GEMEENTERAAD VAN 1 JUNI 2015 MEMORIE VAN TOELICHTING OPENBARE ZITTING
1. Algemene financiering – Rapport financieel beheerder per 30/04/215: kennisname. Op 30/04/2015 bedraagt de hoeveelheid liquide middelen 3.308.981 euro, wat een afname met 824.138 euro is tov 4.133.118 euro op 31/12/2014. De kredietbewaking wordt strikt opgevolgd en via het instrument van de wijziging van de budgetramingen kunnen tekorten binnen de te volgen BBC-regelgeving opgevangen worden. In het kader van de voorafgaande regelmatigheids- en wettelijkheidscontrole werden tot 30 /04/2015 geen afwijkende dossiers vastgesteld. Het debiteurenbeheer werd nauwkeurig opgevolgd.
2. Algemeen bestuur – Intercommunale Vereniging voor Crematoriumbeheer in de provincie Oost-Vlaanderen – algemene vergadering 2 juni 2015: beraadslaging agenda. Agenda: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Goedkeuring verslagen Algemene Vergadering 02/12/2014; Goedkeuring balans en resultatenrekening 2014; Verslag commissaris-revisor; Kwijting aan bestuurders en commissaris-revisor; Werkingsverslag 2014; Ontslag leden Raad van Bestuur; Benoeming leden Raad van Bestuur.
3. Algemeen bestuur - Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Watervoorziening (TMVW) – Transitie: goedkeuring TMVW dient tegen uiterlijk 30 juni 2015 uitvoering te geven aan het samenwerkingsakkoord tussen de drie gewesten met betrekking tot de grensoverschrijdende intercommunales. Dit betekent concreet dat de organisatie en de werking van TMVW dienen aangepast te worden aan het decreet op de intergemeentelijke samenwerking. Dit decreet laat niet toe TMVW eenvoudig om te vormen tot een intergemeentelijk samenwerkingsverband en daarbinnen alle bestaande activiteiten verder te zetten. Daarom zullen de activiteiten ‘Aanvullende Diensten’ en ‘Secundaire diensten’ worden afgesplitst en worden ondergebracht in een afzonderlijk intergemeentelijk samenwerkingsverband. Van deze statutenwijziging wordt gebruik gemaakt om, naar aanleiding van de invoering van de vennootchapsbelasting voor intercommunales en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, vanuit fiscaal oogpunt enkele optimalisaties aan de organisatiestructuur aan te brengen: - Het beheer van wegenis (InterVia) wordt geïntegreerd in het geheel van de ondersteunende diensten (cfr. Aanvullende Diensten); - De uitkering van een dividend en een periodieke vergoeding worden afgebouwd voor de drinkwatervoorziening.
1
Door deze operatie wordt TMVW opnieuw wat het in 2006 was, zij het omgevormd tot een intergemeentelijk samenwerkingsverband. De focus ligt opnieuw op water: drinkwatervoorziening en zuivering van afvalwater. Farys blijft operator voor de verschillende intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De transitie verloop in twee fasen: - eerste fase: aanpassing van de statuten aan de toekomstige TMVW, enkel actief in water, onder voorbehoud van splitsing; - tweede fase: de splitsing zelf. Door de splitsing ontstaan twee nieuwe intergemeentelijke samenwerkingsverbanden: - Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Recreatiebeheer (TMVR), uitgaande van de bestaande secundaire diensten. Voor Sint-Martens-Latem betekent dat het beheer van een deel van de voetbalinfrastructuur. - Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Servicevoorziening (TMVS), uitgaande van de bestaande activiteiten aanvullende diensten en wegenisbeheer, waarvan Sint-Martens-Latem tot op heden geen gebruik van maakt. De hele operatie wordt geregeld in een aantal ‘algemene vergaderingen’ die plaats hebben op maandag 29 juni e.k. met volgende agenda’s algemene vergadering IC TMVW cvba: 1. Verslag van de Raad van Bestuur over het dienstjaar 2014. 2. Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2014. 3. Verslag van het college van commissarissen. 4. Verslagen van de commissaris-revisor (lid IBR). 5. Kwijting aan de bestuurders, commissarissen en de commissaris-revisor (lid IBR). 6. Goedkeuring van toetredingen en uitbreiding van toetredingen. 7. Actualisering van bijlagen 1, 2 en 5 aan de statuten ingevolge diverse toetredingen en uitbreidingen van toetredingen. 8. Benoeming van vertegenwoordigers in de Directiecomités 2014 – 2015. 9. Benoeming van bestuurders in de Raad van Bestuur 2014-2015. buitengewone algemene vergadering ‘Statutenwijziging IC TMVW onder voorbehoud van splitsing’ : 1. Voorstel van statutenwijziging van TMVW tot opdrachthoudende vereniging conform het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. 2. Bijzonder verslag van de raad van bestuur in verband met de wijziging van het statutair doel in het kader van de voormelde statutenwijziging. 3. Bijzonder verslag van het college van commissarissen in verband met de wijziging van het statutair doel in het kader van de voormelde statutenwijziging. 4. Bijzonder verslag van de commissaris-revisor (lid IBR) in verband met de wijziging van het statutair doel in het kader van de voormelde statutenwijziging. 5. Omvorming van TMVW tot opdrachthoudende vereniging conform het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en derhalve artikelsgewijze aanpassing van de statuten van TMVW conform het voorstel tot statutenwijziging, inclusief de wijziging van het statutair doel. 6. Vaststelling van mandaatbeëindiging van het college van commissarissen met uitzondering van de commissaris-revisor. 7. Uitvoeringsvolmacht.
