Gebruikershandleiding voor Interimpuls-licentiehouders (versie 3, 25 april 2012).
Het gebruik van Interimpuls wijst zich grotendeels van zelf. Toch kan het zo zijn dat u nadere informatie wenst. Deze handleiding kan u hierbij van dienst zijn. Hier staat kort omschreven hoe u de applicatie kunt gebruiken. Ook worden handige tips gegeven. De opbouw van de handleiding volgt de opbouw van uw openingsscherm (controlpanel). Hierin worden er drie blokken onderscheiden, die in de volgende hoofdstukken verder staan uitgewerkt: Hoofdstuk 1: Het Statusoverzicht Hoofdstuk 2: De linker menu-items Hoofdstuk 3: Beschikbare interimmers op Interimpuls NB. De site is ontwikkeld voor standaardbrowsers zoals Firefox, Safari, Internet Explorer 8 (en in mindere mate Internet Explorer 7). Vanaf Internet Explorer 6.0 worden de functionaliteiten enigszins beperkt. Mocht uw bedrijf het toelaten, kunt u dit eenvoudig oplossen door gratis stand-alone Firefox te installeren.
Inhoudsopgave 1.
HET STATUSOVERZICHT. ............................................................................................................ 2
1.1.
Lopende opdrachten ................................................................................................................... 2
1.2.
Verzonden opdrachtbevestigingen ........................................................................................... 2
1.3.
Openstaande opdrachten ........................................................................................................... 2
1.4.
Mijn Kandidaten........................................................................................................................... 2
1.5.
Geïnteresseerde interimmers .................................................................................................... 2
1.6.
Vacatures ..................................................................................................................................... 2
2.
LINKER MENU-ITEMS .................................................................................................................... 3
2.1.
Menu ‘Mijn gegevens’ ................................................................................................................. 3
2.2.
Menu ‘Gebruikerstips’ ................................................................................................................ 3
2.3.
Menu ‘Contract management’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) ......................................... 3
2.4.
Menu ‘Beheren licenties’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) .................................................. 3
2.5.
Menu ‘Bedrijfsgegevens’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) ................................................. 3
2.6.
Menu ‘Openstaande opdrachten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) ........................... 3
2.7.
Menu ‘Interesseberichten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) ....................................... 4
2.8.
Menu ‘zoekacties’ ........................................................................................................................ 4
2.9.
Toelichting zoekresultaten ......................................................................................................... 4
2.10.
Menu ‘Opgeslagen zoekacties’ ................................................................................................ 5
2.11.
Menu ‘Uitgebreid zoeken’ ......................................................................................................... 5
2.12.
Menu ‘Vacatures’ (ook via statusoverzicht te benaderen).................................................... 5
2.13.
Menu ‘Mijn kandidaten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) ......................................... 5
2.14.
Menu ‘Lopende opdrachten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) ................................. 6
2.15.
Menu ‘Oude opdrachten’ .......................................................................................................... 6
2.16.
Menu ‘Opdrachtbevestigingen’ (ook via statusoverzicht te benaderen) ............................ 6
3.
