Gemeenteraad Oude IJsselstreek

Gemeenteraad Oude IJsselstreek 16 juni 2005

Roel Freeke

De Lokale Rekenkamer(functie)

Programma I

Inleiding

II

De programmabegroting en de verordening 212

III

Aansturen accountant en verordening 213

IV

De rekenkamer(functie) en verordening 213a


a

• • •

Dualisering: Waar gaat het ook al weer om?

Scheiding van bevoegdheden college en gemeenteraad Monisme = raad en college zijn samen bestuur Sturing in principe op ‘input’

Gemeentebestuur Raad

College

Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke Organisatie

Realisatie


a • • •


Scheiding van bevoegdheden college en gemeenteraad Dualisme = raad heeft drie taken Sturing in principe op ‘outcome’ (realisatie)

1. Volksvertegenwoordigen

Gemeente / Bevolking

Raad

2. Kaders stellen

College (bestuur)

Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke organisatie

Realisatie

3. Controleren De Lokale Rekenkamer(functie)

I

Inleiding

a


b

De Programmabegroting

c

De Middelenverordening (ex. Art. 212)

d

De Controleverordening (ex. Art. 213)

e

Verordening controle doelmatigheid en doeltreffendheid college (ex. Art. 213a)

f

De Rekenkamer(functie)

De ‘drie’ verordeningen


a

Wat voor rekenkamers zijn er? De samenhang

Intern (college)

Extern (raad)

Rechtmatigheid

Verordening 212 (en deel 213)

Verordening 213

Doelmatigheid / Doeltreffendheid

Verordening 213a

Rekenkamer (functie)


a

Wat voor rekenkamers zijn er? De samenhang

213 en rekenkamer

Rekenkamer Accountant Raad

Controle

College (bestuur)

212 & 213a

…en de balans De Lokale Rekenkamer(functie)

Programma I

Inleiding

II


III


IV




•

Dualisering betekent dat

– De raad meer gaat sturen op beoogde maatschappelijke effecten • Welke toestand in de samenleving streeft de raad na? • Sturen op outcome (effect) en output (prestaties) – De raad meer ‘op afstand’ staat van de beleidsuitvoering



•

Raad bepaalt per programma: – Wat willen we bereiken en wat mag het kosten?

Het verschil?

n !! ure ten! t S fec ef op

Monistisch verkeer:

Duaal verkeer:

Raad stelt € 1.500.000 beschikbaar voor de aanleg van 2 rotondes

Raad stelt € 1.500.000 beschikbaar voor de verbetering van de doorstroming De Lokale Rekenkamer(functie)


• •

Raad bepaalt per programma: – Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: – Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering) – Vertaling van programma’s in producten

Programmabegroting

Productenraming



• • •

Raad bepaalt per programma: – Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: – Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering) College legt verantwoording af over de uitvoering: – Wat hebben we gedaan (bereikt)?



• •

Raad bepaalt per programma: – Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: – Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering)

•

College legt verantwoording af over de uitvoering: – Wat hebben we gedaan (bereikt)?

•

De Raad controleert: - Hebben we bereikt wat we wilden en kost het niet meer dan het mocht kosten?


‘van wie’ is de begroting?

• Voor alle taken en activiteiten • …brengt de raad de bedragen op de begroting • …alsmede de middelen,die zij daarvoor beschikbaar stelt

Î De begroting is dus van de raad


Relatie met meerjarennota’s? •Visie •Kansen/bedreigingen •Prioriteiten •l.t. fin. kader

Raadsprogramma / collegeprogramma

Meerjarennota’s per beleidsveld

Jaarlijkse programmabegroting

Tussentijdse maatsch. ontwikkelingen

•Plannen / concretiseren •Actualiseren •Integraal afwegen!


Eisen aan de begroting

• • • • •

Overeenstemming met regelgeving Verordening 212: Wat staat daar in? Doelen in termen van gewenste effecten SMART = Doelen volledig en consistent Specific Doelen SMART Measurable

ÎDe kwaliteit van de begroting kun je meten

Assignable Realistic Time- related G.T Doran, 1981 De Lokale Rekenkamer(functie)

De kwaliteit van de programma’s Noodzakelijke onderdelen per programma 1. Algemene doelstelling per programma 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma’s 3. Subdoelstellingen 4. Prestatiedoelstellingen 5. Financiën


De kwaliteit van de programma’s Noodzakelijke onderdelen per programma 1. Algemene doelstelling per programma 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma’s 3. Subdoelstellingen 4. Prestatiedoelstellingen 5. Financiën

Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten?


