Gemeentelijk intranet Gebruikersverhalen Functioneel Ontwerp

Datum: 23 december 2013

1 van 32

Gemeentelijk intranet Gebruikersverhalen Functioneel Ontwerp

Ric van Westhreenen ([email protected]) 23 december 2013 v1.0

R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a

w w w . r o o d l i c h t . c o m


2 van 32

Index Management summary.................................................................................................................... 5 1. Uitgangssituatie.......................................................................................................................... 6 1.1 inleiding.............................................................................................................................. 6 1.2 Gebruikers in dit document................................................................................................... 7 2. Algemene randvoorwaarden........................................................................................................ 8 2.1 Keuze voor content management systeem (CMS)..................................................................... 8 2.2 Ontwikkelomgeving.............................................................................................................. 8 2.3 Repository............................................................................................................................ 8 2.4 Hosting- & database platform onafhankelijk............................................................................8 2.5 Veiligheid............................................................................................................................ 8 2.6 Authenticatie ....................................................................................................................... 8 2.7 Weergave en preview........................................................................................................... 9 2.8 Koppelingen met externe systemen......................................................................................... 9 2.9 Cross-browser...................................................................................................................... 9 2.10 Storingspagina................................................................................................................... 9 2.11 Projectaanpak.................................................................................................................... 9 2.12 Documentatie.................................................................................................................... 9 3. Functionaliteit........................................................................................................................... 10 3.1 Active Directory Koppeling.................................................................................................. 10 3.2 Pagina's............................................................................................................................. 10 3.2.1 Aanmaken................................................................................................................. 10 3.2.2 Wijzigen.................................................................................................................... 11 3.2.3 Wijzigingen log/versiebeheer....................................................................................... 11 3.2.4 Publiceren.................................................................................................................. 11 3.2.5 Verbergen.................................................................................................................. 11 3.2.6 Verwijderen................................................................................................................ 11 3.2.7 Preview...................................................................................................................... 11 3.2.8 Kruimelpad................................................................................................................ 11 3.2.9 Menu........................................................................................................................ 11 3.2.10 Downloads.............................................................................................................. 11 3.2.11 Waarschuw mij......................................................................................................... 12 3.2.12 Tekstformaat instelbaar............................................................................................. 12 3.2.13 Waarschuw de webmaster......................................................................................... 12 3.3 Homepagina..................................................................................................................... 12 3.3.1 Widgets..................................................................................................................... 12 3.3.2 Indeling en opmaak.................................................................................................... 13 3.3.3 Statusmeldingen......................................................................................................... 13 3.4 Smoelenboek..................................................................................................................... 13 3.4.1 Overzichtspagina....................................................................................................... 13 3.4.2 Profielpagina............................................................................................................. 13 3.4.3 Aanpassen................................................................................................................. 14 3.4.4 Statusmeldingen profiel............................................................................................... 14 3.4.5 Reactie op profielpagina............................................................................................. 14 3.4.6 Agenda..................................................................................................................... 14 3.4.7 Organogram............................................................................................................. 15 R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



3 van 32

3.5 Nieuws ............................................................................................................................. 15 3.5.1 Nieuwsoverzicht pagina.............................................................................................. 15 3.5.2 Nieuwsdetail pagina................................................................................................... 15 3.5.3 Reacties op nieuwsartikelen......................................................................................... 15 3.5.4 RSS-feed nieuws......................................................................................................... 15 3.5.5 RSS-feed van externe nieuwsbronnen............................................................................ 15 3.6 Kalender........................................................................................................................... 16 3.6.1 Kalender overzichtpagina............................................................................................ 16 3.6.2 Onderdelen activiteiten in kalender.............................................................................. 16 3.6.3 Kalender onderdeel toevoegen.................................................................................... 16 3.6.4 Geautomatiseerde kalender onderdelen....................................................................... 16 3.7 Formulieren....................................................................................................................... 16 3.7.1 Formulieren generator................................................................................................ 16 3.7.2 Formulieren maken..................................................................................................... 16 3.7.3 Validatie van invoer.................................................................................................... 17 3.7.4 Bedanktpagina........................................................................................................... 17 3.8 Veelgestelde vragen (FAQ).................................................................................................. 17 3.8.1 Aanmaken, wijzigen en verwijderen.............................................................................. 17 3.8.2 Plaatsen.................................................................................................................... 18 3.8.3 Tonen........................................................................................................................ 18 3.9 Sitemap............................................................................................................................. 18 3.9.1 Sitemap tonen............................................................................................................ 18 3.10 Printversie........................................................................................................................ 18 3.10.1 Printversie tonen....................................................................................................... 18 3.11 Actiebuttons..................................................................................................................... 18 3.11.1 Actiebuttons aanmaken............................................................................................. 18 3.12 Vacaturebank................................................................................................................... 18 3.12.1 Vacature aanmaken.................................................................................................. 18 3.12.2 Vacature wijzigen, archiveren en verwijderen............................................................... 19 3.12.3 Overzichtspagina..................................................................................................... 19 3.12.3 Sollicitatieformulier................................................................................................... 19 3.13 Zoekfunctie...................................................................................................................... 20 3.13.1 Zoeken.................................................................................................................... 20 3.13.2 Zoekresultaten pagina.............................................................................................. 20 3.14 Nieuwsbrief..................................................................................................................... 21 3.14.1 Aanmaken nieuwsbrief.............................................................................................. 21 3.14.2 Verzenden nieuwsbrief............................................................................................... 21 3.14.3 Ontvangen nieuwsbrief............................................................................................. 21 3.15.1 Aanmaken............................................................................................................... 21 3.15.2 Verwijderen.............................................................................................................. 22 3.16 Producten en Diensten Catalogus (PDC)............................................................................. 22 3.16.1 Aanmaken............................................................................................................... 22 3.16.2 Integratie met andere databronnen............................................................................ 22 3.17 Afbeeldingen/bestanden................................................................................................... 22 3.17.1 Invoeren.................................................................................................................. 22 3.17.2 Bewerken................................................................................................................. 23 3.17.3 Weergave................................................................................................................ 23 3.18 Prikbord/Forum................................................................................................................ 23 3.18.1 Inrichting................................................................................................................. 23


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



4 van 32

3.18.2 Weergave................................................................................................................ 23 3.18.3 Aanmaken............................................................................................................... 24 3.18.4 Forum moderatie...................................................................................................... 24 3.19 Reserveren van faciliteiten................................................................................................. 24 3.19.1 Reserveren............................................................................................................... 24 3.19.2 Aanmaken............................................................................................................... 25 3.19.3 Verwijderen.............................................................................................................. 26 3.20 Poll/Enquête.................................................................................................................... 26 3.20.1 Aanmaken poll......................................................................................................... 26 3.20.2 Aanmaken enquête.................................................................................................. 26 3.20.3 Archiveren/verwijderen.............................................................................................. 26 3.20.4 Resultaten................................................................................................................ 26 3.20.5 Weergave................................................................................................................ 27 3.21 Weblog........................................................................................................................... 27 3.21.1 Aanmaken............................................................................................................... 27 3.21.2 Weergave................................................................................................................ 27 3.22 Chat............................................................................................................................... 27 3.22.1 Weergave................................................................................................................ 27 3.23 Social Media................................................................................................................... 28 3.23.1 Weergave................................................................................................................ 28 3.24 Storingspagina................................................................................................................. 28 3.24.1 Bewerken................................................................................................................. 28 3.25 Projectpagina................................................................................................................... 28 3.25.1 Aanmaken............................................................................................................... 28 3.25.2 Beheer.................................................................................................................... 28 3.25.3 Weergave overzichtspagina projectpagina.................................................................. 29 3.25.4 Koppeling met Smoelenboek..................................................................................... 29 3.26 Samenwerken aan documenten......................................................................................... 29 3.26.1 Aanmaken............................................................................................................... 29 3.26.2 Weergave................................................................................................................ 30 3.26.3 Verwijderen.............................................................................................................. 30 3.27 Verbindingsplekken (vragen en antwoorden)....................................................................... 30 3.27.1 Weergave................................................................................................................ 30 3.27.2 Vraag stellen............................................................................................................ 31 3.27.3 Sluiten en verwijderen............................................................................................... 31 3.27.4 Reageren................................................................................................................. 31 3.28 Wiki ............................................................................................................................... 31 3.28.1 Aanmaken............................................................................................................... 31 3.28.2 Verwijderen.............................................................................................................. 31 3.28.3 Abonneren............................................................................................................... 32


