Gebruikersinstructie Mijn Bol voor gebruikers van Mijn Bol. Denk ondernemend. Denk Bol. Helpdesk voor Mijn Bol t. (024)

Gebruikersinstructie Mijn Bol voor gebruikers van Mijn Bol Datum: d.d. 26-11-2014

Helpdesk voor Mijn Bol t. (024) 36 66 951

Denk ondernemend. Denk Bol.

Inhoudsopgave 1. Welke voordelen biedt Mijn Bol? .............................................................................................. 3 1.1 Slimmer accorderen ........................................................................................................... 3 1.2 Eenvoudige toegang tot de online applicaties van B-OnLine............................................. 3 1.3 Effectievere communicatie ................................................................................................ 3 2. Wat u moet weten voordat u start met Mijn Bol...................................................................... 4 2.1 Beveiliging van uw inloggegevens ...................................................................................... 4 2.2 Beveiliging van het accorderingsproces ............................................................................. 4 2.3 Hulp bij vragen over Mijn Bol ............................................................................................. 4 3. Uitleg over het gebruik van Mijn Bol ......................................................................................... 6 3.1 Inloggen op Mijn Bol .......................................................................................................... 6 SMS-code invoeren ................................................................................................................ 7 3.2 De indeling en structuur van Mijn Bol................................................................................ 8 3.2.1 Het navigatiemenu ........................................................................................................ 8 3.2.2 Het Mijn Bol-dashboard ................................................................................................ 8 3.2.3 Widgets: de mini-applicaties binnen Mijn Bol .............................................................. 8 3.2.4 Persoonlijke gegevens aanpassen ............................................................................... 11 3.3 Inloggen op en werken met B-OnLine applicaties via Mijn Bol........................................ 11 3.4 Het accorderen van documenten .................................................................................... 14 3.5 Uw digitale dossier ........................................................................................................... 16 4. Veelgestelde Vragen................................................................................................................ 18

2

Gebruikersinstructie Mijn Bol

1. Welke voordelen biedt Mijn Bol? Met Mijn Bol beschikt u over een beveiligde digitale omgeving. U vindt binnen Mijn Bol zowel algemene informatie (zoals relevante branchegegevens en nieuws), als informatie over uw eigen bedrijf en/of persoonlijke administratie. U en Bol Adviseurs kunnen op een veilige manier gegevens met elkaar uitwisselen. Belangrijke documenten hoeft u niet terug te zoeken in mappen of in de inbox van uw e-mail, want deze zijn eenvoudig terug te vinden in Mijn Bol. In Mijn Bol beschikt u namelijk over het digitaal archief dat Bol Adviseurs voor u bijhoudt. Dit beveiligde online archief is 24 uur per dag beschikbaar. U bent daardoor veel minder afhankelijk van openingstijden van de kantoren van Bol Adviseurs. Bol Adviseurs plaatst regelmatig documenten in uw dossier. U kunt ook zelf documenten in het dossier plaatsen, via een handige uploadfunctie. Documenten die u met Bol Adviseurs wilt delen, hoeft u dus niet meer te verzenden per e-mail. U kunt bestanden direct vanaf uw computer in de beveiligde omgeving van Mijn Bol plaatsen.

1.1 Slimmer accorderen U bent verplicht om bepaalde bedrijfsinformatie die Bol Adviseurs voor u verzorgt (zoals uw belastingaangifte) te delen met (overheids)instanties. Mijn Bol maakt dit een stuk makkelijker. Bol Adviseurs biedt u namelijk de stukken digitaal aan ter goedkeuring. Door uw goedkeuring wordt het betreffende stuk direct naar de instantie doorgestuurd en in uw digitale archief van Mijn Bol opgeslagen. U kunt het later altijd raadplegen.

