Gedragscode. Immigratie- en Naturalisatiedienst. Uitwerking van de code van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Gedragscode

Immigratie- en Naturalisatiedienst Uitwerking van de code van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

© pennarts/Hollandse Hoogte

Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

2

Voorwoord “Iedere Nederlander wordt geacht de wet te kennen”. Dat weten we allemaal, maar niemand kent alle wetten. Toch handelen we er in de meeste gevallen gelukkig wel naar. In deze geactualiseerde gedragscode vind je veel zaken terug die voor jou als vanzelfsprekend gelden, enkele zaken zullen als minder vanzelfsprekend overkomen en er zitten zaken bij die in de praktijk lastig te hanteren blijken. Oplossingen door geboden en verboden werken dan niet zo eenvoudig. Lees deze code (nog) eens door. Praat er over met je leidinggevende en/of collega’s. Gebruik de code om de do’s en dont’s in onze organisatie beter voor het voetlicht te krijgen, zowel naar klanten als collega’s. Niemand wil immers zijn goede naam - of die van de IND - op het spel zetten! De Hoofddirectie


3

03 | Voorwoord 05 | Inleiding Leeswijzer Kernwaarden en gedragsnormen Dilemma’s Gewenst gedrag Ongewenst en ontoelaatbaar gedrag 09 | De IND-medewerker Voor wie? Ambtseed/belofte Veiligheidsonderzoek Integriteit Privé en zakelijk 11 | Kleding 13 | Alcohol en drugs 14 | Belediging, discriminatie en seksuele intimidatie Agressie 17 | Nevenwerkzaamheden 19 | Zorgvuldig omgaan met IND-middelen Gebruik van e-mail en internet E-mail Internet 21 | Geschenken en uitnodigingen Corruptie 23 | Vertrouwelijke informatie Dossierdiscipline en clean desk-principe Geheimhoudingsverklaring 25 | Vrijheid van meningsuiting 26 | Privérelaties en het werk Familierechtelijke relaties Het zich stellen als referent 29 | Inkopen 30 | Waar kun je terecht met vragen? Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

4

Inleiding Leeswijzer De BZK-code is een algemene gedragscode voor alle BZK-medewerkers en gaat niet in op zaken die specifiek voor de IND gelden. Deze IND-Gedragscode behandelt dergelijke zaken wel. Voorbeelden uit de praktijk schetsen een herkenbaar beeld voor zoveel mogelijk medewerkers. Ook zijn discussiepunten opgenomen die dilemma’s binnen de IND bespreekbaar moeten maken. Dat betekent niet dat de IND-Gedragscode overal antwoord op geeft. De situatie is niet altijd zwart-wit. Er blijft soms een grijs gebied van situaties waarin de oplossing minder duidelijk is. Belangrijk is dat je er in dat geval over praat met je collega’s, leidinggevende of met één van de IND-vertrouwens personen. Sommige zaken staan niet ter discussie, wat blijkt uit de letterlijke tekst van de regelgeving. Aan de orde komt onder meer wat gewenst en ongewenst gedrag is, dilemma’s en discussiepunten. Door middel van kleuren en kaders zijn deze te herkennen in de vormgeving. Geprobeerd is deze code leesbaar en beknopt te houden. In diverse handboeken (inkoop, integriteit, veiligheid) wordt uit gebreider ingegaan op zaken als werkwijze en integriteit. Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

Gemakshalve wordt deze IND-uitwerking van de BZK-code in dit boekje verder ‘gedragscode’ genoemd. Kernwaarden en gedragsnormen Vrijwel alle gedragsnormen zijn vastgelegd in regelgeving, zowel intern als extern. Interessant is om te weten op welke kernwaarden al die gedragsregels en normen in de IND-Gedragscode zijn gebaseerd. Kernwaarden zijn belangrijke (ethische) waarden, zoals collegialiteit, zorgvuldigheid, geloofwaardigheid, respect, openheid, onafhankelijkheid en loyaliteit. Ze vormen de basis waar alle gedragsregels of morele normen van zijn afgeleid. Een gedragsregel is vaak op meerdere kernwaarden gebaseerd. Waarom wordt bijvoorbeeld van de IND-medewerker gevraagd nevenwerkzaamheden te melden bij zijn of haar leidinggevende? De gedragsregel of morele norm is dat elke schijn van belangen verstrengeling moet worden vermeden. Nevenwerkzaamheden kunnen immers de geloofwaardigheid van de IND in diskrediet brengen. Geloofwaardigheid is hier een belangrijke kernwaarde, maar ook onafhankelijkheid speelt een rol. Om in gesprekken over ethische dilemma’s de juiste vragen te kunnen stellen, is het 5

