Gedragscode. Onze kernwaarden. Business Principles in de praktijk. AA_fullcolourC.eps ABN AMRO full-colour for coated paper

AA_fullcolourC.eps ABN AMRO full-colour for coated paper Width shield: 20 mm Overlap: 0,05 mm

Gedragscode

Onze kern waarden en Business Principles in de praktijk

Algemene mededeling over de toepasselijkheid van de Wereldwijde Gedragscode

Inhoudsopgave

De Wereldwijde Gedragscode is van toepassing op alle medewerkers in alle rechtsgebieden waarin ABN AMRO actief is. In enkele rechtsgebieden kunnen echter procedurele afwijkingen voorkomen als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied. Dergelijke afwijkingen worden expliciet vermeld in de bijlagen over de rechtsgebieden in kwestie. Het betreft de volgende rechtsgebieden: Australië, België, Brazilië, Duitsland, Frankrijk, Guernsey, Hong Kong, Jersey, Luxemburg, Singapore, Verenigd Koninkrijk (VK), Verenigde Arabische Emiraten (VAE) en de Verenigde Staten van America (VS).

1. Ik streef naar de beste oplossingen voor mijn klant.............................................. 6 2. Ik neem mijn verantwoordelijkheid...................................................................... 8 3. Ik neem alleen risico’s die ik overzie...................................................................11 4. Ik handel duurzaam............................................................................................ 14 5. Ik ben een bevlogen professional....................................................................... 16 6. Ik verbind door samen te werken........................................................................18 Vertrouwd, deskundig en ambitieus....................................................................... 21 Extra informatie nodig?.......................................................................................... 22

Alle medewerkers dienen kennis te nemen van de Wereldwijde Gedragscode en zich vertrouwd te maken met de lokale beleidslijnen en procedures die op hun activiteiten en rechtsgebied(en) van toepassing zijn.

Bescherming.......................................................................................................... 23 De gedragscode, het bedrijfsbeleid en de wet........................................................19 Bevestiging en meldingen.......................................................................................19 Contact of hulp nodig?........................................................................................... 20 ABN AMRO Instruction Manual (AIM).................................................................... 24 Bijlage 1: Australië................................................................................................. 25 Bijlage 2: België..................................................................................................... 29 Bijlage 3: Brazilië.................................................................................................... 30 Bijlage 4: Duitsland................................................................................................ 31 Bijlage 5: Frankrijk.................................................................................................. 32 Bijlage 6: Guernsey................................................................................................ 33 Bijlage 7: Hong Kong.............................................................................................. 34 Bijlage 8: Jersey..................................................................................................... 35 Bijlage 9: Luxemburg............................................................................................. 36 Bijlage 10: Singapore.............................................................................................. 37 Bijlage 11: Verenigd Koninkrijk................................................................................ 42 Bijlage 12: Verenigde Arabische Emiraten (VAE)..................................................... 44 Bijlage 13: Verenigde Staten (VS)........................................................................... 46

Gedragscode

Onze kernwaarden en Business Principles in de praktijk

Beste collega, Ons imago bij de klanten wordt hoofdzakelijk bepaald door ons handelen: door wat we doen en hoe we het doen. Om vertrouwd, deskundig en ambitieus over te komen in de ogen van de klant moeten wij ons naar deze drie kernwaarden gedragen. Hoe kunnen wij de kernwaarden integreren in ons gedrag? Wat kunnen wij bij ABN AMRO van elkaar verwachten? Waarom maken we bepaalde keuzes en hoe gaan we om met dilemma’s? Al zijn we één bank, we hebben allemaal te maken met uiteenlopende situaties en verschillende klanten. We moeten dus kunnen teruggrijpen op een aantal gemeenschappelijke beginselen. We hebben in de vorm van zes Business Principles richtlijnen opgesteld voor onze omgang met elkaar en met onze klanten. Deze Business Principles staan aan de basis van het ABN AMRO gevoel – de basis voor al ons handelen: “Dat is hoe we samenwerken bij ABN AMRO.” Niet omdat dat moet, van de wetgever of van de toezichthouder, maar omdat we dat willen.” En die kernwaarden en Business Principles, wat betekenen die in de praktijk? Dat kun je lezen in dit boekje. Deze gedragscode helpt je om de juiste keuzes te maken in je dagelijks werk. Het is een boekje om met elkaar over te praten. En vooral: om ons naar te gedragen! Doe wat je kan, spreek collega’s en leidinggevenden aan, loop desnoods tegen de roltrap omhoog. Zo draag jij bij aan de bank die wij willen zijn. En kun jij jezelf altijd recht in de spiegel aankijken. Uiteindelijk maakt dát het verschil voor ABN AMRO. Gerrit Zalm voorzitter Raad van Bestuur ABN AMRO

Gedragscode


5

1

Ik streef naar de beste oplossingen voor mijn klant

Ik ken mijn klant en heb een relatie met mijn klant. Klanten zijn alleen tevreden als ze zien dat de bank hun succes brengt. Ik ontwikkel en lever begrijpelijke producten en diensten die passen bij onze klanten. Door daarbij altijd een stap extra te zetten, maak ik het verschil. Ik verdiep me in mijn klant en leg zo de basis voor een langdurige relatie. Ik kom met oplossingen die mijn klant verder helpen en zorg ervoor dat mijn klant en ik elkaar goed begrijpen. Transparant zijn betekent voor mij dat ik open, helder en begrijpelijk communiceer.

1.1. Omgaan met de klant

Ik behandel mijn klant met redelijkheid en respect en informeer hem op een eerlijke en transparante manier. Ik luister goed, verdiep me echt in wat er speelt bij de klant en speel hier vervolgens proactief op in. Ik ben pas tevreden als mijn klant dat is. Voor een optimale dienstverlening aan de klant vraag ik deskundigen binnen ABN AMRO zo nodig om advies. 1.2. Begrijpelijke taal

Bij iedere vorm van communicatie met mijn klant, zowel mondeling als schriftelijk, gebruik ik begrijpelijke taal. Ik neem alle redelijkerwijs benodigde stappen om ervoor te zorgen dat ik zeker weet dat de klant mij begrijpt. 1.3. Klantbelang centraal

Ik zet altijd het klantbelang centraal. Ik handel daarbij op basis van verantwoorde financiële beslissingen. Bij al mijn werkzaamheden is het belang van mijn klant van belang. Ik ga eerlijk en open het gesprek met mijn klant aan. Dit betekent niet dat ik hem zomaar gelijk geef of klakkeloos doe wat hij vraagt. 1.4. Klachtenmanagement

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder doe ik mijn best om de bank te helpen deze zo goed en snel mogelijk op te lossen conform het beleid en de procedures van de bank. 1.5. Privacy van mijn klant

Mijn klant kan mij altijd vertrouwen. Ik bescherm zijn privacy en respecteer geheimhoudingsplichten waar die gelden. Ik stel alles in het werk om ervoor te zorgen dat klantgegevens en andere daaraan gerelateerde data bij mij in goede handen zijn. Ik kijk niet naar rekeningen van klanten als dat niet nodig is. Ik deel nooit klantinformatie met derden, tenzij dat moet op grond van wetof regelgeving of de klant daarvoor zelf toestemming geeft. Ditzelfde geldt voor medewerkersgegevens.

