‘La Grande Cense’ vzw
Grondbeginselen van het Cohousing Project ‘La Grande Cense’ 11 okt 2006
‘La Grande Cense’ wordt opgericht, uitgebouwd en onderhouden als een gemeenschap gebaseerd op het concept en de principes van cohousing. Wij voegen een ecologische dimensie toe, zonder hierin fanatiek te zijn. Wij willen op een harmonieuze wijze wonen en leven met elkaar, met de buurt, met de samenleving en met de natuur. We volgen de juridische structuur van de Vereniging van Mede-eigenaars (basisakte appartementsgebouw). 1. Wat is cohousing (zie ook bijlage : ‘Wat is Cohousing’) Cohousing is een vorm van gemeenschappelijk wonen met volgende kenmerken : a. Eigen beheer door de bewoners voor oprichting, ontwerp en dagelijks beheer bij bewoning. b. Ruimtelijk ontwerp bevordert zoveel mogelijk een gemeenschapsgevoel en waarborgt tegelijk ook voldoende privacy. c. Privé-woningen plus uitgebreide gemeenschappelijke voorzieningen d. Democratische besluitvorming. Bij beslissingen wordt er gestreefd naar consensus, als dit niet lukt wordt er gestemd. e. Cohousing zorgt niet voor inkomens, iedere bewoner staat in voor zijn eigen inkomen. f. Regelmatige warme maaltijden voor de gemeenschap. Elke bewoner draait mee in een beurtrol voor het koken. g. Diversiteit in de bewonersgroep naar leeftijd en beroep, met respect voor ieders politieke en filosofische overtuiging. 2. Ecologische en biologische dimensie Wij opteren voor een ecologisch verantwoord project, zonder dat we daarin fanatiek zijn. We geloven ook dat een biologische benadering ons gezonder en prettiger laat wonen. Dit uit zich op verschillende terreinen (zie bijlage : ‘Ecologisch en Biologisch’) 3. Waarden (zie ook : ‘Waarden in onze Cohousing’) In onze woongemeenschap houden we volgende waarden hoog. Eerlijkheid, vertrouwen, samenwerking, tolerantie, engagement in goede en slechte tijden, steun, vriendschap, wederzijds respect van privacy, pluralisme, gelijkwaardigheid, goed beheer van de omgeving, veiligheid, evenwicht tussen groep en individu, evenwicht tussen hart en verstand, eigen verantwoordelijkheid, openstaan voor veranderingen. Dit alles omwille van een goed nabuurschap en samenhorigheid. 4. Finaciëel-juridisch (zie ook : ‘Financieel – Juridisch’) Het gaat om de verbouwing van de hoeve ‘La Grande Cense’ te Clabecq. Deze werd aangekocht in onverdeeld eigendom van de eerste initiatiefgroep van toekomstige bewoners. Zodra mogelijk worden de kavels verdeeld en aangekocht door de eigenaars-bewoners. Elk koopt dus zijn unit (huis, appartement of studio) en een part van de gemeenschappelijke delen en voorzieningen, volgens de klassieke basisakte voor appartementsgebouwen. Alle toekomstige bewoners worden eerst lid van de vzw ‘La Grande Cense’. (zie : ‘Statuten van de vzw La Grande Cense’) De VZW ‘La Grande Cense’ treedt op om de voorbereidende fase, de haalbaarheidsstudie en de aanloop tot de aankoop en indienen van de (ver)bouwaanvraag te realiseren. (zie : ‘Onderlinge Convenant van Mede-eigendom in onverdeeldheid’) Vanaf de oprichting van de vereniging die de bouwfase of de bewoningsfase verzorgt, zullen deze en verdere taken zo vroeg mogelijk door de respectievelijk op te richten structuren worden vervuld. De VZW neemt vanaf het samenwonen het beheer op zich van het dagelijks samenleven. De VME (Vereniging van Mede-eigenaars) neemt vanaf de verdeling in kavels zijn wettelijk omschreven taken op zich van het beheer van de gebouwen en de gemeenschappelijke delen. De financiering van het project is de verantwoordelijkheid van elk lid. Van alle bewoners wordt een financieel engagement verwacht (in verhouding tot de oppervlakte van de private unit) voor het mee bekostigen van de bouw van het project en later bij bewoning een maandelijkse bijdrage voor gemeenschappelijke kosten.
