GEBRUIKERSREGLEMENT
"de Lier"
Gemeentelijk Ontmoetingscentrum
GEBRUIKERSREGLEMENT 0
Gebruikersreglement Ontmoetingscentrum ‘de Lier’ I. ALGEMEEN Art. 1 Dit reglement regelt het gebruik van het Ontmoetingscentrum ‘de Lier', Nieuwstraat 21 – 9570 Lierde. Art. 2 Het Ontmoetingscentrum ‘de Lier’ bestaat uit volgende delen die afzonderlijk, gezamenlijk of gedeeltelijk gecombineerd kunnen worden gebruikt : ¾ een foyer met tooginstallatie - oppervlakte 154m²; ¾ een theaterzaal (tribune maximum 228 zitplaatsen); zonder tribune - oppervlakte 202,58m² ¾ een ingerichte keuken – dienstig als grootkeuken; ¾ vergaderzaal - oppervlakte 27,90m²; ¾ podium - oppervlakte 56,41m² ¾ artiestenruimte met kleedruimte en sanitaire voorzieningen ¾ balkon (tribune maximum 76 zitplaatsen). ¾ sanitaire voorzieningen voor publiek ¾ vestiaire Art. 3 Volgende begrippen worden in toepassing van het reglement als zodanig gedefinieerd: -
de gebruiker : elkeen die schriftelijk toelating heeft van het college van burgemeester en schepenen om het Ontmoetingscentrum te gebruiken om er socio-culturele activiteiten of andere, (deze laatste mits afzonderlijke bijzondere toelating), te laten plaatshebben;
-
de bezoeker : elkeen aan wie op rechtmatige wijze toegang wordt verleend tot het Ontmoetingscentrum, hetzij door toelating van de gebruiker, hetzij door toelating van het college van burgemeester en schepenen;
-
“erkende Lierdese vereniging” Lierde: een vereniging die haar hoofdactiviteiten ontwikkelt op het grondgebied van de gemeente en door een Gemeentelijke Adviesraad als dusdanig is erkend/aanvaard en zes maanden ononderbroken bij deze adviesraad is aangesloten en mits uitdrukkelijke goedkeuring ervan van het CBS;
-
de zaalverantwoordelijke: persoon aangesteld door het CBS die in functie van de dagelijkse werking belast wordt met de praktische toepassing van, en controle op het gebruikersreglement en die aan de gebruikers bindende directieven kan geven voor, tijdens en na gebruik van de accommodaties;
-
de coördinator : gemeente ambtenaar of aangestelde door het CBS die belast wordt met het beheer van het Ontmoetingscentrum en met de coördinatie van de “ter beschikking stelling” van de accommodatie.
-
Het college: het college van burgemeester en schepenen kort (CBS)
1
II. GEBRUIKERS Art. 4 De gebruikers worden conform hun hoedanigheid in vier categorieën ondergebracht, een categorie kan desgevallend nog opgedeeld worden: -
categorie A: ¾ het gemeentebestuur; ¾ de instellingen en organisaties die hetzij opgericht zijn door de gemeente, hetzij minstens een financiële samenwerkingverband met de gemeente hebben - (inzonderheid het OCMW, de erkende gemeentelijke adviesraden, bibliotheek en gemeenteschool ’t Kapoentje en kerkfabrieken) voor zover zij activiteiten organiseren die rechtstreeks verband houden met hun doelstelling en voor zover deze activiteiten geen inkomsten genereren. Zijn de activiteiten van voormelde categorie niet in rechtstreeks verband met hun doelstellingen en/of worden hierdoor inkomsten verworven dan worden zij beschouwd als behorende tot de categorie B1.
-
categorie B1: ¾ de “erkende” Lierdese verenigingen sedert 6 maanden aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad (zowel feitelijke verenigingen als verenigingen met rechtspersoonlijkheid);
-
categorie B2: ¾ Overige Lierdese verenigingen, Lierdese privépersonen of rechtspersonen met hun maatschappelijke zetel in de gemeente Lierde, die een “publieke socio-culturele activiteit” organiseren ¾ verenigingen, organisaties of diensten van lokaal of bovenlokaal belang en regionale instellingen, met een publiek, menslievend of educatief karakter, met wie de gemeente een samenwerkingsverband heeft en voor zover zij een publieke socio-culturele activiteit organiseren.
