Golfbiljartverbond vzw GEOZ Maatschappelijke zetel: Winston Churchillstraat 24 – 9770 KRUISHOUTEM Bankrekeningnummer: KBC 445 – 5526281 – 61 Secretariaat: Freddy Cooreman - Middelweg 114 – 9910 URSEL tel & fax: 09 / 374.53.34 - mobile: 0478 / 45.91.50 email:
[email protected]
GOLFBILJARTVERBOND vzw GEOZ GENT – EEKLO – OUDENAARDE - ZOTTEGEM
KLACHTEN REGLEMENT
Dokumentnr: KPROC/001
Uitgave nr. 3: januari ‘09
Goedgekeurd: RvB vzw GEOZ
Vervangt nr. 2: oktober ‘07 1
INHOUDSTAFEL :
DEEL 1
Inhoudstafel
blz 2
Samenstelling Klachtencommissie
blz 3
KLACHTENCOMMISSIE Samenstelling van de commissie
DEEL 2
blz 4
KLACHTENREGLEMENT Indienen van een klacht
blz 6
Behandelen van een klacht
blz 8
2
SAMENSTELLING KLACHTENCOMMISSIE VOORZITTER:
dhr. DELANGE DANY Holandstraat 5 9681 MAARKEDAAL mobile: 0499 / 32 71 31 email:
[email protected]
SECRETARIS:
nog in te vullen ! (kandidatuur open!)
LEDEN:
werkende leden vzw GEOZ
3
DEEL 1 : KLACHTENCOMMISSIE
Samenstelling van de commissie: De Raad van Bestuur vzw GEOZ stelt een klachtencommissie samen die oordeelt in eerste aanleg. Dit orgaan is samengesteld uit één of meer personen die op geen enkele manier persoonlijk belang hebben bij de zaak noch betrokken zijn geweest bij het voorafgaand onderzoek, tenzij alle partijen het eens zijn dat men mag zetelen. De klachtencommissie is samengesteld uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en hoogstens vijf (5) leden. De beslissingen zijn geldig wanneer minstens de meerderheid van de commissieleden zetelen op het ogenblik dat de beslissingen genomen worden. Een lid mag niet zetelen als een zaak behandeld wordt waarbij zijn club partij is of rechtstreekse belangen heeft. 1. Aanstelling der leden: De RvB benoemt de leden van de klachtencommissie. Alleen leden met een geldige BGB-GEOZ lidkaart kunen deel uitmaken van de klachtencommissie, tenzij de beheerraad een Raadsman aanstelt. De RvB vzw GEOZ duidt één van zijn bestuursleden aan als voorzitter van de klachtencommissie. De RvB vzw GEOZ duidt één van zijn werkende leden aan als secretaris van de klachtencommissie. De RvB vzw GEOZ benoemt alle werkende leden van de vzw GEOZ tot potentiële leden van de klachtencommissie. Voor het behandelen van iedere klacht stellen de voorzitter en / of secretaris van de klachtencommissie vijf (5) werkende leden van de vzw GEOZ aan, als effectief lid van de klachtencommissie. Men zorgt ervoor dat de leden van de klachtencommissie geen partij zijn of belangen hebben met de te behandelen klacht. 2. Het mandaat beeindigen: Het mandaat van alle onder pt. 1 aangehaalde leden wordt beeindigd door een beslissing van de RvB vzw GEOZ. a. op eigen verzoek mits het richten van een ontslagbrief aan de verbondssecretaris b. indien het lid geen geldige BGB-GEOZ lidkaart meer bezit c. ontheffing door de RvB vzw GEOZ 3. Voorzitter en secretaris: De voorzitter leidt de beraadslagingen. De secretaris noteert de inhoud van de verklaringen en maakt een gedetailleerd verslag op. Bij afwezigheid van de secretaris neemt één der leden het secretariaat over. 4
4. Bevoegdheid van de klachtencommissie: De klachtencommissie neemt in eerste aanleg kennis van de klacht, ingediend door een speler, club of een werkend lid, en behandeld ze. De klachtencommissie neemt eveneens kennis van de verslagen van de werkende leden en / of de wedstrijdleiders met betrekking tot incidenten, laakbare feiten, gevallen van wangedrag van spelers of toeschouwers en over alle feiten ten laste van de inrichtende en / of bezoekende club, doch de termijn tussen verzending van oproep en verschijnen moet niet worden nageleefd.
