VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 16-BIT

V E R S I E

TM

GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 16-BIT

Aansprakelijkheid Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud of het gebruik van deze handleiding en wijst nadrukkelijk alle expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor om deze publicatie te reviseren en de inhoud ervan op ieder gewenst moment te wijzigen zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor Novell software en wijst nadrukkelijk elke expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor op ieder gewenst moment wijzigingen aan te brengen in enkele of alle onderdelen van Novell software, zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell en GroupWise zijn gedeponeerde handelsmerken van Novell Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. C3P0, Client 32, Envoy, en GroupWise 5 zijn handelsmerken van Novell Inc. WordPerfect en WordPerfect Office zijn gedeponeerde handelsmerken van Corel Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. QuickMenu is een handelsmerk van Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner is een gedeponeerd handelsmerk van Franklin Quest Co. Word Pro is een handelsmerk van Lotus Development Corporation. Windows is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation. Excel en Windows 95 zijn handelsmerken van Microsoft Corporation. Xerox is een gedeponeerd handelsmerk van Xerox Corporation.

Versie 5.2 © 1993-1997 Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten. 100-004131-001

Niets uit deze publicatie mag worden gereproduceerd, gekopieerd, opgeslagen of in een opslagsysteem worden verwerkt, verzonden of vertaald in welke taal dan ook, zonder de nadrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever:

Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097, Verenigde Staten

Inhoud Aan de slag

Welkom bij GroupWise......................................................................................2 Over deze handleiding ........................................................................................3 GroupWise instellen ...........................................................................................4 Help raadplegen..................................................................................................5

Werken met Groupwise

Aantal dagen .......................................................................................................9 Accepteren ........................................................................................................10 Adresboek .........................................................................................................11 Afdrukken.........................................................................................................15 Afsluiten ...........................................................................................................16 Afspraak............................................................................................................16 Agenda..............................................................................................................21 Agenda afdrukken .............................................................................................24 Ander ontwerp..................................................................................................26 Antwoord..........................................................................................................27 Archiveren ........................................................................................................28 Bijlagen.............................................................................................................30 Bronnen............................................................................................................33 Datuminvoer ....................................................................................................36 Delegeren..........................................................................................................37 Doorsturen .......................................................................................................38 Filter .................................................................................................................39 Ga naar datum..................................................................................................47 Ga naar vandaag ...............................................................................................48 Geavanceerde opties..........................................................................................48 Geluid...............................................................................................................49 Gemachtigde.....................................................................................................50 Groep ...............................................................................................................53 GroupWise Ontwerp maken.............................................................................56 Help .................................................................................................................59 Herhaling..........................................................................................................62 Hoofdvenster ....................................................................................................75 In......................................................................................................................76 Info...................................................................................................................80 Klembord..........................................................................................................82 Lettertype .........................................................................................................82 Lezen ................................................................................................................85

Macro............................................................................................................... 86 Mailbericht....................................................................................................... 90 Mappen............................................................................................................ 92 Markeren als privé .......................................................................................... 96 Markeren als voltooid....................................................................................... 97 Menu Venster................................................................................................... 98 Menu verbergen ............................................................................................... 99 Notify ............................................................................................................ 100 Notitie............................................................................................................ 102 Notitievoorkeuren .......................................................................................... 104 OLE ............................................................................................................... 105 Opvragen ....................................................................................................... 109 Opnieuw zenden ............................................................................................ 110 Opslaan .......................................................................................................... 110 Persoonlijke adressen ...................................................................................... 112 Printer instellen .............................................................................................. 114 Prullenbak ...................................................................................................... 115 QuickFinder................................................................................................... 117 QuickList ....................................................................................................... 132 Regels ............................................................................................................. 134 Routebrief ...................................................................................................... 142 Signaal instellen.............................................................................................. 144 Spellingcontrole.............................................................................................. 145 Synoniemenlijst .............................................................................................. 155 Systeemkleuren............................................................................................... 157 Taak ............................................................................................................... 157 Taakvoorkeuren ............................................................................................. 161 Telefoonnotitie............................................................................................... 161 Tijden zoeken................................................................................................. 163 Toegangslijst................................................................................................... 165 Uit.................................................................................................................. 168 Venster verbergen ........................................................................................... 172 Vernieuwen .................................................................................................... 172 Verwijderen.................................................................................................... 172 Viewer ............................................................................................................ 173 Voorkeuren .................................................................................................... 181 Voorkeuren Afspraak...................................................................................... 182 Voorkeuren Archiveren en verwijderen........................................................... 182 Voorkeuren Datum- en tijdnotatie ................................................................. 184 Voorkeuren Gekoppelde toepassingen ............................................................ 186 Voorkeuren Groupwise-instellingen ............................................................... 187 Voorkeuren Mail/telefoon .............................................................................. 189

Voorkeuren Mappen.......................................................................................191 Voorkeuren Notify..........................................................................................192 Voorkeuren Ontwerpen ..................................................................................193 Voorkeuren Plaats van de bestanden ...............................................................195 Voorkeuren Tijd afspraak ...............................................................................196 Voorkeuren Tijden zoeken..............................................................................198 Voorkeuren Wachtwoord................................................................................198 Ontwerp openen.............................................................................................200 Ontwerp opslaan.............................................................................................200 Weigeren ........................................................................................................201 Werkbalk ........................................................................................................203 Werkvak .........................................................................................................209 Zenden ...........................................................................................................213 Zendopties......................................................................................................214 Zoeken............................................................................................................216 Werken met GroupWise Remote

GroupWise Remote ........................................................................................220 GroupWise Remote-diskettes..........................................................................220 Controlelijst voor het werken met GroupWise Remote...................................220 Vereisten voor GroupWise Remote.................................................................221 Hoe GroupWise Remote werkt.......................................................................223 Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem ............................................224 Setup-werkblad ...............................................................................................225 GroupWise Remote installeren .......................................................................227 GroupWise Remote instellen ..........................................................................230 Een modemverbinding maken ........................................................................233 Een (directe) netwerkverbinding maken..........................................................237 Een TCP/IP-verbinding maken ......................................................................238 Verbindingen testen ........................................................................................240 Informatie opvragen (downloaden) .................................................................243 Items verzenden (uploaden) ............................................................................248 Remote-voorkeuren wijzigen...........................................................................250 Tijdzones instellen of wijzigen ........................................................................250

Index

Index ..............................................................................................................254

Aan de slag

Welkom bij GroupWise Met Novell GroupWise kunt u correspondentie verzenden, ontvangen en beheren met andere gebruikers van GroupWise. Ook kunt u afspraken met andere gebruikers plannen en gebeurtenissen in een persoonlijke agenda bijhouden. Het hoofdvenster -

Als u GroupWise voor het eerst opent, wordt het hoofdvenster weergegeven. In het hoofdvenster kunt u andere vensters openen voor de weergave van ingaande en uitgaande items, voor agendaweergaven waarmee u uw planning beheert en voor het openen van weergaven waarmee u post verzendt en afspraken, taken, notities en telefoonnotities maakt.

Kies de Prullenbak om items te bekijken die u hebt verwijderd.

In het Werkvak kunt u weergaven, macro’s en toepassingen in het hoofdvenster plaatsen zodat u ze snel kunt openen.

In de vensters In en Uit bekijkt u ingaande en uitgaande items. Met Agenda opent u uw agendaweergaven. In de pop-up lijsten kiest u de weergave die met het pictogram wordt geopend. Met de pictogramknoppen voor itemweergave opent u post, afspraken, taken, notities of telefoonnotities

GroupWise-weergaven -

In een weergave kunt u gegevens bekijken. GroupWise kent drie soorten weergaven. Agendaweergaven tonen geplande items, de data waarop deze gepland zijn en de data waarop ze vervallen. In een agendaweergave kunt u uw Afsprakenlijst, Takenlijst, Notitielijst, een maandagenda en inkomende en uitgaande items bekijken. In de Groepsweergaven kunt u een mailbericht, afspraak, notitie, taak of telefoonnotitie naar een of meer gebruikers verzenden. U kunt bijvoorbeeld voor een vergadering meerdere gebruikers en bronnen plannen. In Persoonlijke weergaven kunt u afspraken, notities of taken in uw agenda plaatsen. U kunt bijvoorbeeld items voor uw takenlijst opstellen.

2 Welkom bij GroupWise

Met GroupWise Ontwerp maken kunt u aangepaste ontwerpen voor weergave maken. U kunt agendaweergaven maken waarin u de functies opneemt die u het meest gebruikt, zoals een Afsprakenlijst, venster In of venster Uit. Ook kunt u persoonlijke weergaven of groepsweergaven maken met uw bedrijfslogo, afbeeldingen, filmfragmenten, knoppen, pop-up lijsten, aankruisvakjes en een aangepast berichtvak. Standaardontwerpen en aangepaste ontwerpen

GroupWise wordt geïnstalleerd met een aantal standaardontwerpen voor weergave. Deze ontwerpen bevinden zich in uw netwerk en verschijnen in de pop-up lijsten van alle gebruikers. Als u aangepaste ontwerpen maakt, verschijnen deze in de pop-up lijsten onder een scheidingslijn. Het venster In en venster Uit

U kunt het venster In en het venster Uit gebruiken om ontvangen en verzonden items te bekijken. Met het venster In kunt u ontvangen items openen en items verwijderen die u niet langer nodig hebt. Gebruik het venster Uit om verzonden items in te trekken of om te zien of een verzonden item is geopend, geaccepteerd, geweigerd, verwijderd, enzovoort.

De Agenda

Gebruik de agendaweergaven voor het beheren van uw planningen. U kunt uw afspraken, taken en notities voor een dag bekijken om te zien welke u wel en niet hebt geaccepteerd. Als er een item in de wachtstand staat, kunt u het item openen en lezen. Vervolgens kunt u het item accepteren of weigeren. Als u het item weigert, wordt het uit uw agenda verwijderd en in de Prullenbak geplaatst.

-

-

Over deze handleiding In deze handleiding worden alle beschikbare functies van GroupWise beschreven. De functies zijn in alfabetische volgorde gerangschikt, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden. Notatie in deze handleiding -

Pictogrammen

Sommige pictogrammen in GroupWise hebben geen naam in de interface. In een procedurebeschrijving maakt een afbeelding dan duidelijk welk pictogram u nodig hebt om een taak uit te voeren. Het volgende voorbeeld laat zien wat u in een stap van een procedure in de handleiding kunt tegenkomen. 1

Kies Gemachtigden u wilt machtigen.

en selecteer vervolgens de naam van de gebruiker die

Vetgedrukte woorden

Vetgedrukte woorden in procedures of toelichtingen geven aan wat u in de stap kiest of selecteert. De volgende stap geeft hiervan een voorbeeld. Over deze handleiding 3

1

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Voorkeuren.

GroupWise instellen In deze paragraaf wordt de informatie gegeven die u nodig hebt als u met GroupWise wilt gaan werken. Systeemvereisten Windows-clientsysteem

De volgende tabel toont de aanbevolen hardware- en softwarespecificaties voor het werken met GroupWise in Windows 3.1.

Het Setup-programma uitvoeren

Hardware/software

Vereisten

Processor

80486/25 of hoger

Windows-versie

3.1 of hoger

Geheugen

8 MB

Vaste schijfruimte

Werkstation 2 MB; volledige installatie 20 MB

-

Voordat u GroupWise kunt gebruiken, moet u het GroupWise Setupprogramma uitvoeren. Vraag uw systeembeheer vanuit welke directory u het Setup-programma moet uitvoeren. Het pad kan bijvoorbeeld zijn: N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1

Kies vanuit Programmabeheer of Bestandsbeheer Bestand, Uitvoeren en typ het pad naar SETUP.EXE.

BELANGRIJK: het gebruik van het GroupWise Setup-programma wordt sterk aanbevolen als u er zeker van wilt zijn dat alle directory’s en bestanden correct worden geïnstalleerd. 2

4 GroupWise instellen

Selecteer de taalversie en klik vervolgens op OK.

3

Kies een installatietype.

Als u de installatie Op maat kiest, kunt u zelf bepalen welke bestanden u wilt installeren en waar u deze wilt installeren. Zodra de installatie is voltooid, wordt u gevraagd een programmagroep te selecteren waarin u de programmapictogrammen van GroupWise wilt weergeven. Het Setup-programma stelt automatisch GroupWise 5 voor als programmagroep. Als u de GroupWise-pictogrammen in een andere groep wilt plaatsen, typt u de naam van die programmagroep.

GroupWise voor Windows starten

4

Klik op OK.

5

Klik op Ja om het Leesmij-bestand te lezen. Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om door te gaan.

-

U start GroupWise als volgt: 1

Dubbelklik op het pictogram GroupWise.

Help raadplegen Als u tijdens het gebruik van GroupWise op problemen stuit, zijn er verschillende manieren waarop u hulp kunt krijgen. Online Help -

De online Help biedt een snelle toegang tot documentatie zonder dat u de handleiding erbij hoeft te nemen. Als u met GroupWise werkt, kunt u op ieder gewenst moment toegang tot Help krijgen. Hieronder volgen slechts enkele kenmerken van de online Help. Zie Help voor meer informatie.

Help raadplegen 5

Elk dialoogvenster bevat een knop Help met specifieke informatie over het dialoogvenster.

In het dialoogvenster Zoeken kunt u naar Help-onderwerpen zoeken op trefwoorden. Kies Help en kies vervolgens Zoeken. Met Hoe kan ik... kunt u Help-onderwerpen kiezen uit een lijst met vaak voorkomende taken. Kies Help en kies vervolgens Hoe kan ik... Coaches begeleiden u bij het uitvoeren van vaak voorkomende taken. Kies Help en kies vervolgens Coach. Het tijdschrift Cool Solutions -

Cool Solutions is een online Web-tijdschrift waarin u alles kunt lezen over GroupWise. In dit tijdschrift vindt u handige tips en artikelen met informatie over het gebruik van GroupWise. Daarnaast vindt u hulpmiddelen zoals Quick Start-kaarten die u kunt downloaden en demonstraties voor uitleg wanneer u GroupWise voor het eerst gaat gebruiken. Hieronder volgt een overzicht van wat er te vinden is. Cool Solutions openen 1 Ga met uw Web-browser naar pagina www.gwmag.com.

Kies Basics om kennis te maken met GroupWise.

Kies The Vault voor oude nummers van dit blad.

Kies Notify Me om op de hoogte te worden gehouden van elk nieuw artikel dat over GroupWise verschijnt.

Kies Talk to Us en stuur ons uw mening over GroupWise.

Vragen sturen naar de GroupWise-experts

Ask the Experts is het forum waarin u vragen kunt stellen over GroupWise. Als u een vraag hebt over een bepaalde functie van GroupWise en u het antwoord niet vindt in de documentatie, stuurt u de vraag naar de experts.

6 Help raadplegen

1

Ga met uw Web-browser naar WWW.GWMAG.COM.

2

Klik op Ask the Experts en vervolgens op Ask Us.

3

Klik op Ask the Cool Solutions Experts.

4

Typ uw informatie en uw vraag.

5

Klik op Send.

Hulpmiddelen downloaden vanuit Cool Solutions

Op de pagina Downloadables vindt u een groot aantal hulpmiddelen die u kunt downloaden en in uw organisatie kunt gebruiken. U vindt hier onder andere demo’s waaraan u kunt zien hoe u GroupWise gebruikt, artikelen over speciale onderwerpen uit het tijdschrift en een QuickStart-kaart.

Overige assistentie

1

Ga met uw Web-browser naar WWW.GWMAG.COM.

2

Kies Downloadables.

3

Kies het item dat u wilt downloaden en volg de instructies.

-

Als u assistentie nodig hebt die niet door de online Help, deze handleiding of Cool Solutions kan worden geboden, neemt u contact op met uw helpdesk of uw systeembeheerder. Als ook zij uw probleem niet kunnen oplossen, kunnen zij contact opnemen met de afdeling Technische ondersteuning.

Help raadplegen 7

Werken met GroupWise

8 Help raadplegen

Aantal dagen Gebruik de optie Aantal dagen om het aantal dagen tussen twee data te berekenen. Het aantal dagen tussen twee data berekenen -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op Agenda.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Aantal dagen om het dialoogvenster Aantal dagen te openen.

Het verschil tussen de twee data verschijnt in het vak Aantal tussenliggende dagen. Door op de enkele pijlen te klikken, gaat u een maand voorof achterwaarts.

Meer informatie

Door op de dubbele pijlen te klikken, gaat u een jaar voorof achterwaarts.

3

Klik op de gewenste datum in het vak Begindatum.

4

Klik op de gewenste datum in het vak Einddatum.

5

Klik op Berekenen om het aantal dagen tussen de beginen einddatum weer te geven.

6

Klik op Annuleren om het dialoogvenster Aantal dagen te sluiten.

-

Datumlimieten

GroupWise stelt een limiet aan de data die kunnen worden gebruikt. De te gebruiken data moeten liggen tussen 1/1/1970 en 31/12/2106. Kies Ga naar begindatum of Ga naar einddatum om de Agendaweergave te openen met de datum die in het vak Begindatum of Einddatum staan vermeld. Klik op Einddatum berekenen om te zoeken naar de datum die gelijk is aan de begindatum plus het aantal tussenliggende dagen. Klik op Begindatum berekenen om te zoeken naar de datum die gelijk is aan de einddatum minus het aantal tussenliggende dagen.

Aantal dagen 9

Accepteren Met de optie Accepteren kunt u de afzender van een afspraak, notitie of taak meedelen dat u beschikbaar bent. Een afspraak, taak of notitie accepteren -

1

Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster.

2

Dubbelklik op een openstaande afspraak, taak of notitie in de keuzelijst Item of de lijst Afspraken, Taken of Notities.

3

Klik op Accepteren. of Als u een antwoord naar de afzender wilt sturen, kiest u Acties en vervolgens Accepteren met antwoord. Typ uw antwoord in het tekstvak Antwoord en klik op OK.

4

Als het item deel uitmaakt van een herhalingsdefinitie, klikt u op Alle gevallen om alle gevallen te accepteren of op Dit geval om alleen het huidige geval te accepteren.

In het informatievenster van de afzender voor dit item wordt Geaccepteerd en eventueel uw antwoord weergegeven. Zie Info. De tekst van het item in uw Agenda wordt gewijzigd van cursief in normale tekst om aan te geven dat u het item hebt geaccepteerd. Het item verdwijnt uit uw venster In. Zie Filter. Meer informatie -

Bepalen of een item is geaccepteerd

GroupWise kan u op twee manieren laten weten wie een door u verzonden item heeft geaccepteerd. De eerste manier is een ontvangstbevestiging. Bij de voorkeuren voor het item kunt u aangeven of u telkens wanneer een geadresseerde een door u gepland item accepteert, een ontvangstbevestiging wilt ontvangen. Als u een ontvangstbevestiging wilt ontvangen voor een afzonderlijke afspraak of taak, kunt u dat aangeven bij Zendopties wanneer u het item verzendt. Als de geadresseerde van het door u geplande item een antwoord bijvoegt bij de acceptatie, wordt het antwoord zowel in de ontvangstbevestiging als in het informatievenster van uw venster Uit weergegeven. U kunt ook nagaan wie afspraken, taken en notities heeft geaccepteerd door het informatievenster te bekijken. Open uw venster Uit en dubbelklik op het item waarover u informatie wilt. Het informatievenster toont een lijst met personen die uw afspraak, taak of notitie hebben geaccepteerd of geweigerd en wie er niet hebben gereageerd. Als de geadresseerde een antwoord heeft bijgesloten, wordt dit antwoord eveneens weergegeven. Zie Info. 10 Accepteren

Adresboek Gebruik het Adresboek wanneer u de gebruikers-ID's niet precies weet, wanneer u een item moet adresseren aan meerdere gebruikers of wanneer u een persoonlijke groep wilt maken. U kunt de gebruikersnamen en bronnen die u regelmatig gebruikt ook aan Persoonlijke adressen toevoegen. Zie Persoonlijke adressen. Het Adresboek bevat een lijst met gebruikers, een vak Zenden aan, een vak CC (afschrift) en een vak BC (geheim afschrift), of een vak Route als u een routebrief maakt. U kunt de gebruikerslijst sorteren op voornaam, achternaam of gebruikers-ID. U kunt de gebruikers aan wie u een item wilt zenden, selecteren en hun gebruikers-ID’s in het betreffende vak plaatsen. Als u op OK klikt, worden de gebruikers-ID’s in de bijbehorende adresvakken in het item geplaatst.

Adresboek 11

Opslaan van veelgebruikte adressen

Opdrachtknop Extern adres

Lijstvak

Vak Zenden aan

Vak Afschrift Vak Geheim afschrift

Inleiding -

De adresvakken

Aan, CC en BC zijn de drie adresvakken die u in GroupWise tegenkomt. Het doel van deze vakken wordt hieronder toegelicht. Aan is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van de primaire ontvangers. U moet ten minste één naam in dit vak invullen om een item te kunnen ver zenden. De gebruikers in het vak Aan ontvangen het item zoals het is verzonden. CC is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van ontvangers van een afschrift. De CC-geadresseerden zijn gebruikers die mogelijk baat hebben bij informatie in het item, maar die er niet direct verantwoordelijk voor zijn. De gebruikers in het vak CC ontvangen een kopie van het bericht dat is verzonden aan de primaire geadresseerden. BC is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van ontvangers van een geheim afschrift. Geadresseerden van een geheim afschrift ontvangen een kopie van het item dat is verzonden aan de primaire ontvangers. Alleen de afzender en geadresseerde van het geheime afschrift weten echter dat er een geheim afschrift is verzonden. Geadresseerden van een geheim afschrift worden ook niet op de hoogte gesteld van andere geadresseerden van een geheim afschrift. Groepen

In GroupWise kunt u twee soorten groepen gebruiken voor het adresseren van een item: algemene groepen en persoonlijke groepen. Algemene groepen worden gemaakt door de systeembeheerder en kunnen niet worden bewerkt. Persoonlijke groepen worden door u gemaakt en kunnen worden bewerkt of verwijderd. Zie Groep.

12 Adresboek

Bronnen

Bronnen zijn items die voor verschillende doeleinden kunnen worden gepland. Deze kunnen variëren van een vergaderruimte tot een overheadprojector of een auto. De systeembeheerder definieert bronnen door deze een identificatie te geven en een gebruiker toe te wijzen als eigenaar van de bron. De gebruiker die de bron in eigendom heeft, kan als gemachtigde voor de bron optreden. De gemachtigde ontvangt alle verzoeken voor de bron en kan deze accepteren of wijzigen. Een item adresseren -

1

Kies het item dat u wilt verzenden in de pop-up lijst van een itemweergave in het hoofdvenster.

2

Typ de gebruikers-ID’s in het vak Aan. De gebruikers-ID's moeten met komma's worden gescheiden (bijvoorbeeld SAMK,BETSYG). Ga naar stap 7. of Als u de gebruikers-ID’s niet kent, gaat u verder met stap 3 voor het gebruik van het Adresboek.

3

Klik op Adresboek om het Adresboek te openen.

4

Typ de naam van de gebruiker met een spatie tussen de voor- en achternaam of blader door de lijst om de persoon te zoeken aan wie u een item wilt zenden.

Als u het schuifblokje sleept, worden er letters weergegeven die aangeven waar in de lijst u zich bevindt. 5

Selecteer de gebruikers-ID en klik op Aan. Als u een afschrift of geheim afschrift aan een andere gebruiker wilt verzenden, selecteert u de gebruikersID en klikt u op CC of BC.

Als u een naam uit de vakken Zenden aan, Afschrift of Geheim afschrift wilt verwijderen, dubbelklikt u op de betreffende naam. 6

Klik op OK om het Adresboek te sluiten en naar het item terug te keren.

De gebruikers-ID’s worden weergegeven in de desbetreffende adresvakken. 7

U kunt het vak Van bewerken door tekst voor of achter uw naam te typen.

Bij ontvangst van het bericht wordt uw naam tussen haakjes weergegeven. 8

Voltooi het item en klik op Zenden.

Adresboek 13

Een item met routebrief adresseren -

Een item aan een groep adresseren

1

Kies het pop-up menu Bericht zenden of Taak toewijzen en kies vervolgens de gewenste groepsweergave.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Route.

3


4

Dubbelklik op de gebruikers in de volgorde waarin u wilt dat ze het item ontvangen.

5

Klik op OK om het Adresboek te sluiten en de namen in het vak Route in het item te plaatsen.

6


1

Kies het item dat u wilt verzenden uit een pop-up lijst met items in het hoofdvenster.

2


3

Kies Algemene groepen of Persoonlijke adressen.

-

Algemene groepen worden gemaakt door de systeembeheerder, maar u kunt ook uw eigen, persoonlijke groepen maken. Zie Groep. Algemene groepen Persoonlijke adressen

4

Dubbelklik op een groep om deze in het vak Zenden aan te plaatsen.

5

Klik op OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar de itemweergave.

De groep wordt weergegeven in het vak Aan in de itemweergave. 6

14 Adresboek


Bronnen plannen -

1

Kies de pop-up lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens Afspraak.

2


3

Klik op Bronnen om de keuzelijst Bronnen te openen.

4

Dubbelklik op de bronnen die u voor de vergadering nodig hebt.

5


De geselecteerde bronnen worden bij de gebruikers in het vak Aan geplaatst. Als u een vergaderruimte hebt gepland en de systeembeheerder deze als plaats heeft gedefinieerd, verschijnt er een beschrijving in het vak Plaats. Meer informatie -

Extern Adres

Klik op deze knop in het Adresboek als u via een of meer gateways items wilt verzenden aan gebruikers op andere postsystemen. Als u bijvoorbeeld een item wilt verzenden aan een Internet-gebruiker, kiest u Extern adres en typt u vervolgens het gateway-adres van de Internet-gebruiker. Zie de desbetreffende GroupWise Gateway Guide voor meer informatie over de gateway die u gebruikt. Info

Met de optie Info kunt u informatie over een weergegeven gebruiker in het Adresboek bekijken. Als u informatie over een gebruiker wilt bekijken, selecteert u de gebruiker in het Adresboek en klikt u op Info om het dialoogvenster Gebruikersinformatie te openen.

Afdrukken Met de optie Afdrukken kunt u elk weergegeven item afdrukken, zoals mailberichten, afspraken, taken, notities, telefoonnotities en bijlagen. U kunt ook uw planning afdrukken. Zie Agenda afdrukken. Geselecteerde items afdrukken -

1

Dubbelklik op In, Uit, Prullenbak of Agenda in het hoofdvenster.

2

Selecteer een of meer items die u wilt afdrukken, kies het menu Bestand en vervolgens Afdrukken om het dialoogvenster Afdrukken te openen.

Als een item bijlagen bevat, worden deze onder het item in de lijst met items weergegeven.

Afdrukken 15

Als u toegang hebt tot de toepassing waarmee de bijlage is gemaakt, kunt u bij het afdrukken van een bijlage Bijlage afdrukken met gekoppelde toepassing selecteren. Als u vervolgens de bijlage afdrukt, wordt de toepassing gestart en de bijlage afgedrukt. Vervolgens keert u terug naar GroupWise. (Het kan zijn dat het bestand alleen wordt geopend als geen opstartoptie voor afdrukken is ingesteld.) 3

Selecteer de items die u wilt afdrukken en kies OK om de geselecteerde items af te drukken en het dialoogvenster Afdrukken te sluiten.

Afsluiten Gebruik de optie Afsluiten om het GroupWise-programma te sluiten. 1

Kies het menu Bestand in het hoofdvenster.

2

Kies Afsluiten.

Afspraak Gebruik Afspraak om uzelf en anderen te informeren over vergaderingen en om de vereiste bronnen, zoals kamers en projectoren, te reserveren. Het verzenden van een afspraak komt grotendeels overeen met de wijze waarop u andere items verzendt. Het verschil zit in de opties die uniek zijn voor elk item, zoals het plannen van een datum van een afspraak. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u de opties gebruikt die uniek zijn voor Afspraak. Zie Zenden voor meer informatie over het verzenden van een item.

16 Afsluiten

Inleiding -

Groepsafspraken

U kunt een groepsafspraak aan uzelf en elke andere GroupWise-gebruiker zenden. Wanneer u een groepsafspraak verzendt, wordt deze in uw venster Uit en in uw Agenda geplaatst, en in uw venster In wanneer u de afspraak ontvangt. Als u een afspraak ontvangt, kunt u deze accepteren of weigeren.

Persoonlijke afspraken

Een persoonlijke afspraak is een geplande gebeurtenis die in uw Agenda wordt geplaatst. De gebeurtenis wordt niet in uw venster Uit of in het venster In van een gebruiker geplaatst. Persoonlijke afspraken zijn te onderscheiden van groepsafspraken door de afwezigheid van adresvakken.

Bronnen plannen -

1

Kies de pop-up lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens een groepsweergave.

2


3

Klik op Bronnen om de keuzelijst Bronnen te openen.

4

Dubbelklik op de bronnen die u voor de vergadering nodig hebt.

5


Afspraak 17

De geselecteerde bronnen worden in het vak Aan bij de gebruikers geplaatst. Als u een vergaderruimte hebt gepland en de systeembeheerder deze als plaats heeft gedefinieerd, verschijnt er een beschrijving in het vak Plaats. Controleren op vrije tijden -

1

Kies de pop-up lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens een groepsweergave.

2

Adresseer de afspraak aan de gewenste personen en bronnen.

3

Klik op Tijden zoeken.

Zie Tijden zoeken voor informatie over instellingen voor Tijden zoeken. 4

Klik op OK om de vrije tijden van de personen en bronnen in de adresvakken weer te geven.

5

Verplaats het vak in het raster Gecombineerde afspraak naar een beschikbare tijd. U kunt het kader van het vak verslepen om het vak te vergroten bij een afspraak met een langere duur.

6

Klik op OK.

De tijd en datum worden in de vakken voor Begindatum geplaatst. Handmatig instellen van datum, tijd en duur -

U kunt klikken op de datum waarop u de afspraak wilt maken. Met de enkele pijlen voorwaarts en achterwaarts gaat u een maand verder of terug. Met de dubbele pijlen voorwaarts en achterwaarts gaat u een jaar verder of terug.

18 Afspraak

Als u de tijd van de afspraak weet en de functie Tijd zoeken niet hoeft te gebruiken, kunt u de datum, tijd en duur rechtstreeks in de vakken Begindatum typen. Om het selecteren van de datum en tijd te vergemakkelijken, kunt u gebruik maken van de dialoogvensters Datuminvoer en Tijdinvoer. Datuminvoer 1

Klik in de weergave op de knop Datuminvoer

.

Met Vandaag stelt u de huidige datum in.

Tijdinvoer 1

Klik in de weergave op de knop Tijdinvoer

.

Sleep de linkerpijl naar de begintijd.

Het grijze gebied geeft de duur van de afspraak aan.

Begintijd, Eindtijd en Duur geven aan wat er in de vakken Begindatum en Duur in de weergave zal verschijnen.

Sleep de rechterpijl naar de eindtijd.

Een Persoonlijke afspraak maken -

1

Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens Dag.

2

Sleep de muisaanwijzer om een tijdblok in de afsprakenlijst te selecteren.

3

Typ een omschrijving. Terwijl u typt, wordt er een tekstvak weergegeven.

Een afspraak accepteren

4

Klik buiten het tekstvak om de afspraak in uw agenda te plaatsen.

5

Als u de beschrijving wilt bewerken, dubbelklikt u op de afspraak om een persoonlijke afspraakweergave te openen.

1

Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster.

-

Persoonlijke afspraken worden niet standaard in uw venster In weergegeven.

Meer informatie

2

Dubbelklik op de ontvangen afspraak in de keuzelijst Item of Afspraken.

3

Klik op Accepteren. Zie Accepteren of Weigeren.

Statusaanduidingen voor afspraken

Zoals hieronder wordt uitgelegd, geven de pictogrammen en de tekst van afspraken in uw venster In of Agenda de status van een afspraak aan.

Afspraak 19

Statusaanduiding (alleen Venster In) (alleen Venster In) Het item wordt met cursieve tekst weergegeven (alleen Agenda).

Betekenis U hebt de afspraak nog niet geopend. U hebt de afspraak geopend. Dit is een groepsafspraak die u niet hebt geaccepteerd of afgewezen in uw Agenda. Dit is een groepsafspraak die u hebt geaccepteerd.

(alleen Afsprakenlijst)

Gemarkeerd als privé.

Als u een afspraak weigert, wordt het item naar de Prullenbak verplaatst. Als u een geweigerde afspraak later wilt accepteren, kunt u het verwijderen ongedaan maken en vervolgens de afspraak accepteren. Zie Accepteren, Weigeren en Prullenbak. Afspraken delegeren

Wanneer een gebruiker u voor een afspraak plant, kunt u de afspraak delegeren aan een andere gebruiker. Als u een afspraak delegeert, ontvangen zowel de gedelegeerde gebruiker als de oorspronkelijke afzender bericht hierover. Zie Delegeren. Afspraken opnieuw plannen

U kunt een afspraak opnieuw plannen op een andere datum of tijd, of de duur wijzigen als u de degene bent die de afspraak oorspronkelijk heeft gepland. Zie Agenda. Terugkerende afspraken

U kunt één afspraakweergave gebruiken om terugkerende afspraken te plannen. U kunt bijvoorbeeld een definitie met behulp van Herhaling maken waarmee u een afspraak op elke derde vrijdag van de maand plant. Zie Herhaling.

20 Afspraak

Agenda Gebruik de optie Agenda om geplande items zoals afspraken, mappen/projecten, notities en taken te beheren. Inleiding -

Agendafuncties

Een Agendaweergave kan bestaan uit de Afsprakenlijst, de Mappen/Projectenlijst, de Notitielijst, de Takenlijst, maandkalenders, tekstvakken, OLE-objecten, afbeeldingen, filmfragmenten en itemlijsten. Zie OLE en GroupWise Ontwerp maken.

Afsprakenlijst Notitielijst Maandkalenders

Takenlijst

Pop-up lijst Gemachtigden

U kunt uw Agenda met een dag-, week-, jaar- of project/map-indeling weergeven, of u kunt uw eigen aangepaste agendaweergave maken. In de pop-up lijsten van Agenda kunt u kiezen uit verschillende weergaven.

De pop-up lijst Agenda biedt diverse weergaven om de geplande items te bekijken.

Een item lezen -

U kunt een item in alle agendaweergaven bekijken, behalve in de weergave Jaar. 1

Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave. Agenda 21

2

Items opnieuw plannen

Dubbelklik op het item dat u wilt openen.

-

1 Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave met een Afsprakenlijst en een maandkalender.

Met de maandkalender kunt u naar een andere datum gaan.

U kunt items opnieuw plannen op een andere dag vanuit agendaweergaven zoals de weergave Dagprojecten.

2

Selecteer de datum van de afspraak in de maandkalender.

3

Selecteer het item dat u opnieuw wilt plannen in de Afspraken-, Notitie- of Takenlijst.

4

Sleep het item naar een andere dag in de maandkalender. of

Als u de tijd van een afspraak wilt wijzigen, sleept u de afspraak naar een andere tijd in de Afsprakenlijst. Zie De duur van een afspraak wijzigen verderop in deze paragraaf. Als u een persoonlijk item opnieuw wilt plannen, verplaatst GroupWise het item naar de nieuwe dag. Als u een groepsitem opnieuw wilt plannen, wordt een dialoogvenster weergegeven met de mogelijkheid om tijden te zoeken of het item te bewerken. Als u Ja kiest, opent GroupWise de afspraakweergave waarin u wijzigingen kunt aanbrengen of Tijden zoeken kunt kiezen om tijden te zoeken voor de nieuwe afspraaktijd. Kies Zenden om het item voor iedereen opnieuw te laten plannen. De geplande gebruikers kunnen het nieuwe item vervolgens accepteren of weigeren. Als u Nee kiest, plant GroupWise de afspraak automatisch voor iedereen.

22 Agenda

BELANGRIJK: u kunt een groepsitem alleen opnieuw plannen als het item oorspronkelijk door u werd gepland. Meer informatie -

De duur van een afspraak wijzigen

In de keuzelijst Afspraken kunt u de duur van de afspraak wijzigen (bijvoorbeeld van één in twee uur). Wijzig de duur van de afspraak door de handgreep aan het einde van de afspraak naar de nieuwe eindtijd te slepen.

Sleep de handgreep aan het einde van de afspraak naar de nieuwe eindtijd om de afspraak te verlengen.

Jaarkalender

De weergave Jaarkalender toont uw agenda voor een heel jaar en geeft aan op welke dagen er items zijn gepland. U kunt de gebeurtenissen van een bepaalde dag bekijken door op die dag te dubbelklikken en de standaard agendaweergave weer te geven. Met de pijlen naast het jaar geeft u een ander jaar weer.

Agenda 23

Agenda afdrukken Met Agenda afdrukken kunt u afspraken, notities en taken in verschillende indelingen en op verschillende papierformaten afdrukken. Een agenda afdrukken -

1

Kies het menu Bestand en vervolgens Agenda afdrukken om het dialoogvenster Agenda afdrukken te openen.

Met deze optie wordt de Agenda naar een printer gezonden die zich op de door u opgegeven gateway bevindt.

Met deze optie wordt de Agenda naar een bestand afgedrukt in plaats van naar de printer. Met deze optie wordt de Agenda rechtstreeks naar de printer gezonden.

2

Selecteer een type agenda in het groepsvak Opmaak agenda.

U ziet hoe de agenda eruitziet in het voorbeeldvak rechts van het groepsvak Opmaak agenda. 3

Selecteer de gewenste grootte in het vak Papierformaat.

Sommige papierformaten worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type opmaak dat u hebt geselecteerd. 4

Geef in het vak Begindatum de eerste datum op die u wilt afdrukken.

5

Typ in het tekstvak Aantal dagen het aantal dagen, weken of maanden dat u wilt afdrukken.

6

Selecteer de gewenste opties in het vak Kenmerken.

Sommige opties worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type agenda dat u selecteert. De opties in het vak Kenmerken worden in de volgende tabel beschreven.

24 Agenda afdrukken

Optie

Beschrijving

Weekends overslaan

Zaterdagen en zondagen worden niet afgedrukt

Bezette uren in grijstint

Tijdstippen waarop items zijn gepland, worden grijs weergegeven

Eén pagina per dag afdrukken

De items worden per dag op een afzonderlijke pagina afgedrukt bij het opmaaktype ASCII

Dagen zonder tekst Ook dagen waarop geen items zijn gepland, worden afdrukken afgedrukt (alleen bij ASCII)

7

Maand in kleine letters

De vorige en volgende maanden worden klein afgedrukt (alleen bij Maand)

Titel

De titel die u invoert, wordt boven aan de eerste pagina afgedrukt

Voettekst

De voettekst die u invoert, wordt onder aan elke pagina afgedrukt

Selecteer de gewenste opties in het vak Inhoud voor Afspraken, Taken of Notities.

Sommige opties worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type agenda dat u selecteert. De opties in het vak Inhoud worden in de volgende tabel beschreven. Optie

Beschrijving

Plaatsen

De locaties waar de geplande afspraken plaatsvinden, worden afgedrukt.

Eindtijden

De eindtijden voor geplande afspraken worden afgedrukt.

Scheidingslijn

Er worden scheidingslijnen afgedrukt om de tijdsintervallen in de afsprakenlijst van elkaar te scheiden.

Toelichting

De tekst in het berichtvak bij afspraken, taken of notities wordt afgedrukt.

Einddata

De datum en tijd waarop de taak moet zijn uitgevoerd, wordt afgedrukt.

Voltooid opnemen Taken die als voltooid zijn gemarkeerd, worden afgedrukt.

Agenda afdrukken 25

8

Afdrukken naar een bestand

Kies OK als u alle gewenste opties hebt geselecteerd.

-

Met WP-bestand maken wordt de agenda afgedrukt naar een bestand in plaats van de printer. 1

Kies het menu Bestand en vervolgens Agenda afdrukken om het dialoogvenster Agenda afdrukken te openen.

2

Selecteer WP-bestand maken.

3

Typ een pad en bestandsnaam in het tekstvak WP-bestand maken.

4

Kies OK als u alle gewenste opties hebt geselecteerd.

Ander ontwerp Met Ander ontwerp kunt u vanuit een item- of agendaweergave een ander ontwerp voor weergave activeren. Andere weergaven activeren wanneer u een item maakt -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op de knop van een type weergave om een weergave te openen.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Ander ontwerp om het dialoogvenster Ander ontwerp te openen.

3

Selecteer Groep of Eigen.

4

Selecteer het keuzerondje naast het type weergave dat u wilt activeren, selecteer de weergave in de keuzelijst Ontwerpnamen en kies vervolgens OK.

Alle toepasselijke informatie die u in de oorspronkelijke item- of agendaweergave hebt ingevoerd, wordt overgebracht naar de nieuwe weergave die u hebt geselecteerd.

26 Ander ontwerp

Meer informatie -

Andere weergaven activeren terwijl u een item leest

U kunt ook een ander ontwerp voor weergave activeren terwijl u een item leest. U kunt in dat geval echter alleen een weergave van hetzelfde type activeren. Als een gebruiker u bijvoorbeeld een mailbericht zendt, kunt u wel een andere berichtweergave activeren maar geen taakweergave activeren. Andere agendaweergaven activeren

Als u een agendaweergave open hebt, kunt u desgewenst een andere weergave openen. U kunt echter alleen een andere agendaweergave activeren. Wanneer u het dialoogvenster Ander ontwerp opent, worden alle keuzerondjes voor de itemtypen grijs weergegeven.

Antwoord Met Antwoord kunt u direct een antwoord terugsturen aan de persoon van wie u een item hebt ontvangen. Wanneer u een item beantwoordt, wordt een nieuwe berichtweergave geopend die is geadresseerd aan degene aan wie u een antwoord stuurt. Antwoorden -

1

Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster en selecteer het item dat u wilt beantwoorden.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Antwoord om het dialoogvenster Antwoord te openen.

3

Selecteer Afzender om alleen aan de afzender een antwoord te sturen. of Selecteer Iedereen (afzender en ontvangers) om een antwoord te sturen aan de afzender en iedereen aan wie het item is geadresseerd.

4

Als u het oorspronkelijke bericht in het antwoord wilt opnemen, kiest u Oorspronkelijk bericht opnemen.

5

Kies OK, typ uw bericht en kies Zenden.

Antwoord 27

Meer informatie -

Het adres en onderwerp voor het antwoord bewerken

U kunt het adres en het onderwerp voor een antwoord bewerken. Als u bijvoorbeeld uw antwoord niet aan alle geadresseerden van het oorspronkelijke bericht wilt sturen, kunt u de namen van de desbetreffende personen uit het vak Aan verwijderen. U kunt ook de namen van gebruikers uit het vak Aan knippen en vervolgens in het vak CC of BC plakken. Zie Klembord.

Archiveren Gebruik de optie Archiveren om items van uw Postbus naar uw archiefdatabase te verplaatsen. Mogelijk wilt u items archiveren om ruimte op de netwerkserver te besparen zonder belangrijke gegevens te verwijderen. Inleiding -

Ruimte besparen op de bestandsserver

U kunt items archiveren in een archiefdirectory op uw harde schijf, op een diskette of in een netwerkdirectory om ruimte op de bestandsserver van het netwerk te besparen zonder belangrijke gegevens te verwijderen. Beveiliging verhogen

U kunt de beveiliging van items verhogen door de items te archiveren. Gemachtigden hebben bijvoorbeeld geen toegang tot items die op uw vaste schijf zijn gearchiveerd, tenzij ze gebruik maken van uw computer. Een archiefdirectory maken -

1

Kies Bestand in het hoofdvenster en kies vervolgens Voorkeuren.

2

Kies Plaats van de bestanden.

3

Typ het pad in het tekstvak Archiefdirectory. of om het dialoogvenster Directory selecteren te openen. Selecteer Klik op een archiefdirectory en klik vervolgens op OK.

Een item archiveren

4

Klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In, Uit of Agenda en selecteer een item.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Archiveren.

-

Het item wordt uit uw venster In, venster Uit of agenda verwijderd en wordt verplaatst naar uw archiefdatabase.

28 Archiveren

Een gearchiveerd item lezen -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Agenda.

2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen.

BELANGRIJK: zolang u in uw archiefpostbus bent, kunt u geen items verzenden of regels maken. De inhoud van de archiefdatabase wordt weergegeven in de keuzelijst Item of de Afsprakenlijst, Takenlijst of Notitielijst.

Een item uit het archief ophalen

3

Selecteer het gearchiveerde item, kies het menu Acties en kies vervolgens Lezen om het item te openen.

4

Als u klaar bent, klikt u op Sluiten.

5

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen om uw archief te sluiten en terug te keren naar uw Postbus.

1


2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen.

-

Uw gearchiveerde items worden weergegeven in de keuzelijst Item of de Afsprakenlijst, Takenlijst of Notitielijst. 3

Selecteer of open de items.

4

Kies het menu Acties en kies vervolgens Archiveren.

BELANGRIJK: het eerder gearchiveerde item wordt uit het archief gehaald. GroupWise verplaatst het item naar dezelfde map waarin het oorspronkelijk was geplaatst. 5

Meer informatie

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen om uw archief te sluiten en terug te keren naar uw Postbus.

-

Gemachtigden en archiefrechten

Gewoonlijk zult u gemachtigde gebruikers niet het recht verlenen om items in uw venster In of venster Uit te archiveren. Als dat wel doet, kunnen gemachtigden items uit uw Postbus archiveren op hun vaste schijf, zodat u niet langer toegang tot die items hebt. Als u de toegang tot uw archiefdatabase toch met uw gemachtigden wilt delen, kunt u items op een gezamenlijk netwerkstation archiveren. Zie Voorkeuren plaats van de bestanden als u de plaats van uw archiefdatabase wilt kiezen.

Archiveren 29

Archiveren en opslaan

Met de optie Archiveren kunt u items met een GroupWise-indeling op de vaste schijf van uw computer of in een persoonlijke netwerkdirectory bewaren. Een gearchiveerd item wordt verplaatst van uw Postbus naar de opgegeven archiefdatabase. Met de optie Opslaan kunt u items bewaren als tekstbestand in een directory op uw eigen vaste schijf of in het netwerk. Met Opslaan kunt u het originele item in uw Postbus behouden en een kopie als tekstbestand in de opgegeven directory opslaan. Gearchiveerde items hebben een GroupWise-indeling en kunnen alle met GroupWise worden gelezen. Tekstbestanden zijn echter niet beveiligd en kunnen met een tekstverwerker door ongeoorloofde gebruikers worden gelezen. Een gearchiveerd item verwijderen

Wanneer u een gearchiveerd item verwijdert, wordt het in de Archiefprullenbak geplaatst, die handmatig moet worden geleegd.

Bijlagen Met de optie Bijlagen kunt u bestanden als bijlage aan een item toevoegen, berichten opnemen en OLE-objecten insluiten of koppelen. Zie OLE. Inleiding -

Opties

U kunt bijlagen bekijken, afdrukken, openen of bewaren. U kunt bijlagen ook toevoegen, verwijderen of bewerken. U kunt elke type bestand als bijlage bij een item bijsluiten, zoals tekstbestanden, afbeeldingen, programma’s, spreadsheets, geluidsbestanden, enzovoort. In het venster In kunt u in de keuzelijst Item aan een pictogram zien of een item een bijlage bevat; naast het pictogram van het item wordt in dat geval een pictogram van een paperclip weergegeven. Bij items die geluidsannotaties bevatten en bij items die zijn verzonden via GroupWise PhoneAccess, wordt een luidspreker naast het item-pictogram weergegeven. Bijlagen en opvragen

Bijlagen en Opvragen vervullen in GroupWise een verschillende functie. Met Bijlagen kunt u een bestand als bijlage aan een item toevoegen, maar de bijlage wordt niet weergegeven in het tekstvak van het item. Een bijgesloten bestand behoudt alle oorspronkelijke opmaakcodes. Als u de bijlage opent, wordt de toepassing uitgevoerd die is gekoppeld met het bestandsformaat. Zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen.

30 Bijlagen

Met de optie Opvragen kunt u een tekstbestand in het tekstvak van een item openen. Op deze wijze kunt u een bericht in een tekstverwerkingsprogramma opstellen. Sommige opmaakcodes zullen echter verloren gaan op het moment dat het bestand wordt opgevraagd. Een bestand bijsluiten -

1

Kies een pop-up lijst voor itemweergave in het hoofdvenster en kies vervolgens een itemweergave met een bijlage.

2

Kies Bijlagen

3

Klik op Bestand bijsluiten om het dialoogvenster Bestand bijsluiten te openen.

4

Typ de bestandsnaam in het tekstvak Bestandsnaam als u de naam weet of selecteer het bestand in de keuzelijst.

5

Als u het bijgesloten bestand wilt weergeven, selecteert u het bestand en klikt u op Bekijken.

6

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het venster te sluiten.

7

Klik op OK om het dialoogvenster Bestand bijsluiten te sluiten.

om het dialoogvenster Bijlagen te openen.

Met Bekijken kunt u een bestand bekijken voordat u het bij een item bijsluit.

Het bijgesloten bestand wordt weergegeven in de keuzelijst Bijlagen. 8

Klik op Sluiten om het dialoogvenster Bijlagen te sluiten en terug te keren naar het item.

Bijlagen 31

Een bijlage openen -

Zie Een bijlage bekijken elders in deze paragraaf als u een bijlage wilt bekijken zonder deze te openen. 1

Open een weergave die een bijlage bevat.

2

Kies Bestand en kies vervolgens Bijlagen.

3

Selecteer de bijlage en klik op Openen.

Het bestand wordt door het gekoppelde programma geopend. Als het bestand niet wordt geopend, moet u misschien een koppeling voor het bestand definiëren. Zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen. Een bijlage bekijken -

1

Open een weergave die een bijlage bevat.

2

Dubbelklik op de bijlage om de viewer te openen en de bijlage te bekijken. Zie Viewer voor meer informatie over de viewer. Zie Opslaan voor informatie over het opslaan van bijlagen.

Ontvangen bijlagen afdrukken -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In.

2

Dubbelklik in de keuzelijst Item op het item dat de bijlage bevat.

3

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Afdrukken om het dialoogvenster Afdrukken te openen.

4

Selecteer in het vak Items het item dat u wilt afdrukken en klik vervolgens op OK.

Het item verschijnt met alle bijlagen in het vak Items. Selecteer dit aankruisvakje om de bijlage af te drukken vanuit de toepassing waarin deze is gemaakt.

BELANGRIJK: als het dialoogvenster Gekoppelde toepassingen wordt weergegeven, kunt u de koppeling definiëren in het tekstvak voor de uit te voeren toepassing. Klik op OK als u klaar bent. Meer informatie -

Een bijlage slepen

U kunt een bestand als bijlage aan een item toevoegen door het pictogram van het bestand vanuit Bestandsbeheer van Windows te slepen en in een weergave neer te zetten.

32 Bijlagen

Een bijlage met een routebrief verzenden

U kunt de functie Routebrief gebruiken om een bijlage achtereenvolgens naar verschillende gebruikers te zenden. De gebruikers kunnen de bijlagen openen, wijzigen, opslaan en vervolgens op Voltooid klikken om deze naar de volgende gebruiker in de routebrief te zenden. Zie Routebrief.

Bronnen Met Bronnen kunt u vergaderruimten, diaprojectors, videorecorders, enzovoort voor een vergadering reserveren. Als u de eigenaar bent van een bron, bent u verantwoordelijk voor het accepteren of weigeren van verzoeken voor gebruik van de bron. Inleiding -

Wat wordt onder bronnen verstaan?

Bronnen zijn items die gepland kunnen worden voor verschillende toepassingen. De typen bronnen kunnen variëren van vergaderruimten tot overhead projectors en auto's. De systeembeheerder definieert de beschikbare bronnen door ze een naam te geven en aan bepaalde gebruikers toe te wijzen. Wanneer de systeembeheerder een definitie van een bron maakt, worden volledige toegangsrechten verleend aan de eigenaar van die bron. De eigenaar gebruikt deze toegangsrechten om verzoeken tot gebruik van de bronnen te accepteren of af te wijzen. Een bron plannen -

1

Kies de pop-up lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies Afspraak.

2

Kies Adresboek.

3

Kies de gebruikers voor de vakken Aan, CC of BC.

4

Kies Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven. Dubbelklik op de gewenste faciliteiten en kies OK.

Bronnen 33

De keuzelijst met bronnen

Machtigingen voor een bron instellen

5

Als u alle gegevens hebt ingevuld, kiest u Zenden.

1

Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen.

2

Kies Adresboek om het Adresboek te openen en kies vervolgens Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven.

3

Dubbelklik op de faciliteiten waarvoor u bent gemachtigd en kies vervolgens OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar het dialoogvenster Gemachtigde.

-

U kunt alleen gemachtigd zijn voor bronnen die in uw postkantoor voorkomen. 4

34 Bronnen

Kies OK om het dialoogvenster Gemachtigde te sluiten en de bron aan uw lijst met machtigingen toe te voegen.

Een melding voor een bron ontvangen -

Verzoeken voor bronnen accepteren of weigeren

1


2

Dubbelklik op Notify en kies Toevoegen om het Adresboek te openen.

3

Kies Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven.

4

Dubbelklik op de bron waarvan u eigenaar bent om deze in het vak Aan te plaatsen. Kies vervolgens OK om het adresboek te sluiten en de bron in de lijst met meldingen te plaatsen.

5

Selecteer Meldingen activeren om een melding te ontvangen wanneer een gebruiker om de bron verzoekt.

6

Selecteer Signalen activeren om een melding te ontvangen voor afspraken waarvoor de bron wordt gepland.

7

Als u klaar bent, kiest u OK om het dialoogvenster Notify activeren te sluiten. Vervolgens kiest u Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

1

Dubbelklik op In in het hoofdvenster.

2

Kies Gemachtigde

3

Dubbelklik op het item in de lijst met items, kies Accepteren of Weigeren en kies vervolgens opnieuw Accepteren of Weigeren in het dialoogvenster dat verschijnt.