belangrijk om op de hoogte te zijn van de (morele) kernwaarden. Welke feiten zijn ethisch relevant? Welke waarden en van welke personen staan er belangen op het spel? Wat weegt het zwaarst en waarom? Zijn er alternatieven? Kernwaarden maken zulke gesprekken over ethische dilemma’s inspirerender en rijker dan wanneer je alleen maar praat over wat wel en niet mag. Dilemma’s Het zal niemand verbazen dat het aannemen van steekpenningen of diensten niet is toegestaan. De situatie wordt minder duidelijk wanneer medewerkers vanuit een bepaalde levensovertuiging (bijvoorbeeld politiek of religieus) met zichzelf in conflict komen bij het nemen van beslissingen. De uitvoering van het vreemdelingenbeleid staat immers continu in de publieke belangstelling en blijft een onderwerp van discussie. Ook medewerkers hebben daar een mening over en kunnen voor een moeilijke keuze komen te staan. De IND verwacht van medewerkers dat zij, ongeacht hun levensovertuiging, de juiste beslissingen nemen (in overeenstemming met weten regelgeving). De IND is zich er wel van bewust dat dit tot dilemma’s kan leiden. Daarom wil de IND een werkklimaat creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om deze te bespreken. Ook als er niet direct een oplossing is.


Gewenst gedrag Respect moet je verdienen. Dat kan onder meer door gewenst gedrag te vertonen. Wat dat gewenste gedrag precies is, is niet in één woord te omschrijven. Daarom worden hier kenmerken genoemd waaruit blijkt wat gewenst gedrag kan inhouden. Specifieke voorbeelden vind je in de komende hoofdstukken van de gedragscode. Deze lijst is niet compleet, maar geeft de belangrijkste eigenschappen van een IND-medewerker weer. • eerlijkheid • betrouwbaarheid • openheid • betrokkenheid • loyaliteit Concrete voorbeelden waarin deze eigenschappen naar voren komen: • vragen om uitleg wanneer iets niet duidelijk is; • op tijd op het werk aanwezig zijn; • nakomen van gemaakte afspraken; • niet onterecht ziekmelden; • fouten durven toegeven. Gewenst gedrag is ook: een klant behandelen zoals je zelf behandeld wilt worden. Hanteer daarom in het werk de volgende acht basisprincipes: • zorg dat je bereikbaar bent; • wees professioneel betrokken en vriendelijk, een klant is meer dan een dossier; • benader de klant met respect en denk mee door te luisteren, samen te vatten en door te vragen;

6

• t oon lef, neem verantwoordelijkheid en werk proactief aan oplossingen; • bel als het kan en schrijf als het moet, zorg dat de klant je verstaat; • maak heldere afspraken met de klant en kom ze na; • stuur op tijdigheid en houd de klant op de hoogte; • hanteer een open, eerlijke en onbevooroordeelde werkhouding. Pas deze acht basisprincipes niet alleen toe in je contacten met de klant, maar ook in de samenwerking met collega’s. Sta open voor kritiek en leer iedere dag. Ongewenst en ontoelaatbaar gedrag Respect verdienen kan ook door een collega aan te spreken op ongewenst of ontoelaatbaar gedrag. Daarvan is sprake als een (fatsoens)norm wordt overschreden. Vrijwel alle normen zijn vastgelegd in interne en externe regelen wetgeving (zoals het ARAR, de BZK-code of het Wetboek van Strafrecht). De IND-Gedragscode is net als de BZK-code niet vrijblijvend. De gedragscode maakt onderdeel uit van de IND-regelgeving op personeelsgebied en sluit aan bij het ARAR. Het niet nakomen van de regels kan plichtsverzuim betekenen. Dat kan leiden tot een disciplinaire maatregel die kan variëren van een waarschuwing tot - in het uiterste geval ontslag.


7


8

De IND-medewerker De IND-medewerker weet door houding en gedrag respect te verwerven, is integer en discreet en werkt aan zuivere relaties. Voor wie? Deze gedragscode geldt voor álle IND-mede werkers, dus ook voor tijdelijke krachten, uitzendkrachten, gedetacheerden en medewerkers van ingehuurde bedrijven of instellingen. Alle medewerkers - ook leiding gevenden - zijn hierop aan te spreken. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie en moeten ervoor zorgen dat de onderwerpen uit deze gedragscode bespreekbaar zijn. Ambtseed/belofte Elke nieuwe medewerker van de IND moet de eed/belofte afleggen, tenzij hij of zij schriftelijk kan aantonen al eerder een eed of belofte te hebben afgelegd. Veiligheidsonderzoek Elke nieuwe medewerker die in dienst komt, moet een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen. Bij bepaalde functies kan de AIVD (Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst) ook nog een veiligheidsonderzoek uitvoeren.


Integriteit In het ARAR (artikel 50) staat dat elke ambtenaar ‘de uit zijn functie voortvloeiende plichten nauwgezet en ijverig dient te vervullen en zich behoort te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt’. Een goed ambtenaar is voor de IND iemand die zorgvuldig, betrouwbaar en onkreukbaar is. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is dat niet altijd zo. Medewerkers kunnen om verschillende redenen moeite hebben met de taken die aan hen zijn toevertrouwd. Dat is zeker zo bij het nemen van beslissingen, die voor veel vreemdelingen toekomstbepalend kunnen zijn en waar zij veel voor over hebben. Soms zelfs zo veel dat de vreemdeling daar (financiële) diensten tegenover stelt. De IND verwacht van zijn medewerkers dat zij daar professioneel en integer mee omgaan. Om dit te borgen zijn er lijsten met tekenbevoegdheden ingevoerd. Inwilligende beslissingen kunnen worden getoetst door de coach of een collega. Privé en zakelijk Rechten en plichten van ambtenaren zijn goed omschreven in het ARAR. Deze gedragscode geeft meer duidelijkheid over INDspecifieke aangelegenheden. Toch gelden deze regels niet alleen onder werktijd.

