EUROPESE COMMISSIE
HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID Brussel, 12.06.2012 JOIN(2012) 17 final
GEZAMENLIJK BESLUIT VAN DE COMMISSIE EN DE HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID van 12 juni 2012 tot vaststelling van een stageprogramma op hoog niveau in de delegaties van de Europese Unie en van de regels voor dit programma, in samenwerking met de lidstaten van de Europese Unie
1
GEZAMENLIJK BESLUIT VAN DE COMMISSIE EN DE HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID van 12 juni 2012 tot vaststelling van een stageprogramma op hoog niveau in de delegaties van de Europese Unie en van de regels voor dit programma, in samenwerking met de lidstaten van de Europese Unie
DE COMMISSIE EN DE HOGE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE UNIE VOOR BUITENLANDSE ZAKEN EN VEILIGHEIDSBELEID, Gezien Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese dienst voor extern optreden1 (hierna “EDEO” genoemd), en met name artikel 1, lid 3, Overwegende hetgeen volgt: (1)
Na het aflopen van het opleidingsprogramma voor jonge deskundigen in de vroegere delegaties van de Europese Commissie moet er een nieuw opleidingsprogramma (hierna "programma" genoemd) worden uitgewerkt in het kader van de nieuwe institutionele context. Op die manier kunnen de delegaties van de Europese Unie hooggekwalificeerde jonge vakmensen aantrekken, wat wederzijdse voordelen oplevert voor zowel de EDEO en de Europese Commissie als de lidstaten en de deelnemers aan het programma.
(2)
Daartoe moet een duidelijke reeks beginselen en beheersvoorschriften worden opgesteld waarmee het programma kan worden uitgevoerd, rekening houdend met de middelen die nodig zijn om deze zo goed mogelijk uit te voeren.
(3)
Het programma is een belangrijke bijdrage tot het interinstitutionele partnerschap tussen de EDEO en de Commissie en tot de voortzetting van de individuele partnerschappen met iedere EU-lidstaat op het vlak van opleiding. De EDEO en de Commissie moeten dus onderling een administratieve regeling treffen voor de financiering en het beheer van het programma, zodat het volledig binnen de EDEO kan worden beheerd. Daarnaast moeten de EDEO en de Commissie bilaterale administratieve regelingen treffen met iedere betrokken lidstaat, onder andere wat betreft de mogelijkheid om extra stageplaatsen te financieren,
1
PB L 201 van 3.8.2010, blz. 38.
2
BESLUITEN: Artikel 1 1.
In de delegaties van de EU wordt een stageprogramma op hoog niveau ingesteld voor de opleiding van jonge vakmensen. Het programma is bedoeld om jonge vakmensen uit de EU-lidstaten de kans te bieden concrete ervaring op te doen met het werk van de delegaties van de Unie, een beter inzicht te krijgen in de rol die de delegaties spelen bij de uitvoering van het beleid van de EU op het vlak van buitenlandse betrekkingen, onder meer het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid, en hun kennis van het institutionele kader van de EU op dit gebied te vergroten.
2.
De regels die van toepassing zijn op het programma, zijn aan dit besluit gehecht. Artikel 2
Het programma wordt uitgevoerd door de EDEO, met volledige betrokkenheid van de Commissie via de nodige administratieve regelingen.
Artikel 3 De directeur-generaal administratie van de EDEO neemt de nodige maatregelen om dit besluit uit te voeren, in nauwe samenwerking met de Commissie en met elke partnerlidstaat. Hij zorgt er met name voor dat de nodige regelingen met de Commissie en de partnerlidstaten worden getroffen.
Artikel 4 1.
Dit besluit wordt op passende wijze meegedeeld aan de lidstaten van de EU en aan de andere instellingen van de EU.
2.
Dit besluit en alle administratieve uitvoeringsbepalingen die worden goedgekeurd door de directeur-generaal administratie van de EDEO in samenspraak met de directeurs-generaal van DG DEVCO en DG HR, worden via de website van de EDEO bekendgemaakt. Artikel 5
Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te Brussel,
De Hoge Vertegenwoordiger van de Europese Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid
Voor de Commissie De voorzitter
Catherine ASHTON
José Manuel Barroso
3
BIJLAGE 1 Voorschriften voor het stageprogramma op hoog niveau in de delegaties van de Europese Unie, in samenwerking met de EDEO, de Europese Commissie en de lidstaten van de Europese Unie
1.
REIKWIJDTE, FINANCIERING EN DOELSTELLINGEN VAN HET PROGRAMMA
1.1.
Algemene beginselen Deze voorschriften hebben betrekking op het stageprogramma op hoog niveau (hierna "programma" genoemd) in de delegaties van de Europese Unie (hierna "delegaties" genoemd). Het programma is bedoeld voor jongeren met een universitair diploma in relevante sectoren, met een beperkte werkervaring die relevant is voor de activiteiten van de delegaties (hierna "stagiairs" genoemd). Voor het programma komen stagiairs in aanmerking die gemotiveerd zijn en grote belangstelling hebben voor de taken van de delegaties, die de waarden en beginselen van de Unie delen en uitdragen en die de Unie wereldwijd willen promoten. De EDEO beheert het programma. Het wordt gefinancierd met EU-middelen door de EDEO en de Europese Commissie (hierna "Commissie" genoemd) op basis van een administratieve regeling. Bijkomende financiering met bilaterale middelen is mogelijk via vrijwillige financiële bijdragen van partnerlidstaten op basis van bilaterale sponsorovereenkomsten met de EDEO en/of de Commissie. Onder dezelfde voorwaarden is het programma ook toegankelijk voor andere EU-instellingen of organen.