-

Regels instellen voor automatisch accepteren of weigeren

en vervolgens de bron.

-

Als eigenaar van de bron hebt u volledige toegangsrechten tot de bron. U kunt daardoor regels maken voor de bron. Met de onderstaande regels kunnen verzoeken tot het gebruik van bronnen automatisch worden geaccepteerd of geweigerd. Met de regel voor accepteren wordt een verzoek geaccepteerd als de bron nog niet voor het gewenste tijdstip is gepland. Met de regel voor weigeren wordt een verzoek geweigerd als er een conflict in de planning bestaat. 1

Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen.

2

Kies de bron waarvoor u een regel wilt maken en kies OK om het dialoogvenster Gemachtigde te sluiten.

3

Kies het menu Extra en vervolgens Regels om de lijst met regels te openen.

4

Kies Maken om het dialoogvenster Regel maken te openen.

5

Typ Accepteren als naam voor de acceptatieregel. of Typ Weigeren als naam voor de weigeringsregel.

Bronnen 35

6

Kies Afspraak in het groepsvak Als rubriek is en kies Allerlei.

7

Selecteer Geen dubbele afspraken in het groepsvak Itemstatus voor de regel Accepteren. of Selecteer Dubbele afspraken in het groepsvak Itemstatus voor de regel Weigeren.

8

Kies OK om het dialoogvenster Allerlei te sluiten.

9

Kies het pop-up menu Toevoegen en vervolgens Accepteren om het dialoogvenster Accepteren met antwoord te openen. of Kies het pop-up menu Toevoegen en vervolgens Verwijderen/weigeren om het dialoogvenster Weigeren met antwoord te openen.

10 Typ desgewenst een antwoord in het vak Antwoord en kies OK om

Accepteren of Verwijderen/weigeren toe te voegen aan de lijst Dan zijn acties. 11 Kies Opslaan om de regel op te slaan en kies vervolgens Sluiten om het

dialoogvenster Regels te sluiten.

Datuminvoer Met Datuminvoer kunt u een datum voor een afspraak, notitie of taak selecteren.

36 Datuminvoer

1

Open een afspraak-, notitieof taakweergave in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Datuminvoer om het dialoogvenster Datuminvoer te openen.

Met Vandaag selecteert u de huidige datum in de maandkalender.

U selecteert een dag door op een datum te klikken in de maandkalender.

Met Herhaling plant u regelmatig terugkerende afspraken, notities of taken.

Met de dubbele pijlen selecteert u een voorbij of een toekomstig jaar.

Met de enkele pijlen selecteert u een voorbije of toekomstige maand.

3

Selecteer de gewenste datum en kies OK om het dialoogvenster Datuminvoer te sluiten en de datum in de weergave weer te geven.

4

Als u alle informatie hebt ingevuld, kiest u Zenden of OK.

Delegeren Gebruik de optie Delegeren om een andere gebruiker aan te wijzen om de taak te voltooien of namens u een afspraak bij te wonen. U kunt ook notities of items met routebrief delegeren. Als een taak is toegewezen aan een afdeling, kan de afdelingsmanager de optie Delegeren gebruiken om dat item aan een gebruiker of groep gebruikers toe te wijzen. Een item delegeren -

1

Dubbelklik op In of open een agendaweergave en selecteer het item dat u wilt delegeren.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Delegeren om het dialoogvenster Delegeren te openen.

3

Kies Adresboek om het Adresboek te openen.

4

Dubbelklik op de gebruiker aan wie u de taak of afspraak wilt delegeren en klik vervolgens op OK om het Adresboek te sluiten.

5

Typ uw antwoord aan de nieuwe ontvanger.

6

Klik op Zenden.

Als de gebruiker het gedelegeerde item accepteert, kan de oorspronkelijk verzender van het item het informatievenster bekijken om de status van het item te controleren. Een gedelegeerde taak voltooien -

1

Dubbelklik op In of open een agendaweergave en selecteer de taak die aan u is gedelegeerd.

2

Als u de gedelegeerde taak hebt voltooid, selecteert u het aankruisvakje Voltooid en kiest u vervolgens Sluiten.

Delegeren 37

BELANGRIJK: als een item wordt gedelegeerd, kan de oorspronkelijke verzender informatie over het item krijgen door in het venster Uit op Info te klikken. De verzender kan onder andere zien wie de taak heeft ontvangen, wie de taak heeft gedelegeerd en wie de taak heeft voltooid, evenals de datum en tijd. Meer informatie -

Regels gebruiken bij het delegeren

U kunt de functie Regels gebruiken om een taak of afspraak die naar u is verzonden te delegeren, afhankelijk van de urgentie of van de afzender. U kunt ook een regel maken voor het delegeren van items terwijl u op vakantie bent. Zie Regels.

Doorsturen Gebruik de optie Doorsturen om een ontvangen item naar anderen door te sturen. Als u een item doorstuurt, opent GroupWise een berichtweergave en voegt het ontvangen item met bijlagen toe als bijlage bij het doorgestuurde item. Een item doorsturen -

38 Doorsturen

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Agenda en dubbelklik vervolgens op het item om het te openen.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Doorsturen om een berichtweergave te openen.

Het onderwerp blijft ongewijzigd, alleen –Doorgestuurd wordt aan het einde van de onderwerpregel toegevoegd.

Meer informatie

3


4

Selecteer de gewenste gebruikers-ID’s en klik op de vakkenAan, CC en BC om de gebruikers-ID’s in de vakken Zenden aan, Afschrift en Geheim afschrift te plaatsen. Klik vervolgens op OK om het Adresboek te sluiten.

5

Typ uw bericht in het vak Bericht.

6

Klik op Zenden.

-

Doorsturen met regels

Als u op zakenreis gaat, kunt u een regel maken waarmee uw inkomende items worden gecontroleerd en naar anderen worden doorgestuurd, zodat zij de items kunnen beantwoorden. Zie Regels. Routebrief

U hoeft de optie Doorsturen niet te gebruiken als u een item met routebrief ontvangt. Als u het item markeert als voltooid, stuurt GroupWise het item door naar de volgende gebruiker op de routebrief. Zie Routebrief.

Filter Gebruik de optie Filter om bepaalde items weer te geven. U kunt bijvoorbeeld een filter maken dat alle items weergeeft die u al hebt geopend of geaccepteerd.

Filter 39

Inleiding -

Hoe kan ik Filter gebruiken?

Als u elke dag een enorme hoeveelheid items ontvangt of items voor onbepaalde tijd in uw venster In moet laten staan, is het waarschijnlijk moeilijk om naar items te zoeken. Met Filter kunt u items weergeven aan de hand van bepaalde criteria. U kunt deze functie ook gebruiken om bepaalde items te verbergen. Een goed voorbeeld van het verbergen van items is het standaardfilter. Met dit filter worden items die u al hebt geaccepteerd verborgen, zodat u er niet meer doorheen hoeft te bladeren terwijl u naar een belangrijk item zoekt. Items filteren

De functie Filter geeft items weer aan de hand van de opgegeven criteria. Er worden geen items verwijderd of verplaatst. Als een item niet wordt weergegeven, kan het nog wel in uw postbus aanwezig zijn. Als u de filterdefinitie verandert zodat alle items worden weergegeven en het item is nog steeds niet te zien, dan is het item verwijderd, gearchiveerd of naar een andere map verplaatst. Een keuzelijst filteren

U kunt uw venster In, venster Uit, Afsprakenlijst, Takenlijst, Notitielijst of Prullenbak filteren. Het filter werkt normaliter alleen op de gekozen keuzelijst. Als u Toepassen op alle besturingselementen van agendaweergave in het dialoogvenster Filter kiest, is het filter van toepassing op alle vakken die in een agendaweergave worden weergegeven, of het nu een Itemlijst of Taken-, Notitieof Afsprakenlijst betreft. Als u uw venster In, venster Uit of Prullenbak filtert, wordt het aankruisvakje Toepassen op alle besturingselementen van agendaweergave grijs weergegeven. Filteropties kiezen

In het dialoogvenster Filter kunt u de items selecteren die u in de keuzelijst die u filtert wilt laten weergeven. U kunt Filter ook gebruiken om alleen die items weer te geven die bepaalde kenmerken bezitten, zoals items ontvangen van een bepaalde verzender, items verzonden aan een bepaalde ontvanger, items met bijlagen, items die niet als voltooid zijn gemarkeerd, enzovoort. U kunt de items kiezen door de desbetreffende aankruisvakjes te selecteren, met uitzondering van de adrestekstvakken en Datumbereik. Hieronder volgt een beschrijving van de selectiekenmerken. Rubriek(en) opnemen Met behulp van de rubrieken kunt u de items selecteren die u wilt weergeven. Als u één of meer rubrieken selecteert, geeft GroupWise alleen de geselecteerde rubrieken weer.

40 Filter

Adrestekstvakken Met de adrestekstvakken kunt u de gebruikersnamen opgeven die voorkomen in de items die u in de keuzelijst wilt weergeven. GroupWise geeft alleen de items weer die de gebruikersnamen bevatten die u in de betreffende vakken hebt opgegeven. Lege vakken geven aan dat GroupWise dat vak niet gebruikt om items te filteren. U kunt de Booleaanse waarden & en | gebruiken in de filtertekstvakken om het filter specifieker of breder te maken. Sommige items bevatten meer velden dan andere. Als u alleen één van die items kiest, zoals Telefoonnotitie, geeft GroupWise de extra tekstvakken weer die u voor het filteren kunt gebruiken.

De extra tekstvakken voor telefoonnotities

Onderstaande tabel toont een lijst met items die extra tekstvakken bevatten. Item

Extra tekstvakken

Beschrijving

Afspraak

Plaatsen

Hiermee kunt u de afspraken weergeven die op een bepaalde plaats zijn gepland

Taak

Prioriteit

Hiermee kunt u taken met een bepaalde prioriteit weergeven

Telefoonnotitie Persoon Bedrijf Telefoon

Hiermee kunt u de telefoonnotities van een bepaalde persoon, een bepaald bedrijf of met een bepaald telefoonnummer weergeven

Filter 41

Datum In de pop-up lijst Datum kunt u een datumbereik opgeven voor de items die u wilt zien. Als u bijvoorbeeld alle ontvangen afspraken wilt zien, maar alleen de afspraken die na vandaag vallen, kiest u Na en typt u de begindatum. Met Datum kunt u het gewenste bereik opgeven door te kiezen uit Altijd, Voor, Op, Na of Tussen.

Datumoptie

Toelichting

Altijd

Hiermee kunt u items weergeven ongeacht de datum waarop ze zijn verzonden of gepland

Voor

Hiermee kunt u items weergeven die voor een bepaalde datum zijn verzonden of gepland

Op

Hiermee kunt u items weergeven die op een bepaalde datum zijn verzonden of gepland

Na

Hiermee kunt u items weergeven die na een bepaalde datum zijn verzonden of gepland

Tussen

Hiermee kunt u items weergeven die tussen twee data zijn verzonden of gepland

Berichtenbron Bij Berichtenbron kunt u opgeven of de weergegeven items inkomend of uitgaand zijn. Als u uw venster In of venster Uit filtert, is de selectie reeds gemaakt. Bij Eigen kunt u opgeven of u uw eigen items wilt weergeven, zoals taken, afspraken of notities. Itemstatus Met Itemstatus kunt u items weergeven waarop een bepaalde actie is uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld items weergeven die wel zijn geopend maar niet zijn geaccepteerd. De kenmerken van Itemstatus zijn in paren gerangschikt: Geopend en Niet geopend; Geaccepteerd en Niet geaccepteerd; Voltooid en Niet voltooid; Privé en Niet privé. Als geen van beide kenmerken is geselecteerd, geeft GroupWise beide opties weer. Als één van de twee is geselecteerd, schakelt GroupWise de andere uit. De enige opties voor itemstatus die zijn toegestaan bij het filteren van venster Uit, zijn Privé en Niet privé. Soort bijlage Met Soort bijlage kunt u alleen die items weergeven die een bepaald soort bijlage bevatten. Als geen van de soorten is geselecteerd, toont GroupWise alle items met en zonder bijlage.

42 Filter

Prioriteit afzender Met Prioriteit afzender kunt u alleen die items weergeven die met een bepaalde prioriteit zijn verzonden. U kunt bijvoorbeeld alleen de items met een hoge prioriteit weergeven. Status afzender Met Status afzender kunt u items weergeven die bepaalde zendopties bevatten. U kunt bijvoorbeeld alleen die items weergeven waarin de afzender om een antwoord verzoekt. De kenmerken van Status afzender zijn in paren gerangschikt: Antwoord gewenst en Geen antwoord gewenst; Met routebrief en Zonder routebrief. Met Antwoord gewenst kan de afzender om een antwoord van de geadresseerde verzoeken. Als u Antwoord gewenst in het dialoogvenster Filter selecteert, verschijnen er alleen mailberichten en telefoonnotities, omdat de optie Antwoord gewenst niet beschikbaar is voor andere rubrieken. Met de optie routebrief kunt u alle items weergeven die zijn verzonden of ontvangen met een routebrief of alleen items die geen routebrief bevatten. Items filteren -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In, Uit, Prullenbak of Agenda en selecteer de keuzelijst die u wilt filteren.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Filter om het dialoogvenster Filter te openen.

3

Selecteer de gewenste items en opties die u in de keuzelijst wilt weergeven.

Als u het filter wilt opslaan, kiest u Opslaan om het dialoogvenster Filter opslaan te openen, typt u een naam in het tekstvak Bestandsnaam en klikt u vervolgens op OK.

Een Filter opvragen

4

Klik op OK om het dialoogvenster Filter te sluiten.

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In, Uit, Prullenbak of Agenda en selecteer de keuzelijst die u wilt filteren.

2


3

Klik op Opvragen om het dialoogvenster Filter opvragen te openen.

-

Filter 43

4

Selecteer het filter dat u wilt opvragen in de keuzelijst Bestandsnaam of typ de bestandsnaam in het tekstvak Bestandsnaam, en klik vervolgens op OK.

Het filter verschijnt in het dialoogvenster Filter. 5

Een gefilterde weergave in het Werkvak plaatsen

Klik op OK om het dialoogvenster Filter te sluiten.

-

U kunt een gefilterde weergave in het Werkvak plaatsen voor snelle toegang. 1

Dubbelklik op In, Uit, Prullenbak of Agenda en selecteer de keuzelijst die u wilt filteren.

2


3

Selecteer de gewenste filterinstellingen en klik op OK om het dialoogvenster Filter te sluiten.

4

Verklein de gefilterde weergave, zodat deze als pictogram op uw bureaublad wordt weergegeven.

5

Sleep het pictogram van de gefilterde weergave naar het Werkvak om er een Werkvak-pictogram van te maken.

6

Sluit het pictogram van de gefilterde weergave.

Als u voor de eerste keer dubbelklikt op het Werkvak-pictogram, wordt de gefilterde weergave als verkleind pictogram weergegeven. Dubbelklik op het verkleinde pictogram en sluit vervolgens de geopende weergave. Als u nu op het Werkvak-pictogram dubbelklikt, wordt de gefilterde weergave geopend.

44 Filter

Werkvakpictogram

Meer informatie -

Agendaweergave

In een agendaweergave kunt u verschillende filters op de keuzelijsten toepassen. Als u alleen de geselecteerde lijst wilt filteren, schakelt u de optie Toepassen op alle besturingselementen van agendaweergave uit wanneer u het filter instelt. De keuzelijst Afspraken is zo gefilterd dat alle afspraken worden weergegeven.

Het filter laat alleen taken met een hoge prioriteit zien.

Beginwaarde filter instellen

Als u de weergave of het venster sluit, stelt GroupWise het filter automatisch in op de standaardwaarde. U kunt ook terugkeren naar de standaard filterinstellingen door in het dialoogvenster Filter op Beginwaarde te klikken. Voorbeeldfilters

In de volgende voorbeelden komen enkele veelgebruikte filters aan de orde. De illustraties tonen de selecties die u in het filter moet maken. Het standaardfilter voor het venster In Het standaardfilter voor het venster In is actief telkens wanneer u het venster In opent. Het toont alle items behalve de items die u hebt geaccepteerd. Als u een item accepteert, wordt het niet langer weergegeven in de keuzelijst Item; het item staat echter nog wel steeds in de betreffende keuzelijst van Agenda in agendaweergaven.

Filter 45

Filter voor routebrieven Het filter voor routebrieven kan u helpen bij het controleren van items die u met een routebrief verzendt. U kunt het filter toepassen op uw venster Uit, zodat u snel de items kunt vinden die u hebt verzonden met een routebrief. Als u de voortgang wilt controleren, opent u het informatievenster om te zien wie momenteel het item heeft.

Alle vergaderingen van een bepaald project Als u bij een project betrokken bent waarvoor veel vergaderingen op verschillende dagen worden gehouden, kunt u Filter in een agendaweergave gebruiken om alleen de dagen met vergaderingen weer te geven. Typ in het vak Van de naam van de persoon die de vergaderingen heeft gepland (zoals deze wordt weergegeven in het vak Van van het item). Als meer dan één persoon de vergadering zou kunnen hebben gepland, voeg dan de naam van elke persoon toe, gescheiden door een komma. Als de vergaderingen een gemeenschappelijk onderwerp hebben, kunt u het onderwerp gebruiken in plaats van of als aanvulling op de afzender. Als u de optie Toepassen op alle besturingselementen van agendaweergave selecteert, kunt u ook notities of taken filteren die aan de criteria voldoen.

46 Filter

Alle vergaderingen tussen nu en een deadline U kunt het vak Datum gebruiken om al uw afspraken in het venster In te bekijken tussen de huidige datum en een datum in de toekomst. Kies de pop-up lijst Datum en kies vervolgens Tussen om de datumtekstvakken weer te geven. Typ de beginen einddata. Selecteer alleen Afspraak als rubriek en schakel de optie Niet Geaccepteerd uit.

Ga naar datum Gebruik de optie Ga naar datum om afspraken, notities of taken te bekijken die op een bepaalde datum plaatsvinden. Naar een bepaalde datum gaan -

1

Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave.

Ga naar datum 47

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Ga naar datum om het dialoogvenster Ga naar datum te openen.

U gaat naar een bepaalde dag door in de maandkalender op de datum te klikken.

Met Vandaag keert u in de maandkalender terug naar de huidige datum.

Met de dubbele pijlen selecteert u een eerder of toekomstig jaar.

Met de enkele pijlen selecteert u een eerdere of toekomstige maand.

3

Selecteer de gewenste datum en klik op OK om het dialoogvenster Ga naar datum te sluiten en die datum weer te geven in de agendaweergave.

Ga naar vandaag Gebruik de optie Ga naar vandaag om naar de huidige datum terug te keren in een dagagenda-, weekagenda- of jaarkalenderweergave. Inleiding -

Standaard agendaweergave

Elke geselecteerde agendaweergave wordt standaard met de huidige datum weergegeven. Als u echter een andere datum selecteert en vervolgens de agendaweergave sluit, wordt deze datum weergegeven wanneer u de weergave opnieuw opent. Ga naar vandaag selecteren -

1

Kies de pop-up lijst Agenda en kies vervolgens een agendaweergave.

2

Selecteer de datum waarvoor u afspraken, notities of taken wilt toevoegen of naar een andere datum wilt verplaatsen.

3

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Ga naar vandaag om de huidige datum opnieuw in de agendaweergave weer te geven.

Geavanceerde opties Met Geavanceerde opties kunt u de standaardwaarden instellen voor de items die u verzendt. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp verbergen, de bezorging vertragen of beveiligingslabels bijsluiten of ervoor kiezen de door u verzonden items niet in uw venster Uit te plaatsen.

48 Ga naar vandaag

Geavanceerde opties instellen -

1


2

Dubbelklik op Geavanc. opties om het dialoogvenster Geavanceerde opties te openen.

Plaatst de items die u hebt verzonden in het venster Uit

Stelt de datum van bezorging van het item het hier opgegeven aantal dagen uit

Verbergt het onderwerp zodat dit niet door Notify wordt weergegeven Hiermee laat u ontvangers het wachtwoord voor hun postbus opgeven om alle door u verzonden gerouteerde items te voltooien

Plaatst een beveiligingstitel in het vak Bericht. Met Beveiliging wordt het bericht niet gecodeerd Converteert bijlagen die via een gateway worden verzonden

3

Selecteer de gewenste opties en klik op OK.

4

Klik op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Geluid Met de functie Geluid kunt u ingesproken tekst of digitaal opgenomen geluidsbestanden bij items bijsluiten. Verder kunt u hiermee geluidsfragmenten afspelen die u als bijlage bij items hebt ontvangen. Om de volledige functionaliteit van de functie Geluid te kunnen gebruiken, moeten op uw systeem de juiste apparatuur en stuurprogramma's zijn geïnstalleerd. Als u spraak wilt opnemen, hebt u ook een microfoon of een vergelijkbaar invoerapparaat nodig. Voice mail-berichten verzenden -

1

Kies een groepsweergave vanuit een pop-up lijst voor itemweergave in het hoofdvenster.

2

Sleep het pictogram Geluid van de statusbalk en zet dit neer op een willekeurige grijs gebied in de itemweergave.

Zodra u het pictogram Geluid hebt neergezet, wordt het recordervenster geopend.

Geluid 49

TIP: als u het pictogram Geluid naar een andere plaats dan een grijs gebied in de itemweergave sleept, verandert de muisaanwijzer om aan te geven dat u het geluidspictogram hier niet kunt neerzetten. 3

Kies de knop Opnemen en spreek de gewenste tekst duidelijk via de microfoon in.

4

Dubbelklik na afloop van de opname op het symbool Systeemmenu om het recordervenster te sluiten en naar de itemweergave terug te gaan.

Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt opslaan. 5

Kies Ja en vervolgens Zenden.

De ontvanger kan op het geluidspictogram dubbelklikken om het geluidsfragment bij het item af te spelen. Meer informatie -

Een geluidsfragment een naam geven

Als u opgenomen geluidsfragmenten geen naam geeft, worden hieraan de standaardnamen Geluidsfragment 1, Geluidsfragment 2, enzovoort toegewezen.

Gemachtigde Met de functie Gemachtigde kunt u toegang verkrijgen tot de postbus van een gebruiker die u daartoe toegangsrechten heeft verleend. Inleiding -

Hoe gebruik ik Gemachtigde?

Als u een adminstratief medewerker of receptionist bent, kan u worden gevraagd namens een ander afspraken te plannen, te bevestigen of af te zeggen of post te openen. Degene voor wie u als gemachtigde optreedt, kan u de rechten verlenen die daarvoor nodig zijn. Uw manager kan u bijvoorbeeld lees- en schrijftoegang geven voor zijn of haar afspraken, zodat u wel de agenda kunt beheren en vergaderingen kunt plannen maar niet de post kunt lezen.

50 Gemachtigde

Als u door verschillende gebruikers gemachtigd bent, kunt u meerdere vensters tegelijk openen met items van de verschillende gebruikers. Om als gemachtigde te kunnen optreden, moet u bij hetzelfde postkantoor een account hebben als de gebruiker die u heeft gemachtigd, tenzij u in de client/server-modus werkt. Iemand als uw gemachtigde laten optreden

Als u iemand als uw gemachtigde wilt laten optreden, moet u hem of haar toegangsrechten verlenen in het dialoogvenster Toegangslijst. Degene die als uw gemachtigde optreedt, moet vervolgens uw naam aan zijn of haar lijst met machtigingen toevoegen. Zie Toegangslijst. Ook als u geen rechten verleent voor het lezen of maken van een item, zijn itemtypen zichtbaar voor de gemachtigde. Als u een gemachtigde bijvoorbeeld rechten verleent voor het lezen en maken van alle typen items behalve afspraken, kan de gemachtigde de afspraken in de lijst met items wel zien maar niet lezen. Dit geldt echter niet voor items in uw postbus die als privé zijn gemarkeerd. Als u geen rechten verleent tot deze items, zijn ze voor uw gemachtigde ook niet zichtbaar. Een gebruiker toevoegen aan uw lijst met gemachtigden -

U kunt Gemachtigde kiezen in het menu Bestand in een venster of op de knop klikken die in de meeste weergaven of vensters beschikbaar is. Gemachtigde 1

Klik op Gemachtigde en klik nogmaals op Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen.

2

Kies Adresboek om het adresboek te openen.

In het adresboek staan alleen gebruikers in uw postkantoor. U kunt niet als gemachtigde optreden voor een gebruiker die niet in uw postkantoor voorkomt. 3

Selecteer de gebruikers-ID van de gebruiker die u toegangsrechten heeft verleend in het dialoogvenster Toegangslijst.

De naam van de geselecteerde gebruiker wordt in het tekstvak Office ID weergegeven.

Gemachtigde 51

In het tekstvak Office ID typt u de naam van de gebruiker als u het juiste gebruikers-ID al weet.

4

Kies OK om het dialoogvenster Gemachtigde te sluiten.

BELANGRIJK: als de gebruiker voor wie u als gemachtigde optreedt geen toegangsrechten heeft verleend in het dialoogvenster Toegangslijst, krijgt u een waarschuwing dat u geen toegang hebt tot die gebruiker. De naam van de gebruiker die u zojuist aan uw lijst met machtigingen hebt toegevoegd, verschijnt op de titelbalk. U hebt nu toegang tot zijn of haar items in het actieve venster. U kunt alle gebruikersnamen toevoegen waarvoor u toegangsrechten hebt. Elke gebruikersnaam blijft in de lijst totdat u GroupWise afsluit. Optreden als gemachtigde -

Als u de naam van een gebruiker wilt weergeven, kunt u Gemachtigde in het menu Bestand in een venster kiezen. Als u al eerder als gemachtigde voor de gebruiker bent opgetreden, kunt u de naam van de gebruiker ook weergeven door op Gemachtigde te klikken. 1

Klik op de knop Gemachtigde die in bijna alle weergaven of vensters beschikbaar is, en kies de naam van de gebruiker voor wie u als gemachtigde wilt optreden.

Als u dezelfde weergave voor verschillende gebruikers tegelijk wilt openen, opent u voor elke gebruiker een kopie, herhaalt u stap 1 en kiest u voor elke weergave een andere gebruiker. De lijst met gemachtigden wordt altijd in de linkerbenedenhoek van het venster weergegeven.

2

52 Gemachtigde

Als u naar uw eigen postbus wilt terugkeren, klikt u opnieuw op Gemachtigde en kiest u uw eigen gebruikers-ID.

Meer informatie -

Items archiveren

In het algemeen kunt u beter geen items archiveren wanneer u als gemachtigde voor een andere gebruiker optreedt. Als u items uit de postbus van een andere gebruiker archiveert, worden deze namelijk in uw eigen archiefdirectory opgeslagen. In dat geval heeft de andere gebruiker geen toegang meer tot de gearchiveerde items. Als u toch items voor een andere gebruiker moet archiveren, kunt u overwegen een archiefdirectory op een station te gebruiken waartoe u beiden toegang hebt. Zie Voorkeuren plaats van de bestanden.

Groep Een groep is een voorgedefinieerde reeks gebruikers-ID’s en bronnen. Met de functie Groep kunt u een item adresseren aan een groep gebruikers, zonder dat u telkens al hun namen in het Adresboek hoeft te selecteren. Inleiding -

Algemene groepen en persoonlijke groepen.

Met GroupWise kunt u twee soorten groepen gebruiken: algemene groepen en persoonlijke groepen. Persoonlijke groepen zijn groepen die door u worden gemaakt en gebruikt. De groepsdefinities worden in uw postbus bewaard, zodat alleen u ze kunt gebruiken. Algemene groepen worden gemaakt door de systeembeheerder. Deze worden bewaard op een server waartoe iedereen toegang heeft, maar algemene groepen kunnen alleen door de systeembeheerder worden bewerkt. Waaruit kan een groep bestaan

Groepen kunnen bestaan uit gebruikers, bronnen en andere groepen. In de tekstvakken Aan, CC en BC kunt u de gebruikers-ID’s of bronnen opgeven die u aan de groep wilt toevoegen. Hierdoor wordt bij het adresseren van de groep bepaald of de gebruiker of bron het originele bericht ontvangt of een kopie. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw manager een afschrift van alle door u geplande afspraken ontvangt, kunt u bij het maken van een groep de gebruikersnaam van uw manager in het vak CC plaatsen. Telkens wanneer u de groep gebruikt, ontvangt uw manager een afschrift van het door u verzonden item. Een persoonlijke groep maken -

1

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Adresboek.

2

Kies Groep maken/bewerken>>.

Groep 53

3

Selecteer de gewenste gebruikers-ID’s en klik op de knoppenAan, CC en BC om de gebruikers-ID’s naar de vakken Zenden aan, Afschrift en Geheim afschrift te verplaatsen.

4

Als u bronnen in de groep wilt opnemen, kiest u Bronnen en dubbelklikt u op de gewenste bronnen.

5

Als u namen of groepen wilt opnemen die u aan uw persoonlijke adresboek hebt toegevoegd, kiest u Persoonlijke adressen en dubbelklikt u op de gewenste adressen.

6

Kies Groep opslaan, typ de naam van de groep in het dialoogvenster Persoonlijke groep opslaan en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten.

7

Kies Persoonlijke adressen om de lijst met persoonlijke groepen weer te geven en te controleren of de groep aan de keuzelijst is toegevoegd.

8

Klik op OK om het Adresboek te sluiten.

1

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Adresboek.

2

Kies Groep maken/bewerken>>.

3

Kies Persoonlijke adressen, selecteer in de keuzelijst de persoonlijke groep die u wilt bewerken en kies vervolgens Bewerken.

4

Dubbelklik op de gebruikers-ID’s die u wilt verwijderen uit de vakken Zenden aan, Afschrift en Geheim afschrift.

5

Kies Gebruikers-ID’s, selecteer de gebruikers-ID’s die u wilt toevoegen en klik op de knoppen Aan, CC en BC om de gebruikers-ID’s in de vakken Zenden aan, Afschrift en Geheim afschrift te plaatsen.

De persoonlijke groepen die u hebt gemaakt, worden in de keuzelijst weergegeven.

Een persoonlijke groep bewerken -

54 Groep

6

Kies Groep opslaan, typ de naam van de groep in het dialoogvenster Persoonlijke groep opslaan en klik vervolgens op OK.

Als de naam die u in het tekstvak Groepsnaam typt al voorkomt, wordt er een waarschuwingsvenster weergegeven. Kies Ja om de bestaande groep die u zojuist hebt aangepast te vervangen, of kies Nee om een nieuwe naam aan de persoonlijke groep toe te wijzen. TIP: u kunt gebruikers ook van het ene adrestekstvak naar het andere slepen en neerzetten. Als uw manager bijvoorbeeld momenteel in het vak CC staat, maar u vanaf nu een geheim afschrift naar de manager wilt verzenden, sleept u de gebruikers-ID van uw manager en zet u het neer in het vak BC.

Een item aan een groep adresseren -

1

Kies in het hoofdvenster een groepsweergave uit de pop-up lijst van een itemweergave en klik vervolgens op Adresboek om het Adresboek te openen.

2

Kies Algemene groepen of Persoonlijke adressen.

3

Dubbelklik op een groep om deze in het vak Zenden aan te plaatsen.

4


Opdrachtknop Algemene groepen Opdrachtknop Persoonlijke adressen Keuzelijst Adresboek

Meer informatie -

Uw persoonlijke groepen naar andere gebruikers zenden

Nadat u een persoonlijke groep hebt gemaakt, wilt u deze mogelijk delen met uw groepsleden. 1

Dubbelklik in het hoofdvenster op Bericht zenden om een berichtweergave te openen.

2

Kies Adresboek en kies vervolgens Persoonlijke adressen.

Groep 55

3

Selecteer de persoonlijke groep, en kies vervolgens Bewerken om de gebruikers-ID’s in de groep naar het vak Zenden aan te verplaatsen.

4

Klik op OK om terug te keren naar de berichtweergave.

5

Selecteer alle namen in het vak Aan, kies het menu Bewerken en kies vervolgens Kopiëren.

6

Plaats de cursor in het berichtvak, kies het menu Bewerken en kies vervolgens Plakken.

7

Klik op Zenden om de groep aan alle leden te verzenden. of Bewerk het vak Aan om de gewenste geadresseerden toe te voegen en klik op Zenden.

Na ontvangst van uw bericht voert de ontvanger de volgende stappen uit. 1

Hij of zij opent het bericht.

2

Selecteert de lijst met gebruikers in het berichtvak, kiest het menu Bewerken, kiest Kopiëren en klikt vervolgens op Sluiten.

3

Dubbelklikt in het hoofdvenster op Bericht zenden, kiest het menu Bewerken en vervolgens Plakken.

4

Kiest Adresboek, kiest Groep opslaan, geeft een naam aan de groep en klikt vervolgens op OK.

De persoonlijke groep is nu opgeslagen.

GroupWise Ontwerp maken Gebruik GroupWise Ontwerp maken voor het maken van groepsitemontwerpen, persoonlijke itemontwerpen en agendaontwerpen. GroupWise Ontwerp maken is een toepassing die losstaat van GroupWise. Inleiding -

Hoe gebruik ik GroupWise Ontwerp maken?

Telkens wanneer u een nieuw mailbericht, een afspraak, taak, notitie, telefoonnotitie of uw Agenda opent, opent u een ontwerp. Een ontwerp is een sjabloon voor het maken van items die u aan andere gebruikers of aan uzelf stuurt. Een ontwerp kan ook een sjabloon zijn waarmee u kunt zien wat u ontvangen hebt, zoals in Agenda.

56 GroupWise Ontwerp maken

Met GroupWise Ontwerp maken kunt u aangepaste ontwerpen maken die u aan andere gebruikers kunt zenden of die u kunt gebruiken om uw Agenda te bekijken. Als u het ontwerp naar iemand anders stuurt die GroupWise voor Macintosh® of Windows gebruikt, ziet het ontwerp er voor die gebruiker hetzelfde uit. Als u het ontwerp echter naar iemand stuurt die GroupWise voor DOS gebruikt, ontvangt de geadresseerde uw bericht in een standaardontwerp. Hier volgen enkele voorbeelden:

Plaats uw bedrijfslogo op uw itemontwerpen. Maak een agenda-ontwerp met daarin zowel het venster In als de Afspraken-, Taken- en Notitielijsten. Maak items met aankruisvakjes, pop-up lijsten, keuzelijsten, enzovoort. Voeg aan het ontwerp een OLE-object toe dat telkens wanneer u het item verzendt, wordt bijgewerkt. Geef uw itemontwerp een persoonlijk tintje. Een ontwerp maken -

1

Open GroupWise Ontwerp maken.

2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens het nieuwe itemtype dat u wilt maken.

3

Kies hulpmiddelen uit het hulpmiddelenpalet om lijnen, vormen, tekst, enzovoort, te maken.

4

Als u klaar bent met het maken van het ontwerp, kiest u het menu Bestand in het ontwerp en kiest u vervolgens Opslaan om het dialoogvenster voor opslaan te openen.

5

Typ de naam van het ontwerp in het tekstvak Bestandsnaam en klik vervolgens op Opslaan.

GroupWise Ontwerp maken slaat het door u gemaakte ontwerp op in de directory die u hebt opgegeven voor Plaats van de bestanden bij Voorkeuren. Zie Voorkeuren:Plaats van de bestanden. GroupWise Ontwerp maken 57

6

Kies het menu Bestand in de menubalk van de itemweergave, kies Eigenschappen om de weergave een naam te geven, en klik vervolgens op OK.

Nadat u GroupWise opnieuw start, wordt de opgegeven naam weergegeven in de pop-up lijst in het hoofdvenster van GroupWise. 7

Kies het menu Bestand in de menubalk van GroupWise Ontwerp maken, kies Sluiten om uw ontwerp te sluiten en sluit GroupWise Ontwerp maken af. of Klik op het symbool Systeemmenu en kies vervolgens Sluiten om het ontwerp en GroupWise Ontwerp maken te sluiten.

Meer informatie -

Help oproepen in GroupWise Ontwerp maken

De online Help bevat gedetailleerde informatie over GroupWise Ontwerp maken. Als u met GroupWise Ontwerp maken werkt, kunt u op ieder gewenst moment toegang tot Help krijgen. Voor gedetailleerde informatie over het gebruik van de online Help, zie Help. Help oproepen over het hulpmiddelenpalet Tijdens het maken van een ontwerp, kunt u specifieke Help oproepen over het hulpmiddelenpalet en over elk hulpmiddel in het palet. 1 Klik op een hulpmiddel om het hulpmiddelenpalet te selecteren. 2 Druk op Shift+F1 en klik op een willekeurige plaats op het hulpmiddelenpalet. 3 Kies het type hulpmiddelenpalet dat u gebruikt. Er wordt een Help-onderwerp geopend met een grafische voorstelling van het hulpmiddelenpalet. 4 Klik op een willekeurig hulpmiddel in het Help-onderwerp voor een korte beschrijving van dat hulpmiddel. U krijgt ook toegang tot de verschillende onderwerpen over het hulpmiddelenpalet als u het menu Help kiest, Index kiest, Extra Help kiest en vervolgens Hulpmiddelenpaletten kiest. De Help-knoppen gebruiken U kunt specifieke Help oproepen over elk dialoogvenster. Stel dat u Help-informatie wilt opvragen bij het dialoogvenster Eigenschappen. 1 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Eigenschappen.

58 GroupWise Ontwerp maken

2 Klik op de knop Help. In het Help-onderwerp worden de opties in het dialoogvenster Eigenschappen beschreven. Zoeken gebruiken Met de zoekfunctie kunt u door middel van sleutelwoorden naar Help-onderwerpen zoeken. Stel dat u meer wilt weten over hoe u de vulkleur van een item in een weergave moet wijzigen. 1 Kies het menu Help en kies vervolgens Zoeken... 2 Typ het trefwoord k “ leur”in het tekstvak en klik vervolgens op Weergeven. Merk op dat er onder in het dialoogvenster Zoeken twee Help-onderwerpen worden weergegeven die met kleur te maken hebben. 3 Selecteer Hulpmiddel vulkleur en klik op Ga naar. Help Sluiten U kunt een Help-venster op elk gewenst moment sluiten. 1 Kies Sluiten bovenaan het Help-venster.

Help Gebruik de online Help om meer te leren over GroupWise zonder dat u de gedrukte documentatie hoeft te raadplegen. Het Help-menu gebruiken -

Geeft een lijst weer met hoofdonderwerpen in de Help. Biedt toegang tot de contextgevoelige Help Geeft een lijst weer met korte lessen waarmee functies stapsgewijs worden uitgelegd.

1

Kies het menu Help en kies vervolgens een van de opties. Laat u naar een bepaald woord of deel van een zin zoeken Geeft een lijst met veelvoorkomende taken weer Opent de online macrohandleiding van GroupWise Geeft informatie over de GroupWise-versie

Help 59

De knoppen in het Help-venster gebruiken -

De knoppen in alle Help-vensters bieden snelle toegang tot onderwerpen. 1

Klik op de gewenste knop. Drukt het huidige Help-onderwerp af

Geeft een lijst weer met hoofdonderwerpen in de Help

Geeft een lijst met de onderwerpen die tijdens de huidige sessie zijn geopend

Sluit GroupWise Help af en keert terug naar GroupWise

Laat u teruggaan naar de onderwerpen die u tijdens de huidige sessie eerder had geopend Laat u naar een bepaald woord of deel van een zin zoeken

2

Sprongen gebruiken

Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het Help-venster te sluiten.

-

60 Help

Sprongen zijn woorden en zinsdelen die zijn onderstreept met een ononderbroken lijn. Als u op een sprong klikt, springt Help naar het onderwerp dat meer informatie over het woord of zinsdeel biedt. 1

Klik op een sprong om een gerelateerd onderwerp te bekijken.

2

Als u wilt terugkeren naar het Help-venster van waaruit u begon, klikt u op Vorige.

Pop-up definities gebruiken -

1

Klik op een woord of zinsdeel dat is onderstreept met een onderbroken lijn om een pop-up definitie weer te geven.

2

Als u klaar bent met lezen, klikt u op een willekeurige plaats om de definitie te sluiten.

Kies een term met een onderbroken lijn om de verklarende pop-up-definitie weer te geven.

De contextgevoelige Help gebruiken -

U kunt toegang verkrijgen tot de contextgevoelige Help voor een bepaalde functie vanuit itemweergaven, vensters en andere locaties binnen GroupWise. Contextgevoelige Help is ook beschikbaar voor items en opties die grijs zijn weergegeven (niet actief). 1

Kies het menu Help en kies vervolgens Wat is...

De cursor verandert in een pijl met een vraagteken ernaast. Als de cursor verandert in een vraagteken met een schuine streep erdoor, is er voor deze optie geen contextgevoelige Help beschikbaar. 2

Klik op een menuoptie, dialoogvensteroptie of op elk willekeurig onderdeel van een venster om een Help-onderwerp weer te geven. Via de vraagtekenaanwijzer krijgt u toegang tot de contextgevoelige Help.

U kunt in elk willekeurig dialoogvenster ook Help kiezen voor meer informatie.

Help 61

De coaches gebruiken -

U kunt een mini-cursus kiezen waarmee u een taak binnen GroupWise stapsgewijs kunt doorlopen. 1

Kies het menu Help en kies vervolgens Coaches.

2

Selecteer een coach en klik op OK.

3

Volg de stappen op het scherm.

Herhaling Met de optie Herhaling kunt u terugkerende afspraken, notities of taken plannen. Inleiding -

Items herhalen

Met de functie Herhaling kunt u een afspraak, taak of notitie op verschillende data plannen. Wanneer u het item verzendt, kopieert GroupWise het item en plaatst in elke kopie een van de opgegeven data. Als u vijf data voor een gebeurtenis opgeeft, maakt GroupWise dus vijf versies van het item en plant deze op elk van de opgegeven data. Als u het item naar andere gebruikers verzendt, bevinden zich vijf items in uw venster Uit met vijf maal een herhaling. Als u de gebeurtenis ontvangt, vindt u vijf kopieën van het item in uw venster In, waarbij elk item is gepland op een andere datum. Een herhaling maken

U kunt in GroupWise op drie manieren een herhaling maken: aan de hand van een patroon, een formule of een datum. U kunt deze methoden afzonderlijk of in combinatie gebruiken om een herhaling op te geven. Patroon Met Patroon kunt u herhalingen opgeven voor items die regelmatig terugkeren. U kunt de modus Dagen van de week, Dagen van de maand of Periodiek gebruiken om de herhaling te maken.

Met Dagen van de week plant u op dagen, bijvoorbeeld de eerste dinsdag van de maand.

Met Dagen van de maand plant u op dagen, bijvoorbeeld de 15e en de laatste dag van de maand. Met Periodiek definieert u constante intervallen zoals elke 12 dagen.

62 Herhaling

Formule Met Formule kunt u herhalingsfuncties gebruiken wanneer u herhalingen maakt en bewerkt.

Data Met Data kunt u een herhalingsdefinitie maken voor onregelmatig terugkerende items. Als u Data selecteert, wordt een jaarkalender weergegeven. U geeft de herhaling op door op de gewenste data te klikken.

Een herhaling maken voor dagen van de maand -

Met Patroon plant u de herhalingen op dagen waarop alle volgende factoren samenvallen:

De week De dagen van de maand De data van de maand U kunt bijvoorbeeld een notitie plannen op al uw betaaldagen door maandag tot en met vrijdag te specificeren op of voor de 15e en de laatste dagen van de maand. 1

Selecteer een afspraak, taak of notitie vanuit een pop-up lijst in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Herhaling. Herhaling 63

Bij Einde geeft u op wanneer de gebeurtenissen eindigen.

Bij Begin geeft u op wanneer gebeurtenissen beginnen. Bij Maanden selecteert u de maanden waarin het item kan worden gepland.

In de pop-up lijst Dagen van de week kunt u Dagen van de week, Dagen van de maand of Periodiek kiezen.

3

Kies het pictogram Datum in het veld Begin, selecteer de datum waarop de gebeurtenis mag beginnen en klik vervolgens op OK.

4

Kies het pictogram Datum in het veld Einde, selecteer de laatste datum van de gebeurtenis en klik vervolgens op OK. of Kies de pop-up lijst Einde, kies Hoe vaak en typ in het vak Hoe vaak het aantal keren dat de gebeurtenis moet plaatsvinden.

TIP: het maximum aantal keren is 365. Als u een periode selecteert en een herhaling instelt die meer dan 365 herhalingen genereert, worden er slechts 365 aangemaakt. 5

Selecteer de maanden waarin u het item wilt plannen. of Dubbelklik in het vak Maanden om gebeurtenissen in alle maanden toe te staan.

6

Met de dagen geeft u aan op welke dagen van de week de gebeurtenis kan plaatsvinden.

64 Herhaling

Kies de pop-up lijst Dagen van de week en kies vervolgens Dagen van de maand.

Met de pop-up lijst Op geeft u aan of een gebeurtenis op, voor, na of omstreeks een bepaalde datum wordt gepland.

7

Selecteer de dagen van de week waarop het item kan worden gepland.

8

Klik op de data in de kalender waarop het item kan worden gepland.

9

Kies de pop-up lijst Op en kies de gewenste relatie tussen de dagen en data.

De geselecteerde dagen verschijnen links van de pop-up lijst Op. De geselecteerde data verschijnen rechts van de pop-up lijst Op.

In de onderstaande tabel worden de opties in de pop-up lijst Op beschreven. Optie

Gebeurtenis vindt plaats op

Voorbeeld

Op

Dagen waarop dag en datum samenvallen.

Maandag Op 15 GroupWise plant het item voor elke maandag de 15de.

Voor

De geselecteerde dag voorafgaand aan de geselecteerde datum.

Maandag Voor 15 GroupWise plant het item op de maandag voorafgaand aan de 15de. Als maandag de 15de is, wordt de geplande maandag de 8ste.

Op/ Voor

Dagen waarop de geselecteerde dag en datum samenvallen, of de geselecteerde dag voorafgaande aan de geselecteerde datum.

Maandag Op/Voor 15 GroupWise plant het item op elke dag dat maandag de 15de voorkomt of op de maandag voorafgaand aan de 15de.

Na

De eerste keer dat de geselecteerde dag voorkomt na de geselecteerde datum.

Maandag Na 15 GroupWise plant het item op de eerste maandag na de 15de. Als de 15de op een maandag valt, wordt maandag de 22ste gepland.

Herhaling 65

Optie

Gebeurtenis vindt plaats op

Voorbeeld

Op/Na

Dagen waarop de geselecteerde dag en datum samenvallen, of de geselecteerde dag volgend op de geselecteerde datum.

Maandag Op/Na 15 GroupWise plant het item op elke dag dat maandag de 15de voorkomt of op de eerste maandag ná de 15de.

Bij

De geselecteerde dag die het dichtst bij de geselecteerde datum ligt. De dag kan voor of na de datum vallen.

Ma Bij 15 GroupWise plant het item op de maandag die het dichtst in de buurt van de 15de ligt. Als de 15de op woensdag valt, wordt maandag de 13de gepland.

Op/bij

Dagen waarop de geselecteerde dag en datum samenvallen, of op dag die het dichtst in de buurt ligt van de geselecteerde datum. De dag kan voor of na de datum vallen.

Maandag Op/bij 15 GroupWise plant het item op elke dag dat maandag de 15de voorkomt of op de maandag die het dichtst in de buurt van de 15de ligt.

10 Klik op OK om de herhalingsdefinitie in uw afspraak, notitie of taak te

plaatsen en het dialoogvenster Herhaling te sluiten. 11 Wanneer u klaar bent met gegevens invoeren in het item, klikt u in

persoonlijke items op OK of in groepsitems op Zenden om de herhalingen te plannen. Een herhaling maken voor dagen van de week -

66 Herhaling

In de modus Dagen van de week kunt u een gebeurtenis plannen die in de opgegeven maanden op een bepaalde dag van de week plaatsvindt. U kunt bijvoorbeeld een vergadering plannen die op de tweede dinsdag en de laatste vrijdag van elke maand plaatsvindt. 1

Open een groepsafspraak, persoonlijke afspraak, taak of notitie.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Herhaling.

3

Geef het bereik op of het aantal keren dat de herhaling voorkomt.

4

Selecteer de maanden waarvoor u het item wilt plannen.

5

Zorg ervoor dat Dagen van de week is geselecteerd.

6

Selecteer in het vak Dagen de gewenste dagen waarop de gebeurtenis voorkomt.

Als u bijvoorbeeld de 2de op de regel Dinsdag kiest, geeft u hiermee de tweede dinsdag van de maand aan. Als u Laatste kiest op de regel Vrijdag, geeft u hiermee de laatste vrijdag van de maand aan. 7

Gebruik de pijlen voor en na de dag om het verschil in dagen in te stellen.

U kunt ook de knop voor de dag zelf kiezen als u het dialoogvenster Verschil wilt openen om het verschil in dagen op te geven. Als uw vergadering bijvoorbeeld op de maandag vóór de tweede dinsdag plaatsvindt, selecteert u de tweede dinsdag en geeft u het verschil in dagen op als één dag eerder. U opent het dialoogvenster Verschil door een dagknop te selecteren.

Met de linkerpijl geeft u het aantal dagen verschil voor de geselecteerde dag op. Met de rechterpijl geeft u het aantal dagen verschil na de geselecteerde dag op.

Een periodieke herhaling maken

8

Als u klaar bent met het maken van de herhalingsdefinitie, klikt u op OK om de herhalingsdefinitie in uw agenda, notitie of taak te plaatsen en het dialoogvenster Herhaling te sluiten.

9

Wanneer u klaar bent met gegevens invoeren in het item, klikt u in persoonlijke items op OK of in groepsitems op Zenden om de herhalingen te plannen.

-

In de modus Periodiek kunt u het aantal dagen tussen elke gebeurtenis definiëren. Als u bijvoorbeeld elke vrijdag een vergadering hebt, kunt u de begindatum in het bereik instellen op de datum van de eerstvolgende vergadering en vervolgens de periode op 7 dagen instellen. 1


2


3

Geef het bereik op of het aantal keren dat de herhaling voorkomt.

4

Selecteer de maanden waarin u het item wilt plannen.

5

Kies de pop-up lijst Dagen van de week en kies vervolgens Periodiek.

Herhaling 67

6

Typ in het tekstvak Elke het aantal dagen tussen de gebeurtenissen.

De herhalingen worden het opgegeven aantal dagen na elkaar gepland, beginnend op de begindatum in het vak Bereik. De herhaling loopt door tot aan de einddatum of totdat het item zoveel keer heeft plaatsgevonden als u hebt opgegeven.

Een herhalingsformule maken

7

Als u klaar bent met het maken van de herhaling, klikt u op OK om de definitie in uw agenda, notitie of taak te plaatsen en het dialoogvenster Herhaling te sluiten.

8


1


2


3

Kies Formule.

-

Bij Einde geeft u op wanneer de gebeurtenissen eindigen.

Bij Begin geeft u op wanneer de gebeurtenissen beginnen.

Met Hoe vaak geeft u op hoe vaak de gebeurtenis plaatsvindt.

4

Geef het bereik op of het aantal keren dat de herhaling voorkomt. Kies de pop-up lijst Einde, kies Hoe vaak en typ in het vak Hoe vaak het aantal keren dat de gebeurtenis zal plaatsvinden.

68 Herhaling

5

Typ de formule in het vak Formule. Zie Herhalingsfuncties onder Meer informatie verderop in deze paragraaf.

Herhalingen maken voor onregelmatige gebeurtenissen

6

Als u klaar bent met het maken van de herhalingsdefinitie, klikt u op OK om de herhalingsdefinitie op te slaan en het dialoogvenster Herhaling te sluiten.

7


-

Soms is het niet mogelijk een definitie voor terugkerende gebeurtenissen te maken, omdat de gewenste gebeurtenis niet regelmatig plaatsvindt. U kunt de gewenste data waarop de gebeurtenissen plaatsvinden, selecteren in de jaarkalender bij Data. U kunt bijvoorbeeld alle feestdagen markeren waarop u niet werkt, zoals Kerstmis of Nieuwjaarsdag. 1


2


3

Kies Data.

Met de pijlen links en rechts van het jaar verandert u het jaar dat in de jaaragenda wordt weergegeven.

Met Beginwaarde wist u alle geselecteerde data uit de agenda.

4

Selecteer de data waarop u de gebeurtenissen wilt plannen.

5


6


Herhaling 69

Herhalingsdefinities combineren -

Soms kan het nodig zijn dat u een herhaling maakt die zowel regelmatig terugkerende data als onregelmatige data bevat. U kunt Patroon gebruiken om de regelmatige data op te geven en vervolgens met Data de onregelmatige data markeren of met Formule de formuletekst bewerken. U kunt bijvoorbeeld Patroon gebruiken om uw betaaldagen te definiëren en Data gebruiken om eventuele uitzonderingen te markeren, zoals wanneer een betaaldag samenvalt met een vakantiedag. 1


2


3

Definieer de gebeurtenis in Patroon.

Zie hierboven bij Een herhaling maken voor dagen van de maand, Een herhaling maken voor dagen van de week of Een periodieke herhaling maken. 4

Als u klaar bent met het definiëren van de herhalingen, kiest u Data om de gebeurtenissen van Patroon weer te geven in de jaarkalender. of Kies Formule om de formule uit Patroon weer te geven in het vak Formule.

Als u Formule hebt geselecteerd, ziet het dialoogvenster er ongeveer als volgt uit.

70 Herhaling

5

Als u eerder Data hebt gekozen, past u de weergegeven data in de jaarkalender aan. of Als u eerder Formule hebt gekozen, bewerkt u de formule in het vak Formule.

Herhalingsitems accepteren

6


7


-

Als u een herhalingsitem van een andere gebruiker ontvangt, ontvangt u alleen een melding van het eerstvolgende geplande item in de herhalingsdefinitie. Alle items worden echter wel in uw venster In weergegeven. Als u het item accepteert, kunt u kiezen of u alleen het huidige item accepteert of dat u alle herhalingsitems accepteert. TIP: de onderstaande stappen gelden voor het accepteren van een item. U kunt dezelfde stappen echter ook gebruiken om een item te weigeren door telkens weigeren te lezen waar accepteren staat. 1

Open een herhalingsitem in het dialoogvenster In of Notify.