1.2 Eenvoudige toegang tot de online applicaties van B-OnLine Maakt u gebruik van één of meerdere B-OnLine applicaties (zoals B-OnLine HRM, B-OnLine

References

Accountant of B-OnLine Dashboard)? U kunt deze online applicaties via Mijn Bol gebruiken via de zogenaamde Single Sign-On. U logt één keer in op Mijn Bol. Als u vervolgens doorklikt naar de andere B-OnLine applicaties, hoeft u geen gebruikersnaam en wachtwoord meer in te vullen voor de betreffende applicatie.

1.3 Effectievere communicatie Via Mijn Bol kunt u direct vragen stellen aan uw contactpersonen bij Bol Adviseurs. Ook als zij zelf op dat moment niet online zijn. Zij komen dan zo snel mogelijk terug op uw vraag. U wordt geïnformeerd via Mijn Bol over belangrijke zaken of documenten die voor u klaar staan.

B-OnLine Helpdesk: (024) 36 66 951

3

2. Wat u moet weten voordat u start met Mijn Bol 2.1 Beveiliging van uw inloggegevens De veiligheid van uw gegevens staat voorop. Naast het gebruikmaken van een goed beveiligde dataopslag, bevat Mijn Bol nog een aantal andere belangrijke beveiligingsfuncties. Om toegang te krijgen tot Mijn Bol, maakt u gebruik van een combinatie van een gebruikersnaam, een wachtwoord en een beveiligingscode die u per SMS ontvangt. Zo wordt voorkomen dat iemand anders dan uzelf, kan inloggen met uw inloggegevens. U bent immers de enige met toegang tot de SMS op uw telefoon. De SMS vormt zo een extra zekerheid. Om voor de eerste keer in te kunnen loggen in Mijn Bol heeft Bol Adviseurs daarom de volgende gegevens van u nodig:  Uw persoonlijk e-mailadres Dit e-mailadres wordt gekoppeld aan uw gebruikersnaam.  Uw mobiele telefoonnummer Op dit nummer ontvangt u de SMS met de beveiligingscode en de SMS met de accorderingscode. Mocht Bol Adviseurs nog niet over deze gegevens beschikken, dan wordt hierover contact met u opgenomen. Zodra uw Mijn Bol-account is aangemaakt, ontvangt u een e-mail bericht met daarin uw gebruikersnaam en wachtwoord. Na ontvangst van de beveiligingscode per SMS kunt u aan de slag met Mijn Bol.

2.2 Beveiliging van het accorderingsproces Om documenten te accorderen en daarmee automatisch door te zenden naar instanties, is een aparte accorderingscode vereist. Zodra u akkoord bent met bijvoorbeeld uw aangifte inkomstenbelasting kunt u door op de button ‘SMS-code’ te klikken een accorderingscode aanvragen. Deze code heeft u nodig om het document daadwerkelijk te kunnen accorderen. De accorderingscode is slechts eenmalig. Bij ieder te accorderen document dient u namelijk een code via de button ‘SMS-code’ aan te vragen.

2.3 Hulp bij vragen over Mijn Bol Mocht u vragen hebben over het gebruik van Mijn Bol, of ergens niet uitkomen? U kunt altijd contact opnemen met uw vaste contactpersonen bij Bol Adviseurs. Wie dit zijn en wat hun contactgegevens zijn kunt u altijd terugzien op de homepage van Mijn Bol. Zij helpen u graag verder bij inhoudelijke vragen. 4


Met vragen over de werking en functionaliteiten van Mijn Bol kunt u ook terecht bij de B-OnLine Helpdesk. B-OnLine Helpdesk: (024) 36 66 951 De helpdesk is bereikbaar van 08.30 tot 17.30 uur [email protected]

References


5

3. Uitleg over het gebruik van Mijn Bol Uw Mijn Bol-account is ingericht met als doel het gebruik voor u zo eenvoudig mogelijk te maken. Functionaliteiten die u (nog) niet gebruikt, zijn onzichtbaar. Het kan daardoor voorkomen, dat u in deze gebruikerinstructie informatie leest over functionaliteiten die u in uw account niet terugziet. U kunt deze tekstgedeeltes overslaan.

