Goes op maat (versie 03
d.d. 27092012)
1. Inleiding Met de motie “ Maak de organisatie klaar voor de toekomst! “ d.d. 03072012 verzoekt uw raad ons college een notitie op te stellen, waarin wij onze visie geven op een aantal door u genoemde ontwikkelingen met de daarbij horende consequenties voor de organisatie. Graag willen wij aan uw verzoek voldoen en daarmee de raad meenemen in de stappen, die wij vanuit onze verantwoordelijkheid voor de organisatie al hebben genomen en nog overwegen te nemen. Wij delen derhalve met de raad de opvatting dat het nodig is een visie op de toekomstige organisatie te ontwikkelen. Wij zullen in deze notitie eerst in gaan op de door u geschetste ontwikkelingen en vervolgens op de maatregelen op korte en langere termijn, waarmee onze organisatie, zoals steeds, wordt afgestemd op de immer veranderende omstandigheden. Wij vragen er begrip voor dat op meerdere onderdelen nog vele vragen zullen moeten worden beantwoord. Ook zijn wij voornemens om externe ondersteuning in te schakelen om onze voorstellen voor een toekomstige organisatie kritisch te toetsen. Wel menen wij al in dit stadium u bij de begroting 2013 een voorstel te kunnen doen om een taakstellende bezuiniging op de organisatie op te nemen in de meerjarenbegroting. Hiermee kan vanuit de organisatie worden bijgedragen aan het oplossen van onze financiële problematiek. 2. Ontwikkelingen a. Overdracht van taken naar de GR Samenwerking de Bevelanden Op de in het vlekkenplan genoemde beleidsterreinen is thans ruim 20% van onze medewerkers werkzaam (circa 80 fte). Hoeveel medewerkers uiteindelijk overgaan, hangt van de verdere uitwerking af. Daarnaast is met de vorming van de Veiligheidsregio nog eens 18 fte gemoeid. Het gaat dan deels om verandering van werkgever en deels beëindiging van de detachering vanuit de Veiligheidsregio. Ook gaat een beperkt aantal medewerkers over naar de RUD (de regionale uitvoeringsdienst). Al met al spreken we met circa 100 fte over ruim 25 % van de bestaande formatie. Het creëren van een extra organisatie naast de 4 gemeenten vergt ook extra coördinatie. Nader moet worden onderzocht welke taken op het gebied van ICT, Informatievoorziening, Sociale Zaken en PenO, na totstandkoming van de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden nog in de Goese organisatie overblijven. Belangrijk hierbij is of naast beleidsuitvoering ook de beleidsvoorbereiding wordt overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden. Dit is van invloed op de formatie, die op genoemde terreinen nog nodig is in de Goese organisatie en daarmee op de mogelijk via samenwerking te realiseren besparingen. Wij zijn voorstander van het onderbrengen van zowel beleidsvoorbereiding als beleidsuitvoering bij de GR de Bevelanden. De beleidsbepaling blijft uiteraard bij de aangesloten gemeenten. Er is ook nog sprake van verschillende effecten op de benodigde overhead, te weten leiding en ondersteunende (staf-)afdelingen. Hier speelt nog de vraag in hoeverre de GR de Bevelanden ondersteuning zal betrekken vanuit de aangesloten gemeenten.