2

Klik op Accepteren.

Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u wordt gevraagd alleen het huidige herhalingsitem of alle herhalingsitems te accepteren. 3

Kies Dit geval om alleen het huidige item te accepteren. of Kies Alle gevallen om alle herhalingsitems te accepteren.

Herhalingsitems verwijderen -

Als u een item verwijdert dat deel uitmaakt van een herhalingsdefinitie, kunt u een enkele gebeurtenis verwijderen of u kunt alle gebeurtenissen in de herhaling verwijderen. 1

Dubbelklik in het hoofdvenster op het pictogram In, Uit of Agenda.

2

Selecteer een herhalingsitem, kies het menu Acties en kies vervolgens Verwijderen.

Herhaling 71

Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u wordt gevraagd alleen het huidige herhalingsitem of alle herhalingsitems te verwijderen. 3

Kies Dit geval om alleen het huidige item te verwijderen. of Kies Alle gevallen om alle herhalingsitems te verwijderen.

4

Als u een herhalingsitem uit het venster Uit verwijdert, kies dan Dit Uitvenster, Alle In-vensters of Alle mail-vensters. Zie Verwijderen of Uit.

De items worden verwijderd en in de Prullenbak geplaatst. Meer informatie -

Een herhalingsdefinitie bewerken

Zolang u het herhalingsitem nog niet hebt verzonden, kunt u een herhalingsdefinitie opnieuw openen in het dialoogvenster Herhaling en deze bewerken. Om het dialoogvenster Herhaling te openen, kiest u het menu Zenden en kiest u vervolgens Herhaling. Nadat u een item hebt verzonden, kunt u de definitie niet meer bewerken, maar u kunt een herhalingsitem wel binnen uw agenda verplaatsen zoals u dat met elk ander gepland item zou doen. Zie Agenda. Herhalingsfuncties

Elke herhalingsfunctie kent een prioriteit. Als GroupWise een herhalingsformule leest, worden functies uitgevoerd in volgorde van prioriteit. (Zie Groepsoperatoren in deze paragraaf voor informatie over hoe u functies naar prioriteit kunt groeperen.) In de onderstaande tabel wordt een overzicht van alle functies en hun prioriteiten gegeven.

72 Herhaling

Functie

Prioriteit

Spatie (hoge prioriteit En) Plus of + Min of Aan of : Elke . . . Begin . . . Elke . . . Einde . . . Voor Op/Voor Na Op/Na Bij Bij/Na Of of ,

1 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6

Functie

Prioriteit

Niet of ! En of & (lage prioriteit En)

6 7

De bovenstaande functies en de groepsoperatoren (haakjes) worden hieronder beschreven in volgorde van prioriteit, beginnend met de hoogste prioriteit. BELANGRIJK: als u een herhalingsformule typt, moet u de exacte spelling van de functies gebruiken. GroupWise leest bijvoorbeeld "di", maar niet "dins". (GroupWise maakt echter geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters; u hoeft formules dus niet in hoofdletters te typen.) Groepsoperatoren – ( ) Voor sommige formules moet u haakjes als groepsoperatoren gebruiken om de prioriteit van functies te wijzigen of om functies voor de duidelijkheid te groeperen. Stel dat u alle dinsdagen en donderdagen in juli en augustus wilt plannen. U zou dan de volgende formule kunnen proberen: di,do jul,aug. Maar omdat de hoge prioriteit En-functie (een spatie) een hogere prioriteit heeft dan de functie Of (een komma), wordt deze formule uitgevoerd alsof er als volgt haakjes zijn ingevoerd: (di),(do jul),(aug), waarbij alle dinsdagen in het bereik, alle donderdagen in juli en alle dagen in de maand augustus worden gepland. Let op hoe de betekenis verandert wanneer er haakjes worden ingevoegd, zoals in de volgende formule: (di,do) (jul,aug) Deze formule betekent dat alle geplande dagen moeten vallen op een dinsdag of donderdag en dat alle dagen moeten vallen in de maanden juli of augustus. Het eindresultaat is dat alleen dinsdagen en donderdagen in juli en augustus worden gepland. Als u twijfelt over de prioriteit van een operator en over hoe de formule wordt geïnterpreteerd, gebruikt u haakjes om er zeker van te zijn dat de formule doet wat u wilt. Verschilfuncties – Plus (+), Min (-) U kunt Plus of Min gebruiken om een verschil met een andere functie of groep functies aan te brengen. Stel dat u jaarlijks een gebeurtenis drie dagen vóór de eerste donderdag in februari wilt plannen. U zou dan de volgende formule kunnen typen: do(1) feb -3 Als u een gebeurtenis twee dagen na elke 25ste januari wilt plannen, kunt u de volgende formule typen:

Herhaling 73

jan 25 plus 2 Bereik – Tot (:) De functie Bereik geeft een reeks dagen aan. Om dinsdag, woensdag en donderdag in elke week van elk jaar te plannen, kunt u bijvoorbeeld de volgende formule typen: di:do Periodieke functies – Elke, Begin, Eind U kunt Elke in combinatie met de opties in het vak Bereik gebruiken om dagen met regelmatige intervallen te plannen, beginnend op een bepaalde datum en eindigend op een bepaalde datum of na een bepaald aantal gebeurtenissen. Stel dat u een vergadering wilt plannen die vanaf 3 april 1997 wekelijks plaatsvindt tot en met 17 augustus 1997. U kunt het bereik dan opgeven als beginnend op 3 april 1997 en eindigend op 17 augustus 1997 en de volgende formule gebruiken: elke 7 Relatieve functies – Voor, Op/Voor, Na, Op/Na, Bij, Op/Bij U kunt deze functies gebruiken om dagen te plannen die zijn gerelateerd aan een bepaalde datum. Om bijvoorbeeld de donderdag te plannen die het dichtst in de nabijheid valt van 20 november in een aantal jaren, kunt u de volgende formule typen en het bereik meerdere jaren verlengen: do op/bij nov 20 Of (,) U kunt de functie Of gebruiken om aan te geven dat een bepaalde functie of groep waar moet zijn voordat dagen gepland kunnen worden. Als u bijvoorbeeld een afspraak wil plannen op de 15de dag van elke maand, maar alleen als de 15de op een dinsdag of donderdag valt, dan kunt u de volgende formule typen: 15 (di,do) Niet (!) De functie Niet maakt de erop volgende functie negatief. Als u bijvoorbeeld alle dagen in December wilt plannen behalve dinsdagen en donderdagen, kunt u de volgende formule gebruiken: dec !di !do

74 Herhaling

Lage prioriteit En – (En of &) De lage prioriteit En heeft de laagste prioriteit van alle functies. Maar net als bij een spatie geeft de functie lage prioriteit En tussen twee andere functies aan dat beide andere functies waar moeten zijn. We hebben hiervoor gezien hoe de formule di,do jul,aug werkt. Als u de hoge prioriteit En (een spatie) echter vervangt door een lage prioriteit En, betekent de formule di,do en jul, aug dat geplande dagen een dinsdag of donderdag moeten zijn èn in juli of augustus moeten vallen. In de eerste formule wordt de functie En geïnterpreteerd vóór de functie Of. In de tweede formule wordt de functie En geïnterpreteerd ná de functie Of. Laatst De functie Laatst kent geen prioriteit. Het enige doel van de functie Laatst is om de laatste dag van elke maand aan te geven indien zelfstandig gebruikt, en om de laatste weekdag (zondag tot en met zaterdag) van elke maand aan te geven indien gebruikt na een dagcodewoord. Om de laatste zondag van elke maand te plannen, zou u bijvoorbeeld de volgende formule gebruiken: laatst zo

Hoofdvenster In het hoofdvenster kunt u eenvoudig het venster In, venster Uit, de Prullenbak, alle agendaweergaven en alle nieuwe mailberichten, afspraken, taken, notities of telefoonnotities openen. Ook kunt u weergaven of toepassingen in het Werkvak in het hoofdvenster plaatsen om u te assisteren bij het automatiseren van uw correspondentie.

Inleiding -

Toegang tot pictogrammen en pop-up lijsten

Bij het starten van GroupWise wordt het hoofdvenster weergegeven. Hierin hebt u door middel van pictogrammen en pop-up lijsten toegang tot vele functies binnen GroupWise.

Hoofdvenster 75

In de Prullenbak kunt u de items zien die u hebt verwijderd. In de vensters In en Uit kunnen inkomende en uitgaande tems worden bekeken. Met Agenda worden de agendaweergaven geopend.

In het Werkvak kunt u weergaven, macro’s en toepassingen in het hoofdvenster plaatsen zodat u ze snel kunt openen. Met deze pictogramknoppen opent u itemweergaven. Met de pop-up lijsten kunt u de groepsweergave of persoonlijke weergave kiezen die door elk weergavepictogram wordt geopend

De pop-up lijsten onder de pictogrammen tonen de naam van de weergave die door het pictogram wordt geopend. Als de pop-up lijst Agenda bijvoorbeeld Week weergeeft, wordt de Weekweergave geopend als u op het pictogram Agenda dubbelklikt. Indien nodig kunt u een andere weergave uit de pop-up lijst kiezen. Een nieuw item openen -

1

Kies in het hoofdvenster het gewenste item in de pop-up lijst van de itemweergave om een nieuwe weergave te openen. of Dubbelklik op het pictogram van een itemweergave om de huidige weergave te openen.

Terugkeren naar het hoofdvenster -

Als u andere items hebt geopend, kunt u snel naar het hoofdvenster terugkeren. 1

Kies het menu Venster in het item dat u hebt geopend en kies vervolgens Hoofdvenster.

Het hoofdvenster wordt boven op de andere geopende items weergegeven.

In Gebruik het venster In om ontvangen items te openen, te lezen, te verwijderen en informatie over ontvangen items te bekijken. Inleiding -

De postbus van GroupWise

Al uw items, zowel verzonden als ontvangen items, worden in uw GroupWisepostbus op het netwerk opgeslagen. De GroupWise-postbus kan net als een postbak op uw bureau worden onderverdeeld in drie delen: één bakje voor

76 In

uitgaande items, één voor inkomende items en een derde voor persoonlijke items. In uw venster In kunt u inkomende items bekijken. Keuzelijsten venster In

Het venster In bevat twee keuzelijsten: één met items en één met mappen. In de keuzelijst Item kunt u de ontvangen items bekijken. In de keuzelijst Map worden al uw mappen weergegeven. U kunt items naar mappen verplaatsen om uw correspondentie te ordenen. zie Mappen.

Kolommen in de keuzelijst Item

De kolommen in de keuzelijst Item bieden informatie over de ontvangen items. U kunt de kolomindeling veranderen, zodat u uw itemlijst naar eigen inzicht kunt aanpassen. Zie Meer informatie verderop in deze paragraaf. In de kolom Van staan degenen van wie u het item hebt ontvangen.

In de kolom Onderwerp staat de tekst uit het vak Onderwerp van het item.

De pictogrammen geven het itemtype aan.

Een item lezen

De kolom Datum toont de datum en tijd waarop het item is ontvangen.

-

1


Alle nieuw ontvangen items worden in de map Postbus geplaatst. Als u het venster In opent, wordt de map Postbus geselecteerd. 2

Dubbelklik op het item dat u wilt lezen.

3

Als u klaar bent met lezen, kiest u Sluiten.

GroupWise sluit een door u geaccepteerd of geweigerd item automatisch en filtert het uit het venster In. Zie Accepteren, Weigeren en Filter. Een item verwijderen -

1


2

Selecteer het item dat u wilt verwijderen, kies het menu Acties en kies vervolgens Verwijderen.

In 77

Het item wordt nu niet meer in het venster In weergegeven. U kunt het item echter nog steeds bekijken in de Prullenbak, totdat de Prullenbak wordt geleegd. Meer informatie -

Statusaanduidingen voor venster In

Uw venster In bevat statusaanduidingen die aangeven wat het itemtype is en wat er met het item is gebeurd. Onderstaande tabel geeft een beschrijving van elke statusaanduiding. Statusaanduiding en

Betekenis Ongeopende/geopende post

en

Ongeopende/geopende afspraak

en

Ongeopende/geopende taak

en

Ongeopende/geopende notitie

en

Ongeopende/geopende telefoonnotitie Bijgesloten bestand Bijgesloten geluidsannotatie

rood itempictogram

Hoge prioriteit

grijs itempictogram

Lage prioriteit

dubbele pijl

Antwoord gewenst

Informatie over een item bekijken

In het venster Informatie kunt u zien wanneer een item naar u werd verzonden, wie het item nog meer heeft ontvangen en welke opties door de afzender zijn gebruikt om het item te verzenden. Zie Info. Kolomtitels veranderen

U kunt de kolommen in de keuzelijst Item aan de hand van verschillende criteria sorteren, de sorteervolgorde omkeren en kolommen volledig verwijderen. Taak

Stappen

Op een andere Kies het menu Beeld en kies kolom sorteren. vervolgens Sorteren om het dialoogvenster Sorteren te openen. Selecteer het item waarop u wilt sorteren en klik op OK.

78 In

Tips De lijst wordt gesorteerd aan de hand van de geselecteerde kolomtitel

Taak

Stappen

Tips

De sorteervolgorde omkeren.

De standaardinstelling is Kies het menu Beeld en kies Oplopend (van eerste vervolgens Sorteren om het naar laatste). dialoogvenster Sorteren te openen. Selecteer Aflopend en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster Sorteren te sluiten.

Een kolom verplaatsen.

Sleep de kolomtitel naar een nieuwe locatie op de titelrij.

Een kolom breder maken.

Sleep de lijn tussen de twee kolommen totdat de kolom breder wordt.

Een kolom verwijderen.

Sleep de kolomtitel van de titelrij af.

Verwijderde titels herstellen.

Klik met de rechtermuisknop op de titelrij waarop de kolomtitel moet worden teruggeplaatst en kies vervolgens in het QuickMenu de kolomtitel die u wilt herstellen.

Als u de cursor boven een lijn plaatst, verandert deze in een cursor met dubbele pijl.

De verwijderde titels worden hersteld. Eventuele andere wijzigingen, zoals kolombreedte en sorteervolgorde, blijven ongewijzigd.

Items filteren

U kunt items filteren zodat alleen bepaalde typen worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld alleen de items weergeven die u niet hebt geopend of geaccepteerd. Zie Filter. Splitsbalk

U kunt op de splitsbalk klikken en deze slepen om de keuzelijst Map of Item breder te maken.

Met de splitsbalk kunt u de keuzelijsten Map of Item verbreden.

In 79

Standaardmappen

GroupWise heeft vier standaardmappen. De map met uw naam is de hoofdmap (waarin zich alle andere mappen bevinden). De map Postbus is de plaats waar nieuw verzonden en ontvangen items worden opgeslagen. De map Agenda bevat de afspraken, notities en taken die u hebt ontvangen. De map Archiefkast is bedoeld voor het bewaren van de door u gemaakte mappen. De standaardmappen kunnen niet worden verwijderd.

Info Gebruik de optie Info om de status te controleren van verzonden items en om informatie te bekijken over ontvangen items. Inleiding -

Hoe gebruik ik Info?

Als u een item verzendt, is het soms nodig om te weten of de geadresseerde het item heeft ontvangen en geopend. Als het item een afspraak, taak of notitie was, kunt u bij Info zien of het item is geaccepteerd of geweigerd. Als u bijvoorbeeld een vergadering wilt plannen, wilt u mogelijk de informatie van de afspraak bekijken om te zien wie de afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd. Als een gebruiker een uitleg voor de weigering van een afspraak heeft gegeven, wordt deze onder de geweigerde status weergegeven. Als u een item ontvangt, kunt u Info gebruiken om alle geadresseerden in het vak Aan en ontvangers van een afschrift te bekijken. Opties in het informatievenster

Het Informatievenster toont ook de opties die u hebt geselecteerd toen u het item hebt gemaakt of de opties die de afzender heeft geselecteerd toen hij of zij het item heeft gemaakt. Voor informatie over deze opties raadpleegt u het onderdeel Voorkeuren voor het desbetreffende item. Informatie bekijken over ontvangen items -

80 Info

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Prullenbak en selecteer een item.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Info om het dialoogvenster Informatie te openen.

Bij Ontvangers ziet u wie het item nog meer hebben ontvangen. Ontvangers van een geheim afschrift (BC) worden niet weergegeven.

Opties geeft de verzendopties voor het item weer.

Verzonden items controleren

3

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het venster Informatie te sluiten.

1

Dubbelklik op Uit en dubbelklik vervolgens in de keuzelijst Item op een item om het informatievenster te openen.

2

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het venster Informatie te sluiten.

1

Dubbelklik op In of Uit en dubbelklik vervolgens in de keuzelijst Item op een item om het informatievenster te openen.

2

Klik met de rechtermuisknop in het informatievenster, kies Weergave en kies vervolgens Concept, Normaal of Voorbeeld.

-

De weergave van Info wijzigen -

Info 81

Klembord Gebruik het Klembord om tekst uit een vak op te slaan en in een ander vak te plakken. GroupWise gebruikt het Klembord van Windows, waarmee u vanuit de ene toepassing naar de andere kunt kopiëren en plakken. Inleiding -

Items opslaan

Het Klembord is een plaats in het geheugen waar u tijdelijk gegevens kunt opslaan. Als u tekst knipt of kopieert, wordt de tekst op het Klembord geplaatst en kan deze zo vaak als u wilt worden geplakt, totdat u een nieuw stuk tekst knipt of kopieert. Als u een nieuw stuk tekst knipt of kopieert, vervangt dit de bestaande gegevens op het Klembord. Als u een item maakt om te verzenden, kunt u tekst voor later gebruik naar het Klembord knippen of kopiëren. U gebruikt de optie Plakken om de tekst van het Klembord op te halen en deze op de plaats van de cursor in te voegen. U kunt tekst in elk willekeurig veld in een item plakken. Tekst plakken -

Met de optie Knippen verplaats u tekst naar het Klembord, zodat u het op een andere plaats kunt plakken. Met de optie Kopiëren blijft de originele tekst op dezelfde plaats en wordt er een kopie van de tekst op het klembord geplaatst. 1

Selecteer de tekst die u wilt knippen of kopiëren.

2

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Knippen of Kopiëren.

3

Kies het tekstvak waarin u de tekst wilt plakken, kies het menu Bewerken en vervolgens Plakken.

Lettertype Gebruik de optie Lettertype om de kenmerken van lettertypen wijzigen. Inleiding -

Schermtekst wijzigen

Met de optie Lettertype kunt u het lettertype, de stijl en de grootte wijzigen in items die u verzendt en ontvangt, in GroupWise-vensters (venster In, venster Uit, Prullenbak, enzovoort) en in de keuzelijsten van agendaweergaven.

82 Klembord

Hoewel u het lettertype kunt wijzigen in items die u verzendt, ontvangt de geadresseerde het item niet in het door u geselecteerde lettertype. Het lettertype dat de geadresseerde ziet, hangt af van welk lettertype hij of zij heeft ingesteld voor het bekijken van items. Hoewel het lettertype misschien niet hetzelfde is, worden eventuele kenmerken (vet, onderstreept, enzovoort) wel weergegeven als de geadresseerde het item bekijkt. Een lettertype voor een item uitkiezen -

1

Open een nieuw item vanuit een pop-up lijst in het hoofdvenster.

2

Selecteer het vak Bericht, kies het menu Bewerken, kies Lettertype en kies opnieuw Lettertype.

3

Selecteer in de keuzelijsten Lettertype, Letterstijl en Grootte in het dialoogvenster Lettertype het gewenste lettertype, de stijl en grootte.

Het voorbeeldvak toont het lettertype, de stijl en grootte die door u zijn geselecteerd. 4

Klik op OK om het dialoogvenster Lettertype te sluiten.

De tekst die u in het vak Bericht typt, wordt weergegeven in het lettertype, de stijl en de grootte van uw keuze. Een schermlettertype kiezen -

WP-tekens kiezen

1

Open het venster of de weergave waarin u een nieuw lettertype of een nieuwe letterstijl of grootte wilt weergeven

2

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Lettertype om het dialoogvenster Lettertype te openen.

3

Selecteer in de keuzelijsten Lettertype, Letterstijl en Grootte in het dialoogvenster Lettertype het gewenste lettertype, de stijl en grootte.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Lettertype te sluiten.

-

GroupWise biedt meer dan 1500 tekens en symbolen die in vijftien tekensets zijn onderverdeeld. Elke tekenset heeft een eigen nummer en bevat een bepaald type tekens. Tekenset 0 bevat bijvoorbeeld ASCII-tekens en tekenset 8 bevat Griekse tekens. De meeste van deze tekens worden weergegeven in het dialoogvenster WordPerfect®-tekens. Lettertype 83

Elk teken binnen een tekenset is ook weer genummerd. Elk teken wordt geidentificeerd door de combinatie van het tekensetnummer en het tekennummer. Het teken £ (symbool van de Italiaanse munteenheid) bevindt zich bijvoorbeeld in tekenset 4, en heeft nummer 61. Het teken £ is derhalve 4,61.

Het teken dat correspondeert met Rij 60, Kolom 1 is £ (nummer 61). Dit maakt dat teken £ = 4,61.

Als u al weet wat het nummer van het teken is dat u in uw document wilt gebruiken, hoeft u in het dialoogvenster WordPerfect-tekensets alleen het nummer te typen in het tekstvak Nummer. Als u tekens in het vak Onderwerp of Bericht wilt invoegen, gaat u als volgt te werk: 1

Plaats de cursor op de plaats waar u het teken in uw tekst wilt invoegen, kies het menu Bewerken, kies Lettertype en kies vervolgens WP-tekensets.

Kies een tekenset in deze pop-up lijst.

Geef hier een tekennummer op.

Kies een teken.

2

Kies de pop-up lijst Set en kies de gewenste WordPerfect-tekenset.

3

Selecteer het gewenste teken en klik vervolgens op Invoegen en sluiten. of Selecteer het gewenste teken, klik op Invoegen en selecteer vervolgens nog een teken.

TIP: om een teken in te voegen, kunt u ook op het teken dubbelklikken.

84 Lettertype

Niet alle lettertypen bevatten alle tekens. Afhankelijk van het gebruikte lettertype worden sommige tekens mogelijk niet in uw documentvenster weergegeven. Deze tekens worden weergegeven als holle vierkantjes op uw scherm. Indien uw printer het afdrukken van grafische bestanden ondersteund, worden de tekens echter wel afgedrukt.

Lezen Met Lezen kunt u de inhoud van items in een agendaweergave, het venster In, het venster Uit of de Prullenbak bekijken. Een item lezen -

1

Dubbelklik op In, Uit, Prullenbak of Agenda in het hoofdvenster.

2

Dubbelklik in het venster In, Prullenbak of Agenda op het item dat u wilt lezen.

3

In het venster Uit selecteert u het gewenste item en kiest u het menu Acties en vervolgens Lezen.

De naam van de afzender verschijnt in het vak Van. Uw gebruikers-ID verschijnt in een van de drie tekstvakken voor adressen.

Het bericht verschijnt in het vak Bericht.

Als u een origineel item of een afschrift ervan ontvangt, staat uw gebruikersnaam in het vak Aan of het vak CC. Als uw gebruikersnaam in het vak BC staat, weten alleen u en de afzender dat u een afschrift van het item hebt ontvangen. Als u zelf een item verzendt, wordt uw gebruikersnaam in het vak Van ingevuld. 4

Meer informatie

Als u het item hebt gelezen, kiest u Sluiten.

-

Meerdere items lezen

Als u al uw items wilt lezen, kiest u Volgende lezen in het menu Acties om het volgende item in de keuzelijst te openen of Vorige lezen om het vorige item in de keuzelijst te openen.

Lezen 85

Tekst uit een item kopiëren

U kunt geen wijzigingen aanbrengen in de tekst van een item dat u hebt ontvangen. U kunt echter wel tekst in de adresvakken, in het vak Onderwerp of in het vak Bericht selecteren en naar het Klembord kopiëren, waarna u de tekst in een ander item of in een andere toepassing kunt plakken.

Macro Gebruik de macrofunctie om opdrachten op te nemen waarmee taken automatisch worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een macro maken waarmee uw wekelijkse bedrijfsmemo wordt bijgewerkt of waarmee de nieuwsbrief van uw bedrijf naar alle medewerkers wordt verstuurd. Macrotaal -

De macrotaal van GroupWise is gebaseerd op opdrachten. Dit betekent dat GroupWise de resultaten van toetsenbordaanslagen of muisselecties opneemt, in plaats van het opnemen van de toetsenbordaanslagen zelf. In plaats van het opnemen van elke muisklik die u gebruikt om de persoonlijke groep Trainer te selecteren, neemt GroupWise bijvoorbeeld eenvoudig de opdracht TextSetTo(ToText:”Trainer”) op. Deze opdrachten worden productopdrachten genoemd. De macrotaal van GroupWise bevat ook programmeeropdrachten. Met deze opdrachten kunt u macro’s maken die reageren op gebruikersinvoer.

Een macro opnemen -

1

Kies het menu Extra, kies Macro en kies vervolgens Opnemen.

2

Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam waaronder de macro moet worden opgeslagen. GroupWise wijst voor u de toevoeging .WCM aan de bestandsnaam toe.

3

Klik op Opnemen om te beginnen met het opnemen van de macro.

4

Gebruik GroupWise als normaal.

GroupWise neemt de opdrachten en tekst die met het toetsenbord worden getypt op, evenals selecties die u met de muis maakt. Als de muisaanwijzer in een cirkel met een schuine streep verandert, moeten de handelingen die u probeert op te nemen worden uitgevoerd met het toetsenbord in plaats van met de muis. 5

Een macro uitvoeren

Om het opnemen van de macro te stoppen, kiest u het menu Extra, kiest u Macro en kiest u vervolgens Stoppen.

-

86 Macro

Als u een macro uitvoert, worden de opgenomen handelingen herhaald.

1

Kies het menu Extra, kies Macro en kies vervolgens Uitvoeren.

2

Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de macro die u wilt uitvoeren, of selecteer de gewenste macro met behulp van de vakken Station, Directory en Bestandsnaam.

3

Klik op Uitvoeren.

TIP: u kunt de macro ook uitvoeren door op de bestandsnaam van een macro te dubbelklikken. Een macro bewerken -

GroupWise-macro’s zijn documentbestanden die u net als ieder tekstbestand kunt schrijven, bewerken en opslaan. Hoewel er in GroupWise geen speciale editor beschikbaar is voor het bewerken van macro’s, kunt u het tekstvak Bericht of Notitie in elke willekeurige weergave voor de bewerking gebruiken. Vanwege het grote berichttekstvak is de uitgebreide berichtweergave het beste geschikt voor het bewerken van een GroupWise-macro. Als u een Windows- of DOS-versie van WordPerfect 6.0 of later bezit, kunt u de macrovoorzieningen van dit programma gebruiken voor het schrijven en bewerken van uw macro’s. 1

Kies in het hoofdvenster de optie Uitgebreide berichten in de pop-up lijst Berichten zenden.

2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Opvragen.

3

Typ in het tekstvak Bestandsnaam de naam van de macro die u wilt bewerken of selecteer de gewenste macro met behulp van de vakken Station, Directory en Bestandsnaam. Als u alleen macro’s in de lijst Bestandsnaam wilt zien, typt u in het tekstvak Bestandsnaam *.wcm.

4

Klik op Openen.

De macro wordt in het Berichtvak ingevoegd, zelfs als de cursor in het vak Van of Aan staat. 5

Typ nieuwe opdrachten of bewerk de bestaande opdrachten.

TIP: opmaakgegevens zoals spaties, vet of onderstrepen hebben geen invloed op de macro maar vergroten wel de leesbaarheid van de macro.

Macro 87

Tijdens het opnemen van de macro voegt GroupWise de opdracht Toepassing automatisch in. Deze opdracht vertelt de Macrofunctie dat opdrachten in de macro naar GroupWise en niet naar een andere toepassing moeten worden verzonden, tenzij anders aangegeven. 6

Als u de macro wilt opslaan, kiest u het menu Bestand en kiest u vervolgens Opslaan.

Zorg ervoor dat de macro met de toevoeging .WCM wordt opgeslagen. 7

Typ de naam van de macro in het tekstvak Bestandsnaam, klik op OK en klik vervolgens op Ja als u de reeds bestaande macro wilt vervangen.

TIP: u kunt een GroupWise-macro ook bewerken in WordPerfect voor Windows 6.0 of later door de macro eenvoudig te openen in een documentvenster. Een macro compileren -

Er wordt een macro-compiler gebruikt om de macro’s te compileren of "vertalen" zodat ze door GroupWise kunnen worden uitgevoerd. Macro’s worden gecompileerd als u ze uitvoert. Als u tijdens de compilatie van de macro een foutbericht krijgt, kunt u Compilatie annuleren kiezen om het dialoogvenster te sluiten of u kunt Doorgaan met compileren kiezen om te zien of de macro nog andere fouten bevat. In beide gevallen wordt de macro niet uitgevoerd; eerst moeten alle fouten worden gecorrigeerd. Zie Een macro bewerken elders in dit onderdeel.

Meer informatie -

Problemen met macro’s oplossen

Het compilatieprogramma is een handig hulpmiddel bij het oplossen van macroproblemen. Als het compilatieprogramma op een probleem stuit, wordt een dialoogvenster weergegeven met algemene informatie over het probleem. De macro-compiler kan echter alleen zo goed mogelijk ”gissen”naar het doel waarvoor de macro is ontworpen. Foutmeldingen van het compilatieprogramma moeten dan ook als indicatie van het gerapporteerde probleem en niet als specifieke identificatie ervan worden beschouwd.

88 Macro

Macro’s - Online Help

GroupWise bevat een online macrohandleiding. Voor toegang tot de handleiding kiest u het menu Help en kiest u vervolgens Macro’s gebruiken. De online handleiding bevat informatie over macro-opdrachten en hun syntaxis, met aanvullende instructies en voorbeelden voor het gebruik van macro’s. Macro-opdrachten en syntaxis

als u macro’s maakt door items met de muis te kiezen, worden de opdrachten automatisch met de juiste opmaak ingevoegd. Om ervoor te zorgen dat de macro’s die u via het toetsenbord intypt goed werken, moeten macro-opdrachten en de bijbehorende elementen in de juiste volgorde worden gerangschikt. Deze volgorde wordt de syntaxis genoemd. Voor een syntactisch correcte macro is het van belang dat elke macro-opdracht correct wordt gespeld en alle vereiste parameters en scheidingstekens in de juiste volgorde voorkomen. Macro-opdrachten bestaan uit drie delen: een opdrachtnaam, parameters en scheidingstekens. ViewOpenedNamed (ViewName: "Uitgebreide mail"; ViewType: MAIL!)

Opdrachtnaam

Scheidingsteken

Parameter

Opdrachtnaam De opdrachtnaam geeft aan welke functie door de opdracht worden geactiveerd. Soms is alleen de naam nodig om een volledige actie uit te voeren. De opdracht CloseWindow() is bijvoorbeeld een complete macro-opdracht, omdat GroupWise geen aanvullende informatie nodig heeft; de opdrachtnaam zelf sluit het actieve venster. Voorbeeld: CloseWindow() Parameters Als GroupWise meer informatie nodig heeft dan door de opdrachtnaam alleen wordt gegeven, dan zijn er parameters vereist. De opdrachtnaam vertegenwoordigt de functie. De parameters vertegenwoordigen aspecten van de functie die u kunt wijzigen of selecties die u kunt maken. De opdracht Retrieve vereist bijvoorbeeld één parameter die aangeeft welk bestand u wilt openen. Parameters worden altijd binnen aanhalingstekens geplaatst. Voorbeeld: Retrieve (Filename: "C:\FAX.WCM")

Macro 89

Scheidingstekens Sommige macro-opdrachten vereisen meerdere parameters. Over het algemeen moeten parameters in de juiste volgorde worden geplaatst (behalve als u specifieke parameternamen opgeeft) en op de juiste wijze van elkaar worden gescheiden. Puntkomma’s (;) worden gebruikt om afzonderlijke parameters van elkaar te scheiden, en een hele reeks parameters moet tussen aanhalingstekens worden geplaatst. De opdracht ViewOpenedNamed vereist bijvoorbeeld twee parameters: de naam van de weergave en het type weergave. Voorbeeld: ViewOpenedNamed (ViewName: "Uitgebreide mail"; ViewType: MAIL!) Voor meer informatie, zie Macro Basics in de online macrohandleiding. Voor toegang tot de macrohandleiding kiest u het menu Help en kiest u vervolgens Macro’s gebruiken. Zie de index van opdrachten in de online macrohandleiding voor de vereiste syntaxis en een beschrijving van elke parameter voor alle macro-opdrachten binnen GroupWise.

Mailbericht Gebruik Mailbericht voor het verzenden van berichten, bijlagen, geluid en film naar andere GroupWise-gebruikers. Inleiding -

De berichtweergave

Berichtweergaven bevatten verschillende hulpmiddelen waarmee u een bericht kunt voorbereiden en verzenden.

Knop bijlagen Knop gemagtigde

Mailberichten verzenden

Knop bijlagen

-

90 Mailbericht

1

Kies de pop-up lijst Mail in het hoofdvenster en kies vervolgens een berichtweergave.

2


3

Dubbelklik op gebruikers-ID’s om ze naar het vak Zenden aan te verplaatsen.

Als u wilt dat een gebruiker een afschrift of geheim afschrift ontvangt, selecteert u de gebruikers en klikt u op de knoppen CC of BC. Als u een naam uit de vakken Zenden aan, Afschrift of Geheim afschrift wilt verwijderen, dubbelklikt u op de betreffende naam. 4

Klik op OK om het Adresboek te sluiten en de namen naar de adresvakken te verplaatsen. GroupWise plaatst de namen in de overeenkomstige adresvakken in het item. 5

6

Typ een toelichting bij het bericht in het vak Onderwerp.

7

Typ het bericht in het vak Bericht.

8

Als u de zendopties voor het bericht wilt wijzigen, kiest u het menu Zenden en kiest u vervolgens Opties. Stel de gewenste opties in en klik op OK. Zie Zendopties en Voorkeuren voor mailberichten en telefoonnotities.

U kunt bestanden en geluidsannotaties als bijlage aan het bericht toevoegen. Zie Bijlagen en Geluid. 9

Klik op Zenden.

GroupWise plaatst het item in uw venster Uit en in de vensters In van de gebruikers in de adresvakken. Mailberichten lezen -

1


Alle nieuw ontvangen items worden in de map Postbus geplaatst. Als u uw venster In opent, wordt de map Postbus geselecteerd. Berichten worden gemarkeerd met een enveloppictogram. Zodra het bericht is geopend, wordt de envelop geopend weergegeven. Geopend item Geopend bericht met bijlage Ongeopend item

2

Dubbelklik op het bericht dat u wilt lezen.

3

Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het bericht te sluiten.

Mailbericht 91

Mappen U gebruikt mappen om uw inkomende, uitgaande en persoonlijke items te ordenen en op te slaan. Inleiding -

Hoe gebruik ik mappen?

Als u een aantal items ontvangt die betrekking hebben op dezelfde onderwerpen, projecten of personen, kunt u besluiten hiervoor enkele mappen te maken. Met behulp van mappen kunt u uw correspondentie ordenen en items gemakkelijker weer terugvinden wanneer u ze nodig hebt. U kunt uw correspondentie gemakkelijker ordenen door het opstellen van regels op basis waarvan uw post kan worden gesorteerd. Met regels kunt u items in mappen plaatsen naar onderwerp, afzender (als u de ontvanger bent) of ontvanger (als u de afzender bent). U kunt ook een regel aan een bepaalde map koppelen. U kunt bijvoorbeeld een archiefmap maken waarbij de items die u in de map plaatst, automatisch door een archiefregel worden gearchiveerd. Zie Regels. Items in een map combineren

Mappen kunnen een combinatie van items bevatten. Ontvangen items, verzonden items en persoonlijke items kunnen allemaal in dezelfde map worden opgeborgen. Hierdoor kunt u alle items die betrekking hebben op een bepaald project, een bepaalde persoon, een bepaald onderwerp, enzovoort, in dezelfde map onderbrengen. Mappenstructuur

U kunt mappen hiërarchische ordenen, zodat elke map weer een aantal submappen kan bevatten. Alle mappen die u maakt, zijn submappen van de hoofdmap. U beschikt over één set mappen. Uw lijst met mappen blijft dezelfde, ook al kunt u deze op verschillende manieren weergeven in uw venster In, venster Uit of agendaweergaven. Met behulp van de stappen in dit onderdeel kunt u mappen maken of bewerken door een agendaweergave te openen in plaats van uw venster In of venster Uit te openen. Hoofdmap Een envelop in een mappictogram geeft aan dat de map een ongeopend item bevat. Submap

92 Mappen

De door u gemaakte mappen worden binnen elk hiërarchisch niveau alfabetisch gerangschikt. Als een map submappen bevat, wordt er links van de map een [+]-knop of [-]-knop weergegeven. Als u op de [+]-knop klikt, klapt GroupWise de map uit en ziet u het onderliggende niveau met mappen. Als u alle niveaus met submappen wilt openen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de [+]-knop. Als u de map wilt sluiten en alle submappen wilt verbergen, klikt u op de [-]-knop. Standaardmappen

GroupWise heeft vier standaardmappen. De map met uw naam is de hoofdmap (waarin zich alle andere mappen bevinden). De map Postbus is de plaats waar nieuw verzonden en ontvangen items worden opgeslagen. De map Agenda bevat de afspraken, notities en taken die u hebt ontvangen. De map Archiefkast is bedoeld voor het bewaren van de door u gemaakte mappen. De standaardmappen kunnen niet worden verwijderd. Een map maken -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Uit.

2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Mappenbeheer om het dialoogvenster Mappenbeheer te openen.

3

Selecteer de map waarin u de nieuwe map wilt maken.

Een hogere map is elke map die submappen bevat.

Als u geen map selecteert, wordt de nieuwe map in het niveau direct onder de hoofdmap gemaakt.

Items naar een map verplaatsen

4

Klik op Maken om het dialoogvenster Mapnaam te openen.

5

Typ de naam van de map in het tekstvak Naam en klik op OK om de map weer te geven in het vak Mappen in het dialoogvenster Mappenbeheer.

6

Klik op OK om terug te keren naar het venster In of Uit.

1


2

Klap voor zover nodig uw mappen uit door op de [+]-knop naast de mappen te klikken.

-

Mappen 93

3

Een item aan meerdere mappen koppelen

Selecteer een item in de keuzelijst Item, sleep het item en zet het neer op de map waarnaar u het wilt verplaatsen.

-

Door een item aan een map te koppelen kunt u het item vanuit meerdere mappen bekijken. Als u bijvoorbeeld een item hebt dat betrekking heeft op Marketing en Personeel, kunt u het item in de map Marketing plaatsen en het vervolgens koppelen aan de map Personeel. Vervolgens kunt u het item vanuit beide mappen openen. 1


2

Houd Ctrl ingedrukt en sleep het item naar een andere map.

U kunt de koppeling van een item verwijderen door Alt ingedrukt te houden terwijl u het item naar een andere map sleept. Mappen openen en sluiten -

1


2

Als u de structuur wilt uitklappen, zodat u de submappen in een map kunt zien, klikt u op de [+]-knop naast de map.

3

Selecteer een map om de inhoud ervan in de keuzelijst Items weer te geven.

GroupWise toont de items in de geselecteerde map. Een map of de inhoud van een map verwijderen -

1


2

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen en kies vervolgens Verwijderen in het QuickMenu om het dialoogvenster Map(pen) verwijderen te openen.

U kunt Shift ingedrukt houden terwijl u klikt om meerdere mappen te selecteren. 3

Selecteer Alleen inhoud als u alleen de mappen en items binnen de map wilt verwijderen. of Selecteer Map(pen) en inhoud als u de map en tevens alle mappen en items binnen de map wilt verwijderen.

94 Mappen

4

Klik op OK om het dialoogvenster Map(pen) verwijderen te sluiten.

BELANGRIJK: een map kan niet worden verwijderd als deze aan een bepaalde regel is gekoppeld. U moet de regel verwijderen of aanpassen voordat u de map kunt verwijderen. Meer informatie -

Mappen en regels

U kunt de functie Regels gebruiken om items in uw mappen te ordenen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle ontvangen items van een bepaalde persoon in een map worden geplaatst. U kunt een andere regel maken waarmee items die naar die persoon worden verzonden, eveneens in die map worden geplaatst, zodat u alle correspondentie met die persoon bij elkaar houdt. Zie Regels. Opties QuickMenu TM

Als u met de rechtermuisknop op een map klikt, wordt er een QuickMenu weergegeven met, afhankelijk van de map, enkele van onderstaande opties.

Optie

Toelichting

Maken

Hiermee maakt u een nieuwe map in de map die momenteel is geselecteerd.

Verwijderen

Hiermee verwijdert u de geselecteerde map. Deze optie is niet beschikbaar voor de hoofdmap.

Naam wijzigen

Hiermee wijzigt u de naam van de geselecteerde map. Deze optie is niet beschikbaar voor de hoofdmap.

Openslaan

Hiermee vouwt u de geselecteerde map uit.

Volledig openslaan

Hiermee vouwt u de geselecteerde map en alle submappen uit.

Volledig dichtslaan

Hiermee vouwt u alle niveaus van de geselecteerde map samen.

Dichtslaan

Hiermee vouwt u de geselecteerde mappen samen, zodat alleen de directe submappen zichtbaar zijn.

Alles selecteren

Hiermee selecteert u de hoofdmap en alle submappen.

Quick Help

Hiermee roept u contextgevoelige Help op.

Mappen 95

Meerdere mappen weergeven

U kunt Shift of Ctrl ingedrukt houden wanneer u mappen selecteert om meerdere mappen tegelijkertijd weer te geven. Selecteer de eerste map in de lijst die u wilt weergeven, houd Shift ingedrukt en klik vervolgens op de laatste map die u wilt weergeven. U kunt Ctrl ingedrukt houden en klikken om meerdere, niet opeenvolgende mappen te selecteren. Alle gemarkeerde mappen worden weergegeven. Gedeelde mappen en mappen met zoekresultaten GroupWise voor Windows 95 bevat mappen die u kunt delen met andere

gebruikers en mappen die telkens als u ze opent, een voorgedefinieerde zoekactie uitvoeren. Deze mappen zijn niet beschikbaar in de Windows 3.1-versie van GroupWise.

Markeren als privé Gebruik Markeren als privé om ongeoorloofde toegang tot ontvangen of verzonden items te voorkomen. Gemachtigden hebben alleen toegang tot items die zijn gemarkeerd als privé, als u hen de desbetreffende rechten hebt verleend in het dialoogvenster Toegang. Zie Toegangslijst. Als u een item tijdens het zenden markeert als privé, kan uw gemachtigde of de gemachtigde van de geadresseerde het item zonder deze rechten niet openen. Als u een item bij ontvangst als privé markeert, wordt het beschermd tegen ongeoorloofde toegang door uw gemachtigden, maar niet door de gemachtigden van de afzender. Items die u verzendt markeren als privé -

In het menu Acties wordt naast de opdracht Markeren als privé een vinkje geplaatst.

96 Markeren als privé

1

Open een nieuwe itemweergave vanuit een pop-up lijst itemweergave in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Markeren als privé .

Ontvangen items markeren als privé

3

Vul het item verder in en klik op Zenden.

1

Dubbelklik op In of Agenda en dubbelklik vervolgens op een item.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Markeren als privé .

-

Er wordt een vinkje geplaatst naast Markeren als privé in het menu Acties. 3

Als u klaar bent met het lezen van het item, kiest u Sluiten.

Markeren als voltooid Gebruik Markeren als voltooid om taken of items met routebrief te markeren als voltooid. Een taak als voltooid markeren -

Als u een taak hebt voltooid, kunt u deze als zodanig markeren. Als u een taak markeert als voltooid, wordt deze niet meegenomen naar de volgende dag. Als u een taak als voltooid markeert en vervolgens bedenkt dat een bepaald onderdeel van de taak nog niet is voltooid, kunt u de markering ongedaan maken. Ongemarkeerde taken worden naar de huidige dag in uw agenda geplaatst. 1

Kies de pop-up lijst Agenda en kies vervolgens een agendaweergave die een Takenlijst bevat.

2

Klik op het ongemarkeerde aankruisvakje naast de taak.

Er verschijnt een vinkje in het aankruisvakje, wat aangeeft dat de taak is voltooid.

Voltooide taak

U kunt opnieuw op het aankruisvakje klikken als u de markering van de voltooide taak ongedaan wilt maken.

Markeren als voltooid 97

Een item met routebrief als voltooid markeren -

Als u een item met routebrief als voltooid markeert, wordt het naar de volgende persoon op de routebrief verzonden. BELANGRIJK: u kunt de markering van een item met een routebrief niet ongedaan maken. 1

Open het item met routebrief vanuit uw venster In of vanuit een agendaweergave die een Itemlijst of een Takenlijst bevat.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Markeren als voltooid.

Het item wordt verzonden naar de volgende persoon op de routebrief. 3

Meer informatie

Klik op Sluiten om het item te sluiten.

-

Voltooiingsstatus controleren

Als u wilt kijken of de geadresseerde van een toegewezen of gedelegeerde taak de taak heeft voltooid, selecteert u de taak in uw venster Uit, kiest u het menu Acties en kiest u vervolgens Info. In de laatste kolom in het informatievenster wordt de status van de taak vermeld (Bezorgd, Geopend, Voltooid, enzovoort). Zie Info. Een ongeopende taak als voltooid markeren

Als u de taak vanuit de Itemlijst als voltooid wilt markeren zonder het item te openen, selecteert u de taak, kiest u het menu Acties en vervolgens Markeren als voltooid.

Menu Venster Met het menu Venster kunt u het hoofdvenster, het venster In, het venster Uit, de Agenda of de Prullenbak openen, of elk willekeurig venster op de voorgrond plaatsen. Ook kunt u met het menu Venster uw vensters en pictogrammen rangschikken. Inleiding -

Vensters en pictogrammen rangschikken

U kunt uw bureaublad organiseren met de opties Pictogrammen schikken, Pictogram en Alles sluiten.

98 Menu Venster

Opties in het menu Venster

Beschrijving

Pictogrammen schikken (alleen in het hoofdvenster)

Rangschikt de pictogrammen in het Werkvak.

Opties in het menu Venster

Beschrijving

Pictogram (hoofdvenster en itemweergaven)

Verkleint alle geopende GroupWiseweergaven (inclusief het hoofdvenster) tot een pictogram.

Alles sluiten (hoofdvenster en itemweergaven)

Sluit alle GroupWise-weergaven (inclusief de weergaven die tot een pictogram zijn verkleind) behalve het hoofdvenster.

Meerdere geopende weergaven

Als u meer dan negen GroupWise-weergaven hebt geopend, verschijnt de opdracht Meer onder in het menu Venster. Als u Meer kiest, verschijnt het dialoogvenster Vensters selecteren met een overzicht van alle geopende weergaven. Als u een van de weergaven in de lijst selecteert en OK kiest, wordt de geselecteerde weergave op de voorgrond geplaatst. Een weergave openen -

1

Kies het menu Venster en kies vervolgens Hoofdvenster, In, Uit, Agenda of Prullenbak.

De naam van het venster dat u opent, wordt niet in het menu Venster weergegeven. Als u bijvoorbeeld het menu Venster vanuit het hoofdvenster kiest, wordt de optie Hoofdvenster niet in het menu weergegeven. Als u vanuit een willekeurige itemweergave het menu Venster kiest, wordt de optie Hoofdvenster in het menu weergegeven. Een weergave op de voorgrond plaatsen -

Telkens wanneer u een nieuwe weergave opent, wordt deze weergave aan het menu Venster toegevoegd. 1

Om een geopende weergave op de voorgrond te plaatsen, kiest u het menu Venster en kiest u vervolgens de gewenste weergave.

Menu verbergen Gebruik de optie Menu verbergen om de menubalk en titelbalk in een geopende agendaweergave te verwijderen. De optie Menu verbergen is bijvoorbeeld handig als u altijd een kleine Afsprakenlijst op uw scherm wilt weergeven, maar het menu niet nodig hebt om iets in de lijst te wijzigen.

Menu verbergen 99

De menubalk verbergen -

1

Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Menu verbergen om de menubalk in de geopende weergave te verbergen.

Als u de menubalk in de geopende weergave opnieuw wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de achtergrond van de weergave of op de Statusbalk om het QuickMenu weer te geven en kiest u vervolgens Menu verbergen.

Notify Notify waarschuwt u wanneer u een item in het venster In ontvangt of wanneer er een signaal klinkt. Notify kan op twee manieren waarschuwen: met een geluidssignaal of met een dialoogvenster op het moment dat u een nieuw item in het venster In ontvangt. U kunt ook signalen en meldingen ontvangen voor een andere gebruiker, als die gebruiker u daarvoor rechten verleent in de lijst Toegang. In de lijst Gebruikers kunt u opgeven dat u de signalen en meldingen wilt ontvangen. Zie Voorkeuren voor Notify en Toegangslijst voor meer informatie. Werken met Notify -

Notify is ontworpen voor uitvoering op de achtergrond terwijl u met andere programma’s werkt. Op het moment dat er een nieuw bericht in uw postbus wordt geplaatst, wordt Notify actief. Als u geen melding ontvangt, is Notify mogelijk nog niet gestart. Notify starten 1 Dubbelklik op het pictogram Notify in de programmagroep van GroupWise

in Programmabeheer van Windows. Wanneer Notify wordt gestart, wordt het pictogram op het bureaublad geplaatst. Notify starten wanneer Windows wordt gestart 1 Sleep het pictogram Notify uit de programmagroep GroupWise naar de

programmagroep Opstarten. Telkens wanneer u Windows start, wordt Notify gestart en wordt het pictogram op het bureaublad geplaatst. Als u Notify afsluit en weer opnieuw wilt starten, opent u de programmagroep Opstarten en dubbelklikt u op het pictogram GroupWise Notify of start u Windows opnieuw op.

100 Notify

Voorkeuren voor meldingen instellen -

In het groepsvak Meldingen kunt u voor elk type item eenvoudig meldingsopties voor een hoge, normale en lage prioriteit instellen. U kunt weergave van een geluidssignaal en een dialoogvenster opgeven voor de hoge, lage of normale prioriteit van ieder item. U kunt bijvoorbeeld voor post met een hoge prioriteit een andere melding instellen dan voor post met een lage prioriteit. 1

Klik op het pictogram Notify op het bureaublad en kies Voorkeuren.

2

Klik op de tab Melding (alle nieuwe ontvangen berichten), Signalen of Status melden (melding voor items die u hebt verzonden).

3

Kies een itemtype of kies Identieke instellingen voor alle typen.

4

Geef voor elke prioriteit op of u een dialoogvenster of signaal wilt weergeven of een programma wilt starten.

5

Klik op de tab Algemeen om in te stellen hoe vaak u Notify uw postbus op nieuwe post wilt laten controleren (polling interval) en hoe lang u het dialoogvenster Notify wordt weergegeven na een signaal of bericht. Hoe lager de waarde voor het polling interval, des te meer netwerkverkeer zal worden gegenereerd. U kunt een hogere waarde voor het polling interval opgeven als u niet vaak een melding wilt krijgen over nieuwe items. Hierdoor ontstaat minder netwerkverkeer.

6

Meer informatie

Kies OK om de instellingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

-

Waarom werkt Notify niet?

Als Notify niet werkt, controleert u het volgende. Controleer of Notify gestart is Zoek het pictogram Notify op het bureaublad van Windows (u moet mogelijk Programmabeheer minimaliseren). Als u het pictogram niet op het bureaublad ziet, is Notify niet gestart. U moet Notify hebben gestart om meldingen te kunnen ontvangen. Als u Notify telkens wilt starten wanneer u GroupWise start, plaatst u het pictogram van Notify in de programmagroep Opstarten van Windows. Controleer of uw gebruikersnaam correct is Als uw gebruikersnaam of initialen niet hetzelfde zijn in GroupWise en Notify, werkt Notify niet goed. Als u de gebruikersnaam wilt controleren, opent u Notify, klikt u op het pictogram van Notify op het bureaublad en kiest u Info. Controleer of uw gebruikersnaam juist is en overeenkomt met de naam in het informatievenster over GroupWise.

Notify 101

Als de initialen niet overeenkomen, sluit u Notify af, start u GroupWise en start u vervolgens Notify opnieuw. Als dat niet werkt, selecteert u het pictogram Notify in de programmagroep Opstarten en drukt u op Alt+Enter. Aan het einde van de opdrachtregel typt u /u= en de initialen van uw gebruikersnaam. Kies vervolgens OK. Controleer de voorkeurinstellingen Als u voor een bepaald item geen melding hebt ontvangen, maar voor andere items wel, opent u Notify Voorkeuren (zie Voorkeuren voor meldingen instellen hierboven). Selecteer elk type item en controleer of de opties Dialoogvenster weergeven en Geluid afspelen zijn ingeschakeld. Meldingen activeren Het kan zijn dat uw meldingen niet zijn geactiveerd. Kies in het hoofdvenster Bestand en vervolgens Voorkeuren. Dubbelklik op Notify en vervolgens op Meldingen activeren. Als uw naam niet in de lijst Gebruikers voorkomt, kiest u Toevoegen, selecteert u uw naam in het adresboek en kiest u OK. Laatste redmiddel Als niets werkt, probeer dan GroupWise opnieuw te installeren en start uw computer opnieuw op. Als dat niet werkt, neemt u contact op met de systeembeheerder. Zorg ervoor dat de werkdirectory de directory is waar GroupWise is geïnstalleerd.

