Gebruiksreglement sport- en gemeenschapscentrum De Branding Autonoom Gemeentebedrijf Middelkerke Sport- en gemeenschapscentrum De Branding Populierenlaan 35-37 8430 Middelkerke Tel. : 059/31.95.53 Fax : 059/30.54.69 BTW nr : BE 0890.434.957 Bankrek. : 091-0176905-06
[email protected] [email protected] Inlichtingen toezichter cultuur : 0474/88.80.38 Inlichtingen toezichter sport : 0498/90.58.04 Verantwoordelijke tentoonstellingen : 059/31.99.70 Concessionaris Frans Serruys : 0475/28.46.55 Concessionaris vzw Mibac : 0476/34.12.62 Onderstaande afspraken en veiligheidsbepalingen zijn bindend voor de gebruiker die zich via het “aanvraagformulier” akkoord verklaart. Enkel de Raad van Bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Middelkerke kan uitzonderingen op dit reglement toestaan. De Raad van Bestuur beslist over alle gebruik dat gebeurlijk niet uitdrukkelijk in dit reglement voorkomt tenzij anders vermeld in het gebruiksreglement. Bij dringende gevallen neemt de voorzitter van het Directiecomité de beslissing in overleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur.
1. De infrastructuur Het gebruiksreglement is van toepassing op het sport- en gemeenschapscentrum De Branding dat verschillende zalen omvat. Er worden geen dieren toegelaten (met uitzondering van geleide honden voor mindervaliden). Er worden sluitingsperiodes voorzien van 24/12 t.e.m. 26/12 en van 31/12 t.e.m. 02/1 van elk kalenderjaar.
1
2. Overzicht van alle zalen / lokalen bestemd voor gebruikers 2.1 Culturele infrastructuur -
repetitieruimte; kelderzaal; bar kelderzaal; vestiaire & sanitair kelderzaal; balie; e vestiaire & sanitair 1 verdieping; foyer; de sanitair 2 verdieping; polyvalente zaal (met of zonder tribune); bar polyvalente zaal; artiestenloge; loges (3) & sanitair loges; vergaderlokalen (4).
2.2 Sportinfrastructuur -
sporthal; turnzaal; kleedkamers (met of zonder douche); scheidsrechterlokalen.
2.3 Capaciteit zalen / lokalen De verschillende zalen hebben elk een maximum aantal toegelaten personen, berekend door de brandweer op basis van de evacuatiecapaciteit : - polyvalente zaal zonder tribune met staand publiek: 400; - polyvalente zaal met tribune: 282 (Opmerking: voor voorstellingen met techniek in de zaal moeten er nog 15 zitjes afgetrokken worden van deze 282 plaatsen); - kelderzaal: 200; - foyer: 200 (staand); - foyer: 150 (zittend); - sporthal: 830.
3. De Tarieven 3.1 Gebruikerscategorieën Zalen van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding kunnen geboekt worden door alle meerderjarigen, ook namens een vereniging of organisatie. Er zijn drie gebruikerscategorieën : Categorie 1 -
erkende Middelkerkse verenigingen aangesloten bij een adviesorgaan of uitdrukkelijk erkend door het schepencollege; 2
-
politieke partijen actief in Middelkerke; scholen van Middelkerke; politiezone Middelkerke; gemeentelijke diensten van Middelkerke; OCMW Middelkerke; VVV Middelkerke; concessionarissen van De Branding (enkel voor culturele, sportieve en socioculturele activiteiten).
Categorie 2 -
niet-erkende Middelkerkse verenigingen; groepen van personen al dan niet inwonend in Middelkerke; particulieren; categorie 1-gebruikers die een tweede fuif organiseren in hetzelfde jaar.
Categorie 3 -
handelaars en bedrijven die een commerciële activiteit willen organiseren; categorie 1 & 2-gebruikers die een commerciële activiteit organiseren.
Activiteiten van private aard (bijvoorbeeld privé-feesten zoals huwelijken, jubilea, enz.) worden voor alle gebruikerscategorieën uitgesloten.