2
buitengewone algemene vergadering ‘Partiële splitsing IC TMVW’: 1. Voorstel van een met splitsing door oprichting gelijkgestelde verrichting (partiële splitsing) van TMVW. 2. Bijzonder verslag van de raad van bestuur inzake de met splitsing door oprichting gelijkgestelde verrichting (partiële splitsing) van TMVW. 3. Bijzonder verslag van het college van commissarissen inzake de met splitsing door oprichting gelijkgestelde verrichting (partiële splitsing) van TMVW. 4. Bijzonder controleverslag van de commissaris-revisor (lid IBR) inzake de met splitsing door oprichting gelijkgestelde verrichting (partiële splitsing) van TMVW. 5. Beslissing om over te gaan tot een met splitsing door oprichting gelijkgestelde verrichting (partiële splitsing) van TMVW. 6. Goedkeuring van de oprichtingsakte en de statuten van TMVR. 7. Goedkeuring van de oprichtingsakte en de statuten van TMVS. 8. Schrapping van de A-, de V- en de S-aandelen van TMVW, in ruil waarvoor ten gevolge van de partiële splitsing nieuwe aandelen in TMVR en TMVS worden uitgegeven (door uittreding of (technische) uitsluiting ten belope van voormelde aandelen). 9. Uitvoeringsvolmacht. bijzondere algemene vergadering TMVW ISV: 1. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge diverse toetredingen en uitbreiding van toetredingen. 2. Aanstelling vertegenwoordigers adviescomités . 3. Aanstelling bestuurders. 4. Goedkeuring vergoedingen. bijzondere algemene vergadering TMVR ISV: 1. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge diverse toetredingen en uitbreiding van toetredingen. 2. Aanstelling vertegenwoordigers adviescomités. 3. Aanstelling bestuurders. 4. Goedkeuring vergoedingen.
4. Algemeen bestuur - Financieringsintercommunale voor Investeringen in West- en Oost-Vlaanderen (FINIWO) - verzoek tot onderschrijving kapitaalverhoging van Publi-T: goedkeuring. De cvba Publi-T werd in 2001 opgericht met als opdracht het beheer van het aandeel van de Belgische gemeenten in Elia. Finiwo heeft in Publi-T een belang van 8,69 %, en is daarmee één van de grootste aandeelhouders. De raad van bestuur van Publi-T stelt thans een kapitaalverhoging van € 150 miljoen voor om twee belangrijke redenen: enerzijds de aankomende terugbetaling van verschillende bankleningen in september 2015, anderzijds een verwachte kapitaalverhoging rond 20162017, naar vewacht nodig ter financiering van verschillende grote infrastructuurprojecten die moeten bijdragen tot de bevoorradingszekerheid van ons land op het vlak van elektriciteit. De raad van bestuur van Publi-T is van oordeel dat Publi-T in voorkomend geval deze operatie proportioneel volgt, zodat het aandeel in Elia constant blijft en vindt het daarom opportuun op het niveau van Publi-T een kapitaalverhoging van € 150 miljoen door te voeren. Hiermee zal in 2015 de hoofdmoot van de schulden worden terugbetaald, waardoor de
3
schuldgraad daalt, maar ook ruimte ontstaat voor nieuwe bankleningen ter financiering van een mogelijke kapitaalverhoging van Elia. Aan Finiwo worden 29.314 aandelen Publi-T aangeboden voor een totaal bedrag van € 13.039.742,62. Finiwo stelt voor in te tekenen op alle aangeboden aandelen. De financiering hiervan is tweevoudig: - door de voorgestelde bestemming van het resultaat en de uitkering van de beschikbare reserves is € 8,10 miljoen beschikbaar; - het saldo van € 4,94 kan met een banklening worden gefinancierd die Finiwo kan aangaan voor rekening van de gemeenten. Voor de gemeente Sint-Martens-Latem betekent dit het volgende: - totale investering: € 48.110,44; - financiering via de beschikbare middelen op de rekening-courant: € 17.498,32; - te financieren via lening waarvoor de gemeente zich borg stelt: € 30.614,08.
