VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 32-BIT

V E R S I E

TM

GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 32-BIT

Aansprakelijkheid Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud of het gebruik van deze handleiding en wijst nadrukkelijk alle expliciete of impliciete aansprakelijk ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor om deze publicatie te reviseren en de inhoud ervan op ieder gewenst moment te wijzigen zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte stellen. Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor Novell software en wijst nadrukkelijk elke expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor op ieder gewenst moment wijzigingen aan te brengen in enkele of alle onderdelen van Novell software, zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell en GroupWise zijn gedeponeerde handelsmerken van Novell, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. C3P0, Client 32, Envoy en GroupWise 5 zijn handelsmerken van Novell, Inc. WordPerfect en WordPerfect Office zijn gedeponeerde handelsmerken van Corel Corporation in de Verenigde Staten en in andere landen. QuickMenu is een handelsmerk van Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner is een gedeponeerd handelsmerk van Franklin Quest Co. Word Pro is een handelsmerk van Lotus Development Corporation. Windows is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation. Excel en Windows 95 zijn handelsmerken van Microsoft Corporation. Xerox is een gedeponeerd handelsmerk van Xerox Corporation.

Versie 5.2 © 1993-1997 Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten van Amerika. 100-004132-001

Het is verboden deze publicatie geheel of gedeeltelijk te reproduceren, te fotokopiëren, op te slaan in een database, uit te zenden of te vertalen in enige taal zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever:

Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 U.S.A.

Inhoud Aan de slag

Welkom bij GroupWise ........................................................................................... 2 GroupWise: een korte inleiding ................................................................................ 7

Werken met items in de postbus

Items verzenden en ophalen.................................................................................... 16 Bestanden bijsluiten................................................................................................ 24 Verzonden items beheren........................................................................................ 28 Ontvangen items beheren ....................................................................................... 31

Groepsafspraken en persoonlijke afspraken plannen Werken met de Agenda

Afspraken plannen.................................................................................................. 40 Periodieke afspraken plannen ................................................................................. 47

De postbus beheren

Werken met de mappenlijst .................................................................................... 62 Werken met gedeelde mappen ................................................................................ 64 Notify starten ......................................................................................................... 66 Inleiding in archiveren van items in de postbus....................................................... 69 Items in uw postbus afdrukken ............................................................................... 71 Regels maken.......................................................................................................... 73 Anderen toegang geven tot uw postbus ................................................................... 80 De prullenbak openen en leegmaken ...................................................................... 84 Items uit de postbus verwijderen............................................................................. 86 Items in uw postbus opslaan ................................................................................... 87 Faciliteiten in eigendom.......................................................................................... 89

Telefoneren met GroupWise

Werken met Zender bellen ..................................................................................... 92 Werken met Conversation Place ............................................................................. 92

Werken met GroupWise buiten kantoor

Inleiding in GroupWise Remote............................................................................. 97 Voorbereiding voor werken met Remote............................................................... 100 Items in Remote zenden en ophalen ..................................................................... 104 Configuratie van uw remote verbindingen ............................................................ 114

Werken met documenten

Documenten beheren in GroupWise .................................................................... 122 Documenten maken ............................................................................................. 124 Documenten importeren in een GroupWise-bibliotheek....................................... 128 GroupWise integreren met uw toepassingen ......................................................... 132

Werken met de dagelijkse agenda ........................................................................... 56 Signalen instellen voor agenda-items....................................................................... 59

Meerdere versies van een document opslaan ..........................................................133 Documenten delen................................................................................................135 De geschiedenis van een document bekijken..........................................................139 Documenten afmelden..........................................................................................140 Documenten aanmelden .......................................................................................144 Documenten verwijderen ......................................................................................147 Documenten kopiëren...........................................................................................149 Documenten opslaan ............................................................................................150 Documenten openen.............................................................................................151

GroupWise aanpassen

Opties voor GroupWise instellen ..........................................................................154 Wachtwoorden toewijzen aan uw postbus .............................................................159 De werkbalk aanpassen .........................................................................................160 Bibliotheekinstellingen aanpassen..........................................................................162 Werken met startopties .........................................................................................163

Items zoeken in uw postbus

Items zoeken .........................................................................................................168 Tekst zoeken in items............................................................................................172 Filteren .................................................................................................................173

Werkstroom-items zenden en ontvangen

Inleiding in werkstromen ......................................................................................185 Inleiding in het Adresboek ....................................................................................192

Werken met het Adresboek

Zoeken naar gebruikers en faciliteiten....................................................................192 Items adresseren met behulp van groepen..............................................................194 Persoonlijke adresboeken maken ...........................................................................197 Adressen vanuit het ene adresboek verplaatsen naar een ander adresboek ...............201 Andere informatie weergeven in het adresboek ......................................................202 Berichten zenden met het adresboek......................................................................205 Werken met de Voorkeurlijst ................................................................................207 Groepen, organisaties of faciliteiten bekijken in het adresboek...............................209

Werken met GroupWise Imaging

Inleiding in Imaging..............................................................................................212 Werken met aantekeningen...................................................................................213 Scannen ................................................................................................................215 Een bestaande afbeelding openen ..........................................................................216 Een afbeelding verzenden via e-mail ......................................................................216

Aanmelden bij GroupWise

Aanmelden bij GroupWise....................................................................................218

Index

Index ....................................................................................................................226

Aan de slag

Welkom bij GroupWise

1

Welkom bij GroupWise ®

GroupWise is software die voldoet aan al uw behoeften op het gebied van berichten, planning, agendabeheer en documentbeheer. GroupWise starten -

Voordat u kunt gaan werken met GroupWise, moet u het Setup-programma van GroupWise uitvoeren. De Wizard van het Setup-programma voert u stap voor stap door het setup-proces. Het programma Setup starten 1 Vraag uw systeembeheerder waar het Setup-programma van GroupWise,

SETUP.EXE, te vinden is. U moet weten waar dit programma staat voordat u verder kunt gaan. 2

Controleer of u zich onder uw eigen naam hebt aangemeld bij uw computer.

3

Klik op Start ➤ Uitvoeren.

4

Typ het pad naar het programma SETUP.EXE van GroupWise ➤ klik op OK.

5

Volg de instructies van het programma Setup.

GroupWise starten 1

Dubbelklik op

op uw bureaublad.

Het hoofdvenster van GroupWise wordt weergegeven. Zie GroupWise: een korte inleiding in deze sectie voor meer informatie over het hoofdvenster. Hulp vragen -

Als u problemen hebt bij het werken met GroupWise, kunt u op verschillende manieren hulp krijgen. Waarmee u ook bezig bent in GroupWise, er is altijd online Help beschikbaar. Naast de on-line Help kunt u antwoorden op uw vragen vinden in het tijdschrift Cool Solutions, dat op het Web te vinden is. Werken met on-line Help

De documentatie voor klanten van GroupWise is on line beschikbaar. Er zijn diverse toegangsmethoden voor de on-line Help. U kunt dus de methode kiezen die voor u het meest geschikt is. Hoe kan ik geeft een lijst van Help-onderwerpen, gerangschikt naar verwante taken. 1

2


Klik op Help ➤ Help-onderwerpen ➤ Inhoud ➤ Dubbelklik op Hoe kan ik.

Index geeft trefwoorden weer om te helpen bij het zoeken naar informatie, net als een index in een boek. 1

Klik op Help ➤ Help-onderwerpen ➤ het tabblad Index.

Richtlijnen helpen u bij een taak of een reeks taken zodat u stap voor stap de functies van GroupWise leert kennen. U kunt de instructies in de richtlijnen doorlezen als u de stappen voor taken liever niet doorloopt.


3

1

Klik op Help ➤ Richtlijnen.

Contextgevoelige Help geeft een korte uitleg weer van een optie in een dialoogvenster. 1

Klik in een dialoogvenster op

➤

klik op een optie.

Zoeken Hiermee kunt u zoeken naar specifieke woorden of zinsdelen. Er worden Help-onderwerpen weergegeven waarin die woorden of zinsdelen voorkomen. 1

4


Klik op Help ➤ Help-onderwerpen ➤ het tabblad Zoeken.

Werken met het tijdschrift Cool Solutions

Cool Solutions is een on-line Web-tijdschrift waarin u alles kunt lezen over GroupWise. In dit tijdschrift vindt u handige tips en artikelen met details over het gebruik van GroupWise. Daarnaast vindt u hulpmiddelen zoals Quick Start-kaarten die u kunt downloaden en demonstraties voor uitleg wanneer u GroupWise voor het eerst gaat gebruiken. Hieronder volgt een voorbeeld van wat er te vinden is. Cool Solutions openen 1

Ga met uw Web-browser naar pagina www.gwmag.com.

Klik op Notify Me voor een bericht telkens wanneer er nieuwe artikelen zijn.

Kies Basics als u meer wilt weten over de basisfuncties van GroupWise.

Kies Talk to Us en stuur ons uw mening over GroupWise.

Kies The Vault voor oude nummers van dit blad.

Vragen sturen naar de GroupWise-experts Ask the Experts is het forum waarin u vragen kunt stellen over GroupWise. Als u een vraag hebt over een bepaalde functie van GroupWise, zoals het delen van mappen, het afdrukken van een agenda enzovoort en u het antwoord niet vindt in de documentatie, stuurt u de vraag naar de experts. 1

Ga met uw Web-browser naar www.gwmag.com.

2

Klik op Ask the Experts ➤ Ask US.

3

Klik op Ask the Cool Solutions Experts.

Afhankelijk van het formaat van uw monitor kan het nodig zijn om door te bladeren totdat u de Web-pagina Ask the Cool Solutions Experts hebt gevonden.


5

4

Typ uw informatie en uw vraag.

5

Klik op Send.

Hulpmiddelen downloaden vanuit Cool Solutions Op de pagina Downloadables vindt u een groot aantal hulpmiddelen die u kunt downloaden en in uw organisatie kunt gebruiken. U vindt hier onder andere demo’s waaraan u kunt zien hoe u GroupWise gebruikt, artikelen uit het tijdschrift en een Quick Start-kaart.

6


1

Typ in uw web-browser www.gwmag.com.

2

Klik op Downloadables.

3

Klik op het item dat u wilt downloaden en volg de instructies.

GroupWise: een korte inleiding GroupWise voert op één centrale plek al uw functies voor berichten, planningen, agendabeheer en documentbeheer uit. Het hoofdvenster -

Het hoofdvenster is uw "thuisbasis" voor GroupWise. Vanuit het hoofdvenster kunt u berichten lezen, afspraken plannen, uw agenda bekijken, documenten openen en nog veel meer.

In de titelbalk verschijnen beschrijvingen van de menuitems.

Werkbalk

Mappenlijst Itemlijst

Met QuickViewer kunt u berichten in uw postbus lezen zonder deze in een afzonderlijk venster te openen.

In GroupWise kunt u meer dan één hoofdvenster openen. Dit is handig wanneer u optreedt als gemachtigde voor een andere gebruiker. U kunt naar uw eigen hoofdvenster kijken en tegelijkertijd naar het hoofdvenster van degene die u gemachtigd heeft. U kunt ook een bepaalde map openen in het ene venster en uw agenda bekijken in het andere. U kunt zo veel hoofdvensters openen als het geheugen van uw computer toelaat. Hieronder worden de basiselementen van het hoofdvenster beschreven. Werkbalk

Met de werkbalk kunt u veelvuldig voorkomende taken in GroupWise snel uitvoeren, zoals het openen van het adresboek, het verzenden van berichten en het weergeven van de agenda. Wanneer u met de muis naar een knop van de werkbalk wijst, verschijnt de knopinfo met de naam van de bijbehorende functie. Mappenlijst

Met de mappenlijst links in het hoofdvenster kunt u de items die u verzendt en ontvangt, ordenen. Ook kunt u nieuwe mappen maken waarin u uw items kunt opslaan.

GroupWise: een korte inleiding

7

In de diverse standaardmappen treft u het volgende aan: Uw gebruikersmap (de map met uw naam) met uw GroupWisedatabase. De gebruikersmap bevat zowel andere mappen als items. Uw postbus bevat alle items die u hebt verzonden en ontvangen. Met de knoppen van de werkbalk kunt u desgewenst alleen verzonden of alleen ontvangen items bekijken. De archiefkast bevat alle persoonlijke en gedeelde mappen. Werk in uitvoering bevat berichten die nog niet af zijn. U kunt aan een bericht werken en het later verzenden. Deze map bevat ook verwijzingen naar documenten die open zijn geweest of die zijn afgemeld. In de Prullenbak vindt u alle items en documenten die u hebt verwijderd. Itemlijst

De itemlijst rechts in het hoofdvenster geeft uw berichten en telefoonnotities, afspraken, notities, taken en documentverwijzingen weer. Met de knoppen op de werkbalk kunt u inkomende, uitgaande en persoonlijke items weergeven. QuickViewer

De QuickViewer wordt onder het vak Itemlijst geopend. Met de QuickViewer kunt u items snel bekijken in plaats van ieder item in een afzonderlijk venster te openen. Beschrijving van de postbus -

Alle items, of u deze nu verzendt of ontvangt, worden opgeslagen in uw GroupWise-postbus op het netwerk. U kunt ook alleen snel ontvangen items, verzonden items, persoonlijke items of conceptitems weergeven door op de werkbalkknoppen te klikken. Met Filter kunt u de weergave van items in uw postbus verder beperken. Zie voor meer informatie Filteren bij Items zoeken in uw postbus. U kunt uw berichten ordenen door deze te verplaatsen naar mappen in uw archiefkast. Pictogrammen naast items in uw postbus

Naast ieder item dat u ontvangt ziet u een pictogram waaraan u iets over het item kunt zien nog voordat u het hebt gelezen. U kunt bijvoorbeeld zien wat voor soort item het is (bericht, afspraak, enzovoort) en welke prioriteit het item heeft. Ook kunt u zien of het item een bijlage heeft, of een item dat u hebt verzonden misschien niet aan alle geadresseerden kon worden afgeleverd, enzovoort. 8


Pictogram

Beschrijving Staat naast een item dat u hebt verzonden. Geeft aan dat GroupWise het item niet heeft kunnen afleveren bij een of meer geadresseerden. Verschijnt naast een taak of afspraak die u hebt verzonden. Naast een taak geeft dit teken aan dat minstens één geadresseerde de taak heeft verwijderd zonder deze te markeren als Voltooid. Naast een afspraak geeft dit teken aan dat minstens één geadresseerde de afspraak heeft geweigerd of verwijderd zonder deze te accepteren. Staat naast een item dat u hebt verzonden. Naast een afspraak geeft dit teken aan dat niet alle geadresseerden de afspraak hebben geaccepteerd. Naast een taak geeft dit pictogram aan dat niet alle geadresseerden de taak hebben voltooid. Naast andere rubrieken geeft het pictogram aan dat niet alle geadresseerden het item hebben geopend of dat niet alle geadresseerden het item hebben verwijderd. Ongeopend bericht met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopend bericht met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende afspraak met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende afspraak met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende taak met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende taak met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende notitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende notitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende telefoonnotitie met een lage, normale of hoge prioriteit.


9

Pictogram

Beschrijving Geopende telefoonnotitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopend document met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopend document met een lage, normale of hoge prioriteit. De afzender verzoekt u om dit item te beantwoorden. Het item kan een lage, normale of hoge prioriteit hebben.

Weergave-opties in uw postbus

U kunt de items in uw postbus op drie verschillende manieren bekijken, afhankelijk van de manier waarop u de informatie wilt ordenen. In het menu Beeld vindt u de opties Details, Discussie-overzichten en Als agenda weergeven. Details Met Details wordt een lijst met items en informatie over die items weergegeven in kolommen, waaronder onderwerp, datum, afschrift, prioriteit, documenttype, datum van voltooiing, grootte, versienummer en een groot aantal andere categorieën. De standaardweergave van de postbus is Details, als u de eigenschappen van de postbus niet hebt gewijzigd. 1

Klik op

op de werkbalk voor een gedetailleerde weergave.

Discussie-overzichten Met discussie-overzichten wordt de e-maildiscussie over een oorspronkelijk item weergegeven, met alle reacties in hiërarchische volgorde gegroepeerd. 1

10


Klik op

op de werkbalk voor een weergave van discussie-overzichten.

Als agenda weergeven Met een weergave als agenda worden alle geplande items weergegeven die zijn opgeslagen in een bepaalde map. Dit is handig wanneer u alle afspraken en overige items voor een bepaald project handmatig of met behulp van regels in één map onderbrengt. 1

Kolommen in een postbus

Klik op

op de werkbalk voor een weergave als agenda.

-

De itemlijst in het hoofdvenster is verdeeld in kolommen. Iedere kolom bevat informatie over de items in de lijst. Er zijn bijvoorbeeld kolommen voor het onderwerp van een item, voor de datum, enzovoort. U kunt de kolomweergave voor de diverse mappen in uw hoofdvenster aanpassen door de kolombreedte te wijzigen, kolommen toe te voegen of te verwijderen en door de volgorde van kolommen te wijzigen. U kunt zelfs voor elke persoonlijke map in de mappenlijst een andere kolominstelling definiëren.


11

Kolommen toevoegen aan de postbus 1 Open in het hoofdvenster de map waaraan u kolommen wilt toevoegen. 2

Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop ➤ klik op een kolomtitel. of Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop ➤ klik op Meer kolommen ➤ een kolom in de keuzelijst Beschikbare kolommen ➤ Toevoegen.

Tip U kunt meerdere kolommen selecteren voor toevoegen door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op de kolommen klikt.

De volgorde van kolommen wijzigen 1 Open in het hoofdvenster de map waarin u de kolominstellingen wilt

wijzigen. 2

Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop ➤ klik op Meer kolommen.

3

Klik op een kolomnaam in het vak Beschikbare kolommen.

4

Klik op de knoppen Omhoog of Omlaag.

5

Klik op OK.

Tips U kunt kolommen ook slepen naar een nieuwe positie in het hoofdvenster. Bij Eigenschappen kunt u voor elke map in de postbus een andere kolominstelling definiëren.

Breedte van kolommen in de postbus wijzigen 1 Klik in het hoofdvenster op de map waarvan u de kolombreedte wilt

wijzigen. 2

Plaats de muisaanwijzer boven de rand van een kolomkop, totdat u een tweekoppige pijl ziet ➤ sleep om de breedte van de kolom te wijzigen.

Kolomitems in de postbus sorteren 1 Klik op de map met de items die u wilt sorteren. 2

12


Klik op Beeld ➤ Sorteren.

3

Klik in de keuzelijst op de categorie waarop u wilt sorteren.

4

Klik op Oplopend als u van A tot Z wilt sorteren. of Klik op Aflopend als u van Z tot A wilt sorteren.

5

Klik op OK.

Kolommen verwijderen uit de postbus 1 Open in het hoofdvenster de map waaruit u kolommen wilt verwijderen. 2

De werkbalk

Sleep de kolomkop van de kolombalk af.

-

Met de werkbalk hebt u toegang tot een groot aantal functies en opties van GroupWise. Wanneer u bepaalde functies gebruikt (wanneer u bijvoorbeeld in de Agenda werkt), verschijnt de werkbalk voor die functie. Als u informatie over een knop op een werkbalk wilt krijgen, plaatst u de muisaanwijzer op die knop en leest u de knopinformatie die dan verschijnt. U kunt werkbalken aanpassen door knoppen toe te voegen of te verwijderen, de volgorde van de knoppen te kiezen en scheidingstekens aan te brengen tussen de knoppen. Zie voor meer informatie De werkbalk aanpassen bij GroupWise aanpassen. De weergave van de werkbalk wijzigen 1 Klik op Beeld ➤ Werkbalk als de werkbalk niet wordt weergegeven. 2

Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk ➤ klik op Eigenschappen.

3

Klik op de tab Weergeven.


13

4

14


Kies een weergave voor de werkbalk ➤ klik op OK.

Werken met items in de postbus


15

Items verzenden en ophalen Dagelijks communiceert u op een groot aantal verschillende manieren. Om aan ® deze verschillende behoeften te kunnen voldoen, stelt GroupWise items beschikbaar van een aantal verschillende rubrieken. Hieronder worden de diverse rubrieken beschreven. Bericht

Een bericht is de basisvorm van correspondentie. U gebruikt dit voor alles wat op een memo of een brief lijkt. Telefoonnotitie

Met een telefoonnotitie kunt u iemand inlichten over een telefoontje of een bezoeker. U kunt informatie opnemen over de beller, het telefoonnummer, het bedrijf, hoe dringend het gesprek was, enzovoort. Afspraak

Met een afspraak kunt u mensen uitnodigen en faciliteiten plannen voor vergaderingen of gebeurtenissen. U kunt de datum, het tijdstip en de locatie voor de vergadering plannen. U kunt persoonlijke afspraken gebruiken voor het plannen van persoonlijke gebeurtenissen zoals een afspraak met de dokter, een herinnering om op een bepaald tijdstip iemand te bellen, enzovoort. Zie Afspraken plannen bij Afspraken voor de groep en persoonlijke afspraken plannen voor meer informatie. Taak

Een taakitem is een taak die u moet verrichten. U plaatst dit item op het Taakoverzicht van uzelf of van een ander. U kunt een datum opgeven waarop de taak voltooid moet zijn en een prioriteit, bijvoorbeeld A1. Niet-voltooide taken worden naar de volgende dag getransporteerd. Notitie

Een notitie is een herinnering die u op een bepaalde datum in uw eigen agenda of in die van een ander plaatst. Met notities kunt u uzelf en anderen herinneren aan deadlines, vakanties, vrije dagen, enzovoort. Persoonlijke notities zijn handig als geheugensteuntje voor verjaardagen, vrije dagen, betaaldagen, enzovoort. Berichten zenden -

16

Items verzenden en ophalen

Een bericht lijkt op een intern memo; er zijn een eerste geadresseerde, een onderwerpregel en een datum, en u kunt een afschrift (al dan niet in het bericht vermeld) naar andere gebruikers zenden. Ook kunt u bijlagen maken van bestanden, geluiden en films.

CC (afschrift)

Hiermee zendt u kopieën van een item naar gebruikers die deze informatie kunnen gebruiken maar niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de informatie of voor aanwijzingen daarin. Alle geadresseerden kunnen zien aan wie afschriften zijn verzonden. BC (Geheim afschrift)

Hiermee zendt u een kopie van een item naar een geadresseerde zonder dat de andere geadresseerden dit kunnen zien. Alleen de afzender en de geadresseerde van het geheime afschrift weten dat deze kopie is verstuurd. 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Typ in het vak Aan de naam van een gebruiker ➤ druk op Enter. Herhaal dit voor eventuele andere gebruikers die u wilt toevoegen. Als u gebruikersnamen wilt selecteren in een lijst, klikt u op Adresboek ➤ dubbelklik op iedere gebruiker ➤ klik op OK.

3

Typ een onderwerp.

4

Typ een bericht.

5

Klik op Zenden.

Tips Bij opties voor de standaardweergave kunt u een andere standaardweergave voor berichten instellen. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. U kunt een groot aantal opties instellen. U kunt bijvoorbeeld een bericht een hoge prioriteit geven, verzoeken om antwoord van de geadresseerde, enzovoort. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie.


17

Telefoonnotities zenden -

Een telefoonnotitie is een notitie die u kunt zenden om andere gebruikers van GroupWise op de hoogte te stellen van telefoontjes die zij hebben ontvangen terwijl ze niet aanwezig of niet beschikbaar waren. Telefoonnotities worden opgeslagen in de postbus van de geadresseerde. Een telefoonnotitie is niet meer dan een weergave, net als een taak- of een berichtweergave. Vanuit een telefoonnotitie kunt u de telefoon niet beantwoorden. Met Conversation Place beheert u uw telefoon rechtstreeks vanaf het bureaublad van GroupWise. Zie Werken met Conversation Place bij Telefoneren met GroupWise voor meer informatie. U kunt de ontvangen telefoonnotities wijzigen in taken, notities of andere persoonlijke itemweergaven. Op die manier kunt u een verslag vastleggen van een gesprek op de datum waarop het heeft plaatsgevonden (Notitie) of een opdracht voor uzelf maken die u later moet voltooien (Taak). Zie Rubrieken wijzigen bij Ontvangen items beheren voor meer informatie. 1

Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Telefoonnotitie.

2

Typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Aan. Terwijl u de naam van de gebruiker typt, wordt met de functie Naam aanvullen in het systeemadresboek naar de naam gezocht. Wanneer deze wordt gevonden, verschijnt de naam in het vak Aan.

3

18


Typ de naam, het bedrijf en het telefoonnummer van de beller.

4

Klik op de selectievakjes die op deze telefoonnotitie van toepassing zijn.

5

Typ het bericht in het vak Bericht.

6

Klik op Zenden.

Taken zenden

Tip U kunt een knop Nieuwe telefoonnotitie op de werkbalk plaatsen. Zie De werkbalk aanpassen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie.

-

Een taak is een item dat op een bepaalde datum en tijd voltooid moet zijn en dat u kunt toewijzen aan uzelf, een andere gebruiker van GroupWise of een groep gebruikers. Als u bijvoorbeeld iemand hebt opgedragen om een rapport te schrijven dat volgende week klaar moet zijn, kunt u dat rapport als taak aan die gebruiker toewijzen. De gebruiker kan de taak accepteren of weigeren, maar totdat de taak is geweigerd of voltooid staat de taak iedere dag in het taakoverzicht van die gebruiker. Zodra de taak is geaccepteerd, verschijnt deze op de begindatum in de agenda. Wanneer de einddatum is verstreken, wordt de taak rood weergegeven in de agenda. Wanneer u een taak markeert als Voltooid, wordt deze niet langer in uw agenda naar de volgende dag getransporteerd. Zodra u klaar bent met een taak, kunt u deze markeren als Voltooid. Wanneer u degene bent die een toegewezen taak hebt gemaakt, kunt u vragen om een melding wanneer de taak is gemarkeerd als Voltooid (dit kan alleen als Notify is geïnstalleerd). In het venster Eigenschappen wordt de status Voltooid vermeld, samen met de datum en de tijd waarop de taak is gemarkeerd als Voltooid. Een taak toewijzen aan een andere gebruiker

Wanneer u een taak toewijst aan een andere gebruiker, verschijnt een kopie van die taak in uw postbus. U kunt desgewenst een prioriteitenniveau toewijzen aan een taak. Er zijn twee prioriteitenniveaus: alfabetisch en numeriek. Een taak kan bijvoorbeeld een prioriteit hebben als A, A1, A2, B, B1, B2, enzovoort.


19

Naast het prioriteitenniveau kunt u bij de Zendopties op de tab Taak een zendprioriteit toewijzen (hoog, normaal of laag). De zendprioriteit bepaalt hoe de taak wordt weergegeven in de postbus van de geadresseerde. Als u bijvoorbeeld de zendprioriteit Hoog toewijst aan een taak, wordt het pictogram van de taak in rood weergegeven in de postbus van de geadresseerde. 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Typ de naam van degene aan wie u de taak wilt toewijzen.

3

Typ de datum waarop de taak begint.

4

Typ de datum waarop de taak voltooid moet zijn.

5

Typ het onderwerp.

6

Typ een prioriteit voor de taak.

7

Typ een beschrijving voor de taak.

8

Klik op Zenden.

Een taak toewijzen aan uzelf 1

20


Klik op de pijl rechts van

op de werkbalk ➤ klik op Persoonlijke taak.

2

Typ een onderwerp.

3

Typ een prioriteit voor de taak.

4

Typ een begindatum.

5

Typ een einddatum.

6

Typ een bericht.

7

Klik op OK.

Tips U kunt de begin- en einddatum ook opgeven met de knoppen voor Datum instellen rechts van de tekstvakken Begindatum en Einddatum. Persoonlijke taken worden in uw agenda geplaatst, niet in uw eigen postbus of in de postbus van een ander.

Taken markeren als Voltooid

Wanneer u klaar bent met een taak, kunt u deze markeren als Voltooid. Taken die u hebt gemarkeerd als Voltooid, worden niet langer in uw agenda naar de volgende dag getransporteerd. Voltooide taken worden in uw agenda aangegeven met een vinkje. Taken waarvan de einddatum is verstreken, worden rood weergegeven. Wanneer u een taak markeert als Voltooid en vervolgens merkt dat u een deel nog niet hebt voltooid, kunt u de markering opheffen. Taken zonder markering worden op de huidige dag weergegeven in uw agenda. Wanneer u een taak markeert als Voltooid, stuurt GroupWise een melding naar degene die de taak heeft gemaakt, als diegene bij Zendopties heeft gekozen voor ontvangst van meldingen. In het venster Eigenschappen van degene die de taak heeft gemaakt, wordt de status Voltooid vermeld met de datum en het uur waarop de taak is gemarkeerd als Voltooid. De status Voltooid van een taak controleren 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de taak waarvan u de status wilt controleren.

3

Klik op Bestand ➤ Eigenschappen.

De markering van een voltooide taak opheffen 1

Klik op Venster ➤ Agendaweergave.

2

Klik op het gemarkeerde selectievakje naast de taak. Items verzenden en ophalen

21

Notities zenden -

Een notitie is een herinnering die u op een bepaalde datum in uw eigen agenda of in die van een ander plaatst. U kunt notities gebruiken om uzelf en anderen te herinneren aan deadlines, vakanties, vrije dagen, enzovoort. Persoonlijke notities zijn handig als geheugensteuntje voor verjaardagen, vrije dagen, betaaldagen, enzovoort. Een persoonlijke notitie schrijven 1 Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Notitie.

2

Om naar een persoonlijke weergave te gaan, klikt u op Bewerken ➤ Wijzigen in ➤ Meer ➤ klik op het keuzerondje Persoonlijk ➤ klik op OK.

3

Typ in het vak Begindatum de datum waarop deze notitie in uw agenda zal verschijnen.

4

Typ desgewenst een onderwerp en de notitie.

5

Klik op OK.

22


Tips Als u later toegang wilt krijgen tot de informatie, opent u uw agenda en selecteert u de datum waarop de informatie verschijnt. Dubbelklik op de notitie in de lijst Notities. U kunt van de weergave Persoonlijke notitie de standaard notitieweergave maken, in plaats van de weergave Groepsnotitie. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie.

Een notitie zenden naar andere gebruikers 1 Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Notitie.

Spellingcontrole van items die u zendt

2

Vul de adresvakken in. Als u de gebruikersnaam van een geadresseerde niet kent, klikt u op Adresboek.

3

Typ in het vak Begindatum de datum waarop deze notitie moet verschijnen in de agenda’s van de geadresseerden.

4

Typ desgewenst een onderwerp en de tekst van de notitie.

5

Klik op Zenden.

-

Met Spellingcontrole kunt u de tekst controleren op verkeerd gespelde woorden, dubbele woorden en bepaalde fouten bij het gebruik van hoofdletters. U kunt de spelling van geselecteerde woorden of van het hele bericht controleren. Bij de spellingcontrole kunt u kiezen uit de volgende opties: Vervangen

Vervangt een verkeerd gespeld woord door een woord dat wordt voorgesteld door Spellingcontrole. Als u een verkeerd gespeld woord wilt vervangen, dubbelklikt u op het woord, of u klikt op het woord ➤ klik op Vervangen. Wilt u zelf correcties aanbrengen, dan bewerkt u het woord in het vak Vervangen door ➤ klik op Vervangen. Negeren

Slaat het woord eenmaal over. De spellingcontrole stopt de eerstvolgende keer dat het woord wordt aangetroffen. Totaal negeren

Slaat het woord in het hele document over, overal waar het woord voorkomt. Spellingcontrole negeert het woord tot de volgende keer dat u een spellingcontrole uitvoert.


23

Toevoegen

Voegt het woord toe aan de huidige gebruikerswoordenlijst, die extra woorden bevat. Hierdoor kan de Spellingcontrole het woord herkennen bij toekomstige controles. 1

Klik op het vak Onderwerp of Bericht. of Selecteer de tekst waarvan u de spelling wilt controleren.

2

Klik op Extra ➤ Spellingcontrole.

3

Klik op Ja wanneer de spellingcontrole voltooid is.

Bestanden bijsluiten U kunt bestanden en documentverwijzingen bijsluiten bij berichten, afspraken, notities, taken en telefoonnotities. Met Bijsluiten kunt u een of meer bestanden of documentverwijzingen zenden naar andere gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een kostendeclaratie naar een andere gebruiker sturen. U kunt een bestand bijsluiten dat is opgeslagen op uw vaste schijf, op een diskette of op een netwerkstation. De geadresseerde kan het bijgesloten bestand openen, opslaan, bekijken of afdrukken. Als u het bijgesloten bestand wijzigt nadat u het hebt gezonden, krijgen de geadresseerden deze wijzigingen niet te zien. Als het bestand dat u wilt bijsluiten, een document is dat in een GroupWisebibliotheek staat, kunt u in plaats van het document een documentverwijzing bijsluiten. De geadresseerde kan met deze verwijzing het oorspronkelijke document openen, bekijken, bewerken of afdrukken, afhankelijk van zijn of haar toegangsrechten. Zie Documenten delen bij Werken met documenten voor meer informatie over het delen van rechten. Als u probeert een bijlage te openen of te bekijken die is beveiligd met een wachtwoord, moet u het wachtwoord voor dat bestand typen. Kent u het wachtwoord niet, dan kunt u de bijlage niet openen of bekijken.

24

Bestanden bijsluiten

Een bestand bijsluiten bij een item -

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Vul de vakken Aan, Onderwerp en Bericht in.

3

Klik op

4

Klik op Bestand selecteren.

5

Klik op het bestand dat u wilt zenden ➤ Openen ➤ Sluiten.

om het dialoogvenster Bijlagen te openen.

Als u meerdere bestanden wilt bijsluiten, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de andere bestanden klikt. 6

Klik op Zenden. Tip De geadresseerden krijgen naast het item in hun postbussen een klein pictogram in de vorm van een paperclip bijlage heeft.

Een documentverwijzing bijsluiten bij een item

te zien. Dit betekent dat het item een

Wanneer u een bestand op een schijf of een netwerkstation verplaatst of verwijdert, is dat niet van invloed op een bestand dat u als bijlage bij een item hebt verzonden.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Vul de vakken Aan, Onderwerp en Bericht in.

3

Klik op

➤

Documentverwijzing.


25

Een bijlage verwijderen van een item

4

Geef op in welke bibliotheek het document is opgeslagen.

5

Typ het documentnummer in het tekstvak Document.

6

Geef op naar welke versie (huidig, officieel of specifiek) de documentverwijzing verwijst ➤ klik op OK.

7

Klik op Zenden.

1

Klik met de rechtermuisknop op de bijlage die u wilt verwijderen ➤ klik op Verwijderen.

-

Tips

Bijlagen bekijken

Als u in uw weergave geen pictogram ziet staan voor de bijlage, klikt u op klik op de bijlage die u wilt verwijderen ➤ Verwijderen ➤ Sluiten. Als u een bijlage verwijdert, wordt deze niet van de schijf of het netwerkstation gewist maar alleen uit de lijst met bijlagen verwijderd. U kunt een bijlage verwijderen als u de afzender bent, maar niet als u de geadresseerde bent.

-

Als u een bijlage snel wilt doornemen, kunt u deze bekijken in plaats van de bijlage te openen. Wanneer u een bijlage bekijkt, wordt deze niet in een afzonderlijke toepassing geopend. In plaats daarvan wordt de bijlage weergegeven in een Viewer. Dit gaat meestal sneller dan het openen van de bijlage. Het kan echter gebeuren dat de opmaak van bijlage hiervoor niet geschikt is. 1

26


Klik met de rechtermuisknop op de bijlage ➤ klik op Bijlage bekijken. Tips Als u in uw weergave geen pictogram voor de bijlage ziet, klikt u op Bestand ➤ Bijlagen ➤ Bijlage bekijken. Als het item dat u leest verschillende bijlagen heeft, verschijnen deze als pictogrammen boven in het venster Bijlage bekijken. Klik op de andere bijlagen om deze te bekijken.

➤

Bijlagen openen -

Wanneer u een bijgesloten bestand opent, bepaalt GroupWise in welke toepassing het bestand wordt geopend. U kunt de voorgestelde toepassing accepteren of de pad- en bestandsnaam voor een andere toepassing typen. Als u alleen de inhoud van de bijlage kort wilt weergeven, kunt u het bestand bekijken in plaats van het te openen. Zie voor meer informatie Bijgesloten bestanden bekijken eerder in deze sectie. 1

Open het item met de bijlage.

2

Klik met de rechtermuisknop op de bijlage ➤ klik op Openen.

3

Als u de bijlage wilt bekijken in een andere toepassing, typt u de padnaam en de naam van het uitvoerbare bestand. Als de juiste toepassing al op de lijst staat, is deze stap overbodig.

4

Geluidsbestanden bijsluiten bij een item

Klik op OK. Tip Als u in uw weergave geen pictogram voor de bijlage ziet, klikt u op Bestand ➤ Bijlagen ➤ Openen.

-

U kunt een geluidsbestand met ingesproken tekst of een digitaal opgenomen geluid bijsluiten bij een item. U kunt bijvoorbeeld een brief dicteren zodat de geadresseerde naar het dictaat kan luisteren en de brief kan typen. Om geluid te kunnen toevoegen aan een item, moet u echter wel de juiste stuurprogramma’s voor hardware en software hebben geïnstalleerd. 1

Sleep in een itemweergave uit de statusbalk naar een deel van de weergave dat buiten de tekstvakken ligt.

2

Klik op de cirkel om het geluid op te nemen.

3

Klik op het vierkantje op de opname te stoppen.

4

Klik op Bestand ➤ Sluiten en terugkeren naar GroupWise om het dialoogvenster Geluidsrecorder te sluiten.


27

Verzonden items beheren In uw postbus kunt u items weergeven die u eerder hebt verzonden. Hieronder volgt een aantal redenen waarom u de verzonden items kunt weergeven. Lezen

U kunt een verzonden bericht lezen om te controleren of u de juiste informatie hebt opgenomen, of om u te kunnen herinneren wat u geschreven hebt. Opnieuw zenden

U kunt een item een tweede keer zenden, bijvoorbeeld met correcties of naar andere gebruikers die het item oorspronkelijk niet hebben ontvangen. Statusinfo (Eigenschappen)

U kunt zien wie het item hebben ontvangen, geopend, verwijderd, enzovoort. Intrekken

Als u merkt dat u een fout hebt gemaakt maar het item al hebt verzonden, kunt u het item intrekken zolang de geadresseerden het nog niet hebben gelezen. Items weergeven die u hebt verzonden -

1

Klik op Beeld ➤ Werkbalk als de werkbalk nog niet wordt weergegeven.

2

Klik op

.

Tip

Bezorging van verzonden items bevestigen

Houd Ctrl ingedrukt en klik op of om zowel verzonden als ontvangen items weer te geven, afhankelijk van de vraag welke knop momenteel niet is geselecteerd.

-

U kunt op een aantal manieren laten bevestigen dat uw item is bezorgd. Een verzonden item controleren

U kunt de status van een verzonden item controleren in het venster Eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op het item ➤ klik op Eigenschappen. In het venster Eigenschappen ziet u onder andere wanneer het item is bezorgd en geopend. Melding wanneer het item wordt geopend of verwijderd

U kunt een melding krijgen wanneer de geadresseerde een bericht opent of verwijdert, een afspraak weigert of een taak voltooit. Klik bij het opstellen van een bericht op Bestand ➤ Eigenschappen ➤ klik op de pop-up lijsten Als geopend of Als verwijderd onder Melding terugkrijgen ➤ selecteer de melding die u wilt ontvangen.

28

Verzonden items beheren

Verzoeken om antwoord

U kunt de geadresseerde van een item laten weten dat u een antwoord wilt ontvangen. GroupWise voegt dan een zin toe aan het item waarin staat dat er om antwoord wordt verzocht, en verandert het pictogram in de postbus van de geadresseerde in een dubbele pijl. Klik bij het opstellen van een item op Bestand ➤ Eigenschappen ➤ selecteer hoe snel u het antwoord wilt krijgen in het vak Antwoord gewenst. Items opnieuw zenden -

Met Opnieuw zenden kunt u een item een tweede maal zenden, bijvoorbeeld een gecorrigeerde versie. U kunt een item dan nogmaals versturen zonder dat u alle informatie opnieuw hoeft te typen. Wanneer u een item opnieuw zendt, kunt u het oorspronkelijke item intrekken. Berichten en telefoonnotities kunnen niet worden ingetrokken als deze al geopend zijn. Afspraken, notities en taken kunnen te allen tijde worden ingetrokken. 1

Klik op

op de werkbalk om de lijst met verzonden items te bekijken.

2

Klik met de rechtermuisknop op het item dat u opnieuw wilt zenden ➤ klik op Opnieuw zenden.

3

Wijzig het item zonodig ➤ klik op Zenden.

4

Klik op Ja als u het originele item wilt intrekken. of Klik op Nee als u het originele item niet wilt intrekken.

Verzonden items intrekken

Tip U kunt bij Eigenschappen van het oorspronkelijke item zien of GroupWise het heeft kunnen intrekken. Als u bij Eigenschappen niet Ingetrokken ziet staan, dan is item reeds geopend.

-

Met Verwijderen kunt u een reeds verzonden item intrekken. Als u bijvoorbeeld na het verzenden van een item merkt dat u een fout hebt gemaakt, kunt u het item verwijderen voordat de geadresseerden het lezen. 1

Klik in uw postbus op het item dat u wilt intrekken. op de werkbalk als u de verzonden items in uw postbus wilt Klik op weergeven.

2

Klik op Bewerken ➤ Verwijderen.

3

Selecteer de betreffende optie. Verzonden items beheren

29

4

De status van uw items controleren

Klik op OK. Tips U kunt een bericht of telefoonnotitie uit de postbus van een ontvanger intrekken als deze het item nog niet heeft geopend. Afspraken, notities of taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. Klik met de rechtermuisknop op het item in uw postbus ➤ klik op Eigenschappen om te zien welke geadresseerden uw bericht reeds hebben geopend.

-

U kunt de status van een verzonden item controleren in het venster Eigenschappen. Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer een item is bezorgd en wanneer de geadresseerde het item heeft geopend of verwijderd. Als een geadresseerde een afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd en een toelichting heeft bijgesloten, kunt u deze in het venster Eigenschappen lezen. Ook kunt u zien of een geadresseerde een taak heeft gemarkeerd als Voltooid. Verder kunt u in Eigenschappen informatie zien over items die u ontvangt. U kunt zien wie het item nog meer hebben ontvangen (behalve bij een zogenaamde geheim afschift), u kunt zien hoe groot een bijgesloten bestand is en wanneer het is gemaakt, en nog veel meer. Voor informatie over een document kiest u Activiteitenlog in Eigenschappen. Zie De geschiedenis van een document bekijken bij Werken met documenten voor meer informatie. 1

Klik op het item waarvan u de status wilt controleren of open het item.

2


30

Verzonden items beheren

Tips U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op een item in uw postbus en vervolgens op Eigenschappen klikken voor statusinformatie over dat item. De pictogrammen naast een item kunnen ook handige statusinfo bevatten. Zie GroupWise: een korte rondleiding bij Aan de slag voor meer informatie.

Ontvangen items beheren GroupWise slaat alle items, berichten, afspraken, enzovoort die u ontvangt, op in uw postbus.

Klik hier om ontvangen items weer te geven.