3.2 Tarieven Het Autonoom Gemeentebedrijf Middelkerke moet het gemeentebestuur in kennis stellen van de tarieven en tariefstructuren die het zal toepassen. De tariefstructuur is opgesteld op basis van volgende principes: -
dagdeel- en dagtarieven voor de culturele infrastructuur;
-
uur-, dagdeel- en dagtarieven voor de sportinfrastructuur;
-
forfaitaire tarieven voor extra dienstverleningsprestaties;
-
nachttarief;
-
forfaitaire tarieven voor het gebruik van materialen.
Het tarief voor een zaal / lokaal is afhankelijk van de categorie gebruiker en het soort zaal / lokaal. De tarieven zijn inclusief BTW, toezicht door één toezichter, technische ondersteuning door één technieker en normale schoonmaak.
3.3 Dagdelen Een dag bestaat uit 3 dagdelen. De dagdelen zijn de volgende : - 8u. – 13u. - 13.30u. – 18.30u. - 19u. – 24u. Ieder aangevangen dagdeel wordt volledig gefactureerd tenzij het dagtarief voordeliger is.
3
Wanneer een gebruiker een zaal / lokaal na 24u. wil gebruiken, geldt een nachttarief. Het nachttarief voor een zaal / lokaal bedraagt € 75,00 en dit voor gebruik van een zaal / lokaal van 24u. tot max. 3u.
3.4 Extra dienstverlening De extra dienstverlening wordt verrekend per begonnen uur en dit per personeelslid. Mogelijkheden van extra dienstverlening zijn de volgende : - schoonmaak bij onvoldoende schoonmaken van de infrastructuur : € 25,00 - basiszaalopstelling voor categorie 1 & 2 gebruikers : € 25,00 - afwijkingen basiszaalopstelling categorie 3 gebruikers : € 25,00 - extra technische ondersteuning door technieker : € 30,00 - extra toezichter : € 25,00 - tweede aanmaning bij niet-betaling : € 7,50 - aangetekend schrijven bij niet-betaling : € 27,90 - ticketverkoop : € 1,00 per verkocht ticket met een minimum van € 25,00 Op basis van het lichtplan en/of zaalopstelling van de activiteit wordt bepaald of er één of meerdere technici en/of toezichters nodig zijn. Extra dienstverlening valt ten laste van de gebruiker.
3.5 Verkoop van tickets De verkoop van tickets mag de maximaal toegelaten capaciteit van de zaal niet overschrijden (zie punt 2.3). Een overschrijding van het maximum toegelaten aantal personen kan aanleiding geven tot het opschorten van de activiteiten. Gebruikers kunnen tickets voor hun activiteit laten verkopen aan de balie volgens het hierboven vermelde tarief (zie punt 3.4).
4. Een zaal / lokaal in optie nemen voor éénmalig gebruik Een zaal / lokaal kan in optie genomen worden met een maximum van drie opties per gebruiker, per soort activiteit en per kalenderjaar. Opties blijven één maand geldig. Wanneer er in de optieperiode een 2 aanvraag komt voor dezelfde datum, neemt de boekingsverantwoordelijke contact op met de 1ste aanvrager die dan maximum 24 uur de tijd krijgt om zijn optie definitief te maken. de
De lichting van de optie wordt pas een definitieve boeking na schriftelijke bevestiging door de boekingsverantwoordelijke.
5. Een zaal / lokaal boeken Het is sterk aan te bevelen een zaal / lokaal van de culturele infrastructuur ten laatste 3 weken voor de aanvang van de activiteit te boeken. 4
Een zaal kan later dan 3 weken voor de aanvang van de activiteit geboekt worden mits contante betaling en in overleg met de boekingsverantwoordelijke.
5.1 De werkwijze van boeken Een zaal kan via e-mail (
[email protected]) of schriftelijk geboekt worden door het aanvraagformulier in te vullen dat te verkrijgen is aan de balie van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding. Boeken kan ook via de link op de website www.middelkerke.be. De werkwijze is de volgende : 1. telefonisch of via e-mail informeren of een zaal / lokaal vrij is; 2. het reservatieformulier invullen en terugsturen naar de boekingsverantwoordelijke; 3. de boekingsverantwoordelijke bezorgt een bevestiging van de boeking bij wijze van een factuur; 4. het verschuldigd bedrag dient te worden betaald binnen de maand na boeking én uiterlijk 3 weken voor de aanvang van de activiteit. Bij een late boeking (minder dan 3 weken voor aanvang van de activiteit) moet contant betaald worden aan de kassa en geeft de boekingsverantwoordelijke een betalingsbewijs mee; 5. bij niet-betaling wordt de gebruiker het gebruik van de zaal / lokaal ontzegd. Verder in het reglement wordt omschreven hoe en wanneer er contact moet opgenomen worden met de verantwoordelijken van de zalen voor toegang, sleutel, materiaal en alle andere noodzakelijke informatie voor een vlot verloop van een activiteit.