-
categorie C: ¾ niet-Lierdese privépersonen, bedrijven, organisaties of instellingen die een “publieke socioculturele” activiteit organiseren. Het CBS oordeelt of de aanvragen van categorie B en C als “publieke socio-culturele” activiteiten kunnen worden beschouwd.
-
categorie D: ¾ Personen en/of organisaties die geen socio-culturele activiteit organiseren kunnen gebruik maken van het ontmoetingscentrum, mits ze vooraf uitdrukkelijk schriftelijk de toestemming krijgen van het CBS.
2
III. GEBRUIKSMODALITEITEN III.A. AANVRAAGPROCEDURE Art. 5 De aanvragen voor het gebruik van het Ontmoetingscentrum zullen bij voorkeur elektronisch gebeuren via de webtoepassing van de gemeentelijke webstek www.lierde.be of dienen schriftelijk gericht te worden aan het CBS, Nieuwstraat 19 – 9570 Lierde, minimum 4 weken en maximaal 6 maanden vóór datum van gewenst gebruik. Deze termijn wordt verlengd tot maximum één jaar voor jaarlijks terugkerende socio-culturele activiteiten. Uitzonderlijk en enkel op overlegging van een rechtsgeldig gesloten contract met een professionele partner (orkest, theaterbureau, theatercollectief, erkende bond of federatie) kan een aanvraag ingewilligd worden die de voor reservatie gestelde termijn overschrijdt. Deze afwijking wordt verleend door het CBS. De schriftelijke aanvragen gebeuren via de daartoe bestemde aanvraagformulieren. Deze zijn te bekomen bij de cultuurdienst of te downloaden via de gemeentelijke webstek, www.lierde.be, zij worden opgemaakt in duplo. Eén exemplaar blijft op de gemeente. Art. 6 De aanvragen gebeuren door een meerderjarige “handelingsbekwame” persoon of indien het een rechtspersoon betreft door zijn wettelijke of statutaire vertegenwoordiger of zijn gevolmachtigde met specifieke opdracht hiervoor. Zij garanderen door hun rechtsgeldige aanvraag de correcte uitvoering van de overeenkomt en de betaling, zowel van de retributie als van de waarborg. Vergoeding van eventuele schade aan gebouwen of aan uitrustingsmateriaal worden door deze aanvragers eveneens gewaarborgd. Door het plaatsen van een aanvraag, hetzij elektronisch, hetzij schriftelijk, verklaren de gebruikers zich eveneens akkoord met ‘alle’ bepalingen van dit reglement en waarborgen zij ook de correcte naleving ervan. Aanvragen die niet op de hierboven aangeduide wijzen gebeuren, worden als niet bestaand geacht. Onzindelijke, onvolledige of onduidelijke aanvragen zijn ongeldig. De aanvrager wordt hiervan in kennis gesteld. Art. 7 De behandeling van de aanvragen gebeurt door het CBS in volgorde van ontvangst ervan. Bij gelijktijdige aanvraag gaan gebruikers van categorie A voor op categorie B, deze van categorie B gaan voor op categorie C en C gaat voor op categorie D. Gebeurt de gelijktijdige aanvraag in dezelfde categorie dan zal voorkeur worden gegeven aan de cultureel meest relevante activiteit en verder naar redelijkheid worden beslist. Art. 8 Het CBS oordeelt over de ontvankelijkheid van de aanvragen en beslist over de toewijs van het gebruik van de accommodatie. Het CBS kan deze weigeren, inzonderheid wanneer de openbare orde en de goede zeden in het gedrang kunnen komen; voormelde weigeringmogelijkheden zijn slechts exemplatief en niet beperkend gegeven.
3
Het CBS behoudt zich het recht voor om de toestemming tot het gebruik van de infrastructuur op elk ogenblik te herroepen in functie van activiteiten van de gebruikers van categorie A of indien pas na aanvraag en toewijs, een weigeringsmogelijkheid zou blijken. Het CBS zal zich slechts in uitzonderlijke gevallen op dit recht beroepen, en enkel wanneer het openbaar belang het vereist. Het CBS zal de gebruikers van die herroeping via een gemotiveerd schrijven in kennis stellen. Indien door omstandigheden buiten haar wil de gevraagde infrastructuur op de voorziene datum en/of uur niet ter beschikking kan worden gesteld, dan zal door de gemeenten en/of CBS geen schadevergoeding verschuldigd zijn.