De kwaliteit van de programma’s

wat willen we bereiken?

Criteria per onderdeel 1. Algemene doelstelling per programma Nut

•Geeft visie / missie weer per programma •Helpt de politieke discussie •Biedt transparantie naar ‘buiten’

Criteria

a. Beoogd maatschappelijke effect (toestand in de samenleving) is geformuleerd b. Volledig afdekken van het programma c. Volledigheid t.o.v. collegeprogramma




Criteria per onderdeel 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma’s

Bijv .

Spo

rt, r cult ecreat ie e u ur n

Nut

•Geeft visie weer per deelprogramma / thema •Helpt de breedte van het beleid te ondervangen

Criteria

a. Beoogd maatschappelijk effect is geformuleerd b. Consistent met de algemene doelstelling c. Volledig afdekken van de algemene doelstelling (1.)


De kwaliteit van de programma’s Effe ct-in d ic a Gee tore 3. Subdoelstellingen n in n acti tentie vite s iten of ! Nut •Vertaling van hoofddoelstellingen in subdoelen •Helpt de vertaalslag van abstract naar concreet •Formuleert ‘outcome’


Criteria per onderdeel

Criteria

a. b. c. d.

Beoogd maatschappelijk effect geformuleerd Consistent met de hoofddoelstellingen Volledig afdekken van de hoofddoelstellingen Doelen zijn specifiek, meetbaar, realistisch (onderbouwd) en tijdgebonden geformuleerd



wat gaan we daarvoor doen?

pre

stat ie-in dica Bel tore eids n 4. Prestatiedoelstellingen theo Gee rieë n n in ten ties ! Nut •Vertaling van subdoelen in concrete activiteiten / maatregelen •Formuleert ‘output’

Criteria per onderdeel

Criteria

a. Consistent met de subdoelstellingen b. Volledig afdekken van de subdoelstellingen c. Doelen zijn specifiek, meetbaar, realistisch (onderbouwd) en tijdgebonden geformuleerd


De kwaliteit van de programma’s Criteria per onderdeel

effic

wat mag het kosten?

5. Financiën

ienc

Nut

•Weergeven van kosten per programma (= financieel kader voor de raad!)

Criteria

a. Inzicht in kosten per doel? b. Bij voorkeur op niveau van subdoelstellingen c. Autorisatieniveau van de raad

y-in

dica

tore

n?



c •

Inrichting: Getroffen organisatorische maatregelen welke een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk maken


STOP Wat is nu rechtmatig, doelmatig en doeltreffend? Voorbeeld: De gemeente geeft 50.000 euro uit ter verbetering van de veiligheid bij het sportpark en plaatst daarvoor extra straatverlichting. Doeltreffendheidonderzoek: Verbetert de veiligheid door de plaatsing van verlichting? Doelmatigheidsonderzoek: Is de plaatsing kostenefficiënt gebeurd? En is de verlichting, gegeven de kwaliteit ervan, met een minimale inzet van middelen en dus zo goedkoop mogelijk geplaatst? Rechtmatigheidonderzoek: Zijn de kosten ten laste gekomen van het juiste budget? Is het geaccordeerd door bevoegde personen? Heeft de raad deze middelen beschikbaar gesteld voor verbetering van de veiligheid? De Lokale Rekenkamer(functie)


c •

Inrichting: Getroffen organisatorische maatregelen welke een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk maken 2. Kaders stellen

Raad

College

Ambtelijk Inrichting Apparaat / Gemeentelijke (bestuur) organisatie

Realisatie


Programma I

Inleiding

II


III


IV



I d

• • •

Kaders stellen en controleren: de instrumenten De Controleverordening (ex. Art. 213)

Aansturing van de accountant Raad is opdrachtgever! Rechtmatigheid ook in verklaring 2. Kaders stellen

Raad

College (bestuur)

Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke organisatie

Realisatie


Controle van de jaarrekening door de accountant (art 213) a) Controle op: • getrouwheid (verantwoording/beeld) • rechtmatigheid (verantwoording en het beheer) • inrichting en kwaliteit AO/IC b) Producten: • verklaring (accountantsoordeel) • rapport (verslag van bevindingen) • overige door de raad bepaalt NB: Accountant heeft geen rol t.a.v. jaarverslag! (tenzij de raad dit zelf nader invult) De Lokale Rekenkamer(functie)

B E S T U R E Sociale voorzieningen & maatschappelijke dienstverlening

N

D

Onderwijs & kinderopvang

E

A

Ruimtelijke ordening & volkshuisvesting

C

T I V I T E Volksgezondheid & milieu

I T E N

Veiligheid

C

Verkeer & vervoer

O L L E G E Cultuur sport & recreatie

Economische structuur

administreren, registreren, controleren, betalen, …

geautomatiseerde systemen

database

database grootboek

Getrouwheid Geeft de verantwoording een getrouw beeld van de werkelijkheid

rechtma tigheid d i e h ouw r t e g

Rechtmatigheid Zijn de posten in de verantwoording terecht i.c. conform de geldende regels en wetten opgenomen


Wat voor opdrachtgever wilt u zijn?

modelverordening (213)

accountant

accountant

raad

college accountant raad

raad


Remedie: • Stel zelf de criteria op waarvan u vindt dat de opdracht aan de accountant moet voldoen om voor u van waarde te zijn • Bepaal hiervoor als raad een programma van eisen in aansluiting op de inrichting van verordening 213 • Doe dat aan de hand van een discussie over de ‘basiswaarden’ 4 Basiswaarden: 1

Objectiviteit

2

Zekerheid

3

Betrokkenheid

4

Ambitieniveau De Lokale Rekenkamer(functie)

1

Objectiviteit

Waar hebben we het dan over? I. II.

Onafhankelijkheid Deskundigheid

Heeft te maken met: • Overige werkzaamheden accountant binnen de gemeente en opdrachtverlening • Al of niet vertrouwensfunctie voor management en College • Betrokkenheid • Integriteit De Lokale Rekenkamer(functie)

2

Zekerheid

Waar hebben we het dan over? Tolerantie (%) • jaarrekeningtolerantie • tolerantie per onderdeel Objecten (afbakening en aanpak) • waarover het oordeel wordt gegeven Kwalitatieve aspecten • wat wel en wat niet • weging De Lokale Rekenkamer(functie)

3

Betrokkenheid

Waar hebben we het dan over? I.

II. III. IV. V.

Relatie raad – accountant • Invulling en organisatie • Rapportagelijnen Relatie college/ambt. apparaat – accountant Begrip raad over betekenis acc. controle Aanvullende opdrachten Historie


4

Ambitieniveau

Waar hebben we het dan over? • • •

Breedte en diepte van de toegevoegde waarde van de accountant Wijze waarop de relatie tussen accountant en raad gestalte dient te krijgen Hoe gaat de raad om met rapportages, verslagen en bevindingen van de accountant


Programma I

Inleiding

II


III


IV



e

• • •

Verordening controle doelmatigheid en doeltreffendheid college (ex. Art. 213a)

Onderzoek in opdracht van college Raad denkt mee over onderzoeksplan Raad geeft in verordening frequentie, spreiding en wijze van rapportage aan


De Rekenkamer(functie): Wat is de bedoeling? Wat mag? En wat kan?

a

Wat voor rekenkamers zijn er?

b

Voorbeelden van onderzoek

c

Mogelijkheden in de wetgeving


a


Rekenkamer Rotterdam • Eenhoofdige onafhankelijke rekenkamer • Ingesteld door de raad in 1997 • Directeur aangesteld in 1998 én opnieuw in 2004 door de raad voor zes jaar • Budget € 750.000 • 8 fte


a


Rekenkamer Utrecht • Commissie bestaande uit vijf externe leden, waarvan 3 vaste leden en 2 plaatsvervangende leden • Commissie bepaalt eigen agenda • Budget € 250.000 • 3 fte (ambtelijk secretaris + plaatsvervanger + onderzoeker + secretariaat) •