5.2 Het boeken van een zaal voor tentoonstellingen De foyer is de gebruikelijke tentoonstellingszaal. De foyer kan enkel voor een tentoonstelling met muuropstelling geboekt worden en dit gedurende maximaal één maand (op- en afbouw inbegrepen). Naast de gebruikelijke werkwijze om een zaal te boeken, neemt de gebruiker voor een tentoonstelling contact op met de tentoonstellingsverantwoordelijke voor de verdere praktische afspraken, met name de zaalopstelling, op- en afbouw,enz.
5.3 Het boeken van een zaal voor een fuif Alle gebruikerscategorieën kunnen een zaal boeken voor het organiseren van een fuif. De Raad van Bestuur moet erover waken dat het totaal van 12 fuiven per kalenderjaar niet wordt overschreden. Bij een fuif moet de gebruiker na goedkeuring van de boeking een affiche van de activiteit bezorgen aan de balieverantwoordelijke. Het sluitingsuur wordt bepaald op 3u.
5
5.4 Het boeken van een zaal voor een eetfestijn Enkel elektrische verwarmingselementen zijn toegelaten in het gebouw om warme maaltijden te bereiden. Bij bereidingen van warme maaltijden met bijkomende vuurbron in de nabijheid van het gebouw dienen twee brandblusapparaten te worden ontleend bij de brandweer. Volgende zalen kunnen geboekt worden voor een eetfestijn : - kelderzaal; - foyer; - polyvalente zaal; - sporthal.
5.5 Het boeken van een zaal voor een toneelopvoering Een toneelvereniging kan voor een eigen productie de polyvalente zaal boeken voor maximum twee opeenvolgende weekends (op- en afbouw niet inbegrepen). Toneelrepetities met opbouw van decor kunnen in de voorafgaande week, waarbij na iedere repetitie het voortoneel dient vrijgemaakt te worden en het toneeldoek gesloten. De afbouw mag maximaal twee werkdagen aansluitend op de laatste vertoning duren.
5.6 Het boeken van een zaal / lokaal voor periodiek of herhaaldelijk gebruik Een zaal / lokaal kan aangevraagd worden voor een jaarwerking van een vereniging met wekelijks, Maandelijks of periodiek gebruik. De eerste aanvraag gebeurt in overleg met de boekingsverantwoordelijke van de zalen en lokalen. Vanaf een tweede werkingsjaar neemt de boekingsverantwoordelijke zelf het initiatief en bundelt de aanvragen in mei voor elk daarop volgend werkjaar (september-juni) door het aanvraagformulier “periodiek / herhaaldelijk gebruik” naar de verenigingen toe te sturen. Deze aanvragen moeten voor 31 mei van elk jaar ingevuld en ondertekend door de verantwoordelijke bestuursleden bezorgd worden aan de boekingsverantwoordelijke van De Branding. Een aanvraag voor het periodiek of herhaaldelijk gebruik van een zaal / lokaal tijdens het weekend blijft uitzonderlijk en maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke beslissing van de Raad van Bestuur. De criteria ‘cultuur & sport’ worden hierbij gehanteerd. Opgelet: Periodiek of herhaaldelijk gebruik kan niet op feestdagen. Een éénmalige activiteit / tentoonstelling krijgt in alle zalen / lokalen voorrang op de periodieke of herhaaldelijke activiteiten. Aanvragers van deze zalen voor een jaarwerking moeten zich bewust zijn van deze voorrangsregel en rekening houden met mogelijke onderbrekingen in hun jaarwerking. 6
Elke onderbreking van een periodiek of herhaaldelijk gebruik omwille van deze voorrangsregel wordt minstens één maand voor de activiteit gemeld door de boekingsverantwoordelijke. Indien mogelijk reikt de boekingsverantwoordelijke een alternatieve locatie aan.