1
b. Verschuivingen van taken door bezuinigingen van de provincie Zeeland Wij hebben , conform het voorstel van het VZG-bestuur, het standpunt ingenomen dat we geen taken van de provincie overnemen, tenzij wettelijk verplicht. Onzeker is wat uiteindelijk de uitkomst van dit proces zal zijn. De budgettaire consequenties zijn dan ook op dit moment niet in te schatten. c. Decentralisatie van taken van de Rijksoverheid Door de val van het kabinet is het lastig in te schatten hoe het toekomstige rijksbeleid (wet werken naar vermogen, decentralisatie jeugdzorg en decentralisatie AWBZ) er uit gaat zien. De verwachting is dat er op genoemde terreinen nog ingrijpende voorstellen zullen komen. In de perspectiefbrief hebben we hiervoor een stelpost geraamd van € 750.000,- . Het is vooralsnog onze inzet het beleid binnen dit budgettaire kader te ontwikkelen en uit te voeren. Het spreekt voor zich dat hier nog sprake is van grote onzekerheid. Dit geldt bovenal voor het domein sociale zaken. Naast het gegeven dat het beroep op de voorzieningen toe neemt, is hier ook de totstandkoming van een afdeling Sociale Zaken onder de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden van belang. Uitgangspunt is dat samenwerken voordelen gaat opleveren, maar hoeveel en wanneer is nog onzeker. d. Verschuiving in werkzaamheden voor de gemeente door conjunctuurschommelingen Daar waar de druk op voorzieningen in het sociale domein op loopt, bestaat de indruk dat vanwege de economische omstandigheden de ontwikkeling van projecten in nieuwbouw en gebiedsontwikkeling zich op een lager niveau bevindt of zal gaan bevinden. Vanuit deze veronderstelling kijken wij ook zeer kritisch naar de capaciteit van betrokken afdelingen. Beperking van capaciteit kan een bijdrage leveren aan de bezuinigingstaakstelling. Ook kan er zo nodig en zo mogelijk capaciteit worden verschoven naar het sociale domein. Van medewerkers zal in het algemeen een grote mate van flexibiliteit worden verwacht, nu binnen een krimpende formatie ook door verwisseling van taken oplossingen moeten worden gezocht. Tegelijkertijd biedt deze grotere flexibiliteit ook kansen op verdere doorontwikkeling van medewerkers. e. Verdere vergrijzing van Goes en Nederland, waardoor de arbeidsmarkt zal veranderen. Tussen nu en 2022 gaat bijna 30 % van de huidige medewerkers met pensioen. Naar verwachting zal bij een aantrekkende economie ook de uitstroom op andere gronden toenemen. Er ontstaat dus een fors vervangingsvraagstuk in een veranderende markt. Dit dwingt tot het creëren van een zo sterk mogelijke arbeidsmarktpositie en waar mogelijk tot een minder arbeidsintensieve werkwijze. Daarbij kunnen we niet onder het gegeven uit dat de aantrekkelijkheid van de overheid als werkgever afneemt naarmate de krapte op de arbeidsmarkt toeneemt. 3. Doelstelling toekomstige organisatie De taken van een gemeente zijn naar hun aard te onderscheiden in ontwikkelen en ordenen, regelen en handhaven, dienstverlenen, beheren en bestuursondersteuning. Er is een verband
2
tussen het op onderdelen te bereiken niveau en de omvang van de organisatie. Nu de Goese organisatie aanzienlijk kleiner wordt , komt het huidige kwaliteitsniveau mogelijk onder druk te staan. Om toch het huidige niveau te handhaven is ons inziens een dubbelslag nodig. Aan de ene kant afslanken en aan de andere kant investeren om in de buurt van het huidige niveau te blijven. De gemeente is verantwoordelijk voor een groeiend takenpakket. Met de decentralisaties van taken vanuit het rijk wordt een groeiend deel van onze inwoners min of meer afhankelijk van de gemeente. Gezien die afhankelijkheid zal mogelijk het beleid in het sociale domein bij voorrang beslag leggen op de beschikbare middelen. Ook zal de in standhouding van de openbare ruimte op een aanvaardbaar niveau beslag leggen op het gemeentelijk budget. Afhankelijk van de omvang van het gemeentelijk budget in de komende jaren kunnen genoemde prioriteiten beperkend zijn voor onze ontwikkeltaken. Toch is het zaak om onze ontwikkelpotentie, ook met het oog op een op enig moment weer aantrekkende economie, zo veel mogelijk in stand te houden. In onze organisatie gelden kernwaarden (open, betrouwbaar, eerlijk, verantwoordelijk en elkaar aanspreken) en kerncompetenties ( resultaatgericht, klantgericht,samenwerken, verantwoordelijkheid nemen). In de toekomstige organisatie zal aanvullend ook de nadruk moeten liggen op flexibiliteit en behoud c.q. verbetering van bestaande kwaliteit. Kortom waar mogelijk een slankere flexibelere organisatie met behoud van kwaliteit. Leaner en meaner dus. Ook zullen keuzes moeten worden gemaakt ten aanzien van het takenpakket, waarvoor we ons als gemeente verantwoordelijk achten. 