GRA. SUP.010
Mengirimkan Hasil Cetak
BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004
Mengirimkan Hasil Cetak
Penyusun Agus Nugroho Editor Soeryanto Diding Wahyuding
2004
Modul GRA.SUP.010
2
Kata Pengantar Puji syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual untuk Bidang Keahlian Grafika, khususnya Program Keahlian Persiapan dan Produksi Grafika. Modul ini disusun menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi, sebagai konsekuensi logis dari Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul, baik modul manual maupun interaktif dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standarisasi dunia kerja. Modul ini diharapkan digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai komptensi kerja standar yang diharapkan dunia kerja. Penyusunan modul ini dilakukan melalui beberapa tahap, yakni dari penyiapan materi modul, penyusunan naskah secara tertulis, setting dengan bantuan komputer, serta divalidasi dan diujcobakan empirik secara terbatas. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment), sementara ujicoba empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Harapannya, modul yang telah disusun ini merupakan bahan dan sumber belajar yang sesuai untuk membekali peserta diklat dengan kompetensi kerja yang diharapkan. Namun demikian, karena dinamika perubahan dunia kerja begitu cepat terjadi, maka modul ini masih akan selalu diminta masukan untuk bahan perbaikan atau revisi agar supaya selalu relevan dengan kondisi lapangan. Pekerjaan berat ini dapat terselesaikan, tentu dengan banyaknya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak yang perlu diberikan penghargaan dan ucapan terima kasih. Dalam kesempatan ini tidak berlebihan bilamana disampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada berbagai pihak, terutama tim penyusun modul (penulis, editor, tenaga komputer modul, tenaga
Modul GRA.SUP.010
3
ahli desain grafis) atas dedikasi, pengorbanan waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi, praktisi dunia usaha dan industri, dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatan kualitas modul. Diharapkan para pemakai berpegang pada azas keterlaksanaan, kesesuaian, dan
fleksibelitas dengan mengacu pada
perkembangan IPTEKS pada dunia kerja dan potensi SMK serta dukungan kerja dalam rangka membekali kompetensi standar pada peserta diklat. Demikian, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Grafika, atau praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Jakarta, Desember 2004 a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan,
Dr. Ir. Gatot Hari Priowirjanto, M.Sc. NIP 130 675 814
Modul GRA.SUP.010
4
KATA PENGANTAR
P
ada setiap pembelajaran untuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu diperlukan media yang sesuai dan tepat. Dari beberapa media yang
dapat digunakan adalah berupa modul. Untuk sekolah menengah kejuruan, modul merupakan media informasi yang dirasakan efektif, karena isinya yang singkat, padat informasi dan mudah dipahami bagi peserta didik. Sehingga proses pembelajaran yang tepat guna akan dapat dicapai.
P
ada modul ini akan dipelajari bagaimana proses pengiriman hasil cetak apabila telah selesai dikerjakan. Pengiriman hasil cetak dapat berupa
barang yang telah dipotong atau belum, bahkan yang sudah menjadi buku. Pekerjaan tersebut sebenarnya sangat mudah dan tidak memerlukan prosedur yang banyak, namun demikian perlu dikerjakan dengan penuh ketelitian.
U
ntuk melakukan pekerjaan pengiriman barang cetakan perlu dilakukan dengan penuh hati-hati dan teliti. Terutama adalah sistem administrasi
yang dilakukan harus benar dan tertib.
Surabaya, Desember 2004 Penyusun
Agus Nugroho
Modul GRA.SUP.010
5
DAFTAR ISI
?
Halaman Sampul ...................................................................... Halaman Francis....................................................................... Kata Pengantar ........................................................................ Kata Pengantar ........................................................................ Daftar Isi ................................................................................. Peta Kedudukan Modul.............................................................. Daftar Judul Modul ................................................................... Mekanisme Pemelajaran ............................................................ Glosary ...................................................................................
I.
PENDAHULUAN
? ? ? ? ? ? ? ?
a. b. c. d. e. f. II.
Deskripsi............................................................................ Prasarat ............................................................................. Petunjuk Penggunaan Modul ................................................ Tujuan Akhir ...................................................................... Kompetensi ........................................................................ Cek Kemampuan.................................................................