<
La Grande Cense
Wat is cohousing
11-10-06
Cohousing is een vorm van gemeenschappelijk wonen dat een alternatief wil bieden voor de huidige eengezinswoningen, waar het sociale contact gering is, zonder gemeenschapsgevoel en met vaak grote vereenzaming. Eigen aan Cohousing is dat er naast de privé-woonsten een uitgebreid aanbod is aan gemeenschappelijke voorzieningen. Een ‘cohousing community’ bestaat uit meerdere families (en alleenstaanden), die elk hun eigen huis of appartement bewonen, maar daarnaast gemeenschappelijke delen gebruiken en beheren. Deze gemeenschappelijke delen bevatten gewoonlijk een tuin, een grote leefruimte met eetzaal en keuken, wasfaciliteiten en kinderopvang. Ook andere ruimtes en functies kunnen gedeeld worden. Dit garandeert zowel privacy als gemeenschappelijkheid. Auto’s worden geparkeerd aan de rand van het terrein. Cohousing projecten worden opgericht en beheerd door de bewoners, die dan ook expliciet voor deze woonvorm hebben gekozen omwille van het sociaal contact en het gevoel van samenhorigheid. Cohousing is geen woonwerkgemeenschap, er worden dus geen gemeenschappelijke commerciële projecten opgezet. Zelfstandige activiteit of thuiswerk van individuele bewoners kan voor zover dit geen overlast bezorgt. Ieder huishouden is financieel onafhankelijk. Eventuele financiële solidariteit met andere huishoudens kan alleen op basis van vrijwilligheid bestaan. Afspraken tussen bewoners onderling voor bezoldigd werk of taken zijn hun privé-zaak. Gemiddeld bestaat een project uit 20 à 30 woningen, gevestigd rond een voetgangersstraat (soms overdekt) of gegroepeerd rond een plein met het gemeenschapshuis. Dit aantal is nodig om financiële, maar ook om praktische redenen : kookbeurt, kinderopvang, ontspanning, …Uit ervaring is gebleken dat kleinere cohousing gemeenschappen dergelijke faciliteiten niet op lange termijn konden aanbieden. Ook is de sociale druk in een grote groep minder zwaar en worden eventuele conflicten beter gebufferd. Cohousing streeft naar diversiteit in de bewonersgroep naar leeftijd en beroep. Er wordt ook belang gehecht aan respect voor ieders politieke en filosofische overtuiging. Dit alles beoogt een weerspiegeling van de diversiteit in onze samenleving. Het is eveneens de betrachting om een geïntegreerd geheel te vormen binnen de (lokale) gemeenschap. Typisch voor cohousing is ook dat het de mogelijkheid biedt om meerdere keren per week (vaak dagelijks) in de eetzaal een warme maaltijd te nemen of af te halen.
De voornaamste eigenschappen van cohousing volgens McCamant a. Eigen beheer Bewoners nemen deel aan het plannen en ontwerpen van hun op te richten gemeenschap, zodat deze zal beantwoorden aan hun specifieke noden en verwachtingen. Soms kan een coördinator ingehuurd worden, maar de beslissingen blijven in handen van de bewoners. De betrokkenheid van de deelnemers van bij het begin is bepalend voor het succes van het project. Ook na het in gebruik nemen van de woonsten blijft het dagelijks beheer in eigen handen. b. Ruimtelijk ontwerp Het ruimtelijk ontwerp bevordert zoveel mogelijk een gemeenschapsgevoel en waarborgt tegelijk ook voldoende privacy. Dit laat zich niet enkel vatten in opties (bv. autovrije zone), want nog belangrijker is dat de bewoners samen werken aan een ontwerp dat in het teken van dit gemeenschapsgevoel staat. c. Privé-woningen plus gemeenschappelijke voorzieningen De privé-woningen zijn voldoende uitgerust (keuken, badkamer, terras of tuinhoek,..) De gemeenschappelijke voorzieningen zijn ontworpen voor dagelijks gebruik en maken integrerend deel uit van de woongroep. Naast een grote tuin is er een gemeenschappelijk gebouw waarin mogelijkheid tot eetzaal en keuken, zitkamer, was- en strijkruimte, kinderruimtes, atelier. Verder kunnen er sportfaciliteiten, bibliotheek, vergaderzaal, gastenkamers, e.a. voorzien worden. Ieder gezin beschikt over zijn privé-woning en deelt de gemeenschappelijke voorzieningen met de anderen (cohousing is niet ‘communautair wonen’ omdat elk gezin een eigen privé-woning betrekt). d. Democratische besluitvorming De gemeenschap heeft geen leider, hoewel leidinggevende taken wel worden opgenomen en er zich vaak voortrekkers profileren. Ieder lid is verantwoordelijk voor en draagt bij tot het goed functioneren van de samenhuizing. Bij beslissingen wordt er gestreefd naar consensus, als dit niet lukt wordt er gestemd. e. Cohousing zorgt niet voor inkomens In cohousing gemeenschappen worden geen gemeenschappelijke commerciële projecten opgezet. Bewoners zijn voor hun levensonderhoud geenszins afhankelijk van de gemeenschap, iedere deelnemer zorgt voor zijn eigen broodwinning en wordt niet verplicht tot financiële solidariteit.
La Grande Cense
Ecologisch en Biologisch
11-10-06
Wij opteren in elk geval voor een ecologisch verantwoord project, zonder dat we daarin fanatiek zijn. We vinden het belangrijk de natuur te behouden en er goed zorg voor te dragen. Tegenover een individu of één enkel gezin hebben wij als groep het voordeel dat een aantal opties betaalbaar wordt (zoals bvb. gemeenschappelijke energiesystemen). Wat in een aanvankelijke investering wat duurder kan uitvallen, wordt snel teruggewonnen, vooral in verminderd energie- en/of waterverbruik. We geloven ook dat een biologische benadering ons gezonder en prettiger laat wonen.
Uitgangspunten : * Onze woning zien we als onze tweede huid: ademend, isolerend, levend en verzorging behoevend. * We zijn geen geheel op zich, maar vormen een deel van de buurt, wijk, stad … * Een optimale balans wens / haalbaarheid. Dus voor elk puntje onderverstaan we : ‘we streven naar ... met gezond verstand’.
