Gemeente Haarlemmermeer “Leer zelf je nieuwsbrief maken in YMLP”
Opgesteld door: Datum:
drs. Mariska I.R. Franse 6 en 11 juni 2013
Nwsbrf.nl · Office @ Igluu · Jansdam 2a · 3512HB Utrecht · 06 447 08 349 ·
[email protected]
Introductie Deze handleiding is opgesteld ten behoeve van de groepstraining “Leer zelf je nieuwsbrief maken in YMLP” voor de gemeente Haarlemmermeer. Allereerst wordt vermeld welke voorbereidingen wenselijk zijn voor de training. Daarna zal stap voor stap worden beschreven hoe je een nieuwsbrief samenstelt en verzendt in YMLP.
(©Copyright Nwsbrf.nl. Niets uit deze handleiding mag worden gekopieerd en/of verspreid zonder schriftelijke toestemming van Mariska Franse.)
Pagina 2 van 19
Voorbereiding Ter voorbereiding op de groepstraining werd gevraagd het volgende te verzamelen: (1) Een idee van hoe de nieuwsbrief er ongeveer uit moet komen te zien: -
de huisstijl de structuur
(2) Benodigdheden t.b.v. de vormgeving: -
Het logo Huisstijl gerelateerde afbeeldingen Huisstijl gerelateerde kleurnummers (in #, hexadecimale)
(2) Benodigdheden t.b.v. de inhoud: -
Teksten voor in de nieuwsbrief. Afbeeldingen voor in de nieuwsbrief Links (URL’s) voor in de nieuwsbrief
(3) Benodigdheden t.b.v. e-mailadressen: -
E-mailadressen in een MS Excel of MS Word bestand (eventueel ook bijbehorende gegevens zoals voornaam, achternaam, bedrijf, etc.) E-mailadres(sen) waar de testnieuwsbrief aan gestuurd moet worden E-mailadressen die als afzender worden gebruikt (plus de naam die als afzender wordt gebruikt).
Pagina 3 van 19
Stap voor stap een nieuwsbrief samenstellen en verzenden Stap 1: Inloggen Ga naar http://email.nwsbrf.nl/ en log in.
Gebruikersnaam: Paswoord:
nwsbrfhlmr xxxxxxx
Na het inloggen komt je in het overzichtscherm (dashboard) terecht.
Pagina 4 van 19
Stap 2: E-mailadressen inladen Ga naar de tab Contacten Beheren Kies nu voor submenu Toevoegen/Importeren.
Kies nu voor Bestand Opladen voor het inladen van meerdere e-mailadressen. (Voor het inladen van een enkel e-mail adres kies je voor Contact Toevoegen.)
Kies voor de button Bladeren en selecteer het adressenbestand dat je wilt opladen. Selecteer de groep waar je de adressen aan toe wilt voegen en kies voor de button Importeren.
Pagina 5 van 19
De e-mailadressen zijn nu geïmporteerd. Ga vervolgens naar de tab Configuratie. Kies nu voor Nieuwsbrieven Versturen.
Kies voor de button Afzender toevoegen. En vul de naam en het e-mailadres van de afzender(s) in. Kies voor de button Testbericht ontvanger toevoegen. En vul het e-mailadres in van degene die de [TEST] nieuwsbrieven gaat ontvangen.
Pagina 6 van 19
Stap 3: Nieuwsbrief samenstellen Ga naar de tab Verzenden. Kies nu voor submenu Nieuwsbrief Opstellen.
Zet een vink bij Als testbericht verzenden (als deze er nog niet staat) bij Testbericht?. Kies voor Laad de “E-mail Newsletter Builder” in bij het Formaat. Kies voor Nu meteen bij de Tijdstip van aflevering. Zet een vink bij Open rate en Click through rate bij Statistieken.
Pagina 7 van 19
Kies nu voor de button Volgende (rechtsonder in het scherm). Je komt nu in de E-mail Newsletter Builder terecht. Kies nu voor de button Sjabloon kiezen (linksboven in het scherm).
Kies nu voor het soort sjablonen dat je wilt zien boven aan de pagina (Toon: 1 kolom of 2 kolommen). Selecteer een van de sjablonen en bevestig je keuze met de OK button. Het door jou geselecteerde Sjabloon staat nu voor je. Je kunt nu de nieuwsbrief gaan samenstellen.
Start met het opstellen van de basisnieuwsbrief.
Controleer of het menu aan de linkerkant onder de tab nieuwsbriefstijl en subtab pagina staat. Als dat zo is kun je de stijl van de nieuwsbrief aanpassen*:
-
Bepaal de tekstgrootte, -type en – kleur. Bepaal de linkgrootte -type en –kleur. Bepaal de achtergrondkleuren: om de nieuwsbrief heen en in de nieuwsbrief zelf. Bepaal de randkleur, -stijl en –dikte. Bepaal de binnenmarge
(* Vul je niets in dan is de standaard: Lettertype Verdana, 10 pts, kleur zwart)
Pagina 8 van 19
Stel nu de stijl in van de koptekst, middenstuk, zijkolom (indien aanwezig) en voettekst. Dit gaat op dezelfde manier als hiervoor bij pagina.
Kies nu voor de button Opslaan als sjabloon en bewaar je basisnieuwsbrief.
Stel nu de nieuwsbrief samen.