III.B. GEBRUIKSDUUR Art. 9 De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de vooraf vatgestelde gebruiksduur, zijnde op data en uren die door het CBS werden vooropgesteld en zoals vermeld in de schriftelijke toelating. Indien er een verschil mocht zijn in datum en of uur, tussen de twee exemplaren van de toelating, dan geldt de tekst op het exemplaar dat bij de gemeente berust. Elke aanwezigheid in de toegewezen ruimte buiten de toegestane gebruiksduur als gebruiker is verboden. Bij overtreding kan de waarborg geheel of gedeeltelijk worden ingehouden. Art. 10 Indien van de toegestane gebruiksduur geen (volledig) gebruik wordt gemaakt, dient de aanvrager toch voor de volledige toegestane gebruiksduur te betalen, behoudens wanneer hij kan aantonen dat het om een geval van overmacht gaat. Deze beweerde overmacht moet onverwijld aan het CBS worden ter kennis gebracht. Het CBS spreekt zich uit over deze beweerde overmacht en beslist verder over de kwijtschelding of de vermindering van het verschuldigd bedrag. III.C. GEBRUIK III.C.1. MACHTIGING EN ALGEMENE RICHTLIJNEN Art. 11 De infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor die activiteiten waarvoor toelating is gegeven door het CBS. Activiteiten die in één of andere vorm in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of met de openbare orde of goede zeden zijn verboden. Indien niet gemelde activiteiten of andere plaatsvinden, dan deze waarvoor de vergunning werd gevraagd en toegestaan, zal dat uitsluiting tot gevolg hebben voor het organiseren van verdere activiteiten, ongeacht het recht op schadevergoeding mocht desgevallend het imago of goede naam van de gemeente hierdoor geschaad zijn. Fuiven evenals activiteiten met een verhoogd risico op lawaaihinder en/of bevuiling van de accommodaties worden alleen toegelaten mits volgende regels strikt na te leven : - de gebruiker moet alle mogelijke maatregelen nemen om schade, vandalisme, verstoring van de openbare orde, burenhinder of andere hinder te voorkomen; 4
-
technische installaties dienen in overleg met de zaalverantwoordelijke te worden aangesloten, volgens zijn instructies. Het is verboden deze te manipuleren of aan te passen of tijdelijk te vervangen;
-
dranken dienen geserveerd te worden in daartoe door de gebruiker, beschikbaar gestelde herbruikbare bekers;
-
de gebruiker zorgt zelf voor minstens vier (4) (liefst gebrevetteerde) stewards (toezicht zaal en omgevende parkings).
-
de gebruiker verwittigt onmiddellijk de politiediensten bij risico op en bij verstoring van de openbare orde.
Art. 12 Het is verboden de niet toegewezen ruimtes te betreden, tenzij in geval van overmacht en bij in werking zijn van het noodplan. Wordt er toch gebruik gemaakt van andere ruimtes dan deze welke voor de door hem aangevraagde activiteiten noodzakelijk zijn, dan zullen deze worden aangerekend aan het in het reglement voorzien verdubbeld tarief (aangerekend tarief x2). Ernstige overtredingen worden gesanctioneerd met tijdelijk toegangsverbod, zelfs met uitsluiting van gebruik, doch slechts nadat de verantwoordelijke terzake door het CBS werd uitgenodigd om te worden gehoord en onverminderd de sanctie voorzien in artikel 9 lid 3. Art. 13 De accommodaties mogen door de gebruiker niet verhuurd worden en/of niet ter beschikking gesteld worden aan derden. Bij inbreuk kan dezelfde sanctie worden opgelegd als in artikel 12 – lid 3, onder dezelfde voorwaarden. Art. 14 De gebruiker mag niets aan de vensters, ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren, wanden, … bevestigen, behalve op de daarvoor speciaal voorziene plaatsen en muurlijsten, met aangepast materiaal zodat er minst mogelijke schade ontstaat. Deze schade moet worden vergoed. Elke schade ingevolge deze overtreding zal in nieuwwaarde aangerekend worden Art. 15 Het aanbrengen van publiciteit, bijkomende bewegwijzering, berichten en het verdelen van strooibiljetten of ander promotiemateriaal bij de ingang en in het centrum en op de parkings (ook deze achter de technische loods) kan enkel na schriftelijke toelating van het CBS of zijn aangestelde. Strooibiljetten, affiches, spandoeken en berichten en ander (promotie) materiaal moeten na de activiteit uit de lokalen verwijderd en meegenomen worden. Indien de strooibiljetten of ander promotiemateriaal door derden of andere organisaties worden verspreid of verdeeld dan zal de gebruiker dit onverwijld aan het CBS of de coördinator melden.
