnout.

Úkoly Pokud se k „dnešnímu datu“ vztahují nějaké úkoly, jsou vypsány pod hlavičkou Úkoly od. Klepnutím na příslušnou položku přejdete do editoru úkolů, kde si v záznamu o daném úkolu můžete prohlédnout podrobnosti.

Nové dokumenty Pokud do úložiště dokumentů přibyly nějaké nové dokumenty, dozvíte se to v sekci Dokumenty od. Také zde můžete klepnutím na položku s názvem dokumentu otevřít okno modulu Dokumenty a v něm si dokumenty prohlédnout a rozhodnout, co dále s nimi. V konfiguraci aplikace si můžete vybrat složky, které se mají monitorovat a pokud v nich dojde ke změně, okno modulu Dnes vám to ohlásí.

Aktuální události v kalendáři V sekci Kalendář od můžete vidět přehled aktuálních událostí, které nastanou v nejbližším období. Klepnutím na položku se otevře popis příslušné události.

18


Elektronická pošta Součástí prostředí je výkonný poštovní server podporující standardy SMTP, IMAP a POP3 včetně SSL zabezpečení. Poskytuje spolehlivé poštovní služby pro celou síť a má zabudovanou ochranu před počítačovými viry a nevyžádanou poštou (spamem). K dispozici je také filtr nebezpečných příloh. Kromě standardního webového rozhraní lze s poštou pracovat rovněž prostřednictvím libovolného programu podporujícího protokol POP3 a IMAP. Veškeré přijaté i odeslané zásilky jsou centrálně archivovány v chronologickém pořadí. Máte tak možnost kdykoli zpětně dohledat obsah libovolné zásilky; její vyhledání usnadní možnost specifikace data a času jeho přijetí nebo odeslání a dalších parametrů. Celý archiv lze, podobně jako jiné seznamy pošty, fulltextově prohledávat. Pomocí vestavěného antivirového systému BitDefender je centrálně řešena antivirová kontrola všech zásilek. Tím se uživatelům dává k dispozici účinná bariéra proti průniku virů do firemní sítě. Efektivitu antivirové kontroly zajišťují pravidelné automatické aktualizace virové databáze. K ochraně před nevyžádanými zásilkami – spamy – se používá několik na sobě nezávislých metod obrany. Nejúčinnější je filtr Commtouch, který klasifikuje zásilku v reálném čase na základě výsledku dotazu na databáze centrálních serverů Commtouch. Tyto databáze obsahují aktuální informace o rozesílaných spamech a hromadných zásilkách. Výsledkem dotazu je zařazení zásilky do některé z kategorií – potvrzené spamy, hromadně rozesílané zásilky (pravděpodobné spamy) nebo filtru neznámé zásilky, které nejsou zřejmě spamem. Dále je k dispozici tak zvaný bayesovský filtr, analyzuje obsah přijímaných zásilek a na základě výsledku určuje, zda se může jednat o spam. Další stupeň ochrany představuje kontrola odesilatele prostřednictvím DNSBL serverů pak ještě blokování příjmu zásilek od konkrétních, uživatelem stanovených odesílatelů nebo serverů. Dalšími prostředky jsou uživatelsky plněné seznamy bezpečných a nežádoucích domén – tzv.bílá a černá listina.

Váš poštovní úřad Do prostředí poštovního úřadu se dostanete klepnutím na tlačítko Pošta na panelu modulů v horní části pracovního okna. Před dalším výkladem by bylo dobré si zavést určité terminologické konvence:  Subjekt, který jako celek posíláte adresátovi, budeme označovat jako zásilka – je to ekvivalent klasického dopisu nebo balíku (s dopisem).  Zásilka vždy obsahuje dopis – nějaký text v klasickém smyslu slova dopis. Dopis ovšem může být i prázdný.  K dopisu může být připojena příloha skládající se z jednoho nebo několika připojených souborů.  Zásilky posíláte jako odesílatel na určitou adresu osobě nebo firmě – adresátovi. Jakmile adresát zásilku převezme (otevře dopis nebo přílohu, případně potvrdí příjem doporučené zásilky), stane se příjemcem.  Zásilku lze poslat skupině vybraných adresátů v jediné operaci.

Seznamy zásilek Okno poštovního úřadu je určeno převážně k zobrazení seznamů zásilek. Pro každý druh poštovních zásilek existuje určitá složka, do které se zásilky vkládají. Obsah složky je pak monitorován příslušným seznamem zásilek. Konkrétní seznam vyberete klepnutím myší v levé sekci; v pravé sekci se pak zobrazí jeho položky. Seznamy mohou vytvářet struktury s vloženými úrovněmi (logický strom). Pokud chcete takovou strukturu rozvinout, klepněte na čtvereček se symbolem „plus“ před názvem položky. Sbalení rozvinuté struktury dosáhnete klepnutím na obdobný čtvereček se symbolem „minus“. Jako výchozí je zobrazen seznam, který zřejmě bývá pro uživatele nejdůležitější – seznam došlé pošty. Seznam zásilek obsažených ve vybraném seznamu je vždy zobrazen v pravé části okna modulu Pošta.

19


Položky v seznamech Údaje o uložených zásilkách jsou v seznamech zobrazovány v záznamech, které zaujímají jeden nebo několik řádků. Víceřádkové položky obsahují totiž ještě náhledový prostor, ve kterém se zobrazuje určitý nastavitelný počet řádků, kterými začíná dopis v obsažený v zásilce (nastavení seznamů viz str. 86).

Položky záznamu o zásilce jsou rozčleněny do sloupců, kde jsou uvedeny klíčové údaje charakterizující zásilku. Zleva doprava tu vidíte:  Zaškrtávací políčko obsluhované klepnutím myší vybírá zásilku (nebo výběr ruší) pro další zpracování, jako je přesun, kopírování či vymazání. Pomocí políčka v záhlaví seznamu vyberete všechny záznamy na stránce (nebo výběr záznamů zrušíte). Pro výběr záznamů můžete také použít nabídku, kterou otevřete pomocí tlačítka Vybrat (viz dále).  Grafické indikátory určují typ zásilky. Ikonka ve tvaru kancelářské svorky upozorňuje, že se jedná o zásilku s přílohou. Červený vykřičník indikuje zásilku s velkou důležitostí.  Položka Přijato udává hodinu a datum doručení zásilky. Klepnutím na tuto položku se zásilka načte do prohlížeče zásilek.  Položka Od identifikuje toho, kdo vám zásilku poslal.  Položka Předmět obsahuje identifikační řetězec popisující obsah zásilky (Věc, Subject).  Položka Velikost udává velikost zásilky i s případnou přílohou – připojenými soubory. Šířku jednotlivých sloupců seznamu je možné měnit tahem myší za spáru mezi názvy sloupců v záhlaví seznamu.

V dolní části seznamu jsou uvedeny sumární údaje – název složky a počet záznamů ve složce (zásilek).

Aktualizace seznamu Seznam je obrazem obsahu nějaké složky se zásilkami. Zastoupení zásilek ve složce se může v průběhu práce měnit. Chcete-li mít proto jistotu, že v zobrazeném seznamu vidíte opravdu aktuální stav zásilek, klepněte myší na tlačítko Obnovit v pravé části hlavičky podokna Pošta. Seznam bude neprodleně znovu načten a tím aktualizován podle okamžitého stavu složky.

Listování seznamem V seznamu je vypsán určitý počet zásilek (ten lze změnit, viz dále). Pokud se všechny zásilky na jednu stránku nevejdou, můžete seznamem listovat. K tomu máte k dispozici pětici „převíjecích“ ovladačů v pravém horním rohu; zleva doprava tu jsou ovladače pro:  Přechod na první stránku seznamu.  Přechod na předchozí stránku seznamu.  Přechod na určitou stránku, jejíž pořadové číslo zapíšete do vstupního pole.  Přechod na následující stránku seznamu.  Přechod na poslední stránku seznamu.

20


Možnosti nastavení seznamů Na hlavním nástrojovém panelu – panelu modulů – klepněte na tlačítko Nastavení a dále pak klepněte v podokně Nastavení na položku Pošta. V sekci Seznamy zásilek můžete nastavit výchozí parametry pro zobrazení seznamů. Pomocí číselníku Počet zásilek na stránku můžete zvolit, kolik položek se zásilkami bude zobrazeno v rámci jedné stránky seznamu (a přizpůsobit tak vašemu rozlišení při zobrazení). Výchozí hodnota je 25 položek; na výběr máte ještě hodnoty 5, 10, 15, 50 a 100. Voličem Po přesunutí nebo odstranění zásilky lze nastavit reakci prostředí na to, jestliže právě zobrazenou zásilku vymažete nebo přesunete do jiné složky. Na výběr máte Otevřít předchozí zásilku, Otevřít následující zásilku nebo Zavřít okno. Zaškrtnutím políčka Zobrazit v seznamu náhled nepřečtených zásilek budou náhledové řádky zobrazeny pouze u těch zásilek, které jste dosud nepřevzali (nečetli dopis nebo si neprohlédli přílohu). Počet náhledových řádků lze zvolit připojeným číselníkem od jednoho do pěti. Pokud zaškrtnete políčko Zobrazovat ve stromu kořenové složky IMAP a Outlook konektoru, budou ve struktuře poštovních složek zobrazeny i kořenové složky pro poštu subsystému IMAP a Outlook konektoru.

Setřídění seznamu Seznamy jsou ve výchozím stavu setříděny podle data přijetí zásilek – nejčerstvější zásilky jsou vždy na začátku seznamu. Třídění lze změnit klepnutím na černé podtržené názvy položek v záhlaví – Od, Předmět, Přijato a Velikost (to platí u seznamu doručené pošty – u dalších seznamů je princip analogický). Zásilky pak lze setřídit ještě abecedně podle jména odesílatele či věci nebo podle celkové velikosti. Aktuální třídění udává trojúhelníková šipka vpravo od položky. Její hrot určuje smysl setřídění: sestupně nebo vzestupně. Smysl třídění se cyklicky mění opakovaným klepnutím na položku.

Vyhledávání Orientace ve velkém počtu zásilek může být poměrně obtížná. K dispozici máte proto účinné vyhledávací nástroje, které umožňují vyhledat zásilku v zobrazeném seznamu dle zadaného SQL dotazu, jehož pomocí se zásilky vyhledávají podle adresy odesílatele vypisované ve sloupci Od a identifikačního řetězce Předmět. nebo fulltextovým vyhledáváním v celém prostředí Groupware Serveru.

Vyhledávání v seznamu podle odesílatele a identifikačního řetězce zásilky Na nástrojovém panelu okna je pole SQL vyhledávače. Napište do něj svůj dotaz a klepněte na modré tlačítko.

V okně se sestaví seznam zásilek , ve kterém jsou uvedeny jen ty položky, které vyhovují zadanému dotazu – obsahují zadaný řetězec znaků v adrese odesílatele (Od) nebo identifikačním řetězci zásilky (Předmět). Všimněte si, že v levé sekci je nyní zvýrazněna položka Výsledky hledání – pokud budete chtít znovu zobrazit obsah jiné složky – například Doručená pošta – klepněte na její položku; výsledky vyhledání se ovšem zruší.

21

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Klepnutím na tlačítko s lupou se otevře dialog umožňující sestavení komplexního dotazu – s upřesněním, kde přesně zadaný vzor budete chtít vyhledat, případně s možností vytvoření složeného dvou a vícedílného dotazu.

Fulltextové vyhledávání v prostředí Groupware Serveru Další možnost je fulltextové vyhledání na základě dotazu zapsaného do pole v podokně Hledat. Do pole napište dotaz – pojem, který hledáte. Pak klepněte na tlačítko se zeleným zatržítkem a vyčkejte, až je dotaz zpracován. Výsledkem je přehled odkazů na objekty obsahující hledaný pojem. V horní části okna je skupina tlačítek, jejichž pomocí lze zúžit obor výsledků vyhledání jen na poštu, kalendář, dokumenty či kontakty. Dotaz zde můžete také upřesnit a vyhledávání opakovat. Pokud je problém složitější, klepněte na odkaz Rozšířené hledání. Pomocí ovladačů v okně Rozšířené vyhledávání v Groupware pak upřesněte dotaz na pojem, který hledáte.

22


Výběr zásilek K označení (výběru) zásilek slouží zaškrtávací políčka situovaná na řádku s položkou zásilky zcela vlevo. Jednotlivá políčka se obsluhují klepnutím myší. Klepnutím na políčko v záhlaví seznamu vyberete všechny zásilky na zobrazené stránce seznamu (nebo jejich výběr zrušíte). Dále máte na nástrojovém panelu k dispozici tlačítko Vybrat. Klepnutím na tlačítko se otevře nabídka s příkazy, které umožňují modifikovat hromadný výběr zásilek.  Pokud chcete prohodit označení vybraných zásilek za nevybrané a naopak, použijte Invertovat výběr.  Chcete-li vybrat všechny již otevřené zásilky (přečetli jste dopis a případně potvrdili převzetí doporučené zásilky), použijte příkaz Vybrat všechny přečtené.  Chcete-li vybrat všechny dosud nepřečtené zásilky, použijte příkaz Vybrat všechny nepřečtené.  Chcete-li vybrat všechny zásilky v seznamu (tedy i na jiných stránkách), spusťte příkaz Vybrat vše. Pozor – tento příkaz označí i zásilky na jiných stránkách seznamu než je stránka aktuální.  Chcete-li vybrat všechny zásilky na aktuálně zobrazené stránce seznamu, zaškrtněte políčko nad položkami seznamu.

Mazání zásilek ze seznamů Postup mazání zásilek je velmi jednoduchý:  Pomocí zaškrtávacích políček vyberte zásilku nebo skupinu zásilek, které chcete vymazat.  Klepněte na tlačítko Odstranit na nástrojovém panelu. Zásilka (vybrané zásilky) se ze seznamu vymažou. Vymazání v tomto kontextu neznamená ovšem fyzickou likvidaci zásilky, ale přesun do složky nazvané Koš. Zásilky lze také mazat z prostředí prohlížeče – i zde je k dispozici tlačítko Odstranit. Jeho stiskem se vymaže (přesune do Koše) aktuálně zobrazená zásilka a prohlížeč se zachová podle nastavení v konfiguraci – buď se načte podle seznamu předchozí či následující zásilka nebo se okno prohlížeče zavře a vy přejdete zpět do příslušného seznamu.

Další akce, které lze provádět přímo v seznamech zásilek Přímo ze seznamu lze zásilku různě zpracovat – například postoupit (přeposlat) dalším adresátům – buď v původním tvaru nebo zásilku připojit ve formě přílohy, zkopírovat či přesunout do jiné složky, odstranit, vytisknout nebo změnit způsob zobrazení položky. K tomu máte k dispozici plovoucí nabídku příkazů, kterou otevřete klepnutím na pravou část tlačítka Akce. Zásilku je možné pomocí tlačítka Spam ručně označit jako nevyžádanou, neboli spamovou.

Doručená pošta V zásadě je každá doručená zásilka umístěna do složky monitorované seznamem Doručená pošta. Pokud ovšem nastavíte vlastní pravidla pro třídění došlé pošty, mohou být příchozí zásilky automaticky vkládány do jiných složek.

Jak poznáte, že vám byla doručena zásilka? Okamžik příjmu zásilky je indikován okénkem se zprávou o doručení, které se na několik vteřin (lze nastavit voličem Doba zobrazení zprávy v modulu Nastavení – okno Nastavení) zobrazí při pravém dolním rohu okna. Pokud používáte InfoPanel, může zprávu o doručení zobrazit i jeho prostředí – v tom případě se zprávy v okně webového prohlížeče nezobrazují.

23


Položky přijatých a dosud neprohlédnutých zásilek jsou v seznamu pošty vypsány tučným modrým písmem a symbolem zavřené dopisní obálky před datem přijetí. Položky zásilek již prohlédnutých jsou vypisovány slabě a černě (kromě modrého odkazu ve sloupci Přijato); symbolická obálka je zde otevřená.

Aktualizace seznamu došlé pošty Očekáváte-li netrpělivě nějakou zásilku, můžete si vyžádat okamžitou aktualizaci seznamu došlé pošty. Klepněte na symbol Obnovit (kruhová zelená šipka v pravé části záhlaví podokna Pošta). Vaše poštovní schránka bude neprodleně kontaktována a seznam zásilek aktualizován podle jejího okamžitého stavu.

Prohlížení přijaté zásilky Chcete-li si prohlédnout dopis některé ze zásilek, poklepejte na modrý podtržený odkaz ve sloupci Od. Dopis se načte do prohlížeče dopisů. Zde je možné dopis přečíst a případně vybrané partie z něj pomocí šablony překopírovat tam, kam právě potřebujete – třeba do nějakého dokumentu a podobně.

Okno prohlížeče obsahuje v horní části údaje z hlavičky zásilky:  Odesílatele (Od) a jeho adresu. Adresa je aktivním prvkem – pokud na ni klepnete myší, budete ji moci uložit do Kontaktů.  Datum přijetí zásilky (Datum).  Identifikaci adresáta (Komu) – zde bude figurovat pravděpodobně vaše adresa.  Identifikační řetězec zásilky (Věc), pod kterým je zásilka zařazena v seznamu došlé pošty.  Jestliže zásilka obsahuje přílohu (připojené soubory), následuje sekce Příloha s odkazy na jednotlivé soubory.

24

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  Pokud je zásilka součástí systému vzájemných odpovědí mezi odesílatelem a adresátem na nějakou výchozí zásilku, je vypsána struktura tohoto procesu pod hlavičkou Konverzace. Každá z položek logického stromu je aktivní a klepnutím na ni se můžete vrátit k prohlížení výchozí zásilky. Pod hlavičkovými údaji je okno dopisového prohlížeče. Zde je možné dopis především přečíst. Můžete také celý dopis nebo jeho část vybrat (označit jako blok) a vložit do schránky – a pak třeba zkopírovat do jiného textu. V horní části dopisového prohlížeče je zobrazen nástrojový panel s tlačítky, jejichž pomocí lze zásilku dále zpracovat (jednotlivé akce budou popsány dále):  Odpovědět – převezme obsah původní zásilky, předmět a adresu původního odesílatele jako podklad pro odpovědní zásilku.  Postoupit – převezme obsah původní zásilky a předmět jako podklad postoupení zásilky jiným adresátům.  Tisk – vytiskne dopis na papír.  Odstranit – vymaže zobrazenou zásilku ze seznamu.  Akce – umožňuje kopírovat či přesunout zásilku do jiné přihrádky, využít obsah zásilky pro přípravu zásilky nové, uložit zásilku do souboru ve formátu EML, případně na základě zásilky vytvořit novou událost nebo úkol.  Spam – zařadí zdroj, ze kterého zásilka pochází, mezi zdroje spamových zásilek a předá informaci o spamu Bayesovskému filtru k „naučení“.  Nespam – potvrdíte, že tato zásilka není spamová; zároveň Bayesovský filtr „odnaučíte“ na zásilku pohlížet jako na spam.  Vlastnosti – otevře dialog s výčtem vlastností zásilky v popisné a podrobné formě.  Storno – uzavře okno prohlížeče.

Vlastnosti zásilky Tlačítkem Vlastnosti z nástrojového panelu otevřete dialog s kartami, na kterých najdete kompletní popis zásilky:

 Vlastnosti – hlavičkové údaje zásilky a její popis z hlediska parametrů.  Podrobnosti – obsahuje výpis internetových záhlaví.  Ostatní adresáti – obsahuje adresy spoluadresátů zásilky, pokud existují.

25


Listování zásilkami K listování mezi zásilkami můžete samozřejmě použít klasický postup, kdy prohlížeč zavřete, vrátíte se do výchozího seznamu a v něm otevřete další zásilku. Pokud chcete prohlížet skupinu po sobě následujících zásilek, můžete také využít dvojici zelených tlačítek se šipkami v pravém horním rohu okénka prohlížeče. Klepnutím na tlačítko vlevo (se šipkou dolů) přejdete přímo na zásilku v seznamu následující, pomocí druhého tlačítka (se šipkou nahoru) na zásilku předchozí.

Zásilky s přílohou Položka zásilky, ke které je připojena příloha ve formě jednoho či několika souborů je v seznamu označena symbolem kancelářské svorky před indikátorem otevření – dopisní obálkou.

V prohlížeči dopisů jsou soubory tvořící přílohu vypsány pod hlavičkou Příloha v oblasti hlavičky zásilky nad textem dopisu. Položka každého souboru je uvedena identifikační ikonkou typu souboru. Pokud na položku klepnete myší, můžete soubor zpracovat – obvykle máte na výběr okamžité prohlédnutí nebo uložení na disk. Pozor – pokud zásilka nepřišla z důvěryhodného zdroje, raději soubory z přílohy před spuštěním (prohlížením) napřed uložte na disk vašeho počítače a teprve pak rozvažte, co dál. Pokud na položku souboru v příloze klepnete pravým tlačítkem myši, otevře se plovoucí nabídka s příkazy:  Otevřít – otevře a zobrazí soubor pomocí asociované aplikace.  Uložit – uloží vybraný soubor do zvolené složky.  Uložit do Groupware – Dokumenty – uloží vybraný soubor do zvolené složky struktury Groupware.  Zkomprimovat a stáhnout celou přílohu – uloží všechny soubory z přílohy do zvolené složky v podobě jediného archívního souboru ve formátu ZIP.

Odpověď na zásilku Chcete-li na zásilku jejímu odesílateli odpovědět, je postup velmi jednoduchý. Na nástrojovém panelu prohlížeče dopisů klepněte na tlačítko Odpovědět. Zásilka se načte do okna pro přípravu zásilek. Při odpovědi se použije výchozí text dopisu, adresa původního odesílatele se vloží do pole pro specifikaci adresáta (Komu) a v poli Předmět se nabídne původní identifikační řetězec zásilky doplněný prefixem Re:. Dopis lze podle potřeby doplnit vlastním textem. K zásilce lze připojit přílohu ve formě souborů. Výčet adresátů lze libovolně doplnit o další specifikace, včetně adresátů kopií a skrytých kopií. Tip:

Pokud chcete odpovědět původnímu odesílateli, ale zároveň byste chtěli, aby vaši odpověď dostali i původní spoluadresáti této zásilky, klepněte na pravou část tlačítka Odpovědět a z kontextové nabídky spusťte příkaz Odpovědět všem.

Postoupení zásilky Doručenou zásilku můžete také postoupit (přeposlat) dalším adresátům. V tomto případě na nástrojovém panelu okna prohlížeče klepněte na tlačítko Postoupit. Při odpovědi se použije výchozí text dopisu a v poli Věc se nabídne původní identifikační řetězec zásilky doplněný prefixem Fw:. Adresáta nebo adresáty v tomto případě musíte zvolit kompletně sami, včetně adresátů kopií a skrytých kopií. Dopis lze podle potřeby doplnit vlastním textem. K zásilce lze připojit přílohu ve formě souborů. Soubory výchozí zásilky jsou připojeny automaticky – můžete je ale ze zásilky vypustit klepnutím na červený symbol proškrtnutí.

26


Využití různých části zásilky Celý obsah dopisu ze zásilky nebo jeho vybranou část můžete zkopírovat do schránky a pak vložit do jiného dokumentu nebo prostě všude tam, kam lze vkládat texty.  Celý dopis snadno pro výběr označíte pomocí příkazu Vybrat vše z plovoucí nabídky, kterou získáte klepnutím pravým tlačítkem myši nad dopisem.  Část dopisu vyberete tahem myší při stisknuté levé klávese. Dopis můžete také uložit. Na nástrojovém panelu klepněte myší na pravou část tlačítka Akce (se šipkou) a z rozvinuté nabídky vyberte příkaz Uložit. Zásilka se uloží do souboru ve formátu EML.

Odpadkový koš Zásilky vymazané z běžných složek (seznamy došlé pošty, odeslané pošty, vaše přihrádky apod.) se přesouvají do složky Koš. V této složce jsou ještě k dispozici pro jakoukoliv přípustnou akci – od prohlížení přes postoupení a odpověď, označení jako spam, až po zpětný přesun do některé z běžných složek.

Zásilky, které ze složky Koš tlačítkem Odstranit vymažete, jsou již smazané nevratně a nelze je obnovit. Pokud byste chtěli vysypat najednou celý Koš, vyberte všechny zásilky příkazem Vybrat všechny zásilky ve složce (tlačítko Vybrat) a pak stiskněte tlačítko Odstranit. Automatické vysypávání po určitém počtu dnů je popsáno na str. 83. Tip:

Ještě rychleji koš vysypete tak, že klepnete pravým tlačítkem myši na položku Koš v levém podokně a v jednoduché kontextové nabídce spustíte příkaz Vysypat koš.

Velmi užitečný postup Chcete-li zásilku nebo skupinu zásilek z Koše vyjmout zpět (obnovit), nejprve je vyberte označením. Pak můžete se zásilkami manipulovat pomocí tlačítek z nástrojového panelu:  Pokud chcete zásilky vrátit (přesunout) do složek, ze kterých byly vymazány, klepněte na tlačítko Obnovit.  Chcete-li kopii zásilky z Koše přesunout do jiné vybrané složky, použijte tlačítko Přesunout.  Jestliže budete chtít zásilku z Koše definitivně vymazat, máte k dispozici tlačítko Odstranit.

27


Pravidla pro třídění zásilek Standardně se každá příchozí zásilka vloží do složky Došlá pošta. Můžete si však specifikovat vlastní pravidla, co se má s příchozí poštou stát. Pravidla se specifikují v konfigurační části klientského programu.

Vytvoření nového pravidla Klepněte myší na tlačítko Nastavení na nástrojovém panelu. V levé sekci okna pak vyberte položku Pošta a poté Pravidla. Otevře se okénko Pravidla pro třídění došlé pošty. Pokud chcete vložit nové pravidlo, klepněte pod okénkem na odkaz Přidat nové pravidlo.

Otevře se okno pro sestavení nového třídicího pravidla došlých zásilek.

 V poli Název pravidla pravidlo pojmenujte.  Pomocí přepínače Pro příchozí zásilky rozhodněte, zda pro aktivaci pravidla musí platit všechny dále specifikované podmínky najednou nebo zda bude stačit, aby byla splněna alespoň jedna z nich.  V okénku pomocí voliče vlevo vyberte koho (čeho) se pravidlo bude týkat (adresy odesílatele, řetězce Předmět, textu dopisu, atd.).

 Prostředním voličem nastavte relační podmínku (obsahuje, neobsahuje, je, není, začíná, končí).