INTERIMMERS OP INTERIMPULS ................................................................................................ 7
1
1. Het Statusoverzicht. Het statusoverzicht geeft een overzicht van al uw acties. Als u klikt op de pijl ( ), komt u in het onderliggende detailniveau. Vanuit dat detailniveau kunt u ook rechtstreeks nieuwe acties opstarten. Dit werkt hetzelfde als dat dit vanuit de linker menu-items wordt opgestart. Deze acties worden uitgewerkt in hoofdstuk 2. Onderstaand volgt een korte omschrijving van de benoemde regels in uw statusoverzicht. 1.1. Lopende opdrachten Onder lopende opdrachten ziet u het aantal interimmers waarmee uw organisatie verplichtingen is aangegaan. Dit betreft alle lopende en toekomstige opdrachten die u via de functionaliteit ‘Opdrachtbevestiging’ (zie paragraaf 2.16) heeft bevestigd. Voor verdere toelichting, zie paragraaf 2.14. 1.2. Verzonden opdrachtbevestigingen Hier ziet u het aantal kandidaten waar u, op basis van uw eerder contact, een opdrachtbevestiging naar heeft verstuurd, maar nog openstaat omdat de interimmer hier nog niet op heeft gereageerd. Hierdoor kunt u snel handelen als u vindt dat de reactie van de interimmer te lang op zich laat wachten. Voor verdere toelichting, zie paragraaf 2.16. 1.3. Openstaande opdrachten Openstaande opdrachten zijn de opdrachten die u heeft uitgezet via Interimpuls. Zolang u vindt dat u nog niet de juiste kandidaat heeft gevonden, kunt u deze open laten staan. Voor verdere toelichting, zie paragraaf 2.6. TIP Een openstaand opdracht levert veelal binnen 24 uur de beste beschikbare kandidaten op. Een openstaande opdracht wordt ook zichtbaar voor interimmers die niet bij Interimpuls zijn ingeschreven. Tevens gaat Interimpuls actief op zoek naar kandidaten voor deze opdracht. 1.4. Mijn Kandidaten Dit toont het totaal aantal kandidaten die u zelf heeft geselecteerd (voor een mogelijke opdracht). Voor verdere toelichting, zie paragraaf 2.13. 1.5. Geïnteresseerde interimmers Dit toont het aantal interimmers dat heeft gereageerd op de door u uitgezette openstaande opdrachten. Voor verdere toelichting, zie paragraaf 2.7. 1.6. Vacatures Onder vacatures ziet u het aantal vaste vacatures wat u heeft uitgezet binnen het Interimpuls netwerk. Voor verdere toelichting, zie paragraaf 1.6. Indien u hoofdlicentiehouder bent, vindt u naast uw eigen statusoverzicht, ook het totaal statusoverzicht waarin u de totalen ziet van alle binnen uw organisatie actief zijnde licenties. Als hoofdlicentie houder kunt u hiermee het totaaloverzicht behouden.
2
De hoofdlicentiehouder heeft hierbij een “read only” functionaliteit en kan daarmee geen enkele wijziging aanbrengen in door een andere licentiehouder ingezette actie. 2. Linker menu-items 2.1. Menu ‘Mijn gegevens’ Hier staan uw contactgegevens. Deze gegevens zijn alleen door de hoofdlicentiehouder te wijzigen. 2.2. Menu ‘Gebruikerstips’ Hier vindt u een overzicht van de belangrijkste tips voor het zoeken naar interim professionals. 2.3. Menu ‘Contract management’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) In dit menuonderdeel ziet u uw huidig contract, kunt u nieuwe licenties toevoegen (die u direct kunt gebruiken) en kunt u uw jaarcontract verlengen en eventueel aanpassen (beschikbaar per 1 april 2010). 2.4. Menu ‘Beheren licenties’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) Hier staan alle licenties die u heeft afgenomen. U kunt deze toewijzen aan medewerkers binnen uw organisatie door hier een contactpersoon aan te koppelen. U dient dus eerst contactpersonen toe te voegen (via ‘Beheren contactpersonen’). TIP U kunt licenties tijdelijk deactiveren. Dit is handig wanneer een licentiehouder uw organisatie verlaat. Doet u dit niet, dan kan deze ex-medewerker via het internet nog steeds deze licentie gebruiken! U kunt de contactpersoon van een licentie ook wijzigen. Het voordeel hiervan is dat de historie van de licentie bewaard blijft en dat de opvolger kan zien wie eerder is ingehuurd of kandidaat is geweest. 2.5. Menu ‘Bedrijfsgegevens’ (alleen voor hoofdlicentiehouder) In dit menu-item staan uw bedrijfsgegevens die u heeft ingevuld bij het aanmelden. U kunt deze hier wijzigen. 2.6. Menu ‘Openstaande opdrachten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Hier vindt u alle openstaande (en eventueel de gesloten) opdrachten die u geplaatst heeft. U kunt deze bewerken, sluiten (als ze vervuld zijn of tijdelijk komen te vervallen), verwijderen of kopiëren. Tevens kunt u vanuit een openstaande opdracht de hits bekijken (die het systeem zelf toevoegt op basis van nieuw ingeschreven interimmers die exact passen binnen het door u uitgezette profiel) en de door u vanuit de hits toegevoegde kandidaten. TIP Gesloten opdrachten kunt u via de functie ‘kopiëren’ weer activeren (advies is wel om eerst de naam te veranderen want deze wordt automatisch ‘copy of …’ genoemd). U hoeft dan niet opnieuw alle eerdere gegevens in te voeren die u voor de opdracht relevant acht.