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



5 van 32

MANAGEMENT SUMMARY Naar aanleiding van ons gesprek, inventarisatie, en verschillende e-mailwissellingen, is onderstaand functioneel ontwerp samengesteld. Ik heb hiervoor verder gebruik gemaakt van alle beschikbare documentatie van de gemeente omtrent de wensen en eisen. De opzet om dit functioneel ontwerp samen te stellen is gebaseerd op het beschrijven van gebruikersverhalen. In dit document hebben we drie soorten gebruikers: opdrachtgever, redacteuren en bezoekers. Omdat sommige functionaliteit niet beïnvloed wordt door redacteuren, maar door de bezoekers, wordt dit onderscheid gemaakt. Per gebruikersverhaal wordt duidelijk aangegeven op welke doelgroep het betrekking heeft. Drs. Ric van Westhreenen

Telefoon: 06 4808 6106 Vaste lijn: 085 002 0486 Fax: 084 884 0425 E-mail: [email protected] KvKnr.: 58951628


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



6 van 32

1. UITGANGSSITUATIE 1.1 inleiding Drie gemeenten – Heemskerk, Bloemendaal, Heemstede – wensen te investeren in een nieuw op te zetten intranet op basis van TYPO3 software, ofwel TYPO3 Neos ofwel TYPO3 CMS. In de gedachte van Open Source en samenwerking staan deze gemeenten voor de vernieuwing van hun intranet. Hierbij is men op zoek naar een gezamenlijke oplossing: één installatie die volledig het eisenpakket van alle deelnemende gemeenten dekt en die vervolgens onderling gedupliceerd wordt, zodat elke gemeente het duplicaat naar eigen smaak en wens kan gaan inrichten. Insteek is dat de gemeenten zoveel mogelijk zelf de bijkomende zaken (zoals AD koppeling en styling) afvangen en elkaar hierbij ondersteunen. Mocht er alsnog verdere externe hulp nodig zijn wil men ook zelf kunnen bepalen welke partij hiervoor benaderd wordt (leveranciers onafhankelijk). Het intranet moet dus volledig eigendom van de gemeenten zijn. Het intranet krijgt een eigen vormgeving gebaseerd op de functionele omschrijvingen in dit document. De kaders die hiervoor gelden worden gevormd door de geldende huisstijl, de gangbare principes van usability (=gebruikersvriendelijkheid) van websitebouw en responsive design. De vormgeving moet redelijk neutraal te zijn (makkelijk aanpasbaar). De belangrijkste uitgangspunten zijn: •

Het intranet moet zich meer op de mens richten, zodat minder vanuit de formele organisatie informatie verstuurd hoeft te worden. Het intranet moet ervoor zorgen dat de mensen in en rondom de organisatie optimaal ondersteund worden in hun werk door ze drempelloos met elkaar en met informatie te verbinden. Kennis delen kan bijvoorbeeld door het makkelijk zelf bijhouden en aanmaken van pagina's (aan de 'voorkant'), vragen stellen en beantwoorden (en zelfs op een antwoord 'inline' kunnen antwoorden), samenwerken in documenten en het inzetten van social media. Ook kun je bijvoorbeeld een vraag en de antwoorden daarop “volgen” doordat je bericht krijgt als een nieuw antwoord is gegeven. Kortom; het intranet moet een sociaal intranet zijn dat gericht is op 'het nieuwe werken'.

•

Het intranet is te personaliseren (naar gelang behoefte en werkinhoud). Tevens moet het intranet plaats- én tijdsonafhankelijk te benaderen zijn en op verschillende platformen goed te gebruiken (zoals smartphone, tablet en PC, evenals gangbare browsers als Internet Explorer, Firefox en Chrome). Een responsive webdesign is dus een eis.

Dit Functioneel Ontwerp (FO) is opgesteld aan de hand van een Programma van Eisen (PvE) en beschrijft alle functies die het nieuwe intranet voor de gebruiker moet bevatten. Dit PvE bevat eisen en wensen. De eisen zijn één op één in dit FO meegenomen en als zodanig aangeduid. TYPO3 dient als basis voor het intranet en kan in voorkomende gebruik maken van informatie uit andere systemen. Het gaat hierbij dus nadrukkelijk om een samenwerking tussen systemen en niet om de


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



7 van 32

vervanging van software. Het aanroepen van andere bronnen gebeurt zoveel mogelijk op basis van koppelingen. Beheer en onderhoud van primaire systeemsoftware gebeurt dus niet vanuit TYPO3 maar vanuit de systeemsoftware zelf. 1.2 Gebruikers in dit document In dit document is er sprake van een aantal gebruikers. Per gebruikersverhaal wordt deze gebruiker duidelijk aangeduid. We gebruiken hiervoor de volgende gebruikers: • opdrachtgever • redacteur • bezoeker


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



8 van 32

2. ALGEMENE RANDVOORWAARDEN 2.1 Keuze voor content management systeem (CMS) Voor het intranet is de keuze van CMS beperkt tot: • TYPO3 Neos v1 of hoger; • TYPO3 CMS v6.2; Het is bekend dat TYPO3 CMS v6.2 op 25 maart 2014 uitkomt. Indien door de leverancier gekozen wordt voor TYPO3 CMS, dan dient bij oplevering of binnen 3 maanden na oplevering het intranet in – de dan meest recente - versie 6.2 van TYPO3 CMS te draaien, zonder dat hier meerkosten voor in rekening worden gebracht. 2.2 Ontwikkelomgeving Als opdrachtgever wil ik dat het nieuwe intranet in een OTAP-straat wordt ontwikkeld, zodat elke stap in het proces wordt getest en geaccepteerd voordat het voor de gebruikers online wordt geplaatst. 2.3 Repository Als opdrachtgever wil ik dat het intranet als package beschikbaar komt binnen een repository, zoals Git. De reden is dat ik als opdrachtgever het intranet als pakket wil kunnen laten gebruiken bij meerdere gemeenten. 2.4 Hosting- & database platform onafhankelijk Als opdrachtgever wil ik de vrije keuze hebben om het intranet te kunnen hosten. Er dienen binnen het intranet geen leverancier specifieke en proprietary onderdelen te zitten die deze vrije keuze tegengaan. Tevens wil ik als opdrachtgever niet per definitie vast zitten aan MySQL als database. Aangezien de eindoplossing een intranet betreft wil ik als opdrachtgever de mogelijkheid hebben om het intranet binnen mijn bestaande architectuur te kunnen onderbrengen. 2.5 Veiligheid Als opdrachtgever wil ik dat de leverancier een hackerstest laat uitvoeren op het opgeleverde intranet. Verder wil ik dat het verkeer tussen gebruikers en het intranet wordt beveiligd via een SSL-verbinding. 2.6 Authenticatie Als opdrachtgever wil ik dat de authenticatie van bezoekers aan het intranet plaatsvindt op basis van Active Directory (AD) authenticatie. Om dit toekomstig bestendig te maken wil ik dat gebruik gemaakt wordt van Flow. Ik wil verder dat het mogelijk is dat er een differentiatie kan worden aangebracht in de rechten zodat sommige groepen meer zien, dan andere groepen.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



9 van 32

2.7 Weergave en preview Ik wil als redacteur exact zien hoe mijn content zich gedraagt (weergave en werking) in zowel desktop, smartphone en tablet formaat. Binnen het CMS moeten deze previews aanwezig zijn. Ik wil daarbij ook zien hoe bijvoorbeeld formulieren en afbeeldingen meeschalen. Als opdrachtgever wil ik dat de output van het intranet geschikt is voor leesbaarheid op verschillende apparaten als (maar niet uitsluitend) tablets, desktops, smartphones via responsive webdesign. Het moet mogelijk zijn dat redacteuren ervoor kunnen kiezen bepaalde componenten/functionaliteit niet beschikbaar te stellen voor bijvoorbeeld smartphone weergave. Binnen het intranet worden betekenisvolle en leesbare URL's gebruikt. Bijvoorbeeld intranet.gemeentenaam.nl/documenten/overzicht.html 2.8 Koppelingen met externe systemen Ik wil als opdrachtgever dat koppelingen met andere gegevensbronnen plaatsvinden op basis van SOAP/REST/JSON. Licht toe hoe je dat generiek gaat oplossen. 2.9 Cross-browser De output van het intranet dient goed te raadplegen te zijn op een breed scala aan browsers. Het intranet moet werken en toegankelijk vanaf minimaal MSIE 8 en gelijkwaardig van andere merken. 2.10 Storingspagina Als opdrachtgever wil ik dat op het moment dat er een verstoring is, er automatisch een storingspagina verschijnt. Op deze storingspagina staat vermeld hoe lang de beschikbaarheid van het intranet onderbroken is. (zie ook: 3.24 Storingspagina) 2.11 Projectaanpak Als opdrachtgever wil ik dat gedurende het project gewerkt wordt volgens een agile projectmethodiek waarbij ik als opdrachtgever voortdurend op de hoogte gehouden wordt van de voortgang. 2.12 Documentatie Als opdrachtgever wil ik voor de functionaliteit een gebruikershandleiding ontvangen. Bij oplevering wil ik een installatiehandleiding waarmee systeembeheerders danwel applicatiebeheerders een versie van het intranet op een andere server kunnen installeren.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