9

Ook privéactiviteiten kunnen je integriteit als IND-medewerker in het geding brengen. Uit een aantal rechtszaken is gebleken dat privé en zakelijk voor (IND-)medewerkers niet volledig te scheiden zijn. Hieronder enkele voorbeelden van situaties waar een rechtszaak uiteindelijk heeft geleid tot het opleggen van disciplinaire maatregelen aan betrokken medewerkers: • het aangaan van een privérelatie met een illegaal in Nederland verblijvende vreemdeling zonder dat te melden; • het aangaan van een privérelatie met een persoon met criminele achtergronden; • het (privé) verhuren van een woning aan een vreemdeling die nog in de procedure zit of illegaal in Nederland verblijft; • het opzettelijk onjuist opgeven van gegevens aan de Belastingdienst; • het deelnemen aan bepaalde radio- en tv-programma’s.


De IND-medewerker verwerft respect door zijn houding en gedrag De IND wil een werkomgeving bieden waarin mensen elkaar respecteren en zich veilig voelen. Dat geldt voor medewerkers onderling, voor ketenpartners, maar zeker ook voor vreemdelingen, die om allerlei redenen hun land van oorsprong hebben verlaten en afhankelijk zijn van de IND. Het is daarom niet passend voor INDmedewerkers, die door hun werk te maken hebben met mensen van een ander geloof of een andere cultuur, hier grappen over en/of misbruik van te maken.

10

Kleding De IND is een professionele en vakkundige organisatie en wil dit naar buiten toe laten zien. Er wordt dus ook een professionele en vakkundige houding van je verwacht, die mede tot uitdrukking komt in een representatieve en neutrale uitstraling. Je kunt daarop worden aan gesproken door je leidinggevende. Het uitgangspunt is dat iedereen zich mag kleden zoals hij of zij zelf wil. Voor verwijzingen naar een persoonlijke leefstijl of opvatting is geen plaats indien dit aan de goede uitoefening van het werk in de weg staat. Als je als medewerker in contact komt met vreemdelingen is representatieve kleding noodzakelijk. Dit betekent dat je geen aanstootgevende of uitdagende kleding draagt. Dit geldt ook als je contacten zich grotendeels of geheel tot collega’s beperken. Op warme, zomerse dagen kleden veel mensen zich wat luchtiger. Dat is op zich geen probleem, maar blijf er rekening mee houden dat je aan het werk bent en blijf representatief gekleed.

goede uitoefening van het werk in de weg staat. Als ambtenaar vertegenwoordig jij de Nederlandse staat. Naarmate dit laatste aspect sterker op de voorgrond treedt, zal meer terughoudendheid van je verwacht worden waar het gaat om verwijzingen naar persoonlijke leefstijlen. Bedacht moet worden dat ook medewerkers die geloofs uitingen, zoals een keppel, kruis of hoofddoek dragen, geraakt kunnen worden door dit functievoorschrift.

“Houd er rekening mee dat je aan het werk bent en blijf representatief gekleed.”

In het licht van de eis dat tijdens de uitoefening van de functie een representatieve en neutrale uitstraling verwacht wordt, is voor verwijzingen naar persoonlijke leefstijlen en opvattingen geen plaats, indien dit aan een

Het is in de eerste plaats je eigen verantwoordelijkheid om te beoordelen of er door het uiten van een persoonlijke levensstijl sprake is van een belemmering in de goede uitoefening van de functie. Indien daarvan sprake is of bij twijfel daarover, ligt het op je weg om vooraf mogelijke risico’s met je


11

leidinggevende te bespreken. Indien aan nemelijk is dat een goede uitoefening van het werk belemmerd wordt door het uit dragen van een verwijzing naar een persoonlijke leefstijl, zal aan de hand van de feitelijke situatie een afweging gemaakt worden tussen het belang van het goede functioneren van de organisatie en jouw persoonlijke belang. Allereerst zal binnen de organisatie gezocht worden naar alter natieven om tegemoet te komen aan jouw wens om je leefstijl kenbaar te uiten. Voorwaarde is wel dat je voldoende breed inzetbaar blijft voor de organisatie.

Het dragen van kleding die het gezicht bedekt, is ongeacht de omstandigheden niet toegestaan. Omdat IND-medewerkers in hun werk altijd contact hebben met anderen staat dergelijke kleding een goede uitoefening van het werk in de weg. Als (gezichts)beschermende kleding voor bepaalde werkzaamheden vereist is, is het dragen daarvan uiteraard wel toegestaan.