Domeinen van ecologisch leven : 1. Bouwplaats en concept : - verbouwing van een bestaand pand en met een bouwplaats nabij de dorpskern, met nabijheid van openbaar vervoer en nutsvoorzieningen. - een respectvolle aanpak van het terrein; harmonie tussen de huizen, de grond en de directe omgeving zowel in architectuur als in het benutten van de ruimte (compact bouwen, oriëntatie op de zon, rekening houden met landschap, auto-vrije zone, …). 2. Materialen en grondstoffen : - een optimaal gebruik van zoveel mogelijk bio/ecologische materialen. Die hebben een zo klein mogelijke negatieve impact op mens en natuur. - afvalbeheer : in de natuur bestaat geen afval. Wat de ene achterlaat is voedsel voor de andere. bvb. leem, stro, hout, klei, bouw is recycleerbaar niet alleen door de mens, maar ook door de natuur zelf. 3. Energieverbruik : - een doordachte milieuvriendelijke isolatie (vooral!), die ons energieverbruik minimaliseert ; een goede ventilatie - milieuvriendelijke energieopwekkende systemen voor zover het haalbaar is voor de groep en het terrein. We informeren en bespreken bestaande technieken grondig. We denken aan passieve zonne-energie, onuitputtelijke energiebronnen (zon, wind, hout…), recuperatie van energie, … - gemeenschappelijke installaties - maar vooral doordachte en zuinige omgang met energie, een zo laag mogelijk verbruik, waarbij de vrijheid van ieder huishouden blijft bestaan, maar waarbij toch rekening gehouden wordt met het doel van de groep. 4. Water : - systeem voor opvang, opslag en gebruik van regenwater in en om de gebouwen. - zo mogelijk bron of grondwaterput - waterzuivering, hergebruik, maar vooral beperken van waterlozing. Composttoiletten. - minder verharding of waterdoorlatende verharding voor opritten en bestrating maken indringing van het regenwater in de bodem mogelijk. 5. Leefwijze : - Wij moedigen de bewoners aan om ecologisch bewust te leven, met respect voor de persoonlijke keuzes en beslissingen van elk huishouden. Dit behelst ook in huis doordacht en zuinig omgaan met energie, rationeel afvalbeheer, opvang en zuivering van water, beperking van lozingen, enz… - in consensus beslissen is troef. (zie ‘Besluitvorming’) - een regelmatige evaluatie van onze samenleving en taken die we samen opstellen op vrijwillige basis vb. eco-teams, doegroepjes, … - Wonen in de buurt : we willen geen gesloten geheel vormen t.o.v. de buurtbewoners, actieve integratie in de buurt staat voorop. - We willen actief op zoek gaan naar lokale (bio-)leveranciers, verenigingen of organisaties, adviesorganen, tweedehandswinkels en dergelijke, die ons kunnen helpen in onze ecologische manier van wonen en leven.
La Grande Cense
Waarden in onze Cohousing
11-10-06
Eerlijkheid en vertrouwen We gedragen ons open en eerlijk omdat we de andere vertrouwen. We durven openlijk spreken als we merken dat ons gedrag in tegenspraak is met de afgesproken doelen en waarden. Samenwerking Door onze tolerantie, onze gulheid, door te delen en mededogen te betrachten leven we met elkaar in een geest van samenwerking. Wanneer nodig laten we de groepsbelangen voorgaan op onze eigen belangen. Engagement We scharen ons achter het project in goede en slechte tijden. Steun Onze gemeenschap hecht belang aan vriendschap en goed nabuurschap om zo een gevoel van samenhorigheid te scheppen. Respect We respecteren wederzijds de individuele vrijheid van eenieder om op de eigen manier te leven. We respecteren eenieders privacy. We respecteren verschillen in ideologie, spiritualiteit, interesses, talenten, geloofsovertuigingen, ras, opinies, leeftijd, inkomen, enz… en we staan open voor de uitdrukkingen van deze diversiteiten. Gelijkwaardigheid We waarderen elk lid van onze gemeenschap in gelijke mate. Beheer van de omgeving We beheren de ons omliggende natuur met zachtheid, respect en dankbaarheid en gaan er zo doelmatig en spaarzaam mogelijk mee om. Veiligheid Onze gemeenschap is een veilige plek op emotioneel, fysiek en spiritueel vlak Evenwicht We behouden in ons gemeenschappelijk leven een evenwicht tussen de groep en het individu, werken aan morgen en genieten van vandaag, hart en verstand, enz … Verantwoordelijkheid We nemen de verantwoordelijkheid voor wat we doen, als individu en ook als gemeenschap. Aanpassingsvermogen Een gemeenschap is steeds in evolutie. We blijven openstaan voor veranderingen.
La Grande Cense
Financieel - Juridisch
15-10-06
1. Juridische structuur in functie van de fasen van het project Het gaat om de verbouwing van de hoeve ‘La Grande Cense’ te Clabecq. Deze werd aangekocht in onverdeeld eigendom van de eerste initiatiefgroep van toekomstige bewoners.