1.2.
Doelstellingen van het programma •
stagiairs uit EU-lidstaten in de praktijk laten kennismaken met de dagelijkse werkzaamheden van de delegaties en hun zo inzicht bieden in de doelstellingen van het externe optreden van de EU;
•
de kennis van de stagiairs vergroten over de politieke en diplomatieke aspecten van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid van de EU en van het gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid, over het EU-beleid op het vlak van ontwikkeling en samenwerking en over de externe dimensie en de impact van het EU-beleid in derde landen en bij internationale organisaties;
•
de stagiairs in staat stellen de tijdens hun studie opgedane kennis en hun werkervaring, met name op het gebied van het externe optreden van de EU, in de praktijk te brengen en concrete en praktische inzichten te verwerven in EUprocedures;
•
de stagiairs kennis laten maken met de diplomatieke aspecten van het werk van de delegaties en de specifieke beperkingen, verplichtingen en mogelijkheden daarvan;
4
•
de stagiairs vertrouwd maken met een multiculturele, meertalige en multietnische omgeving om zo bij te dragen aan de ontwikkeling van waarden als wederzijds begrip, vertrouwen en tolerantie;
•
de stagiairs integreren in de dagelijkse werkzaamheden van de delegaties en betrekken bij verschillende soorten activiteiten;
•
de EDEO, de Commissie en de delegaties laten profiteren van de inbreng van jonge afgestudeerden die een nieuwe kijk en actuele academische kennis kunnen bieden;
•
de stagiairs voorbereiden om in de toekomst te werken voor of met de EDEO, de Commissie en/of de delegaties, de partnerlidstaten, derde landen en internationale organisaties;
•
goodwillambassadeurs creëren voor Europese ideeën en waarden binnen de EU en in derde landen.
Opdrachten voor de stagiairs moeten passen binnen deze doelstellingen.
2.
PLANNING EN TOEWIJZING VAN MIDDELEN VAN HET PROGRAMMA
2.1.
Planning van de financiële middelen Op basis van de administratieve regelingen tussen de EDEO, de Commissie en andere financiële sponsors van het programma (bijvoorbeeld lidstaten) stelt de EDEO een indicatief tijdschema op voor de volgende selectierondes. In het kader van de jaarlijkse begrotingsprocedure en binnen de huidige begrotingsbeperkingen plannen de EDEO en de Commissie ook de respectieve kredieten voor de financiering van het programma, zo mogelijk op een meerjarenbasis. Over de vastlegging van deze kredieten wordt op jaarbasis beslist door de EDEO, de Commissie en hun partners, die elkaar meteen informeren als hun kredieten zijn vastgelegd. Daarnaast lanceert de EDEO jaarlijks een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling bij de permanente vertegenwoordigingen van de EU-lidstaten en bij EU-instellingen en -organen, om sponsors te vinden voor de volgende geplande rondes. Voor iedere ronde plaatst de EDEO op zijn website het indicatieve aantal stagiairs dat wordt gesponsord door de EDEO, de Commissie en hun partners.
2.2.
Toewijzing van stagiairs aan de delegaties Over de toewijzing van de stagiairs en hun taakomschrijving binnen de verschillende afdelingen van de delegaties beslissen de EDEO en de Commissie, elk voor hun eigen stagiairs, zoveel mogelijk op een meerjarenbasis en in overeenstemming met het meerjarig financieel kader, binnen de kredieten die beide instellingen hebben vastgelegd. De EDEO en de Commissie bepalen met de sponsorende EU-lidstaten en/of de andere EU-instellingen en -organen hoeveel stagiairs aan welke delegaties worden toegewezen en voor welke periode.
5
De EDEO houdt daarbij rekening met de werkelijke capaciteit van de betreffende delegatie om de stagiair te begeleiden, en met de veiligheidsomstandigheden in de betrokken derde landen. Tijdens de hele stageperiode bij de delegatie houdt bij voorkeur dezelfde supervisor/adviseur toezicht op de dagelijkse werkzaamheden van de stagiair en op zijn leerproces.
3.
CRITERIA VOOR SOLLICITATIES
3.1.