Een voorbeeld waar het dragen van een verwijzing naar een persoonlijke leefstijl een goede uitoefening van het werk in de weg kan staan, is het horen van vreemdelingen in een asielprocedure. Een asielzoeker mag zich op geen enkele manier belemmerd voelen om zijn asielaanvraag toe te lichten en vragen daarover te beantwoorden door de wijze waarop de hoormedewerker zijn persoonlijke leefstijl uitdraagt. Een ander voorbeeld is het dragen van verwijzingen naar persoonlijke leefstijlen in de rechtszaal waardoor onder omstandigheden een schijn van vooringenomenheid van de proces vertegenwoordiger zou kunnen worden gewekt.


12

Alcohol en drugs Tijdens het werk is het gebruik van alcohol en drugs verboden.


13

© Marco Okhuizen/Hollandse Hoogte

De regel over alcohol en drugs is heel simpel en duidelijk. Artikel 78 van het ARAR stelt dat ‘werknemers nuchter - niet onder invloed van alcohol of drugs - op het werk verschijnen’. Alleen in bijzondere gevallen kan de directeur toestemming geven om ook alcohol te schenken. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een receptie. Moet je na een receptie nog aan het werk, dan mag je uiteraard geen alcohol drinken.

Belediging, discriminatie en seksuele intimidatie Het uiten van vooroordelen (discrimi neren), bijvoorbeeld op grond van ras, geloof, cultuur, sekse, seksuele geaardheid, handicap, levensvisie of functie niveau, is niet geoorloofd. De IND heeft te maken met verschillende culturen en werkomgevingen. Iedereen dient hier rekening mee te houden en dit te respecteren. Van IND-medewerkers wordt verwacht dat ze elke vreemdeling zorgvuldig en respectvol behandelen. Wees ervan bewust dat je optreedt namens de IND. Het kan voorkomen dat je tijdens het werk op een onacceptabele manier wordt benaderd of aangesproken door een vreemdeling. Toch blijft het in Nederland geldende patroon van normen en waarden van kracht. Accepteer niet zomaar alles, maar behoud wel altijd je waardigheid. Het uiten van vooroordelen is niet prettig en wordt als ongewenst, kwetsend of zelfs bedreigend ervaren. Voorbeelden van ongewenst (of ontoelaatbaar) gedrag zijn: • opdringerig of intimiderend gedrag; • handtastelijkheden en ongewenste aanrakingen; • seksueel getinte opmerkingen; • dubbelzinnige opmerkingen; • uitnodiging tot seksueel contact; Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

Discussiepunten bij belediging, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie • Een advocaat belt scheldend met de infolijn. Hoe ga je daar mee om? • Wat gebeurt er met een tolk, die een medewerker kust of avances maakt? • Een asielzoeker gedraagt zich agressief in jouw richting. Wat nu? • Een collega maakt denigrerende of sarcastische opmerkingen over vreemdelingen. Hoe reageer je?

• misbruik van positie en gezag; • aanstootgevend of uitdagend gekleed gaan; • tentoonstellen van seksueel getinte afbeeldingen of teksten; • het draaien van aanstootgevende films, of het bezitten van aanstootgevende afbeeldingen of teksten. Gedrag dat de één niet als problematisch ervaart, kan een ander wel op die manier beleven, zeker in een multiculturele werkomgeving. Ook dan moet het gedrag bespreekbaar zijn. Bespreek het gedrag met de direct betrokkene(n). Helpt dit niet, of kan het door omstandigheden niet, bespreek het dan met de direct leiding gevende of de vertrouwenspersoon. 14

Voorbeelden van gedrag dat op verschillende manieren opgevat kan worden: • het vertellen van moppen met een seksueel of discriminerend tintje; • schaars gekleed gaan naar hoorzittingen of het dragen van een stropdas met aanstootgevende afbeeldingen.

“Accepteer niet zomaar alles, maar behoud wel altijd je waardigheid.”

Agressie Agressie komt helaas voor in onze maatschappij. Ook kan het gebeuren dat je in je werk- of privésituatie met agressie te maken krijgt. Agressie bestaat voor de IND uit alle vormen van fysiek én verbaal geweld; het gaat dus niet alleen om gewelddadige handelingen, ook schelden en dreigen met geweld zijn vormen van agressie. Elke vorm van agressie levert in principe een strafbaar feit op. Je kunt bijvoorbeeld in je werk worden geconfronteerd met vreemdelingen die je onder druk zetten om een voor hen positieve beslissing te nemen. Als dit zich voordoet, neem dan direct contact op met je leidinggevende.


15


16

Nevenwerkzaamheden Meld nevenwerkzaamheden bij je leidinggevende. Veel medewerkers verrichten naast het werk voor de IND nog andere betaalde of onbetaalde nevenwerkzaamheden. Deze tijds besteding mag echter geen belemmering vormen voor je functioneren of dat van de IND. Hiervan kan sprake zijn bij: • belangenverstrengeling; • botsende belangen; • schade aan het aanzien van het ambt; • onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. In artikel 61 van het ARAR zijn regels opgesteld voor het omgaan met nevenwerkzaamheden. Je bent verplicht bij de direct leidinggevende alle betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden op te geven, als die de belangen van de dienst kunnen raken. Een formulier hiervoor is bij de Directie HR verkrijgbaar. Uit dit ARAR-artikel is af te leiden dat nevenwerkzaamheden niet gemeld hoeven te worden als ze het werk niet raken. Het is inderdaad je eigen verantwoordelijkheid om te bepalen of je deze nevenwerkzaam heden wel of niet meldt. Bedenk dat nevenwerkzaamheden, eerder dan je denkt, het werk kunnen raken. Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