6

Gedragscode


7

2

Ik neem mijn verantwoordelijkheid

Ik neem mijn verantwoordelijkheid en geef ook anderen de kans om invulling aan hun verantwoordelijkheid te geven. Ik zet me in voor een gezonde en solide bank met oog voor het gewenste resultaat. Ik toon lef, heb ruggengraat en neem initiatief om mijn resultaten te bereiken. Ik zorg voor het beste proces en communiceer dat met anderen. Ik kom mijn afspraken na en handel gedisciplineerd. Zo bouw ik vertrouwen op en maak ik dat waar. Ik let daarbij op kosten en zoek naar mogelijkheden om efficiënter te werken.

2.1. Koersgevoelige informatie

Als ik koersgevoelige informatie in mijn bezit krijg, verspreid ik deze niet en meld ik het direct bij de afdeling Compliance. 2.2. Handelen met voorkennis

Als ik privé beleg, zorg ik dat ik op geen enkele manier voorkennis gebruik of anderen ook maar het idee geef dat ik dit heb. 2.3. Belangenverstrengeling

Ik doe mijn best om alle mogelijke vormen van belangenverstrengeling te vermijden en, indien dat niet mogelijk is, te beheersen. Als alleen al de schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan, ga ik in overleg met mijn leiding gevende. Als ik of iemand die dichtbij mij staat een financieel belang of verplichting heb/heeft ten opzichte van een (mogelijke) concurrent, klant of leverancier, dan bespreek ik dit met mijn leidinggevende. 2.4. Nevenactiviteiten

Nevenactiviteiten die ik vervul voor of die mij worden aangeboden door een organisatie met of zonder winstoogmerk, van politieke aard of anderszins, die relevant zijn voor mijn werkzaamheden bij de bank, bespreek ik direct met mijn leidinggevende. Dusdanige activiteiten vinden alleen buiten het werk plaats en beïnvloeden mijn werk nooit op een negatieve manier. Uiteraard verricht ik geen neven activiteiten voor concurrenten of leveranciers van ABN AMRO.

8

Gedragscode


9

3 2.5. Interacting with competitors

Ik maak geen afspraken en wissel met concurrenten geen informatie uit die zou leiden tot oneerlijke praktijken of concurrentievervalsing. Ik doe geen uitspraken over concurrenten of hun diensten en maak uitsluitend gebruik van openbare informatiebronnen over concurrenten. 2.6. Omgaan met leveranciers

Als ik leveranciers uitzoek of afspraken met ze maak, volg ik de inkoop richtlijnen van de bank. Vertrouwelijke informatie houd ik voor me. In het aannemen van giften van (mogelijke) leveranciers ben ik zeer terughoudend en handel ik in overeenstemming met het beleid van de bank en de gedragsregels relatiegeschenken.

Ik neem alleen risico’s die ik overzie

Ik voer mijn werk consciëntieus en discreet uit. Inzicht en overzicht zijn daarbij sleutelbegrippen. Ik neem beslissingen als ik de gevolgen ervan kan verantwoorden. De balans tussen risico’s nemen en resultaat bereiken is daardoor bij mij in goede handen. Ik wil risico’s goed begrijpen; maak risico’s van onze diensten en zeker kredieten expliciet en bespreek deze samen met anderen. Ik ga zorgvuldig om met alle klanten bedrijfsinformatie. Integer in mijn doen en laten stimuleer ik ook integer handelen in mijn omgeving. Ik leef weten regelgeving, richtlijnen, regels, interne policies en codes na en houd me verre van omkoping en corruptie. Ik stel misstanden aan de orde.

2.7. Declareren

De bank hecht belang aan het beheersen van de kosten. Ik draag daaraan bij door kostenbewust te zijn. Mijn declaraties zijn altijd in lijn met het bankbeleid. 2.8. Zakenreizen

Als ik voor de bank op reis ga, houd ik mij aan het bankbeleid over declareren van reis- en verblijfkosten. Ik zorg dat de bank weet waar ik ben en houd de kosten in de hand.

10

Gedragscode

Onze kernwaarden en Business Principles in de praktijk 11

3.1. Regels

Ik houd mij aan de wet, het bankbeleid, afgesproken procedures en fiscale en andere regelgeving. Niet alleen naar de letter, maar ook in de geest: ik zoek de grenzen niet op. 3.2. Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Security & Intelligence Management (SIM) of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. 3.3. Onderzoeken van bevoegde overheidsinstanties

Ik verleen volledige medewerking aan rechtmatige onderzoeken van bevoegde overheidsinstanties die rechtsbevoegdheid ten aanzien van de bank uit oefenen. Als ik hoor van of betrokken word bij dergelijk onderzoek dat mij of mijn klant raakt, meld ik het direct bij mijn leidinggevende en de afdeling Compliance.

3.5. Misstanden bespreekbaar maken

ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot de afdeling SIM of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer, een vertrouwens persoon of richt ik mij tot de afdeling SIM. Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’. 3.6. Cross-Border Banking

Om klanten goed te kunnen ondersteunen heeft de bank regelmatig te maken met cross border banking-activiteiten, ofwel: diensten die worden verricht in andere rechtsgebieden met eigen regels, veelal afwijkend van wat men in het thuisland gewend is. Ik zorg er daarom altijd voor dat ik zakelijke buitenlandse bezoeken of activi teiten goed voorbereid en me bewust ben van de geschreven en ongeschreven lokale regels.

3.4. Omkoping en corruptie

Ik laat mij niet in met omkoping en corruptie en neem direct afscheid van iedere klant die dat wel doet. Ik meld dit onmiddellijk bij Security & Intelligence Management (SIM) of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. In het uitdelen en aannemen van giften ben ik zeer terughoudend en handel ik in overeenstemming met het beleid van de bank.

