Griffie Februari 2014 ONDERZOEKSOPZET: PROCES HARMONISATIE VOORSCHOOLSE VOORZIENINGEN Inleiding/aanleiding: Harmonisatie voorschoolse voorzieningen (peuterspeelzalen en harmonisatie) speelt voor de gemeenteraad van Meppel formeel vanaf de behandeling van de nota “Sluitende aanpak 2011-2014” (raadsvergadering 20 januari 2011). Daarna in de raadsvergadering rond de perspectiefnota 2012-2015. Naast het harmoniseren van de peuterspeelzalen en de kinderopvang en het ontwikkelen van een integraal kindcentrum werd daarbij ook een bezuiniging van € 200.000 vanaf 2014 opgenomen. Zonder een waardeoordeel te geven kan geconstateerd worden dat het traject vanaf 2011 tot 1 februari 2014 als een onrustig proces getypeerd kan worden. In willekeurige volgorde en zonder volledigheid na te streven kan de onrust als volgt gestaafd worden: Oprichting Peuterprotest (Meppel) Lange besprekingen in raadscommissies en raad, veelal met insprekers Motie van wantrouwen voor betrokken wethouder Ondersteuning op onderdelen door externen Opheffing Stichting Peuterspeelzalen Meppel Nijeveen (SPMN) Faillissement Speelwerk De fractie van de PvdA heeft het initiatief genomen om het proces door een externe beoordelend te laten onderzoeken, om daar lering uit te kunnen trekken. In eerste instantie was ook een raadsenqûete in beeld. In een bespreking tussen vrijwel alle fracties en de griffie is deze optie niet als wenselijk beschouwd, omdat men ook nadrukkelijk de rol van de raad in dit proces wil onderzoeken. Vanuit de griffie en met dankbaar gebruik van de rekenkamercommissie als adviseur is deze onderzoeksopzet geformuleerd. Doelstelling en reikwijdte De gemeenteraad van Meppel beoogt met dit onderzoek direct betrokkenen en zichzelf inzicht te geven in het gelopen proces van 30 juni 2011 tot en met 31 december 2013. Om zo zicht te krijgen op verbeterpunten, die door de gemeente (raad, college, wethouder en gemeentelijke medewerkers) gebruikt kunnen worden bij toekomstige processen. De onderzoeksperiode richt zich op de periode vanaf de besluitvorming rond de perspectiefnota 2012-2015 (raadsvergadering 29 en 30 juni 2011) tot en met eind december 2013.
1
Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is in het proces van harmonisatie voorschoolse voorzieningen in de gemeente Meppel conform of in lijn met de afspraken (tussen wethouder, college en raad) gehandeld en zijn deze tijdig en juist uitgevoerd en zijn betrokken actoren (college, gemeenteraad, ambtelijke organisatie, externe adviseurs, aanbieders van voorschoolse opvang, de bovenschoolse directeuren van de twee grootste basisonderwijsinstellingen en peuterprotest) tijdig geïnformeerd over ontwikkelingen en of aanpassingen van deze afspraken? Zodat eventuele tijdige bijsturing mogelijk is geweest? Deelvragen: 1. Welke afspraken en overeenkomsten heeft de gemeente voorafgaande en/of tijdens het proces intern en extern, met betrokken actoren, vastgelegd over de harmonisatie? 2. In hoeverre heeft de gemeenteraad voor deze afspraken en overeenkomsten tijdig specifieke, meetbare en tijdgebonden kaders vastgesteld? 3. In hoeverre heeft het college voorafgaande en/of tijdens het proces aanvullende kaders gesteld? 4. In hoeverre heeft het college het financiële kader voor de harmonisatie de taakstelling van € 200.000 (bij de PPN 2012-2015) onderbouwd? 5. In hoeverre heeft voor de harmonisatie een heldere risico- analyse/ business case plaatsgevonden, vooraf en tijdens het traject en is deze behandeld in het college en de gemeenteraad? 6. In hoeverre is de rol van alle actoren in het proces van te voren vastgelegd, wederzijds duidelijk gemaakt en conform deze vastlegging uitgevoerd? 7. In hoeverre hebben landelijke ontwikkelingen (gewijzigde wetgeving, verandering financiering, belastingwetgeving, etc.) invloed gehad op het harmonisatieproces in Meppel? 8. In hoeverre is er sprake geweest van een duidelijke plan-do-check-act cyclus? 