Een voorbeeld: je bent actief als trainer bij een sportclub, zonder dat dit enige relatie heeft met het werk. Toch kan er reden zijn om dit te melden. Het kan namelijk zijn dat je door deze trainingen meer dan 45 uur per week aan het werk bent. Dit is mogelijk in strijd met de Arbeidstijdenwet. Ook kan het nadelig zijn voor je gezondheid en de beschikbaarheid voor het werk. Hier is dan niet alleen sprake van het botsen van belangen, maar dus ook van onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. Dit is in ieder geval een aandachtspunt als in de praktijk blijkt dat de combinatie van werk en nevenactiviteiten leidt tot meer verzuim. Verricht ook geen werkzaamheden die het aanzien van het ambt schaden. Werken als bijvoorbeeld paaldanseres, portier of diskjockey, zeker in een gelegenheid waar illegale activiteiten plaatsvinden, is niet verenigbaar met het ambt van BZK-ambtenaar. Als ambtenaar heb je een voorbeeldfunctie in de samenleving. Nevenwerkzaamheden, zoals verkoop van illegaal vuurwerk of messen, zijn daarmee ook niet verenigbaar. Zelfs als je in legale goederen handelt, is het verstandig dit te melden. Verder is het raadzaam de leidinggevende op de hoogte te stellen van deelname aan bijvoorbeeld radio- of televisieprogramma’s. 17

Zeker als het gaat om realityprogramma’s is het verstandig dit met je leidinggevende te bespreken, aangezien daarin misschien zaken gebeuren die niet overeenkomen met de algemeen geldende fatsoensnormen. Samenvattend: ook al ben je niet verplicht bovengenoemde zaken te melden als ze de belangen van de IND niet raken, het is toch verstandig om ze met de leidinggevende te bespreken.

Discussiepunt bij nevenwerkzaamheden • Je wordt gevraagd om te serveren in een café waar regelmatig (illegale) vreemdelingen komen. Wat doe je?


18

Zorgvuldig omgaan met IND-middelen Eigendommen van de IND zijn bedoeld voor IND-gebruik. Tijd en middelen van de IND mogen in principe alleen voor IND-werkzaamheden worden gebruikt. Oneigenlijk gebruik ervan is niet toegestaan. Zo luidt de regel. Uiteraard maakt iedereen wel eens een kopietje en iedereen belt ook wel eens privé vanaf het werk. Een al te strikte naleving van deze regel werkt verstikkend, maar dit houdt niet in dat de regel onbeperkt kan worden overtreden. Privé bellen, faxen, internetten, e-mailen en kopiëren kan wel, maar in zeer geringe mate. Voorbeelden van oneigenlijk gebruik zijn: • het meenemen van goederen (bijvoorbeeld computers en toebehoren, maar ook bekers, melk en suiker, potloden, enzovoort); • het gebruiken van middelen zonder toestemming vooraf (zoals het kopiëren van scripties of stukken voor verenigingen); • het voeren van zakelijke gesprekken met de mobiele telefoon van de IND, terwijl er op de werkplek een telefoon met vaste lijn aanwezig is. Hetzelfde geldt voor veelvuldig privé bellen op de vaste telefoon van de IND; • veelvuldig borrelen en dineren op project budgetten. Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

Gebruik van e-mail en internet E-mail en internet zijn communicatiemiddelen die deel uitmaken van de moderne technologie waar ook de IND gebruik van maakt. Beperkt persoonlijk gebruik van e-mail en internet is toegestaan voor zover dit niet storend is voor het dagelijkse werk en het computernetwerk. Vergelijk het maar met de telefoon. Een privételefoontje op het werk komt ook wel eens voor, maar moet een uitzondering zijn op de regel. De IND stelt deze middelen hiervoor niet beschikbaar. Let bij het gebruik wel op de informatie die je verstuurt. Maak het gebruik van e-mail en internet bespreekbaar met collega’s, leidinggevende of in het werkoverleg. Maak afspraken met je leidinggevende over wat acceptabel is. E-mail Het is in ieder geval niet toegestaan om de e-mailvoorzieningen van het Ministerie te gebruiken voor: • het verzenden van berichten - al dan niet met bijlagen - die in strijd zijn met de wet, de goede zeden of met de algemeen geldende normen in de maatschappij (denk aan berichten die een porno grafische, racistische, discriminerende, beledigende, bedreigende, aanstoot gevende of al dan niet seksueel intimi 19