Aankoop De ‘oude’ leden hebben de hoeve aangekocht in mede-eigendom. In een opgestelde convenant vindt men de lijst van de voorlopige eigenaars (zie document : ‘Onderlinge Convenant van Mede-eigendom in onverdeeldheid’). De nieuwe leden sluiten zich eerst aan bij de vzw als stage-lid en na het doorlopen van een stage-periode kunnen zij een koopoptie op hun unit nemen. Zodra mogelijk worden de kavels verdeeld en aangekocht door alle eigenaars-bewoners. Elk koopt dus zijn unit, d.i. een huis, appartement of studio (verdeeldheid) en een part (onverdeeldheid) van de gemeenschappelijke delen en voorzieningen, dit alles volgens de klassieke basisakte voor appartementsgebouwen. VZW ‘La Grande Cense’ De VZW ‘La Grande Cense’ treedt op om de voorbereidende fase, de haalbaarheidsstudie en de aanloop tot de aankoop en indienen van de (ver)bouwaanvraag te realiseren. (zie : ‘statuten van de vzw La Grande Cense’ ; zie : ‘convenant van medeeigendom’) De VZW neemt vanaf het samenwonen het beheer op zich van het dagelijks samenleven. Bouwmaatschap Vanaf de oprichting van de vereniging die de bouwfase verzorgt, zal deze, voorzover mogelijk en aangewezen, zo vroeg mogelijk zijn taken vervullen. VME (Vereniging van Mede-eigenaars) - De VME neemt vanaf de verdeling in kavels zijn wettelijk omschreven taken op zich van het beheer van de gebouwen en de gemeenschappelijke delen. Er is reeds een akkoord rond enkele elementen van de op te stellen statuten van de VME. - De vereniging van mede-eigenaars (VME) beheert het gemeenschapshuis en de gemeenschappelijke voorzieningen, waar het gaat om onderhoud, herstellingen of andere beslissingen met financiële implicaties, waarbij de wooneenheid-eigenaars beslissen via consensus en indien nodig via stemming volgens stem naargelang hun financiële inbreng (duizendsten) in het geheel. - De financiële lasten worden verdeeld in verhouding met de oppervlaktes van de privé-wooneenheid (duizendsten). - Als bewoners-eigenaars het project verlaten en hun unit verhuren of verkopen, zal er een voorkooprecht en een voorhuurrecht voorzien worden door de gemeenschap. - Elke unit zal recht krijgen op het vruchtgebruik van een tuintje of terras, deze oppervlaktes wordt dus niet meegerekend in de prijsbepaling van aankoop, verbouwing en onderhoud. De inrichting gebeurt op kosten van de vruchtgebruiker. Bij structurele veranderingen moet de goedkeuring gevraagd worden van de VME. - Berekeningswijze voor de oppervlakte van de unit : 1. Delen niet hoger dan 1,5m tellen niet mee voor berekening oppervlakte unit. 2. Oppervlakte unit wordt gemeten langs binnenmuren (dikte van de muren telt niet mee). 3. Terras en tuin tellen niet mee voor oppervlakte van de unit. De bewoner heeft vruchtgebruik voor de aangeduide buitenruimte en staat in voor afwerking en onderhoud. 4. Mezzanine of zoldervolume worden enkel als oppervlakte meegeteld bij de oppervlakte van de unit als zij benut worden door de bewoner. 5. Gedeelde en ook niet-gedeelde toegang tot de woning (trap, hall) is gemeenschappelijk bezit. Het vruchtgebruik en onderhoud gebeurt door de aanpalende bewoner(s). 6. Gemeenschappelijke of gedeelde technische ruimte voor bvb warmteketel telt niet voor berekening van de oppervlakte van de unit. 7. Een binnentrap behoort bij de eigen unit en wordt wel meegeteld voor de oppervlakte van de unit voor 50% van zijn oppervlakte (dus enkel 1 niveau). 8. Daken zijn gemeenschappelijk. 9. Potentiële gemeenschappelijke ruimte (bvb. niet door een unit benutte mezzanine, zolder, eventueel bebouwbaar tuin/terras, koertje) horen niet bij de unit, maar zijn eigendom van de VME. - Er zal voorlopig geen woonst worden gefinancierd door de VME om te worden verhuurd. 2. Financieel a. De financiering van het project is de verantwoordelijkheid van elk lid Er wordt uiteraard verwacht dat elke (toekomstige) bewoner financiële engagementen vervult, namelijk dat hij/zij mee-deelt in de gezamenlijke lasten. Dit gaat over het engagement in het mee bekostigen van de aanleg van de gemeenschappelijke delen en voorzieningen, in verhouding tot de oppervlakte van de private unit. Ook zal bij de bewoning een maandelijkse bijdrage voorzien worden voor lopende gemeenschappelijke kosten, eveneens in verhouding tot de oppervlakte van de private unit. b. Financiële engagementen in de aanloopfase (d.w.z. tot aan de aankoop van de kavels) - De leden storten een aansluitingsbedrag van 125 € per toekomstige woonst op rek. 979-9706764-76 van ‘Samenhuizing WestBrabant’. Daarna wordt bijgedragen in de lopende kosten na beslissing van de pilootgroep. Het bedrag van deze bijdragen wordt door de algemene vergadering vastgelegd evenals de modaliteiten (wijze en termijn) en wordt via het verslag meegedeeld. Deze bijdragen lopen gelijk op voor elke unit. - Bij de aankoop van de individuele kavels komen de oppervlaktes van de units vast te liggen (basisakte) en worden de bijdragen in de aanloopkosten herrekend volgens de verhoudingen van deze oppervlaktes, en worden ook de bij te dragen deelname in de gemeenschappelijke verbouwing berekend volgens de verhoudingen van deze oppervlaktes.