10 van 32

3. FUNCTIONALITEIT 3.1 Active Directory Koppeling Als opdrachtgever wil ik dat de authenticatie van de bezoeker plaatsvindt via een single-sign-on oplossing gebaseerd op Active Directory. Als bezoeker wil ik dat op het moment dat ik naar het intranet toe ga mijzelf niet hoef aan te melden op het moment dat ik al aangemeld ben op het interne netwerk. Als bezoeker heb ik toegang tot de informatie en functionaliteit die voor mij vanuit mijn functie binnen de gemeente beschikbaar is. Het kan dus zijn dat ik als bezoeker meer kan zien van het intranet, dan een collega. 3.2 Pagina's 3.2.1 Aanmaken Als redacteur wil ik een pagina kunnen aanmaken met: • tekst; • kopjes; • foto(galerij); • video- en audiofragmenten; • tabellen; • imagemaps; • links; • downloads van bestanden; • specifieke functionaliteit waarvoor de pagina dient als 'container'. Als redacteur wil ik zelf de pagina-indeling kunnen bepalen door het selecteren van sjablonen en kolommenindeling. Als redacteur wil ik een anker kunnen maken naar een contentelement op dezelfde pagina zodat bij een lange pagina naar een specifiek onderdeel kan worden ‘gesprongen’. Als redacteur wil ik een pagina bewerken via een WYSIWYG-manier, zodat ik exact zie hoe de opmaak is op verschillende apparaten/views. Als redacteur wil ik de plaats kunnen bepalen waar de pagina in de navigatiestructuur staat. Als redacteur wil ik de pagina kunnen voorzien van metadata als titel, url en omschrijving. Als redacteur wil ik dat mijn pagina automatisch tussentijds wordt opgeslagen, zodat ik altijd de zekerheid heb dat de inhoud is zekergesteld.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



11 van 32

3.2.2 Wijzigen Als redacteur wil ik een pagina kunnen aanpassen zodat een wijziging kan worden doorgevoerd. Als redacteur wil ik de plaats van een pagina in de navigatiestructuur kunnen wijzigen, zonder dat daarbij de links naar de pagina vanuit andere pagina's verloren gaan. 3.2.3 Wijzigingen log/versiebeheer Als redacteur wil ik kunnen zien welke wijzigingen er zijn geweest op mijn content. Ik wil kunnen zien: • welke content er veranderd is, • op welke datum dat heeft plaatsgevonden, • en wie deze wijziging(en) heeft gedaan. 3.2.4 Publiceren Als redacteur wil ik na het maken of wijzigen van een pagina deze wijziging direct zichtbaar maken voor bezoekers. 3.2.5 Verbergen Als redacteur wil ik een pagina kunnen verbergen en pas zichtbaar laten worden nadat ik ofwel deze pagina zichtbaar maak, of nadat een periode is verlopen, danwel een vooraf door mij ingestelde datum is bereikt. 3.2.6 Verwijderen Als redacteur wil ik een pagina kunnen verwijderen zodat de pagina niet meer in het CMS staat. 3.2.7 Preview Als redacteur wil ik met één druk op de knop direct zien hoe mijn pagina eruit ziet, voordat ik deze gepubliceerd heb. 3.2.8 Kruimelpad Als redacteur wil ik dat op elke pagina een kruimelpad getoond wordt zonder dat ik daar iets voor hoef te doen. Het kruimelpad toont de bovenliggende pagina's, welke elk afzonderlijk aanklikbaar zijn. Op het moment dat het kruimelpad te lang wordt, dan wordt het middelste deel afgekort via […]. Het kruimelpad dient getoond te worden op 1 regel. 3.2.9 Menu Als redacteur wil ik dat het menu automatisch wordt gegenereerd. Er moet de mogelijkheid zijn dat hier gebruik gemaakt wordt van in- en uitklapmenu's. 3.2.10 Downloads Als redacteur wil ik verschillende soorten bestanden kunnen aanbieden als download. Op het moment dat ik het bestand heb geplaatst wil ik dat er automatisch een icoon bij komt te staan zodat de bezoeker direct kan zien om wat voor soort bestand het gaat. Ik wil als redacteur dat de volgende bestanden worden 'herkend': PDF, ODF, DOC(X), XLS(X), PPT(X), GIF, JPG, TIFF, PNG.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



12 van 32

3.2.11 Waarschuw mij Als bezoeker wil ik dat ik op een pagina kan aangeven dat ik via de statusmeldingen op mijn homepagina geïnformeerd wordt als de pagina geupdate is. Als bezoeker moet ik via dezelfde manier ook deze melding uit kunnen zetten. Ook moet ik de meldingen uit kunnen zetten van specifieke pagina's via de statusmelding zelf. Als bezoeker wil ik zodra er gereageerd wordt op een reactie die ik heb gegeven een melding krijgen(zie bijvoorbeeld: 3.4.5 Reactie op profielpagina, 3.5.3 Reacties op nieuwsartikelen). Ik wil de mogelijkheid om specifieke meldingen per stuk uit te kunnen zetten (zoals bij LinkedIn mogelijk is). 3.2.12 Tekstformaat instelbaar Als bezoeker moet ik met één muisklik het tekstformaat kunnen vergroten, kunnen verkleinen of weer op normaal kunnen zetten. Dit geldt voor alle pagina's en ook de homepagina. 3.2.13 Waarschuw de webmaster Ik wil als bezoeker op elke pagina via een link de webmaster kunnen waarschuwen voor fouten of aanstootgevende content. Ik kan daarvoor op een link klikken waarna ik naar een pagina wordt geleid met daarop een formulier. Het formulier wordt automatisch gevuld met mijn gegevens, als ook de gegevens van de pagina waar ik vandaan kom. Aangezien ik ook de webmaster moet kunnen waarschuwen als er bijvoorbeeld op de marktplaats iets wordt aangeboden dat bijvoorbeeld aanstootgevend is, dan moet de link direct naar dat product leiden. 3.3 Homepagina De homepagina bestaat uit verschillende onderdelen. 3.3.1 Widgets Als bezoeker wil ik de opbouw van de homepagina zelf kunnen indelen. Ook wil ik als bezoeker dat ik onderdelen uit een verzameling kan toevoegen. Als bezoeker wil ik verder onderdelen kunnen uitzetten. Er is geen maximum aan het aantal onderdelen dat ik als bezoeker tegelijkertijd kan plaatsen. Als bezoeker krijg ik op de homepagina alleen maar onderdelen te zien die gekoppeld zijn aan mijn toegangsniveau. Als redacteur wil ik onderdelen die op de homepagina getoond kunnen worden vastzetten, zodat de bezoeker deze niet kan verplaatsen of uitzetten. Als redacteur kan ik verschillende functionaliteit op de homepagina plaatsen. Denk dan aan een nieuwsblokje, een poll, enzovoort. Als redacteur wil ik de mogelijkheid om ook externe bronnen op te nemen in widgets, zoals een Weerwidget, Verkeer-widget of een NS-widget. In mijn beheeromgeving heb ik de mogelijkheid dat soort widgets te kunnen maken.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