28

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  Do posledního pole (vpravo) zapište operand, kterého se má podmínka týkat (například konkrétní adresu, doménu, část textového řetězce apod.).  Podle potřeby klepněte na odkaz Přidat podmínku a podle tří předchozích bodů opakujte postup pro vložení dalšího pravidla. To opakujte tak dlouho, až bude pravidlo dostatečně popsané.  Pokud byste některou část pravidla potřebovali zrušit, klepněte na červený symbol proškrtnutí vpravo.  Pomocí voliče Provést akci nastavte, co se má se zásilkou stát, pokud je pravidlo splněno (Odstranit, Postoupit, Kopírovat do složky, Přesunout do složky, Odpovědět, Odeslat oznámení, Nastavit prioritu na a Označit jako). Níže umístěným ovladačem akci upřesněte.

 Tak třeba klepnutím na tlačítko Vybrat zvolte složku, pokud je to potřeba, která bude cílovou složkou dané operace.

 V sekci Po provedení akce zásilku můžete pomocí zaškrtávacího políčka Vymazat nařídit, aby zásilka byla z došlé pošty vymazána nebo zaškrtnutím Dále nezpracovávat potlačit další zpracování zásilky.

Nové pravidlo se klepnutím na tlačítko OK zařadí do seznamu. Ale nyní dejte pozor – jak vás nápis v horní části okna informuje, pravidlo je zapotřebí uložit. Proto nezapomeňte na nástrojovém panelu okna klepnout na tlačítko Uložit.

Úpravy pravidel Každé pravidlo pro třídění zásilek se do seznamu vloží jako jednořádková položka. V prvním sloupci je uveden jeho název. Poklepáním na tento název (nebo poklepáním na ikonku ve sloupci Upravit) se otevře podobný dialog jako v případě, kdy jste pravidlo zakládali – obsah pravidla je načten do příslušných polí a vy můžete měnit nebo doplnit, co potřebujete.

Nepotřebné pravidlo můžete klepnutím na symbol popelnice ve sloupci Odstranit ze seznamu vymazat. Po vytvoření má pravidlo ve sloupci Stav své položky zeleně vypsaný odkaz Povoleno. To znamená, že pravidlo je funkční a každá příchozí zásilka je testována, zda tomuto pravidlu nevyhovuje a není potřeba s ní naložit podle

29

Groupware Server 6 – Příručka uživatele jeho specifikací. Pokud na položku Povoleno klepnete myší, změní se zelený text na červený – Zakázáno; to znamená, že pravidlo je dočasně odstaveno – ne však zrušeno. Opakovaným klepnutí pravidlo opět zařadíte mezi pravidla aktivní.

Ve sloupci Změnit pořadí je dvojice zelených tlačítek se šipkami. Jejich pomocí můžete pravidlo v seznamu posouvat nahoru nebo dolů. Pravidla jsou totiž vyhodnocována v seznamu shora dolů – a pokud je dosaženo shody, bude se zásilkou naloženo tak, jak pravidlo předepisuje – i když třeba ještě několik pravidel v seznamu zbývá. Pomocí šipek lze tedy pravidla setřídit tak, aby nejprve test procházel pravidla s největší prioritou.

Vytvoření a odeslání zásilky Poštovní zásilku vytvoříte v okně, které otevřete klepnutím na příkaz Nová zásilka, který najdete v podnabídce otevřené tlačítkem Nový na nástrojových panelech oken se seznamy zásilek.

Specifikace adresy Adres lze specifikovat několik druhů. Nejdůležitější bude obecná adresa „hlavního“ adresáta, tedy toho, komu je vaše zásilka určena. Tu můžete jednak zapsat do pole vedle tlačítka Komu a jednak klepnutím na toto tlačítko otevřít okno pro výběr kontaktů a adresu vybrat ze seznamu podchycených kontaktů.

30

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Zásilku můžete adresovat nejen jednomu adresátovi, ale celé skupině adresátů. V tom případě se při ručním zápisu oddělují jednotlivé položky pomocí znaku „středník“. Při výběru ze seznamu kontaktů se středníky vkládají automaticky. Další typ adresy je taková adresa, určující adresáta, jimž má být zásilka poslána na vědomí jako „průklepová kopie“ (neboli CC = Carbon Copy). Klepnutím na odkaz Poslat kopii se okénko doplní tlačítkem Kopie, jehož pomocí vytvoříte skupinu adresátů tohoto typu. Posledním typem adresy je adresa nazývaná „slepá kopie“. Má podobný význam jako kopie CC, ale ostatní spoluadresáti vzájemně nevidí, komu je zásilka adresována. Tyto adresy se označují také jako BCC (Blind Carbon Copy). Klepnutím na odkaz Poslat skrytou kopii se okénko doplní tlačítkem Skrytá, jehož pomocí vytvoříte skupinu adresátů tohoto typu. Tip:

Při ručním zápisu adresy do pole se analyzuje dosud zadaný řetězec znaků a nabízejí se dříve použité adresy, které začínají stejnými znaky. Stačí klepnout na jednu z možností a adresa se zkopíruje do pole. Naposledy se zmíníme o voliči Od. Zde můžete změnit specifikaci sama sebe – pokud vaše adresa disponuje několika alternativními „aliasy“, můžete si vybrat libovolný z nich a zásilky pak posílat i pod různými přezdívkami.

Tip:

Pokud máte problémy se zápisem znaku „zavináč“ ( @ ), zkuste stisknout pravý Alt a spolu s ním pak klávesu ve druhé řadě (pod funkčními klíči), na které jsou obvykle symboly @-2-2-ě. Pokud to nepomůže, zkuste ještě kombinaci levý Alt+6+4.

Identifikační řetězec zásilky Tento řetězec píšeme do pole Předmět (u jiných aplikací se setkáte s označením Věc či Subject). Zápis by měl výstižně, ale velmi stručně charakterizovat zásilku. Bude totiž použit k její charakteristice ve sloupci Předmět (nebo Věc apod.) seznamů došlé pošty pro lepší orientaci adresáta v jeho poště.

Píšeme dopis Text dopisu napište do okénka dopisového editoru.

Formátované a neformátované dopisy Dopisy můžete psát formátované a neformátované.  Neformátované dopisy budou vypadat jako strojopis – tedy pouze „holé znaky“. Výhodou takového dopisu je, že ho bez problému načte libovolný dopisový prohlížeč.  Formátované dopisy mohou obsahovat různé písmo, mohou být použity různé styly, barvy a velikosti znaků a také formátování na úrovni odstavců – zarovnání, odsazení. Lze sem také vkládat funkční hypertextové odkazy. Formátovaný dopis je vytvářen na základě jazyka HTML; z toho plyne jedno omezení – dopisový prohlížeč na straně adresáta musí být schopen texty ve formátu HTML korektně interpretovat. Mezi formátovaným a neformátovaným zápisem se můžete přepínat tlačítkem HTML formát na nástrojovém panelu okna pro přípravu zásilky. Pokud jste již začali dopis formátovat, bude po přepnutí zobrazeno varování, že o formátování přijdete. Při vytváření formátovaných dopisů se nenechte vyvést z míry možná nečekanými hodnotami voličů. Volba stylů a velikostí písma je přizpůsobena konvencím HTML. Pro formátování textu máte k dispozici dvě lišty s tlačítky, jejichž pomocí nastavíte potřebné vlastnosti písma a odstavců (podle konvencí formátování v HTML).

Nastavení výchozího formátu Dopisový editor lze přednastavit tak, aby jako výchozí typ formátování bylo buď formátování HTML či aby dopisy byly neformátované. Na hlavním nástrojovém panelu – panelu modulů – klepněte na tlačítko Nastavení a potom v levém podokně (Nastavení) na položku Pošta.

31

Groupware Server 6 – Příručka uživatele V pravém podokně se podívejte do sekce Editor dopisu. Zde máte k dispozici zaškrtávací políčko Nové zásilky vytvářet ve formátu HTML. Při zaškrtnutí bude editor pro přípravu nového dopisu připraven pro formátovaný zápis.

Kontrola pravopisu Text můžete kontrolovat na formální pravopisnou správnost. Klepnutím na tlačítko Pravopis váš dopis postupně projde kontrolou a slova neznámá v korektorovém slovníku a jsou podtržením červenou vlnovkou označena za potenciálně chybná.

Pokud na podtržené slovo klepnete pravým tlačítkem myši, otevře se kontextová nabídka se slovy, která by mohla být podle korektoru na dané místo vložena jako správná. Vyhovuje-li vám některá z možností, klepněte na ni myší – alternativní slovo nahradí v textu slovo podtržené. V opačném případě použijte položku Opravit ručně a do vstupního pole následujícího dialogu napište vámi preferovanou podobu slova. Zpět k běžné editaci textu dopisu přejdete dalším klepnutím na tlačítko Pravopis.

Pozor – kontrola pravopisu není kontextová. Takže slovní spojení Medvídek míval je již dále posuzováno jako správné, neb korektor neví, zda jste mysleli medvídka mývala nebo chtěli napsat “Medvídek míval často hlad”. V nastavení pošty lze pro kontrolu pravopisu specifikovat výchozí jazyk. V sekci Editor dopisu je k tomuto účelu k dispozici volič Jazyk pro kontrolu pravopisu.

Textový podpis Pokud v okně pro nastavení pošty a sekci Textový podpis zaškrtnete políčko Vkládat do odchozích zásilek textový podpis, bude na konec dopisu automaticky připojen podpis, který specifikujete v přilehlém okénku. Podpisem se tu ovšem myslí textový podpis; to může být několikařádková informace obsahující vaše jméno (název firmy), adresu, telefon, adresu elektronické pošty… a jiné doplňky, podle vaší úvahy. V políčku Vkládat do odchozích HTML zásilek textový podpis můžete vytvořit formátovanou variantu podpisu speciálně pro dopisy odesílané ve formátu HTML.

32


Doporučená zásilka U doporučené zásilky může adresát potvrdit příjem, aby mohl zásilku prohlédnout. Potvrzení o příjmu vám přijde poštou ve formě malé služební zásilky. Pokud chcete zásilku poslat jako doporučenou, klepněte na tlačítko Vlastnosti na nástrojovém panelu okna pro přípravu zásilky. Podle potřeby vyžádejte zaslaní potvrzení o doručení zásilky nebo o jejím přečtení – případně obojí. Doporučené zásilky mají v seznamech pošty indikátor s dopisní obálkou doplněn červeným symbolem – písmenem R.

Příjemce doporučené zásilky může explicitně potvrdit příjem potvrzením – klepnutím na tlačítko Ano v rámečku Potvrdit přečtení. Teprve pak se načte dopis do prohlížeče a je možné manipulovat s případnou přílohou.

Pokud jste vyžádali oznámení o doručení, je po vložení zásilky do schránky adresáta automaticky vytvořena a odeslána služební zásilka, která vás informuje o doručení vaší zásilky na cílové místo.

Jestliže jste požadovali oznámení o přečtení, bude vám otevření zásilky v prohlížeči adresáta oznámeno další služební zásilkou – doručenkou.

Priorita zásilky Zásilky lze odesílat s různou prioritou – výchozí nastavení je Normální a pomocí voliče Priorita v dialogu Vlastnosti lze dále vybrat prioritu Vysokou nebo Nízkou. Priorita nemá vliv na fyzické odeslání a transport

33

Groupware Server 6 – Příručka uživatele zásilky po internetu – jde jen o popisné označení pro orientaci příjemce, aby si udělal představu o charakteru zásilky.

Uložení rozpracované zásilky do složky konceptů Pokud potřebujete přerušit práci na rozpracované zásilce, klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Uložit. Kompletní zásilka se uloží do složky Koncepty. Pro její snazší identifikaci lze doporučit vyplnit pole Předmět, aby příslušný řetězec byl viditelný v seznamu položek složky. Ve složce Koncepty se můžete k rozpracované zásilce vrátit, dokončit ji a odeslat.

Vytváříme přílohu Přílohou zásilky elektronické pošty se rozumí soubory k zásilce připojené. Součástí zásilky mohou být soubory teoreticky neomezeného typu a počtu. V praxi pak samozřejmě můžete narazit na omezení – tak třeba poštovní úřad adresáta odmítne přijmout zásilku větší než 1 nebo 2 MB – což není nic tak výjimečného, pokud hodláte třeba posílat fotografie z digitálního fotoaparátu v plném rozlišení. Tip:

Tohle se sice Groupware přímo netýká – ale pokud potřebujete někomu poslat opravdu velký objem dat, použijte služeb internetové Úschovny. Na adrese www.uschovna.cz si otevřete stránky, jejichž pomocí balík dat (do 100 MB) zdarma uložíte. Adresát dostane poštou avízo a zásilku si (opět zdarma) vyzvedne. Chcete-li připojit k zásilce soubor, klepněte na odkaz Přiložit soubor nad okénkem pro zápis dopisu.

Otevře se vstupní pole, do kterého je zapotřebí uvést přístupovou cestu k souboru, jehož kopie se má stát součástí přílohy. Přístupovou cestu nemusíte vypisovat zpaměti – můžete si pomoci obvyklým systémovým dialogem pro vyhledávání souborů, který otevřete tlačítkem Procházet.

Potřebujete-li připojit další soubory, postup podle potřeby opakujte. Pokud klepnete na odkaz Přiložit Groupware objekt, budete mít možnost k zásilce připojit soubory z úložiště systému Groupware.

34


Odeslání zásilky Zásilku odešlete klepnutím na tlačítko Odeslat. Zásilka se bez dalších dotazů zařadí do výstupní fronty.

35


Seznamy pošty odeslané a dosud neodeslané Výstupní fronta Odeslané zásilky se nejprve zařadí do tzv. výstupní fronty. Seznam zásilek v této složce můžete vidět, pokud v okénku Pošta klepnete na položku Pošta k odeslání. Složka Pošta k odeslání slouží k uložení vašich odeslaných zásilek, které očekávají, až se jich ujme poštovní server a fyzicky odešle adresátovi.

Vymazání, odložení a oživení zásilky Se zásilkami vyčkávající v této frontě můžete ještě manipulovat. Zejména se bude jednat o tyto akce:  Vymazání zásilky z fronty dosáhnete tlačítkem Odstranit. Tím zásilku přesunete do složky Koš. Tuto možnost využijete, když si na poslední chvíli uvědomíte, že byste zásilku z nějakého důvodu přece jen neměli posílat nebo v případě, kdy je zásilka ve frontě příliš dlouho a odesílání selhává.  Pozastavení odesílání dosáhnete tlačítkem Odložit. Tím se zásilka ve složce zablokuje a vy si ji budete ještě moci prohlédnout, zda opravdu odpovídá vašim představám. Zásilku je vhodné také odložit v případě, kdy pokusy o její odeslání selhávají, a pravděpodobnou příčinou je nějaká dočasná porucha na protější straně. Odložením ušetříte vašemu poštovnímu serveru práci s opakováním neúspěšných pokusů o odeslání.  Odloženou zásilku znovu aktivujete tlačítkem Oživit.

Vlastnosti zásilky Dialog s výpisem souhrnu vlastností zásilky otevřete tlačítkem Vlastnosti z nástrojového panelu.

Seznam odeslané pošty Klepnete-li v podokně Pošta na položku Odeslaná pošta, uvidíte seznam zásilek, které byly fyzicky odeslány. V seznamu můžete položky po označení vymazat, ale můžete je také ještě dodatečně postoupit dalším adresátům a mimo to navíc přesouvat i kopírovat do jiných složek.

Sdílená pošta Složka Sdílená pošta, kterou nastavíte klepnutím na stejnojmennou položku v podokně Pošta, obsahuje zásilky a další podsložky, které jsou dostupné i dalším uživatelům Groupware Serveru. Manipulace s těmito zásilkami jsou obdobné manipulacím s došlou poštou.

36


Nevyžádaná pošta Nevyžádané pošta neboli spam je velký problém. Množství takové pošty je dnes mnohdy opravdu nevídané a odstraňování takových zásilek by vás zbytečně zdržovalo od jiné práce. Proto je prostředí vaší pošty doplněno účinnými prostředky pro automatickou likvidaci spamu. Ty je ovšem zapotřebí pro správnou a bezchybnou funkci korektně nastavit.

Složka Nevyžádaná pošta Pro shromažďování spamových zásilek je vyhrazena zvláštní složka – Nevyžádaná pošta. Spamové zásilky lze pro případné další manipulace výrazně označit, aby bylo vidět, že jde opravdu o spam. Jakmile zásilku označíte jako spamovou, může být identifikační řetězec Věc doplněn smluveným označením, které se vloží na začátek nebo na konec řetězce. Ovladače k tomuto účelu potřebné najdete v sekci Označení spamu (konfigurační dialog: Nastavení – Pošta – Antispam).

Ruční označení zásilky jako spam Pokud chcete některou ze zásilek označit jako spam, můžete to udělat buď v seznamu zásilek nebo když je konkrétné zásilka načtená v prohlížeči.  V seznamu zásilek označte položku zásilky nebo skupinu položek zásilek a klepněte na tlačítko Spam.  Zásilky můžete označit také v okně prohlížeče. Pokud chcete zásilku označit za spamovou, klepněte na tlačítko Spam. Pokud chcete označení naopak zrušit, klepněte na tlačítko Nespam. Jak bude se zásilkou označenou za spam naloženo? V konfiguračním dialogu spamu (viz následující kapitola) je k dispozici v sekci Akce se spamem přepínač, jímž můžete nastavit jednu z následujících možností:  Po označení zásilky za spam tuto zásilku necháte beze změny – zásilka zůstane v aktuální složce (seznamu) – toho docílíte volbou Ponechat na svém místě.  Spamovou zásilku lze automaticky přesunout do složky Nevyžádaná pošta – pokud preferujete tuto variantu, nastavte přepínač na položku Přesunout do složky “Nevyžádaná pošta”.  Pokud chcete spamovou zásilku obratem zlikvidovat, nastavte přepínač do polohy Přesunout do koše.  Ještě přísnější možnost nabízí položka Vymazat – pokud ji nastavíte, budou spamové zásilky ihned mazány nevratně (není použito podmíněné mazání s mezistupněm přes Koš).

Bayesovský filtr Tento filtr je takzvaně samoučicí – sám si podle okolností poštovního provozu a označení zásilek uživatelem za spamové sestavuje pravidla, podle kterých pak příchozí zásilky sám automaticky testuje a identifikuje jako spam.

Černá a bílá listina Vedle samoučicího se filtru a ručního třídění zásilek spamového charakteru a si můžete vytvořit další protispamovou pomůcku – tak zvanou Bílou a Černou listinu.  Bílá listina shromažďuje seznam adres odesílatelů, jejichž zásilky nebudou nikdy považovány za spam.  Černá listina naopak vytváří seznam adres takových odesílatelů, jejichž zásilky budou vždy považovány za spam. Používat černou a bílou listinu lze povolit nebo potlačit – podle zaškrtnutí políčka Používat Bílou a Černou listinu v sekci Metoda testování. Bílou a Černou listinu můžete sami plnit a upravovat v dolní části konfiguračního okna, v sekci Bílá a Černá listina.

37


Ruční plnění Obě listiny jsou tvořené seznamem adres, nad kterým je vstupní pole pro zápis nové položky. Pokud chcete přidat novou položku, zapište ji do vstupního pole a stiskněte tlačítko Přidat – adresa se tak zařadí do seznamu. Chcete-li existující položku upravit, klepněte na ni v seznamu a pak stiskněte tlačítko Upravit. Adresa se přenese do vstupního pole, kde ji můžete upravit podle potřeby. Stiskem tlačítka Přidat vložíte modifikovanou adresu zpět do listiny. Chcete-li některou z adres ze seznamu vymazat, klepněte na ni myší a potom stiskněte tlačítko Vyřadit.

Poloautomatické plnění Bílé listiny Bílou listinu lze plnit adresami také poloautomaticky, na základě vaší probíhající korespondence. Pokud zaškrtnete políčko s dlouhatánským názvem Adresáty vámi odesílaných zásilek automaticky zařazovat do seznamu odesílatelů nespamových zásilek, budou se do Bílé listiny přidávat adresy adresátů vámi odesílaných zásilek – předpokládá se, že víte, komu zásilku posíláte a že tudíž pokud vám od adresáta přijde odpověď, nebude to spam. Podobný význam má i políčko Ostatní adresáty vámi obdržených zásilek automaticky zařazovat do seznamu odesílatelů nespamových zásilek. Do seznamu Bílé listiny se zařadí adresy odesílatelů vám doručených zásilek.

Poštovní přihrádky K jednotlivým poštovním složkám si můžete vytvořit své vlastní podsložky – jakousi obdobu poštovních přihrádek pro třídění pošty. Smyslem takových přihrádek je zpřehlednění pošty – můžete do nich sami třídit zásilky podle toho, jak potřebujete nebo využít filtry pro třídění automatické.

Založení a vymazání poštovní přihrádky Novou poštovní přihrádku snadno založíte v podokně Pošta:  Podle potřeby otevřete strukturu složky, kde chcete poštovní přihrádku založit.  Pravým tlačítkem myši klepněte na název složky nebo podsložky, ke které chcete vytvořit novou poštovní přihrádku (fyzicky opět vnořenou složku).  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Nová složka.  Ve vstupním poli následně zobrazeného dialogu složku pojmenujte.

38


 Klepnutím na tlačítko OK se složka založí a zařadí do schématu složek v podokně Pošta.

Pokud byste chtěli složku vymazat:  Klepněte pravým tlačítkem myši na položku s názvem složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Odstranit.  Potvrďte bezpečnostní dotaz v následujícím dialogu. Složka se vymaže i se všemi zásilkami, které jsou v ní obsaženy. Složky základní struktury, jako jsou Došlá pošta nebo Odeslaná pošta mazat nelze a příslušný příkaz v nabídce chybí.

Kopírování a přesuny zásilek do přihrádek Zásilky lze přesouvat a kopírovat z jedné složky do jiné. Při kopírování se v cílové složce vytvoří kopie zásilky, která ale zůstane zachována i ve složce výchozí. Přesunem se zásilka z výchozí složky vymaže a je pak k dispozici pouze ve složce cílové.  Zásilku nebo skupinu zásilek nejprve v okně složky, kde jsou uloženy, označte.  Klepněte na pravou část tlačítka Akce (s černou šipkou) na nástrojovém panelu.  V plovoucí nabídce vyberte buď příkaz Kopírovat, nebo Přesunout – podle zamýšlené akce.  V okně Zkopírovat (Přesunout) položky vyberte cílovou složku operace.  Po potvrzení volby se označené zásilky zkopírují (přesunou) do vybrané cílové složky.

Alternativní postup:  V okně výchozí složky označte zásilky, které chcete kopírovat (přesunout).  Zůstaňte v okně složky a pravým tlačítkem myši klepněte vlevo, v podokně Pošta, na název cílové složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Kopírovat sem nebo Přesunout sem, podle zamýšlené akce. Zásilky se zkopírují nebo přesunou do vybrané složky.

39


Přejmenování poštovní přihrádky Přihrádky, které jste si sami založili, můžete kdykoliv dodatečně přejmenovat:  Klepněte na název přihrádky pravým tlačítkem myši.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Přejmenovat.  Ve vstupním poli dialogu Přejmenovat specifikujte nový název přihrádky. Přihrádka se po potvrzení volby tlačítkem OK přejmenuje, aniž by to mělo nějaký vliv na uložené zásilky.

Filtry pro zobrazení seznamů zásilek Vytvořením vhodných filtrů si můžete připravit pomůcky pro selektivní zobrazení pouze těch položek zásilek, které odpovídají nastavenému kritériu – například přicházejí od určitého odesílatele, obsahují v poli Předmět nějaké významné slovo a podobně. Chcete-li sestavit nový filtr, klepněte pravým tlačítkem myši v levém podokně na položku Filtry. V místní nabídce pak poklepejte na příkaz Nový filtr. V dialogu Nový filtr budoucí filtr jednak pojmenujete a jednak vytvoříte podmínku, podle které bude fungovat. Postup je celkem jasný a obvyklý. Voličem vlevo vyberete první operand (například E-mail adresa odesílatele). Prostředním voličem nastavíte relační operátor (například obsahuje). Do pole vpravo zapíšete druhý operand, například jméno Bořivoj. Tato podmínka pak bude fungovat tak, že se prohledají položky seznamu zásilek a pokud je v poli Od jméno Bořivoj, pak je položka považována za filtru vyhovující. Výsledkem práce filtru bude seznam položek zásilek, které obsahují dané jméno – ostatní se odfiltrují. V některých případech není druhý operand zapotřebí a podmínka se zadává v logickém tvaru (například Zásilka má přílohy – Ano / Ne).

40

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Klepnutím na položku Přidat podmínku (v dialogu vlevo dole) můžete vytvořit kritéria skládající se ze složených podmínek. Pokud některé kritérium není zapotřebí, můžete ho z filtru vymazat klepnutím na červené proškrtnutí. Filtr aktivujete klepnutím na položku s jeho názvem v levém podokně (napřed seznam filtrů rozviňte klepnutím na symbol “plus” před položkou Filtry). V okně se zobrazí pouze položky těch zásilek, které danému filtru vyhovují. K výchozímu zobrazení (nefiltrovanému) se vrátíte klepnutím na položku s názvem požadovaného seznamu zásilek – nejspíše Doručená pošta. Pokud budete chtít filtr upravit, klepněte na jeho název pravým tlačítkem myši a pak zvolte příkaz Editovat – podmínky filtru se načtou do stejného dialogu, jako byl ten, ve kterém jste filtr vytvořili. Příkazem Smazat celý filtr vymažete.

41


Archív zásilek V archívu se uchovávají všechny vaše přijaté i odeslané zásilky. Archív vytváří složky rozdělené po kalendářních měsících. Struktura složek se otevře, pokud klepnete na položku Archív. Klepnutím na položku konkrétního měsíce se načtou všechny archivované zásilky odesílané a přijaté v daném měsíci.

Digitální podpis a šifrování zásilek (SMIME) V prostředí Groupware je možné vytvářet a prohlížet elektronicky podepsané a šifrované zásilky. Z hlediska bezpečnosti je vhodné všechny operace s podepsanými a šifrovanými zásilkami provádět při přístupu ke Groupware zabezpečeným protokolem HTTPS.