Toelatingsvoorwaarden Burgerschap: kandidaten moeten de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebben en over hun volledige burgerrechten beschikken. Militaire dienst: kandidaten moeten hun plichten inzake militaire dienst hebben vervuld of kunnen garanderen dat zij tijdens hun stageperiode niet zullen worden opgeroepen. Universitair diploma: kandidaten moeten op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties beschikken over ten minste een universitair diploma dat gelijkwaardig is aan een mastergraad in een domein dat relevant is voor de activiteiten van de delegaties, zoals: diplomatie, politieke analyse en verslaggeving, EU-beleid inzake externe betrekkingen, GBVB en GVDB, hulp- en ontwikkelingsbeleid (programmering, beheer), economische zaken en handelsbeleid, pers, communicatie en voorlichting, recht, vrijheid en veiligheid, rechtsstaat, institutionele ontwikkeling, governance, milieu, energie, landbouw en visserij, plattelandsontwikkeling of infrastructuur. Op zijn website publiceert de EDEO nadere specificaties over de minimumeisen, rekening houden met de nationale onderwijssystemen. Eventuele wijzigingen aan deze specificaties worden op de website bekendgemaakt. Talen: kandidaten moeten kunnen communiceren in de talen van het GBVB en de externe betrekkingen om zich te kunnen integreren in de werkomgeving van een delegatie. Kennis van andere EU-talen of van een derde taal die relevant is voor de buitenlandse dienst van de EU, is een pre.
6
3.2.
Werkervaring is een pre: kandidaten hoeven geen werkervaring te hebben, maar de voorkeur wordt gegeven aan kandidaten met ten hoogste vier (4) jaar relevante werkervaring (waarvan ten hoogste één (1) jaar bij de EDEO, de Commissie of een andere EU-instelling of -orgaan).
3.3.
Kandidaten moeten op verzoek van de EDEO bewijsstukken voor de genoemde criteria kunnen voorleggen. Valse verklaringen of weglatingen, ook indien onopzettelijk, kunnen tot annulering van de sollicitatie leiden. Door te solliciteren geven kandidaten de EDEO de toestemming om, indien nodig, contact op te nemen met scholen, universiteiten, bedrijven, instellingen of personen die als referentie zijn opgegeven in verband met hun sollicitatie voor het programma.
3.4.
Deze criteria worden bekendgemaakt op de website van de EDEO.
4.
PROCEDURES VOOR INSCHRIJVING, VOORSELECTIE EN SELECTIE
4.1.
De stagiairs worden geselecteerd met een open en transparante procedure, waarvan de directeur-generaal administratie van de EDEO de praktische details bepaalt.
Voordat de stagiairs worden toegewezen, moet het diensthoofd nagaan of er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn. 4.2.
Sollicitaties moeten overeenkomstig de door de EDEO vastgestelde procedures worden ingediend. Alle nodige instructies worden op de website van de EDEO bekendgemaakt. Na de uiterste datum verzonden sollicitaties worden automatisch afgewezen.
4.3.
Belangrijkste stappen a)
de EDEO en de EU-partnerlidstaten publiceren geregeld sollicitatieoproepen op hun eigen website, in overeenstemming met de geplande selectierondes; zij vermelden daarbij een indicatief tijdschema en de voorwaarden en uiterste datum voor het indienen van de sollicitaties;
b)
sollicitaties moeten vóór de uiterste datum en uitsluitend worden ingediend bij de contactpunten van de EU-lidstaten voor dit programma (hun gegevens worden op de EDEO-website bekendgemaakt);
c)
de toetsing aan de in dit besluit genoemde toelatingscriteria wordt uitgevoerd door de lidstaten of onder hun verantwoordelijkheid;
d)
uit de kandidaten die aan de criteria voldoen, maken de lidstaten een voorselectie van een beperkt aantal kandidaten die aan de EDEO worden voorgesteld; zij sturen voor iedere geplande selectieronde een formele lijst met een voorselectie van kandidaten; het aantal kandidaten op die lijst wordt vroeg in de procedure bepaald, in principe voor het begin van de selectieronde;
e)
de lijst met de voorselectie wordt uitsluitend via de permanente vertegenwoordiging van iedere partnerlidstaat bezorgd aan de directeurgeneraal administratie van de EDEO binnen de afgesproken termijnen. De partnerlidstaten verstrekken de kandidaten onmiddellijk de juiste informatie;
7
f)
de EDEO kan nagaan of de kandidaten in de voorselectie voldoen aan de criteria en beoordeelt het profiel en de motivering van de kandidaten om vervolgens voor iedere partnerstaat een lijst met geschikte kandidaten aan te leggen in een gegevensbank die ter beschikking staat van de EU-delegaties en de relevante diensten van de EDEO en de Commissie;
g)
de delegaties kunnen deze gegevensbank raadplegen en uit deze lijst hun stagiairs kiezen in het licht van hun verdiensten en de behoeften van de delegatie.
Nadere uitvoeringsbepalingen over administratieve vereisten en procedures worden goedgekeurd door de directeur-generaal administratie van de EDEO, in overleg met de directeurs-generaal van DG DEVCO en DG HR, en worden vroeg in de selectieronde bekendgemaakt op de EDEO-website.
5.
AANWERVING EN STAGEOVEREENKOMST
5.1.
Aanwerving Kandidaten kunnen niet worden aangesteld in geval van een mogelijk belangenconflict, ongeacht de werkervaring of de nationaliteit van de kandidaat. Binnen dit programma wordt slechts één enkele stageovereenkomst aangeboden. Kandidaten die een aanbod voor een overeenkomst afwijzen, kunnen van de lopende procedure worden uitgesloten. Zij kunnen zich voor een volgende stageperiode aanmelden door een nieuwe sollicitatie samen met alle bewijsstukken in te dienen.
5.2.