13 van 32

3.3.2 Indeling en opmaak De homepagina kent een afwijkende pagina-indeling ten opzichte van de vervolgpagina's. Ik als bezoeker moet direct zien dat ik op de homepagina ben van het intranet van de gemeente waar ik werkzaam ben. Ik moet ook direct kunnen zien op de homepagina dat ik ben ingelogd. Mijn naam wordt bijvoorbeeld weergegeven (met een directe link naar mijn profielpagina) Op de homepagina zie ik ook het menu (zie: 3.2.9 Menu). Op de homepagina kan ik als bezoeker ook het tekstformaat instellen (zie: 3.2.12 Tekstformaat instelbaar). 3.3.3 Statusmeldingen Als bezoeker moet ik op de homepagina direct statusmeldingen zien van onderdelen waarop ik geabonneerd ben. Bijvoorbeeld van gewijzigde pagina's, thema's die van toepassing zijn op mijn kennisgebied, kalendergebeurtenissen, meldingen vanuit het smoelenboek, reacties. Deze meldingen moet ik ook per stuk uit kunnen zetten. 3.4 Smoelenboek 3.4.1 Overzichtspagina Als bezoeker kan ik op de pagina smoelenboek alle medewerkers werkzaam binnen de organisatie terugvinden. Op de overzichtspagina zie ik een zoekfunctie dat uitsluitend zoekt in het smoelenboek. Ik zoek daarmee uitsluitend op voornaam, achternaam, of afdeling. De zoekfunctie is intelligent en helpt mij bij het zoeken als ik niet exact te naam correct heb ingegeven. Bijvoorbeeld als ik zoek op jansen, dan krijg ik ook de zoekresultaten van janssen terug. Op de overzichtspagina zie ik de meest recent toegevoegde medewerkers en kan ik doorklikken naar hun volledige profiel. Daarnaast zie ik op de overzichtpagina een lijst van namen van de jarige medewerkers. Ook deze namen kan ik elk afzonderlijk aanklikken om zo het volledige profiel van de aangeklikte persoon te kunnen bekijken. 3.4.2 Profielpagina Als bezoeker zie ik op de profielpagina de belangrijkste contactinformatie staan, als: • foto • naam • vaste telefoon • mobiele telefoon • werkdagen • locatie/werkplek • afdeling (of afdelingen) • socialmedia profielen (indien ingegeven door de collega) • expertisegebieden (indien ingegeven door de collega) • chatnaam (bv die van MS Lync, Skype of Google Hangout)


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



14 van 32

Ik wil op de profielpagina ook zien of een collega aanwezig is of afwezig. Ook wil ik onder meer zien aan welke producten en diensten, documenten danwel projecten deze collega is gekoppeld. (zie: 3.16 Producten en Diensten Catalogus (PDC), 3.21.2 Weergave, 3.25.4 Koppeling met Smoelenboek, 3.26.2 Weergave, 3.27 Verbindingsplekken (vragen en antwoorden)) Ik wil vanuit de profielpagina een koppeling naar een organogram, zodat ik kan zien op welke plek deze collega organisatorisch zit, en onder welke leidinggevende hij/zij valt. De meeste informatie voor het smoelenboek is afkomstig vanuit een koppeling met een extern personeelssysteem. De rest is via verrijking uit andere functionaliteit op het intranet (TYPO3) afkomstig. 3.4.3 Aanpassen Ik wil als bezoeker vanuit de profielpagina een melding kunnen maken als de profielpagina van een collega onjuistheden bevat. Deze melding dient te gaan naar de e-mail van de leidinggevende van deze collega. Deze mail bevat standaard reeds de informatie van de persoon waarover ik een melding wil doen. Ik wil als bezoeker mijn eigen profielpagina aan kunnen vullen met specifieke informatie via de frontend. Hiervoor heb ik een link naar een profiel-bewerk pagina met een vrij in te vullen veld. Hierin kan ik uitsluitend platte tekst plaatsen, zonder specifieke opmaakkenmerken of HTML-code (anders dan witregels). Dit kunnen zaken zijn als mijn hobby of ervaring met specifieke applicaties. Ook wil ik als bezoeker in mijn profielpagina mijn socialmedia profielen kunnen toevoegen (als Twitter, LinkedIn, Facebook, Yammer). Afhankelijk van het feit of deze zijn ingevuld, verschijnen er icoontjes naast mijn profielweergave met een onderliggende link. Daarnaast wil ik als bezoeker in mijn profielpagina expertisegebieden kunnen selecteren uit een dropdownlijst. 3.4.4 Statusmeldingen profiel Ik wil als bezoeker een melding krijgen op mijn homepagina van nieuwe medewerkers en verjaardagen van medewerkers. Deze melding bevat optioneel een foto en voornaam en achternaam. Deze zijn aanklikbaar en leiden direct door naar de profielpagina van deze persoon. 3.4.5 Reactie op profielpagina Ik wil als bezoeker op de profielpagina van een collega een reactie kunnen geven. Bijvoorbeeld een felicitatie of welkomstbericht. Automatisch worden er maximaal de 5 meest recente berichten getoond op het profiel. Oudere berichten zijn uitsluitend nog in te zien door de eigenaar van het profiel. 3.4.6 Agenda Ik wil op de profielpagina van een collega kunnen zien of deze collega beschikbaar is via een agenda. Bij voorkeur is de inhoud afkomstig van Outlook of gelijksoortig.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



15 van 32

3.4.7 Organogram Ik wil als bezoeker direct kunnen zien aan de hand van een schematische weergave (organogram) waar een medewerker zit. 3.5 Nieuws 3.5.1 Nieuwsoverzicht pagina Als bezoeker wil ik in een overzicht alle laatste nieuwsartikelen bijeen zien. Zogenaamde nieuwsteasers. Een nieuwsteaser bestaat altijd uit een foto-thumbnail, een titel en een alinea tekst. Als ik als bezoeker op de titel klik, ga ik naar de nieuwsdetail pagina van het gekozen artikel. 3.5.2 Nieuwsdetail pagina Op de nieuwsdetail pagina kan ik als bezoeker het volledige nieuwsartikel zien. Als redacteur kan ik nieuwsartikelen maken bestaande uit teksten, subkopjes en plaatjes. Ik kan als redacteur ook metadata meegeven aan mijn nieuwsartikel als de nieuwsartikel titel en de categorie. Standaard kiest het CMS voor mij de eerste afbeelding als foto-thumbnail voor in de nieuwsteaser en de publicatiedatum. Ik kan als redacteur ook een andere publicatiedatum kiezen. Het nieuwsartikel wordt dan op die datum gepubliceerd. 3.5.3 Reacties op nieuwsartikelen Ik kan als bezoeker reageren op nieuwsartikelen. Bij de reactie wordt mijn naam als auteur getoond als ook de invoerdatum met een link naar mijn profielpagina. Het systeem kent mijn naam, omdat ik ingelogd ben op het intranet. Op het moment dat ik als bezoeker niet ben ingelogd, kan ik niet reageren. 3.5.4 RSS-feed nieuws Als bezoeker kan ik mij abonneren op de RSS-feed van het nieuws. Op het moment dat er nieuwscategorieën zijn, kan ik als bezoeker kiezen op welke categorie ik mij kan abonneren. 3.5.5 RSS-feed van externe nieuwsbronnen Ik kan als redacteur externe RSS-feeds toevoegen aan het nieuws. Als bezoeker zie ik bij externe nieuwsartikelen een specifieke vermelding staan, zodat ik duidelijk zie dat dit een extern nieuwsbericht is. Zodra ik op de titel van dit externe nieuwsbericht klik, ga ik naar een externe website. Ik kan als bezoeker geen reacties geven op een extern bericht, omdat de inhoud niet op het eigen intranet staat.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



16 van 32

3.6 Kalender 3.6.1 Kalender overzichtpagina Als bezoeker zie ik op de overzichtpagina een visuele weergave van een kalender met daarop al mijn agenda-items. Standaard is dit een maandweergave. Ik kan doorklikken op deze agenda-items waarna ik op een agenda-detailpagina terecht kom. Als bezoeker kan ik de kalenderweergave op de kalender overzichtpagina veranderen. Ik heb daar de mogelijkheid van dag, week, maand of jaarweergave. Ik kan als bezoeker bladeren door de kalender. Afhankelijk van de weergave ga ik steeds een periode verder. Dus bij een maandweergave ga ik ofwel 1 maand vooruit of 1 maand achteruit. Als ik als bezoeker in de jaarweergave klik op een maand, dan krijg ik van deze maand de maandweergave te zien. Datzelfde geld ook voor de dagweergave. 3.6.2 Onderdelen activiteiten in kalender Als bezoeker zie ik duidelijk onderscheidend verschillende kalender onderdelen als: • verjaardagen; • afscheidsborrels; • interne activiteiten; • bijzondere werkafspraken; • weekmenu. 3.6.3 Kalender onderdeel toevoegen Als redacteur wil ik een kalender onderdeel toe kunnen voegen. Dit zijn: • afscheidsborrels; • interne activiteiten; • bijzondere werkafspraken; • weekmenu. 3.6.4 Geautomatiseerde kalender onderdelen De kalender wordt automatisch voorzien van de verjaardagen van medewerkers uit het personeelssysteem. Als redacteur heb ik daar geen invloed op. 3.7 Formulieren 3.7.1 Formulieren generator Als redacteur wil ik op eenvoudige wijze zelfstandig formulieren kunnen maken via een gebruikersinterface. 3.7.2 Formulieren maken Als redacteur wil ik de volgende onderdelen kunnen toepassen in een formulier: • tekstvelden; • vrije velden; R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a


Datum: 23 december 2013 • • • • •

17 van 32

dropdown velden; selectievakken; radiobuttons; verzendknop; datumvelden met kalenderweergave.