5
Art. 16 Gebruikers die materiaal of toestellen eigen aan de infrastructuur (technische installatie, tafels, stoelen, bestek, vaatwasser, uitschuifbare tribune en ander beschikbaar materiaal) – de opsomming is niet limitatief - willen gebruiken, moeten dit ook nauwgezet op het aanvraagformulier aangeven. De materialen kunnen onder geen beding worden ingezet of uitgeleend voor activiteiten die niet in of direct aanpalend het Ontmoetingscentrum plaatsvinden. Indien deze toch net buiten het centrum worden gebruikt, dan is hiervoor een speciale schriftelijke toelating van het CBS vereist. Voor het gebruik van de materialen en de berging ervan dienen ze de schriftelijke en/of mondelinge richtlijnen van de zaalverantwoordelijke strikt op te volgen ! De uitschuifbare tribune, de theatertechnieken, mogen onder geen beding door de gebruikers zelf alleen worden klaargezet en bediend ! Bij aanvraag worden ze door de zaalverantwoordelijke of ander gemeentelijk personeel dat hiertoe bevoegd is klaar gezet en bediend, met mogelijke medewerking van de gebruiker, conform de instructies van de bediener. Voor technisch ingewikkelde installaties en aansluitingen, ook bijkomende “moet” de organisator/gebruiker in overleg met de zaalverantwoordelijke, beroep doen op een professionele theatertechnieker. De kosten hiervoor zijn ten laste van de gebruiker/organisator. Art. 17 Materialen en toestellen die niet tot het Ontmoetingscentrum behoren, kunnen trouwens enkel na uitdrukkelijke toestemming van het CBS worden gebruikt. Dit geldt inzonderheid voor materialen of toestellen die lichtontvlambaar zijn of een verhoogd risico op ontploffing, brand, geluidsoverlast, overbelasting van de elektrische installatie of kans op fysische schade voor mens en materiaal kunnen opleveren. Indien dit laatste toch zonder toestemming zou gebeuren zal schadevergoeding. Deze schade wordt tegensprekelijk vastgesteld en dient vergoed en bovendien kunnen de sancties van artikel 12 § 2 en 3 worden opgelegd. Deze materialen of toestellen mogen ook slechts met uitdrukkelijke toestemming van het CBS voor een bepaalde duur achtergelaten worden in de infrastructuur, bovendien op eigen risico. In elk ander geval, dient de gebruiker de voorwerpen onmiddellijk na het gebruik van de infrastructuur te verwijderen. Het gemeentebestuur zal niet aansprakelijk zijn voor diefstal, verlies of beschadiging en zal evenmin als bewaarder kunnen beschouwd worden voor deze, zelfs met toestemming, achtergelaten zaken. Art. 18 Bij het organiseren van activiteiten in het Ontmoetingscentrum mogen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van het CBS geen bijkomende accommodaties, zoals tenten, stands, luifels, kraampjes, stalletjes en dergelijke, opsomming is exemplarisch en niet limitatief, in de omgeving van het ontmoetingscentrum geplaatst worden. Bij vaststelling van deze overtreding kan de sanctie voorzien in artikel 12§3 toegepast worden.