3.1 Inloggen op Mijn Bol Om u (de eerste keer) aan te melden in Mijn Bol volgt u onderstaande instructie:

Ga naar de inlogpagina Ga naar de website van Bol Adviseurs: http://www.boladviseurs.nl 1) Klik rechtsboven op Log in op B-OnLine 2) Klik op de link: B-OnLine portal (Mijn Bol) Hierna opent de inlogpagina, waar u kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Wachtwoord wijzigen Het per e-mail toegestuurde wachtwoord is een tijdelijk wachtwoord, wat slechts één keer gebruikt kan worden.  Na de eerste keer inloggen moet u direct uw wachtwoord wijzigen.  Om veiligheidredenen verloopt uw wachtwoord iedere drie maanden. U moet dus om de drie maanden uw wachtwoord wijzigen.

6


SMS-code invoeren Als uw mobiele telefoonnummer nog niet bekend is bij Bol Adviseurs, dan wordt dit na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd.  Vul in het scherm uw mobiele telefoonnummer in waarop u beveiligingscodes voor Mijn Bol per SMS wilt ontvangen.  Vervolgens verschijnt het scherm: SMS-code invoeren.  Per SMS ontvangt u direct een vijfcijferige code*. Vul deze code in en klik op Invoeren. *Ontvangt u geen SMS-code? Neem dan contact met de B-OnLine Helpdesk via (024) 36 66 951.

Online rondleiding U bent nu aangemeld bij Mijn Bol. U krijgt allereerst een korte introductie (online rondleiding) te zien.  Doorloop de introductie door steeds te klikken op volgende. Rechts onderin het introductiescherm kunt u aangeven of u de introductie vaker wilt zien of niet.

References


7

3.2 De indeling en structuur van Mijn Bol De homepage van Mijn Bol bestaat grofweg uit drie onderdelen: 1) Het navigatiemenu 2) Het Mijn Bol-dashboard 3) De zogenaamde widgets

1 Voornaam, Achternaam

3

2

3.2.1 Het navigatiemenu Het navigatiemenu (1) bestaat uit de tabbladen Home, Actueel, Accordering, Dossier, Applicatie, Berichten en Beheer. Wanneer u op deze tabbladen klikt verschijnen menu-items, waar u een keuze uit kunt maken. 3.2.2 Het Mijn Bol-dashboard Het Mijn Bol-dashboard (2) op de homepage kunt u naar eigen wens indelen door elementen toe te voegen of weg te klikken. 3.2.3 Widgets: de mini-applicaties binnen Mijn Bol Naast de tabbladen zijn er in de rechterkolom van Mijn Bol de zogenaamde widgets zichtbaar. Widgets zijn een soort mini-applicaties die snel toegang geven tot veelgebruikte informatie of instellingen. De mogelijkheden van de verschillende widgets worden hierna toegelicht. 8


Widget 1: Mijn gegevens Via Mijn gegevens ziet u met welk account u bent ingelogd en in welke entiteit (organisatie of persoon) u momenteel aan het werk bent. Door middel van de vlaggetjes kunt u aangeven in welke taal u de gegevens wilt weergeven. Door te klikken op de lichtblauwe link ‘Wijzig uw instellingen’, kunt u wijzigingen doorgeven met betrekking tot uw gegevens. Zie ook 3.2.4 Persoonlijke gegevens aanpassen.

Widget 2: Geselecteerd Heeft u meerdere bedrijven of (persoonlijke) administraties binnen Mijn Bol? U kunt u hier eenvoudig tussen wisselen via de widget ‘Geselecteerd’. Het maakt niet uit welk tabblad u op dat moment heeft geselecteerd, of welke informatie u op dat moment raadpleegt. Let op: In deze widget vindt u ook de ‘Infotheek’. Na het selecteren van ‘Infotheek' kunt u via het tabblad Dossier verschillende informatieve documenten raadplegen, zoals

References

juridische model overeenkomsten.