9. In hoeverre is er een duidelijk bestuurlijk en/of ambtelijk GO/NO GO-moment geweest, is daarna bijgestuurd n.a.v. kleine en grote veranderingen en is daartoe tijdens het harmonisatieproces naar alternatieven gekeken voor de al gekozen oplossing (anders dan de samenvoeging tussen SPMN en de Kinderopvangorganisaties)? Zo ja, door wie en welke alternatieven zijn dat geweest en wat is hierover door wie besloten? 10. Hoe is de informatievoorziening geweest van college naar gemeenteraad voorafgaande en gedurende het harmonisatieproces en is die adequaat geweest? 11. In hoeverre heeft in dit harmonisatieproces de onderlinge communicatie, tussen college – raad, gemeente – betrokken organisaties, gemeente –peuterprotest, de gang van zaken beïnvloedt? 12. Hoe heeft de raad gehandeld in dit proces/ gedurende dit proces en in hoeverre was dit effectief? 13. Heeft de raad vorm en inhoud kunnen geven aan zijn rollen? Aanpak en te verwachten resultaat De gemeenteraad volgt een aanpak die bestaat uit acht stappen om de doelstelling van het onderzoek te kunnen realiseren. Deze stappen zijn: 1. Projectvoorbereiding 2. Opstellen normenkader 3. Dataverzameling 4. Technische reactie 5. Uitvoering analyse 6. Opstellen conclusies 7. Reacties betrokkenen en aanbevelingen formuleren en toevoegen 8. Oplevert eindrapportage 2
Deze stappen worden hierna kort toegelicht door per stap aan te geven wat het doel, de uit te voeren activiteiten en het te verwachten resultaat zijn. Stap 1. Projectvoorbereiding Het doel van deze stap is om het onderzoek op een professionele wijze voor te bereiden. De activiteiten die in dit kader uitgevoerd worden zijn: het zo nodig aanscherpen/bijstellen van de onderzoeksopzet het opstellen van de detailplanning het verzamelen van de benodigde informatie. Het concrete resultaat is een professioneel voorbereid onderzoek, dat in de startblokken staat om uitgevoerd te worden. Om van start te kunnen gaan met een professioneel voorbereid onderzoek wordt aanscherping/bijstelling door de onderzoeker gevraagd. Voor het verzamelen van de benodigde informatie kunt u gebruik maken van ondersteuning door de griffie en ambtelijke ondersteuning. Indien nodig kan op basis van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vanuit de raad, ambtelijke bijstand worden gevraagd. Stap 2. Opstellen normenkader Het doel van deze stap is om het zogenaamde normenkader te bepalen en te beschrijven. Dit normenkader dient voor de toetsing van de centrale vraagstelling en de daaraan gekoppelde deelvragen. De activiteit die in het kader van stap 2 moeten worden uitgevoerd is de beschrijving van dit normenkader op een zodanige wijze dat het normenkader bij de analyse als referentie kan worden gebruikt. Het resultaat is het normenkader voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Stap 3. Dataverzameling Het doel van deze stap is om - gegeven de reikwijdte van het onderzoek - de gegevens voor de onderzoeksvragen te inventariseren. De activiteiten zijn hier dan ook volledig op gericht en bestaan uit het boven tafel krijgen van feitelijkheden van het doorlopen proces. Het resultaat zijn de geïnventariseerde feiten met betrekking tot het proces van de harmonisatie. Stap 4. Technische reactie Aan de direct betrokkenen zal de dataverzameling bekend worden gemaakt in een korte rapportage van bevindingen. Aan de betrokkenen wordt door de griffie gevraagd om binnen een periode van 2 weken te reageren ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de dataverzameling en het normenkader. Het resultaat van deze technische reactie is een dataverzameling die juist en volledig is en een normenkader dat acceptabel is. Stap 5. Uitvoering analyse Het doel van de analyse is gegevens betreffende het proces van harmonisatie in de praktijk te analyseren om daarmee conclusies en aanbevelingen te kunnen geven. De activiteiten betreffen het analyseren van de gegevens in relatie tot het normenkader. Het resultaat is een analyse van en inzicht in verbeterpunten, die gebruikt kunnen worden bij toekomstige vergelijkbare processen Stap 6. Opstellen conclusies Het doel is het volledig beantwoorden van de onderzoeksvragen en het trekken van conclusies. Dit zijn de activiteiten van deze zesde stap. Het resultaat van deze stap zijn conclusies van de onderzoeker aan de gemeenteraad.