Stageovereenkomst De EDEO of de Commissie ondertekenen een individuele overeenkomst met hun eigen stagiairs; een modelovereenkomst wordt op de EDEO-website gepubliceerd. De overeenkomst bevat een algemene en indicatieve omschrijving van de kerngebieden van de stage en van de afdeling binnen de betreffende EU-delegatie. De overeenkomst valt niet onder het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (hierna "statuut" genoemd), noch onder de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (hierna "regeling" genoemd). Stagiairs zijn geen arbeidscontractanten in de zin van de regeling. Zij kunnen geen geval een beroep doen op bepalingen van het statuut of de regeling, tenzij deze bijlage anders bepaalt. Dit besluit en de overeenkomst bevatten de individuele bepalingen en de uitvoeringsregels. Bij het begin van de stageperiode in de delegatie geven het delegatiehoofd en/of de supervisor/adviseur van de stagiair een meer gedetailleerde beschrijving van diens taken en de opleiding. Deze activiteiten moeten verenigbaar zijn met de status als stagiair en het profiel en worden vastgelegd in een document dat wordt bezorgd aan de EDEO en aan de diensten van de Commissie in Brussel voor hun respectieve stagiairs. De EDEO en de Commissie kunnen echter wel de interne organisatie van hun afdelingen in de delegaties aanpassen en de stagiair andere taken geven die passen bij zijn opleiding, beroepskwalificaties of -ervaring.
8
5.3.
Duur van de stageovereenkomst De overeenkomst heeft een vaste duur van negen (9) maanden en verstrijkt automatisch en zonder formaliteiten op de einddatum. Er kan een verlenging van de overeenkomst van negen (9) maanden worden aangeboden. Of verlenging wordt aangeboden, hangt af van de middelen die de EDEO, de Commissie, de sponsorende lidstaat, de EU-instelling of het EU-orgaan ter beschikking hebben. Daarbij moet rekening worden gehouden met de beoordeling van het leerproces van de stagiair in de eerste periode. De stageperiode - de duur van de oorspronkelijke overeenkomt plus de duur van de verlenging - mag in geen geval langer duren dan achttien (18) opeenvolgende maanden. De stageperiode kan niet in verschillende periodes worden opgesplitst.
5.4.
Plaats van de stage In de overeenkomst wordt bepaald in welk gastland en in welke EU-delegatie de stage zal plaatsvinden. In de loop van de stageperiode kan de stagiair, met een formeel en gemotiveerd verzoek, en met de toestemming van zijn delegatiehoofd, vragen om naar een andere delegatie te worden overgeplaatst. De EDEO/Commissie kunnen beslissen de locatie te wijzigen en bepalen de voorwaarden en het tijdschema voor die wijziging.
5.5.
Fiscale regelingen Stagevergoedingen zijn niet onderworpen aan de bijzondere belastingregelingen die gelden voor ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Unie. Stagiairs zijn zelf als enige verantwoordelijk voor de betaling van verschuldigde belastingen op vergoedingen van de EDEO/Commissie, krachtens de in de betrokken lidstaat geldende wetgeving. De EDEO zal aan het eind van de stageperiode op verzoek een verklaring voor belastingdoeleinden verstrekken, waarin het bedrag van de ontvangen vergoeding wordt vermeld en wordt bevestigd dat geen belasting of sociale premies zijn betaald. Indien nodig kunnen voorlopige verklaringen worden verstrekt.
5.6.
Certificaten Stagiairs die de minimale vereiste stageperiode hebben doorlopen, ontvangen na hun stageperiode een certificaat waarin de begin- en einddatum van hun stageperiode, het land en de dienst(en) van de delegatie waarvoor zij hebben gewerkt, zijn vermeld.
5.7.
Verbreking van de overeenkomst De overeenkomst van bepaalde duur kan worden verbroken: –
bij eenzijdig besluit van de betrokken instelling op ernstige gronden zoals wangedrag;
–
in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, mits ten minste twee (2) maanden van tevoren aangekondigd. De bevoegde diensten van de EDEO en van de Commissie moeten meteen officieel op de hoogte worden gesteld; 9
5.8.
–
bij eenzijdig besluit van de betrokken instelling als de stagiair langer dan zes (6) maanden de opleiding niet kan volgen;
–
bij eenzijdig besluit van de betrokken instelling als de stagiair in de praktijk niet blijkt te voldoen aan de professionele vereisten om de opleiding tot een goed einde te brengen, op gemotiveerd verzoek van de delegatie;
–
in gevallen van overmacht zoals natuurrampen, epidemieën, oorlogen, oproer, rebellie, opstanden, algemene stakingen of andere omstandigheden die zich buiten de wil van de partijen voordoen, waardoor het absoluut onmogelijk of extreem moeilijk zou zijn de overeenkomst uit te voeren of waardoor de financiële aspecten van de overeenkomst aanzienlijk zouden worden gewijzigd.