5. Algemeen bestuur - Financieringsintercommunale voor Investeringen in West- en Oost-Vlaanderen (FINIWO) - algemene vergadering van 22 juni 2015: beraadslaging over de agenda. Agenda: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2014; 2. Verslag van de commissaris over het boekjaar 2014; 3. Goedkeuring van de jaarrekening en resultatenverdeling 2014; 4. Kwijting van de bestuurders en de commissaris; 5. Statutaire benoemingen. In de gemeenteraadszitting van 26 januari 2015 werden de heer Van Severen en de heer Lode Scheerder aangeduid resp. als vertegenwoordiger en als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van Finiwo voor de duur van de legislatuur.
6. Algemeen bestuur - Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (IVM) – algemene vergadering + buitengewone algemene vergadering van 17 juni 2015: beraadslaging over de agenda’s en bepaling mandaat volmachtdragers. Agenda gewone algemene vergadering: 1. Verslag van het directiecomité over de werking van de intergemeentelijke vereniging in 2014 met inbegrip van de belangrijke actuele dossiers. 2. Verslag van de raad van bestuur m.b.t. de jaarrekening 2014. 3. Bijzonder verslag van de raad van bestuur met voorstel tot dividenduitkering. 4. Verslag van de commissaris. 5. Overboeking van de onbeschikbare reserves naar beschikbare reserves. 6. Goedkeuring jaarrekening per 31.12.2014 en van de voorgestelde resultaatsbestemming (dividenduitkering, onder de (dubbele) ontbindende voorwaarde dat de ruling negatief of dat onmiddellijk na de beslissing tot dividenduitkering er geen volstorting van de aandelen en/of geen kapitaalverhoging plaatsvindt. 7. Verlenen van kwijting aan de bestuurders. 8. Verlenen van kwijting aan de commissaris. 9. Aktename van de onherroepelijke verbintenis van de deelnemers om hun aandelen te volstorten en van de onherroepelijke opdracht/volmacht van de deelnemers aan de raad van bestuur om (i) in naam en voor rekening van de deelnemers de
4
volstorting uit te voeren uit de provenu van de dividenduitkering, alsook om (ii) het resterend saldo van de provenu, of een nader vast te stellen gedeelte ervan, in naam en voor rekening van de deelnemers over te maken naar een bijzondere bankrekening van IVM met het oog op de voorgenomen beslissing tot kapitaalverhoging. 10. Benoeming plaatsvervangend bestuurder Sint-Martens-Latem. 11. Benoeming plaatsvervangend bestuurder Maldegem. 12. Varia. Agenda buitengewone algemene vergadering: 1. Aktename van het depot van middelen op een bijzondere bankrekening ten name van IVM, waaruit blijkt welk bedrag beschikbaar is met het oog op de voorgenomen kapitaalverhoging. 2. Beslissing tot kapitaalverhoging. 3. Statutenwijziging – beslissing. 4. Varia.
7. Grondgebiedzaken - Aanvullend reglement op de politie van het wegverkeer – Meersstraat – Dorp: goedkeuring Volgende regeling wordt ter goedkeuring voorgelegd: - Meersstraat: verboden toegang voor bestuurders van motorvoertuigen met meer dan twee wielen, aangevuld met een onderbord ‘uitgezonderd plaatselijk verkeer’; - Tussen Dorp 4 en de inrit van Meersstraat 6 in beide rijrichtingen: parkeerverbod; - Op de parking van het gemeentehuis wordt één parkeerplaats voorbehouden voor politievoertuigen; - Op de parking tussen de pastorij en de kerk wordt één parkeerplaats voorbehouden voor mindervaliden.