Vanuit uw postbus kunt u items die u hebt ontvangen lezen, beantwoorden en doorsturen. Daarnaast kunt u taken en afspraken delegeren aan andere gebruikers. U kunt een item, bijvoorbeeld een bericht, zelfs veranderen in een ander type item, bijvoorbeeld een afspraak. Ontvangen items lezen -

Inkomende items kunt u lezen in uw postbus of uw agenda. In uw postbus ziet u een lijst met alle items die u van andere gebruikers hebt ontvangen. Persoonlijke afspraken, notities en taken verschijnen wel in uw agenda, maar niet in uw postbus. U kunt alle typen nieuwe items lezen in uw postbus. Het kan echter handig zijn om afspraken, taken en notities te lezen in uw agenda, zodat u nieuwe berichten kunt bekijken terwijl u naar uw planning kijkt. Berichten en telefoonnotities blijven in uw postbus staan totdat u deze verwijdert. Afspraken, notities en taken blijven in uw postbus staan totdat u deze accepteert, weigert of verwijdert. Wanneer u een afspraak, notitie of taak accepteert, wordt deze in uw agenda gezet. Alle items in de postbus zijn voorzien van een pictogram. In onderstaande tabel ziet u de diverse pictogrammen die in uw postbus kunnen staan. Een item dat geopend is, heeft een ander pictogram dan een item dat niet geopend is.

Ontvangen items beheren

31

Rubriek

Ongeopend

Geopend

Bericht Telefoonnotitie Taak Afspraak Notitie

Items in uw postbus lezen 1 Dubbelklik op het item dat u wilt lezen.

Tip

Als uw postbus niet wordt weergegeven, klikt u op

in uw Mappenlijst.

Items lezen in de QuickViewer

Met de QuickViewer kunt u de inhoud van uw items snel doornemen. De QuickViewer werkt tijdbesparend omdat u niet ieder item hoeft te openen; u klikt simpelweg op een item of u drukt op Pijl-omlaag om uw items te lezen. Als u klikt op een documentverwijzing, wordt het document weergegeven in QuickViewer. Bijlagen kunnen echter niet worden weergegeven in QuickViewer. Wanneer u in QuickViewer een item leest, verandert het pictogram in dat van een geopend item. De gesloten envelop die een bericht weergeeft, verandert dan in een open envelop. 1

32


Klik op

op de werkbalk.

2

U kunt de QuickViewer groter of kleiner maken door een hoek van het venster te slepen of door de horizontale scheidslijn omhoog of omlaag te slepen.

3

Klik in de postbus op de items die u wilt lezen.

Tips Herhaal Stap 1 hierboven als u de QuickViewer wilt sluiten. Klik met de rechtermuisknop in het venster van de QuickViewer om andere opties te kiezen, bijvoorbeeld Afdrukken.

Een item markeren als ongelezen

Als u een item opent om het te gaan lezen maar het bij nader inzien toch later wilt lezen, kunt u het markeren als Ongelezen. Wanneer u dit doet, verandert het pictogram van het item weer in Ongeopend zodat u weet dat u dit item nog moet lezen. 1

Klik in het hoofdvenster op het item in de Itemlijst.

2

Klik op Acties ➤ Later lezen.

Tip Wanneer u een geopend item markeert als Ongelezen, wordt de status van het item in Eigenschappen niet gewijzigd. Als u bijvoorbeeld een item hebt geopend en vervolgens hebt gemarkeerd als Ongelezen, ziet de afzender van dat item de itemstatus nog steeds als Geopend staan in het venster Eigenschappen. Ontvangen items beheren

33

Antwoorden op ontvangen items -

Met Antwoord kunt u reageren op een item. U kunt antwoorden aan iedereen die het oorspronkelijke item heeft ontvangen of alleen aan de afzender, zonder dat u een nieuw bericht hoeft te maken en te adresseren. U kunt een kopie van het oorspronkelijke bericht opnemen in uw antwoord. In uw antwoord staat Betreft: met daarachter de oorspronkelijke onderwerptekst. U kunt de onderwerptekst desgewenst wijzigen. Een item beantwoorden 1 Open het item waarop u wilt antwoorden of klik op het item. 2

Klik op Acties ➤ Antwoord.

3

Klik op Afzender. of Klik op Iedereen (afzender en ontvangers).

4

Klik op OK.

5

Typ uw bericht ➤ klik op Zenden.

Tip Als u antwoord stuurt aan alle geadresseerden van een item en bij het oorspronkelijke bericht ook afschriften of geheime afschriften (CC of BC) verzonden zijn, gaat uw antwoord wel naar de CC-geadresseerden maar niet naar de BC-geadresseerden.

Berichttekst opnemen in een antwoord 1 Open het item waarop u wilt antwoorden. 2

Klik op Antwoord.

3

Klik op Oorspronkelijk bericht opnemen ➤ OK.

4

Typ uw bericht ➤ klik op Zenden.

34


Tip Soms zult u uw eigen toelichting willen plaatsen in de opgenomen tekst, zodat er een gesprek op gang komt. In dat geval kunt u uw tekst vet of cursief maken of onderstrepen, zodat uw tekst contrasteert met de oorspronkelijke tekst.

Antwoorden op een item in een gedeelde map

Wanneer u antwoordt op een item in een gedeelde map, kunt u kiezen uit twee extra antwoordopties. Als u het antwoord van een ander leest, kunt u antwoorden op het item dat u leest of op het oorspronkelijke onderwerp van discussie. U kunt ook antwoorden op alle items die u leest, of dit nu oorspronkelijke gespreksonderwerpen zijn of het antwoord van een ander. In beide gevallen worden deze antwoorden in de gedeelde map geplaatst en niet naar de personen zelf gestuurd. 1

Open of selecteer een item in de gedeelde map.

2

Klik op Acties ➤ Antwoord.

3

Klik op een antwoordoptie ➤ OK. Klik voor een beschrijving van de diverse antwoordopties op

4

Items doorsturen naar andere gebruikers

➤

de optie.

Typ uw antwoord ➤ OK. Tip Tenzij u een optie voor persoonlijk antwoorden kiest, wordt uw antwoord niet naar de personen zelf verzonden maar in de gedeelde map geplaatst.

-

Wanneer u een bericht, afspraak of taak ontvangt, kunt u deze doorsturen naar een of meer gebruikers. Ook een documentverwijzing kunt u doorsturen. Als u bijvoorbeeld niet langer voorzitter van een commissie bent maar nog wel berichten ontvangt voor de commissie, kunt u de ontvangen items doorsturen naar de nieuwe voorzitter. Wanneer u een item doorstuurt, wordt dit verzonden als bijlage bij een bericht. Het bericht bevat uw naam en eventuele commentaren die u hebt toegevoegd. Als u een afspraak, notitie of taak ontvangt die u wilt toewijzen aan een andere gebruiker, kiest u Delegeren. Wanneer u een item delegeert, krijgt de afzender van dat item een melding dat de verantwoordelijkheid voor het item is toegewezen aan een andere gebruiker.


35

1

Klik in uw postbus op het item dat u wilt doorsturen.

2

Klik op Acties ➤ Doorsturen.

3

Klik op Adresboek ➤ klik op de tab van het adresboek dat u wilt gebruiken.

4

Dubbelklik op de gebruiker of de groep waaraan u het item wilt doorsturen ➤ klik op OK.

5

Typ een bericht in het vak Bericht (optioneel).

6

Klik op Zenden.

Rubrieken wijzigen

Tip Als u een afspraak, taak of notitie niet kunt accepteren, dan kunt u het item delegeren in plaats van door te sturen. In dit geval verschijnt in het venster Eigenschappen van de afzender de status Gedelegeerd. De afzender weet nu dat de verantwoording voor het item door u is overgedragen naar een andere gebruiker.

-

Met Wijzigen in kunt u een item in uw postbus omzetten in een andere rubriek. U kunt bijvoorbeeld een bericht in uw postbus omzetten in een afspraak in uw agenda. De nieuwe afspraak bevat alle informatie van het bericht (zoals Aan, CCen BC-lijsten, onderwerp en berichttekst) die van toepassing is op de afspraak. Alle nieuwe items die zijn gemaakt met Wijzigen in, worden met de standaardinstelling persoonlijke items. U kunt een persoonlijk item echter veranderen in een groepsitem in het dialoogvenster Wijzigen in. Wanneer u een bericht of een telefoonnotitie omzet in een andere rubriek (bijvoorbeeld een afspraak of een taak) wordt het oorspronkelijke item uit uw postbus gehaald en wordt het nieuwe item toegevoegd op de juiste plek, bijvoorbeeld in de Agenda. Wanneer u een item wijzigt, geeft GroupWise de standaard itemweergave weer die is geselecteerd bij Omgevingsopties. Item in de postbus wijzigen in een andere rubriek 1 Klik in uw postbus op het item dat u wilt wijzigen. 2

36


Klik op Bewerken ➤ Wijzigen in.

3

Klik op een rubriek.

4

Typ de benodigde informatie.

5

Klik op Zenden.

Tip U kunt klikken op Bewerken ➤ Wijzigen in ➤ Meer als u het geselecteerde item wilt wijzigen van een persoonlijk item in een groepsitem of omgekeerd.

Item in de agenda wijzigen in een andere rubriek 1 Klik op Venster ➤ Agendaweergave om uw agenda te openen. 2

Klik op het item dat u wilt wijzigen in de lijst Afspraken, Taken of Notities.

3

Sleep het item naar de lijst die hoort bij de rubriek waarin u het item wilt wijzigen. Sleep een taak bijvoorbeeld naar de lijst Afspraken om de taak te wijzigen in een afspraak.

4

Geef eventuele extra informatie op in de itemweergave ➤ klik op OK. Tip Als u het item wilt kopiëren, kunt u ook Ctrl ingedrukt houden terwijl u het item sleept.


37

Een persoonlijk item wijzigen in een groepsitem 1 Klik in uw agenda op een persoonlijk item.

Items delegeren

2

Klik op Bewerken ➤ Wijzigen in ➤ Meer.

3

Klik op Groep ➤ OK.

4

Typ eventuele extra informatie ➤ klik op Zenden.

-

Kies Delegeren als u afspraken, taken, enzovoort ontvangt die u niet kunt accepteren. Stel dat u een afspraak ontvangt voor een vergadering over een onderwerp waarvoor u niet langer verantwoordelijk bent. In plaats van de afspraak te weigeren, kunt u deze delegeren. U kunt afspraken, taken en notities delegeren. De afzender kan in het venster Eigenschappen van het item zien aan wie u het item hebt gedelegeerd. 1

Klik in het hoofdvenster op een taak, notitie of afspraak.

2

Klik op Acties ➤ Delegeren.

3

Typ in de adresvakken de gebruikersnamen. Als u niet zeker bent van de schrijfwijzen, klikt u op Adresboek.

4

Typ eventueel een toelichting voor de geadresseerde.

5

Klik op Zenden.

6

Klik op Ja als u dit item in uw agenda wilt bewaren. of Klik op Nee als u dit item uit uw agenda wilt verwijderen.

38


Groepsafspraken en persoonlijke afspraken plannen


39

Afspraken plannen ®

Met GroupWise is het heel gemakkelijk om afspraken, taken en notities te plannen. Met Tijden zoeken kunt u kijken wanneer alle personen en faciliteiten die u voor een bijeenkomst nodig hebt, beschikbaar zijn. Met Herhaling kunt u afspraken, taken of notities die regelmatig voorkomen, snel en gemakkelijk plannen. Zie Regelmatige afspraken plannen bij Groepsafspraken en persoonlijke afspraken plannen voor meer informatie over Herhaling. U kunt ook een blok tijd reserveren voor een persoonlijke afspraak. Als u wilt weten of iemand een taak heeft geaccepteerd of naar uw vergadering komt, kunt u dit zien aan de status: Geaccepteerd of Geweigerd. Een afspraak plannen -

40

Afspraken plannen

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Typ in de vakken Aan, CC en BC de namen van de mensen die u wilt uitnodigen. Typ verder eventuele ID’s van faciliteiten in het vak Aan. Als u de ID van een faciliteit niet kent, klikt u op Adres.

3

Typ de beschrijving voor de plaats in het vak Plaats.

4

Geef de begindatum, de aanvangstijd en de duur op.

5

Typ een onderwerp en een bericht.

6

Klik op Zenden.

Tips Als u in het adresboek een locatiefaciliteit selecteert, wordt de beschrijving hiervan weergegeven in het vak Plaats en de ID in het vak Aan. Als u zeker wilt weten dat de mensen en faciliteiten voor de bijeenkomst beschikbaar zijn, kunt u Tijden zoeken kiezen. Zie Nagaan wanneer iedereen beschikbaar is verderop in deze sectie voor meer informatie. Als u niet beschikbaar bent voor vergaderingen, bijvoorbeeld omdat u een deadline wilt halen of met vakantie bent, plant u voor dergelijke momenten een persoonlijke afspraak. Wanneer een andere gebruiker een afspraak met u wilt maken en hiervoor Tijden zoeken gebruikt, ziet hij of zij dat u op die tijden niet beschikbaar bent. Wilt u een andere afspraakweergave zien (bijvoorbeeld Persoonlijke afspraak), dan kiest u telkens wanneer u op

Een afspraak opnieuw plannen

klikt de opties voor de standaardweergave.

-

1 Klik op op de werkbalk als de uitgaande items niet in uw postbus worden weergegeven. 2

Klik op de afspraak die u opnieuw wilt plannen.

3

Klik op Acties ➤ Opnieuw zenden.

4

Breng de wijzigingen aan ➤ klik op Zenden.

5

Klik op Ja om het originele item in te trekken.

Een afspraak annuleren

Tips U kunt een afspraak opnieuw plannen als u de oorspronkelijke afspraak zelf hebt gepland of als u als gemachtigde de benodigde toegangsrechten hebt tot de postbus van de planner. Open de agenda en sleep de afspraak naar het nieuwe tijdstip als u een afspraak op dezelfde dag op een ander tijdstip wilt plannen.

-

1

Klik op op de werkbalk als de uitgaande items niet in uw postbus worden weergegeven.

2

Klik op de afspraak die u wilt annuleren.

3


4

Klik op Alle postbussen ➤ OK. Afspraken plannen

41

Een persoonlijke afspraak plannen

Tips U kunt een afspraak annuleren als u deze zelf hebt gepland of als u als gemachtigde de benodigde toegangsrechten hebt tot de postbus van de planner.

Klik voor help bij een optie in een dialoogvenster op

➤

de optie.

-

1

Klik op de pijl rechts van afspraak.

2

Typ een onderwerp, een plaats (optioneel) en een bericht (optioneel).

3

Geef de begindatum, de aanvangstijd en de duur op.

4

Klik op OK.

42

Afspraken plannen

op de werkbalk ➤ klik op Persoonlijke

Tips Als u niet beschikbaar bent voor vergaderingen, bijvoorbeeld omdat u een deadline wilt halen of met vakantie bent, plant u voor dat moment een persoonlijke afspraak. Wanneer een andere gebruiker een afspraak met u wilt maken en hiervoor Tijden zoeken gebruikt, ziet hij of zij dat u op die tijden niet beschikbaar bent. De weergave voor persoonlijke afspraken heeft geen vakken voor Aan, CC en BC. De persoonlijke afspraak wordt automatisch in uw Agenda geplaatst. De duur kan worden aangegeven in minuten, uren of dagen. Als u met vakantie gaat, dan kunt u één persoonlijke afspraak plannen met een duur van 14 dagen die de hele periode beslaat.

Een persoonlijke afspraak plannen vanuit de agenda

Zowel voor groepsafspraken als voor persoonlijke afspraken geldt dat wanneer u voor een bepaalde periode bent gepland, het niet onmogelijk is dat u ook voor een andere afspraak wordt gepland. Er ontstaat slechts een planningsconflict. Bij het zoeken naar geschikte tijden moeten dubbele boekingen worden voorkomen, maar het programma staat deze wel toe.

-

1


2

Klik op de gewenste datum ➤ dubbelklik op de tijd in het vak Afspraken.

3

Typ een onderwerp, een plaats (optioneel) en een bericht (optioneel).

4

Geef de duur op ➤ klik op OK.

Tips De weergave voor persoonlijke afspraken heeft geen vakken voor Aan, CC en BC. De afspraak wordt automatisch in uw Agenda geplaatst. Als u de opties voor Datum en tijd zo hebt gewijzigd dat de keuzelijst met afspraken niet in de overzichtsmodus wordt weergegeven, dient u de tijd aan de afspraak toe te voegen wanneer de afspraakweergave is geopend. Als u de weergave voor persoonlijke afspraken wilt openen wanneer u afspraken plant via het menu Bestand, kiest u Omgevingsopties.

Afspraken plannen

43

Nagaan wanneer iedereen beschikbaar is -

Met Tijden zoeken kunt u kijken wanneer alle personen en faciliteiten die u voor een bijeenkomst wilt plannen, beschikbaar zijn. U kunt Tijden zoeken ook gebruiken in GroupWise Remote. 1

Als u een afspraak aan het maken bent, geeft u de gebruikersnamen en de ID’s van de faciliteiten op in het vak Aan. Als u de ID van een faciliteit niet kent, klikt u op Adres.

2

Geef de eerste mogelijke vergaderdatum op in het vak Begindatum.

3

Geef de duur van de vergadering op.

4

Klik op Bezet.

Een lege ruimte tegenover de gebruikersnaam of de faciliteit op het tabblad Individuele tijden geeft aan dat de gebruiker of faciliteit op dat moment beschikbaar is. Een lege ruimte tegenover een tijdstip op het tabblad Beschikbare tijden geeft aan dat er voor dat moment geen gebruikers zijn gepland. 5

Klik op Automatisch selecteren om het eerste beschikbare moment te selecteren voor de vergadering of klik op Automatisch selecteren totdat de gewenste tijd wordt weergegeven ➤ klik op OK om de gebruikers, de faciliteiten en de geselecteerde tijd en duur terug te zetten naar de afspraak die u aan het plannen was. of

44

Afspraken plannen

Klik op de tab Beschikbare tijden om te zien wanneer de vergadering mogelijk zou zijn ➤ klik op een tijd om deze te selecteren ➤ klik op OK om de gebruikers, de faciliteiten en de geselecteerde tijd en duur terug te zetten naar de afspraak die u aan het plannen was. 6

Geplande items accepteren of weigeren

Voltooi en verzend de afspraak. Tips U kunt op het tabblad Individuele tijden op een geplande tijd klikken tegenover de gebruikersnaam of de faciliteit om meer informatie over de afspraak weer te geven in het vak eronder. Dit kunt u echter alleen doen als de gebruiker of de eigenaar van de faciliteit u in de lijst Toegang heeft voorzien van leesrechten. Na het zoeken kunt u een gebruiker of een faciliteit verwijderen uit de lijst Op bijeenkomst uitnodigen door te klikken op de tab Beschikbare tijden ➤ klik op de gebruiker of de faciliteit ➤ druk op Delete. Dit is handig wanneer u meerdere vergaderruimten hebt doorzocht om er een te vinden die beschikbaar is en die ruimten te elimineren die u niet kunt gebruiken. Als u een gebruikersnaam of faciliteit wilt uitsluiten van het zoeken zonder deze uit het vak Aan te verwijderen, klikt u op de tab Beschikbare tijden ➤ klik op het selectievakje naast de gebruiker of de faciliteit die u wilt uitsluiten. Het uitsluiten van een persoon of faciliteit bij het zoeken is nuttig wanneer een gebruiker (bijvoorbeeld een CC-geadresseerde) moet worden uitgenodigd voor een bijeenkomst zonder dat hij of zij deze werkelijk hoeft bij te wonen. Wilt u een voorheen uitgesloten gebruiker of faciliteit weer opnemen, dan klikt u in het selectievakje naast de gebruiker of de faciliteit. Als u klikt op een geplande tijd op de tab Beschikbare tijden, verschijnt er een doorgehaald vakje naast de gebruiker(s) op de lijst Uitnodigen voor bijeenkomst die al zijn geboekt voor dat tijdstip. Als u tijden wilt zoeken voordat u een afspraak opent, klikt u op Extra ➤ Tijden zoeken. U geeft de informatie niet op in een afspraakweergave maar in een dialoogvenster en daarna klikt u op OK om tijden te zoeken. Wanneer u een tijd vindt waarop u de bijeenkomst wilt plannen, klikt u op Uitnodigen voor bijeenkomst zodat de informatie wordt overgezet naar een nieuwe afspraakweergave. Daarna voltooit u de afspraak op de normale manier. Klik voor help bij een optie in een dialoogvenster op

➤

de optie.

-

Wanneer u een afspraak, taak of notitie ontvangt, zult u deze wel of niet kunnen accepteren. In GroupWise kunt u de afzender laten weten of u accepteert of weigert, en extra commentaar toevoegen. U kunt het item ook delegeren aan een andere gebruiker. De afzender kan uw reactie zien door de itemstatus te controleren. Afspraken plannen

45

1

Dubbelklik op het item in de postbus om het te openen.

2

Klik op Accepteren of Weigeren.

3

Typ een commentaar (optioneel) ➤ klik op OK.

4

Als het item een herhalingsitem is, krijgt u na de acceptatie of weigering een verzoek. Klik op Dit geval om ditmaal het herhalingsitem te accepteren of te weigeren. Klik op Alle gevallen om het herhalingsitem altijd te accepteren of te weigeren.

Een tijdzone opgeven voor een afspraak

Tip Als eigenaar van een faciliteit kunt u verzoeken voor die faciliteit accepteren of weigeren. De eigenaar van een faciliteit kan ook gebruik maken van regels om automatisch te antwoorden op verzoeken om faciliteiten. Zie Regels maken bij De postbus beheren.

-

Met de functie Tijdzone kunt u een bijeenkomst plannen voor geadresseerden in verschillende tijdzones die op één plek moeten bijeenkomen. Doorgaans zal GroupWise de tijden voor bijeenkomsten aanpassen aan de tijdzones van de geadresseerden. Een bijeenkomst die voor een gebruiker in Amsterdam staat gepland voor 10.00 uur, zal bij een gebruiker in Londen worden weergegeven als 09.00 uur en voor een gebruiker in New York om 18.00 uur, aangezien de gebruikers zich in verschillende tijdzones bevinden. Aangezien GroupWise de tijden aanpast, zullen alle gebruikers die zijn geboekt voor een conferentiegesprek op hetzelfde moment inbellen, hoewel de plaatselijke tijden verschillen. Gebruik de functie Tijdzone als u niet wilt dat GroupWise wordt aangepast aan de plaatselijke tijdzone van de gebruikers. Als u zich bijvoorbeeld in de Westeuropese tijdzone bevindt en bij uw afspraak gebruikers in een Amerikaanse tijdzone wilt opnemen, kunt u de functie Tijdzone gebruiken als deze gebruikers voor de afspraak naar West-Europa komen. Met Tijdzone zorgt u ervoor dat de afspraak in de agenda’s en postbussen van de gebruikers op de juiste Westeuropese tijd staat.

46

Afspraken plannen

1

Klik op

2

Vul de vakken Aan, CC en BC in met de namen van de gebruikers of de faciliteiten die in de afspraak moeten worden opgenomen.

3

Geef de plaats, het onderwerp en het bericht op in de betreffende tekstvakken.

4

Klik op Acties ➤ Tijdzone instellen ➤ klik op de vervolgkeuzelijst Tijdzone en selecteer de tijdzone voor de locatie van de afspraak ➤ klik op OK.

5

Geef de begindatum, de aanvangstijd en de duur van de bijeenkomst op.

6

Klik op Zenden.

op de werkbalk.

Tip Wanneer de gebruikers die u met de functie Tijdzone hebt gepland de afspraak ontvangen, zien ze in hun postbus achter het onderwerp een tijdaanduiding staan. Als het onderwerp van de bijeenkomst bijvoorbeeld "Marketingconferentie" is en de tijdzone West-Europa, zien gebruikers bijvoorbeeld het volgende als onderwerp en tijdfragment: Marketingconferentie (West-Europa). In de agenda’s van de gebruikers krijgt niet het onderwerp maar de plaats een tijdaanduiding.

Periodieke afspraken plannen Met Herhaling kunt u periodieke afspraken, taken of notities plannen. Als u bijvoorbeeld iedere veertien dagen een afdelingsbijeenkomst wilt plannen, kunt u een herhalingsafspraak maken waarmee u de bijeenkomsten voor het hele jaar plant. U kunt met diezelfde afspraak ook bijvoorbeeld een vertrek en een projector reserveren. Herhalingen kunnen voorkomen op dezelfde dag van iedere week (bijvoorbeeld iedere maandag), dezelfde dag(en) van de maand (bijvoorbeeld de 15e en de laatste dag) of op een andere, gedefinieerde reeks van datums. U kunt Herhaling ook gebruiken voor het plannen van onregelmatig of niet vaak voorkomende gebeurtenissen als vrije dagen.

Periodieke afspraken plannen

47

Wanneer u een herhalingsitem stuurt, wordt het item gekopieerd en wordt in iedere kopie van het item een van de gedefinieerde datums geplaatst. Als u bijvoorbeeld vijf datums definieert voor de gebeurtenis, maakt GroupWise vijf kopieën van het item aan en plant voor iedere datum een kopie. Als u het item naar andere gebruikers wilt sturen, zou u dus vijf uitgaande items hebben met een herhaling die vijfmaal voorkomt. Als u de gebeurtenis ontvangt, treft u in uw postbus vijf kopieën van het inkomende item aan, elk gepland voor een andere datum. Een herhaling kunt u op drie verschillende manieren maken. Met Voorbeeld kunt u gebeurtenissen plannen op dezelfde dag van iedere week, dezelfde dag van iedere maand of periodiek. Met Datums kunt u bepaalde dagen selecteren uit een jaarkalender. Met Formule kunt u de planningsinformatie invoeren in tekstformaat. Herhalingen plannen met Voorbeeld -

1

Klik in een afspraak, taak of notitie die u plant op Acties ➤ Herhaling.

2

Klik op de tab Patroon.

3

Geef de begin- en de einddatum op in het groepsvak Bereik. of Als u in plaats van een bereik liever een aantal vermeldingen opgeeft, begin dan met de begindatum ➤ klik op Hoe vaak in het pop-up menu Einde ➤ en geef het aantal vermeldingen op.

4

Klik in de vervolgkeuzelijst Dagen van de week ➤ klik op een optie.

5

Klik op de maanden die in de planning moeten worden opgenomen. Dubbelklik op een willekeurige maand als u ze allemaal in de planning wilt opnemen.

6

Als u op Dagen van de maand hebt geklikt, klikt u op een optie in de vervolgkeuzelijst Op ➤ klik op de genummerde dagen om deze op te nemen in de planning (bijvoorbeeld 1 en 15). of Als u op Dagen van de week hebt geklikt, klikt u op het rangtelwoord tegenover de dag die u in de planning wilt opnemen (bijvoorbeeld 2e din). of Als u op Periodiek hebt geklikt, geeft u de duur van de periode op (bijvoorbeeld elke 15 dagen).

7

48


Klik op OK.

Herhalingen plannen met Datums

Tips Gebruik Patroon of Formule om gebeurtenissen te plannen die op dezelfde dag van de week voorkomen (bijvoorbeeld elke maandag), op dezelfde dag(en) van de maand (bijvoorbeeld de 15e en de laatste dag) of tijdens een opgegeven tijdsduur (bijvoorbeeld om de 14 dagen). Klik op de tab Patroon als u Formule of Datums hebt gebruikt en u besluit om te schakelen naar Patroon.

Klik op Beginwaarde om het dialoogvenster Herhaling te wissen.

1

Klik in item dat u plant op Acties ➤ Herhaling.

2

Klik op de tab Datums.

3

Klik op de dagen die u wilt plannen ➤ klik op OK.

-

Herhalingen plannen met Formule

Tips Met de tab Datums kunt u een item plannen op bepaalde datums in een jaarkalender. Datums is handig bij het plannen van gebeurtenissen die niet regelmatig voorkomen, zoals vrije dagen. Wilt u snel naar een ander jaar overschakelen, dan klikt u op de jaarknop ➤ typ het nieuwe jaar ➤ klik op OK.

-

1


2

Klik op de tab Formule.

3

Geef de begin- en de einddatum op in het groepsvak Bereik. of Als u in plaats van een bereik liever een aantal vermeldingen opgeeft, begin dan met de begindatum ➤ klik op Hoe vaak in het pop-up menu Einde ➤ en geef het aantal vermeldingen op.

4

Typ de formuletekst ➤ klik op OK. Tips Zie voor informatie over het invoeren van formuletekst Werken met formulefuncties en argumenten van Herhaling, verderop in deze sectie. Voor extra voorbeelden later maakt u met Patroon een herhaling aan ➤ klik op de tab Formule. ®

®

Formule gebruikt dezelfde syntaxis als WordPerfect Office 3.1.


49

Verschildagen van de week plannen -

Verschil in dagen gebruikt u om een afspraak, notitie of taak te plannen, een opgegeven aantal dagen voor of na een bepaalde dag van de week. 1


2


3

Geef de begin- en de einddatum op in het groepsvak Bereik.

4

Klik op de maanden die u wilt opnemen. Dubbelklik op een willekeurige maand in het groepsvak Maanden als u alle maanden wilt opnemen.

5

Klik op een willekeurige dag van de week (bijvoorbeeld woe.).

6

Geef het aantal dagen verschil op ➤ klik tweemaal op OK.

Verschildagen van de maand plannen

Tip U kunt bijvoorbeeld een vergadering plannen op de maandag die op de eerste zondag van een maand volgt (dit hoeft niet per se de eerste maandag van de maand te zijn). Dit doet u door het dialoogvenster Herhaling te openen ➤ klik op Dagen van de week ➤ klik op 1e in de rij Zondag ➤ klik op Zondag ➤ typ 1 ➤ klik tweemaal op OK.

-

Verschil in dagen gebruikt u om een afspraak, notitie of taak te plannen, een opgegeven aantal dagen voor of na een bepaalde dag van de week. 1


2


3

Geef de begin- en de einddatum op in het groepsvak Bereik.

4

Klik op de maanden die u wilt opnemen. Dubbelklik op een willekeurige maand in het groepsvak Maanden als u alle maanden wilt opnemen.

50


5

Klik op de pop-up lijst Dagen van de week ➤ Dagen van de maand.

6

Klik op Laatste.

7

Geef het aantal dagen verschil op ➤ klik tweemaal op OK.

Werken met formulefuncties en argumenten van Herhaling

Tip Hieronder volgt een voorbeeld van het gebruik van verschildagen in een maand. Als u wilt dat in uw lijst met notities twee dagen voor het einde van de maand een geheugensteuntje wordt weergegeven, opent u het dialoogvenster Herhaling en klikt u op Dagen van de maand. Dubbelklik op een dag om alle dagen te selecteren (zondag, maandag, dinsdag enz.). Klik op Laatste ➤ klik op de knop Laatste. Typ -1 ➤ klik op OK.

-

Met functies en argumenten kunt u een formule maken voor herhalingen. Onthoud dat u met de tab Patroon hetzelfde soort herhalingen snel en gemakkelijk kunt maken. De tab Formule wordt geleverd voor continuïteit en voor diegenen die herhalingen liever maken met behulp van formules. Argumenten voor herhalingsformules

Een argument is een teken of een woord dat u in een formule plaatst voor het uitvoeren van een bepaalde bewerking. Ieder argument heeft een bepaalde prioriteit, dat wil zeggen dat bij de evaluatie van de formule de bewerkingen worden uitgevoerd in een bepaalde volgorde. Met groeperingsargumenten kunt u argumenten groeperen naar prioriteit. In onderstaande tabel staan de argumenten met hun prioriteit. Na de tabel volgen meer details over de argumenten. Functie

Prioriteit

Lege spatie (hoge prioriteit En) Plus of + Min of Tot of : Iedere. . .Vanaf Iedere. . .Eind Voor Op/Voor Na Op/Na Bij Bij/Na Of of , Niet of ! En of & (lage prioriteit En)

1 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6 6 7

Groeperingsargumenten U kunt haakjes gebruiken als groeperingsargumenten om de prioriteit van argumenten te wijzigen of om functies samen te voegen voor duidelijkheid. Periodieke afspraken plannen

51

Het argument hoge prioriteit En (een spatie) heeft bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan het argument Of (een komma). Dat wil dus zeggen dat in onderstaande formule alle geplande dagen op een dinsdag of een donderdag moeten vallen in de maand juli of in de maand augustus. din,don, jul,aug Met andere woorden, de formule wordt uitgevoerd alsof de volgende haakjes waren geplaatst: (din,don) (jul,aug) Bekijk nu onderstaande formule: (din),(don jul),(aug) Met deze formule plant u alle dinsdagen en alle donderdagen in de maand juli en alle dagen in de maand augustus. U ziet dat de betekenis verandert wanneer haakjes worden opgenomen in onderstaande formule. (din,don) (jul,aug) In de formule hierboven moeten alle geplande dagen op een dinsdag of een donderdag vallen in de maanden juli of augustus. Het eindresultaat is dat alleen dinsdagen en donderdagen in juli en augustus worden gepland. Hoge prioriteit En Een spatie tussen twee functies doet dienst als Enargument, dat wil zeggen dat beide functies waar moeten zijn. 25 betekent bijvoorbeeld de 25e dag van alle maanden in alle jaren. Maar 25 okt betekent dat alle geplande dagen moeten vallen op de 25e dag van de maand en in oktober moeten liggen. En 25 okt 1997 betekent dat alle geplande dagen moeten vallen op de 25e dag van de maand en in oktober en in het jaar 1997 moeten liggen. Verschilargumenten U kunt een positief verschilargument gebruiken (+ of het woord plus) of negatief verschilargument (- of het woord min) om een relatief verschil toe te voegen aan een functie of een statement. Wilt u bijvoorbeeld voor alle jaren een gebeurtenis plannen drie dagen voor de eerste donderdag in februari, dan kunt u de volgende formule invoeren: don(1) feb-3 Bereik Het bereikargument (: of tot) werkt als een reeks Of-argumenten (zie Of in deze sectie voor meer informatie) tussen de diverse items (dag, maand enz.) in het bereik. Als u bijvoorbeeld de 15e van elke maand wilt plannen maar alleen als de 15e een werkdag is, kunt u een van onderstaande formules invoeren: 15&maa:vri 15(maa:vri) 52


Deze formule betekent dat alle geplande dagen moeten vallen op de 15e van de maand en op een dag van maandag tot en met vrijdag. Een andere omschrijving voor de formule is dat alle geplande dagen moeten vallen op de 15e van de maand en een maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag moeten zijn. Periodieke argumenten De drie periodieke argumenten zijn Elke, Vanaf en Einde. Met Elke in combinatie met Vanaf en/of Einde kunt u dagen plannen met regelmatige tussenpozen, te beginnen op een bepaalde datum en/of eindigend op een bepaalde datum. Stel dat u bijvoorbeeld tussen 3 maart 1997 en 11 juni 1997 eens per week een vergadering wilt plannen. U kunt dan onderstaande formule gebruiken: elke 7 vanaf mrt 3 1997 einde jun 11 1997 Met deze formule wordt iedere zevende dag gepland vanaf 3 maart 1997 en eindigend op 11 juni 1997. De begindatum wordt altijd gepland als eerste dag en de einddatum wordt alleen gepland als deze vanzelf valt op het interval van Elke. Als u een van de argumenten Vanaf en Einde niet gebruikt, zijn de begin- of einddatum de eerste of de laatste datum in het bestand Agenda. Bekijk bijvoorbeeld onderstaande formule: elke 7 vanaf mrt 3 1997 Met deze formule wordt iedere zevende dag gepland vanaf 3 maart 1997 tot aan de laatste dag van het agendabestand. De opdracht Elke werkt met getallen tot en met 30. Elke 45 vanaf mrt 3 1997 is dus geen geldige formule. Relatieve argumenten De zes relatieve argumenten zijn Voor, Op/Voor, Na, Op/Na, Bij en Bij-Na. Met deze argumenten kunt u dagen plannen ten opzichte van een specifieke datum. U kunt bijvoorbeeld voor alle jaren de maandag plannen die het dichtst bij 6 november ligt. U kunt dan de volgende formule invoeren: maa op/na nov 6 Als u de eerste dinsdag na 6 november 1997 wilt plannen, voert u de volgende formule in: din na nov 6 1997 Of Met het argument Of ( of het woord Of) kunt u aangeven dat een van beide functies of statements waar moet zijn om dagen te kunnen plannen. Stel dat u een afspraak wilt plannen op de 15e van elke maand in het jaar 1997, maar alleen als de 15e op een dinsdag of een donderdag valt. U voert dan onderstaande formule in: 15 1997 (din,don) Periodieke afspraken plannen

53

Niet Wanneer het argument Niet voor een functie staat (! of het woord niet) wordt die functie genegeerd. Als u bijvoorbeeld alle dagen wilt plannen in januari 1997 behalve dinsdagen en donderdagen, kunt u dat doen met onderstaande formule: jan 1997 !din !don Lage prioriteit En Net als een spatie geeft het lage-prioriteitsargument En (& of het woord En) tussen twee functies aan dat beide functies waar moeten zijn. De lage-prioriteit En heeft echter de laagste prioriteit van alle argumenten. Bekijk bijvoorbeeld onderstaande formule: din,don, jul,aug Dit betekent dat alle geplande dagen een dinsdag moeten zijn of een donderdag moeten zijn en in juli of in augustus moeten liggen. Stel echter dat u de hoge-prioriteit En zou gebruiken (een spatie) in combinatie met een lage prioriteit En, zoals in onderstaande formule: din,don en jul,aug Dit betekent dat alle geplande dagen een dinsdag of een donderdag moeten zijn en in juli of in augustus moeten liggen. In de eerste formule wordt het argument En geëvalueerd voor de argumenten Of. In de tweede formule wordt het argument En geëvalueerd na de argumenten Of. Argumenten voor herhalingsformules

Met onderstaande herhalingsfuncties kunt u specifieke dagen plannen in een week, een maand of een jaar. U moet de exacte spelling van de functies gebruiken. GroupWise kan bijvoorbeeld DIN lezen, maar niet DINS. GroupWise is niet hoofdlettergevoelig. Dag van de week DIN plant bijvoorbeeld voor alle dinsdagen. Dag van de maand Het cijfer 3 plant bijvoorbeeld voor iedere derde dag van de maand. Ook plant het woord Laatste voor de laatste dag van de maand. Dag van het jaar Het cijfer 35 plant bijvoorbeeld voor iedere vijfendertigste dag van het jaar. Maand van het jaar JAN plant bijvoorbeeld alle dagen in januari. Jaar 1997 plant bijvoorbeeld alle dagen in januari. Weekdag van de maand Bijvoorbeeld din(1). Hiermee plant u de eerste dinsdag van de maand. Zon(laatst) plant de laatste zondag van de maand en vri(laatst-1) plant de voorlaatste vrijdag van de maand. 54


Werken met de Agenda


55

Werken met de dagelijkse agenda Met de Agenda beheert u uw planning. In uw agenda kunt uw afspraken, taken en notities bekijken in verschillende formaten. U kunt deze gegevens lezen, opslaan en afdrukken in verschillende formaten. ®

U kunt zelfs uw planning afdrukken in Franklin Day Planner -indelingen, zodat ® u tijd en moeite spaart bij het afstemmen van uw GroupWise -planning met uw Franklin Day Planner. Zie voor informatie over het afdrukken van uw planning Items in uw postbus afdrukken bij De postbus beheren. De agenda bekijken -

GroupWise biedt drie agenda-organisatiestructuren aan met verschillende opties voor het bekijken van afspraken, taken en notities. Met deze handige manieren om geplande items te bekijken kunt u de informatie organiseren en zich concentreren op die informatie die voor u het belangrijkst is. Agendaweergave

U kunt alle geplande GroupWise-items bekijken in dag-, week- of jaarformaat, of in een ander, door uzelf te specificeren speciaal formaat. Zie voor meer informatie Agendaweergave wijzigen, verderop in deze sectie. Bij Opties kunt u voor de agenda een andere standaardweergave instellen. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. 1

Klik op Venster ➤ Agendaweergave om een afzonderlijk venster te openen met een agendaweergave.

De map Agenda

Hier vindt u alle geplande GroupWise-items zonder dat u een afzonderlijk venster hoeft te openen.

56

Werken met de dagelijkse agenda

1

Klik in het vak Mappenlijst op Agenda.

2

Klik op Beeld ➤ Details als u een lijst met geplande items wilt zien.

Als agenda

Deze weergave van uw agenda is nuttig wanneer u alle afspraken of andere items voor een specifiek project of een bepaalde klant opslaat in één map en als u alleen voor dat project de planning wilt bekijken.

Een item in de agenda lezen

1

Klik in de mappenlijst op een projectmap.

2

Klik op Beeld ➤ Als agenda om alle geplande, geaccepteerde items te bekijken die in die map zijn opgeslagen.

1


2

Dubbelklik op het item dat u wilt lezen.

-

Een item in uw agenda opslaan

Tip U kunt voor de agendaweergave kiezen uit diverse indelingen, zoals dag, week of jaar. Zie voor meer informatie Agendaweergave wijzigen, verderop in deze sectie. Een item kan in alle agendaweergaven worden gelezen, met uitzondering van de weergave Jaar.

-

1

Klik op Venster ➤ Agendaweergave om uw agenda te openen.

2

Klik op het item dat u wilt opslaan ➤ klik op Bestand ➤ Opslaan als.

3

Typ een bestandsnaam voor het item in het tekstvak Bestand opslaan als.

4

Klik op Bladeren als u het item in een andere directory wilt opslaan dan wordt weergegeven in het tekstvak Huidige directory ➤ klik op een station ➤ klik op een map ➤ klik op OK. Werken met de dagelijkse agenda

57

5

Klik op Dubbele bestandsnamen melden als u wilt dat GroupWise u om bevestiging vraagt bij het vervangen van een bestaand bestand met dezelfde naam.

6

Klik op Opslaan ➤ Sluiten.

Agendaweergave wijzigen

Tips Als u een agenda-item opslaat, krijgt u van GroupWise een bestandsnaam waarin de onderwerpregel wordt gebruikt met de extensie .MLM. U kunt deze naam gebruiken of u typt een andere naam in het tekstvak Bestand opslaan als. U kunt items ook opslaan door met de rechter muisknop te klikken op het item ➤ klik op Opslaan als om het dialoogvenster Opslaan te openen.

-

1

De begindag van de week in uw agenda wijzigen

Klik op de pijl rechts van

op de werkbalk ➤ klik op een weergave.

Tips Wijzig de agendaweergave om een jaaragenda, een weekplanning, een projectplanningweergave enzovoort te kunnen bekijken. Bij Opties kunt u voor de agenda een andere standaardweergave instellen. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie.

-

Een andere datum bekijken in de agenda

1

Klik op Extra ➤ Opties.

2

Dubbelklik op Datum & tijd ➤ klik op de tab Agenda.

3

Selecteer een dag ➤ klik op OK.

1

Klik op Venster ➤ Agendaweergave om een agendaweergave te openen.

2

Als u een andere datum wilt bekijken dan de datum(s) in de agendaweergave, klikt u op die datum.

-

of Klik op Beeld ➤ Ga naar datum ➤ geef een datum op ➤ klik op OK. 3

58

Werken met de dagelijkse agenda

Als u wilt terugkeren naar de huidige datum, klikt u op Beeld ➤ Ga naar vandaag. Tips Met Ga naar datum kunt u de planning bekijken van een dag die niet zichtbaar is in uw agenda. In sommige weergaven kunt u niet naar een andere datum gaan. Een weergave die alleen een takenlijst laat zien, heeft geen koppeling met een bepaalde datum.