5
DEEL 2 : KLACHTENREGLEMENT
A. Indienen van een klacht 1. Termijn van indienen klacht: Op straffe van verval dient ieder klacht, ingediend te worden binnen de zeven (7) werkdagen na de feiten. Deze termijn begint te lopen de eerste werkdag na de feiten. In geval van competitie-uitslagen en rangschikkingen dient de klacht uiterlijk dertig (30) kalenderdagen na het einde van de competitie ingediend. Bij eventuele betwisting geldt de poststempel. 2. Indienen van een klacht: Elke klacht moet per aangetekend schrijven ingediend worden. Zij moet in drie (3) exemplaren in machineschrift of drukletters, gericht worden aan de verbondssecretaris. Komt de klacht van een club, dan dient deze ondertekend door clubvoorzitter en clubsecretaris. Op straffe van niet-ontvankelijkheid dienen de handtekeningen gevolgd te worden door voluit geschreven naam op de drie (3) exemplaren. 3. Betaling van de kosten: Op straffe van niet-ontvankelijkheid dient de klagende partij met het indienen van de klacht een som van honderdvijfentwintig euro (€125) over te maken op de GEOZ rekening. Een bewijs van storting moet bij de klacht gevoegd. Deze bedragen zijn een vast recht en blijven na storting eigendom van vzw GEOZ. De klachten en / of verslagen bestuursleden en / of wedstrijdleiders zijn niet onderworpen aan de betaling van deze bedragen. De klacht mag dan niet handelen over problemen met de eigen club of over persoonlijke wedstrijden. 4. Intrekken van een klacht: Het is de klager op elk ogenblik toegestaan zijn klacht in te trekken. In dit geval wordt de waarborgsom verbeurd verklaard. Niet van toepassing in geval van incidenten of strafbare feiten. 5. Vermelden van verplichte gegevens: Iedere klacht dient op straffe van niet-ontvankelijkheid de volgende gegevens te vermelden: identiteit van de klager identiteit van de tegenpartij 6
een korte maar duidelijke samenvatting van de feiten die toelaat de aard van het geschil te bepalen en de in zaak betrokken partijen te roepen. het is de klager toegestaan bijlagen aan zijn klacht toe te voegen 6. Toekenning van de exemplaren: De drie (3) exemplaren van de klacht worden als volgt toegekend: één (1) exemplaar voor de voorzitter van de klachtencommissie of zijn vervanger één (1) exemplaar voor de secretaris van de klachtencommissie één (1) exemplaar voor de verbondssecretaris 7. Indien niet akkoord met uitspraak klachtencommissie: Indien een speler of club niet akkoord gaat met de uitspraak van de GEOZ klachtencommissie kan men zich wenden, binnen de zeven (7) werkdagen na de feiten, naar de BGB klachtencommissie. Deze termijn begint te lopen vanaf de zevende (7) werkdag na de verzending van de beslissing van de GEOZ klachtencommissie. Een bedrag van honderdvijfentwintig euro (€125) dient overgemaakt te worden op de BGB rekening. (zie BGB klachtencommissie)
7
B. Het behandelen van de klacht
1. Tussenkomst verbondssecretaris: Na ontvangst van de klacht op het verbondssecretariaat en indien stortingsbewijs werd toegevoegd, stuurt de verbondssecretaris één (1) exemplaar naar de voorzitter en één (1) exemplaar naar de secretaris van de klachtencommissie. 2. Bepalen van de behandelingsdatum en samenstellen van de commissie: De voorzitter klachtencommissie of zijn vervanger bepaald de behandelingsdatum. De voorzitter klachtencommissie of zijn vervanger geeft de secretaris klachtencommissie opdracht de klagende partij aangetekend aan te schrijven. De commissieleden worden eveneens schriftelijk verwittigd. Er dient gezorgd dat tussen de verzending van de oproep tot verschijning voor de commissie en de behandelingsdatum minstens acht (8) werkende dagen liggen. De zaterdag geldt niet als werkende dag. De uitnodigingen werden door de secretaris aangetekend verzonden naar de voorzitter en secretaris van de club die de klacht indiende, tenzij het een klacht betreft van een individuele speler. Ook de eventuele tegenpartij wordt op dezelfde wijze opgeroepen. De klagende partij zorgt zelf dat de opgegeven getuigen door haar verwittigd worden. De secretaris doet aan elke partij mededeling van de klacht. Het volledige dossier is ter inzage, 30 minuten voor aanvang van de eerste zitting van de klachtencommissie. 