Prohlížení podepsané zásilky Při prohlížení podepsané zásilky server ověří, že zásilka nebyla během doručování porušena a že elektronický podpis je proveden platným certifikátem. Tato funkce není závislá na typu prohlížeče ani na typu operačního systému stanice. Pro následující funkce je podpora pouze pro Microsoft Internet Explorer (ActiveX-OCX), v příštích verzích bude i podpora pro FireFox (XPI). Požadavky na stanici:  Operační systém Windows.  Prohlížeč Internet Explorer.  Ve Windows (pomocí MSIE) zavedený platný soukromý a veřejný klíč s certifikátem (tzv. certifikát) vydaným certifikační autoritou. V Internet Exploreru musí být nainstalován šifrovací modul GWHelper (ActiveX - OCX), který se nainstaluje automaticky z Groupware Serveru před prvním použitím. Musí být také povoleno spouštění ActiveX.

Vytvoření podepsané zásilky Pro funkci je nutné nejdříve v nastavení modulu Pošta přiřadit vaší adrese certifikát pro odesílání. Při vytváření zásilky stiskněte tlačítko Podepsat a zásilku odešlete.

Prohlížení šifrované zásilky

42

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Pro prohlížení šifrované zásilky musí být ve Windows zaveden odpovídající privátní klíč. V Groupware nemusí být certifikát přiřazen adrese.

Vytvoření šifrované zásilky Pro vytvoření šifrované zásilky je nutné mít v Groupware zavedený adresátův veřejný klíč, kterým bude zásilka zašifrována. Ideální je, aby byl certifikát zaveden přímo do kontaktu adresáta zásilky.

Vytváření nových úkolů a událostí Přímo z okna pro práci s poštou můžete také vytvořit záznam o nové události či o novém úkolu (popis viz další kapitoly na str. 53 a str. 57). K tomu máte k dispozici příslušné příkazy v nabídce, kterou otevřete tlačítkem Nový na nástrojovém panelu.

43


Instant Messaging Instant Messaging je systém pro přímou (online) komunikaci mezi uživateli. Instant Messaging umožňuje posílání zpráv formou psaného dialogu. Vedle textových zpráv obvykle umožňuje posílat také soubory a dělat spoustu jiných věcí kolem komunikace. Instant Messaging server je postaven na technologii Jabber a komunikuje protokolem XMPP. Pro použití Instant Messagingu je tedy třeba si na stanici nainstalovat klientský program, který podporuje komunikační protokol Jabber (XMPP), tedy např. PSI, Gajim, Qip, Pitgin, Jabbin (viz www.jabber.org/clients). V Instant Messagingu již budete mít připravený a stále aktuální seznam ostatních uživatelů Groupware. V prostředí Groupware, v modulu Pošta budete mít také přístupný archív zpráv Instant Messagingu, kde si můžete kdykoliv zrekapitulovat průběh vaší komunikace. Vaše údaje pro přihlášení do Instant Messagingu jsou shrnuty v modulu Nastavení, ve stránce s Doplňky ke stažení. Pro přihlášení použijte jméno s doménou (Jabber ID = JID) a heslo, které používáte v Groupware. Pro přihlášení je třeba v klientu povolit plain authentication, je možné použít šifrování SSL. TIP:

Klientský software si můžete stáhnout ze stránky serveru Jabber.org, na kterou přejdete klepnutím na odkaz zde v sekci IM klienti konfiguračního modulu programu (Nastavení – Doplňky ke stažení).

Software se většinou obsluhuje způsobem připomínajícím známý program ICQ a kdo s tímto programem někdy pracoval, nebude mít s Instant Messagingem žádné problémy. Klientský program pro Instant Messaging se po instalaci automaticky napojí na lokální seznam uživatelů Groupware Serveru – jejich výčet uvidíte v ovládacím panelu programu. Zprávy se odesílají a přijímají v prostředí (okně) tohoto programu. Groupware Server udržuje seznam adresátů a zajišťuje archivaci zpráv.

44

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Záznam komunikace se archivuje prostředky Groupware Serveru a můžete ho vidět v okně klientské části v modulu Pošta. Klepnutím na odkaz Archív IM zpráv otevřete stromovou strukturu archívu záznamu korespondence, seřazenou podle jednotlivých korespondentů a dále pak po měsících. Přehled zpráv se v archívu obvykle objeví až po ukončení pracovního dne – takže vaše komunikace uplynulého dne bude v archívu vidět až po půlnoci. Záznamy z archívu se objevují v blocích korespondence, která probíhala mezi jednotlivými odhlášeními a přihlášeními (stavem dostupnosti a nedostupnosti) korespondujících ke klientskému programu Instant Messaging.

45


RSS kanály RSS je rodina XML formátů určených pro čtení novinek na webových stránkách a obecněji syndikaci obsahu. Technologie RSS umožňuje uživatelům Internetu přihlásit se k odběru novinek z webu, který nabízí RSS zdroj (RSS feed). Tento zdroj se většinou vyskytuje na stránkách, kde se obsah mění a přidává velmi často (například zpravodajské servery). Groupware Server obsahuje čtečku RSS kanálů. Abyste si mohli informace zpřístupnit, je třeba si kanál zpřístupnit – zadat URL adresu, na které leží přístupný zdroj informací (je třeba preferovat verzi RSS 2.0 – např. http://www.novinky.cz/rss2/). Pak se v okně Groupware Serveru zobrazí seznam informací – novinek, které kanál přináší – a vy si je můžete číst podobným způsobem jako došlé zásilky.

Přihlášení k odběru informací z RSS kanálu Abyste se mohli přihlásit k odběru informací z RSS kanálu, musíte znát jeho adresu. Tu obvykle najdete na stránce, která tyto služby poskytuje snadno tak, že vyhledáte odkaz obsahující řetězec znaků RSS. Podívejme se třeba na úvodní stránku oblíbeného portálu LUPA.cz.

Odkaz na přihlášení k RSS kanálům najdete na konci stránky pod textem RSS exporty. Klepnutím na odkaz přejdete na stránku, kde najdete odkazy na všechny kanály, které jsou na Lupě k dispozici. Zapamatujme si hned ten první – http://rss.lupa.cz/clanky/.

Nyní přejdeme do okna Groupware Serveru, kde v modulu Pošta je zapotřebí klepnout pravým tlačítkem myši na odkaz RSS kanály. Otevře se kontextová nabídka, ve které spustíte příkaz Nový RSS kanál.

Do vstupního pole dialogu Editace RSS kanálu překopírujte předem nalezenou adresu stránky.

46


Klepnutím na tlačítko Načíst se informace o kanálu uloží do seznamu a Groupware Server se pokusí stáhnout obsah kanálu na váš počítač. Jakmile se mu to povede, objeví se pod položkou RSS kanály vnořená položka s názvem právě staženého kanálu a v pravé části okna se vytvoří seznam odpovídajících položek (např. názvů článků s anotacemi). Klepnutím na název článku, který je, jak vidíte podle způsobu zobrazení odkazem, se otevře okno s anotací článku. Pomocí dvojice zelených tlačítek se šipkami v pravém horním rohu můžete listovat anotacemi – přejít na anotaci předchozí nebo následující.

Pokud chcete upřesnit způsob stahování informací, klepněte v dialogu Editace RSS kanálu na tlačítko Rozšířené zobrazení nebo u již existujícího kanálu spusťte z kontextové nabídky nad jeho názvem příkaz Upravit.

V rozšířeném dialogu Editace RSS kanálu lze kanál pojmenovat (přejmenovat) i změnit jeho URL adresu. Je tu také možné nastavit periodu aktualizace – buď podle toho, jak je nastaveno v konfiguraci kanálu nebo podle vlastní úvahy – od 10 minut po 1 týden, případně nikdy.

47

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Pokud není kanál automaticky aktualizován nebo pokud chcete tak jako tak vidět jeho okamžitý stav, spusťte v kontextové nabídce nad jeho názvem příkaz Načíst ze serveru. Kdy byl obsah seznamu položek kanálu naposledy synchronizován se zdrojem, vidíte v informačním rámečku v horní části dialogu. V rozšířeném dialogu Editace RSS kanálu dále můžete nastavením přepínače Mazat položky zvolit, jaký počet položek může mít seznam. Pokud chcete odkaz na kanál vymazat, klepněte na něj pravým tlačítkem myši a z kontextové nápovědy spusťte příkaz Odstranit. Pak potvrďte dotaz v bezpečnostním rámečku Potvrdit odstranění.

Pokud budete chtít pracovat s mnoha kanály, můžete si je rozčlenit zařazením do složek. Novou složku založíte stejně jako v případě pošty – klepnutím na název složky nadřazené a příkazem Nová složka z kontextové nabídky.

Sdílené RSS kanály Složka Sdílené RSS kanály, kterou nastavíte klepnutím na stejnojmennou položku v podokně Pošta, obsahuje sdílené RSS kanály, které mají být dostupné i dalším uživatelům vaší počítačové sítě. Manipulace s těmito kanály jsou obdobné manipulacím, které jste poznali u kanálů soukromých.

Přístupová práva u sdílených RSS kanálů Pokud máte oprávnění manipulovat s přístupovými právy, najdete v plovoucí nabídce otevřené klepnutím pravým tlačítkem myši nad názvem sdíleného RSS kanálu příkaz Nastavit práva. Jeho spuštěním otevřete okno, v němž můžete v horní části vybrat uživatele nebo skupinu uživatelů a v dolní části mu upravit potřebná práva. Pokud není požadovaný uživatel v seznamu v horní části dialogu zastoupen, lze ho doplnit po stisku tlačítka Přidat. Jestliže mají práva nadřazené složky pro aktuální složku sloužit jako rodičovská, zaškrtněte čtverec Dědit práva po nadřízené složce.

48


Plánovací kalendář Všem uživatelům je k dispozici propracovaný systém sdílení kalendářů; ten umožňuje řídícím pracovníkům a koordinátorům akcí „být v obraze“ – mít přehled o okamžitém pracovním vytížení podřízených a spolupracovníků. Pomocí kalendářů lze snadno plánovat – od organizace lokálních porad až po přípravu a zajištění schůzek s obchodními partnery v cizině. Komunikace je při tom obousměrná. Události ve sdíleném kalendáři jsou nejen vidět tak, jak jsou tam vypsané, ale lze s nimi i manipulovat. To je ovšem možné pouze po předchozím souhlasu. Kalendáře zajistí i upozorňování na plánované události a schůzky – a to v dostatečném předstihu.

Okno kalendářů Okno pro práci s kalendáři otevřete klepnutím na tlačítko Kalendář na panelu modulů v horní části okna. Otevřené okno se skládá z několika částí: vlevo najdete podokna měsíčního kalendáře, zobrazení přehledu úkolů a vyhledávání, vpravo pak velké podokno zobrazující podrobnosti z vybraného kalendáře, přehledu úkolů a podobně.

Kalendáře, události a úkoly Co chcete zobrazit a s čím pracovat, vyberete po klepnutí na pravou část tlačítka Zobrazení. Může se jednat o:  Kalendář – zobrazí plánovací kalendář, jehož podobu upřesníte tlačítky Den, Týden, Měsíc nebo Rok.  Události – zobrazí seznam událostí, kde každá položka, podobně jako u seznamů pošty, popisuje jednu událost.  Úkoly – zobrazí okno s přehledem úkolů; jeho podobu opět upřesníte tlačítky Den, Týden, Měsíc nebo Rok.  Dostupnost – otevře okno, ve kterém lze vidět dostupnost vybraných zaměstnanců ve volitelném časovém horizontu (ve schématu je zohledněno jejich zaneprázdnění různými úkoly, schůzkami a podobně).

49


Navigační kalendář v levém podokně V levém podokně nahoře je navigační kalendář; vztahující se k aktuálnímu měsíci. Měsíce lze libovolně posouvat poklepáním na symboly šipek vpravo a vlevo od označení měsíce aktuálně zobrazeného Pod měsíčními kalendáři je podokno Úkoly. Zde jsou uvedeny názvy jednotlivých úkolů, které právě probíhají – bez ohledu na okamžité nastavení kalendářů.

Zobrazení kalendářů Denní kalendář Denní varianta kalendáře se explicitně nastaví tlačítkem Den z nástrojového panelu. Vlastní okno kalendáře obsahuje v sekci vpravo hodinový přehled akcí specifikovaných pro určitý den.

Týdenní kalendář Týdenní variantu kalendáře nastavíte tlačítkem Týden z nástrojového panelu Pro jednotlivé dny jsou vyhrazena obdélníková pole – do tohoto typu polí se zaznamenává stejně jako v denním kalendáři.

Měsíční kalendář Měsíční variantu kalendáře nastavíte tlačítkem Měsíc z nástrojového panelu. Celá plocha okna je pokryta přehledem jednotlivých dnů.

Roční kalendář Roční kalendář zobrazíte tlačítkem Rok z nástrojového panelu. Celá plocha okna je pokryta přehledem jednotlivých dnů.

Zjišťování dostupnosti uživatelů Každý uživatel Groupware Serveru může na základě kalendářů zjistit dostupnost svých spolupracovníků (předpokladem samozřejmě je, aby spolupracovníci zapisovali do kalendáře podklady o své přítomnosti a nepřítomnosti – například o dovolených). V kontextové nabídce pod tlačítkem Zobrazení spusťte příkaz Dostupnost. Otevře se okno se seznamem uživatelů vašeho Groupware Serveru. Pomocí zaškrtávacího políčka vyberte uživatele, jehož dostupnost chcete zjistit. Voličem Zobrazovat tyto typy dostupnosti vyberte, které údaje o dostupnosti spolupracovníka vás zajímají – zda třeba jen dovolená nebo všechny možné důvody dostupnosti.

50

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Číselníkem Datum ještě můžete nastavit, o jaký časový horizont vám jde (lze tak třeba zkontrolovat vybrané období loňského roku a podobně). Klepnutím na tlačítko ze sady Období pak zobrazíte příslušné údaje o dostupnosti za den, týden, měsíc či kvartál vztahující se k zadanému datu.

Tlačítkem Vybrat uživatele se můžete pak vrátit k seznamu uživatelů a podívat se na dostupnost dalšího kolegy.

Sdílení údajů v kalendářích a záznamů o úkolech V prostředí Groupware Serveru je možný přístup do kalendářú jiných uživatelů a tím i sdílení údajů v kalendářích obsažených a sdílení údajů o úkolech. Každý uživatel může povolit libovolnému jinému uživateli Groupware Serveru přástup do svého kalendáře, a to pro sdílení vlastního kalendáře a zvlášť pro sdílení úkolů. V obou případech pak může povolit prohlížení obsahu, zápis nebo obojí. Příslušná nastavení každý samostatně zajistí v modulu Nastavení (Kalendář – Sdílení kalendáře, Kalendář – Sdílení úkolů). Pomocí zaškrtávacích políček určíte, komu chcete jaká práva přidělit.

Jak poznáte, že vám někdo povolil přístup k jeho kalendáři? Jednoduše; jeho jméno najdete v seznamu sdílených kalendářů v levé sekci okna modulu Kalendář. Zde jsou také v závorce uvedena vaše práva – nejprve pro kalendář, pak pro úkoly (Č = právo číst; P = právo zapisovat, – = nemáte žádné právo). Zápis (P,P) tedy znamená, že můžete zapisovat do kalendáře i vytvářet zápisy o úkolech.

51

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Pokud někdo má právo psát do vašho kalendáře a něco tam zapíše, dostanete o tom vyrozumění ve formě poštovní zásilky.

Vy si pal otevřete svůj kalendář a hned vidíte, o co jde.

Odesílání záznamů z kalendáře elektronickou poštou Kalendářové zásilky odesílané podle normy iCal umožňují posílání událostí a úkolů i mimo Groupware a naopak události a úkoly z vnějšku přijímat a dále zpracovávat. Vyslání se provádí v editoru události nebo úkolu zařazením adresy uživatele, jemuž je informace určena, na kartě Spolupracující.

Pokud daný uživatel pracuje třeba v Outlooku, vidí informaci o kalendářové položce v došlé poště.

Při pohledu do kalendáře zjistí, že příslušný údaj byl do něj zařazen.

52


Události Termínem událost se rozumí činnosti, kterou naplánujete v Kalendáři, ale k jejíž realizaci nebudete potřebovat součinnost dalších pozvaných osob ani rezervaci nějakých prostředků.

Vložení nové události Požadujete-li vytvoření záznamu o nové události, klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Nový a v kontextové nabídce pak na příkaz Nová událost. Tím se otevře okno Editor události, připravené pro zápis podkladů pro událost. Okno obsahuje pevnou část s poli pro pojmenování události (Věc) a určení její lokalizaci (Místo konání). Dále je zde proměnná část se čtyřmi kartami:  Na kartě Rozšířené určíte pomocí hodinových a minutových číselníků začátek a konec události. Zaškrtnutím políčka Celodenní událost můžete událost označit jako celodenní. Voličem Typ nastavíte charakter události – Povinné, Důležité, Schůzka, Telefon, Služební cesta, Lékař, Dovolená, Narozeniny, Jubileum, Žádný. Voličem Dostupnost můžete upřesnit místo, ke kterému se událost má vztahovat – máte tyto možnosti: V kanceláři, V kanceláři nedostupný, Mimo kancelář, Mimo kancelář nedostupný, Nemoc, Dovolená nebo Nezobrazovat. Zaškrtnutím políčka Upozornění můžete vyžádat připomenutí události ve zvoleném časovém intervalu před plánovaným začátkem. Do pole Obsah zapíšete podle potřeby podrobný popis celé události.

 Na kartě Opakování můžete nastavit požadavek na opakování akce. Voličem můžete vybrat opakování denně, týdně, měsíčně či ročně. Pokud chcete opakování události zrušit, nastavte volič zpět do výchozí polohy Neopakovat.

53


 Na kartě Spolupracující je okénko Organizátor. V něm organizátor – tedy osoba akci organizující – sestaví seznam zaměstnanců, kteří mají na dané události spolupracovat. Součástí položek seznamu jsou jejich jména, adresy a typ vztahu k události. Typy mohou být tři – povinný (pro daného zaměstnance je povinností se událostí zabývat), nepovinný (zaměstnanec se událostí zabývat může, ale nemusí) a informovat (událost je zaměstnanci dána jen na vědomí).

K výběru spolupracovníků klepněte na tlačítko Pozvat v levém dolním rohu okénka; tím otevřete okno Výběr adresátů, ve kterém vyberete potřebné kontakty a určíte jejich typ.

 Na kartě Odkazy můžete vytvořit seznam odkazů týkající se dané události. Odkaz do seznamu vložíte klepnutím na tlačítko Připojit – tím se otevře okno Vyberte objekty skládající se ze čtyř karet, na kterých můžete vyhledat a připojit různé druhy odkazů:  Na kartě Dokumenty můžete vytvářet odkazy na dokumenty uložené v úložišti dokumentů Groupware.

54

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  Na kartě Kontakty lze vybrat kontakty, které souvisí s danou událostí.  Na kartě Pošta můžete vybrat poštovní zásilky, které se události nějak týkají.  Na kartě Kalendář vyberete související záznamy o jiných událostech a úkolech.

Ve všech případech budete postupovat stejně. Zvolíte kartu, zaškrtnete na ní políčka u položek, které chcete zařadit do seznamu Objekty k připojení a klepnete na tlačítko Přidat vybrané. Až budete mít vše podle vašich představ, klepnete na tlačítko OK a seznam se přenese na kartu Odkazy.

Úprava záznamu o události Pokud budete potřebovat upravit parametru záznamu o některé z událostí, poklepejte na její položku v Kalendáři. Záznam o události se načte do editoru událostí – tam jej můžete podle potřeby upravit.

55


Sledování a kontrola událostí Pokud jste vyžádali při zadávání událost její připomínání (ovladače Upozornění na kartě Rozšířené v dialogu Editor událostí) otevře se vždy v určenou dobu dialogové okno Připomenutí, aby vám naplánovanou akci připomnělo. V okně vidíte seznam naplánovaných událostí; ke každé z nich se uvádí:  Předmět – název události.  Začátek – datum a čas, na které je naplánován začátek akce.  Zbývá – kolik hodin a minut zbývá do začátku akce. Záporné červené číslo znamená, že termín začátku akce již proběhl. Plánovanou událost můžete v tomto okně také odložit nebo i zrušit. Odložení události dosáhnete takto:  Zaškrtněte políčka u událostí, jichž se má odklad týkat.  Na nástrojovém panelu nastavte pomocí číselníků Odložit vybrané počet hodin a minut, o které je třeba událost odložit.  Klepněte na tlačítko Odložit. Pokud chcete některé události zrušit, zaškrtněte před jejich položkami zaškrtávací políčka a pak klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Zrušit vybrané.

56


Úkoly Zadávání i plnění různých pracovních úkolů je náplní každého pracovního dne. Proto je důležité mít dobrý přehled o aktuálně přidělených úkolech a vyhnout se promeškání termínů jejich splnění. V elektronické podobě lze úkoly zadávat snadno a rychle – přitom podkladem pro přidělení úkolu pro vaše podřízené může být třeba i „obyčejný“ mail od vašeho nadřízeného. Libovolný úkol tak lze přidělit k vyřešení zvolenému kolegovi nebo týmu. Pro větší kompatibilitu je podporován standard iCalendar – proto lze stejným způsobem přijímat a zadávat úkoly i uživatelům konkurenčních produktů tento standard podporujících, jako je například Microsoft Outlook. Úkoly je možné chápat jako dlouhodobější osobní nebo pracovní zadání, u kterých je třeba sledovat proces zpracování a ukončení. Jaký je rozdíl mezi úkolem a událostí? Uveďme si příklad. Vaše firma dokončuje nějaký produkt. Uvedení tohoto produktu na trh bude událost. Ale k zajištění této události je zapotřebí splnit celou řadu úkolů – například vytvořit uživatelskou dokumentaci, zajistit reklamu, připravit informativní předvedení produktu před novináři, atd. Úkoly mohou být jednorázové nebo se také mohou opakovat. Opakovaný úkol se může opakovat v pravidelných intervalech nebo tím, že splníte úkol, který mu předcházel. Opakované úkoly se v seznamu úkolů zobrazují po jednom. Teprve když je splněn úkol, který je v řadě opakovaných úkolů aktuální, zobrazí se v seznamu úkol následující.

Vložení nového úkolu Chcete-li založit záznam o novém úkolu, klepněte na nástrojovém panelu na pravou část tlačítka Nový a v kontextové nabídce pak spusťte příkaz Nový úkol. Tím se otevře okno Editor úkolu a vaší starostí teď bude, jak do něj všechny podklady pro daný úkol správně a kompletně zapsat.

Okno obsahuje pevnou část s poli pro pojmenování úkolu (Věc) a určení jeho lokalizace (Místo konání). Zaškrtávací políčko Splněno později použijete k ukončení úkolu s tím, že byl splněn. Dále je zde proměnná část okna se třemi kartami:  Na kartě Rozšířené úkol popíšete a určíte, kdy má být úkol splněn a kdy (pokud vůbec) má být signalizována jeho kontrola. Pokud zaškrtnete políčko Termín splnění, můžete zadat datum, ke kterému má být úkol splněn. K výběru data lze využít kalendář otevřený tlačítkem za vstupním polem.

57

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Chcete-li plnění úkolu kontrolovat, zaškrtněte políčko Upozornění a nastavte datum a čas, kdy budete chtít být na kontrolu plnění úkolu upozorněni. Pro nastavení data lze opět využít služeb interaktivního kalendáře. Voličem Typ nastavíte charakter úkolu – zda jde o úkol důležitý, pracovní, soukromý, dále zda se týká odjezdu na služební cestu či dovolenou, zda jde o nějaké jubileum, přání k narozeninám, nebo jde o telefonní hovor. Výchozím typem je Žádný – volbu ponechte, pokud není možné událost „zaškatulkovat“. Zaškrtnutím políčka Soukromé přiřadíte úkolu charakter soukroé akce. Do pole Obsah zapíšete podle potřeby podrobný popis celého úkolu.  Na kartě Spolupracující je okénko Organizátor, v němž vy, jako organizátor akce, sestavíte seznam vašich kolegů, kteří mají na daném úkolu spolupracovat. V seznamu jsou uvedena jejich jména, adresy a typ vztahu k úkolu. Stejně jako u události mohou být typy vztahů k úkolu tři – povinný (pro daného zaměstnance je povinností se řešením úkolu zabývat), nepovinný (zaměstnanec se úkolem zabývat může, ale nemusí) a informovat (úkol je zaměstnanci dán jen na vědomí). K výběru spolupracovníků klepněte na tlačítko Pozvat v levém dolním rohu okénka; tím otevřete okno Výběr adresátů, ve kterém vyberete potřebné kontakty a určíte jejich typ. Prostředí a jeho obsluha jsou stejné jako v případě vložení nové události na str. 54.  Na kartě Odkazy můžete vytvořit seznam odkazů týkající se dané události. Odkaz do seznamu vložíte klepnutím na tlačítko Připojit – tím otevřete okno Vyberte objekty obsahující čtyři karty, na kterých můžete vyhledat a připojit různé druhy odkazů. Prostředí a jeho obsluha jsou stejné jako v případě vložení nové události na str. 54.  Na kartě Dokumenty můžete vytvářet odkazy na dokumenty uložené v úložišti dokumentů Groupware.  Na kartě Kontakty lze vybrat kontakty, které s daným úkolem nějak souvisí.  Na kartě Pošta můžete vybrat poštovní zásilky, které se nějak týkají plnění úkolu.  Na kartě Kalendář vyberete související záznamy o jiných událostech a úkolech. Ve všech případech budete postupovat stejně. Zvolíte kartu, zaškrtnete na ní políčka u položek, které chcete zařadit do seznamu Objekty k připojení a klepnete na tlačítko Přidat vybrané. Až budete mít vše podle vašich představ, klepnete na tlačítko OK a seznam se přenese na kartu Odkazy. Jakmile budete mít úkol specifikovaný, klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Uložit a poslat. Osoba (skupina osob), kterým jste úkol zadali, dostanou vyrozumění elektronickou poštou.

V okně prohlížeče dopisů jsou nyní k dispozici tlačítka Přijmout a Odmítnout, jejichž pomocí může ten, jemuž byl úkol přidělen, zareagovat. Jestliže potenciální řešitel úkolu klepne na tlačítko Přijmout, záznam o úkolu se přesune do seznamu vašich úkolů a zadavateli bude odeslána vaše kladná odpověď. Klepnete-li na tlačítko Odmítnout, bude zadavateli doručena vaše odmítavá odpověď.

Úprava záznamu o úkolu Pokud budete potřebovat upravit parametry záznamu o některém z úkolů, poklepejte na jeho položku v seznamu úkolů (otevřete jej přes tlačítko Zobrazení příkazem Úkoly). Záznam o úkolu se načte do editoru úkolů – tam jej můžete podle potřeby upravit.