3
Stap 7. Reacties betrokkenen en aanbevelingen formuleren en toevoegen De analyse en de conclusies worden voorgelegd aan de direct betrokkenen. De griffie vraagt betrokkenen om hun reactie te geven binnen een periode van 2 weken. Het resultaat bestaat uit meerdere reacties, die worden toegevoegd aan het onderzoeksrapport in een bijlage. Daarnaast dient in deze stap de aanbevelingen te worden geformuleerd. Stap 8. Opleveren eindrapportage Het doel van deze stap is om het onderzoeksresultaat op schrift te stellen in een rapportage en deze met inachtneming van het eigen reglement van orde in besluitvorming te brengen binnen de gemeente Meppel. De uit te voeren activiteiten zijn naast het schrijven van het rapport procesmatig van aard en gericht op politieke oordeelsvorming in de gemeenteraad. De reacties van betrokkenen worden aan het rapport toegevoegd en de onderzoeker kan vervolgens zijn nawoord op deze reacties in het rapport opnemen. Het concrete resultaat is dan ook de oplevering van het eindrapport aan de raad en daarmee de afronding van het onderzoek. Met het doorlopen van deze acht stappen wordt de doelstelling van het onderzoek gerealiseerd. Organisatie en planning Na het raadbesluit tot uitvoering wordt de betrokkenen officieel op de hoogte gesteld van deze onderzoeksopzet door de griffie. De direct betrokkenen bij het onderzoek zullen schriftelijk en of mondeling – in een startbijeenkomst – geïnformeerd worden door de onderzoeker zodat zij goed op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de onderzoeker en een maximale bereidheid tot samenwerking wordt verkregen. De intentie is om iets van dit onderzoek te leren. Hierbij is medewerking van alle betrokken partijen gewenst. Qua planning is oplevering van het rapport op 1 augustus gepland, zodat raad en raadscommissie deze in september 2014 kunnen bespreken. Een presentatie aan alle betrokkenen door onderzoeker is opgenomen voor begin september. Offerte Voor dit onderzoek heeft de gemeenteraad een maximaal budget van € 9.500,-(inclusief bijkomende kosten en BTW) beschikbaar. Bijlagen Bijlage 1: Betrokken actoren Bijlage 2: Inventarisatielijst relevante documenten
4
Bijlage 1: Betrokken actoren Gemeente Meppel (Duo-)raadsleden gemeente Meppel College van B&W met wethouder Myriam Jansen Betrokken medewerkers Driss Azzouzi (onderwijsregisseur), Lea Limonard (afdelingsmanager) Externe ondersteuners Peter Vereijken (
[email protected]); adviseur gemeentelijke organisatie Willem Urlings (
[email protected]); bemiddelaar/vereffenaar Aanbieders voorschoolse opvang Stichting Peuterspeelzalen Meppel Nijeveen (SPMN): opgeheven Stichting Speelwerk (faillissement) Stichting Allio Basisonderwijs Stichting PCBO o Meerdere scholen in Meppel o Contactpersoon Herman Langhorst (
[email protected]) Stichting Promes (openbaar onderwijs) o Meerdere scholen in Meppel o Contactpersoon Suzanne de Wit (
[email protected]) De overige instellingen voor het basisonderwijs, zijn in het proces niet actief betrokken geweest. Peuterprotest Ingestelde groep verontruste ouders;
[email protected]
5
