Grille BCD BCD Rooster
FAQ 1: "Bent u niet van mening dat er niet genoeg verschillen tussen bepaalde generaties zijn? » Ter herinnering: de verschillende mogelijke waarden: 0 Niet gevraagd 1 Aanvraag bestaat 2 Overwogen/Wordt bestudeerd/Gepland 3 In een eenheid/proefdienst 4 < ½ van de eenheden/diensten 5 > ½ van de eenheden/diensten 6 > 90 % van de eenheden/diensten Er dient op de eerste plaats te worden gewezen op de individuele baseline. Oorspronkelijk werd de laatste score gedefinieerd als betrekking hebbende op « 100 % van de eenheden/diensten », daarna is de score op een meer realistische wijze herzien tot « > 90 % van de eenheden/diensten ». We moeten immers toegeven dat men tussen 0 en 2 inderdaad "vals kan spelen" omdat er geen elementen zijn om de moeilijkheidsgraad van het uitgevoerde werk te meten. De overgang van 1 naar 2 vereist veel middelen om de aanvragen te formaliseren, informatie in te winnen over de aanvragen, de prioriteiten vast te leggen en hierover te debatteren. De overgang van 2 naar 3 vereist vele andere soort middelen (financiële middelen, onderhandeling over contracten, keuze van de oplossing, implementatie van infrastructuren, voorbereiding van het project, enz.). De overgang van 5 naar 6 zal wijzen op de minst gemotiveerde en minst enthousiaste eenheden/diensten, wat zal leiden tot een moeilijker beheer van de veranderingen. In de laatste eenheden/diensten zullen we ongetwijfeld (reëel of verondersteld = weerstand tegen veranderingen cf. supra) bijzondere situaties tegenkomen die oorspronkelijk niet werden gesignaleerd. De mensen zijn niet altijd dezelfde naargelang de fases.
P.1/12
FAQ 2: “Meet het rooster het effectief gebruik of de effectieve beschikking?” Het rooster meet het effectief gebruik. De eerlijkheid van de antwoorden wordt voorondersteld en er kan een mechanisme voor controle tegenover de peer review worden overwogen. De beschikbaarheid van een functionaliteit in de software, maar het niet‐gebruik ervan door de gebruikers zal het effectief gebruik van andere functionaliteiten belemmeren – vooral bij de uitwisseling van documenten. FAQ 3: "Het rooster is te subjectief om het door iedereen op dezelfde wijze te laten hanteren" De eerste enquête zal aangeven of er al dan niet grote verschillen bestaan. HIMSS, de andere beschikbare tool, is nog veel meer subjectief (en weinig aangepast aan de "Belgische" of Europese manier van doen). De aangehaalde voorbeelden, waarbij een zekere subjectiviteit mogelijk was, werden verduidelijkt, eventueel via splitsing van bepaalde lijnen (vb. : chemo). FAQ 4: “Wat verstaat u onder ingebruikname? Heeft u het over de eenheden waarin men het rooster in gebruik wil nemen, of de eenheden waarin men het in gebruik “zou kunnen nemen?” We hebben het over de eenheden waarin men het rooster in gebruik wil nemen; bijgevolg moeten de eenheden waarin het rooster niet in gebruik wordt genomen omwille van weerstand of een gebrek aan enthousiasme worden beschouwd als “niet in gebruik genomen”. Het gebruik en niet de beschikbaarheid wordt gemeten. De software kan immers bestaan, maar kan van ambtswege in het departement of in het hele ziekenhuis echter niet worden gebruikt (bv. naar aanleiding van een probleem inzake weerstand). Als er eenheden zijn waarin men NIET van plan is om een bepaalde functionaliteit in gebruik te nemen, is er een expliciete en schriftelijke beslissing nodig om deze eenheid/eenheden uit te sluiten. Bijvoorbeeld: « We hebben beslist om geen Traject Medicament in de eenheid voor zware brandwonden of in steriele kamers te hebben – reden: geen installatie van informaticamateriaal in deze milieus. »
P.2/12