3
2.7. Menu ‘Interesseberichten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Hier vindt u welke interimmers zichzelf aanbieden voor een van uw opdrachten. U heeft direct inzicht in het indicatief uurtarief en het CV. U kunt deze interesseberichten met 2 klikken eenvoudig individueel of groepsgewijs afhandelen met de knoppen ‘Toevoegen aan mijn kandidaten’, ‘Afwijzen’ en ‘Verwijderen’. Als u klikt op ‘Toevoegen aan mijn kandidaten’ wordt deze kandidaat toegevoegd aan een shortlist met kandidaten per opdracht (in te zien bij ‘Mijn kandidaten’). Als u klikt op ‘Afwijzen’ ontvangt de interim professional een mail dat hij niet in aanmerking komt voor deze opdracht. U kunt, voor het versturen van deze mail, hier nog desgewenst een motivatie aan toe voegen. Als u klikt op ‘Verwijderen’ verdwijnt het interessebericht. Deze is niet meer terug te halen. Bij het sluiten of verwijderen van de opdracht krijgen alle geïnteresseerde interim professionals (behalve die al zijn afgewezen) automatisch een mail dat de opdracht is gesloten. U kunt,voor het versturen van deze mail, hier eventueel nog een motivatie aan toe voegen. 2.8. Menu ‘zoekacties’ Via ‘zoekacties kunt u direct en snel een zoekactie naar de juiste interimmer starten . Het advies is om in eerste instantie te zoeken op vakgebied/functie of op zoekterm. TIP Staat de gezochte functie er niet bij, dan kunt u deze invoeren als zoekterm. Omdat cv’s van interimmers zijn geïndexeerd, wordt de kans op juiste resultaten vergroot. Als u met meerdere zoektermen tegelijkertijd wilt werken, dient u alle zoektermen te scheiden door middel van een komma. 2.9. Toelichting zoekresultaten U kunt de zoekresultaten sorteren op naam, functie, tarief of beschikbaarheid (het ‘%’). Beschikbaarheid toont het percentage dat de interimmer beschikbaar is binnen de door u opgegeven periode. Dit % wordt alleen getoond als u zowel de periode en het aantal uren per week heeft ingegeven. Het aangegeven tarief p/u is een door de interimmer afgegeven indicatief tarief. Het uiteindelijke tarief kunt u verder bespreken. Uw zoekresultaten kunt u verder verfijnen door gebruik te maken van de verfijningsfilters. U dient na het selecteren van een of meerdere filters te klikken op de knop ‘toepassen filters’. U kunt een filter weer uitschakelen door het bijbehorende rode kruisje voor de filter aan te klikken en opnieuw te klikken op ‘toepassen filters’. U kunt een profiel bekijken door op de naam van de kandidaat te klikken. Via de vijf tabs kunt u alle relevante informatie over de kandidaat bekijken. Het e-mailadres en telefoonnummer van de kandidaat worden alleen getoond als u de kandidaat toevoegt aan uw kandidaten. Indien een interimmer zich slechts verkort heeft ingeschreven, kunt u de belangrijkste informatie vinden in het cv.