- Nieuwe leden zijn gebonden een som (‘inhaalbijdrage’) te betalen die even hoog is als de tot dan toe gestorte bijdragen van de andere leden. Het bedrag en de modaliteiten van betaling van deze inhaalbijdrage worden vastgelegd door de Pilootgroep. - Nieuwe leden nemen ook een gelijk aandeel als de andere leden voor hun rekening in de nog te dragen kosten. - De vzw zal aan de leden vragen om hun financiële draagkracht voor deelname aan het project te bewijzen, door aantonen van reservekapitaal en/of toezegging voor hypothecaire lening. - In geval van ontslag (of uitsluiting uit de vzw) wordt het aansluitingsbedrag van 125 € in geen geval terugbetaald. De bijdrage in de kosten wordt terugbetaald zodra de toetreding van een ander lid werd aanvaard en het nieuwe lid zijn bijdrage betaald heeft. - Bij eventuele ontbinding van de groep, wordt het teveel in kassa proportioneel volgens inbreng verdeeld onder alle bestaande leden en alle uitgestapte leden die op dat moment nog een schuldvraag hebben op de groep, die groter is dan het aansluitingsbedrag van 125€. - Elk nieuw lid ontvangt een overzicht van de financiële situatie van de vzw op het moment van aansluiting. c. Financiële engagementen in de bewoningsfase Van zodra mogelijk worden de financiële lasten verdeeld door de statuten van de vereniging van mede-eigenaars (VME), en dit in verhouding met de oppervlaktes van de privé-wooneenheid volgens de basisakte appartementsgebouw. 3. De bevoegdheden m.b.t. de gemeenschappelijke voorzieningen en het samenleven : a. De vzw ‘La Grande Cense’ beheert de dagelijkse gang van zaken van de cohousinggemeenschap, het samenleven, de onderlinge afspraken. Hierbij beslissen de bewoners (eigenaars en huurders) via consensus en indien nodig via stemming volgens 1 stem per lid-bewoner met een maximum van 2 stemmen per unit (zie : ‘Statuten VZW La Grande Cense’). Aan eventuele nieuwe huurders of kopers wordt gevraagd de principes van cohousing te onderschrijven (‘Grondbeginselen’) en deel te nemen aan de gemeenschap. b. De vereniging van mede-eigenaars (VME) beheert het gemeenschapshuis en de gemeenschappelijke voorzieningen, waar het gaat om onderhoud, herstellingen of andere beslissingen met financiële implicaties, waarbij de wooneenheid-eigenaars beslissen zo mogelijk via consensus, wettelijk via stemming met een stem naargelang hun financiële inbreng (duizendsten) in het geheel. Als bewoners-eigenaars het project verlaten zullen zij hun unit verhuren of verkopen. In geval van verkoop zal er een voorkooprecht voorzien worden door de gemeenschap.
La Grande Cense
Vergaderen - Beslissen - Informeren
21-10-06
(update van besluiten tot 8-10-2006)
A. Vergaderen 1. Vergaderingen : - De vergaderingen van de pilootgroep (bewonersgroep) worden door de deelnemers georganiseerd. Alle volwassen bewoners zijn lid van deze groep. - De stuurgroep zorgt ervoor dat de vergaderingen van de pilootgroep worden gepland, dat de leden worden verwittigd en dat de agenda wordt voorbereid. - Wie echt belet is, verontschuldigt zich. Als je niet kan komen, mail of bel zoveel mogelijk je standpunten door. - Kinderopvang : er wordt door de groep steeds kinderopvang voorzien op vergaderingen die overdag plaats vinden en voor lange vergaderingen (hele dag). Voor andere momenten zoals avondvergaderingen zal geen kinderopvang door de groep voorzien worden. Er wordt uitdrukkelijk gevraagd TIJDIG te melden of je met/zonder kinderen de vergadering zult bijwonen om de opvang goed voor te bereiden. - Beslissingen, besluiten, taken worden aan het begin van de vergadering herhaald en opgefrist. Het verslag wordt goedgekeurd. Wanneer je per mail het verslag ontvangt en iets je niet duidelijk is of je graag meer duidelijkheid wil geven, dien je zo snel mogelijk te mailen zodat het verslag evt. kan bijgestuurd worden. - Waar nodig en nuttig gebruiken we de spreekstok of de kleurkaartjes. - Schema van de vergadering : * kaars aansteken * (eventueel) voorstellingsrondje met nieuwe mensen ; kan ook met thema, om elkaar beter te leren kennen * rondje IN (met spreekstok) : hoe voel ik me, hoe kom ik naar hier, belangrijke gebeurtenissen, wrevels en complimentjes * aanstellen van moderator, verslaggever, (evt.) klok * vorig verslag overlopen (beslissingen en opdrachten) * agenda overlopen en tijd indelen * korte punten * gewone agendapunten