6
III.C.2. ONDERHOUD Art. 19 De lokalen zullen binnen de toegestane gebruiksduur door de gebruiker opgeruimd en gereinigd worden en voor onmiddellijk wedergebruik gebruiksklaar gemaakt. Indien de lokalen niet, onvolledig of onvoldoende zijn opgeruimd en/of gereinigd, de afvalstoffen niet werden verwijderd, kunnen de kosten voor het opnieuw in orde stellen van de infrastructuur de reiniging, opruiming en de verwijderen van de afvalstoffen verhaald worden op de gebruiker. Hiervoor zal een forfaitaire vergoeding van 450€ worden gerekend. Hij/zij zal hiervan in kennis worden gesteld. Bij vaststelling zal in eerste instantie hiervoor de waarborg worden aangesproken; mocht deze ontoereikend zijn dan zullen na schriftelijke ingebrekestelling en met vermelding van de gedane tussenkomsten en werken de overige kosten worden gefactureerd. Poetsmateriaal, toiletpapier en speciaal afwasproduct vaatwas zijn aanwezig in het “ontmoetingscentrum”; Overige reinigings- en afwasproducten, vuilniszakken en handdoeken moeten door de gebruiker zelf worden voorzien. III.C.3 VEILIGHEID EN REGLEMENTERINGEN Art. 20 De gebruiker moet bij de organisatie van activiteiten alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van de bezoekers en de occasionele medewerkers, de bescherming van het gebouw en de uitrusting ervan, te garanderen. Hij zal hiervoor verplicht een evenementenverzekering nemen. Indien niet inbegrepen in de evenementenverzekering dient de gebruiker ook de wettelijk verplichte verzekering brand- en ontploffing af te sluiten. (Nood)uitgangen, trappen, en doorgangen mogen in geen geval versperd, zelfs niet versmald/verengd en ook niet in de hoogte beperkt worden. Blustoestellen mogen niet verplaatst worden en moeten ten allen tijde zichtbaar en toegankelijk blijven. Indien deze werden gebruikt of zelfs afgenomen, voor tijdens of na de activiteit, moet dit aan de coördinator worden gemeld. Voor misbruik zal een vergoeding worden gevraagd naar billijkheid. De gebruiker zal er over waken dat het wettelijk voorziene rookverbod strikt wordt nageleefd. De nodige logo’s in verband hiermee worden door de gemeente aangebracht, deze mogen niet verwijderd of verplaatst worden en moeten duidelijk zichtbaar blijven (niet afgedekt of zelfs niet door andere materialen aan het oog ontrokken). De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of meer publiek toelaten dan het vooropgesteld maximum zoals in artikel 2 vermeld; Dit betekent dat: -
er onder geen beding losse stoelen kunnen worden bijgeplaatst of dat staanplaatsen (bij tribune gebruik) toegelaten zijn,
-
er per zitplaats slechts één toeschouwer kan plaatsnemen; kinderen worden als volwaardige toeschouwers aanzien en dienen een aparte zitplaats in te nemen. Trappen op de schuifbare tribune, maar ook andere kunnen niet als zitplaats/staanplaats worden gebruikt.
7
-
indien plaatsen voor rolstoelgebruikers voorbehouden worden moeten hetzelfde aantal stoelen van de voorste rij weggenomen worden.
Om veiligheidsredenen is het in de theaterzaal verboden niet gedragen kledingstukken alsook zoals hoeden, sjaals, mutsen, helmen, grote wegbergtassen (handtassen mogen wel) rugzakken (schooltassen), en regenschermen, spandoeken en vlaggenstokken mee te nemen. Het is ook ten strengste verboden opgesomde goederen, maar ook andere over stoelen, leuningen, trappen of balkonrelingen te leggen of erover te hangen. Deze dienen in de vestiaire te worden achtergelaten. Art. 21 De gebruiker is gehouden tot het naleven en doen naleven van alle specifieke wetgeving ter zake en de reglementeringen die op het gebruik en/of uitbating van het (openbaar) gebouw of een onderdeel ervan betrekking kunnen hebben. Het is verboden alcoholische dranken van meer dan 21° ter beschikking te stellen van de gebruikers en bezoekers van het OC, tenzij hiervoor na het overleggen van de nodige vergunning toestemming van het CBS wordt verkregen. De gebruiker wordt er bijzonder attent opgemaakt om de wetgeving in verband met het verstrekken van alcoholische dranken aan minderjarigen strikt na te leven. In geen geval kan het gemeentebestuur aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van opgemelde verplichtingen door de gebruiker, desgevallend zal hij/zij de nodige vergunningen bekomen en overleggen. De gebruiker zal zich vooraf vergewissen of zijn activiteit zelf niet aan een specifieke vergunning onderworpen is. Indien mocht blijken en vastgesteld wordt dat één of meerdere vergunningen ontbreken dan kan dat opschorting van de activiteit tot gevolg hebben. Art. 22 De billijke vergoeding wordt door de gemeente ten laste genomen voor de voornoemde infrastructuur. De vergoeding die betrekking heeft op auteursrechten (SABAM) blijft ten laste van de gebruiker. Deze dient hij/zij dan ook zelf aan te vragen en het bewijs van deze aanvraag aan het CBS te bezorgen. Indien de gemeente toch ter zake wordt aangesproken zal de betaalde vergoeding verhaald worden op de gebruiker; het verzuim om de aanvraag te doen kan uitsluiting van de gebruiker of organisatie waarvoor hij/zij optreedt in de toekomst voor gevolg hebben.