Als redacteur wil ik daarnaast kunnen aangeven naar welk(e) e-mailadres(sen) de inhoud van het formulier verstuurd moet worden. Het moet dus mogelijk zijn om de inhoud naar meerdere verschillende e-mailadressen te laten verzenden. Als redacteur wil ik kunnen aangeven dat de inhoud van het formulier ook in de database opgeslagen moet worden. Als redacteur wil ik bij de velden afzonderlijk kunnen aangeven dat ik validatie wil toepassen. Een icoon dat aangeeft dat het veld verplicht moet worden ingevuld wordt automatisch getoond aan de bezoeker. Als bezoeker wil ik dat er altijd een afschrift van het formulier naar mijzelf wordt verzonden. 3.7.3 Validatie van invoer Als redacteur wil ik de inhoud van de invoer door de bezoeker vooraf kunnen valideren. Ik wil de volgende validaties kunnen toepassen: Tekstvelden

Validatie op correctheid van invoer van e-mailadressen; validatie op invoer van alleen nummers (bijvoorbeeld telefoonnummer); validatie op invoer van aantal karakters (bijvoorbeeld postcode); validatie op invoer van alleen letters (bijvoorbeeld naam); validatie of er er iets is ingevoerd.

Selectievakken

Validatie of er iets is geselecteerd.

3.7.4 Bedanktpagina Als redacteur kan ik aangeven naar welke pagina geredirect wordt nadat een bezoeker een formulier heeft verzonden. 3.8 Veelgestelde vragen (FAQ) 3.8.1 Aanmaken, wijzigen en verwijderen Als redacteur kan ik via een gebruikersinterface vraag en antwoordcombinaties maken. Als redacteur kan ik aan een vraag en antwoordcombinatie een categorie koppelen. Als redacteur kan ik wijzigingen aanbrengen in de vraag en antwoordcombinaties.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



18 van 32

Als redacteur kan ik vraag en antwoordcombinaties verwijderen. Als redacteur kan ik categorieën aanmaken voor de vraag en antwoordcombinaties. Deze categorieën kunnen gebruikt worden bij selectieve weergave. 3.8.2 Plaatsen Ik kan als redacteur de FAQ-inhoud op verschillende plaatsen op de website zetten. Ik kan als redacteur een selectie van de FAQ-inhoud plaatsen door een beperking toe te passen op basis van een categorie. 3.8.3 Tonen Als bezoeker zie ik een FAQ als een lijst van vragen. Ik kan een specifieke vraag aanklikken, waarna het antwoord getoond wordt via een uitklap. 3.9 Sitemap 3.9.1 Sitemap tonen Ik kan als bezoeker op één pagina een gestructureerd totaaloverzicht krijgen van alle pagina's op de website. Ik zie als bezoeker alleen de pagina's waartoe ik toegang heb. 3.10 Printversie 3.10.1 Printversie tonen Als ik als bezoeker op de printknop in mijn browser klik of ik maak gebruik van een toetscombinatie op mijn computer als Ctrl+P, dan wordt er automatisch een printversie opgemaakt van de bewuste intranetpagina die netjes past op een A4 (in de breedte). 3.11 Actiebuttons 3.11.1 Actiebuttons aanmaken Als redacteur wil ik in mijn pagina op eenvoudige wijze een actiebutton kunnen aanmaken. Deze actiebutton passen qua opmaak in mijn huisstijl. Aan een actiebutton kan ik een tekst en een hyperlink toevoegen. Als redacteur kan ik ook bepalen wat de uitlijning is van de actiebutton, zijnde links, rechts of midden. 3.12 Vacaturebank 3.12.1 Vacature aanmaken Als redacteur moet ik vacatures kunnen plaatsen. Dit doe ik via een gestructureerde opzet met een specifiek sjabloon. Automatisch wordt de plaatsingsdatum toegevoegd. Ik voeg als redacteur de volgende inhoud toe: R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a


Datum: 23 december 2013 • • • • • • • • • • • •

19 van 32

functie-titel; afdeling; aantal uur; tijdelijk of onbepaalde tijdscontract; opleidingsniveau; functie-omschrijving; takenpakket; wensen; eisen; contact persoon; sluitingsdatum; interne of externe vacature.

Op de pagina staat een knop die automatisch leidt naar een formulier dat gekoppeld is aan een centrale database en e-mailadres voor mensen die solliciteren. Ik hoef hier als redacteur niets voor te doen. De vacature wordt automatisch op verborgen gezet als de sluitingsdatum is bereikt. 3.12.2 Vacature wijzigen, archiveren en verwijderen Ik kan als redacteur een vacature wijzigen op alle punten, ook de plaatsingsdatum kan ik wijzigen. Ik kan de vacature archiveren. Dan wordt de vacature verborgen zodat bezoekers de vacature niet meer kunnen raadplegen. Ikzelf kan de vacature bekijken en bewerken. Als redacteur kan ik altijd een vacature verwijderen. 3.12.3 Overzichtspagina Als ik als bezoeker naar de vacaturebank ga, zie ik een overzichtspagina met alle vacatures die actief zijn. Op de overzichtspagina zie ik een sortering van meest recente vacature naar oudste vacature. Ik zie een lijst weergave met de functietitel, aantal uur, opleidingsniveau en afdeling. De functietitel kan ik aanklikken om naar de detailpagina van de vacature te gaan. 3.12.3 Sollicitatieformulier Op het moment dat ik als bezoeker reageer op de vacature op de detailpagina door op de knop solliciteren te drukken, kom ik op een formulier uit. Omdat het systeem mij kent, zijn mijn naam, emailadres en telefoonnummer alvast ingevuld. Ik kan mijn e-mailadres en telefoonnummer wijzigen. Ikzelf hoef verder alleen mijn motivatiebrief en CV bij te sluiten via de daarvoor bedoelde velden. Het sollicitatie formulier bestaat daarmee uitsluitend uit de tekstvelden naam, e-mailadres, telefoonnummer, invoerveld CV en invoerveld motivatiebrief.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



20 van 32

Op het moment dat ik mijn sollicitatie verstuur, krijg ik in mijn e-mail een bevestiging van mijn sollicitatie. Daarnaast zie ik op mijn browser-scherm een bedanktpagina. 3.13 Zoekfunctie 3.13.1 Zoeken Als bezoeker heb ik in elke pagina een zoekveld tot mijn beschikking. Op het moment dat ik meer als 3 karakters ingeef krijg ik direct een dropdown te zien van mogelijke zoekwoorden. Deze zoekwoorden suggesties komen vanuit de zoekdatabase die is opgebouwd uit de tekst op het intranet. Op het moment dat ik op de [enter]-toets klik of op de verzendknop druk, krijg ik de zoekresultaten te zien. Op het moment dat mijn zoekterm geen zoekresultaten geeft, krijg ik direct suggesties te zien voor andere zoektermen. Zoiets als “bedoelt u...”. Ik verwacht als bezoeker dat de zoekmachine snapt dat termen als boot en schip synoniemen zijn, en dat vacatures, vacature en vakature, tot nagenoeg dezelfde zoekresultaten moeten leiden. Ik wil als bezoeker ook verdere verfijningen kunnen maken op de aan mij getoonde zoekresultaten. Ik wil verfijnen op datum/periode, nieuws/vacature/PDC/smoelenboek/artikelen/documenten. Ook wil ik kunnen selecteren hoeveel zoekresultaten ik per pagina te zien krijg. Ik verwacht dat de zoekmachine ook zoekt in bestanden als (maar niet beperkt tot), PDF, DOC(X), ODF, XLS(X), PPT(X) en andere generieke standaarden. In mijn zoekresultaten wil ik geen zoekresultaten zien die ik niet mag raadplegen vanwege mijn toegangsniveau. 3.13.2 Zoekresultaten pagina De zoekresultaten pagina is een lijstweergave met de verfijningsmogelijkheden duidelijk zichtbaar. Het moet voor mij duidelijk zijn welk zoekwoord of zoekwoorden ik heb gebruikt, ook in de zoekresultaten. Ik wil van de zoekresultaten zien: • de titel van de pagina of het bestand; • een snippet uit de pagina of het bestand waarin het zoekwoord is gevonden, het liefst een snippet waarin het zoekwoord voorkomt; • het volledige pad naar het bestand of de pagina; • een visuele weergave van het type zoekresultaat (bijvoorbeeld PDF, pagina, nieuwsartikel enz.).