« We hebben beslist om geen agenda te hebben voor afspraken bij radiotherapie – reden: complexiteit van de in te voeren gegevens met geringe toename van efficiëntie. » Opmerking: de juiste praktijk bestaat erin de functionele en organisatorische reikwijdte van een project te bepalen vóór de aanvang van het project. FAQ 5: « Wat met de organisatorische aspecten die verbonden zijn met een functionaliteit? » Bij de verschillende validatietests is ons gebleken dat het adequater was om te blijven bij de informaticaproblematiek voor elk van de behandelde functionaliteiten en de organisatorische aspecten die verbonden zijn met een functionaliteit (die eigen zijn aan elke ziekenhuisinstelling) te vermijden. Deze aspecten die samenhangen met de procedures zullen in de latere versies van het BCD‐rooster worden behandeld. FAQ 6: « Wie moet op de vragenlijst antwoorden? » Het ziekenhuis moet een groep aanwijzen teneinde subjectiviteit te vermijden. Kenmerken van de groep: Verschillende beroepen Debat over het beleidsplan inzake informatisering Opvolging van het plan FAQ 7: « Hoe wordt het gebruikspercentage voor de MVG‐gegevens verkregen? » De formule zal er als volgt uitzien: aantal automatisch geëxtraheerde MVG‐items * aantal eenheden gedeeld door het totaalaantal MVG‐items * totaalaantal eenheden. Dan verkrijgt men het realisatiepercentage. FAQ 8: « Beheer Verblijf (maaltijden – onderhoud – vervoer per brancard) (Krachtlijn 3, i.): Wat betekent de term Geïntegreerde tool? » Het gaat niet over de integratie in de DB of op het niveau van de gegevens, maar wel over de functionele integratie voor de gebruikers. FAQ 9: « Beheer van de stocks (Krachtlijn 4, g.) : hoe kan er een score worden toegekend indien er een integratie tussen de applicaties is?
P.3/12
De Apotheek en de rest van de stock werden gesplitst omdat de stock Apotheek +/‐ 80% van de waarde van de stock vertegenwoordigt. Of het nu gaat om een ERP (integratie in de DB) of een integratie via “bruggen” (de geleverde/toegediende geneesmiddelen actualiseren de stock door transfer van gegevens/bestanden), moet er een score worden toegekend aan de functionaliteit die is gerealiseerd voor de gebruikers. ERP of afzonderlijke applicaties, het gaat over de « manier waarop dit wordt gerealiseerd ». FAQ 10: « Wat moet er gebeuren wanneer de functionaliteit beperkt is in het hele ziekenhuis, maar blijkt dat die veel meer ontwikkeld is in een andere campus/dienst? Het aantal diensten/eenheden moeten worden berekend waar de functionaliteit zal worden geïnstalleerd (afhankelijk van de beslissing en van de perimeter van het project) en het aantal eenheden/diensten moeten worden berekend waar dit operationeel is alsook de ratio moet worden berekend. Voorbeeld: Vestigingsplaats A: 30 op 33 uitgeruste verpleegeenheden en poliklinische diensten (33 afhankelijk van de beslissing) Vestigingsplaats B: 4 op 42 uitgeruste eenheden (42: afhankelijk van de beslissing) Totaal: 34 op 75 = minder dan de helft, dus de score zal 4 bedragen FAQ 11: « Departementaal systeem: hoe integreren in DPI? » Departementaal systeem of centraal systeem voor gans het ziekenhuis: het gaat over de « manier waarop dit wordt gerealiseerd » (dus buiten de scope van het BCD‐rooster). Indien alle eenheden/diensten zijn uitgerust met departementale systemen, heeft men een score van 6. Opmerking: Er wordt geen rekening ermee gehouden dat bepaalde departementale systemen voor DPI waarschijnlijk leiden tot een impasse (omdat het niet mogelijk is om alle gegevens op een gestructureerde manier te verdelen). FAQ 12: « Zou de MZG (Krachlijn 3, i.) zich niet moeten bevinden in krachtlijn 1 Klinische Gegevens?» De MZG bevat klinische, maar ook niet‐klinische (personeel) gegevens. Wegens het belang van de MZG (in werkvolume, maar ook op het vlak van de financiering) is het verantwoord
P.4/12