Notitie Gebruik Notitie om een herinnering voor een bepaalde dag te verzenden. Als u een notitie naar uzelf of een andere gebruiker verzendt, wordt de notitie door GroupWise aan de opgegeven dag gehecht. U wilt bijvoorbeeld dat er op een bepaalde dag, zoals een verjaardag, een aanstaande deadline, een vrije dag, enzovoort, ter herinnering een notitie wordt weergegeven. Het verzenden van een notitie gebeurt op ongeveer dezelfde manier als het verzenden van andere items. Het verschil zit in de opties die uniek zijn voor elk item, zoals het plannen van een datum in een notitie. In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u de opties die uniek zijn voor Notitie moet gebruiken. Als u meer informatie wilt over het verzenden van een item, raadpleegt u Zenden. Inleiding -

Notities

U kunt een notitie aan uzelf en elke andere GroupWise-gebruiker zenden. Wanneer u een notitie verzendt, wordt deze in uw venster Uit geplaatst; wanneer u een notitie ontvangt wordt deze in uw Agenda en in uw venster In geplaatst.

102 Notitie

Persoonlijke notitie

Een persoonlijke notitie wordt alleen in uw Agenda geplaatst. Een persoonlijke notitie wordt niet in uw venster In of Uit weergegeven, tenzij u de filterfunctie gebruikt. Zie Filter. U herkent een persoonlijke notitie aan de afwezigheid van adresvakken.

Handmatig de datum invoeren -

U kunt de notitie op een specifieke datum in uw Agenda plaatsen. U opent het dialoogvenster Datuminvoer als volgt: 1

Kies de pop-up lijst Notitie in het hoofdvenster en kies vervolgens een groepsweergave.

2

Klik op de knop Datuminvoer

Met de enkele pijlen gaat u telkens een maand voorof achterwaarts.

U kunt op de datum klikken waarop de notitie moet worden geplaatst. Met Vandaag keert u terug naar de huidige datum.

Met de dubbele pijlen gaat u telkens een jaar voorof achterwaarts.

Een persoonlijke notitie maken

.

3

Selecteer de gewenste datum en klik op OK.

4

Maak de notitie af en klik op Zenden.

1

Kies de pop-up lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens Dag.

2

Klik op de Notitielijst en typ de notitie.

-

Terwijl u typt, wordt er een tekstvak weergegeven. 3

Klik buiten het tekstvak om de notitie in uw agenda te plaatsen. Notitie 103

4

Meer informatie

Als u de notitie wilt bewerken, dubbelklikt u op de notitie om een persoonlijke notitieweergave te openen.

-

Statusaanduidingen voor notities

Zoals hieronder wordt uitgelegd, geven de pictogrammen in uw venster In of Agenda de status van elke notitie aan. Statusaanduiding

Beschrijving

(alleen venster In)

U hebt de notitie nog niet geopend.

(alleen venster In)

U hebt de notitie geopend.

Het item wordt met cursieve tekst weergegeven (alleen Agenda).

Dit is een groepsnotitie die u nog niet hebt geaccepteerd of geweigerd.

Het item wordt met normale tekst weergegeven (alleen Agenda).

Dit is een groepsnotitie die u hebt geaccepteerd.

(alleen Notitielijst)

Gemarkeerd als privé.

Als u een notitie weigert, wordt het item naar de Prullenbak verplaatst. Als u een geweigerde notitie later wilt accepteren, kunt u het verwijderen ongedaan maken en de notitie vervolgens accepteren. Zie Accepteren, Weigeren en Prullenbak. Een notitie opnieuw plannen

U kunt een notitie opnieuw plannen op een andere datum als de notitie oorspronkelijk door u was gepland. Zie Agenda. Een notitie delegeren

Wanneer een gebruiker een notitie aan u toewijst, kunt u de notitie delegeren aan een andere gebruiker. Als u een notitie delegeert, ontvangen zowel de geadresseerde als de oorspronkelijke afzender hiervan bericht. Zie Delegeren. Terugkerende notities

U kunt één notitieweergave gebruiken om terugkerende notities te plannen. U kunt bijvoorbeeld een definitie met behulp van Herhaling maken waarmee u een notitie op elke derde vrijdag van de maand plant. Zie Herhaling.

Notitievoorkeuren Met Zendopties voor notities in Voorkeuren kunt u opgeven hoe u al uw notities wilt verzenden. U kunt ook Zendopties kiezen wanneer u een notitie maakt om alleen voor de desbetreffende notitie andere instellingen op te geven.

104 Notitievoorkeuren

Opties voor notities instellen -

1

Kies het menu Bestand en vervolgens Voorkeuren.

2

Dubbelklik op Notitie om het dialoogvenster Zendopties notitie te openen. Bij hoge prioriteit is het pictogram in de keuzelijst Item rood, bij normale prioriteit de standaardkleur en bij lage prioriteit grijs.

De statusinformatie die u opgeeft wordt weergegeven in het informatievenster voor notities die u aan gebruikers zendt. In de pop-up lijsten geeft u op of u een melding wilt ontvangen, een ontvangstbericht, beide of niets.

Stel deze optie in om ontvangers die Notify gebruiken, te melden dat u een item hebt verzonden

3

Selecteer de gewenste opties.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Zendopties notitie te sluiten.

5


OLE Met OLE (Object Linking and Embedding) kunt u informatie uit andere Windows-toepassingen in één weergave of agenda in GroupWise samenvoegen. Met de OLE-functies in GroupWise kunt u grafieken, afbeeldingen, spreadsheets, geluidsfragmenten en vele andere typen informatie in items opnemen. Inleiding -

Hoe gebruik ik OLE?

GroupWise fungeert als OLE-container en ondersteunt OLE op twee manieren. Bij elk item dat u maakt kan OLE-informatie worden bijgesloten. U kunt ook een aangepast GroupWise-ontwerp voor itemweergave maken dat een speciaal venster voor OLE-informatie bevat. Met OLE kunt u bestanden opnemen die door u of de geadresseerde kunnen worden bijgewerkt. U kunt bijvoorbeeld een koppeling met een OLE-object in een bericht met een routebrief plakken. Elke geadresseerde kan het object wijzigen en doorsturen. U hoeft niet te wachten tot het bericht weer bij u terug is. Uw kopie van het object wordt telkens automatisch bijgewerkt wanneer een geadresseerde een wijziging aanbrengt. BELANGRIJK: niet alle toepassingen verwerken OLE-objecten op dezelfde manier. WordPerfect 6.0 bijvoorbeeld gebruikt een pictogram in plaats van het object.

OLE 105

Vereisten voor OLE

Om OLE-objecten te kunnen bekijken en wijzigen, moet de geadresseerde aan de volgende eisen voldoen:

De geadresseerde moet GroupWise voor Windows gebruiken. Een gebruiker van bijvoorbeeld GroupWise voor DOS kan namelijk geen OLE-objecten bekijken. Om een object te kunnen wijzigen, moet de geadresseerde toegang hebben tot het oorspronkelijke bestand. Dit houdt in dat het bestand zich in het netwerk moet bevinden en dat het pad voor het bestand, inclusief de stationsaanduiding, voor de verzender en geadresseerde hetzelfde moet zijn. Een nieuw object bijsluiten -

1

Kies een itemweergave in de lijst met itemweergaven in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Bewerken en vervolgens Object bijsluiten.

In het dialoogvenster Object bijsluiten wordt een lijst met de beschikbare objecttypen weergegeven. Welke objecten beschikbaar zijn, is afhankelijk van de toepassingen die u hebt geïnstalleerd. Met Plakken sluit u een OLE-object bij.

Met Koppeling plakken sluit u een OLEkoppeling bij.

3

Selecteer het objecttype en kies Bijsluiten om de brontoepassing te openen.

4

Maak een object of voeg een bestaand bestand in. Raadpleeg de documentatie bij uw brontoepassing voor meer informatie.

5

Kies het menu Bestand en vervolgens Afsluiten om terug te keren naar de itemweergave.

Deze stap kan verschillen per brontoepassing die u gebruikt. Raadpleeg de documentatie bij uw brontoepassing voor meer informatie.

Een OLE-vak maken in een weergave

6

Kies Ja om het object bij te werken en in te voegen in de itemweergave.

7

Voltooi het item en kies Zenden.

1

Open GroupWise Ontwerp maken.

2

Kies het menu Bestand en vervolgens het gewenste itemtype.

3

Kies OLE in het palet en sleep tot het object de gewenste grootte heeft.

-

106 OLE

Kies Help en vervolgens Inhoud voor meer informatie over GroupWise Ontwerp maken. 4

Een object in een OLE-vak plaatsen

Plaats eventuele andere besturingselementen in de weergave en sla deze op. Sluit nu GroupWise Ontwerp maken af.

-

Het verschil tussen het bijsluiten van een object en het invoegen van een object in een OLE-vak is dat een geadresseerde een object in een OLE-vak kan zien wanneer het item wordt geopend. 1

Open de OLE-itemweergave.

2

Klik in het OLE-vak en kies het menu Bewerken en vervolgens Object invoegen.

3

Kies het objecttype en vervolgens OK. De toepassing waarmee het object wordt gemaakt, wordt geopend.

4

Maak een object of voeg een bestaand bestand in. Raadpleeg de documentatie bij de brontoepassing voor meer informatie.

5

Sluit de brontoepassing.

Het object wordt in het OLE-vak ingevoegd. Als u het object in de weergave vaker wilt verzenden, slaat u de weergave op (zie Werkvak). Als u niet wilt dat een geadresseerde de weergave kan wijzigen, kiest u Bewerken en vervolgens Statisch object. Een nieuw object koppelen -

1

Open de OLE-servertoepassing en de itemweergave waarmee u wilt koppelen (zoals WordPerfect voor Windows en een GroupWise-itemweergave).

2

Selecteer de informatie in de OLE-servertoepassing waarmee u een koppeling wilt in een itemweergave in GroupWise en kopieer deze naar het Klembord. Zie Klembord.

3

Open uw itemweergave, kies Bewerken om het object van het Klembord bij te sluiten, kies Object bijsluiten, kies Inhoud van Klembord bijsluiten en kies Koppeling plakken.

Als de optie Koppeling plakken grijs wordt weergegeven in het menu Bewerken, kunt u in het bestand in de OLE-servertoepassing geen koppeling met de informatie plakken. Raadpleeg de documentatie bij uw OLE-servertoepassing voor meer informatie. Het object wordt nu in uw itemweergave ingevoegd.

OLE 107

Een koppeling herstellen -

Meestal wordt een koppeling verbroken nadat u de bestandsnaam van het object hebt gewijzigd of omdat uw pad naar het bestand niet identiek is aan dat van de afzender. Wanneer een koppeling verbroken is, krijgt u het bericht dat de bestanden met OLE-koppelingen niet beschikbaar zijn. U wordt gevraagd of u de koppelingen wilt bewerken. Vanuit GroupWise moet u de bestandsnaam wijzigen waarmee het object is gekoppeld, zodat de koppeling kan worden hersteld. 1

Open het item dat de objectkoppeling bevat.

Een item met een objectkoppeling wordt weergegeven als een item met een bijlage.

Een koppeling bijwerken

2

Kies het menu Bewerken en vervolgens Koppelingen om het dialoogvenster Koppelingen te openen.

3

Selecteer het object waarvoor u de koppeling wilt herstellen en kies Koppeling wijzigen om de bestandsnaam te selecteren waarnaar u de koppeling wilt laten verwijzen.

-

U kunt een gekoppeld object handmatig of automatisch bijwerken. In GroupWise is automatisch bijwerken de standaardinstelling, zodat het object in de itemweergave direct wordt bijgewerkt wanneer u het bestand in de OLEservertoepassing wijzigt. Als de koppeling wordt ingesteld op handmatig bijwerken, worden wijzigingen in het bestand die u in de brontoepassing aanbrengt niet direct weergegeven wanneer u het object in GroupWise bekijkt. De wijzigingen worden alleen weergegeven wanneer u het object opent of bewerkt. Als u een koppeling handmatig wilt bijwerken, gaat u als volgt te werk: 1

Open een item in venster In dat al een gekoppeld object bevat.

Een item met een objectkoppeling wordt weergegeven als een item met een bijlage.

108 OLE

2

Kies het menu Bewerken en vervolgens Koppelingen om het dialoogvenster Koppelingen te openen.

3

Selecteer het object dat u wilt bijwerken en kies Nu bijwerken.

4

Kies OK om naar de itemweergave terug te gaan.

Opvragen Met Opvragen kunt u een tekstbestand in het vak Bericht van een item openen. U kunt bijvoorbeeld een tekstverwerkingsbestand opvragen en als berichttekst in uw item gebruiken. Inleiding -

Opvragen of bijsluiten

Bestanden opvragen en bestanden bijsluiten hebben een verschillende functie in GroupWise. Met Opvragen kunt u een tekstbestand in het vak Bericht van een item openen. Dit houdt in, dat u een bericht in een apart tekstverwerkingsprogramma kunt opstellen. Er kunnen echter wel bepaalde opmaakcodes verloren gaan. Met Bijsluiten neemt u een bestand als bijlage bij het item op, maar de inhoud van de bijlage wordt niet in het vak Bericht weergegeven. Wanneer u een bestand als bijlage verstuurt, blijven wel alle opmaakcodes behouden. Als u een bijlage wilt lezen die u hebt ontvangen, kunt u deze openen met de bijbehorende toepassing. Zie Bijlagen. Een bestand opvragen in een item -

1

Kies de gewenste weergave in een willekeurige pop-up lijst met weergaven in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Bestand en vervolgens Opvragen om het dialoogvenster Opvragen te openen. Kies Bekijken om een bestand eerst te bekijken voordat u het opvraagt in het vak Bericht.

Typ de bestandsnaam in het tekstvak Bestandsnaam.

In de pop-up lijst Opties kunt u meer opties kiezen.

3

Selecteer het gewenste bestand door de naam van het bestand in het tekstvak Bestandsnaam te typen of in de keuzelijst te selecteren.

4

Kies Openen om het bestand in het vak Bericht in te voegen.

Opvragen 109

Opnieuw zenden Met de optie Opnieuw zenden kunt u een item dat u al eerder hebt verzonden, opnieuw verzenden. 1

Dubbelklik op Uit in het hoofdvenster en selecteer het item dat u opnieuw wilt verzenden.

2

Kies het menu Zenden en vervolgens Opnieuw zenden om het item te openen dat u al eerder hebt verzonden.

3

Bewerk het item en kies Zenden. Er verschijnt een bericht waarin u wordt gevraagd of u het oorspronkelijke bericht wilt intrekken.

4

Kies Ja als u het oorspronkelijke item wilt intrekken en het gewijzigde item wilt verzenden.

5

Kies Nee als u het oorspronkelijke item wilt bewaren en het gewijzigde item wilt verzenden.

Mailberichten en telefoonnotities kunnen niet worden ingetrokken als ze al door de geadresseerde zijn geopend. Afspraken, notities en taken kunnen op elk moment worden ingetrokken.

Opslaan Met de optie Opslaan kunt u items en bijlagen als bestanden op uw schijf, op diskette of in een persoonlijke netwerkdirectory opslaan. Wanneer u een item opslaat, blijft het item in het venster In of het venster Uit staan en wordt een kopie van het item als tekstbestand opgeslagen op de locatie die u opgeeft. Als u een item dat u hebt gemaakt opslaat terwijl u het item nog

110 Opnieuw zenden

niet hebt verzonden, wordt het bericht als een tekstbestand opgeslagen (bijlagen worden niet opgeslagen). Een item opslaan -

1

Dubbelklik op In of Uit in het hoofdvenster.

U kunt ook nieuwe items die u hebt gemaakt of items in de Prullenbak opslaan. 2

Selecteer een item in de keuzelijst met items.

3

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Opslaan om het dialoogvenster Opslaan te openen.

Als u hier geen nieuwe naam typt, krijgt het tekstbestand dezelfde naam als het item.

Het kan zijn dat Wijzigen moet worden gekozen om het dialoogvenster Directory selecteren te openen. Hier kan een andere server of directory worden gekozen.

4

Kies Wijzigen als u het bestand in een andere directory of op een andere server wilt opslaan.

5

Kies OK als u het bestand niet onder een andere naam wilt opslaan. of Typ een nieuwe bestandsnaam en kies vervolgens Opslaan.

Als er al een bestand met de door u opgegeven naam bestaat, verschijnt een bericht waarin u wordt gevraagd of u het bestaande bestand wilt vervangen. Kies Ja als u het bestaande bestand wilt vervangen of Nee als u het bestand onder een andere naam wilt opslaan.

Een bijlage opslaan

6

Kies Sluiten om het dialoogvenster Opslaan te sluiten.

1


2

Selecteer de items met bijlagen die u wilt opslaan.

-

Items met bijlagen worden aangegeven met een paperclip en het itempictogram. Als u een opeenvolgende reeks items of bijlagen wilt selecteren, selecteert u het eerste item in de reeks en houdt u Shift ingedrukt terwijl u vervolgens het laatste item in de reeks selecteert.

Opslaan 111

Als u niet-opeenvolgende items of bijlagen wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de gewenste items klikt. 3

Kies het menu Bestand en vervolgens Opslaan om het dialoogvenster Opslaan te openen.

De bijlagen worden met een plusteken (+) onder de bijbehorende items in het dialoogvenster weergegeven. Gewoon item Bijlage

4

Selecteer een bijlage in de keuzelijst Geselecteerde items.

De bestandsnaam verschijnt in het tekstvak Bestandsnaam. 5

Als u het bestand een andere naam wilt geven, selecteert u de huidige naam en overschrijft deze met de nieuwe naam.

Als er al een bestand met de door u opgegeven naam bestaat, verschijnt een bericht waarin u wordt gevraagd of u het bestaande bestand wilt vervangen. Kies Ja als u het bestaande bestand wilt vervangen of kies Nee als u wilt teruggaan naar het dialoogvenster Opslaan en een andere bestandsnaam wilt opgeven. 6

Kies Opslaan en kies vervolgens Sluiten om het dialoogvenster Opslaan te sluiten.

Persoonlijke adressen Met het onderdeel Persoonlijke adressen in het Adresboek kunt u adressen van personen en groepen personen aan wie u berichten stuurt, toevoegen en ordenen. De adressen worden in één lijst bewaard, zodat u niet het hele adresboek hoeft te doorzoeken.

112 Persoonlijke adressen

Een externe naam toevoegen aan de lijst met persoonlijke adressen -

1

Kies het menu Zenden in het hoofdvenster en vervolgens Adresboek.

2

Kies Persoonlijke adressen.

3

Kies Toevoegen.

4

Vul de velden voor het adres in. U moet in ieder geval een naam en een emailadres opgeven.

5

Kies twee maal OK.

Als de naam die u hebt opgegeven al in het adresboek voorkomt, dient u één van de twee te wijzigen, zodat beide namen uniek zijn. Een systeemadres kopiëren naar de lijst met persoonlijke adressen -

Een persoonlijk adres bewerken

1


2

Kies Gebruiker, Bronnen of Algemene groepen.

3

Selecteer een naam.

4

Sleep de naam naar de knop Persoonlijke adressen.

5

Kies OK.

1


2


3

Selecteer een naam en kies Bewerken.

4

Bewerk de informatie.

5

Kies twee maal OK.

1


2


3

Selecteer een naam, bron of groep.

4

Kies Verwijderen en vervolgens Ja.

5

Kies OK.

-

Een persoonlijk adres verwijderen -

Persoonlijke adressen 113

Printer instellen Met de optie Printer instellen kunt u opgeven welke printer wordt gebruikt vanuit GroupWise en welke marges bij het afdrukken moeten worden gehanteerd. Deze instellingen zijn van invloed op de items die u afdrukt. Zie Agenda afdrukken voor informatie over het afdrukken van uw agenda. Inleiding -

Printer instellen

Met de optie Afdrukken kunt u mailberichten, telefoonnotities, afspraken, taken, notities en bijlagen afdrukken. Voordat u echter vanuit GroupWise items kunt afdrukken, moet u uw printer instellen met de optie Printer instellen. Een printer selecteren -

1

Kies het menu Bestand en vervolgens Printer instellen om het dialoogvenster Printer instellen te openen.

2

Selecteer Standaardprinter als u de standaardprinter wilt gebruiken die is opgegeven in Windows Setup. of Selecteer Specifieke printer en kies vervolgens een printer uit de keuzelijst als u een andere printer dan de standaardprinter wilt gebruiken.

3

Marges instellen

Kies OK om het dialoogvenster Printer instellen te sluiten.

-

114 Printer instellen

U stelt marges in om de hoeveelheid witruimte rond de gedrukte tekst op een pagina te bepalen. U kunt de marges opgeven in inches of centimeters. Als u de marges volgens de ene maateenheid instelt en u vervolgens een andere maateenheid selecteert, zet GroupWise de marges automatisch om naar de nieuwe maateenheid. 1

Kies het menu Bestand en vervolgens Printer instellen om het dialoogvenster Printer instellen te openen.

2

Selecteer Inches of Centimeters als maateenheid.

Meer informatie

3

Stel de gewenste marges in door waarden op te geven in de tekstvakken Links, Rechts, Boven en Onder.

4

Kies OK om het dialoogvenster Printer instellen te sluiten.

-

Bijlagen afdrukken

U kunt in het dialoogvenster Printer instellen de optie Bijlagen afdrukken met gekoppelde toepassing selecteren om een bijlage af te drukken met behulp van de bijbehorende toepassing (zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen). Als bijvoorbeeld de optie Bijlagen afdrukken met gekoppelde toepassing is ingeschakeld en u een Quattro Pro-spreadsheet wilt afdrukken dat als bijlage aan een item is toegevoegd, wordt het spreadsheet vanuit Quattro Pro afgedrukt en niet vanuit GroupWise. Meer afdrukopties

Kies Printers of Lettertypen in het dialoogvenster Printer instellen voor meer afdrukopties. Welke opties u kunt kiezen, is afhankelijk van de printer die u bij Printer instellen hebt geselecteerd. Kies Help in de dialoogvensters van Windows voor meer informatie.

Prullenbak Met de Prullenbak kunt u items die u vanuit uw venster In, venster Uit of een agendaweergave hebt verwijderd, herstellen. De items die u verwijdert, worden in de Prullenbak opgeslagen. Een item verwijderen -

1

Dubbelklik op In, Uit of Agenda in het hoofdvenster.

2

Selecteer het item, kies het menu Acties en kies vervolgens Verwijderen. of Selecteer in het venster Uit de optie Dit Venster Uit als u alleen uw exemplaar van het item wilt verwijderen, Alle Vensters In als u alleen het exemplaar van de ontvanger wilt verwijderen of Alle postbussen als u ieders exemplaar wilt verwijderen.

3

Kies OK.

Het item wordt uit het venster In, het venster Uit of de Agenda verwijderd en in de Prullenbak geplaatst.

Prullenbak 115

Een verwijderd item lezen -

De verwijdering van een item ongedaan maken

1

Dubbelklik op Prullenbak in het hoofdvenster.

2

Dubbelklik op het item om dit te lezen.

3

Klik op Sluiten om het item te sluiten.

1


2

Selecteer het item, kies het menu Bewerken en kies vervolgens Verwijdering ongedaan maken.

-

Het geselecteerde item wordt teruggeplaatst in de map van waaruit dit was verwijderd. Als de map van waaruit het item was verwijderd, niet meer bestaat, wordt het item in de hoofdmap teruggeplaatst. Geselecteerde items uit de Prullenbak weggooien -

1


2

Selecteer de items die u wilt verwijderen, kies het menu Bewerken en kies vervolgens Items weggooien.

3

Kies Ja om de items te verwijderen.

De geselecteerde items worden van het systeem verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld. De prullenbak leegmaken -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op Prullenbak.

2

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Prullenbak legen.

Er verschijnt een dialoogvenster van GroupWise 5 waarin u wordt gevraagd of u echt alle items in de Prullenbak wilt verwijderen.

3

Kies Ja als u de Prullenbak wilt legen of kies Nee als u naar het venster van de Prullenbak wilt teruggaan.

Als u Ja kiest, worden alle items in de Prullenbak van het systeem verwijderd. U kunt deze items hierna niet meer herstellen. Meer informatie -

Het venster Prullenbak aanpassen

De kolomkoppen, keuzelijst en pictogrammen in het venster Prullenbak werken op dezelfde manier als in uw venster In of venster Uit. U kunt kopteksten verplaatsen, op een andere kolom sorteren, de sorteervolgorde omkeren, enzovoort. Zie In of Uit. 116 Prullenbak

Slepen om te verwijderen

U kunt ook items uit de keuzelijst Item, de keuzelijst Agenda of het Werkvak verwijderen door hun pictogrammen naar de Prullenbak in het hoofdvenster te slepen. Gekoppelde items verwijderen

Als u een item aan meerdere mappen hebt gekoppeld en u alle koppelingen wilt verwijderen, kunt u het item naar de Prullenbak slepen en hierop neerzetten terwijl u Alt ingedrukt houdt. Alle koppelingen worden verwijderd en elke verwijderde koppeling wordt in de Prullenbak weergegeven.

QuickFinder Met de indexfunctie van QuickFinder kunt u indexen voor geselecteerde documenten maken waarmee u bepaalde woorden of zinsdelen in de documenten snel kunt opzoeken. U kunt QuickFinder ook gebruiken om bepaalde bestanden en bestandspatronen te zoeken. Inleiding -

QuickFinder-index

Een QuickFinder-index is een alfabetische lijst met alle woorden die in de opgegeven bestanden en directory's voorkomen. Dit indexbestand bevat tevens informatie over de bestanden waarin elk woord voorkomt. U kunt een QuickFinder-index niet afdrukken of bekijken; het is een sterk gecomprimeerd bestand dat alleen door QuickFinder kan worden gebruikt. WordPerfect-documenten en andere documenten indexeren

QuickFinder kan worden gebruikt voor het indexeren van bestanden met een WordPerfect 4.2 - 7.0- en ASCII-indeling. Verder is QuickFinder geschikt voor de meeste typen .WPG-tekst. Alle overige bestandsindelingen worden als ASCIItekst verwerkt. QuickFinder indexeert alleen de ASCII-woorden die hierin voorkomen. Bestanden uitsluiten van de index

Als u wilt dat QuickFinder bepaalde bestanden niet indexeert, kunt u deze bestanden uitsluiten wanneer u de QuickFinder-index maakt. Zie Bestanden die niet worden geïndexeerdonder Meer informatie in deze paragraaf. Een QuickFinder-index maken -

1

Kies QuickFinder in een willekeurig directoryvenster, bijvoorbeeld Bestand bijsluiten of Opvragen.

2

Kies Indexer.

Als u nog geen directory voor uw indexbestanden hebt opgegeven, selecteert u een directory en kiest u OK. QuickFinder 117

3

Kies Maken.

4

Typ een naam voor de index die u maakt en kies OK.

U kunt als naam een beschrijving opgeven van de bestanden die worden geïndexeerd (bijvoorbeeld "Nieuwsbrieven"). 5

Geef in het tekstvak Bestand of directory toevoegen het bestand of de directory voor de indexfunctie op.

U kunt een bestandsnaampatroon (bijvoorbeeld C:\RAPPORTEN\*.DMB) opgeven om alleen bepaalde bestanden in een directory te indexeren. Kies Bladeren om alle bestanden in de huidige directory weer te geven. 6

Als u ook de bestanden in subdirectory's wilt indexeren, selecteert u de optie Substructuur opnemen.

7

Kies Toevoegen om het gewenste bestand of de gewenste directory in de index op te nemen.

8

Herhaal de stappen 5-7 totdat u alle bestanden en directory's hebt toegevoegd die u wilt indexeren.

9

Kies Inventariseren en kies OK nadat de index is voltooid.

10 Kies Sluiten en vervolgens nogmaals Sluiten om terug te keren naar het

directoryvenster. Een index bijwerken en opnieuw genereren -

Als u bestanden wijzigt die in een index zijn opgenomen (de indexcriteria), moet u de index bijwerken of opnieuw genereren. U kunt ook KickOff gebruiken om al uw indexen automatisch te laten bijwerken op een bepaalde tijd van de dag. Het bijwerken van een QuickFinder-index duurt meestal minder lang dan het genereren van een nieuwe versie, omdat bij het bijwerken alleen maar nieuwe informatie aan het laatst geïnventariseerde bestand wordt toegevoegd. Als het bijwerken echter veel tijd in beslag neemt, kunt u beter opnieuw inventariseren. Indexen bijwerken met nieuwe en gewijzigde bestanden 1 Kies QuickFinder in een willekeurig directoryvenster, bijvoorbeeld Bestand

bijsluiten of Opvragen.

118 QuickFinder

2

Kies Indexer en selecteer in de keuzelijst Indexnamen de index die u wilt bijwerken.

3

Kies Inventariseren, selecteer de optie Inventaris bijwerken met nieuwe of gewijzigde bestanden en kies OK.

4

Kies OK wanneer de index is voltooid.

5

Kies Sluiten en vervolgens nogmaals Sluiten om terug te keren naar het directoryvenster.

Indexen opnieuw genereren

U kunt een index opnieuw genereren door alle bestanden in de index opnieuw te indexeren.

Een index bewerken

1


2

Kies Indexer en selecteer in de keuzelijst Indexnamen de index die u wilt bijwerken.

3

Kies Inventariseren, selecteer de optie Alle bestanden inventariseren en kies OK.

4


5


-

U kunt andere directory's, bestanden of indexopties voor een index opgeven. 1


2

Kies Indexer en selecteer in de keuzelijst Indexnamen de index die u wilt bewerken.

3

Kies Bewerken.

4

Geef in het tekstvak Bestand of directory toevoegen het bestand of de directory op die u wilt toevoegen en kies Toevoegen. Zie QuickFinderindexen maken in deze paragraaf voor meer informatie.

5

Selecteer in de keuzelijst Directory’s opnemende bestanden of de directory die u uit de index wilt verwijderen en kies Verwijderen.

6

Kies Opties om de gewenste opties in te stellen voor de index die u bewerkt. Zie Voorkeuren voor QuickFinder-indexen onder Meer informatie in deze paragraaf.

7

Als u klaar bent met het bewerken van de index, kiest u Genereren.

8

Selecteer Inventaris bijwerken met nieuwe of gewijzigde bestanden en kies OK. of Selecteer Alle bestanden inventariseren en kies OK.

QuickFinder 119

9


10 Kies Sluiten en vervolgens nogmaals Sluiten om terug te keren naar het

directoryvenster. Een index verwijderen -

Een index verplaatsen of de naam wijzigen

1


2

Kies Indexer en selecteer vervolgens de index die u wilt verwijderen.

3

Kies de pop-up lijst Opties, kies Verwijderen en kies vervolgens Ja.

1


2

Kies Indexer en selecteer de index die u wilt verplaatsen of waarvan u de naam wilt wijzigen.

3

Kies de pop-up lijst Opties en kies Verplaatsen of Naam wijzigen.

4

Als u een index wilt verplaatsen, typt u het nieuwe pad en de nieuwe bestandsnaam in het tekstvak Nieuwe bestandsnaam en kiest u OK.

-

of Als u een index een andere naam wilt geven, typt u de nieuwe naam en kiest u OK. Indexen en bestanden zoeken -

QuickFinder kan snel bestanden en woordpatronen in bestanden vinden aan de hand van QuickFinder-indexen. 1


2

Kies de pop-up lijst Zoeken in en kies Directory of Substructuur om bestanden in de huidige directory of substructuur te doorzoeken. of Kies Schijf om een heel station te selecteren voor het zoeken. of Kies QuickFinder-index om de index te selecteren waarin u wilt zoeken.

3

120 QuickFinder

Als u wilt zoeken aan de hand van een bestandsnaampatroon, typt u het bestandspatroon in het tekstvak Pad(en)/Patro(o)n(en).

U kunt jokertekens gebruiken om bepaalde typen bestanden te zoeken. U kunt ook meerdere zoekpatronen in het tekstvak Pad(en)/Patro(o)n(en) combineren (bijvoorbeeld c:\docs\*.doc,*.txt, f:\server1\*.let, d:\modellen\*.wpg). 4

Als u een bepaald woord of een groep woorden zoekt, typt u het woord of de woordgroep in het tekstvak Zoeken naar. Klik op Argumenten of Concept om uw zoekactie te verfijnen. Zie Zoekvoorwaarden opgeven en QuickFinderzoekacties uitbreiden onder Meer informatie in deze paragraaf.

5

Selecteer Alleen WordPerfect-documenten om de zoekactie te beperken tot documenten met de WordPerfect-indeling.

6

Typ een datumbereik in de vakken Van en T/m om bestanden uit dat bereik te zoeken. of Kies de kalenderpictogrammen om het datumbereik op te geven.

7

Kies Zoeken. In het dialoogvenster Zoekresultaten wordt een lijst afgebeeld met bestanden die het opgegeven zoekpatroon, het opgegeven woord of de opgegeven woordgroepen bevatten.

Als u deze lijst wilt bewaren om opnieuw te zoeken, selecteert u Zoekresultaten opslaan. Als u de inhoud van een bestand wilt bekijken, selecteert u het bestand en kiest u vervolgens Bekijken. Als u de bestanden wilt kopiëren, verplaatsen of verwijderen, als u de naam of de kenmerken wilt wijzigen of als u een lijst van de gevonden bestanden wilt afdrukken, kiest u een optie in de pop-up lijst Opties. 8

Voor een nieuwe zoekactie kiest u QuickFinder en volgt u opnieuw de stappen 1-7 hierboven. Selecteer Gevonden bestanden toevoegen aan lijst met zoekresultaten om eventuele nieuwe bestanden aan de bestaande lijst toe te voegen.

TIP: wanneer u een zoekactie wilt verfijnen, kiest u QuickFinder en vervolgens Zoekresultaten in de pop-up lijst Zoeken in. Deze optie is beschikbaar nadat uw eerste zoekactie is uitgevoerd. Er wordt nu alleen gezocht in de bestanden die in de voorgaande zoekactie zijn gevonden, volgens de door u opgegeven criteria en bestandspatronen. 9


QuickFinder 121

Een zoekactie opslaan en opnieuw gebruiken -

U kunt zoekacties voor later gebruik opslaan, de huidige zoekactie verwijderen en eerder opgeslagen zoekacties laden. Zoekvelden wissen 1 Kies Wissen in de pop-up lijst Opties van QuickFinder. Een zoekopdracht opslaan 1 Definieer een zoekactie op basis van een bestandspatroon of woordpatroon en

eventuele operatoren die u wilt gebruiken. 2

Kies Zoekvoorwaarden opslaan in de pop-up lijst Opties van QuickFinder.

3

Typ een naam voor de zoekactie en kies Opslaan.

Een zoekopdracht opnieuw gebruiken 1 Kies Zoekvoorwaarden opvragen in de pop-up lijst Opties van

QuickFinder. 2

Selecteer de zoekactie die u wilt gebruiken en kies Opvragen.

Een zoekopdracht verwijderen 1 Kies Zoekvoorwaarden verwijderen in de pop-up lijst Opties van

QuickFinder. 2

Selecteer de zoekactie die u wilt verwijderen en kies Verwijderen.

Voorgaande zoekresultaten ophalen 1 Selecteer Laatste zoekresultaten in de pop-up lijst Opties van QuickFinder

om de voorgaande lijst met zoekresultaten op te halen. Wanneer u deze lijst ophaalt, moet u ook de zoekopdracht ophalen die voor het genereren van deze zoekactie is gebruikt. Meer informatie -

Sneller indexeren

Hieronder worden enkele tips gegeven waarmee u QuickFinder-indexen wellicht sneller kunt genereren. Zie Voorkeuren voor QuickFinder-indexen in deze paragraaf.

Selecteer een niet te klein indexniveau voor het Niveau, zoals Document

122 QuickFinder

of Alinea. Sluit andere programma's af voordat u QuickFinder Indexer start. Maak een index die alleen samenvattingsvelden uit documenten bevat. Sluit zoveel mogelijk documenttypen uit. Neem geen cijfers op. Als u een groot aantal kleine bestanden wilt indexeren, geef dan een hogere waarde op voor de voortgangsindicator voor het indexeren.

Informatie over indexbestanden

U kunt uitgebreide informatie opvragen over de opties die in een index zijn opgenomen, welke bestanden en directory's zijn geïndexeerd, wanneer de index is gemaakt en hoe groot het indexbestand is. 1

Selecteer de index waarover u informatie wilt opvragen en kies Opties in het dialoogvenster QuickFinder File Indexer. In de stappen 1 en 2 onder Een QuickFinder-index maken, eerder in deze paragraaf, staat beschreven hoe u dit dialoogvenster opent.

2

Kies Informatie.

QuickFinder-indexen van andere gebruikers

U kunt QuickFinder-indexen gebruiken die door een ander zijn gegenereerd. Gebruik de functie Lenen om een index te importeren. 1

Kies Opties in het dialoogvenster QuickFinder File Indexer. In de stappen 1 en 2 onder Een QuickFinder-index maken, eerder in deze paragraaf, staat beschreven hoe u dit dialoogvenster opent.

2

Kies Lenen.

3

Selecteer een QuickFinder-indexbestand met een toevoeging .IDX en kies Lenen. Voer eventueel een indexnaam in en kies OK.

U kunt in de index uitsluitend zoeken; u kunt geen wijzigingen erin aanbrengen. Voorkeuren voor QuickFinder-index

Met Voorkeuren voor QuickFinder-index kunt u bepalen hoe QuickFinder een index genereert en wat de index moet bevatten. U kunt opties opgeven voor alle indexen of voor een afzonderlijke index. De meeste opties zijn ook van invloed op de snelheid waarmee de indexering wordt uitgevoerd. Zie Sneller indexeren in deze paragraaf. Als u de opties voor alle nieuwe indexen wilt wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1

Kies Opties in het dialoogvenster QuickFinder File Indexer en vervolgens Voorkeuren.

2

Voor aanvullende opties kiest u Extra. Raadpleeg de volgende tabel voor meer informatie. Als u de opties voor een bepaalde index wilt wijzigen, gaat u als volgt te werk:

3

Selecteer de index waarvoor u de opties wilt wijzigen en kies Bewerken.

4

Kies Opties.

QuickFinder 123

De opties worden beschreven in de volgende tabel.

124 QuickFinder

Optie

Beschrijving

Voortgang inventarisatie tonen om de x bestanden

Hiermee kunt u opgeven na hoeveel bestanden de voortgangsindicator telkens wordt aangepast. (Van toepassing op alle indexen.)

Plaats van de inventarissen

Hiermee kunt u de standaardlocatie voor indexbestanden opgeven. (Van toepassing op alle indexen.)

Plaats voor indexen

Hiermee kunt u de standaardlocatie voor gedeelde indexbestanden opgeven. (Van toepassing op alle indexen.)

Bladeren

Hiermee kunt u opgeven hoe de dialoogvensters Bewerken en Maken worden weergegeven. Als u Bladeren selecteert, worden telkens wanneer het dialoogvenster wordt geopend, de bestandsnaam, stations en directory's weergegeven. (Van toepassing op alle indexen.)

Uitsluiten

Hiermee worden alle opgegeven bestandstypen genegeerd. Standaard worden alle bestanden met de toevoegingen .EXE, .COM en .DLL uitgesloten.

Alleen WordPerfectdocumenten

Hiermee worden alleen WordPerfect 5.1/5.2 - 7.0documenten geïndexeerd (maar geen WordPerfect 4.2-documenten).

Index bevat

Hiermee kunt u aangeven hoeveel van een bestand moet worden geïndexeerd.

Niveau

Hiermee kunt u een gebied opgeven waarbinnen een bepaald woordpatroon wordt gezocht (bijvoorbeeld op dezelfde regel of in dezelfde alinea).

Getallen opnemen

Hiermee worden zowel cijfers als letters geïndexeerd.

Optie

Beschrijving

Speciale tekens in niet-WPdocumenten

Hiermee kunt u opgeven hoe speciale tekens in onbekende bestandsindelingen in de index worden verwerkt. Voor een document dat in Windows is gemaakt, kiest u Interpreteren als ANSI; voor een document dat in DOS is gemaakt, kiest u Interpreteren als ASCII. Als beide voorkomen of als u niet zeker weet welke documenten voorkomen, kiest u Uitsluiten.

QuickFinder-logbestanden

Er wordt een QuickFinder-logbestand aangemaakt wanneer QuickFinder een bestand probeert te indexeren dat geopend is of dat met een wachtwoord is beveiligd. Het logbestand heeft dezelfde naam en staat in dezelfde directory als het QuickFinder-indexbestand, maar heeft de bestandstoevoeging .LOG. Zoekvoorwaarden opgeven

De volgende argumenten en schakelopties kunnen worden gebruikt om een woordzoekpatroon te maken in het dialoogvenster QuickFinder. Zie Indexen en bestanden zoeken in deze paragraaf. Argumenten moeten worden voorafgegaan en gevolgd door een spatie. Argumenten worden in een vaste volgorde verwerkt. Voor QuickFinder is deze volgorde: NOT, ORDER, AND, OR.

Argument

Woordpatroon

Zoekresultaat

And (&)

mooi & huis mooi AND huis mooi huis

Bestanden met de woorden "mooi" en "huis."

Gevolgd door (..)

mooi .. huis

Bestanden die beide woorden bevatten, waarbij het eerste woord ergens voor het tweede woord in het bestand voorkomt.

Groep ( )

(/Firstpage (/Line onderwerp reorganisatie) "Jan Smit" bedrijfX)

Bestanden met op de eerste pagina de woorden onderwerp en reorganisatie op dezelfde regel en Jan Smit en bedrijfX op dezelfde pagina.

QuickFinder 125

126 QuickFinder

Argument

Woordpatroon

Zoekresultaat

Niet (!)

mooi ! huis mooi NIET huis

Bestanden met het woord "mooi" maar niet het woord "huis".

Of (|)

mooi | huis mooi OF huis

Bestanden met de woorden "mooi" of "huis" of beide woorden.

Geen jokertekens

/Nowildcard

* en ? worden als gewone tekens beschouwd en niet als jokertekens. De standaardinstelling is /Wildcard.

Woorden met dezelfde beginletters

/Prefix

Alle woorden met dezelfde begintekens.

Geen scan

/Noscan

Er mag door QuickFinder geen scan worden uitgevoerd.

Overeenkomst

Woordpatroon

Zoekresultaat

Nul of meer tekens (*)

mooi*

Bestanden met alle variaties van woorden die beginnen met "mooi", met of zonder aanvullende tekens (bijvoorbeeld mooi, mooier en mooist).

Eén teken (?)

mooi?

Bestanden met het woord "mooi" plus één enkel teken (bijvoorbeeld mooie).

Geen onderscheid hoofdletters/kleine letters

/NoCase

Woorden die overeenkomen met de zoekterm, ongeacht het gebruik van hoofdletters en kleine letters. Dit is de standaardinstelling.

Onderscheid tussen hoofdletters/kleine letters

/Case

Woorden die exact overeenkomen met de zoekterm, ook wat betreft het gebruik van hoofdletters en kleine letters.

Prefix-modus uit

/NoPrefix

Schakelt de prefix-modus uit.

Overeenkomst

Woordpatroon

Zoekresultaat

Woorden met dezelfde beginletters

/Prefix

Alle woorden met dezelfde begintekens.

Nabijheid van woorden

Woordpatroon

Zoekresultaat

Document

/Document

Woorden in hetzelfde document (hiermee worden alle andere niveaus op de beginwaarden ingesteld).

Veld

/Field

Woorden in hetzelfde veld. Gebruik deze optie bij bestanden die zijn gebaseerd op databases, zoals samenvoegbestanden. Werkt alleen bij zoeken in een niet-index.

Hard paginaeinde

/HardPage

Woorden in hetzelfde documentgedeelte, gemarkeerd door hardepaginacodes.

Regel

/Line

Woorden op dezelfde regel, volgens de huidige indeling op de schijf.

Pagina

/Page

Woorden op dezelfde pagina, volgens de huidige indeling op de schijf.

Alinea

/Paragraph

Woorden in dezelfde alinea.

Woordgroep ("")

"___"

Woordgroepen die precies overeenkomen met wat u hebt getypt.

Record

/Record

Woorden in hetzelfde record. Gebruik deze optie bij bestanden die zijn gebaseerd op databases, zoals samenvoegbestanden. Werkt alleen bij zoeken in een niet-index.

Zin

/Sentence

Woorden in dezelfde zin.

QuickFinder 127

Nabijheid van woorden

Woordpatroon

Zoekresultaat

Binnen x woorden

/#

Woorden die een bepaald aantal woorden van elkaar af staan (/2 vindt bijvoorbeeld zoektermen binnen een afstand van twee woorden in het document).

Binnen uit

Schakelt de optie Binnen x woorden uit.

Componenten

Schakeloptie

Zoekresultaat

Volledig

/Entire

Overeenkomsten in de volledige documenttekst en documentsamenvatting. Dit is de standaard schakeloptie.

Eerste pagina

/FirstPage

Overeenkomsten op alleen de eerste pagina van de documenttekst en documentsamenvatting.

Alleen samenvatting

/Summary

Overeenkomsten in de volledige documentsamenvatting.

Alleen tekst

/Text

Overeenkomsten in de volledige documenttekst, exclusief koptekst, voettekst en documentsamenvatting.

Samenvattingsvelden

/Summary=naam

/Summary=n

Overeenkomsten in het veld van de documentsamenvatting dat u opgeeft. De naam van het veld vervangt het nummer van het veld in de schakeloptie. Zie Zoeken in velden van de documentsamenvatting hieronder.

Samenvatting

Schakeloptie

Zoekresultaat

(naam samenvattingsveld)

/(naam samenvattingsveld) (argument)

Zoekcriteria in het opgegeven veld van de documentsamenvatting.

of /naam of

Voorbeeld: /author=

128 QuickFinder

Zie Zoeken in velden van de documentsamenvatting in deze paragraaf. Overige

Schakeloptie

Zoekresultaat

Scan uit

/Noscan

Er mag door QuickFinder geen scan worden uitgevoerd.

Wildcard uit

/Nowildcard

* en ? worden als gewone tekens beschouwd en niet als jokertekens. De standaardinstelling is /Wildcard.

Wildcard aan

/Wildcard

* en ? worden als jokertekens beschouwd.

TIP: sommige zoekargumenten werken niet bij alle zoekvelden. De opties /Line en /Summary bijvoorbeeld zijn niet van toepassing op de zoekactie Alleen bestandsnaam. Gebruik haakjes om zoekargumenten te groeperen. Met de argumenten (/Firstpage (/Line onderwerp reorganisatie) "Jan Smit" bedrijfX) worden alle bestanden gevonden met op de eerste pagina de woorden onderwerp en reorganisatie op dezelfde regel en tevens Jan Smit en bedrijfX op dezelfde pagina. TIP: plaats de schakelopties voor de woorden waarop ze betrekking hebben. QuickFinder-zoekacties uitbreiden

U kunt de Concept Builder gebruiken om uw QuickFinder-zoekacties uit te breiden met alternatieve vormen van woorden zoals vervoegingen, synoniemen en alternatieve spelling. Als u de Concept Builder wilt gebruiken, gaat u als volgt te werk. 1


2

Typ de woorden die u wilt zoeken en kies vervolgens Concept.

3

Selecteer de zoekterm waarvoor u ook alternatieven wilt zoeken.

4

Kies een van de volgende opties:

Optie

Resultaat

Woordvormen

Omvat vervoegingen, meervoudsvormen, adjectiefvormen en bijwoordsvormen voor de opgegeven zoekterm.

QuickFinder 129

Optie

Resultaat

Synoniemenlijst Omvat synoniemen van de opgegeven zoekterm die in de synoniemenlijst zijn gevonden. Syn. ->Woordvormen

Omvat vervoegingen, meervoudsvormen, adjectiefvormen en bijwoordsvormen van de synoniemen van de opgegeven zoekterm.

Typefouten

Omvat mogelijke spelfouten en typefouten van de opgegeven zoekterm en woorden die mogelijk zijn bedoeld met het foutief gespelde woord.

Fonetisch

Omvat woorden die hetzelfde klinken als de opgegeven zoekterm.

5

Selecteer de oorspronkelijke of alternatieve woorden die u niet wilt gebruiken en kies Uitsluiten. (Als u de woorden later weer wilt opnemen, selecteert u de woorden en kiest u Opnemen.)

6

Kies OK om de alternatieve woorden die niet zijn uitgesloten, in de zoekactie op te nemen.

7

Kies Zoeken om de zoekactie met alternatieve woorden te starten.

Zoeken in velden van de documentsamenvatting

U kunt aanvullende zoekvelden voor documentsamenvattingen gebruiken bij de opties Hele document-documentprofiel en Alleen documentprofiel voor het genereren van indexen. Zie Voorkeuren voor QuickFinder-indexen onder Meer informatie in deze paragraaf. U kunt bepaalde woorden of woordgroepen zoeken in elk van de beschikbare velden in de documentsamenvatting wanneer u bestanden op schijf doorzoekt. Als u wilt zoeken in de velden van de documentsamenvatting, gaat u als volgt te werk. 1

Open QuickFinder vanuit een willekeurig directoryvenster.

2

Kies Alle velden documentprofiel uit de pop-up lijst Opties.

TIP: als u wilt zoeken in de samenvattingsvelden die u hebt geselecteerd bij Documentprofiel, kiest u Standaardvelden. De keuzelijst met samenvattingsvelden wordt weergegeven. Gebruik de schuifbalk om de alfabetisch gerangschikte lijst te doorlopen.

130 QuickFinder

Schuif het blokje voor extra samenvattingsvelden

3

Typ de tekst of het woordpatroon waarnaar u wilt zoeken in de tekstvakken naast elk samenvattingsveld. of Kies Opties, kies Alle velden documentprofiel en kies vervolgens een samenvattingsveld in de lijst. Typ de tekst die u wilt zoeken in het desbetreffende samenvattingsveld.

4

Kies Zoeken. Als u de optie Geen velden documentprofiel kiest in de pop-up lijst Opties, maakt QuickFinder geen gebruik van de zoektekst die u in de tekstvakken bij de samenvattingsvelden hebt opgegeven.

TIP: als u meerdere samenvattingsvelden gebruikt in uw zoekactie, moet aan alle opgegeven zoekvoorwaarden worden voldaan. Bestanden die niet worden geïndexeerd

QuickFinder negeert tijdelijke bestanden, geopende bestanden en documenten met wachtwoorden. Standaard worden ook alle uitvoerbare bestanden genegeerd (bijvoorbeeld bestanden met de toevoegingen .EXE, .DLL en .COM). U kunt met Uitsluiten opgeven welke bestanden worden genegeerd. Zie Voorkeuren voor QuickFinder-indexen in deze paragraaf. QuickFinder-indexen opslaan

QuickFinder slaat de indexen telkens op nadat deze zijn gegenereerd. U geeft een bestandsnaam op wanneer u de index maakt en vervolgens slaat QuickFinder de indexen op als bestanden met de toevoeging .IDX (bijvoorbeeld BRIEF92.IDX). Incrementele indexbestanden krijgen de toevoeging .INC. Foutberichten worden opgeslagen in een bestand met de toevoeging .LOG. U kunt de directory waarin de indexen worden opgeslagen, opgeven met de optie Plaats van de inventarissen in het dialoogvenster Voorkeuren voor QuickFinder.

QuickFinder 131

QuickFinder als stand-alone toepassing uitvoeren

U kunt QuickFinder Indexer onafhankelijk van andere WordPerfecttoepassingen uitvoeren door te dubbelklikken op het QuickFinder-pictogram in Programmabeheer van Windows.

QuickList Met QuickList kunt u een lijst maken met de directory's en bestanden die u het meest gebruikt. U kunt vervolgens uw QuickList gebruiken om deze directory's en bestanden snel te openen en te wijzigen. Een QuickList maken en items toevoegen -

1

Open een willekeurig directoryvenster, bijvoorbeeld Bestand bijsluiten of Opvragen.

2

Als de QuickList niet wordt weergegeven, kiest u QuickList en vervolgens QuickList weergeven of Beide weergeven.

3

Kies QuickList en vervolgens Item toevoegen.

TIP: u kunt ook met de rechtermuisknop op de QuickList klikken en vervolgens Item toevoegen kiezen. 4

Als u een directory toevoegt, geeft u de naam van de directory op in het tekstvak Directory/bestandsnaam.

5

Als u een document toevoegt, typt u het pad en de bestandsnaam. U kunt jokertekens gebruiken om bepaalde typen bestanden op te nemen. Zie Jokertekens onder Meer informatie in deze paragraaf.

Werken met de QuickList

6

Typ een beschrijving voor de directory of het bestand (zoals Correspondentie of Diapresentaties) in het tekstvak Omschrijving.

7

Kies OK om het item aan de QuickList toe te voegen.

8

Herhaal de stappen 3-6 als u nog meer items wilt toevoegen en kies vervolgens OK.

1

Als de QuickList niet wordt weergegeven wanneer u een directoryvenster (zoals Bestand bijsluiten of Opvragen) opent, kiest u QuickList en vervolgens QuickList weergeven of Beide weergeven.

-

TIP: u kunt ook met de rechtermuisknop op de lijst met directory's klikken en vervolgens een van beide opties kiezen.

132 QuickList

2

Selecteer het QuickList-item dat u wilt gebruiken. Als de lijst veel items bevat, kunt u het gewenste item snel vinden door in de keuzelijst QuickList te klikken en de eerste letters van het gewenste item te typen.

3

Als een item een directory vertegenwoordigt, kunt u erop dubbelklikken om een lijst met de bijbehorende bestanden weer te geven. Dit QuickList-item vertegenwoordigt de directory c:\novell\grpwise\ofviews.

Een QuickList-item bewerken

4

Selecteer het gewenste bestand.

1

Zorg dat een willekeurig directoryvenster, zoals Bestand bijsluiten of Opvragen, is geopend en dat u al een QuickList hebt gemaakt.

2


3

Selecteer het QuickList-item dat u wilt bewerken.

4

Kies QuickList en vervolgens Item bewerken.

-

TIP: u kunt ook met de rechtermuisknop op de QuickList klikken en vervolgens Item bewerken kiezen.