1 2 3 5 6 8 9 10 11
12 12 13 13 15 17
PEMELAJARAN A. Rencana Belajar Peserta Diklat.......................................
18
B. Kegiatan Belajar 1. Kegiatan Belajar ....................................................... a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran ................................... b. Uraian Materi .......................................................... c. Rangkuman ............................................................ d. Tugas .................................................................... e. Tes Formatif ........................................................... f. Kunci Jawaban ........................................................ g. Lembar Kerja .........................................................
18 19 19 24 25 25 25 26
III. EVALUASI A. Tes Tertulis........................................................................ B. Tes Praktik.........................................................................
Modul GRA.SUP.010
28 29
6
KUNCI JAWABAN A. Tes Tertulis........................................................................ B. Lembar Penilaian Tes Praktik................................................
30 31
IV. PENUTUP...............................................................................
34
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................
35
Modul GRA.SUP.010
7
Peta Kedudukan Modul
GRA.CTK.001
GRA.CTK.006
GRA.CTK.008
GRA.PUR.001
GRA.PUR.002
GRA.CTK.009
GRA.PUR.009 GRA.PUR.003
GRA.PUR.004
GRA.PUR.005 GRA.PUR.007
GRA.PUR.008
GRA.PUR.010 GRA.PUR.011 GRA.PUR.012 GRA.PUR.013
GRA.PUR.014
GRA.PUR.015
GRA.PUR.016
GRA.SUP.001 GRA. SUP.002 GRA. SUP.009 GRA. SUP.010 GRA. SUP.012
LULUS
Modul GRA.SUP.010
8
Daftar Judul Modul
No.
Kode Modul
1
GRA:CTK:001
Mengoperasikan mesin cetak tinggi (letter press)
2
GRA:CTK:006
Mengoperasikan mesin cetak offset lembaran (sheet)
3
GRA:CTK:008
Mengoperasikan mesin cetak digital
4
GRA:CTK:009
Mencetak dengan teknik cetak saring/sablon
5
GRA:PUR:001
Mengerjakan pelipatan lembar cetakan secara manual
6
GRA:PUR:002
Mengerjakan pelipatan lembar cetakan dengan mesin
7
GRA:PUR:003
Menyusun gabung lembar cetakan secara manual
8
GRA:PUR:004
Menyusun gabung lembar cetakan dengan mesin
9
GRA:PUR:005
Mengerjakan laminating
10
GRA:PUR:007
Memotong kertas dengan mesin semi otomatis
11
GRA:PUR:008
Memotong kertas dengan mesin full otomatis
12
GRA:PUR:009
Menjilid secara manual
13
GRA:PUR:010
Menjilid dengan mesin jilid lem panas
14
GRA:PUR:011
Menjilid dengan mesin jilid kawat
15
GRA:PUR:012
Menjilid dengan mesin jilid benang
16
GRA:PUR:013
Membuat pisau pon/ril/embosing
17
GRA:PUR:014
Mengepon hasil cetak dan hasil embos
18
GRA:PUR:015
Mengelem hasil dari pon (kemasan lipat) secara manual
19
GRA:PUR:016
Mengelem hasil dari pon (kemasan lipat) dengan mesin
20
GRA:SUP:001
Mengaplikasikan prinsip keselamatan dan kesehatan kerja
21
GRA:SUP:002
Mengaplikasikan standar mutu
22
GRA:SUP:009
Mengemas hasil cetak
23
GRA:SUP:010
Mengirimkan hasil cetak
24
GRA:SUP:012
Kalkulasi grafika
Modul GRA.SUP.010
Judul Modul
9
Mekanisme Pemelajaran
START Lihat Kedudukan Modul Lihat Petunjuk Penggunaan Modul
Kerjakan Cek Kemampuan
Nilai 7>=
Nilai <=7
Kegiatan Belajar 1
Kegiatan Belajar n
Nilai < 7
Evaluasi Tertulis & Praktik
Nilai 7>=
Modul GRA.SUP.010
Modul berikutnya/Uji Kompetensi
10
Glosary ISTILAH
KETERANGAN
Barang masuk
Pencatatan barang-barang yang masuk dalam gudang
Barang keluar
Pencatatan barang-barang yang keluar dari gudang
Ekspedisi
Bagian yang menangani proses pengiriman keluar (pada konsumen)
Filing kabinet
Almari yang terbuat dari besi untuk menyimpan data-data administrasi
Kode barang
Pemberian nomor/inisial pada suatu barang tertentu untuk mempermudah melacak suatu barang
Kalkulator
Alat hitung secara digital
Kartu stock barang
Kartu yang digunakan untuk mencatat persedian barang dalam gudang
Stock barang
Jumlah barang yang masih tersedia dalam gudang
Modul GRA.SUP.010
11
BAB. I PENDAHULUAN A.