TIP Het uitschakelen van de filters VAR, Branche, Buitenlandse reizen en video, indien geselecteerd, kan ook helpen om het zoekresultaat te vergroten omdat deze velden niet worden ingevoerd door interimmers die hebben gekozen voor de verkorte registratie. TIP Mocht u nu al weten dat u over een paar maanden capaciteit nodig heeft voor een opdracht, kunt u nu al zoeken naar de juiste kandidaten. 4
TIP Als u weinig of geen zoekresultaten heeft, kunt u via twee klikken een zoekopdracht (openstaande opdracht) publiceren. Deze opdracht wordt daarmee zichtbaar voor interimmers die niet bij Interimpuls zijn ingeschreven. Tevens gaat Interimpuls actief op zoek naar kandidaten voor deze opdracht. Deze kandidaten zullen zich inschrijven en hun interesse via het interessebericht aan u kenbaar maken. U wordt per mail geattendeerd op eventuele nieuwe kandidaten en de kandidaten zijn vanuit uw controlpanel benaderbaar U wordt tevens geïnformeerd over eventuele nieuw ingeschreven interimmers die voldoen aan het profiel van uw zoekopdracht maar niet actief hun interesse kenbaar maken via een interessebericht. TIP Als u een openstaande zoekopdracht plaats, adviseren wij u om bij contactinformatie NIET uw e-mailadres te vermelden. Dit ter voorkoming van allerlei vormen van ongewenst mailverkeer buiten uw controlpanel om. 2.10. Menu ‘Opgeslagen zoekacties’ Nadat u een zoekactie heeft uitgevoerd, kunt u deze zoekactie (inclusief zoekcriteria) opslaan. Een opgeslagen zoekactie kunt u op een later tijdstip opnieuw uitvoeren, wijzigen, verwijderen of kopiëren. 2.11. Menu ‘Uitgebreid zoeken’ U Indien u vooraf al heel precies een profiel heeft van de gewenste interimmer (ten aanzien van opleidingsniveau, tarief, werkervaring etc.), kunt u dit hier ingeven en er vervolgens direct op zoeken. TIP Ook hier geldt bovenvermelde tip dat, wanneer u weinig zoekresultaten heeft, u via twee klikken een zoekopdracht (openstaande opdracht) kunt publiceren. 2.12. Menu ‘Vacatures’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Hier staan de vacatures die u geplaatst heeft voor vaste dienstverbanden. U kunt deze vacatures verwijderen of bewerken. Op het moment dat u een vaste vacature plaatst, wordt deze zichtbaar voor ingeschreven interimmers. U bepaalt of en hoe hoog u een aanbrengfee wilt vaststellen. De interimmers kunnen vervolgens voor u kijken of zij iemand in hun eigen netwerk hebben die ze aan u willen voorstellen. Hierbij zult u wel een mailadres bij contactinformatie moeten plaatsen zodat de cv’s naar u toe kunnen worden gestuurd. TIP Via de ‘preview’ functie kunt u zien hoe anderen uw vacature te zien krijgen. TIP U kunt uiteraard zelf u voorwaarden bepalen: bijvoorbeeld of u een aanbrengfee direct aan de aanbrenger betaalt of alleen wanneer de kandidaat succesvol door de proeftijd is heen gekomen. 2.13. Menu ‘Mijn kandidaten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Onder dit menu-item vindt u de (door u geselecteerde kandidaten) per categorie: ‘Openstaande opdrachten, Opgeslagen zoekacties en Los toegevoegde kandidaten. Kandidaten onder ‘Openstaande opdrachten’ zijn de kandidaten die u zelf heeft toegevoegd als mogelijke kandidaten. Mogelijke kandidaten kunnen komen vanuit het aanbod dat het systeem automatisch (dagelijks) toevoegt aan uw openstaande opdracht.