9

Widget 3: Meldingen In de widget ‘Meldingen’ kunt u zien welke documenten wachten op uw accordering. Zodra een document klaar staat kunt u hier op klikken. U komt dan uit op de pagina waar u het betreffende document kunt accorderen.

Widget 4: Contactpersonen In de widget ‘Contactpersonen’ ziet u wie uw vaste contactpersonen bij Bol Adviseurs zijn. U kunt via Mijn Bol hen direct uw (inhoudelijke) vraag stellen. Voor technische vragen over (het gebruik van) Mijn Bol kunt u contact opnemen met de B-OnLine Helpdesk via telefoonnummer (024) 36 66 951.

Widget 5: Applicaties Via de widget ‘Applicaties’ worden alle B-OnLine applicaties getoond waarop u geabonneerd bent. De eerste keer moet u uw gebruikersgegevens voor deze online applicaties ingeven. Bij ieder volgend bezoek aan Mijn Bol heeft u direct toegang tot de verschillende applicaties, zonder dat u per applicatie dient in te loggen (Single Sign-On).

10


3.2.4 Persoonlijke gegevens aanpassen

Onder het tabblad ‘Beheer’ kunt u uw persoonlijke instellingen aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een (pas)foto of het koppelen van uw LinkedInprofiel. Ook zijn er bepaalde gebruikersinstellingen aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan de instellingsmogelijkheid om applicaties in het huidig venster of in een nieuwe pagina te openen.

3.3 Inloggen op en werken met B-OnLine applicaties via Mijn Bol Mijn Bol geeft u rechtstreeks toegang tot de verschillende B-OnLine applicaties waarop u geabonneerd bent (B-OnLine HRM, B-OnLine Accountant, B-OnLine Dashboard etc.). Dit gebeurt met behulp van de zogenaamde Single Sign-On. Door middel van de Single Sign-On logt u in op Mijn Bol en kunt u vervolgens doorklikken naar de andere applicaties. Hierdoor hoeft u niet nogmaals gebruikersgegevens in te voeren voor de B-OnLine applicaties. De Single Sign-On is nog niet geactiveerd bij de eerste keer inloggen op Mijn Bol. U dient dit zelf te

References

activeren via het tabblad ‘Applicaties’.


11

Activeren Single Sign-On voor B-OnLine Accountant

 Klik op het tabblad ‘Applicaties’.

(Twinfield)

 Klik in het opengeklapte gedeelte op het menu-item ‘Beheer’ onder de categorie ‘Twinfield’.  Vul vervolgens voor elk gebruikersaccount uw Twinfieldgegevens in. Deze bestaan uit uw gebruikersnaam, wachtwoord en Klantcode (= ‘omgeving’).  Druk daarna op ‘Opslaan’. Als u vervolgens in het opengeklapte gedeelte van het tabblad, onder de categorie ‘Twinfield’ klikt op ‘Openen’ kunt u testen of de Single Sign-On functioneert.

Activeren Single Sign-On voor B-OnLine Dashboard


(reportingtool van Ezora)

 Klik in het opengeklapte gedeelte op het menu-item ‘Beheer’ onder de categorie ‘Reporting’.  Vul vervolgens voor elk gebruikersaccount uw Ezoragegevens in. Deze bestaan uit uw gebruikersnaam, wachtwoord en domein.  Druk daarna op ‘Opslaan’. Als u vervolgens in het opengeklapte gedeelte van het tabblad, onder de categorie ‘Reporting’ klikt op ‘Openen’ kunt u testen of de Single Sign-On functioneert.