Ontwikkelmodel: van ’97 tot ’00 alleen raadsleden, van ’00 tot ’04 gemengd model, van 2005 volledig externe rekenkamer De Lokale Rekenkamer(functie)

a


Wat kan natuurlijk ook • Volledig externe commissie (Leiderdorp, Leerdam) • Commissie bestaande uit raadsleden met een externe voorzitter (Zwijndrecht, Apeldoorn, Nijmegen) • Commissie bestaande uit externen met een raadslid als voorzitter (…) • Commissie bestaande uit alleen maar raadsleden (Hoogeveen, Capelle aan den IJssel) •

Gemeenschappelijke rekenkamer (via wettelijk model geen ervaringen, wel veel andere vormen van samenwerking) De Lokale Rekenkamer(functie)

a


b

Voorbeelden van onderzoek

c

Mogelijkheden in de wetgeving


a c

Wat voor rekenkamers zijn er? Mogelijkheden in de wetgeving

Drie mogelijkheden 1. Rekenkamer 2. Rekenkamerfunctie 3. Gemeenschappelijke rekenkamer


a c


Rekenkamer • In de wet staan de taken en bevoegdheden • Onafhankelijkheid bij wet; onafhankelijke leiding, vrije onderwerpskeuze, onbeperkte toegang tot informatie, rapportagevrijheid etc. • Benoeming van de ‘leiding’ door de raad (zes jaar) • Raad stelt budget vast • ‘Eigen’ medewerkers


a c


Rekenkamerfunctie • Inrichting te regelen in een verordening, dus veel keuzemogelijkheden voor de raad • Participatie door raadsleden is mogelijk


a c


Gemeenschappelijke rekenkamer • Door Wet gemeenschappelijke regelingen is de rekenkamer ook voor meerdere gemeenten in te stellen • •

Rekenkamerfunctie niet mogelijk! Wel variabele vormen van samenwerking


a c


Vormen van samenwerking: 1. Incidenteel: een gezamenlijk onderzoek 2. Facilitair: gezamenlijk gebruik maken ambtelijke ondersteuning / onderzoekers 3. Gezamenlijke invulling van rekenkamerfunctie • Zelfde leden benoemen in verschillende gemeenten 4. Gezamenlijke rekenkamer


Uitgangspunt 9 Het is een instrument van de raad 9 Dus: Wat wil de raad? 9 Vele mogelijkheden


Remedie: Benut de wettelijke ruimte voor een rekenkamer(functie) ‘op maat’ Bepaal hiervoor als raad het ‘profiel’ voor de eigen rekenkamer Doe dat met een discussie over de ‘basiswaarden’ van dit profiel Vier basiswaarden: 1

Positionering

2

Onafhankelijkheid

3

Doelstelling

4

Belang / ambitieniveau


1

Positionering

2

Onafhankelijkheid

3

Doelstelling

4

Belang / ambitieniveau

Hoe gaan we dat doen? Per basiswaarde twee of drie stellingen Stemmen Discussie en verdere toelichting Let op! Overal waar ‘rekenkamer’ staat wordt zowel rekenkamer als rekenkamer(functie) bedoeld


1

Positionering


Relatie burgers • Zichtbaar en benaderbaar? • Zelfstandige voorlichting en communicatie? II. Relatie met de raad • Rol van de raad bij agendering • Wijze van rapportage • Contacten met de raad? III. Relatie college / ambtenaren • Rol in lopende onderzoeken?


1

Positionering

Raad ?

?

Rekenkamer (functie) ? ? Bewoners en belangengroepen

College

Ambtelijk apparaat


2

Onafhankelijkheid


Houding / attitude • Kritische geest / onafhankelijke oordeelsvorming II. Formele onafhankelijkheid • Vrije rapportage • Vrij in onderzoeksagenda • Geen dubbelfuncties (bijv. raadsleden) III. Praktisch • Aangaan van overeenkomsten • Ambt. ondersteuning / relatie griffie • Eigen budget De Lokale Rekenkamer(functie)

2

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid + Nodig voor oordeelsvorming + Toegevoegde waarde ten opzichte van andere instrumenten – Risico niet te weten wat er speelt – Risico geen draagvlag voor onderzoeksresultaten -> risico voor succesvolle implementatie