Signalen instellen voor agenda-items GroupWise kan een signaal laten horen om u te herinneren aan een afspraak. U kunt ook kiezen voor het openen van een bestand of het starten van een programma wanneer het signaal klinkt. U kunt bijvoorbeeld een afspraak instellen om een kopie te maken van uw bestanden wanneer u niet aan het werken bent en uw computer aan staat. Bij Opties kunt u een standaard opgeven die automatisch een alarm instelt telkens wanneer u een afspraak accepteert. BELANGRIJK: Het signaal kan alleen klinken wanneer Notify open of geminimaliseerd is. Een signaal instellen -

1

Klik op een afspraak in uw postbus of agenda.

2

Klik op Acties ➤ Signaal instellen.

3

Specificeer hoeveel uren of minuten voor de afspraak u het signaal wilt laten klinken ➤ klik op OK.

Tips U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op de afspraak en vervolgens klikken op Signaal instellen. Als Signaal instellen grijs in het menu staat, controleer dan of het tijdstip voor de afspraak misschien al voorbij is. Bij Opties kunt u automatisch een alarm instellen telkens wanneer u een afspraak accepteert. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. U kunt een pad opgeven naar een toepassing die dan wordt geopend wanneer het signaal klinkt.

Signalen instellen voor agenda-items

59

Opgeven hoe lang voor de gebeurtenis het signaal klinkt -

1


2

Dubbelklik op Datum & tijd ➤ klik op de tab Agenda ➤ Signaal instellen bij acceptatie.

3

Geef op hoeveel uren en minuten voor een gebeurtenis u het signaal wilt laten klinken.

4

Klik op OK. Tip

60

Klik voor help bij een optie in een dialoogvenster op


➤

de optie.

De postbus beheren


61

Werken met de mappenlijst Met mappen kunt u inkomende en uitgaande items organiseren, zoals afspraken, notities, taken, documentverwijzingen en berichten of telefoonnotities in uw postbus. Zo kunt u alle items die bij met een bepaalde taak horen, samenvoegen. De mappenlijst van een gebruiker kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Alle mappen in uw hoofdvenster zijn submappen van de map Gebruiker. De map Gebruiker vertegenwoordigt uw gebruikersdatabase en bevat al uw ® GroupWise -informatie. Onder de map Gebruiker vindt u de postbus, een map met verzonden items, de agenda, een map waarin het taakoverzicht staat, de map Werk in uitvoering, uw Archiefkast (met daarin al uw persoonlijke mappen) en de prullenbak. U kunt items in uw mappen organiseren door deze te verplaatsen of te koppelen. Wanneer u een item verplaatst naar een map, wordt het uit de ene locatie weggehaald en op de andere locatie neergezet. Wanneer u een item koppelt aan een map, blijft het item in de oorspronkelijke map staan en verschijnt het ook in de nieuwe map. Wanneer u een gekoppeld item wijzigt, wordt het ook in de andere mappen gewijzigd. U kunt een per map een aparte set eigenschappen definiëren in uw mappenlijst. Deze eigenschappen zijn onder andere de kolommen op de Itemlijst, de volgorde en de breedte van de kolommen, het soort volgorde en of items worden weergegeven met details of in discussie-overzichten. U kunt ieder gewenst aantal weergave-instellingen maken en deze toepassen op alle mappen in uw mappenlijst. U kunt bijvoorbeeld één weergave-instelling gebruiken voor het merendeel van uw mappen, en voor een paar persoonlijke mappen andere instellingen kiezen.

62

Werken met de mappenlijst

Items waarmee u nog niet klaar bent, kunt u opslaan in de vooraf gedefinieerde map Werk in uitvoering. Zie Items in uw postbus opslaan bij De postbus beheren. U kunt mappen ook algemeen toegankelijk maken door ze te delen. Zie Werken met gedeelde mappen bij De postbus beheren. Mappen een andere naam geven -

1

In het hoofdvenster klikt u met de rechter muisknop op de map die u een andere naam wilt geven ➤ klik op Naam wijzigen.

2

Typ een nieuwe naam voor de map.

Mappen verwijderen

Tip U kunt de namen van de mappen Agenda, Postbus, Werk in uitvoering en Prullenbak niet wijzigen.

-

1

Klik met de rechter muisknop op de map die u wilt verwijderen ➤ klik op Verwijderen.

2

Selecteer Alleen items of Map(pen) en items ➤ OK.

Mappen maken

Tips De mappen Agenda, Postbus, Werk in uitvoering en Prullenbak kunt u niet verwijderen. U verwijdert een gedeelde map door met de rechter muisknop te klikken op de map ➤ klik op Verwijderen ➤ Ja.

-

1

Klik in de mappenlijst op Bestand ➤ Nieuw ➤ Map.

2

Typ een naam voor de nieuwe map.

3

Klik op de pijlen omhoog, omlaag, naar links of naar rechts om de map op de gewenste positie in de mappenlijst te plaatsen ➤ klik op Volgende.

4

Typ een beschrijving voor de map ➤ klik op Voltooien.

Een item verplaatsen naar een andere map

Tip Als u een map maakt en die daarna op een andere plek wilt neerzetten, sleept u de map naar een nieuwe plek in de Mappenlijst.

-

1

Sleep een item uit de itemlijst naar de gewenste map.

Werken met de mappenlijst

63

Items in meer dan één map plaatsen

Tips Tijdens het verplaatsen kunt u alle koppelingen van het item verwijderen door op Alt te drukken terwijl u een item naar een map sleept. Het item wordt verwijderd uit alle mappen waarmee het voorheen was gekoppeld, en wordt in slechts één map geplaatst. U koppelt een item aan een andere map en laat een kopie staan in de oorspronkelijke map door op Ctrl te drukken terwijl u het item naar een andere map sleept.

-

1

Klik op een item in de Postbus.

2

Klik op Bewerken ➤ Verplaatsen naar/koppelen met mappen.

3

Klik op de selectievakjes naast de mappen waarin u het item wilt plaatsen.

4

Klik op Koppelen.

Tips Als u het oorspronkelijke item verwijdert, blijven de kopieën in de overige mappen staan. Klik op Oude koppelingen verwijderen als u een item wilt verwijderen uit alle mappen waarmee het voorheen was gekoppeld en het item naar een nieuwe map wilt verplaatsen. Druk in het hoofdvenster op Alt terwijl u een item naar een map sleept. Hiermee verplaatst u het item naar de map. Het item wordt verwijderd uit alle mappen waarmee het voorheen was gekoppeld en wordt in slechts één map geplaatst. Druk in het hoofdvenster op Ctrl terwijl u het item naar een map sleept. Hiermee wordt het item gekoppeld met die map.

Werken met gedeelde mappen U kunt persoonlijke mappen in uw Archiefkast algemeen maken door deze te delen. Als u bijvoorbeeld een plek wilt hebben waar iedereen van uw afdeling GroupWise-items als berichten, documenten enzovoort kan neerzetten en bekijken, kunt u een map delen. U kiest zelf met wie u de map deelt en welke rechten de verschillende gebruikers krijgen. Gebruikers kunnen dan berichten achterlaten in de gedeelde map, bestaande items naar de map slepen en discussieoverzichten maken. De inhoud van de gemiddelde gedeelde map zou er zo uit kunnen zien: 64

Werken met gedeelde mappen

Als u GroupWise Remote gebruikt, worden wijzigingen in gedeelde mappen bijgewerkt wanneer u verbinding maakt met het GroupWise-netwerksysteem. Als u bijvoorbeeld vanuit uw remote postbus een item toevoegt aan een gedeelde map, zien de mensen op uw kantoor dat item pas in de gedeelde map staan nadat u verbinding hebt gemaakt met het GroupWise-netwerksysteem. Een map delen met andere gebruikers van GroupWise -

1

Klik in het hoofdvenster met de rechter muisknop op de map die u wilt delen ➤ klik op Delen.

2

Selecteer Gedeeld met.

3

Begin in het vak Naam de naam van een gebruiker te typen.

4

Klik op Gebruiker toevoegen zodra de naam van de gebruiker in het vak verschijnt. Zo plaatst u de gebruiker op de lijst Delen.

5

Selecteer de gewenste toegangsopties voor de gebruiker.

6

Herhaal de stappen 3-5 voor iedere gebruiker met wie u de map wilt delen.

7

Klik op OK.

Werken met gedeelde mappen

65

Een item sturen naar een gedeelde map

Tip Als de map een speciale functie moet krijgen, kunt u een nieuwe instelling voor weergave maken. Als de map bijvoorbeeld bestemd is voor gedeelde discussies, maakt u een instelling waarbij items worden bekeken op antwoordoverzicht en waarin zowel verzonden als ontvangen items staan. Klik met de rechter muisknop op de map ➤ klik op Eigenschappen ➤ Weergave.

-

1

Klik op de gedeelde map in uw mappenlijst om deze te openen.

2

Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Discussie.

3

Typ een onderwerp voor het nieuwe item.

4

Typ uw bericht.

5

Klik op OK.

Tips Wilt u antwoorden op een bestaand item in een gedeelde map, open dan het item ➤ klik op Antwoord ➤ selecteer een antwoordoptie ➤ klik op OK. Als u een documentverwijzing naar een gedeelde map wilt sturen, kan dat alleen als u de auteur van het document bent of als de auteur van het document u de betreffende rechten heeft gegeven voor het document. U kunt bestanden als bijlagen toevoegen aan gedeelde onderwerpen zodat anderen gemakkelijk toegang hebben tot deze bestanden. Zie Bijgesloten bestanden in Werken met items in uw postbus voor meer informatie.

Notify starten Notify waarschuwt u wanneer er items binnenkomen, wanneer uitgaande items worden geopend of wanneer u binnenkort een afspraak hebt. Notify kan u op vier verschillende manieren waarschuwen: met een geluid, een dialoogvenster, een klein pictogram of door een toepassing te starten. U kunt signalen en meldingen voor een andere gebruiker ontvangen, als die gebruiker u de bijbehorende rechten heeft verleend in zijn of haar Toegangslijst. Zie voor meer informatie Anderen toegang geven tot uw postbus in De postbus beheren. Bij de installatie van GroupWise wordt Notify geïnstalleerd in dezelfde map als GroupWise. Tijdens het werk met andere programma’s draait Notify geminimaliseerd op de achtergrond. Zolang Notify actief is, staat in de taakbalk van ® Windows het pictogram . 66

Notify starten

Notify starten -

1

Een item uit Notify lezen

Klik in de Taakbalk van Windows op Start ➤ Programma’s➤ GroupWise 5 ➤ GroupWise Notify. Tip U kunt de toegang gemakkelijker maken door op het bureaublad van Windows een snelkoppeling naar Notify te maken.

-

1

Wanneer het dialoogvenster Notify verschijnt, klikt u op Lezen.

Tips Als er geen Notify-dialoogvenster verschijnt wanneer u een melding ontvangt, klikt u met de rechter muisknop op Gelezen berichten.

op de Taakbalk van Windows ➤ klik op

Als u wilt dat er een Notify-dialoogvenster verschijnt wanneer u een melding krijgt, klikt u met de rechter muisknop op op de Taakbalk van Windows (Notify moet gestart zijn) ➤ klik op Opties ➤ klik op de tab Notify. Controleer of Dialoogvenster tonen is geselecteerd voor de gewenste itemsoorten en prioriteiten.

Notify uitschakelen -

Instellen hoe vaak Notify controleert op nieuwe items

1

Controleer of Notify is gestart.

2

Klik met de rechter muisknop op op Afsluiten.

1


2

Klik met de rechter muisknop op op Opties.

3

Typ bij Zoeken naar berichten na het aantal minuten.

op de Taakbalk van Windows ➤ klik

-


Notify starten

67

Instellen hoe u wilt worden gewaarschuwd wanneer status van uitgaande berichten wijzigt -

1


2


3

Klik op de tab Status melden.

4

Klik op Identieke instellingen voor alle typen, zodat deze selectie wordt opgeheven.

5

Klik op de vervolgkeuzelijst Instellingen voor ➤ klik op het itemtype waarvoor u selecties wilt maken.

6

Klik aan hoe u wilt worden ingelicht over de verschillende soorten statuswijziging voor dat itemtype.

Instellen hoe u wilt worden ingelicht over items in uw postbus


Tip Laat Identieke instellingen voor alle typen geselecteerd staan als u voor alle rubrieken op dezelfde manier wilt worden gewaarschuwd.

-

1


2


3

Klik op de tab Notify.

4

Klik op Identieke instellingen voor alle typen, zodat deze selectie wordt opgeheven.

5

Klik op de vervolgkeuzelijst Instellingen voor en klik op het itemtype waarvoor u selecties wilt maken.

6

Klik aan hoe u wilt worden ingelicht over de verschillende prioteitenniveaus voor dat itemtype.

Een melding krijgen over berichten van een ander


Tip Laat Identieke instellingen voor alle typen geselecteerd staan als u voor alle rubrieken op dezelfde manier wilt worden gewaarschuwd.

-

68

Notify starten

Wanneer u GroupWise start, is Notify al geactiveerd. Wanneer u meldingen voor een ander wilt ontvangen, gaat u als volgt te werk: 1

Klik in het hoofdvenster op Extra ➤ Opties.

2

Dubbelklik op Beveiliging ➤ en klik op de tab Notify.

3

Typ de naam van een gebruiker voor wie u de gemachtigde bent.

4

Klik op Gebruiker toevoegen.

5

Signalen activeren en Meldingen activeren moeten beide zijn geactiveerd.

6

Klik op OK.

Tips U kunt alleen meldingen ontvangen over waarschuwingen, inkomende items of een wijziging van status van uitgaande items als Notify actief is. U kunt alleen meldingen voor een ander ontvangen als hij of zij u gevolmachtigd heeft en als u de betreffende rechten hebt gekregen in de lijst Toegang van deze gebruiker. Zie voor meer informatie Anderen toegang geven tot uw postbus in De postbus beheren. U kunt geen meldingen ontvangen voor iemand die op een ander postkantoor is aangesloten dan uzelf.

Inleiding in archiveren van items in de postbus Met Archiveren kunt u berichten of telefoonnotities, afspraken, notities of taken in een database of op de vaste schijf opslaan. Door items te archiveren spaart u ruimte op het netwerk en raakt uw postbus niet overvol. Wanneer er bijvoorbeeld belangrijke items in uw postbus staan die u momenteel niet nodig hebt voor uw werk, kunt u deze archiveren. U kunt gearchiveerde items bekijken wanneer dat maar nodig is. U kunt een gearchiveerd item ook weer uit het archief halen. Wanneer u een verzonden item archiveert, kunt u de status van dat item niet meer controleren. In Remote is de functie Archiveren niet beschikbaar. Inleiding in archiveren van items in de postbus

69

Items in uw postbus archiveren -

1

Als u dat nog niet gedaan hebt, specificeert u bij Bestandslocatie in het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van GroupWise het archiefpad.

2

Selecteer in uw postbus die items die u wilt archiveren.

3

Klik op Acties ➤ Archiveren.

Tips Wanneer u een verzonden item archiveert, kunt u de status van dat item niet meer controleren.

In Remote is de functie Archiveren niet beschikbaar.

Gearchiveerde items bekijken

1

Klik in het hoofdvenster op Bestand ➤ Archief openen.

Items uit het archief halen

1

Klik op Bestand ➤ Archief openen.

2

Klik op het item waarvan u de archivering ongedaan wilt maken ➤ Acties ➤ Archief.

3

Klik op Bestand ➤ Archief openen om terug te keren naar het hoofdvenster.

-

-

Items automatisch archiveren

Tip Berichten die uit het archief zijn gehaald, keren terug naar de map van waaruit zij zijn gearchiveerd. Als deze map inmiddels is verwijderd, dan maakt GroupWise een nieuwe map aan.

-

70

1


2

Dubbelklik op Voorkeuren: instellingen ➤ en klik op de tab Archiveren en verwijderen.

3

Selecteer voor het gewenste itemtype Automatisch archiveren na.

Inleiding in archiveren van items in de postbus

4

Geef op hoeveel dagen het item na bezorging of voltooiing moet worden opgeslagen voordat het wordt gearchiveerd.

5

Klik op OK.

Items in uw postbus afdrukken Met Afdrukken kunt u een of meer items in uw postbus of uw agenda met eventuele bijlagen afdrukken. Ook kunt u een item afdrukken dat u op dat moment aan het lezen of aan het maken bent. Stel uw printer in met het printerconfiguratiescherm van Windows. Met Agenda afdrukken drukt u afspraken, taken of notities af in verschillende indelingen en op diverse papierformaten. U kunt bijvoorbeeld een dagoverzicht van de agenda afdrukken met al uw afspraken op die dag, maar ook een overzicht van alle afspraken en taken voor de hele week. U kunt de Franklin Day Planner op twee manieren samenvoegen met uw GroupWise Agenda. U kunt uw planning in diverse indelingen en formaten afdrukken op blanco papier en deze zo bijknippen dat ze in de planner passen of u kunt uw GroupWise-planning afdrukken op de voorbedrukte pagina's die bij de planner worden meegeleverd. De planning kan ook als een eenvoudige onopgemaakte lijst met afspraken, taken en notities worden afgedrukt. Met de optie Meerdere gebruikers kunt u de agenda’s van verschillende gebruikers afdrukken. Zie voor meer informatie Uw planning afdrukken, hieronder. U kunt een bijgesloten bestand afdrukken vanuit de toepassing waarin dit bestand is gemaakt, als u toegang hebt tot die toepassing. U kunt een bijgesloten bestand ook afdrukken vanuit GroupWise. Dit laatste kan tijdbesparend werken, omdat de andere toepassing niet hoeft te worden geopend; de opmaak van het bijgesloten bestand kan echter bij het afdrukken iets veranderen. GroupWise-items afdrukken -

1

Klik in de itemlijst van uw postbus op het item dat u wilt afdrukken of open het item. Houd Ctrl ingedrukt en klik op de items als u meerdere items wilt selecteren.

2

Klik op Bestand ➤ Afdrukken.

3

Klik op de items die u wilt afdrukken.

4

Klik op Afdrukken.

Tip Bijgesloten bestanden kunt u afdrukken vanuit GroupWise. U kunt bijgesloten bestanden ook afdrukken vanuit de betreffende toepassing. Items in uw postbus afdrukken

71

Uw planning afdrukken -

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op een optie in de vervolgkeuzelijst Opmaak agenda.

In dit vak ziet u hoe de afdruk van de agenda eruit zal zien.

3

Klik op een optie in de vervolgkeuzelijst Papierformaat. Welke opties beschikbaar zijn, is afhankelijk van de geselecteerde agenda-opmaak.

4

Klik op een optie in de vervolgkeuzelijst Papierstijl.

5

Klik op een soort pagina-opmaak in de vervolgkeuzelijst Pagina-opmaak.

6

Geef in het vak Begindatum de eerste datum op die u wilt afdrukken.

7

Geef in het vak Aantal dagen op hoeveel dagen u wilt afdrukken.

8

Als u afspraken, taken en notities die zijn gemarkeerd als Persoonlijk, wilt uitsluiten, klikt u op Persoonlijke agenda-items verbergen.

9

Klik op de tab Opties Agenda ➤ geef de gewenste opties op. Deze opties kunnen, afhankelijk van het geselecteerde agendatype, variëren.

10 Klik op Printerinstelling ➤ selecteer een printer in de vervolgkeuzelijst

Naam. 11 Als u afdrukt op vooraf gedrukte formulieren die niet vanuit een papierlade

maar handmatig in de printer worden ingevoerd, klikt u op Eigenschappen ➤ een optie in de vervolgkeuzelijst Papierinvoer ➤ klik tweemaal op OK. 12 Klik op Afdrukken.

72

Items in uw postbus afdrukken

Tips Met Agenda afdrukken kunt u uw planning afdrukken in een aantal soorten opmaak, of pagina’s met afspraken, taken en notities uit uw GroupWise-agenda afdrukken voor uw Franklin Day Planner. Klik op Voorbeeld als u wilt zien hoe de planning er met de geselecteerde opties uit ziet.

Een bijgesloten bestand afdrukken vanuit GroupWise -

1

Open het item met het bijgesloten bestand of klik erop.

2


3

Klik op het bijgesloten bestand dat u wilt afdrukken. Houd Ctrl ingedrukt en klik op de overige bestanden als u meerdere bijlagen wilt afdrukken.

Een bijgesloten bestand afdrukken vanuit een andere toepassing

4

Klik op Afdrukken.

1

Open het item met het bijgesloten bestand of klik erop.

2


3

Klik op het bijgesloten bestand dat u wilt afdrukken.

-

Houd Ctrl ingedrukt en klik op overige bestanden als u meerdere bijlagen wilt afdrukken.

Statusinformatie over een item afdrukken

4

Klik op Bijlage afdrukken met gekoppelde toepassing ➤ Afdrukken.

1

Klik met de rechter muisknop in het venster Eigenschappen ➤ klik op Afdrukken.

-

De informatie wordt rechtstreeks naar de printer gezonden.

Regels maken Met Regels kunt u een aantal voorwaarden definiëren, en acties die moeten worden uitgevoerd wanneer een item aan deze voorwaarden voldoet. U kunt acties opgeven als het verplaatsen van items naar mappen, het doorsturen van en antwoorden op items, en dergelijke. Met regels organiseert u uw postbus, automatiseert u de postbus wanneer u weg bent en verwijdert u ongewenste items. Wanneer u een regel maakt, gaat u als volgt te werk:

Geef de regel een naam. Selecteer een gebeurtenis. De gebeurtenis is de aanleiding waardoor de regel wordt gestart.

Selecteer de rubrieken die onder de regel vallen. Voeg een actie toe. De actie is wat de regel na activering zal doen. Sla de regel op. U kunt nog veel meer opties opgeven om het aantal items waarop de regel van toepassing is, te beperken. U kunt een regel bijvoorbeeld alleen toepassen op geaccepteerde afspraken of op items met een bepaald woord in het vak Onderwerp of op items met een hoge prioriteit. Regels maken

73

Met Voorwaarden definiëren kunt u het aantal items waarop een regel van toepassing is, verder beperken. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de regel wordt toegepast op afspraken die zijn geaccepteerd of berichten met bepaalde woorden op de onderwerpregel, en talrijke andere mogelijkheden. Als u een regel hebt gemaakt die niet altijd op items toegepast hoeft te worden, kunt u deze naar behoeven handmatig starten. Stel dat een regel bepaalde items altijd in een map zet; u kunt deze items dan verzamelen in uw postbus totdat u ze allemaal tegelijk kunt verplaatsen. Een regel kan pas worden gestart nadat hij ingeschakeld is. Wanneer een regel ingeschakeld is, staat er een vinkje bij. Wanneer u een regel uitschakelt, kan deze niet meer worden gestart. De regel staat dan echter nog wel in het dialoogvenster Regels, zodat u hem kunt inschakelen wanneer dat nodig is. Regelacties toewijzen -

74

Regels maken

Aan iedere regel moet een actie worden toegewezen. De actie is datgene wat de regel doet wanneer is voldaan aan de regelcriteria. Wanneer u bijvoorbeeld bent ingedeeld op een nieuw project, kunt u een regel maken die alle nieuwe items met betrekking tot het oude project, doorstuurt naar uw opvolger. In onderstaande lijst wordt de actie van de diverse regels uitgelegd.

Actie

Resultaat

Bericht zenden

Zendt, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, een voorbereid postbericht naar door u opgegeven geadresseerden. Stel dat u telkens wanneer u een maandrapport van een andere groep medewerkers ontvangt, uw chef op de hoogte moet stellen. Uw chef zal het rapport misschien niet willen zien maar moet wel weten dat u het hebt ontvangen.

Doorsturen

Stuurt, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, items door naar een of meer gebruikers. Stel dat een collega heeft toegezegd, tijdens uw afwezigheid uw berichten te behandelen. U beslist welk type inkomende items uw collega mag afhandelen, en u maakt een regel om deze items door te sturen.

Delegeren

Delegeert, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, een afspraak, notitie of taak aan een andere gebruiker. Stel dat iemand heeft toegezegd, tijdens uw afwezigheid van kantoor uw taken over te nemen. Met uw regel kunt u afspraken, taken en notities delegeren aan die persoon. In het venster Eigenschappen vindt de afzender de persoon aan wie u het item hebt gedelegeerd.

Actie

Resultaat

Antwoord

Zendt, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, een voorbereid antwoord naar de afzender. Als u bijvoorbeeld een aantal dagen niet op kantoor komt, kan uw regel een antwoord zenden op inkomende items om aan te geven waar u bent, wanneer u terugkomt en met wie contact kan worden opgenomen voor dringende zaken. Wanneer u automatische antwoorden zendt, hoeft u alleen te antwoorden op items met een hoge prioriteit en op items waarvan de afzender vraagt om antwoord. Zo voorkomt u dat uw antwoorden worden gezonden aan postlijstgroepen en door het hele bedrijf gedistribueerd worden.

Accepteren

Accepteert, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, een afspraak, notitie of taak. Uw regel kan bijvoorbeeld alle afspraken met een bepaalde persoon accepteren.

Verwijderen/ weigeren

Verwijdert of weigert alle items wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan. Als u bijvoorbeeld op een bepaalde dag van de week nooit beschikbaar bent voor vergaderingen, kan uw regel alle afspraken weigeren die voor die dag worden gepland.

Item weggooien

Verwijdert, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, alle items uit de prullenbak. De items zijn niet meer terug te halen nadat ze zijn verwijderd uit de prullenbak.

Verplaatsen naar map

Verplaatst, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, items naar een map. U kunt bijvoorbeeld alle items met bepaalde woorden in het vak Onderwerp naar een gemeenschappelijke map verplaatsen.

Koppelen met map

Koppelt, wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan, items met een of meer mappen. Wanneer u een item koppelt met een map kunt u het item vanuit meer dan één map bekijken. Als u bijvoorbeeld een item hebt dat betrekking heeft op Marketing en Personeelszaken, kunt u het in de map Marketing plaatsen en koppelen met de map Personeelszaken. U kunt het item dan vanuit een van beide mappen openen.

Markeren als Privé

Markeert alle items die overeenkomen met de regelvoorwaarden, als Privé. Wanneer een item is gemarkeerd als Privé, kunt u de toegang van uw gemachtigden tot het item beperken. Regels maken

75

Gebeurtenissen selecteren die een regel activeren

Actie

Resultaat

Markeren als gelezen

Markeert alle items die overeenkomen met de regelvoorwaarden, alsof deze zijn gelezen. Stel dat u een antwoordenoverzicht doorneemt in een gedeelde map. Als u het overzicht niet meer wilt volgen, kunt u met uw regel alle items in het overzicht markeren alsof deze zijn gelezen zodat ze niet meer boven aan de itemlijst worden geplaatst.

Archief

Archiveert items wanneer aan de regelvoorwaarden wordt voldaan. Uw regel kan bijvoorbeeld alle items over een bepaald onderwerp archiveren.

Markeren als ongelezen

Markeert alle items die overeenkomen met de regelvoorwaarden alsof deze ongelezen zijn. Meestal klikt u op Acties ➤ Later lezen om een item te markeren als ongelezen. Er is ook een regelactie beschikbaar wanneer u dit proces wilt automatiseren of de status Ongelezen wilt toepassen op meerdere items tegelijk.

Verwerking van regel stoppen

Voorkomt dat andere regels actie ondernemen op items die voldoen aan de regelvoorwaarden. Regels worden uitgevoerd in de volgorde van de lijst in het dialoogvenster Regels. Als er andere regels bestaan die normaal gesproken van toepassing zijn op deze items, voorkomt Verwerking van regel stoppen dat deze andere regels worden uitgevoerd.

-

76

Regels maken

Een gebeurtenis is de aanleiding waardoor de regel wordt gestart. Hieronder ziet u welke soorten gebeurtenissen er zijn. Gebeurtenis

Resultaat

Nieuw item

De regel wordt geactiveerd wanneer er een nieuw item in uw GroupWise-postbus wordt geplaatst. Wanneer u klikt op Ontvangen kunnen alleen inkomende items de regel activeren. Wanneer u klikt op Verzonden kunnen alleen items die u verzendt, de regel activeren. Wanneer u op Persoonlijk klikt, wordt de regel telkens geactiveerd wanneer u een persoonlijke afspraak, notitie of taak aanmaakt. Wanneer u op Concept klikt, kunnen alleen niet-voltooide items (conceptitems) de regel activeren.

Opgeslagen item

De regel wordt geactiveerd wanneer een item in een specifieke map wordt geplaatst. Als u geen map specificeert, wordt de regel altijd geactiveerd wanneer er een item naar een map wordt verplaatst.

Een regel maken

Gebeurtenis

Resultaat

Map openen

De regel wordt geactiveerd wanneer u een specifieke map opent. Als u geen map specificeert, wordt de regel altijd geactiveerd wanneer u een map opent.

Map sluiten

De regel wordt geactiveerd wanneer u een specifieke map sluit. Als u geen map specificeert, wordt de regel altijd geactiveerd wanneer u een map sluit.

Starten

De regel wordt geactiveerd wanneer u GroupWise start.

Afsluiten

De regel wordt geactiveerd wanneer u GroupWise afsluit.

Gestart door gebruiker

De regel kan alleen handmatig worden geactiveerd door de regel te selecteren in het dialoogvenster Regels en vervolgens op Starten te klikken.

-

1

Klik op Extra ➤ Regels ➤ Nieuw.

2

Typ een naam in het vak Naam.

3

Klik op de pop-up lijst Als aanleiding: ➤ en klik op een optie om de regel in werking te laten treden.

4

Als u op Nieuw item, Starten, Afsluiten of Gestart door gebruiker hebt geklikt, klikt u op een of meer bronnen voor het item. Klik bijvoorbeeld op Ontvangen en Persoonlijk. of Als u op Opgeslagen item, Map openen of Map sluiten had geklikt, klikt u op het mappictogram ➤ map ➤ OK om de naam van de map weer te geven.

5

Klik in de lijst Rubrieken op een of meer rubrieken waarvoor u de regel wilt laten gelden. Regels maken

77

6

Als u de items waarop de regel van invloed is, nog verder wilt beperken, klikt u op Voorwaarden definiëren ➤ op de betreffende opties ➤ OK.

7

Klik op Actie toevoegen ➤ klik op de actie die door de regel wordt uitgevoerd. Voor een aantal acties als Bericht zenden en Antwoorden moet extra informatie worden ingevoerd.

8

Een regel kopiëren om een nieuwe regel te maken

Klik op Opslaan. Tip Als Opslaan lichter wordt weergegeven, hebt u waarschijnlijk vergeten een naam voor de regel te typen of een actie toe te voegen.

-

Een regel bewerken

1

Klik op Extra ➤ Regels.

2

Klik op de regel die u wilt kopiëren ➤ Kopiëren.

3

Typ de naam voor de nieuwe regel.

4

Breng de juiste wijzigingen aan in de regel.

5

Klik op Opslaan.

1


2

Klik op de regel die u wilt bewerken ➤ Bewerken.

3

Breng de juiste wijzigingen aan in de regel.

4

Klik op Opslaan.

1


2

Klik op de regel die u wilt verwijderen ➤ Verwijderen.

3

Klik op Ja.

1

Klik in het dialoogvenster Nieuw of Regels bewerken op Voorwaarden definiëren.

2

Klik op de pijl omlaag in het eerste vak ➤ klik op een veld.

3

Klik op de vervolgkeuzelijst met argumenten ➤ klik op een argument.

4

Typ de criteria voor de regel filter of klik op de pijl omlaag (indien aanwezig) en klik vervolgens op een bestaand criterium.

-

Een regel verwijderen -

Beperken welke items onder een regel vallen -

78

Regels maken

Bij het typen van criteria zoals iemands naam of een onderwerp, kunt u de asterisk (*) en het vraagteken (?) als jokerteken gebruiken. Bij het typen van de tekst hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. 5

Klik op de laatste vervolgkeuzelijst ➤ klik op Einde. of Klik op En of Of om de items waarop de regel kan worden toegepast, nog verder te beperken.

Een regel handmatig starten -

1

Klik op de items of mappen waarop de regel van toepassing zal zijn.

2


3

Klik op de regel die u handmatig wilt uitvoeren.

4

Klik op Starten ➤ Sluiten.

Een regel activeren of uitzetten

Tip De acties van de regel worden uitgevoerd nadat het dialoogvenster Regels is gesloten.

-

1


2

Klik op de regel die u wilt activeren of uitzetten.

3

Klik op Activeren of Uitzetten. De knop wisselt tussen Activeren en Uitzetten.

Tips Een vinkje in het vakje geeft aan dat een regel is ingeschakeld. U kunt ook in het vakje naast de naam van de regel klikken om dezete activeren of uit te zetten.

Regels maken

79

Anderen toegang geven tot uw postbus Met een machtiging kan een gebruiker de postbus en agenda van een andere gebruiker beheren of gebruiken. Een gemachtigde kan een groot aantal acties uitvoeren, zoals het lezen, accepteren en weigeren van items namens een andere gebruiker, binnen de beperkingen die die andere gebruiker heeft ingesteld. Machtiging ontvangen -

U kunt pas optreden als gemachtigde van een ander wanneer twee voorbereidende handelingen zijn uitgevoerd. Ten eerste moet degene die u wil machtigen, u een aantal rechten verstrekken in de lijst Toegang in het menu Opties. Ten tweede moet u de naam van die gebruiker toevoegen aan uw lijst met gemachtigden, zodat u probleemloos zijn of haar postbus in kunt. Wanneer de voorbereidingen om op te treden als iemands gemachtigde zijn voltooid, kunt u telkens wanneer u de postbus of agenda van die persoon beheert, klikken op zijn of haar naam in uw pop-up lijst Gemachtigde.

Iemand machtigen -

80

Met de lijst Toegang in Beveiligingsopties kunt u andere gebruikers het recht geven om op te treden als uw gemachtigde. U kunt aan de diverse gebruikers verschillende rechten toekennen voor toegang tot uw agenda en berichten. Als gebruikers bepaalde informatie over uw afspraken mogen bekijken wanneer ze in uw agenda op zoek zijn naar beschikbare tijden, geeft u hen leestoegang voor afspraken. In onderstaande tabel ziet u welke rechten u kunt toekennen aan gebruikers: Met dit recht

doet uw gemachtigde het volgende:

Lezen

Leest de items die u ontvangt.

Schrijven

Maakt en verzendt items namens u.

Mijn signalen activeren

Ontvangt dezelfde signalen die u ook krijgt.

Mijn meldingen activeren

Krijgt een melding wanneer u items ontvangt.

Opties/regels/groepen wijzigen

Wijzigt de opties in uw postbus. De gemachtigde kan een of meer optie-instellingen wijzigen, waaronder de toegang die u aan andere gebruikers hebt gegeven. Als de gemachtigde ook postrechten heeft, kan hij of zij regels een persoonlijke groepen maken of wijzigen.

Items archiveren

Uw items opslaan en lezen in zijn of haar archiefmap. Als u een gemachtigde archiveringsrechten geeft, kunnen items die door die gemachtigde op zijn of haar vaste schijf worden opgeslagen en hebt u geen toegang meer tot deze gegevens.

Anderen toegang geven tot uw postbus

Uw toegangslijst bewerken -

1


2

Dubbelklik op Beveiliging ➤ en klik op het tabblad Toegang voor gemachtigde.

3

Om gebruikers toe te voegen aan de lijst, klikt u op gebruiker die u wilt machtigen ➤ klik op OK.

➤

klikt u op de

Als u meerdere gebruikers wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de betreffende gebruikers klikt. 4

Klik in de lijst Toegang op een gebruiker.

5

Selecteer de rechten die u deze gebruiker wilt geven.

6

Herhaal stappen 4-5 om alle gebruikers in de lijst Toegang rechten te geven.

7

U verwijdert een gebruiker uit de lijst Toegang door op de gebruiker en ➤ Gebruiker verwijderen te klikken.

8

Klik op OK.

Tip U kunt in de lijst Toegang de optie Iedereen selecteren om alle gebruikers in het Adresboek van een standaardset rechten te voorzien. Als u bijvoorbeeld wilt dat alle gebruikers leesrechten hebben voor uw mail, dan wijst u leesrechten toe aan Iedereen. Tenzij u wilt dat iedereen een zekere mate van toegang heeft tot uw postbus, moeten bij Iedereen geen rechten vermeld staan.


81

De postbus of agenda van een ander beheren -

1 Klik in het hoofdvenster of de agenda op 2

Klik op de naam van degene van wie u de postbus wilt openen.

3

➤ klik op uw eigen naam om terug te keren naar uw eigen Klik op postbus wanneer u klaar bent met de werkzaamheden in de postbus van de andere gebruiker.

Een gebruiker toevoegen aan de pop-up lijst Gemachtigden

om toegang te krijgen tot de

pop-up lijst Gemachtigde.

Tips Voordat u als iemands gemachtigde kunt optreden, moet die persoon u in de lijst Toegang bij Opties de rechten als gemachtigde verstrekken. U moet eerst de naam van de betreffende gebruiker toevoegen aan uw pop-up lijst Gemachtigde, voordat u er op kunt klikken. Afhankelijk van de rechten die de andere gebruiker u in de lijst Toegang onder Opties heeft toegewezen, kan u slechts beperkte toegang hebben tot de postbus. U kunt de gemachtigde zijn van alle gebruikers met wie u een postkantoor deelt en die u hiervoor rechten verstrekken. Als u als gemachtigde wilt optreden voor iemand op een ander postkantoor, moet de client/server op het bestemmingspostkantoor zijn geactiveerd. U kunt meer dan een postbus tegelijk open hebben staan. U kunt de postbussen van elkaar onderscheiden via de naam van de eigenaar die voor elke postbus als gebruikerslabel wordt weergegeven.

-

1

Klik in het hoofdvenster of de agenda op

2

Klik op Gemachtigde.

3

Geef de naam op van degene wiens postbus u wilt openen ➤ klik op OK.

4

Klik nogmaals op lijst Gemachtigde.

82

zodat de naam van de persoon verschijnt in uw pop-up

Tips Nu u de naam van de persoon hebt toegevoegd aan uw pop-up lijst Gemachtigden, kunt u er te allen tijde op klikken wanneer u de postbus wilt openen. U keert terug naar uw eigen postbus door te klikken op uw eigen naam in de pop-up lijst Gemachtigden. U kunt pas optreden als gemachtigde van een andere gebruiker als u de rechten van een gemachtigde hebt gekregen in de lijst Toegang onder Opties.


Een gebruiker verwijderen uit uw pop-up lijst Gemachtigden -

1


2

Klik op Gemachtigde.

3

Klik op de naam die u wilt verwijderen ➤ klik op Verwijderen.

4

Klik op OK.

Een item markeren als Privé

Tip Wanneer u een gebruiker verwijdert uit de pop-up lijst Gemachtigden, verwijdert u hiermee niet uw eigen recht om als gemachtigde voor die gebruiker op te treden. De gebruiker wiens postbus u opent, moet uw rechten wijzigen in de lijst Toegang onder Opties.

-

U kunt de toegang tot afzonderlijke items in uw postbus of agenda beperken door items te markeren als Privé. Wanneer u een item markeert als Privé, voorkomt u dat ongeoorloofde gemachtigden dit item openen. Ongeoorloofde gemachtigden zijn gemachtigden aan wie u niet het recht hebt gegeven om items te openen die gemarkeerd zijn als Privé. Gemachtigden hebben geen toegang tot deze items, tenzij u hen deze rechten geeft in uw lijst Toegang. Als u een item als Privé markeert bij het verzenden, kunnen noch uw gemachtigden, noch die van de geadresseerde het item openen als ze de betreffende rechten niet hebben. Als u een item als Privé markeert bij het ont vangen, kan het niet clandestien worden gelezen door uw eigen gemachtigden, maar wel door de gemachtigden van de afzender. 1

U markeert een item in uw itemlijst als Privé door te klikken op het item klik op Acties ➤ Markeren als Privé .

➤

of U markeert een item in uw agenda als Privé door op het item te klikken in de lijst Afspraken, Notities of Taken ➤ klik op Acties ➤ Markeren als Privé .


83

De prullenbak openen en leegmaken Alle verwijderde berichten en telefoonnotities, afspraken, taken, documenten en notities worden opgeslagen in de prullenbak. Verwijderde items kunnen worden bekeken, geopend of teruggestuurd naar de postbus, totdat de prullenbak wordt geledigd (wanneer u de prullenbak leegmaakt, worden items in de prullenbak uit het systeem verwijderd). U kunt uw hele prullenbak leegmaken of alleen geselecteerde items weggooien. Items in de prullenbak worden weggegooid na het aantal dagen dat u hebt ingevoerd bij de tab Archiveren en verwijderen onder Voorkeuren: instellingen van GroupWise. U kunt de prullenbak ook handmatig leegmaken. Uw prullenbak openen -

1

Een item verwijderen uit de prullenbak en terugplaatsen in de postbus

Klik in uw mappenlijst op Tip Items in de prullenbak kunt u openen en opslaan. Ook kunt u informatie over de items bekijken. Verder kunt u items uit het systeem verwijderen of deze terugplaatsen in de postbus. Klik met de rechter muisknop op een item in de TM prullenbak. Er verschijnt dan een QuickMenu van deze opties.

-

1

Klik in uw mappenlijst op

2

Selecteer het item of de items waarvan u de verwijdering ongedaan wilt maken.

3

Klik op Bewerken ➤ Verwijderingen ongedaan maken.

Een item opslaan dat in uw prullenbak zit

Tips Het herstelde item wordt geplaatst in de map waaruit het oorspronkelijk is verwijderd. Als de oorspronkelijke map niet meer bestaat, wordt het item in uw postbus geplaatst. U kunt een item ook herstellen door het vanuit de map Prullenbak naar een andere map te slepen.

-

84

1


2

Dubbelklik op het item dat u wilt opslaan.

3

Klik op Bestand ➤ Opslaan als.

4

Typ een bestandsnaam voor het item in het tekstvak Bestand opslaan als.

De prullenbak openen en leegmaken

5

Klik op Bladeren als u het item in een andere directory wilt opslaan dan wordt weergegeven in het tekstvak Huidige directory ➤ klik op OK.

6


De prullenbak leegmaken

Tips Als u een item opslaat dat in uw prullenbak zit, krijgt u van GroupWise een bestandsnaam waarin de onderwerpregel wordt gebruikt met de extensie .MLM. U kunt deze naam gebruiken of u typt een andere naam in het tekstvak Bestand opslaan als. U kunt items ook opslaan door met de rechter muisknop te klikken op het item ➤ klik op Opslaan als om het dialoogvenster Opslaan te openen. Wanneer u wilt worden gewaarschuwd als een door u gekozen bestandsnaam al bestaat, klikt u op het selectievakje Dubbele bestandsnamen melden.

-

1

Geselecteerde items uit de prullenbak weggooien

Klik op Bewerken ➤ Prullenbak legen ➤ Ja. Tip U hoeft de map Prullenbak niet te openen voordat u de prullenbak leegt.

-

1


2

Selecteer een of meer items. U kunt meerdere items selecteren door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op de items klikt.