12


Activeren Single Sign-On voor B-OnLine HRM


(salarisadministratie via Loket.nl)

 Klik in het opengeklapte gedeelte op het menu-item ‘Beheer’ onder de categorie ‘Loket.nl’.  Vul vervolgens voor elk gebruikersaccount uw Loketgegevens in. Deze bestaan uit uw gebruikersnaam, wachtwoord en domein.  Druk daarna op ‘Opslaan’. Als u vervolgens in het opengeklapte gedeelte van het tabblad, onder de categorie ‘Loket.nl’ klikt op ‘Openen’ kunt u testen of de Single Sign-On functioneert.

References


13

3.4 Het accorderen van documenten Zodra er een te accorderen document voor u klaar staat in Mijn Bol ontvangt u automatisch een email. De klaargezette documenten kunt u zelf accorderen met een daarvoor vereiste accorderingscode per entiteit (organisatie of persoon). Eenmaal geaccordeerd wordt het document automatisch door gezonden naar overheidinstanties. Een document accordeert u volgens onderstaande stappen:

Stap 1: Klik op het tabblad ‘Accordering’ en kies voor het menu-item ‘Accorderen’. De pagina met voor u te accorderen documenten verschijnt. Ook kunt u op de accorderingspagina komen door onder de widget ‘Meldingen’ (rechterkolom bij ‘1’) of op het dashboard onder ‘Meldingen’ op u te accorderen documenten te klikken.

14


Stap 2: Op de accorderingspagina ziet u achter het te accorderen document twee iconen staan: 

: Dit PDF-bestand laat in een leesbaar formaat zien wat de ‘vertaling’ is van het XBRLbestand. Een XBRL-bestand is een technisch bestand die gebruikt wordt voor communicatie met overheidsinstanties. Om te accorderen dient u dit document te openen en te sluiten.



: Dit PDF-bestand is cijfermatig gelijk aan het XBRL-bestand en ziet er hetzelfde uit als de versie die u voorheen van Bol Adviseurs op papier ontving. Op basis van dit document kunt u bepalen of u het eens of oneens bent met het te accorderen document.

Stap 3: Wanneer u de documenten heeft ingezien, kunt u aangeven of u akkoord of niet akkoord gaat met de gegevens. Gaat u akkoord met de gegevens, klik dan op het groene vinkje. Bent u niet akkoord met de gegevens, klik dan op het rode kruis. In beide gevallen kunt u daarna nog opmerkingen plaatsen bij het document door op de witte ballon te klikken. Stap 4: Indien u akkoord gaat (groene vinkje) dient u onder in het scherm op de button ‘SMS-code’ te klikken. U ontvangt per SMS de code waarmee u kunt accorderen. Voer de accorderingscode in de witte balk in. Zoals eerder vermeld is deze code slechts eenmalig. Bij ieder te accorderen document dient u weer een nieuwe code aan te vragen door op de button ‘SMS-code’ te klikken. Dit kan 1 minuut duren. Indien u geen SMS ontvangt kunt u contact opnemen met de B-OnLine Helpdesk via telefoonnummer (024) 36 66 951. Stap 5: Klik na het invoeren van de accorderingscode op de button ‘verzenden’. Het document wordt automatisch doorgestuurd naar de overheidsinstantie en u ontvangt een bevestigingsmail waarin staat dat de status van het document veranderd is naar ‘verstuurd’. Hiermee is dit document nu gereed en opgeslagen in uw digitale dossier.

References


15

3.5 Uw digitale dossier Via het tabblad ‘Dossier’ en menu-item ‘Dossier’ krijgt u toegang tot het digitale dossier van de entiteit (organisatie of persoon) waar u momenteel in aan het werk bent. In dit dossier zijn alle relevante stukken opgeslagen die bij uw organisatie of privéadministratie horen. Naast inzicht in uw digitale dossier is het ook mogelijk om documenten te uploaden en de Infotheek te bezoeken

Het uploaden van documenten 1) Klik op het tabblad ‘Dossier’. 2) Klik op ‘Upload’. 3) Klik op ‘Bestanden toevoegen’ en selecteer nu het document dat u wilt uploaden. 4) Klik op ‘Uploaden’. Het document wordt nu naar Mijn Bol verzonden, waarna Bol Adviseurs u documenten verder verwerkt.