om hiervan een afzonderlijke groep te maken. De meeste zorginstellingen beschikken over een MZG‐cel met niet‐verzorgend personeel, dus behoudt men de MZG in krachlijn 3 Ziekenhuislogistiek. FAQ 13: « De Elektronische invoer patiëntendossier (krachtlijn 4, e.) is overlappend met de vraag over de Archieven (krachtlijn 3, e.). » Er zullen altijd papieren documenten van buitenaf zijn die in het patiëntendossier moeten worden opgenomen. Deze functionaliteit test of de binnenkomende papieren documenten onmiddellijk in elektronisch formaat uitgegeven zijn of niet. De archivering is een recuperatie uit het verleden. De teksten van de fiches werden aangepast. FAQ 14: « Hoe moet er een score worden toegekend wanneer de procedure van de Elektronische invoer patiëntendossier (krachtijn 4, e.) aan de gang is, maar zal worden beëindigd binnen 3/4 jaar? » Een schatting van het gerealiseerde recuperatiepercentage maken: indien aan de gang ten belope van 30 % = score 4 (minder dan de helft van de verrichte werkzaamheden) FAQ 15: « Het beheer van de stocks (krachtlijn 4, g.) is overlappend met de vragen over de bestellingen (krachtlijn 3, a.) enz. » Geen overlapping: Het beheer van de bestellingen = Het beheer van de bestellingen Het beheer van de stocks = tool voor magazijniers. We kunnen een geïnformatiseerd beheer van de bestellingen hebben, maar zonder een geïnformatiseerd beheer van stocks. En vice‐ versa. FAQ 16: « Guidelines per pathologie » (krachtlijn 1, a.) : de manier van antwoorden is niet duidelijk indien de guidelines in het ziekenhuis worden geïmplementeerd (« literatuur ») » We hebben Guidelines opgesplitst tussen “medisch gedeelte” en “verpleegkundig gedeelte”, de vragen zijn veel nauwkeuriger. Het begrip “Guidelines” is iets anders dan toegang tot de literatuur. Over de guidelines wordt beslist in het ziekenhuis dat deze ook goedkeurt (zelfs al is dit een kopie van de documenten uit de wetenschappelijke literatuur). P.5/12
FAQ 17: « MSIS generatie 3 (krachtlijn 7, a.) : er bestaat een document met een algemeen beleid op het vlak van de veiligheid van de informatie. Hoe moet er een score worden toegekend ? » Dat komt niet overeen met SMSI (verwijst naar heel nauwkeurige normen), dus er dient een score van 0 (niet gevraagd) of 1 (aanvraag bestaat) te worden toegekend. FAQ 18: « Beschikbaarheid (krachtlijn 7, a.) : men moet niet spreken over DRC omdat dit reeds een middel is. » Niet akkoord: het bestaan van een DRC is een functionaliteit van het Informatiesysteem dat een grotere beschikbaarheid garandeert. FAQ 19: « Ziekenhuisverblijf (krachtlijn 2, b.) : komt het erop aan te bekijken of de gestructureerde codering het mogelijk maakt om APR‐DRG’s te extraheren ? » Ruim discussiethema: o
Ofwel worden de ICD9‐codes tijdens het verblijf gecodeerd en kunnen er APR‐DRG’s
worden verkregen o
Ofwel bestaat er een interne codering in het ziekenhuis (gedeeltelijk wat betreft de
RIZIV‐codes) en hierdoor kunnen – gedeeltelijk – ICD9‐codes worden verkregen o
Ofwel is er een terminologische server en bestaat er een link tussen de medische
termen en de ICD9‐codes. De functionaliteit vraagt enkel indien de ICD9‐codes (ongeacht de manier waarop dat gerealiseerd wordt) voor een bepaald verblijf tijdens het verblijf worden gecodeerd. FAQ 20: « Isolatie van masterbestanden en verwerking voor specifieke update (bijvoorbeeld aanwezigheid van een onafhankelijke ATD) (krachtlijn 3, l.) : wat betekent dit? » Het gaat ofwel om het delen van hetzelfde bestand door alle applicaties ofwel om “bruggen” tussen de bestanden van verschillende applicaties. FAQ 21: De aanvraag voor een functionaliteit bestaat, maar er is beslist om deze functionaliteit niet (of niet onmiddellijk) te realiseren. Hoe moet er een score worden toegekend?