5.7 Waarborgen bij boeking van een zaal De gebruiker betaalt eveneens een borgsom van € 250,00 bij de boeking van zaal voor een fuif. Dit gebeurt via storting. De borgsom wordt na de activiteit en controle van de zaal integraal teruggestort. Bij eventuele schade wordt door de Raad van Bestuur beslist hoeveel er van de borgsom wordt ingehouden om de schade te vergoeden. Het Directiecomité kan een waarborg van € 20,00 vragen voor de sleutel van een zaal / lokaal.
6. Een zaal / lokaal annuleren Indien een zaal / lokaal geannuleerd wordt minder dan een maand voor de aanvang van de activiteit wordt een annulatiekost aangerekend van 50% van het boekingstarief behoudens de gevallen van overmacht. Indien een zaal / lokaal geannuleerd wordt minder dan een week voor de aanvang van de activiteit wordt een annulatiekost aangerekend van 100% van het boekingstarief behoudens de gevallen van overmacht. De annulatiekost valt ten laste van de gebruiker. In geval de lokalen, door onvoorziene omstandigheden, niet beschikbaar zijn tijdens de gevraagde periode, zal de gebruiker het reeds gestorte bedrag terugbetaald krijgen. De gebruiker heeft geen recht op schadevergoeding.
7. Taksen, verzekeringen en andere verantwoordelijkheden 7.1 Algemeen De gebruiker verplicht er zich toe de vigerende wetgeving na te leven. De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de fiscale verplichtingen op het gebied van inhouding van bedrijfsvoorheffing op vergoedingen betaald aan binnenlandse en buitenlandse artiesten en het indienen van de ingeschreven loonlijsten 325.30 en/of 325.50.
7.2 Auteursrechten Auteursrechten (vb. Sabam) worden betaald door de gebruiker van de infrastructuur. Deze formulieren zijn te bekomen aan de balie van De Branding of te vinden op de website van Sabam, met name www.sabam.be.
7.3 De billijke vergoeding Deze vergoeding voor de uitvoerende artiesten is van toepassing op alle gespeelde muziek tijdens een fuif, een pauze, een activiteit met achtergrondmuziek en wordt ingedeeld in verschillende categorieën. 7
Het Autonoom Gemeentebedrijf gaat meerdere jaarabonnementen aan. Voor activiteiten met muziek en dans in De Branding sluit het Autonoom Gemeentebedrijf een jaarabonnement af. De gebruiker moet deze billijke vergoeding niet betalen.
7.4 Brandverzekering De zalen en lokalen zijn verzekerd tegen brand en aanverwante gevaren, en dit met de clausule van afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker. De gebruiker dient dus geen brandpolis af te sluiten voor het gebruik van de zalen en lokalen. De brandverzekering van het Autonoom Gemeentebedrijf dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de gebruiker. Het afsluiten van een eigen brandverzekering voor de eigen of gehuurde inhoud kan worden aanbevolen. Het Directiecomité kan steeds voorafgaand advies inwinnen bij de brandweer bij de organisatie van andere dan de gebruikelijke socio-culturele activiteiten en sportactiviteiten.
7.5 Burgerlijke aansprakelijkheid De polis burgerlijke aansprakelijkheid van het Autonoom Gemeentebedrijf dekt geenszins de aansprakelijkheid van de gebruiker, zijn mandatarissen, aangestelden en vrijwillige medewerkers, noch de aansprakelijkheid voortvloeiend uit het gebruik van eigen of gehuurd materiaal van de gebruiker. Het afsluiten van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid in geval van optredens, fuiven, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen, is vereist. Het Autonoom Gemeentebedrijf kan ter zake een kopie opvragen van de desbetreffende verzekeringspolissen.
8. De foyer De foyer kan gebruikt worden voor allerlei culturele activiteiten zoals tentoonstellingen, akoestische optredens, toespraken, enz. maar is tevens een ontmoetingsruimte met uitbating van een bar door de concessionaris. De gebruiker aanvaardt het publieke karakter van deze ruimte in al zijn aspecten tijdens de organisatie van zijn activiteit en houdt rekening met het feit dat de foyer enkel gedeeltelijk kan opgesplitst en derhalve nooit afgesloten kan worden.