Een QuickList-item verwijderen

5

Typ eventuele informatie in de tekstvakken Directory/bestandsnaam en Omschrijving en kies OK.

1

Zorg dat een willekeurig directoryvenster, zoals Bestand bijsluiten of Opvragen, is geopend en dat u al een QuickList hebt gemaakt.

2


3

Selecteer het item dat u wilt verwijderen.

4

Kies QuickList en vervolgens Item verwijderen.

-

QuickList 133

TIP: u kunt ook met de rechtermuisknop op de QuickList klikken en vervolgens Item verwijderen kiezen. 5

Meer informatie

Kies Ja als u zeker weet dat u het item wilt verwijderen.

-

Jokertekens

U kunt jokertekens gebruiken om bepaalde typen bestanden op te nemen. Als u bijvoorbeeld c:\oktober\*.rpt typt, worden alle bestanden met de toevoeging .RPT in de directory OKTOBER op station C: opgenomen. Als u c:\oktober\*.* typt, worden alle bestanden in de directory OKTOBER opgenomen. De QuickList afdrukken

Als u de QuickList wilt afdrukken, klikt u met de rechtermuisknop op de QuickList en kiest u QuickList afdrukken en vervolgens Afdrukken.

Regels Met Regels definieert u een reeks voorwaarden en de acties die moeten worden uitgevoerd wanneer een item aan de voorwaarden voldoet. Dergelijke acties zijn bijvoorbeeld het verplaatsen van items naar mappen, het doorsturen en beantwoorden van items, en het verwijderen van items. Met Regels kunt u uw postbus ordenen, uw post automatisch beheren tijdens uw afwezigheid en ongewenste items verwijderen. Inleiding -

Hoe gebruik ik regels?

Met regels kunt u een groot aantal taken automatiseren, ongeacht of uw computer aan staat of niet. Hier zijn enkele voorbeelden:

Items naar een bepaalde map verplaatsen, afhankelijk van de afzender, geadresseerde, het onderwerp, enzovoort.

Ongewenste items verwijderen voordat deze in uw venster Uit worden geplaatst.

Taken en afspraken delegeren terwijl u op vakantie bent. Conflicterende afspraken weigeren. Alle items in een map archiveren.

134 Regels

Volgorde waarin de regels worden uitgevoerd

GroupWise controleert de regels en voert deze uit in de volgorde waarin de regels in het dialoogvenster Regels worden weergegeven. Wanneer u een nieuwe regel maakt, wordt deze onder aan de lijst toegevoegd. Als u wilt dat de regel eerder wordt gecontroleerd en uitgevoerd, sleept u de regel naar een andere positie in de lijst. Een regel maken -

1

Kies het menu Extra en vervolgens Regels om het dialoogvenster Regels te openen.

2

Kies Maken om het dialoogvenster Regel maken te openen.

3

Typ een naam in het tekstvak Omschrijving.

4

Kies de pop-up lijst Betreft en kies vervolgens de gebeurtenis waarbij de regel moet worden gestart.

De volgende tabel geeft een beschrijving van gebeurtenissen en de mogelijk opties voor elke gebeurtenis.

Gebeurtenis

Beschrijving

Bijbehorende opties

Nieuw item

De regel wordt geactiveerd wanneer een nieuw item in uw GroupWise-postbus wordt geplaatst.

In (het item wordt in uw venster In geplaatst), Uit (het item wordt in uw venster Uit geplaatst) of Eigen (u hebt het item zelf gemaakt en het wordt in uw agenda geplaatst)

Regels 135

Gebeurtenis

Beschrijving

Bijbehorende opties

Opgeslagen item

De regel wordt geactiveerd wanneer een item in een bepaalde map wordt geplaatst.

Map selecteren

Map openen

De regel wordt geactiveerd wanneer u een bepaalde map opent.

Map selecteren

Map sluiten

De regel wordt geactiveerd wanneer u een bepaalde map sluit.

Map selecteren

Starten

De regel wordt geactiveerd Geen opties wanneer u GroupWise start.

Afsluiten

De regel wordt geactiveerd wanneer u GroupWise afsluit.

Gestart door gebruiker

De regel kan alleen worden Geen opties geactiveerd wanneer u de regel in het dialoogvenster Regels selecteert en Uitvoeren kiest.

Geen opties

5

Als u Nieuw item, Starten, Afsluiten of Gestart door gebruiker kiest, selecteert u In, Uit of Eigen om de bron van het bericht aan te geven.

6

Als u Opgeslagen item, Map openen of Map sluiten kiest, klikt u op het mappictogram, selecteert u een map en kiest u vervolgens OK om de naam van de map in het vak Map selecteren weer te geven.

Als u een map selecteert, is de regel alleen van toepassing op items die naar de map zijn verplaatst bij het openen of sluiten van de map. Als u geen map selecteert, is de regel van toepassing telkens wanneer een item naar een willekeurige map wordt verplaatst of een willekeurige map wordt geopend of gesloten. 7

136 Regels

Selecteer de typen items waarop de regel van toepassing moet zijn in het groepsvak Als rubriek is.

Met Allerlei opent u een dialoogvenster met itemkenmerken.

In het groepsvak Als rubriek is selecteert u de items waarop de regel van toepassing is.

In het groepsvak Als inhoud items is typt u de tekst die de items moeten bevatten om de regel op het item van toepassing te maken.

Met de pop-up lijst Datum/tijd definieert u het tijdbereik voor geplande items.

8

U kunt meer opties selecteren door Allerlei te kiezen en vervolgens de kenmerken te specificeren die de items moeten hebben om onder de regel te vallen.

Een item moet de itemstatus hebben die is opgegeven om in aanmerking te komen voor de regel.

Een item moet de prioriteit hebben die is opgegeven om in aanmerking te komen voor de regel.

Een item moet de soort bijlage bijgesloten hebben die is opgegeven om in aanmerking te komen voor de regel.

9

Kies OK om het dialoogvenster Allerlei te sluiten.

10 Definieer de inhoud van het item door de gebruikers-ID, het onderwerp,

enzovoort, in het groepsvak Als inhoud van item is in te voeren. 11 Als u wilt dat de regel alleen betrekking heeft op geplande items binnen een

bepaalde periode, selecteert u de geplande items bij Als rubriek is, en heft u vervolgens de selectie van Bericht en Telefoonnotitie op als deze zijn geselecteerd. Kies het pop-up menu Datum/tijd, kies een bereik en typ de datum en tijd in de velden. 12 Kies Toevoegen en kies vervolgens de actie die door de regel moet worden

uitgevoerd. In de volgende tabel wordt elke actie uitgelegd en worden stappen beschreven die moeten worden uitgevoerd om de actie voor de regel te definiëren. De acties worden niet uitgevoerd als een item niet voldoet aan de beide criteria Wanneer en Als. Als een item aan de criteria voldoet, voert GroupWise de actie uit die u hebt opgegeven.

Regels 137

Wordt de regel bijvoorbeeld geactiveerd wanneer u een item van een bepaalde persoon ontvangt, en is de opgegeven actie Verwijderen, dan verwijdert GroupWise het item direct zonder eerst een melding te geven.

138 Regels

Actie

Resultaat

Stappen

Bericht zenden

Zendt een bericht dat u van tevoren hebt opgesteld, wanneer een item voldoet aan de criteria Wanneer en Als.

Het dialoogvenster Nieuw berichtitem verschijnt. Typ de gewenste informatie, inclusief het adres en bericht. U kunt ook bijlagen opnemen. Kies OK om het bericht op te slaan en Nieuw item aan toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Doorsturen

Stuurt elk item dat voldoet aan de criteria Wanneer en Als door aan een andere gebruiker.

Het dialoogvenster Doorsturen verschijnt. Typ de gewenste informatie, inclusief het adres en bericht. U kunt ook bijlagen opnemen. Kies OK om het bericht op te slaan en Doorsturen naar toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Delegeren

Wijst alle afspraken, taken, notities of items met routebrief die voldoen aan criteria Wanneer en Als opnieuw toe.

Het dialoogvenster Delegeren verschijnt. Typ de gebruikers-ID van degene aan wie u de afspraak, taak, notitie of het item met routebrief wilt delegeren, en typ een bericht in de tekstvakken Antwoord aan ontvanger en Antwoord aan afzender. Kies OK om Delegeren aan toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Actie

Resultaat

Stappen

Antwoord

Zendt een antwoord aan de afzender van elk bericht dat aan de criteria Wanneer en Als voldoet.

Het dialoogvenster Antwoord verschijnt. Selecteer Afzender of Iedereen (afzender en ontvangers) en kies vervolgens OK. Typ een bericht in het venster dat verschijnt. U kunt adressen toevoegen in de vakken CC of BC, maar niet in het vak Aan. U kunt ook bijlagen opnemen. Kies OK om het bericht op te slaan en Antwoord toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Accepteren

Accepteert elke afspraak, taak of notitie die aan de criteria Wanneer en Als voldoet.

Typ een bericht in het dialoogvenster Accepteren met antwoord en kies vervolgens OK om Accepteren toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Verwijderen/ Weigert elke afspraak, weigeren taak of notitie die aan de criteria Wanneer en Als voldoet.

Typ een bericht in het dialoogvenster Weigeren met antwoord en kies vervolgens OK om Verwijderen/weigeren toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Item weggooien

Gooit het item uit de Prullenbak weg.

Geen

Verplaatsen naar map

Verplaatst elk item dat aan de criteria Wanneer en Als voldoet naar de map die u selecteert.

Het dialoogvenster Item naar map verplaatsen verschijnt. Selecteer de map waarnaar u het item wilt verplaatsen en kies vervolgens Verplaatsen om Verplaatsen naar map toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Koppelen met map

Koppelt elk item dat aan de criteria Wanneer en Als voldoet met de map die u selecteert.

Het dialoogvenster Koppelen met map verschijnt. Selecteer de map waarmee u het item wilt koppelen en kies vervolgens Koppelen om Koppelen met map toe te voegen aan de keuzelijst Dan zijn acties.

Regels 139

Actie

Resultaat

Stappen

Archiveren

Geen Verplaatst elk item dat aan de criteria Wanneer en Als voldoet naar de archiefdirectory. Nieuwe items kunnen niet worden gearchiveerd, zodat deze optie niet beschikbaar is als u Nieuw item hebt geselecteerd in de pop-up lijst Betreft.

Markeren als Markeert elk item dat Geen privé voldoet aan de criteria Wanneer en Als als privé. 13 Kies Opslaan om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster Regel

maken te sluiten. 14 Kies Sluiten om het dialoogvenster Regels te sluiten.

Een regel inschakelen -

Een regel moet worden ingeschakeld voordat deze door een gebeurtenis kan worden geactiveerd. Een ingeschakelde regel wordt gemarkeerd met een vinkje.

Uitgeschakelde regel Als een uitgeschakelde regel wordt geselecteerd,verschijnt Activeren. Als een ingeschakelde regel wordt geselecteerd, verschijnt Uitzetten.

Ingeschakelde regel

1


2

Selecteer de regel die u wilt inschakelen en kies Activeren.

Er wordt een vinkje naast de regel weergegeven.

140 Regels

Een regel uitschakelen -

Wanneer u een regel uitschakelt, kan de regel niet door een gebeurtenis worden geactiveerd. De regel staat echter nog wel in de lijst in het dialoogvenster Regels en kan dus worden ingeschakeld wanneer u de regel weer nodig hebt. 1


2

Selecteer de regel die u wilt uitschakelen en kies Uitzetten.

Het vinkje naast de regel wordt niet langer weergegeven. Een regel handmatig uitvoeren -

Als u een regel handmatig wilt uitvoeren, selecteert u eerst de items of mappen waarop de regel betrekking heeft in het venster In, het venster Uit, de Prullenbak of een agendaweergave. 1

Dubbelklik op In, Uit of Prullenbak.

2

Selecteer de items of mappen waarop u de regel wilt uitvoeren in de keuzelijst met items of in de keuzelijst met mappen.

3


4

Selecteer de regel die u wilt uitvoeren.

Een regel kan altijd handmatig worden uitgevoerd, zelfs als de regel is uitgeschakeld.

Een regel wijzigen

5

Kies Uitvoeren om de regel uit te voeren.

1


2

Selecteer de regel die u wilt wijzigen.

3

Selecteer Kopiëren als u de oorspronkelijke regel wilt bewaren.

4

Kies Bewerken en breng vervolgens de gewenste wijzigingen aan in het dialoogvenster Regel bewerken.

-

Zie Een regel maken eerder in deze paragraaf. 5

Kies Opslaan om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster Regel bewerken te sluiten.

6

Kies Sluiten om het dialoogvenster Regels te sluiten.

Regels 141

Routebrief Met Routebrief kunt u een taak of bericht achtereenvolgens naar verschillende gebruikers verzenden. Inleiding -

Hoe gebruik ik Routebrief?

U kunt een brief schrijven, deze als bijlage bij een item bijsluiten, en vervolgens ter wijziging en goedkeuring naar uw editor, directe chef en afdelingschef doorsturen. U kunt uzelf als laatste aan de routebrief toevoegen, zodat het item met de uiteindelijke versie van de gewijzigde bijlage weer bij u terugkomt. Routebrieven zijn erg handig, omdat een item telkens nadat het door een gebruiker is gelezen en als voltooid is gemarkeerd, automatisch naar de volgende persoon op de lijst wordt doorgestuurd. Als afzender van het item met routebrief kunt u in het informatievenster van het venster Uit de routestatus van het item controleren. Een routebrief maken -

1

Dubbelklik op Bericht zenden of Taak toewijzen in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Routebrief.

3

Als u wilt dat iedereen die het item ontvangt een wachtwoord moet invoeren voordat een item kan worden voltooid, kiest u het menu Zenden en vervolgens Zendopties. Kies Opties en selecteer Wachtwoord nodig voor voltooiing gerouteerd item. Kies OK en vervolgens nogmaals OK.

4

Kies Adresboek

5

Dubbelklik op de gebruikersnamen van de gebruikers in de volgorde waarin u het item wilt versturen en kies OK.

6

Als u alle gegevens hebt ingevuld, kiest u Zenden

Het tekstvak Aan verandert in het tekstvak Route.

142 Routebrief

om het adresboek te openen.

.

Een item met routebrief voltooien -

1

Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster en dubbelklik vervolgens op het item met de routebrief. Het dialoogvenster Item met routebrief wordt geopend. Kies OK om verder te gaan.

2

Kies het menu Acties en kies vervolgens Markeren als voltooid. Als de afzender een wachtwoord eist voor het voltooien van het item, moet u eerst het wachtwoord opgeven. Vervolgens wordt het item doorgestuurd naar de volgende persoon in de routebrief.

Een bijlage bij een item met routebrief bewerken

3

Kies Sluiten om het item te sluiten.

1

Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster en dubbelklik vervolgens op het item met de routebrief om het item te openen.

2

Klik op de bijlage in het vak Bijlage, kies het menu Bestand en kies vervolgens Openen.

-

De toepassing voor de bijlage wordt gestart en de bijlage wordt geopend. 3

Breng de gewenste wijzigingen aan en sla het bestand op.

Het bestand wordt opgeslagen in de directory voor tijdelijke bestanden op de vaste schijf. Verander dit bestandspad niet, anders kan GroupWise de wijzigingen niet in het item met de routebrief verwerken. 4

Meer informatie

Sluit de toepassing af en klik op Voltooid in de statusbalk van het item met de routebrief. De bewerkte bijlage wordt vervolgens naar de volgende gebruiker doorgestuurd.

-

Een item met routebrief verwijderen

Als u een item met een routebrief probeert te verwijderen, verschijnt een dialoogvenster met de mededeling dat dit een item met een routebrief is. Als u toch besluit het item te verwijderen, wordt het niet meer doorgestuurd naar de volgende gebruiker. Als u het item eerst als voltooid markeert voordat u het verwijdert, wordt het nog wel doorgestuurd. Status Voltooid controleren

Als u wilt controleren of een geadresseerde van een taak met een routebrief de taak al heeft voltooid, dubbelklikt u op het item in het venster Uit om het informatievenster voor het item te openen. U kunt de status van het item controleren in de kolom Actie (Bezorgd, Geopend, Voltooid, enzovoort). Zie Info.

Routebrief 143

Deze gebruiker heeft het item gemarkeerd met Voltooid. Deze gebruiker heeft het item nog niet ontvangen.

Bij deze gebruiker is het item bezorgd.

Als een van de geadresseerden van de routebrief een oudere versie van ® WordPerfect Office dan versie 4.0 gebruikt, bezorgt GroupWise een kopie van het item aan de gebruiker, markeert het item als voltooid, en stuurt het item door naar de volgende geadresseerde.

Signaal instellen Met Signaal instellen kunt u een signaalmelding voor een geplande afspraak instellen. Als u Signaal instellen als geaccepteerd hebt geselecteerd bij de voorkeurinstellingen voor afspraken, hoeft u geen signaal meer in te stellen voor elke afspraak die u accepteert. BELANGRIJK: Notify moet gestart zijn als u signalen wilt ontvangen. Een signaal instellen -

1

Dubbelklik op Agenda in het hoofdvenster en dubbelklik vervolgens op een afspraak die u al hebt geaccepteerd.

2

Kies het menu Acties en vervolgens Signaal instellen.

Klik op de pijlen om de waarden in het tekstvak Uren voor te wijzigen.

144 Signaal instellen

Klik op de pijlen om de waarden in het tekstvak Minuten voor te wijzigen.

3

Geef voor de afspraak het aantal uren op dat u van tevoren wilt worden gewaarschuwd.

4

Geef voor de afspraak het aantal minuten op dat u van tevoren wilt worden gewaarschuwd.

Als u bijvoorbeeld tien minuten voor een afspraak gewaarschuwd wilt worden, geeft u 0 uur en 10 minuten op. 5

Een signaal instellen voor het starten van een programma

Kies OK om het dialoogvenster Signaal instellen te sluiten en terug te keren naar de afspraak.

-

U kunt een signaal instellen om een bestand te openen of een programma te starten wanneer het signaal gaat. U kunt bijvoorbeeld een afspraak maken om een reservekopie van uw bestanden te maken wanneer u niet op uw werk bent, maar uw computer wel aan staat. 1

Kies de pop-up lijst Afspraak en kies vervolgens een persoonlijke afspraak.

2

Geef de gewenste informatie op, waaronder de datum en tijd waarop het programma moet worden gestart. Zie Afspraak.

3

Kies het menu Acties en kies vervolgens Signaal instellen om het dialoogvenster Signaal instellen te openen.

4

Typ het volledige pad van het programma dat u wilt starten in het tekstvak Dit programma starten bij melding van signaal. of Klik op het mappictogram naast het tekstvak om het dialoogvenster Bestand selecteren te openen.

5

Selecteer het programma dat u wilt starten en kies vervolgens OK om het dialoogvenster Bestand selecteren te sluiten.

6

Kies OK om het dialoogvenster Signaal instellen te sluiten en kies vervolgens OK om de afspraak te maken. U kunt ook macro's starten door een macronaam op te geven als het programma dat u wilt starten.

Spellingcontrole Met Spellingcontrole kunt u de tekst in de tekstvakken van te verzenden items controleren op onjuist gespelde woorden, dubbele woorden en onverwachte hoofdletters. Tijdens elke spellingcontrole moet u opgeven welke woordenlijsten u wilt gebruiken.

Spellingcontrole 145

Hoe Spellingcontrole in woordenlijsten zoekt

De Spellingcontrole zoekt in twee soorten woordenlijsten: hoofdwoordenlijsten en aanvullende woordenlijsten. Wanneer u een spellingcontrole voor een document uitvoert, controleert de Spellingcontrole eerst of een woord of zinsdeel voorkomt in de geselecteerde aanvullende woordenlijsten die u maakt en aanpast. Als het woord of zinsdeel niet in de aanvullende woordenlijsten voorkomt, controleert de Spellingcontrole vervolgens de inhoud en regels van de hoofdwoordenlijsten die u hebt geselecteerd. Hoofdwoordenlijsten

De hoofdwoordenlijst die met GroupWise wordt meegeleverd, is opgeslagen in een bestand met de toevoeging .LEX. Zie Bestandsnamen van woordenlijsten onder Meer informatie in deze paragraaf. U kunt maximaal negen compatibele hoofdwoordenlijstbestanden aan de hoofdwoordenlijst koppelen. Zie Woordenlijsten koppelen onder Meer informatie in deze paragraaf. Aanvullende woordenlijsten

U kunt aanvullende woordenlijsten maken en daarin woorden en zinsdelen opnemen die door de Spellingcontrole moeten worden overgeslagen, vervangen of van mogelijke alternatieven worden voorzien. U kunt ook tijdens een spellingcontrolesessie woorden en zinsdelen aan een aanvullende woordenlijst toevoegen. Als de Spellingcontrole bij een correct gespeld woord (zoals uw naam) stopt, kunt u het woord aan een van de gebruikte aanvullende woordenlijst toevoegen. De spelling van tekst in een item controleren -

1

Plaats de invoegpositie in het tekstvak waarin u de spelling wilt controleren.

2

Kies het menu Extra en vervolgens Spellingcontrole.

3

Selecteer in de menu's Controleren, Woordenlijsten en Opties de tekst waarvan u de spelling wilt controleren, de woordenlijsten waarin u wilt zoeken en de overige opties die u wilt gebruiken.

TIP: de selecties die u tijdens een spellingcontrolesessie in de menu's Controleren, Woordenlijsten en Opties maakt, worden ook in alle volgende spellingcontrolesessies gebruikt tenzij u deze opnieuw wijzigt. Zie Tekst selecteren voor Spellingcontrole, Woordenlijsten selecteren voor Spellingcontrole en Opties van Spellingcontrole gebruiken verderop in deze paragraaf.

146 Spellingcontrole

4

Kies in de pop-up lijst Toevoegen aan de aanvullende woordenlijst waaraan u tijdens de spellingcontrole eventuele woorden wilt toevoegen.

5

Kies Starten.

Woord of zinsdeel dat door de Spellingcontrole is geselecteerd Beschikbare opties tijdens een spellingcontrole Vervangende woorden of zinsdelen die door de Spellingcontrole worden gesuggereerd

6

Kies één van de opties uit de onderstaande tabel wanneer Spellingcontrole een woord of zinsdeel selecteert.

TIP: u kunt ook op een geselecteerd woord of zinsdeel in het tekstvak klikken, de tekst bewerken en vervolgens Hervatten kiezen om de spellingcontrole voort te zetten. 7

Kies Ja om Spellingcontrole af te sluiten wanneer de spellingcontrole voltooid is of kies Sluiten om Spellingcontrole af te sluiten voordat de spellingcontrole voltooid is.

Optie

Beschrijving

Vervangen

Vervangt het woord of zinsdeel door de tekst die in het tekstvak Vervangen door is opgegeven. U kunt een van de items in de keuzelijst Gevonden woorden selecteren of het woord of zinsdeel in het tekstvak bewerken.

Negeren

Negeert het woord of zinsdeel één keer.

Totaal negeren

Negeert het woord of zinsdeel op alle plaatsen tijdens de huidige spellingcontrole.

Toevoegen

Voegt het woord of zinsdeel toe aan de woordenlijst die in de pop-up lijst Toevoegen aan is geselecteerd.

Zoeken

Toont extra woorden of zinsdelen (als die er zijn) in de keuzelijst Gevonden woorden.

Hervatten

Zet een onvolledige spellingcontrole voort.

QuickCorrect Voegt een vervangend woord voor het onjuist gespelde woord toe. Zie QuickCorrect.


Tekst selecteren voor spellingcontrole -

U kunt opgeven welk gedeelte van de tekst in een tekstvak moet worden gecontroleerd door de tekst te selecteren voordat u Spellingcontrole kiest. 1

Open Spellingcontrole.

2

Kies het menu Controleren en selecteer vervolgens Woord of Tekstvak.

Met Woord wordt het dichtst bij de invoegpositie staande woord gecontroleerd. Met Tekstvak wordt de gehele tekst in het tekstvak gecontroleerd. TIP: de opties Zin, Alinea, Pagina, Document, Tot einde document, Aantal pagina's zijn niet beschikbaar in GroupWise.

Woordenlijsten selecteren voor Spellingcontrole -

U kunt opgeven in welke hoofdwoordenlijsten en aanvullende woordenlijsten Spellingcontrole tijdens een spellingcontrolesessie moet zoeken. 1

Selecteer een tekstvak, kies het menu Extra kies vervolgens Spellingcontrole.

2

Kies het menu Woordenlijsten kies vervolgens Hoofdwoordenlijst. of Kies het menu Woordenlijsten en kies vervolgens Aanvullende woordenlijst.

3

Kies Taal, selecteer de gewenste taal en kies vervolgens OK.

U kunt alleen een reeks woordenlijsten voor een taal opgeven wanneer u een .LEX-bestand met een hoofdwoordenlijst voor de betreffende taal hebt. 4

Selecteer de positie waarop u een woordenlijst aan de keuzelijst Woordenlijsten in zoekvolgorde wilt toevoegen, kies Toevoegen, selecteer een woordenlijstbestand in de keuzelijst Bestandsnaam en kies vervolgens OK. of Selecteer een woordenlijstbestand in de keuzelijst Woordenlijsten in zoekvolgorde en kies vervolgens Verwijderen om het betreffende bestand uit de reeks te verwijderen. Met deze actie wordt het bestand alleen uit de keuzelijst verwijderd en niet uit de directory waarin uw woordenlijstbestanden worden opgeslagen.

5

Kies Sluiten.

De volgorde van de bestandsnamen in de keuzelijst Woordenlijsten in zoekvolgorde bepaalt de volgorde waarin Spellingcontrole de reeks woordenlijsten doorzoekt. U kunt bestandsnamen uit de keuzelijst verwijderen en hierin opnieuw invoegen om de zoekvolgorde te wijzigen. 148 Spellingcontrole

Nieuwe aanvullende woordenlijsten maken -

U maakt bestanden met nieuwe aanvullende woordenlijsten in hetzelfde directoryvenster als waarin u woordenlijstbestanden voor een spellingcontrole selecteert en koppelt. 1

Selecteer een tekstvak en kies vervolgens Spellingcontrole in het menu Extra.

2

Kies het menu Woordenlijsten en kies vervolgens Aanvullende woordenlijst. Selecteer in de keuzelijst Woordenlijsten in zoekvolgorde de positie waarop u het nieuw te maken woordenlijstbestand wilt toevoegen. 3

4

Kies Maken, geef in het tekstvak Bestandsnaam de naam voor het nieuwe bestand op en kies vervolgens OK.

Zie Aanvullende woordenlijsten bewerken voor informatie over het toevoegen van woorden en zinsdelen aan nieuwe en bestaande aanvullende woordenlijsten. Een aanvullende woordenlijst bewerken -

U kunt in een aanvullende woordenlijst woorden en zinsdelen verwijderen, bewerken en toevoegen. 1

Selecteer een tekstvak, kies het menu Extra en kies vervolgens Spellingcontrole.

2

Kies het menu Woordenlijsten en kies vervolgens Aanvullende woordenlijst.

3

Selecteer een aanvullende woordenlijst en kies vervolgens Bewerken.

4

Selecteer in de keuzelijst Trefwoorden het woord of zinsdeel dat u wilt verwijderen, kies Verwijderen en kies vervolgens Ja. of Selecteer in de keuzelijst Trefwoorden het woord of zinsdeel dat u wilt bewerken, kies Bewerken, geef de gewenste wijzigingen op en kies vervolgens OK. of Kies Toevoegen, typ het woord of zinsdeel dat u aan de aanvullende woordenlijst wilt toevoegen en kies vervolgens de gewenste optie. Desgewenst kunt u vervangingen en alternatieven opgeven. Als u het woord of zinsdeel hebt opgegeven, kiest u Toepassen als u nog meer items wilt toevoegen of kiest u OK als u het dialoogvenster wilt sluiten.

5

Kies Sluiten.


Zie Woorden opgeven die u wilt negeren, Vervangende woorden en zinsdelen opgeven en Alternatieven opgeven voor meer informatie over de opties in de dialoogvensters Woord/zinsdeel bewerken en Woord/zinsdeel toevoegen. Woorden opgeven die u wilt negeren -

Als u Spellingcontrole bepaalde woorden tijdens een spellingcontrole wilt laten negeren, kunt u deze woorden aan een aanvullende woordenlijst toevoegen. U kunt bijvoorbeeld de namen van de producten en werknemers van uw bedrijf opgeven als woorden die moeten worden genegeerd. U kunt ook opgeven hoe de hoofdletters in een woord moeten worden gebruikt door dit woord op te geven als een woord dat moet worden genegeerd. Zie Verschillen in hoofdletters en kleine letters onder Meer informatie.

Vervangende woorden en zinsdelen opgeven

1


2


3

Selecteer de gewenste aanvullende woordenlijst, kies Bewerken en kies vervolgens Toevoegen.

4

Selecteer Negeren en geef vervolgens in het tekstvak Woord het woord of zinsdeel op dat u door Spellingcontrole wilt laten negeren.

5

Kies Toepassen als u nog meer woorden of zinsdelen aan de aanvullende woordenlijst wilt toevoegen of kies OK als u het dialoogvenster wilt sluiten.

-

Als u een woord of zinsdeel regelmatig onjuist typt, kunt u in een aanvullende woordenlijst het juist gespelde woord of zinsdeel als vervangend woord opgeven. Zo kunt u het opgeven als vervanging voor hte. Ook kunt u woorden zoals afkortingen of acroniemen door de volledig uitgeschreven woorden of zinsdelen laten vervangen. U kunt bijvoorbeeld Met vriendelijke groeten opgeven als vervanging voor het acroniem mvg.


1


2


3


4

Selecteer Vervanging.

5

Geef in het tekstvak Trefwoord het woord of zinsdeel op dat u door Spellingcontrole wilt laten vervangen.

6

Geef in het tekstvak Vervanging het woord of zinsdeel op dat u door Spellingcontrole als vervangende tekst wilt laten voorstellen.

7

Kies Toepassen als u nog meer woorden of zinsdelen aan de aanvullende woordenlijst wilt toevoegen of kies OK als u het dialoogvenster wilt afsluiten. Kies vervolgens Sluiten totdat u in Spellingcontrole terug bent.

TIP: u kunt opgeven dat Spellingcontrole u bij vervangingen om een bevestiging moet vragen of dat Spellingcontrole deze vervangingen automatisch moet doorvoeren tijdens een spellingcontrole. Selecteer Automatisch vervangen in het menu Opties als u wilt dat Spellingcontrole de vervangingen automatisch doorvoert. Alternatieven opgeven -

Als u wilt voorkomen dat in teksten specifieke woorden en zinsdelen worden gebruikt, kunt u lijsten met alternatieve woorden en zinsdelen in de aanvullende woordenlijsten opnemen. Wanneer tijdens de spellingcontrole woorden worden aangetroffen die u wilt vermijden, worden de opgegeven alternatieven als suggestie weergegeven. Als u bijvoorbeeld het gebruik van geslachtsspecifieke termen als verpleegster wilt vermijden, kunt u alternatieven als verpleegkundige opgeven. U kunt ook een tekst opgeven die u tijdens de spellingcontrole als commentaar wilt laten weergeven (zoals "deze term is geslachtsspecifiek en moet worden vermeden"). 1


2


3


4

Selecteer Alternatieven.

5

Geef in het tekstvak Trefwoord het woord of zinsdeel op waarvoor u tijdens een spellingcontrole alternatieven wilt weergeven.

6

Geef in het tekstvak Alternatief een alternatief woord of zinsdeel op en kies vervolgens Invoegen. Herhaal deze stap totdat alle gewenste alternatieven in de Lijst met alternatieven worden weergegeven.

7

Kies Toepassen als u nog meer woorden of zinsdelen aan de aanvullende woordenlijst wilt toevoegen of kies OK als u het dialoogvenster wilt afsluiten.


Opties van Spellingcontrole gebruiken -

1

Selecteer het tekstvak waarop u een spellingcontrole wilt toepassen.

2

Kies het menu Extra, kies Spellingcontrole en kies vervolgens Opties.

3

Selecteer de desbetreffende opties uit de onderstaande tabel of maak de selectie hiervan ongedaan.

Optie

Beschrijving

Woorden met cijfers

Selecteert woorden met een combinatie van letters en cijfers als mogelijke fouten.

Dubbele woorden Selecteert dubbele woorden zoals de de als mogelijke fouten en stelt in het vak Vervangen door een van beide woorden als vervangende tekst voor. Onverwachte hoofdletters

Selecteert woorden waarin tussen kleine letters hoofdletters voorkomen (zoals fiEts) als mogelijke fouten.

Automatisch vervangen

Verricht automatisch de vervangingen die in de geselecteerde aanvullende woordenlijsten zijn opgegeven. Als u een woord of zinsdeel tijdens een spellingcontrole vervangt, wordt het betreffende woord of zinsdeel automatisch op alle plaatsen in de tekst vervangen.

Automatisch starten

Start automatisch de spellingcontrole wanneer u Spellingcontrole activeert. Als u reeds een tekst hebt geselecteerd, gaat de spellingcontrole automatisch van start, zelfs als u Automatisch starten niet hebt geselecteerd.

QuickCorrectwoordenlijst

Activeert de QuickCorrect-woordenlijst zodat Spellingcontrole de QuickCorrect-lijst tijdens een spellingcontrole kan gebruiken.

Geluidssignaal bij Geeft een geluidssignaal weer wanneer Spellingcontrole een onjuist gespelde niet aangetroffen woord selecteert. woorden TIP: de opties Uitgebreide spellingcontrole, Alle tekst opnieuw controleren en Documentwoordenlijst zijn ontworpen voor WordPerfect-documenten en zijn niet meer beschikbaar in GroupWise.


Meer informatie -

Het dialoogvenster Woord/zinsdeel toevoegen snel openen

U kunt het dialoogvenster Woord/zinsdeel toevoegen ook op een snellere manier openen om woorden aan een aanvullende woordenlijst toe te voegen. Voordat u Starten kiest om een spellingcontrole te beginnen, selecteert u hiervoor in de pop-up lijst Toevoegen aan de woordenlijst waaraan u woorden wilt toevoegen en kiest u Toevoegen. Zie Aanvullende woordenlijsten bewerken in deze paragraaf. Spellingcontrole en grammaticafouten

Spellingcontrole neemt geen fouten waar die worden veroorzaakt door een juist gespeld woord dat in de verkeerde context is gebruikt. Als u bijvoorbeeld hen huis in plaats van hun huis typt, zal Spellingcontrole deze grammaticafout niet waarnemen omdat hen en hun beide geldige en juist gespelde woorden zijn. Verschillen in hoofdletters en kleine letters

U kunt de woorden die u aan een aanvullende woordenlijst toevoegt als woorden die genegeerd moeten worden, opgeven in hoofdletters, kleine letters of beide. Zie Woorden opgeven die u wilt negeren hierboven. Als het opgegeven woord in een document met andere hoofdletters en/of kleine letters voorkomt dan u hebt opgegeven, meldt Spellingcontrole voor het betreffende woord het verschil in gebruik van hoofdletters en kleine letters. Woordenlijsten koppelen

In Spellingcontrole kunt u reeksen hoofdwoordenlijsten en aanvullende woordenlijsten opgeven die elke maximaal 10 woordenlijsten kunnen omvatten. Zie Woordenlijsten selecteren voor Spellingcontrole in deze paragraaf. U kunt maximaal negen compatibele woordenlijsten van andere leveranciers aan de hoofdwoordenlijst koppelen. Als u bijvoorbeeld in de medische branche werkzaam bent, kunt u bijvoorbeeld een compatibele medische woordenlijst in uw reeks hoofdwoordenlijsten opnemen. Woordenlijsten met opsommingen en algoritmen

In Spellingcontrole worden twee soorten hoofdwoordenlijsten gebruikt. Er zijn woordenlijsten met een opsomming van woorden en er zijn algoritmische woordenlijsten. Het type woordenlijst is afhankelijk van de gebruikte taal. Bij een hoofdwoordenlijst met een opsomming van woorden wordt de spelling gecontroleerd door elk woord in een document met de woorden in de woordenlijst te vergelijken. Bij een algoritmische woordenlijst wordt de spelling gecontroleerd met behulp van bepaalde regels in plaats van woordopsommingen.


Bestandsnamen van woordenlijsten

Bestanden met hoofdwoordenlijsten hebben de toevoeging .LEX. Doorgaans hebben .LEX-bestanden een naam met de volgende indeling: YYXX.LEX, waarbij XX de taalcode vertegenwoordigt en YY de toepassingscode. Het bestand WPUS.LEX bevat bijvoorbeeld de Amerikaans-Engelse versie van een woordenlijst die met GroupWise wordt meegeleverd. WPES.LEX is de Spaanse versie. Aanvullende woordenlijsten die met Spellingcontrole worden meegeleverd, hebben de naam YYSPELXX.SUP, waarbij XX de taal vertegenwoordigt en YY de toepassingscode. Als u andere bestanden met aanvullende woordenlijsten een naam geeft, kunt u deze het beste ook de toevoeging .SUP geven. Als u op een netwerk bent aangesloten, kunt u een bestand met een aanvullende woordenlijst het beste de volgende naam geven: XXXXX.SUP (waarbij XXXXX uw netwerkinitialen vertegenwoordigen). Internationale woordenlijsten

De hoofdwoordenlijst is een .LEX-bestand dat onderdeel uitmaakt van een taalmodule. Er zijn taalmodules voor de volgende talen leverbaar:

Catalaans (CA) Deens (DK) Duits-Duitsland (DE) Duits-Zwitserland (SD) Engels-Australië (OZ) Engels-Canada (CE) Engels-Groot-Brittannië (UK) Engels-V.S. (US) Fins (SU) Frans-Canada (CF) Frans-Frankrijk (FR) IJslands (IS) Italiaans (IT) Nederlands (NL) Noors (NO) Portugees-Brazilië (BR) Portugees-Portugal (PO) Spaans (ES) Zweeds (SV) Als u een internationale taalmodule wilt aanschaffen, neemt u contact op met uw dichtstbijzijnde geautoriseerde dealer.


Als er geen taalmodule beschikbaar is voor een taal die u wilt gebruiken, kunt u een eigen aanvullende woordenlijst maken. Zie Nieuwe aanvullende woordenlijsten maken en Aanvullende woordenlijsten bewerken in deze paragraaf.

Synoniemenlijst Met de Synoniemenlijst kunt u zoeken naar synoniemen of antoniemen van woorden in het tekstvak van een te verzenden item. Synoniemenlijst is een zelfstandige toepassing. U kunt Synoniemenlijst openen vanuit GroupWise of vanuit Programmabeheer van Windows. Inleiding -

Hoofdwoorden, verwijzingen en subgroepen

De alternatieven die in Synoniemenlijst voor een woord worden weergegeven, worden onderverdeeld in hoofdwoorden, verwijzingen en subgroepen. Hoofdwoord

Subgroepen Verwijzing

Een hoofdwoord is een woord dat in Synoniemenlijst kan worden opgezocht. De woorden onder het hoofdwoord worden onderverdeeld in zelfstandige naamwoorden (n), werkwoorden (v), bijvoeglijke naamwoorden (a) en antoniemen (ant) en worden verwijzingen genoemd. Een verwijzing die met een opsomteken () is gemarkeerd, is een hoofdwoord waarmee na selectie andere verwijzingen worden weergegeven. Verwijzingen kunnen ook zijn onderverdeeld in subgroepen die met de verschillende betekenissen van het hoofdwoord overeenkomen. Subgroepen worden onder de hoofdwoorden weergegeven. Woorden opzoeken met de Synoniemenlijst -

1

Verplaats de invoegpositie naar het woord dat u wilt opzoeken.

2

Kies het menu Extra en kies vervolgens Synoniemenlijst.

3

Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Synoniemenlijst. In de onderstaande tabel vindt u een nadere uitleg over deze opties.

Synoniemenlijst 155

Optie

Beschrijving

Synoniemenlijst Biedt de mogelijkheid een andere woordenlijst in Synoniemenlijst te activeren.

Meer informatie

Bewerken

Biedt de mogelijkheid de inhoud van het tekstvak Woord te wijzigen. U kunt geselecteerde tekst vanuit het tekstvak naar het Klembord knippen of kopiëren dan wel vanaf het Klembord naar het tekstvak plakken. Met Alles selecteren wordt alle tekst in het tekstvak geselecteerd. Met Ongedaan maken wordt de laatste wijziging die u in het tekstvak hebt aangebracht, ongedaan gemaakt.

Traject

Een lijst met actieve hoofdwoorden weergeven.

Help

Opent de online Help-functie van Synoniemenlijst.

Vervangen

Vervangt een woord in uw document door een woord uit de synoniemenlijst.

Zoeken

Zoekt een geselecteerd hoofdwoord of een woord dat u in het tekstvak typt.

4

Klik op een woord in de lijst met verwijzingen als u het betreffende woord wilt opzoeken.

5

Kies Sluiten om Synoniemenlijst af te sluiten en naar uw document terug te gaan.

-

Bladeren in kolommen

Als u door de kolommen wilt bladeren, klikt u op de knoppen pijl-links en pijl-rechts linksonder in het dialoogvenster Synoniemenlijst. Als u omlaag wilt bladeren door de woordverwijzingen, gebruikt u de schuifbalken aan de rechterkant van elke kolom. U kunt een hoofdwoord opzoeken door erop te dubbelklikken. Woord niet gevonden

Als het gezochte woord niet in de Synoniemenlijst aanwezig is, verschijnt onderin het dialoogvenster het bericht "Woord niet gevonden". Internationale synoniemenlijst

Het hoofdbestand van Synoniemenlijst (een bestand met de toevoeging .THS) wordt ook met internationale pakketten en taalmodules meegeleverd.

156 Synoniemenlijst

Systeemkleuren Met Systeemkleuren worden in GroupWise de kleuren gebruikt die in het Configuratiescherm van Windows zijn opgegeven. Als u in het Configuratiescherm van Windows bijvoorbeeld een blauwe kleur voor de vensters en dialoogvensters hebt opgegeven, dan worden de vensters en dialoogvensters in GroupWise ook blauw weergegeven. Standaard worden de systeemkleuren gebruikt. Als u de systeemkleuren wilt uitschakelen, voert u de volgende stappen uit: 1

Kies een itemweergave vanuit een pop-up lijst in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Systeemkleuren om deze optie uit te schakelen.

Als u de systeemkleuren naderhand wilt herstellen, kiest u het menu Beeld en kiest u vervolgens opnieuw Systeemkleuren.

Taak Met Taak kunt u taken toevoegen aan uw eigen Takenlijst of de Takenlijst van een andere gebruiker. U verzendt een taak op vrijwel dezelfde manier als andere items. Het verschil zit in de opties die uniek zijn voor elk item, zoals de opgave van een prioriteit bij taken. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u gebruik maakt van de opties die uniek zijn voor Taak. Zie Zenden voor meer informatie over het verzenden van een item. Inleiding -

Groepstaken

Groepstaken kunnen in uw Agenda worden geplaatst en naar andere GroupWisegebruikers worden verzonden. Bij verzending worden taken in uw venster Uit geplaatst en bij ontvangst in uw Agenda en uw venster In. Wanneer u een taak van een andere gebruiker ontvangt, heeft u de keuze om deze te accepteren of te weigeren.

Systeemkleuren 157

Persoonlijke taken

Persoonlijke taken worden alleen in uw Agenda geplaatst. Deze taken worden niet in uw venster In, venster Uit of in de GroupWise-postbus van andere gebruikers geplaatst. Persoonlijke afspraken onderscheiden zich van groepsafspraken door de afwezigheid van adresvakken.

Een starten einddatum handmatig instellen -

De begindatum voor een taak is de datum waarop deze taak voor het eerst in de Agenda van de ontvanger wordt weergegeven. Zolang de taak nog niet is voltooid, wordt deze tot de einddatum als normale tekst weergegeven. Na de einddatum wordt de onvoltooide taak in rode tekst weergegeven. Om de Begindatum en Einddatum in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1

Kies de pop-up lijst Taak in het hoofdvenster en kies vervolgens een weergave.

2

Kies de knop Datuminvoer

voor het vak Begindatum of Einddatum.

Met Vandaag selecteert u de huidige datum in de maandkalender. Klik op de gewenste datum.

Met de enkele pijlen gaat u telkens een maand voorwaarts of achterwaarts.

158 Taak

Met Herhaling plant u in één keer terugkerende afspraken.Zie Herhaling. Met de dubbele pijlen gaat u telkens een jaar voorwaarts of achterwaarts.

De prioriteit van een taak instellen -

Een persoonlijke taak maken

Taken kunnen twee prioriteitsniveaus hebben. Het eerste niveau is alfabetisch en het tweede numeriek. Uw taken kunnen bijvoorbeeld prioriteiten als A, A1, A2, B, B1, 1, 2, enzovoort hebben. 1

Kies de pop-up lijst Taak in het hoofdvenster en kies een weergave.

2

Typ de prioriteit in het vak Prioriteit.

1

Kies de pop-up lijst Agenda en vervolgens Dag.

2

Klik op de Takenlijst en typ vervolgens een beschrijving voor de taak.

-

Er verschijnt een tekstvak zodra u begint te typen.

Een taak voltooien

3

Druk op Tab nadat u de beschrijving hebt opgegeven.

4

Dubbelklik op de taak om de weergave van de persoonlijke taak te openen als u de beschrijving wilt bewerken of een prioriteit wilt toevoegen.

1

Kies de pop-up lijst Agenda en kies vervolgens een agendaweergave met een Takenlijst.

2

Klik op het aankruisvakje naast de taak.

-

U kunt de markering van taken op dezelfde manier ongedaan maken.

Wanneer u de aanwijzer op het aankruisvakje plaatst, verandert deze in een vinkje.

Als de taak door een andere gebruiker aan u is toegewezen, werkt GroupWise het informatievenster van de verzender bij om aan te geven dat u het item hebt voltooid. Zie Info.

Taak 159

Meer informatie -

Terugkerende taken

U kunt één taakweergave gebruiken om terugkerende taken te plannen. U kunt bijvoorbeeld met Herhaling een definitie maken waarmee op de derde vrijdag van elke maand een taak wordt gepland. Zie Herhaling. Statusaanduidingen voor taken

Zoals in de volgende tabel wordt uitgelegd, geven de taakpictogrammen en tekst in uw venster In de status van elke taak aan.

Statusaanduiding

Beschrijving U hebt de taak in het venster In nog niet geopend. U hebt de taak in het venster In geopend.

Het item wordt cursief weergegeven (alleen in de agenda).

Dit is een groepstaak die u nog niet hebt geaccepteerd of geweigerd.

Het item wordt weergegeven in normale tekst (alleen in de agenda).

Dit is een groepstaak die u hebt geaccepteerd. Als privé gemarkeerd. Verschijnt alleen in uw Takenlijst.

Taken delegeren

Wanneer een gebruiker u een taak toewijst, kunt u de taak desgewenst aan een andere gebruiker delegeren. Wanneer u een taak delegeert, wordt dit bij de afzender in het informatievenster voor de taak weergegeven. Zie Delegeren. Zendprioriteit

Naast een taakprioriteit kunt u ook een zendprioriteit voor een taak opgeven Deze kunt u op Hoog, Normaal of Laag instellen. Het itempictogram in de keuzelijst Item heeft een rode kleur bij een hoge prioriteit, de standaardkleur bij een normale prioriteit en een grijze kleur bij een lage prioriteit. De zendprioriteit van de taak staat los van de prioriteit van de taak zelf. Zie Taakvoorkeuren of Zendopties. De planning van een taak wijzigen

U kunt taken die uzelf hebt gepland desgewenst op een andere dag of tijd plannen. Hiervoor kunt u de taak in Agenda naar een andere datum slepen. Zie Agenda.

160 Taak

Een routebrief voor een taak maken

Wanneer u een taak adresseert, kunt u desgewenst een route opgeven. In het vak Bericht kunt u voor elke persoon een beschrijving van de taak invoeren. Telkens wanneer een persoon de taak als voltooid markeert, wordt de taak naar de volgende persoon op de route doorgezonden. U kunt vanuit het venster Uit nagaan wie de taak heeft voltooid en wie er momenteel aan werkt. Zie Routebrief.

Taakvoorkeuren Met Zendopties taak in Voorkeuren kunt u opgeven hoe u al uw taken wilt verzenden. Met Zendopties kunt u voor een specifieke taak desgewenst van deze opties afwijken. Taakopties instellen -

1


2

Dubbelklik op Taak om het dialoogvenster Zendopties taak te openen. Bij hoge prioriteit is het pictogram in de keuzelijst Item rood, bij normale prioriteit de standaardkleur en bij lage prioriteit grijs.

De statusinformatie wordt in het informatievenster weergegeven.

De taakweergaven bevatten een vak Voltooiing op termijn voor het aantal dagen waarbinnen een taak moet worden voltooid of een vak Voltooiing op datum voor de dag waarop een taak moet zijn voltooid.

U kunt instellen dat u een melding ontvangt wanneer het door u verzonden item wordt geopend, geweigerd, geaccepteerd of voltooid.

Stel deze optie in om ontvangers die Notify hebben gestart, te melden dat u een item hebt verzonden.

3 4

Kies OK om het dialoogvenster Zendopties taak te sluiten wanneer u alle gewenste opties hebt ingesteld. Kies Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Telefoonnotitie Met Telefoonnotitie kunt u informatie over een telefoongesprek of kantoorbezoek vastleggen en verzenden. Het venster voor telefoonnotities bevat tekstvakken en aankruisvakjes met informatie die gewoonlijk ook al op papier werd vastgelegd.

Taakvoorkeuren 161

Een telefoonnotitie verzenden -

1

Dubbelklik op Telefoonnotitie in het hoofdvenster.

Vakken met bellerinformatie Mogelijke opties Vak Bericht Pictogramknop Adresboek Pictogramknop Gemachtigde Pictogramknop Bijlage

2


3

Dubbelklik op de gebruikers-ID van de gebruiker aan wie u de notitie wilt zenden. Kies OK om het Adresboek te sluiten en de naam in te voegen in het vak Aan.

4

Typ de gewenste informatie over de beller in de daarvoor bestemde vakken.

5

Schakel de aankruisvakjes in die voor de notitie van toepassing zijn.

6

Typ een bericht in het vak Bericht en kies Zenden.

Het item wordt in het venster In van de geadresseerde geplaatst. Het item wordt tevens in uw venster Uit geplaatst. Een telefoonnotitie lezen -

1

Dubbelklik op In in het hoofdvenster.

Telefoonnotities worden aangeduid met een telefoonpictogram. Als het item eenmaal is geopend, wordt de hoorn van de haak genomen.

Deze telefoonnotitie is geopend. Deze telefoonnotitie is niet geopend.

162 Telefoonnotitie

2

Dubbelklik op de telefoonnotitie die u wilt openen.

3

Wanneer u klaar bent, kiest u Sluiten.

Meer informatie -

Telefoonnotities markeren als privé

Als u niet wilt dat uw gemachtigden uw telefoonnotities lezen, kiest u het menu Acties en vervolgens Markeren als privé wanneer u de telefoonnotitie maakt of ontvangt. Gemachtigden kunnen geen items lezen die als privé zijn aangemerkt, tenzij u dit hebt opgegeven in de lijst Toegang. Zie Toegangslijst. Bestanden en geluidsfragmenten bijsluiten

U kunt een willekeurig aantal bestanden en geluidsfragmenten bij een telefoonnotitie bijsluiten. Zie Bijlagen en Geluid.

Tijden zoeken Het is moeilijk om een vergadering te plannen als u niet weet wie er tijd heeft. Met de optie Tijden zoeken kunt u de planning van iedereen doorzoeken op beschikbare tijden. Met Tijden zoeken worden niet alleen de tijden gemarkeerd waarop een gebruiker reeds voor een vergadering is gepland, maar ook de tijden waarop de gebruiker een persoonlijke afspraak heeft gepland. Met de optie Tijden zoeken kunt u ook alleen naar de tijden zoeken waarop u de afspraak wilt plannen. Als u de afspraak bijvoorbeeld alleen kunt maken op een dinsdag, woensdag of vrijdag tussen 10:00 en 15:00 uur, is het niet nodig om te zoeken op maandagen en donderdagen van 8:00 tot 17:00. Op deze manier kunt u ruim drie maanden doorzoeken. Een afspraaktijd zoeken -

1

Kies de pop-up lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens Afspraak.

2


3

Dubbelklik op de gebruikers-ID’s in het vak Lijst om deze naar het vak Zenden aan te verplaatsen en klik vervolgens op OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar de afspraak.

TIP: u kunt het dialoogvenster Tijden zoeken ook openen vanuit het menu Zenden in het hoofdvenster. Een afspraak hoeft niet geopend te zijn als u tijden wilt zoeken. De gebruikersnamen worden in het vak Aan in de afspraak weergegeven. 4

Kies Tijden zoeken om het dialoogvenster Tijden zoeken te openen.

Tijden zoeken 163

Bij Bereik geeft u het aantal dagen op waarin moet worden gezocht.

In het tekstvak Begin geeft u op vanaf welke dag er naar een vrij tijdstip moet worden gezocht.

Met Afspraakinfo tonen kan een gebruiker met toegangsrechten tot uw agenda zien waarom u een bijeenkomst niet kunt bijwonen.

In de vakken Van en Tot geeft u de tijd op waarbinnen u afspraken wilt plannen.

5

Indien de duur van de afspraak afwijkt van de standaardduur, typt u deze in het tekstvak Duur.

6

Geef de begindatum, de tijd en het zoekbereik op in het groepsvak Bereik en tijd.

7

Selecteer de dagen waarop u wilt zoeken in het groepsvak Dagen en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster Tijd kiezen te openen.

De naam van een gebruiker wordt grijs weergegeven totdat de informatie wordt gevonden. Een streep door een gebruikersnaam betekent dat u voor die gebruiker geen gegevens over tijden kunt ontvangen. Het statusbericht verdwijnt wanneer de zoekopdracht is uitgevoerd.