Betrokkenheid + Feeling nodig om tot juiste inschatting situatie te komen + Voordeel dat men weet wat er leeft + Zorgt voor draagvlak onderzoeksresultaten -> goede kans implementatie – Risico van belangenverstrengeling – Beeldvorming ‘lastig’


2

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid O n a f h a n k e li j k h e i d

Betrokkenheid

Rekenkamer

Rekenkamer(functie) met alleen externe leden Rekenkamer(functie) met raadsleden en externe leden Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

Betrokkenheid De Lokale Rekenkamer(functie)

3

Doelstelling


II. III.

Aanleiding van onderzoek • Willekeurig? • Incidenten / structurele processen • Criteria voor een onderwerp? Soort onderzoek: effectiviteit en efficiëntie Controle jaarrekening?


4

Ambitieniveau

Waar hebben we het dan over? I. II. III. IV.

Eigen mensen of extern Aantal onderzoeken per jaar Omvang van de onderzoeken Benodigde budget


V

Samenwerking

Uitgangspunt: Starten bij inventariseren wensen Raad, voordat gekozen wordt voor een bepaald model. Heeft gevolgen voor samenwerking: Vorm en mogelijkheid van samenwerking af laten hangen van de mate waarin de wensen van de raad het beste te realiseren zijn. Doe dat door een discussie te voeren over 4 basiswaarden: Positionering 1 2

Onafhankelijkheid

3

Doelstelling

4

Belang / ambitieniveau De Lokale Rekenkamer(functie)

V

Samenwerking

1

Positionering

Raad

Neutraal

College Rekenkamer (functie)

Bewoners en belangengroepen

Ambtelijk apparaat


V

Samenwerking

1

Positionering

Raad

Nadruk transparantie

College

Rekenkamer (functie)

Bewoners en belangengroepen

Ambtelijk apparaat


V

Samenwerking

1

Positionering

Raad Rekenkamer (functie) Nadruk Instrument raad Bewoners en belangengroepen

College

Ambtelijk apparaat


V 1

Samenwerking Positionering

Hoe neutraler de beoogde positie van de rekenkamer, des te kansrijker de samenwerking met anderen

1 Oneens

2 §¨ Overwegend oneens

3 Overwegend eens

4 Eens


V 2 Onafhankelijkheid

Samenwerking Onafhankelijkheid

Betrokkenheid

O n Gemeenschappelijke rekenkamer a f h ??? a n k Rekenkamer(functie) met e alleen raadsleden en externe leden li j Rekenkamer(functie) met k alleen raadsleden h e i Betrokkenheid d De Lokale Rekenkamer(functie)

V 2

Samenwerking Onafhankelijkheid

Gemeente A O Gezamenlijke Rekenkamer n Rekenkamer a f Gemeente B h a n k e li j k h e i Betrokkenheid d De Lokale Rekenkamer(functie)

V

Samenwerking

2

O n a f h a n k e li j k h e i d

Onafhankelijkheid

Gemeente A Rekenkamer

Samenwerking erg lastig

Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

Gemeente B Betrokkenheid De Lokale Rekenkamer(functie)

V

Samenwerking

2

O n a f h a n k e li j k h e i d

Onafhankelijkheid

Rekenkamer

Samenwerking maatwerk Gemeente A Gemeente B Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

Betrokkenheid De Lokale Rekenkamer(functie)

V 3

LEREN

Samenwerking Doelstelling

DOEL?

AFREKENEN


V 4

Samenwerking Belang / ambitieniveau

Wat is de relatie tussen het belang / ambitieniveau en de mogelijkheden tot samenwerking?


V

Samenwerking

1

Discussie over ‘basiswaarden’

2

Op basis daarvan: profielschets opstellen

Mogelijkheden samenwerking in beeld brengen 3

Reflectie in de fracties

4

Vaststellen profiel in een tweede sessie

Samenwerking concretiseren 5

Opstellen integraal voorstel (incl. verordening en plan van aanpak)

6

Besluitvorming in de raad


V

Samenwerking

1

Incidenteel

2

Facilitair

3

Gezamenlijke invulling

4

Gemeenschappelijke rekenkamer


Gemeenteraad Oude IJsselstreek

Recommend Documents