9. Vestiaire en sanitair De boeking van de vestiaire en het sanitair wordt verplicht bij boeking van een zaal / lokaal van de culturele infrastructuur voor publieksgerichte activiteiten. De vestiaire en het sanitair worden samen uitgebaat door de gebruiker. Indien de gebruiker de vestiaire en het sanitair niet zelf wenst uit te baten, is de concessionaris van de culturele infrastructuur verplicht deze exploitatie uit te voeren overeenkomstig de concessie. Bij de uitbating van de vestiaire mag de gebruiker per kledingstuk maximum € 1,00 aanrekenen. 8
Bij de uitbating van het sanitair mag de gebruiker maximum € 0,30 per toiletbezoek aanrekenen. De aansprakelijkheid inzake de exploitatie valt ten laste van de organisator van de activiteit of de concessionaris van de culturele infrastructuur.
10. Kleedkamers & lockers Bij gebruik van de kleedkamers is het achterlaten van materiaal en kledij op verantwoordelijkheid van de gebruiker. Er kan gebruik gemaakt worden van lockers om waardevolle spullen in op te bergen. Ook kan een sleutel van de kleedkamer bekomen worden bij het bevoegd toezichthoudend personeel. Bij verlies van een sleutel van een locker wordt tegen kostprijs van een nieuw slot de locker geopend na betaling.
11. Materiaal ontlenen Het sport- en gemeenschapscentrum De Branding is uitgerust met materiaal dat kan ontleend worden tijdens de gebruiksperiode. Een inventaris zit vervat in de technische fiches van het gebouw. Deze technische fiches kunnen ingekeken worden en liggen ter beschikking bij de boekingsverantwoordelijke. Voor informatie, aanvraagformulieren en inzage van de technische fiches kan men terecht bij de balie van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding.
12. Gebruik van het materiaal De technische fiches omvatten alle gegevens over het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld. Culturele infrastructuur : Technisch materiaal - het gebruik van de regiekamer is enkel toegestaan onder toezicht van het bevoegd technisch personeel; - het gebruik en/of bedienen van de hoogtewerker en het vakwerk boven het podium is enkel toegestaan aan bevoegd personeel; - bij fuiven in de kelderzaal is het gebruik van de aanwezige klank- en lichtinstallatie verplicht tegen het vastgestelde tarief; - het gebruik van klank- en lichtinstallaties, technisch en ander materiaal van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding of door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch, enz.) met de technisch verantwoordelijke MINSTENS 3 WEKEN voor de aanvang van de activiteit en omvat ondermeer : o het soort materiaal, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting, enz.; o overmaken van technische fiches, lichtplannen en podiumopstellingen; o uitleg over de bediening. 9
Meubilair -
-
het gebruik van meubilair van een zaal of materiaal door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch, enz.) met de technisch verantwoordelijke of zaalwachter MINSTENS 3 WEKEN voor de aanvang van de activiteit en omvat : o het soort materiaal, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting, enz.; o uitleg over de bediening; het opstellen en opbergen van materiaal is de taak van de gebruikers uit categorie 1 & 2. Voor categorie 3-gebruikers zit de zaalopstelling in de prijs.
Sportinfrastructuur : Sportmateriaal Wat ?
Aantal ?