Bijlage 2: Inventarisatielijst relevante documenten Genoemde documenten zijn hoofdzakelijk terug te vinden op de gemeentelijke website en deels in een opgestelde bijlagenmap. Besluitvorming en correspondentie 20-01-2011 Raadsbesluit nota “Sluitende aanpak 2011-2014”. Raadsvergadering http://public.pagefreezer.com/browse/Meppel/13-042013T16:02/http://www.meppel.nl/bis/id_1010 30-06-2011 Raadsbesluit Perspectiefnota 2012-2015. De bezuinigingsopties, waaronder Harmonisatie voorschoolse voorzieningen, worden in bijlage VI – Bezuinigingsformats toegelicht. Raadsvergadering 29/30-06-2011 http://public.pagefreezer.com/browse/Meppel/13-042013T16:02/http://www.meppel.nl/bis/gemeenteraad/agendagemeenteraa d/agenda29juni2011raad/id_31912711 Bijlage VI in bijlagenmap onder nummer 1. 23-02-2012 Raadsbesluit volledige harmonisatie Integraal Voorschools Kindcentrum (130564) Raadsvergadering 23-02-2012 http://public.pagefreezer.com/browse/Meppel/13-042013T16:02/http://www.meppel.nl/bis/gemeenteraad/agendagemeenteraa d/agenda16juni2011raad33222/id_203231333 03-05-2012 Memo college aan raad (ingekomen stukken raad 14-06-2012)(136902) Raadsvergadering 14-06-2012 ingekomen stukkenlijst http://public.pagefreezer.com/browse/Meppel/13-042013T16:02/http://www.meppel.nl/bis/gemeenteraad/ingekomenstukkenr aad/ingekomenstukkengemeenteraad14juni2012/id_290110956 17-07-2012 Memo college aan raad over Opheffing SPMN Memo
23-07-2012
Brief van SPMN aan de gemeente (137991)
23-07-2012
Brief SPMN aan de gemeente
06-08-2012
Brief gemeente aan SPMN (138008)
30-10-2012
Verzoek Speelwerk, Allio, PCBO, Promes aan gemeente voor het aanstellen van een vertegenwoordiger zonder dat er sprake is van persoonlijke belangenverstrengeling (145630)
07-11-2012
Memo college aan raad (ingekomen stukken raad 27-11-2012)(147528)
12-03-2013
Waarnemingen en aanbevelingen bestuurlijk bemiddelaar Urlings (177688)
25-04-2013
Raadsbesluit Plan van aanpak Harmonisatie (181432) Bijlage Plan van aanpak
26-07-2013
Raadsbesluit vaststelling Verordening voorschoolse voorzieningen gemeente Meppel (192525) Bijlage advies expertgroep ((190732) Bijlage productenboek (190733) Brief Speelwerk aan gemeente betreffende o.a. huisvestingskosten (207307)
30-08-2013 6
Verslagen 17-04-2012 01-05-2012 (136895) 22-05-2012 25-06-2012 12-07-2012 18-09-2012 26-08-2013
Hoofdlijnen gesprek samenwerking PSZ-KOV Aanwezig: SPMN, Speelwerk, Allio en gemeente Meppel (136896) Memo Peuterwerk, gesprek wethouder, Driss Azzouzi en Peter Vereijken Op hoofdlijnen bespreking werkgroep peuterarrangementen Aanwezig: SPMN, Allio, Speelwerk (136903) Hoofdlijnen harmonisatie SPMN-fusie/overname door Speelwerk e/o Allio Aanwezig: Speelwerk, SPMN, Allio, gemeente Meppel (136815) Stuurgroep harmonisatie SPMN-fusie/overname door Speelwerk e/o Allio Aanwezig: SPMN, Speelwerk, Allio, gemeente Meppel (136899) Stuurgroep harmonisatie SPMN-fusie/overname door Speelwerk e/o Allio Overleg gemeente-Speelwerk betreffende huren + Aandachtspunten overleg harmonisatie, andere gedeelte van de vergadering waarbij ook SPMN aanwezig was
Subsidie 05-06-2013 02-07-2013 05-07-2013
7
Aanvraag Speelwerk OAB-subsidie Collegebesluit OAB-subsidies (192261) Bijlage toets verlening OAB-subsidies (192274) Subsidiebeschikking (192270)