58


Sledování a kontrola úkolů Pokud jste vyžádali při zadávání úkolu jeho kontrolu (na kartě Rozšířené v dialogu Editor událostí) otevře se v určenou dobu okénko Upozornění, aby vám připomnělo, že byste měli úkol zkontrolovat.

V okně vidíte seznam zadaných úkolů; ke každému z nich se uvádí:  Předmět – název úkolu.  Začátek – datum a čas, na které je naplánováno splnění úkolu.  Zbývá – kolik hodin a minut do splnění úkolu zbývá. Pokud je uvedena záporná hodnota (červeně), byl termín již „prošvihnut“. Plánovaný úkol (zvláště s prošlým termínem) můžete v tomto okně také odložit nebo i zrušit. Odložení úkolu dosáhnete takto:  Zaškrtněte políčko u úkolu, kterého se má odklad týkat.  Na nástrojovém panelu nastavte pomocí číselníků Vybrané upozornění o počet hodin a minut, o které je třeba splnění úkolu odložit.  Klepněte na tlačítko Odložit. Pokud chcete některý úkol zcela zrušit, zaškrtněte před jeho položkou zaškrtávací políčko a pak klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Zrušit vybrané nebo Zrušit vše.

Úkol byl splněn Otevřete seznam úkolů – klepněte na tlačítko Zobrazení a v plovoucí nabídce spusťte příkaz Úkoly. Záznam o úkolu se načte do editoru úkolů. Zde klepněte na políčko Splněno – aby bylo zaškrtnuté. Dále pak záznam o úkolu uložte – indikace ve sloupci Stav úkolu se z Nesplněn změní na Splněn.

59


Dokumenty vždy po ruce Představte si situaci, že jedete někam něco nabízet, předvádět nebo školit a uprostřed práce zjistíte, že vám chybí nějaký dokument – že jste ho zapomněli vzít s sebou nebo ho prostě ne a nenačtete. Tomu se dá zabránit tím, že si dokumenty předem připravíte a uložíte do úložiště na webu – tím je budete mít po ruce odkudkoliv a kdykoliv (a samozřejmě jen vy a nikdo jiný). Takto uložené dokumenty budete mít po ruce i přímo z prostředí operačního systému ve formě webové složky protokoly WebDAV nebo FTP. Pokud u svých takto uložených dokumentů budete mít povolené sdílení, usnadní vám to kontakt s vašimi spolupracovníky. Ovšem kontakt řádově na vyšší úrovni než při práci „jen“ v podnikové síti. Budete mít zcela volné pole působnosti a možnost s dokumenty pracovat odkudkoliv na světě s jedinou podmínkou – musí tam být k dispozici připojení k internetu.

Úložiště dokumentů V rámci aplikace Groupware lze využívat úložiště dokumentů (složky), a to jednak privátní – vlastní a přístupné jen vám jako uživateli a jednak úložiště sdílená – dostupná podle nastavených práv i jiným uživatelům vaší podnikové sítě. Do veřejných složek může každý uživatel ANONYMOUS, tedy prakticky kdokoliv. Úložiště dokumentů otevřete klepnutím na tlačítko Dokumenty na panelu aplikací.

Pracovní okno je rozděleno do těchto částí. Vlevo nahoře je umístěno podokno Dokumenty, ve kterém je vypsána struktura složek úložiště. Klepnutím na položku struktury se v pravé části okna vypíše obsah příslušné složky – uložené soubory a odkazy na další (vnořené) podsložky. K otvírání a skrývání částí struktury jsou k dispozici obvyklé čtverečky se symboly „plus“ (rozbalí další část struktury) a „mínus“ (sbalí rozbalenou strukturu). V levé dolní části okna je podokno Hledat, které využijete k rychlému vyhledání souborů nebo složek. Tip:

Pokud se potřebujete dostat do bezprostředně nadřazené složky ke složce aktuálně zobrazené, klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Nahoru.

Vlastní úložiště dokumentů Vytvoření nové složky Ke složce založené na vaše jméno můžete přidávat další vnořené podsložky. Tak lze dokumenty přehledně roztřídit do tématických kategorií a mít ve svých písemnostech pořádek a přehled.

60


Jak novou složku založíte?  Klepněte pravým tlačítkem myši na složku, ke které chcete vytvořit vnořenou podsložku (podle potřeby zviditelněte stromovou strukturu složek klepnutím na čtvereček se symbolem „plus“).  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Nová složka.

 Do vstupního pole následně zobrazeného dialogu zadejte název nové složky.  Do šedého, níže umístěného pole, zapište volitelný komentářový text.  Klepnutím na tlačítko OK se složka založí a zařadí do schématu složek v podokně Dokumenty. Tip:

Pokud chcete založit podsložku ke složce právě zobrazené v pravé části okna, klepněte na nástrojovém panelu na tlačítko Nová složka. Komentářový text se zobrazí v bublině, pokud najedete kurzorem myši poblíž názvu komentované položky – takovou položku poznáte podle grafického symbolu (viz obrázek).

Vymazání složky Pokud byste chtěli složku později vymazat:  Klepněte pravým tlačítkem myši na položku s názvem složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Odstranit.  Potvrďte bezpečnostní dotaz v následujícím dialogu. Složka se vymaže i se všemi soubory, které jsou v ní obsaženy. Složky základní struktury – tedy složka s vaším jménem, složka Sdílené dokumenty a složka Koš vymazat nelze a příkaz Odstranit v plovoucí nabídce chybí. Tip:

Vymazat můžete i celou strukturu neprázdných složek s podsložkami.

Přejmenování složky Složky, které jste si sami založili, můžete kdykoliv snadno přejmenovat:  Klepněte na název složky pravým tlačítkem myši.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Přejmenovat.  Do pole dialogu Přejmenování zapište nový název. Složka se po potvrzení volby tlačítkem OK přejmenuje, aniž by to mělo nějaký vliv na uložené soubory a podsložky.

61


Vkládání souborů do složek Otevřete struktury podsložek a klepnutím na její název otevřete složku, do které chcete uložit soubory. Obsah složky se načte do pravé části okna. Na nástrojovém panelu klepněte na tlačítko Přidat soubor. Tím se otevře dialog, ve kterém specifikujete soubor nebo soubory, který chcete do složky zkopírovat.

 Tlačítkem Procházet se otevře dialog, ve kterém můžete požadovaný soubor interaktivně vybrat v libovolné složce kteréhokoliv dostupného disku.  Pokud chcete soubor vložit do složky úložiště dokumentů, klepněte na tlačítko Přidat soubory.  Jestliže soubor daného jména již v úložišti je a vy ho budete chtít přepsat (třeba novější verzí), klepněte na tlačítko Přidat a přepsat soubory.  Chcete-li v jedné operaci uložit dva a více souborů, klepněte na tlačítko Vložit více. Tím otevřete až deset vstupních polí s tlačítky Procházet a můžete tak najednou vybrat stejný počet souborů.

Zobrazení položek ve složce Položky souborů uložených ve složce lze zobrazit různým způsobem – k volbě vám poslouží tlačítko Zobrazení, kterým lze otevřít nabídku se třemi příkazy:  Seznam – zajistí základní způsob zobrazení, při kterém je ke každému souboru zobrazena jedna položka obsahující jméno souboru, jeho typ, dále velikost a datum poslední aktualizace.  Detaily – obdoba zobrazení typu Seznam, doplněno o stručný popisný komentář, pokud je uveden.  Náhledy – pokud je to možné, zobrazí se náhledy s miniaturami (především u obrázků) – jinak grafické symboly odpovídajícího typu souboru.

Výběr souborů K výběru souborů pro další zpracování lze využívat zaškrtávací políčka u položek souborů a také hromadné zaškrtávací políčko nad seznamem. Dále jsou tu k dispozici příkazy z nabídky, kterou otevřete tlačítkem Vybrat:  Vybrat vše – vybere všechny soubory ve složce; pokud některé z nich byly již předem vybrány, ponechá jejich označení platné.  Invertovat výběr – obrátí smysl aktuálního výběru souborů (vybere aktuálně nevybrané a naopak)

62

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  Zrušit výběr – zruší výběr všech souborů.  Dokumenty – vybere jen soubory obsahující jakékoliv dokumenty (DOC, HTML, TXT apod.).  Obrázky – vybere soubory obsahující obrázky v některém z grafických formátů (JPG, BMP, TIFF apod.).  Podle masky – do dialogu zadáte masku pro výběr souborů. Maska může obsahovat obvyklé znaky „otazník“ – zástupný za libovolný jeden znak a „hvězdička“ – zástupný za libovolnou skupinu znaků. Klepnutím na zelený symbol „plus“ se podle masky soubory označí a klepnutím na zelený symbol „mínus“ se naopak specifikované soubory z výběru vyloučí.

Manipulace se soubory ve složce Soubory uložené ve složce vybrané v podokně Dokumenty se vypisují v pravé části okna. Každému souboru tu odpovídá jedna položka; ta zobrazuje údaje podle nastaveného způsobu zobrazení. Před názvem souboru je vždy uveden grafický indikátor umožňující snadnější identifikaci typu souboru. Před každou položkou je zaškrtávací políčko umožňující výběr souboru nebo skupiny souborů pro další zpracování. Pojmenování sloupců v jejich záhlaví slouží i zde jako aktivní odkaz pro setřídění seznamu souborů – vzestupně i sestupně, opakovaným klepnutím.

Zobrazení souboru Název souboru je vypsán modře a podtrženě jako odkaz – pokud na něj poklepete myší, soubor se spustí nebo načte do aplikace, která je mu momentálně přiřazena podle registrační databáze Windows. To v praxi znamená, že třeba obrázek se zobrazí v příslušném prohlížeči, dokument se načte do Wordu, program se spustí a podobně.

Kopírování souborů Potřebujete-li soubor nebo skupinu souborů zkopírovat do jiné složky, klepněte na pravou číst tlačítka Akce a v rozvinuté plovoucí nabídce spusťte příkaz Kopírovat. V následujícím dialogu Zkopírovat položky vyberte cílovou složku a volbu potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Přesouvání souborů do jiné složky Pro přesun souboru do jiné složky platí stejný postup s tím rozdílem, že v plovoucí nabídce spustíte příkaz Přesunout. Alternativní postup:  V okně výchozí složky označte zásilky, které chcete kopírovat (přesunout).  Zůstaňte v okně složky a pravým tlačítkem myši klepněte vlevo, v podokně Dokumenty, na název cílové složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Kopírovat sem nebo Přesunout sem, podle zamýšlené akce. Zásilky se zkopírují nebo přesunou do vybrané složky.

Mazání souborů Chcete-li vybrané soubory ze složky vymazat, vyberte je a z nabídky otevřené tlačítkem Akce spusťte příkaz Odstranit.

Stažení souborů z úložiště v komprimovaném tvaru Pokud potřebujete z úložiště zkopírovat nějaké soubory snadno, rychle a v kompaktním tvaru, můžete využít možnost jejich komprimace do tvaru archívního souboru ve formátu ZIP a následného uložení na disk vašeho počítače. Jak budete postupovat:  Otevřete složku s požadovanými soubory a pomocí zaškrtávacích políček soubory vyberte.  Klepněte na pravou část tlačítka Akce a z plovoucí nabídky spusťte příkaz Zkomprimovat a stáhnout.  Vybrané soubory se zkomprimují do souboru ARCHIVE. ZIP a uloží do složky aktuálně nastavené pro ukládání stažených souborů.

63


Odeslání souborů poštou Soubory z úložiště můžete snadno posílat elektronickou poštou.  Vyberte požadované soubory.  Z plovoucí nabídky tlačítka Akce spustíte příkaz Poslat poštou.  Otevře se okno pro sestavení zásilky, ke které budou vybrané soubory připojeny jako příloha.  Podle potřeby doplňte přílohu o další soubory, napište dopis a zásilku odešlete.

Vlastnosti souboru nebo složky Pokud zaškrtnete políčko u jednoho souboru nebo jedné složky, můžete z nabídky rozvinuté po klepnutí na pravou část tlačítka Akce spustit příkaz Vlastnosti. Tím se otevře dialog se třemi kartami:  Obecné – na kartě se vypisují vlastnosti souboru jako takového – název, typ, velikost, umístění, datum vytvoření a poslední aktualizace, vlastník.  Odkazy – zde jsou vypsány odkazy, tedy URL adresy, pod kterými lze daný soubor z úložiště zpřístupnit pomocí internetu.  Komentář – karta ve výchozí podobě obsahuje prázdné editovatelné pole pro vytvoření a úpravy komentářového textu k danému souboru.

Sdílené dokumenty Vedle privátního úložiště je v Groupware k dispozici ještě úložiště pro dokumenty sdílené, které mají být k dispozici jeho oprávněným uživatelům. Úmyslně nepíšu – všem uživatelům – protože přístup ke sdíleným dokumentům je vázán na systém přístupových práv. Chcete-li se dostat ke složkám se sdílenými dokumenty, přejděte v podokně Dokumenty na položku Sdílené dokumenty. Zde je k dispozici celá struktura sdílených složek. Se složkami a soubory lze pracovat obdobně jako se složkami a soubory privátními. Přibývá tu ovšem problematika nastavení přístupových práv. Ukažme si nyní kompletní postup, jak ve sdílených dokumentech vytvořit novou složku a překopírovat do ní soubory – v našem případě s dokumentací k tomuto produktu. Tentokrát budeme postupovat trochu jinak, než bylo popsáno na str. 60 – východiskem bude přímo levé podokno Dokumenty. Pravým tlačítkem myši klepněte na položku Sdílené dokumenty (nebo na již existující podsložku této složky – jak potřebujete). V kontextové nabídce spusťte příkaz Nová složka.

64


Vdialogu Nová složka ve vstupním poli Zadejte jméno pro novou složku vaši novou složku pojmenujte a do následujícího pole vepište nepovinný komentář. Složka se založí a zařadí do stromové struktury sdílených složek. V jejím otevřeném okně (dosud prázdném) si všimněte textu komentáře zadaného v dialogu Nová složka – je vypsán ve žlutém poli pod nástrojovým panelem.

Nyní na nástrojovém panelu klepněte na tlačítko Přidat soubor.

V dialogu Přidat soubory specifikujte soubory, které chcete do složky překopírovat. Sadu polí pro přidání druhého až desátého souboru otevřete tlačítkem Vložit více. Tlačítkem Přidat soubory se kopie souborů vloží do vaší sdílené složky. Jestliže kopírujete např. novou verzi stejného souboru, použijte tlačítko Přidat a přepsat soubory. Pokud chcete vidět i případné komentáře, volte typ zobrazení Detaily.

65


Přístupová práva ke sdíleným dokumentům Pro složky se soubory lze nastavit různá oprávnění, jakým způsobem mohou uživatelé s obsahem složky manipulovat. V pravé části okna vyberte zaškrtnutím políčka složku nebo složky, jimž budete chtít nastavit nebo změnit přístupová práva. Pak v plovoucí nabídce otevřené klepnutím na pravou část tlačítka Akce spusťte příkaz Nastavit práva. Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na název složky v podokně Dokumenty a příkaz spustit ze zde otevřené plovoucí nabídky. Otevře se okno pro nastavení práv. V něm můžete v horní části vybrat uživatele nebo skupinu uživatelů a v dolní části mu upravit potřebná práva pro čtení, zápis, nastavování práv a změnu vlastníka souboru. Pokud není požadovaný uživatel v seznamu v horní části dialogu zastoupen, lze ho doplnit po stisku tlačítka Přidat. Jestliže mají nastavená práva nadřazené složky posloužit pro aktuální složku jako rodičovská, to znamená, že práva dané (vnořené) složky se převezmou ze složky stojící v hierarchii o stupeň výše, zaškrtněte políčko Dědit práva po nadřízené složce.

Otevření složky ve webovém okně Klepnutím na odkaz WebDAV na panelu nástrojů vpravo se obsah aktuální složky zobrazí v běžném okně Windows, kde s ním můžete pracovat jako kdyby to byla složka umístěná kdekoliv na webu.

66

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Položky s názvy souborů můžete obsluhovat pomocí kontextové nabídky otevřené klepnutím pravým tlačítkem myši nebo poklepáním otevřít.

Otevření složky protokolem FTP Klepnutím na odkaz FTP na panelu nástrojů vpravo nahoře se obsah aktuální složky načte do okna Windows pomocí protokolu FTP; pak můžete se soubory pracovat běžným způsobem.

Ke složce můžete přistupovat autentizovaně, po zadání uživatelského jména a přístupového hesla. Pokud zaškrtnete políčko Přihlásit se anonymně, můžete zkusit anonymní přístup s omezenými právy.

67


68


Kontakty Kontakt je v podstatě databázový záznam komplexně popisující nějakou osobu nebo organizaci – může obsahovat velmi širokou paletu různých údajů, z nichž ne všechny však musí být konkretizovány. Podchycené kontakty lze rozčlenit do pojmenovaných kategorií – to vám později usnadní jejich třídění a výběr k použití. Účinný nástroj pro seskupování kontaktů splňujících zvolená kritéria ve virtuálních složkách s dynamicky plněným obsahem představují speciální filtry. V každodenním životě firmy jistě oceníte skutečnost, že se ke každému kontaktu automaticky generuje přehled aktivit, které s ním mají nějakou souvislost (může to být třeba přehled odeslané pošty a podobně). Při kolektivní spolupráci ocení jednotliví členové řešitelského týmu možnost sdílení složek kontaktů.

Součástí systému je také LDAP server, který publikuje seznam uživatelů včetně kontaktních informací. Díky tomu mohou uživatelé jiných systémů podporujících protokol LDAP (např. Microsoft Exchange) snadno komunikovat s uživateli Groupware Serveru.

Co přináší seznam kontaktů Seznam kontaktů je v podstatě velký komplexní adresář. Jeho úkol je mnohem širší než pouze shromažďovat adresy elektronické pošty. Umožňuje totiž o každém adresátovi – ať již fyzické osobě nebo firmě – shromažďovat údaje kontaktního charakteru – adresu bydliště, adresu na pracoviště, telefony, údaje o různých aktivitách, odkazy a digitální podpisy.

Struktura ukládání kontaktů Do seznamu kontaktů se dostanete klepnutím na tlačítko Kontakty na panelu modulů (hlavním nástrojovém panelu). Okno má pak obvyklou strukturu – v levém podokně Kontakty je zobrazena struktura složek s uloženými kontakty a v pravé části je vypsán obsah vybrané složky. Levou část okna doplňuje ještě obvyklé podokno Hledat, které umožní vyhledat příslušný kontakt podle zadaného kritéria.

Součástí složek mohou být nejen jednotlivé kontakty – ale i seznamy kontaktů. Seznam kontaktů může obsahovat vybrané kontakty určité skupiny lidí nebo firem, kterým častěji posíláte stejné zásilky – třeba pozvánky na akce, nabídky zboží nebo i fotografie z akcí pro skupiny přátel. Vytvoření seznamu má tu výhodu, že vytvořenou zásilku odešlete na adresu „název seznamu“ – místo které se postupně dosadí adresy z obsažených kontaktů.

69


Kontakty a vizitky Kontakty lze využívat dvěma způsoby – jako kompletní výčty informací a jako tzv. vizitky. Způsob zobrazení zvolíte tlačítkem Zobrazení z nástrojového panelu, jehož pomocí se otevře plovoucí nabídka s příkazy Seznam a Vizitky. Kontakty a vizitky nejsou dva odlišné subjekty – jedná se o dva různé pohledy na stejnou databázi adres, vybranou ze složky v podokně Kontakty.

Zobrazení obsahu složek jako kontakty Pokud otevřete složku s kontakty, zobrazí se vám přehled kontaktů ze složky vybrané v podokně Kontakty. Každá řádka odpovídá jednomu záznamu ve vybrané složce. Je zde zobrazen název kontaktu (jméno osoby nebo název firmy), adresa elektronické pošty a doplňující adresné údaje. Poklepáním na modré podtržené části položky se otevře okno umožňující kontrolu a úpravy údajů kontaktem podchyceným. Před položkou je obvyklé zaškrtávací políčko, jehož pomocí lze položku vybrat pro následné provedení určité činnosti vybrané z nabídky otevřené tlačítkem Akce.

Zobrazení obsahu složek jako vizitky Při tomto zobrazení jsou v okně zobrazeny symbolické vizitky obsahující informace ze seznamu kontaktů důležité pro spojení s daným člověkem nebo firmou. Zaškrtávací políčka umožňující provést pro vybranou vizitku nebo skupinu vizitek nějakou akci jsou zde přímo součástí vizitek.

Výběr kontaktů nebo vizitek K výběru kontaktů pro další zpracování lze využívat zaškrtávací políčka u položek kontaktů a také hromadné zaškrtávací políčko nad seznamem. Dále jsou tu k dispozici příkazy z nabídky, kterou otevřete tlačítkem Vybrat:  Vybrat vše – vybere všechny kontakty na stránce; pokud některé z nich byly již předem vybrány, ponechá jejich označení platné.  Invertovat výběr – zruší aktuální výběr kontaktů a za vybrané označí ty, které vybrané nebyly.  Zrušit výběr – zruší výběr všech kontaktů.  Vybrat všechny položky ve složce – vybere všechny kontakty v celé složce. Výběr vizitek může usnadnit abecední lišta zobrazená nad pracovním oknem.

Kontakty Pracovní okno je rozděleno do dvou částí. Vlevo je situováno podokno Kontakty, ve kterém je vypsána struktura složek s kontakty. Klepnutím na položku struktury se v pravé části okna vypíše výčet záznamů o kontaktech a odkazy na další (vnořené) složky.

Struktura složek K základní složce založené na vaše jméno můžete přidávat další vlastní (vnořené) složky s kontakty. Tak lze seznamy přehledně rozčlenit do tématických skupin a mít v nich lepší přehled. K ovládání struktury složek jsou k dispozici obvyklé čtverečky se symboly „plus“ (rozbalí další část struktury) a „mínus“ (sbalí rozbalenou strukturu). V levé dolní části okna je podokno Hledat, které využijete k rychlému vyhledání požadovaného kontaktu.

Vytvoření nové složky pro ukládání kontaktů Jak budete postupovat, pokud budete chtít založit novou prázdnou složku?  Klepněte pravým tlačítkem myši v levém podokně na složku s kontakty, ke které chcete vytvořit složku vnořenou (podle potřeby otevřete strukturu seznamů klepnutím na čtvereček se symbolem „plus“).  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Nová složka.  Do vstupního pole následně zobrazeného dialogu zadejte název nové složky kontaktů.

70


 Klepnutím na tlačítko OK se složka založí a zařadí do schématu složek v podokně Kontakty.

Vymazání složky s kontakty Pokud byste chtěli celou složku i s kontakty později vymazat:  Klepněte pravým tlačítkem myši na položku s názvem složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Odstranit.  Potvrďte bezpečnostní dotaz v následujícím dialogu.

Složka se vymaže se všemi kontakty, které jsou v ní obsaženy. Složky základní struktury – tedy složku s vaším jménem, složku Sdílené a složku Koš vymazat nelze a příkaz Odstranit v plovoucí nabídce chybí. Tip:

Vymazat můžete i celou strukturu neprázdných složek s kontakty. V tom případě smažte nadřazenou složku a spolu s ní se smažou i všechny složky s celým obsahem. Mazat obsah aktuálně zobrazené složky lze také v pravém podokně; pomocí zaškrtávacích políček vyberte nepotřebné kontakty a příkazem Odstranit z nabídky pod tlačítkem Akce je vymažte. K označení všech položek ve složce použijte políčko v hlavičce seznamu kontaktů nebo příkaz Vybrat vše pod tlačítkem Vybrat.

Přejmenování složky Složky, které jste si sami založili, můžete kdykoliv snadno přejmenovat:  Klepněte na položku s názvem složky pravým tlačítkem myši.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Přejmenovat.  Ve vstupním poli dialogu Přejmenovat zapište nový název.

Seznam se po potvrzení volby tlačítkem OK přejmenuje, aniž by to mělo nějaký vliv na uložené kontakty a případné vnořené seznamy.

71


Kontakty ve složkách Vytvoření nového kontaktu Chcete-li vložit do existující složky nový kontakt, pak pomocí podokna Kontakty otevřete (klepnutím myší) složku, do které chcete kontakt vložit. Nyní máte dvě možnosti:  Na položku složky v podokně Kontakty klepněte pravým tlačítkem myši a z plovoucí nabídky spusťte příkaz Nový kontakt.  Klepnutím na tlačítko Nový na nástrojovém panelu okna s kontakty rozvinete plovoucí nabídku, ve které spusťte příkaz Nový kontakt. Otevře se okno pro záznam kontaktu. Okno je rozděleno na dvě části. V horní jsou identifikační údaje kontaktu a primární údaje o spojení, viditelné po celou dobu otevření okna. V dolní části jsou čtyři karty umožňující vložit detailní údaje o daném kontaktu.

Tip:

Na nástrojové liště si všimněte tlačítek Uložit a Uložit a zavřít. Pokud o kontaktu vkládáte obsáhlejší informace, klepněte občas na tlačítko Uložit; tím dosud zapsaná data pro jistotu uložíte, aniž by se okno pro záznam kontaktu zavřelo.

Pokud chcete kontakty využívat především jako adresář elektronické pošty, vyplňte především jméno a poštovní adresu. Jméno buď vepište do pole vpravo od tlačítka Celé jméno, nebo jej sestavte pomocí dialogu otevřeného stiskem tohoto tlačítka. V pravé části okna jsou dva ovladače – dvě dvojitá pole, označená ve výchozím stavu E-mail a Telefon zam. Tato pole jsou variabilní. Pokud klepnete na tlačítko se šipkou umístěné při pravém okraji pole, otevře se nabídka alternativních možností (kompatibilních s původním obsahem) – takže místo telefonu do zaměstnání zde můžete nastavit třeba číslo mobilního telefonu a podobně. Vpravo od vstupního pole ovladače E-mail je symbol chovající se jako tlačítko. Pokud na něj klepnete, otevře se okno pro navázání kontaktu odpovídající zvolenému kontaktnímu médiu – například okno pro přípravu poštovní zásilky při volbách E-mail (2,3).

72

Groupware Server 6 – Příručka uživatele V dolní části okna Nový kontakt jsou čtyři karty, které si postupně můžete otvírat klepnutím na jejich záložky:  Rozšířené – karta pro specifikaci dalších podkladů pro spojení, zadání běžné adresy kontaktu, podkladů pro webové spojení a zápis doplňkových informací, jako je datum narození a podobně.  Aktivity – karta pro volný zápis aktivit týkajících se spolupráce s daným kontaktem.  Odkazy – karta pro připojení odkazů souvisejících s daným kontaktem.  Certifikáty – karta pro vkládání a zobrazení certifikátů s digitálním podpisem.