basketbord muur
6
zaalvoetbaldoelen
2
sportramen
20
ringen (turnen) per paar
3
klimtouwen
1 set
touwladder
1 set
evenwichtsbalken-ophijsbaar
4
basketbalstellingen ophijsbare: elektrisch
2
zweedse banken
16
tribune - delen
5
aanhaak jeugdbasketbaldoelen
2
minibasketbaldoelen - verrolbaar
2
volleybalpalen - verplaatsbaar
4
volleybalpalen - verplaatsbaar -turnzaal
2
valmatten
6
13. Roken In het sport- en gemeenschapscentrum De Branding geldt een algemeen rookverbod.
14. Veiligheid Brandpreventie -
uitschakelen van alle elektrische apparaten na gebruik of na activiteit; geen gebruik van ontplofbare gassen; nooduitgangen, ingangen en vluchtwegen steeds vrijgehouden van alle obstakels in het gebouw en op aansluitende parkeerruimten buiten het gebouw; 10
-
grote zorg besteden aan elektriciteit in combinatie met water en warmtebronnen; alle signalisatie en brandpreventiemiddelen vrijhouden; het gebruik van technisch en ander materiaal vreemd aan het gebouw vooraf melden aan de technisch verantwoordelijke die brandcertificaten kan opvragen; tegenover een verhoging van het brandrisico door het soort en de hoeveelheid materiaal (pyrotechniek) worden voldoende preventieve maatregelen gesteld; de maximum capaciteit per zaal (zie punt 2.3) wordt nooit overschreden.
Diefstalpreventie -
dienst- en nooduitgangen dicht houden tijdens activiteiten om diefstal te voorkomen; de gebruikers wordt aangeraden om waardevolle voorwerpen op te bergen in de daartoe beschikbare lockers en om de kleedkamers af te sluiten.
Lawaai overlast -
het geluidsniveau in de zalen is bij wet gelimiteerd tot 90 dB en door geluidsbegrenzers geregeld. Een geluidsmeter achter het podium is een controle instrument; deuren en vensters dicht houden; omgevingslawaai op parkeerruimten (brommers, stemmen) vermijden door preventief optreden.
15. Orde en netheid Na afloop van iedere activiteit dient de infrastructuur in correcte staat te worden achtergelaten. De opkuis omvat ondermeer : - stapelen van tafels en stoelen en ontleend materiaal op aangegeven plaats en wijze; - opvegen van alle gebruikte lokalen, gangen, podium en toiletruimtes; - dweilen van sterk bevuilde ruimtes; - vochtig afnemen van bevuild meubilair met water; - schoonmaken van gebruikt materiaal, schrijfborden, enz.; - alle vaatwerk; - reinigen van elektrische apparaten, tapkranen, koffiezet, oven, enz.; - sorteren en verzamelen van alle vuil in de daartoe voorziene recipiënten / vuilniszakken op de aangegeven plaatsen; - verwijderen van eigen aangevoerd materiaal tegen einde huurtijd; - verwijderen van eigen affiches; - opvegen en opkuis van zwerfvuil indien buitenactiviteiten aanpalend aan de culturele infrastructuur plaatsvinden; Het gebruik van ter beschikking gestelde poetsproducten is verplicht alsook het wegbergen van gereinigd poetsmateriaal op de voorziene plaats is noodzakelijk. Het gebruiksreglement voorziet een procedure bij het niet-naleven van de afspraken tot en met de mogelijkheid van het factureren van extra dienstverlening voor schoonmaak van de zaal.
11
16. Schadepreventie De gebruiker neemt preventieve maatregelen : - schade vermijden door materiaal op te tillen of te verrijden; - tafels beschermen bij intensief gebruik en/of vuilmakende activiteiten; - affiches worden enkel door bevoegd personeel bevestigd op de daartoe bestemde plaatsen; - drinken en eten zijn niet toegelaten in de polyvalente zaal met uitgereden tribune en aan de klank- en lichtstuurtafels in alle zalen. De gebruiker ziet toe op de naleving van dit verbod; - glaswerk en glazen flessen zijn verboden in de sportinfrastructuur. Het Directiecomité kan uitzonderingen op deze regel toestaan.
17. Schadevaststelling of inbreuken op het gebruiksreglement Bij schade, na gebruik van een zaal / lokaal aan infrastructuur, materiaal, technische uitrusting, enz. is volgende werkwijze van toepassing: -
-
de dienstdoende toezichter maakt een verslag op van de aangebrachte schade en bezorgt dit verslag aan de boekingsverantwoordelijke; de boekingsverantwoordelijke neemt contact op met de gebruiker en licht hem in over de vastgestelde schade; de gebruiker wordt bij betwisting uitgenodigd om ter plaatse de schade te komen bekijken. De vaststellingen worden ofwel door de gebruiker voor akkoord getekend waarop een schadeverslag en een factuur zullen volgen ofwel voor niet akkoord ondertekend met de vermelding van de reden; betwisting over de schade maakt het onderwerp uit van een verslag aan en een beslissing van de Raad van Bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf.