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



21 van 32

3.14 Nieuwsbrief De nieuwsbrief kent geen aan- of afmeldmechanisme. Elke medewerker ontvangt de nieuwsbrief. 3.14.1 Aanmaken nieuwsbrief Ik kan als redacteur een nieuwsbrief samenstellen aan de hand van een sjabloon dat ik tot mijn beschikking heb. 3.14.2 Verzenden nieuwsbrief Als redacteur wil ik twee mogelijkheden hebben om een nieuwsbrief te kunnen versturen. De ene mogelijkheid is dat geheel automatisch een nieuwsbrief periodiek wordt verstuurd. In deze nieuwsbrief zitten dan de laatste nieuwsberichten van de website. Daarnaast wil ik de mogelijkheid hebben dat ik handmatig een nieuwsbrief verzend. Via een aantal stappen doorloop ik een procedure waarbij ik als laatste de verzending in gang zet. Ik kan slechts 1x op de verzendknop drukken om te voorkomen dat dezelfde nieuwsbrief meerdere keren wordt verzonden. Ik kan een status zien van de verzending op de pagina die getoond wordt nadat ik op de verzendknop heb gedrukt. Na het verzenden kan ik via eenvoudige statistieken zien hoeveel nieuwsbrieven er verzonden zijn, en hoeveel nieuwsbrieven er geopend zijn. 3.14.3 Ontvangen nieuwsbrief Ik als bezoeker krijg de nieuwsbrief op mijn e-mailadres dat bij de werkgever bekend is (afkomstig uit Active Directory). De aanhef van de nieuwsbrief is gepersonaliseerd. 3.15 Marktplaats 3.15.1 Aanmaken Als bezoeker moet ik via de pagina marktplaats een product (of dienst) kunnen aanbieden. Dit product bevat de onderstaande kenmerken die ik via een invoerformulier kan plaatsen: • • • • • • •

titel; type => bijvoorbeeld te koop, gratis op te halen, gevraagd omschrijving; prijs; locatie; einddatum; foto-upload (maximaal 3).


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



22 van 32

De velden titel, type, omschrijving, en einddatum zijn verplichte velden die ik als bezoeker moet invullen. De geuploade foto's worden in verkleinde weergave bij het aangeboden product getoond, en worden als ik als bezoeker hierop klik in een lightbox vergroot weergegeven. 3.15.2 Verwijderen Ik kan als aanbieder van een product deze zelf verwijderen. Het product wordt automatisch verwijderd nadat de einddatum verstreken is. Ik kan als redacteur via de beheeromgeving 'ingrijpen' en onwelgevallige content verwijderen. 3.16 Producten en Diensten Catalogus (PDC) 3.16.1 Aanmaken Als redacteur kan ik producten en diensten aanmaken. Daarvoor kan ik verschillende velden invullen: • • • • • • • •

titel; algemene omschrijving; details; vervolgstappen; afdeling en contactpersoon; link naar bestanden of pagina's (intern of extern); gerelateerde producten of diensten koppelen; link naar online formulier.

Als redacteur wil ik een overzichtelijke weergave via tabjes kunnen maken. Ik wil de mogelijkheid hebben de tabjes per product of dienst van een ander kopje te voorzien. 3.16.2 Integratie met andere databronnen Ik wil als redacteur de mogelijkheid hebben andere informatiebronnen te koppelen met de PDC zodat de inhoud uit deze bronnen automatisch in de PDC wordt getoond. 3.17 Afbeeldingen/bestanden 3.17.1 Invoeren Als redacteur wil ik afbeeldingen/bestanden kunnen plaatsen in het CMS. Ik wil zowel één bestand als meerdere bestanden tegelijkertijd kunnen plaatsen. Ik wil dat op een zo eenvoudig mogelijke manier kunnen doen: •

via upload mechanisme;


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a


Datum: 23 december 2013 •

23 van 32

via een drag-n-drop (zoals ook bij Gmail en Google Drive in gebruik is), waarbij ik als redacteur een of meerdere bestand(en) op een gemarkeerd deel sleep.

Ik wil aan een bestand voorafgaand het uploaden, danwel achteraf via de media/beeldbank meta data kunnen toevoegen als: • titel • omschrijving • tags Ik wil dat bij het invoeren van afbeeldingen in de pagina deze automatisch goed geschaald wordt. Ik wil via de media/beeldbank een overzicht kunnen opvragen van alle bestanden die ik heb geupload. Ik wil daar filters kunnen toepassen, en ik wil beelden en media in verkleinde weergave kunnen terugzien. 3.17.2 Bewerken Ik wil vanuit de pagina bewerkomgeving de afbeeldingen ook kunnen bijsnijden. De afbeelding moet dan ook weer geschaald worden als deze nog steeds te groot is. Het bijsnijden wil ik ook ongedaan kunnen maken als blijkt in de preview dat dit niet zo mooi qua weergave is. Ik wil afbeeldingen kunnen schalen. Ik wil dat de oorspronkelijke versie van de afbeelding altijd bewaard blijft. 3.17.3 Weergave Als redacteur wil ik aan de voorkant een fotogalerij kunnen tonen via een lightbox. Hiervoor voer ik meerdere afbeeldingen toe aan een pagina-module. Als bezoeker krijg ik bij de fotogalerij als eerste één foto te zien. Deze foto is onderdeel van een reeks. Op het moment dat ik met mijn muis over de foto heen ga (dus nog niet klik), verschijnt er in het midden een vergrootglas en aan de beide zijkanten een pijl. Links een pijl naar links, en rechts een pijl naar rechts. Als ik als bezoeker klik op de pijl naar links, dan ga ik een afbeelding terug. Klik ik op de pijl naar rechts, dan wordt de afbeelding die na de getoonde afbeelding getoond zou worden getoond. Klik ik als bezoeker op het vergrootglas, dan krijg ik in een lightbox een vergrootte versie van de afbeelding te zien. De lightbox 'hangt' over de webpagina. Klik ik op het kruisje van de lightbox, dan sluit deze zich automatisch. Klik ik naast de lightbox, dan sluit de lightbox ook automatisch. 3.18 Prikbord/Forum 3.18.1 Inrichting Ik kan als redacteur een forum inrichten voor wat betreft thema's. 3.18.2 Weergave Als ik als bezoeker naar de forumpagina ga, zie ik een weergave met thema's waarvoor fora zijn aangemaakt. Er is tevens een link naar een lijst met alle fora.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



24 van 32

Wanneer ik op Alle fora klik krijg ik een lijst te zien met alle op dat moment aanwezige fora, het aantal discussies wat elk forum bevat, het aantal berichten en de titel van het laatste bericht. Wanneer ik op een van de fora klik krijg ik een lijst te zien met alle op dat moment actieve discussies, met het aantal antwoorden dat is gegeven, de auteur en de titel van het laatste bericht. Klikken op de titel van het onderwerp opent de discussie met alle gegeven reacties en hoe vaak de reacties zijn gelezen. De datum en tijd waarop de reactie is geplaatst wordt weergegeven, evenals de auteur en een link naar zijn of haar profiel. Getrapt weergegeven: Forumpagina: -- fora -- discussie -- antwoord 3.18.3 Aanmaken Ik kan als bezoeker een discussie starten of een antwoord geven op een bestaande discussie of reactie. Omdat ik als bezoeker ingelogd ben op het intranet, komt direct mijn foto-thumbnail en naam bij mijn bijdrage te staan. Andere bezoekers kunnen vanuit hier doorklikken naar mijn profielpagina. De tekst van een post kan ik als bezoeker heel basaal opmaken (vet, onderstreept, cursief) en je kunt een url toevoegen. Voordat ik het definitief plaats kan ik een voorbeeld zien van hoe het er uit komt te zien, en na plaatsing kan ik de tekst eventueel nog wijzigen of verwijderen. Ik kan als redacteur een forum opstarten. 3.18.4 Forum moderatie Als redacteur kan ik optreden als moderator. Ik kan discussies 'op slot' zetten, zodat bijdrages niet meer mogelijk zijn. Ook kan ik bijdrages verwijderen. Er komt dan een melding te staan dat een bijdrage is verwijderd door de redactie. 3.19 Reserveren van faciliteiten 3.19.1 Reserveren Ik wil als bezoeker een vergaderruimte of andere faciliteiten (als laptop, beamer, lunch, auto, kerstboom) kunnen reserveren. Ik maak dan als eerste de keuze uit een faciliteit die ik wil reserveren. Automatisch worden mijn gegevens al ingevuld in het formulier. Eventueel kan ik een andere naam invullen als ik de reservering voor iemand anders uitvoer.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