12

Gedragscode

Bij iedere cross border banking-activiteit overleg ik, waar nodig, met collega’s ter plaatse en met het (lokale) Compliance & Country Risk Management. Op die manier zorg ik ervoor dat ik mijn klant, de bank en mijn collega’s optimaal van dienst kan zijn en afdoende kan beschermen.


4

Ik handel duurzaam

Ik heb respect voor anderen. Iedereen heeft immers een unieke inbreng die kleur, diepgang en goede ideeën oplevert. Ik werk aan continue, transparante en duurzame relaties met collega’s, klanten en zakenpartners. Ik heb in mijn transacties oog voor mens, maatschappij en milieu. Dat is ook het uitgangspunt dat ik hanteer in mijn omgang met zakenpartners en andere belanghebbenden. Ik voel een sterke maatschappelijke verantwoordelijkheid (rentmeesterschap). Ik draag zelf actief bij aan een betere leefomgeving en toets mijn handelen aan mensenrechten.

4.1. Omgaan met bankbezit

Ik gebruik de computer, laptop en telefoon van de bank op een verantwoorde manier. Als ik deze voor persoonlijke doeleinden gebruik, is dat nooit in strijd met mijn verantwoordelijkheden en altijd volgens het bankbeleid en de gedragsregels gebruik e-mail, intranet en internet. Ik gebruik bedrijfsapparatuur nooit voor illegale praktijken, voor transacties voor persoonlijk gewin of voor ongewenste zaken als pornografie of gokken. 4.2. Omgaan met bankdocumenten en informatie

Ik zorg ervoor dat ik alle documenten van de bank opsla, kopieer en vernietig volgens het bankbeleid voor documentenbeheer. Ik deel vertrouwelijke infor matie alleen met collega’s als zij die nodig hebben voor hun werk en slechts voor zover toegestaan. Bij het delen van interne en vertrouwelijke informatie gebruik ik alleen adequaat beveiligde kanalen. Als ik twijfel over de veiligheid van een kanaal, overleg ik eerst met mijn leidinggevende voordat ik er gebruik van maak. Ik deel geen informatie met derden, tenzij ze een contract met de bank hebben waarin staat dat ze de informatie mogen ontvangen en dit relevant is. 4.3. Een betere bank die bijdraagt aan een betere wereld

De bank hecht belang aan duurzaamheid, wil een betere bank zijn die bijdraagt aan een betere wereld. Waarbij groei niet altijd méér hoeft te zijn. Ik draag daaraan bij door het geld dat de bank namens klanten in beheer heeft op een maatschappelijke en ecologisch verantwoorde manier in te zetten. Door hen te wijzen op de mogelijkheden op het gebied van duurzaamheid, stimuleer ik ook mijn klanten om op verantwoorde en integere wijze te opereren in de samenleving. 4.4. Duurzame relaties

Ik bouw aan sterke, transparante en duurzame relaties met collega’s, klanten, zakenpartners en leveranciers. Hierbij verlies ik nooit mijn kritische blik.

14

Gedragscode


5

Ik ben een bevlogen professional

Ik ben bevlogen en zorg dat ik goed ben in mijn vak. Daarbij wil ik morgen meer weten en kunnen dan vandaag. Met die motivatie groeit mijn professionaliteit en word ik steeds deskundiger. Ik maak actief gebruik van de feedback die ik krijg van collega’s en klanten. Zelf geef ik ook feedback. Professionaliteit gedijt immers het best in een open en transparante cultuur en daar draag ik actief aan bij. Ik geef zelf mijn persoonlijke ontwikkeling vorm en daarvoor gebruik ik de ontwikkel kansen die de bank mij biedt. Ik zet mijn kennis, vaardigheden en gedrag in om te komen tot resultaten.

5.1. Ik werk aan mijn ontwikkeling

De bank wil een Top Class Employer zijn die medewerkers de kans biedt om te groeien. Ik werk zelf actief aan mijn ontwikkeling en ben trots op mijn eigen resultaten, die van mijn collega’s en die van de bank. Ik respecteer de expertise en inbreng van mijn collega’s en zie het geven en ontvangen van feedback als iets wat me verder helpt en beter maakt. In mijn Persoonlijke Prestatie Plan (PPP) maak ik met mijn leidinggevende duidelijke, realistische afspraken over mijn resultaten en gedrag. 5.2. Zo geef ik leiding

Leidinggeven is een vak. Ik weet de talenten van de mensen in mijn team naar boven te halen. Ik stuur op performance, draag de Business Principles uit en toon hierin voorbeeldgedrag. Als leidinggevende ondersteun ik hen, opdat zij permanent kunnen blijven groeien en hun verantwoordelijkheid nemen. Hierin laat ik mij leiden door de Leadership Qualities.

16

Gedragscode


6

Ik verbind door samen te werken

Samenwerking brengt de beste resultaten voort. Ik werk goed samen met andere teams en afdelingen binnen de bank. Ik toon interesse in en waardeer de prestaties en inzet van collega’s. Ik gun anderen succes en laat hen stralen. Ik help mijn collega’s actief en deel mijn kennis en ervaring. Samen bereiken we doelen en samen vinden we antwoorden op vragen en problemen. Ik inspireer anderen door in de samenwerking het goede voorbeeld te geven.

6.1. Samenwerken

Ik werk constructief samen met collega’s uit mijn eigen en andere bedrijfs onderdelen, en met klanten, leveranciers en externen. Ik werk op een open en transparante manier, tenzij de aard van mijn werkzaamheden anders voor schrijft. Ik streef altijd naar tijdige indiening van mijn juiste, volledige en inzichtelijke (financiële) vastlegging en verslaglegging. 6.2. Wederzijds respect

Ik behandel mijn collega’s met respect en houd mij verre van onprofessioneel en onbehoorlijk gedrag als intimidatie, discriminatie en racisme. Dit betekent dat ik iedere collega de ruimte en waardering geef om met zijn of haar talent de klant en de bank verder te brengen. 6.3. Communiceren

Ik communiceer met collega’s op een open, eerlijke en begrijpelijke manier. Ik stel me open op als collega’s willen praten over werkgerelateerde onderwerpen. Als ik zelf twijfels heb over kwesties die ik tegenkom in mijn werk, zoek ik mijn collega’s en leidinggevende op voor hun mening en advies. 6.4. Omgaan met (social) media

Ik sta de media niet zelf te woord, maar verwijs naar de persvoorlichters of naar mijn lokale managementteam. Op social media volg ik de tien gouden regels van de bank, die te lezen zijn op intranet. Ik zeg niets wat het imago van de bank kan schaden en deel natuurlijk geen vertrouwelijke informatie.