* pauze, eten * data volgende vergaderingen en activiteiten * rondje UIT (met spreekstok) : hoe voel ik me, wat wil ik nog opmerken * afsluitingsritueel (nog uit te vinden) * kaars uitdoen 2. Agenda samenstellen : - Agendapunten kan je melden aan de stuurgroep (zoveel mogelijk op voorhand) of desnoods aanbrengen in het begin van de vergadering. De stuurgroep heeft in laatste instantie de verantwoordelijkheid voor het plannen van de vergaderingen, het uitnodigen van de leden en het opstellen van de agenda. Zij heeft ook de verantwoordelijkheid voorwaarden te scheppen voor een goed verloop van de vergaderingen ; toch blijft dit ook een mede-verantwoordelijkheid van alle deelnemers. -Vooraleer je iets op de agenda plaatst, denk eerst goed na : Is de inbreng van dit punt belangrijk voor onze groep? of anders voor jezelf? Heeft het te maken met een concreet doel? Of anders met een bekommernis of een nood? Is het op de agenda zetten de enige oplossing of zijn er andere mogelijkheden, bvb. nalezen van de vorige verslagen, jezelf inlichten bij iemand van de groep of bij de betreffende werkgroep? - Vroeger genomen besluiten kunnen opnieuw op de agenda gezet worden ter bespreking (en zonodig ter stemming) mits akkoord van minstens 1/5 van de units. 3. Kleurkaartenmethode - Om het verloop van discussies en van stemmingen vlotter en sneller te laten gebeuren kan je een systeem invoeren, waarbij elk lid van de vergadering een set van 5 gekleurde kaarten krijgt. In het begin is het even wennen, maar groepen die ermee werken zijn er heel enthousiast over. - Dit kleurkaarten-systeem helpt mensen die verlegen of minder verbaal vaardig zijn om ook beter aan bod te komen. Het laat discussies en stemmingen ook veel sneller verlopen. De gespreksleider kan in slechts één oogopslag zien wie wat wil aanbrengen. - Resultaat : enorme tijdswinst en groter vergadercomfort. - Hoe werkt het ? * DISCUSSIE Op elk moment van de discussie kan je een kaart omhoogsteken om het woord te vragen Rood : ik wil een opmerking maken over het proces (bvb. we wijken af van het onderwerp ; we gaan over onze tijd ; …) Oranje : ik wil instemmen met iets OF een bevestiging uitspreken OF een compliment geven Geel : ik wil een vraag stellen of verduidelijking vragen Groen : ik kan opheldering geven over het huidige onderwerp Blauw : ik wil een opinie of een commentaar kwijt Het woord wordt gegeven in dezelfde volgorde als hierboven, dus eerst komen de proces-opmerkingen aan bod, dan de bevestigingen (of complimenten) en zo verder. * BESLUITVORMING Wanneer wordt overgegaan tot besluitvorming of tot stemming, zullen dezelfde kaarten dienen, maar met een andere betekenis : Rood : ik ben tegen het voorstel (veto) Oranje : ernstig voorbehoud, maar zal de consensus niet blokkeren Geel : ik heb eerst nog een vraag voor ik kan kiezen Blauw : ik ben neutraal of heb slechts lichte reserve Groen : ik ben voor het voorstel - Vooraleer de koppen geteld worden, moeten de mensen die een rode of oranje kaart omhoogstaken eerst gehoord worden. Zo kan er gezocht worden naar oplossingen die tegemoet komen aan de bezwaren. Na aanpassing van het voorstel kan opnieuw gestemd worden. De groep kan beslissen of (en vanaf welk moment) een stemming naar meerderheid volgt. 4. Drietrapsmodel - We passen waar dit kan en nuttig is het drietrapsmodel toe - dit bestaat erin dat we een besluitvorming over 3 fasen (3 vergaderingen laten lopen : * infofase (IF) : verzamelen van informatie rond een te nemen besluit * dialoogfase (DF) : bespreking, bij elkaar leggen van informatie, standpunten, … * besluitfase (BF) : nemen van een besluit 5. Cirkelmodel We zitten in subgroepjes van +/-5 personen, vooraf wordt één boodschapper aangeduid. Een punt wordt besproken in de subgroepjes. Dan brengt de boodschapper verslag uit van zijn/haar groepje. De boodschappers komen samen (ten gehore van het plenum) om een bespreking en / of besluit. Zonodig kan dit voorstel teruggekoppeld worden naar de subgroepjes voor herbespreking om daarna opnieuw naar de binnencirkel van boodschappers te gaan. 6. Verzoeningsritueel Na een moeilijk proces van discussie of besluitvorming is het meestal goed om een verzoeningsritueel te houden. Het kan een lied zijn of een gespreksronde waarin we onze gevoelens kunnen uiten en onze waardering voor elkaar betonen. 7. Verslag
- Het verslag wordt gemaakt door de verslaggever, die aan het begin van de vergadering wordt aangeduid. We werken nu met een kleine pool van bedreven verslaggevers. - Elke deelnemer ontvangt een verslag van de vergadering. Dit wordt ook op de yahoo-groep gezet. - Beslissingen worden in rood én vet gezet in het verslag om duidelijker te zijn. - Hou jezelf op de hoogte door het verslag te lezen, door regelmatig je e-mail te openen, eventueel door te telefoneren. - Er bestaat een lay-out sjabloon om verslagen (en andere documenten) op te baseren. 8. Financiële verrichtingen Alle verrichtingen via de VZW-rekening vereisen voorafgaande schriftelijke (= in het verslag) goedkeuring van de Pilootgroep. De pilootgroep wordt op de hoogte gehouden van de stand van de rekening en de verrichtingen, via e-mail en door een ‘stand van zaken’ die op de pilootgroep wordt meegebracht en door de leden kan ingekeken worden. 9. 7. Groepsproces begeleiding Om het groepsproces gezond te houden wordt er 2 maal per jaar een bijeenkomst gehouden met externe begeleider. Dit is bestemd voor zaken die moeilijk aan bod zouden komen zonder deze begeleiding. Ook geeft dit de gelegenheid om in geval van hoge nood snel deze begeleider erbij te kunnen halen, zonder op een soms moeilijk moment iemand te moeten zoeken die dan ook nog eens door iedereen aanvaard wordt. Het is dus diezelfde begeleider die aangetrokken wordt bij eventuele crisis.