Deskripsi
D
alam modul ini Anda akan mempelajari sistem administrasi dalam gudang hasil cetakan. Karena dengan sistem administrasi yang benar
dan teratur sangat membantu sekali dalam proses pencarian data. Selain itu akan dapat terlihat pula persediaan stok barang yang meliputi peralatan dan bahan. Dengan adanya pengadministrasian yang baik juga dapat digunakan sebagai dasar perhitungan dalam menentukan biaya produksi suatu barang cetakan.
B
iasanya sistem administrasi gudang hanya mencatat barang masuk dan keluar saja. Karena hal tersebut berhubungan dengan stok barang
yang ada di gudang. Dalam melakukan administrasi gudang perlu disediakan format/blangko pengisian yang merupakan data barang dalam gudang. Pengisian format atau blangko dilakukan oleh petugas gudang yang selanjutnya dibukukan dalam pembukuan.
B.
Prasarat
D
alam mempelajari modul ini Anda harus mempelajari jenis-jenis bahan cetakan dan barang cetakan. Pengetahuan terhadap penggunaan
format sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengisian format. Prosedur sistem pengadministrasian juga sangat diperlukan agar dapat mengikuti alur yang benar. Selain itu dipersyaratkan juga untuk dapat membaca dengan baik dan benar. Bilamana perlu menguasai sistem manajemen perusahaan dan jenis-jenisnya.
Modul GRA.SUP.010
12
C.
Petunjuk Penggunaan Modul 1. Pelajari daftar isi serta skema kedudukan modul dengan cermat dan teliti. Karena dalam skema modul akan nampak kedudukan modul yang sedang Anda pelajari dengan modul-modul yang lain. 2. Kerjakan soal-soal dalam cek kemampuan untuk mengukur sampai sejauh mana pengetahuan yang telah Anda miliki. 3. Apabila dari soal dalam cek kemampuan telah Anda kerjakan dan 70 % terjawab dengan benar, maka Anda dapat langsung menuju Evaluasi untuk mengerjakan soal-soal tersebut. Tetapi apabila hasil jawaban Anda tidak mencapai 70 % benar, maka Anda harus mengikuti kegiatan pemelajaran dalam modul ini. 4. Perhatikan langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan dengan benar untuk mempermudah dalam memahami suatu proses pekerjaan. 5. Pahami setiap materi teori dasar yang akan menunjang dalam penguasaan suatu pekerjaan dengan membaca secara teliti. Kemudian kerjakan soal-soal evaluasi sebagai sarana latihan. 6. Untuk menjawab tes formatif usahakan memberi jawaban yang singkat, jelas dan kerjakan sesuai dengan kemampuan Anda setelah mempelajari modul ini. 7. Bila terdapat penugasan, kerjakan tugas tersebut dengan baik dan bilamana perlu konsultasikan hasil tersebut pada guru/instruktur. 8. Catatlah kesulitan yang Anda dapatkan dalam modul ini untuk ditanyakan pada guru pada saat kegiatan tatap muka. Bacalah referensi lainnya
yang
berhubungan
dengan
materi
modul
agar
Anda
mendapatkan tambahan pengetahuan.
Modul GRA.SUP.010
13
D. Tujuan Akhir Setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda dapat: o
mengenal alat dan bahan grafika.
o
mengenal macam-macam jenis cetakan.
o
mengenal macam-macam barang cetakan.
o
melakukan alur kerja pengiriman barang.
o
melakukan pembukuan barang masuk dan keluar.