P.6/12
De score 1 dient te worden toegekend: de aanvraag bestaat. Score 2 impliceert dat men begint te werken (= tijd, energie, geld te investeren) aan de implementatie van de beschouwde functionaliteit. De (volledig legitieme) beslissing van de zorginstelling om GEEN functionaliteit te implementeren, impliceert dat deze op het niveau van de aanvraag blijft (dus score = 1). FAQ 22: Wat betekent Erp DRH in As 3 ‐ k RH‐systeem? Een ERP moet de volledige onderneming dekken, dus de uitdrukking ERP DRH is tegenstrijdig. In generatie 3 moet men een deling van de gegevens beogen zonder een hercodering tussen het loon, de uurroosters, de priktijden, het beheer van de opleiding en zelfs de kandidaturen/de aanwerving. Verplichten om een "ERP" RH te hebben, is zeggen hoe de functionaliteit moet worden ingevuld; er kunnen evenwel (minstens) 3 manieren bestaan om de functionaliteiten te leveren: •
Verschillende bestanden, maar die via interfaces gesynchroniseerd worden
•
Gedeelde bestanden of gelijkaardige oplossingen; in feite informatie op één plaats
•
Zelfde bestanden en zelfde applicatie (= "ERP")
Het thema moet worden herwerkt. FAQ 23: Betreft : Krachtlijn 1 ‐ As A : Structuur ‐ Bij krachtlijn klinische gegevens, structuur, vroegen wij ons af wat bedoeld wordt met “rubrieken”? Rubrieken zijn velden /zones van vrije tekst waar men informaties zoals klinisch onderzoek, anamnese, antecedenten, diagnose, enz. kan coderen. De twee belangrijkste eigenschappen van deze functie zijn dat het over een vrije tekst binnen de rubrieken gaat en dat er "titels" voor elke rubriek bestaan. FAQ 24: Bij krachtlijn klinische gegevens, inkomende communicatie, aansluiting apparatuur voor meting en behandeling willen we in generatie 2 een score 4 invullen, maar zouden we ook in generatie 3 een 3 willen scoren. Dit kan blijkbaar niet, waarom niet. Het kan toch zijn dat er een pilootdienst verder evolueert zonder dat al het vorige al in alle diensten is geïnstalleerd?