Opschortende en ontbindende bepalingen De overeenkomst en de berekening van bepaalde financiële regelingen kan worden gebaseerd op documenten en verklaringen waarvan de stagiair verklaart dat zij waar en juist zijn. De stagiair moet alle formulieren en attesten kunnen voorleggen waar de EDEO om verzoekt, zowel bij zijn aanwerving als nadien. Een valse of onjuiste verklaring heeft gevolgen voor de geldigheid van zijn aanwerving en kan leiden tot de automatische ontbinding van de overeenkomst zonder opzeggingstermijn of schadeloosstelling. Stagiairs moeten voor het benodigde visum zorgen indien vereist en in het bezit zijn van alle documenten die worden verlangd door de autoriteiten van het land waar zij stage lopen.
5.9.
Klachten Onverminderd de mogelijkheden om beroep in te stellen krachtens de voorwaarden en termijnen als bepaald in artikel 263 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, kan een stagiair tegen een beslissing om een verzoek te verwerpen of tegen een besluit waardoor hij zich bezwaard acht, een klacht indienen bij de afdeling van de EDEO of de eenheid van de Commissie die bevoegd is voor klachten van het personeel. De termijn begint te lopen vanaf de datum waarop het besluit is meegedeeld aan de stagiair, maar in geen geval later dan de datum waarop de stagiair de kennisgeving heeft ontvangen. De EDEO brengt zijn met redenen omklede besluit binnen vier (4) maanden, te rekenen vanaf de dag van indiening van de klacht, ter kennis van de betrokkene. Als aan het eind van die periode geen antwoord op de klacht werd ontvangen, wordt dit beschouwd als een impliciete afwijzing ervan.
6.
FINANCIËLE ASPECTEN
6.1.
Vergoeding Stagiairs krijgen op basis van de stageovereenkomst die zij hebben ondertekend, een maandelijkse basisvergoeding van de EDEO (indien van toepassing, namens de Commissie of de sponsorende partner). Het bedrag van de vergoeding wordt door de EDEO/Commissie en andere sponsors jaarlijks vastgesteld met inachtneming van de beschikbare begrotingsmiddelen. Het wordt bekendgemaakt op de website van de EDEO. 10
Stagiairs die hun overeenkomst voortijdig beëindigen, moeten het gedeelte van de vergoeding dat zij hebben ontvangen voor de periode na de datum waarop de werkzaamheden zijn beëindigd, terugbetalen. 6.2.
Andere regelingen De stagiair kan eveneens de volgende vergoedingen krijgen, gebaseerd op vaste bedragen: –
een maandelijkse vergoeding voor de problemen die de stagiair kan ondervinden als hij werkt in een land waar de levensomstandigheden niet overeenkomen met de gangbare normen in de EU;
–
een maandelijkse vergoeding voor huisvesting gedurende de hele stageperiode;
–
een verhuisvergoeding, in principe bij het begin van de eerste stageperiode.
Het bedrag van iedere vergoeding en de voorwaarden waaraan de stagiair moet voldoen om deze vergoedingen te krijgen, worden per stageplaats periodiek vastgesteld door de EDEO/Commissie en voor de aanvang van een nieuwe stageperiode op de website van de EDEO bekendgemaakt. 6.3.
Reis naar en van de stageplaats Voor iedere stageperiode van negen (9) maanden vergoedt de EDEO de kosten voor één reis van Brussel naar de stageplaats en voor één reis van de stageplaats naar Brussel. Gedetailleerde regels worden op de website van de EDEO bekendgemaakt.
6.4.
Verzekeringen De stagiair is verplicht vóór de start van zijn stageperiode een aantal individuele verzekeringen af te sluiten (voor ziektekosten, ongevallen en repatriëring). Als de stagiair niet over al deze verzekeringen beschikken, dan wordt hij verplicht verzekerd onder voorwaarden die de EDEO (in overleg met de Commissie) bepaalt en die op de website van de EDEO worden bekendgemaakt. In dat geval wordt de financiële bijdrage van de stagiair voor de verzekeringspremie afgetrokken van zijn vergoeding. Indien de stagiair zich niet aansluit bij een individuele verzekering of bij de verzekering van de EDEO/Commissie, kan de stageovereenkomst onmiddellijk en zonder schadeloosstelling worden beëindigd.
7.
ORGANISATIE VAN DE STAGE
7.1.
Algemeen Voor stagiairs gelden dezelfde werktijden als voor de delegatie waar de stage plaatsvindt. Overwerk wordt niet betaald. Tijdens zijn stage kan de stagiair de taak krijgen om dienstreizen te maken, zowel in als buiten zijn stageplaats, op verzoek van of met toestemming van het delegatiehoofd. Voor dienstreizen gelden de regels van de handleiding voor dienstreizen ("Guide to Missions for officials and other servants"). De EDEO wijst 11
kredieten voor dienstreizen voor stagiairs toe aan de delegaties op jaarbasis, afhankelijk van budgettaire beperkingen. 7.2.
Feestdagen en vakantieverlof Voor de stagiair gelden de regels die de delegatie voor haar ambtenaren heeft bepaald met betrekking tot de officiële feestdagen in het gastland. Deze dagen worden niet van het vakantieverlof afgetrokken. De stagiair heeft recht op betaalde verlofdagen a rato van twee en een halve (2,5) werkdag per maand. De stagiair mag tijdens zijn verlof geen andere al dan niet bezoldigde beroepsactiviteit uitoefenen. Niet-opgenomen verlofdagen worden niet door de EDEO (of door de Commissie) uitbetaald. Verlofdagen mogen, met de toestemming van het delegatiehoofd, worden overgedragen naar de volgende stageperiode als de overeenkomst wordt verlengd. De stagiair deelt de delegatie het adres en telefoonnummer mee waarop hij tijdens zijn verlof te bereiken is.