III.D. TOEZICHT Art. 23 Volgende personen hebben ten allen tijde toegang tot het Ontmoetingscentrum, ten einde hun toezichtstaak te vervullen : de zaalverantwoordelijke, de coördinator, het hoofd van de technische dienst, brandweer en politie, de gemeentesecretaris, de leden van het CBS en alle andere personen die daarvoor desgevallend door het CBS worden gemachtigd. Art. 24 De burgemeester of zijn vervanger heeft het recht om elke activiteit te doen stopzetten om reden van het verstoren van de openbare orde en veiligheid of wanneer de gezondheid van gebruikers, bezoekers of omwonenden in het gedrang komt of de goede zeden wordt bedreigd..
8
III.E. SCHADE EN VERANTWOORDELIJKHEID Art. 25 De gebruiker kijkt bij het betreden van het gebouw na of alle materieel aanwezig is en zich in goede staat bevindt. Eventuele tekortkomingen of gebreken moeten onmiddellijk worden gemeld aan de zaalverantwoordelijke of coördinator, zo niet dan kan de gebruiker daar achteraf zelf verantwoordelijk voor worden gesteld. De gebruiker verbindt er zich toe de zaalverantwoordelijke onmiddellijk in kennis te stellen van eventuele beschadigingen aan het gebouw en de uitrustingen, ook indien de gebruiker hiervoor niet verantwoordelijk is of de schade niet werd vastgesteld bij de ingebruikname. Art. 26 Beschadiging, verlies of ontvreemding van materiaal zullen op kosten van de gebruiker hersteld en/of vervangen worden. De gebruiker mag niet overgaan tot het zelf herstellen/vervangen of laten herstellen/vervangen van beschadigingen of ontbrekende elementen. Hetzelfde geldt in geval van verlies of ontvreemding van onderdelen of stukken van het materiaal of voor beschadigingen aan het gebouw zelf. In principe worden de verloren of beschadigde materialen of onderdelen ervan aangerekend in nieuwwaarde. Bij vaststelling van beschadiging of ontbreken van materialen, wordt de gebruiker hiervan schriftelijk in kennis gesteld. De gebruiker zal worden gehoord en er zal hem/haar een gedetailleerd voorstel tot minnelijke schaderegeling worden gedaan. Bij niet-aanwezigheid zal het CBS zelf de hoegrootheid van de schade vaststellen. Voor de herstelling of vervanging van materiaal kan in eerste instantie de waarborg worden aangesproken. Art. 27 Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard, bij of door het gebruik van lokalen en/of uitrusting n.a.v. activiteiten van gebruikers. Het gemeentebestuur of CBS kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor het verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen van gebruikers en bezoekers van het Ontmoetingscentrum. Art. 28 De gemeente sluit voor het gebruik van de infrastructuur een algemene verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een brandverzekering en een verzekering objectieve aansprakelijkheid, brand en ontploffing af. Deze verzekeringen dekken echter geenszins de aansprakelijkheid van de gebruikers ten aanzien van bezoekers, omwonenden, infrastructuur of uitrusting. De gebruiker zal hiervoor de nodige verzekeringen afsluiten. Gebruikers die tentoonstellingen organiseren zullen gezien zij door de ondertekening van het aanvraagformulier ook uitdrukkelijk afstand doen van verhaal bij beschadiging of diefstal van hun materiaal en/of werken ten aanzien van het CBS en de gemeente, zich best bijzonder laten verzekeren.
9
Art. 29 Bij vaststelling van ernstige schade of vandalisme evenals bij wanbetaling, kan het CBS een bepaalde gebruiker/organisatie tijdelijk of definitief uitsluiten van verder gebruik. III.F. TOEGANG Art. 30 Om toegang te krijgen tot het gebouw, dient de gebruiker bij de zaalverantwoordelijke de sleutel af te halen. Deze sleutel geeft de gebruiker enkel toegang tot bepaalde delen van het gebouw op de uren en data die aan hem/haar werden toegestaan. Het is dan ook van belang dat de gebruiker bij zijn aanvraag zorgvuldig aanduidt welke onderdelen van het gebouw hij wenst te gebruiken en voor welke precieze periode (van uur tot uur). Bij verlies van de sleutel dient de gebruiker de vervangingswaarde ervan te vergoeden. Art. 31 De gebruiker of zijn aangestelde zal bij het betreden van het gebouw eerst de alarminstallatie uitschakelen. Bij het afhalen van de sleutel zal hem hiervoor een unieke code worden overhandigd. Het is verboden deze code aan derden mede te delen. Bij het verlaten van het gebouw zal de gebruiker of zijn aangestelde de alarminstallatie opnieuw inschakelen. Art. 32 De gebruiker of zijn aangestelde zal bij het verlaten van het gebouw er voor zorgen dat alle lichten gedoofd zijn en dat elektrische of andere gebruikstoestellen uitgeschakeld zijn of minstens op veiligheid geplaatst.