Modul GRA.SUP.010
14
E. Kompetensi KOMPETENSI KODE DURASI PEMELAJARAN
: : :
LEVEL KOMPETENSI KUNCI
KONDISI KINERJA
SUB KOMPETENSI 1. Memeriksa dokumen pengeluaran barang
2. Menyerahkan barang
Modul GRA.SUP.010
Mengirim hasil cetak GRA:SUP:010(A) 10 Jam @ 45 menit A 1
B 1
C 2
D 1
E 1
F 2
G 1
1. Unit ini diberlakukan pada perusahaan grafika menengah dan besar. 2. Untuk melaksanakan tugas-tugas di atas harus dilaksanakan sesuai prosedur standar operasi dan peraturan perusahaan harus dijalankan ditaati. MATERI POKOK PEMELAJARAN
KRITERIA KINERJA
LINGKUP BELAJAR
? Bon pengiriman barang, surat pengiriman barang dan faktur diperiksa. ? Dokumen pengeluaran barang dicocokkan dengan kartu persediaan barang ? Barang dari gudang dikeluarkan sesuai isi dokumen pengeluaran barang ? Jumlah, nama, dan merk barang diperiksa sesuai isi dokumen ? Barang diserahkan ke bagian ekspedisi ? Peralatan bongkar-muat disimpan
? Administrasi stok barang ? Administrasi pengeluaran barang
? Teliti dan cermat ? Tanggungjawab ? Penerapan administrasi dengan benar
? Manajemen administrasi barang
? Mengadministrasikan masuk dan keluar barang
? Administrasi stok barang ? Administrasi pengeluaran barang
? Teliti dan cermat ? Tanggungjawab ? Penerapan administrasi dengan benar
? Manajemen administrasi barang
? Mengadministrasikan masuk dan keluar barang
SIKAP
15
PENGETAHUAN
KETERAMPILAN
SUB KOMPETENSI 3. Membukukan barang keluar
Modul GRA.SUP.010
KRITERIA KINERJA ? Laporan/catatan pengeluaran barang dibuat ? Dokumen pengeluaran barang disimpan sebagai arsip perusahaan
LINGKUP BELAJAR ? Administrasi stok barang ? Administrasi pengeluaran barang
MATERI POKOK PEMELAJARAN SIKAP ? Teliti dan cermat ? Tanggungjawab ? Penerapan administrasi dengan benar
16
PENGETAHUAN ? Manajemen administrasi barang
KETERAMPILAN ? Mengadministrasikan masuk dan keluar barang
F.
Cek Kemampuan 1.
Sebutkan alat dan bahan grafika yang Anda ketahui!
2.
Sebutkan jenis-jenis cetakan dan nama barang cetakan!
3.
Jelaskan alur kerja dalam proses produksi di grafika!
4.
Jelaskan proses pengadministrasian barang dalam gudang!
5.
Jelaskan mengapa diperlukan sistem administrasi dalam gudang!
6.
Jelaskan proses administrasi barang keluar!
7.
Jelasakan proses administrasi barang keluar!
8.
Jelaskan prosedur pengiriman barang keluar!
Modul GRA.SUP.010
17
BAB. II PEMELAJARAN A. Rencana Belajar Peserta Diklat Kompetensi
:
Mengirim hasil cetak
Sub Kompetensi
:
1. Memeriksa dokumen pengeluaran barang 2. Menyerahkan barang 3. Membukukan barang keluar
Jenis Kegiatan
Tanggal
Modul GRA.SUP.010
Waktu
Tempat Belajar
Alasan Perubahan
Tanga Tangan Guru
18
B. Kegiatan Belajar a. Tujuan kegiatan pemelajaran Setelah mempelajari kegiatan belajar ini, diharapkan Anda dapat: ?
membukukan barang masuk dan keluar.
?
mengisi format administrasi barang masuk
?
mengadministrasikan stok barang
?
menjawab tes-tes formatif.
b. Uraian materi
S
uatu perusahaan yang memiliki manajeman tertib dan baik, pasti akan mengadministrasikan semua kegiatannya secara teratur.
Apalagi yang berhubungan dengan barang selalu dibuat dalam pembukuan tersendiri. Dengan adanya pembukuan khusus menyangkut barang yang ada, maka sewaktu-waktu akan mudah untuk melakukan pengecekan.