7.3.
Bijzonder verlof in uitzonderlijke omstandigheden Naast het normale verlof kan de stagiair ook bijzonder verlof krijgen in bijzondere familieomstandigheden: huwelijk van de stagiair; geboorte van een kind van de stagiair; ernstige ziekte van een kind, de echtgeno(o)t(e) of een verwant in opgaande lijn van de stagiair; overlijden van de echtgeno(o)t(e), een kind of een verwant in opgaande lijn van de stagiair of de echtgeno(o)t(e).
7.4.
Afwezigheid De stagiair mag niet afwezig zijn zonder voorafgaande toestemming van het delegatiehoofd. Bij afwezigheid wegens ziekte of ongeval licht de stagiair de delegatie onmiddellijk in en moet hij een medisch attest overleggen, ongeacht de duur van de afwezigheid. Een afwezigheid moet gerechtvaardigd zijn en zo snel mogelijk, zeker binnen vierentwintig (24) uur, aan de delegatie worden gemeld, anders wordt zij beschouwd als een zware fout, die tot gevolg kan hebben dat de overeenkomst onmiddellijk en zonder opzeggingstermijn of schadeloosstelling wordt beëindigd. Bij ongeoorloofde afwezigheid krijgt de stagiair voor de betreffende periode geen vergoeding en mogen de EDEO en de Commissie de overeenkomst beëindigen.
8.
RECHTEN EN PLICHTEN VAN STAGIAIRS
8.1.
Voorrechten en immuniteiten Het delegatiehoofd verzoekt het ontvangende land de stagiair voor de duur van zijn stage in de delegatie dezelfde voorrechten en immuniteiten toe te kennen als het technisch en administratief personeel op basis van artikel 37, lid 2, van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer. Het delegatiehoofd kan, op basis van een gemotiveerd verzoek aan de directeur-generaal administratie van de EDEO, toestemming vragen om dezelfde voorrechten en immuniteiten te verlenen als de EU-ambtenaren in de delegatie.
12
8.2.
Bijstand aan de stagiair De EDEO staat de stagiair bij, in het bijzonder in geval van vervolging van personen die zich hebben schuldig gemaakt aan bedreigingen, onfatsoenlijk gedrag, grove beledigingen, beschimpingen, smaad of vergrijpen tegen persoon of goed, waaraan de stagiair of de leden van zijn gezin uit hoofde van zijn hoedanigheid of zijn functie blootstaan.
8.3.
Gedrag van de stagiair De stagiair handelt steeds in overeenstemming met de voorschriften van de EDEO. De stagiair volgt de opleiding en is bij de uitoefening van zijn taken integer en voorkomend. De stagiair voert zijn taken uit onder de voorwaarden die het delegatiehoofd bepaalt, met de nodige zorg en integriteit, met plichtsbesef en volgens de meest strikte normen, overeenkomstig zijn kwalificaties. De stagiair gebruikt zijn positie of bijzondere faciliteiten waarover hij in het kader van zijn taken beschikt, niet om voor zichzelf of derden voordelen te verkrijgen. De stagiair leeft de wet en de praktijken na die in het gastland van de delegatie gelden, in het bijzonder de regels inzake immigratie, verblijf, werkgelegenheid, douane, belastingen en geldzaken. De stagiair stelt zich strikt neutraal op, in het bijzonder met betrekking tot meningen van politieke of religieuze aard die gelden of worden geuit in het land waar hij stage loopt. De stagiair vraagt de EDEO vooraf om toestemming als een familielid dat onder hetzelfde dak woont en dezelfde voorrechten en immuniteiten heeft als de stagiair, (al dan niet bezoldigd) wil werken in de stageplaats. Deze activiteit mag geen probleem vormen voor het verloop van de stage of voor de taken van de stagiair, voor zijn onafhankelijkheid en meer in het algemeen voor de belangen, het imago en de reputatie van de Unie, de EDEO en de Commissie.
8.4.
Onafhankelijkheid De stagiair voert de verplichtingen van de overeenkomst uit in volledige onafhankelijkheid van derde partijen en in het bijzonder van particuliere adviesbureaus en andere bedrijven waar hij bij het uitvoeren van zijn taak mee te maken kan krijgen, en van overheden.
8.5.
Exclusiviteit en loyaliteit De stagiair wijdt al zijn professionele activiteiten aan de stage. Hij aanvaardt geen baan of activiteit, al dan niet permanent, noch enige vorm van dienstencontract, al dan niet schriftelijk, al dan niet betaald, al dan niet officieel, van derde partijen zonder dat de EDEO daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.
8.6.