III.G. DRANK Art. 33 De gebruiker mag enkel de dranken, met uitzondering van deze vermeld in het derde lid van dit artikel, uit het beschikbare assortiment gebruiken, waarvan hem/haar een lijst zal meegedeeld worden. Overtreding van dit artikel kan worden gesanctioneerd met gebruiksverbod in de toekomst. Enkel wijnen, aperitieven en koffie en indien speciaal door het CBS toegestane alcholische dranken van meer van 21°mogen door de gebruiker zelf worden aangeleverd. Indien hiervoor bepaalde vergunningen zouden nodig zijn dan moeten die vooraf bekomen zijn en aan het CBS ter kennis gebracht. Art. 34 De gebruiker dient minimaal 2 weken voorafgaand aan de activiteit een nauwkeurige raming van zijn drankbestelling door te geven aan de zaalverantwoordelijke. De gebruiker is bijgevolg zelf verantwoordelijk voor de omvang van de aanwezige drankstock. Een bijbestelling plaatsen, kort voor of tijdens een activiteit, is niet meer mogelijk. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de exploitatie van de toog en de keuken De gebruiker dient bij aanvang van het gebruik – bij voorkeur samen met de zaalverantwoordelijke - de inventaris op te nemen van de aanwezige en door hem bestelde drankvoorraad en het uitrustingsmateriaal op zijn veiligheid en efficiëntie na te zien. 10
Art. 35 De dranken worden aan de gebruiker verkocht door een door de gemeente aangewezen leverancier, tegen een vaste prijs die de kosten dekt. Deze dranken zullen aan de gebruiker worden aangerekend per begonnen eenheid (fles, vat, brik of andere recipiënten). De prijszetting is in principe vrij, maar moeten de gebruikelijke gangbare prijzen in de horeca benaderen en moeten de aankoopkosten dekken ook voor de eigen toelevering. De prijszetting moet ook zo zijn dat zij vooral wat alcoholische dranken betreft deze geen aanleiding kunnen geven tot overconsumptie. De gebruiker wordt ook gewezen op de wet op de openbare dronkenschap, waarbij de gebruiker als uitbater zal beschouwd worden. III.H. DIVERSEN
Art. 36 Het gemeentebestuur stelt een basisassortiment aan glazen, borden en bestek ter beschikking van de gebruiker. Soort en aantal dienen expliciet te worden aangevraagd via het aanvraagformulier. Het gebruik van dit assortiment is gratis, maar er dient een waarborg te worden betaald. Er zal een tarief worden opgesteld per categorie en per stuk gebruikt materiaal. Door de ondertekening van zijn aanvraag garandeert de gebruiker ook de betaling van de waarborg. Bij niet tijdig betalen van de waarborg zullen de gevraagde materialen niet ter beschikking zijn. Het staat de gebruiker vrij eigen glazen, borden en bestek te gebruiken, mits deze achteraf mee te nemen. Deze materialen mogen niet worden vermengd met deze die ter beschikking zijn in het centrum. Het materiaal dient na gebruik afgewassen, nageteld en opgeborgen te worden. De gebruiker meldt onmiddellijk verloren of beschadigd materiaal aan de zaalverantwoordelijke en zal de nieuwwaarde ervan als vervangingswaarde moeten vergoeden. Er zal een lijst worden meegedeeld met de kostprijs per stuk uitrustingsmateriaal. IV. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN Art. 37 De gebruikstarieven worden vastgesteld in het “retributiereglement houdende het gebruik van het Ontmoetingscentrum”. Voor gebruikers van categorie A is het gebruik van het Ontmoetingscentrum kosteloos (retributie 0). Organiseren dezen (met uitzondering van het gemeentebestuur zelf) een activiteit niet conform de in artikel 4 opgelegde voorwaarden dan vallen zij onder categorie B1. Voor gebruikers van categorie B, C en D zal de verschuldigde retributie betaald worden op eenvoudig verzoek van de gemeente en de som zal 14 dagen voor de aanvang de activiteit op de door de coördinator of het CBS aangeduide rekening geboekt moeten zijn. Art. 38 Indien bij een cultureel evenement zoals toneel, andere theatervoorstelling musical, enzovoort repetities worden georganiseerd, onmiddellijk voorafgaand aan het optreden, dan zullen enkel de dagen van het optreden aan het geldende tarief worden aangerekend. Repetities moeten wel tot een minimum beperkt worden en voorafgaand de toelating van het CBS hebben. Zij kunnen niet op vrijdag, zaterdag en/of zondag.