Karena banyaknya jenis dan tipe barang yang tersedia,
biasanya diklasifikasikan menurut jenisnya. Barang-barang tersebut dapat diklasifikasikan dalam alat dan bahan. Kemudian masing-masing digolongkan menjadi golongan utama dan tidak utama. Untuk barangbarang
yang
utama
adalah
barang
yang
hampir
setiap
hari
dipergunakan. Sedangkan yang tidak utama hanya digunakan apabila pada suatu saat diperlukan. Dan ada kemungkinan dari setiap perusahaan memiliki sistem administrasi yang berbeda-beda. ADMINISTRASI BARANG MASUK
S
etiap barang yang masuk dibukukan dalam pembukuan khusus barang masuk. Barang yang masuk tersebut dalam gudang akan
dijadikan sebagai stock barang. Pencatatan barang dilakukan dengan
Modul GRA.SUP.010
19
menggunakan form barang masuk yang selanjutnya dibukukan dalam administrasi
gudang.
Agar
tidak
terjadi
kekeliruan
dalam
mengadministrasikan barang-barang tersebut, maka harus dilakukan pengecekan secara teliti. Pengecekan tersebut meliputi jenis barang, jumlah barang, keadaan barang, dan sumber pengirim barang. Dalam pengecekan jumlah barang hendaknya dilakukan seteliti mungkin, karena dengan jumlah barang yang banyak ada kemungkinan terjadi selisih barang yang dihitung. Apabila barang yang masuk dalam gudang sesuai dengan barang yang dikirim, lakukan pembukuan pada barang masuk. No. : No
Kartu Pengiriman Barang Kode Barang
Penerima
Nama Barang
Jumlah
Satuan
Keterangan
Tanggal, …………………. Pengirim Contoh kartu pengiriman barang
Perlu diperhatikan pula penetapan tanggal pengiriman dan penerimaan barang. Apabila mendapat lembar pengiriman barang, maka data tersebut harus dibukukan dalam stok barang. Dengan terdatanya barang dalam stok barang, maka akan terlihat jumlah barang yang dimiliki. Dan biasanya suatu barang yang akan diadministrasikan dilengkapi pula dengan kode barang. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah melacak jenis atau nama barang yang dibutuhkan. Bila
Modul GRA.SUP.010
20
suatu barang telah diberikan kode barang, maka hendaknya bagian administrasi juga memiliki daftar nama barang beserta kodenya. No. :
Kartu Stok Barang
Kode Barang : Nama Barang : No
Tgl. Masuk
Jumlah
Tgl. Keluar
Jumlah
Sisa Barang
Keterangan
Contoh kartu stok barang
ADMINISTRASI BARANG KELUAR Dalam
mengadministrasikan
barang
keluar,
dapat
dilakukan
menggunakan kartu stok barang. Pada kartu stok barang selain dilakukan pencatatan pada barang-barang yang masuk, juga dilakukan pencatatan
untuk
barang
yang
keluar.
Untuk
mempermudah
pengecekan terhadap barang yang tersedia, maka kartu stok barang hendaknya dibuat per item barang yang dilengkapi nama barang dan kode barang. Dengan contoh kartu stok barang tersebut akan terlihat jumlah barang yang masuk maupun keluar dan sisa barang yang ada di dalam gudang. Selain itu pencatatan barang yang masuk dan keluar juga dapat dilakukan pada buku harian kelaur masuk barang. Pada pembukuan tersebut harus dilakukan pencatatan setiap harinya barang yang masuk dan barang keluar, di mana pencatatan terdiri dari semua barang. Kemudian langkah selanjutnya dicatat dalam kartu stok barang.
Modul GRA.SUP.010
21
Catatan Harian Barang No
Kode Barang
Nama Barang
Tgl. Masuk
Tgl. Keluar
Jumlah Barang
Keterangan
Contoh catatan harian keluar masuk barang
PERALATAN ADMINISTRASI Dalam melakukan administrasi barang juga diperlukan beberapa peralatan yang sangat mendukung proses amiministrasi. Peralatan tersebut di antaranya adalah: 1. Alat tulis 2. Penggaris 3. Kalkulator 4. Mesin ketik 5. Seperangkat komputer dan printer 6. Filing cabinet Alat tulis sangat diperlukan untuk mencatat data-data barang yang masuk. Alat tulis yang harus tersedia minimal adalah ballpoint, pensil dan
penghapus.