3

De prullenbak automatisch legen

Klik op Bewerken ➤ Verwijderen ➤ Ja. Tip U kunt een bereik van items selecteren door te klikken op het eerste item binnen het bereik ➤ en Shift in te drukken terwijl u het laatste item in het bereik selecteert.

-

1


2

Dubbelklik op Voorkeuren: instellingen ➤ en klik op de tab Archiveren en verwijderen.

De prullenbak openen en leegmaken

85

3

Klik op Automatisch na in het vak Prullenbak legen ➤ geef op na hoeveel dagen de prullenbak automatisch wordt geleegd.

4

Klik op OK.

Items uit de postbus verwijderen Met Verwijderen kunt u een of meer geselecteerde items uit uw postbus verwijderen. Ook kunt u met Verwijderen geselecteerde tekst binnen een item verwijderen. U kunt mappen, documenten, koppelingen en meer verwijderen. Tot slot kunt u met Verwijderen items intrekken die u hebt verzonden. Berichten en telefoonnotities kunt u intrekken als de geadresseerden ze nog niet hebben gelezen. Afspraken, notities en taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. Items uit uw postbus verwijderen -

1

Klik in het hoofdvenster op het item dat u wilt verwijderen. Als u meerdere items wilt verwijderen, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de betreffende items klikt.

2


86

Items uit de postbus verwijderen

Tips Verwijdert u uitgaande items, dan wordt het dialoogvenster Item verwijderen geopend. Selecteer de betreffende optie bij Verwijderen uit. U kunt items in het hoofdvenster ook met de rechtermuisknop aanklikken en op Verwijderen klikken. Als u een documentverwijzing uit uw postbus verwijdert, geldt dit alleen voor de verwijzing. Het document blijft in de bibliotheek staan. Verwijderde items worden naar de Prullenbak verplaatst en blijven daar tot de Prullenbak wordt geleegd. In de Prullenbak kunt u items bekijken of de items weer terugzetten op hun oorspronkelijk locatie.

Items in uw postbus opslaan U kunt items en bijlagen opslaan als bestanden op uw vaste schijf, in een persoonlijke netwerkmap of op een diskette. Wanneer u een item in uw postbus opslaat, laat GroupWise dit item in uw postbus staan en slaat een kopie hiervan op als tekstbestand op de door u opgegeven locatie. In de map Werk in uitvoering kunt u berichten opslaan waaraan u bent begonnen en die u later wilt afmaken. Wanneer een item is opgeslagen, kunt u het ophalen in een andere toepassing, ® bijvoorbeeld in WordPerfect . Items in uw postbus opslaan -

1

Klik op het item dat u wilt opslaan ➤ klik op Bestand ➤ Opslaan als.

2

Typ een bestandsnaam voor het item in het tekstvak Bestand opslaan als. Wanneer u een item opslaat, gebruikt GroupWise de onderwerpregel als de bestandsnaam en voegt hieraan de extensie .MLM toe. U kunt deze naam gebruiken of u typt een andere naam in het tekstvak Bestandsnaam.

3

Klik op Bladeren als u het item in een andere directory wilt opslaan dan wordt weergegeven in het tekstvak Huidige directory.

4


5


Een bijlage opslaan

Tips U slaat een bijlage op door deze te selecteren in de keuzelijst Items opslaan. U kunt ook met de rechtermuisknop op een item klikken ➤ en op Opslaan als klikken om het dialoogvenster Opslaan te openen.

-

1

Klik op het item met de bijlage die u wilt opslaan.

2

Klik op Bestand ➤ Opslaan als ➤ klik op de bijlage die u wilt opslaan.

3

Typ een bestandsnaam voor de bijlage in het tekstvak Bestand opslaan als.

Items in uw postbus opslaan

87

Statusinformatie opslaan

4

Klik op Bladeren als u het item in een andere directory wilt opslaan dan wordt weergegeven in het tekstvak Huidige directory ➤ klik op een map ➤ klik op OK.

5


6


1

Klik op een item ➤ Bestand ➤ Eigenschappen om de statusinformatie weer te geven.

2


3

Typ een bestandsnaam.

4

Als u het bestand een extensie wilt geven, typ deze dan. Er wordt niet automatisch een extensie toegevoegd.

5

Klik op Opslaan.

-

Een niet-voltooid item opslaan

Tip De tekst wordt opgeslagen in WordPerfect 6.1-formaat.

-

1

Klik vanuit de itemweergave op Bestand ➤ Concept opslaan.

2

Selecteer de map waarin u het item wilt opslaan ➤ klik op OK.

88

Items in uw postbus opslaan

Tips Het conceptbericht wordt ondergebracht in de map die u in Stap 2 hebt gekozen. De standaardmap voor niet-voltooide berichten is de map Werk in uitvoering. U kunt een item ook opslaan door op Annuleren te klikken in de itemweergave. Klik in dat geval op Ja bij de vraag of u het bericht wilt opslaan. Het bericht wordt opgeslagen in de door u opgegeven map.

Faciliteiten in eigendom Faciliteiten zijn items die kunnen worden gepland voor vergaderingen en ander gebruik. Faciliteiten kunnen vertrekken zijn, overhead-projectoren, auto’s, enzovoort. De systeembeheerder definieert een faciliteit door deze een herkenbare naam te geven en toe te wijzen aan een gebruiker. Een gebruiker die is toegewezen aan een faciliteit is de eigenaar van die faciliteit en is gemachtigd om meldingen te ontvangen van afspraken, en deze afspraken te accepteren of te weigeren. Faciliteiten kunnen worden opgenomen bij het zoeken naar tijden, net als gebruikers. De faciliteit-ID wordt ingevoerd in het vak Aan. De eigenaar van een faciliteit is verantwoordelijk voor het accepteren en weigeren van afspraken voor de faciliteit. De eigenaar kan dit doen doordat hij volledig gemachtigd is om op te treden voor de faciliteit. De eigenaar van een faciliteit moet zijn aangesloten op hetzelfde postkantoor als de faciliteit zelf. Als eigenaar van een faciliteit kunt u verzoeken voor die faciliteit accepteren of weigeren. U kunt vragen om meldingen, zodat u telkens wanneer om de faciliteit wordt verzocht, een melding ontvangt. Verzoeken om faciliteiten accepteren en weigeren -

1


2

Klik op de faciliteit waarvan u de eigenaar bent.

3

Als de faciliteit waarvan u de eigenaar bent niet in de pop-up lijst Gemachtigden staat, klikt u op Gemachtigde ➤ typ de naam van uw faciliteit in het tekstvak Naam ➤ klik op OK.

4

Dubbelklik op het item dat u wilt accepteren of weigeren.

5

Klik op Acties ➤ Accepteren of Weigeren.

Tip Verzoeken om faciliteiten kunt u alleen accepteren of weigeren als u de eigenaar bent en als u lees- en schrijftoegang hebt. U moet zijn aangesloten bij hetzelfde postkantoor als de faciliteit waarvan u de eigenaar bent.

Faciliteiten in eigendom

89

Melding ontvangen wanneer een gebruiker een faciliteit verzoekt -

1

Klik in het hoofdvenster op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Beveiliging ➤ klik op het tabblad Notify.

2

Klik in de keuzelijst Melding op de faciliteit.

3

Controleer of Meldingen activeren is geselecteerd ➤ klik op OK.

Regels maken voor een faciliteit

Tip Als u de faciliteit niet ziet staan in de faciliteitenlijst uit Stap 2, klikt u op Gebruiker toevoegen ➤ dubbelklik op de faciliteit waarvan u de eigenaar bent ➤ klik op OK.

-

Als eigenaar van een faciliteit hebt u volledige toegang tot die faciliteit. U kunt dus ook regels maken. In de hieronder beschreven stappen ziet u hoe u een regel kunt maken die alle verzoeken accepteert voor een beschikbare faciliteit. Dit is een voorbeeld van een regel die nuttig is voor een faciliteit. U kunt een groot aantal andere regels maken voor andere acties. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die verzoeken weigert voor een faciliteit die reeds is ingedeeld. Zie Regels maken bij De postbus beheren. 1

Klik in de linker benedenhoek van het hoofdvenster of in de linker bovenhoek van de agenda op

2

Klik op de faciliteit waarvan u de eigenaar bent.

3

Als de faciliteit waarvan u de eigenaar bent niet in de pop-up lijst Gemachtigden staat, klikt u op Gemachtigde ➤ typ de naam van uw faciliteit in het tekstvak Naam ➤ klik op OK.

4

Klik op Extra ➤ Regels ➤ Nieuw.

5

Typ een naam voor de regel.

6

Klik op Afspraak. Controleer of de selectie van alle andere rubrieken is opgeheven.

7

Klik op de vervolgkeuzelijst Afspraakconflict ➤ klik op Nee.

8

Klik op Actie toevoegen ➤ Accepteren ➤ typ desgewenst een toelichting ➤ klik op OK. De regel accepteert de afspraak voor de faciliteit alleen als de faciliteit beschikbaar is.

9

90



Telefoneren met GroupWise


91

Werken met Zender bellen Met Zender bellen kunt u de afzender van een item bellen. Wanneer u Zender bellen kiest, opent Conversation Place uw telefoongesprek en voltooit dit voor u. De afzender van een item bellen -

1

Klik op Extra ➤ Zender bellen. Conversation Place wordt geopend en voltooit het telefoongesprek voor u.

Tip Conversation Place kan de oproep alleen voltooien als de afzender een telefoonnummer heeft.

Werken met Conversation Place Met Conversation Place bedient u uw telefoon rechtstreeks vanaf het bureaublad. U kunt de telefoon opnemen, bellers in de wachtrij plaatsen, de microfoon gebruiken, conferentiegesprekken houden met anderen, enzovoort. Het is zelfs mogelijk om rechtstreeks vanaf Conversation Place telefoonnummers op te zoeken en te kiezen. Conversation Place is een component van de GroupWise-omgeving. Het programma belicht en vereenvoudigt veel functies die weliswaar door de meeste telefoons worden geboden maar zelden worden gebruikt. Aangezien Adresboek en Conversation Place sterk zijn geïntegreerd, hebben gebruikers snel en eenvoudig toegang tot gebruikersinformatie die in algemene en persoonlijke adresboeken kan worden opgeslagen. Conversation Place gebruikt voor het beheer van telefoons TAPI of TSAPI. Voor TAPI hebt u een modem of een TAPI service-provider nodig. Bovendien moet TAPI32.DLL op de client-computers zijn geïnstalleerd. TAPI32.DLL wordt ® standaard geïnstalleerd tijdens de installatie van Windows. Voor TSAPI is het ® volgende nodig: een actieve TSAPI TServer, CSTA32.DLL en Novell TM Client 32 op de client-computers.

92

Werken met Zender bellen

Conversation Place starten -

Bellen met derden

1

Klik in het hoofdvenster van GroupWise op Extra ➤ Conversation Place.

1

Begin in het vak Naam typen met het typen van de gezochte naam tot de volledige naam verschijnt.

2

Klik op Kiezen.

-

Een gesprek in de wachtstand plaatsen

Tips Als degene die u wilt bellen niet voorkomt in het adresboek van GroupWise, typ het betreffende nummer dan in het vak Telefoonnummer typen. Klik op Recente gesprekken ➤ het nummer om het nummer te kiezen van een van de tien laatste inkomende of uitgaande gesprekken. Klik op om namen en nummers op te zoeken in het adresboek van GroupWise.

-

1

Klik op Wachten. Tip Klik nogmaals op Wachten om een gesprek weer uit de wachtstand te halen. U kunt ook op de gespreksbalk onderin het venster van Conversation Place op de knop klikken die het betreffende gesprek voorstelt.

Werken met Conversation Place

93

Ophangen -

Gesprekken doorverbinden

1

Klik op Ophangen.

1

Klik op Doorverbinden.

2

Begin in het vak Naam typen met het typen van de gezochte naam tot de juiste naam verschijnt.

3

Als u het gesprek wilt aankondigen bij degene naar wie u het wilt doorverbinden, klikt u op Kiezen ➤ kondig het gesprek aan ➤ klik op Doorverbinden.

-

of Klik op Doorverbinden om onmiddellijk door te verbinden.

Nummers kiezen die recent gebruikt zijn

Tips Als degene die u wilt bellen niet voorkomt in het adresboek van GroupWise, typ het betreffende nummer dan in het vak Telefoonnummer typen. Klik op om namen en nummers op te zoeken in het adresboek van GroupWise.

-

Conferentiegesprekken

1

Klik op Recente gesprekken ➤ het telefoonnummer of de naam.

Tip Op de lijst Recente gesprekken staan de laatste tien gesprekken die zijn ingekomen of zijn uitgegaan.

-

1

Klik op Conferentie terwijl u een gesprek actief hebt of een beller in de wachtstand staat.

2

Begin in het vak Naam typen met het typen van de naam tot de juiste naam verschijnt.

3

Klik op Kiezen. Tip

94


Klik op om namen en nummers op te zoeken in het adresboek van GroupWise.

Gesprekken samenvoegen -

Met Samenvoegen verbindt u twee gesprekken die reeds aan de gang zijn. Als u bijvoorbeeld met iemand in gesprek bent en u hebt een ander in de wachtrij staan die u bij het gesprek wilt betrekken, dan hoeft u niet de verbinding met een van de bellers te verbreken en terug te bellen voor een conferentiegesprek. Het enige dat u hoeft te doen, is de gesprekken samenvoegen. Als u meer dan twee gesprekken actief hebt, laat Conversation Place u kiezen welke gesprekken u wilt samenvoegen. Met Conferentie voegt u een beller toe aan een gesprek dat reeds aan de gang is. 1

Informatie opgeven over uw locatie

Klik op Samenvoegen als u een gesprek actief hebt en een tweede gesprek in de wacht staat.

-

Via Locatie-informatie geeft u Conversation Place aan hoe uw telefoonsysteem werkt zodat het bellen via het programma goed werkt. U kunt standaardtelefoonsystemen, toestelnummers, toegangsmethoden en kengetallen instellen. Het is mogelijk om verschillende instellingen op te geven en de instelling te kiezen die het beste aansluit bij uw werkplek. Een locatie-instelling selecteren 1 Klik op Bewerken ➤ Locaties. 2

Klik in de vervolgkeuzelijst Locatienaam op een van de namen.

Een locatie-instelling maken 1 Klik op Bewerken ➤ Locaties. 2

Geef aan welke locatie-opties u voor deze locatie wilt gebruiken.

3

Klik op Nieuw.

4

Typ een naam voor de nieuwe instelling ➤ klik op OK.

Tip U kunt een onbeperkt aantal locatie-instellingen maken en deze vervolgens vanaf elke werkplek gebruiken.


95

Werken met GroupWise buiten kantoor

96


Inleiding in GroupWise Remote ®

Met GroupWise Remote kunt u wanneer u niet op kantoor bent, uw postbus openen en onder andere berichten verzenden en ontvangen. GroupWise Remote kan alleen werken als u een netwerkpostbus op een GroupWise-systeem in een netwerk hebt. Netwerkpostbussen en remote postbussen

Wanneer u GroupWise buiten kantoor wilt gebruiken, moet u in uw GroupWise-netwerksysteem een bestaande GroupWise-postbus hebben, de zogenaamde netwerkpostbus. U haalt een kopie van uw netwerkpostbus op in uw laptop of uw home computer. Deze kopie wordt de remote postbus genoemd. Remote wisselt items en informatie uit tussen uw netwerkpostbus en de postbus op uw remote computer. Wanneer u op kantoor werkt met GroupWise, is de postbus die u opent de netwerkpostbus. Wanneer u buiten kantoor werkt met GroupWise, is de postbus die u opent de remote postbus. Wanneer u een item verzendt vanuit uw remote postbus, stuurt Remote dit item de eerstvolgende keer dat u verbinding maakt, naar uw GroupWisenetwerksysteem. Daar vandaan wordt het gedistribueerd naar de geadresseerden. Wanneer iemand in uw GroupWise-netwerksysteem een item naar u verzendt, wordt dit afgeleverd bij uw netwerkpostbus. U kunt het item dan met Remote ophalen naar uw remote postbus. Items verzenden en ophalen

Remote maakt een verzoek wanneer u een actie uitvoert waarvoor informatie moet worden verzonden naar uw netwerkpostbus, bijvoorbeeld voor het verzenden van een bericht. Er worden bijvoorbeeld verzoeken gemaakt wanneer u een van de volgende acties uitvoert:

Een item verzenden, doorsturen of beantwoorden Een persoonlijk item of een persoonlijke map, groep of regel maken Een item openen, verwijderen, intrekken of de verwijdering van het item ongedaan maken, of de prullenbak legen

Verzoeken om het downloaden van items, mappen en dergelijke vanuit uw netwerkpostbus

Een item naar of vanuit een map verplaatsen Regels in- en uitschakelen of wijzigen Een map of een regel verwijderen

Inleiding in GroupWise Remote

97

Alle verzoeken worden op een lijst geplaatst in het dialoogvenster Wachtrijbeheer. Wanneer u aansluiting maakt met uw GroupWise-systeem worden de verzoeken op de lijst naar uw netwerkpostbus verzonden. Als u bijvoorbeeld vraagt om alle ongeopende berichten, wordt dat verzoek om het ophalen van gegevens verzonden naar uw netwerkpostbus. Uw netwerkpostbus verzamelt alle items waarom u hebt gevraagd en GroupWise haalt deze binnen in uw remote postbus. Soorten verbinding

U krijgt toegang tot uw netwerkpostbus wanneer u verbinding maakt met uw GroupWise-systeem via een modem, het netwerk of met een TCP/IPverbinding. U zult Remote waarschijnlijk buiten het kantoor gebruiken op een computer zonder netwerktoegang. In dergelijke situaties kunt u een TCP/IP-aansluiting of een modemaansluiting gebruiken voor verbinding met uw GroupWise-netwerksysteem. Modemverbindingen kiezen het nummer van een gateway in uw GroupWise-systeem. TCP/IP-verbindingen maken gebruik van een uniek IP (Internet Protocol) adres en poortinformatie voor verbinding met uw GroupWise-netwerksysteem. U kunt Remote ook gebruiken op kantoor, en verbinding maken met uw GroupWise-netwerksysteem via een TCP/IP-verbinding of een netwerkverbinding. Deze soorten verbindingen zijn handig wanneer u grote hoeveelheden informatie wilt downloaden, bijvoorbeeld uw systeemadresboek. Functies van GroupWise gebruiken in Remote -

Wanneer u de remote postbus hebt ingesteld op een laptop of een bureaucomputer buiten uw kantoor, kunt u ook op die andere locatie gebruikmaken van GroupWise. Wanneer u de volgende gezamenlijke GroupWise-functies gebruikt in uw remote postbus, worden de acties opgeslagen als verzoeken. Wanneer u de eerstvolgende keer verbinding maakt met het GroupWise-netwerksysteem, worden de verzoeken verwerkt door uw netwerkpostbus.

98


Een item lezen, bewerken of verwijderen Antwoorden op een item Een item doorsturen, delegeren of opnieuw zenden Een item verplaatsen of koppelen Een item accepteren, weigeren of voltooien De prullenbak legen Mappen maken of items naar mappen verplaatsen Regels maken of bewerken Persoonlijke adresboeken maken of bewerken

Overige gezamenlijke GroupWise-functies blijven specifiek voor de instellingen van uw remote postbus en worden nooit verzonden naar of opgehaald uit uw netwerkpostbus.

Opties instellen Concepten maken, verwijderen of opslaan Signalen instellen Afdrukken Items filteren of sorteren Spellingcontrole

Onderstaande GroupWise-functies zijn niet beschikbaar in uw remote postbus omdat deze niet van toepassing zijn in een remote situatie.

Toegangslijst Archief Gemachtigde Werken met Smart Docking

GroupWise verwerkt automatisch de uitstaande Remote-verzoeken wanneer u GroupWise na terugkeer op uw kantoor start op een laptop in een docking station. U kunt bijvoorbeeld een item verzonden hebben toen u elders was, zonder dat u verbinding hebt gemaakt met het GroupWise-netwerksysteem. Het verzoek is dus nog niet verwerkt. Wanneer u terugkeert naar kantoor en GroupWise start, krijgt u de vraag of u de uitstaande verzoeken wilt verwerken. Klik op Verzoeken als u wilt kijken welke verzoeken nog moeten worden verwerkt.

Controleren of u de remote postbus gebruikt

De remote postbus en de netwerkpostbus zijn bijna identiek. In de menubalk kunt u echter zien welke postbus u gebruikt. Als de menubalk het menu Remote bevat, werkt u met GroupWise vanuit uw netwerkpostbus.

-

-

Wanneer u de remote postbus gebruikt, wordt het menu Remote weergegeven.


99

Voorbereiding voor werken met Remote Voordat u het kantoor verlaat, is het raadzaam dat u met Hit the Road uw remote postbus instelt en bijwerkt. Als u GroupWise gebruikt op een laptop in een docking station op kantoor, kunt u met Hit the Road uw remote postbus maken op dezelfde computer. Verder kunt u met Hit the Road setup-bestanden maken op een diskette zodat u de remote postbus kunt instellen op een laptop of een computer die niet is aangesloten op uw netwerk, bijvoorbeeld de computer die u thuis hebt staan. Wanneer u voor het eerst gaat werken met Hit the Road, gebeurt het volgende:

U krijgt het verzoek om een wachtwoord toe te wijzen aan uw netwerkpostbus, als u dat nog niet hebt gedaan

Uw remote postbus wordt ingesteld op de laptop in het docking station, die momenteel is aangesloten op het netwerk waarop uw GroupWisenetwerksysteem draait of er worden setup-bestanden op een diskette gekopieerd zodat u een computer zonder rechtstreekse netwerktoegang kunt instellen

Er wordt een (rechtstreekse) netwerkverbinding gemaakt als u op het postkantoor bent aangesloten via een netwerkaansluiting of een TCP/IPverbinding gemaakt als u GroupWise gebruikt in client/server-modus

Er worden modemverbindingen gemaakt voor alle asynchrone gateways die in uw GroupWise-netwerksysteem zijn aangetroffen Met Hit the Road werkt u uw remote postbus bij met berichten, regels, adresboeken en documenten uit uw netwerkpostbus. Wanneer u uw remote postbus bijwerkt voordat u het kantoor verlaat, spaart en tijd en geld en zorgt u ervoor dat u de nodige informatie bij u hebt. Wanneer u niet op kantoor bent, kunt u de items in de netwerkpostbus ophalen met Zenden/Ophalen.

100

Voorbereiding voor werken met Remote

Uw remote postbus instellen -

1

Start GroupWise wanneer u nog op kantoor bent ➤ klik op Extra ➤ Hit the Road.

2

Typ uw postbuswachtwoord ➤ klik op OK.

3

Als in een eerder stadium een remote postbus is ingesteld en u extra setupdiskettes wilt maken, klikt u op Vorige ➤ Vorige.

4

Klik op Op deze computer ➤ Volgende om uw remote postbus te maken op de laptop in het docking station, die momenteel is aangesloten op het netwerk van uw GroupWise-systeem. of Klik op Op een andere computer ➤ Volgende als u setup-bestanden wilt kopiëren naar een diskette zodat u de remote postbus kunt instellen op een computer die niet is aangesloten op het netwerk (bijvoorbeeld de computer die bij u thuis staat). Zorg dat u een diskette bij de hand hebt. Wanneer de diskette is gemaakt, gaat u naar Stap 6. Als u klikt op Op deze computer terwijl GroupWise niet is geïnstalleerd op de laptop in het docking station, krijgt u het verzoek om GroupWise te installeren. Wanneer u GroupWise buiten kantoor wilt kunnen gebruiken, klikt u op Ja om GroupWise te installeren op de computer die u buiten kantoor vergezelt.

5

Typ het pad voor de remote postbus ➤ klik op Volgende.

6

Selecteer de items die u wilt kopiëren naar uw remote postbus ➤ klik op Voltooien.

7

Als u de remote postbus instelt op een andere computer, maakt Hit the Road een setup-diskette aan. Plaats de diskette in de computer ➤ start SETUP.EXE vanaf de diskette. Controleer of GroupWise is geïnstalleerd op de computer. Nadat u de remote postbus hebt ingesteld, kunt u beginnen met het verzenden van items en het ophalen van items en adresboekinformatie uit uw netwerkpostbus. Voorbereiding voor werken met Remote

101

Uw remote postbus bijwerken -

1

Als u GroupWise op kantoor gebruikt op een computer met aansluiting op het netwerk of een TCP/IP-aansluiting, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK. of Als u GroupWise elders gebruikt, klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen om uw netwerkpostbus-items op te halen via de modem- of TCP/IPaansluiting.

102

2

Voor het ophalen van berichten controleert u of Items is geselecteerd ➤ klik op Geavanceerd ➤ klik op beschikbare opties in de tabs Items, Datumbereik, Limiet aan grootte en Mappen ➤ klik op OK.

3

Als u regels wilt ophalen, klikt u op Regels.

4

Als u adressen wilt ophalen uit het systeemadresboek, klikt u op Systeemadresboek ➤ Filter ➤ geef op welke adressen u wilt ophalen ➤ klik op OK.

5

Als u uw persoonlijke adresboeken wilt ophalen, klikt u op Persoonlijke adresboeken.

6

Als u kopieën van documenten wilt ophalen vanuit uw netwerkpostbus, klikt u op het selectievakje Documenten ➤ klik op Documenten ➤ selecteer uw documenten ➤ markeer bruikbare documenten als In gebruik ➤ klik op OK.

Voorbereiding voor werken met Remote

Wanneer u een document markeert als In gebruik, kunnen andere gebruikers dit document niet wijzigen. Als u niet van plan bent een document te gaan bewerken, markeert u het niet als In gebruik. Wanneer u een document In gebruik afsluit, krijgt u de vraag of u het document naar de netwerkbibliotheek wilt verzenden en markeren als Beschikbaar. Bent u klaar met het document, dan klikt u op Ja. U kunt de status van een document als In gebruik ook opheffen door met de rechter muisknop op het document in uw postbus te klikken ➤ Documentstatus opnieuw instellen. 7

Remote opties opgeven

Klik op Voltooien.

-

Wanneer u uw remote postbus instelt met Hit the Road, worden onder Remote Opties uw verbinding, modem, gebruiker en systeeminformatie ingesteld. Als delen van deze informatie wijzigen of als u meer aansluitingen wilt instellen, voert u de nieuwe informatie in onder Remote Opties. Uw gebruikers-ID, domein en postkantoorinformatie zitten in het systeemadresboek. Raadpleeg uw systeembeheerder als u hulp nodig hebt bij het verkrijgen van deze informatie. Als u voor langere tijd naar een gebied buiten de normale tijdzone reist, kunt u ® de tijdzone in Windows wijzigen zodat deze de plaatselijke tijd weerspiegelt. Met Remote Opties kunt u het Windows-dialoogvenster Eigenschappen voor datum en tijd openen om de instellingen voor de tijdzone te wijzigen. Instellingen voor tijdzone opgeven

De items in de agenda zijn gepland volgens de tijdzone-instellingen bij Eigenschappen voor datum en tijd van Windows. Dit dialoogvenster kunt u openen vanuit Remote Opties. Als u GroupWise gebruikt in een andere tijdzone, kunt u overstappen naar die nieuwe tijdzone zodat de geplande items het verschil in tijdzone weerspiegelen. Wanneer u een aantal dagen niet op kantoor zult zijn, gebruikt u meestal uw agenda voor het bijwonen en plannen van afspraken. U moet daarom de plaatselijke tijdzone hebben ingesteld. Als u uw kantoor echter voor korte tijd verlaat, bijvoorbeeld een dag, dan blijft u waarschijnlijk in dezelfde tijdzone als het GroupWise-netwerksysteem. BELANGRIJK: Als u naar een andere tijdzone gaat, moet u de klok van de computer aanpassen aan de tijd in de andere zone. Raadpleeg uw Windowsdocumentatie voor meer informatie over het gebruik van de eigenschappen voor datum en tijd. 1

Klik op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Remote.

2

Klik op Tijdzone ➤ de huidige tijdzone ➤ klik op OK. U kunt op de huidige tijdzone klikken op de kaart of in de vervolgkeuzelijst.

3

Verzet de klok van uw computer in overeenstemming met de nieuwe tijdzone. Voorbereiding voor werken met Remote

103

Tip Raadpleeg uw Windows-documentatie voor meer informatie over het gebruik van de eigenschappen voor datum en tijd.

Gebruikers- en systeeminformatie opgeven voor uw remote postbus 1 Klik op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Remote. 2

Typ in het vak Gebruikersnaam (voluit) uw voor- en achternaam. Deze naam verschijnt in het vak Van: als u een item aan een ander stuurt. De naam wordt ook gebruikt voor uw gebruikersmap.

3

Typ uw GroupWise-gebruikers-ID.

4

Klik op Wachtwoord ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ typ het wachtwoord nogmaals ➤ klik op OK. U kunt Remote pas gebruiken als uw netwerkpostbus een wachtwoord heeft.

5

Typ de naam van het domein van uw netwerkpostbus.

6

Typ de naam van het postkantoor van uw netwerkpostbus.

Tip Als u geen wachtwoord hebt toegewezen aan uw netwerkpostbus, kunt u dit doen bij Beveiligingsopties terwijl GroupWise op kantoor draait. U kunt het wachtwoord voor de netwerkpostbus niet toewijzen of wijzigen met Remote. Als u alleen voor uw remote postbus een wachtwoord wilt instellen, start u GroupWise op kantoor ➤ klik op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Beveiliging ➤ typ het wachtwoord ➤ typ het wachtwoord nogmaals ➤ klik op OK.

Items in Remote zenden en ophalen Met Zenden/Ophalen kunt u items en informatie uitwisselen tussen uw netwerkpostbus en uw remote postbus. Wanneer u verbinding hebt met het GroupWise-netwerksysteem, worden items die u vanuit de remote postbus verzendt, afgeleverd bij de geadresseerden. Ook stuurt Remote een verzoek naar uw netwerkpostbus om items, bijvoorbeeld berichten, op te halen. Uw GroupWise-netwerksysteem verwerkt het verzoek en stuurt uw items vervolgens naar uw remote postbus. Daarbij worden de items beperkt tot de limieten die u hebt opgegeven in het dialoogvenster Opties voor ophalen. Naast berichten kunt u ook afspraken, taken, notities, regels, documenten en adresboeken ophalen.

104

Items in Remote zenden en ophalen

Berichten sturen vanuit uw remote postbus -

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Typ de namen van de geadresseerden in het tekstvak Aan. U kunt namen van geadresseerden ook selecteren in het adresboek.

3

Typ het onderwerp en het bericht ➤ klik op Zenden. Remote plaatst de bericht in de lijst Wachtrijbeheer. Wanneer u verbinding maakt met uw GroupWise-netwerksysteem, worden alle items in de lijst Wachtrijbeheer verzonden. Zie voor meer informatie Wachtrij bekijken, verderop in deze sectie.

4

Wanneer u dit bericht en eventuele andere verzoeken in de wachtrij wilt verzenden, klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen.

5

U kunt als volgt opgeven waar vandaan u belt: klik op Configureren ➤ de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf ➤ de remote locatie.

6

Als u een verbinding met uw netwerkpostbus wilt selecteren, klikt u op de vervolgkeuzelijst Verbinding met ➤ het modem, netwerk of de TCP/IPverbinding met uw netwerkpostbus ➤ klik op OK.

7

Klik op Verbinding. Items in Remote zenden en ophalen

105

Wachtrij bekijken

Tip Afgezien van berichten kunt u ook andere items verzenden, zoals afspraken, notities, enzovoort.

-

Telkens wanneer u een actie uitvoert waarvoor informatie moet worden verzonden vanuit uw remote postbus naar uw netwerkpostbus, wordt een verzoek aangevraagd. Dit komt in de wachtrij geplaatst. Wanneer u aansluiting maakt met uw GroupWise-netwerksysteem worden alle verzoeken op de lijst naar uw netwerkpostbus verzonden. Met Wachtrij kunt u controleren of er uitstaande verzoeken zijn. 1

Items ophalen uit uw netwerkpostbus

Klik op Remote ➤ Wachtrijbeheer.

Tip Om te voorkomen dat een verzoek wordt verwerkt, klikt u op het verzoek ➤ Verwijderen. Alleen verzoeken die niet naar het GroupWise-netwerksysteem zijn verstuurd en die de status "In wachtrij" hebben, kunnen worden verwijderd. Als u een verzoek al hebt verstuurd naar het GroupWise-netwerksysteem, kunt u dit verzoek niet meer annuleren.

-

1

Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus, klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Geavanceerd. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK ➤ Geavanceerd.

2

106

Om op te geven welke items moeten worden opgehaald, klikt u op de betreffende opties in de tabs Items, Datumbereik, Limiet aan grootte en Mappen ➤ klik op OK.


3

Wilt u specifieke items ophalen, dan klikt u op Filter ➤ geef uw ophaalcriteria op ➤ klik op OK.

4

U kunt als volgt opgeven waar vandaan u belt: klik op Configureren ➤ de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf ➤ de remote locatie.

5

Als u een verbinding met uw netwerkpostbus wilt selecteren, klikt u op de vervolgkeuzelijst Verbinding met ➤ klik op het modem, netwerk of de TCP/IP-verbinding met uw netwerkpostbus ➤ klik op OK.

6

Klik op Verbinding.

Tip Standaard zet GroupWise alle documentverwijzingen in uw netwerkpostbus over naar uw remote postbus. Als u de documentverwijzingen niet nodig hebt, klikt u op de pop-up lijst Documenten ➤ Geen.

Documenten ophalen naar uw remote postbus 1 Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus,

klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ het selectievakje Documenten ➤ Documenten. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK ➤ het selectievakje Documenten ➤ Documenten.

2

Klik in de bovenste keuzelijst op de documenten die u nodig hebt. Items in Remote zenden en ophalen

107

3

Limieten aan de items die u ophaalt

Wanneer de geselecteerde documenten in de onderste keuzelijst verschijnen, klikt u op die documenten die u wilt bewerken en markeert u deze als In gebruik ➤ OK. Tips Markeer een document alleen als In gebruik wanneer u wilt voorkomen dat andere gebruikers het wijzigen. Wanneer u de status In gebruik van een document wilt wissen, klikt u op Ja bij de vraag of u het document naar de netwerkbibliotheek wilt verzenden. U markeert het dan als Beschikbaar. Als een document uit de netwerkbibliotheek is verwijderd terwijl u Remote gebruikt, is het de volgende keer dat u verbinding maakt met het GroupWisenetwerksysteem, verdwenen uit uw remote postbus.

-

U kunt tijd en schijfruimte sparen door een limiet te stellen aan de items die u ophaalt uit uw netwerkpostbus. U kunt items van een bepaalde grootte of uit een bepaalde map ophalen. Verder kunt u alleen de onderwerpregel van items ophalen, zodat u een item kunt bekijken voordat u het in zijn geheel ophaalt. Alleen items met een bepaalde grootte ophalen 1 Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus,

klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Geavanceerd. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK ➤ Geavanceerd.

108

2

Klik op de tab Limiet aan grootte.

3

Klik op Inhoud ophalen indien kleiner dan.

4

Geef de limieten aan grootte op (in kilobytes) voor de tekst van berichten, bijlagen en adresseervelden.


Tip Als u een item ophaalt dat een van deze groottelimieten overschrijdt, wordt dat deel van het item dat de limiet overschrijdt niet opgehaald. Als bijvoorbeeld een bijlage groter is dan de opgegeven limiet, worden alleen de berichttekst en de adresveldinformatie opgehaald.

Alleen de onderwerpregel van items ophalen 1 Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus,

klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Geavanceerd. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK ➤ Geavanceerd. 2

Klik op de tab Limiet aan grootte ➤ Alleen onderwerpregel ophalen ➤ OK.

Items ophalen uit bepaalde mappen 1 Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus,

klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Geavanceerd. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK ➤ Geavanceerd. 2

Klik op de tab Mappen ➤ de mappen ➤ OK. Een vinkje geeft aan dat de map is geselecteerd. Als u items wilt selecteren uit alle mappen, selecteert u geen van de mappen.

Geselecteerde items ophalen -

Als u de opties Alleen onderwerpregel ophalen en Inhoud ophalen indien kleiner dan gebruikt voor het ophalen van items uit uw netwerkpostbus, kunt u de opgehaalde items snel bekijken en beslissen welke items u in hun geheel wilt ophalen. Met Geselecteerde items ophalen kunt u de rest van een geselecteerd item ophalen, dus inclusief het gehele bericht en eventuele bijlagen, ongeacht de eerder opgegeven criteria voor grootte en filters. 1

Selecteer de items in uw remote postbus.

2

Klik op Remote ➤ Geselecteerde items ophalen.

3

Als u onmiddellijk verbinding wilt maken met uw netwerkpostbus, klikt u op Nu verbinden. of Items in Remote zenden en ophalen

109

Als u het verzoek wilt maken maar niet wilt verzenden, klikt u op Verbinding later tot stand brengen. Op deze manier kunt u wachten tot u een aantal verzoeken hebt en later een verbinding maken.

Een persoonlijk adresboek ophalen

Tip U kunt een item ook ophalen door met de rechter muisknop op het item te klikken ➤ klik op Geselecteerde items ophalen.

-

1

Als u niet op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw remote postbus, klikt u op Remote ➤ Zenden/Ophalen. of Als u op kantoor bent en GroupWise gebruikt met uw netwerkpostbus, klikt u op Extra ➤ Hit the Road ➤ typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus ➤ klik op OK.

2

Tijden zoeken in Remote

Klik op Persoonlijke adresboeken ➤ Verbinding. Tip Aangezien het ophalen van een adresboek een langdurige aangelegenheid kan zijn, is het raadzaam het adresboek op te halen via een netwerkof TCP/IP-aansluiting terwijl u nog op kantoor bent.

-

110

1

Klik op


op de werkbalk.

2

Klik op Adres om de deelnemers en faciliteiten voor de vergadering te selecteren. Als u in het vak Aan meerdere gebruikers- en faciliteiten-ID’s typt, drukt u tussen de verschillende ID’s opEnter.

3

Klik op om de eerstvolgende mogelijke dag te selecteren voor de vergadering en klik op ➤ een datum.

4

Klik op Tijden zoeken.

5

Als u meteen de verbinding tot stand wilt brengen met uw GroupWisenetwerksysteem en zoeken naar beschikbare tijden, klikt u op Nu verbinden. of Als u later wilt zoeken naar beschikbare tijden, klikt u op Verbinding later tot stand brengen. Wanneer u klikt op Verbinding later tot stand brengen, wordt het verzoek Tijden zoeken gemaakt maar wordt dit verzoek niet verzonden naar het GroupWise-netwerksysteem. U kunt uw afspraak opslaan als concept-item in de map Werk in uitvoering totdat u klaar bent om deze te verzenden. Wanneer u de tijden voor de afspraak in een later stadium wilt controleren, klikt u op Tijden zoeken ➤ Nu bijwerken.

6

Wanneer het venster Tijd kiezen verschijnt, klikt u op Automatisch selecteren voor het eerste beschikbare tijdstip voor de vergadering. Klik op Automatisch selecteren totdat de meest geschikte tijd op het scherm staat ➤ klik op OK. of Als u Automatisch selecteren niet gebruikt, kunt u ook klikken op de tab Beschikbare tijden ➤ een beschikbare tijd ➤ OK.

7

Voltooi de afspraak ➤ klik op Zenden.


111

Het systeemadresboek filteren voor uw remote postbus

Tips Als u de optie Tijden zoeken hebt gekozen en de verbinding wordt verbroken voordat alle planningsinformatie binnen is, klikt u nogmaals op Tijden zoeken. De informatie van het vorige verzoek wordt dan bijgewerkt. Na het zoeken kunt u een gebruiker of een faciliteit verwijderen uit de lijst Op bijeenkomst uitnodigen door te klikken op de tab Beschikbare tijden ➤ de gebruiker of de faciliteit ➤ druk op de toets Delete. U kunt als volgt opgeven waar vandaan u belt: klik op Configureren ➤ de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf ➤ de remote locatie ➤ OK. Wilt u een verbinding met uw netwerkpostbus selecteren, dan klikt u op de vervolgkeuzelijst Verbinding met ➤ het modem, netwerk of de TCP/IPverbinding met uw netwerkpostbus ➤ klik op OK.

-

Het systeemadresboek is meestal groot, omdat er informatie over uw hele organisatie in staat. Als u niet alle informatie in het systeemadresboek nodig hebt wanneer u GroupWise buiten uw eigen kantoor gebruikt, kiest u Filter systeemadresboek om alleen die gebruikers- en faciliteitenadressen en die algemene groepen uit het GroupWise-systeem op te halen die u nodig hebt. De filteraanduiding Afd. [] Marketing instrueert GroupWise bijvoorbeeld om alle adressen op te halen die in de kolom Afdeling in het adresboek de vermelding "Marketing" hebben. Op die manier kunt u onderweg contact opnemen met iedereen van de afdeling Marketing.

112

1

Klik wanneer u nog op kantoor bent op Extra ➤ Hit the Road.

2

Als u een wachtwoord moet opgeven, typt u uw postbuswachtwoord ➤ klik op OK.

3

Klik op Systeemadresboek ➤ Filter.


4

Klik op een kolom van het adresboek in de eerste vervolgkeuzelijst. Klik bijvoorbeeld op Afdeling om te zoeken naar adressen van een bepaalde afdeling.

5

Klik op de pop-up lijst met argumenten ➤ klik op een argument ➤ typ uw zoekcriteria in het tekstvak of klik op een waarde als er een waardenlijst is. Klik bijvoorbeeld op [] ➤ en typ Administratie om te zoeken naar adressen van de afdeling Administratie. Uw zoekcriteria, zoals iemands naam of een onderwerp, mogen jokertekens bevatten, dus een asterisk (*) of een vraagteken (?). Het Filter is niet hoofdlettergevoelig bij de criteria die u typt.

6

U kunt meer filtervoorwaarden toevoegen door te klikken op de laatste popup lijst ➤ En.

7

Wanneer alle filtervoorwaarden zijn opgegeven, klikt u op OK.

8

Lees tijdens het maken van uw filter de tekst die begint met "Gegevens opnemen waarbij...". Hier wordt de werking van de filter samengevat.

Items uit uw remote postbus verwijderen

Tips Ook wanneer u niet op kantoor bent, kunt u het systeemadresboek filteren. Dit doet u door te klikken op Remote ➤ Zenden/Ophalen en volg de stappen 3 tot en met 7. Zie voor meer informatie over argumenten Filteren bij Zoeken naar items in uw postbus.

-

Met Verwijderen en Prullenbak legen kunt u items uit uw postbus verwijderen, zodat er schijfruimte vrijkomt. Als u een item hebt verzonden met verouderde of verkeerde of als u een afspraak moet verzetten, trekt u het verouderde item in vanuit de postbussen van de geadresseerden. U kunt berichten en telefoonnotities intrekken uit de postbussen van geadresseerden zolang deze de berichten nog niet hebben geopend. Afspraken, notities en taken kunnen te allen tijde worden ingetrokken. De eerstvolgende keer dat u verbinding maakt met het GroupWise-netwerksysteem worden de wijzigingen in de remote postbus en de netwerkpostbus automatisch gesynchroniseerd. 1

Klik op het item in uw postbus.

2


3

Als u een uitgaand item verwijdert, klikt u op een van de beschikbare opties.


113

4

Klik op Bewerken ➤ Prullenbak legen als u schijfruimte wilt vrijmaken. Hiermee worden alle verwijderde items permanent weggehaald uit uw remote postbus.