Het Autonoom Gemeentebedrijf kan gepaste maatregelen treffen, gaande van het factureren van de herstellingskosten, tot het uitsluiten van de gebruiker voor een bepaalde periode (afhankelijk van de toegebrachte schade). Het Autonoom Gemeentebedrijf is niet verantwoordelijk voor beschadiging of verlies van door de gebruiker meegebrachte goederen.
18. Drank: leveringsrecht en schenkrecht Culturele infrastructuur - het leveringsrecht van het Autonoom Gemeentebedrijf wordt vastgesteld voor 10 activiteiten per jaar. - het leveringsrecht aan de gebruiker van de zaal behoort toe aan de concessionaris, m.a.w. alle drank voor de activiteit moet bij hem besteld worden. De gebruiker neemt ten laatste 3 weken voor aanvang van de activiteit contact op met de concessionaris; - op het leveringsrecht staat een maximum van 150% van de inkoopprijs (excl. belastingen en taksen); 12
-
Sportinfrastructuur -
de gebruiker heeft als eerste het schenkrecht bij gebruik van de bar in de polyvalente zaal (enkel mogelijk bij een ingereden tribune) en het bareiland in de kelderzaal, m.a.w. de gebruiker mag in deze zalen de aangekochte drank van de concessionaris zelf verkopen. Dit schenkrecht kan in onderling overleg door de gebruiker ook afgestaan worden aan de concessionaris met mogelijkheden tot onderhandelen; in de foyer heeft enkel de concessionaris een schenkrecht. het leveringsrecht aan de gebruiker van de zaal behoort toe aan het Autonoom Gemeentebedrijf met uitzondering van de cafetaria van de sporthal; op het leveringsrecht staat een maximum van 150% van de inkoopprijs (excl. belastingen en taksen); in de cafetaria van de sporthal heeft enkel de concessionaris een schenkrecht.
19. Leveringen voor een activiteit Voor leveringen dient er contact opgenomen te worden met de boekingsverantwoordelijke. Het tijdstip van de levering wordt dan in samenspraak met het bevoegd technisch personeel afgesproken.
20. Publiciteit en promotiemateriaal Enkel bevoegd personeel mag publiciteit en promotiemateriaal uithangen in de daarvoor voorziene zones. Affiches en folders in de zalen van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding moeten voldoen aan de taalwetgeving en hebben betrekking op sport en het sociaal-culturele leven in de regio. Ze worden aanvaard in de zalen van het sport- en gemeenschapscentrum De Branding na akkoord van de boekingsverantwoordelijke. In alle communicatie, persberichten, affiches en andere drukwerken vermeldt de gebruiker uitsluitend de geldende officiële naam van het gebouw, met name ‘sport- en gemeenschapscentrum De Branding’. Enkel tijdens de activiteit mag de gebruiker publiciteit uithangen in de geboekte zaal / lokaal en dit enkel met verplaatsbare panelen.
21. Toegang tot de zaal De gebruiker of organisator van de activiteit verkrijgt de sleutel van de geboekte zaal bij de dienstdoende toezichter. Deze sleutel wordt onmiddellijk na de activiteit aan de dienstdoende toezichter terugbezorgd. Tijdens de activiteit zal de toegang steeds verleend worden aan het bevoegd technisch personeel van het Autonoom Gemeentebedrijf en de beheerder van het gebouw. Bij optredens in de polyvalente zaal voorziet de gebruiker zes voorbehouden plaatsen met het oog op culturele prospectie mits melding door het AGB aan de organisator en dit ten laatste één week voor de activiteit.
13
22. Geschillen en onenigheden Alle geschillen en onenigheden over het gebruiksreglement maken het onderwerp uit van een schriftelijke rapportering aan het diensthoofd van Sport & Cultuur en desgevallend aan de Raad van Bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf dat oordeelt. Alle geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brugge. Bij onderwerpen m.b.t. de veiligheid kunnen de preventieadviseur, de brandweercommandant en andere deskundigen om advies gevraagd worden.
Vragen? Contacteer ons! Cultuur Middelkerke - Populierenlaan 35 - 8430 Middelkerke
[email protected] - 059 31 95 53 14