18

Gedragscode


Onze kernwaarden en Business Principles Vertrouwd, deskundig en ambitieus Kernwaarden geven ABN AMRO een eigen identiteit: waar staan we voor, waar geloven we in, wat verbindt ons en wie willen we zijn. Kernwaarden kunnen pas bijdragen aan het succes van ABN AMRO als je weet wat de kernwaarden voor je betekenen en je je naar de kernwaarden gedraagt. Onze kernwaarden zijn het kompas dat de richting aangeeft, de kern van onze cultuur. En de basis voor onze Business Principles.

Ik streef naar de beste oplossingen voor mijn klant Ik neem mijn verantwoordelijkheid

Ik neem alleen risico’s die ik overzie

Ik handel duurzaam

Ik ben een bevlogen professional

Ik verbind door samen te werken

20

Gedragscode


Extra informatie nodig?

Contact of hulp nodig?

Dit boekje wil je helpen om te kiezen voor het juiste gedrag. Maar natuurlijk kan het voorkomen dat je bepaalde informatie of details mist. Bij twijfel of vragen is het altijd verstandig om je tot je leidinggevende te wenden; samen kun je vaak tot de juiste oplossing komen. Ook adviseren wij je om naar intranet te gaan voor uitgebreidere en meest actuele informatie. Daar vind je al onze gedragsregels (inclusief gedragsregels ‘eigen bankzaken’ en ‘bankzaken privérelaties’) en de AIM (ABN AMRO Instruction Manual), met de richtlijnen van de bank. Meer informatie over onze kernwaarden, Business Principles en Leadership Qualities kun je ook op intranet vinden.

Persvoorlichting

Information Security

voor vragen over contacten met de media, persberichten en PR-activiteiten (+31 20-6)28 89 00 [email protected]

Security Monitoring and Incident Response Team [email protected]

Vertrouwenspersonen

vertrouwenspersoon@ nl.abnamro.com

Bescherming

ABN AMRO respecteert medewerkers die zich zorgen maken over onbehoorlijk gedrag. Wij zullen geen maatregelen nemen of toestaan tegen iemand die te goeder trouw melding maakt van een mogelijke schending van de gedragscode of van een andere beleidslijn van de onderneming. De gedragscode, het bedrijfsbeleid en de wet

Deze gedragscode omvat niet alle beleidslijnen, wetten of regels die op jou van toepassing kunnen zijn. Elk bedrijfsonderdeel hanteert beleidslijnen die een meer gedetailleerde beschrijving geven van de regels die in de gedragscode in grote lijnen zijn opgenomen. Deze regels zijn aanvullend op de gedragscode. Indien een regel in de gedragscode of een beleidslijn van de onderneming in strijd is met de geldende weten regelgeving, gaat de wetof regelgeving voor, voor zover deze strikter is dan de gedragscode of de beleidslijn.

SIM (Security & Intelligence Management)

Incidenten met een (vermoeden van) criminele achtergrond of overtreding van wetof (interne) regelgeving zowel opzettelijk of als gevolg van grove nalatigheid. (+31 20-6) 28 86 88 security.and.intelligence. [email protected]

IT-gerelateerde security-incidenten moet je altijd en direct telefonisch melden bij de ICT-Helpdesk. (+31 20-6)29 19 00. Phishing-, spam- en andere vergelijk bare e-mails meld je door betreffende e-mail door te sturen. [email protected]

Compliance

Compliance-gerelateerde vragen kun je stellen aan je Business Compliance Officer.

Regeling Klokkenluiders Bevestiging en meldingen

Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij bij bedrijfsactiviteiten namens ABN AMRO de in deze gedragscode vermelde regels nakomen. Specifieke beleidslijnen en procedures betreffende belangenconflicten of geschenken en vermaak kunnen op jouw bedrijfsonderdeel van toepassing zijn.

22

Gedragscode

De speciale door SIM beheerde telefoonlijn (+31 20-6) 28 86 66. Het speciale door SIM beheerde e-mailadres [email protected]. Beide kanalen bieden de mogelijkheid om anoniem te melden.


ABN AMRO Instruction Manual (AIM) Nummer in AIM

Naam policy

101-10-05 Kernwaarden 101-10-10

Business Principles

101-10-14 ABN AMRO Gedragscode Privé-Beleggingstransacties Nederland 101-15-35

Beleid Klachtenmanagement

102-15-10

Business Continuity Management Policy

102-20-20

CAAML Beleid

102-20-35 Sanctiebeleid

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Australië hier en daar van proce dures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven. 1.1. Omgaan met de klant

Voorafgaand aan het aanbieden van de juiste producten en dienstverlening aan mijn klanten, verzamel ik eerst informatie over hun financiële situatie, ervaring met beleggen en hun beleggingsdoelstelling. Ik doe mijn uiterste best om mijn klant tijdig en volledig van informatie te voorzien (tenzij deze vertrouwelijk is) die van invloed kan zijn op de beslissing van mijn klant. 1.2. Begrijpelijke taal

102-25-21

Beleid Inzake Belangenconflicten

102-25-25

Global Policy on Whistleblowing

102-25-26

Anti-Omkoping en Corruptie Beleid

102-25-30

Beleid inzake omkoping en corruptie door derden

102-25-35

Intermediaries Policy

102-25-40

Beleid inzake persoonsgegevens

108-02-15

Sponsorship Policy

108-02-41

Social Media Beleid

108-25-25

Records Management Policy

1.4. Klachtenmanagement

108-30-16

Regeling Nevenactiviteiten

108-30-17

Regeling Giften

108-30-39

Global Business Travel Policy

108-30-50

Employee Complaints and Grievances Policy

108-30-70

Diversity and Inclusion Policy

108-49-66

Secure Data Handling Policy

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder doe ik mijn best om de bank te helpen deze zo goed en snel mogelijk op te lossen conform het beleid en de procedures van de bank. Ik meld een klacht direct bij mijn manager, de business compliance officer. Ik zal een klacht die op mijzelf betrekking heeft, niet zelf behandelen. Ik zal verwijzen naar de lokale klachten afhandelingsprocedure voor verder advies.

108-49-91

Information Security Incident Management Policy

108-55-18

Price Sensitive Information Policy

108-75-08 Reporting and Prevention of Security Incidents and Compliance Breaches

24

Bijlage 1: Australië

108-75-15

Travel Restrictions Policy

208-10-35

Group Media Policy

282-25-53

Chinese Walls Policy

Gedragscode

Bij iedere vorm van communicatie met mijn klant, zowel mondeling als schriftelijk, probeer ik zoveel als mogelijk begrijpelijke taal te gebruiken om ervoor te zorgen dat de klant mij begrijpt. 1.3. Klantbelang centraal

Ik ga eerlijk en open het gesprek met mijn klant aan. Dit betekent niet dat ik hem zomaar gelijk geef of klakkeloos doe wat hij vraagt.