5

U kunt uw remote postbus en uw netwerkpostbus synchroniseren wanneer u verbinding maakt met het GroupWise-netwerksysteem. Tip U kunt tijd sparen door pas een verbinding tot stand te brengen met uw netwerkpostbus als u een aantal zenden ophaalverzoeken verzameld hebt.

Configuratie van uw remote verbindingen U krijgt toegang tot uw netwerkpostbus voor het zenden of ophalen van informatie wanneer u verbinding maakt met uw GroupWise-systeem via een modem, het netwerk of met een TCP/IP-verbinding. Wanneer u de remote postbus instelt met Hit the Road, worden de juiste verbindingen tot stand gebracht op basis van de manier waarop u momenteel met GroupWise werkt. Als u bijvoorbeeld een netwerkverbinding gebruikt om verbindingen tot stand te brengen met het GroupWise-postkantoor, worden er een netwerkverbinding en modemverbindingen gemaakt voor alle asynchrone gateways die in uw GroupWise-netwerksysteem zijn aangetroffen. Als u GroupWise in client/servermodus gebruikt, wordt in plaats van een netwerkverbinding een TCP/IPverbinding gemaakt. U kunt nieuwe verbindingen maken en bestaande wijzigen of verwijderen. Voor de aanmaak van een nieuwe verbinding kunt u een bestaande kopiëren en vervolgens de gekopieerde instellingen bewerken om de nieuwe verbinding te maken zonder dat u alle instellingen over hoeft te doen. Modemverbindingen

Meestal zult u, wanneer u niet op kantoor bent, een modem gebruiken voor de verbinding met uw GroupWise-netwerksysteem via een gateway.

114

Configuratie van uw remote verbindingen

Uw modem gebruikt de informatie uit het dialoogvenster Verbinding configureren om een verbinding tot stand te brengen met uw netwerkpostbus. Een modemverbinding lijkt op een telefoongesprek. U hebt het telefoonnummer nodig van uw GroupWise-netwerksysteem. Dit maakt deel uit van de gegevens in Verbinden met… Overige informatie in Verbinden met… betreft onder andere de ID en het wachtwoord van de gateway waarmee u verbinding maakt. Net als bij een telefoongesprek kunen de netnummers wijzigen wanneer u vanuit een andere locatie verbinding zoekt. Wanneer u zich bijvoorbeeld in een hotel bevindt, zult u meestal 9 moeten draaien om een buitenlijn te krijgen. Als u thuis bent, hebt u deze code niet nodig. Voor elke remote locatie moet u nummerkeuze-informatie instellen. Nadat u de nummerkeuze-eigenschappen voor uw remote locaties hebt ingesteld, kunt u met Verbinden vanaf in het dialoogvenster Verbinding configureren een remote locatie selecteren wanneer u verbinding maakt met uw netwerkpostbus. Raadpleeg uw Windowsdocumentatie voor meer informatie over het instellen van nummerkeuzeeigenschappen voor de diverse remote locaties. TCP/IP-verbindingen

TCP/IP-verbindingen gebruiken een IP (Internet Protocol)-adres en -poort voor verbinding met uw GroupWise-netwerksysteem.


115

Als u een Internet-provider gebruikt wanneer u niet op kantoor bent, kunt u telefoonkosten vermijden door een TCP/IP-verbinding te gebruiken. Daarnaast hoeft u een Internet-verbinding niet af te sluiten en de telefoon op te hangen om verbinding te krijgen met uw GroupWise-netwerksysteem via een modemverbinding. U kunt dezelfde Internet-verbinding gebruiken om verbinding te krijgen met uw GroupWise-netwerksysteem. Als u een client/server-verbinding hebt met uw netwerkpostbus en uw remote postbus instelt met Hit the Road, detecteert GroupWise de IP-informatie en gebruikt deze om een TCP/IPverbinding te maken. Als u de IP-informatie nodig hebt, neemt u contact op met uw systeembeheerder. Netwerkverbindingen

Wanneer u op kantoor bent, kunt u GroupWise laten samenwerken met uw remote postbus. U kunt dan via het netwerk verbinding maken met uw GroupWise-netwerksysteem.

Een netwerkverbinding is handig wanneer u grote hoeveelheden informatie wilt ophalen, zoals uw systeemadresboek, want een netwerkverbinding biedt een snellere gegevensoverdracht dan een modemverbinding zodat u bespaart op interlokale telefoonkosten. Een TCP/IP-verbinding maken -

116

1


2

Klik op Verbindingen ➤ Verbinden met ➤ Nieuw.

3

Klik op TCP/IP ➤ OK.


4

Typ een beschrijvende naam voor de TCP/IP-verbinding.

5

Typ het IP-adres en de poortinformatie die u van uw systeembeheerder krijgt. In plaats van een IP-adres kunt u ook de naam van de DNS-host typen in het vak IP-adres. Vraag dit aan uw systeembeheerder.

6

Een netwerkverbinding maken

Klik op een manier om de verbinding te verbreken ➤ OK ➤ Sluiten. Tip U kunt een TCP/IP-verbinding ook maken door te klikken op Remote ➤ Zenden/ophalen ➤ Configureren.

-

1


2


3

Klik op Netwerk ➤ OK.

4

Typ een beschrijvende naam voor de netwerkverbinding.

5

Typ het pad naar de directory van een postkantoor in uw GroupWisenetwerksysteem. Vraag uw systeembeheerder wat de padnaam is voor uw postkantoor. U kunt ook verbinding maken met een willekeurig postkantoor in uw GroupWisenetwerksysteem, en op die manier uw netwerkpostbus openen. Het is niet nodig om een verbinding tot stand te brengen met het postkantoor waarin uw netwerkpostbus staat.

6

Klik op een manier om de verbinding te verbreken ➤ OK ➤ Sluiten. Configuratie van uw remote verbindingen

117

Een modem-verbinding maken -

1


2


3

Controleer of Modem is geselecteerd ➤ klik op OK.

4

Typ een beschrijving in het vak Naam verbinding. Neem bij de stappen 5, 6 en 7 hieronder contact op met uw systeembeheerder en vraag hem het telefoonnummer, de aanmeldings-ID en het wachtwoord voor uw gateway.

5

Typ het telefoonnummer voor de gateway naar uw GroupWise-netwerksysteem.

6

Typ de aanmeldings-ID voor de gateway.

7

Klik op Wachtwoord ➤ typ het wachtwoord voor de gateway ➤ klik op OK ➤ typ het wachtwoord nogmaals ➤ klik op OK.

8

Als uw modem alleen met een script werkt, klikt u op Script bewerken.

9

Geef de benodigde opdrachten bij Zoeken naar en Antwoorden met.

10 Klik op Opslaan als u het script wilt opslaan zonder de bestandsnaam te

wijzigen. 118


of Klik op Opslaan als wanneer u het script wilt opslaan met een nieuwe bestandsnaam. 11 Klik op een manier om de verbinding te verbreken. 12 Klik op Aantal pogingen ➤ geef op hoe vaak het nummer opnieuw wordt

gekozen als de lijn bezet is. 13 Klik op Om de ➤ geef op hoe lang er wordt gewacht voordat het nummer

opnieuw wordt gekozen. 14 Klik op OK ➤ Sluiten.

Tip Als uw modem alleen met behulp van een script toegang krijgt tot uw netwerkpostbus, neemt u contact op met uw systeembeheerder. U kunt een bestaand scriptbestand ophalen door te klikken op scriptbestand ➤ klik op Openen.

Een modem- of netwerkof TCP/IPverbinding kopiëren

➤

selecteer het

-

1


2

Klik op Verbindingen ➤ Verbinden met ➤ een verbinding ➤ Kopiëren.

3

Pas de verbinding aan ➤ klik op OK.

Een modem-, netwerkof TCP/IP-verbinding bewerken

Tip In plaats van de stappen 1 en 2 kunt u ook klikken op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Configureren ➤ Verbinden met ➤ een verbinding ➤ Kopiëren.

-

1


2

Klik op Verbindingen ➤ Verbinden met ➤ een verbinding ➤ Bewerken.

3

Breng de benodigde wijzigingen aan ➤ klik op OK.

Tip In plaats van de stappen 1 en 2 kunt u ook klikken op Remote ➤ Zenden/Ophalen ➤ Configureren ➤ Verbinden met ➤ een verbinding ➤ Bewerken.


119

Een modem-, netwerkof TCP/IP-verbinding verwijderen -

Uw remote locatie opgeven

1


2

Klik op Verbindingen ➤ Verbinden met ➤ de verbinding.

3

Klik op Verwijderen ➤ Ja.

1

Klik op Extra ➤ Opties dubbelklik op Remote ➤ klik op Verbindingen.

2

Klik op de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf ➤ de remote locatie.

3

Klik wanneer u de nummerkeuze-eigenschappen van uw modem wilt wijzigen op Verbinding vanaf ➤ geef de wijzigingen op in het dialoogvenster Eigenschappen nummerkeuze ➤ klik op OK.

-

120


Werken met documenten


121

Documenten beheren in GroupWise ®

In de GroupWise -bibliotheek kunt u vanuit uw postbus al uw documenten beheren, of dit nu rapporten of programmabestanden zijn. In GroupWise worden uw documenten samen met alle andere berichten, taken, afspraken enzovoort weergegeven als items in de postbus en in mappen.

Dubbelklik op de documentverwijzing om het document te openen. Het pictogram laat zien met welke toepassing het document is gemaakt.

U kunt een documentverwijzing selecteren om het corresponderende document te maken, te verwijderen, af te melden of te kopiëren. Daarnaast kunt u met de GroupWise-bibliotheek meerdere versies van een document bewaren, bepalen wie toegang heeft tot een document en een document delen met anderen. Documenten opslaan in bibliotheken -

In GroupWise worden al uw documenten opgeslagen in een bibliotheek. GroupWise wijst aan ieder document een uniek nummer toe. Dit nummer identificeert het document en maakt het gemakkelijk te vinden. U kunt in de GroupWise-bibliotheek een document opzoeken op documentnummer, net zoals u in een bibliotheek een boek kunt opzoeken op catalogusnummer. In alle bibliotheken worden de documenten gecomprimeerd en versleuteld. Dit spaart schijfruimte en zorgt voor de beveiliging van documenten, omdat het hierdoor onmogelijk is om de inhoud van de documenten buiten GroupWise te bekijken. Voordat u toegang kunt krijgen tot een van de documenten in een bibliotheek, moet u toegangsrechten hebben voor de bibliotheek. Uw systeembeheerder bepaalt welke mensen toegang hebben tot de diverse bibliotheken.

122

Documenten beheren in GroupWise

Wanneer u in de GroupWise-bibliotheek een document hebt geïmporteerd of gemaakt, kunt u dat document alleen binnen GroupWise openen. Hierdoor zijn uw documenten beveiligd. Als u het document wilt delen met een gebruiker die geen toegang heeft tot GroupWise, kunt u klikken op Bestand ➤ Opslaan als om het document op te slaan in een extern bestand, buiten de GroupWisebibliotheek. Dit bestand wordt niet bijgewerkt met wijzigingen die in GroupWise aan het document worden aangebracht, en het wordt niet beveiligd door deelrechten die in GroupWise worden toegewezen. Documentverwijzingen begrijpen -

De documentitems die worden weergegeven in uw postbus en in andere mappen worden documentverwijzingen genoemd. Deze documentverwijzingen vormen koppelingen naar de werkelijke documenten in de bibliotheek.

Documentverwijzingen worden gemaakt wanneer u een nieuw document aanmaakt, een document importeert of kopieert, wanneer u een document selecteert uit de resultaten van een zoekactie of na het selecteren van Bestand ➤ Nieuw ➤ Documentverwijzing. U kunt een verwijzing selecteren om het corresponderende document af- of aan te melden, te openen, te bekijken, te kopiëren of te verwijderen. Er kunnen meerdere documentverwijzingen bestaan voor hetzelfde document. Iedere werknemer in een bedrijf kan bijvoorbeeld een verwijzing maken naar het werknemershandboek. Documentverwijzingen delen met andere gebruikers

Als u de auteur bent van een document of als u gedeelde rechten hebt op een document, kunt u de documentverwijzing in een gedeelde map plaatsen en beschikbaar stellen voor alle gebruikers die toegang hebben tot die map. Daarnaast kunt u de documentverwijzing doorsturen en de documentverwijzing koppelen aan berichten.

Documenten beheren in GroupWise

123

Documentverwijzingen en Remote

Als u Remote gebruikt, krijgt u bij het bijwerken van uw remote postbus altijd alle documentverwijzingen, tenzij u aangeeft deze niet te willen ontvangen. Met de documentverwijzingen kunt u kopieën van de documenten ophalen in uw remote postbus. Documenteigenschappen opgeven -

Bij ieder document in GroupWise moet een aantal kenmerken vermeld zijn, bijvoorbeeld de naam van de auteur, de datum van aanmaak en het documenttype. Deze kenmerken worden de documenteigenschappen genoemd. De informatie over documenteigenschappen wordt gebruikt voor het zoeken en categoriseren van documenten. Met de tab Document in Eigenschapen kunt u versie-informatie bekijken voor de specifieke versie van een document, krijgt u een overzicht van documentactiviteiten en kunt u bepalen met welke gebruikers het document wordt gedeeld.

Op het tabblad Document van Eigenschappen kunt u bepalen welke velden worden weergegeven en het formaat en de volgorde van de velden aanpassen. Dit doet u met de opties in het dialoogvenster Eigenschappen Setup Bibliotheek. U opent dit dialoogvenster door te klikken op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Documenten ➤ klik op Eigenschappen.

Documenten maken Wanneer u in GroupWise een document aanmaakt, voegt u een document toe aan de bibliotheek. U kunt documenten ook aan de bibliotheek toevoegen door ze te importeren, te kopiëren of aan te melden in een bestaand document. Wanneer u een nieuw document aanmaakt met Bestand ➤ Nieuw ➤ Document, verzoekt GroupWise u om een sjabloon te selecteren voor het document. Als fundament voor uw nieuwe document kunt u de sjabloon van een toepassing gebruiken, een GroupWise-sjabloon of een bestand op schijf. 124

Documenten maken

Een document maken met een GroupWisesjabloon

Toepassingssjablonen

U kunt een toepassing selecteren voor de aanmaak van een document op basis van het sjabloonbestand van de toepassing. In de keuzelijst Toepassingen staan alle toepassingen waarvan bekend is dat deze sjablonen ® bevatten in uw Windows -registerbestand.

GroupWisesjablonen

U kunt GroupWise-sjablonen selecteren om een document in de bibliotheek te gebruiken als basis voor een nieuw document. U kunt documenten (bijvoorbeeld memo’s of kostendeclaraties) opslaan in GroupWise en deze toewijzen aan een documenttype of sjabloon. Alle documenten in de bibliotheek met het documenttype sjabloon (waarvoor u toegangsrechten hebt) staan in de lijst Sjablonenbibliotheek.

Bestanden als sjabloon

Bestandssjablonen zijn documenten die niet in de bibliotheek staan. U kunt een willekeurig bestand uit uw systeem selecteren en dit gebruiken als basis voor een nieuw document.

-

1

Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Document.

2

Klik op GroupWise-sjabloon selecteren ➤ selecteer een sjabloon in de keuzelijst.

3

U selecteert een sjabloon uit een andere bibliotheek door te klikken op de bibliotheek in de vervolgkeuzelijst.

4

Klik op OK.

Documenten maken

125

5

Typ het onderwerp voor het document.

6

Als u extra informatie over het document wilt opgeven, zoals de naam van de auteur of het documenttype, klikt u op Eigenschappen nadat u het onderwerp hebt getypt en klikt u op OK.

7

Klik op OK.

8

Dubbelklik op de documentverwijzing in de huidige map om het nieuwe document te openen.

Een document maken met een bestand als sjabloon

Tip Als u het document meteen wilt openen, kunt u klikken op Dit document nu openen.

-

1


2

Klik op Bestand selecteren.

3

Typ de naam van het bestand dat u wilt gebruiken als sjabloon voor het nieuwe document. U kunt het bestand ook zoeken door op Bladeren te klikken.

126

Documenten maken

4

Klik op OK.

5

Typ een onderwerp.

Als u extra informatie over het document wilt opgeven, zoals de naam van de auteur of het documenttype, klikt u op Eigenschappen nadat u het onderwerp hebt getypt en klikt u op OK.

Een document maken met een sjabloon uit een toepassing

6

Klik op OK.

1


2

Klik op Toepassing selecteren ➤ klik in de keuzelijst Toepassingen op de toepassing die u wilt gebruiken als sjabloon ➤ klik op OK.

3

Typ het onderwerp voor het document.

-

Als u extra informatie over het document wilt opgeven, zoals de naam van de auteur of het documenttype, klikt u op Eigenschappen nadat u het onderwerp hebt getypt en klikt u op OK. 4

Een document in GroupWise markeren als documentsjabloon

Klik op OK. Tip In de keuzelijst Toepassingen staan alle toepassingen waarvan bekend is dat deze ® sjablonen bevatten in uw Windows -registerbestand.

-

1

Klik op de documentverwijzing in uw postbus.

2


3

Typ in het tekstvak Documenttype sjabloon ➤ klik op OK.

Een verwijzing naar een document maken

Tip Bij het documenttype Sjabloon wordt het document weergegeven in het dialoogvenster Nieuwe documenten en kunt u het document selecteren als basis voor nieuwe documenten.

-

Als een document al in de bibliotheek bestaat, kunt u volstaan met het maken van een verwijzing in uw postbus. 1

Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Documentverwijzing.

Documenten maken

127

2

Geef op in welke bibliotheek het document staat dat u wilt openen.

3

Typ het documentnummer.

4

Klik in het groepsvak Versie op de versie waarnaar de documentverwijzing moet verwijzen.

5

Klik op OK.

Tips Als u het nummer van het document niet kent, kunt u het document opzoeken met Zoeken. Wilt u het document dat wordt weergegeven in de Zoek-resultaten toevoegen aan uw postbus, dan klikt u op het document ➤ Bewerken ➤ Verplaatsen naar/koppelen met map. Ook kunt u met Zoeken een document opzoeken en het dan naar uw postbus of map slepen.

Documenten importeren in een GroupWise-bibliotheek U kunt documenten die buiten GroupWise zijn gemaakt, importeren in GroupWise-bibliotheek. Standaard voert GroupWise een Quick Import uit en kopieert de door u opgegeven documenten in uw standaardbibliotheek. Als u echter meer controle wilt hebben over de manier waarop uw documenten worden geïmporteerd, klikt u op het selectievakje Quick Import om de selectie hiervan ongedaan te maken. U kunt dan een aangepaste import uitvoeren. Bij het uitvoeren van een aangepaste import kunt u de volgende informatie opgeven:

Of u de documenten in de bibliotheek wilt kopiëren of plaatsen. De bestandsnaam en de locatie van een logbestand voor berichten over de importstatus en foutmeldingen.

De bibliotheek waarin u de documenten wilt opslaan. Of u al dan niet documentverwijzingen wilt maken in een map. Als u documentverwijzingen aanmaakt, kunt u opgeven in welke map deze moeten worden opgeslagen. 128

Documenten importeren in een GroupWise-bibliotheek

Of u documenteigenschappen wilt opgeven voor ieder document afzonderlijk, dan wel of u GroupWise de documenteigenschappen wilt laten maken met standaardwaarden. Of de huidige bestandsnamen moeten worden gebruikt als deel van het documentonderwerp. Documenten importeren met Quick Import -

1

Klik op Bestand ➤ Documenten importeren.

2

Klik op Bestanden toevoegen ➤ selecteer de bestanden die u wilt importeren ➤ klik op OK. Wilt u meerdere bestanden selecteren voor import, houd dan Ctrl ingedrukt terwijl u op de andere documenten klikt.

3

Klik op Volgende.

4

Als u wilt dat GroupWise voor ieder document documentverwijzingen aanmaakt, klikt u op Documenten in map weergeven ➤ klik op de map waarin u deze wilt opslaan. of

5

Als u geen documentverwijzingen wilt maken, klikt u op Importeren zonder documenten in een map weer te geven. Klik op Voltooien om te beginnen met importeren. Documenten importeren in een GroupWise-bibliotheek

129

GroupWise kopieert de documenten naar de opgegeven bibliotheek en maakt voor ieder document in de archiefkast een documentverwijzing aan.

Documenten importeren met aangepaste Import

Tips U kunt een document ook importeren door het vanuit een venster of vanuit uw bureaublad te slepen naar een GroupWise-map. Als u een bestand wilt verwijderen uit de lijst met te importeren bestanden, klikt u op het bestand ➤ klik op Bestanden verwijderen.

-

1

Klik op Bestand ➤ Documenten importeren.

2

Klik op Bestanden toevoegen ➤ selecteer de bestanden die u wilt importeren ➤ klik op OK. Wilt u meerdere bestanden selecteren voor import, houd dan Ctrl ingedrukt terwijl u op de andere documenten klikt.

3

Controleer of Quick Import uit staat.

4

Klik op Volgende.

5

Klik op Bestanden naar GroupWise kopiëren om een kopie van de bestanden in de bibliotheek te plaatsen en de oorspronkelijke bestanden op de bronlocatie te laten staan. of Klik op Bestanden naar GroupWise verplaatsen om de bestanden in de bibliotheek te plaatsen en de oorspronkelijke bestanden uit de bronlocatie te verwijderen.

130

6

U kunt importfouten opslaan in een logbestand door te klikken op Alle status- en foutberichten in een logbestand opslaan zodat het importeren onafgebroken kan worden uitgevoerd ➤ geef een bestandsnaam op.

7

Klik op Volgende.


8

Klik op de bibliotheek waarin u de documenten wilt opslaan.

9

Klik op Volgende.

10 Als u wilt dat GroupWise voor ieder document documentverwijzingen

aanmaakt, klikt u op Documenten in map weergeven ➤ klik op de map waarin u deze wilt opslaan. of Als u geen documentverwijzingen wilt maken, klikt u op Importeren zonder documenten in een map weer te geven. 11 Klik op Volgende.


131

12 Als u eigenschappen wilt opgeven voor ieder document dat u importeert,

klikt u op Eigenschappen handmatig voor elk document afzonderlijk instellen. of Als u wilt dat GroupWise eigenschappen opgeeft op basis van de standaardwaarden voor eigenschappen (opgegeven bij de documentopties), klikt u op Documenteigenschappen op standaardwaarden laten baseren. 13 Als u alleen voor deze importsessie andere standaardwaarden wilt opgeven,

klikt u op Standaardwaarden wijzigen ➤ geef de waarden op ➤ klik op OK. 14 Klik op Volgende. 15 Klik op Voltooien om te beginnen met importeren.

GroupWise integreren met uw toepassingen ®

Als u een geïntegreerde toepassing gebruikt, bijvoorbeeld WordPerfect 7, TM TM Word 7, Excel of Word Pro , kunt u de functies Openen en Opslaan van die toepassing integreren met GroupWise. Wanneer u een toepassing integreert, kunt u de documenten in uw postbus en uw mappen openen, door in de toepassing de optie Openen te selecteren. Daarnaast kunt u wijzigingen in het document opslaan als nieuwe versie, met de functie Opslaan als van de toepassing. GroupWise kan op twee manieren worden geïntegreerd met andere toepassingen: via de ODMA-component van de toepassing of via de stapsgewijze integratiemacro van GroupWise. Toepassingen integreren tijdens Setup

Als Setup ziet dat WordPerfect 7, Word 7 of Excel op de juiste wijze zijn geïnstalleerd, krijgt u het verzoek om op te geven of u GroupWise wilt integreren met de toepassing. Standaard zal Setup WordPro integreren. Als u uw toepassingen integreert en deze integratie later wilt uitschakelen, kunt u de integratie uitzetten in Documenten instellen.

Werken met nietgeïntegreerde toepassingen

Als u werkt met niet-geïntegreerde toepassingen (alle toepassingen onder TM Windows 3.1, MS DOS-toepassingen en een groot aantal Windows 95 toepassingen), kunt u GroupWise niet integreren met uw toepassing.

-

-

132

GroupWise integreren met uw toepassingen

GroupWise-integratie uitschakelen -

1

Klik op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Documenten.

2

Klik op Integratie met andere toepassingen inschakelen.

Tip Als u uw toepassingen wilt integreren met GroupWise, moet u tijdens Setup de toepassingen selecteren die u wilt integreren. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder.

Meerdere versies van een document opslaan U kunt in GroupWise meerdere versies van een document opslaan. Iedere documentverwijzing in uw postbus verwijst naar één documentversie. U kunt informatie over een bepaalde versie van een document bekijken op het tabblad Versie bij Eigenschappen. U kunt documentversies beheren (openen, afmelden, aanmelden enzovoort) in het dialoogvenster Versies. GroupWise kent drie categorieën van documentversies: Huidige versie

De meest recente revisie van het document. Officiële versie

De versie die u aanwijst als officieel. Wanneer u een officiële versie aanwijst, kunt u gebruikers andere toegangsrechten verlenen voor de officiële versie dan voor alle overige versies van het document. U kunt bijvoorbeeld alle gebruikers rechten verlenen om de officiële versie van het werknemershandboek te bekijken, terwijl u alleen aan uzelf rechten geeft om alle overige versies van het handboek te bekijken en te bewerken. Als u geen officiële versie van het document opgeeft, wordt de huidige versie beschouwd als officieel. In de itemlijst staat een ster naast de documentverwijzing voor de officiële versie.

Meerdere versies van een document opslaan

133

Specifieke versie

Een versie van een document met een versienummer als rechtstreekse verwijzing. In de itemlijst staat een nummersymbool (#) naast de documentverwijzing. U kunt voor de diverse versies van het document verschillende toegangsrechten verlenen. U kunt bijvoorbeeld alle gebruikers van uw systeem rechten geven om de officiële versie te bekijken en aan specifieke gebruikers rechten voor de huidige versie. Een nieuwe versie maken van een document -

Versie-informatie voor een document bekijken

1

Klik in uw postbus op de documentverwijzing voor het document waarvan u een nieuwe versie wilt maken.

2

Klik op Bestand ➤ Nieuw ➤ Documentversie.

3

Typ een beschrijving voor deze versie van het document ➤ klik op OK.

Tip De geselecteerde versie wordt met eigenschappen gekopieerd naar een nieuwe versie.

-

De officiële versie van een document opgeven

1


2

Klik op Bestand ➤ Eigenschappen ➤ Versie.

1


2

Klik op Acties ➤ Versies.

-

134

Meerdere versies van een document opslaan

3

Klik op de versie die u wilt markeren als officieel.

4

Klik op Acties ➤ Officiële versie markeren.

Tip U kunt de officiële versie alleen instellen als u rechten heeft voor het wijzigen van beveiligingsinstellingen en als de systeembeheerder u het recht heeft gegeven om de officiële versie van een document in te stellen.

Documenten delen Wanneer u in GroupWise een document aanmaakt of importeert, kunt u opgeven of u dit document wilt delen met andere gebruikers. Als u een document deelt, kunt u opgeven welke gebruikers of groep het document met u mogen delen en welke rechten de verschillende gebruikers krijgen. Wanneer u een nieuw document aanmaakt, zet GroupWise en <Maker> in de lijst. Standaard hebben algemene gebruikers (alle gebruikers met toegang tot de bibliotheek) geen rechten voor het document en hebben de auteur en de maker volledige rechten voor het document. Met kunt u dezelfde rechten toewijzen aan alle gebruikers die toegang hebben tot de bibliotheek, en met <Maker> kunt u de rechten van de maker beperken. Opgeven welke gebruikers het bestand mogen delen -

Met de opties op het tabblad Delen in Eigenschappen kunt u deelrechten verlenen voor een document. U kunt een van onderstaande methoden gebruiken voor het verlenen van deelrechten:

U kunt klikken op Niet gedeeld om te voorkomen dat andere gebruikers het document bekijken, bewerken of verwijderen.

U kunt klikken op Gedeeld met om bepaalde gebruikers en groepen te selecteren en voor iedere gebruiker of groep deelrechten op te geven. Documenten delen

135

Wanneer een gebruiker een document probeert te openen, controleert GroupWise de rechten van die gebruiker. Als de gebruiker geen rechten heeft voor het document, controleert GroupWise of de gebruiker misschien rechten kan overnemen doordat hij deel uitmaakt van een groep. Als de gebruiker ook als lid van een groep geen rechten heeft voor het document, controleert GroupWise de rechten kan van .

U kunt klikken op Gedeeld met en vervolgens op Beveiliging op versieniveau om gebruikers verschillende rechten te geven voor de diverse versies van het document. De rechten van gebruikers voor een document opgeven -

U kunt gebruikers rechten geven om een document te bekijken, te bewerken, te verwijderen of te delen. Wanneer u gebruikers rechten geeft om een document te delen, kunnen zij het document in een gedeelde map plaatsen, de documentverwijzing doorsturen of de documentverwijzing bijsluiten bij een bericht. Ook kunt u gebruikers rechten geven om de beveiligingsinstellingen voor een document te wijzigen. Een gebruiker kan alleen wijzigingsrechten krijgen als hij ook bewerkingsrechten heeft. De rechten die u opgeeft, gelden voor alle versies van een document. Als u voor verschillende versies van een document verschillende rechten wilt opgeven, klikt u op Beveiliging op versieniveau. Wanneer u gebruikers recht geeft om te bewerken of te verwijderen, krijgen ze automatisch ook rechten om het document te bekijken. Als gebruikers geen recht hebben om een document te bekijken, zien ze het document ook niet staan bij de resultaten van een zoekactie.

Rechten voor alle versies van een document geven aan een gebruiker -

136

Documenten delen

1


2


3

Klik op de tab Delen.

4

Klik op Gedeeld met.

5

Typ in het tekstvak Naam de naam van de gebruiker of groep die u rechten wilt geven ➤ klik op Gebruiker toevoegen.

6

Klik op de selectievakjes voor de rechten die u aan de geselecteerde gebruiker wilt verlenen.

7

Klik op OK.

Een gebruiker rechten geven voor een bepaalde versie van een document

Tips Alleen als maker van een document kunt u toegangsrechten verlenen, tenzij de maker van het document u rechten heeft gegeven om de beveiliging van het document te wijzigen. Gebruikers moeten deelrechten hebben om een documentverwijzing in een gedeelde map te plaatsen, de documentverwijzing door te sturen of de documentverwijzing bij te sluiten bij een bericht.

-

1


2


3


4


5

Typ in het tekstvak Naam de naam van de gebruiker of groep die u rechten wilt geven ➤ klik op Gebruiker toevoegen.

6

Klik op Beveiliging op versieniveau.

7

Klik op het selectievakje voor ieder recht dat u de gebruiker wilt geven voor het versietype ➤ klik op OK.

Tips Alleen als maker van een document kunt u toegangsrechten verlenen, tenzij de maker van het document u rechten heeft gegeven om de beveiliging van het document te wijzigen.

Documenten delen

137

Gebruikers rechten geven om de deelinstellingen voor een document te wijzigen

Gebruikers moeten deelrechten hebben om een documentverwijzing in een gedeelde map te plaatsen, de documentverwijzing door te sturen of de documentverwijzing bij te sluiten bij een bericht.

-

1


2


3


4


5

Typ in het tekstvak Naam de naam van de gebruiker of groep die u wijzigingsrechten wilt geven ➤ klik op Gebruiker toevoegen.

6

Klik op Beveiliging wijzigen.

Voorkomen dat andere gebruikers uw document openen

Tip Alleen als maker van een document kunt u rechten verlenen om de beveiligingsinstellingen te wijzigen.

-

138

Documenten delen

1


2


3


4

Klik op Niet gedeeld.

Kijken wie een document heeft geopend -

1


2

Klik op Bestand ➤ Eigenschappen ➤ Overzicht activiteiten.

3

Telkens wanneer een document in een gedeelde map wordt geplaatst of doorgestuurd naar een andere gebruiker, wordt dit geregistreerd.

Tip Alleen als maker of auteur van een document kunt u documentverwijzingen delen, tenzij de maker of de auteur u deelrechten op het document heeft gegeven.

De geschiedenis van een document bekijken Met het Overzicht activiteiten kunt u zien of een document is geopend, bekeken, afgemeld, enzovoort. Daarnaast kunt u zien wie het document heeft bekeken en gebruikt. In het activiteitenoverzicht ziet u de datum en de tijd waarop een activiteit heeft plaatsgevonden, de naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd, het soort activiteit (openen, afmelden, verwijderen, delen enzovoort) en welke versie van het document is gebruikt voor de activiteit. U kunt de activiteiten voor de geselecteerde versie van een document weergeven of u kunt de activiteiten voor alle versies van een document weergeven. De meest recente documentactiviteiten worden boven aan de lijst weergegeven. De activiteiten van een document bekijken -

1


2


3

Klik op de tab Overzicht activiteiten.

De geschiedenis van een document bekijken

139

Controleren wie een document heeft geopend of afgemeld

4

De activiteiten die voor die versie hebben plaatsgevonden (afmelden, aanmelden enzovoort) worden in de keuzelijst weergegeven.

1


2


3

Klik op de tab Overzicht activiteiten om te zien wie het document heeft geopend of afgemeld.

-

Tips Ook op het tabblad Versie kunt u zien wie een document heeft geopend. Dit doet u door te klikken op de documentverwijzing ➤ Bestand ➤ Eigenschappen ➤ Versie. Alleen als u de geselecteerde documentversie mag bekijken, kunt u ook de documentactiviteit bekijken.

Documenten afmelden Met Afmelden kunt u documenten waaraan u langere tijd gaat werken, afmelden. U kunt bijvoorbeeld documenten vergrendelen waaraan u thuis of op reis wilt werken. Wanneer een document is afgemeld, wordt het in de bibliotheek vergrendeld en kunnen andere gebruikers het niet wijzigen; als ze recht hebben om het document te bekijken, kunnen ze het document wel bekijken. GroupWise kopieert het document naar de afmeldingslocatie die u opgeeft. Het document blijft in de bibliotheek vergrendeld staan totdat u het weer aanmeldt.

140

Documenten afmelden

BELANGRIJK: U hoeft een bestand niet telkens wanneer u het bewerkt, te vergrendelen met Afmelden. Wanneer u een document opent, wordt het gemarkeerd als In gebruik en kan het niet door andere gebruikers worden bewerkt totdat u het weer sluit. U kunt in het hoofdvenster een of meer documenten selecteren om af te melden, en voor ieder document dat u afmeldt kunt u een andere bestandsnaam opgeven. Document afmelden -

1

Klik in uw postbus op de documentverwijzing voor het document dat u wilt afmelden.

2

Klik op Acties ➤ Afmelden.

3

Typ een bestandsnaam voor de bijlage in het tekstvak Bestandsnaam afgemelde documenten.

Klik op Dubbele bestandsnamen melden als u een melding wilt ontvangen wanneer een ander bestand op de afmeldlocatie dezelfde naam heeft.

Standaard voegt GroupWise het documentnummer in als bestandsnaam voor een afgemeld document. Als u geen andere bestandsnaam opgeeft, noteert u de genummerde bestandsnaam zodat u het afgemelde document kunt terugvinden. 4

Typ in het tekstvak Locatie afgemelde documenten het pad naar de locatie waar u het afgemelde document wilt opslaan.

5

Klik op Afmelden.

Tips Gebruikers met rechten om een document te bekijken, kunnen het afgemelde bestand in de bibliotheek bekijken. Wijzigingen die u aanbrengt in het afgemelde document verschijnen pas in het document in de bibliotheek wanneer u het document weer aanmeldt of bijwerkt. Andere gebruikers met recht om te bewerken kunnen het document niet bewerken zolang het afgemeld is. Documenten afmelden

141

Meerdere documenten afmelden -

1

Houd in de postbus Ctrl ingedrukt terwijl u klikt op de documentverwijzingen voor de documenten die u wilt afmelden.

2

Klik op Acties ➤ Afmelden.

3

Klik op Dubbele bestandsnamen melden als u een waarschuwing wilt krijgen wanneer er op de afmeldingslocatie al een bestand staat met diezelfde bestandsnaam.

4

Klik in de keuzelijst Geselecteerde documenten op een documentverwijzing.

5

Typ een bestandsnaam voor het afgemelde document in het tekstvak Bestandsnaam afgemelde documenten. Standaard voegt GroupWise het documentnummer, de versie en de extensie in als bestandsnaam voor een afgemeld document. Als u geen andere bestandsnaam opgeeft, noteert u de genummerde bestandsnaam zodat u het afgemelde document kunt terugvinden.

6

Herhaal de stappen 3 en 4 totdat u voor ieder afgemeld document een bestandsnaam hebt opgegeven.

7

Houd in de keuzelijst Geselecteerde documenten Ctrl ingedrukt en klik op alle documenten die u wilt afmelden.

8

Klik op Afmelden.

142

Documenten afmelden

Tip Zolang het document is afgemeld, kunnen gebruikers met recht om het bestand te bekijken, een kopie van het document in de bibliotheek bekijken.

Alle afgemelde documenten bekijken -

1


2

Klik op Acties ➤ Aanmelden.

3

Klik op Alle afgemelde documenten in geselecteerde bibliotheek weergeven.

Een afgemeld document bijwerken zonder het aan te melden

Tip In de vervolgkeuzelijst Bibliotheek selecteren kunt u een andere bibliotheek selecteren om de documenten te zien die u in die bibliotheek hebt afgemeld.

-

U kunt GroupWise een document laten bijwerken in de bibliotheek met alle wijzigingen die u in het afgemelde document hebt aangebracht, zonder het weer aan te melden. Kies Bijwerken zonder aanmelden als u nog bezig bent met het bewerken van een document maar andere gebruikers wilt laten kijken naar de wijzigingen die u hebt aangebracht. 1

Klik in uw postbus op de documentverwijzing voor het document dat u in de bibliotheek wilt bijwerken.

2


Documenten afmelden

143

3

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmeldingsmethode ➤ klik op Bijwerken zonder aanmelden.

4

Klik op Bijwerken.

Tip Houd Ctrl ingedrukt terwijl u op de documentverwijzingen in uw postbus klikt, als u meerdere documenten wilt bijwerken.

Documenten aanmelden Met Aanmelden kunt u afgemelde documenten weer aanmelden. Wanneer u een document aanmeldt, wordt het in de bibliotheek ontgrendeld en kunnen andere gebruikers het wijzigen. U kunt afzonderlijke documenten of meerdere documenten aanmelden. De documenten die u aanmeldt, mogen overal staan. Als een of meer afgemelde documenten worden geselecteerd wanneer u op Aanmelden klikt, verschijnen de geselecteerde documenten in de keuzelijst Aan te melden documenten. Als er geen afgemelde documenten zijn geselecteerd, krijgt u een waarschuwing te zien en worden alle afgemelde documenten in de lijst weergegeven. Er zijn vier aanmeldingsmethoden:

144

Documenten aanmelden

Document aanmelden en verplaatsen

Verplaatst het document naar de bibliotheek en verwijdert het uit de afmeldingslocatie.

Document aanmelden en kopiëren

Kopieert het document terug naar de bibliotheek en laat een kopie op de afmeldingslocatie staan.

Alleen aanmelden

Meldt het document aan maar werkt het niet bij in de bibliotheek met de wijzigingen die u hebt aangebracht in de afgemelde versie.

Bijwerken zonder aanmelden

Werkt het document met de door u gemaakte wijzigingen bij in de bibliotheek, maar ontgrendelt het document niet.

Wanneer u een document aanmeldt, kunt u opgeven als welke versie u het document wilt aanmelden. Er zijn drie mogelijkheden:

Document aanmelden en kopie op de locatie voor afgemelde documenten laten staan

Afgemelde versie

Werkt de versie van het document bij die u aan het aanmelden bent.

Nieuwe versie

Maakt een nieuwe versie van het document aan.

Nieuw document

Maakt een document waarbij u nieuwe documenteigenschappen kunt opgeven.

-

1


2


3

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmeldingsmethode ➤ klik op Document aanmelden en kopiëren.

4

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmelden als ➤ klik op een versie.

5

Geef in het tekstvak Afgemelde locatie en bestandsnaam het pad en de bestandsnaam op van het document dat u aan het aanmelden bent.

6

Klik op Aanmelden.


145

Een ongewijzigd document aanmelden

Tips U kunt meerdere documenten aanmelden door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u klikt op de documenten in de keuzelijst Aan te melden documenten. Als u een document wilt verwijderen uit de lijst Aan te melden documenten, klikt u op het document ➤ klik op Verwijderen.

-

1


2


3

Klik op de vervolgkeuzelijst Aanmeldingsmethode.

4

Klik op Alleen aanmelden.

5

Klik op Aanmelden.

Document aanmelden en verwijderen uit de locatie voor afgemelde documenten

Tips GroupWise meldt het document aan zonder de wijzigingen op te slaan die u hebt aangebracht terwijl het document afgemeld was. U kunt meerdere documenten aanmelden door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u de documenten selecteert in de keuzelijst Aan te melden documenten.

-

1

Klik in uw postbus op de documentverwijzing voor het document dat u wilt aanmelden.

2


3

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmeldingsmethode ➤ klik op Aanmelden en document verplaatsen.

4

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmelden als ➤ klik op een versie.

5


6

Klik op Aanmelden.

146


Tips Houd Ctrl ingedrukt terwijl u de documentverwijzingen in uw postbus selecteert, als u meerdere documenten wilt aanmelden. Als u een document wilt verwijderen uit de lijst Aan te melden documenten, klikt u op het document ➤ klik op Verwijderen.

Een document aanmelden en hiervan de nieuwe versie maken -

1

Klik in uw postbus op de documentverwijzing die u wilt aanmelden en waarvan u een nieuwe versie wilt maken.

2


3

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmeldingsmethode ➤ klik op een aanmeldingsmethode.

4

Klik in de vervolgkeuzelijst Aanmelden als ➤ klik op Nieuwe versie.

5


6

Klik op Aanmelden.

Tip Als u een document wilt verwijderen uit de lijst Aan te melden documenten, klikt u op het document ➤ klik op Verwijderen.

Documenten verwijderen Wanneer u een document in GroupWise verwijdert, kunt u opgeven of u de documentverwijzing wilt verwijderen, de geselecteerde versie van het document of alle versies van het document. U kunt alle documentverwijzingen in uw postbus of mappen verwijderen; een geselecteerde versie of alle versies van een document kunt u echter alleen verwijderen als u de betreffende rechten hebt. Zie voor meer informatie over documentrechten Documenten delen bij Werken met documenten. Wanneer u de documentverwijzing verwijdert, wordt de verwijzing verwijderd uit uw postbus of map maar blijft het document in de bibliotheek staan. Wanneer u de documentversie verwijdert, wordt de geselecteerde versie van het document verwijderd uit de bibliotheek en de verwijzing uit de map. Wanneer u alle documentversies verwijdert, worden alle versies van het document verwijderd uit de bibliotheek en de verwijzingen uit de map. Documenten verwijderen op documenttype

U kunt documenten verwijderen uit uw mappen of u kunt GroupWise automatisch die documenten laten verwijderen die hun gedefinieerde documentlevensduur hebben overschreden. GroupWise verwijdert documenten op basis van het documenttype dat op het tabblad Document bij Eigenschappen is toegewezen aan het document. Ieder documenttype heeft een verloopdatum waaraan een verloopactie is gekoppeld. De systeembeheerder definieert de verloopdatum en de verloopactie (verwijderen of archiveren) wanneer hij of zij de bibliotheek aanmaakt. Documenten verwijderen

147

Een document verwijderen uit uw postbus -

1


2


3

Klik op Document uit map verwijderen ➤ OK.