8. Grondgebiedzaken - Aankoop straatmeubilair: goedkeuring Het betreft de aankoop van rustbanken (€ 1.350/stuk), fietsbeugels (€ 120/st) en vuilnisbakken (€ 570/st) voor een totaal geraamd bedrag van € 30.000 incl. btw. Locaties: diverse pleintjes en speelpleintjes zoals Bunderweg, Vennelaan, Speureweg, Open Veld, Tussen Beken, Dorpsstraat, de musea Gevaert-Minne en Gust de Smet enz.
9. Grondgebiedzaken - Leveren en aanplanten van straatbomen – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Het betreft het leveren en aanplanten van straatbomen. De opdracht werd opgedeeld in 5 percelen: - perceel 1: leveren en aanplanten 21 ‘Quercus robur’ in de Keistraat - perceel 2: leveren en aanplanten 123 Prunus padus ‘Alberti’ in de Voordelaan - perceel 3: leveren en aanplanten 18 Prunus x goudouinnii ‘Schnee of vergelijkbare cultivar in de Leon De Smetlaan - perceel 4: leveren en aanplanten van bomen met aardkluit, plantmaat 14/16 (locatie nog te bepalen) - perceel 5: leveren en aanplanten van bomen met aardkluit, plantmaat 20/25 (locatie nog te bepalen De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 40.963,00 excl. btw of € 49.565,23 incl. btw.
5
10. Welzijn – Gemeentelijke Basisschool - levering schoolmaaltijden voor een periode van 3 jaar (01/09/2015 - 30/06/2018) – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De huidige opdracht/overeenkomst loopt ten einde op 30 juni. Er wordt een nieuwe opdracht uitgeschreven voor de periode van 1 september 2015 tot 30 juni 2018. De opdracht wordt geraamd op € 269.591,20 excl. btw of € 306.966,67 incl. btw. De opdracht wordt toegewezen via een open offerteaanvraag en wordt Europees bekend gemaakt.
11. Welzijn – Toekenning financiële steun noodhulp Nepal: goedkeuring. Voorgesteld wordt een bedrag van € 2.000 toe te kennen voor noodhulp Nepal, telkens € 1.000 voor de twee volgende projecten: - Ujeli Care Centre: Het Ujeli Care Centre is een organisatie die, in de brede zin van het woord, gratis gezondheidszorg voorziet voor weeskinderen en kinderen uit kansarme gezinnen van de regio Pokhara, Nepal. Dit project is een initiatief van jonge mensen, bereid om te leren, vastberaden om te groeien en met alle potentieel om dat ook effectief te doen. Onder leiding van de Nepalese arts Dinesh Koirala, bezieler van dit project, wordt gewerkt aan het verbeteren van de medische en hygiënische standaard van Nepalese kinderen. Enerzijds is er een kleine 'clinic' (of gezondheidscentrum) geopend. Hier worden de kinderen in de stad zelf op dagelijkse basis geholpen. De laatste maanden werden zo ongeveer 100 kinderen per maand verzorgd! Anderzijds werkt de organisatie ook mobiel. Zo brengt men gratis zorg naar soms erg moeilijk bereikbare plaatsen. - Orthopedisch ziekenhuis in Kathmandu: Dit ziekenhuis is gelegen (vlakbij) het epicentrum en werd na de aardbeving massaal overspoeld door slachtoffers die zelf de verzorging niet kunnen betalen.
12. Vrije tijd – Schilderwerken Tempelhof: goedkeuring. Het betreft het schilderen van de ramen voor een geraamd bedrag van € 7.800 excl. btw. De werken worden gegund via de onderhandelingsprocedure.
13. Vrije tijd – Elektriciteitswerken gemeentelijke sporthal: goedkeuring. Naar aanleiding van een verslag van het onderzoek van de laagspanningsinstallatie in de gemeentelijke sporthal dienen een aantal aanpassingswerken te gebeuren. De kostprijs wordt geraamd op € 13.000. De werken worden gegund via de onderhandelingsprocedure.
6