Sedangkan
kalkulator
sangat
diperlukan
untuk
melakukan penghitungan-penghitungan. Walaupun saat ini sudah banyak berkembang komputer sebagai sarana pengetikan, namun mesin
Modul GRA.SUP.010
ketik
masih
banyak
bermanfaat
sekali
dalam
kegiatan
22
administrasi. Misalnya untuk mengetik kwitansi maupun surat menyurat. Sedangkan komputer selain digunakan untuk pengetikan, juga telah banyak digunakan untuk menyimpan data. Dengan terlebih dahulu dibuatkan program untuk administrasi barang, maka apabila sewaktuwaktu akan dilakukan pengecekan terhadap jumlah barang, kita cukup memasukkan kode barang. Tentunya dalam komputer tersebut telah dibuatkan program untuk pengisian data barang. PROSES MENGIRIM BARANG
D
alam mengirim barang keluar pergunakan administrasi yang tertib dan benar. Semua barang yang keluar hendaknya dilengkapi
dengan surat pengantar pengiriman barang. Hal ini dimaksudkan untuk memantau apakah barang yang telah dikirim tersebut benar-benar telah sampai atau belum. Akan lebih baik lagi apabila proses pengiriman barang dilakukan oleh bagian eskpedisi. Karena bagian tersebut memang khusus memiliki tugas untuk mengantar barang. Yang perlu diperhatikan dalam proses pengiriman barang adalah sebagai berikut: 1) Tanggal pengiriman 2) No. Surat Pengantar 3) Tujuan dan alamat tujuan 4) Nama barang dan jumlahnya 5) Nama petugas pengirim 6) Nama yang menerima barang Dalam melakukan pengiriman suatu barang harus diperhatikan jenis transportasi yang digunakan. Kemudian keamanan dari barang yang akan dikirim maupun pengepakan yang telah dilakukan pada barang tersebut. Karena bila faktor keamanan diabaikan, apabila terjadi sesuatu pada barang yang dikirimnya akan sangat merugikan perusahaan. Apalagi bila barang tersebut ada yang berkurang, atau bahkan hilang,
Modul GRA.SUP.010
23
maka ini sangat menurunkan kredibilitas perusahaan. Sehingga sangat diperlukan sekali agar barang yang akan dikirim telah dikemas dengan baik, rapi dan kuat. Setelah barang dikirim dan sampai pada tujuannya, hendaknya petugas pengiriman barang melaporkan pada atasannya yang disertai bukti barang telah diterima.
C. Rangkuman ?
Setiap perusahaan yang memiliki manajeman tertib dan baik, pasti akan mengadministrasikan semua kegiatannya secara teratur.
?
Karena banyaknya jenis dan tipe barang yang tersedia, biasanya diklasifikasikan menurut jenisnya. Barang-barang tersebut dapat diklasifikasikan dalam alat dan bahan. Kemudian masing-masing digolongkan menjadi golongan utama dan tidak utama.
?
Setiap barang yang masuk dibukukan dalam pembukuan khusus barang masuk.
?
Pengkodean suatu barang dilakukan untuk mempermudah melacak jenis atau nama barang yang dibutuhkan.
? Untuk mempermudah pengecekan terhadap barang yang tersedia, maka kartu stok barang hendaknya dibuat per item barang yang dilengkapi nama barang dan kode barang.
? Alat tulis sangat diperlukan untuk mencatat data-data barang yang masuk.
? Semua barang yang keluar hendaknya dilengkapi dengan surat pengantar pengiriman barang.
? Setelah barang dikirim dan sampai pada tujuannya, hendaknya petugas pengiriman barang melaporkan pada atasannya yang disertai bukti barang telah diterima.
Modul GRA.SUP.010
24
d. Tugas 1).
Carilah beberapa contoh kartu stok barang dari beberapa perusahaan!
2).
Carilah beberapa contoh surat pengantar pengiriman barang dari beberapa perusahaan!
e. Tes Formatif 1)
Jelaskan yang dimaksud dengan administrasi barang masuk!
2)
Jelaskan yang dimaksud dengan administrasi barang keluar!
3)
Sebutkan peralatan administrasi yang diperlukan!
4)
Sebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengiriman barang!
5)
f.
Jelaskan tugas bagian ekspedisi!
Kunci Jawaban a.
Administrasi barang masuk adalah kegiatan membukukan jenisjenis barang yang masuk dalam gudang.