Het sjabloon waarmee je aan het werk bent bestaat uit een aantal voorbeeldsecties (‘blokken’). Deze secties kun je makkelijk aanpassen, uitbreiden, slepen of verwijderen:
Pagina 9 van 19
Secties aanpassen Gebruik EDIT van het sectiemenu (rode menu rechtsboven in de sectie). Er verschijnt dan een menu aan de linkerkant waarmee de sectie gewijzigd kan worden. Of klik je op de sectie zelf. Er verschijnt dan aan de linkerkant het menu met de totale eigenschappen van deze sectie. Secties uitbreiden Gebruik COPY van het sectiemenu (rode menu rechtsboven in de sectie). Of kies voor de tab Nieuwe Sectie (linksboven aan de pagina). Er verschijnen dan 7 soorten secties. Kies voor de gewenste sectie en deze wordt boven aan de nieuwsbrief gezet. Sleep de sectie m.b.v. DRAG naar de gewenste plek. Secties verwijderen Gebruik DELETE van het sectiemenu(rode menu rechtsboven in de sectie). Secties slepen Gebruik DRAG van het sectiemenu (rode menu rechtsboven in de sectie). Blijf met de muis op het woord DRAG staan om te kunnen slepen.
Kies voor de button Opslaan als concept en bewaar je nieuwsbrief.
Kies nu voor de button Volgende.
Pagina 10 van 19
Stap 4: Nieuwsbrief testen Bepaal een Afzender in het dropdown menu. Bepaal de titel van de nieuwsbrief door het Onderwerp in te vullen. Bekijk de Grafische versie en controleer of alles juist is. (Zo niet, kies voor de button Terug) Bekijk de Tekstuele versie en controleer of alles juist is. (Zo niet, kies voor de button Tekst uit HTML versie ophalen) Is alles in orde? Kies voor de button Volgende. Op het scherm zie je nu de lijst met e-mailadressen die de [TEST] nieuwsbrief zullen ontvangen. Controleer de e-mailadressen en kies voor de button Volgende. Doe een laatste controle en kies voor de button Test versturen. Er wordt nu gevraagd: “Wat wilt u nu doen?” (Meestal doe je dan even niets totdat je de [TEST] nieuwsbrief hebt ontvangen en gecontroleerd.)
Pagina 11 van 19
Stap 5: Nieuwsbrief verzenden Controleer eerst de [TEST] nieuwsbrief. Is deze goed? Ga naar de tab Dashboard.
Zoek de [TEST] nieuwsbrief op die je zonet hebt verstuurd en en kies voor : (Hergebruiken)
Zet een vink uit bij Als testbericht verzenden (als deze er staat) bij Testbericht?. Kies voor Laad de “E-mail Newsletter Builder” in bij het Formaat. Kies voor Nu meteen bij de Tijdstip van aflevering als je de nieuwsbrief gelijk wilt versturen en kies voor Op een later tijdstip als je de verzending wilt inplannen voor later. Zet een vink bij Open rate en Click through rate bij Statistieken als je wilt weten hoe vaak de nieuwsbrief is geopend en waar er op geklikt is.
Kies voor de button Volgende.
De E-mail builder wordt nu weer geladen, maar als je niets wilt wijzigen kun je doorgaan en kiezen voor de button Volgende.
Controleer de Afzender. Controleer de titel van de nieuwsbrief (Onderwerp).
Is alles in orde? Kies voor de button Volgende.
Pagina 12 van 19
Selecteer de groep(en) waaraan je de nieuwsbrief wilt versturen (mbv een vink). Kies voor de button Volgende. Doe een laatste controle en kies voor de button Versturen.
De nieuwsbrief is nu verstuurd!
Pagina 13 van 19
Stap 6: Nieuwsbrief analyseren Als de nieuwsbrief verzonden is kun je het resultaat ervan analyseren: Zoek de verstuurde nieuwsbrief op die je zonet hebt verstuurd en kies voor : (Statistieken)
Je krijgt nu het analysescherm te zien:
Pagina 14 van 19
Stap 7: Inschrijfformulier maken Ga naar de tab Webformulieren. Kies nu voor submenu Formulier aanmaken / bewerken.
Kies nu voor de button Formulier toevoegen.
De volgende pagina verschijnt:
Pagina 15 van 19
Geef het formulier een naam / omschrijving. Selecteer nu de velden die je graag ingevuld wilt hebben op het inschrijfformulier. (Standaard staat het e-mailadres al ingevuld. M.b.v. velden toevoegen kun je nog meer velden selecteren.) Laat de inschrijvingen automatisch aan een van je groepen toevoegen.
Standaard worden de inschrijvingen toegevoegd aan Standaardgroep. Kies voor een andere groep bij Instellen aan welke groep(en) de contacten worden toegevoegd. (Verwijder daarna dan de standaardgroep onder Keuze uit groepen ter voorkoming van dubbelen.)
Pagina 16 van 19
Geef nu aan op welke manier je de respons op de inschrijving wilt laten tonen (in een pop-up venster, hetzelfde venster of in een nieuw venster). Bekijk nu de preview van het formulier. Bewerk het formulier eventueel m.b.v de button Layout bewerken Kies nu voor de button wijzigingen opslaan / toevoegen aan uw site.
Het samenstellen van het inschrijfformulier is voltooid! Kies voor de afhandeling van het inschrijfformulier voor de tab Webformulieren en de subtab Formulierinstellingen.
Pagina 17 van 19
Selecteer het inschrijfformulier en kies voor de button Go. Kies nu voor Single of Double Opt-in.
Pas het Bericht die de bevestigingsstap uitlegt aan m.b.v de button Bericht bewerken. Pas de Bevestigings E-mail aan m.b.v de button E-mail bewerken. Pas het Welkomstbericht aan m.b.v de button Bericht bewerken.
Pagina 18 van 19
Kies bij E-mail verwittigen voor de button E-mailadres toevoegen om een kennisgeving te ontvangen van elke inschrijving. Kies tenslotte voor Opslaan.
De afhandeling van het inschrijfformulier is nu ook voltooid!
Pagina 19 van 19