1.5. Privacy van mijn klant

Ik doe mijn uiterste best om ervoor te zorgen dat klantgegevens en andere daaraan gerelateerde data bij mij in goede handen zijn. Ik kijk niet naar rekeningen van klanten als dat niet nodig is. Ik deel nooit klantinformatie met derden, tenzij dat moet op grond van wetof regelgeving of de klant daarvoor zelf toestemming geeft. Ditzelfde geldt voor medewerkersgegevens.


Ik ben er tevens van op de hoogte dat ik als medewerker van ABN AMRO mij moet houden aan de verplichtingen omtrent het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens, die gelden binnen de “Australian Privacy Principles and Privacy Act 1988 (the Privacy Act)”. Ik houd me tevens aan het ABN AMRO beleid en procedures, inclusief de “Australian Privacy Policy”, als het persoonsgegevens betreft. 2.2. Handelen met voorkennis

Als ik privé beleg, zorg ik dat ik op geen enkele manier voorkennis gebruik of anderen ook maar het idee geef dat ik dit heb. Ik weet dat medewerkers die toegang hebben tot prijs gevoelige informatie, geen effecten van zakelijke klanten van ABN AMRO mogen aankomen of verhandelen. Sommige medewerkers moeten goedkeuring van hun manager en/of business compliance officer hebben alvorens zij bepaalde persoonlijke effecten transacties mogen uitvoeren. Ik houd mij aan de “Australian Staff Trading Policy”. 2.3. Belangenverstrengeling

Ik doe mijn best om alle mogelijke vormen van belangenverstrengeling te vermijden en, indien dat niet mogelijk is, te beheersen, bijvoorbeeld als beheerder van effecten, geld of andere eigendommen van een klant of het zijn van procuratiehouder betreffende effecten of financiële transacties waaronder het uitoefenen van stemrecht namens een klant of aandeelhouder bij een aandeelhoudersvergadering

26

3.1. Regels

Ik houd mij aan de wet, het bankbeleid, afgesproken procedures en fiscale en andere regelgeving. Niet alleen naar de letter, maar ook in de geest: ik zoek de grenzen niet op. 3.3. Onderzoeken van bevoegde overheidsinstanties

Als dit vanuit de wet toegestaan is, zal ik volledige medewerking verlenen aan rechtmatige onderzoeken van bevoegde overheidsinstanties die rechtsbevoegdheid ten aanzien van de bank uitoefenen. Als ik hoor van of betrokken word bij dergelijk onderzoek dat mij of mijn klant raakt, meld ik het direct bij mijn leidinggevende en de afdeling Compliance. 3.4. Omkoping en corruptie

Ik laat mij niet in met omkoping en corruptie en neem direct afscheid van iedere klant die dat wel doet. In het uitdelen en aannemen van giften ben ik zeer terughoudend en handel ik in overeenstemming met het beleid van de bank. “ABN AMRO’s Gifts & Entertainment and Australian Gift Management Policies” vereisen dat ik voorafgaand aan het accepteren van een geschenk eerst de vereiste goedkeuring ophaal. 3.6. Cross-Border Banking

Bij iedere cross border banking-activiteit overleg ik, waar nodig, met collega’s ter plaatse en met het (lokale) Compliance & Country Risk Management.

2.6. Omgaan met leveranciers

4.2. Omgaan met bankdocumenten en informatie

Als ik leveranciers uitzoek of afspraken met ze maak, volg ik de inkoop-richtlijnen van de bank en de “Australian Outsourcing Policies”. Vertrouwelijke informatie houd ik voor me. In het aannemen van giften van (mogelijke) leveranciers ben ik zeer terughoudend en handel ik in overeenstemming met het beleid van de bank en de gedragsregels relatiegeschenken.

Ik zorg ervoor dat ik alle documenten van de bank opsla, kopieer en vernietig volgens het bankbeleid voor documentenbeheer. Ik deel vertrouwelijke informatie alleen met collega’s als zij die nodig hebben voor hun werk en slechts voor zover toegestaan. Bij het delen van interne en vertrouwelijke informatie gebruik ik alleen adequaat beveiligde kanalen. Als ik twijfel over de veiligheid van een kanaal, overleg ik eerst met mijn leidinggevende voordat ik er gebruik van maak. Ik deel geen informatie met derden, tenzij ze een contract met de bank hebben waarin staat dat ze de informatie mogen ontvangen en dit relevant of wettelijk verplicht is.

Gedragscode


Bijlage 2: België Ik bouw aan sterke, transparante en duurzame relaties met collega’s, klanten, zakenpartners en leveranciers. Hierbij verlies ik nooit mijn kritische blik.

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in België hier en daar van proce dures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.

Bescherming


ABN AMRO respecteert medewerkers die zich zorgen maken over onbehoorlijk gedrag. Voor zover toegestaan binnen de wet zullen wij geen maatregelen nemen of toestaan tegen iemand die te goeder trouw melding maakt van een mogelijke schending van de gedragscode of van een andere beleidslijn van de onderneming.

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder doe ik mijn best om de bank te helpen deze zo goed en snel mogelijk op te lossen conform het beleid en de procedures van de bank. Klachten worden behandeld door een klachtenfunctionaris van de afdeling Compliance.

4.4. Duurzame relaties

Bevestiging en meldingen

Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij bij bedrijfsactiviteiten namens ABN AMRO de in deze gedragscode vermelde regels nakomen. Specifieke beleidslijnen en procedures kunnen op jouw bedrijfsonderdeel van toepassing zijn.

28

Gedragscode

3.2 Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Compliance.


Bijlage 3: Brazilië

Bijlage 4: Duitsland

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Brazilië hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied.

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Duitsland hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied.



SIM (Security & Intelligence Management) Incidenten met een (vermoeden van) criminele achtergrond of overtreding van wetof (interne) regelgeving zowel opzettelijk of als gevolg van grove nalatigheid. Telefoonnummers: (Nederland) +31 (0) 20 6 288 688 (Brazilië) +55 (11) 3073-7491 E-mails: (Nederland) [email protected] (Brazilië) [email protected]

Press Office voor vragen over contacten met de media, persberichten en PR-activiteiten, neem je contact op met: Jens Heinen Telefoonnummer: +49 69 2177 3233 E-mail: [email protected]

Regeling Klokkenluiders De speciale door SIM beheerde telefoonlijnen zijn: (Nederland) +31 (0)20 6 288 666 or (Brazilië) +55 (11) 3073-7760. Het speciale door SIM beheerde e-mailadressen zijn: (Nederland) [email protected] or (Brazilië) [email protected]. Beide kanalen bieden de mogelijkheid om anoniem te melden.