3. Vertegenwoordiging en bijstand: De zitting van de klachtencommissie is openbaar. Clubs worden vertegenwoordigd door hun voorzitter en / of secretaris en / of hun bijzondere volmachtdrager. Een volmachtdrager voor een club dient minstens één (1) jaar lid te zijn van die club en in het bezit van een schriftelijke volmacht die dient afgegeven te worden aan de voorzitter van de klachtencommissie bij het betreden van de raadszaal. Indien de klager een individuele speler is, moet hij persoonlijk verschijnen, maar hij kan zich laten bijstaan door iemand van zijn club, op voorwaarde dat deze laatste minstens één (1) jaar lid is van deze vereniging. In alle gevallen is bijstand mogelijk door een bij de balie ingeschreven advocaten. De klachtencommissie doet uitspraak, ook bij gebreke van verschijnen van één der beide partijen.
8
4. De beraadslaging: Na de sluiting van de debatten beraadslaagt de klachtencommissie en doet zij uitspraak. Zij beslist bij meerderheid van stemmen. De voorzitter of zijn vervanger leidt de beraadslaging. In geval van staking van stemmen is het oordeel van de voorzitter of zijn vervanger evenwel doorslaggevend. De beslissing wordt ter plaatse bekendgemaakt zo geen uitstel mogelijk blijkt. In het andere geval wordt de beslissing schriftelijk medegedeeld. (de commissievoorzitter maakt dit bekend na afloop van de raadszitting) 5. Motivatie en minuut van beslissing: De beslissing van de klachtencommissie wordt gemotiveerd en haalt desnoods de artikels aan van de : Statuten van de vzw GEOZ Innerlijk huishoudelijk reglement vzw GEOZ Nationaal spelreglement Klachtenreglement Nationaal innerlijk reglement De minuut van de beslissing wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de klachtencommissie. De secretaris van de klachtencommissie zorgt ervoor dat de beslissing zo spoedig mogelijk, schriftelijk, aan alle partijen meegedeeld wordt onder vorm van een éénsluitend verklarend afschrift. Ook de leden van de RvB krijgen een afschrift. De leden van de klachtencommissie zijn tot strikte geheimhouding verplicht. Bekrachtiging van de straf zal bij de BGB aangevraagd worden. 6. Tenlastelegging van de kosten: De kosten die ter verschijning opgeroepen commissieleden gemaakt hebben, worden gedragen door de verliezende partij. De klachtencommissie meldt dit schriftelijk aan de betrokken partij. Personen die facultatief opgeroepen werden hebben geen recht op terugbetaling van verschijnings- of verplaatsingskosten. Het bedrag dient gestort op de GEOZ rekening. In geval van kennelijk ongegronde klacht kan de klachtencommissie zelf een boete opleggen. De termijn van betaling: dertig (30) kalenderdagen na kennisgeving. 7. Sanctie bij niet-betaling: In geval de verliezende partij weigert de kosten van het geding te betalen, wordt deze tot bij betaling uitgesloten voor alle officiële GEOZ competities en GEOZ inrichtingen, tot de beslissing wordt nageleefd. Per maand uitstel wordt er een boete aangerekend van € 25. In geval van ontbinding van de club wordt de som gedeeld door het aantal leden. Wenst een lid van deze 9
ondertussen ontbonden club terug aan te sluiten, dan zal deze eerst zijn aandeel in de schuld te betalen. 8. Opschorting van straf: Het indienen van een klacht schort de uitwerking van een straf niet op, tenzij het een schorsing betreft van minder dan één (1) maand.
Getekend,
Getekend,
Freddy Cooreman
Freddy De Mol
Secretaris vzw GEOZ
Voorzitter vzw GEOZ
10
11