derende inhoud hebben of kunnen aanzetten tot pesten, haat of geweld); • het verzenden van berichten die spam of een virus bevatten, of die op een andere wijze de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen; • het verzenden van berichten die staats geheimen of vertrouwelijke informatie bevatten, of andere berichten die op wat voor manier dan ook schade kunnen berokkenen aan het Ministerie van BZK of onderdelen daarvan; • het verzenden van berichten die te maken hebben met financiële privétransacties. Bedenk dat een e-mailadres dat eindigt op ‘minbzk.nl’ jou naar buiten toe presenteert als een vertegenwoordiger van het Ministerie en niet als privépersoon. Wanneer je e-mail verstuurt, let dan op het volgende: • IND-medewerkers gebruiken e-mail in de eerste plaats voor het uitvoeren van hun werk; • het verzenden van een e-mail aan alle medewerkers is alleen toegestaan aan (plaatsvervangend) HIND en aan de (plaatsvervangend) voorzitters van de medezeggenschap; • alle regels die gelden voor het gewone postverkeer zijn ook van toepassing op e-mail en aangehechte bijlagen (documenten, bestanden of programma’s); • gerubriceerde (staatsgeheim) of vertrouwelijke informatie mag niet via e-mail worden verzonden.


“Een privételefoontje op het werk komt ook wel eens voor, maar moet een uitzondering zijn op de regel.” Internet Het is niet toegestaan om internetfaciliteiten van het Ministerie te gebruiken om: • internetsites te bezoeken met een karakter dat in strijd is met de wet, de goede zeden of met de algemeen geldende normen in de maatschappij (denk aan internetsites die een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, aanstoot gevende, - al dan niet seksuele - intimiderende inhoud hebben, of die kunnen aanzetten tot pesten, haat en/of geweld); • toegang te krijgen tot niet-openbare bronnen of auteursrechten en eigendomsrechten te schenden; • programma’s, muziek- en filmbestanden te downloaden; • te gokken, spelletjes te spelen of andere niet-werkgerelateerde activiteiten te onderhouden; • je aan te melden bij niet werkgerelateerde nieuwsdiensten.

20

Geschenken en uitnodigingen Meld relatiegeschenken bij je leiding gevende en neem geen geschenken aan van boven de € 50. Het komt vast wel eens voor dat je een relatiegeschenk krijgt aangeboden. Het is goed je dan af te vragen wat de bedoeling van de aanbieder kan zijn, omdat het aannemen van een relatiegeschenk je onafhankelijkheid in gevaar kan brengen. Het ARAR verbiedt het aannemen van geschenken, tenzij daar toestemming voor is gegeven. Bij de IND geldt dat alle relatiegeschenken gemeld moeten worden bij de direct leidinggevende. Een geschenk dat een waarde heeft van meer dan € 50 moet worden teruggestuurd of geweigerd. Het aannemen van steekpenningen is strikt verboden.

• I ND-medewerkers betalen in principe zelf voor uitstapjes, reizen, diners en lunches. Gemaakte kosten worden volgens de geldende regelgeving bij de IND gedeclareerd; • uitnodigingen worden altijd besproken in het afdelingsoverleg of met de leiding gevende. Zo kan in alle openheid worden bepaald of een uitnodiging wordt geaccep teerd of niet. Een voorbeeld hiervan is: • Je wordt uitgenodigd voor een feestje. Vraag je altijd af welk belang de gastheer of gastvrouw hierbij heeft.

In het kort gelden de volgende regels: • stuur geschenken terug als deze van de leidinggevende niet mogen worden geaccepteerd; • geschenken die wel acceptabel zijn, kunnen in de afdeling worden gebracht voor algemeen gebruik of om te verloten onder de medewerkers van de afdeling; • geschenken mogen niet op het huisadres worden ontvangen;

De volgende richtlijnen kunnen helpen bij het maken van een afweging: • op welk moment wordt iets aangeboden (voor, tijdens of na een opdracht)?; • waarom wordt iets gegeven?; • staat het geschenk of de dienst in verhouding tot de geleverde prestatie?; • bestaat het risico dat er een tegenprestatie wordt verlangd?; • wordt er open mee omgegaan?; • betreft het een incidenteel geval of krijgt de betrokkene vaker iets van deze relatie?; • zijn er andere medewerkers binnen de dienst of de IND die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of dienst ontvangen?;


21

• k ent de aanbieder de IND-regels? (dit kan veel lastige situaties voor aanbieder en ontvanger voorkomen!). Discussiepunten bij geschenken en uitnodigingen • Wat doe je als medewerker met cadeaubonnen van een tolk? • Een vreemdeling geeft een fooi voor de goede hulp aan het loket. Accepteer je de fooi? • Je krijgt als medewerker Regulier een taart toegestuurd door de referent. Wat doe je? • Een tolk biedt in het personeels restaurant de lunch aan. Betaal je zelf? • Wat doe je met een uitnodiging voor een tennistoernooi van een meubel leverancier? • Je krijgt seizoenskaarten aangeboden als tegenprestatie voor een snelle mvv-afhandeling. Neem je deze aan? • De kerstpakkettenleverancier biedt je een gratis pakket aan. Wat doe je hiermee?