Een specifieke versie van een document verwijderen

Tip Het document in de bibliotheek wordt niet verwijderd en gebruikers met verwijzingen naar het document kunnen het, afhankelijk van hun rechten, nog steeds bekijken, openen, bewerken of verwijderen.

-

Alle versies van een document verwijderen

1


2

Klik op Acties ➤ Acties ➤ Versies.

3

Klik op de versie die u wilt verwijderen.

4


1


2


3

Klik op Alle versies van document uit bibliotheek verwijderen ➤ klik op OK.

-

148

Documenten verwijderen

Tip U kunt klikken op Document verwijderen uit map om een documentverwijzing te verwijderen zonder het bijbehorende document te verwijderen.

Documenten kopiëren U kunt documenten en hun eigenschappen kopiëren naar soortgelijke documenten. Wanneer u een document kopieert, maakt u in de bibliotheek een nieuw document aan. Wanneer u een document kopieert, kunt u opgeven hoe u de documenteigenschappen voor het nieuwe document wilt maken. U kunt de eigenschappen voor het document handmatig opgeven of u kunt eigenschappen automatisch laten maken met de waarden in het brondocument. Een document kopiëren -

Een document kopiëren naar een andere bibliotheek

1

Klik op een documentverwijzing in uw postbus.

2

Klik op Acties ➤ Document kopiëren.

3

Selecteer de methode die u wilt gebruiken om een eigenschappenblad voor het document te maken.

4

Klik op OK.

1


2

Klik op Acties ➤ Document kopiëren.

3

Selecteer de bibliotheek waarnaar u het document wilt kopiëren in de vervolgkeuzelijst Doelbibliotheek selecteren.

4

Selecteer de methode voor het maken van documenteigenschappen ➤ klik op OK.

-

Tip De informatie in de systeemvelden (documenttype, auteur en onderwerp) worden samen met het document gekopieerd naar de nieuwe bibliotheek.

Documenten kopiëren

149

Documenten opslaan Met Opslaan als kunt u documenten opslaan buiten de GroupWise-bibliotheek. Met Opslaan als kunt u buiten de bibliotheek een kopie van een document maken; als u Opslaan als gebruikt, worden de wijzigingen die u in het opgeslagen document aanbrengt, niet bijgewerkt in de bibliotheek. Gewijzigde inhoud van een document opslaan -

Wanneer u de inhoud van een document wijzigt, gebruikt u de functie opslaan in de corresponderende toepassing. De werking van de functie Opslaan in uw toepassing hangt af van de vraag of u een geïntegreerde of een niet-geïntegreerde toepassing gebruikt. Documenten opslaan in niet-geïntegreerde toepassingen

Als u werkt met niet-geïntegreerde toepassingen (alle toepassingen onder Windows 3.1 en een groot aantal Windows 95-toepassingen) kunt u het document niet vanuit de toepassing opslaan als nieuwe versie. Als u een nieuwe versie van het document wilt maken, moet u deze nieuwe versie maken voordat u het document opent. Om er zeker van te zijn dat de wijzigingen in de bibliotheek worden opgeslagen, moet u de documenten niet onder een andere naam opslaan. Documenten opslaan in geïntegreerde toepassingen ®

Als u een geïntegreerde toepassing gebruikt, bijvoorbeeld WordPerfect 7 of Word 7, kunt u de functies voor documentbeheer integreren met de functie Opslaan als van de toepassing. Wanneer u in de toepassing Opslaan als selecteert, kunt u het document opslaan als nieuwe versie in de GroupWise-bibliotheek. Verder kunt u kiezen in welke GroupWise-map u het document wilt opslaan. Documenten opslaan buiten de GroupWisebibliotheek -

150

Documenten opslaan

1


2


3

Typ een documentnaam in het tekstvak Bestand opslaan als.

4

Klik op Bladeren ➤ geef het pad op naar de locatie waar u het document wilt opslaan ➤ klik op OK.

5

Klik op Opslaan. Tip Wilt u documenten delen met gebruikers die geen toegang hebben tot GroupWise, gebruik Opslaan als dan om een kopie van het document te maken buiten de bibliotheek.

Documenten openen Wanneer u in de postbus of in een map dubbelklikt op een documentverwijzing, opent GroupWise het document in de betreffende toepassing. U kunt het document dan bewerken. Als u geen rechten hebt om het document te bewerken, kunt u het niet openen; u kunt het document dan echter wel bekijken in de QuickViewer. GroupWise geeft de geselecteerde versie van het document de status In gebruik zolang u het document open hebt. Deze status vergrendelt de geselecteerde documentversie en voorkomt dat andere gebruikers het document bewerken terwijl u het open hebt. Wanneer u het document verlaat, wordt de status In gebruik verwijderd en wordt de versie ontgrendeld. Als u een versie van een document wilt vergrendelen voor meerdere bewerkingssessies, kiest u Afmelden. Met Afmelden kunt u de geselecteerde versie van een document kopiëren naar een andere locatie. Het document blijft vergrendeld totdat u het weer aanmeldt. Documenten openen in GroupWise Remote

Als u GroupWise Remote gebruikt, markeert u de documentversie handmatig als In gebruik wanneer u deze ophaalt uit uw netwerkpostbus. Wanneer u het document afsluit, krijgt u het verzoek om de status In gebruik te wissen. Documenten openen in niet-geïntegreerde toepassingen

Als u werkt met niet-geïntegreerde toepassingen (alle Windows 3.1-toepassingen, MS-DOS-toepassingen en een groot aantal Windows 95-toepassingen), controleert GroupWise de toepassing, niet het document, en wordt het document teruggezet naar de bibliotheek wanneer de toepassing wordt gesloten, niet wanneer het document wordt gesloten. Documenten openen in geïntegreerde toepassingen ®

Als u een geïntegreerde toepassing gebruikt, bijvoorbeeld WordPerfect 7 of Word 7, kunt u de functies voor documentbeheer integreren met de functie Openen en Opslaan als van de toepassing.

Documenten openen

151

Wanneer u in de toepassing Openen selecteert, worden in het dialoogvenster alle beschikbare documentverwijzingen weergegeven die in uw postbus en mappen staan. U kunt een documentverwijzing selecteren om het document te openen of u kunt klikken op Document via dialoogvenster van toepassing selecteren. Documenten openen -

1

Meerdere versies van een document openen

Dubbelklik op de documentverwijzing in uw postbus. Tips Wanneer u een document opent, wordt het gemarkeerd als In gebruik zodat andere gebruikers het niet kunnen bewerken terwijl u het open hebt. Als u geen toegang hebt tot de toepassing waarin het document is gemaakt, krijgt u het verzoek om een toepassing op te geven. Misschien kunt u het document openen in een verwante toepassing.

-

152

Documenten openen

1


2

Klik op Acties ➤ Acties ➤ Versies.

3

Selecteer in de keuzelijst Versies de versies die u wilt openen.

4

Klik op Acties ➤ Openen.

GroupWise aanpassen

Documenten openen

153

Opties voor GroupWise instellen ®

Met Opties kunt u GroupWise aanpassen door opties in te stellen die telkens wanneer u GroupWise start, in werking treden. U kunt opties instellen die het werken vergemakkelijken, het uiterlijk van GroupWise veranderen en bepaalde taken uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld Omgevingsopties kiezen om de interfacetaal van GroupWise te veranderen of u kunt Zendopties gebruiken om op te geven dat u voor ieder verzonden bericht een ontvangstbevestiging wilt krijgen. Ook kunt u met Opties Notify activeren, een archiefmap opgeven, het beveiligingslabel op verzonden items wijzigen, enzovoort. Vertraagde bezorging van een item -

1

Om de bezorging van een item te vertragen opent u een itemweergave ➤ klik op Bestand ➤ Eigenschappen ➤ de tab Geavanceerde opties. of Om de bezorging van alle verzonden items te vertragen klikt u op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Zenden ➤ klik op de tab Geavanceerd.

2

Klik op het selectievakje Item bezorgen na.

3

Geef in het tekstvak Item bezorgen na op over hoeveel dagen u het item wilt laten bezorgen. De datum en tijd waarop het item wordt bezorgd, wordt weergegeven in het vak Op.

Ontvangstbevestigingen voor items die u verzendt

4

Klik op OK.

1

Als u een ontvangstbevestiging wilt krijgen voor één item, opent u een itemweergave ➤ klik op Bestand ➤ Eigenschappen.

-

of Wilt u altijd ontvangstbevestiging krijgen voor verzonden items, dan klikt u op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Zenden ➤ klik op de tab van het itemtype dat u wilt wijzigen.

154

Opties voor GroupWise instellen

2

Geef in het groepsvak Melding terugkrijgen op wat voor soort bevestiging u wilt krijgen.

3

Klik op OK.

Vragen om antwoord op berichten en telefoonnotities die u verzendt

Tip U kunt alleen een ontvangstbevestiging krijgen via Notify als u Notify hebt geactiveerd. Zie Notify starten voor meer informatie.

-

1

Als u een antwoord wilt krijgen op één item, opent u een itemweergave klik op Bestand ➤ Eigenschappen.

➤

of Om een antwoord aan te vragen op alle verzonden items, klikt u op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Zenden ➤ klik op de tab Bericht/telefoonnotitie. 2

Geef in het groepsvak Antwoord gewenst op wanneer u het antwoord wilt ontvangen.

3

Klik op OK. Tip

Opgeven waar gearchiveerde items zijn opgeslagen

De ontvanger ziet boven aan het bericht staan. Als u Bij gelegenheid selecteert, staat boven aan het bericht: "Antwoord gewenst: Bij gelegenheid". Selecteert u Binnen x dagen, dan staat boven aan het bericht: "Antwoord gewenst: Op xx/xx/xx".

-

1


2

Dubbelklik op Voorkeuren: instelling ➤ klik op de tab Bestandslocaties.

3

Geef de locatie van de archiefdirectory op in het tekstvak Archiefdirectory.


155

De prioriteit van verzonden items wijzigen

4

Klik op OK.

1

Als u de prioriteit wilt wijzigen van één item, opent u een itemweergave klik op Bestand ➤ Eigenschappen.

-

➤

of Als u de prioriteit wilt wijzigen van alle items die u zendt, klikt u op Extra ➤ Opties. Dubbelklik op Zenden ➤ klik op de tab van het itemtype dat u wilt wijzigen. 2

Selecteer in het groepsvak Prioriteit Hoog, Normaal of Laag.

3

Klik op OK.

De GroupWiseinterfacetaal wijzigen

Tip Het kleine pictogram naast een item in de mailbox is rood bij een hoge prioriteit, wit bij standaardprioriteit en grijs bij een lage prioriteit.

-

156

1


2

Dubbelklik op Voorkeuren: instelling ➤ klik op de tab Algemeen.

3

Klik op een taal in de pop-up lijst Interfacetaal.


Standaardweergaven wijzigen -

1


2

Dubbelklik op Voorkeuren: instelling ➤ klik op de tab Weergaven.

3

Selecteer een itemtype.

4

Als de geselecteerde weergave Taak, Afspraak of Notitie is, selecteer dan Persoonlijk of Groep.

5

Klik op de weergave die u als standaard in de keuzelijst Weergaven wilt hebben.

6

Klik op Standaardweergave instellen. GroupWise markeert het item als de standaard door in de keuzelijst naast de naam van de weergave een asterisk (*) te plaatsen.

7

Herhaal stappen 3-6 tot u voor elk weergavetype een standaardweergave hebt geselecteerd.

8

Klik op OK. Opties voor GroupWise instellen

157

Beveiligingslabel van een item wijzigen -

Om het beveiligingslabel van één item te wijzigen opent u een itemweergave ➤ klik op Bestand ➤ klik op Eigenschappen ➤ de tab Geavanceerde opties.

1

of Om het beveiligingslabel te wijzigen van alle verzonden items, klikt u op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Zenden ➤ klik op de tab Geavanceerd. 2

Selecteer in het groepsvak Beveiliging het beveiligingslabel van uw keuze.

3

Klik op OK.

Opgeven hoe lang voor de gebeurtenis het signaal klinkt

Tip De beveiligingsopties plaatsen een label boven aan het berichtvak, maar de itemtekst wordt niet versleuteld. Als Normaal is geselecteerd, staat er in de items die u verzendt geen beveiligingslabel.

-

158

1


2

Dubbelklik op Datum & tijd ➤ klik op de tab Agenda.

3

Klik op Signaal instellen bij acceptatie.

4

Geef op hoeveel uren en minuten voor een gebeurtenis het signaal zal klinken.

5

Klik op OK.


Wachtwoorden toewijzen aan uw postbus U kunt aan uw postbus een wachtwoord toewijzen om te voorkomen dat anderen zonder toestemming uw GroupWise-items lezen. Bij wachtwoorden wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters (woensdag is bijvoorbeeld niet gelijk aan WOENSDAG). Wanneer u een wachtwoord toewijst, krijgt u telkens wanneer u GroupWise opent, de vraag om dit wachtwoord in te voeren. Als u die vraag niet langer wilt zien, verwijdert u het ® wachtwoord. Als u wilt dat Windows de volgende keer het wachtwoord nog weet wanneer u onder uw eigen naam inlogt, klikt u op Wachtwoord onthouden. Als u uw wachtwoord vergeet, krijgt u geen toegang tot uw items. Wanneer u voor uw postbus een wachtwoord instelt, kunnen uw gemachtigden nog op dezelfde manier toegang krijgen op uw postbus. Of een gemachtigde al dan geen toegang heeft tot uw postbus, bepaalt u door het toewijzen van rechten in uw Toegangslijst. Als u GroupWise Remote wilt gebruiken, moet u een wachwoord opgeven voor uw netwerkpostbus. Als u een wachtwoord hebt toegewezen terwijl Remote actief was, is het wachtwoord alleen van toepassing op uw remote postbus. Als u bijvoorbeeld thuis GroupWise Remote start en bij de Beveiligingsopties een wachtwoord aanmaakt, is het wachtwoord dat u aanmaakt alleen van kracht voor uw remote postbus. Het wachtwoord is niet van invloed op uw netwerkpostbus op kantoor. Een wachtwoord maken voor uw postbus -

1


2

Dubbelklik op Beveiliging ➤ en klik op de tab Wachtwoord.

3

Typ het nieuwe wachtwoord in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord in.

Wachtwoorden toewijzen aan uw postbus

159

4

Wachtwoord verwijderen

Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals, nu in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord nogmaals in ➤ klik op OK ➤ Sluiten. Tips Bij wachtwoorden wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters (woensdag is bijvoorbeeld niet gelijk aan WOENSDAG). Als u GroupWise Remote wilt gebruiken, moet u een wachwoord opgeven voor uw netwerkpostbus. U maakt een wachtwoord voor dat uitsluitend voor de remote postbus geldt door Remote te starten voordat u bovenstaande stappen uitvoert.

-

Uw wachtwoord wijzigen

1


2


3

Typ uw oude wachtwoord ➤ klik op OK.

4

Klik op Wachtwoord wissen.

5

Klik op OK ➤ Sluiten.

1


2


3

Typ het wachtwoord dat u wilt wijzigen in het tekstvak Voer oude wachtwoord in.

4

Typ het nieuwe wachtwoord in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord in.

5

Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals, nu in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord nogmaals in ➤ klik op OK ➤ Sluiten.

-

Tips Als u uw wachtwoord vergeet, hebt u geen toegang meer tot GroupWise*. Neem voor assistentie contact op met de systeembeheerder. Bij wachtwoorden wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

De werkbalk aanpassen Met de werkbalk hebt u toegang tot een groot aantal functies en opties van GroupWise. Wanneer u bepaalde functies gebruikt (wanneer u bijvoorbeeld in de Agenda staat), verschijnt de werkbalk voor die functie. 160

De werkbalk aanpassen

U krijgt informatie over de knop op een werkbalk door de muisaanwijzer op die knop te plaatsen en de korte tekst te lezen die dan verschijnt. U kunt werkbalken aanpassen door knoppen toe te voegen of te verwijderen, de volgorde van de knoppen te kiezen en scheidingstekens aan te brengen tussen de knoppen. 1

Klik op Beeld ➤ Werkbalk als de werkbalk niet wordt weergegeven.

2

Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk ➤ klik op Eigenschappen.

3

Klik op de tab Aanpassen.

4

U voegt een knop toe door in de keuzelijst Categorieën op een categorie te klikken ➤ klik op een knop in het vak Knoppen ➤ klik op Knop toevoegen. Categorieën zijn menutitels in het hoofdvenster. De knoppen in het vak Knoppen corresponderen met functies die u onder de menutitels vindt. De knoppen voor de categorie Bestand zijn bijvoorbeeld de functies in het menu Bestand (openen van weergaven, afdrukken, opslaan, enzovoort).

5

U verwijdert een knop door hem van de werkbalk te slepen.

6

U verandert de knopvolgorde op een werkbalk door de knoppen naar de gewenste positie te verslepen.

7

U vergroot of verkleint de ruimte tussen de knoppen door ze uit elkaar of naar elkaar toe te slepen.

8

Klik op OK.

Tips In iedere weergave kunnen werkbalken er anders uitzien. U kunt een werkbalk aanpassen wanneer u in de weergave staat waarbij die werkbalk op het scherm staat. De werkbalk aanpassen

161

U wijzigt de standaardweergave van mailberichten, afspraken en taken op de werkbalk door op de pijl omlaag, rechts van de knop ➤ en de nieuwe standaardweergave te selecteren. U kunt knoppen ook toevoegen door ze uit het vak Knoppen naar de werkbalk te slepen. Als u een beschrijving van de knop wilt zien, selecteer dan de knop in het vak Knoppen ➤ lees de beschrijving van de knop in het vak Beschrijving. U hebt de keuze om werkbalken alleen als afbeelding of als afbeelding en tekst weer te geven. Afhankelijk van het aantal knoppen, kunt u de knoppen in een rij of in meerdere rijen weergaven.

Bibliotheekinstellingen aanpassen Met GroupWise kunt u instellingen aanpassen voor de bibliotheken waarin u documenten opslaat en aanmaakt. U kunt een standaardbibliotheek opgeven, een standaardopmaak voor documenteigenschappen (bijvoorbeeld de volgorde en de grootte van de velden) en standaardwaarden voor documenteigenschappen. Ook kunt u opgeven of u de korte of de lange vorm van het eigenschappenblad wilt gebruiken. De instellingen die u opgeeft voor de bibliotheek en de eigenschappen, gelden alleen voor uw bibliotheek-setup. De instellingen van andere gebruikers kunt u niet wijzigen. Standaardwaarden voor eigenschappen

Voor de velden met documenteigenschappen kunt u standaardwaarden instellen die bewerkt kunnen worden. De standaardwaarden worden gebruikt wanneer u een nieuw document aanmaakt of een document importeert in de geselecteerde bibliotheek. Als er geen standaardwaarden zijn opgegeven voor auteur en documenttype, worden automatisch de naam van de maker gebruikt als auteur en het Document als documenttype. Zie Documenten beheren in GroupWise bij Werken met documenten voor meer informatie. Configuratie van de tab Document

U kunt de weergave van de tab Document in Eigenschappen aanpassen. De tab Document verschijnt telkens wanneer u een document aanmaakt, importeert of kopieert of wanneer u Eigenschappen voor een document selecteert. U kunt opgeven welke velden u wilt weergeven op de tab Document. Daarnaast kunt u opgeven hoeveel regels u per veld wilt instellen, in welke volgorde de velden in het dialoogvenster moeten staan en kunt u lege regels en scheidingstekens in het dialoogvenster invoegen.

162

Bibliotheekinstellingen aanpassen

Documenteigenschappenblad

Wanneer u een nieuw document of een nieuwe versie van een document aanmaakt, krijgt u het verzoek om de documenteigenschappen op te geven. U kunt opgeven of u dit verzoek uitsluitend wilt krijgen voor het documentonderwerp of voor alle documenteigenschappen. Standaardbibliotheek instellen -

U kunt een andere standaardbibliotheek kiezen. Wanneer u in GroupWise een document aanmaakt, importeert of kopieert, wordt dit opgeslagen in de standaardbibliotheek, tenzij u een andere bibliotheek opgeeft. Daarnaast zoekt de functie Zoeken eerst in de standaardbibliotheek naar documenten. 1

Klik op Extra ➤ Opties ➤ dubbelklik op Documenten.

2

Klik op de bibliotheek die u als standaard wilt gebruiken.

3

Klik op Standaardinstelling ➤ OK.

Werken met startopties GroupWise heeft een aantal optionele opdrachten die u kunt gebruiken bij het starten van het programma. Sommige van deze opties vergemakkelijken uw werk, andere zijn nodig om GroupWise te kunnen laten draaien op uw systeem. Startopties voor GroupWise -

Startoptie

Beschrijving

/bl

Voorkomt dat het scherm met het GroupWise-logo wordt weergegeven wanneer u het programma binnenkomt.

/c

Controleert of er ongeopende items zijn. Als er ongeopende items zijn, wordt GroupWise normaal gestart. Zijn die er niet, dan wordt GroupWise niet gestart.

/cm

Controleert of er ongeopende items zijn. Als er ongeopende items zijn, wordt GroupWise in geminimaliseerde vorm geopend en hoort u een pieptoon. Zijn die er niet, dan wordt GroupWise niet gestart. Werken met startopties

163

Startoptie

Beschrijving

/ipa-

Hiermee kunt u het IP-adres opgeven. Typ het adres op de plek van .

/ipp-x

Hiermee kunt u de IP-poort opgeven. Typ in plaats van de x het poortnummer.

/l-xx

Alleen van toepassing als u minimaal taalversies of taalmodules hebt. Deze optie geeft GroupWise de instructie om de standaard-omgevingstaal te overschrijven (onder Algemene omgeving bij Opties) met de taal die u opgeeft met de taalcode xx. Hieronder volgt een lijst met taalcodes.

/la-

Hiermee kunt u zich met uw netwerk-ID aanmelden op de computer van een andere gebruiker. De andere gebruiker blijft ook aangemeld bij het netwerk. Typ uw eigen netwerk-ID op de plek van .

/nu

Hiermee wordt Automatisch bijwerken uitgeschakeld. Als deze optie is geselecteerd, klikt u op Beeld ➤ Vernieuwen wanneer u de weergave wilt vernieuwen met de items die momenteel in uw postbus staan.

/ph-padnaam

Hiermee kunt u het pad naar het postkantoor opgeven.

/ps-pad naar Remote database

Opent GroupWise in Remote-modus. Deze startoptie kan alleen in het tekstvak Doel worden gebruikt.

/@u-?

Geeft telkens wanneer u GroupWise opent, een dialoogvenster voor aanmelding weer. Hierin kunt u alle benodigde aanmeldingsinformatie opgeven.

/@u-gebruikers-ID

Hiermee kunt u uw GroupWise gebruikers-ID gebruiken om u onder uw eigen naam aan te melden op een andere computer. De andere gebruiker blijft ook aangemeld bij het netwerk. ®

In de onderstaande tabel vindt u de taalcodes die alle Novell -producten gebruiken. In sommige van de talen op deze lijst is GroupWise misschien nog niet beschikbaar. Neem voor de laatste informatie contact op met uw plaatselijke dealer.

164

Werken met startopties

Taal

Taalcode

Afrikaans

AF

Arabisch

AR

Catalaans

CA

Deens

DK

Duits-Duitsland

DE

Duits-Zwitserland

SD

Engels-Australië

OZ

Engels-Canada

CE

Engels-Groot-Brittannië

UK

Engels-Verenigde Staten

US

Fins

SU

Frans-Canada

CF

Frans-Frankrijk

FR

Galicisch

GA

Grieks

GR

Hongaars

MA

IJslands

IS

Italiaans

IT

Ivriet

HE

Japans

NI

Kroatisch

HR

Nederlands

NL

Noors

NO

Oekraïens

YK

Pools

PL

Portugees-Brazilië

BR

Portugees-Portugal

PO

Russisch

RU

Sloveens

SL

Spaans

ES

Tsjechisch

CS

Turks

TR

Zweeds

SV


165

Werken met een startoptie van GroupWise -

1

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram GroupWise op het bureaublad ➤ klik op Eigenschappen.

2

Klik op de tab Sneltoets.

3

Typ in het tekstvak Doel, na het uitvoerbare bestand van GroupWise, een spatie ➤ typ de startoptie(s) ➤ klik op OK. Meerdere startopties die worden gescheiden door een spatie.

4

166


Start GroupWise opnieuw. Tip In bovenstaand voorbeeld is /ph de startoptie die het pad naar het postkantoor opgeeft. Het deel x:\po is het pad naar het postkantoor. De optie /@u-? wordt gebruikt om een aanmeldingsdialoogvenster weer te geven waarin een gebruiker aanmeldingsinformatie kan opgeven wanneer hij of zij GroupWise opent. Deze optie is nuttig wanneer twee of meer gebruikers een computer delen maar afzonderlijke GroupWise-postbussen hebben.

Items zoeken in uw postbus


167

Items zoeken Met Zoeken kunt u zoeken naar items die overeenkomen met de door u opgegeven criteria. U kunt Zoeken vertellen waar wordt gezocht (bijvoorbeeld in welke mappen of documentbibliotheken) en welke documenten of berichten precies worden gezocht. De resultaten van het Zoeken kunt u opslaan in een Zoekmap. ®

Als u werkt met GroupWise Remote, kunt u items zoeken in uw remote postbus en in uw netwerkpostbus. Item zoeken -

1

Klik op

2

Typ in het vak Zoeken naar de tekst waarnaar u op zoek bent.

3

Klik op OK.

168

Items zoeken

op de werkbalk.

Tips De resultaten van het zoeken worden weergegeven in de map Zoekresultaten GroupWise, die wordt geopend wanneer het zoeken voltooid is. Zoeken kijkt in alle mappen in bibliotheken die u hebt geselecteerd op het tabblad Zoeken in. U kunt de zoekactie beperken door te klikken op de tab Zoeken in en de selectie van overbodige mappen en bibliotheken uit te schakelen. Met Geavanceerde zoekopdrachten kunt u de zoekactie nader toelichten. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar berichten van twee of drie gebruikers tegelijk. Met Tekst zoeken in plaats van Zoeken kunt u zoeken naar tekst in een item dat op dat moment open is. Zie Tekst zoeken in items bij Items zoeken in uw postbus voor meer informatie.

Opgeven waar u wilt zoeken

Klik voor meer informatie over het zoeken van items op Help ➤ Helponderwerpen ➤ klik op de tab Index ➤ typ tips in het tekstvak om het helponderwerp Snelzoeken Tips te openen.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de tab Zoeken in.

3

Klik op de mappen en/of bibliotheken waarin u wilt zoeken.

4

Klik op OK.

Klik zonodig op + naast uw gebruikersmap om de indeling van de map weer te geven.

Zoekresultaten opslaan

Tips Uw mappen en bibliotheken worden standaard gemarkeerd voor zoeken met een vinkje in het vak. Mappen die niet zijn gemarkeerd, bevatten grijs weergegeven vakken. U kunt het zoeken versnellen door de markering te verwijderen van mappen waarin u niet wilt zoeken.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Voer een zoekactie uit.

3

Klik in het dialoogvenster Zoekresultaten GroupWise op Bestand ➤ Opslaan als map.

Items zoeken

169

4

Typ een naam voor de map ➤ klik op een van de knoppen Omhoog, Omlaag, Rechts of Links om uw map te positioneren ➤ klik op Volgende.

5

Typ een beschrijving voor de map ➤ klik op Voltooien.

Met behulp van Geavanceerde zoekopdrachten meerdere woorden opzoeken in items

Tips U kunt een map met zoekresultaten iedere keer wanneer u de map opent, bijwerken. De Zoekmap wordt in de archiefkast in de mappenlijst geplaatst. Selecteer de map als u uw zoekresultaten wilt zien. Zoekmappen zijn in de mappenlijst gemakkelijk te herkennen aan het vergrootglas op het mappictogram.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op Geavanceerde zoekopdrachten.

3

Selecteer in de vervolgkeuzelijst links een veld ➤ klik op een argument ➤ typ of selecteer een voorwaarde.

4

Klik op OK als uw filter voltooid is. of Klik op de laatste vervolgkeuzelijst ➤ klik op En, Of, Rij invoegen of Nieuwe groep om meer filtercriteria toe te voegen ➤ voeg meer criteria toe voor uw filter ➤ klik op Einde in de laatste pop-up lijst ➤ OK.

170

Items zoeken

Een geavanceerde zoekopdracht nader specificeren met filterargumenten

Tips De resultaten van het zoeken worden weergegeven in de map Zoekresultaten GroupWise, die wordt geopend wanneer het zoeken voltooid is. Zoeken kijkt in alle mappen in bibliotheken die u hebt geselecteerd op het tabblad Zoeken in. U kunt de zoekactie beperken door te klikken op de tab Zoeken in en de selectie van overbodige mappen en bibliotheken uit te schakelen. Met Tekst zoeken in plaats van Zoeken kunt u zoeken naar tekst in een item dat op dat moment open is. Klik op Rij verwijderen in de vervolgkeuzelijst Parameter als u een rij wilt verwijderen uit uw filterdefinitie. U kunt een filter dat uit slechts één rij bestaat, niet verwijderen. Klik op Rij invoegen in de vervolgkeuzelijst Parameter als u uw filter nader wilt toelichten. Wanneer u rijen toevoegt, maakt u de zoekcriteria nog specifieker. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar items van Jan Smid waarvan een CC is verzonden naar Truus Jansen. De eerste rij zoekt dan op Jan Smid. En de tweede rij zoekt op Truus Jansen.

-

Wanneer u op Geavanceerde zoekopdrachten klikt, verschijnt het dialoogvenster Geavanceerde zoekopdrachten op het scherm. Selecteer het argument uit de vervolgkeuzelijst rechts van het eerste vak. Welke argumenten in de lijst beschikbaar zijn, hangt af van de selectie die u in het eerste vak hebt gemaakt. Sommige argumenten, zoals [], hebben twee of meer verschillende namen. De naam verandert weliswaar, maar het doel van het argument is hetzelfde. In onderstaande tabel zoekt argument [] bijvoorbeeld naar alle items waarin Jan in het vak Van staat of die in de lijst met bijlagen een geluidsbestand bevatten. Tabel: argumenten

Argument

Opnemen

Voorbeelden

[] Bevat

Alle items met die voorwaarde

Van[]Jan, Bijlagenlijst[]Geluid

|-> Begint met

Alle items waarvan de tekst begint met de voorwaarde

Auteur|->Karin

-> Binnen

Alle items binnen een bereik dat op een bepaalde dag begint

Gemaakt->5 dagen (gemaakt binnen 5 dagen vanaf vandaag)

<- Vorige

Alle items binnen een bereik dat voor een bepaalde dag begint

Gemaakt <-5 Day (gemaakt 5 dagen of minder voor vandaag) Items zoeken

171

Argument

Opnemen

Voorbeelden

= Overeenstemming, Alle items die gelijk Cc=Julie, Gelijk aan, Gelijk aan zijn aan de voorwaarde Documentmaker=JFerguson,Datum veld, Op opgehaald=Morgen ! Bevat niet, Niet Alle items behalve de gelijk aan, Niet gelijk voorwaarde aan veld

Itemstatus!Geopend, Aantal geaccepteerd!5

< Voor, Minder dan, Alle items minder dan Minder dan veld de voorwaarde

Datum opgehaald
<= Op of voor, Minder dan of gelijk aan, Minder dan of gelijk aan veld

Alle items minder dan of gelijk aan de voorwaarde

Datum opgehaald<=Gisteren, Totaal aantal geadresseerden<=10

> Na, Groter dan, Groter dan veld

Alle items groter dan de voorwaarde

Datum opgehaald>Deze week,Versienummer>4.0

>= Op of voor, Groter dan of gelijk aan, Groter dan of gelijk aan veld

Alle items groter dan of Datum opgehaald>=Deze maand, gelijk aan de Aantal beantwoord>=7 voorwaarde

Tekst zoeken in items Met Tekst zoeken kunt u zoeken naar een tekstreeks in een item dat u aan het lezen of verzenden bent. GroupWise zoekt alleen naar tekst in het berichtenvak of in een bijlage die in de Viewer is geopend. Ook in de QuickViewer kunt u zoeken naar tekst. Als u meerdere woorden wilt vinden of in meerdere items wilt zoeken, kiest u Zoeken in het menu Extra. Tekst zoeken in een item -

172

Tekst zoeken in items

1

Open een item.

2

Klik op Bewerken ➤ Tekst zoeken.

3

Typ de tekst die u wilt zoeken in het vak Zoeken naar.

4

Klik op Volgende zoeken om te zoeken naar de tekst die u hebt getypt.

Tip Kies Zoeken in het menu Extra om te zoeken naar items die bepaalde tekst bevatten. Zie Items zoeken bij Items zoeken in uw postbus voor meer informatie.

Filteren Als er veel items in uw postbus staan, kan het moeilijk worden om bepaalde items terug te vinden. Met filters kunt u items weergeven volgens bepaalde criteria. U kunt bijvoorbeeld met een filter alleen die items weergeven met een bepaald woord in het onderwerp. Ook kunt u een filter gebruiken om items te verbergen die u uit de weg wilt hebben. Met filters verplaatst of verwijdert u de items niet, maar worden bepaalde items weergegeven op basis van de door u opgegeven criteria. Als u een filter maakt, wordt dat toegepast op alle mappen. Wanneer u het filter wist, verschijnen alle items weer. Items in de postbus weergeven of verbergen met filters -

1

Klik op een map (bijvoorbeeld Postbus, Prullenbak of een map die u hebt gemaakt). Filters zijn van invloed op alle mappen. U wordt opgedragen om op een map te klikken om onmiddellijk het resultaat van de filter te bekijken.

2

Dubbelklik in de rechterbenedenhoek van het hoofdvenster op

3

Klik in het eerste vak op het veld dat u wilt filteren. Klik bijvoorbeeld op Van als u de items van een bepaalde gebruiker wilt filteren.

4

Klik op de vervolgkeuzelijst met operators ➤ klik op een operator.

5

Typ de criteria voor het filter of klik op de pijl-omlaag (indien aanwezig) en klik vervolgens op een bestaand criterium.

Filteren

173

Bij het typen van criteria zoals iemands naam of een onderwerp, kunt u de asterisk (*) en het vraagteken (?) als jokerteken gebruiken. Bij het typen van de tekst hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. 6

Klik op de laatste vervolgkeuzelijst ➤ klik op Einde. of Klik op En of Of om het filter te preciseren door nog meer criteria toe te voegen.

Items in de agenda weergeven of verbergen met filters

Tips Lees tijdens het maken van uw filter de tekst in het dialoogvenster die begint met "Gegevens opnemen waarbij...". Hier wordt de werking van de filter samengevat. Het filterpictogram verandert in

. Dit geeft aan dat er een filter actief is.

U annuleert het filter door te klikken op

➤

Filter wissen.

-

1

Klik in een agendaweergave op een van de lijst Afspraken, Notities of Taken.

2

Dubbelklik in de rechterbenedenhoek van de agendaweergave op

3

Klik in het eerste vak op het veld dat u wilt filteren. Klik bijvoorbeeld op Van als u de items van een bepaalde gebruiker wilt filteren.

4

Klik op de vervolgkeuzelijst met operators ➤ klik op een operator.

5

Typ de criteria voor het filter of klik op de pijl-omlaag (indien aanwezig) en klik vervolgens op een bestaand criterium. Bij het typen van criteria zoals iemands naam of een onderwerp, kunt u de asterisk (*) en het vraagteken (?) als jokerteken gebruiken. Bij het typen van de tekst hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters.

6

Klik op de laatste vervolgkeuzelijst ➤ klik op Einde. of Klik op En of Of om het filter te preciseren door nog meer criteria toe te voegen.

174

Filteren

Tips Lees tijdens het maken van uw filter de tekst in het dialoogvenster die begint met "Gegevens opnemen waarbij...". Hier wordt de werking van de filter samengevat.

Een bestaand filter gebruiken

Het filter wordt toegepast op alle lijsten in de agendaweergave. Als u bijvoorbeeld in Stap 1 hierboven klikt op de lijst Notities, worden de lijst Afspraken en Taken ook beïnvloed door het filter. Het filterpictogram verandert in

. Dit geeft aan dat er een filter actief is.

U annuleert het filter door te klikken op

➤

Filter wissen.

-

1


2

Klik op het menu Filter ➤ Openen.

3

Klik op het filter dat u wilt gebruiken ➤ OK.

Filters wissen

Tips Als u een filter pas nog hebt gebruikt, kunt u het filter selecteren in het menu Beeld ➤ Filter. GroupWise geeft aan welke vier filters het laatst zijn gebruikt. Als u nooit eerder een filter hebt opgeslagen, kunt u geen bestaand filter openen. Wel kunt u een filter maken en opslaan.

-

1

Klik in de rechterbenedenhoek van het hoofdvenster op

➤

Filter wissen.

Tips U kunt ook met de rechtermuisknop in de gefilterde weergave klikken op het onderwerp van een item en vervolgens klikken op Filter wissen.

Wanneer u een filter hebt gewist, verandert het pictogram in de rechterbenedenhoek van het hoofdvenster weer in

Filters verwijderen

Als het filter is opgeslagen, kunt u het opnieuw gebruiken. U klikt dan op Filter ➤ Openen in het dialoogvenster Filter.

-

1


2

Klik op het menu Filter ➤ Openen.

3

Klik op het filter dat u wilt verwijderen ➤ Verwijderen. Filteren

175

Filters opslaan -

1


2

Geef de criteria voor het filter op.

3

Klik op het rolmenu Filter ➤ Opslaan.

4

Typ een naam in het vak Opslaan als ➤ klik op OK.

Uw filter beperken

Tips U opent een opgeslagen filter door in het dialoogvenster Filter te klikken op Filter ➤ Openen. In het vak Naam staat een lijst met alle filters die u hebt opgeslagen. Door op een willekeurige filternaam te klikken, verschijnt er rechts van de naam een beschrijving.

-

U kunt uw filter nog verder beperken door extra criteria op te geven. Ieder filtercriterium wordt weergegeven in een afzonderlijke rij. De vier manieren om rijen toe te voegen en uw filter te beperken, worden hieronder beschreven. In het laatste pop-up menu van iedere filterrij zijn de volgende opties beschikbaar: En

Maakt een nieuwe rij. Het filter geeft items weer die overeenkomen met de voorwaarden in alle rijen die zijn samengevoegd met En. Of

Maakt een nieuwe rij. Het filter geeft items weer die overeenkomen met de voorwaarden in een van de rijen die zijn samengevoegd met Of. De items hoeven dus niet overeen te komen met de voorwaarden in beide rijen. Rij invoegen

Voegt een nieuwe rij in op de plek van het invoegpunt en schuift alle overige rijen omlaag. Rij invoegen is handig wanneer u al een filter hebt gemaakt en hierin meer criteria wilt toevoegen.

176

Filteren

Nieuwe groep

Start een nieuwe groep rijen. Deze groepen kunt u vervolgens samenvoegen met En of Of. Als twee groepen zijn samengevoegd met En, moeten de items voldoen aan alle voorwaarden in beide groepen. Als twee groepen zijn samengevoegd met Of, moeten de items voldoen aan alle voorwaarden in een van beide groepen, maar niet noodzakelijkerwijze aan die in beide groepen.

Jokertekens en schakelopties gebruiken voor filters en regels

Tip Lees tijdens het maken van uw filter de tekst in het dialoogvenster Filter die begint met "Gegevens opnemen waarbij...". Hier wordt de werking van de filter samengevat.

-

Met onderstaande jokertekens en schakelopties kunt u uw filter verfijnen of regelvoorwaarden opgeven. Ze zijn beschikbaar in de dialoogvensters Filter en Voorwaarden definiëren, maar alleen wanneer u bepaalde velden hebt geselecteerd waarvoor u extra tekst typt. Als u bijvoorbeeld het veld Onderwerp selecteert, typt u de tekst die op de onderwerpregel komt te staan. Verder zijn deze jokertekens en schakelopties alleen van toepassing als u de operator [] Bevat hebt geselecteerd. Lijst met jokertekens en schakelopties

Jokerteken(s) en schakelopties

Resultaat van het filter/de regel

EN, & of een spatie

Alle items die voldoen aan twee of meer voorwaarden. Bijvoorbeeld: berg & geit, berg EN geit en berg geit gaan alle drie op zoek naar items waarin de woorden "berg" en "geit" voorkomen.

OF of |

Alle items die voldoen aan een van de twee of meer voorwaarden. Bijvoorbeeld, berg|geit en berg OF geit gaan beide op zoek naar items waarin "berg" of "geit" of beide woorden voorkomen.

NIET of !

Alle items die voldoen aan de ene, maar niet aan de andere voorwaarde. Bijvoorbeeld, berg ! geit en berg NOT geit gaan beide op zoek naar items met het woord "berg" maar zonder het woord "geit". Items waarin beide woorden voorkomen, worden niet opgenomen.

Filteren

177

Jokerteken(s) en schakelopties

Werken met filteren regeloperators

Resultaat van het filter/de regel

"

Alle tekst binnen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld, "berggeiten" gaat op zoek naar alle items waarin de term "berggeiten" voorkomt. Dit gaat niet op voor documenten of documentverwijzingen.

?

Komt overeen met een willekeurig enkel teken. Bijvoorbeeld, b?l gaat op zoek naar alle items waarin het woord "bal", "bel", "bil", enzovoort voorkomt.

*

Komt overeen met nul of meer tekens. Bijvoorbeeld, berg* vindt alle items met de woorden "berg", "bergen", "bergachtig", enzovoort.

/NOCASE (standaard)

Items waarin de zoektermen staan, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. Bijvoorbeeld, /NOCASE ZEE vindt zowel "Zee" als "zee".

/CASE

Items die qua gebruik van hoofdletters en kleine letters overeenkomen met de zoektermen. Bijvoorbeeld, /CASE Zee vindt wel "Zee" maar niet "zee".

/WILDCARD (standaard)

Items met de zoektermen waarin * en ? worden beschouwd als jokertekens. Bijvoorbeeld, /WILDCARD b?l vindt "bal", "bel", "bil", "bol" en "bul".

/NOWILDCARD

Items met zoektermen waarin * en ? worden beschouwd als teksttekens. Bijvoorbeeld, /NOWILDCARD b?l gaat op zoek naar "b?l".