B. Besluitvorming 1. Besluitvormingsproces : We vinden het besluitvormingsproces zeer belangrijk en gebruiken daarom een gestructureerde methode vooraleer tot een beslissing over te gaan, zodat eenieder de kans heeft zijn ideeën weer te geven en emoties te luchten. Onenigheid moet heel ernstig worden genomen en gezien als een constructief moment. a. consensus - we streven zoveel mogelijk naar consensus d.w.z. instemming van iedereen, ook als je niet achter het idee staat, en dit nadat iedereen de kans kreeg zich te uiten. b. uitstellen - als dit niet meteen lukt dan kan de groep de beslissing uitstellen of aflasten (indien mogelijk) c. tweede ronde - als we doorgaan met het proces van consensus, gaan we eerst over tot een peilingsronde om de minderheidsstandpunten voldoende aan het woord te laten en aandacht te schenken aan hun ideeën en argumenten.; - eenieder uit zijn ideeën en bezwaren openlijk, we steunen elkaar hierin en luisteren actief met de bedoeling te horen en te begrijpen ; het is dus niet de bedoeling tegenstand te overwinnen of te overhalen. - we werken er daarna samen aan zo goed mogelijk tegemoet te komen aan bezwaren, angsten, wensen en noden. d. hulpteam - als dit niet lukt, kan een ‘hulpteam’ worden ingesteld om te proberen klaarheid te brengen en verschillende standpunten te verzoenen. Dit team bestaat uit 4 leden (zonodig 2 gekozen door de ene partij, 2 door de andere). Binnen dit team wordt de zaak nog eens besproken en belicht. Op voorhand wordt er bepaald of dit team volmacht heeft om tot consensus te komen, of dat het zijn besluiten terugbrengt in de groep. Als dit ook niet lukt zullen we overgaan tot stemming 2. Stemming : - als we stemmen is het met gewone meerderheid, waarbij alle aanwezige en (door volmacht of vooraf uitgebrachte schriftelijke stem) vertegenwoordigde personen vanaf 18 jaar kunnen stemmen, met een maximum van twee per unit. Er is
ook instemming nodig van 50% van de units. - verontschuldigde afwezigen kunnen hun stem dus vertegenwoordigen door ze op voorhand per e-mail of per brief uit te brengen (behalve voor hoogdringende beslissingen) of door een volmacht toe te kennen. - je kan bij de eigenlijke stemming JA, NEE of ONTHOUDING stemmen. - een stemming over belangrijke beslissingen wordt minstens 3 dagen op voorhand aangekondigd (behalve bij hoogdringendheid). - eerder genomen besluiten worden onderschreven door de groepsleden en door nieuwe instappers. 3. Wat is consensus : - Consensus vertrekt vanuit het gemeenschappelijk perspectief. Consensus betekent niet eenstemmigheid, maar wel het zoeken van een oplossing waar eenieder zich kan mee verzoenen. Het maakt dat elkeen kan zeggen : ‘Of ik het er nu mee eens ben of niet, mijn mening en ideeën zijn gehoord, en het genomen besluit lijkt in het beste belang van de groep te zijn. Daarom sta ik erachter en wil ik eraan mee werken’ - Verloop van consensus : * als er na een groepsdiscussie een duidelijk punt naar voren komt waarover een beslissing moet vallen, kan je nagaan of je tot een consensus kan komen. * eerst wordt het punt duidelijk geformuleerd * dan wordt gevraagd om eventuele bezwaren te zeggen * bezwaren worden gegroepeerd, er wordt eventueel gezocht naar onderliggende redenen. * er wordt gezocht om de bezwaren op te lossen, daarna wordt een nieuw compromis voorgelegd voor consensus.
* consensus kan reeds geblokkeerd worden door 1 deelnemer - Bij consensus zijn de volgende elementen nodig : * hetzelfde doel : we streven naar de beste oplossing voor de groep, zelfs wanneer dit interpersoonlijke spanningen oproept ; we geloven dat we samen een goede oplossing gaan vinden * samenwerking : we delen informatie en middelen en zorgen voor wederzijdse steun en suggesties ; we spannen samen om een oplossing te vinden die het beste tegemoet komt aan ieders wensen ; als we willen overtuigen doen we dit met creativiteit, waarheid, logica, respect en liefde * wederzijds vertrouwen : we voelen ons vrij om open en zonder angst onze ideeën, gevoelens en conclusies mee te delen, omdat we weten dat, ondanks onze verschillen, de anderen ons zullen respecteren en ons en onze gevoelens waarderen * gemeenschappelijk intellectueel eigendom : een consensus beslissing en de ideeën die eraan ten grondslag liggen zijn in gelijke mate eigendom van ons allemaal ; als dit aan een persoon gebonden wordt, dan komt het consensus-proces in het gedrang * waarderen van gevoelens : gevoelens bevatten ook hun wijsheid ; emoties toelaten komt ten goede aan het proces van goede besluitvorming * waarderen van conflicten : discussies en conflicten komen nu eenmaal voor ; een conflict kan belangrijk zijn om klaarheid te brengen en meer creativiteit ; laat ieder die bedenkingen heeft bij een voorstel de moed opbrengen om zich te uiten, ook als dit een risico tot conflict inhoudt, op die manier kom je tot een oplossing * gelijke macht : we streven ernaar iedereen gelijke toegang te geven tot participatie, leidersrollen, informatie ; dit doen we omdat voor consensus een hoge betrokkenheid en verantwoordelijkheid nodig is van alle leden * tijd en proces : om goede beslissingen mogelijk te maken en de groepsgeest gezond te houden, respecteren wij de voortgang van het proces en laten het de nodige tijd * willen leren : omgaan met consensus vereist een paar vaardigheden die de meesten van ons wellicht nog moeten leren ; we spreken over communicatie, facilitatie, deelname aan overleg ; we willen eraan werken deze vaardigheden te ontwikkelen 4. Bezwaren naar voor brengen - Dit moet je zien als een ernstige zaak, maar soms wel nuttig. Doe dit zo vroeg mogelijk. - Doe dit enkel als je denkt dat een besluit erg nadelig is voor de groep, niet omdat je persoonlijk een andere mening hebt. - Onderzoek eerst waarom je tegen bent en verzeker je ervan dat je standpunt strookt met eerdere besluiten en met de visie en principes, vermeld in de basispunten. - Probeer zo helder mogelijk uit te leggen wat je ideeën en argumenten zijn. - Het is de verantwoordelijkheid van de groep om ruimte te laten voor minderheidsstandpunten, en om mee te werken bij het zoeken naar klaarheid en begrip voor je bekommernissen en opwerpingen. 5. Bij afwezigheid - Voor de punten waarvan bekend is dat ze op de agenda komen (en die liefst op voorhand zijn toegelicht) geef, als je afwezig zal zijn op de vergadering, van tevoren door welk standpunt je inneemt of delegeer je stem aan een ander lid. Dit om het beslissingsproces vlot te laten voortgaan. (nogmaals : verwittig als je niet kan komen !) 6. Beslissingen in Design- en Bouwfase Alle beslissingen rond design en bouw worden vanaf nu bij stemming genomen (2 stemmen/unit ; gewone meerderheid ; stemmen of volmacht kan per mail – zie statuten vzw). Dit gebeurt na bespreking van de voor- en nadelen van mogelijke opties. Er is geen voorafgaande procedure nodig, behalve dat de agenda minstens 4 dagen op voorhand bekend moet zijn (kan via mail). Er dient ook geen bekrachtiging van de beslissingen achteraf te gebeuren.