Denk nu alvast na over dergelijke situaties. Op het moment dat een relatiegeschenk wordt aangeboden, is daarvoor immers vaak geen tijd. Corruptie Onder corruptie wordt gedrag verstaan ‘dat tot doel heeft het verkrijgen van oneigenlijk persoonlijk (financieel) voordeel of van voordeel voor derden’. Naast deze algemene Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

definitie is er ook een definitie van ambtelijke corruptie. Van ambtelijke corruptie is sprake als iemand tijdens zijn werk iets doet of juist nalaat vanwege een verkregen gift, dienst of belofte. Een vreemdeling kan er veel voor over hebben om in Nederland te verblijven. Medewerkers kunnen soms in de verleiding worden gebracht iets te regelen. Beslissingen zijn echter niet te koop. Elke beslissing achter jouw bureau of loket moet voldoen aan de beginselen van rechtmatigheid, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid. Voorbeelden: • het wel of niet verlenen van een verblijfsvergunning tegen betaling of een andere tegenprestatie; • inlichtingen geven tegen betaling of diensten; • het aannemen van geld, goederen of diensten, waarvan je kunt aanvoelen dat de gever daar een oneigenlijk doel mee voor ogen heeft. Onder corruptie wordt ook gedrag verstaan dat niet direct binnen de definitie van corruptie valt, zoals ‘smeren en fêteren’, vriendjespolitiek en belangenverstrengeling. Corruptie begint vaak in het klein, als de werkomgeving daarvoor de vrijheid laat. Discussiepunt bij corruptie • Je wordt aangehouden voor een snelheidsovertreding en laat de IND-pas zien. Kan dat?

22

Vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie hoort niet op straat te liggen. Naast de ‘fysieke’ IND-dossiers is veel informatie digitaal opgeslagen op cd-roms, dvd’s, computers of usb-sticks. Er wordt in de beveiliging veel gedaan om deze informatiedragers tegen onbevoegd gebruik of inzage te beschermen. Desondanks blijf je zelf verantwoordelijk voor de informatie die hierop is opgeslagen en alleen aan jou als IND-medewerker is toevertrouwd. Die verantwoordelijkheid houdt niet op bij de deur van de werkplek, maar geldt binnen en buiten de IND-locaties. Denk hierbij ook aan het ‘naar binnen of naar buiten gaan’ van informatie via internet of e-mail. Over IND-onderwerpen valt vaak boeiend te vertellen. Ga daar zorgvuldig mee om, voor een juiste beeldvorming én om jezelf te beschermen. Dat geldt ook op plekken en momenten waar je er mogelijk niet op bedacht bent, bijvoorbeeld als je met een collega of met een mobiele telefoon in de trein of bus je werk bespreekt. Let er dan op dat anderen niet mee kunnen luisteren. Informatie verschaffen over privégegevens van vreemdelingen is altijd verboden, behalve als die persoon (bijvoorbeeld de gemachtigde) dat vanwege zijn of haar functie mag weten. Immigratie- en Naturalisatiedienst | Gedragscode

Twijfel je over de vertrouwelijkheid van informatie, bespreek het dan met de leidinggevende. Dossierdiscipline en clean desk-principe Gezien de gevoeligheid van ons werk is het noodzakelijk dat iedereen zorgvuldig omgaat met dossiers en andere stukken. Dit betekent onder meer dat je na het einde van de werktijd dossiers en andere stukken op een veilige plaats opbergt; onbereikbaar voor onbevoegden in afgesloten laden en kasten. Ook voor digitale bestanden geldt dat deze niet bereikbaar horen te zijn voor onbevoegden. Is het noodzakelijk om dossiers van de werkplek mee te nemen (bijvoorbeeld om thuis of op een andere werkplek verder te werken), zorg er dan voor dat je deze dossiers nooit uit het oog verliest. Laat ze bijvoorbeeld niet in de kofferbak van een auto achter als je de volgende ochtend op een andere werkplek aan de slag gaat, maar neem ze mee naar binnen. Geheimhoudingsverklaring Stagiair(e)s, uitzendkrachten en medewerkers van ingehuurde bedrijven of instel lingen ondertekenen een geheimhoudingsverklaring op de eerste werkdag bij de IND. Hiervoor is een formulier beschikbaar bij de directie HR. 23


24

Vrijheid van meningsuiting Doe geen uitspraken die je functioneren of dat van de IND kunnen schaden. Vrijheid van meningsuiting is verankerd in de Grondwet en geldt dus ook voor INDmedewerkers. Echter, bij het uiten van je mening wordt wel van je verwacht dat je geen uitspraken doet die je persoonlijke functioneren of dat van de IND kunnen schaden. Als je weet dat bepaalde uitspraken schadelijke gevolgen kunnen hebben, hou ze dan voor je. Hierbij is van belang dat je als IND-medewerker weet dat vreemde lingenzaken in de maatschappij een gevoelig onderwerp zijn en dat je mening in de publieke opinie een ongewenst effect kan hebben.


Voor contacten met de media over het werk is altijd toestemming van de IND-leiding nodig. Deze contacten lopen altijd via de afdeling Corporate Communicatie van de IND of via de directie Voorlichting van BZK. Als jouw persoonlijke integriteit in conflict komt met de loyaliteit aan de IND, bespreek dat dan met een direct leidinggevende. Discussiepunt bij vrijheid van meningsuiting • Word je lid van het bevrijdingsfront voor dieren en kun je als IND-er als lid van een politieke partij vrijelijk over het vreemdelingenbeleid spreken?