25 van 32

Ik voer een kenmerkende naam in als titel, zoals deze wordt weergegeven op de kalender. Ik kan de datum kiezen waarop ik de faciliteit wil reserveren als ook de begin- en eindtijd. Eventueel kan ik de faciliteit laten herhalen. Kies ik voor herhaling, dan krijg ik opties als dagelijks, wekelijks, maandelijks, elke werkdag of elke x dagen. Waarbij x in te vullen is door mij. Het herhaalpatroon kan ik doorbreken, door een eindtijd op te geven, of door het aantal herhalingen in te geven. Verder dien ik het aantal personen op te geven. Dit veld is niet aanwezig op het moment het een faciliteit betreft dat niet afhankelijk is van het aantal personen. Dit veld correspondeert met de geschiktheid van de faciliteit voor dit aantal personen. Zijn er meerdere vestigingen, dan kan ik dit opgeven. Zijn er meerdere opties op basis van mijn selectie, dan krijg ik in de volgende stap de keuzeopties te zien op de momenten dat ik de faciliteit wil reserveren. Vanuit dat scherm kan ik de datum nog wijzigen alsook het tijdstip. Bovendien kan ik daar ook alternatieven zien voor mijn faciliteiten. Zo kan ik bijvoorbeeld als ik een vergaderruimte wil reserveren, als alternatief andere vergaderruimtes gepresenteerd krijgen die ook aan mijn criteria voldoen (qua tijdstip, aantal personen). Ik zie daar tevens al de beschikbaarheid rondom mijn gewenste moment. Vervolgens kan ik de reservering maken, waarna ik naar een bevestigingspagina wordt geleid met daar het overzicht van alles dat ik gereserveerd heb. Een bevestiging van mijn reservering krijg ik in mijn email met daarbij een .ics bestand waarmee ik de reservering direct in mijn (Outlook) agenda kan plaatsen. 3.19.2 Aanmaken Als redacteur kan ik in het reserveringssysteem producten toevoegen. Een product kan een vergaderruimte zijn, of een lunchpakket, of een auto. Ik kan aan producten verschillende kenmerken of relaties koppelen. Zo kan ik aan een vergaderruimte als subproducten de producten beamer, lunchpakket en koffie/theepakket koppelen. Omgekeerd moet het ook mogelijk zijn dat ik vanuit een nieuw toe te voegen product meteen alle vergaderruimtes kan toevoegen. Ook kan ik aan producten kenmerken als maximaal aantal mensen toevoegen, zoals bij vergaderruimte. Dit zorgt ervoor dat bij het selectieproces door de bezoeker, sommige vergaderruimtes niet getoond worden als het aantal bezoekers aan een vergadering groter is dan het aantal plaatsen in de vergaderruimte. Ook kan ik faciliteiten koppelen aan locaties.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



26 van 32

3.19.3 Verwijderen Als bezoeker kan ik de door mij gemaakte reserveringen verwijderen. Het moet mogelijk zijn om een enkele reservering te verwijderen, maar ook om alle reserveringen in een serie tegelijk te kunnen verwijderen. 3.20 Poll/Enquête 3.20.1 Aanmaken poll Als redacteur kan ik een poll aanmaken. Een poll bestaat uit de volgende onderdelen: • vragen; • bijbehorende antwoorden (bijvoorbeeld ja/nee/misschien); Als redacteur kan ik kiezen of een bezoeker na het invoeren van zijn keuze het resultaat te zien krijgt of niet. Als redacteur kan ik kiezen of ik het resultaat in percentages te zien krijg of in absolute aantallen. 3.20.2 Aanmaken enquête Als redacteur kan ik een enquête aanmaken. Ik heb daarvoor de mogelijkheid om verschillende vraagtypen te kiezen als (maar niet uitputtend): • selectievakken (voor selecties van keuzes). Bijvoorbeeld op de vraag: geef je drie favoriete kleuren op; • keuzebuttons (voor keuzes tussen twee of meer items). Bijvoorbeeld op de vraag: ben je een man of een vrouw; • open tekstvelden (voor open vragen). Bijvoorbeeld op de vraag: geef een suggestie hoe jij het zou doen; • selectievakken met gradatie. Bijvoorbeeld op de vraag: ben je het eens met de uitspraak dat burgemeesters voortaan rechtstreeks gekozen moeten worden? Met antwoorden als Helemaal mee eens, eens, geen mening, oneens, sterk oneens. Het resultaat van de enquête wordt niet getoond aan de invuller. 3.20.3 Archiveren/verwijderen Als redacteur kan ik een einddatum koppelen aan een poll/enquête. Na deze datum is de poll/enquête inactief en wordt niet meer getoond. Als redacteur kan ik een poll/enquête verwijderen. 3.20.4 Resultaten Als redacteur kan ik nadat ik ben ingelogd in de beheeromgeving zien wat de resultaten zijn van een specifieke poll of enquête. Ik wil deze resultaten kunnen downloaden voor verdere bewerking in een statistisch pakket.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



27 van 32

3.20.5 Weergave Als bezoeker kan ik op mijn gepersonaliseerde homepagina een poll of enquête aantreffen. Ik kan zien hoeveel mensen hebben deelgenomen aan de poll. Nadat ik als bezoeker heb deelgenomen aan de poll of enquête, kan ik niet nogmaals deelnemen. Als redacteur kan ik een poll of enquête op de homepagina laten weergeven. Dit blokje kan ik als redacteur op een vaste plek vastzetten zodat een bezoeker deze niet kan verbergen. 3.21 Weblog 3.21.1 Aanmaken Ik kan als bezoeker een weblog maken. In een formulier kan ik de titel en een omschrijving (max. 150 tekens) van mijn weblog invoeren. Deze kan ik later ook weer aanpassen. Vervolgens kan ik de weblog zelf invoeren in een nieuw formulier. Ik kan een titel, foto, foto onderschrift en een bijdrage invoeren. Mijn weblog verschijnt dan onder mijn profiel als webloghouder. Deze bijdrage kan ik ook weer aanpassen of verwijderen. Mijn collega's kunnen op mijn bijdrage reageren. 3.21.2 Weergave Op de homepagina kan ik als bezoeker een widget plaatsen waarin de titels van de meest recente bijdrages van alle collega's en een link naar alle weblogs staan. Wanneer ik daar op klik, of via het menu, kom ik op een weblog overzichtspagina met vermeldingen van de gemaakte weblogs met daarbij vermeldt de naam, datum, titel en introductie van de gemaakte weblogs. Ik kan door alle weblogs zoeken op naam van de collega en titel van de weblog. Ik kan de gevonden weblogs sorteren op datum, laatste bijdrage, meest bekeken, naam en titel. Door te klikken op de link Naar Weblog kom ik in de betreffende weblog overzichtspagina. Ik wil daar kunnen doorklikken op een teaser van een blogbericht van een collega, waarna ik het volledige bericht zie staan. Ik kan vandaar uit doorklikken naar andere blogartikelen van deze collega, of teruggaan naar zijn weblog overzichtspagina. Op het volledige bericht kan ik reacties plaatsen. Als ik een reactie plaats, dan wordt mijn naam daar bij vermeldt met een doorlink naar mijn profielpagina. 3.22 Chat 3.22.1 Weergave Als bezoeker wil ik dat het mogelijk is om een externe chat functie op te starten vanuit het profiel van een collega.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



28 van 32

3.23 Social Media 3.23.1 Weergave Als bezoeker kan ik op mijn homepagina een socialmedia stream widget plaatsen. In deze widget kan ik berichten van meerdere Twitter en/of Yammer accounts volgen. Het gemeentelijke Twitter-account zit daar standaard al bij. Ik kan deze verrijken met Twitterfeeds van collega's, maar ook externe accounts. Als ik de widget activeer op mijn homepagina, krijg ik in eerste instantie alleen de Twitterfeed van de gemeente te zien. Via de instellingen van de widget kan ik andere Twitterfeeds of Yammerfeeds toevoegen. Deze worden nadat ik de instellingen heb bevestigd meteen getoond in mijn feed. 3.24 Storingspagina 3.24.1 Bewerken Ik wil als redacteur de inhoud van de storingspagina kunnen bewerken. 3.25 Projectpagina 3.25.1 Aanmaken Afhankelijk van de configuratie instellingen kan ofwel een redacteur ofwel een bezoeker een projectpagina aanmaken. Ik kan aangeven of de toegang tot de pagina beperkt is tot alleen projectteamleden, of dat deze voor iedereen toegankelijk is. Projectteamleden kunnen naast mijzelf alleen de pagina voorzien van content. Deze projectpagina bestaat uit de volgende functies: • wiki-achtige functionaliteit; ◦ met aanmaken pagina's door bezoekers ◦ rechtenstructuur; ◦ e-mail waarschuwing; ◦ hyperlinks (intern-extern); ◦ afbeeldingen; ◦ todo; • kalender; • projectleden (toevoegen en beheer); • projectnieuws; • projectbestanden 3.25.2 Beheer Als bezoeker kan ik via de overzichtspagina doorklikken naar een projectsite waar ik content kan plaatsen, bewerken en verwijderen. Ik als projectleider (dat is degene die de projectpagina heeft aangemaakt) kan daarnaast de toegang aanpassen van de pagina. Bovendien kan ik blokken op de projectpagina niet toegankelijk maken voor niet-projectleden, of weer toegankelijk maken. R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