Discretie en geheimhouding De stagiair legt de grootst mogelijke discretie aan de dag wat feiten en informatie betreft waarvan hij tijdens zijn stage of verblijf in de gebouwen van de delegatie kennis heeft genomen. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het delegatiehoofd verstrekt de stagiair een derde partij geen informatie, correspondentie of documenten die hij moet opstellen of waarvan hij bij het uitvoeren van zijn 13
opdrachten kennis neemt, en mag hij zich niet uitspreken, zich laten interviewen of iets publiceren over zaken waarmee hij bij zijn werkzaamheden te maken heeft. Stagiairs houden zich aan dezelfde regels voor contacten met de pers als het personeel van de delegatie en leven de instructies van het delegatiehoofd na. 8.7.
Verantwoordelijkheden De stagiair mag de EDEO of de Commissie nergens toe verbinden, noch wettelijk noch financieel. De stagiair zorgt ervoor dat de personen voor wie hij verantwoordelijk is in zijn stageplaats, voldoen aan de wettelijke vereisten. Indien hij deze regels overtreedt, draagt hij de gevolgen daarvan, ook de financiële, alleen. De EDEO of de Commissie kunnen de overeenkomst als opgeschort beschouwen gedurende de periode dat de stagiair daardoor niet ter beschikking is voor zijn opleiding, maar behouden ook het recht de overeenkomst te beëindigen. De EDEO of de Commissie zijn niet verplicht de stagiair zijn beurs of andere financiële bijdragen als bedoeld in lid 6, te betalen tijdens de periode dat de overeenkomst is opgeschort.
8.8.
Informatieplicht De stagiair verstrekt de EDEO alle gewenste informatie voor het beheer van de stageovereenkomst, in het bijzonder wat betreft de wetgeving inzake van personen en eigendommen in het land waar de delegatie gevestigd is. De stagiair licht de EDEO onmiddellijk in bij een verandering in de eigen burgerlijke staat of die van personen te zijnen laste, en meer in het algemeen bij een verandering van factoren of omstandigheden op basis waarvan bij zijn aanwerving de financiële voorwaarden van de overeenkomst zijn bepaald. De stagiair licht de EDEO eveneens onmiddellijk in bij een verandering die gevolgen heeft voor een deel of het geheel van zijn rechten, in het bijzonder verlof, afwezigheid, repatriëring (tijdelijk of definitief), ongeacht de duur ervan. Bij zijn aankomst op de stageplaats licht de stagiair de EDEO in over de verblijfplaats van zijn familieleden (in het bijzonder over de aankomstdata van de familieleden die samen met hem zijn verhuisd) en over zijn verblijfplaats, en later eveneens over alle wijzigingen daaromtrent.
8.9.
Aansprakelijkheid voor plaatsen en goederen De stagiair is persoonlijk aansprakelijk voor de ruimten, uitrusting en benodigdheden die hem voor zijn stage ter beschikking worden gesteld. In dit verband wordt de nodige zorgvuldigheid verwacht. De stagiair is verantwoordelijk voor het onderhoud en moet onmiddellijk melding maken van eventueel verlies, diefstal of beschadiging. Bij een verandering in de toestand van de goederen uit de inventaris waarvoor hij verantwoordelijk is, licht de stagiair - met het daartoe bestemde formulier - steeds de persoon in die in de delegatie verantwoordelijk is voor het beheer van de inventaris. De stagiair draagt de financiële verantwoordelijkheid voor verlies van of schade aan middelen, waarden en documenten waarvoor hij verantwoordelijk is.
8.10.
Niet-nakoming door de stagiair van zijn verplichtingen Indien de stagiair de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst, niet nakomt, kan dit worden gezien als een zware fout, die tot gevolg kan hebben dat de
14
overeenkomst onmiddellijk en zonder opzeggingstermijn of schadeloosstelling wordt beëindigd. 8.11.
Bescherming van persoonsgegevens Alle persoonsgegevens in verband met de overeenkomst, inclusief de uitvoering ervan, worden verwerkt met inachtneming van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. De gegevens mogen uitsluitend voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van de overeenkomst worden verwerkt door de EDEO (afdeling EDEO.MDR.C.3), onverminderd eventuele doorgifte aan de instanties die belast zijn met een toezichts- of controletaak op grond van het EU-recht. De stagiair heeft recht op inzage in zijn eigen persoonsgegevens, alsmede het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren. Vragen hebben over de verwerking van persoonsgegevens, kunnen worden gesteld aan de functionaris voor gegevensbescherming van de EDEO. De stagiair heeft altijd het recht zicht te wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
8.12.
Stageverslagen Aan het einde van de stageperiode vullen stagiairs en hun supervisors een standaard eindevaluatieverslag in. Dit verslag wordt opgesteld na een gesprek tussen de stagiair, zijn supervisor en het delegatiehoofd. De definitieve versie van dit verslag wordt vóór de laatste dag van de stageperiode verzonden naar de diensten van de EDEO of naar de diensten van de Commissie. Dit verslag kan op verzoek ook worden doorgestuurd aan de lidstaat van oorsprong van de stagiair, mits de stagiair en de EDEO dan wel de Commissie (ieder voor zijn eigen stagiairs) daar toestemming voor geven.