-

178

Filteren

In de onderstaande tabel ziet u de operators die u kunt gebruiken bij het maken van een filter of een regel. Welke operators beschikbaar zijn, is afhankelijk van het veld dat u hebt geselecteerd in de eerste vervolgkeuzelijst. Operator

Voorbeeld

Resultaat

= Gelijk aan

Rubriek = Bericht

Alleen berichten

! Niet gelijk aan

Rubriek ! Afspraak

Alle rubrieken behalve afspraken

< Minder dan

Aantal geaccepteerd < 4

Items waarbij minder dan 4 geadresseerden hebben geaccepteerd

Operator

Voorbeeld

Resultaat

<= Minder dan Aantal geaccepteerd <= of Gelijk aan 4

Items waarbij 4 of minder geadresseerden hebben geaccepteerd

> Groter dan

Aantal gelezen > 6

Items die door meer dan 6 geadresseerden zijn gelezen

>= Groter dan of Gelijk aan

Aantal gelezen >= 6

Items die door 6 of meer gebruikers zijn gelezen

= Gelijk aan veld

Aantal geaccepteerd = Totaal aantal geadresseerden

Items waarbij het aantal geadresseerden dat heeft geaccepteerd, gelijk is aan het totaal aantal geadresseerden

! Niet gelijk aan veld

Aantal gelezen ! Aantal geaccepteerd

Items waarbij het aantal geadresseerden die het item hebben gelezen, niet gelijk is aan het aantal geadresseerden die hebben geaccepteerd

< Minder dan veld

Aantal geopend < Totaal Items waarbij het aantal geadresaantal geadresseerden seerden die het item hebben geopend, kleiner is dan of gelijk is aan het totaal aantal geadresseerden

<= Minder dan Aantal geopend <= of Gelijk aan Totaal aantal veld geadresseerden

Items waarbij het aantal geadresseerden die het item hebben geopend, kleiner is dan of gelijk is aan het totaal aantal geadresseerden

> Groter dan veld

Aantal geopend > Aantal Items waarbij het aantal geadresverwijderd seerden die het item hebben geopend, groter is dan het aantal geadresseerden die het item hebben verwijderd

>= Groter dan of Gelijk aan veld

Aantal geopend >= Aantal verwijderd

Items waarbij het aantal geadresseerden die het item hebben geopend, groter is dan of gelijk is aan het aantal geadresseerden die het item hebben verwijderd

[] Bevat

Itemstatus [] Voltooid

Items die voltooid zijn

! Bevat niet

Itemstatus ! Geaccepteerd

Items die niet zijn geaccepteerd

Filteren

179

Operator

Voorbeeld

Resultaat

[] BevatVan

[] Wim

Items waarin het veld Van "wim" bevat, bijvoorbeeld items van Wim Jansen, Wim Smidt, enzovoort

|-> Begint met

Aan |-> kla

Items waarbij het veld Aan begint met "kla", bijvoorbeeld "klantgroep" of "Klavierhandel"

= Komt overeen

Onderwerp = klantrapporten

Items waarbij in de onderwerpregel staat "Klantrapporten"

= OpGemaakt

= Vandaag

Items die vandaag verzonden zijn

>= Op of Na

Gemaakt >= Gisteren

Items die gisteren of later zijn verzonden

> Na

Gemaakt > Gisteren

Items die later dan gisteren maar niet op de dag van gisteren zijn verzonden

< Voor

Termijn-/Einddatum < Morgen

Taken die voor morgen gereed moeten zijn

<= Op of Voor Termijn-/Einddatum < Morgen -> Binnen

Termijn-/Einddatum -> Taken die tussen vandaag en drie 3 Dag dagen na vandaag gereed moeten zijn

<- Vorige

Termijn-/Einddatum <- Taken die tussen vandaag en drie 3 Dag dagen geleden gereed hadden moeten zijn

= Op datum

Gemaakt = 29/5/99

Items die zijn gemaakt op 29 mei 1999

> Na datum

Gemaakt > 29/5/99

Items die zijn gemaakt na 29 mei 1999

>= Op of Na datum

Gemaakt >= 29/5/99

Items die zijn gemaakt op of na 29 mei 1999

< Voor datum

Gemaakt < 29/5/99

Items die zijn gemaakt voor 29 mei 1999

<= Op of Voor Gemaakt <= 29/5/99 datum

180

Filteren

Taken die morgen of eerder gereed moeten zijn

Items die zijn gemaakt op of voor 29 mei 1999

Overzicht van filteren regelvelden -

In de onderstaande tabel ziet u de velden die beschikbaar zijn bij het maken van een filter of een regel. Veldnaam

Beschrijving van het veld

Aan

De naam van degene die in het vak Aan van een item staat.

Aantal beantwoord

Het aantal geadresseerden dat een door u verzonden item heeft beantwoord.

Aantal geaccepteerd

Het aantal geadresseerden dat een door u verzonden item heeft geaccepteerd.

Aantal geopend

Het aantal geadresseerden dat een door u verzonden item heeft geopend.

Aantal verwijderd

Het aantal geadresseerden dat een door u verzonden item heeft geopend.

Aantal voltooid

Het aantal geadresseerden dat een door u verzonden item heeft voltooid.

Aantekening

Alle persoonlijke aantekeningen die u hebt gemaakt. U kunt persoonlijke aantekeningen hebben geplaatst bij berichten, documentverwijzingen, enzovoort.

Auteur

De naam van degene die de auteur is van een document.

BC

Tekst die in het BC-vak van een item staat.

Bedrijf van persoon

Tekst die in het tekstvak Bedrijf van een telefoonnotitie staat.

Bericht

Tekst die in het vak Bericht van een item staat.

Berichtsoort

Overige items, bijvoorbeeld formulieren, aangepaste TM’ berichten en C3PO s.

Bestandsextensie

De extensie van de bestandsnaam van een document in een bibliotheek.

Bezorgd

De datum waarop een item is bezorgd bij de geadresseerden. Dit is de datum en de tijd waarop het item is verschenen in de postbussen van de geadresseerden.

Bibliotheek

De bibliotheek waarin documenten worden opgeslagen.

Bijlagen

Bijlagen bevatten bepaalde door u opgegeven tekst of tekstfragmenten.

Bron van berichten

Waar een item vandaan komt. Met andere woorden, of het een ontvangen, gezonden, persoonlijk of conceptitem is. Filteren

181

182

Filteren

Veldnaam


Categorie van taak

De alfabetische prioriteit van een taak (A, B, C, enzovoort).

CC

Tekst die in het CC-vak van een item staat.

Documentnummer

Het nummer van een document.

Documenttype

Het type van een document in de bibliotheek, bijvoorbeeld formulier, kostendeclaratie, memo, enzovoort.

Gemaakt

De datum waarop een item is verzonden naar de geadresseerden. Met andere woorden, de datum waarop de afzender op de knop Zenden heeft geklikt. Verwijst ook naar de datum waarop u een persoonlijk item in uw agenda plaatst.

Geopend door

De naam van degene die deze versie van een document als laatste heeft geopend.

Geopend op

De datum waarop een document voor het laatst is geopend.

Gestart

De startdatum van een afspraak of taak. Wanneer een taak wordt getransporteerd naar de volgende dag, wordt de nieuwe datum de begindatum.

Huidige bestand

De naam van een document in de huidige directory wanneer het document wordt geopend of afgemeld.

Huidige locatie

De padnaam naar de huidige directory wanneer het document wordt geopend of afgemeld.

Naam van persoon

Tekst die in het tekstvak Persoon van een telefoonnotitie staat.

Omvang

De grootte van een item, inclusief bijlagen.

Onderwerp

Tekst die in het vak Onderwerp van een item staat.

Opsteller van document

De naam van degene die het document heeft gemaakt.

Overzicht bijlagen

Soorten bijlagen, bijvoorbeeld bestanden, geluiden, films of OLE-objecten.

Plaats

Tekst die in het vak Plaats van een afspraak staat.

Prioriteit

De prioriteit van een item. Het item kan een lage, standaard- of hoge prioriteit hebben.

Prioriteit van taak

De numerieke prioriteit van een taak (1, 2, 3, enzovoort).

Rubriek

Bijvoorbeeld berichten, afspraken, taken.

Veldnaam


Soort afschrift

Het soort kopie dat een gebruiker ontvangt (Aan, CC of BC).

Status van berichten Of een item is verborgen, geaccepteerd, voltooid, geopend, gelezen of gemarkeerd als privé. Telefoonnummer van persoon

Een telefoonnummer in het tekstvak Telefoon van een telefoonnotitie.

Termijn/einddatum

De datum waarop een taak af moet zijn of de einddatum en -tijd van een afspraak.

Toegewezen datum

De begindatum van een taak. Dit is de datum waarop de taak voor het eerst in uw agenda staat. Deze datum verandert niet wanneer uw taak een dag naar voren wordt getransporteerd.

Totaal aantal geadresseerden

The totale aantal geadresseerden van een item.

Van

De naam van een persoon in het tekstvak Van van een item.

Versie - gemaakt op

De datum waarop een bepaalde versie van een document is gemaakt.

Versie - maker

De naam van degene die deze versie van een document heeft gemaakt.

Versie - status

Of een document is aangemeld, afgemeld, geopend of gesloten.

Versie - beschrijving De beschrijving van de documentversie. Versie - nummer

Het versienummer van het document.

Weergavenaam

De naam van de weergave waarin u een item aan het maken of lezen bent. De weergavenamen komen overeen met de namen die worden weergegeven wanneer u op de pijl-omlaag klikt naast de knoppen van de itemweergaven op de werkbalk.

Zendopties

Items met de zendoptie Antwoord gewenst.

Filteren

183

Werkstroom-items zenden en ontvangen

184

Filteren

Inleiding in werkstromen Een werkstroom is een reeks stappen of taken die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. Meestal zal een werkstroom een bijgesloten bestand bevatten dat geadresseerden kunnen openen in de brontoepassing van die bijlage. U kunt een bestand bijvoorbeeld ter controle of goedkeuring afdrukken, kopiëren en bezorgen, maar u kunt het ook via een elektronische route sturen, als deel van een werkstroom. De geadresseerde van een werkstroom kan iedereen in het adresboek zijn. U kunt een werkstroom verzenden naar alle geadresseerden tegelijk. Ook kunt u een sequentiële werkstroom aan geadresseerden zenden in de volgorde waarin u hen in het adresboek hebt geselecteerd. De volgorde hangt af van de manier waarop het werk wordt gedaan. Een werkstroom kan één bijlage hebben. Een bijlage kan een bestand of een koppeling zijn. In sequentiële werkstromen kunnen geadresseerden zien welke wijzigingen vorige geadresseerden hebben aangebracht in bijgesloten bestanden. Iedere geadresseerde ontvangt een werkitem in de postbus. Wanneer een geadresseerde het werkitem opent, kan ook het bijgesloten bestand worden geopend of bewerkt. In de tabel hieronder ziet u welke vier soorten bijlagen er zijn. Soort bijlage

Beschrijving

Bestand (met de werkstroom meegezonden)

Een kopie van een bestand op uw eigen station of het netwerkstation. Iedere geadresseerde van de werkstroom ontvangt een aparte kopie van het bestand.

Bestand (koppeling)

Een koppeling naar een bestand dat op een netwerk of in een gedeelde locatie is opgeslagen Iedere geadresseerde van de werkstroom opent hetzelfde bestand vanuit de gekoppelde locatie. Kies de notatie \\SERVER\PAD\BESTANDSNAAM om een bestandskoppeling op te geven, bijvoorbeeld \\NETWERK\DATA\HERVAT.DOC.

DMS-document

Een koppeling met een document in uw GroupWise bibliotheek. Geadresseerden van de werkstroom kunnen een bijgesloten documentverwijzing afmelden, aanmelden, bekijken of openen in de toepassing waarin het document is gemaakt, afhankelijk van de beveiligingsrechten die die geadresseerden hebben ontvangen.

®

Inleiding in werkstromen

185

Soort bijlage

Beschrijving

Internet-adres

Een koppeling met een Internet-locatie in de vorm van een URL, zoals http://www.novell.com/products.html. Wanneer geadresseerden van een werkstroom een Internet-bijlage openen, wordt de Internet-browser geopend met het gekoppelde Internet-adres.

Naarmate de werkstroom vordert, kunt u met uw postbus of met WorkFlow Central de status van de werkstroom controleren. Telkens wanneer een geadresseerde een werkitem voltooit, wordt de status bijgewerkt. Als alle werkitems voltooid zijn, ontvangt u een werkstroomrapport waarin de resultaten van de werkstroom staan. Een werkstroom maken -

186


Als maker van een werkstroom beslist u wat voor soort werkstroom u wilt verzenden (rondzenden of sequentieel). Neem instructies op, zodat de geadresseerden weten wat zij moeten doen. Hoe u de voortgang van een verzonden werkstroom controleert, wordt verderop in deze sectie beschreven onder De status van een werkstroom controleren. 1

Klik in de GroupWise op Bestand ➤ Nieuw ➤ WorkFlow.

2

Typ een onderwerp om de werkstroom te identificeren.

3

Als u geadresseerden wilt toevoegen, klikt u op het adresboek.

4

Als u de werkstroom achtereenvolgens naar diverse werknemers wilt sturen, controleert u of Opeenvolgend is geselecteerd.

➤

klik op de namen in

of Als u de werkstroom naar alle geadresseerden tegelijk wilt zenden, klikt u op Gelijktijdig. U koppelt een bestand door te klikken op Bijsluiten ➤ klik in de vervolgkeuzelijst Type op ➤ een bijlagetype ➤ Bladeren ➤ klik op het bestand dat u wilt bijsluiten ➤ Openen ➤ OK. Typ in het vak Bijlage de bestandsnaam, het pad of het Internet-adres ➤ klik op OK. 5

Typ instructies voor de geadresseerden.

6

Klik op Starten.

Deelnemen aan een werkstroom

Tips U kunt een geadresseerde toevoegen aan een werkstroom door het e-mailadres te typen in het vak Geadresseerden ➤ druk op Enter. U kunt de volgorde van geadresseerden in een opeenvolgende werkstroom wijzigen door te klikken op een naam ➤ Omhoog of Omlaag. U verwijdert een geadresseerde uit de lijst door te klikken op een naam ➤ Verwijderen. Wilt u alle geadresseerden verwijderen, dan klikt u op Alles verwijderen.

-

Als deelnemer aan een werkstroom ontvangt u een werkitem dat u moet voltooien opdat de werkstroom kan doorgaan. U kunt werkitems openen in uw postbus of in WorkFlow Central. In een werkitem moeten instructies van de maker van die werkstroom staan, waarin wordt uitgelegd wat u moet doen. Meestal zal een werkitem ook een bijlage bevatten die u kunt openen in de brontoepassing. Statusinformatie toont welk type werkstroom dit is (opeenvolgend of gelijktijdig) en informatie over de geadresseerden. 1

Open een werkitem in de postbus of in WorkFlow Central.

2

Lees de instructies.

3

Typ uw commentaar.

4

Klik op Openen als u de bijlage wilt openen of naar het bijgesloten Internetadres wilt gaan. of Klik op Afmelden als u een document uit uw GroupWise-bibliotheek wilt openen. Bent u klaar met het document, dan klikt u op Aanmelden. Inleiding in werkstromen

187

5

U kunt de commentaren van een geadresseerde weergeven door op de tab Status te klikken ➤ klik op een naam in de namenlijst.

6

U kunt een bericht zenden naar een andere geadresseerde door op de tab Status te klikken ➤ een naam ➤ Antwoord.

7

Als u het werkitem wilt voltooien en naar de volgende geadresseerde wilt sturen, klikt u op Gereed.

Statusinformatie over een werkitem bekijken

Tips Wanneer u een Internet-bijlage selecteert, opent de Internet-browser het gekoppelde Internet-adres. Klik op Sluiten wanneer u werkitem wilt sluiten zonder het item te voltooien De werkstroom gaat pas door naar de volgende geadresseerde wanneer u het werkitem opnieuw opent en voltooit door op Gereed te klikken. Als u een bericht wilt sturen naar degene die de werkstroom heeft gestart, klikt u op Antwoord. Dit is handig wanneer u meer informatie nodig hebt om het werkitem te kunnen voltooien.

-

De status van een werkstroom controleren

1

Klik op de tab Status.

2

U kunt de commentaren van een geadresseerde weergeven door op een naam in de namenlijst te klikken.

3

U kunt een bericht zenden naar een geadresseerde door op een naam te klikken ➤ Antwoord.

-

Een werkstroomstatusbericht toont informatie over een door u verzonden werkstroom. Telkens wanneer een geadresseerde een werkitem voltooit, wordt de status bijgewerkt. U kunt statusberichten openen in uw postbus of in WorkFlow Central. Een statusbericht geeft een lijst met geadresseerden, hun commentaar en datums voor voltooide werkitems. Een vinkje geeft aan dat de geadresseerde zijn of haar werkitem heeft voltooid.

188


1

Dubbelklik in de postbus of in WorkFlow Central op een statusbericht.

2

U kunt de commentaren van een geadresseerde weergeven door op een naam in de namenlijst te klikken.

3

U kunt een bericht zenden naar een geadresseerde door op een naam te klikken ➤ Antwoord.

4

Klik op Sluiten.

Een werkstroomrapport bekijken -

Als u een opeenvolgende werkstroom hebt verzonden, arriveert er nadat het laatste werkitem is voltooid, een werkstroomrapport in uw postbus. Als u een werkstroom uitzendt, ontvangt u een rapport nadat de eerste geadresseerde een werkitem heeft voltooid. Telkens wanneer een nieuwe geadresseerde een werkitem voltooit, wordt de status bijgewerkt. U kunt rapporten openen in uw postbus of in WorkFlow Central. Een rapport toont de datum waarop de diverse werkitems zijn voltooid, en het commentaar van de geadresseerden. U kunt het bijgesloten bestand openen of antwoord geven aan de geadresseerde van een rapport.

Werkstromen bekijken, beheren en verwijderen

1

Dubbelklik in de postbus of in WorkFlow Central op een rapport.

2

Klik op Openen als u de bijlage wilt openen of bewerken.

3

U kunt de commentaren van een geadresseerde weergeven door op de tab Status te klikken ➤ klik op een naam in de namenlijst.

4

Als u een bericht naar een andere geadresseerde wilt zenden, klikt u op de tab Status ➤ een naam ➤ Antwoord.

5

Klik op Gereed.

-

Met WorkFlow Central controleert u alle werkstromen die u maakt en waaraan u deelneemt. Met WorkFlow Central kunt u werkitems, statusberichten en rapporten bekijken, openen, opslaan of verwijderen.


189

WorkFlow Central haalt de informatie rechtstreeks uit de map Data, de locatie waar informatie over werkstroomberichten wordt opgeslagen, meestal C:\GWWF\DATA. Als u een werkstroombericht verwijdert uit uw postbus kunt u het nog altijd openen in WorkFlow Central. Als u een werkstroombericht verwijdert uit WorkFlow Central, wordt het zowel uit WorkFlow Central als uit uw postbus verwijderd. Wanneer er een nieuw werkstroombericht wordt bezorgd in uw postbus, wordt ® het pictogram WorkFlow Central weergegeven in de taakbalk van Windows naast de klok. Dubbelklik op het pictogram om WorkFlow Central te openen of op de voorgrond weer te geven. Zodra u het bericht hebt geopend, verdwijnt het pictogram. 1

Open vanuit uw bureaublad WorkFlow Central.

Klik in GroupWise, op Extra ➤ WorkFlow Central. 2

Dubbelklik in WorkFlow Central op een werkitem, statusbericht of rapport.

3

U verwijdert een item door erop te klikken ➤ Verwijderen.

190


Tips Wanneer u items verwijdert, verschijnt een bevestigingsbericht als het item niet voltooid was. U kunt meerdere items verwijderen door Ctrl ingedrukt te houden en op ieder item te klikken ➤ klik op Verwijderen. U verwijdert een bereik van items door op het eerste item te klikken ➤ houd Shift ingedrukt en klik op het laatste item ➤ klik op Verwijderen.

Werken met het Adresboek


191

Inleiding in het Adresboek U gebruikt het adresboek als een telefoonboek en informatiecentrum wanneer u een adres wilt weten. In het adresboek worden namen en adressen opgeslagen, evenals e-mailadressen, telefoonnummers en dergelijke. U kunt ook rechtstreeks vanuit het adresboek een telefoonnummer kiezen. U kunt meerdere adresboeken maken voor persoonlijk gebruik. Open adresboeken worden in het hoofdvenster voor adresboeken weergegeven door tabs. U kunt één adresboek tegelijk op het scherm plaatsen. In adresboeken kunnen zowel e-mailadressen als Internet-adressen worden opgeslagen. Een e-mailadres is de naam waarmee een postsysteem een persoon identificeert. Internet-adressen lijken op normale e-mailadressen maar zijn van toepassing op Internet. Dat wil zeggen dat u berichten kunt zenden naar, en ontvangen uit locaties buiten uw organisatie.

Zoeken naar gebruikers en faciliteiten Met de lijst Zoeken kunt u snel gegevens opzoeken in het adresboek dat op het scherm wordt weergegeven. Ook kunt u met behulp van een of meer filters zoekcriteria opgeven. U kunt bijvoorbeeld een filter definiëren dat alleen gegevens weergeeft over achternamen die met een "D" beginnen. Wanneer u een naam begint te typen in de vakken Aan, CC of BC van een item dat u aan het maken bent, zal de functie Naam aanvullen proberen de naam voor u af te maken. De functie Naam aanvullen zoekt in het adresboek Voorkeurlijst, in het laatstgebruikte adresboek en in het systeemadresboek naar gegevens die overeenkomen met wat u aan het typen bent (gesteld dat deze adresboeken open zijn). Als Naam aanvullen de naam vindt die u zoekt, kunt u ophouden met typen. Als de naam niet wordt gevonden met Naam aanvullen, typt u verder. Naam aanvullen zoekt verder na ieder teken dat u typt. Als Naam aanvullen een naam vindt die lijkt op de naam waarnaar u op zoek bent maar niet helemaal identiek is, kunt u met de pijlen omhoog of omlaag doorschuiven naar aangrenzende namen in het adresboek. U kunt Naam aanvullen de opdracht geven om de adresboeken in een bepaalde volgorde te doorzoeken. Zoeken naar adressen van gebruiker, faciliteit, organisatie en groep -

192

Inleiding in het Adresboek

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de tab van het adresboek waarin u de adressen wilt zoeken.

3

Begin in het vak Zoeklijst datgene te typen wat u zoekt.

Filters gebruiken om een zoekactie te beperken

Tip Een groot aantal kolommen in het adresboek heeft een vak Zoeklijst. U kunt adressen zoeken met een van de vakken Zoeklijst. Om uw zoekactie verder te beperken kunt u een filter maken waarmee u het adresboek vertelt waarnaar u op zoek bent.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op Beeld ➤ Filter definiëren. Geef extra filteropties op

Geef een operator op Geef een kolom op

Geef een parameter op

3

Klik in het eerste vak op de pijl omlaag ➤ geef op met welke kolom u wilt filteren.

4

Klik op de vervolgkeuzelijst met operators ➤ geef een operator op.

5

Typ de parameter waarop u gegevens wilt sorteren ➤ klik op OK.

Zoeken naar gebruikers en faciliteiten

193

Tips Een operator is een symbool dat een rekenkundige bewerking vertegenwoordigt. Een parameter is een variabele die in combinatie met een opdracht wordt gebruikt om een bepaalde waarde of optie aan te geven. U kunt bijvoorbeeld een filter maken dat een lijst oplevert met uitsluitend gebruikers met de achternaam Prins. Hiervoor klikt u op de kolom Naam, daarna op = en tot slot op Prins. In dit voorbeeld is = de operator en Prins de parameter.

Wanneer een filter is gedefinieerd voor een adresboek, kunt u dit filter later nogmaals activeren door het adresboek weer te geven waarin u het filter wilt activeren en vervolgens op Beeld te klikken ➤ Filteren ingeschakeld. Wanneer u in de vervolgkeuzelijst Parameter extra filteropties selecteert, kunt u rijen toevoegen aan en verwijderen uit uw filter. Ook kunt u met de operators En en Of of Nieuwe groep het filter verder beperken.

Items adresseren met behulp van groepen Een groep is een lijst gebruikers of faciliteiten waarheen u berichten kunt zenden. Met groepen kunt u een bericht zenden aan meerdere gebruikers of faciliteiten, door de groepsnaam te typen in de tekstvakken Aan, BC of CC. Er zijn twee soorten groepen: algemene en persoonlijke. Een algemene groep is een lijst gebruikers die de systeembeheerder heeft gemaakt ® en die aan iedere GroupWise -gebruiker ter beschikking staat. Er kan bijvoorbeeld een algemene groep zijn voor de afdeling Boekhouding. Iedere werknemer van Boekhouding maakt deel uit van de groep. Algemene groepen staan vermeld in het systeemadresboek. Een persoonlijke groep is een groep die u zelf hebt gemaakt. Als u bijvoorbeeld vaak een afspraak naar uw werkgroep zendt, kunt u het adres of de naam van elk van uw medewerkers in een persoonlijke groep opnemen, samen met een vergaderruimte (een faciliteit). Groepen worden aangegeven met het pictogram .

194

Items adresseren met behulp van groepen

Persoonlijke adresboeken zijn niet hetzelfde als persoonlijke groepen. Persoonlijke adresboeken maakt u op basis van het adresboek; u slaat groepen op aan de hand van namen die u al hebt ingevoerd in de adressenlijst. Een persoonlijk adresboek kan kleiner zijn dan een systeemadresboek. U kunt items zenden aan alle gebruikers in een persoonlijk adresboek door te klikken op Bewerken ➤ Alles selecteren ➤ het vak Aan. Bij een groep selecteert u de groepsnaam in een adresboek en klikt u op het vak Aan of typt u de naam van de groep in het vak Aan. Persoonlijke groepen maken en opslaan -

1

Klik op

op de werkbalk.

Wanneer u werkt in het systeemadresboek, wordt de knop Groep opslaan grijs weergegeven.

Adressenlijst

2

Klik op Adressenlijst als de adressenlijst niet beschikbaar is.

3

Klik op Aan, CC of BC ➤ dubbelklik of houd Ctrl ingedrukt terwijl u klikt en sleep de gebruikers en faciliteiten voor uw groep naar de adressenlijst.

4

Klik op Groep opslaan.

5

Geef een naam en een persoonlijk adresboek op voor de groep ➤ klik op OK.

Tips U kunt gebruikers uit verschillende adresboeken opnemen in één groep. Groepen worden aangegeven met het pictogram

.

Groepen kunt u alleen opslaan in persoonlijke adresboeken. U kunt een groep opslaan onder iedere gewenste naam. In de groepsnaam kunt u spaties en alle tekens gebruiken.


195

Items adresseren aan een groep -

Namen toevoegen aan en verwijderen uit een persoonlijke groep

1

Klik in een itemweergave op Adres.

2

Selecteer een groep ➤ klik Aan, CC of BC.

3

Herhaal dit zo vaak als nodig is.

4

Klik op OK om terug te keren naar de itemweergave.

Tips De functie Naam aanvullen zoekt in het adresboek Voorkeurlijst (indien geopend), het huidige adresboek en het systeemadresboek (indien geopend).

Algemene groepen staan vermeld in het systeemadresboek.

1

Klik op

2

Selecteer de groep ➤ klik op Bewerken ➤ Groep bewerken.

3

Wijzig de groep in de adressenlijst ➤ klik op Groep opslaan ➤ OK.

-

➤

de tab van het adresboek waarin de groep staat.

Tips Als u een groep wilt bewerken, kunt u ook met de rechtermuisknop klikken op de naam van de groep in een adresboek ➤ klik op Groep bewerken. Groepen worden aangegeven met het pictogram

Groepsinformatie bekijken

.

De groepen staan in de adressenlijst. U kunt dubbelklikken op gebruikersnamen in de adresboeken om dezen te verplaatsen naar de groep of u kunt dubbelklikken op gebruikersnamen in de adressenlijst om dezen uit de groep te verwijderen.

-

196

1

Klik op

2

Als u wilt zien welke leden deel uitmaken van een groep, klikt u op een groep ➤ klik op Bewerken ➤ Groep bewerken.


op de werkbalk.

De groep wordt weergegeven in de adressenlijst, en u kunt de gebruikersnamen zien. Als het een persoonlijke groep is, kunt u deze bewerken. Zie voor meer informatie Persoonlijke adresboeken maken bij Werken met het adresboek. 3

U kunt een beschrijving van de groep bekijken door de groep te selecteren ➤ klik op Informatie.

Persoonlijke adresboeken maken Een persoonlijk adresboek maakt u voor uzelf aan, afgestemd op uw persoonlijke behoeften. U kunt zoveel persoonlijke adresboeken maken, bewerken en opslaan als u wilt. U hebt volledige rechten om namen en adresgegevens toe te voegen en te verwijderen voor iedere persoon, ieder bedrijf en iedere faciliteit die u in uw persoonlijke adresboeken wilt toevoegen of verwijderen. Wanneer u een persoonlijk adresboek aanmaakt, wordt er een tab toegevoegd aan het hoofdvenster voor adresboeken. Wanneer u meerdere adresboeken aanmaakt, kunt u in verschillende boeken dezelfde naam en hetzelfde adres opnemen. Als het gegeven is gekopieerd uit een adresboek en u de informatie in het ene boek bewerkt, wordt deze in alle boeken bijgewerkt.

Persoonlijke adresboeken maken

197

Persoonlijke adresboeken groeperen adressen volgens uw voorkeuren. U kunt Internet-adressen opnemen of helemaal geen adressen voor de mensen die u toevoegt aan uw persoonlijke adresboeken. U kunt items verzenden naar alle adressen in een persoonlijk adresboek, door op het vak Aan boven de adressenlijst te klikken en vervolgens op Bewerken te klikken ➤ Alles selecteren of u kunt een persoonlijke groep maken. Als u een lijst mensen opslaat als groep, hoeft u alleen in het vak Aan van een open zendweergave de groepsnaam te typen om de hele groep een bericht te sturen. Een persoonlijk adresboek maken -

1

Klik op

2

Klik op Bestand ➤ Nieuw boek.

3

Typ een naam voor het nieuwe boek ➤ klik op OK.

4

Klik op Toevoegen als u namen wilt toevoegen aan het nieuwe adresboek.

5

Klik op het type item ➤ klik op OK.

6

Vul de velden voor het item in.

7

Klik op OK.

Tips U kunt namen uit bestaande adresboeken kopiëren naar uw nieuwe adresboek. Zie voor meer informatie Persoonlijke adresboeken bewerken, verderop in deze sectie.

198

op de werkbalk.


U kunt records in uw persoonlijke adresboeken toevoegen en wijzigen. Alleen de systeembeheerder kan echter in het systeemadresboek records toevoegen en wijzigen.

Een persoonlijk adresboek verwijderen -

1

Klik op

2

Klik op Bestand ➤ Boek verwijderen.

3

Klik of houd Ctrl ingedrukt terwijl u klikt op de boeken die u wilt verwijderen ➤ klik op OK ➤ Ja.

Een persoonlijk adresboek bewerken

op de werkbalk.

Tips U kunt alleen persoonlijke adresboeken verwijderen. U kunt een verwijderd adresboek niet weer terughalen vanuit de prullenbak. Wanneer een adresboek is verwijderd, kan het niet meer worden hersteld.

-

In een persoonlijk adresboek kunt u items toevoegen of verwijderen, bestaande informatie bewerken, namen kopiëren van het ene naar het andere boek of een boek een nieuwe naam geven. Ook kunt u uw eigen informatievelden maken. Namen en adressen bewerken in een persoonlijk adresboek 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de tab van een adresboek ➤ klik op de naam die u wilt bewerken.

3

Klik op Bewerken ➤ Bewerken.

4

Bewerk de informatie ➤ klik op OK. Persoonlijke adresboeken maken

199

Namen kopiëren naar een nieuw persoonlijk adresboek 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Open het adresboek dat u wilt kopiëren.

3

Klik op Bestand ➤ Opslaan als boek.

4

Typ in het tekstvak een naam voor het adresboek ➤ klik op OK.

Het nieuwe adresboek wordt aangegeven door een tab met de door u opgegeven naam. Ook komt het boek in de lijst met beschikbare adresboeken te staan. Namen verwijderen uit een persoonlijk adresboek 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de tab van een adresboek ➤ klik op een naam of houd Ctrl ingedrukt en klik op meerdere namen die u wilt verwijderen.

3

Klik op Verwijderen ➤ Ja. Wanneer u namen selecteert, kunt u deze ook uit het adresboek slepen om ze te verwijderen, druk op de toets Delete of klik op Bewerken ➤ Verwijderen.

200


Items in adresboeken synchroniseren -

Met Synchroniseren kunt u ervoor zorgen dat de items in uw persoonlijk adresboek overeenstemmen met de bijbehorende items in het systeemadresboek. U kunt een compleet persoonlijk adresboek synchroniseren of alleen geselecteerde items. Stel dat u een persoonlijk adresboek hebt met daarin de namen van uw contactpersonen in de afdeling Marketing. Wanneer de afdeling Marketing verhuist naar een ander gebouw en nieuwe telefoonnummers krijgt, voorkomt Synchroniseren dat u een nieuw persoonlijk adresboek moet maken. 1

Klik op de tab van het adresboek dat u wilt synchroniseren.

2

Wilt u een adresboek synchroniseren, dan klikt u op Bestand ➤ Synchroniseren ➤ Huidige boek. of Wilt u geselecteerde items synchroniseren, dan klikt u op die items ➤ klik op Bestand ➤ Synchroniseren ➤ Geselecteerde items.

Adressen vanuit het ene adresboek verplaatsen naar een ander adresboek Als een andere gebruiker een persoonlijk adresboek heeft gemaakt dat voor u van nut kan zijn, kan hij of zij hiervan een kopie exporteren en deze kopie opsturen naar u. U kunt de kopie van het persoonlijke adresboek van die andere gebruiker dan importeren, zodat u niet zelf dit hele boek hoeft te maken. Groepen in een persoonlijk adresboek kunnen niet worden geëxporteerd. Adressen importeren in een persoonlijk adresboek -

®

1

Wanneer u als bijlage een persoonlijk adresboek in Novell hebt ontvangen, klikt u met de rechtermuisknop op de bijlage ➤ klik op Opslaan als ➤ selecteer de map waarin of de diskette waarop u het adresboek wilt opslaan ➤ klik op Opslaan.

2

Open het adresboek waarin u adressen wilt importeren. Zie Verschillende soorten informatie weergeven in het adresboek bij Werken met het adresboek voor meer informatie. of Maak een nieuw persoonlijk adresboek aan om de adressen in te importeren. Zie voor aanwijzingen Persoonlijke adresboeken maken.

3

Klik op Bestand ➤ Importeren.

4

Selecteer het adresboekbestand ➤ klik op Openen.

Adressen vanuit het ene adresboek verplaatsen naar een ander adresboek

201

Adressen exporteren uit het adresboek

Tips Novell adresboekbestanden hebben de extensie .nab. Dit zijn ASCII-bestanden met een bepaalde opmaak. Als u een adresboekbestand wilt importeren dat niet afkomstig is uit Novell, kijkt u naar een .NAB-bestand om de indeling te bepalen en brengt u deze indeling in overeenstemming met de informatie uit uw eigen adresboek. U kiest een andere map door in het vak Mappen te klikken op een map. U kunt geen adressen importeren in het systeemadresboek.

-

1

Open het adresboek waaruit u namen wilt exporteren.

2

Selecteer de adressen die u wilt exporteren.

Als u een volledig adresboek wilt exporteren, hoeft u geen namen te selecteren. 3

Klik op Bestand ➤ Exporteren.

4

Klik op Hele adresboek als u het hele adresboek wilt exporteren. of Klik op Geselecteerde items als u de adressen wilt exporteren die u hebt geselecteerd.

5

Klik op een map waarin u het bestand wilt opslaan ➤ typ een bestandsnaam voor het geëxporteerde bestand ➤ klik op Opslaan.

Tips Het geëxporteerde bestand wordt opgeslagen met de extensie .nab (Novell Address Book). Groepen in het adresboek worden niet geëxporteerd.

Houd Ctrl ingedrukt en klik op adressen als u meerdere adressen wilt selecteren.

Andere informatie weergeven in het adresboek U kunt bepalen welke adresboektabs worden weergeven in het hoofdvenster voor adresboeken. Dit doet u door adresboeken te openen en te sluiten. U kunt bijvoorbeeld een persoonlijk adresboek hebben voor een klant met wie u slechts zes maanden per jaar samenwerkt. U kunt dit adresboek sluiten wanneer u het niet meer nodig hebt, en het zes maanden later weer openen. Ook kunt u de informatie bepalen die in een adresboek wordt weergegeven. Wilt u een ander type informatie weergeven in het adresboek, dan moet dat boek open zijn. 202

Andere informatie weergeven in het adresboek

Adresboeken bevatten meer informatie dan per keer kan worden weergegeven. U kunt te allen tijde wijzigen welke informatie wordt weergegeven door andere kolommarkeringen te selecteren. Ook kunt u de kolomvolgorde wijzigen, kolommen sorteren en de kolombreedte wijzigen. Adresboeken openen en sluiten -

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op Bestand ➤ Boek openen.

Als al uw adresboeken open zijn, wordt de optie Boek openen grijs weergegeven. 3

Klik op een adresboek of houd Ctrl ingedrukt en klik op meerdere adresboeken ➤ klik op OK.

4

U sluit een adresboek door op de tab te klikken ➤ Bestand ➤ Boek sluiten.

Opgeven welke kolommen worden weergegeven in een adresboek

Tips Als een adresboek open is, staat de naam van het boek op een tab in het venster Adresboek. Wanneer u een adresboek sluit, wordt het niet verwijderd; u kunt het boek weer openen wanneer u maar wilt. U kunt zoveel adresboeken openen als u wilt. Als er meer adresboeken open zijn dan op één regel kunnen worden weergegeven, klikt u op de pijlen rechts van de tabs om deze boeken weer te geven. Als het systeemadresboek en het adresboek Voorkeurlijst gesloten zijn, wordt hierin niet gezocht wanneer u een naam begint te typen in de vakken Aan, CC of BC van een itemweergave.

-

1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op de tab van het adresboek waarin u de weergave van kolommen wilt wijzigen.

3

Klik op Bewerken ➤ Kolommen ➤ klik op een kolomnaam in het menu om deze weer te geven of te verwijderen uit de weergave. Andere informatie weergeven in het adresboek

203

4

De volgorde van kolommen in het adresboek wijzigen

Als de gewenste kolomnaam niet wordt weergegeven, klikt u op Meer kolommen ➤ klik op de kolom in de keuzelijst Geselecteerde kolommen ➤ klik op Toevoegen of Verwijderen.

Tips Als u een andere kolom met informatie wilt weergeven, kunt u ook met de rechtermuisknop klikken op de kolommarkering en vervolgens op een kolomnaam klikken. U rangschikt de kolommen door de kolommarkeringen naar een andere positie te slepen. U verwijdert een kolommarkering door de markering weg te slepen. Voor ieder adresboek kunt u verschillende soorten kolomopmaak kiezen.

-

204

1

Klik op

2

Klik op de tab van het adresboek waarin u de weergave van kolommen wilt wijzigen.

3

Klik op Bewerken ➤ Kolommen ➤ Meer kolommen.

Andere informatie weergeven in het adresboek

op de werkbalk.

4

Klik in de keuzelijst Geselecteerde kolommen op een kolomnaam ➤ klik op Omhoog of Omlaag.

5

Als u een kolom wilt toevoegen, dubbelklikt u op een kolomnaam in de keuzelijst Beschikbare kolommen. of Als u een kolom wilt verwijderen, dubbelklikt u op een kolomnaam in de keuzelijst Geselecteerde kolommen.

Tips Als u een andere kolom met informatie wilt weergeven, kunt u ook met de rechtermuisknop klikken op de kolommarkering en vervolgens op een kolomnaam klikken. U rangschikt de kolommen door de kolommarkeringen naar een andere positie te slepen. U verwijdert een kolommarkering door de markering weg te slepen. Voor ieder adresboek kunt u verschillende soorten kolomopmaak kiezen. U kunt Ctrl ingedrukt houden en klikken op kolomnamen in beide keuzelijsten en vervolgens op Toevoegen of Verwijderen klikken als u meerdere kolommen tegelijk wilt verplaatsen.

Berichten zenden met het adresboek Met adresboeken wordt het zenden van berichten, afspraken, taken, notities en telefoonnotities gemakkelijker en sneller, want het adresboek helpt u bij het vinden van e-mailadressen van die gebruikers aan wie u een item wilt zenden. U kunt eerst een itemweergave openen en vervolgens het adresboek, om adressen te vinden, of u kunt eerst het adresboek openen en daarvandaan een item openen. Berichten zenden met het adresboek

205

Een item adresseren met het adresboek -

1

Klik in een itemweergave op Adres.

2

Klik op de tab van een adresboek.

3

Als de vakken Aan, CC en BC niet te zien zijn, klikt u onderaan het adresboek op Adressenlijst.

4

Dubbelklik op de namen van degenen die de primaire geadresseerden voor uw bericht zijn (Aan) ➤ klik op CC ➤ dubbelklik op de namen van degenen aan wie u een afschrift (CC) wilt zenden ➤ herhaal dit voor geadresseerden van een geheim afschrift (BC) ➤ klik op Sluiten.

Deze knop wisselt Lijst sluiten af met Adressenlijst.

206

Tips Als u de naam van de persoon kent, begint u deze te typen in het vak Aan van de itemweergave. Met de functie Naam aanvullen wordt in het adresboek Voorkeurlijst (indien geopend), het huidige adresboek en het systeemadresboek (indien geopend) naar de naam gezocht. Wanneer Naam aanvullen de persoon vindt aan wie u een bericht wilt zenden, kunt u ophouden met typen. Als Naam aanvullen een naam vindt die lijkt op de naam waarnaar u op zoek bent maar die niet helemaal correct is, kunt u met de pijlen omhoog of omlaag doorschuiven naar aangrenzende namen in het adresboek. U zoekt een item in een adresboek door te klikken op een Zoeklijst-tekstvak en te gaan typen. U kunt bijvoorbeeld een naam gaan typen in de kolom Naam. U kunt ook namen slepen naar de adressenlijst nadat u hebt geklikt op Aan, CC of BC. U selecteert een item door erop te klikken. U selecteert meerdere items door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op items klikt. Als u alle items in het huidige adresboek wilt selecteren (maximaal 1000), klikt u op Bewerken ➤ Alles selecteren.

Berichten zenden met het adresboek

Berichten zenden vanuit het adresboek -

Met Bericht kunt u items zenden vanuit een adresboek. Als u het adresboek hebt geopend vanuit het hoofdvenster, zijn het adresboek en GroupWise niet gekoppeld. Met Bericht kunt u een itemweergave openen vanuit het adresboek. 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op Adressenlijst als de adressenlijst niet beschikbaar is.

3

Dubbelklik op de gebruikers aan wie u berichten wilt zenden.

4

U opent de berichtenweergave door op Bericht te klikken.

Klik hierop om een nieuwe berichtweergave te openen.


Tip Gebruikers die u hebt opgegeven, worden weergegeven in de vakken Aan, CC en BC in de itemweergave.

Werken met de Voorkeurlijst Met de tab Voorkeurlijst in het adresboek gaat u naar de meest gebruikte of meest recent gebruikte items. Wanneer u in een bericht een item gebruikt, wordt dit item gekopieerd naar het adresboek Voorkeurlijst, als dit boek open is. U kunt de datum en tijd bekijken waarop u een item voor het laatst hebt gebruikt, en hoe vaak u dit item hebt gebruikt. Wanneer een item in de Voorkeurlijst staat, blijft het daar staan totdat u het verwijdert uit de voorkeurlijst. Het item blijft ook in het oorspronkelijke adresboek staan. Als het adresboek Voorkeurlijst gesloten is, worden er geen namen en toegangsgegevens naartoe gekopieerd.

Werken met de Voorkeurlijst

207

Items adresseren met Voorkeurlijst -

1

Open een itemweergave.

2

Klik op Adres.