Deze legenda geeft aan wat de patronen in het vak Gecombineerde afspraak betekenen.

Gecombineerde afspraak geeft aan wanneer iedereen beschikbaar is en wanneer een of meer gebruikers bezet zijn.

Dit patroon verschijnt in het vak Gecombineerde afspraak wanneer GroupWise geen toegang heeft tot de planning van een gebruiker of faciliteit.

8

Klik op de schuifpijlen in het vak om naar een beschikbaar dagen tijdinterval te gaan en selecteer vervolgens de tijd die u in het vak Gecombineerde afspraak wilt weergeven.

De bovenste balk in het dialoogvenster Tijd kiezen is een combinatie van de bezette tijden van alle gebruikers. 9

164 Tijden zoeken

Klik op OK om het dialoogvenster Tijd kiezen te sluiten en de datum en tijd in te voeren bij Begindatum.

Meer informatie -

Afspraakinformatie weergeven

Als u in het dialoogvenster Tijden zoeken de optie Afspraakinfo tonen selecteert, kunt u de details bekijken van een afspraak die is gepland voor u of voor de personen voor wie u gemachtigd bent. Naast de namen van iedereen voor wie u de details van een afspraak kunt bekijken, wordt een i met een cirkel eromheen weergegeven. Voor elk tijdblok waarop u klikt, wordt onder in het dialoogvenster Tijd kiezen de adresvakken, het onderwerp en de datum, tijd en duur weergegeven. Als u voor die persoon geen rechten hebt om te lezen, toont Tijd kiezen alleen de naam, datum, tijd en duur van de afspraak. Ingeval van langdurig tijden zoeken

Als u tijden zoekt en dit nogal veel tijd in beslag neemt, kan het dialoogvenster Tijd kiezen verkleind worden tot een pictogram, zodat u andere acties kunt uitvoeren. De tekst van het pictogram geeft aan hoe veel planningen van gebruikers er op tijden zijn doorzocht (bijvoorbeeld 6 van de 10) en er blijft een zandloper op het pictogram zichtbaar totdat het zoeken is voltooid.

Toegangslijst Met de toegangslijst kunt u andere gebruikers in uw postkantoor toegang geven tot het lezen, maken en beheren van items en hulpmiddelen (zoals regels) in uw Postbus. De gebruikers aan wie u toegangsrechten verleent, kunnen als uw gemachtigde optreden. Inleiding -

Wat is een gemachtigde?

Met GroupWise kunt u rechten toekennen aan gemachtigden die items voor u kunnen verzenden en ontvangen. U kunt een andere gebruiker bijvoorbeeld rechten verlenen voor het accepteren en plannen van uw afspraken. Die persoon kan tevens meldingen over uw afspraken ontvangen. U ontvangt dan ook een melding en de items die door uw gemachtigde worden geaccepteerd en gepland, worden weergegeven in uw venster In, venster Uit en Agenda. U kunt uw gemachtigde rechten verlenen voor alle items in uw Postbus of alleen machtigen voor het lezen of schrijven van een of meer soorten items, zoals berichten of notities. Hieronder worden de mogelijke toegangsrechten beschreven. Een toegangslijst maken -

1

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Voorkeuren om het dialoogvenster Voorkeuren te openen.

2

Dubbelklik op Toegang om het dialoogvenster Voorkeuren:Toegang te openen.

Toegangslijst 165

3


4

Dubbelklik op de gebruikers in de keuzelijst aan wie u toegang tot uw Postbus wilt geven. De namen worden verplaatst naar het vak Zenden aan.

5

Klik op OK om het Adresboek te sluiten en de namen aan de gebruikerslijst toe te voegen.

6

Selecteer een gebruikersnaam in het vak Gebruikers, selecteer de toegangsrechten die u aan de gemachtigde wilt toekennen en klik vervolgens op Toepassen.

U kunt ook meerdere namen selecteren en vervolgens de gekozen toegangsrechten aan alle gebruikers tegelijkertijd toekennen. Als u meerdere gebruikers selecteert, geven grijze vakjes aan dat de instellingen gelden voor een of meer gebruikers, maar niet voor alle gebruikers. In de onderstaande tabel worden de rechten beschreven die u aan gemachtigden kunt toekennen.

166 Toegangslijst

Toegangsrecht

Toegang

Lezen

De items lezen die u ontvangt. U kunt de rechten voor het lezen beperken tot mailberichten en telefoonnotities, afspraken, notities of taken.

Schrijven

Items schrijven en verzenden uit uw naam. U kunt deze rechten beperken tot mailberichten en telefoonnotities, afspraken, notities of taken.

Mijn signalen activeren

Hetzelfde signaal ontvangen als u voor uw afspraken ontvangt. Gemachtigden ontvangen de signalen alleen wanneer ze Signalen activeren inschakelen in de voorkeuren

Toegangsrecht

Toegang voor Notify.

Mijn meldingen activeren

Een melding ontvangen wanneer u een item ontvangt. Gemachtigden ontvangen de meldingen alleen wanneer ze Meldingen activeren inschakelen in de voorkeuren voor Notify.

Voorkeuren/ regels bewerken

De opties bij Voorkeuren in uw Postbus wijzigen. Gemachtigden kunnen uw GroupWise-instellingen wijzigen en gemachtigden toevoegen, verwijderen of de rechten van gemachtigden in uw Toegangslijst wijzigen. Gemachtigden kunnen ook regels en persoonlijke groepen in uw postbus maken, bewerken en verwijderen. Als u in het dialoogvenster Toegang een gemachtigde toegang tot het wijzigen van uw Voorkeuren geeft, kan hij of zij uw wachtwoord wijzigen en u buitensluiten.

Items archiveren

Items in de archiefdirectory plaatsen en daaruit ophalen. Als u een gemachtigde archiefrechten verleent, kan deze gebruiker de items op zijn of haar vaste schijf opslaan. U hebt dan mogelijk geen toegang tot de items die door de gemachtigde zijn gearchiveerd.

Items gemarkeerd Alle items lezen die als Privé zijn gemarkeerd. als privé lezen 7

Meer informatie

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren:Toegang te sluiten en terug te keren naar het dialoogvenster Voorkeuren.

-

Gemachtigden en archiveren

Als u een gemachtigde archiefrechten verleent, wilt u mogelijk de locatie van het archief van uw gemachtigde opgeven. Als de archiefdirectory van de gemachtigde zich op de computer van de gemachtigde bevindt, hebt u geen toegang tot de items die uw gemachtigde archiveert. U kunt dit probleem oplossen door de gemachtigde het archief in een netwerkdirectory te laten plaatsen waartoe u beiden toegang hebt. Zie Archiveren en Voorkeuren plaats van de bestanden. Iedereen

Als u het dialoogvenster Voorkeuren:Toegang opent, ziet u de vermelding Iedereen in de lijst. GroupWise verleent alle gebruikers van uw GroupWisesysteem een minimale toegang. Dit kan handig zijn als u aan alle gebruikers basistoegangsrechten wilt verlenen voor uw GroupWise Postbus. Hoewel u met de optie Iedereen aan alle gebruikers toegang verleent, moet u eerst de rechten Toegangslijst 167

aangeven die u aan alle gebruikers wilt verlenen. Als u voor alle gebruikers rechten wilt instellen, kiest u Iedereen en selecteert u vervolgens de gewenste rechten, net zoals u dat zou doen bij één gemachtigde.

Uit In het venster Uit kunt u informatie over items die u naar andere gebruikers hebt verzonden, weergeven, lezen, intrekken en ophalen. Inleiding -

De postbus van GroupWise

Alle items die u verzendt en ontvangt, worden in uw postbus van GroupWise in het netwerk opgeslagen. Net als postbakjes op uw bureau bestaat de postbus van GroupWise uit drie afzonderlijke bakjes: één voor uitgaande items, één voor inkomende items en één voor persoonlijke items. In het venster Uit kunt u de uitgaande items bekijken. Keuzelijsten in het venster Uit

Het venster Uit bevat twee keuzelijsten: één voor items en één voor mappen. In de keuzelijst met items kunt u de items bekijken die u hebt verzonden. In de keuzelijst met mappen worden al uw mappen weergegeven. U kunt items naar een map verplaatsen om uw correspondentie overzichtelijk te ordenen. Zie Mappen. Keuzelijst Map

Keuzelijst Item

Kolommen in de keuzelijst met items

De kolommen in de keuzelijst met items bevatten informatie over de items die u hebt verzonden. U kunt de weergave van de kolommen desgewenst aanpassen. Zie Meer informatie in deze paragraaf. Geeft de ontvangers weer De pictogrammen geven het itemtype aan. Geeft de tekst weer uit het vak Onderwerp van het item.

168 Uit

Geeft de datum en de tijd weer waarop het item is verzonden Laatste kolom geeft het type item aan dat is verzonden

Een item lezen -

1

Dubbelklik op Uit in het hoofdvenster.

Nieuwe items die u verzendt, worden in de map Postbus geplaatst. Als u het venster Uit opent, wordt de map Postbus geselecteerd.

Een item opnieuw verzenden

2

Selecteer het gewenste item, kies het menu Acties en vervolgens Lezen.

3

Als u het item hebt gelezen, kiest u Sluiten.

1


-

Nieuwe items die u verzendt, worden in de map Postbus geplaatst. Als u het venster Uit opent, wordt de map Postbus geselecteerd. 2

Selecteer het item dat u opnieuw wilt verzenden.

3

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Opnieuw zenden om het item te openen.

U kunt desgewenst eerst nog wijzigingen aanbrengen in bijvoorbeeld het adres, het onderwerp, het bericht, de beginen eindtijd, opties, enzovoort. 4

Kies Zenden.

Het dialoogvenster Opnieuw zenden verschijnt, waarin wordt gevraagd of u het oorspronkelijke item wilt intrekken. 5

Kies Ja als u het oorspronkelijke item wilt intrekken of kies Nee als u dat niet wilt.

Nadat u Ja of Nee hebt geantwoord, wordt het gewijzigde item verzonden. Mailberichten en telefoonnotities die worden ingetrokken, kunnen alleen uit het venster In van de geadresseerde worden verwijderd als ze nog niet zijn geopend. Afspraken, notities en taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. Een item controleren -

1



Dubbelklik op het item dat u wilt controleren.

In het informatievenster kunt u zien aan wie het item is verzonden en welke acties op het item zijn uitgevoerd (zoals geopend, voltooid of verwijderd). Zie Info. Een item intrekken -

1


Uit 169


Selecteer het item dat u wilt intrekken.

3

Kies het menu Acties en vervolgens Verwijderen om het dialoogvenster Item verwijderen te openen.

4

Selecteer Alle In-vensters om het item uit het venster In van de geadresseerden te verwijderen, maar niet uit het venster Uit. of Selecteer Alle mailvensters om het item uit zowel het venster In van de geadresseerden als uit uw venster Uit te verwijderen.

BELANGRIJK: mailberichten en telefoonnotities die al door de geadresseerden zijn geopend, worden niet verwijderd. Afspraken, notities en taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. 5

Meer informatie

Kies OK om het dialoogvenster Item verwijderen te sluiten en het item in te trekken.

-

Kolomkoppen sorteren

U kunt de kolommen in de lijst met items op verschillende manieren sorteren, de sorteervolgorde omkeren en kolommen volledig verwijderen. Taak

Stappen

Sorteren op een andere kolom

De standaardinstelling is Kies het menu Beeld en vervolgens Sorteren om het Sorteren op datum. dialoogvenster Sorteren te openen. Selecteer het item waarop u wilt sorteren en kies OK.

De Kies het menu Beeld en sorteervolgord vervolgens Sorteren om het e omkeren dialoogvenster Sorteren te openen. Selecteer Aflopend en kies OK om het dialoogvenster Sorteren te sluiten. Een kolom verplaatsen

170 Uit

Sleep de kolomkop naar een andere plaats in de rij met kolomkoppen.

Hints

De standaardinstelling is sorteren in oplopende volgorde (eerste tot laatste).

Taak

Stappen

Hints

Een kolom verbreden

Sleep de scheidingslijn tussen Als u de aanwijzer op de lijn twee kolommen tot de kolom plaatst, verandert deze in een de gewenste breedte heeft. pijl met twee punten.

Een kolom verwijderen

Sleep de kolomkop uit de rij met kolomkoppen.

Verwijderde kolomkoppen herstellen

Klik met de rechtermuisknop op de rij met kolomkoppen waaruit de kolomkop is verwijderd en kies in het QuickMenu de kolomkop die u wilt herstellen.

De verwijderde kolomkoppen worden hersteld. De standaardinstellingen voor overige wijzigingen, zoals de kolombreedte of sorteervolgorde worden niet hersteld.

Splitsbalk

U kunt de splitsbalk verslepen om de lijst met mappen te verbreden.

Met de splitsbalk kunt u de keuzelijsten Map of Item verbreden.

Items filteren

U kunt items filteren, zodat alleen bepaalde typen items worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld alleen de afspraken weergeven die u hebt verzonden. Zie Filter. Standaardmappen

GroupWise heeft vier standaardmappen. De map met uw naam is de hoofdmap (alle andere mappen zijn in deze map opgenomen). In de map Postbus worden de door u verzonden en ontvangen items opgeslagen. De map Agenda bevat de afspraken, notities en taken die u hebt ontvangen. In de map Archief worden de mappen opgeslagen die u maakt. U kunt standaardmappen niet verwijderen.

Uit 171

Venster verbergen Gebruik de optie Venster verbergen om het hoofdvenster tijdelijk van het scherm te verwijderen. Het hoofdvenster verbergen -

1

Zorg ervoor dat er naast het hoofdvenster nog een weergave is geopend.

2

Kies in het hoofdvenster het menu Bestand en kies vervolgens Venster verbergen.

3

Als u het hoofdvenster opnieuw wilt weergeven, kiest het menu Venster en kiest u vervolgens Hoofdvenster.

Vernieuwen Met Vernieuwen kunt u de informatie in een geopend venster bijwerken, zodat eventuele nieuwe items worden weergegeven. 1

Dubbelklik op In, Uit, Prullenbak of Agenda en kies een agendaweergave.

2

Kies het menu Beeld en vervolgens Vernieuwen om alle geopende vensters bij te werken.

U kunt een vast interval voor vernieuwen opgeven in Voorkeuren voor Groupwise-instellingen. Zie Voorkeuren Groupwise-instellingen.

Verwijderen Gebruik de optie Verwijderen om tekst of een item te verwijderen uit uw Agenda, venster In, venster Uit, Werkvak of bijlagen. Een item verwijderen -

1


2

Selecteer het item dat u wilt verwijderen.

3

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Verwijderen.

Als u een item uit uw venster In of Agenda verwijdert, wordt het item verwijderd en in de Prullenbak geplaatst. Als u een item uit uw venster Uit verwijdert, wordt het dialoogvenster Item verwijderen weergegeven.

172 Venster verbergen

Verwijdert items alleen uit uw venster Uit. Verwijdert het item uit het venster In van alle ontvangers die het item nog niet hebben geopend.

Verwijdert een item uit uw venster Uit en uit het venster In van alle ontvangers die dit item nog niet hebben geopend.

4

Selecteer gewenste optie en klik op OK om het item in de Prullenbak te plaatsen.

BELANGRIJK: als u een afspraak, taak of notitie uit uw venster Uit verwijdert en Alle In-vensters of Alle mailvensters kiest, wordt deze uit de agenda’s van alle gebruikers verwijderd, zelfs als ze het item al hebben geopend en geaccepteerd. Tekst verwijderen -

Meer informatie

Tijdens het maken van een item kunt u tekst uit een item verwijderen. 1

Selecteer de tekst die u wilt verwijderen.

2

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Verwijderen.

-

Meerdere items verwijderen

U kunt Shift of Ctrl ingedrukt houden wanneer u items selecteert om meerdere items tegelijkertijd te verwijderen. Selecteer in de lijst het eerste item dat u wilt verwijderen, houd Shift ingedrukt en klik vervolgens op het laatste item dat u wilt verwijderen. Alle items binnen het bereik worden verwijderd. Houd Ctrl ingedrukt wanneer u op items klikt om meerdere, niet opeenvolgende items te selecteren. Items naar de Prullenbak slepen

U kunt een item dat wilt verwijderen uit uw venster In, venster Uit of uit een agendaweergave slepen en het neerzetten op het pictogram van de Prullenbak in het hoofdvenster. Zie Prullenbak.

Viewer Met Viewer kunt u de inhoud van een bestand bekijken zonder dit bestand in een toepassing te laden. U kunt Viewer op twee verschillende manieren gebruiken: om een bestand vanuit een directoryvenster weer te geven (bijvoorbeeld wanneer u een bestand opvraagt of bijsluit) of om een bijgesloten bestand bij een item weer te geven.

Viewer 173

Inleiding -

Werken met de viewer

Met de Viewer kunt u:

Snel een bepaald bestand vinden, met name als u iets over de inhoud van het bestand weet. Items maken door delen van het weergegeven bestand naar een nieuw item te kopiëren. Bestanden weergeven die met QuickFinder zijn gevonden. Zie QuickFinder voor meer informatie. Viewers aan specifieke bestandstypen koppelen. Een bestand bekijken of beluisteren voordat u dit met een item verzendt. Een bestand geheel of gedeeltelijk afdrukken zonder dit in een toepassing te laden. Een bijgesloten bestand weergeven zonder een andere toepassing te openen. Als er een Viewer-venster wordt weergegeven, kunt u een bestandsnaam of bijlage selecteren om de inhoud hiervan weer te geven. De werking van de Viewer

In de Viewer kan de inhoud van een bestand op een snelle wijze worden weergegeven. In de Viewer kunnen teksten, afbeeldingen, codes en faxen worden weergegeven. Ook kunt u hiermee audiovisuele bestanden en geluidsbestanden afspelen. Om bestanden sneller te kunnen weergeven, geeft de Viewer weliswaar de inhoud van bestanden weer, maar niet de volledige opmaak ervan. Als een documentbestand zowel tekst als afbeeldingen bevat, wordt alleen de tekst in het Viewer-venster weergegeven. De Viewer geeft de bestandsinhoud dus niet geheel waarheidsgetrouw weer. Een tekstbestand weergeven vanuit een directoryvenster -

174 Viewer

1

Open een directoryvenster of een zoekresultatenlijst van QuickFinder. Er wordt een directoryvenster weergegeven bij gebruik van de functies Opvragen, Opslaan, Bestand bijsluiten en andere functies waarvoor u een bestand of directory moet opgeven.

2

Selecteer in de bestandenlijst het tekstbestand dat u wilt weergeven.

3

Kies Bekijken.

Bijgesloten bestanden weergeven

4

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het dialoogvenster Viewer te sluiten.

1


2

Selecteer een item met een bijlage, kies het menu Bestand en kies vervolgens Openen.

3

Dubbelklik op de bijlage in het vak Bijlagen om de Viewer te openen en de bijlage weer te geven.

-

of Als het item geen vak Bijlagen bevat, kiest u Bijlagen bijlage en kiest u vervolgens Bekijken.

, selecteert u de

Druk op Tab om naar de volgende bijlage te gaan of op Shift+Tab om naar de vorige bijlage te gaan wanneer het item meerdere bijlagen bevat. 4

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om de Viewer te sluiten.

Viewer 175

Viewer-functies gebruiken voor tekstbestanden -

Met de Viewer-opties kunt u instellen hoe de Viewer tekstbestanden weergeeft, bestanden afdrukt, tekst zoekt en tekst naar het Klembord kopieert. U selecteert de Viewer-opties als volgt: 1

Klik met de rechtermuisknop op het Viewer-venster en selecteer vervolgens een optie. In de onderstaande tabel vindt u een nadere uitleg over de Vieweropties.

De onderstaande opties worden niet alle tegelijk weergegeven en er kunnen ook nog andere opties beschikbaar zijn, afhankelijk van het weergegeven bestandstype en overige keuzes die u in de Viewer hebt gemaakt.

Optie

Beschrijving

Viewer wijzigen Hiermee kunt u het viewer-type voor het bestand selecteren. In de diverse viewers worden verschillende mogelijkheden geactiveerd of verschillende bestandstypen ondersteund. Zo wordt in de viewer voor document/tekst de regeldoorloop ingeschakeld.

176 Viewer

Hex-weergave

Geeft een bestand weer in de hexadecimale indeling of toont het opnieuw in de oorspronkelijke indeling.

Viewer-info

Hiermee kunt u de huidige standaardinstellingen van de viewers en bestandstypen weergeven.

Zoeken

Markeert de gezochte woorden of zinsdelen op alle plaatsen waarop deze in het bestand voorkomen. Zie Tekst zoeken in een Viewer-bestand verderop in deze paragraaf.

Volgende zoeken of Vorige zoeken

Zoekt de volgende of vorige pagina waarop de zoektekst voorkomt. Deze opties worden alleen weergegeven nadat u Zoeken hebt gebruikt.

Lettertype

Geeft de gehele tekst van het document in een enkel lettertype en enkele lettergrootte weer. Zie Het weergavelettertype wijzigen verderop in deze paragraaf.

Afdrukken

Biedt de mogelijkheid een document geheel of gedeeltelijk af te drukken, printers te selecteren, lettertypen te wijzigen en marges op te geven.

Tekst zoeken in een Viewer-bestand

Optie

Beschrijving

Document

In de Conceptmodus wordt het document in een standaardlettertype weergegeven. De regeldoorloop wordt geactiveerd om de regels in het viewer-venster te laten passen. In de Normale modus wordt geprobeerd om het oorspronkelijke lettertype van het document te gebruiken. De regeldoorloop wordt geactiveerd om de tekst in het viewer-venster te laten passen. In de Voorbeeldmodus wordt de volledige ondersteunde opmaak weergegeven. De regeldoorloop is niet actief, zodat de tekst in horizontale richting mogelijk niet geheel in het venster wordt weergegeven.

Kopiëren naar Klembord

Kopieert de geselecteerde tekst in het viewer-venster naar het Klembord. U kunt een of meer opeenvolgende regels selecteren. Als de geselecteerde tekst een deel van een tabel omvat, wordt de gehele tabel gekopieerd.

Regeldoorloop aan

Past de tekst van het document zodanig aan dat deze in het weergavevenster van de viewer past, ongeacht de grootte van het venster. Grafische vakken en tabellen worden zo nodig aan de rand van het venster afgekapt, zelfs wanneer de regeldoorloop aan staat.

Regeldoorloop uit

Past de tekst niet aan om deze in het weergavevenster van de viewer te laten passen. Met de horizontale schuifbalk onder in het venster kunt u de tekst naar links en rechts verschuiven. ASCII-tekstbestanden worden zonder regeldoorloop weergegeven.

Markering verwijderen

Verwijdert de markeringen van een zoekactie uit het viewervenster. Deze optie wordt alleen weergegeven nadat u Zoeken hebt gebruikt.

-

1

Klik met de rechtermuisknop in het Viewer-venster en kies vervolgens Zoeken.

2

Typ de tekst die u wilt zoeken en kies vervolgens Volgende zoeken.

De Viewer toont het document vanaf het punt waarop de zoektekst de eerste keer in het document voorkomt en markeert de zoektekst. 3

Kies Volgende zoeken of Vorige zoeken als u naar andere pagina's met de zoektekst wilt zoeken.

Viewer 177

Als u de Viewer vanuit een directoryvenster (zoals bij Opvragen) gebruikt, kunt u de zoekopdracht aanpassen. U kunt:

Jokertekens (zoals "*" of "?") gebruiken. Een zoektekst tussen aanhalingstekens plaatsen. De selectie van Alleen heel woord ongedaan maken om naar tekst binnen woorden te zoeken (zoals tent in tentoonstelling). Hoofd-/kleine letters selecteren om naar woorden met dezelfde hoofdletters en kleine letters te zoeken als u in het tekstvak Zoeken hebt getypt. Het weergavelettertype wijzigen -

1

Klik met de rechtermuisknop in het Viewer-venster en kies vervolgens Lettertype.

2

Selecteer een lettertype en lettergrootte.

3

Selecteer Vet of Cursief als u het gehele Viewer-bestand vet of cursief wilt weergeven.

Als specifieke woorden in het oorspronkelijke document vet of cursief waren, toont de Viewer deze kenmerken ongeacht het basislettertype. 4

Kies OK.

BELANGRIJK: als u Documentvoorbeeld kiest, wordt opnieuw een vrijwel waarheidsgetrouw lettertype gebruikt. Afdrukken vanuit een tekstbestand -

1

Klik met de rechtermuisknop in het Viewer-venster en kies vervolgens Afdrukken.

Als u een bijgesloten bestand weergeeft, wordt de bijlage afgedrukt. Als u vanuit een directoryvenster een bestand hebt weergegeven, gaat u verder met de stappen 2-6. 2

Selecteer een optie in het groepsvak Afdrukbereik.

3

Kies Printers als u een printer wilt selecteren.

4

Selecteer Weergavelettertype als u de tekst met het huidige weergavelettertype wilt afdrukken. of Selecteer Speciaal lettertype, kies Wijzigen, selecteer het lettertype en de puntgrootte waarmee u wilt afdrukken en kies vervolgens OK.

178 Viewer

Een faxbestand weergeven

5

Selecteer Inches of Centimeters en geef vervolgens de linker-, rechter-, boven- en ondermarge voor het afdrukken op.

6

Kies Afdrukken.

1

Open een directoryvenster of een zoekresultatenlijst van QuickFinder.

-

Er wordt een directoryvenster weergegeven bij gebruik van de functies Opvragen, Opslaan, Bestand bijsluiten en andere functies waarvoor u een bestand of directory moet opgeven. 2

Selecteer in de bestandenlijst het faxbestand dat u wilt weergeven.

3

Kies Bekijken.

4


Viewer-functies voor faxbestanden gebruiken

Met de Viewer-opties kunt u faxbestanden anders weergeven. U selecteert de Viewer-opties voor faxbestanden als volgt: 1

Klik met de rechtermuisknop in het Viewer-venster en selecteer vervolgens een optie. In de onderstaande tabel vindt u nadere uitleg over de Vieweropties.

De onderstaande opties worden niet alle tegelijk weergegeven en er kunnen ook nog andere opties beschikbaar zijn, afhankelijk van het weergegeven bestandstype en andere keuzes die u in de Viewer hebt gemaakt.

Optie

Beschrijving

Inverteren

Wijzigt de weergave van zwart op wit naar wit op zwart en andersom.

Roteren

Roteert de pagina 180 graden.

In-/uitzoomen Vergroot de fax tot maximaal 200%.

Grafische bestanden, cursorbestanden of pictogrambestanden weergeven -

1


Er wordt een directoryvenster weergegeven bij gebruik van de functies Opvragen, Opslaan, Bestand bijsluiten en andere functies waarvoor u een bestand of directory moet opgeven. 2

Selecteer in de bestandenlijst het grafische bestand, cursorbestand of pictogrambestand dat u wilt weergeven. Viewer 179

Audiovisuele bestanden weergeven of geluidsbestanden afspelen

3

Kies Bekijken.

4


1


2

Selecteer in de bestandenlijst het audiovisuele bestand of geluidsbestand dat u wilt weergeven.

3

Kies Bekijken.

4

Gebruik de bedieningsknoppen om het bestand af te spelen, snel vooruit te spoelen, terug te spoelen of om naar het begin of einde van het bestand te gaan. U kunt ook het schuifblokje verslepen om naar een ander punt in het bestand te gaan of beeld voor beeld door de audiovisuele animatie te bladeren. In de Viewer worden de lengte van het geluidsbestand en de huidige positie weergegeven.

5

Klik op het symbool Systeemmenu om de Viewer te sluiten.

-

Meer informatie -

Ondersteunde bestandstypen

In de Viewer kunnen de volgende bestandstypen worden weergegeven:

WordPerfect-documenten (versie 4.2, 5.x, 6.x en 7.0) Grafische WordPerfect-bestanden (met de toevoeging .WPG) Geluidsbestanden (Waveform, MIDI) Diverse niet-WordPerfect-documenten spreadsheet-bestanden ® (waaronder bestanden die met Word voor Windows, Ami Pro of ® Lotus 1-2-3 zijn gemaakt) Diverse grafische bestandsindelingen Diverse spreadsheet- en database-indelingen Faxbestanden (DCX- en sommige TIFF-indelingen) Bestandenlijsten in een ZIP-bestand

Viewers en bestandstypen weergeven

U kunt met Viewer-info een lijst met viewers voor de diverse bestandstypen weergeven. 1

Klik met de rechtermuisknop in het Viewer-venster en kies vervolgens Viewer-info.

2

Selecteer Viewer om een lijst met viewers weer te geven. of

180 Viewer

Selecteer Bestandstype om een lijst met bestandstypen weer te geven. 3

Selecteer de gewenste viewer om de bestandstypen weer te geven waarvoor deze bestemd is. of Selecteer het gewenste bestandstype om de compatibele viewers weer te geven.

4

Kies Sluiten.

Voorkeuren Met Voorkeuren kunt u de standaardinstellingen voor taal, gekoppelde toepassingen, plaats van de bestanden, geluid, archief, Groupwise-instellingen, wachtwoord en andere instellingen wijzigen. Voorkeuren instellen -

1

Kies het menu Bestand en vervolgens Voorkeuren om het dialoogvenster Voorkeuren te openen.

Vanuit het dialoogvenster Voorkeuren wordt met elk pictogram een dialoogvenster geopend waar u uw voorkeuren kunt opgeven en zo GroupWise naar eigen wens aanpast.

2

Dubbelklik op het gewenste pictogram, selecteer uw voorkeuren in het dialoogvenster dat verschijnt en kies OK.

Alle voorkeuren komen in de desbetreffende paragrafen in deze handleiding aan de orde. 3

Kies Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Voorkeuren 181

Voorkeuren Afspraak Met de zendopties voor Afspraak kunt u aangeven hoe u al uw afspraken wilt verzenden. Indien gewenst kunt u deze instellingen voor een afzonderlijke afspraak wijzigen. Zie Zendopties. Zendopties voor afspraken instellen -

1


2

Dubbelklik op Afspraak om het dialoogvenster Zendopties afspraak te openen.

Hier opgegeven statusinformatie wordt weergegeven wanneer u het venster Informatie opent om geplande afspraken te controleren.

Bij hoge prioriteit is het pictogram in de keuzelijst Item rood, bij normale prioriteit de standaardkleur en bij lage prioriteit grijs.

Geef hier op als u een signaal wilt ontvangen voor een melding, een bericht of beide.

Stel deze optie in om geadresseerden die Notify hebben geactiveerd, te melden dat u een item hebt verzonden.

3

Selecteer de gewenste opties, klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Voorkeuren Archiveren en verwijderen Gebruik de opties voor Archiveren en verwijderen bij Voorkeuren om aan te geven hoe lang geopende items in uw venster In, venster Uit, Agenda en Prullenbak moeten blijven. Opties voor archiveren en verwijderen selecteren -

182 Voorkeuren Afspraak

1


2

Dubbelklik op Archiveren en verwijderen om het dialoogvenster Voorkeuren: archiveren en verwijderen weer te geven.

In de onderstaande tabel worden de opties voor archiveren en verwijderen toegelicht. Optie voor archiveren en verwijderen

Beschrijving

Verwijderen en archiveren door gebruiker

Laat items in het venster In, Uit en Agenda staan totdat u ze handmatig verwijdert of archiveert

Automatisch verwijderen na _ dagen

Geopende items die gedurende het opgegeven aantal dagen in uw venster In, venster Uit of Agenda hebben gestaan, worden verwijderd

Automatisch archiveren na _ dagen

Geopende items die gedurende het opgegeven aantal dagen in uw venster In, venster Uit of Agenda hebben gestaan, worden gearchiveerd

Door gebruiker

Laat items in de Prullenbak staan totdat u ze handmatig verwijdert met de optie Prullenbak legen of Geselecteerde items verwijderen

Automatisch na _ dagen Items die gedurende het opgegeven aantal dagen in uw Prullenbak hebben gestaan, worden verwijderd

3

Selecteer een optie voor archiveren en verwijderen in elk van de groepsvakken.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: archiveren en verwijderen te sluiten.

5


Voorkeuren Archiveren en verwijderen 183

Voorkeuren Datum- en tijdnotatie Gebruik de opties voor Datum-/tijdnotatie om te bepalen hoe de datum en tijd in GroupWise worden weergegeven. Datum- en tijdnotatie instellen -

1


2

Dubbelklik op Datum/tijdnotatie om het dialoogvenster Voorkeuren: datum-/tijdnotatie te openen.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de opties en de onderdelen waarop deze betrekking hebben.

Optie

Heeft betrekking op

Datum

De vakken Begindatum en Einddatum in afspraken, taken en notities; dialoogvensters zoals Aantal dagen; en Aanmaakdatum in het venster Informatie.

Tijd

De Afsprakenlijst in Agenda, de tijdvakken Begindatum en Einddatum in afspraken en de Aanmaakdatum in het venster Informatie.

Mailvensters

De datum van elk item in het venster In, Uit en Prullenbak.

Info-venster

De statustijden (bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een bericht opent) in het venster Informatie.

Details bestandsinformatie

De aanmaakdatum en -tijd van het bestand in het venster Informatie.

184 Voorkeuren Datum- en tijdnotatie

3

Klik op Datum om het dialoogvenster Voorkeuren: Datum te openen en kies de gewenste datumnotatie in de pop-up lijst Standaardnotaties.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: Datum te sluiten.

5

Klik op Tijd om het dialoogvenster Voorkeuren: Tijd te openen en kies de gewenste tijdnotatie in de pop-up lijsten Standaardnotaties en Tijdcodes.

De pop-up lijst Standaardnotaties biedt de keuze uit diverse datumnotaties.

Het veld Voorbeeld laat zien hoe de gekozen datumnotatie wordt weergegeven.

Met de knop Standaardnotaties kunt u kiezen uit verschillende tijdnotaties.

De pop-up lijst Tijdcodes biedt de keuze uit diverse uur/minuutcodes.

Het veld Voorbeeld laat zien hoe de gekozen tijdnotatie wordt weergegeven.

6

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: Tijd te sluiten.

In het vak Notatie bewerken kunt u specifieke datum- en tijdvoorkeuren instellen voor uw mailvensters, het Info-venster en Details bestandsinformatie. 7

Als u klaar bent met het opgeven van uw voorkeuren klikt u op OK om het dialoogvenster Datum-/tijdnotatie te sluiten.

8


Voorkeuren Datum- en tijdnotatie 185

Voorkeuren Gekoppelde toepassingen Met de opties voor Gekoppelde toepassingen kunt u aangeven met welke toepassing GroupWise een bijgesloten bestand moet openen. Inleiding -

Gekoppelde toepassingen

Met Gekoppelde toepassingen kunt u een koppeling definiëren tussen een bestandstoevoeging of een bestandsopmaak en een toepassing. Als u een bijgesloten bestand opent, probeert GroupWise eerst een koppeling tussen de bestandstoevoeging en een toepassing te vinden. Als GroupWise geen koppeling kan vinden, probeert het programma een koppeling tussen de bestandsopmaak en een toepassing te vinden. Als er een koppeling wordt gevonden, opent GroupWise het bijgesloten bestand in de bijbehorende toepassing. Als er geen koppeling wordt gevonden of als u bij Voorkeuren hebt aangegeven dat er altijd om een toepassing moet worden gevraagd, wordt u gevraagd het pad en de naam op te geven van een toepassing waarmee GroupWise het bijgesloten bestand kan openen. Koppelingen via bestandstoevoegingen toevoegen of bewerken -

Met de optie Koppeling via bestandstoevoeging wordt de toevoeging van een bijgesloten bestand gebruikt om te bepalen met welke toepassing GroupWise het bestand moet openen. 1


2

Dubbelklik op Gekoppelde toepassingen om het dialoogvenster Voorkeuren: gekoppelde toepassingen te openen.

Als u een toevoeging en de koppeling wilt verwijderen, selecteert u de toevoeging en kiest u Verwijderen.

Als u een bestand wilt zoeken, opent u het dialoogvenster Bestand selecteren door op de mapknop te klikken.

Selecteer dit aankruisvakje als u gevraagd wilt worden de gekoppelde toepassing te starten.

3

Typ een toevoeging in het tekstvak Bestandstoevoeging.

4

Typ het pad naar de toepassing die u wilt koppelen met de bestandstoevoeging in het tekstvak Toepassing.

5


186 Voorkeuren Gekoppelde toepassingen

Koppelingen via bestandsopmaak toevoegen -

Meer informatie

Met de optie Koppeling via bestandsopmaak wordt het type van een bijgesloten bestand gebruikt om te bepalen met welke toepassing GroupWise het bestand kan openen. 1


2

Dubbelklik op Gekoppelde toepassingen om het dialoogvenster Voorkeuren:gekoppelde toepassingen te openen.

3

Selecteer een bestandsopmaak in de pop-up lijst Bestandsopmaak.

4

Typ het pad naar de toepassing die u wilt koppelen met de bestandsopmaak in het tekstvak Toepassing.

5


-

Bevestiging voordat een gekoppelde toepassing wordt gestart

Als u een bestand in een andere toepassing wilt openen dan bij de voorkeuren voor gekoppelde toepassingen is ingesteld, klikt u in het dialoogvenster Voorkeuren:gekoppelde toepassingen op het aankruisvakje Vraag voor starten gekoppelde toepassing. In dat geval wordt u elke keer gevraagd met welke toepassing u een bijgesloten bestand wilt openen. Het dialoogvenster geeft de ingestelde koppeling weer, die u desgewenst kunt wijzigen.

Voorkeuren Groupwise-instellingen Gebruik de opties voor Groupwise-instellingen om GroupWise naar eigen wens in te stellen. De taal kiezen -

Als u over een andere taalmodule beschikt, kunt u met de optie Taal de taal kiezen die in GroupWise wordt gebruikt. De geselecteerde taal is alleen van invloed op de interface en niet op gebruikers-ID’s of op items die u ontvangt of verzendt. 1


2

Dubbelklik op Groupwise-instellingen om het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van Groupwise te openen.

3

Kies de gewenste taal in de keuzelijst Taal.

4

Klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten. Voorkeuren Groupwise-instellingen 187

De geselecteerde taal wordt gebruikt nadat u GroupWise opnieuw hebt gestart. Weergave-opties selecteren -

Met de opties voor weergave kunt u bepalen hoe bepaalde onderdelen in GroupWise worden weergegeven. 1


2

Dubbelklik op Groupwise-instellingen om het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van Groupwise te openen. Gebruikt de weergavekleuren die in Windows Programmabeheer bij Kleuren zijn ingesteld.

Opent een nieuw itemontwerp wanneer een item wordt verzonden zodat er nieuw item kan worden verzonden.

Geeft het volgende item weer in de keuzelijst Item wanneer u een item accepteert, weigert of verwijdert.

3

Macrobeveiliging instellen

Selecteer de gewenste opties voor weergave, klik op OK en klik op Sluiten.

-

De eerste dag van de week instellen

Met de opties voor macrobeveiliging kunt u bepalen of bijgesloten macro’s automatisch moeten worden uitgevoerd wanneer u een item opent, nooit moeten worden uitgevoerd, of dat eerst moet worden gevraagd of macro's moeten worden uitgevoerd. 1


2


3

Selecteer de gewenste beveiligingsoptie voor macro's en klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van Groupwise te sluiten.

4


-

Met de optie Agenda kunt u de eerste dag wijzigen die door GroupWise in agendaweergaven wordt weergegeven. 1


2


188 Voorkeuren Groupwise-instellingen

Interval voor vernieuwen wijzigen

3

Kies de dag die als eerste van de week moet worden gebruikt uit de pop-up lijst Eerste dag van de week en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van Groupwise te sluiten.

4


-

Met de optie Interval kunt u aangeven hoe vaak GroupWise uw Postbus controleert op inkomende items en deze in het venster In of Agenda weergeeft. Hoe korter de interval, hoe vaker GroupWise controleert op nieuwe items. Een korte interval heeft ook gevolgen voor andere gebruikers op uw host-systeem, aangezien er hierdoor meer verkeer wordt gegenereerd. 1


2


3

Geef een waarde op in de tijdvelden minuten en seconden en klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: instellingen van Groupwise te sluiten.

4

Klik op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten en terug te keren naar het hoofdvenster.

Met de intervalpijlen selecteert u minuten en seconden.

Voorkeuren Mail/telefoon Gebruik de opties voor mailberichten en telefoonnotities om aan te geven hoe u al uw berichten en telefoonnotities wilt verzenden. De standaardinstellingen die u opgeeft bij de voorkeuren voor mailberichten en telefoonnotities worden gebruikt voor alle berichten en telefoonnotities die door u worden verzonden. Tijdens het maken van een bericht of telefoonnotitie kunt u van deze instellingen afwijken door Zendopties te gebruiken. Voorkeuren Mail/telefoon 189

Zendopties voor mailberichten en telefoonnotities instellen -

1


2

Dubbelklik op Mail/telefoon om het dialoogvenster Zendopties mailbericht en telefoonnotitie te openen.

U kunt de volgende opties voor berichten en telefoonnotities selecteren:

190 Voorkeuren Mail/telefoon

Optie

Toelichting

Statusinformatie

U kunt de status instellen op Geen, Bezorgd, Bezorgd en geopend of Alles. De opgegeven statusinformatie wordt weergegeven als u het informatievenster opent om de status te bekijken van berichten en telefoonnotities die u naar andere gebruikers hebt verzonden.

Prioriteit

U kunt de prioriteit instellen op Hoog, Normaal of Laag. Het itempictogram in de keuzelijst Item is rood bij hoge prioriteit, uw standaardkleur bij normale prioriteit en grijs bij lage prioriteit.

Verloopdatum

U kunt de verloopdatum instellen op Geen of u kunt het item na een bepaald aantal dagen uit uw venster Uit en het venster In van de geadresseerde laten verwijderen, als de geadresseerde het item nog niet heeft geopend.

Automatisch verwijderen

U kunt de optie Automatisch verwijderen selecteren als u een verzonden item automatisch naar de Prullenbak wilt verplaatsen nadat alle geadresseerden het item hebben verwijderd en hun Prullenbak hebben geleegd.

Optie

Toelichting

Melding bij ontvangers

U kunt deze optie instellen om geadresseerden te melden dat u een item hebt verzonden. De geadresseerden moeten Notify hebben gestart om de melding te kunnen ontvangen. Zie Notify.

Melding terugkrijgen

U kunt opgeven dat u een bevestiging wilt ontvangen wanneer het door u verzonden item wordt geopend, verwijderd of voltooid. Gebruik de pop-up lijsten om aan te geven of u een ontvangstbevestiging, een berichtbevestiging of beide wilt ontvangen.

Antwoord gewenst

U kunt een van deze opties selecteren als u in het berichtvak van de door u verzonden items een verzoek om antwoord wilt plaatsen. U kunt het aantal dagen opgeven. Als u Geen selecteert, wordt er geen verzoek om antwoord in het berichtvak geplaatst.

3

Klik op OK als u klaar bent met het instellen van de opties om het dialoogvenster Zendopties mailbericht en telefoonnotitie te sluiten.

4


Voorkeuren Mappen Gebruik de opties voor Mappen om aan te geven hoe uw mappen worden weergegeven in het venster In, Uit en de agendaweergaven. Inleiding -

Opties voor keuzelijst Mappen selecteren

Hoewel de keuzelijst Mappen in het venster In, Uit en de agendaweergaven dezelfde mappen toont, kunnen de mappen op verschillende manieren in elk venster worden weergegeven, afhankelijk van de geselecteerde standaardinstellingen in het dialoogvenster Voorkeuren:mappen. U kunt de weergave van uw mappen ook tijdelijk wijzigen door de mappen in het venster In, Uit en de agendaweergaven uit te vouwen of in te klappen. Zie Mappen.

-

1


Voorkeuren Mappen 191

2

Dubbelklik op Mappen om het dialoogvenster Voorkeuren: mappen te openen.

Geeft alle mappen en submappen weer. Zet alle opties van de mappenlijst terug naar de beginwaarden.

Geeft alleen de hoofdmap en het eerste niveau submappen weer. Geeft de mappen weer zoals deze de vorige keer door GroupWise werden weergegeven.

3

Selecteer een optie in elk van de groepsvakken.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: mappen te sluiten en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Voorkeuren Notify Met de opties voor Notify kunt u opgeven dat u de meldingen voor inkomende items en signalen van een andere gebruiker wilt ontvangen. U kunt alleen de meldingen van een andere gebruiker ontvangen als de betreffende gebruiker u toegangsrechten heeft verleend. Zie Toegangslijst. Inleiding -

Notify

U kunt alleen meldingen ontvangen als Notify op uw computer is gestart. Zie Notify. Wiens meldingen u kunt activeren

U kunt alleen de signalen en meldingen van een gebruiker activeren als de betreffende gebruiker u het recht heeft verleend om meldingen te ontvangen. Als een gebruiker u het recht heeft verleend om zijn of haar meldingen te ontvangen, hoeft u deze gebruiker niet aan uw lijst met gemachtigden toe te voegen om meldingen te ontvangen. Meldingen activeren -

192 Voorkeuren Notify

1


2

Dubbelklik op Notify om het dialoogvenster Voorkeuren: Notify te openen.

Selecteer Meldingen activeren om bericht te krijgen als de geselecteerde gebruiker nieuwe items ontvangt. Selecteer Signalen activeren om een waarschuwingssignaal te ontvangen voor de geplande items van de geselecteerde gebruiker.

Kies Verwijderen om een gebruikersnaam uit de keuzelijst Gebruikers te verwijderen.

3

Kies Toevoegen om Adresboek te openen.

4

Dubbelklik op de gebruikersnamen van de gebruikers die u het recht hebben verleend om meldingen te ontvangen en kies vervolgens OK.

De gebruikersnamen worden toegevoegd aan de keuzelijst Gebruikers. 5

Selecteer een gebruikersnaam in de keuzelijst Gebruikers.

6

Selecteer Meldingen activeren om een melding te ontvangen wanneer de geselecteerde gebruiker een item ontvangt.

7

Selecteer Signalen activeren om een melding te ontvangen wanneer de gebruiker een melding over een komende afspraak ontvangt.

8

Herhaal de stappen 5-7 voor alle gebruikersnamen in de keuzelijst Gebruikers.

9

Kies OK om het dialoogvenster Voorkeuren: Notify te sluiten.

10 Kies Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

BELANGRIJK: u kunt alleen meldingen van een gebruiker activeren als u en de gebruiker hetzelfde postkantoor gebruiken.

Voorkeuren Ontwerpen Gebruik de opties voor Ontwerpen om het standaardontwerp voor de weergave van groepsitems en persoonlijke items op te geven. Een ontwerp voor groepsitems selecteren -

Het door u geselecteerde standaardontwerp voor weergave van groepsitems wordt geopend wanneer u een itemtype kiest in het menu Zenden. De door u gekozen standaardweergave wordt tevens gebruikt om items weer te geven die in een standaardweergave werden verzonden. 1


2

Dubbelklik op Ontwerpen om het dialoogvenster Ander ontwerp te openen. Voorkeuren Ontwerpen 193

3

Selecteer in het groepsvak Ontwerp de optie Mailbericht, Afspraak, Taak, Notitie, Telefoonnotitie of Agenda.

4

Selecteer een weergave in de keuzelijst Ontwerpnamen.

5

Klik op Standaardinstelling om het geselecteerde ontwerp als standaard in te stellen.

GroupWise plaatst een asterisk (*) naast de geselecteerde ontwerpnaam.

Een persoonlijk ontwerp selecteren

6

Herhaal stappen 3-5 tot u voor elk itemtype een standaardweergave hebt geselecteerd.

7


-

194 Voorkeuren Ontwerpen

U kunt het standaard persoonlijke ontwerp openen door te dubbelklikken op een leeg gebied in de Afspraken-, Taken- of Notitielijst. 1


2

Dubbelklik op Ontwerpen om het dialoogvenster Ander ontwerp te openen.

3

Selecteer in het groepsvak Ontwerp de optie Taak, Afspraak of Notitie en selecteer vervolgens het keuzerondje Eigen.

4

Selecteer een ontwerp in de keuzelijst Ontwerpnamen.

5

Klik op Standaardinstelling om de geselecteerde weergave als standaard in te stellen.

GroupWise plaatst een asterisk (*) naast de geselecteerde ontwerpnaam.

Meer informatie

6

Herhaal stappen 3-5 tot u voor elk itemtype een standaardweergave hebt geselecteerd.

7


-

De standaardweergave wijzigen vanuit het hoofdvenster

U kunt de weergave die wordt geopend als u op een pictogram in het hoofdvenster dubbelklikt ook wijzigen door tijdens het selecteren van een weergave in de pop-up lijst op de toets Alt te drukken. Standaardweergaven

Als u het menu Zenden kiest en vervolgens Nieuwe afspraak, Nieuwe taak of Nieuwe notitie, opent GroupWise de door u gekozen standaard groepsweergave; er wordt dan geen persoonlijke weergave geopend. GroupWise opent de door u gekozen standaard persoonlijke weergave als u op Insert of Enter drukt of als u dubbelklikt op een leeg gebied in de Afspraken-, Taken- of Notitielijst van een agendaweergave.

Voorkeuren Plaats van de bestanden Gebruik de opties voor Plaats van de bestanden om de plaats te bepalen van uw gearchiveerde bestanden, uw aangepaste en opgeslagen ontwerpen en uw bijlagen. 1

Kies het menu Bestand, kies Voorkeuren en dubbelklik op Plaats van de bestanden om het dialoogvenster Voorkeuren: plaats van de bestanden te openen.

Voorkeuren Plaats van de bestanden 195

In deze directory zijn de archiefdatabases opgeslagen. In deze directory liggen de aangepaste ontwerpen voor weergave opgeslagen die met GroupWise Ontwerp maken zijn gemaakt.

2

Typ de paden naar de directory’s.

3

Als u niet precies weet waar u de bestanden wilt opslaan, klikt u op de knop met het mappictogram naast elk tekstvak om het dialoogvenster Directory selecteren te openen. Selecteer vervolgens de directory’s en klik op OK.

4

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: plaats van de bestanden te sluiten en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Voorkeuren Tijd afspraak Met de opties voor Tijd afspraak kunt u standaardwaarden instellen voor afspraakweergaven, voor signalen en voor de Afsprakenlijst in agendaweergaven. Opties voor tijden van afspraken selecteren -

1


2

Dubbelklik op Tijd afspraak om het dialoogvenster Voorkeuren: tijd afspraak te openen.

Selecteer of u in afspraakweergaven Duur of Einddatum en -tijd wilt weergeven

Selecteer de standaardduur van afspraken Geef een tijd op in het vak Begin van dag om. In agendaweergaven begint de afsprakenlijst op dit tijdstip.

Selecteer of er automatisch een signaal voor afspraken moet worden gegeven en hoelang voor een afspraak het signaal moet worden gegeven.

Geef de intervallengte in minuten op

3

Selecteer de gewenste opties.

De opties worden in de volgende tabel toegelicht.

196 Voorkeuren Tijd afspraak

Optie

Beschrijving

Duur

Selecteer Duur als in uw afspraakweergaven moet worden weergegeven hoe lang de afspraak duurt vanaf de begindatum en -tijd die u hebt ingesteld.

Einddatum en -tijd

Selecteer Einddatum en -tijd als in uw afspraakweergaven een specifieke eindtijd voor de afspraak moet worden weergeven in plaats van de duur van de afspraak.

Standaardduur van afspraak

Hiermee kunt u de gemiddelde duur van uw afspraken aangeven. Op deze manier hoeft u geen duur in de weergaven te specificeren, tenzij de duur afwijkt van het gemiddelde.

Signaal instellen als geaccepteerd

Stelt een signaal in voor alle afspraken die u accepteert.

Uren Minuten

Ook als de optie Signaal instellen als geaccepteerd niet is geselecteerd, kunt u signalen instellen voor specifieke afspraken nadat u deze hebt geaccepteerd. De tijd die u instelt bij Uren en Minuten is de standaardtijd voor een geplande afspraak waarop Notify een signaal laat horen.

Intervallen tonen

Als u Intervallen tonen uitschakelt, ziet u alleen de tijden van geplande afspraken.

Begin van dag om

Hiermee kunt u de tijd aangeven waarmee uw agendaweergaven moeten beginnen. De Afsprakenlijst begint met de tijd die door u in het tekstvak wordt opgegeven.

Intervallengte

Hiermee kunt u het aantal minuten tussen tijden in de Afsprakenlijst instellen.

4


Als u wijzigingen aanbrengt in het groepsvak Weergave afspraken terwijl een agendaweergave is geopend, moet u de agendaweergave sluiten en opnieuw openen voordat de wijzigingen worden weergegeven.

Voorkeuren Tijd afspraak 197

Voorkeuren Tijden zoeken Gebruik de opties voor Tijden zoeken om standaardopties in te stellen zoals Duur afspraken, Bereik en tijd bij zoeken en Te zoeken dagen. Uw opties voor Tijden zoeken instellen -

1


2

Dubbelklik op Tijden zoeken om het dialoogvenster Voorkeuren: tijden zoeken te openen.

Bij Duur afspraken geeft u op welke tijdsduur minimaal voor een afspraak wordt weergegeven.

Een ‘x’ in het vakje naast een dag geeft aan dat deze dag in de zoekopdracht wordt opgenomen. Bij Bereik en tijd bij zoeken geeft u het aantal dagen op waarin moet worden gezocht

Selecteer dit aankruisvakje om meer informatie te bekijken over bestaande afspraken van een gebruiker. U moet wel toegangsrechten hebben.

Bij Van en Tot geeft u op tussen welke tijden er elke dag moet worden gezocht.

3

Selecteer uw instellingen, klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten.

Voorkeuren Wachtwoord Met Voorkeuren voor wachtwoord kunt u uw wachtwoord voor aanmelding instellen. U kunt uw wachtwoord opgeven of wijzigen in het dialoogvenster Wachtwoord instellen. Een wachtwoord instellen -

Selecteer Alleen voor andere gebruikers als u wilt dat alleen andere gebruikers het wachtwoord moeten invoeren bij het inloggen.