4. Wat gaan we doen? De door uw raad genoemde ontwikkelingen hebben al eerder de aanzet gegeven tot intensiever nadenken over de toekomstige organisatie. Wij streven er naar nog dit jaar hier de richting in te bepalen en de nodige besluitvorming nog deze collegeperiode te laten plaats vinden. Dit is overigens sterk afhankelijk van de feitelijke ontwikkelingen op genoemde terreinen. Om een organisatie leaner en meaner te maken zullen we moeten afslanken, maar ook moeten investeren. Gegeven de vooralsnog verslechterende financiële positie van de gemeente menen wij dat vanuit de organisatie een bijdrage in de verbetering van de financiële positie moet worden geleverd. Concreet hebben wij deze vooralsnog bepaald op 0.5 mio structureel, te realiseren via natuurlijk verloop. Gezien het stadium waarin dit denkproces verkeert, schetsen wij u in deze notitie de richting, voorzover deze tot nu vorm heeft gekregen. In een later stadium zullen wij u uiteraard verder informeren. 5. Maatregelen op korte termijn. Het management (op het niveau van managementteam en afdelingshoofden) wordt teruggebracht van 14 naar 9 personen. Dit gebeurt door de taken van de afdeling EZ te verdelen over andere afdelingen, de leiding van Puza en Communicatie respectievelijk FZ en Archief door één persoon te laten verrichten en tenslotte door de implementatie van de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden, waardoor de functies van hoofd PenO, AenI, Zorg en sectorhoofd MO en Grondgebied verdwijnen. Een en ander is afhankelijk van het tot
3
stand komen van de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden, zoals in het vlekkenplan voorzien. Alsdan ontstaat een organisatiestructuur met een tweehoofdige directie (gemeentesecretaris/algemeen directeur en adjunct-gemeentesecretaris/directeur) en 7 afdelingshoofden. Vooralsnog vallen de afdelingen SO, Oru,VH en Sam onder de adjunctsecretaris en de afdelingen Puza/COM, FZ/Archief en Financiën. onder de secretaris. Het takenpakket van de huidige afdeling EZ zal, zoals gezegd, worden toebedeeld aan andere afdelingen. Onder andere dit gegeven kan aanleiding zijn voor een verdergaande aanpassing in de clustering van taken en verantwoordelijkheden. Verder wordt, in het kader van een strategische personeelsplanning, van alle formatieplaatsen, waarvan de huidige medewerker naar verwachting de komende 5 jaar vertrekt, in kaart gebracht of handhaving van deze formatieplaats geheel of gedeeltelijk noodzakelijk is en/of een andere taakverdeling mogelijk en voordelig is. Het gaat hierbij om circa 40 ftes, exclusief de ftes, die overgaan naar de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden. De formatie, betrokken bij de in het vlekkenplan genoemde terreinen, is in dit aantal ftes nog buiten beschouwing gelaten in afwachting van nadere uitwerking van de bedrijfsplannen en daarin vast te stellen formatie. Met het oog op een mogelijke herverdeling van taken zal voorts per medewerker de belangstelling voor mogelijk vrijkomende taken worden geïnventariseerd. In een later stadium zal op grond van een inventarisatie van effecten door ontwikkelingen in het fysieke en sociale domein in kaart worden gebracht welke consequenties dit zou kunnen hebben voor een eventuele verschuiving van capaciteit. Uitgangspunt is dat er geen gedwongen ontslagen zullen plaats vinden en steeds wordt aangesloten bij vertrek van medewerkers vanwege pensionering of anderszins. 6. Maatregelen op langere termijn Eerder genoemde maatregelen kunnen in gang worden gezet (voor een deel is dit ook al gebeurd) en hebben een doorlooptijd tot vooralsnog 2017. De feitelijke realisatie van de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden is hierbij cruciaal. Ondertussen kan diepgaander worden bekeken of de organisatiestructuur verdergaand moet aangepast en of andere keuzes moeten worden gemaakt in termen van regievoering, vast en flexibel personeel en in- c.q. uitbesteden van werkzaamheden. Onderligger hiervoor zal zijn het met behulp van de strategische personeelsplanning verbeterde inzicht in toekomstige taken en de toekomstig nodige capaciteit. Keuzes hierin verwachten we nog deze collegeperiode te kunnen maken. 7. Investeringen Traineeprogramma De grote uitstroom vergt op termijn ook een instroom van nieuwe medewerkers. Mogelijk gebeurt dit in een arbeidsmarkt, waarin de concurrentie groot is. Om ook jonge medewerkers aan onze organisatie te binden, wordt gedacht aan een traineeprogramma, gericht op het, na een succesvolle inwerkperiode, vervullen van openstaande vacatures, die ontstaan als gevolg van natuurlijk verloop. Het ontstaan van dergelijke vacatures is tijdig te voorzien. Naast vervulling door zittende medewerkers komt er dan ruimte voor trainees, die gericht kunnen worden geworven.