2)
Administrasi barang keluar adalah kegiatan membukukan jenisjenis barang yang keluar dari gudang.
3)
Peralatan administrasi yang diperlukan: a. Alat tulis b. Penggaris c. Kalkulator d. Mesin ketik e. Seperangkat komputer dan printer f. Filing cabinet
Modul GRA.SUP.010
25
4)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengiriman barang: a. Tanggal pengiriman b. No. Surat Pengantar c. Tujuan dan alamat tujuan d. Nama barang dan jumlahnya e. Nama petugas pengirim f. Nama yang menerima barang
5)
Bagian ekspedisi bertugas mengirimkan barang ke tempat tujuan yang telah ditentukan dan mengadministraikan dengan tertib.
g. Lembar Kerja Mengadministrasikan barang masuk dan keluar 1).
2).
Alat -
ballpoint
-
pensil
-
penghapus
-
kalkulator
Bahan -
3).
kertas hvs
Keselamatan Kerja a. Hati-hati dalam menghitung barang masuk b. Hati-hati dalam menghitung barang keluar c. Data yang diadministrasikan ditulis seteliti mungkin d. Bila bekerja dalam ruangan gudang, hati-hati dengan perangkat yang membahayakan.
Modul GRA.SUP.010
26
4).
Langkah Kerja a. Siapkan buku administrasikan yang biasa digunakan. b. Baca dengan teliti surat pengantar pengiriman barang. c. Hitunglah jumlah barang yang masuk/keluar. d. Catat data barang kedalam pembukuan. e. Catatlah tanggal barang masuk/keluar. f. Catatlah kode barang. g. Catatlah nama barang. h. Catatlah jumlah barang. i. Catatlah pengirim barang. j. Bila menggunakan komputer, masukkan data dengan teliti dan benar.
Modul GRA.SUP.010
27
BAB. III EVALUASI A. Tes Tertulis Jawablah pertanyaan berikut ini dengan singkat dan jelas! 1. Jelaskan fungsi pengkodean barang dalam administrasi barang masuk/keluar ! 2. Jelaskan fungsi administrasi stok barang! 3. Jelaskan cara mengadministrasikan barang masuk! 4. Jelaskan cara mengadministrasikan barang keluar ! 5. Jelaskan proses penyimpanan data administrasi yang benar !
Modul GRA.SUP.010
28
B. Tes Praktik Lakukanlah pembukuan terhadap barang yang masuk dan barang keluar dalam gudang percetakan yang mencakup alat, bahan dan hasil cetakan.
Catatan: Tes tersebut di atas dapat dirubah dan instruktur/guru dapat memberikan tes praktik dengan ketentuan selain di atas.
Modul GRA.SUP.010
29
KUNCI JAWABAN A. Tes Tertulis 1. Pengkodean barang diberikan untuk mempermudah dalam pengecekan jenis barang atau nama barang secara cepat. 2. Administrasi stok barang dilakukan untuk mendata barang-barang yang masih tersedia dalam gudang barang. 3. Cek surat pengantar barang. Kemudian cek kode, jenis/nama barang dan jumlah barang sesuai dengan barang yang dikirim. Lakukan pencatatan dalam buku administrasi yang ada. 4. Buatlah surat pengantar barang keluar. Kemudian Catatlah kode, jenis barang/nama barang dan jumlah barang yang keluar. Lakukan pencatatan dalam buku administrasi yang ada. 5. Proses penyimpanan data administrasi: a. Tempatkan kartu barang dalam setiap file barang masing-masing . b. Tempatkan file-file tersebut dalam laci kabinet yang telah dipisah-pisahkan sesuai kode baran/nama barang.
Modul GRA.SUP.010
30
B. Lembar Penilaian Tes Praktik Nama Peserta No. Induk Program Keahlian Nama Jenis Pekerjaan
: : : :
PEDOMAN PENILAIAN No.