C. Informatie doorstroming 1. Verslagen - Elke deelnemer ontvangt een verslag van de vergadering (via mail).
- De verslagen van de pilootgroep vergaderingen worden ook via de Yahoo-groep (files) ter beschikking gesteld. Er wordt via mail gemeld wanneer een document er op gezet wordt. - Eenieder heeft de verantwoordelijkheid zichzelf op de hoogte te houden door het verslag te lezen, door regelmatig e-mail te openen, eventueel door te telefoneren. 2. E-mails We gebruiken e-mails enkel voor informatie. Alleen in uiterste nood voor gevoelsgeladen boodschappen, of voor beslissingen. a. richtlijnen voor e-mail gebruik Het gebruik van e-mail is interessant voor : - aankondigingen, informatie, agenda’s, verslagen - het verspreiden van ontwerpteksten en voorstellen
Gebruik e-mail niet : - om spanningen tussen personen op te lossen - voor persooonlijke feedback over het gedrag van iemand - voor discussies die een emotionele kant hebben Andere dingen om aan te denken als je e-mail gebruikt : - bij bespreking en overleg via e-mail kan het soms nodig zijn een on-line moderator in te schakelen die af en toe een samenvatting geeft van de huidige stand van de bespreking - nieuwe mensen betrekken bij een lopende discussie kan soms verwarring in de hand werken. Stuur hen de voorgaande informatie (start van de bespreking en voorgaande berichten) zodat ze mee zijn - tijdverlies en verwarring kan ontstaan als iemand reageert op een eerdere e-mail zonder de laatste te hebben gelezen - een nadeel van e-mail is dat het de mensen bevoordeelt die snel lezen en vlot schrijven, de meer verbaal vaardigen en diegenen die vertrouwd zijn met de PC. Vergeet niet de anderen mee te betrekken. b. als je een bericht opstelt, stel jezelf de volgende vragen : - WAAROM : denk goed na wat de bedoeling is van je mail : - is er een informatie waarvan het nuttig is dat anderen deze ook kennen? > gebruik gerust e-mail - moet je iets van het hart (vooral bij negatieve gevoelens) ? > gebruik dan de telefoon of ga in persoonlijk contact (met 1 persoon apart of in groep) - AAN WIE : aan wie wil je dit meedelen? 1 persoon, 1 werkgroep, de gehele groep? (en nogmaals waarom?) Gebruik dus niet automatisch de adressengroep. Soms is het zelfs nuttig een boodschap op te delen in een publiek bericht en een persoonlijk bericht. - EFFECT : sta even stil bij het effect dat je mail kan hebben : gewenst of niet 3. Telefooncascade Als de nood zich voordoet om dringend informatie door te geven kan telefooncascade worden gebruikt (zie documentvoor schema). De cascade liefst niet gebruiken om beslissingen te nemen. Procedure : - Wie de telefooncascade wil gebruiken, speelt zijn bericht of vraag door aan Luk of Marie (of indien geen gehoor aan Bart) zodat deze de cascade opstarten via de 2 telefoonkettingen. - Als je bericht krijgt, bel naar de volgende persoon op de lijst. Geeft deze geen gehoor, dan bel je naar de persoon daaronder op de lijst, zodat de ketting kan voortgezet worden. Daarna, blijf je wel proberen om de persoon die geen gehoor gaf, te bereiken. - Als je het bericht doorgeeft zeg wel duidelijk dat het om een cascade gaat. Zeg er ook bij of een antwoord moet teruggegeven worden en naar wie. - Normaal kan Iedereen een eventueel antwoord doorbellen naar Luk en Marie (of Bart). 4. Website Is ons uitstalraam naar de buitenwereld. Wordt onderhouden door 1 webmaster, naar wie informatie, documenten en opmerkingen kunnen gezonden worden. 5. Yahoo groep Er wordt een internet-groep opgezet, enkel toegankelijk voor de leden (Raad van Bestuur en Algemene Vergadering) en de stageleden. Natuurlijk staat efficiëntie voorop. Onderhoud gebeurt door de webmaster. Misschien zijn volgende zaken nuttig: - Info voor nieuwe buren (alle gegevens direct toegankelijk i.p.v. vele mails…) - De basispunten (om nieuwe mensen snel een idee te geven,…) - Kalender van activiteiten. Kan door iedereen aangevuld worden. - Een dagboek (ons project zien groeien,…) - Discussie – forum (om on-line ideeën te wisselen,…) - Stappenplan voor iedereen real-time te volgen - Elke werkgroep kan er zijn gegevens kwijt (iedereen kan mee volgen,…) - Misschien chatten ?…. Telkens er nieuwe informatie op de Yahoo)groep wordt geplaatst, wordt door de webmaster een mail verstuurd die dit aangeeft. Uitstappers kunnen de documenten raadplegen van de yahoo-groep, maar worden niet opgenomen in het e-mail verkeer. Dit geldt zolang ze hun geld niet hebben teruggekregen. Stage-leden kunnen documenten raadplegen van yahoo-groep, worden niet opgenomen in het e-mail verkeer