Údaje zadávané na kartě Rozšířené Na této kartě můžete specifikovat další podklady pro spojení, přesnou adresu (pro listovní zásilky), údaje o případných webových stránkách a spojení přes další služby Internetu (ICQ, MSN). Dále si zde můžete poznamenat datum narození či nějaké jiné výročí a případně zapsat krátkou poznámku libovolného charakteru. U některých polí jsou opět vpravo tlačítka, jejichž pomocí můžete změnit smysl příslušného ovladače. Zvláště pak můžete tuto možnost využít v sekci Adresa, kde horním variabilním polem zpřístupníte tři skupiny polí pro zápis adresy do zaměstnání, do místa bydliště a jiné adresy, například přechodného bydliště. U polí pro specifikaci kalendářních dat (narozeniny apod.) jsou vpravo připojena tlačítka pro zobrazení kalendáře – zde můžete hledané datum vyhledat a vložit interaktivně.

Údaje zadávané na kartě Aktivity Na kartu Aktivity se v průběhu práce s Groupware zaznamenávají údaje o elektronické korespondenci, podle možností o telefonních hovorech a dále o schůzkách, úkolech či jiných obecných událostech. Zobrazení na kartě Aktivity můžete modifikovat pomocí voliče nad oknem se seznamem aktivit – můžete si tak vypsat všechny aktivity nebo jen aktivity vybraného typu (třeba jen úkoly). Pokud zaškrtnete políčko Zobrazovat náhledy, bude při nastavení ukazatele seznamu na některou z položek zobrazen náhled na obsah této položky. Seznam na kartě Aktivity se plní položkami popisujícími aktivity mezi vámi a kontaktem převzaté z existujících seznamů aktivit (například poštovními zásilkami apod.) Aktivity lze zaznamenávat pomocí tlačítek v dolní části okna Kontakt:  Tlačítkem Nový e-mail otevřete okno pro přípravu poštovní zásilky – jako odesílatel budete uveden vy, adresátem je příslušný kontakt.  Tlačítkem Zaznamenat hovor otevřete okno editoru událostí připravené pro záznam údajů o telefonním hovoru.  Tlačítkem Nová schůzka můžete pomocí editoru událostí vytvořit záznam o nové schůzce.  Tlačítkem Zadat úkol můžete vytvořit záznam o novém úkolu přiděleném kontaktu.  Tlačítkem Jiná událost můžete zaznamenat obecnou událost týkající se daného kontaktu.

73


Údaje zadávané na kartě Odkazy Karta Odkazy obsahuje seznam odkazů spojených s daným kontaktem. Odkazy můžete vkládat pomocí tlačítka Připojit odkaz pod seznamem. Tím otevřete okno Vyberte objekty, které vám umožní připojit odkaz na dokument, jiný kontakt, poštovní zásilku nebo na události ze sdíleného kalendáře:  Na kartě Dokumenty můžete vytvářet odkazy na dokumenty uložené v úložišti dokumentů Groupware.  Na kartě Kontakty lze vybrat kontakty, které souvisí s danou událostí.  Na kartě Pošta můžete vybrat poštovní zásilky, které se události nějak týkají.  Na kartě Kalendář vyberete související záznamy o jiných událostech a úkolech ze sdíleného kalendáře. Ve všech případech budete postupovat stejně. Zvolíte kartu, zaškrtnete na ní políčka u položek, které chcete zařadit do seznamu Objekty k připojení a klepnete na tlačítko Přidat vybrané. Až budete mít v seznamu vše potřebné, klepnete na tlačítko OK a seznam se přenese na kartu Odkazy.

Údaje zadávané na kartě Certifikáty Na kartě je seznam certifikátů o nainstalovaných certifikátech digitálních podpisů. Každá položka obsahuje název certifikátu, jeho URL adresu a datum exspirace – tedy ke kterému datu má certifikát platnost. Nové certifikáty můžete do seznamu zapsat pomocí tlačítka Importovat – pak můžete vyhledat na disku soubor s certifikátem a začlenit jej do vašeho Groupware.

74


Uložení kontaktu do složky Jakmile máte všechny potřebné údaje vyplněné, klepněte na tlačítko Uložit a zavřít na nástrojové liště okna. Kontakt se uloží do nastavené složky a okno se zavře.

Import kontaktů ze souboru Možnost importu využijete při požadavku na přenos kontaktů z adresáře nějakého jiného poštovního klientského programu. Nejprve bude zapotřebí z dotyčného programu kontakty (adresy) vyexportovat do souboru, který je aplikace Groupware schopna akceptovat. Může se jednat o soubor ve formátu CSV (Comma Separated Values) nebo pro vizitky soubor ve formátu vCard (*.VCF). Export do formátu CSV umožňuje většina poštovních systémů. Kontakty jsou zde uvedeny v otevřeném textovém tvaru; každý záznam o kontaktu na jednom řádku, přičemž jeho jednotlivé položky (jméno, příjmení, adresa, telefon, atd.) jsou oddělovány smluveným oddělovačem (čárka, středník apod.). Pro snazší identifikaci položek obvykle nese první záznam jejich názvy (je třeba vyžádat či potvrdit při exportu). Máte-li k dispozici soubor s kontakty (jak konkrétně data exportovat záleží na tom kterém programu), můžete přistoupit k importu. Abyste postupovali správně a na nic nezapomněli, máte k tomuto účelu k dispozici tzv. průvodce – sekvenci dialogů, které vás provedou přípravou dat a importem samotným. Průvodce otevřete příkazem Import z kontextové nabídky otevřené tlačítkem Akce.

75

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Na první kartě průvodce nejprve vyhledejte soubor s kontakty – klepnutím na tlačítko Procházet se otevře obvyklý systémový dialog pro výběr souborů. Voličem Formát souboru nastavte typ souboru – CSV nebo vizitky. Pomocí voliče Kódování souboru můžete nastavit způsob kódování znaků s českou diakritikou – výchozí je standardní volba Windows CP-1250. Klepnutím na tlačítko Pokračovat přejdete na druhou kartu, kde nastavíte voličem Oddělovač konkrétní tvar oddělovače položek v záznamu o kontaktu. Zaškrtnutím políčka První záznam je záhlaví akceptujete, že první záznam není datový, ale že nese názvy datových polí. Dále je třeba probrat jednotlivé názvy položek záznamů o kontaktech (vlevo) a pomocí voličů jim přiřadit konkrétní význam v záznamech seznamu Groupware. Klepnutím na tlačítko Provést import se záznamy ze souboru importují jako kontakty do vybraného seznamu. Pokud vše skončí správně, klepněte na poslední kartě průvodce (se zprávou Import byl úspěšně proveden) na tlačítko Ukončit. Importované kontakty si můžete v seznamu prohlédnout a podle potřeby jejich obsah dále ručně opravit nebo doplnit.

Kopírování a přesuny kontaktů mezi složkami Kontakty je možné přesouvat a kopírovat z jednoho seznamu do jiného. Při kopírování se v cílovém seznamu vytvoří kopie kontaktu (ten zůstane ve výchozím seznamu zachován). Při přesunu se kontakt z výchozího seznamu vymaže a je pak umístěn jen v seznamu cílovém.  Otevřete složku, ve které jsou požadované kontakty uloženy.  Kontakt nebo skupinu kontaktů, které chcete kopírovat či přesouvat, vyberte pomocí zaškrtávacích políček.  Klepněte na pravou část tlačítka Akce (s černou šipkou) na nástrojovém panelu.  V plovoucí nabídce vyberte buď příkaz Kopírovat, nebo Přesunout – podle zamýšlené akce.  V okně Vyberte cílovou složku zvolte složku, do kterého chcete kontakty zkopírovat či přesunout.  Po potvrzení volby se označené kontakty zkopírují (přesunou) do vybrané složky. Tip:

Pokud chcete zkopírovat nebo přesunout obsah celého seznamu, použijte zaškrtávací políčko nad seznamem kontaktů ve složce nebo příkaz Vybrat vše z kontextové nabídky otevřené tlačítkem Vybrat. Alternativní postup:  V okně složky označte kontakty, se kterými chcete pracovat.  Zůstaňte v okně složky a pravým tlačítkem myši klepněte vlevo, v podokně Kontakty, na název cílové složky.  V plovoucí nabídce spusťte příkaz Kopírovat nebo Přesunout, podle zamýšlené akce. Kontakty se opět zkopírují nebo přesunou do vybrané složky.

Vymazání kontaktů Chcete-li vybrané kontakty ze seznamu vymazat, vyberte je a z nabídky otevřené tlačítkem Akce spusťte příkaz Odstranit.

Práce s distribučními seznamy kontaktů Vytvoření distribučního seznamu V rámci složky můžete vedle jednotlivých kontaktů vytvářet i tak zvané distribuční seznamy. Do nich se začlení dříve vytvořené kontakty, které pak mohou vystupovat jako celek pod názvem seznamu. Můžete si vytvořit různé seznamy – obchodních partnerů, zákazníků, dodavatelů, přátel… apod. V praxi pak můžete třeba vytvořit poštovní zásilku a do pole pro adresáty zapsat jen jméno distribučního seznamu – zásilka se pak odešle (tedy distribuuje, odtud ten název) na všechny adresy v seznamu zastoupené. Skupinu kontaktů vytvoříte podobně jako jednoduchý kontakt. Pomocí podokna Kontakty otevřete (klepnutím myší) složku, ve které chcete skupinu kontaktů vytvořit.

76

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Nyní opět máte dvě možnosti:  Na položku složky v podokně Kontakty klepněte pravým tlačítkem myši a z plovoucí nabídky spusťte příkaz Nový distribuční seznam.  Klepnutím na tlačítko Nový na nástrojovém panelu okna s kontakty rozvinete plovoucí nabídku, ve které opět spusťte příkaz Nový distribuční seznam. Otevře se okno Nový distribuční seznam. Zde distribuční seznam pojmenujete a také rovnou můžete ručně vložit nějaké kontakty, pokud to potřebujete. Jinak se ovšem dříve podchycené kontakty do distribučního seznamu dají pohodlně kopírovat přímo ze seznamů ostatních.

Kopírování nebo přesun kontaktů do distribučního seznamu Kontakty lze do distribučního seznamu vkládat velmi snadno. I zde je možné adresy jak kopírovat, tak je do seznamu přesunout. Přesunem se kontakt z výchozího seznamu vymaže a je pak k dispozici pouze v rámci daného distribučního seznamu. Jak budete postupovat?  Otevřete seznam s kontakty, které chcete mít v distribučním seznamu.  Pomocí zaškrtávacích políček vyberte požadované kontakty.  Klepněte na pravou část tlačítka Akce (s černou šipkou) na nástrojovém panelu a v plovoucí nabídce spusťte buď příkaz Kopírovat, nebo Přesunout – podle zamýšlené manipulace.  V okně Vyberte cílovou složku vyhledejte položku s názvem distribučního seznamu.  Po potvrzení volby se označené kontakty do distribučního seznamu zkopírují (přesunou).

Vymazání kontaktů z distribučního seznamu Pokud chcete některé kontakty z distribučního seznamu vymazat, poklepejte myší na její název. Otevřete tak okno se seznamem kontaktů v seznamu. Nepotřebné kontakt vymažete poklepáním na symbol červeného proškrtnutí v pravé části položky.

Sdílené složky s kontakty Druhou skupinu složek s kontakty tvoří složky sdílené. K těm mají podle svých přístupových práv přístup různí uživatelé vaší počítačové sítě. Se sdílenými složkami lze pracovat podobným způsobem jako se složkami privátními – jak jste poznali v předchozích kapitolách. Povolené akce vidíte v příkazových nabídkách.

Přístupová práva Pokud máte oprávnění manipulovat s přístupovými právy k určité složce, najdete v plovoucí nabídce otevřené klepnutím pravým tlačítkem myši nad názvem složky v okénku příkaz Nastavit práva. Otevře se okno pro nastavení práv. V něm můžete v horní části vybrat uživatele nebo skupinu uživatelů a v dolní části mu upravit potřebná práva. Pokud není požadovaný uživatel v seznamu v horní části dialogu zastoupen, lze ho doplnit po stisku tlačítka Přidat. Jestliže mají práva nadřazené složky pro aktuální složku sloužit jako rodičovská, zaškrtněte čtverec Dědit práva po nadřízené složce.

77


Zobrazení ve tvaru vizitek Vizitky a seznam kontaktů Zobrazení typu „seznam kontaktů“ a zobrazení typu „vizitky“ jsou jen různou formou pohledu na stejnou databázi údajů, takže akce „vytvoření vizitky“ je v Groupware prakticky totožná s akcí „vytvoření kontaktu“. Další možností je vytvoření skutečné vizitky v mezinárodním formátu vCard.

Zobrazení vizitek Pohled na vizitky se zobrazuje v režimu zobrazení kontaktů – na panelu nástrojů ho vyžádáte tlačítkem Zobrazení a klepnutím na příkaz Vizitky.

 Okno je najednou schopné pojmout jen několik vizitek – podle velikosti a rozlišení obrazovky. K listování stránkami použijte skupinu “převíjecích tlačítek” vpravo nahoře.

 Pro snazší výběr jsou nad seznamem vizitek umístěna tlačítka s písmeny abecedy – klepnutím na písmeno se zobrazí jen vizitky odpovídající prvním písmenem jména (názvu) danému znaku.

 Pokud budete chtít abecední selekci zrušit, klepněte na tlačítko Zobrazit vše.  K výběru kontaktů jsou i zde k dispozici zaškrtávací políčka – jsou umístěna vždy v levém horním rohu políčka s vizitkou.  V pravém horním rohu políček je symbol s lupou. Klepnutím na tento symbol se načtou údaje o kontaktu do editačního okna k úpravám (okno je shodné s oknem pro vytvoření nového kontaktu).

78


Využití kontaktů v praxi Přímo ze seznamů kontaktů ve složce můžete s využitím příslušných dat vyžádat operace prováděné obvykle v jiných, k tomu účelu specializovaných částech Groupware. Jde o přípravu a odeslání poštovní zásilky, o přizvání k nějaké události nebo o zadání nějakého úkolu. Všechny tyto akce mohou být vyžádány pro jeden konkrétní kontakt, pro několik vybraných kontaktů ze seznamu nebo pro skupinu kontaktů. Pozor – vždy musí být alespoň jeden kontakt vybrán zaškrtnutím příslušného políčka.

Využití adres pro kontakt se spolupracovníky Kromě kopírování, přesunů a mazání adres a také importu a exportu dat, můžete vybrané kontakty (označené zaškrtnutím políčka) využívat k provádění řady akcí, které vyberete z nabídky rozvinuté tlačítkem Akce:  Příkazem Poslat e-mail se otevře okno pro přípravu poštovní zásilky a do pole Komu je dosazena označená adresa (skupina adres). Vytvořte zásilku (dopis, přílohy) a případně také doplňte další adresáty. Pak zásilku běžným způsobem odešlete – tím se vrátíte do výchozího okna. Stejný účinek má také poklepání na odkaz s adresou přímo na obrázku vizitky.  Příkaz Přizvat k události otevře okno Editor událostí, ve kterém můžete specifikovat novou událost s tím, že označený adresát nebo skupina adresátů jsou vloženi do okénka na kartě Spolupracující jako povinní účastníci.  Příkaz Zadat úkol otevře okno Editor úkolu, ve kterém můžete specifikovat nový úkol s tím, že označený adresát nebo skupina adresátů jsou vloženi do okénka na kartě Spolupracující jako povinní spoluřešitelé specifikovaného úkolu.  Příkazem Poslat jako vizitky se vybrané adresné údaje zkonvertují do souborů ve formátu vCard (*.VCF) a připraví jako příloha v okně pro vytvoření nové poštovní zásilky. Stejný význam má tlačítko Poslat vizitku v dialogu pro vytváření (úpravy) kontaktů.  Příkaz Přidat do distribučního seznamu umožní zařazení vybraných kontaktů do určitého distribučního seznamu.

Tisk vizitek K tisku obsahu vizitek můžete využít tlačítko Tisk na nástrojovém panelu. Máte tři možnosti, které můžete vybrat prostřednictvím příkazů z nabídky, která se klepnutím na tlačítko otevře.  Telefonní seznam – pro označené kontakty vytvoří k tisku přehled podchycených telefonních čísel.

 Seznam e-mailů – pro označené kontakty vytvoří k tisku přehled podchycených adres elektronické pošty.

 Adresář – pro označené kontakty vytvoří k tisku přehled všech zaznamenaných adresných údajů.

79


Vizitky mimo prostředí Groupware Informace obsažené v kontaktech lze dále zpracovat i mimo prostředí Groupware – uložit na disk nebo poslat vybranému uživateli ve formě souboru ve formátu VCF.  Posílat informace z vizitek mimo Groupware je možné prostřednictvím akce Posílání vizitek ve formátu VCF; ta je dostupná například v aplikacích Outlook Express, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird apod.).  Vizitku lze též v souboru ve formátu VCF uložit na disk a využít později; podle potřeby i opakovaně. Východiskem pro zmíněné akce je tlačítko Uložit vizitku na nástrojovém panelu okna pro vytváření nebo úpravy kontaktů. Klepnutím na tlačítko se otevře dialog, ve kterém vyberete, co budete chtít dále s údaji obsaženými v kontaktu udělat.

Uložení údajů do souboru ve formátu vCard Pokud budete chtít kompletní informace v kontaktu podchycené uložit ve formě souboru ve formátu vCard (*.VCF), klepněte na tlačítko Uložit. Pak v obvyklém systémovém dialogu pojmenujte soubor s vizitkou a specifikujte, kam (do jaké složky a na jaký disk) má být uložen.

Zpracování údajů v jiné aplikaci Klepnutím na tlačítko Otevřít se údaje z kontaktu načtou do aplikace přiřazené ve vašich Windows pro tento účel. Může to být například program Outlook, jak ukazuje následující obrázek. V jeho prostředí můžete kontakt upravit a podle potřeby i doplnit další údaje – například vložit fotografii osoby kontaktem popsané.

80


V okně aplikace můžete pak s daty dále pracovat prostředky pro tuto aplikaci obvyklými – uložit do souboru ve formátu vCard, tisknout údaje a také samozřejmě na základě kontaktu provádět ihned specifické akce (posílat zásilky elektronickou poštou, zadávat úkoly, specifikovat události, telefonovat apod.

81


Nastavení prostředí Okno pro nastavení konfigurace aplikace Groupware otevřete klepnutím na tlačítko Nastavení na panelu modulů (hlavním nástrojovém panelu). Okno je opět dvoudílné – v levém podokně nastavení vyberete tematický okruh (modul), v pravé části pak máte k dispozici příslušné ovladače.

Nastavení obecných parametrů V podokně Nastavení klepněte na první z položek – Nastavení (je to výchozí položka konfigurace). V pravé části okna pak můžete nastavit základní parametry celé aplikace.

Místní nastavení V sekci Místní nastavení lze upravit výchozí volby uživatelského rozhraní:  Jazyk uživatelského rozhraní – umožňuje nastavit buď české nebo anglické prostředí.  První den v týdnu – některé země nezačínají týden pondělkem jako my – například ve Velké Británii začíná týden nedělí – proto tento volič.  Zápis data a Zápis času – voliče pro vývěr formátu zobrazení datových a časových údajů.  Časová zóna – volič časového pásma.

Změna přístupových parametrů V sekci Změna hesla můžete změnit přístupové heslo pro spuštění celé aplikace. Do pole Původní heslo zapište vaše současné heslo a do polí Nové heslo a Zopakované nové heslo pak shodně znění hesla nového, pod kterým se budete již přihlašovat příště.

Výchozí modul aplikace V sekci Moduly můžete pomocí voliče vybrat, jaký modul má být aktivní po spuštění Groupware. Jako výchozí volba je zobrazeno okno Dnes – můžete si ale zvolit jinou možnost – okno Pošta, Kalendář, Dokumenty nebo Kontakty.

Pokud zaškrtnete políčko Moduly otevírat do nového okna/panelu, budou se další spouštěné moduly otvírat do nových oken a nebudou tedy nahrazovat zobrazení výchozího modulu v základním okně Groupware.

Barevné schéma pro zobrazení oken

82

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Okna jednotlivých modulů Groupware mají určité nastavení barev – to může být laděno do určité dominantní barvy – jako výchozí je zvolena modrá. Pokud dáte přednost jinému barevnému schématu, vyberte ho voličem Vybrané schéma v sekci Barevné schéma.

Způsob hlášení zpráv Zobrazení chybových zpráv vyžádáte v sekci Hlášení zpráv a upozornění zaškrtnutím políčka Používat systém hlášení zpráv a upozornění Pokud políčko zaškrtnuté není, bude zobrazení veškerých zpráv potlačeno. Zaškrtnutím políčka Při novém upozornění přehrát zvukové znamení vyžádáte akustickou signalizaci zvýrazňující indikaci upozornění na nastalé jevy a události.

Délku zobrazení zprávy na obrazovce nastavíte číselníkem Doba zobrazení zprávy. K dispozici jsou volby 10, 20 či 30 sekund, případně Trvale – tedy až do chvíle, kdy zprávu ručně “odklepnete”.

Vysypávání koše Složka Koš se plní vymazanými zásilkami a dalšími položkami vznikajícími činností Groupware. Aby její obsah nepřekročil rozumnou hranici, můžete se pojistit vhodným nastavením voliče Automaticky mazat objekty z koše po uplynutí v sekci Vysypávání koše. Pak se nebudete muset starat o ruční uvolňování složky – budou tu ponechány jen ty zásilky, které odpovídají časovému limitu – na výběr máte 1, 2, 3, 5 či 10 dnů nebo 1 a 3 měsíce).

Obsazený prostor V důsledku práce v prostředí Groupware se časem na disku počítače, kde je Groupware instalován, nahromadí spousta různých souborů. Nemusí to být samozřejmě jen soubory ve smyslu vámi ukládaných dokumentů, ale také poštovní zásilky a jejich části (zejména soubory v přílohách), záznamy o kontaktech, úkolech, událostech a další. V sekci Informace o obsazeném prostoru se dozvíte, zda vám byl prostor pro soubory modulů Pošta, Kalendář, Dokumenty a Kontakty administrátory Groupware nějak omezen a pokud ano, kolik z vymezeného prostoru jste již zabrali. Políčka ve sloupci Obsazeno vám říkají, kolik přesně jste prostoru na disku zabrali. Pokud byste se divili, že máte například obrovský prostor zabraný v modulu Pošta, uvědomte si, že se zaznamenávají i odeslané zásilky a že své zabere i Koš. A také objemy dnes tak módních a hromadně rozesílaných animací jsou velice značné. A ještě tip – promažte občas také složku odeslané pošty.

83


Nastavení modulu Dnes V podokně Nastavení klepněte na položku Dnes. Tím se v pravém podokně zpřístupní sada ovladačů pro nastavení zobrazení modulů a navigaci v okně modulu Dnes – a zároveň také dvě další vnořené položky v navigačním podokně – Složky pošty a Složky dokumentů.

Zobrazení okna Dnes Zobrazení částí okna V pravé části okna pro nastavení modulu Dnes můžete v sekci Moduly vybrat, jaké komponenty mají být v okně Dnes zobrazeny. Nastavíte zde pomocí zaškrtávacích políček požadavek na to, o kterých modulech se mají podchycovat údaje (nové dokumenty, neprohlédnutá pošta, záznamy v kalendáři).

Pořadí zobrazení položek Pořadí zobrazených položek v okně můžete změnit v sekci Pohled voličem Rozložení – jeho položky určují pořadí zobrazení položek Pošta, Dokumenty a Kalendář.

Intervaly zobrazení Voličem Interval pro poštu a dokumentu lze upřesnit, jaké časové období má být v okně Dnes podchyceno co se týče sledování příchozí pošty a zveřejnění nových dokumentů – v rozsahu od jednoho do tří týdnů nebo celý měsíc. Podobně lze nastavit i volič sledování událostí – Interval pro události – od jednoho do sedmi dnů.

Počet řádků v informacích o úkolech Číselníkem Počet řádků v úkolech k zobrazení v sekci Pohled nastavíte, v jakém rozsahu se mají zobrazovat informace o úkolech – kolik řádků na jeden sloupec.

Navigační část V sekci Navigační část lze pomocí zaškrtávacích políček vyžádat nebo potlačit zobrazení informačního kalendáře a hodin v podokně Dnes.

Sledování pošty Pokud otevřete okno Dnes – Složky pošty, můžete nastavit, které z poštovních složek mají být v okně Dnes zohledněny. Budou to ty složky, které mají zaškrtnuté políčko vlevo od svého názvu.

Sledování složek dokumentů Pokud otevřete okno Dnes – Složky dokumentů, můžete nastavit, které ze složek s dokumenty mají být v okně Dnes zohledněny. Budou to ty složky, které mají zaškrtnuté políčko vlevo od svého názvu.

84


Správa skupin uživatelů Vedle jednotlivých uživatelů je možné pro práci v Groupware definovat skupiny. Skupina je pojmenovaná množina několika uživatelů Groupware, která pak z vnějšího pohledu mohou vystupovat pod společným jménem – jménem skupiny. Skupiny mohou zakládat jen členové skupin Administrátoři a Senior uživatelé. Okno pro správu skupin otevřete pomocí položek Nastavení – Správa skupin. V okně je seznam již existujících skupin. Klepnutím na název skupiny se otevře dialog pro její úpravy. Zaškrtnutím políčka před názvem a klepnutím na tlačítko Zrušit označené skupinu ze seznamu vymažete (její členové však jako jednotlivci v prostředí Groupware dále zůstanou podchyceni).

Novou skupinu vytvoříte klepnutím na tlačítko Vytvořit novou. V dialogu Vlastnosti uživatelské skupiny skupinu v poli Název skupiny pojmenujte, pokud chcete, napište do pole Komentář její stručnou charakteristiku. Členy skupiny pak vyberete zaškrtnutím políček v seznamu uživatelů Groupware. Popis celé skupiny pak uložíte pomocí tlačítka Uložit z nástrojového panelu.

85


Nastavení pošty V podokně Nastavení klepněte na položku Pošta. V rámci této konfigurace lze nastavit společné parametry pro celý poštovní modul a speciálně pak parametry pro práci s pravidly pro automatické přerozdělování zásilek a zpracování spamu – viz vnořené položky Pravidla a Antispam.