11
Art. 39 De waarborg, ten belope van de verschuldigde retributie moet minimaal binnen de maand na goedkeuring van de aanvraag worden betaald door storting op een door de coördinator aangeduide rekening. De rekening moet effectief gecrediteerd zijn met het gevraagde bedrag. In het kader van de administratieve vereenvoudiging wordt voor reservaties waarvan het verschuldigde retributie kleiner is dan € 25, geen waarborg geïnd. De huur van en de vergoeding voor personeelsassistentie voor de bediening van de theatertechnieken, worden na het gebruik verrekend. V. BETWISTING EN SANCTIES Art. 40 Behoudens de reeds vermelde specifieke sancties in de diverse artikelen gelden onderhavige artikelen onverkort. Een eventuele intrekking van een toelating of een verplichte stopzetting van de activiteit kan geen aanleiding geven tot het verkrijgen van een schadevergoeding. Onder geen enkel beding kan het niet of gebrekkig functioneren van de infrastructuur, aanleiding geven tot het verkrijgen van een schadevergoeding. Art. 41 Indien de huurder de activiteit niet laat plaatsgrijpen, wordt een annulatievergoeding aangerekend. - 50% van het voorziene tarief indien de annulatie meer dan 2 maanden voor de geplande activiteit gebeurt - 80% van het voorziene tarief indien de annulatie minder dan 2 maanden voor de geplande activiteit gebeurt De betaalde waarborg zal worden aangewend tot betaling van deze annulatievergoeding. Het in kennis stellen van annulatie dient schriftelijk en aangetekend te gebeuren. Enkel de datum van de aangetekende zending komt in aanmerking voor het bepalen van de annulatievergoeding. De datum voor het bepalen van de annulatievergoeding wordt vastgesteld 2 dagen na postdatum van de aangetekende zending. Art. 42 Iedere gebruiker wordt geacht het reglement te kennen en de praktische toepassing ervan en deze toepassing ook op te leggen aan de bezoekers. Het reglement zal daartoe in het gebouw zijn aangebracht. Een exemplaar ervan zal bij reservatieaanvraag aan de gebruiker overhandigd worden, waarbij hij door de reservatie erkent de inhoud van het reglement te kennen er verder geen uitleg over wenst en dat hij/zij dit reglement integraal zal naleven, zowel wat hem/haar zelf als zijn aangestelden en eveneens zijn occasionele medewerkers betreft. Elke overtreding van onderhavig reglement, evenals schade, vandalisme, misbruik, overlast of wanbetaling kan aanleiding geven tot een tijdelijke of definitieve uitsluiting van gebruik van het ontmoetingscentrum opgelegd door het CBS, ongeacht schadevergoeding.
12
Art. 43 Opmerkingen, klachten en bezwaren in verband met de toepassing van dit reglement kunnen schriftelijk gericht worden aan het CBS, ten laatste 14 dagen na vaststelling van de feiten. Alle gevallen die niet in dit reglement voorzien zijn, en waar en hoe de eventuele sancties zullen worden opgelegd en de vergoeding wordt voorzien, worden beoordeeld door het CBS, de gebruiker hierover eerst gehoord zijnde als het een mogelijke sanctionering betreft. Gezien en goedgekeurd als bijlage bij het gemeenteraadsbesluit d.d. 29 juni 2011, houdende het gebruikersreglement voor het gebruik van het Ontmoetingscentrum ‘de Lier’, Nieuwstraat 21 – 9570 Lierde. Vanwege de gemeenteraad : De Gemeentesecretaris,
De Voorzitter,
Johan POISSON.
Marc HERREGODS-VAN DE PONTSEELE.
13