SIM (Security & Intelligence Management) Incidenten met een (vermoeden van) criminele achtergrond of overtreding van wetof (interne) regelgeving zowel opzettelijk of als gevolg van grove nalatigheid. Thorsten Almoneit Telefoonnummer: +49 69 2177 3494 E-mail: [email protected] Regeling Klokkenluiders De speciale door SIM beheerde telefoonlijn is: +49 69 2177 1999. Het speciale door SIM beheerde e-mailadres is: [email protected]. Beide kanalen bieden de mogelijkheid om anoniem te melden. Information Security IT-gerelateerde security-incidenten moet je altijd en direct telefonisch melden bij de IBM Help Desk: Kai Uwe Waldstein E-Mail: [email protected] Phishing-, spam- en andere vergelijkbare e-mails meld je door betreffende e-mail door te sturen. Email: [email protected] Compliance & Conduct Compliance-gerelateerde vragen kun je stellen aan je Business Compliance Officer. E-mail: [email protected]

30

Gedragscode


Bijlage 5: Frankrijk

Bijlage 6: Guernsey

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Frankrijk hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied.

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Guernsey hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.


SIM (Security & Intelligence Management) Incidenten met een (vermoeden van) criminele achtergrond of overtreding van wetof (interne) regelgeving zowel opzettelijk of als gevolg van grove nalatigheid. Telefoonnummer: +33 (0) 1 56 21 94 43 of +33 (0) 1 56 21 78 51 E-mail: [email protected] Regeling Klokkenluiders De speciale door SIM beheerde telefoonlijn is: +33 (0)1 56 21 82 99.

3.2 Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Compliance. Contact of hulp nodig?

Information Security IT-gerelateerde security-incidenten moet je altijd en direct telefonisch melden bij de IBM Help Desk: Telefoonnummer: 1 6250 Phishing-, spam- en andere vergelijkbare e-mails meld je door betreffende e-mail door te sturen. E-mail: [email protected]

Vertrouwenspersonen E-mail: [email protected] Information Security Security Monitoring and Incident Response Team E-mail: [email protected] IT-gerelateerde security-incidenten moeten altijd direct telefonisch gemeld worden bij de ICT-Helpdesk. Telefoon: doorkiesnummer 1365

32

Gedragscode


Bijlage 7: Hong Kong

Bijlage 8: Jersey

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Hong Kong hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Jersey hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.

3.2 Witwassen

3.2 Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij de Money Laundering Reporting Officer.

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Compliance. 3.5. Misstanden bespreekbaar maken

ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot Compliance of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer of een vertrouwenspersoon. Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’. Personeelsgids

Voor Jersey wordt gebruikgemaakt van een personeelsgids (‘Staff Handbook’). De personeelsgids wordt uitgereikt als onderdeel van het on-boardingproces en kan ook via je lokale HR Officer worden verkregen. Contact of hulp nodig?

Vertrouwenspersonen E-mail: [email protected]

34

Gedragscode


Bijlage 9: Luxemburg

Bijlage 10: Singapore

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Luxemburg hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.

Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in Singapore hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regelgevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.

3.2 Witwassen

1.1. Interactie met de klant

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Compliance.

Ik behandel mijn klant met respect en informeer hem op een eerlijke en trans parante manier. Ik luister goed, verdiep me echt in wat er speelt bij de klant en speel hier vervolgens proactief op in. Ik ben pas tevreden als mijn klant dat is. Voor een optimale dienstverlening overleg ik waar nodig met deskundigen binnen ABN AMRO. Om geschikte producten en diensten te kunnen aanbieden, win ik eerst informatie in over de financiële situatie, de beleggingservaring en -doelstellingen van mijn klant. Ik doe wat redelijkerwijs mogelijk is om mijn klant tijdig en uitgebreid op de hoogte te houden van alle mij bekende informatie die van wezenlijk belang is voor de beslissing van mijn klant (tenzij die informatie van vertrouwelijke aard is).


ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot Compliance of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer of een vertrouwenspersoon.

36

1.2. Begrijpelijke taal

Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’.

Bij iedere vorm van communicatie met mijn klant, zowel mondeling als schriftelijk, gebruik ik begrijpelijke taal. Ik zorg ervoor dat ik zeker weet dat de klant mij begrijpt. Ik zorg dat de gecommuniceerde informatie juist en evenwichtig is, niet misleidend is en in overeenstemming is met de eisen van de toezichthouders. Onjuiste of misleidende verklaringen (opzettelijk of door onachtzaamheid) vergroten het risico dat ABN AMRO door de klant voor de rechter wordt gedaagd.

Lokale Gedragscode


Voor Luxemburg is ook een Lokale Gedragscode van toepassing. De Lokale Gedragscode wordt uitgereikt als onderdeel van het on-boardingproces en kan ook via je lokale HR Officer worden verkregen. De Wereldwijde Gedragscode dient in samenhang met de Lokale Gedragscode te worden gelezen.

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder doe ik mijn best om deze zo goed en snel mogelijk op te lossen. Ik meld een klacht direct bij mijn lijnmanager, de relevante afdeling voor de afhandeling van klachten, dat wil zeggen Internal Control voor PBI, Operational Risk Control voor Clearing en de Business Compliance Officer voor Corporate Banking. Ik behandel geen klachten tegen mijzelf. Ik spreek geen vergoedingen af en doe geen beloftes over vergoedingen. Ik raadpleeg de Singapore Customer Complaint Handling Guidelines.

Gedragscode


1.5. Privacy

Mijn klant kan mij altijd vertrouwen. Ik bescherm zijn privacy en respecteer geheimhoudingsplichten waar die gelden. Klantgegevens en andere daaraan gerelateerde data zijn bij mij in goede handen. Ik kijk niet naar rekeningen van klanten als dat niet nodig is. Ik deel nooit klantinformatie met derden, tenzij dat moet op grond van wetof regelgeving of de klant daarvoor zelf toestemming geeft. Ditzelfde geldt voor medewerkersgegevens. Ik weet dat ABN AMRO en ik als medewerker van ABN AMRO vallen onder de bancaire geheimhoudingsverplichting van artikel 47 van de bankwet (hoofdstuk 19) en de Personal Data Protection Act 2012 (PDPA) over het vergaren, gebruiken en bekendmaken van de persoonlijke gegevens van natuurlijke personen. Tijdens en na mijn dienstverband met ABN AMRO geef ik op geen enkele wijze informatie over de financiële of andere relevante zaken over mijn klant, behalve als ik daarvoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van mijn klant of diens gemachtigde(n) krijg of als ik die informatie volgens een wettelijke uitzondering mag verschaffen. Als ik in mijn dagelijkse werk te maken krijg met persoonlijke gegevens of als ik deze gegevens verwerk, houd ik mij aan het beleid en de procedures van ABN AMRO. Bij (informatie)vragen over de PDPA van mijzelf of mijn klant neem ik contact op met de Data Protection Committee (e-mail : [email protected]).