P.7/12
Het is inderdaad goed mogelijk dat sommige piloten in de derde generatie zijn (en misschien enkele apparaten al in de vierde generatie). In dit geval, kunt U scoren zoals U wilt. Er zal een bericht "Erreur‐ Fout" verschijnen, maar dit heeft geen enkele effect op het onderzoek. FAQ 25: Krachtlijn 3 ‐ Groep I ‐ Beheer van gegevens naar de FOD ‐ G4 Er is geen verduidelijking voor G4, weliswaar kan deze wel gequoteerd worden. Neen. Geen G4 (het interesseert ons om te weten hoe U een expertsysteem in zulk geval ziet) FAQ 26: Krachtlijn 1 – Groep H – Chimiothérapie Geen G3, geen omschrijving G4, weliswaar wel een quotering voor G4? Neen. Geen G3, geen G4. Het voorschrift van chimiotherapie bevindt zich in G2, de facto deel van EPD. Voor zover wij weten bestaat er geen expertsysteem voor het voorschrift van chimio. FAQ 27: Beheer vervoer per brancard G1:G2:G3 Wat wordt met deze functionaliteit bedoeld? Volledig patiëntenvervoer? Of enkel een tool om op elk moment te weten waar de brancards zich bevinden? Wat wordt dan juist bedoeld met standalone bestanden en geïntegreerde bestanden (idem dito de andere "Beheer Verblijf")? In tegenstelling met geïntegreerde bestanden zijn standalone bestanden niet geïntegreerd (!); zij zijn niet gekoppeld aan het EPD (Electronisch Patienten Dossier). Dit betekent dat de uitvoering voor het beheer van het vervoer per brancard in Generatie 2 een standalone uitvoering is. Deze functie is gericht op het patiëntenvervoer. De functie om te weten waar de brancards zich bevinden staat onder Krachtlijn – Groep Geolocalisatie. FAQ 28: Mobiele instrumenten (4 – B) Welke mobiele instrumenten worden hier bedoeld? Verpleging geeft de keuze van maaltijd in op een laptop aan de kar. Is dat een voorbeeld van een mobiel instrument? Kan van het moment dar er 1 mobiel instrument is een score voor G3 gegeven worden?
P.8/12
De keuze van de maaltijd staat bij Krachtlijn 2 – groep b. De mobiele instrumenten die men bedoelt zijn bijvoorbeeld: tensiometer, mobiel X‐ray, mobiel elektrocardiograaf, … Kan van het moment dar er 1 mobiel instrument is een score voor G3 gegeven worden? Inderdaad: bv 3 = piloot FAQ 29: Krachtlijn 6 – Groep – Geolocalisatie Wat wordt bedoeld met "Identificatie van de plaats van het ding opgesteld" ? Wat kan "ding" allemaal zijn? Als er een geolocalisatiesysteem bestaat, kan het “ding” een brancard zijn, een apparaat zoals een defibrillator, een bed, een ambulante X‐ray machine... FAQ 30: Anticiperen op evenementen ‐ G4 Wat wordt bedoeld met evenementen? Evenementen zoals beschikbaarheid, performantie, configuratie en veiligheid? Maw Operation Manager als bv SCOM? Gaat het "Plannen van taken Planning van taken op basis van traceerbaarheid" dan over gedetecteerde alarmen waar actie op genomen wordt? Zie semantische fiche BCD‐S15.doc : De traceerelementen bieden ook de mogelijkheid om de processen te kennen die zijn gekoppeld aan de verzorging van de patiënt en om à posteriori en na een gedetailleerde analyse alle processen te optimaliseren die worden toegepast in het kader van de verzorging van de patiënt. FAQ 31: Wat wordt bedoeld met "geschil”? Is dat een klacht waarvoor geen oplossing bereikt is binnen het ziekenhuis? En die nog geen gerechtelijk proces geworden is? Welke integratie wordt dan bedoeld (naar wie) ? Naar een bepaalde orde ? Naar verzekeringsmaatschappij? Het beheer van geschillen in Generatie 3 betekent dat niet‐betaalde factures op tijd en automatisch zullen doorgegeven worden (= zonder codering van de gegevens) in een speciale toepassing of in een onder‐module waar men, bijvoorbeeld, zal kunnen beslissen over een afbetalingsplan of over het automatisch verzenden van de gegevens van de factuur naar een deurwaarder of een inningsmaatschappij ... of het automatisch verzenden van de