3

Als de tab Voorkeurlijst niet wordt weergegeven, klikt u op Bestand ➤ Voorkeurlijst openen.


4

Als de vakken Aan, CC en BC niet te zien zijn, klikt u onderaan het adresboek op Adressenlijst.

5

Klik op Aan ➤ dubbelklik op de namen van degenen die de primaire geadresseerden voor uw bericht zijn (Aan) ➤ klik op CC ➤ dubbelklik op de namen van degenen aan wie u een afschrift (CC) wilt zenden ➤ herhaal dit voor geadresseerden van een geheim afschrift (BC) ➤ klik op Sluiten.

208

Werken met de Voorkeurlijst

Tips Wanneer u begint met het typen van een naam in de vakken Aan, CC of BC, wordt met de functie Naam aanvullen gezocht in het adresboek Voorkeurlijst, het huidige adresboek en het systeemadresboek, mits deze open zijn. Wanneer Naam aanvullen de persoon vindt aan wie u een bericht wilt zenden, kunt u ophouden met typen. U kunt kolommen uit adresboeken verwijderen of andere kolommen met informatie over items weergeven. Zie Verschillende soorten informatie weergeven in het adresboek bij Werken met het adresboek voor meer informatie. Het adresboek Voorkeurlijst kan gesloten worden, maar u kunt het niet verwijderen.

Vooraf gedefinieerde filters gebruiken voor het adresboek Voorkeurlijst -

1

Als het adresboek nog niet geopend is, opent u een itemweergave ➤ klik op Adres.

2

Klik op de tab Voorkeurlijst.

3

Als er geen tab Voorkeurlijst is, opent u het boek Voorkeurlijst. Zie Verschillende soorten informatie weergeven in het adresboek bij Werken met het adresboek voor meer informatie.

4

Klik op Beeld ➤ Vooraf gedefinieerde filters ➤ Filter voor minimaal 3 verwijzingen. of Klik op Filter configureren voor verwijzingen ➤ typ een aantal ➤ klik op OK.

Tip Het aantal dat u typt, is het minimumaantal verwijzingen dat een item moet bevatten voor opname in het filter. Een verwijzing is het aantal malen dat u items vanuit een item hebt gezonden of ontvangen.

Groepen, organisaties of faciliteiten bekijken in het adresboek Met Vooraf gedefinieerde filters kunt u alleen groepen of alleen gebruikers, organisaties of faciliteiten weergeven in een adresboek. Adresboeken geven standaard alle gegevens weer. Alle groepen, bedrijven en faciliteiten worden aangegeven met pictogrammen, maar het zoeken naar specifieke gegevens in grote adresboeken kan lastig zijn. Een vooraf gedefinieerd filter geeft alleen het type gegeven weer waarnaar u op zoek bent. Er zijn twee vooraf gedefinieerde filters die alleen van toepassing zijn op het adresboek Voorkeurlijst. Hiermee kunt u alle items filteren die minimaal het door u opgegeven aantal verwijzingen hebben. U bekijkt groepen, organisaties of faciliteiten in een adresboek als volgt. 1

Klik op

op de werkbalk.

2

Klik op Beeld ➤ Vooraf gedefinieerde filters ➤ klik op het filter dat u wilt weergeven.

Groepen, organisaties of faciliteiten bekijken in het adresboek

209

3

Als u wilt terugkeren naar de niet-gefilterde weergave van een adresboek, klikt u op Beeld ➤ Filteren ingeschakeld of Filter verwijderen. Tips Wanneer een filter is ingeschakeld, verschijnt naast de optie Filteren ingeschakeld in het menu Beeld een vinkje, en in de linkerbovenhoek van een adresboektab verschijnt een geel

.

De filters Filter voor minimaal drie verwijzingen en Filter configureren voor verwijzingen zijn alleen van toepassing op het adresboek Voorkeurlijst. Hiermee kunt u items uitfilteren met minder dan drie verwijzingen of kunt u het minimumaantal verwijzingen opgeven dat een item moet hebben voor opname in het filter. Het niet-gefilterde adresboek geeft alle gebruikers, faciliteiten, groepen en organisaties weer. Het adresboek plaatst pictogrammen bij faciliteiten, groepen en organisaties in alle adresboeken. Faciliteiten Groepen Bedrijven

210


Werken met GroupWise Imaging


211

Inleiding in Imaging U kunt tijd sparen en daardoor productiever werken door informatie op papier ® om te zetten naar een bruikbare elektronische indeling. GroupWise Imaging is een toepassing waarin u dergelijke informatie kunt omzetten (bijvoorbeeld foto’s, lijntekeningen en tekstdocumenten) in gedigitaliseerde gescande afbeeldingen die groter of kleiner kunnen worden gemaakt, van notities voorzien kunnen worden, of per e-mail verzonden, gefaxt of afgedrukt kunnen worden. Afhankelijk van de bestandsindeling kunnen beeldbestanden een of meer afbeeldingen bevatten in zwart-wit, grijstinten of kleur. Bij het laden en opslaan van beeldbestanden zullen de prestaties van uw systeem worden bepaald door de gebruikte apparatuur en de grootte van de afbeelding. Ondersteunde bestandstypen -

Bestanden van de ondersteunde typen kunnen worden weergegeven, bewerkt en opgeslagen als hetzelfde type bestand of een vergelijkbaar bestand. De onderstaande bestandstypen worden momenteel ondersteund: Bestandstype

Beschrijving

EVY

Envoy

BMP

Bitmap

JPG

Joint Photographic Experts Group

AWD

Fax

DCX

PC Paintbrush

PCX

PC Paintbrush

XIF

Xerox Image Format

TIF

Tagged Image File Format

212

Inleiding in Imaging

™

image

®

Tip Als u een afbeelding wilt converteren naar een ander bestandstype, klikt u op Bestand ➤ Opslaan als ➤ klik op een bestandstype uit de vervolgkeuzelijst Opslaan als bestandssoort.

Werken met aantekeningen Aantekeningen zijn elektronische versies van de markeringen die meestal worden gebruikt op papieren documenten, bijvoorbeeld kleurige onderstrepingen, stempels en tekstfragmenten. Aangezien de aantekeningen in GroupWise Imaging gedigitaliseerd zijn, wordt het veel gemakkelijker om markeringen toe te voegen, te verplaatsen of te verwijderen. Verder zijn de kenmerken van gedigitaliseerde aantekeningen (bijvoorbeeld kleur, formaat, tekst en zichtbaarheid) veel gemakkelijker aan te passen dan op papier. Pictogram aantekening

Naam gereedschap Selectie Rechte lijn Vrije lijn Holle rechthoek Tekst uit bestand Opgevulde rechthoek Markeerstift Tekst Post-It Stempel

De aantekeningenwerkbalk weergeven -

1

Klik op

op de hoofdwerkbalk.

Werken met aantekeningen

213

Een bestaande aantekening selecteren

Tips U kunt ook klikken op Beeld ➤ Aantekeningenwerkbalk tonen. De werkbalk voor aantekeningen kan alleen worden weergegeven als het bestandstype aantekeningen ondersteunt.

-

1

Klik op

op de hoofdwerkbalk.

2

Klik op

op de aantekeningenwerkbalk.

3

Klik op een aantekening.

214

Werken met aantekeningen

Tips U kunt een aantekening alleen verplaatsen, wijzigen of verwijderen als de aantekening met dit gereedschap is geselecteerd. Wanneer de aantekening is geselecteerd, wordt deze weergegeven met handvatten. U kunt de aantekening groter of kleiner maken door op een handvat te klikken en de aanwijzer te slepen. De werkbalk voor aantekeningen kan alleen worden weergegeven als het bestandstype aantekeningen ondersteunt.

Scannen Door middel van scannen kunt u gegevens op papier omzetten naar elektronische beelden. Een scanner wordt aan een PC of een netwerk gekoppeld en bestuurd door een speciale toepassing. Het toepassingsprogramma communiceeert met de scanner via een interface die de scanner-databron heet (stuurprogramma). Dit stuurprogramma wordt meestal geleverd door de fabrikant van de scanner. De meest voorkomende scanner-databron is TWAIN. TWAIN is een industriestandaard-specificatie voor het omzetten van beelden, en wordt door de meeste scanners ondersteund. Een scanner selecteren -

1


2

Klik op Scanner.

3

Klik op Scanner selecteren ➤ scannernaam ➤ OK.

4

Klik op OK.

Beginnen met scannen

Tip Als u de verbeterde versie van Imaging gebruikt, klikt u na het selecteren van de scanner op ISIS of op TWAIN.

-

1

Klik op Scannen ➤ Nieuw bestand.

2

Klik op Scannen.

3

Klik op OK.

Tips Er worden pas scanfuncties ingeschakeld wanneer u een scanner hebt geselecteerd. Als uw scanner een TWAIN-stuurprogramma gebruikt, zult u misschien moeten wachten totdat u het verzoek krijgt om de pagina te plaatsen.

Scannen

215

Een bestaande afbeelding openen 1

Klik in de hoofdwerkbalk op

2

Klik op de map waarin u wilt zoeken.

3

Klik op de bestandsnaam.

4

Klik op Openen.

.

Tip U kunt een geregistreerd bestand ook openen door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en vervolgens op Openen te klikken.

Een afbeelding verzenden via e-mail Met GroupWise Imaging kunt u afbeeldingen via e-mail verzenden naar andere gebruikers zodat deze de afbeeldingen kunnen bekijken, wijzigingen en aantekeningen kunnen aanbrengen, enzovoort. 1

Klik in de hoofdwerkbalk op

2

Typ uw wachtwoord. (Er wordt alleen om een wachtwoord gevraagd als dit tijdens de aanmaak van de postbus is toegewezen.)

3

Klik op OK.

4

Typ in het tekstvak Aan de namen van degenen aan wie u de afbeelding wilt zenden. Als u namen wilt opzoeken in het adresboek, klikt u op Adres.

5

Klik in het tekstvak Onderwerp ➤ typ een onderwerp.

6

Klik in het vak Bericht ➤ typ uw bericht.

7

Klik op Zenden.

216

.

Tips ® Als de knop voor Zenden uitgeschakeld is, is de berichtgeving van Windows niet geïnstalleerd op uw werkstation. U kunt een geregistreerd bestand ook via e-mail verzenden door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en vervolgens op Zenden te klikken.

Een bestaande afbeelding openen


Een afbeelding verzenden via e-mail

217

Aanmelden bij GroupWise ®

Wanneer u GroupWise start, verschijnt er een dialoogvenster waarin u zich kunt aanmelden bij GroupWise. Afhankelijk van de informatie die GroupWise nodig heeft om uw postbus te openen, verandert het dialoogvenster GroupWise starten. Als u uw postbus bijvoorbeeld met een wachtwoord hebt beveiligd, u meldt zich aan op het netwerk en start GroupWise vanaf uw PC, dan verschijnt er waarschijnlijk een dialoogvenster waarin om het wachtwoord wordt gevraagd. Als GroupWise echter het postkantoor niet kan vinden (omdat bijvoorbeeld de locatie van het postkantoor is gewijzigd of de server waarop het postkantoor zich bevindt, niet actief is), dan verschijnt er waarschijnlijk een dialoogvenster waarin u het pad naar het postkantoor of het TCP/IP-adres naar het postkantoor, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord moet opgeven. Met een startoptie kan worden ingesteld dat het dialoogvenster GroupWise starten altijd wordt weergegeven wanneer GroupWise wordt gestart. Aanmelden bij de postbus -

1

Controleer of u bent aangemeld bij het netwerk.

2

Start GroupWise. Als u voor uw postbus geen wachtwoord hebt opgegeven en als GroupWise verder geen informatie nodig heeft, krijgt u het dialoogvenster Starten niet te zien en verschijnt GroupWise op uw scherm.

3

Aanmelden bij uw postbus vanuit het werkstation van een andere gebruiker

Als u een wachtwoord of andere informatie moet opgeven, typt u het wachtwoord of de gevraagde informatie in het betreffende vak ➤ klik op OK. Tip Overige informatie die GroupWise nodig kan hebben, is onder andere het TCP/IP-adres en de poort van de beheerder van het postkantoor, het pad naar het netwerkpostkantoor of het pad naar de remote database. Vraag uw systeembeheerder als u deze gegevens niet kent.

-

218


1

Meld u met uw eigen gebruikers-ID aan bij het netwerk. of Als u wilt dat het dialoogvenster GroupWise starten wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop op het GroupWise-pictogram op het bureaublad ➤ klik achtereenvolgens op Eigenschappen ➤ en op de tab Sneltoets ➤. Typ in het tekstvak Doel achter het programmabestand van GroupWise een spatie, gevolgd door de startoptie /@u-?

Uw wachtwoord alleen voor anderen bruikbaar maken

2

Start GroupWise.

3

Typ uw gebruikers-ID als dit nog niet is weergegeven in het tekstvak Gebruikers-ID.

4

Klik in het tekstvak Wachtwoord ➤ typ uw wachtwoord ➤ klik op OK.

Tip Om u vanaf een ander werkstation bij uw eigen postbus aan te melden, moeten de andere gebruiker en u zich op hetzelfde postkantoor bevinden.

-

1

Start GroupWise.

2

Klik op het tekstvak Wachtwoord ➤ typ uw wachtwoord.

3

Klik op het selectievakje Onthoud mijn wachtwoord ➤ en klik op OK.

Het pad naar de remote database opgeven

Tip De systeembeheerder kan de optie Onthoud mijn wachtwoord uitschakelen voor gebruikers op uw systeem. Deze optie is specifiek voor uw machine. Met andere woorden, wanneer u GroupWise opgeeft dat het programma uw wachtwoord op een werkstation moet onthouden en u zich later aanmeldt op een andere computer, vraagt GroupWise u toch om uw wachtwoord. Selecteert u op het andere werkstation ook het selectievakje Onthoud mijn wachtwoord, dan onthoudt GroupWise ook hier uw wachtwoord.

Ook onder Beveiligingsopties kunt u Onthoud mijn wachtwoord selecteren.

1

Start GroupWise remote.

2

Typ uw wachtwoord in het dialoogvenster Starten.

-


219

3

Klik op het tekstvak Pad naar remote database ➤ blader naar de remote database of typ het pad er naartoe. Typ bijvoorbeeld c:\remote. of Als u geen remote database hebt, typ dan een pad naar de locatie waar u een remote database wilt hebben, Wanneer u op OK klikt, wordt u gevraagd de remote database te maken.

4

TCP/IP-adres specificeren van de beheerder van het postkantoor

Klik op OK. Tip GroupWise start remote als u geen netwerkverbinding hebt, als het programma er na diverse pogingen niet in slaagt om verbinding te krijgen met de netwerkpostbus (bijvoorbeeld omdat de server met het postkantoor op dit moment niet actief is) of als u de startoptie /ps-<pad> gebruikt.

-

1

Start GroupWise.

2

Klik in het dialoogvenster Starten op de tab TCP/IP-adres.

3

Typ het TCP/IP-adres van de beheerder van het postkantoor.

Neem contact op met de systeembeheerder als u het TCP/IP-adres of de poort voor de beheerder van het postkantoor niet weet. 4

Geef de poort voor de beheerder van het postkantoor op.

5

Klik op OK.

220


Tip U kunt het pad naar het netwerkpostkantoor opgeven of het TCP/IP-adres van de beheerder. Als u beide opgeeft, controleert GroupWise eerst het TCP/IP-adres. Indien GroupWise geen verbinding kan krijgen met het TCP/IP-adres dat is opgegeven, wordt geprobeerd verbinding te maken met het netwerkpostkantoor via het pad dat u hebt opgegeven.

Pad naar het netwerkpostkantoor wijzigen -

1

Start GroupWise.

2

Klik in het dialoogvenster Starten op de tab Netwerkpostkantoor.

3

Blader naar het netwerkpostkantoor of typ het pad er naartoe. Typ bijvoorbeeld X:\PO. Neem contact op met de systeembeheerder als u het pad naar het netwerkpostkantoor niet weet.

4

Klik op OK. Tip U kunt het pad naar het netwerkpostkantoor opgeven of het TCP/IP-adres van de beheerder. Als u beide opgeeft, controleert GroupWise eerst het TCP/IP-adres. Indien GroupWise geen verbinding kan krijgen met het TCP/IP-adres dat is opgegeven, wordt geprobeerd verbinding te maken met het netwerkpostkantoor via het pad dat u hebt opgegeven.

Zoeken naar gebruikers en faciliteiten Met de lijst Zoeken kunt u snel gegevens opzoeken in het adresboek dat op het scherm wordt weergegeven. Ook kunt u met behulp van een of meer filters zoekcriteria opgeven. U kunt bijvoorbeeld een filter definiëren dat alleen gegevens weergeeft over achternamen die met een ‘D’ beginnen. Wanneer u een naam begint te typen in de vakken Aan, CC of BC van een item dat u aan het maken bent, zal Naam aanvullen proberen de naam voor u af te maken. Naam aanvullen zoekt in het adresboek Voorkeurlijst, in het laatstgebruikte adresboek en in het systeemadresboek naar gegevens die overeenkomen met wat u aan het typen bent (gesteld dat deze adresboeken open zijn). Als Naam aanvullen de naam vindt waarnaar op zoek bent, kunt u ophouden met typen. Als Naam aanvullen de naam niet vindt, typt u verder: Naam aanvullen zoekt opnieuw na ieder nieuw teken dat u typt. Als Naam aanvullen een naam vindt die lijkt op de naam waarnaar u op zoek bent maar niet geheel identiek is, kunt u met de pijlen omhoog of omlaag doorschuiven naar aangrenzende namen in het adresboek. U kunt Naam aanvullen de opdracht geven om de adresboeken in een bepaalde volgorde te doorzoeken. Zoeken naar gebruikers en faciliteiten

221

Zoeken naar adressen voor gebruiker, faciliteit, organisatie en groep -

1

Klik in de werkbalk op

.

2

Klik op de tab van het adresboek waarin u de adressen wilt zoeken.

3

Begin in het vak Zoeklijst datgene te typen wat u zoekt.

Tip Een groot aantal kolommen in het adresboek heeft een vak Zoeklijst. U kunt adressen zoeken met een van de vakken Zoeklijst. Om uw zoekactie verder te beperken kunt u een filter maken waarmee u het adresboek vertelt waarnaar u op zoek bent.

Filters gebruiken om een zoekactie te beperken -

222

1

Klik in de werkbalk op

2

Klik op Beeld Filter definiëren.


.

3

Klik in het eerste vak op de pijl omlaag ➤ geef op met welke kolom u wilt filteren.

4

Klik op de vervolgkeuzelijst met argumenten ➤ geef een argument op.

5

Typ de parameter waarop u gegevens wilt sorteren ➤ klik op OK.

Tip Een argument is een symbool dat een rekenkundige bewerking vertegenwoordigt. Een parameter is een variabele die in combinatie met een opdracht wordt gebruikt om een bepaalde waarde of optie aan te geven. U kunt bijvoorbeeld een filter maken dat een lijst oplevert met uitsluitend gebruikers wier achternaam Davis is. Hiervoor klikt u op de kolom Naam, daarna op = en tot slot typt u Davis. In dit voorbeeld is = het argument en Davis de parameter.

Wanneer een filter is gedefinieerd voor een adresboek, kunt u dit filter later nogmaals activeren door het adresboek weer te geven waarin u het filter wilt activeren en vervolgens op Beeld te klikken. Filteren ingeschakeld.

Wanneer u in de vervolgkeuzelijst Parameter extra filteropties selecteert, kunt u rijen toevoegen aan en verwijderen uit uw filter. Ook kunt u met de argumenten En en Of of Nieuwe groep het filter verder beperken.


223

Tekst bijschrift in cel 3

224


Index


225

Index

/@u-?, startoptie 164 /@u-gebruiker, startoptie 164 /bl, startoptie 163 /c, startoptie 163 /cm, startoptie 163 /ipa-
Aangepaste import 130 Aanmelden 218 bij netwerkpostkantoor 221 client/server 220 documenten 144 inleiding 218 methoden voor 144 nieuwe versies van documenten 147 ongewijzigde documenten 146 pad naar remote database 219 wachtwoorden onthouden 219 Aantekeningen bestaande selecteren 214 Imaging 213 Aantekeningenwerkbalk, weergeven 213 Accepteren afspraken, notities en taken 45 verzoeken om faciliteiten 89 Acties voor regels 74 Activiteit van document, bekijken 139 Adresboeken adressen exporteren 202 adressen importeren 201 berichten zenden vanuit 207 bewerken 199 door de gebruiker gemaakt 198

226

Index

gebruiken in Remote 112 gebruiken voor het zenden van items 205 groepsinformatie bekijken 196 inleiding 192 items adresseren 206 items synchroniseren 201 kolomvolgorde, wijzigen 204 kopiëren, van andere gebruikers 201 maken, persoonlijke 198 namen kopiëren naar persoonlijke 200 namen verwijderen uit persoonlijke 200 openen en sluiten 203 ophalen in Remote 110 selecteren van adressen 206 sluiten 203 verplaatsen 201 vooraf gedefinieerde filters 209 voorkeurlijst 207 weergave wijzigen 202 weergegeven kolommen opgeven 203 Adresboeken sluiten 203 Adresboekkolommen opgeven 203 Adresfilters, adressen zoeken 193; 222 Adresgegevens, weergave wijzigen 204 Adreskolommen, weergeven 203 Adressen exporteren 202 importeren 201 verplaatsen 201 zoeken naar 192; 222 Adressen exporteren 202 Afbeeldingen verzenden via e-mail 216 Afdrukken bijgesloten bestanden 73 planning 72 Afgemeld documenten, bekijken 143 documenten, bijwerken 143 documentstatus 140

Afmelden documenten 140 meerdere documenten 142 Afschrift (cc) 17 Afspraakgegevens weergeven 44 Afspraken adresseren 206 annuleren 41 bekijken 56 bezorging bevestigen 28 delegeren 38 geadresseerden in verschillende tijdzones 46 herinneren 60 lezen 57 ontvangen 45 opnieuw plannen 41 opnieuw zenden 29 opslaan 57 periodiek 48; 49 periodieke 51 persoonlijk 42; 43 plannen 40; 44 signalen instellen 59 spellingcontrole 23 status controleren 30 wijzigen in andere rubriek 36 Agenda 58 bekijken 56 een andere datum bekijken 58 eerste dag van week 58 filteren 174 inleiding 56 items lezen 57 items opslaan in 57 items wijzigen 37 postbus bekijken als 11 weergave wijzigen 58 Algemene groepen 194; 196 Andere agendaweergave 58 Annuleren van afspraken 41 Antwoorden berichttekst opnemen 34 items in gedeelde mappen 35 maker van werkstroom 188 ontvangen items 34

Antwoorden verzoeken op verzonden items 155 Antwoorden, verzoeken 155 Archief inleiding 69 Archiveren archivering ongedaan maken 70 automatisch 70 bekijken 70 standaardmap opgeven 155 Argumenten herhaling 51 Zoeken 171

Bedrijfsinformatie, bekijken 209 Beheerder postkantoor 220 Bekijken agenda, items bekijken als 11 bijlagen 26 details, items op 10 discussie-overzichten, items 10 documentactiviteit 139 documenten, afgemeld 143 documenten, gedeeld met anderen 138 documentgeschiedenis 139 gearchiveerde items 70 groepsinformatie in adresboeken 196 items in QuickViewer 32 planning 56 verschillende agendadatums 58 verzonden items 28 wachtrij 106 Bellen Conversation Place 93 Bereik, herhaling 48 Berichten adresseren 206 afdrukken 71 antwoorden 34 bezorging bevestigen 28 doorsturen 35 lezen in Agenda 57 opnemen in antwoord 34 opnieuw zenden 29 route 185 spellingcontrole 23 status controleren 30

verzenden vanuit Remote 105 wijzigen in andere rubriek 36 zenden 16 zenden vanuit adresboeken 207 zenden vanuit het adresboek 207 Bestaande aantekeningen, selecteren 214 afbeeldingen, openen 216 Bestanden afdrukken 73 bijlagen bekijken 26 bijlagen openen 27 bijsluiten 24 documenten, opslaan als 150 geluidsbestanden bijsluiten 27 koppeling, werkstroombijlage 185 route 185 verzonden bij de werkstroom 185 Bestandstypen ondersteuning door Imaging 212 Beveiliging itemlabels wijzigen 158 wachtwoorden 159 Bewerken groepen in adresboeken 196 lijst Toegang 81 persoonlijke adresboeken 198; 199 regels 78 Remote verbindingen 119 Bezorging, vertraging 154 Bibliotheken documenten kopiëren naar 149 documenten koppelen aan werkstromen 185 documenten opslaan 122 documenten, opslaan buiten 150 instellingen aanpassen 162 standaard instellen 163 Bijeenkomsten accepteren 45 annuleren 41 geadresseerden in verschillende tijdzones 46 opnieuw plannen 41 weigeren 45 Bijlagen afdrukken 73 bekijken 26

openen 27 opslaan 87 verwijderen 26 werkstroom 185 Bijsluiten bestanden 24 documentverwijzingen 25 geluidsbestanden 27 Bijwerken van documenten, afgemelde 143 Browser-venster zie hoofdvenster 7

Client/server 220 Codes, taal 164 Conferentiegesprekken 94 Contextgevoelige Help 4 Controleren werkstroomstatus 188 Conversation Place 92 bellen met derden 93 conferentiegesprekken 94 doorverbinden van gesprekken 93 gespekken samenvoegen 94 gesprekken in de wachtstand plaatsen 93 locatie opgeven 95 nummers kiezen die recent gebruikt zijn 94 ophangen 93 starten 92

Dag agenda 58 weekbegindag wijzigen 58 Dagen van de maand, herhaling 48 van de week, herhaling 48 zoeken 44 Database, remote 219 Datum 58 De prullenbak leegmaken 85 Deelnemen aan 187 Delen documenten 135 mappen 65 rechten op documenten 136 Index 227

Details, items bekijken op 10 Discussie-overzichten items bekijken 10 maken 66 DMS-documenten, werkstroombijlagen 185 Documenteigenschappenblad 163 Documenten aanmelden 144 activiteiten bekijken 139 afgemeld 143 afmelden 140 alle versies verwijderen 148 bekijken wie heeft afgemeld 140 delen 135 eigenschappen opgeven 124 gedeeld, bekijken 138 importeren 128 inleiding 122 integratie, uitschakelen 132 integreren met toepassingen 132 kopiëren 149 kopiëren naar een andere bibliotheek 149 maken 124 meerdere afmelden 142 meerdere versies openen 152 nieuwe versies 134 officiële versies, opgeven 134 openen 152 ophalen in Remote 107 opslaan 150 opslaan in bibliotheken 122 permissie om rechten te wijzigen 138 rechten geven voor versies 137 rechten, alle versies 136 Remote, openen in 151 sjablonen voor 127 status controleren 140 toegang beperken 138 versies 133 verwijderen 147 verwijzingen 123 verwijzingen maken 127 Documenten vergrendelen 138 Documentgeschiedenis, bekijken 139 Documenttabs, configuratie 162 Documenttypen, verwijderen 147 Documentverwijzingen 228 Index

bijsluiten 25 Downloaden, items uit netwerkpostbus 106

Eerste dag van week, opgeven 58 Eigendom van faciliteiten 89 Eigenschappen afdrukken 73 opgeven voor document 124 status van items controleren 30 E-mailafbeeldingen 216

Faciliteiten 222 adressen zoeken 192 eigendom 89 informatie bekijken 209 meldingen 90 regels maken voor 90 verzoeken accepteren en weigeren 89 Filteren items weergeven of verbergen 173 systeemadresboek in Remote 112 velden 181 Filters 173 beperken 176 bestaand, gebruiken 175 jokertekens en schakelopties 177 maken 173 operators 178 opslaan 175 verwijderen 175 vooraf gedefinieerd 209 wissen 175 zoeken naar adressen 193; 222 Filters wissen 175 Formules, herhalingsfuncties en argumenten 51 Franklin Day Planners coördineren met GroupWise71 Functies, herhaling 51; 54

Ga naar datum 58 Geadresseerden, werkstroom 187

Gebeurtenissen, regels activeren 76 Gebruikers, adressen 192; 222 Gebruikersnamen, kopiëren naar adresboeken 200 Gedeelde mappen antwoorden op items 35 items sturen 66 werken met 64 Geheim afschrift (bc) 17 Geluid signalen 59 Geluiden bijsluiten 27 Gemachtigde 80 items markeren als Persoonlijk 83 machtiging ontvangen 80 meldingen voor gemachtigden 68 postbussen van anderen beheren 82 toegangslijst bewerken 81 Geschiedenis van document, bekijken 139 Gesprekken doorverbinden 93 Gesprekken samenvoegen 94 Groepen adressen selecteren 206 adressen zoeken 192; 222 adresseren 194; 196 bewerken 196 maken 195 ophalen 196 Groepsafspraken, plannen 40 Groepsinformatie bekijken 209 bekijken in adresboeken 196 Groepsitems, wijzigen in persoonlijke items 38 Groepslijsten maken 194 GroupWise aanmelden bij 218 inleiding 2 integreren met toepassingen 132 starten 2 GroupWise Imaging inleiding 212 GroupWise-bibliotheek 122

Help vragen 2 Herhaling 48; 50; 51 accepteren 45 voorbeelden 50 weigeren 45 Herhalingen 49 formulefuncties en argumenten 51 voorbeelden 48; 50 Herinnering, signalen voor afspraken 60 Hit the Road 100 Holle rechthoek aantekeningen 213 Hoofdvenster inleiding 7 Huidige versie, documenten 133

Iemand machtigen 80 Imaging aantekeningen 213 afbeeldingen openen 216 inleiding 212 ondersteunde bestandstypen 212 scannen 215 scanners selecteren 215 verzending van afbeeldingen via e-mail 216 Importeren adressen 201 documenten 128 Informatie, andere adresboekgegevens weergeven 202 Inkomende items, lezen in Agenda 57 Inleiding GroupWise Imaging 212 Installeren GroupWise 2 Remote 100 Instellen Notify-opties 67 signalen 59 Integratie van GroupWise met toepassingen 132 Integratie, uitschakelen 132

Interfacetaal, wijzigen 156 Internet berichten zenden 16 werkstroombijlagen 186 Intrekken van items 29 Itemlijst filteren 173 Items adresseren met voorkeurlijst 208 afdrukken 71 antwoorden 34 bezorging bevestigen 28 delegeren naar anderen 38 documenten 123 documenten maken 127 doorsturen 35 intrekken 29 lezen 31; 57 lezen in QuickViewer 32 markeren als ongelezen 33 ontvangstbevestiging 154 opnieuw zenden 29 opslaan 87 route 185 spellingcontrole 23 status controleren 30 type wijzigen 36 vertraagde bezorging 154 verwijderen 86 verwijderen in Remote 113 verzenden vanuit Remote 105 verzonden items weergeven 28 zenden met adresboeken 205 zoeken 168 Items delegeren 38 items doorsturen 35 Items in wachtrij accepteren of weigeren 45 Items opnieuw zenden 29 Items uit het archief halen 70 Items uploaden vanuit Remote 105 Items verbergen met filters 173

Jaaragenda 58 Jokertekens 177

Knoppenbalk zie Werkbalk 160

Kolommen breedte wijzigen 12 sorteren 12 toevoegen aan de postbus 11 verwijderen 13 volgorde wijzigen 12; 204 weergeven 203 Kopiëren adresboeken van andere gebruikers 201 documenten 149 regels 78 Remote verbindingen 119 Koppelen items met mappen 64

Lezen Agenda-items 57 items in de postbus 32 items later bekijken 33 ontvangen items 31 Lijst met gemachtigden gebruikers toevoegen 82 gebruikers verwijderen 83 Lijst Toegang rechten uitgeven 80 Locatie, telefooninformatie opgeven 95

Machtiging iemand machtigen 80 Machtiging ontvangen 80 Maken discussie-overzichten 66 documenten 124 documentversies 134 documentverwijzingen 127 groepen 195 herhalingen 48; 49 mappen 63 persoonlijke adresboeken 197 regels 73; 77 regels voor faciliteiten 90 Remote TCP/IPverbindingen 116 wachtwoorden 159 werkstromen 186 Index

229

Map Werk in uitvoering, items opslaan in 88 Mappen andere naam geven 63 delen 64; 65 eigenschappen definiëren 62 items koppelen 64 items verplaatsen 63 maken 63 sturen naar gedeelde mappen 66 submappen maken 62 verwijderen 63 Mappen een andere naam geven 63 Mappenlijst pictogrammen 7 werken met 62 Mapweergave, maken 62 Markeerstift aantekeningen 213 Markeren voltooide taken 21 Meerdere documenten, afmelden 142 Modem, verbindingen maken in Remote 118

Naam aanvullen inleiding 192 Naam invullen begrippen 221 Namen, toevoegen aan persoonlijke adresboeken 198 Netwerkpostbus 97 items ophalen in Remote 106 Netwerkpostkantoor 221 Nieuwe adresboeken, maken 197 Normale afspraken 49 Notify items lezen uit 67 melding voor gemachtigden 68 opties instellen 67 starten 66; 67 uitschakelen 67 Notities accepteren 45 adresseren 206 bekijken 56 opslaan 57 periodiek 48; 49; 51

230

Index

persoonlijk 22 weigeren 45 wijzigen in andere rubriek 36 zenden 22 Nummers kiezen die recent gebruikt zijn 94

ODMA 132 Officiële versie 133; 134 Ondersteunde bestandstypen 212 Ontvangen items lezen 31 Ontvangstbevestiging, krijgen 154 Ontvangstbevestiging, verzonden items 154 Opbellen afzender van items 92 Opdracht zie Taken 19 Opeenvolgende werkstroom 186 Openen adresboeken 203 bestaande afbeeldingen 216 bijlagen 27 documenten 152 items in Agenda 57 meerdere documentversies 152 prullenbak 84 WorkFlow Central 190 Operators filters en regels 178 Opgevulde rechthoek aantekeningen 213 Ophalen documenten 152 groepen in adresboeken 196 items van een bepaalde grootte 108 items, Remote 106 persoonlijke adresboeken, Remote 110 specifieke items, Remote 109 Opnieuw plannen 41 Opslaan Agenda-items 57 bijlagen 87 documenten 150 filters 175

gebruikersnamen in adresboeken 200 groepen 195 niet-voltooide items 88 postbusitems 87 statusinformatie 88 Opties antwoorden op verzonden items 155 beveiligingslabels 158 instellen 154 interfacetaal 156 itemprioriteit 156 ontvangstbevestiging 154 Remote 103 signalen 158 standaard archiveringsmap 155 standaardweergaven 157 Organisaties, adressen zoeken 222 Organisaties, zoeken naar adressen van 192

Pad naar postkantoor 221 naar remote database 219 Periodiek plannen, herhaling 48 Periodieke afspraken 49 Periodieke planning, herhaling 49 Persoonlijk, items markeren als 83 Persoonlijke adresboeken inleiding 197 items synchroniseren 201 kopiëren 201 maken 197; 198 namen kopiëren naar 200 namen toevoegen aan 198 namen verwijderen uit 200 verwijderen 199 Persoonlijke groepen 194; 196 bewerken 196 Persoonlijke items plannen 40; 42; 43 wijzigen in groepsitems 38 Pictogrammen item 8 mappenlijst 7 Postbus 32 Plannen afspraken 40

persoonlijke afspraken 42; 43 Planning afdrukken 72 bekijken 56 bijeenkomsten in verschillende tijdzones 46 Postbus aanmelden 218 aanmelden vanaf een ander werkstation 218 breedte van kolommen wijzigen 12 documenten verwijderen 148 items wijzigen 36 kolommen toevoegen 11 kolomvolgorde wijzigen 12 machtigingen uitgeven 80 pictogrammen 8; 32 remote bijwerken 102 sorteren van kolommen 12 verwijderen van kolommen 13 wachtwoorden in Remote 104 weergave-opties 10 Postbussen van anderen beheren 82 Post-It aantekeningen 213 Postkantoor 221 Prioriteiten herhalingsargumenten 51 wijzigen 156 Programma’s, starten bij signaal59 Prullenbak items herstellen 84 openen en leegmaken 84 verwijderde items opslaan 84

Quick Import 129 QuickViewer items lezen 32

Rapporten, werkstroom 189 Rechte lijn aantekeningen 213 Rechten document, bepaalde versies 137 documenten, geven 136 documentversies, alle 136 machtiging 80

permissie voor documenten wijzigen 138 Rechten wijzigen 138 Regels acties 74 activeren of uitzetten 79 bewerken 78 faciliteiten 90 gebeurtenissen 76 handmatig starten 79 kopiëren 78 maken 73; 77 reikwijdte beperken 78 velden 181 verwijderen 78 Regels activeren 79 Regels uitzetten 79 Remote alleen onderwerpen ophalen 109 bepaalde items ophalen 108 controleren of u Remote gebruikt 99 database 219 documenten ophalen 107 documenten, openen 151 filteren van systeemadresboek 112 gebruikers- en systeeminformatie 104 inleiding 97 instellen 100 items verwijderen 113 items verzenden 105 locatie opgeven 120 modemverbindingen maken 118 netwerkverbindingen maken 117 opties 103 persoonlijke adresboeken ophalen 110 postbus 97 postbus bijwerken 102 smart docking 99 soorten verbinding 98 specifieke items ophalen 109 TCP/IP-verbindingen maken 116 Tijden zoeken 110 tijdzone opgeven 103 verbindingen 114 verbindingen bewerken 119 verbindingen kopiëren 119

verbindingen verwijderen 120 wachtrij bekijken 106 Routebrief 185

Scannen beginnen 215 Imaging 215 Scanners, selecteren 215 Schakelopties 177 Selecteren bestaande aantekeningen 214 scanners 215 Setup documentbeheer integreren 132 Remote 100 starten 2 Signalen 59; 60 opgeven 158 Sjablonen bestanden gebruiken als 125 GroupWise, gebruiken 125 maken GroupWise 127 toepassing, gebruiken 125 Smart docking 99 Specifieke versies 134 Spellingcontrole van items 23 Standaardbibliotheek, instellen 163 Standaardwaarden, signalen 60 Starten Conversation Place 92 dialoogvenster, inleiding 218 GroupWise 2 Notify 66; 67 opties 163; 166 regels, handmatig 79 werkstroom 186 Status 21 berichten 188 document controleren 140 informatie afdrukken 73 informatie opslaan 88 informatie, werkstromen 188 Stempel aantekeningen 213 Sturen naar gedeelde mappen 66 Synchroniseren adresboeken 201 items in adresboeken 201 Index

231

Taal codes 164 Taken accepteren 45 adresseren 206 bekijken 56 delegeren 38 lezen 57 markeren als Voltooid 21 markering Voltooid opheffen 21 opslaan 57 periodiek 48; 49; 51 persoonlijk 20 route 185 status Voltooid controleren 21 toewijzen 19 weigeren 45 wijzigen in andere rubriek 36 zenden 19 Talen wijzigen, interface 156 TCP/IP 220 verbinding maken in Remote 116 Tekst aantekeningen 213 zoeken in items 172 Tekst uit bestand aantekeningen 213 Telefoon, gebruiken met GroupWise 92 Telefoonnotities adresseren 206 wijzigen in andere rubriek 36 zenden 18 Telefoons, gebruiken in combinatie met GroupWise 92 Tijd reserveren 42; 43 zone 46 zone, opgeven in Remote 103 Tijd blokkeren 42; 43 Tijd reserveren 42; 43 Tijden zoeken 44 eigendom van faciliteiten 89 in Remote 110 Tijdschrift Cool Solutions 5 Quick Start-kaarten downloaden 6

232

Index

vragen sturen 5 Toegang geven tot uw postbus 80 Toegangslijst bewerken 81 Toepassing starten bij signaal 59 Toepassingen documenten opslaan 150 integreren met GroupWise 132 niet-geïntegreerd, werken met 132 Toevoegen gebruikers aan de gemachtigdenlijst 82 namen aan persoonlijke adresboeken 198

Uitschakelen van Notify 67

Vandaag, ga naar 58 Velden voor filters en regels 181 Verbindingen configureren voor Remote 114 modem 114; 118 netwerk 116; 117 soorten in Remote 98 TCP/IP in Remote 116 Vergaderingen plannen 40 Vergaderruimten, plannen 89 Verplaatsen adresboeken 201 items in mappen 63 Verschil 50 Verschildagen 50 Verschildagen van de maand 50 Versies bekijken 134 document verwijderen 148 documenten maken 134 documenten, opslaan 133 meerdere openen 152 officiële, opgeven 134 rechten op alle 136 rechten op bepaalde 137 verwijderen, alle 148 Vertraagde bezorging van items 154 Verwijderen afspraken 41

bijlagen 26 documenten 147 documenten, specifieke versies 148 filters 175 gebruikers uit uw Gemachtigden 83 items in Remote 113 mappen 63 namen uit adresboeken 200 postbusitems 86 regels 78 Remote verbindingen 120 verzonden items 29 wachtwoord 160 werkstroomberichten 189 Verwijderen van items in uw prullenbak ongedaan maken 84 Verwijzingen documenten 123 maken 127 Verzonden items bekijken 28 bezorging bevestigen 28 intrekken 29 status controleren 30 Volgorde, wijzigen in kolommen 204 Vooraf gedefinieerde filters 209 inleiding 209 voorkeurlijst 209 Voorkeuren zie Opties 154 Voorkeuren, lijst 207 Voorkeurlijst 207 items adresseren 208 vooraf gedefinieerde filters gebruiken 209 Voorwaarden, adressen zoeken 193; 222 Vragen om afspraken 59 Vrije dagen, plannen 49 Vrije lijn aantekeningen 213

Waarden voor eigenschappen, standaard 162 Waarschuwingen Notify 66

Wachtrij 106 Wachtstand, gesprekken plaatsen in 93 Wachtwoord onthouden 219 Wachtwoorden 159; 218; 219 postbus 159 verwijderen 160 wijzigen 160 Week begindag van 58 verschildagen 50 Weekagenda 58 Weergave filteren 173 Weergaven standaarden wijzigen 157 wisselen 58 Weergeven aantekeningenwerkbalk 213 adresboeken 203 adreskolommen 203 andere adresboekinformatie 202 Weigeren afspraken, taken en notities 45 verzoeken om faciliteiten 89 Werkbalken 13; 160 aanpassen 160

aantekeningen, weergeven 213 knoppen toevoegen en verwijderen 160 Werkitems 187 Werkstromen 185 antwoord zenden aan maker 188 controleren 188 deelnemen aan 187 gelijktijdig zenden 187 maken 186 opeenvolgend 186 rapport 189 soorten bijlagen 185 statusinformatie 188 taakbalk-pictogram 190 werkitems 187 WorkFlow Central 189 Werkstroom gelijktijdig zenden 187 Wijzigen itemprioriteit 156 rubrieken 36 wachtwoorden 160 WorkFlow Central, openen 190

Zenden

berichten 16 items met adresboeken 205 items vanuit adresboeken 207 items, nogmaals 29 notities 22 taken 19 telefoonnotities 18 Zender bellen opbellen 92 werken met 92 Zoeken adressen 192; 206; 222 bereik opgeven 169 beschikbare tijden voor vergadering 44 filteren 173 filters 193; 222 geavanceerd 170 items 168 met filters 193; 222 nader specificeren met argumenten 171 Resultaat in mappen 169 resultaten opslaan 169 tekst in items 172 Zone, tijd 46

Index

233

VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 32-BIT

Recommend Documents