38

mijn leidinggevende. Als medewerker van de bank vermijd ik situaties die tot belangenverstrengelingen leiden. Ik handel niet als bewaarnemer van effecten, geld of andere vermogens bestanddelen van een klant en ik treed niet op als gevolmachtigde bij financiële of effectentransacties. Ik woon geen algemene vergaderingen van aandeelhouders bij en oefen geen stemrecht uit namens een klant of aandeelhouder. 2.4. Nevenactiviteiten

Nevenactiviteiten voor een organisatie met een winstoogmerk, van politieke aard of anderszins relevant voor mijn werkzaamheden bij de bank, bespreek ik altijd met mijn leidinggevende. Dusdanige activiteiten vinden alleen buiten het werk plaats en beïnvloeden mijn werk nooit op een negatieve manier. Uiteraard verricht ik geen nevenactiviteiten voor concurrenten of leveranciers van ABN AMRO. Voordat ik een bestuursfunctie, aandelenbelang of externe benoeming accepteer, vul ik het formulier Declaration of Directorship/External Appointment in en leg ik dit ter goedkeuring voor aan de Country Executive, de Head of Business of aange wezen vervanger. Val ik als medewerker onder de MAS Representative Notification Framework, dan houd ik mij aan de verplichting om Human Resources daarvan binnen zeven kalenderdagen vanaf de benoemingsdatum op de hoogte te stellen.

2.2. Handel met voorkennis

2.9 Verantwoordelijkheden bevoegde vertegenwoordigers

Als ik privé beleg, zorg ik dat ik op geen enkele manier voorkennis gebruik of anderen ook maar het idee geef dat ik deze heb. Ik weet dat medewerkers met toegang tot koersgevoelige informatie geen effecten mogen kopen van ondernemingen die klant zijn van ABN AMRO. Ik weet ook dat bepaalde medewerkers voordat ze bepaalde persoonlijke beleggingstransacties mogen uitvoeren daarvoor eerst de toestemming van hun lijnmanager en/of Business Compliance Officer moeten vragen. Voor de specifieke voorwaarden raadpleeg ik en houd ik mij aan het Singapore Personal Account Dealing-beleid.

Ik weet dat, als ik mij bezighoud met activiteiten die door de toezichthouder worden gereguleerd (bijvoorbeeld productaanbevelingen aan klanten, handel in effecten), ik daarvoor een vergunning moet hebben van de Monetary Authority of Singapore en dat ik moet hebben voldaan aan de daarbij behorende registratie- en examenverplichtingen. Ik ben mij bewust van de wettelijke verplichting om Human Resources binnen zeven kalenderdagen op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen in mijn persoonlijke omstandigheden (inclusief die van mijn echtgen(o)ote).

2.3. Belangenverstrengelingen

3.2. Witwassen/financieren terrorisme/fiscale fraude (samen ‘witwassen’)

Ik vermijd alle mogelijke vormen van belangenverstrengeling. Als alleen al de schijn van belangverstrengeling kan ontstaan, ga ik in overleg met mijn leidinggevende. Als ik of iemand die dicht bij mij staat een financieel belang of verplichting heeft ten opzichte van een (mogelijke) concurrent of leverancier, dan bespreek ik dit met

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid

Gedragscode


van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of financiële criminaliteit inlaten en meld dit onmiddellijk bij de Business Compliance Officer. Ik blijf op mijn hoede voor en alert op ongebruikelijke transacties die verdacht kunnen zijn of lijken. Ik stel de Business Compliance Officer direct van dergelijke transacties op de hoogte. Ik weet dat het een strafbaar feit is om: • willens en wetens bij te dragen aan witwassen of andere criminele activiteiten; • een redelijk vermoeden van witwassen of andere ernstige misdrijven (voorvallen van marktmisbruik bijvoorbeeld) niet aan de bevoegde autoriteiten te melden; en • iemand te waarschuwen dat hij of zij het onderwerp is van een melding over verdachte transacties of van strafrechtelijk onderzoek. 3.3. Onderzoeken van bevoegde overheidsinstanties

Ik verleen volledige medewerking aan onderzoeken van bevoegde overheids instanties waar de bank bij betrokken is. Ik belemmer of beïnvloed de officiële procedures niet. Als ik hoor van of betrokken word bij dergelijk onderzoek dat mij of mijn klant raakt, vertel ik dit direct aan mijn leidinggevende. Ik stel het afdelingshoofd, HR en de Business Compliance Officer direct op de hoogte van: • eventuele persoonlijke rechtszaken, civiele, administratieve of strafklachten, faillissementsaanvragen, veroordelingen of andere procedures (inclusief verkeersovertredingen) waarbij ik betrokken ben of als partij word genoemd, waaronder in het bijzonder ook een onderzoek dat door een toezichthoudende instantie is ingesteld; • een eventuele opschorting of intrekking van mijn vergunning om zaken te doen of afwijzing van registratie; en • eventuele disciplinaire maatregelen die tegen mij zijn ingesteld. 3.4. Omkoping en corruptie

Ik laat mij niet in met omkoping en corruptie en neem direct afscheid van iedere klant die dat wel doet. In het aannemen van giften ben ik zeer terughoudend en handel ik in overeenstemming met het beleid van de bank. Ik houd mij aan het Singapore Policy on Gifts & Entertainment. Onderdeel daarvan is dat ik het Gifts & Entertainment-formulier invul en voor de benodigde goedkeuring zorg.