4
Opleiding en scholing Vacatures zullen zo enigszins mogelijk door zittende medewerkers worden vervuld. Dit betekent dat medewerkers, die gaan werken in een voor hun vreemd vakgebied, bijgeschoold zullen moeten worden. Ook voor medewerkers, die in de toekomst langer zullen door werken, is het nodig om te investeren in kennis en kunde. Procesmanagement Procesmanagement beoogt een continue optimalisering van onze werkprocessen. De proceseigenaren zullen daarbij moeten worden ondersteund en gestimuleerd om de werkprocessen steeds goed te laten aansluiten op veranderende omstandigheden. Een plan van aanpak is op basis van een drietal pilots voorbereid. Digitalisering en deregulering Gezien de demografische ontwikkelingen zullen we te maken krijgen met een krappe arbeidsmarkt met een relatief zwakke concurrentiepositie voor de overheid. Dit maakt het noodzakelijk om zo veel mogelijk te besparen op de factor arbeid. Daarnaast vergt het plaatsen tijdonafhankelijk werken dat op elk moment en (nagenoeg) elke plek over de juiste informatie kan worden beschikt. Ook het gebruik van internet als één van de kanalen, waarlangs onze dienstverlening plaats vindt, vergt een verdergaande mate van digitalisering. Bedoelde digitalisering zal ook een bijdrage kunnen leveren in een verbeterde dienstverlening. Een verbeterde dienstverlening kent dan twee pijlers. Aan de ene kant deregulering (onnodige regels worden afgeschaft) en digitalisering (de klant wordt met digitalisering optimaal gefaciliteerd). Uitstroombevordering Wij overwegen een regeling in het leven te roepen om medewerkers, die gebruik kunnen maken van flexibel pensioen, tot op zekere hoogte te compenseren. Eerder dan op 65-jarige leeftijd met pensioen gaan, betekent een structureel lager pensioen vanaf 65. Tot aan de 65jarige leeftijd is de terugval in inkomen door het nog ontbreken van een aow-uitkering nog groter. Hiervoor zou een beperkte compensatie kunnen worden geboden. Indien van een dergelijke regeling gebruik wordt gemaakt, levert dit in eerste instantie arbeidsplaatsen op voor medewerkers, die werken op een afdeling waarvan de formatie moet worden beperkt en in tweede instantie voor trainees. Dit voor zover de openvallende formatieplaatsen moet worden herbezet. 8. Financiën Onderdeel van het nog op te stellen stappenplan is een financiële vertaling van de diverse maatregelen. Uitgangspunt is budgettaire neutraliteit. Dwz dat naast het realiseren van de taakstelling van 0.5 mio, de investeringen structureel kunnen worden bekostigd uit besparingen boven deze taakstelling. Wel is er mogelijk sprake van incidenteel benodigde extra middelen. Een en ander vergt nadrukkelijk nog nader onderzoek.
5
9. Planning Wij zijn voornemens nog dit jaar de richting te bepalen. Verdere uitwerking en nadere besluitvorming kan dan nog binnen de huidige collegeperiode plaats vinden. Het nog op te stellen plan van aanpak met planning zal hierop worden afgestemd. Belangrijk onderdeel van het stappenplan is het medezeggenschapstraject. Wij verwachten in goed overleg met de OR en (waar nodig) het GO tot afspraken te kunnen komen over verantwoorde stappen naar een adequate organisatie.
6