5
Bij deze kandidaten voldoet het profiel volledig aan de eisen die u in uw openstaande opdracht hebt gedefinieerd (de zogenaamde hits). Afhankelijk van uw zoekopdracht zijn dit alleen de nieuwe inschrijvingen of alle inschrijvingen die voldoen aan het profiel. Kandidaten kunnen door u ook worden toegevoegd vanuit interesseberichten die interimmers sturen. Kandidaten onder ‘Opgeslagen zoekacties’ zijn de kandidaten die u zelf heeft toegevoegd aan een door u opgeslagen zoekactie. ‘Los toegevoegde kandidaten’ zijn de kandidaten die u heeft opgeslagen, zonder dat daar een openstaande opdracht of opgeslagen zoekactie aan ten grondslag ligt. 2.14. Menu ‘Lopende opdrachten’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Hier vindt u alle interimmers die op dit moment voor u actief zijn en de interimmers waar u (voor zover u gebruikt heeft gemaakt van de functie opdrachtbevestiging) afspraken mee heeft gemaakt voor toekomstige opdrachten. Dit geeft het totaaloverzicht aan van de aangegane interim verplichtingen. Per interimmer kunt u bekijken wat de specifieke opdracht is, wat de resterende looptijd is en welk tarief er is afgesproken. Per interimmer kunt u hier de opdracht beëindigen of vernieuwen. Indien u een contract beëindigt, krijgt de interimmer hierover een bericht. Het spreekt voor zich dat het verstandig is de interimmer hierover eerst zelf over te informeren. Deze functionaliteit is puur een administratieve en dient er voor om het overzicht kloppend te houden. TIP Gebruik voor het verlengen van contracten de optie ‘vernieuwen’. Bij vernieuwen neemt het systeem de oude waarden over (zoals tarief, werkomschrijving etc.), die u vervolgens naar behoefte kunt wijzigen. U hoeft alleen een nieuwe periode in te vullen. 2.15. Menu ‘Oude opdrachten’ Onder ‘Oude opdrachten’ staan alle contracten die zijn afgelopen of eerder zijn beëindigd. U kunt deze bekijken of eventueel vernieuwen. Bij vernieuwen neemt het systeem de oude waarden over (zoals tarief, werkomschrijving etc.), die eventueel kan wijzigen. U hoeft alleen een nieuwe periode in te vullen. 2.16. Menu ‘Opdrachtbevestigingen’ (ook via statusoverzicht te benaderen) Opdrachtbevestigingen zijn de bevestigingen die u naar een interimmer heeft gestuurd en die de interimmer nog moet accepteren. Dit wordt getoond als: ”status ‘opdrachtbevestiging verzonden”. Als u bij Interimpuls het product ‘contractadministratie heeft gesloten, dan ziet u hier ook de contracten die al wel zijn geaccepteerd door de interimmer maar waarvoor Interimpuls nog controleert of de interimmer voldoet aan de door u gestelde eisen (zoals een VARverklaring). Dit contract heeft dan de status ‘Controle door Interimpuls’. Na goedkeuring door Interimpuls verandert de status automatisch in ‘Opdracht bevestigd’. TIP Gebruik altijd de optie ‘opdrachtbevestigingen’, ook als u niet gebruik maakt van contractadministratie. Alleen op die manier houdt u het zicht op alle interimmers die u inhuurt en in het verleden heeft ingehuurd. Het systeem onthoudt dit. Dus als u op een later tijdstip een interimmer vindt, die u eerder heeft ingehuurd, signaleert het systeem dit. U kunt vervolgens zien wie binnen uw organisatie deze interimmer heeft ingehuurd en in hoeverre dit tot tevredenheid is geweest. 6
3. Interimmers op Interimpuls Het overzicht toont u altijd de up-to-date status van het aantal ingeschreven interimmers, gerangschikt naar vakgebied. TIP Los van het zoeken van interimmers via de zoekfunctie kunt u uw zoekactie ook starten vanuit het overzicht “Beschikbare Interimmers op Interimpuls. Via het rechter vergrootglas ( ) komt u direct in het aanbod en kunt u dit vervolgens verder verfijnen met behulp van de verfijningsfilters.
7