198 Voorkeuren Tijden zoeken

1


2

Dubbelklik op Wachtwoord om het dialoogvenster Voorkeuren: wachtwoord te openen.

3

Typ een wachtwoord in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord in en kies OK.

Bij wachtwoorden wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als u bij het invoeren hoofdletters in het wachtwoord gebruikt, moet u deze dus ook gebruiken wanneer u later uw wachtwoord opgeeft. 4

Typ het nieuwe wachtwoord nog een keer in het tekstvak Voer wachtwoord nogmaals in en kies OK.

Het wachtwoord moet worden opgegeven door u en iedere andere gebruiker die zich bij uw postbus aanmeldt. Als u wilt dat alleen andere gebruikers een wachtwoord moeten typen, selecteert u de optie Alleen voor andere gebruikers. BELANGRIJK: als u een eenmaal ingesteld wachtwoord vergeet, hebt u geen toegang meer tot uw items. Een wachtwoord wijzigen of verwijderen -

1


2

Dubbelklik op Wachtwoord om het dialoogvenster Voorkeuren: wachtwoord te openen.

3

Typ uw huidige wachtwoord in het tekstvak Voer oude wachtwoord in en kies OK.

4

Typ uw nieuwe wachtwoord in het tekstvak Voer nieuwe wachtwoord in en kies OK. of Kies OK zonder een nieuw wachtwoord te typen wanneer u geen wachtwoord meer wilt gebruiken.

5

Typ het nieuwe wachtwoord nog een keer in het tekstvak Voer wachtwoord nogmaals in en kies OK. of Kies opnieuw OK zonder een nieuw wachtwoord te typen wanneer u geen wachtwoord meer wilt gebruiken.

BELANGRIJK: als u een eenmaal ingesteld wachtwoord vergeet, hebt u geen toegang meer tot uw items.

Voorkeuren Wachtwoord 199

Meer informatie -

Wachtwoorden en gemachtigden

Wanneer u een wachtwoord instelt voor uw postbus, is dit niet van toepassing op de gemachtigden van uw postbus. De toegang van een gemachtigde wordt geregeld met de toegangsrechten die u in de lijst Toegang toewijst aan de gemachtigde. Zie Toegangslijst.

Ontwerp openen Met Ontwerp openen kunt u een door uzelf aangepast ontwerp voor itemweergave of een standaardontwerp voor itemweergave selecteren. Een ontwerp openen -

1

Kies het menu Bestand en vervolgens Ontwerp openen.

2

Typ de naam van het ontwerp in het vak Bestandsnaam.

Als u de naam van het ontwerp niet precies weet, kunt u het bestand selecteren in de keuzelijst in het vak Bestandsnaam of in de QuickList. 3

Kies Openen om het aangepaste ontwerp te openen dat u hebt gemaakt.

Ontwerp opslaan Met Ontwerp opslaan kunt u een ontvangen itemweergave of een itemweergave die u regelmatig verzendt, opslaan. Een ontwerp opslaan -

200 Ontwerp openen

1

Kies een itemweergave in een pop-up lijst in het hoofdvenster.

2

Geef de gewenste informatie op, voeg zo nodig een bijlage toe en selecteer desgewenst opties voor het item.

3

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Ontwerp opslaan om het dialoogvenster Opslaan - ontwerp te openen.

Met deze optie slaat u het aangepaste ontwerp op zonder tekst in de tekstvakken.

Met deze optie slaat u het aangepaste ontwerp op met de tekst in de tekstvakken.

4

Typ een naam in het tekstvak Bestandsnaam of selecteer een bestaande naam in de keuzelijst Bestandsnaam.

5

Kies OK.

Als er al een itemweergave met de opgegeven bestandsnaam bestaat, verschijnt een bericht waarin u wordt gevraagd of u het bestaande ontwerp wilt vervangen. Kies Ja als u het bestaande ontwerp wilt vervangen of kies Nee als u een andere naam voor het ontwerp wilt opgeven. 6

Typ de naam van het ontwerp in het tekstvak Naam. Deze naam wordt opgenomen in een pop-up lijst met itemweergaven in het hoofdvenster.

7

Kies OK.

8

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het ontwerp voor itemweergave te sluiten.

Weigeren Gebruik de optie Weigeren om geplande afspraken, taken of notities af te wijzen. Als u een item afwijst, kunt u met de optie Weigeren een toelichting aan de zender sturen. Inleiding -

Wachten op acceptatie van een item

Telkens als een gebruiker voor u een afspraak, taak of notitie plant, hebt u de mogelijkheid om deze te accepteren of te weigeren. Zolang u het item nog niet hebt geaccepteerd of geweigerd, wordt het item in de Agenda cursief en met een vraagteken weergegeven. Weigeren 201

Als u een item accepteert, wordt het als normale tekst in de Agenda weergegeven. Als u een item weigert, verwijdert GroupWise het item uit het venster In en uit de Agenda en wordt het in uw Prullenbak geplaatst.

Dit item is nog niet geaccepteerd.

Een item weigeren -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Agenda en dubbelklik vervolgens op het item om het te openen.

2

Kies Weigeren om het dialoogvenster Weigeren met antwoord te openen.

3

Typ indien gewenst een antwoord en klik vervolgens op OK.

Nadat u een item hebt geweigerd, wordt het item gesloten en uit het venster In en Agenda verwijderd en in uw Prullenbak geplaatst. Meer informatie -

Prullenbak en weigeren

Als u een item weigert, plaatst GroupWise het in de Prullenbak. Als u het item later wilt accepteren, kunt u het verwijderen ongedaan maken en het item alsnog accepteren. U moet het verwijderen van het item echter ongedaan maken voordat de Prullenbak wordt leeggemaakt. Een item weigeren zonder het te openen

Als u het item niet hoeft te lezen om te bepalen of u het wilt weigeren, selecteert u het item in het venster In of Agenda, kiest u het menu Acties en kiest u vervolgens Weigeren. Bepalen of een item is geweigerd

Met GroupWise kunt u op twee manieren achterhalen wie een door u verzonden item heeft geweigerd.

202 Weigeren

De eerste manier is door middel van een ontvangstbevestiging. Bij de voorkeuren voor het item kunt u ervoor kiezen een ontvangstbevestiging te ontvangen telkens wanneer een ontvanger een door u gepland item weigert. Als u een ontvangstbevestiging wilt ontvangen voor een afzonderlijke afspraak of taak, kunt u dat aangeven bij Zendopties wanneer u het item verzendt. Als de ontvanger van het door u geplande item een antwoord bijvoegt terwijl de persoon het item weigert, wordt het antwoord zowel in de ontvangstbevestiging als in het informatievenster van uw venster Uit weergegeven . U kunt ook nagaan wie afspraken, taken en notities heeft geweigerd door het informatievenster te bekijken. Open uw venster Uit en dubbelklik op het item waarover u informatie wilt. Het informatievenster toont een lijst met personen die uw afspraak, taak of notitie hebben geaccepteerd of geweigerd en wie er niet heeft gereageerd. Als de geadresseerde een antwoord heeft bijgesloten, wordt dit antwoord eveneens weergegeven. Zie Info.

Werkbalk Gebruik de optie Werkbalk om gemakkelijker toegang te krijgen tot veelgebruikte opdrachten, macro’s of toepassingen. U kunt voor elk type weergave een afzonderlijke werkbalk gebruiken. Werkbalken maken of bewerken -

1

Zorg ervoor dat de Werkbalk wordt weergegeven, kies het menu Beeld en kies vervolgens Werkbalk instellen.

U kunt ook met de rechtermuisknop op de Werkbalk klikken en vervolgens de optie Werkbalk instellen kiezen. 2

Kies Maken, typ een naam voor de werkbalk en klik vervolgens op OK. of Selecteer een werkbalk in de keuzelijst Werkbalken en klik op Bewerken.

Werkbalk 203

Activeert de functie of het submenu dat u selecteert. Voegt de tekst in die u typt. Start een ander programma. Voert de geslecteerde macro uit.

Sleep scheidingstekens naar de werkbalk om items te scheiden.

3

Selecteer Functie activeren, selecteer een categorie, selecteer de gewenste functie en klik vervolgens op Knop toevoegen. of Selecteer Tekst invoegen, typ de toetsaanslagen die u met de knop wilt invoegen en klik vervolgens op Script toevoegen. of Selecteer Programma starten, kies Bestand selecteren, selecteer het programmabestand en klik vervolgens op OK. of Selecteer Macro uitvoeren, kies Macro toevoegen, geef de naam en locatie van het macrobestand op dat u door de knop wilt laten uitvoeren en klik vervolgens op OK.

Als u meer knoppen toevoegt dan er op het scherm kunnen worden weergegeven, kunt u de schuifpijlen gebruiken om de volgende rij knoppen te zien.

4

204 Werkbalk

Herhaal stap 3 totdat u knoppen voor alle functies, scripts en macro’s hebt toegevoegd die u op de werkbalk wilt weergeven.

BELANGRIJK: het kan zijn dat u het dialoogvenster Werkbalk bewerken moet verplaatsen om uw gehele werkbalk te zien. Het dialoogvenster Werkbalk bewerken moet geopend blijven voor het voltooien van de volgende stappen.

Een werkbalk weergeven/verbergen

5

Verplaats een knop op de werkbalk door deze naar de gewenste plaats te slepen.

6

Verwijder een knop van de werkbalk door deze van de werkbalk te slepen.

7

Plaats een scheiding tussen items op de werkbalk door het scheidingsteken naar de gewenste plaats te slepen.

8

Als u klaar bent met het maken van uw werkbalk, klikt u op OK om het dialoogvenster Werkbalk bewerken te verlaten.

-

U kunt een werkbalk in een weergave of venster als volgt weergeven of verbergen: 1

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Werkbalk.

Zodra u een werkbalk hebt weergegeven, kunt u op alle actieve knoppen klikken. De huidige werkbalk wordt in het venster of de weergave weergegeven totdat u opnieuw Werkbalk kiest. Als u GroupWise afsluit en opnieuw start, wordt de huidige werkbalk nog steeds weergegeven. In elk venster en elke weergave wordt een specifieke werkbalk weergegeven voor dat venster of die weergave. Indien gewenst kunt u deze werkbalken aanpassen. Een werkbalk selecteren -

1

Zorg ervoor dat de werkbalk wordt weergegeven, kies het menu Beeld en kies vervolgens Werkbalk instellen om het dialoogvenster Werkbalken instellen te openen.

GroupWise toont alleen de werkbalken die van toepassing zijn op het huidige venster of de huidige weergave. 2

Knoppen aanpassen

Selecteer in de keuzelijst Werkbalken de naam van de werkbalk die u wilt gebruiken en klik vervolgens op Selecteren.

-

U kunt de tekst en afbeelding op de knoppen van de werkbalk aanpassen. Ook kunt u de knopinfo bij elke knop aanpassen. 1


TIP: u kunt ook met de rechtermuisknop op de Werkbalk klikken en vervolgens de optie Werkbalk instellen kiezen. 2

Selecteer de gewenste werkbalk en klik vervolgens op Bewerken.

Werkbalk 205

BELANGRIJK: het kan zijn dat u het dialoogvenster Werkbalk bewerken moet verplaatsen om uw gehele werkbalk te zien. 3

Dubbelklik op de knop die u wilt aanpassen.

4

Typ in het tekstvak Tekst op knop de tekst die op de opdrachtknop moet worden weergegeven.

5

Typ in het tekstvak Informatieregel de tekst die u als knopinfo wilt weergeven.

6

Klik op Bewerken om de afbeelding op de knop te wijzigen in de Werkbalkafbeeldingseditor. Zie Afbeeldingen op werkbalken bewerken hierna.

7

Klik op OK en op Sluiten totdat u het dialoogvenster Werkbalk bewerken hebt afgesloten.

Geef de tekst op die op de knop verschijnt. Geef de informatieregel op die verschijnt wanneer u de muisaanwijzer op de knop plaatst.

Kies Bewerken om de afbeelding op de knop te wijzigen.

Afbeeldingen op werkbalken bewerken

Alle knoppen hebben een standaardafbeelding. U kunt deze bitmapafbeelding aanpassen of uw eigen bitmap maken.

206 Werkbalk

1

Zorg ervoor dat de werkbalk wordt weergegeven, kies het menu Beeld, kies Werkbalk instellen en selecteer de werkbalk die u wilt bewerken.

2

Klik op Bewerken, dubbelklik op de knop die u wilt aanpassen en klik opnieuw op Bewerken

Met Kopiëren kopieert u een afbeelding naar het Klembord. Met Plakken plakt u de inhoud van het Klembord in de Afbeeldingseditor. Met Ongedaan maken maakt u de aangebrachte wijzigingen weer ongedaan.

Selecteer deze kleuren om de bitmapafbeelding te wijzigen.

Met Wissen verwijdert u de hele afbeelding en kunt u vanaf een lege knop aan het werk.

De voorbeeldknop geeft de laatste vijf wijzigingen weer die u hebt aangebracht.

Selecteer Tekenen om de bitmap per blokje te wijzigen. Selecteer Opvullen om alle delen met dezelfde kleur een andere kleur te geven.

3

Bewerk de standaardafbeelding of maak een nieuwe afbeelding.

4

Klik op OK en op Sluiten totdat Werkbalk instellen is afgesloten.

Eigenschappen instellen voor toepassing starten

U kunt de opdrachtregel en werkdirectory opgeven voor de knoppen die worden gebruikt om toepassingen te starten. 1


2


3

Dubbelklik op de toepassingsknop waarvoor u de starteigenschappen wilt instellen.

4

Klik op Gegevens en geef de opdrachtregel voor de toepassing op.

5

Geef de werkdirectory voor de toepassing op.

6

Selecteer Starten als pictogram als u wilt dat de toepassing bij het starten wordt geminimaliseerd.

7


Toetsenbordscripts bewerken

U kunt de tekst van een toetsenbordscript dat aan een knop is toegewezen, bewerken. 1


2


3

Dubbelklik op de knop met het toetsenbordscript dat u wilt bewerken. Werkbalk 207

Het uiterlijk van de werkbalk instellen

4

Klik op Eigenschappen en bewerk de tekst in het tekstvak Script.

5


1


2

Kies Opties.

3

Selecteer in de keuzelijst Lettertype het lettertype voor de knoppen.

4

Selecteer in de keuzelijst Lettergrootte de lettergrootte voor de knoppen.

5

Geef aan of op de werkbalk alleen tekst, alleen een afbeelding of zowel tekst als afbeeldingen moet worden weergegeven.

6

Selecteer een optie uit het groepsvak Positie om de positie van de werkbalk op uw scherm aan te geven.

-

Links plaatst de werkbalk verticaal tegen de linkerrand van het scherm.

Boven plaatst de werkbalk horizontaal boven in het scherm, onder de menubalk. Onder plaatst de Werkbalk horizontaal onder in het scherm.

Rechts plaatst de werkbalk verticaal tegen de rechterrand van het scherm.

Palet plaatst alle knoppen in een venster dat kan worden verplaatst, vergroot en verkleind.

7

Geef een getal op in het tekstvak Zichtbare rijen/kolommen voor het aantal rijen of kolommen van de werkbalk dat wordt weergegeven. Het maximumaantal is drie. Hoe meer rijen of kolommen u opgeeft, des te meer ruimte neemt de werkbalk op het scherm in. Als u Palet kiest, wordt deze optie uitgeschakeld.

8

208 Werkbalk


Werkvak Met het Werkvak kunt u een aantal van uw taken automatiseren. U kunt weergaven, toepassingen, macro's en bestanden in het Werkvak plaatsen, zodat u deze snel kunt openen. U kunt elk gewenst pictogram in het hoofdvenster naar het Werkvak slepen. Inleiding -

Hoe gebruik ik het Werkvak?

Het Werkvak werkt ongeveer hetzelfde als Programmabeheer van Windows. U kunt er alle toepassingen, batchbestanden, GroupWise-macro's en veelgebruikte weergaven plaatsen, zodat deze eenvoudig toegankelijk zijn. Als u belangrijke berichten liever met een tekstverwerkingsprogramma maakt in plaats van met GroupWise, kunt u het programma in het Werkvak plaatsen, zodat u er eenvoudig toegang toe hebt. Of als er twee agendaweergaven zijn die u vaak raadpleegt, kunt u deze combineren en in het Werkvak plaatsen, zodat u ze tegelijkertijd kunt openen. Een weergave in het Werkvak plaatsen -

1

Sleep het pictogram In of Uit naar het Werkvak. of Kies een weergave uit een van de pop-up lijsten met itemweergaven in het hoofdvenster, en sleep het pictogram uit het hoofdvenster naar het Werkvak. Sluit de geopende weergave.

Wanneer u het pictogram naar het Werkvak sleept, verandert het pictogram in een Werkvak-pictogram.

U kunt vervolgens op het Werkvak-pictogram dubbelklikken wanneer u de weergave wilt openen. Een pictogram uit het Werkvak verwijderen -

1

Klik met de rechtermuisknop op het Werkvak-pictogram om het QuickMenu weer te geven en kies Verwijderen om het pictogram uit het Werkvak te verwijderen.

Werkvak 209

Weergaven in het Werkvak combineren -

Wanneer u twee weergaven in het Werkvak combineert, kunt u op het pictogram van de gecombineerde weergave klikken om beide weergaven tegelijkertijd weer te geven. U kunt bijvoorbeeld het venster In en het venster Uit combineren, zodat u snel alle inkomende en uitgaande items ziet. 1

Open twee of meer vensters of weergaven.

2

Rangschik de vensters op de manier waarop u deze bij het openen wilt weergeven.

3

Verklein de weergaven tot pictogrammen op uw bureaublad.

4

Sleep een van de weergavepictogrammen naar het Werkvak.

5

Sleep het tweede weergavepictogram naar het pictogram dat al in het Werkvak is geplaatst.

6

Sluit de weergavepictogrammen op uw bureaublad.

Wanneer u het Werkvak-pictogram voor het eerst opent, worden de weergaven als pictogrammen weergegeven. Dubbelklik op elk van de pictogrammen en sluit vervolgens de geopende weergaven weer. Als u nu op het Werkvak-pictogram dubbelklikt, worden beide weergaven geopend. Een toepassing toevoegen aan het Werkvak -

210 Werkvak

U kunt programmabestanden (.exe), batchbestanden (.bat) en macrobestanden (.wcm) in het Werkvak plaatsen, zodat u deze eenvoudig kunt starten wanneer u ze nodig hebt. 1

Open het venster Programmabeheer van Windows.

2

Sleep een bestand naar het Werkvak. Zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen.

Eigenschappen van Werkvakpictogrammen wijzigen -

1

Selecteer het pictogram in het Werkvak om de pictogrameigenschappen te wijzigen. of Klik met de rechtermuisknop op het pictogram om het QuickMenu weer te geven en kies vervolgens Eigenschappen om het dialoogvenster met eigenschappen voor Werkvak-pictogrammen te openen.

2

De agenda van een andere gebruiker in uw Werkvak plaatsen

Breng de gewenste wijzigingen in het Werkvak-pictogram aan en kies vervolgens OK om het dialoogvenster met eigenschappen voor Werkvakpictogrammen te sluiten en terug te keren naar het hoofdvenster.

-

Als u als gemachtigde voor een andere gebruiker optreedt en de agenda van die gebruiker moet bijhouden, kunt u een Werkvak-pictogram maken waarmee automatisch het venster In of de agenda van die gebruiker wordt geopend. Zie Bronnen. 1

Open een agendaweergave in het hoofdvenster.

2

Klik op Gemachtigde en kies vervolgens Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen.

3

Als u de gebruikers-ID van de gebruiker kent, typt u deze in het tekstvak Gebruikers-ID. of Kies Gebruikers om het adresboek te openen en dubbelklik op de gewenste gebruikers-ID om deze in het tekstvak Gebruikers-ID in te voegen.

Werkvak 211

4

Kies OK.

5

Verklein de weergave van de gemachtigde tot een pictogram op uw bureaublad.

6

Sleep het pictogram naar het Werkvak.

7

Sluit het pictogram op uw bureaublad.

Wanneer u het Werkvak-pictogram voor het eerst opent, wordt de agenda van de andere gebruiker als pictogram weergegeven. Dubbelklik op het pictogram en sluit vervolgens de geopende agendaweergave. Als u nu op het Werkvakpictogram dubbelklikt, wordt de agendaweergave van de gebruiker geopend. Een gefilterde itemlijst opslaan -

1

Dubbelklik op het pictogram In of Uit.

2

Kies het menu Beeld en kies vervolgens Filter om het dialoogvenster Filter te openen. Zie Filter.

3

Kies de gewenste filteropties en kies vervolgens OK om het dialoogvenster Filter te sluiten.

4

Verklein het gefilterde venster In of venster Uit tot een pictogram op uw bureaublad.

5

Sleep het pictogram van het venster In of venster Uit naar het Werkvak.

6

Sluit het pictogram van het venster In of venster Uit.

Wanneer u het Werkvak-pictogram voor het eerst opent, wordt het venster In of venster Uit als pictogram weergegeven. Dubbelklik op het pictogram en sluit vervolgens het geopende venster In of venster Uit. Als u nu op het Werkvakpictogram dubbelklikt, wordt het gefilterde venster In of venster Uit geopend. Het filter voor het venster In of venster Uit in het Werkvak is niet van toepassing op andere pictogrammen van het venster In of venster Uit. Een startpictogram maken -

212 Werkvak

U kunt een pictogram met de naam Opstarten in het Werkvak plaatsen dat een willekeurig aantal weergaven bevat. Als u GroupWise start, worden alle weergaven in het pictogram Opstarten geopend. 1

Sleep de weergave die u bij het starten van GroupWise wilt openen naar het Werkvak.

2

Kies het menu Bestand en kies vervolgens Eigenschappen om het dialoogvenster met eigenschappen voor het Werkvak-pictogram te openen.

3

Typ Opstarten in het tekstvak Bijschrift.

4

Meer informatie

Kies OK om het eigenschappenvenster voor het Werkvak-pictogram te sluiten en terug te keren naar het hoofdvenster.

-

Het Werkvak vergroten

U kunt het Werkvak vergroten zodat u meer pictogrammen ziet, door op de knop Maximumvenster rechtsboven in het hoofdvenster te klikken. De knop Vorig formaat vervangt de knop Maximumvenster als het venster op maximumformaat wordt weergegeven.

Om het oorspronkelijke formaat van het Werkvak weer te herstellen, kiest u de knop Vorig formaat. Als pictogram openen

Als u een weergave als pictogram wilt openen, klikt u met de rechtermuisknop op het pictogram van de weergave in het Werkvak en kiest u vervolgens Eigenschappen. Kies Bewerken en vervolgens Starten als pictogram.

Zenden Met Zenden kunt u een mailbericht of telefoonnotitie zenden, een afspraak plannen, een taak toewijzen of een notitie sturen. De procedure voor verzenden is in principe hetzelfde voor alle itemtypen. De verschillen doen zich voor bij de opties die specifiek zijn voor bepaalde items, zoals het bepalen van een datum voor een afspraak of het invullen van het tekstvak Persoon bij een telefoonnotitie. Raadpleeg de desbetreffende paragraaf voor meer informatie over een bepaald itemtype. In de paragraaf komen ook de opties aan de orde die specifiek zijn voor dat item. Een item zenden -

1

Kies het item dat u wilt zenden in het hoofdvenster.

U kunt op het gewenste item dubbelklikken of de weergave kiezen in de pop-up lijst onder het desbetreffende pictogram. In beide gevallen wordt de itemweergave geopend.

Zenden 213

2

Als u de gebruikers-ID's van de geadresseerden niet kent, kiest u Adresboek om het Adresboek te openen en dubbelklikt u op de namen om deze op te nemen in het vak Aan. Vervolgens kiest u OK. of Als u de gebruikers-ID's wel kent, typt u deze in het vak Aan. Gebruik een komma om de gebruikers-ID's van elkaar te scheiden.

3

Beschrijf het onderwerp in het vak Onderwerp.

4

Typ het bericht in het vak Bericht.

5

Als er meer opties voor het item beschikbaar zijn, zoals Prioriteit of Begindatum en Einddatum, vult u ook de desbetreffende tekstvakken in.

Zie Afspraak, Taak, Notitie of Telefoonnotitie voor meer informatie over de opties die voor elk type item beschikbaar zijn. 6

Als u een bestand wilt bijsluiten, kiest u het menu Bestand en vervolgens Bestand bijsluiten. Selecteer het bestand in de keuzelijst Bestandsnaam en kies OK. Zie Bijlagen.

7

Als u de zendopties wilt wijzigen, kiest u het menu Zenden en vervolgens Zendopties. Stel de gewenste opties voor het item in en kies OK. Zie Zendopties.

8

Als u klaar bent met het item, kiest u Zenden.

Zendopties Met Zendopties in het menu Zenden kunt u de standaardinstellingen aanpassen die u bij Voorkeuren hebt opgegeven. De instellingen worden alleen gewijzigd voor het item dat u op dat moment maakt; de standaardinstellingen in Voorkeuren blijven ongewijzigd. Een zendoptie selecteren -

214 Zendopties

1

Open een itemweergave in het hoofdvenster.

2

Kies het menu Zenden en kies vervolgens Opties om het dialoogvenster met zendopties voor de weergave te openen. Het dialoogvenster dat verschijnt, verschilt per weergave.

U kunt de volgende opties voor items selecteren: Optie

Van toepassing op

Beschrijving

Statusinformatie

Alle items

U kunt de status instellen op Geen, Bezorgd, Bezorgd en geopend of Alles. De statusinformatie die u opgeeft, wordt weergegeven wanneer u het informatievenster opent om items die u naar andere gebruikers hebt verzonden, te controleren.

Prioriteit

Alle items

U kunt de prioriteit instellen op Hoog, Normaal of Laag. Het itempictogram in de keuzelijst met items is rood voor hoge prioriteit, uw standaardkleur voor normale prioriteit en grijs voor lage prioriteit.

Verloopdatum

Bericht, Telefoonnotitie

U kunt de verloopdatum instellen op Geen of het item na een opgegeven aantal dagen uit uw venster Uit en het venster In van de geadresseerde laten verwijderen, als de geadresseerde het item nog niet heeft geopend.

Automatisch verwijderen


U kunt Automatisch verwijderen kiezen als u wilt dat een item dat u hebt verzonden, automatisch naar de Prullenbak wordt verplaatst nadat alle geadresseerden het item hebben verwijderd en hun Prullenbak hebben geleegd.

Zendopties 215

Optie

Van toepassing op

Beschrijving

Melding bij ontvangers

Alle items

U kunt deze optie instellen om geadresseerden te laten weten wanneer u een bericht zendt. De geadresseerden moeten Notify hebben gestart om de melding te kunnen ontvangen. Zie Notify.

Melding terugkrijgen

Alle items

U kunt opgeven dat u een melding wilt ontvangen wanneer het item dat u hebt verzonden, wordt geopend, geweigerd, verwijderd of voltooid. Gebruik de pop-up lijsten om op te geven dat u een melding, een bericht of beide wilt ontvangen. Als u een bericht kiest, worden antwoorden bij geaccepteerde of geweigerde items in het vak Bericht van het bericht en in het informatievenster in uw venster Uit opgenomen.

Antwoord gewenst


U kunt een van deze opties kiezen als u in het vak Bericht van de items die u verzendt, een verzoek om antwoord wilt opnemen. U kunt desgewenst het aantal dagen opgeven. Als u Geen selecteert, wordt geen verzoek om antwoord in het vak Bericht opgenomen.

Opties

Alle items

Zie Geavanceerde opties voor informatie over de geavanceerde zendopties.

3

Als u alle gewenste opties hebt opgegeven, kiest u OK om het dialoogvenster Zendopties te sluiten.

Zoeken Gebruik de zoekfunctie om naar items of tekst in uw venster In, venster Uit, Prullenbak of Agenda te zoeken die voldoet aan een specifiek patroon.

216 Zoeken

Inleiding -

Zoektekst

Zoektekst is de tekst die u opgeeft om te zoeken. De zoektekst kan een combinatie zijn van letters, cijfers, spaties of toetsenbordsymbolen (bijvoorbeeld &, % of +). GroupWise maakt geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. Als u bijvoorbeeld alle memo’s wilt zoeken, kunt umemo typen als zoektekst in plaats van de tekst precies zo te typen zoals het woord (Memo)op het scherm verschijnt. Een item zoeken -

1

Dubbelklik in het hoofdvenster op In, Uit, Prullenbak of Agenda.

2

Selecteer de mappen waarin u wilt zoeken en selecteer vervolgens het eerste item in de keuzelijst Item. of Als u zich in een agendaweergave bevindt, selecteert u de Afspraken-, Notitieof Takenlijst waarin u wilt zoeken.

Als u geen map selecteert, doorzoekt GroupWise alle items in uw hoofdmap. 3

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Zoeken op het dialoogvenster Zoeken te openen.

4

Typ informatie in het vak Van als u het venster In hebt geopend of het vak Aan als u het venster Uit hebt geopend. Typ vervolgens de tekst in het vak Onderwerp of het vak Berichttekst.

5

Klik op Volgende zoeken om vooruit te zoeken vanaf het geselecteerde item of op Vorige zoeken om achteruit te zoeken vanaf het geselecteerde item.

Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin wordt gemeld dat er een zoekactie wordt uitgevoerd. Indien nodig kunt u de zoekactie annuleren voordat deze is beëindigd. GroupWise selecteert het eerste item dat aan de zoekcriteria voldoet. Als u andere items wilt zoeken die aan de zoekcriteria voldoen, kiest u het menu Bewerken en kiest u vervolgens Volgende zoeken of Vorige zoeken om vooruit of achteruit te zoeken.

Zoeken 217

Binnen een item naar tekst zoeken -

1

Open het item waarin u wilt zoeken en klik op het Berichtvak.

2

Kies het menu Bewerken en kies vervolgens Zoeken.

3

Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken in het vak Berichttekst en klik vervolgens op Volgende zoeken.

Als de zoektekst in het bericht voorkomt, wordt deze door GroupWise gemarkeerd. Meer informatie -

Speciale zoektekens gebruiken

U kunt in de zoektekst de volgende speciale jokertekens gebruiken in plaats van letters:

218 Zoeken

Teken

Naam

Toelichting

*

Asterisk

Komt overeen met nul, éé n of meer willekeurige tekens.

?

Vraagteken

Komt overeen met éé n teken.

!

Niet-teken

Hiermee kunt u een woord of woorden van een zoekactie uitsluiten. Als u in het vak Van naar !Andrea zoekt, vindt u alle items die niet van Andrea afkomstig zijn.

, of |

Of-teken

Hiermee kunt u meerdere items in de zoekreeks opnemen. Kan onderling uitwisselbaar worden gebruikt. Als u in het tekstvak Van zoekt naar Paul en in het tekstvak Bericht naar Steve|Hilary, vindt u items die van Paul zijn en over Steve en/of Hilary gaan.

& of spatie

En-teken

Hiermee kunt u twee tekstreeksen in éé n zoekactie combineren. Als u in het tekstvak Onderwerp naar David & Suzanne zoekt, vindt u items die de reeks David en de reeks Suzanne in het vak Onderwerp hebben.

Werken met GroupWise Remote

GroupWise Remote Met GroupWise Remote voor Windows kunt u allerlei GroupWise-functies uitvoeren terwijl u van kantoor weg bent. U kunt bijvoorbeeld post verzenden en ontvangen, vergaderingen plannen, notities schrijven en taken toewijzen. In Werken met GroupWise Remote vindt u nuttige informatie over de installatie, de instelling en het eerste gebruik van Remote. Raadpleeg Werken met GroupWise voor informatie over veelgebruikte GroupWise-functies.

GroupWise Remote-diskettes Bij GroupWise voor Windows wordt een CD-ROM met diskette-images meegeleverd. Vanaf deze CD-ROM kan uw systeembeheerder diskettes maken waarmee u vervolgens GroupWise Remote kunt installeren. U kunt GroupWise Remote ook vanaf het netwerk installeren.

Controlelijst voor het werken met GroupWise Remote Onderstaande controlelijst geeft een overzicht van de stappen die u moet uitvoeren om met GroupWise Remote aan de slag te kunnen. De taken zijn aangegeven in volgorde van uitvoering en worden beschreven op de pagina's die worden vermeld in de kolom Pagina.

Taak Controleer of uw computer voldoet aan de minimale systeemvereisten voor uitvoering van GroupWise Remote.

Pagina 221

223 Lees Hoe GroupWise Remote werkt. Dit gedeelte bevat uitleg over de termen en begrippen die u dient te begrijpen voordat u GroupWise Remote instelt en gebruikt. Vul het werkblad in (als dat nog niet door 225 de systeembeheerder is gedaan). Installeer GroupWise Remote.

220 GroupWise Remote

227

Taak

Pagina

Start GroupWise Remote en stel het programma in.

230

Breng een modemverbinding tot stand.

233

Breng een netwerkverbinding tot stand (indien van toepassing).

237

Breng een TCP/IP-verbinding tot stand (indien van toepassing).

238

Test uw verbindingen.

240

Haal informatie (items, adresboek, enzovoort) uit uw netwerkpostbus op.

243

Verzend items (berichten, afspraken, enzovoort) naar andere GroupWisegebruikers.

248

Vereisten voor GroupWise Remote Hardware- en softwarevereisten -

Systeemvereisten

Remote moet worden uitgevoerd op een computer die aan de onderstaande hardware- en softwarevereisten voldoet.

Hardware/software

Vereisten

Computer

80486/25 of hoger

Windows-versie

3.1 of hoger

Geheugen

8 MB

Schijfruimte

16-20 MB voor de Remote-bestanden

-

Om Remote te kunnen gebruiken, moet u een postbus (een zogenaamde netwerkpostbus) op het GroupWise-netwerksysteem hebben. Ook moet er een wachtwoord aan uw netwerkpostbus zijn toegewezen. Neem contact op met de systeembeheerder als u nog geen netwerkpostbus en wachtwoord hebt.

Vereisten voor GroupWise Remote 221

Belangrijke termen voor Remote -

antwoorden Informatie met uw bijgewerkte items, mappen, regels en groepen van het GroupWise-netwerksysteem. Uw remote postbus wordt met deze antwoorden bijgewerkt, zodat de informatie in uw remote-postbus overeenkomt met de informatie die zich op het GroupWise-netwerksysteem bevindt. domain Een verzameling postkantoren; ook uw postkantoor behoort tot een specifiek domain. items Berichten, afspraken, taken, notities en telefoonnotities. modemverbinding De modemkoppeling tussen uw remote computer en het GroupWise-netwerksysteem. netwerkpostbus Uw GroupWise-postbus op het GroupWise-netwerksysteem. netwerk-site of GroupWise-netwerksysteem Het GroupWise-systeem waarop uw netwerkpostbus zich bevindt. netwerkverbinding De netwerkkoppeling tussen uw remote computer en het GroupWise-netwerksysteem. opvragen Het overbrengen van informatie vanuit uw netwerkpostbus naar uw remote postbus. postkantoor Een verzameling postbussen; ook uw netwerkpostbus behoort tot een specifiek postkantoor. Remote of GroupWise Remote Het GroupWise-programma op uw remote computer. remote postbus De postbus in GroupWise Remote op uw remote computer. verzenden Het overbrengen van informatie vanuit uw remote postbus naar uw netwerkpostbus. verzoeken Wanneer GroupWise Remote informatie van het GroupWise-netwerksysteem nodig heeft, stelt het programma een verzoek op. Nadat er een verzoek naar het GroupWise-netwerksysteem is verzonden, produceert het GroupWise-netwerksysteem doorgaans een antwoord dat naderhand kan worden opgehaald.

222 Vereisten voor GroupWise Remote

Hoe GroupWise Remote werkt U kunt alleen met GroupWise Remote werken, als u een netwerkpostbus op een GroupWise-netwerksysteem hebt. GroupWise Remote wisselt items en informatie uit tussen uw netwerkpostbus en de postbus op uw remote computer. Als u bijvoorbeeld een verbinding tot stand brengt met het GroupWise-systeem waarop zich uw netwerkpostbus bevindt, kopieert GroupWise Remote eventuele, in uw netwerkpostbus ontvangen items naar uw remote postbus. Items die u vanuit GroupWise Remote verzendt, worden naar uw netwerkpostbus gekopieerd. Verzoeken maken -

Telkens wanneer u een actie verricht waarvoor informatie vanuit uw remote postbus naar uw netwerkpostbus moet worden verzonden, maakt Remote een verzoek. Telkens wanneer u een van de volgende acties uitvoert, worden verzoeken gemaakt:

Bij het verzenden, doorsturen, delegeren of beantwoorden van items Bij het maken van een persoonlijk item, een map, groep of regel Bij het openen, verwijderen en intrekken van een item, het ongedaan maken van de verwijdering ervan en bij het legen van de Prullenbak

Bij het verzoek om items, mappen of andere informatie uit uw netwerkpostbus op te vragen

Bij het verplaatsen van items naar een map Bij het verwijderen van een map Bij het verwijderen van een regel Alle verzoeken worden weergegeven in het dialoogvenster Wachtrijbeheer.

Verzoeken verzenden

Wanneer u een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengt, worden alle verzoeken met de status "In wachtrij" naar uw netwerkpostbus verzonden. Nadat een verzoek naar uw netwerkpostbus is verzonden, wordt dit door het GroupWise-netwerksysteem verwerkt.

Hoe GroupWise Remote werkt 223

Antwoorden opvragen

Veel verzoeken die uw verzendt, genereren antwoorden. Stel, u hebt een verzoek verzonden om items uit uw netwerkpostbus op te halen. Na verwerking van uw verzoek genereert het GroupWise-netwerksysteem een antwoord met de verzochte items. Dit antwoord kan vervolgens door Remote worden opgehaald en worden verwerkt.

Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem Als u toegang wilt verkrijgen tot uw netwerkpostbus om informatie te verzenden of op te halen, moet u een modemverbinding, (directe) netwerkverbinding of TCP/IP-verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen. Modemverbinding

In de meeste gevallen zult u met behulp van uw modem via een gateway een verbinding met uw GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen. Uw modem brengt aan de hand van de informatie uit het dialoogvenster Modemverbinding een verbinding met uw netwerkpostbus tot stand.

Netwerkverbinding (directe verbinding)

Remote kan ook via een netwerkverbinding een verbinding met het GroupWisenetwerksysteem tot stand brengen. Als uw computer bijvoorbeeld een netwerkverbinding heeft met het postkantoor dat uw netwerkpostbus bevat, dan kan Remote via deze netwerkverbinding verzoeken naar uw netwerkpostbus en antwoorden van daaruit opvragen.

-

-

TIP: u kunt met elk willekeurige postkantoor op het GroupWise-netwerksysteem een verbinding tot stand brengen om toegang te krijgen tot uw netwerkpostbus. U hoeft niet per se een verbinding tot stand te brengen met het postkantoor dat uw netwerkpostbus bevat. Een netwerkverbinding is erg handig voor het opvragen van uw netwerkpostbus en adresboek naar uw remote computer voordat u de netwerk-site verlaat, aangezien de informatie via een netwerkverbinding veel sneller wordt overgebracht dan via een modemverbinding. Met een netwerkverbinding kunt u met name de interlokale telefoonkosten bij het opvragen van uw netwerkpostbus of grote gebruikerslijsten via een modem uitsparen. TCP/IP-verbinding -

Als GroupWise in de client/server-modus wordt uitgevoerd, kunt u een TCP/IPverbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen. TCP/IPverbindingen maken gebruik van een IP (Internet Protocol)-adres en -poort. Neem contact op met uw systeembeheerder als u bepaalde IP-informatie nodig hebt.

224 Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem

Als u een Internet-leverancier met een gratis inbelnummer hebt, kunt u telefoonkosten besparen door een TCP/IP-verbinding te gebruiken wanneer u van kantoor bent. Als u een verbinding met het Internet hebt, hoeft u deze bovendien niet te verbreken om een modemverbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand te kunnen brengen. U kunt via dezelfde Internet-verbinding een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen.

Setup-werkblad Aan de hand van het volgende werkblad kunt u de informatie verzamelen die u voor de setup van GroupWise Remote nodig hebt. Het werkblad is onderverdeeld in zes secties die overeenkomen met de specifieke soorten informatie die u nodig hebt. De systeembeheerder van het GroupWisenetwerksysteem kan u helpen bij het invullen van het werkblad. Gebruikersinformatie Volledige naam Gebruikers-ID Wachtwoord voor netwerkpostbus Systeeminformatie Domain Postkantoor Modeminformatie Beschrijving (naam) COM-poort Baudrate (mogelijk afhankelijk van de gateway-modem van het GroupWisenetwerksysteem). Probeer in geval van synchronisatieproblemen een lagere baudrate.

Setup-werkblad 225

Informatie over tijdzone Tijdzone van remote gebruiker Wordt in de tijdzone een zomertijd gebruikt?

Ja Nee

Informatie over modemverbinding Verbindingsnaam Telefoonnummer van gateway Aanmeldings-ID voor gateway Wachtwoord voor gateway Modemscript (zo nodig met naam en plaats) Wijze van verbreken*

Wanneer alle wijzigingen zijn

ontvangen Niet wachten op antwoorden Door gebruiker Aantal nieuwe kiespogingen*

Standaard = 5

Interval tussen kiespogingen*

Standaard = 1 minuut

Informatie over netwerkverbinding Verbindingsnaam Pad naar host Wijze van verbreken*

Wanneer wijzigingen zijn

ontvangen Niet wachten op antwoorden Door gebruiker Informatie over TCP/IP-verbinding Verbindingsnaam IP-adres IP-poort

226 Setup-werkblad

Informatie over TCP/IP-verbinding Wijze van verbreken*

Wanneer wijzigingen zijn

ontvangen Niet wachten op antwoorden Door gebruiker Wijze van verbreken, Aantal nieuwe kiespogingen en Interval tussen kiespogingen

hebben standaardinstellingen. Tenzij de systeembeheerder andere waarden voor deze instellingen opgeeft, kunt u het beste de standaardinstellingen gebruiken. Desgewenst kunt u deze instellingen naderhand wijzigen.

GroupWise Remote installeren U kunt GroupWise Remote vanaf diskettes of vanaf het netwerk installeren, al naar gelang de bron waartoe u toegang hebt. Installeren vanaf diskettes -

Installeren vanaf het netwerk

1

Haal de installatiediskettes bij de systeembeheerder.

2

Plaats diskette 1 in station A van uw computer.

3

Kies het menu Bestand in Programmabeheer van Windows kies vervolgens Starten om het dialoogvenster Starten te openen.

4

Typ a:rmsetup.exe in het vak Opdrachtregel en kies vervolgens OK.

5

Kies de taal die u wilt installeren en kies vervolgens OK.

6

Sla de onderstaande procedure Installeren vanaf het netwerk over en ga verder met Standaardinstallatie, minimale installatie of installatie op maat kiezen.

-

Als u het programma vanaf het netwerk wilt installeren, moet u het pad naar het programma RMSETUP.EXE weten. Vraag de systeembeheerder zo nodig om de exacte locatie van de directory. 1

Kies het menu Bestand in Programmabeheer van Windows kies vervolgens Starten om het dialoogvenster Starten te openen.

2

Typ in het vak Opdrachtregel het volledige pad naar het programma RMSETUP.EXE. Neem ook RMSETUP.EXE op in het pad. Bijvoorbeeld X:\POSTKANT\OFWIN40\RMSETUP.EXE, waarbij POSTKANT de directory van uw postkantoor is.

3

Kies OK.

GroupWise Remote installeren 227

Standaardinstallatie, minimale installatie of installatie op maat kiezen

4

Kies de taal die u wilt installeren en kies vervolgens OK.

5

Ga verder met Standaardinstallatie, minimale installatie of installatie op maat kiezen.

-

U kunt voor een standaardinstallatie, minimale installatie of aangepaste installatie kiezen. Elke optie wordt beschreven in het dialoogvenster. Standaard- of minimale installatie

Met de standaardinstallatie worden alle bestanden van GroupWise Remote op uw vaste schijf geïnstalleerd. Met de minimale installatie worden alleen de bestanden geïnstalleerd die nodig zijn om GroupWise Remote te kunnen uitvoeren, waaronder programmabestanden, gedeelde programmabestanden, Outside In-viewers en TrueType-lettertypen. 1

Kies Standaardinstallatie of Minimale installatie om de installatie te starten. Het dialoogvenster Standaardinstallatie dat wordt weergegeven, informeert u over de voortgang van het programma. Nadat alle bestanden zijn geïnstalleerd, verschijnt het dialoogvenster Programmagroep instellen.

2

Kies OK als u GroupWise wilt accepteren als de naam van de groep waarin u Remote wilt weergeven. of Typ desgewenst een andere naam in het vak Programmagroep en kies vervolgens OK. Wanneer GroupWise met succes is geïnstalleerd, verschijnt het dialoogvenster GroupWise installatie voltooid. Kies OK om het dialoogvenster te sluiten en ga vervolgens verder met GroupWise Remote instellen.

Aangepaste installatie

Met deze optie kunt u selecteren welke GroupWise Remote-bestanden u op de vaste schijf wilt installeren. 1

228 GroupWise Remote installeren

Kies Installatie op maat om het dialoogvenster Installatie op maat te openen.

2

Kies Bron.

3

Kies OK als u het weergegeven bronstation en de weergegeven brondirectory wilt accepteren. of Typ het gewenste bronstation en de gewenste directory en kies vervolgens OK.

4

Kies Directory’som het dialoogvenster Directoryselecties te openen.

5

Kies OK als u de weergegeven doelstations en -directory's wilt accepteren. of Typ de gewenste doelstations en -directory's en kies vervolgens OK.

6

Kies Bestanden om het dialoogvenster GroupWise installatie-opties te openen.

De meeste opties in het dialoogvenster GroupWise installatie-opties zijn reeds geselecteerd. GroupWise Remote installeren 229

7

Maak de selectie van de bestanden die u niet wilt installeren, ongedaan en kies vervolgens OK om naar het dialoogvenster Installatie op maat terug te gaan.

8

Kies Installatie starten.

Het dialoogvenster Installatie op maat dat nu wordt weergegeven, informeert u over de voortgang van het programma. Wanneer alle bestanden zijn geïnstalleerd, wordt het dialoogvenster Programmagroep instellen weergegeven. 9

Kies OK als u GroupWise wilt accepteren als de naam van de groep waarin u Remote wilt weergeven. of Typ desgewenst een andere naam in het vak Programmagroep en kies vervolgens OK.

Wanneer GroupWise met succes is geïnstalleerd, verschijnt het dialoogvenster GroupWise installatie voltooid. Kies OK om het dialoogvenster te sluiten en ga vervolgens verder met GroupWise Remote instellen.

GroupWise Remote instellen 1

Dubbelklik op het pictogram GroupWise Remote om GroupWise Remote te starten.

De eerste keer dat u Remote start, verschijnt er een dialoogvenster waarin u bepaalde gegevens moet invoeren voordat u Remote kunt gebruiken. Dit is de plaats waar u gegevens uit het Setup-werkblad moet invoeren.

2

230 GroupWise Remote instellen

Klik op OK om het dialoogvenster Voorkeuren: Remote te openen.

Kies Help als u meer wilt weten over het instellen en het gebruik van GroupWise Remote.

3

Typ uw volledige naam en uw GroupWise-gebruikers-ID van het werkblad.

4

Kies Wachtwoord om het dialoogvenster Wachtwoord invoeren te openen. of Als u nog geen wachtwoord voor uw netwerkpostbus hebt, kiest u twee keer Annuleren en geeft u eerst het wachtwoord voor uw netwerkpostbus op. Start Remote vervolgens opnieuw op.

5

Typ het wachtwoord voor uw netwerkpostbus en kies vervolgens OK.

6

Typ uw wachtwoord nogmaals en kies OK om naar het dialoogvenster Voorkeuren: Remote terug te gaan.

7

Typ de naam van uw domain en postkantoor.

8

Kies Modemconfiguratie om het dialoogvenster Modemconfiguratie te openen.

9

Kies Modems om het dialoogvenster Modems te openen.

10 Selecteer de modem die op uw werkblad staat vermeld en kies vervolgens

Selecteren om naar het dialoogvenster Modemconfiguratie terug te gaan.

GroupWise Remote instellen 231

Als uw modem niet in de lijst voorkomt, moet u zelf een modemdefinitie maken. Kies Maken en kies vervolgens Help voor meer informatie. 11 Kies Poortconfiguratie om het dialoogvenster Poortconfiguratie te openen.

12 Typ de juiste gegevens in de vakken Poort en Baud-waarde en kies

vervolgens OK om naar het dialoogvenster Modemconfiguratie terug te gaan. 13 Kies OK om naar het dialoogvenster Voorkeuren: Remote terug te gaan. 14 Kies Tijdzone om het dialoogvenster Voorkeuren: tijdzone te openen.

15 Kies Tijdzone instellen om het dialoogvenster Tijdzone instellen te openen.

16 Selecteer de gewenste tijdzone en kies vervolgens Selecteren om naar het

dialoogvenster Voorkeuren: tijdzone terug te gaan. BELANGRIJK: standaard wordt de optie Zomertijd ingeschakeld. Als er geen zomertijd in uw regio wordt gebruikt of als de tijdsverschuiving meer of minder dan één uur bedraagt, moet u de zomertijd bewerken. Zie Zomertijden bewerken onder Tijdzones instellen of wijzigen. TIP: denk eraan om de systeemtijd van uw remote computer op de geselecteerde tijdzone in te stellen. Zie Systeemtijden wijzigen onder Tijdzones instellen of wijzigen. 232 GroupWise Remote instellen

17 Kies OK om naar het dialoogvenster Voorkeuren: Remote terug te gaan. 18 Kies Afstemming om het dialoogvenster Afstemming te openen.

Hier kunt u remote items verwijderen die niet in het netwerkmailvenster staan of remote items bijwerken die in het netwerkmailvenster zijn gewijzigd.

19 Geef uw voorkeuren op en kies vervolgens OK om naar het dialoogvenster

Voorkeuren: Remote terug te gaan. De laatste stap voor de instelling van GroupWise Remote is de definitie van de verbindingen met het GroupWise-netwerksysteem. 20 Laat het dialoogvenster Voorkeuren: Remote open en ga verder met het

volgende onderwerp Een modemverbinding maken.

Een modemverbinding maken U kunt een modemverbinding, (directe) netwerkverbinding en TCP/IPverbinding maken en vervolgens naar behoefte van deze verschillende verbindingen gebruik maken. Dit gedeelte bevat een stapsgewijze procedure voor het maken van een modemverbinding. BELANGRIJK: u kunt alleen op een andere verbinding overschakelen als er bij de huidige verbinding geen verzoeken in behandeling zijn. 1

Als u zojuist het gedeelte GroupWise Remote instellen hebt uitgevoerd, moet het dialoogvenster Voorkeuren: Remote nog open zijn. Als dat niet het geval is, kiest u Voorkeuren in het hoofdvenster en kiest u vervolgens Remote.

2

Kies Verbindingen om het dialoogvenster Verbinding maken te openen.

Als u nog geen enkele verbinding hebt ingesteld, verschijnt het dialoogvenster Verbinding maken. 3

Als u reeds een verbinding hebt gemaakt, kiest u Maken in het dialoogvenster Verbindingen om het dialoogvenster Verbindingen maken te openen.

Een modemverbinding maken 233

4

Zorg ervoor dat Modem is geselecteerd en kies vervolgens OK om het dialoogvenster Modemverbinding te openen.

5

Typ de naam van de verbinding in het vak Naam.

6

Typ het telefoonnummer van de gateway in het vak Telefoonnummer.

BELANGRIJK: desgewenst kunt u een komma in het telefoonnummer opnemen om tijdens het kiezen een pauze van één seconde in te lassen [bijvoorbeeld 0, (800) 555-1212]. In dit voorbeeld wordt met de 0 een buitenlijn gekozen en met de komma een pauze van één seconde ingelast om eerst een kiestoon te verkrijgen alvorens het nummer te kiezen. Niet-herkende symbolen zoals streepjes, spaties en haakjes worden genegeerd en kunnen desgewenst in het telefoonnummer worden opgenomen (bijvoorbeeld (800) 555-1212). 7

Typ de algemene toegangsnaam voor de gateway.

8

Kies Toegangswachtwoord om het dialoogvenster Wachtwoord te openen en typ vervolgens uw wachtwoord voor de gateway.

9

Kies OK, typ het wachtwoord nogmaals en kies vervolgens opnieuw OK.

Remote ondersteunt scripts. Raadpleeg de systeembeheerder als een script nodig is en zie Meer informatie in deze paragraaf.

Uw modem verschijnt hier.

10 Selecteer een van de methoden in het groepsvak Wijze van verbreken. In de

onderstaande tabel vindt u uitleg over elke methode.

234 Een modemverbinding maken

Methode

Beschrijving

Wanneer alle Verbreekt de verbinding nadat de verzoeken zijn verzonden wijzigingen zijn en alle antwoorden op de verzoeken zijn ontvangen (of ontvangen verbreekt de verbinding automatisch wanneer de door de systeembeheerder toegestane tijd is verstreken). Niet wachten op antwoorden

Verbreekt de verbinding onmiddellijk nadat de verzoeken zijn verzonden en wachtende antwoorden zijn ontvangen. Wachtende antwoorden zijn antwoorden die op het GroupWise-netwerksysteem voor u klaar staan.