40

Gedragscode

4.2. Omgaan met bankdocumenten en informatie

Ik zorg ervoor dat ik alle documenten van de bank opsla, kopieer en vernietig volgens het bankbeleid voor documentenbeheer. Ik deel vertrouwelijke informatie alleen met collega’s als zij die nodig hebben voor hun werk en slechts voor zover toegestaan. Bij het delen van interne en vertrouwelijke informatie gebruik ik alleen adequaat beveiligde kanalen. Als ik twijfel over de veiligheid van een kanaal, overleg ik eerst met mijn leidinggevende, voordat ik er gebruik van maak. Ik deel geen informatie met derden, tenzij ze een contract met de bank hebben waarin staat dat ze de informatie mogen ontvangen en dit relevant is. Ik e-mail geen documenten of andere informatie van ABN AMRO aan onbevoegde derden of naar mijn werkadres vanaf mijn persoonlijke e-mail. Ik gebruik alleen apparaten (zoals een laptop van ABN AMRO) die door ABN AMRO zijn afgegeven of goedgekeurd om thuis mee te werken. Ik weet dat ik bij een eventuele overtreding met disciplinaire maatregelen te maken kan krijgen en dat een en ander in overeenstemming met het Data Leakage Protection Handling Policy wordt afgehandeld. 6.5. Toezichthouders

Ik spreek niet persoonlijk met de toezichthouders (dat wil zeggen, de Monetary Authority of Singapore en andere lokale autoriteiten). Ik verwijs deze autoriteiten naar mijn Business Compliance Officer. Als ik wel gemachtigd ben om met de toezichthouders te spreken, dan stel ik direct mijn Business Compliance Officer van een dergelijk gesprek op de hoogte, en overleg ik notulen van een dergelijk gesprek, mijn aantekeningen van de contacten en/of een kopie van alle correspondentie (inclusief e-mails). Het ABN AMRO Singapore Employee Handbook

Let op: voor medewerkers in Singapore geldt een lokaal Singapore Employee Handbook. Die handleiding wordt uitgedeeld als de medewerker bij de bank komt werken en is tevens verkrijgbaar via je lokale HR Business Partner. De internatio nale gedragscode moet in samenhang met dat lokale Singapore Employee Handbook worden gelezen.


Bijlage 11: Verenigd Koninkrijk (VK) Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in het VK hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven.


3.2. Money-laundering

Compliance email: [email protected]

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Indien van toe passing: Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij de Money Laundering Reporting Officer (MLRO) in het VK (waarbij ik erop moet letten dat ik de klant niet mag waarschuwen, omdat dit in het VK een misdrijf is).

N.V. UK Branch onder de nieuwe gedragsregels van het de “Financial Conduct Authority” (FCA) vallen.

Money Laundering Reporting Officer (MLRO) Email: [email protected] IT-gerelateerde security-incidenten moeten altijd direct telefonisch gemeld worden bij de ICT-Helpdesk: Telefoon: +44 20 3192 9300 Email: [email protected]


ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot Compliance of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer of een vertrouwenspersoon. Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’. Wetgeving voor meer individuele aansprakelijkheid in het VK

In het VK dient men rekening te houden met regelgeving op het gebied van gedrag. Bij rechtspersonen die onder het VK-recht vallen, geldt voor bepaalde personen de ‘Statements of Principle and the Code of Practice for Approved Persons’. In de toekomst zullen de meeste medewerkers van ABN AMRO Bank

42

Gedragscode


Bijlage 12: Verenigde Arabische Emiraten (VAE) Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in de VAE hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven. 1.4. Klachtenmanagement

De personeelsgids van ABN AMRO VAE

Voor de VAE wordt ook gebruikgemaakt van een lokale personeelsgids (‘Employee Handbook’). De personeelsgids wordt uitgereikt als onderdeel van het on-boarding proces en kan ook via je lokale HR Officer worden verkregen. De Wereldwijde Gedragscode dient in samenhang met de lokale personeelsgids van de VAE te worden gelezen.

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder richt ik mij direct tot Compliance zodat deze afdeling de klacht in behandeling kan nemen conform het beleid en de procedures van de bank. 3.2 Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij Compliance. 3.5. Misstanden bespreekbaar maken

ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot Compliance of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer of een vertrouwenspersoon. Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’.

44

Gedragscode


Bijlage 13: Verenigde Staten (VS) Houd er rekening mee dat voor onze activiteiten in de VS hier en daar van procedures wordt afgeweken als gevolg van lokale vereisten op juridisch, regel gevend of organisatorisch gebied. De procedurele afwijkingen worden cursief weergegeven. 1.4. Klachtenmanagement

Ik neem iedere klacht serieus. Als mijn klant klachten heeft over de bank in het algemeen of over mij in het bijzonder richt ik mij direct tot Compliance zodat deze afdeling de klacht in behandeling kan nemen conform het beleid en de procedures van de bank.


ABN AMRO neemt alle meldingen van mogelijke misstanden zeer serieus. Als ik illegale praktijken opmerk of redelijkerwijs vermoed, richt ik mij direct tot Compliance of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, bij een andere afdeling. Als ik ongewenst gedrag opmerk, bespreek ik dit in eerste instantie met de betreffende persoon. Als dit geen oplossing biedt of dit niet mogelijk is, ga ik naar mijn leidinggevende. Werkt dat ook niet, dan bespreek ik mijn issue afhankelijk van het onderwerp met een compliance officer of een vertrouwenspersoon. Wanneer alle bovengenoemde stappen geen bevredigende oplossing bieden, maak ik gebruik van de regeling voor ‘klokkenluiders’.

2.4. Nevenactiviteiten

Nevenactiviteiten die ik vervul voor of die mij worden aangeboden door een organisatie met of zonder winstoogmerk, van politieke aard of anderszins, die relevant zijn voor mijn werkzaamheden bij de bank, bespreek ik direct met mijn leidinggevende. Eventueel voor mijn lokale organisatie verplichte formulieren vul ik volledig in. Dusdanige activiteiten vinden alleen buiten het werk plaats en beïnvloeden mijn werk nooit op een negatieve manier. Uiteraard verricht ik geen nevenactiviteiten voor concurrenten of leveranciers van ABN AMRO. 3.2 Witwassen

Ik ben op geen enkele wijze betrokken bij witwassen en doe al het mogelijke om witwassen te voorkomen. Personen van wie ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij hun geld met criminele activiteiten hebben verkregen of bankdiensten gebruiken om criminele doelen na te streven, accepteer ik niet als klant. Ik neem afscheid van klanten als ik weet of redelijkerwijs vermoed dat zij zich met witwassen of criminaliteit inlaten en meld dit bij de AML Compliance Officer of, indien lokaal beleid anders voorschrijft, de hiertoe aangewezen persoon.

46

Gedragscode


AA_fullcolourC.eps ABN AMRO full-colour for coated paper Width shield: 20 mm Overlap: 0,05 mm

AA6051

Gedragscode. Onze kernwaarden. Business Principles in de praktijk. AA_fullcolourC.eps ABN AMRO full-colour for coated paper

Recommend Documents