25

Privérelaties en het werk Privérelaties die van invloed zijn op je functioneren of dat van de IND moeten worden gemeld aan de leidinggevende. Familierechtelijke relaties Het kan voorkomen dat je door familie, vrienden, kennissen of zelfs derden in een lastige positie wordt gebracht. Dit kan als zij je vragen ‘iets’ voor hen te regelen. Wanneer een dergelijke situatie zich voordoet, neem dan meteen contact op met de direct leidinggevende. Hiermee voorkom je zowel privé als op het werk problemen. Je kunt dan samen een goede oplossing zoeken.

“Het is natuurlijk mogelijk dat op het werk een relatie ontstaat.”


Voorbeelden hiervan zijn: • het onderhouden van een (liefdes)relatie met een illegale vreemdeling of stagiair(e); • het onderhouden van privécontacten met tolken, vreemdelingen of leveranciers; • het voeren van correspondentie met vreemdelingen die niet gerelateerd is aan het werk; • begeleiding of opvang regelen voor vreemdelingen zonder verblijfsvergunning; • het in huis nemen van een alleenstaande minderjarige asielzoeker (AMA); • het in dienst nemen van een illegaal in Nederland verblijvende vreemdeling (bijvoorbeeld als huishoudster); • op een feestje verschijnen met een illegale vreemdeling. Het is natuurlijk mogelijk dat op het werk een relatie ontstaat (bijvoorbeeld met een collega of tolk) of dat een relatie bij de IND komt werken. Belangrijk is dat je relatie een goede uitoefening van het werk niet in de weg staat of de samenwerking met anderen niet verstoort. Is dit wel het geval, dan wordt in overleg met jou een passende oplossing gezocht. In ieder geval behoor je de relatie aan je direct leidinggevende te melden. Dit is zeker het geval bij een relatie met een vreemdeling die nog in de procedure zit of uitgeprocedeerd is en illegaal in Nederland verblijft. 26

Het zich stellen als referent Het komt voor dat IND-medewerkers bij het laten overkomen van familieleden, vrienden of derden uit het buitenland zich als referent stellen en zich daarmee garant stellen voor de kosten die daarmee gepaard gaan. Om misbruik te voorkomen wordt van de INDmedewerker verwacht dat deze zijn leidinggevende hiervan op de hoogte brengt. Het niet nakomen van deze verplichting kan als plichtsverzuim worden aangemerkt en disciplinair worden bestraft. Discussiepunten bij privérelaties en het werk • Een IND-medewerker is getrouwd met een genaturaliseerde Somaliër. Op zekere dag staat een Somalisch familielid voor de deur die asiel vraagt en onderdak wil. Meld je dit bij je leidinggevende? • Een IND-medewerker wil zijn vriendin naar Nederland halen en verzoekt de Visadienst hier zeer ‘voortvarend’ in te handelen. Kan dit? • Een IND-medewerker handelt een aanvraag van een familielid af. Kan dit?


27

© Bert Spiertz/Hollandse Hoogte


28

Inkopen De IND wil een betrouwbare en integere contractpartner zijn en een zuiver inkoopproces waarborgen. Om de onafhankelijkheid en geloofwaardigheid van de IND tijdens het inkoopproces te waarborgen, zijn er richtlijnen voor het fatsoenlijk handelen van de inkoper. Enerzijds zijn deze richtlijnen er om de vrijheid van handelen tegenover (potentiële) leveranciers te waarborgen, anderzijds worden leveranciers daardoor eerlijk en gelijkwaardig behandeld.

Voorbeelden van onzuivere inkooppraktijken zijn: • opdrachten verstrekken aan vrienden; • draaideurconstructies, waarbij iemand de organisatie verlaat en gelijk weer via uitzendbureau of detachering op de oude werkplek terugkeert.

Onafhankelijkheid in je oordeelsvorming staat bij het inkopen of huren van goederen of diensten uiteraard voorop. Elke mogelijke beïnvloeding door leveranciers met geld, goederen of diensten is niet zuiver. Wanneer een afgevaardigde van een bedrijf of instantie op deze wijze iets van je gedaan probeert te krijgen, moet je dit melden. Voor meer informatie kun je contact opnemen met de afdeling Inkoop.


29

Waar kun je terecht met vragen? Deze gedragscode geeft duidelijke grenzen aan, maar laat ook zien dat zich in de praktijk dilemma’s kunnen voordoen. Wanneer je geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, zoals beledigingen, discriminatie en seksuele intimidatie, of met integriteitkwesties en je weet niet hoe je hiermee om moet gaan, bespreek dit an met je direct leidinggevende. Mocht je vinden dat dit niet mogelijk is, benader dan de vertrouwenspersoon.


30


31

Deze publicatie is een interne uitgave van: Immigratie- en Naturalisatiedienst www.ind.nl Aan de inhoud van de publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Tekst uit deze uitgave mag onder bronvermelding worden gebruikt. April 2012 | Publicatie-nr. 1102

Gedragscode. Immigratie- en Naturalisatiedienst. Uitwerking van de code van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Recommend Documents