Obecné nastavení Ovladače pro obecná nastavení se v okně zpřístupní klepnutím na položku Pošta v podokně Nastavení. Můžete zde upřesnit zobrazení seznamů zásilek a nastavení dopisového editoru.

Seznamy zásilek V sekci Seznamy zásilek lze ovlivnit způsob zobrazení všech seznamů zásilek – nastavení je společné pro všechny seznamy, netýká se tedy jen došlé pošty.

 Počet zásilek na stránku – číselníkem můžete nastavit, kolik položek seznamu má být v rámci okna zobrazeno najednou – tedy viditelných bez použití „převíjecích tlačítek“.  Při přesunutí nebo odstranění zásilky – voličem lze vybrat akci, která se má provést, „zmizí-li“ aktuální zásilka ze seznamu v důsledku jejího přesunutí do jiné složky nebo vymazání. V úvahu přichází zavření okna nebo přechod na předchozí či následující zásilku.  Zobrazit v seznamu kořenové složky IMAP a Outlook konektoru – pokud zaškrtnete políčko, zviditelní se ve struktuře složek s poštou i kořenové složky poštovního subsystému IMAP a pošty doručené pomocí Outlook konektoru.  Náhled zásilek v seznamu – voličem můžete vybrat, zda má být náhled zásilek v seznamech zobrazován u všech zásilek, nebo jen u zásilek, které jste dosud neprohlíželi, případně zda zobrazován nemá být vůbec.  Počet řádek náhledu – určuje počet zobrazených řádků dopisu v náhledu – pokud byl povolen předchozím voličem.

Nastavení editoru dopisů V sekci Editor dopisu lze nastavit implicitní vzhled editoru pro zápis dopisů a dále specifikovat textový podpis, který bude automaticky připojován k dopisům před odesláním zásilky.

 Pokud zaškrtnete políčko Nové zásilky vytvářet ve formátu HTML, bude jako výchozí nabízen editor dopisů pro přípravu formátovaných textů. V opačném případě bude nabízen jednoduchý znakový editor pro neformátované texty.  Voličem Jazyk pro kontrolu pravopisu vyberete jazyk pro výchozí korektorový slovník ke kontrole pravopisu.  Voličem Výchozí adresa odesílatele vyberte tu z vašich adres, kterou chcete nastavit jako výchozí – pomocí připojeného políčka tuto adresu přiřadíte jako výchozí i pro odpovědi a postoupené zásilky.  Při zaškrtnutí políčka Použít tuto adresu také při vytváření odpovědi a postupování zásilky bude adresa nastavená voličem Výchozí adresa odesílatele použita také při sestavování odpovědí na zásilky (Re) a jejich postupování (Fw).

86


Textový podpis Na konec každého dopisu může být volitelně vložen textový podpis, jehož obsah předem specifikujete v připojené dvojici textových editačních okének. Okénka jsou dvě – pro formátované a neformátované dopisy. Při zaškrtnutí políčka Vkládat do odchozích zásilek textový podpis vytvoříte v připojeném poli podpis, který bude připojován k zásilkám s neformátovanými dopisy. Pokud zaškrtnutí políčka zrušíte, podpis připojován nebude, ale jeho obsah se nesmaže a bude k dispozici pro případné další vyžádání připojení. Při zaškrtnutí políčka Vkládat do odchozích HTML zásilek textový podpis vytvoříte v připojeném poli podpis, který bude připojován k zásilkám s formátovanými dopisy ve formátu HTML. I zde pokud zaškrtnutí políčka zrušíte, podpis se nevymaže, ale připojován nebude až do chvíle, kdy políčko opět zaškrtnete. K naformátování podpisu máte k dispozici sadu ovladačů nad editačním okénkem. Význam ovladačů je obdobný jako třeba u Wordu; navíc máte nad tlačítky k dispozici bublinovou nápovědu.

Nastavení pro Outlook konektor a IMAP klienty V sekci Nastavení pro Outlook konektor a IMAP klienty můžete zaškrtnutím políčka Zpřístupnit složky poštovního archivu povolit zpřístupnění poštovního archívu i pro uživatele používající Outlook konektor nebo přistupující pomocí klientských programů IMAP.

Nastavení pravidel pro zpracování došlé pošty Standardně se každá příchozí zásilka vloží do složky Došlá pošta. Můžete si však specifikovat vlastní pravidla, co se má s příchozí poštou stát. Postup byl již popsán u modulu Pošta – pro úplnost si jej zopakujeme i zde. Klepnutím na vnořenou položku Pošta – Pravidla se dostanete do okna Pravidla pro třídění došlé pošty. Zde můžete vytvářet pravidla, podle kterých bude nakládáno s příchozími zásilkami.

Vytvoření nového pravidla Klepněte myší na tlačítko Nastavení na nástrojovém panelu. V levé sekci okna pak vyberte položku Pošta a poté Pravidla. Otevře se okénko Pravidla pro třídění došlé pošty, které je v počátečním stádiu prázdné. Pokud chcete vložit nové pravidlo, klepněte pod okénkem na odkaz Přidat nové pravidlo. Otevře se okno pro sestavení nového třídicího pravidla došlých zásilek.

87

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  V poli Název pravidla pravidlo pojmenujte.  Pomocí přepínače Pro příchozí zásilky rozhodněte, zda pro aktivaci pravidla musí platit všechny dále specifikované podmínky najednou nebo zda bude stačit, aby byla splněna alespoň jedna z nich.  V okénku pomocí voliče vlevo vyberte koho (čeho) se pravidlo bude týkat (adresy odesílatele, řetězce Věc, textu dopisu, atd.).

 Prostředním voličem nastavte relační podmínku (obsahuje, neobsahuje, je, není, začíná, končí).

 Do posledního pole (vpravo) zapište operand, kterého se má podmínka týkat (například konkrétní adresu, doménu, část textového řetězce apod.).  Podle potřeby klepněte na odkaz Přidat podmínku a podle tří předchozích bodů opakujte postup pro vložení dalšího pravidla. To opakujte tak dlouho, až bude pravidlo dostatečně popsané.  Pokud byste některou část pravidla potřebovali zrušit, klepněte na červený symbol proškrtnutí vpravo.  Pomocí voliče Provést akci nastavte, co se má se zásilkou stát, pokud je pravidlo splněno (Odstranit, Postoupit, Kopírovat do složky, Přesunout do složky, Odpovědět, Odeslat oznámení, Nastavit prioritu na a Označit jako). Níže umístěným ovladačem akci upřesněte.  Tak třeba klepnutím na tlačítko Vybrat zvolte složku, pokud je to potřeba, která bude cílovou složkou dané operace.

 V sekci Po provedení akce zásilku můžete pomocí zaškrtávacího políčka Vymazat nařídit, aby zásilka byla z došlé pošty vymazána nebo zaškrtnutím Dále nezpracovávat potlačit další zpracování zásilky.

Nové pravidlo se klepnutím na tlačítko OK zařadí do seznamu. Ale nyní dejte pozor – jak vás nápis v horní části okna informuje, pravidlo je zapotřebí uložit. Proto nezapomeňte na nástrojovém panelu okna klepnout na tlačítko Uložit.

Úpravy pravidel Každé pravidlo pro třídění zásilek se do seznamu vloží jako jednořádková položka. V prvním sloupci je uveden jeho název. Poklepáním na tento název (nebo poklepáním na ikonku ve sloupci Upravit) se otevře podobný

88

Groupware Server 6 – Příručka uživatele dialog jako v případě, kdy jste pravidlo zakládali – obsah pravidla je načten do příslušných polí a vy můžete měnit nebo doplnit, co potřebujete.

Nepotřebné pravidlo můžete klepnutím na červený symbol proškrtnutí ve sloupci Odstranit ze seznamu vymazat. Po vytvoření má pravidlo ve sloupci Stav své položky zeleně vypsaný odkaz Povoleno. To znamená, že pravidlo je funkční a každá příchozí zásilka je testována, zda tomuto pravidlu nevyhovuje a není potřeba s ní naložit podle jeho specifikací. Pokud na položku Povoleno klepnete myší, změní se zelený text na červený – Zakázáno; to znamená, že pravidlo je dočasně odstaveno – ne však zrušeno. Opakovaným klepnutí pravidlo opět zařadíte mezi pravidla aktivní.

Ve sloupci Změnit pořadí je dvojice zelených tlačítek se šipkami. Jejich pomocí můžete pravidlo v seznamu posouvat nahoru nebo dolů. Pravidla jsou totiž vyhodnocována v seznamu shora dolů – a pokud je dosaženo shody, bude se zásilkou naloženo tak, jak pravidlo předepisuje – i když třeba ještě několik pravidel v seznamu zbývá. Pomocí šipek lze tedy pravidla setřídit tak, aby nejprve test procházel pravidla s největší prioritou.

Nastavení spamového filtru Klepnutím na vnořenou položku Pošta – Antispam se dostanete do okna pro nastavení strategie boje proti spamu. Zde můžete nastavit pravidla, podle kterých budou identifikovány a zpracovány příchozí spamové zásilky.

Nevyžádané pošta neboli spam je velký problém. Množství takové pošty je dnes mnohdy opravdu nevídané a odstraňování takových zásilek by vás zbytečně zdržovalo od jiné práce. Proto je prostředí vaší pošty doplněno účinnými prostředky pro automatickou likvidaci spamu. Ty je ovšem zapotřebí pro správnou a bezchybnou funkci korektně nastavit.

Složka Nevyžádaná pošta Pro shromažďování spamových zásilek je vyhrazena zvláštní složka – Nevyžádaná pošta. Spamové zásilky lze pro případné další manipulace výrazně označit, aby bylo vidět, že jde opravdu o spam. Jakmile zásilku označíte jako spamovou, může být identifikační řetězec Věc doplněn smluveným označením, které se vloží na začátek nebo na konec řetězce. Ovladače k tomuto účelu potřebné najdete v sekci Označení spamu (konfigurační dialog: Nastavení – Pošta – Antispam).

Ruční označení zásilky jako spam Pokud chcete některou ze zásilek označit jako spam, můžete to udělat buď v seznamu zásilek nebo když je konkrétné zásilka načtená v prohlížeči.

89

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  V seznamu zásilek vyberte pomocí zaškrtávacích políček zásilku nebo skupinu zásilek a klepněte na tlačítko Spam.  Zásilky můžete označit také v okně prohlížeče. Pokud chcete zásilku označit za spamovou, klepněte na tlačítko Spam. Pokud chcete označení naopak zrušit, klepněte na tlačítko Nespam. Jak bude se zásilkou označenou za spam naloženo? V konfiguračním dialogu spamu (viz následující kapitola) je k dispozici v sekci Akce se spamem přepínač, jímž můžete nastavit jednu z následujících možností:  Po označení zásilky za spam tuto zásilku necháte beze změny – zásilka zůstane v aktuální složce (seznamu) – toho docílíte volbou Ponechat na svém místě.  Spamovou zásilku lze automaticky přesunout do složky Nevyžádaná pošta – pokud preferujete tuto variantu, nastavte přepínač na položku Přesunout do složky “Nevyžádaná pošta”.  Pokud chcete spamovou zásilku obratem zlikvidovat, nastavte přepínač do polohy Přesunout do koše.  Ještě přísnější možnost nabízí položka Vymazat – pokud ji nastavíte, budou spamové zásilky ihned mazány nevratně (není použito podmíněné mazání s mezistupněm přes Koš).

Bayesovský filtr Tento filtr je takzvaně samoučící – sám si podle okolností poštovního provozu a označení zásilek uživatelem za spamové sestavuje pravidla, podle kterých pak příchozí zásilky sám automaticky testuje a identifikuje jako spam. Informaci o tom, zda je tento filtr zapnutý, najdete v sekci Metoda testování.

Černá a bílá listina Vedle samoučícího se filtru a ručního třídění zásilek si můžete vytvořit další protispamové pomůcky – tak zvanou Bílou a Černou listinu.

 Bílá listina shromažďuje seznam adres odesílatelů, jejichž zásilky nebudou nikdy považovány za spam.  Černá listina naopak vytváří seznam adres takových odesílatelů, jejichž zásilky budou vždy považovány za spam. Používání černé a bílé listiny lze povolit nebo potlačit – podle zaškrtnutí políčka Používat Bílou a Černou listinu v sekci Metoda testování. Bílou a Černou listinu můžete sami plnit a upravovat v dolní části konfiguračního okna, v sekci Bílá a Černá listina.

Ruční plnění Obě listiny jsou tvořené seznamem adres, nad kterým je vstupní pole pro zápis nové položky. Pokud chcete přidat novou položku, zapište ji do vstupního pole a stiskněte tlačítko Přidat – adresa se tak zařadí do seznamu.

90

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Chcete-li existující položku upravit, klepněte na ni v seznamu a pak stiskněte tlačítko Upravit. Adresa se přenese do vstupního pole, kde ji můžete upravit podle potřeby. Stiskem tlačítka Přidat vložíte modifikovanou adresu zpět do listiny. Chcete-li některou z adres ze seznamu vymazat, klepněte na ni myší a potom stiskněte tlačítko Vyřadit.

Poloautomatické plnění Bílé listiny Bílou listinu lze plnit adresami také poloautomaticky, na základě vaší probíhající korespondence. Pokud zaškrtnete políčko s dlouhatánským názvem Adresáty vámi odesílaných zásilek automaticky zařazovat do seznamu odesílatelů nespamových zásilek, budou se do Bílé listiny přidávat adresy adresátů vámi odesílaných zásilek – předpokládá se že víte, komu zásilku posíláte a že tudíž pokud vám od adresáta přijde odpověď, nebude to spam. Podobný význam má i políčko Ostatní adresáty vámi obdržených zásilek automaticky zařazovat do seznamu odesílatelů nespamových zásilek. Do seznamu Bílé listiny se zařadí adresy odesílatelů vám doručených zásilek.

91


Certifikáty pro digitální podpis a šifrování Certifikáty pro digitální podpis a šifrování najdete v okně Nastavení – Pošta – Digitální podpis. Seznam Přiřazení podpisových certifikátů zobrazuje adresy elektronické pošty, které používáte či můžete použít jako svou adresu (adresu odesílatele) při posílání zásilek. Ve sloupci Certifikát může být každé z adres přiřazen digitální podpisový certifikát, který bude použit, pokud z příslušné adresy odešlete digitálně podepsanou zásilku. Certifikát přiřadíte po klepnutí na odkaz Přiřadit v řádku s adresou – je však zapotřebí předem instalovat ActiveX prvek pro práci s poštovními šifrovanými zásilkami a digitálním podpisem.

V okně Přiřazení podpisových certifikátů vyberte tu ze svých adres, ke které chcete přiřadit podpisový certifikát. U této položky pak klepněte na odkaz Přiřadit. V dialogu Vybrat certifikát pak zaškrtněte políčko u toho certifikátu, který budete chtít ve spojení s vybranou adresou používat a klepněte na tlačítko OK.

Certifikát se přiřadí adrese a jeho položka vypíše v seznamu. Nezapomeňte pak tlačítkem Uložit na nástrojovém panelu nastavení zaznamenat.

92


Nastavení Kalendáře V podokně Nastavení klepněte na položku Kalendář. V rámci této konfigurace lze nastavit společné parametry pro celý modul, ale také speciálně pak parametry pro sdílení kalendářů v rámci vaší sítě – viz vnořená položka Sdílení kalendáře. Pro všechny kalendáře je možné společné nastavení „pracovní doby“ – respektive té části dne, kterou se budete chtít v kalendářích zabývat. Klepnete-li na položku Kalendář, máte k tomuto účelu k dispozici tři číselníky – Začátek zobrazení dne (hodiny), Konec zobrazení dne (hodiny) a Začátek události (hodiny).

Sdílení kalendářů Klepnutím na vloženou položku Kalendář – Sdílení kalendáře se v okně sestaví seznam uživatelů vaší lokální sítě. U každého uživatele jsou dvě zaškrtávací políčka – Číst a Psát. Zaškrtnutím políčka Číst dáte uživateli právo si vaše kalendáře prohlížet, zaškrtnutím políčka Psát do nich bude moci navíc i zapisovat.

Sdílení úkolů Klepnutím na vloženou položku Kalendář – Sdílení úkolů máte možnost obdobným způsobem sestavit seznam uživatelů, kteří budou mít možnost s vámi sdílet informace o úkolech. Lze opět nastavit právo jen informace číst nebo také právo do záznamů o úkolech zapisovat.

93


Nastavení pro úložiště dokumentů V modulu Dokumenty lze nastavit způsob zobrazení položek:  Voličem Standardní režim zobrazení můžete vybrat výchozí způsob zobrazené seznamu dokumentů – Seznam, Detaily, případně Náhledy.  Pokud upřednostníte zobrazení náhledů, můžete číselníkem Počet sloupců v režimu náhledu vybrat, kolik náhledových obrázků může být v okně zobrazeno vedle sebe.

Nastavení pro Kontakty Pro zobrazení kontaktů si můžete nastavit způsob zobrazení běžného seznamu položek s kontakty a způsob zobrazení vizitek.

Zobrazení seznamu kontaktů V sekci Zobrazení seznamu můžete číselníkem Maximální počet záznamů na stránce nastavit, kolik položek s kontakty má být viditelných na jedné stránce v okně seznamu. Dvoudílným voličem s okénky Sloupce k dispozici a Zobrazovat sloupce můžete sestavit vlastní pohled na seznam – zobrazovat v něm jen vámi vybrané položky.

Zobrazení vizitek V sekci Zobrazení vizitek máte možnost upřesnit pohled na stránku se zobrazenými vizitkami. Lze nastavit svislé nebo vodorovné zobrazení vizitek a upřesnit počet sloupců a řádků.

94


Spuštění antivirové kontroly Pozor! Tato funkce je k dispozici pouze v prostředí Microsoft Exploreru! Klepnutím na Nastavení – Spustit antivirus se otevře okno pro nastavení online antivirové kontroly. Tato antivirová kontrola je implementována pomocí technologií společnosti BitDefender Anti-virus. Jako plně funkční antivirový produkt prověří váš systém, zda není aktuálně ohrožen počítačovými viry, včetně kontroly operační paměti, všech souborů, adresářů a bootovacích oblastí disků. V případě nutnosti poskytne nástroje pro léčení infekce. Nastavení se skládá ze tří kroků: 1. Volba diskové jednotky nebo specifických složek, které chcete nechat podrobit antivirové kontrole. Jako výchozí volba je nastavena kontrola celého vašeho počítače. 2. Nastavení pravidel, které použije antivirová kontrola při vyhledávání virů. Při nalezení infikovaného souboru je standardně požadována uživatelova interakce. 3. Spuštění vlastní kontroly. Jednotlivé kroky spouštíte pomocí tlačítek v okně Groupware Online Antivirová kontrola.

Co se má kontrolovat? Tlačítkem Zvolit otevřete dialog se strukturou všech dostupných disků (včetně síťových svazků) a jejich složek, ke kterým máte přístup. Disky nebo jen určité složky vyberete ke kontrole zaškrtnutím políček před názvy jejich položek. Pokud jde o složitější strukturu složek, můžete její větve otvírat a zavírat pomocí obvyklých tlačítek se symboly „plus“ a „mínus“.

Nastavení parametrů kontroly Tlačítkem Vlastnosti otevřete dialog, ve kterém můžete nastavit parametry vlastní antivirové kontroly. Položky jsou uspořádány do podoby logického stromu, jehož větve můžete opět zpřístupňovat nebo skrývat pomocí tlačítek „plus“ a „mínus“.

95


Spuštění kontroly Vlastní antivirovou kontrolu spustíte klepnutím na tlačítko Start!. Po kontrole aktuálnosti virové databáze a její případné aktualizaci se rozeběhne kontrola vybraných komponent vašeho počítače.

Po ukončení kontroly je zobrazen protokol o jejím průběhu.

96

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Pokud usoudíte, že je to zapotřebí, můžete protokol odeslat společnosti BitDefender k posouzení.

Informace o připojeních a stahování doplňků Klepnutím na odkaz Nastavení – Doplňky ke stažení se otevře okno, ve kterém jednak vidíte informace o připojení k jednotlivým serverům a jednak si zde můžete stáhnout doplněk InfoPanel a rozšíření pro poštovní klientský program Mozilla Thunderbir.

Instalace Outlook konektoru V sekci Outlook konektor můžete klepnutím na odkaz Outlook konektor – stažení nainstalovat rozšíření, které umožní integraci aplikace Outlook (verze XP, 2003 a 2007) s prostředím Groupware Serveru 6.

Instalace podpory SMAPI SMAPI je rozšíření Průzkumníka Windows pro snadné odesílání souborů ve formě přílohy zásilek elektronické pošty. Soubory můžete odeslat příkazem dostupným z kontextové nabídky otevřené nad souborem klepnutím pravým tlačítkem myši. Podporu této funkce získáte klepnutím na odkaz SMAPI – stažení v sekci SMAPI.

Instalace aplikace InfoPanel V sekci InfoPanel – aplikace pro notifikaci změn v Groupware můžete vyžádat stažení aplikace InfoPanel. Ta usnadňuje sledování změn v prostředí Groupware – informuje vás například o nových příchozích poštovních zásilkách, aktuálních úkolech, událostech apod. Spuštěný InfoPanel poznáte podle ikony na Hlavním panelu Windows. Klepnutím na odkaz InfoPanel – stažení si stáhnete spustitelný soubor GroupwareServerInfoPanel.exe s aplikací. Soubor spustíte a dále budete postupovat podle zobrazených pokynů.

97


Instalace rozšíření pro Mozilla Thunderbird Klepnutím na odkaz Groupware rozšíření – download v sekcích Rozšíření pro Mozilla Thunderbird nebo Rozšíření pro Mozilla Thunderbird 2 si můžete instalovat do poštovního klientského programu Mozilla Thunderbird rozšíření, které jej integruje s prostředím Groupware Server 6.

Soubor GW.XPI je velký cca 200 kB a postup instalace je popsán na str. 101.

Informace o připojení k poštovním klientům V sekci Poštovní klienti najdete informace o tom, k jakým poštovním klientským službám jste momentálně připojeni a jak. Informace jsou užitečné pro pohodlné nastavení poštovních klientských programů, zejména aplikace Outlook.

Informace o připojení k IM klientům V sekci IM klienti najdete informace o tom, jak se lze připojit ke klientským programům Instant Messaging.

98


Odhlášení Pokud chcete opustit prostředí Groupware, můžete to udělat korektním způsobem – odhlásit se. Pokud jen zavřete okno prohlížeče, kde jste s Groupware pracovali, nestane se také nic hrozného… Korektního odhlášení dosáhnete klepnutím na odkaz Odhlásit vpravo nahoře (na panelu modulů zcela vpravo).

Odhlašovat se nesmíte, pokud jste při přihlášení nárokovali trvalé přihlášení na 1 až 30 dnů. Pokud byste klepli na odkaz Odhlásit, je v tomto případě nutno k odhlášení potvrdit bezpečnostní dotaz.

99


Návaznosti Groupware Serveru s vnějším prostředím

100


Návaznost na Mozilla Thunderbird Rozšíření Groupware pro Mozilla Thunderbird Rozšíření Groupware zpřístupňuje v poštovním klientském programu Mozilla Thunderbird následující funkce:

 Automaticky konfiguruje Thunderbird pro práci s Groupware Serverem. Není zapotřebí manuálně nastavovat parametry IMAP, SMTP nebo LDAP serverů.

 Do základního prostředí Mozilla Thunderbird se začlení modul Dnes. Ten zabezpečí okamžitý přehled o stavu aktuálních událostí, úkolů a také vypíše informace o nově doručených zásilkách a nově uložených souborech ve složkách sdílených dokumentů.

 Zajišťuje synchronizaci kontaktů (adres) mezi prostředím Mozilla Thunderbird a Groupware Serveru a tím i jejich snadnou dostupnost na obou stranách.

 Do Thunderbirdu je přidáno vyhledávací pole, které zpřístupní fulltextové vyhledávání v prostředí Groupware Serveru

 Na nástrojový panel jsou přidána tlačítka umožňující přístup k základním funkcím Groupware Serveru – kalendářům, dokumentům, kontaktům a také k oknu umožňujícímu nastavení prostředí přes internetový prohlížeč. Abyste mohli rozšíření používat, je zapotřebí jej nejprve instalovat. Postup není složitý.

Instalace konektoru Groupware se instaluje jako tzv. rozšíření pro tento program. Rozšíření se stahuje z webového prostředí Groupware:

 V prostředí Groupware Serveru přejděte do okna Nastavení.  V levém podokně klepněte na položku Doplňky ke stažení.  V pravé části hlavního okna klepněte v sekci Rozšíření pro Mozilla Thunderbird 2 na odkaz Groupware rozšíření – stažení.

 Potvrďte dotaz na stáhnutí souboru GW2.0.XPI na disk vašeho počítače.  Dále pokračujte v prostředí Mozilla Thunderbird. V nabídce Nástroje spusťte příkaz Správce doplňků.  V okně Správce doplňků klepněte na tlačítko Instalovat a v dialogu Instalace softwaru vyberte soubor GW.XPI, který jste si předtím uložili na disk.

 Vyčkejte pět vteřin a pak klepněte na tlačítko Instalovat nyní.

101


 Pokud se nezavře samo, zavřete okno Správce doplňků.  Pak ukončete činnost Thunderbirdu a znovu jej spusťte nebo využijte nabídku okamžitého restartu (programu, ne počítače).

Nastavení po instalaci Po restartu Thunderbirdu se zobrazí dotaz, zda chcete nakonfigurovat Thunderbird pro Groupware Server. Klepněte na tlačítko Ano.

Zobrazí se konfigurační dialog Nastavení připojení do Groupware. Tip

K tomuto konfiguračnímu dialogu se v budoucnu můžete vrátit, pokud v Thunderbirdu v nabídce Groupware spustíte příkaz Připojení. V dialogu Nastavení připojení do Groupware je třeba vyplnit následující údaje:

 Server – adresa počítače, na kterém máte nainstalovaný Groupware Server; lze použít jak symbolický doménový tvar, tak číselnou IP adresu.

 Aplikace – jméno aplikace, které zvolil administrátor při instalaci Groupware Serveru. Standardně je to Groupware.