Aspek Penilaian
1
2
I
II
III
IV
V
Perencanaan 1.1. Persiapan alat
Skor Skor Keterangan Maks. Perolehan 3
4
10
Sub total Proses (Sistematika & Cara Kerja) 2.1. Cara mendata barang masuk 2.2. Cara mendata barang keluar
10
Sub total
30
Kualitas Pembukuan 3.1. Mencantumkan kode barang 3.2. Mencantumkan nama/jenis barang 3.3. Mencantumkan jumlah barang 3.4. Mencantumkan tanggal 3.5. Mencantumkan nama pengirim/asal barang Sub total Sikap/Etos Kerja 4.1. Tanggung jawab 4.2. Ketelitian 4.3. Inisiatif 4.4. Kemandirian Sub total Laporan 5.1. Sistimatika penyusunan laporan 5.2. Kelengkapan laporan yang diberikan Sub total Total
Modul GRA.SUP.010
5
15 15
5 10 10 10 5 40 2 3 3 2 10 4 6 10 100
31
KRITERIA PENILAIAN No. I
Aspek Penilaian Perencanaan 1.1. Persiapan alat
Kriteria Penilaian
? ?
II
Proses (Sistematika & Cara Kerja) 2.1. Cara mendata barang masuk
? ?
2.2. Cara mendata barang keluar
? ?
III
Kualitas Pembukuan 3.1. Mencantumkan kode barang
? ?
3.2. Mencantumkan nama/jenis barang 3.3. Mencantumkan jumlah barang
? ? ? ?
3.4. Mencantumkan tanggal
? ?
3.5. Mencantumkan nama pengirim/asal barang
Modul GRA.SUP.010
?
Peralatan untuk administrasi disiapkan sesuai dengan kebutuhan Peralatan administrasi tidak disiapkan dengan benar
Barang yang masuk di data dalam pembukuan yang telah tersedia Barang yang masuk di data dalam pembukuan tetapi tidak lengkap
Skor 3 1
15 1
Barang yang keluar di data dalam pembukuan yang telah tersedia Barang yang keluar di data dalam pembukuan tetapi tidak lengkap
15
Kode barang dicantumkan dengan benar Tidak ada kode barang
5
Nama barang dicantumkan dengan benar Nama barang dicatat kurang jelas
10
Jumlah barang dicantumkan dengan benar Pencatatan jumlah barang salah
10
Tanggal dicantumkan dengan benar Tidak mencantumkan/salah mencantumkan tanggal
10
Mencantumkan nama pengirim/asal barang
5
1
0
1
0
0
32
IV
Sikap/Etos Kerja 4.1. Tanggung jawab
?
Tidak mencantumkan nama pengirim/asal barang
?
Membereskan kembali alat dan bahan yang dipergunakan Tidak membereskan alat dan bahan yang dipergunakan
? 4.2. Ketelitian
? ?
4.3. Inisiatif
4.4. Kemandirian
VI
Laporan 5.1. Sistimatika penyusunan laporan
? ?
5.2. Kelengkapan laporan yang diberikan
Modul GRA.SUP.010
Memiliki inisiatif bekerja Kurang/tidak memiliki inisiatif kerja
3
?
Laporan disusun sesuai sistimatika yang telah ditentukan Laporan disusun tanpa sistimatika
?
1
3
Bekerja tanpa banyak diperintah Bekerja dengan banyak diperintah
?
2
Tidak banyak melakukan kesalahan kerja Banyak melakukan kesalahan kerja
? ?
?
0
Melampirkan hasil tugas dengan benar Tidak melampirkan tugas
1
1 2 1 4 1 6 1
33
BAB. IV PENUTUP
S
etelah menyelesaikan modul ini, maka anda diharapkan dapat melakukan administrasi terhadap barang masuk dan barang keluar dalam suatu gudang. Bila anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan dari evaluasi dalam modul ini, maka anda dapat melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Mintalah pada pengajar/instruktur untuk melakukan penguji kompetensi dengan sistem penilaiannya dilakukan langsung dari pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Hasil yang berupa nilai dari instruktur atau berupa porto folio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi bagi pihak industri atau asosiasi profesi. Kemudian selanjutnya hasil tersebut
dapat
dijadikan
sebagai
penentu
standard
pemenuhan
kompetensi.
Modul GRA.SUP.010
34
DAFTAR PUSTAKA
Wasta, M. Sukardi, 1987, Kalkulasi Grafika Bagian I, Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, Jakarta, Indonesia.
Wasta, M. Sukardi, 1987, Kalkulasi Grafika Bagian II, Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, Jakarta, Indonesia.
Modul GRA.SUP.010
35