29 van 32

3.25.3 Weergave overzichtspagina projectpagina Als bezoeker kan ik via een overzichtspagina zien welke projectpagina's er zijn (verderop afgekort als projectsite). Ik zie daarop uitsluitend de pagina's waartoe ik toegang heb. Dit kunnen projectpagina's zijn waar ik een projectteamlid ben, of waarvan aangegeven is dat de informatie voor de gehele organisatie beschikbaar is. Het is duidelijk zichtbaar welke pagina voor iedereen toegankelijk is, en van welke ik projectteamlid ben. Als bezoeker kan ik via de projectpagina in een oogopslag de volgende onderdelen zien: • projectleden; • inleiding en omschrijving project; • todo-lijst; • tijdspad met voortgang; • bestanden; • kalender; • projectnieuws; • laatste wijzigingen. De projectpagina kan ik personaliseren (net zoals de homepagina). In zoverre dat ik de volgorde van de onderdelen kan wijzigen. Zo kan ik bijvoorbeeld de todo-lijst naar een hogere plek verschuiven als ik dat wil. Ik kan als bezoeker vanuit de rol van projectteamlid deelnemen aan dit project. Ik kan bij elk onderdeel wijzigingen aanbrengen of zaken toevoegen. 3.25.4 Koppeling met Smoelenboek Als bezoeker kan ik zelf een ledenlijst opstellen met verwijzingen naar het smoelenboek. Dit is een tweewegrelatie zodat bezoekers via de profielpagina kunnen zien aan welke projecten iemand een bijdrage levert. 3.26 Samenwerken aan documenten 3.26.1 Aanmaken Als bezoeker moet ik via de front-end documenten kunnen uploaden. Ik moet deze documenten kunnen voorzien van specifieke kenmerken, als bijvoorbeeld tags of categorieën (anders dan de geautomatiseerde kenmerken als bestandstype). Ook kan ik een document voorzien van een unieke titel en een korte omschrijving. Als ik geen titel invul, dan wordt de bestandsnaam van het document gebruikt als titel. Ik kan aangeven dat documenten privé zijn, of gedeeld mogen worden. Als ze gedeeld mogen worden, dan kan ik de documenten delen met iedereen in mijn gemeente, projectgroepen waar ik onderdeel van ben, of met samenwerkende gemeenten. Bij samenwerkende gemeenten moet er aan de kant van die gemeenten een voorziening zijn om een aansluiting te maken met deze documenten via een API.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



30 van 32

Als eigenaar van een document kan ik de kenmerken van een document wijzigen of een update plaatsen van het document (vervangen). 3.26.2 Weergave Ik zie als bezoeker onder het kopje documenten de documenten waartoe ik het recht heb om deze te mogen bekijken. Ik kan daar via een filter allerlei selecties maken. Zo kan ik ervoor kiezen alleen Mijn documenten te willen zien. Of documenten die voldoen aan een bepaalde set aan beschrijvingen. Bijvoorbeeld alle .doc bestanden met als tag/categorie Onderzoek. Ik krijg vervolgens een overzichtslijst te zien van alle documenten die voldoen aan de gekozen criteria. Bij elk document staat een icoon dat het bestandstype symboliseert. Vervolgens de titel. Daarachter staat de naam van de auteur/plaatser. Dit naam van de auteur/plaatser is aanklikbaar en leidt door naar zijn profiel in het smoelenboek. De titel is aanklikbaar, en leidt naar een detailpagina van dit document. Daar kan ik de omschrijving van het bestand lezen en de metadata van het document bekijken. Ik kan daar tevens commentaar geven op het document of het document downloaden via een downloadlink. Ik kan daar ook aangeven dat ik het document wil volgen. In dat geval krijg ik bij wijzigingen aan het document, of commentaar van anderen, een melding via mijn statusmeldingen. 3.26.3 Verwijderen Ik kan als projectteamlid documenten op verborgen zetten, zodat deze publiekelijk niet meer beschikbaar zijn. Ik kan als projectteamlid bestanden ook verwijderen. 3.27 Verbindingsplekken (vragen en antwoorden) 3.27.1 Weergave Als bezoeker moet ik via een widget op mijn homepagina geïnformeerd worden over vragen van collega's waar ik op basis van mijn expertise een antwoord op kan geven. Deze selectie vindt plaats via de expertises die ik heb aangegeven in mijn profielpagina (zie: 3.4.2 Profielpagina). Heb ik daar geen expertises aangegeven, dan worden alle vragen getoond. Als ik op de vraag in de widget heb geklikt kom ik op de pagina waarop de vraag staat met de weergave van het profiel van de persoon (foto, naam en link naar het profiel) alsook de datum waarop de vraag is gesteld. Ik zie andere antwoorden op de vraag, zodat ik eventueel hierop kan reageren. Als de vraag gesteld is vanuit bijvoorbeeld een nieuwsitem, dan wordt ook de relatie getoond naar het nieuwsitem. Ik kan als bezoeker vervolgens doorklikken naar dat nieuwsitem om dit te lezen. Ik kan als bezoeker ook doorklikken naar een overzichtspagina met alle vragen en antwoorden. Bij vragen en antwoorden kan ik zien welke vragen er zijn gesteld en welke antwoorden daarop zijn gegeven. Ik kan via een dropdownlijst kiezen binnen welke expertise ik de vragen en antwoorden wil zien. R O O D l i c h t , K v K

R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



31 van 32

Vervolgens verschijnt de naam van degene die de vraag heeft gesteld, de vraag, de datum en het aantal reacties op het scherm. Wanneer ik één van de vragen open klik verschijnt de volledige vraag en de antwoorden daarop in het scherm. Als ik zelf een vraag heb gesteld, verschijnt onder het dropdown veld een extra aanklikbare tekst, die de keuze geeft om te switchen tussen ‘alle vragen’ en ‘mijn vragen’. 3.27.2 Vraag stellen Als bezoeker kan ik een vraag stellen aan mijn collega's via het intranet. Via een actiebutton open ik een nieuw formulier met als velden: • vraag; • omschrijving vraag; • expertisegebied; • document upload. Ik kan deze vragen stellen op verschillende plekken op het intranet om zo een relatie te kunnen leggen met bijvoorbeeld nieuwsitems of projectsites. 3.27.3 Sluiten en verwijderen Als bezoeker kan ik vragen die ik zelf heb gesteld sluiten of verwijderen. Een gesloten vraag is wel zichtbaar maar er kunnen geen antwoorden meer op worden gegeven. Een verwijderde vraag is niet meer zichtbaar. 3.27.4 Reageren Op het moment dat ik als bezoeker een reactie geef op de vraag, dan krijgen de andere bezoekers die een reactie hebben gegeven een bericht via de statusmelding (zie: 3.3.3 Statusmeldingen) en in de email dat er een reactie is met een link naar de reactie. 3.28 Wiki 3.28.1 Aanmaken In de wiki kan ik als bezoeker de volgende onderdelen aanmaken: • pagina's; • structuur; • teksten; • links (intern en extern); • eenvoudige opmaak; • afbeeldingen; • bestanden uploaden. 3.28.2 Verwijderen Als bezoeker kan ik ook onderdelen verwijderen.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a



32 van 32

3.28.3 Abonneren Als bezoeker kan ik mij abonneren op wijzigingen aan specifieke wikipagina's. Via mijn statusmeldingen op mijn homepagina krijg ik deze updates te zien met een link naar de wikipagina.


R i e t v e e n

: 58951628 | w

e b s i t e :

1 ,

4 8 2 3

H K ,

B r e d a


Gemeentelijk intranet Gebruikersverhalen Functioneel Ontwerp

Recommend Documents