 Uživatel – vaše uživatelské jméno pro přihlášení ke Groupware Serveru.  Heslo – vaše přístupové heslo ke Groupware Serveru.  Při zaškrtnutí políčka Použít zabezpečené připojení (https) bude použit zabezpečený protokol http – pokud lze tento protokol použít, doporučujeme pro vyšší bezpečnosti políčko zaškrtnout. Jakmile vše vyplníte, klepněte na tlačítko Pokračovat. Tím se automaticky nastaví veškeré parametry potřebné pro činnost IMAP, SMTP a LDAP serverů pro napojení prostředí Thunderbirdu a Groupware Serveru. Program Thunderbird je nyní nastaven tak, aby byl schopen spolupracovat s Groupware. Díky vytvořenému účtu IMAP můžete začít pracovat s poštovním účtem, který máte založený v Groupware. Protokol IMAP výrazně rozšiřuje možnosti protokolu POP3 – umožňuje práci se složkami, jednotlivé poštovní zásilky je možné libovolně přesouvat tak, že se jejich umístění mění nejen ve vašem poštovním klientovi, ale také přímo na serveru apod.

Nástrojový panel Všimněte si, že na nástrojovém panelu přibylo po nainstalování Groupware několik tlačítek. Jejich pomocí přejdete do okna odpovídajícího modulu v prostředí Groupware – Dnes, Kalendář, Dokumenty a Kontakty. Modul Pošta není zapotřebí kontaktovat, neboť přehled zásilek z Groupware je začleněn mezi zásilkami v došlé poště programu Thunderbird.

 Dnes – tlačítkem zobrazíte přímo v okně Mozilla Thunderbird přehled událostí podle nastavení v prostředí Groupware (analogii okna modulu Dnes). V okně vidíte stále aktualizovaný přehled neprohlédnutých poštovních zásilek, aktuálních úkolů, změn ve složkách sdílených dokumentů a nových událostí. Jednotlivé položky okna fungují jako odkazy. Klepnutím myší přejdete přímo do odpovídajícího modulu prostředí Groupware.

102


 Kalendář – přejdete do prostředí Groupware; v tomto modulu je výhodné se naučit ovládat systém sdílení kalendářů. Ten umožňuje řídit, koordinovat a plánovat pracovní činnosti a mít přehled o okamžitém pracovním nasazení podřízených a spolupracovníků. Jinak je zde možné plánovat úkoly a specifikovat události pro sebe i pro své spolupracovníky.

 Dokumenty – přejdete do prostředí Groupware, do okna modulu pro ukládání a sdílení souborů, především pak dokumentů. Lze zde vytvářet a využívat složky; a to jednak soukromé, privátní, přístupné jen uživateli, který je založil a jednak složky sdílené, dostupné podle nastavených práv i jiným uživatelům Groupware.

 Kontakty – přejdete do okna Kontakty v Groupware; zde můžete pracovat se všemi tam uloženými kontaktními údaji. Databáze kontaktů nabízí řadu funkcí – například přípravu distribučních seznamů adresátů, nastavení práv přístupu ke sdíleným složkám s kontakty a specifikaci různých kritérií pro filtraci údajů.

 Nastavení – přejdete do Groupware, do okna Nastavení; zde můžete upravit konfiguraci vašeho webového uživatelského rozhraní, co se týče vzhledu i různých funkčních možností.

Synchronizace kontaktů LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) je protokol určený pro udržování adresářů a práci s informacemi o uživatelích (např. pro vyhledávání adres konkrétních uživatelů v příslušných adresářích, resp. databázích). Je založen na principech doporučení X.500 a funguje na bázi klient server. V Groupware se používá pro synchronizaci informací mezi seznamy kontaktů – zde mezi adresářem Thunderbirdu a prostředím Groupware. Pro nastavení synchronizace adresářů Thunderbirdu a Groupware stiskněte na panelu nástrojů tlačítko LDAP.

 Příkazem Synchronizace vyžádáte sladění obsahu adresářů obou aplikací.  Příkazem Synchronizace – nastavení určíte parametry toho, co a jak se má synchronizovat. Po instalaci bude nejprve zapotřebí synchronizovat kontakty, které máte uložené v Thunderbirdu s kontakty uloženými v Groupware:

 Klepněte na tlačítko; pokud tak činíte poprvé, budete vyzváni k výběru složek kontaktů, které chcete synchronizovat.

103


 Zaškrtněte políčka u požadovaných složek a klepněte na tlačítko Další.  Spustí se synchronizace kontaktů. V okně průvodce synchronizací vidíte informaci o počtu nových, změněných či smazaných lokálních a vzdálených kontaktů. Průvodce ukončíte tlačítkem Dokončit.

Pokud si příkazem Adresář z nabídky Nástroje v prostředí Thunderbirdu otevřete Adresář, najdete zde mimo jiné složku kontaktů Groupware-místní. Do této složky se po synchronizaci zkopírovaly kontakty z Groupware a složka je nyní nastavena pro synchronizaci (pokud zde například upravíte nějaký kontakt, pak se po synchronizaci změna promítne do kontaktů v Groupware. Další složka kontaktů nazvaná Groupware-vzdálené slouží pro spojení s LDAP serverem, proto do ní nijak nezasahujte. Pro synchronizaci kontaktů lze využít i jinou složku než je ta, která má název Groupware-místní.  Klepněte na pravou část tlačítka LDAP (je na něm malá černá šipka). V kontextové příkazové nabídce spusťte příkaz Synchronizace – nastavení.

 V okně Průvodce synchronizací kontaktů máte možnost místní adresář Thunderbirdu pro synchronizaci kontaktů změnit. V seznamu otevřeném klepnutím na tlačítko se šipkou vpravo můžete vybrat libovolnou složku kontaktů Thunderbirdu. Pak klepněte na tlačítko Další.

 Následuje výše uvedené okno výběru kontaktních složek Groupware pro synchronizaci. Pokračujte stisknutím tlačítka Další a po proběhlé synchronizaci ukončete činnost průvodce tlačítkem Dokončit.

Aktualizace rozšíření Pokud se v Groupware objeví nová verze rozšíření pro Thunderbird, je ve vašem zájmu tuto verzi nainstalovat. Abyste se nemuseli kontrolou zabývat sami, je vám k dispozici Správce rozšíření (poznali jste ho již při instalaci):

 V prostředí Mozilla Thunderbird spusťte v nabídce Nástroje příkaz Správce doplňků.

 Klepněte na tlačítko Vyhledat aktualizace. Správce rozšíření ověří, zda není k dispozici nová verze Connectoru; pokud ano, objeví se u položky Groupware tlačítko Aktualizovat. V opačném případě je zobrazen text: Nebyla nalezena žádná aktualizace doplňku Groupware.

 Klepněte na tlačítko Aktualizovat. Správce rozšíření stáhne a nainstaluje nejnovější verzi Groupware rozšíření.

 Zavřete okno Správce rozšíření a restartujte (ukončete a znovu spusťte) program Thunderbird.

104


Přechod z Outlook Express do Mozilla Thunderbird Přejít z poštovního klientského programu Outlook Express na program Thunderbird je poměrně jednoduché. V programu Thunderbird je připravena funkce pro snadný import všech podkladů pro komunikaci – zejména kontaktů, poštovních zásilek a poštovních účtů – z prostředí Outlook Express.

Import kontaktů Postup importu kontaktů z Outlook Express do Mozilla Thunderbird je následující:

 V prostředí Thunderbirdu spusťte v nabídce Nástroje příkaz Importovat.  Na první kartě průvodce Importovat nastavte přepínač na položku Kontakty. Klepněte na tlačítko Další.  Na další kartě vyberte v seznamu podporovaných formátů pro import kontaktů položku Outlook Express a opět klepněte na tlačítko Další.

 Kontakty se importují; na závěr procesu stiskněte tlačítko Dokončit.

Pokud nyní v Thunderbirdu otevřete Adresář, naleznete v něm novou složku: Adresář aplikace Outlook Express, a v ní importované kontakty. Tip

Importované kontakty samozřejmě můžete zkopírovat či přesunout do jiných složek. Můžete k tomu využít metodu přetažení označených položek myší nad cílovou složku. Pokud kontakty umístíte do složky určené pro synchronizaci kontaktů s Groupware a spustíte proces synchronizace, pak se i importované kontakty zkopírují do kontaktů Groupware, kde budou dostupné podle příslušných práv.

Import poštovních zásilek Do prostředí Thunderbirdu můžete z Outlook Express importovat i celé poštovní zásilky. Postup je obdobný jako v případě importu kontaktů s tím rozdílem, že na první kartě průvodce Importovat nastavte přepínač na položku Pošta. Když se nyní podíváte do levého podokna Thunderbirdu, kde je uvedena struktura složek, najdete ve složce Lokální složky novou podsložku Outlook Express pošta. Do ní se importovaly zásilky z Outlooku Express, včetně odpovídající výchozí struktury podsložek. Podobně jako v případě kontaktů, také zde je samozřejmě možné jednotlivé zásilky přetřídit do jiných složek.

105


Import konfiguračních údajů Z prostředí Outlook Expres do prostředí Thunderbirdu můžete importovat také popis poštovních účtů. Postup je opět analogický importu kontaktů; jen přepínač na první kartě průvodce Importovat nastavte na položku Nastavení. V případě přechodu na Groupware není tento import nezbytný, protože účet IMAP již máte vytvořený díky instalaci Groupware rozšíření. Používáte-li kromě Groupware i jiné poštovní servery, může být import poštovních účtů potřebný. Importované účty najdete v Lokálních složkách Thunderbirdu. K jejich úpravám spusťte v nabídce Nástroje příkaz Nastavení účtu.

Hromadná korespondence Jedním ze zdrojů kontaktních adres pro hromadnou korespondenci mohou být kontakty poštovního klientského programu Mozilla Thunderbird. Díky procesu synchronizace je adresná databáze Thunderbirdu propojena s databází kontaktů Groupware a lze tak pro hromadnou korespondenci plně využít data z obou zdrojů. Před tím, než začnete dat využívat, musíte databázi z Thunderbirdu napojit na 602Office.

Napojení databáze kontaktů Thunderbird Abychom mohli v procesu hromadné korespondence používat databázi adres z Thunderbirdu (a tím i synchronizované adresy z Groupware), je zapotřebí nejprve přidat databázi těchto kontaktů mezi datové zdroje 602Office:

 V některé z aplikací 602Office spusťte v nabídce Soubor příkaz Nový a v podnabídce pak příkaz Databáze. Spustí se Průvodce databází.

 Na kartě Přidat databázi nastavte přepínač na položku Připojit se k databázi a připojeným voličem vyberte možnost Databáze kontaktů Thunderbird.

 Na druhé kartě – Uložit a pokračovat – nastavte přepínač v horní části na položku Ano, zaregistrovat databázi a zrušte zaškrtnutí políčka Otevřít databázi pro úpravy.

 Stiskněte tlačítko Dokončit. V dialogu pro uložení databázového souboru s propojením na kontakty Thunderbirdu pak vyberte složku, kam bude soubor uložen (soubor pojmenujte třeba THUNDERBIRD; přípona ODB se doplní samočinně). Adresář z Thunderbirdu je nyní specifikován mezi ostatními datovými zdroji a můžete jej využívat pro hromadnou korespondenci.

Hromadná korespondence K vytvoření dokumentu nebo poštovní zásilky pro hromadnou korespondenci s využitím adres Thunderbirdu a Groupware použijte postup s využitím Průvodce hromadnou korespondencí. Jako zdroj dat volte databázi Thunderbird.

106


Outlook konektor Outlook konektor je volitelné rozšíření určené pro program Microsoft Outlook ve verzích XP/2003/2007, integrující jej s Groupware Serverem.

Oprávnění pracovat s Outlook konektorem Outlook konektor je zapotřebí nainstalovat – ovšem ještě před tím je třeba mít přiděleno oprávnění s Outlook konektorem pracovat. To nastaví administrátor ve svém programu:  V okně Uživatelé poklepejte na v seznamu uživatelů na vaše jméno.  V okně s popisem uživatele klepne na tlačítko Členství ve skupinách.  V okně Členství uživatele xyz ve skupinách zaškrtne políčko Uživatelé Outlook konektoru.  Klepne na tlačítko Uložit – a v okně se jménem uživatele znovu. Tím máte oprávnění instalovat a používat Outlook konektor.

Instalace Outlook konektoru Uživatel nyní může ve svém klientském programu Groupware vyžádat instalaci Outlook korektoru. K tomu přejděte do okna Nastavení – Doplňky ke stažení. Pokud máte přístup ke konektoru povolen, najdete zde v sekci Outlook konektor odkaz Outlook konektor – stažení. Poklepejte na tento odkaz myší.

Instalaci konektoru zajišťuje spustitelný soubor Software602-OutlookConnector.exe. V následujícím dialogu máte možnost soubor buď ihned spustit, nebo si ho uložit na disk a spustit až pak – zvolme druhou možnost a stiskněme tlačítko Uložit. Po obvyklém dotazu na cílový disk a složku se soubor uloží. Následně přejděte do složky, kam jste instalační soubor uložili a soubor spusťte. Zobrazí se zřejmě následující dotaz, kterým se nenechte vyvést z míry a klepněte na tlačítko Spustit.

Instalační proces má obvyklý průběh a není na něm co zkazit…. To ostatně vidíte na následující sadě obrázků, ilustrujících průběh instalace…. Naprosto postačí “odklepat” připravené výchozí volby.

107


Po dokončení instalace je Outlook konektor fyzicky přítomen ve vašich Windows, ale ještě není připraven k použití – je zapotřebí v prostředí Outlooku vytvořit příslušný uživatelský účet.

108


Vytvoření účtu v Outlooku Nový poštovní účet v prostředí programu Outlook založíte takto:  V nabídce Nástroje spusťte příkaz Nastavení účtu.  V dialogu Nastavení účtu otevřete kartu E-mail a klepněte na tlačítko Nový.

 Otevře se průvodce Přidat nový e-mailový účet. Na první kartě klepněte na položku přepínače Jiné a v okénku Připojit se k následujícímu typu serveru klepněte na položku Outlook Connector for Software602 Groupware Server 6 3.1.

Na další kartě nastavte konkrétní parametry pro připojení tímto účtem:  Uživatelské informace – do pole Vaše jméno zapište popisné jméno, pod kterým budete figurovat v seznamech adresátů a do pole E-mailová adresa zapište vaši kontaktní adresu elektronické pošty.  Informace o serveru – do této sekce zadejte adresy IMAP serveru pro příjem zpráv (pole Příchozí zprávy (IMAP)) a SMTP serveru pro jejich odesílání (pole Odchozí zprávy (SMTP)). Lze použít číselný způsob zápisu adres i běžný zápis symbolický.  Do sekce Přihlašovací informace zapište svou identifikaci v systému Groupware – Uživatelské jméno a přístupové Heslo.  Pokud se vám nebude chtít heslo zadávat pokaždé znovu (a přitom jste tak trochu lehkomyslní), zaškrtněte políčko Zapamatovat heslo. Pak se zapsané heslo doplní automaticky po zadání příslušného jména, a vy nebudete na něj dotazováni.

109


Zadané parametry můžete otestovat stiskem tlačítka Test nastavení účtu. Pokud je vše v pořádku, měla by se vám zobrazit tato zpráva:

Tlačítkem Další nastavení lze provést jemnější doladění parametrů účtu – to ale lze udělat kdykoliv dodatečně. V tuto chvíli již “odklepněte” dokončení zadání účtu.

Přihlášení ke Groupware Při každém spuštění programu Outlook budete nadále vyzýváni k autentifikaci přístupu ke Groupware – uživatelským jménem a pokud jste nezaškrtli políčko Zapamatovat heslo, tak i přístupovým heslem.

110


Groupware v prostředí Outlooku Prostředí programu Outlook je vytvořením účtu pro Groupware Server modifikováno.  Je vytvořen nový nástrojový panel Outlook Connector.  Seznam složek je doplněn o složky patřící ke Groupware Serveru. Pokud je se spojením vše v pořádku, lze nyní v seznamu poštovních složek klepnutím na položku Groupware Serveru rozvinout strukturu poštovních složek i s jejich obsahem, jako kdybyste pracovali přímo v prostředí Groupware.

Pokud přejdete na některou ze složek patřících ke skupině Groupware Serveru, zpřístupní se i tlačítka na novém nástrojovém panelu.

 Tlačítkem Složka otevřete dialog pro úpravu přístupových práv k nastavené složce.  Tlačítkem Znovunačtení složek obnovíte obsah složek zobrazený v Outlooku na základě okamžitého stavu v prostředí Groupware Serveru.  Tlačítkem Účet otevřete dialog pro nastavení parametrů poštovního účtu pro přístup ke Groupware (odpovídá druhé kartě průvodce pro vytvoření účtu). Zde můžete zkontrolovat a podle potřeby doplnit či změnit základní parametry účtu.  Tlačítkem O programu zobrazíte licenční údaje Outlook konektoru spolu s údaji o verzi konektoru (to je důležité pro případné dotazy v poradenské službě).

111


Další části Outlooku a zobrazení položek z Groupware Položky složek z Groupware se po načtení do Outlooku promítají do všech jeho komponent – kalendáře, seznamu kontaktů, úkolů, poznámek, seznamu složek i do dDeníku.

112


Upřesnění nastavení účtu Stiskem tlačítka Účet na nástrojovém panelu Outlook Connector otevřete konfigurační kartu účtu Groupware Serveru. Zde se nastavují základní parametry účtu – identifikace serverů a jejich přístupové údaje. Tlačítkem Další nastavení otevřete další dialog s celou řadou karet pro upřesnění provozních parametrů Outlook konektoru.

Všeobecná nastavení Na kartě Všeobecné můžete upřesnit zobrazované popisné údaje – identifikační název a název vaší organizace.

Upřesnění údajů pro připojení Na kartě Připojení lze upřesnit údaje potřebné pro nastavení na IMAP a SMTP server – lze tu vyžádat zabezpečené připojení s dodatkovými parametry a také v případě nezbytné potřeby změnit výchozí čísla portů. V sekci SMTP ověření je možné upravit způsob, jakým SMTP server autentizuje uživatele – zda ho vůbec má autentifikovat a pokud ano, tak zda se mají použít stejné údaje jako u serveru pro příjem zpráv nebo zda se má použít jiná dvojice údajů jméno uživatele – heslo. V sekci Nastavení časové meze lze v minutách nastavit dobu časového limitu serveru.

113


Výběr zobrazovaných složek Na kartě Složky můžete vybrat, zda mají být v Outlooku zobrazeny všechny složky Groupware nebo jen složky vybrané zaškrtnutím políček před jejich názvy.

Složky pro odesílání a příjem zásilek elektronické pošty Na kartě Odeslat/Přijmout můžete vybrat složky, ve kterých se mají vyskytovat zásilky odesílané elektronickou poštou nebo do kterých se mají zásilky doručovat.

Odesílání a příjem lze ještě modifikovat:  Zaškrtnutím políčka Stahovat pouze hlavičky se z Groupware stáhnou jen záhlaví zásilek (bez obsahu) – celé zásilky lze pak stáhnout na explicitní povel.  Zaškrtnutím políčka Zobrazit indikátor v průběhu stahování položek můžete stahování zásilek zviditelnit zobrazením indikátoru – i když zrovna pracujete v okně jiného programu.

114


Upřesňující nastavení Na kartě Ostatní můžete nastavit způsob reakce na doporučené zásilky a určit, kde má být uložen lokální soubor vyrovnávací paměti Způsob práce s doručenkami nastavíte přepínačem Nastavení doručenky zprávy:  Upozorňovat mě před odesláním potvrzení o přečtení – doručenka bude odeslána až po vašem upozornění.  Vždy odeslat odpověď – doručenky budou odesílány automaticky po otevření zásilky bez vašeho zásahu.  Nikdy neodesílat ani nepřijímat – práce s doručenkami v obou směrech je potlačena.

Soubor používaný jako vyrovnávací paměť pro práci s Groupware na vašem lokálním disku může být umístěn podle nastavení přepínače Nastavení lokálního souboru vyrovnávací paměti:  Původní umístění (bez nutnosti vašeho zásahu) – při nastavení na úvodní nastavení.  Pokud vyberete Zvolené umístění, lze složku se souborem změnit pomocí vstupního pole a tlačítka Otevřít.

Informace o programu Na kartě O programu najdete údaje o verzi Outlook konektoru a informace o licenčních podmínkách.

Formát odesílaných zásilek Pokud si chcete zajistit odesílání poštovních zásilek ve formátu standardizovaném firmou Microsoft, ponechte zaškrtnuté políčko Použít zásilkový formát společnosti Microsoft na kartě Formát.

115


Obecná návaznost Groupware a MAPI aplikace Microsoft Outlook Elektronická vizitka ve formátu vCard je datový soubor, ve kterém jsou pohromadě uloženy kontaktní informace o nějaké osobě nebo firmě – její jméno (název), adresa, telefonické spojení, poštovní adresa atd. Soubory ve formátu vCard poznáte podle přípony VCF. Jsou standardně podporovány programy Microsoftu (z dobře známých např. Adresář v základní instalaci Windows, osobní plánovač Outlook, nebo poštovní program Outlook Express), ale i programy dalších výrobců. Také v případě groupware lze soubory ve formátu VCF používat ke snadné výměně informací o vašich kontaktech. Podobně lze také pracovat s informacemi kalendářového charakteru ve formátu iCALENDAR; ty se přenášejí v souborech ve formátu ICS.

Přenos kontaktních informací do prostředí Outlooku Manipulace na straně Groupware Odeslání záznamu o kontaktu z okna pro přípravu kontaktu Odeslat kontakt jako vizitku lze již ve fázi jeho zaznamenávání. V okně pro přípravu kontaktu vyplňte všechny potřebné údaje a poté klepněte na tlačítko Poslat vizitku (pokud zaznamenáváte složitější kontakt, lze doporučit, abyste jej čas od času tlačítkem Uložit uložili).

Odeslání záznamů o kontaktech ze seznamu kontaktů v okně Kontakty Záznamy o jednom a více podchycených a uložených kontaktech lze odeslat ve formě vizitek z okna Kontakty:  Vyhledejte složku s kontakty, které chcete odeslat.  Klepnutím myší zaškrtněte políčka před položkami potřebných kontaktů.  Klepněte na tlačítko Akce a v kontextové nabídce spusťte příkaz Poslat jako vizitky.

116


Příprava zásilky V obou případech se otevře okno pro přípravu nové poštovní zásilky. V něm vidíte soubor s vizitkou (VCF), který je již připojen jako příloha. Na vás teď zbývají ostatní obvyklé manipulace – specifikovat adresáta, zapsat Předmět, napsat nějaký ten průvodní dopis a zásilku odeslat. Samozřejmě, že k zásilce můžete ručně připojit také další soubory.

Manipulace na straně Outlooku Adresát uvidí po doručení záznam o zásilce s kontaktem ve svém seznamu došlé pošty – ze symbolu svorky je vidět, že zásilka obsahuje přílohu – v našem případě soubor s vizitkou.

Pokud je otevřeno pod seznamem zásilek náhledové okno, lze si klepnutím na položku s VCF souborem zobrazit náhled na obsah kontaktu – Outlook má pro tento typ souborů k dispozici odpovídající prohlížeč.

Pokud klepnete na název souboru v náhledovém okénku pravým tlačítkem myši, otevře se kontextová nabídka, ve které je mimo jiné příkaz Přidat do kontaktů. Spustíte-li tento příkaz, přejdete do okna pro práci s kontaktem v Outlooku – uvidíte v něm údaje načtené z vizitky, kterou vám poslal uživatel Groupware. A jak je vidět, údaje se přenesly prakticky beze změn – vy je zde ale můžete samozřejmě pozměnit a doplnit – třeba přidat obrázek apod.

117

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Do téhož okna přejdete také rovnou při poklepání myší na název VCF souboru v náhledu.

Záznam o kontaktu si nyní můžete uložit mezi ostatní kontakty v prostředí Outlooku. Do této chvíle jsme zásilku vůbec neotevřeli a pracovali jen s náhledovým okénkem. Poklepáním na položku se zásilkou v seznamu došlé pošty zásilku otevřete v prohlížeči zásilek. Další manipulace jsou úplně stejné jako prve. Nejprve vidíte jen průvodní dopis zásilky a položku se souborem nad dopisem. Klepnutím na položku souboru se záznam o kontaktu načte do okna prohlížeče místo textu dopisu.

Klepnutím pravým tlačítkem myši na název souboru se otevře kontextová nabídka s příkazem Přidat do kontaktů. Poklepáním na položku s názvem souboru se vizitka načte do okna pro práci s kontakty přímo. Tip:

Velmi elegantní způsob představuje možnost přesunout soubor s vizitkou tahem myší nad tlačítko Kontakty v Navigačním panelu Outlooku; tím se rozvine seznam složek s kontakty a vy můžete dalším tahem a následným uvolněním myši záznam o kontaktu vložit do přímo do potřebné složky.

118


Přenos kontaktních informací do prostředí Groupware V okně s kontakty vyberte pomocí Navigačního panelu složku, ze které budete chtít kontakty přenést. Klepněte pravým tlačítkem myši na kontakt a v kontextové nabídce spusťte příkaz Poslat jako vizitku.

Otevře se okno pro přípravu zásilky – soubor s kontaktními údaji ve formátu VCF je připojen jako příloha. Sestavte poštovní zásilku a odešlete ji.

Zásilku s údaji o kontaktu najdete jako položku v seznamu došlé poštu v prostředí Groupware.

119

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Vizitka je doručena opět ve formě přílohy – a jako s takovou s ní nyní můžete pracovat.

Klepnutím na odkaz s názvem souboru se kontaktní údaje z vizitky načtou do okna Kontakty a vloží do odpovídajících polí okénka pro zadání nového kontaktu. Zde můžete údaje doplnit a nový kontakt uložit mezi ostatní kontakty.

120


Přenos události spolupracovníkovi do Outlooku Nejprve si ukažme, jak přenést specifikaci události z Groupware spolupracovníkovi pracujícímu v prostředí Outlooku. Specifikujte popis události a na kartě Spolupracující nastavte adresu spolupracovníka, kterému chcete popis události poslat k vyjádření. Pak klepněte na tlačítko Uložit a poslat.

Bez vašeho zásahu se vygeneruje poštovní zásilka, ve které je popis události. Spolupracovník najde v Outlooku tuto zásilku v seznamu své došlé pošty.

Nyní může na událost reagovat – buď ji přijmout nebo odmítnout, případně ji přijmout jako nezávaznou nebo si vyžádat jiný termín konání. Tlačítka k sestavení odpovědi najde váš spolupracovník již v náhledovém okně, takže zásilku ani nemusí otevírat.

Před odesláním může být odpověď podle nastavení v dialogu buď ponechána ve standardní podobě, nebo se k ní lze vyjádřit (například zdůvodnit odmítnutí).