16


Infotheek Bol Adviseurs biedt u verschillende interessante en handige documenten aan, zoals juridische voorbeeldcontracten en – overeenkomsten. Deze zijn opgenomen in de Infotheek van Mijn Bol. U kunt de Infotheek raadplegen door in de widget ‘Geselecteerd’ te klikken op ‘Infotheek’ (in plaats van op uw eigen bedrijfsnaam). Vervolgens klikt u op het tabblad ‘Dossier’.

References


17

4. Veelgestelde Vragen Waarom ontvang ik niet direct e-mails van Mijn Bol? Antwoord: Momenteel wordt om beveiligingsredenen alle e-mail die door de portal automatisch wordt gegenereerd afgevangen door Bol Adviseurs. Zij bekijken de e-mail en als deze akkoord is, wordt deze doorgestuurd. Op termijn zal deze e-mail automatisch verzonden worden, zodat deze direct wordt ontvangen. Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat moet ik doen? Antwoord: Ga naar de aanmeldingspagina van Mijn Bol, klik op de link ‘Wachtwoord vergeten’. U wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en e-mailadres. Na korte tijd ontvangt u op het opgegeven e-mailadres uw gebruikersnaam en wachtwoord. Met deze gebruikersnaam en wachtwoord kunt u direct inloggen. Na het inloggen wordt verzocht om het wachtwoord te wijzigen. Hoe kan ik mijn e-mailadres voor berichten wijzigen? Antwoord: Dit kan door in het menu op ‘Beheer’ te klikken en vervolgens op ‘Mijn gegevens’. Klik het vinkje aan bij ‘Wijzig e-mailadres’. Voer vervolgens twee maal het nieuwe e-mailadres in en klik op wijziging opslaan. Hoe kan ik mijn mobiele telefoonnummer wijzigen? Antwoord: Dit kan door in het menu op ‘Beheer’ te klikken en vervolgens op ‘Mijn gegevens’. Wijzig nu het Mobiel nummer en klik op wijziging opslaan. Hoe kan ik mijn geregistreerde persoonlijke gegevens wijzigen? Antwoord: Dit kan door in het menu op ‘Beheer’ te klikken. Ga hierna naar ‘Adresgegevens’, hier kunnen de NAW gegevens worden aangepast. Zodra de gegevens zijn aangepast, klikt u op wijziging insturen. Bol Adviseurs ontvangt uw wijzigingen en voert deze door in haar systemen.

18


De link in Mijn Bol naar een B-OnLine applicaties werkt niet. Hoe kan ik dit verhelpen? Antwoord: Uw inloggegevens voor de verschillende B-OnLine applicaties kunt u zelf instellen via Mijn Bol. Dit kan onder het tabblad ‘Applicaties’. Per applicatie - waarop u bent geabonneerd - kunt u via het menu-item ‘Beheer’ uw gebruikersgegevens instellen. Als uw recentelijk uw gebruikers-ID en/of wachtwoord van een B-OnLine applicatie heeft gewijzigd, dient u ook in Mijn Bol uw gebruikers-ID en/of wachtwoord opnieuw in te stellen (onder het tabblad ‘Applicaties’ en menu-item ‘Beheer’). Beschikt u over meerdere BV’s dan moet u dit per BV instellen. Er kunnen namelijk andere inloggegevens aan een B.V. gekoppeld zijn.

References


19

Gebruikersinstructie Mijn Bol voor gebruikers van Mijn Bol. Denk ondernemend. Denk Bol. Helpdesk voor Mijn Bol t. (024)

Recommend Documents