15
ANNEX 2 SIMPLIFIED FINANCIAL STATEMENT (to be used for any internal Commission decision of general significance proposed by horizontal departments and/or by administrative offices with a budgetary impact on operating appropriations or on human resources, when use of any other type of financial statement is not obligatory – Article 16 of the Internal Rules)
1
Title of draft decision :
Decision of the Commission and the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy establishing a High Level Traineeship Programme in the Delegations of the European Union and the Rules Governing this Programme in Partnership with the Member States of the European Union 2
Policy area(s) and ABB activity(ies) concerned : 19, 20, 21, 22
3
Legal basis : X Administrative autonomy
4
Other ( specify ) :____________________
Description and grounds : Establishment of a programme for high level training of junior professionals in Union Delegations replacing the former JED (Jeunes Experts en Délégation) scheme
5
Duration and estimated financial impact : 5.1
Period of application: Decision with a limited duration Decision in force from [YYYY] to [YYYY] Financial impact from [YYYY] to [YYYY] X Decision with an indefinite duration in force from 01/01/2013
5.2
Estimated budgetary impact : The draft decision entails : X
savings
16
additional costs (if so, specify the heading(s) of the multiannual financial framework concerned) : ____________________________________ ____________________________________ . 5.3
Third-party contributions to the financing of the draft decision:
If the proposal provides for co-financing by Member States or other bodies (please specify which), you should give an estimate of the level of co-financing, if known. ). appropriations in EUR million (to 3 decimal places
Year n
Year n+1
Year n+2
Year n+3
Year n+4
Year n+5
Year n+6 and +.
Specify cofinancing source/body
TOTAL
appropriations cofinanced
5.4
Explanation of figures:
Average costs are shown at the foot of page http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html
The average cost per trainee is estimated at this stage at around 50.000 € per year. This amount includes the trainee grant as well as a monthly accommodation contribution, an installation contribution and where relevant, a hardship contribution in countries with especially difficult living conditions. This globally represents a reduction of around 50 % of the cost of the present JEDs program while keeping the same number of participants.
6
Compatibility with the current multiannual financial framework : X
7 2
The proposal is compatible with existing financial programming. The proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the multiannual financial framework. The proposal requires use of the flexibility instrument or revision of the multiannual financial framework2.
Impact of savings or additional costs on the allocation of resources :
See points 19 and 24 of the Interinstitutional Agreement.
17
Total
Resources to be obtained by means of internal redeployment within departments X
Resources already allocated to the department(s) concerned Resources to be requested during the next allocation procedure
The human and administrative resources required will be covered by the allocation which may be granted to the managing DG under the annual allocation procedure in the light of existing budgetary constraints.
18
ANNEX 2:
ESTIMATED FINANCIAL IMPACT (savings or additional costs) FOR APPROPRIATIONS OF AN ADMINISTRATIVE NATURE OR FOR HUMAN RESOURCES FTE=Full-time equivalent
FTE in persons/year Heading 5
EUR million (to 3 decimal places)
19, 20, 21 and 22 are the policy areas or titles concerned
FTE
Year
Year
Year
Year
Year
Year
Year
n
n+1
n+2
n+3
n+4
n+5
n+6 et seq.
appropr.
FTE
appropr.
FTE
appropr.
FTE
appropr.
FTE
appropr.
FTE
appropr.
FTE
appropr.
TOTAL / Annual cost
FTE
appropr.
Establishment plan posts (officials and/or temporary staff) XX 01 01 01 (Headquarters and Commission’s Representation Offices)
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
0,032 0.25
XX 01 01 02 (Delegations) External staff 01 01 02 01 (total budget) XX 01 02 02 (Delegations)
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24
1,200
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
24,25
1. 232
Other budget lines (specify) Subtotal – Heading 5 Outside Heading 5 Establishment plan posts (officials and/or temporary staff) XX 01 05 01 (Indirect research) 10 01 05 01 (Direct research) External staff
19
XX 01 04 yy Headquarters Delegations XX 01 05 02 (Indirect research) 10 01 05 02 (Direct research) Other budget lines (specify) Subtotal – Outside Heading 5 TOTAL
24,25
1.232
24,25
1.232
24,25
1.232
24,25
20
1.232
24,25
1.232
24,25
1.232
24,25
1.232
24,25
1.232
Year
Year
Year
Year
Year
Year
Year
n
n+1
n+2
n+3
n+4
n+5
n+6 et seq.
TOTAL
Ot he r ad mi nis tra tiv e ap pr op ria tio ns
Heading 5 Headquarters XX 01 02 11 01 - Missions and entertainment expenses XX 01 02 11 02 – Meetings and conferences XX 01 02 11 03 – Committees XX 01 02 11 04 – Studies and consultations EUR million (to 3 decimal places)
XX is thesystems policy area or title concerned. XX 01 02 11 05 - Information XX 01 02 11 06 – Further training XX 01 03 01 03 - Equipment and furniture XX 01 03 01 04 - Services and other operating expenditure
Other budget lines (specify where necessary) Delegations: XX 01 02 12 01 – Missions, conferences and entertainment expenses XX 01 02 12 02 - Further training of officials XX 01 03 02 01 – Acquisition, renting and related expenditure XX 01 03 02 02 Equipment, furniture, supplies and services
Subtotal – Heading 5 Outside Heading 5 XX 01 04 yy – Expenditure on technical and administrative assistance (not including external staff) from operational appropriations (former 'BA' lines) 21
- Headquarters - Delegations