121

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Po odeslání odpovědi položka zásilky s popisem události v Outlooku zmizí ze seznamu došlé pošty. Zároveň se v kalendáři Outlooku vytvoří příslušný záznam – ten bude spolupracovníkovi připomínat, co má udělat – co potvrdil odesílateli popisu události.

Automaticky vytvořená zásilka s informací o reakci spolupracovníka dorazila k odesílateli popisu události.

Když zásilku otevřete, vidíte nejdůležitější informaci ve žlutém rámečku nahoře – je tu uvedeno, jak se váš spolupracovník k události postavil – zda spolupráci přijímá či nikoliv, případně s jakými výhradami.

Klepnutím na položku Otevřít související událost se dostanete k popisu výchozí události v okně Kalendář. Zde pak můžete popis události podle potřeby upravit a tlačítkem Aktualizovat celý proces zopakovat. Pro úplnost si ještě ukažme ovladače v okně s načtenou zásilkou na straně Outlooku:

122


A jak by vypadala systémová zásilka v případě, kdyby spolupracovník událost odmítl?

123


Přenos události z Outlooku do Groupware Podobně lze postupovat i v opačném směru. Nyní bude pracovník specifikující událost pracovat v prostředí Outlooku a bude chtít záznam o události předat kolegovi do prostředí Groupware. Osoba specifikující událost otevře v Outlooku okno Kalendář a v něm vybere vhodné datum a čas. V příslušném políčku kalendáře pak klepne pravým tlačítkem myši, a z kontextoví nabídky spustí příkaz Nová událost. V následně otevřeném okně popíše událost a nastaví její trvání.

Možnost předat informace o události spolupracovníkům zpřístupní tlačítko Pozvat účastníky. Okno se doplní polem s tlačítkem Komu pro specifikaci adres zvaných účastníků. Po určení adres můžete tlačítkem Účet upřesnit poštovní účet, který má být použit (pokud je třeba jej měnit). Klepnutím na tlačítko Odeslat se sestaví poštovní zásilky s informacemi o schůzce a odešlou se zvaným spolupracovníkům

Jakmile je zásilka s informací o události doručena, uvidí ji kolega pracující v Groupware v okně Pošta v seznamu zásilek.

Poklepáním na položku v seznamu se zásilka otevře v okně prohlížeče. Obvyklá tlačítka jsou zde doplněna tlačítky, která umožní na pozvání okamžitě reagovat – jsou to tlačítka Přijmout, Nezávazně a Odmítnout – jejich význam je jasný. Spolupracovník je s událostí popisovanou v zásilce srozuměn – stiskne tlačítko Přijmout. Tím se automaticky sestaví a odešle zásilka informující odesílajícího, že pozvání bylo přijato.

124


Před odesláním zásilky s odpovědí máte možnost odpověď ponechat ve vygenerovaném tvaru, případně její znění upravit – je též možné odeslání odpovědi zablokovat.

Záhlaví okna prohlížeče se zásilkou se modifikuje – teprve teď se zpřístupní odkaz Otevřít související událost. Pokud na něj klepnete, přejdete do okna pro vytváření a úpravy popisů událostí.

125


Zde je možné popis události podle potřeby upravit a doplnit. Tlačítkem Uložit událost se pak popis události uloží a její položku nadále najdete v seznamu událostí okna Kalendář.

Samozřejmě, popis události je v odpovídajícím barevném zobrazení zohledněn i v režimu zobrazení kalendářů.

126


InfoPanel InfoPanel je doplněk aplikace Groupware. Je to externí nadstavba, která vám umožní dohlížet nad činností modulů Groupware zatímco s nimi přímo nepracujete. InfoPanel vám například umožní kontrolovat, zda nepřišla nějaké zásilka elektronickou poštou nebo zda vám „nehoří termín“ u nějakého úkolu – a pokud ano, tak se okamžitě přepnout do okna příslušného modulu Groupware a tam podle potřeby danou událost zpracovat.

Instalace InfoPanel nainstalujete pomocí instalačního programu. Ten získáte v klientském prostředí Groupware Serveru, v modulu Nastavení a okně otevřeném klepnutím na odkaz Doplňky ke stažení. Zde v sekci InfoPanel – aplikace pro notifikaci změn v Groupware klepněte na odkaz a stáhněte si na svůj počítač instalační program GroupwareServerInfoPanel.exe. Spuštěním instalačního programu se obvyklým postupem InfoPanel instaluje a jeho ikonka se objeví na Hlavním panelu Windows.

Okénko InfoPanelu InfoPanel zavedený výše uvedeným způsobem běží „na pozadí“ a je vám kdykoliv k dispozici. Jeho okénko otevřete poklepáním na ikonku na Hlavním panelu Windows.  V záhlaví okénka je uvedeno vaše uživatelské jméno.  Hlavní část plochy zaujímají sekce, ve kterých jsou vypsány aktuální informace týkající se modulu pošty, úložiště dokumentů, modulu kalendáře a modulu pro práci s úkoly. Poklepáním do jedné ze sekcí se spustí odpovídající modul Groupware a zobrazí v okně prohlížeče webových stránek.  Následuje vyhledávací sekce, ve které můžete zadat dotaz na něco, co v prostředí Groupware hledáte.  V dolní části okénka jsou tlačítka umožňující manuální přechod do jednotlivých modulů Groupware a nastavení prostředí InfoPanelu. Zleva doprava jsou zde tlačítka modulů Pošta, Kalendář, Úkoly, Dokumenty a Kontakty, následuje tlačítko pro podrobnější vyhledávání, nastavení prostředí a nastavení průhlednosti.

Kontextová nabídka Pokud klepnete na ikonu InfoPanelu na Hlavním panelu Windows pravým tlačítkem myši, otevře se kontextová nabídka s několika servisními příkazy:  Odhlásit se – odhlásí vás jako uživatele přihlášeného naposledy zadaným uživatelským jménem a heslem. Toto nepodceňujte, zvláště pokud někam odcházíte a necháváte počítač spuštěný – kdokoliv náhodně příchozí by pak měl přístup k vašim datům z Groupware – tedy především k poště.  Změna přihlášení – umožní změnit uživatele systému Groupware – z jednoho počítače pak s ním může pracovat libovolný počet uživatelů.  Nastavení – otevře rámeček umožňující nastavení prostředí InfoPanelu.  O programu – zobrazí verzi spuštěného InfoPanelu.  Ukončit – ukončí činnost InfoPanelu na pozadí (ikonka zmizí z Hlavního panelu).

127


Nastavení prostředí Dialog k nastavení prostředí InfoPanelu otevřete buď tlačítkem Nastavení z okénka InfoPanelu, nebo příkazem Nastavení z kontextové nabídky otevřené nad ikonou.

Dialog Nastavení můžete využít ke konfiguraci:  Průhlednosti okénka InfoPanelu – okénko může být zobrazené buď tak, že plně překrývá podklad (jiná okna Windows) nebo je více či méně průhledné. Stupeň průhlednosti v procentech nastavíte číselníkem Průhlednost okna (dialog otevřete také stiskem tlačítka Průhlednost přímo v okénku InfoPanelu).  Výběru prohlížeče, který má být využit k zobrazení oken Groupware – do pole Prohlížeč WWW zadejte výkonný soubor daného prohlížeče (k jeho vyhledání napomůže tlačítko se třemi tečkami vpravo). Pokud prohlížeč explicitně nevyberete, bude využíván výchozí prohlížeč nastavený ve Windows.  Povolení zobrazení okna zpráv (například když přijde pošta) – toto okno se bude zobrazovat, pokud je zaškrtnuté políčko Zobrazovat zprávy. Tlačítkem Uložit nastavení uložíte tak, že bude moci být použito i při příštím spuštění InfoPanelu. Tlačítkem Zavřít ukončíte zobrazení dialogu beze změn nastavení.

Signalizace aktivity v modulech Groupware Pokud nastane nějaká událost, která vyžaduje vaši pozornost v modulech Groupware, rozbliká se ikonka InfoPanelu na Hlavním panelu Windows a pokud máte vyžádané zobrazení zpráv (viz předchozí odstavec), po chvíli se zobrazí rámeček s informací o tom, co se děje.

InfoPanel vedle tohoto informačního rámečku dále zobrazuje okno s upozorněními na aktuální události a úkoly.

128


Obecný přístup k dokumentům V prostředí Groupware je přístup k dokumentům velmi snadný – a co je důležité, nepotřebujete k tomu žádné doplňkové vybavení. Na druhé straně je ovšem v zájmu objektivity nutno přiznat, že přístup k dokumentům z webového prostředí (zvláště při větších objemech zpracovávaných dat) není příliš pohodlný. Nevýhody práce ve webovém rozhraní může do značné míry eliminovat přístup k dokumentům s využitím protokolů WebDAV a FTP.

Protokol WebDAV WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) je standardem IETF (Internet Engeneering Task Force) pro vzdálenou správu souborů. Je specifikován v dokumentu RFC 2518 (z roku 1999), podle kterého je WebDAV rozšířením existujícího protokolu HTTP 1.1, který umožňuje provádět vzdálenou správu souborů uložených na webových serverech. WebDAV spojuje dvě již propracované technologie:

 Protokol HTTP (Hypertext Transfer Protocol) je zde používán pro zajištění způsobu komunikace. Kromě standardních příkazů využívaných v rámci tohoto protokolu (GET, COPY, OPTIONS…) zavádí WebDAV pro své potřeby některé příkazy nové.

 XML (Extensible Markup Language) je využíván jako nositel strukturovaných informací, které upřesňují jak dotaz klienta, tak i výsledek zasílaný serverem. V XML části komunikace jsou odesílány výsledky zpracování příkazů pro jednotlivé soubory, informace o souborech a adresářích a podobně. My si teď ukážeme, jak snadno tímto protokolem přistupovat do dokumentového úložiště Groupware pomocí správce souborů Total Commander nebo kancelářských balíků MS Office a 602Office.

Adresa pro WebDAV přístup Předpokladem pro úspěšný WebDAV přístup k nějaké složce a dokumentu je znalost adresy dané složky. Ta má obecný tvar: http://server:port/Documents/uzivatel[/cesta]  Server – IP adresa (nebo její DNS tvar) serveru, na kterém Groupware Server běží.  Port – číslo portu pro WebDAV přístup.  Uzivatel – vaše uživatelské jméno pro přístup do Groupware.  Cesta – nepovinná část udávající konkrétní složku, do které chcete přistupovat.

Příklad adresy http://sun.software602.cz:8090/Documents/msklenar/Sdílené dokumenty Adresu složky zjistíte ve webovém prostředí Groupware:

 Přejděte do okna Dokumenty.  Klepněte v levém podokně pravým tlačítkem myši na název složky, jejíž adresu chcete získat.

 V kontextové nabídce spusťte příkaz Vlastnosti.  V dialogu s popisem vlastností složky přejděte na kartu Odkazy, Požadovaná adresa je zde uvedena v sekci Odkaz do webové složky jako položka Pro soukromý WebDAV přístup. Adresu si s výhodou můžete zkopírovat do schránky.

129


Využití WebDAV přímo ve Windows Nejjednodušším způsobem, jak zpřístupnit ve Windows webové složky protokolem WebDAV, je vložení odkazů na ně do systémové složky Místa v síti. To bude mít tu velkou výhodu, že složky budou pak dostupné prostřednictvím všech systémových dialogů pro práci se soubory, ve kterých je složka Místa v síti viditelná (to znamená v aplikacích 602Office, v aplikacích Microsoft Office, v Průzkumníkovi Windows … atd.). Odkaz na složku z Groupware mezi Místa v síti přidáte takto:

 Otevřete systémovou složku Místa v síti (zástupce s ikonou bývá na Ploše).  V levé sekci okna s výpisem obsahu složky klepněte v sekci Práce se sítí na odkaz Přidat místo v síti. Spustí se Průvodce přidáním místa v síti.

 Na úvodní kartě jen klepněte na tlačítko Další. Na kartě následující se zobrazí seznam poskytovatelů služeb – zvolte položku Jiné umístění v síti.

 Na třetí kartě zkopírujte do pole Adresa v síti nebo v Internetu adresu, kterou jste si uložili do schránky v dialogu popsaném v předchozí kapitole.

 Následuje dialog pro zadání uživatelského jména a přístupového hesla do Groupware.  Na poslední kartě průvodce klepněte již jen na tlačítko Dokončit. Od této chvíle uvidíte přes složku Místa v síti v dialozích pro načítání a ukládání souborů obsah příslušné složky v Groupware – můžete tedy přímo z ní načítat soubory a také je do složky Groupware ukládat. Pomocí Průzkumníka Windows nebo jiných programů typu „souborový manažer“ lze rovněž tímto způsobem do složky kopírovat a přesouvat soubory nebo je naopak kopírovat a přesouvat do jiných složek v prostředí Windows.

Pozor – je nutno mít ale stále na paměti, že ačkoliv tento způsob práce budí dojem, že pracujete se složkou na lokálním disku, jde fyzicky stále o kontakt se serverem prostřednictvím internetu. Pokud se proto budete snažit v některé ze složek Groupware Průzkumníkem či obdobným programem přímo otvírat některé soubory, nemusí se to povést (museli byste je zkopírovat na některý z dostupných lokálních či síťových disků). To neplatí pro otvírání souborů systémovými dialogy aplikací a netýká se též souborů, se kterými pracuje 602Office (od verze 2.2) nebo Microsoft Office. Tyto aplikace mají vlastní implementaci podpory WebDAV, takže se soubory lze pracovat přímo na serverech. A ještě jednou pozor – pokud pracujete v aplikacích (Writer apod.) se soubory načtenými přímo ze serveru a změníte je, budete muset upravenou verzi na server zkopírovat zpět. Důvodem je ten fakt, že aplikace si obvykle před úpravami soubory ze serveru stáhnou do dočasné lokální složky, kde s nimi teprve pracují.

130


Zásuvný modul WebDAV pro Total Commander Mezi programy typu „souborový manažer“ patří i oblíbený Total Commander. Pro tento program nabízí jeho autor zdarma zásuvný modul (plugin) pro komunikaci pomocí protokolu WebDAV.

Instalace Seznam dostupných rozšíření pro Total Commander je k dispozici na internetové stránce s adresou http://www.ghisler.com/plugins.htm. Otevřete si tuto stránku a vyhledejte na ní položku WebDAV (v levém sloupci tabulky). Poklepáním na položku se zobrazí obvyklý dotaz, zda si budete přát soubor spustit nebo uložit – zvolte druhou možnost a soubor WEBDAV.ZIP uložte na svůj lokální disk.

Nalistujte tento soubor v jedné z tabulí Total Commanderu a poklepejte na jeho položku myší („spusťte“ soubor). Otevře se dialog s dotazem, zda si přejete zásuvný modul instalovat – dotaz kladně potvrďte tlačítkem Ano.

Dále se otevře dotaz na složku, kam se má modul instalovat – klidně potvrďte nabízenou předvolbu. Zásuvný modul se nainstaluje. Na to se otevře okénko s přehledem všech instalovaných zásuvných modulů; okno v tuto chvíli jen zavřete tlačítkem OK.

Použití Instalací modulu se vytvoří složka WebDAV, kterou najdete v tabuli poté, co voličem disků vyberete možnost označenou znakem „obrácené lomítko“ a popiskem Místa v síti.

Dále poklepáním myší otevřete složku WebDAV.

Podle nápovědy pro vytvoření nového připojení stiskněte klávesu F7. Do následujícího dialogu zapište jméno nové složky, které zároveň bude názvem vytvářeného připojení. Stiskem tlačítka OK se otevře konfigurační dialog připojení. Předem si připravte adresu složky postupem popsaným na str. 129.

131


V konfiguračním dialogu je třeba vyplnit tyto položky:  Connect to – adresa složky na serveru Groupware, pro kterou spojení vytváříte.  User name – uživatelské jméno, pod kterým se přihlašujete do Groupware.  Password – vaše přístupové heslo do Groupware.  Send/Receive accents in URLs as UTF-8 Unicode – políčko zaškrtněte kvůli správnému kódování češtiny.

Klepnutím na tlačítko OK se vytvoří složka zadaného názvu. Pokud do ní přejdete, dojde k automatickému přihlášení a připojení do Groupware pomocí protokolu WebDAV a k načtení obsahu složky. Vy pak se zobrazenými položkami můžete pracovat tak, jak jste zvyklí v prostředí Total Commanderu běžně pracovat. Pokud budete chtít soubor s dokumentem otevřít pomocí aplikace, která je k němu podle registrace ve Windows asociovaná, poklepejte na položku souboru nebo na ni nastavte ukazatel panelu a stiskněte klávesu Enter. Pozor – zopakujme si, že takto otvíraný soubor je napřed přesunut do lokální dočasné složky a odsud teprve otevřen. Případné úpravy se tedy fyzicky projeví jen v této kopii a nikoliv ve výchozím souboru na serveru. Chcete-li tedy soubor upravovat, je lepší jej zkopírovat do nějaké konkrétní složky, odsud otevřít, upravit a po dokončení úprav překopírovat zpět na server.

132


Zjednodušení přístupu u některých programů Microsoft Office Výše uvedené omezení se netýká aplikací kancelářského balíku Microsoft Office. Ty mají svou vlastní implementaci klientské části protokolu WebDAV, takže je možné dokumenty upravovat přímo na serveru, aniž byste se museli starat o zpětný přesun upravené dočasné kopie. Za předpokladu, že jste si začlenili připojení ke Groupware Serveru do složky Místa v síti, pak v praxi prostě postupujte tak, jako kdybyste otvírali a ukládali soubor na lokálním disku.

602Office Podobně jako Microsoft Office, tak i kancelářský balík 602Office od verze 2.2 přímo podporuje protokol WebDAV. A vy v aplikacích, jako je Writer, Calc a další, můžete se soubory pracovat přímo na serveru. Opět stačí v dialogu pro otevření či uložení vybrat soubor dostupný přes protokol WebDAV a rovnou jej otevřít nebo uložit. Pozor – přímá podpora protokolu WebDAV je v 602Office implementována prostřednictvím vlastních dialogů pro otevření/uložení souboru. Pokud z nějakého důvodu používáte místo těchto dialogů dialogy systémové, můžete se k těmto vrátit zaškrtnutím políčka Použít dialogy OpenOffice.org v konfiguračním dialogu na kartě OpenOffice.org – Obecné.

Příklad uložení souboru do Groupware Při korektní instalaci Groupware tedy můžete tamní webové úložiště dokumentů využívat i pro práci přímo z prostředí aplikací. Ukažme si příklad, kdy budete chtít uložit dokument z prostředí textového procesoru Write, součásti kancelářského kompletu 602Office. Postup je jednoduchý:  V nabídce Soubor spusťte příkaz Uložit jako.  V dialogu pro uložení souboru klepněte vlevo dole na tlačítko Místa v síti.  Vyberte položku pro přístup ke složce s Groupware sdílenou dokumentací.

 Přihlaste se jménem a uživatelským heslem – stejně jako při vstupu do webového prostředí Groupware.  V dialogu pro ukládání vyberte cílovou složku pro uložení souboru a soubor obvyklým způsobem uložte. Pokud se podíváte do Groupware webovým prohlížečem, soubor najdete uložený ve vybrané složce.

133

Groupware Server 6 – Příručka uživatele Obdobně postupujte i v prostředí jiných aplikací – například Microsoft Wordu a dalších součástí Microsoft Office.

Analogicky postupujte při požadavku na načtení souboru.

Takto uložené dokumenty mohou používat i ostatní uživatelé, kteří mají ke Groupware přístup.

134


Přístup protokolem FTP FTP (File Transfer Protocol) je standardním protokolem pro přenos souborů v síti. Jedná se o velmi rozšířený protokol používaný již téměř od počátků internetu. Jistě vás napadne, proč hned dva protokoly a který z nich si vybrat. Jako vodítko lze uvést, že WebDAV je poněkud komfortnější z uživatelského pohledu, ale lze jej používat pouze ve Windows XP a vyšších. Práce s protokolem FTP není tak komfortní, ale je mnohem univerzálnější. Pro práci s protokolem FTP bude úložiště dokumentů na vašem Groupware Serveru vystupovat v pozici „FTP serveru“ – tedy serveru, kde jsou uloženy soubory. Na servery FTP lze přistupovat různými klientskými programy, ale přístup lze získat i přímo pomocí internetového prohlížeče, kde do pole pro zadání adresy zapíšete adresu FTP serveru a následně uvedete vaše uživatelské jméno a přístupové heslo.

Jak zjistíte adresu pro FTP přístup Adresu pro přístup ke složce protokolem FTP zjistíte podobně jako adresu pro přístup protokolem WebDAV:  V okně Groupware otevřete okno modulu Dokumenty.  V levém podokně klepněte na název složky myší.  V takto otevřené kontextové nabídce spusťte příkaz Vlastnosti.  V následujícím dialogu přejděte na kartu Odkazy.  Hledanou adresu najdete v sekci Odkaz do souborové složky jako položku Pro soukromý FTP přístup.  Položku zkopírujte do schránky.

Přístup pomocí webového prohlížeče Nyní můžete vyzkoušet přístup přes webový prohlížeč. Adresu protokolu FTP ze schránky zkopírujte do pole pro zadání adresy a odkaz spusťte.

Budete dotázáni na přihlašovací jméno a přístupové heslo. Pak již máte možnost procházet strukturu složek a souborů na serveru, a můžete také jednotlivé soubory stahovat na svůj disk či přímo na místě otvírat.

135


Práce s protokolem FTP pomocí klientských programů Výrazně pohodlnější přístup nabízejí specializovaní FTP klienti. Takových aplikací existuje celá řada, my si ukážeme, jak pracovat s FTP klientem integrovaným v oblíbeném souborovém manažeru Total Commander a ještě s aplikací FileZilla.

Total Commander Jednou z mnoha předností Total Commanderu je integrované klientské prostředí pro přenos souborů protokolem FTP. Jak se zde dostanete k souborům uloženým na serveru Groupware?  V Total Commanderu spusťte v nabídce Síť příkaz FTP – připojit se.  Otevře se okno Připojení k FTP serveru, kde je zobrazen seznam vytvořených a pojmenovaných FTP připojení.  Klepněte na tlačítko Nové připojení. V dialogu Popis připojení vyplňte následující údaje:  Relace – popisné pojmenování vytvářeného připojení.  Hostitel – FTP adresa pro přístup ke složce v Groupware (vložte ze schránky – viz předchozí kapitola).  Jméno uživatele – jméno, pod kterým se přihlašujete do Groupware.  Heslo – vaše přístupové heslo do Groupware.  Vzdálený adresář – pokud se chcete rovnou připojit do určité složky FTP serveru, zadejte přístupovou cestu k této složce.  Použít pasivní režim přenosu – políčko zaškrtněte v případě, že se vám nedaří na FTP server připojit (např. pokud dochází k blokování aktivního režimu Firewallem). Poznámka – pokud jste zkopírovali adresu složky ve tvaru: ftp://sun.software602.cz/Documents/Sdílené dokumenty/  Do pole Hostitel vložte část – sun.software602.cz.  Do pole Vzdálený adresář napište zbytek – /Documents/Sdílené dokumenty/. V okně Připojení k FTP serveru přibude položka s názvem uvedeným v poli Relace. Klepnete-li na položku a poté na tlačítko Připojit, pak se Total Commander pokusí navázat FTP spojení se specifikovaným serverem a načíst do své tabule obsah zadané složky (Vzdálený adresář). Práce se složkami a soubory na FTP serveru je zcela analogická práci s lokálním diskem. Poznámka – pokud by FTP server komunikoval na jiném než standardně očekávaném portu s číslem 21, přidejte do pole Hostitel číslo portu oddělené dvojtečkou – tedy ve tvaru – adresa:port.

FileZilla FileZilla je klientský program pro přístup k souborům protokoly FTP a SFTP (Secure FTP). Je zdarma dostupný na adrese http://sourceforge.net/projects/filezilla. Jak se tímto programem připojíte k úložišti dokumentů Groupware?  V nabídce File spusťte příkaz Site Manager.  Otevře se okno se seznamem již existujících připojení. Klepněte zde na tlačítko New Site a nové připojení pojmenujte. V pravé části okna vyplňte následující údaje:  Host – FTP adresa pro přístup do Groupware.  Port – číslo portu, na kterém běží FTP server (standardně 21).  Logontype – způsob přihlašování; zde vyberte volbu Normal.

136

Groupware Server 6 – Příručka uživatele  User – jméno, pod kterým se přihlašujete do Groupware.  Password – přístupové heslo pro přihlášení do Groupware. Klepněte na tlačítko Connect. Dojde k připojení a přihlášení do dokumentů Groupware prostřednictvím FTP. Definované připojení zůstane uložené a kdykoliv se k němu můžete vrátit pomocí příkazu Site Manager z nabídky File. V okénku vyberte název spojení a tlačítkem Connect se připojte na server.

137


Využití SimpleMAPI Do systému Groupware lze začlenit podporu SimpleMAPI. Ta vám umožní jednoduché odeslání poštovních zásilek z prostředí Windows (pro odeslání souboru jako přílohy zásilky postačí několik klepnutí myší) a z prostředí webových prohlížečů při klepnutí na odkaz mailto (z hypertextových položek vedoucích k sestavení a odeslání poštovní zásilky). Podporu této funkce instalujete v modulu Nastavení – Doplňky ke stažení klepnutím na odkaz SMAPI – stažení v sekci SMAPI.

Posílání souborů Pokud chcete poslat nějaký soubor nebo skupinu souborů prostřednictvím poštovních služeb Groupware, jde to velmi jednoduše. Klepnutím pravým tlačítkem myši nad položkou souboru (vybranou skupinou souborů) otevřete kontextovou nabídku, ve které spusťte příkaz Odeslat. V následující podnabídce pak spusťte příkaz Příjemce pošty.

Na to se uživatelským jménem a heslem přihlaste (nejste-li dosud) do systému Groupware.

138


Bezprostředně na to přejdete bez dalších dotazů do okna pro přípravu zásilky v Groupware. Vybraný soubor nebo skupina souborů jsou připojeny jako příloha – vám zbývá jen zásilku dokončit a odeslat.

Poštovní odkazy na webových stránkách Pokud máte instalovanou podporu SimpleMAPI, pak stačí na webové stránce poklepat na odkaz s klíčovým slovem mailto a rovněž se přenesete (po přihlášení) do prostředí pro přípravu zásilky. Adresa z odkazu mailto je automaticky dosazena do pole Komu.

139

Groupware Server 6. Příručka uživatele

Recommend Documents