P.9/12
gegevens van de factures naar een advocaat... De integratie betekent dat men niet opnieuw de gegevens codeert om hen door te geven aan buitenstaande derden. FAQ 32: Facturatie aan de patiënt. G2:G3:G4. Vraag wordt niet begrepen. Graag verduidelijken ? Tarifering van businessactiviteiten : dit betekent dat de handelingen genoteerd worden door de zorgverleners (geneesheren) en dan onmiddellijk manueel worden gecodeerd. Verzending vanuit randsystemen: dit betekent dat de apparaten lijsten van handelingen naar het facturatiesysteem doorsturen, ofwel direct, of via een logicieel. Bijvoorbeeld : het automatisch verzenden van de analyses van klinische biologie naar het facturatiesysteem, het verzenden van toegewezen medicijnen naar het facturatiesysteem, zonder het opnieuw coderen van de medicijnen. Optimalisering van de facturatie: alvorens te factureren, gaat het facturatiesysteem na, of in functie van alle gegevens, geen handelingen (of producten) zouden « vergeten » zijn. FAQ 33: De externe communicatie naar de huisartsen gebeurt elektronisch via medibridge, dit kan door alle specialisten gebruikt worden als ze dit willen, maar niet alle specialisten gebruiken dit. Moet ik dan antwoorden dat dit aanwezig is binnen alle diensten (6) omdat de optie wel overal voorzien is, of moet ik 5 invullen omdat slechts meer dan helft van de specialisten die ook echt gebruikt ? Waarop moet ik scoren dat het overal voorzien is of dat het overal ook gebruikt wordt? Als het gaat over specialisten die Medibridge niet willen gebruiken, dan moet u scoren in functie van het aantal geneesheren die effectief Medibridge gebruiken. Maar als het gaat over huisartsen die het electronisch doorgeven van de medische koerier niet vraagden, dan kan het ziekenhuis 6 scoren. FAQ 34: Begroting wordt hier berekend en geëxporteerd naar Excel. Welke score is dat dan? Score = 6 (zelfs als het gebeurd in verschillende applicatie)
P.10/12
FAQ 35: Authentieke bronnen ‐ woordenlijst en codificering. Er is een verklarende Server eigen RIZIV codes. Wat wordt bedoeld met "Woordenlijst en codificering"? Ik veronderstel dat we hier dan een 6 moeten op scoren? Inderdaad. "Woordenlijst en codificering" betekent dat het ziekenhuis zijn eigen "codes"‐ server heeft. FAQ 36: Cashflow wordt hier berekend en geëxporteerd naar Excel. Welke score is dat dan? Score = 6 (zelfs als het gebeurd in verschillende applicatie) FAQ 37: Traceerbaarheid patiënt bij OK. De vraag wordt niet verstaan bij OK. Graag een verduidelijking. OK is voor Operatie Kwartier. Traceerbaarheid: wanneer patient OK binnenkomt, wanneer binnen operatie zaal, begin van anesthesie, ... , verlaat operatie zaal, enz. FAQ 38: Dossier ergo, van alle patiënten die ergo volgen wordt er iets bijgehouden op papier of op pc. Welke score moeten wij dit geven? Als het op papier staat dan zitten deze fiches in het bureau van de ergo, behalve zijzelf kan hier niemand aan. Op pc staan de scores van de mini mentals en zo wel op qdreport en kan dit door andere zorgverleners geraadpleegd worden. De ontslagbrieven die ze maken voor het rusthuis of zo staan wel op computer, maar deze kunnen enkel door de ergotherapeuten zelf geraadpleegd worden, niet door de verpleegkundigen of andere zorgverleners. Hoe moet ik dit scoren? Alles staat op papier dus Generatie 1 = 6 Applicatie zoals beschreven is een applicatie in "silos" : dus generatie 2. Als al de ergo hun gegevens op de PC ingeven, dans score: 6. Als een grote helft van de ergo hun gegevens ingeven dan score : 5. Blijkbaar ‐ zelfs als enkele gegevens door andere zorgverleners geraadpleegd kunnen worden – zijn de ergo gegevens NIET in de EPD (elektronisch patient dossier); dus generatie 3: score minder dan 3.
P.11/12
P.12/12