Door gebruiker Stelt u in staat om zelf te bepalen wanneer u de verbinding wilt verbreken (of verbreekt de verbinding automatisch wanneer de door de systeembeheerder toegestane tijd is verstreken). De systeembeheerder stelt een tijdslimiet in die bepaalt hoe lang remote gebruikers met het GroupWise-netwerksysteem verbonden mogen zijn. Als u Wanneer alle wijzigingen zijn ontvangen of Door gebruiker als wijze van verbreking selecteert, wordt de verbinding door deze tijdslimiet soms sneller verbroken dan u zou verwachten. Als uw verbinding in deze modi regelmatig te vroeg wordt verbroken, kunt u het beste contact opnemen met de systeembeheerder. U kunt opgeven hoe vaak u GroupWise Remote opnieuw wilt laten kiezen als de lijn bezet is. Bovendien kunt u de interval tussen twee kiespogingen opgeven. 11 Wijzig desgewenst de standaardwaarden voor het opnieuw kiezen door

andere waarden in de vakken Aantal pogingen en Om de te typen. 12 Kies OK om naar het dialoogvenster Verbindingen terug te gaan. 13 Selecteer uw verbinding, kies Selecteren en kies vervolgens Sluiten om naar

het dialoogvenster Voorkeuren: Remote terug te gaan. 14 Kies OK om naar het hoofdvenster terug te gaan.

De modemverbinding is nu gedefinieerd. Meer informatie -

Extra modemverbindingen maken

U kunt desgewenst meerdere modemverbindingen maken. Als er bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers zijn waarmee u bij de gateway van het GroupWisenetwerksysteem kunt inbellen, kunt u voor elk telefoonnummer een modemverbinding maken. Wanneer u vervolgens een verbinding met het GroupWisenetwerksysteem tot stand wilt brengen, kunt u de gewenste modemverbinding kiezen.

Een modemverbinding maken 235

Modemverbindingen bewerken

Nadat u een modemverbinding hebt gemaakt, kunt u deze wijzigen met het dialoogvenster Modemverbinding. 1

Kies het menu Remote in het hoofdvenster en kies vervolgens Zenden/opvragen om het dialoogvenster Zenden/opvragen te openen.

2

Kies Verbindingen om het dialoogvenster Verbindingen te openen.

3

Selecteer de modemverbinding die u wilt bewerken en kies vervolgens Bewerken om het dialoogvenster Modemverbinding te openen.

4

Breng de gewenste wijzigingen aan en kies vervolgens OK om naar het dialoogvenster Verbindingen terug te gaan.

5

Kies Selecteren en vervolgens Sluiten om naar het hoofdvenster terug te gaan.

Scriptbestanden gebruiken

Remote biedt ondersteuning voor het gebruik van scriptbestanden. U kunt een scriptbestand gebruiken voor de fase waarin Remote informatie met de netwerksite uitwisselt voordat er een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand kan worden gebracht. U kunt met behulp van een script bijvoorbeeld de informatie verschaffen waarmee Remote toegang tot het beveiligingssysteem van de site of tot een modempool kan verkrijgen. 1

Open het dialoogvenster Modemverbinding en typ in het vak Modemscript het pad en de bestandsnaam van het script. Standaard wordt het pad naar de directory van het Remote-programma weergegeven. of Klik op de map naast het vak Modemscript om het dialoogvenster Bestand selecteren te openen en dubbelklik vervolgens op het scriptbestand als u een bestaand script wilt selecteren.

Als u een bestaand scriptbestand hebt geselecteerd, bent u nu klaar. Als u een script wilt maken, gaat u verder met de volgende stappen. 2

Kies Script bewerken om het dialoogvenster Modemscript bewerken te openen.

3

Typ de desbetreffende scriptopdrachten in de vakken Zoeken naar en Antwoorden met. Kies Help in het dialoogvenster Modemscript bewerken voor meer informatie.

4

Kies Opslaan en kies vervolgens Sluiten om naar het dialoogvenster Modemverbinding terug te gaan.

236 Een modemverbinding maken

Een (directe) netwerkverbinding maken U kunt alleen een (directe) netwerkverbinding instellen als u netwerktoegang tot een postkantoordirectory op het netwerk hebt. 1


2

Kies Verbindingen om het dialoogvenster Verbindingen te openen en kies vervolgens Maken.

3

Selecteer Netwerkverbinding en kies vervolgens OK om het dialoogvenster Netwerkverbinding te openen.

4

Typ de naam van de verbinding in het vak Naam.

5

Typ in het vak Pad naar host het volledige pad naar een host op het GroupWise-netwerksysteem.

6

Selecteer de gewenste wijze van verbreken. Verbinding wordt verbroken onmiddellijk nadat verzoeken zijn verzonden en wachtende antwoorden zijn ontvangen

Verbinding wordt verbroken nadat alle verzoeken zijn verzonden en alle antwoorden op de verzoeken zijn ontvangen.

Hiermee kan de gebruiker de verbinding op elk gewenst moment handmatig verbreken.

7

Kies OK om het dialoogvenster Netwerkverbinding te sluiten.

In de kolom Type in het vak Lijst verbindingen wordt Netwerk weergegeven.

Een (directe) netwerkverbinding maken 237

Als u eerst de netwerkverbinding wilt gebruiken (bijvoorbeeld om informatie uit uw netwerkpostbus op te halen terwijl u nog bij de netwerk-site bent), selecteert u een verbinding waarbij Netwerk in de kolom Type wordt weergegeven. Als u eerst de modemverbinding wilt gebruiken, selecteert u een verbinding waarbij Modem in de kolom Type wordt weergegeven. 8

Meer informatie

Kies Selecteren en kies vervolgens Sluiten om naar het hoofdvenster terug te gaan.

-

Een netwerkverbinding bewerken

Nadat u een netwerkverbinding hebt gemaakt, kunt u deze wijzigen met het dialoogvenster Netwerkverbinding. 1


2


3

Selecteer de netwerkverbinding die u wilt bewerken en kies vervolgens Bewerken om het dialoogvenster Netwerkverbinding te openen.

4


5

Selecteer de netwerkverbinding, kies Selecteren en kies vervolgens Sluiten totdat u terug bent in het hoofdvenster.

Een TCP/IP-verbinding maken 1

Kies het menu Remote in het hoofdvenster en kies vervolgens Zenden/ opvragen om het dialoogvenster Zenden/opvragen te openen.

2

Kies Verbindingen om het dialoogvenster Verbindingen te openen en kies vervolgens Maken.

3

Selecteer TCP/IP en kies vervolgens OK om het dialoogvenster TCP/IPverbinding te openen.

238 Een TCP/IP-verbinding maken

4

Typ de naam van de verbinding in het vak Naam verbinding.

5

Typ het IP-adres in het vak IP-adres.

6

Typ de IP-poort in het vak IP-poort.

7

Selecteer de gewenste wijze van verbreken.

8

Kies OK om het dialoogvenster TCP/IP-verbinding te sluiten.

In de kolom Type in het vak Lijst verbindingen wordt TCP/IP weergegeven.

9

Meer informatie

Kies Sluiten om naar het hoofdvenster terug te gaan.

-

Een TCP/IP-verbinding bewerken

Nadat u een TCP/IP-verbinding hebt gemaakt, kunt u deze wijzigen met het dialoogvenster TCP/IP-verbinding. 1


2


3

Selecteer de TCP/IP-verbinding die u wilt bewerken en kies vervolgens Bewerken om het dialoogvenster TCP/IP-verbinding te openen.

4


5

Selecteer de TCP/IP-verbinding, kies Selecteren en kies vervolgens Sluiten totdat u terug bent in het hoofdvenster.

Een TCP/IP-verbinding maken 239

Verbindingen testen Voordat u informatie uit uw netwerkpostbus probeert op te vragen of items naar andere GroupWise-gebruikers probeert te verzenden, moet u controleren of de gemaakte verbindingen zonder problemen werken. Een modemverbinding testen -

U kunt controleren of uw modemverbinding werkt door te proberen om een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand te brengen. 1


2

Selecteer uw modemverbinding in de pop-up lijst Huidige verbinding.

Omdat u alleen de modemverbinding wilt controleren, kunt u in dit stadium het beste geen informatie opvragen. Het opvragen van informatie uit het GroupWise-netwerksysteem wordt verderop besproken in Informatie opvragen. 3

Maak de selectie van Items ongedaan zodat er geen informatie wordt opgehaald.

4

Kies Bellen om de verbinding tot stand te brengen.

TIP: de modem van de remote computer produceert eerst een kiesgeluid en vervolgens een schril geluid zodra deze contact maakt met de modem van de gateway. Deze procedure kan enkele minuten duren afhankelijk van het aantal keren dat de modem het nummer moet kiezen alvorens contact te maken en het aantal verzoeken en antwoorden dat het systeem moet overbrengen. Als de verbinding werkt, ziet u in het dialoogvenster Verbindingsstatus het bericht Verbindingsstatus: Verbonden met netwerk. 5

240 Verbindingen testen

Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om de verbinding te verbreken wanneer de wijze van verbreken op Door gebruiker is ingesteld en sluit vervolgens het dialoogvenster Verbindingsstatus.

Ga verder met het onderwerp Informatie opvragen als de test met succes is uitgevoerd. Als de test is mislukt, verschijnt mogelijk het dialoogvenster GroupWise-fout. 6

Kies OK in het dialoogvenster GroupWise-fout en kies vervolgens Sluiten in het dialoogvenster Verbindingsstatus.

7

Kies Bestand en vervolgens Voorkeuren.

8

Kies Remote om het dialoogvenster Voorkeuren: Remote te openen.

9

Kies Modem om het dialoogvenster Modemconfiguratie te openen.

10 Kies Poort om het dialoogvenster Poortconfiguratie te openen. Controleer

aan de hand van het werkblad of de instellingen juist zijn. Kies zo nodig Help voor een beschrijving van de opties. 11 Sluit alle dialoogvensters en herhaal de voorgaande stappen 1-5 om de

verbinding opnieuw te testen. Als de verbinding nog steeds niet werkt, neemt u contact op met de systeembeheerder. Een netwerkverbinding testen -

U kunt controleren of uw netwerkverbinding werkt door te proberen om een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand te brengen. 1


2

Selecteer uw netwerkverbinding in de pop-up lijst Huidige verbinding.

Omdat u alleen de netwerkverbinding wilt controleren, kunt u in dit stadium het beste geen informatie opvragen. Het opvragen van informatie van het GroupWise-netwerksysteem wordt besproken in Informatie opvragen. 3

Maak de selectie van Items ongedaan zodat er geen informatie wordt opgevraagd.

Verbindingen testen 241

4

Kies Bellen om de verbinding tot stand te brengen. Als de verbinding werkt, ziet u in het dialoogvenster Verbindingsstatus het bericht Verbindingsstatus: Verbonden met netwerk.

5

Sluit het dialoogvenster Verbindingsstatus als de wijze van verbreken op Door gebruiker is ingesteld.

Ga verder met het onderwerp Informatie opvragen als de test met succes is uitgevoerd. Als de test is mislukt, verschijnt mogelijk het dialoogvenster GroupWise-fout. 6


7

Kies Remote en vervolgens Zenden/opvragen.

8


9

Selecteer de netwerkverbinding en kies vervolgens Bewerken om het dialoogvenster Netwerkverbinding te openen.

10 Controleer aan de hand van het werkblad of in het vak Pad naar host het

juiste pad is opgegeven. 11 Neem contact op met de systeembeheerder als het pad juist is en de test nog

steeds mislukt. of Typ het juiste pad uit het werkblad en kies vervolgens OK. 12 Kies Sluiten om naar het dialoogvenster Zenden/opvragen terug te gaan en

kies Bellen om de verbinding opnieuw te testen. Een TCP/IP-verbinding testen -

U kunt controleren of uw TCP/IP-verbinding werkt door te proberen om een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand te brengen. 1


2

Selecteer uw TCP/IP-verbinding in de pop-up lijst Huidige verbinding.

Omdat u alleen de TCP/IP-verbinding wilt controleren, kunt u in dit stadium het beste geen informatie opvragen. Het opvragen van informatie van het GroupWise-netwerksysteem wordt besproken in Informatie opvragen. 3

242 Verbindingen testen

Maak de selectie van Items ongedaan zodat er geen informatie wordt opgevraagd.

4

Kies Bellen om de verbinding tot stand te brengen.

Als de verbinding werkt, ziet u in het dialoogvenster Verbindingsstatus het bericht Verbindingsstatus: Verbonden met netwerk. 5

Sluit het dialoogvenster Verbindingsstatus als de wijze van verbreken op Door gebruiker is ingesteld.

Ga verder met het volgende onderwerp Informatie opvragen als de test met succes is uitgevoerd. Als de test is mislukt, verschijnt mogelijk het dialoogvenster GroupWise-fout. 6


7

Kies Remote en vervolgens Zenden/opvragen.

8


9

Selecteer de TCP/IP-verbinding en kies vervolgens Bewerken om het dialoogvenster TCP/IP-verbinding te openen.

10 Controleer aan de hand van het werkblad of het IP-adres en de IP-poort in de

vakken juist zijn. 11 Neem contact op met de systeembeheerder als het IP-adres en de IP-poort

juist zijn en de test nog steeds mislukt. of Typ het juiste IP-adres en de juiste IP-poort over van het werkblad en kies vervolgens OK. 12 Kies Sluiten om naar het dialoogvenster Zenden/opvragen terug te gaan en

kies Bellen om de verbinding opnieuw te testen.

Informatie opvragen (downloaden) Nadat de test van de verbinding is geslaagd, kunt u informatie vanuit uw netwerkpostbus in uw remote postbus ophalen. Items opvragen -

1

Kies het menu Remote en kies vervolgens Zenden/opvragen om het dialoogvenster Zenden/opvragen te openen.

Informatie opvragen (downloaden) 243

Knop Filters Aankruisvakje Items

2

Zorg ervoor dat het aankruisvakje Items geselecteerd is en kies vervolgens de knop Filters om het dialoogvenster Filters te openen.

3

Stel de opties Bijwerken, Limiet aan grootte item en Periode in aan de hand van de onderstaande uitleg.

Hef de selectie van een aankruisvakje op als u niet wilt bijwerken

Optie

Beschrijving

Bijwerken

Biedt een aantal pop-up lijsten waarmee u kunt opgeven welke itemtypen u wilt opvragen. U kunt bijvoorbeeld de niet-geopende berichten en telefoonnotities en de nietvoltooide taken opvragen.

Kop

Als u een doorgaans een groot aantal items moet opvragen, kunt u met deze optie tijd en telefoonkosten besparen door alleen de onderwerpregel van elk item op te vragen. Zie Geselecteerde items opvragen onder Meer informatie in deze paragraaf.

Hele item

Haalt alle items in uw netwerkpostbus op.

244 Informatie opvragen (downloaden)

4

Een adresboek opvragen

Optie

Beschrijving

Maximum voor

Haalt alle items die aan de opgegeven limiet voldoen op. Voor de berichtteksten en bijlagen geldt een standaardwaarde van 30 KB en voor de vakken Aan, CC en BC een waarde van 5 KB. Zie Geselecteerde items opvragen onder Meer informatie in deze paragraaf.

Dagen voor Dagen na

Hier kunt u een aantal dagen voor en na de huidige datum opgeven om alleen de items uit een bepaald datumbereik op te halen.

Kies OK om naar het dialoogvenster Zenden/opvragen terug te gaan en ga vervolgens verder met Een adresboek opvragen.

-

Uw adresboek kan handig zijn wanneer u twijfelt over bepaalde gebruikers-ID's, bronnamen of namen van algemene groepen of wanneer u een item aan verscheidene gebruikers wilt adresseren. Als u het adresboek in Remote wilt gebruiken, moet u het eerst vanaf het GroupWise-netwerksysteem opvragen. Als u het adresboek niet wilt opvragen, gaat u verder met Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen. TIP: omdat het opvragen van het adresboek geruime tijd in beslag kan nemen, is het raadzaam dit via een netwerkverbinding te doen terwijl u bij de netwerk-site bent. 1

Zorg ervoor dat het dialoogvenster Zenden/opvragen open is.

2

Klik op het aankruisvakje Adresboek en kies vervolgens de knop Adresboek om het dialoogvenster Adresboek te openen.

3

Selecteer de gewenste optie en typ zo nodig de namen van de gewenste host en domain in de desbetreffende tekstvakken.

4

Kies OK om naar het dialoogvenster Zenden/opvragen terug te gaan en ga vervolgens verder met Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen.


TIP: u kunt ook mappen, regels, leden van algemene groepen en persoonlijke groepen opvragen. Als u meer informatie over deze opties wilt, kiest u Help in het dialoogvenster Zenden/opvragen en kiest u vervolgens het onderwerp waarover u meer wilt weten. Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen -

Wanneer u een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengt, worden de items uit het dialoogvenster Zenden/opvragen naar het GroupWisenetwerksysteem verzonden. Bovendien worden de items vanuit uw netwerkpostbus in uw remote postbus opgehaald. Hierbij gelden de limieten die u eventueel voor het opvragen van items hebt opgegeven. Verbinding tot stand brengen 1 Zorg ervoor dat het dialoogvenster Zenden/opvragen open is en dat u alle op

te halen informatie hebt geselecteerd. 2

Kies de gewenste verbinding in de pop-up lijst Huidige verbinding en kies vervolgens Bellen om de verbinding tot stand te brengen en het dialoogvenster Netwerkverbinding te openen.

TIP: als u een modemverbinding gebruikt, produceert de modem van de remote computer eerst een kiesgeluid en vervolgens een schril geluid zodra deze contact maakt met de modem van de gateway. Deze procedure kan enkele minuten duren afhankelijk van het aantal keren dat de modem het nummer moet kiezen alvorens contact te maken en het aantal verzoeken en antwoorden dat het systeem moet overbrengen.

246 Informatie opvragen (downloaden)

Hier staat “Verbonden met netwerk”als de verbinding tot stand is gebracht.

Verkleint dit dialoogvenster tot pictogram zonder dat dit gevolgen heeft voor de verbinding. Geeft maximale informatie over de verbinding.

Zenden/Ontvangen is gereed als hier 0“ verzoeken in wachtrij”staat.

Verbindingsgegevens opslaan in logboek

Remote kan de verbindingsgegevens weergeven in het dialoogvenster Verbindingslogboek en opslaan in een logboekbestand (REMOTE1.LOG, REMOTE2.LOG of REMOTE3.LOG) op uw vaste schijf. Met Logboek tonen kunt u de meeste verbindingsgegevens weergeven. Deze omvatten de modeminitialisatie-opdrachten, verbindingstijden, foutberichten, enzovoort. Logboek tonen is handig als u een verbindingsprobleem moet oplossen. Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem verbreken

U kunt de verbinding met het GroupWise-netwerksysteem op elk gewenst moment verbreken door Sluiten te kiezen in het dialoogvenster Verbindingsstatus. Als u het dialoogvenster Verbindingsstatus open wilt houden maar de verbinding wilt beëindigen, kiest u Verbinding verbreken. Op deze manier kunt u de informatie in het venster bekijken nadat u de verbinding met het GroupWisenetwerksysteem hebt verbroken. Wanneer u de verbinding verbreekt, verandert het opschrift van de knop in Verbinden. Als u Verbinden kiest, wordt de verbinding met het GroupWise-netwerksysteem opnieuw tot stand gebracht. Meer informatie -

Geselecteerde items opvragen

Nadat u items uit uw netwerkpostbus hebt opgehaald, kunt u de limieten die u mogelijk met de optie Geselecteerde items opvragen hebt ingesteld, opheffen. Stel, u hebt in Limiet aan grootte items de optie Kop gekozen en u wilt na het lezen van de onderwerpregels van de items ook de inhoud lezen. In dat geval kunt u met Geselecteerde items opvragen opnieuw een verbinding met de netwerkpostbus tot stand brengen en de inhoud van de geselecteerde items opvragen. 1

Dubbelklik op In, Uit of Agenda in het hoofdvenster afhankelijk van de plaats van het item dat u wilt opvragen.

2

Selecteer de items die u wilt opvragen.

3

Kies Remote en vervolgens Geselecteerde items opvragen.


4

Kies Verbinden.

Remote brengt eenzelfde verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand als u de laatste keer hebt gebruikt. Desgewenst kunt u in het dialoogvenster Geselecteerde items opvragen echter wijzigingen in de verbinding aanbrengen. 5

Kies Sluiten in het dialoogvenster Verbindingsstatus nadat alle items in de remote postbus zijn ontvangen en Wijze van verbreken op Door gebruiker is ingesteld.

6

Lees de gewenste items en dubbelklik op het symbool Systeemmenu om naar het hoofdvenster terug te gaan.

Items verzenden (uploaden) Nadat u uw items en adresboek hebt opgehaald, bent u gereed om items naar andere gebruikers te verzenden. In de volgende stappen wordt beschreven hoe u een bericht kunt verzenden. Voor afspraken, taken, notities en telefoonnotities wordt nagenoeg dezelfde verzendingsprocedure gebruikt.

248 Items verzenden (uploaden)

1

Kies de pop-up lijst Mail in het hoofdvenster en kies vervolgens een berichtweergave.

2


3

Dubbelklik op de gewenste gebruikers-ID's om deze in het vak Zenden aan te plaatsen.

4

Selecteer de gebruikers die u een afschrift of geheim afschrift wilt zenden en kies vervolgens de knop CC of BC.

5

Kies OK om het adresboek te sluiten en de namen in de adresvakken in de berichtweergave te plaatsen.

6

Typ in het vak Onderwerp een beschrijving van het bericht.

7

Typ de tekst van het bericht in het vak Bericht.

8

Kies het menu Zenden en vervolgens Opties als u de zendopties van het bericht wilt wijzigen. Stel de gewenste opties in en kies vervolgens OK.

9

Kies Zenden.

Het bericht wordt in de lijst Verzoeken geplaatst. Zodra u een verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengt, worden de berichten verzonden. Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem tot stand brengen -

1

Kies het menu Remote en kies vervolgens Zenden/opvragen om het dialoogvenster Zenden/opvragen te openen.

2

Kies de gewenste verbinding in de pop-up lijst Huidige verbinding en kies vervolgens Bellen om de verbinding tot stand te brengen en het dialoogvenster Verbindingsstatus te openen.

TIP: als u een modemverbinding gebruikt, produceert de modem van de remote computer eerst een kiesgeluid en vervolgens een schril geluid zodra deze contact maakt met de modem van de gateway. Deze procedure kan enkele minuten duren afhankelijk van het aantal keren dat de modem het nummer moet kiezen alvorens contact te maken en het aantal verzoeken en antwoorden dat het systeem moet overbrengen. Hier staat “Verbonden”als de verbinding tot stand is gebracht. Zenden/Ontvangen is gereed als hier “0 verzoeken in wachtrij”staat.

Verbinding met het GroupWise-netwerksysteem verbreken

Verkleint dit dialoogvenster tot pictogram zonder dat dit gevolgen heeft voor de verbinding. Geeft maximale informatie over de verbinding.

-

U kunt de verbinding met het GroupWise-netwerksysteem op elk gewenst moment verbreken door Sluiten te kiezen in het dialoogvenster Verbindingsstatus. Als u het dialoogvenster Verbindingsstatus open wilt houden maar de verbinding wilt beëindigen, kiest u Verbinding verbreken. Op deze manier kunt u de informatie in het venster bekijken nadat u de verbinding met het GroupWisenetwerksysteem hebt verbroken. Wanneer u de verbinding verbreekt, verandert het opschrift van de knop in Verbinden. Als u Verbinden kiest, wordt de verbinding met het GroupWise-netwerksysteem opnieuw tot stand gebracht.

Items verzenden (uploaden) 249

Remote-voorkeuren wijzigen U kunt desgewenst wijzigingen aanbrengen in de gebruikers- en systeemgegevens, standaardinstellingen en verbindingsdefinities die u met Voorkeuren voor Remote hebt ingesteld. BELANGRIJK: als u de gebruikers-ID, het domain of het postkantoor wijzigt, gaan alle gegevens in uw remote postbus verloren. 1

Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies vervolgens Voorkeuren.

2

Dubbelklik op Remote om het dialoogvenster Voorkeuren: Remote weer te geven.

3

Breng de gewenste wijzigingen aan en kies OK.

Als u de gebruikers-ID, het domain of het postkantoor hebt gewijzigd, verschijnt er een venster waarin wordt weergegeven welke informatie u hebt gewijzigd en waarin u wordt gewaarschuwd dat alle informatie in uw remote postbus verloren zal gaan. Kies J als u verder wilt gaan of N en vervolgens Annuleren als u de wijzigingen die u hebt aangebracht niet wilt opslaan. 4

Kies Sluiten in het dialoogvenster Voorkeuren om naar het hoofdvenster terug te gaan.

Tijdzones instellen of wijzigen Alle items in uw agenda worden gepland aan de hand van de tijdzone die u met Voorkeuren voor Remote hebt ingesteld. Als u met GroupWise Remote naar een andere tijdzone reist, kunt u op deze andere tijdzone overstappen. In dat geval worden alle geplande items aan het tijdsverschil aangepast . Stel, dat u bij Voorkeuren voor Remote de Nederlandse tijd hebt ingesteld en dat u momenteel in Engeland werkt. Als u Remote op de Engelse tijd instelt, wordt een afspraak voor 1:00 uur 's middags in Remote als een afspraak voor 12:00 uur weergegeven. Als u Remote op een andere tijdzone instelt, moet u tevens de systeemtijd van de remote computer op de nieuwe tijdzone instellen. Zie De systeemtijd wijzigen verderop in deze paragraaf.

250 Remote-voorkeuren wijzigen

1

Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies vervolgens Voorkeuren.

2

Dubbelklik op Remote om het dialoogvenster Voorkeuren: Remote te openen.

De zomertijd bewerken

3

Kies Tijdzone om het dialoogvenster Tijdzone te openen.

4

Kies Tijdzone instellen om het dialoogvenster Tijdzone instellen te openen.

5

Selecteer de nieuwe tijdzone, kies Selecteren en vervolgens OK om het dialoogvenster Tijdzone instellen te sluiten.

6

Kies OK in het dialoogvenster Voorkeuren: Remote en kies vervolgens Sluiten in het dialoogvenster Voorkeuren om naar het hoofdvenster terug te keren.

-

De systeemtijd wijzigen

Met Zomertijd bewerken kunt u opgeven wanneer de zomer- en wintertijd beginnen. 1


2

Dubbelklik op Remote om het dialoogvenster Voorkeuren: Remote te openen.

3

Kies Tijdzone en vervolgens Zomertijd bewerken.

4

Maak de selectie van het aankruisvakje Zomerijd gebruiken ongedaan als in uw tijdzone geen zomertijd wordt gebruikt.

5

Selecteer Uitgedrukt in dag of Uitgedrukt in datum.

6

Geef met behulp van de pop-up lijsten op wanneer de zomer- en wintertijd beginnen.

7

Geef op hoeveel uren en minuten de systeemtijd moet worden verzet en kies vervolgens OK.

8

Kies OK om het dialoogvenster Tijdzone te sluiten.

9

Kies OK in het dialoogvenster Voorkeuren: Remote en kies vervolgens Sluiten in het dialoogvenster Voorkeuren om naar het hoofdvenster terug te keren.

-

Pas altijd de systeemtijd aan wanneer u Remote op een andere tijdzone instelt. Dit zorgt ervoor dat alle geplande items aan de nieuwe tijdzone worden aangepast. 1

Dubbelklik in het venster Hoofdgroep in het Programmabeheer van Windows op Configuratiescherm en dubbelklik vervolgens op Datum/tijd.

2

Breng de gewenste wijzigingen aan en kies vervolgens OK.

Tijdzones instellen of wijzigen 251

TIP: soms kunt u er tijdens het reizen de voorkeur aan geven de tijdzones niet te wijzigen. Als u in Amsterdam bent en voor 1:00 's middags een afspraak in Londen plant, vervolgens naar Engeland vliegt en besluit om de tijdzone van Remote niet te wijzigen, wordt de afspraak nog steeds om 1:00 's middags weergegeven en wordt uw planning niet aangepast. TIP: als u verwacht langere tijd in een andere tijdzone te werken, zult u er doorgaans de voorkeur aan geven om de tijdzone van Remote aan te passen.

252 Tijdzones instellen of wijzigen

Index

Index

Aan adresvak 12 Aangepast ontwerp openen 201 Aanpassen knoppen 206 ontwerpen 56 Aanvullende woordenlijsten 146, 149 bewerken 149 Accepteren 10 afspraken 20 herhalingsitems 71 optie bij Regels 139 verzoeken voor bronnen 35 Acties geadresseerden controleren 81, 170 Adresboek 11 persoonlijke adressen 113 remote opvragen 247 Adressen bewerken 113 extern 15 persoonlijk 113 Afdrukken 15 Agenda 24 bijlagen 32 bijlagen met gekoppelde toepassingen 16 Viewer 179 Afspraken accepteren 20 afdrukken 15, 24 archiveren 29 beantwoorden 27 bijlagen 30 cursief 20 data instellen 37 delegeren 37 doorsturen 38 duur wijzigen van 23 herhaaldelijk plannen 62 informatie weergeven 165 intrekken 170 lezen 22, 85

254

Index

opnieuw plannen 22 opnieuw verzenden 169 opslaan 111 opties 182 plannen 16 signalen instellen 144 statusaanduidingen 20 tekstbestanden opvragen 109 Tijden zoeken 163 verwijderen 173 verwijdering ongedaan maken 116 weigeren 202 zie Filters 40 Afspraken, documentatie 3 Agenda 21 eerste dag van de week instellen 189 inleiding 3 items weigeren 203 map 93 taken voltooien 159 voorkeuren voor archiveren en verwijderen 183 Agendaweergaven in het Werkvak 212 inleiding 2 zie Filters 40 Alleen voor andere gebruikers (wachtwoordoptie) 200 Andere weergaven activeren 27 Antoniemen opzoeken 155 Antwoord 27 optie bij Regels 139 Antwoord gewenst (zendoptie) 192, 217 Antwoorden 224 remote opvragen 226 Archiveren 28 items in database gemachtigde 53 optie bij Regels 140 rechten 30 verschil met opslaan 30

BC 12

Begindata instellen 158 Bekijken bijlagen 32 Belang zie Prioriteit 2 Bepaalde datum zoeken 47 Berekenen verschillen in data 9 Bericht zie Berichten 2 zie ook Notities 40 Bericht zenden optie bij Regels 138 Berichten afdrukken 15 archiveren 29 beantwoorden 27 bijlagen 30 doorsturen 38 intrekken 170 lezen 85, 91 met routebrief voltooien 97 opnieuw verzenden 169 opslaan 111 routebrief 142 tekstbestanden opvragen 109 verwijderen 173 verwijdering ongedaan maken 116 voice mail 49 zenden 90 zendopties 215 zie Filters 40 zie Notities 2 zie Telefoonnotities 2 Berichten terughalen zie Verzonden items intrekken 2 Berichtenbron (filteroptie) 42 Bestanden Agenda afdrukken 26 bijsluiten 31 inhoud weergeven 174 opslaan 111 opvragen in items 109 QuickLists maken 132 woorden zoeken 120

Bestanden zoeken zie QuickFinder 117 Bewerken (directe) netwerkverbindingen 240 herhalingsdefinities 72 koppelingen extensies 187 modemverbindingen 238 opstartoptie in Werkvak 212 persoonlijke adressen 113 persoonlijke groepen 54 TCP/IP-verbindingen 241 toetsenbordscripts 208 werkbalken 204 zomertijd 253 Bezorging van items controleren 80 Bezorging van items controleren 80 Bijlagen 30 afdrukken 32 bekijken 32 geluid 49 openen 32 opslaan 112 verzenden met routebrief 33 Bijsluiten OLE-objecten 106 vergelijking met opvragen 31 Bijwerken koppelingen 108 Bronnen 33 beschrijving 13 machtigingen instellen 34 meldingen ontvangen 35 planning 15 regels instellen 35 Tijden zoeken 163

Commissies zie Groepen 2 Compileren macro’s 88 Conflicten in planningen bekijken zie Tijden zoeken 2 Contextgevoelige Help 61 Controle zie ook Ontvangstbevestiging 2 Controlelijst voor GroupWise Remote 222 Controleren bezorging van items 80 items 80, 170

status routebrieven 143 Cool Solutions 6

Data Filteroptie 42 instellen 37 limieten 9 naar specifieke datum gaan 47 opties 184 verschil in, berekenen 9 wijzigen 47 Data zoeken 47 Data-modus 63 Datum-/tijdnotatie, opties 184 Delegeren items 37 optie bij Regels 138 taken 160 zie ook Toegangslijst 2 Dialoogvensters kleuren in 157 Directe verbindingen (Remote) 226 bewerken 240 maken 239 Directory's QuickLists maken 132 Diskettes Remote installeren 222 Documentatie afspraken voor indeling 3 Documenten inhoud weergeven 174 spelling controleren 146 Documentsamenvatting indexeren met QuickFinder 129, 130 Domain (Remote) 224 Doorsturen 38 optie bij Regels 138 Downloaden QuickStart-kaarten 7 remote informatie 246 Dubbele woorden controleren 145

Eigenschappen Werkvak wijzigen 212 Eigenschappen voor toepassing starten 208 Einddata

instellen 158 Enveloppictogram 91 Externe adressen, knop 15

Faxbestand weergeven 179 Filters 39, 43 opties 40, 43 opvragen 43 voorbeelden 45 Formule-modus 63

Ga naar datum 47 Ga naar vandaag 48 Geadresseerden van een afschrift (CC) 12 Geadresseerden van een geheim afschrift (BC) 12 Geadresseerden, groeperen zie Persoonlijke groepen 2 Gearchiveerde items 167 Gebruikers groeperen 53 Gedeelde mappen 96 Gefilterde itemlijst opslaan 213 Gekoppelde items verwijderen 117 Gekoppelde toepassingen 187 Geluid 49 Geluiden afspelen in de Viewer 180 Gemachtigden afspraken weergeven 165 archiefrechten 30 bronnen 34 iedereen 168 instellen 165 optreden als gemachtigde 50, 52 toelichting 165 toevoegen 51 Geopend kijken of een item is geopend 2 pictogrammen 91 Grafische bestanden weergeven 180 Groep afspraken 17 taken 157 Groepen items adresseren aan 14, 55

Index

255

openbare versus persoonlijke 53 persoonlijke, bewerken 54 persoonlijke, maken 53 Groepering zie Mappen 2 Groepsitems ontwerp selecteren 194 Groepsweergaven inleiding 2 GroupWise installatie op werkstations 4 overzicht 2 starten 5 GroupWise afsluiten 16 GroupWise Ontwerp maken 3, 56 OLE-vak maken 106 GroupWise Remote controlelijst 222 zie Remote 222 GroupWise-netwerksysteem (Remote) 224 verbinden 226, 251 verbinden met 248 verbinding verbreken 251

Handleiding indeling 3, 56 Handleiding (documentatie) voor online macro’s 89 Hardwarevereisten (Remote) 223 Help Online 59 Herhaling 62 definities combineren 70 functies 72 items, verwijderen 71 Herinneringsnotities zie Persoonlijke notities, maken 2 Hexadecimale indeling bestanden weergeven in 176 Hiërarchie van mappen 92 Hoofdletters onverwachte 145 hoofdvenster 98 beschrijving 75 verbergen/opnieuw weergeven 172 Hoofdvenster 2 Hoofdwoorden (Synoniemenlijst) 155

Index

256

huidige datum ga naar 48 Huidige datum opnieuw weergeven 48 Hulpmiddelenpalet (Ontwerp maken) 57

Iedereen toegangslijst 168 In items verwijderen 174 Indexen documentsamenvatting 130 zie ook QuickFinder 2 Informatie status 80 Info-venster 80, 204 Inhoud van bestanden weergeven 174 Inleiding GroupWise 2 Inschakelen regels 140 Insluiten objecten met OLE 105 Installatie GroupWise op werkstations 4 Installatie op maat (Remote) 230 Installeren Remote 222, 229 Instellen data 37 printer 114 tijdzones 252 wachtwoorden 199 Internationaal Synoniemenlijst 156 Internationale woordenlijsten 154 Internet adressen 113 Cool Solutions 6 Intervallen vernieuwen 190 Intrekken verzonden items 170 Items archiveren 29 beantwoorden 27 bijlagen 30 doorsturen 38 filteren 43

herhaaldelijk plannen 62 lezen 22, 77, 85, 169 opnieuw plannen 22 opnieuw verzenden 169 opvragen Remote 249 plannen 16 Remote 224 remote opvragen 246 routebrief 142 uit archief ophalen 29 verwijdering ongedaan maken 116 verzenden remote 250 zendopties 215 Items adresseren 13 Items afwijzen zie Verwijderen 2 zie Weigeren 2 Items beantwoorden zie Beantwoorden 2 Items categoriseren zie Mappen 2 Items hergebruiken zie Verwijderen ongedaan maken 2 Items in de wachtrij 202 Items met routebrief 142 adresseren 14 bijlagen 33 markeren als voltooid 97 Items naar meerdere mappen kopiëren 94 Items opheffen zie Verzonden items intrekken 2 Items terugnemen zie Verzonden items intrekken 2 Items toewijzen zie Delegeren 2 Items uploaden 250 Items weergeven weergavefrequentie instellen 190 Items weggooien zie Verwijderen 2 Itemstatus (filteroptie) 42

Jokers 219

Klembord 82 Kleuren systeem 157 Knoppen

aanpassen 206 Help-venster 60 Kolommen sorteren op kolomkoppen 171 Kolommen sorteren 79 Kolommen venster In breder maken 79 Kolommen venster In verwijderen 79 Kolomtitels veranderen 79 Koppelen items aan mappen 94 objecten met OLE 107 Koppelingen extensies toevoegen 187 Koppelingen via bestandsopmaak toevoegen 188

Leegmaken Prullenbak 116 Leesrechten 167 Lettertype 82 wijzigen in Viewer 178 LEX-bestanden 154 Lezen Agenda-items 22 berichten 91 gearchiveerde items 29 items in venster Uit 169 items uit venster In 77 verwijderde items 116 Locatie voor vergaderingen zie Bronnen, plannen 2 LOG-bestanden 125 Lokaliseren woorden in Viewer 178

Maandelijkse afspraken zie Herhaling 2 Macro’s 86 bewerken 87 compileren 88 cursor, verplaatsen 86 foutmeldingen 88 opdrachten, syntaxis 89 opnemen 86 Macro’s uitvoeren 86 Macrohandleiding, online 89 Macrotaal, op opdrachten gebaseerd 86 Mailberichten

zie Berichten 90 Maken (directe) netwerkverbindingen 239 mappen 93 modemverbindingen 235, 238 ontwerpen 57 persoonlijke afspraken 19 persoonlijke groepen 53 persoonlijke notities 103 routebrieven 142 TCP/IP-verbindingen 241 Toegangslijsten 165 verzoeken (Remote) 225 werkbalken maken 204 Map Archiefkast 93 Mappen Agenda 93 Archiefkast 93 gedeelde 96 hiërarchie van 92 in regels 95 items koppelen aan 94 items verplaatsen naar 93 maken 93 openen 94 Postbus 93 QuickMenu’s voor 95 sluiten 94 standaard 93 toelichting 92 verwijderen 94 voorkeuren voor weergave 192 zoekresultaat 96 Mappen met zoekresultaten 96 Mappenstructuur 92 Marges printer instellen 114 Markeren meerdere items om te verwijderen 174 Privé 96 voltooid 97 Meerdere items, verwijderen 174 zie Groepen 2 Melding bij ontvangers (zendoptie) 192, 217 Melding terugkrijgen (zendoptie) 192, 217 Meldingen van een andere gebruiker ontvangen 193

Meldingen ontvangen 35 Meldingsvoorkeuren 101 Menu balk verbergen/opnieuw weergeven 99 Venster 98 Menu’s Help 59 Menubalk herstellen (568) 135 Minimale installatie (Remote) 230 Modemverbindingen (Remote) 224, 226 bewerken 238 maken 235, 238 testen 242

Negeren van woorden tijdens de spellingcontrole 150 Netwerkpostbus (Remote) 224 Netwerk-site (Remote) 224 Netwerkverbindingen (Remote) 224, 226 bewerken 240 maken 239 testen 243 Niet beschikbare tijden zie Tijden zoeken 2 Notatie datum en tijd 184 Notify 100, 102 problemen oplossen 101 signalen 144 voorkeuren voor 193 Notities afdrukken 15, 24 archiveren 29 beantwoorden 27 beschrijvingen (cursief) 104 bijlagen 30 data instellen 37 delegeren 37 doorsturen 38 herhaaldelijk plannen 62 intrekken 170 lezen 22, 85 opnieuw verzenden 169 opslaan 111 status controleren 170 status van items controleren 80 statusaanduidingen 104 tekstbestanden opvragen 109

Index

257

toelichting 102 verwijderen 173 verwijdering ongedaan maken 116 weigeren 202 zenden 102 zendopties 215 Notitievoorkeuren 104

OLE objecten in vakken plaatsen 107 vak maken in een weergave 106 vereisten 106 OLE (Object Linking and Embedding) 105 Online Help, algemeen 59 macrohandleiding 89 Online bestanden zoeken zie QuickFinder 117 Ontvangstbevestiging (zendoptie) 10, 204 Ontwerp openen 201 opslaan 201 Ontwerp maken 56 inleiding 3 OLE-vak maken 106 Ontwerpen standaard, selecteren 194 Ontwerpen maken 56 Openen berichten 91 bijlagen 32 mappen 94 ontwerpen 201 Ophalen aangepast ontwerp 201 tekstbestanden 109 Opnamen bijsluiten 50 Opnemen macro’s 86 voice mail-berichten 49 Opnieuw plannen items 22 Opnieuw toewijzen, items zie Delegeren 2 Opnieuw weergeven menubalk 100 Opnieuw zenden 110 zie Doorsturen 2

Index

258

Opslaan 111 gefilterde itemlijst 213 ontwerpen 201 Opsomtekens in Synoniemenlijst 155 Opties afspraak 182 archiveren en verwijderen 183 datum-/tijdnotatie 184 downloaden met Remote 246 geavanceerd 48 Groupwise-instellingen 189 menu Venster 98 notities 104 Spellingcontrole 152 standaardontwerpen 194 taken 161 Tijden zoeken 199 Viewer 176 weergaven, opties selecteren voor 189 Opties in het informatievenster 80 Opvragen adresboek (Remote) 247 filters 43 remote antwoorden 226 remote informatie 224, 246 remote items 249 Overzicht GroupWise 2

Parameters macro-opdrachten 89 Patroon-modus 62 Persoonlijk adressen 113 afspraken 17, 19 notities 103 taken 159 Persoonlijke groepen bewerken 54 delen 55 maken 53 Persoonlijke weergaven inleiding 2 selecteren 195 Pictogrambestanden weergeven 180 Pictogrammen afspraak 20 envelop 91 handleiding 3

hoofdvenster 76 toevoegen aan 210 venster In 78 verwijderen uit het Werkvak 210 Pictogrammen ongeopende post 91 Plannen zie Persoonlijk, taken 2 Planning afdrukken 24 bronnen 15 terugkerende items 62 Tijden zoeken 163 Pop-up lijsten hoofdvenster 76 Postbus map 93 Postkantoor (Remote) 224 Printer instellen 114 Printers selecteren 114 Prioriteit van taken instellen 159 zenden versus taak 160 zendopties 191, 216 Prioriteit afzender (filteroptie) 43 Privé regels gebruiken voor markeren 140 Privé-items lezen rechten 167 Problemen oplossen Notify 101 vragen verzenden 6 Productopdrachten (macro’s) 86 Programma, setup uitvoeren 4 Programma's toevoegen aan het Werkvak 211 Programma's starten met signaal 145 Programmeeropdrachten (macro’s) 86 Projecten, controleren zie Controleren, items 2 Prullen weggooien zie Prullenbak, leegmaken 2 Prullenbak 115 items slepen naar 174 leegmaken 116 verwijdering van items ongedaan maken 116 voorkeuren voor archiveren en

verwijderen 183 zie Filters 40 Prullenbak opruimen zie Prullenbak leegmaken 2 Prullenmand zie Prullenbak 2

QuickFinder 117, 132 documentsamenvattingen doorzoeken 129, 130 indexen bewerken 119 indexen bijwerken/opnieuw genereren 118 indexen maken 117 indexen verwijderen/naam wijzigen 120 indexen zoeken 120 indexopties 123 sneller indexeren 122 zoekoperatoren 125, 128 QuickList 132 QuickMenu-mappen 95 QuickStart-kaarten downloaden 7

Reageren op items zie Accepteren 2 zie Antwoorden 2 Rechten verlenen aan gemachtigden 166 Regelmatige afspraken zie Herhaling 2 Regels 134, 141 inschakelen 140 instellen voor bronnen 35 maken 135 mappen in 95 uitschakelen 141 Remote 222, 225 (directe) netwerkverbindingen 226, 23 9 Controlelijst 222 diskettes 222 informatie downloaden 246 installeren 229 instellen 232 items 224 items verzenden 250 modemverbindingen 226, 235, 238

postbus (definitie) 224 scriptbestanden gebruiken 238 setup-werkblad 227 systeemtijd, wijzigen 253 systeemvereisten 223 TCP/IP-verbindingen 226, 241 termen 224 tijdzones, wijzigen 252 verbinden met het GroupWisenetwerksysteem 226, 248, 25 1 verbindingen testen 242 verbreken verbinding met GroupWisenetwerksysteem 251 vereisten 223 verzoeken maken 225 voorkeuren, wijzigen 252 wijzen van verbreken 237 zomertijd, bewerken 253 Rommel zie Prullenbak 2 Routebrieven delegeren 37 maken 142 status controleren 143 voltooien 143 Rubrieken (filteroptie) 40 Ruimten zie Bronnen, plannen 2

Scheidingstekens macro-opdrachten 90 Schermen vernieuwen 172 Schrijfrechten 167 Scriptbestanden gebruiken 238 Setup programma uitvoeren 4 werkblad (Remote) 227 Signalen instellen 144 van een andere gebruiker ontvangen 193 zie Geadresseerden melden 2 zie Ontvangstbevestiging 2 Signalen activeren 167 Sluiten GroupWise 16 mappen 94 Snel zoeken zie QuickFinder 117

Softwarevereisten (Remote) 223 Soort bijlage (filteroptie) 42 Speciale tekens 83 Specificaties werkstation 4 Spelfouten controleren 145 Spellingcontrole 145 aanvullende woordenlijsten 149 alternatieve woorden, opgeven 151 opties 152 soorten woordenlijsten 154 tekst selecteren 148 uitvoeren 146 werken met woordenlijsten 146 woorden negeren 150 woordenlijsten opgeven 148 Splitsbalk keuzelijsten breder maken 79 keuzelijsten verbreden 172 Sprongen (Online Help) 60 Standaard instellingen 181 mappen 93 ontwerpvoorkeuren 194 Standaard installatie (Remote) 230 Standaarddirectory’s 196 Standaardinstellingen printer 114 Starten GroupWise 5 Startweergaven instellen 213 Station specificaties 4 Status informatie 80 informatie (zendoptie) 216 voltooide items controleren 98, 143 zie Statusinfo, items 2 zie Tijdelijke zendopties 2 Status afzender (filteroptie) 43 Statusaanduidingen afspraak 20 notitie 104 taak 160 Statusinformatie (zendoptie) 191 Stijlgids Spellingcontrole 151 Submappen 93 SUP-bestanden 154

Index

259

Synoniemen opzoeken 155 Synoniemenlijst 155 Syntaxis macro 89 Systeem kleuren 157 vereisten (Remote) 223 Systeemtijd wijzigen 253

Taakvoorkeuren 161 Taal kiezen 188 Taken afdrukken 15, 24 archiveren 29 beantwoorden 27 bijlagen 30 data instellen 37 delegeren 37 doorsturen 38 herhaaldelijk plannen 62 intrekken 170 lezen 22, 85 maken 157 markeren als voltooid 97, 159 opnieuw verzenden 169 opslaan 111 routebrief 142 status controleren 170 status van taken controleren 80 statusaanduidingen 160 tekstbestanden opvragen 109 verwijderen 173 verwijdering ongedaan maken 116 voltooien 38 weigeren 202 zendopties 215 zie Filters 40 zie Macro’s 86 Taken afvinken zie Voltooien, routebrieven en taken 2 Taken beëindigen zie Voltooien, routebrieven en taken 2 Takenlijsten zie Persoonlijk, taken 2 TCP/IP-verbindingen (Remote) 226

Index

260

bewerken 241 maken 241 testen 245 Tekst knippen en plakken 82 lettertypen, selecteren 83 verwijderen 173 zoeken naar 218 Tekst knippen 82 Tekst plakken 82 Tekst zoeken zie QuickFinder 117 Telefoon zie Telefoonnotities 2 Telefoonnotities 161 afdrukken 15 beantwoorden 27 bijlagen 30 doorsturen 38 intrekken 170 lezen 85, 162 opnieuw verzenden 169 opslaan 111 tekstbestanden opvragen 109 verwijderen 173 verwijdering ongedaan maken 116 zenden 162 zendopties 215 Terugkeren naar huidige datum 48 Terugkerende taken zie Macro’s 86 Terugkerende taken automatiseren zie Macro’s 86 Terugkrijgen melding 192 THS-bestand 156 Tijd in uw planning reserveren zie Persoonlijke afspraken 2 Tijden zoeken 163 voorkeuren 199 Tijdzones wijzigen 252 Toegangslijst iedereen 168 Postbus 165 Toegangsrechten 166 verlenen 165 Toepassingen starten met signalen 145 toevoegen aan het Werkvak 211 Toetsenbordaanslagen zie Macro’s 86

Toetsenbordscripts bewerken 208 Toevoegen gemachtigden 51 koppelingen via bestandsopmaak 188 koppelingen via extensies 187 Traject Synoniemenlijst 156

Uit items opnieuw verzenden 169 items verwijderen 174 Uit archief ophalen, items 29 Uitschakelen regels 141 Uitvoeren macro’s 86

Vakantie, items delegeren tijdens zie Gemachtigden 2 zie Toegangslijst 2 Vandaag ga naar 48 Venster Hoofdvenster verbergen 172 kleuren 157 menu 98 Venster In inleiding 3 voorkeuren voor archiveren en verwijderen 183 zie Filters 40 Venster Uit inleiding 3 items intrekken 170 items lezen 169 itemstatus controleren 170 kolomkoppen sorteren 171 voorkeuren voor archiveren en verwijderen 183 zie Filters 40 Verbergen menu’s 99 vensters 172 Verbinden met het GroupWisenetwerksysteem (Remote) 248, 251 Verbinding met het GroupWisenetwerksysteem (Remote) 226 Verbindingen

GroupWise-netwerksysteem (Remote) 248 modem 226 netwerk 226, 239 TCP/IP 226, 241 testen Remote 242 verbreken met GroupWisenetwerksysteem 251 Verbreken verbinding met GroupWisenetwerksysteem 251 Vereisten Remote 223 werkstations 4 Vergaderingen zie Afspraken 2 Vergaderkamers zie Bronnen, plannen 2 Vergaderruimten zie Bronnen 2 Vergroten Werkvak 214 Verloopdatum (zendoptie) 191, 216 Vernieuwen 172 interval, wijzigen 190 Verplaatsen items naar map 93 Verschillen in data berekenen 9 Vervangen zie Gemachtigden 2 zie Toegangslijst 2 Vervangende woorden/zinsdelen opgeven voor Spellingcontrole 150 Verwijderde items lezen 116 Verwijderen gekoppelde items 117 herhalingsitems 71 items 173 items in venster Uit 170 items uit venster In 78 kolommen venster In 79 mappen 94 optie bij Regels 139 persoonlijke adressen 113 Prullenbakitems 115 tekst 173 zie ook Verloopdatum 2 zie ook Voorkeuren Archiveren en verwijderen 2 Verwijdering

ongedaan maken 116 Verzenden berichten 90 remote informatie 224 remote items 250 verzoeken (Remote) 225 voice mail 49 Verzoek om antwoord 192, 217 Verzoeken 224 maken 225 remote verzenden 225 Verzoeken voor bronnen accepteren en weigeren 35 Vetgedrukte woorden handleiding 3 Vetgedrukte woorden in de documentatie 3 Viewer 174, 181 bestand afdrukken 179 geluiden afspelen 180 ondersteunde bestandsindelingen 180 opties 176 weergavelettertype, wijzigen 178 Voice mail verzenden 49 Voltooid, taken markeren zie Afronden, routebrieven en taken 2 Voltooien gedelegeerde taken 38 routebrieven en taken 98 Voorkeuren 181 afspraak 182 archiveren en verwijderen 183 bericht 216 datum-/tijdnotatie 184 gekoppelde toepassingen 187 instellingen Groupwise 188 mailberichten 190 Mappen 192 Notify 101, 193 notitie 104 Remote, wijzigen 252 standaardontwerpen 194 taak 161 telefoonnotities 190 tijden zoeken 199 Voorkeuren Groupwiseinstellingen 188 Voorkeuren Plaats van de bestanden 196 Voorkeuren voor archiveren en

verwijderen 183 Voorkeuren voor datum/tijdnotatie 184 Voorkeuren voor mailberichten 190 Voorkeuren voor telefoonnotities 190 Voorkeuren voor wachtwoord 199 Voorkeuren/regels bewerken 167 Vragen zenden naar Novell 6 Vrije tijden zie Tijden zoeken 2

Wachtwoord voorkeuren 199 Wat is (contextgevoelige Help) 61 Weergavefunctie zie Viewer 174 Weergaven aanpassen 56 combineren in het Werkvak 211 in het Werkvak plaatsen 210 inleiding 2 openen bij starten 213 selecteren uit het hoofdvenster 76 Weergave-opties 189 Weergeven inhoud van bestanden 174 Weigeren items 202 optie bij Regels 139 verzoeken voor bronnen 35 Wekelijkse afspraken zie Herhaling 2 Werkbalk 204 weergeven/verbergen 206 Werkblad Remote setup 227 Werkstations specificaties 4 vereisten/installatie 4 Werkvak gefilterde weergave, in Werkvak plaatsen 44 hoofdvenster 210 instellen en beheren 210 pictogrameigenschappen wijzigen 212 vergroten 214 weergaven plaatsen 210

Index

261

Wijzen van verbreken (Remote) 237 Wijzigen data 47 systeemtijd 253 tijdzones 252 voorkeuren Remote 252 wachtwoorden 200 Woorden negeren tijdens de spellingcontrole 150 opzoeken (Synoniemenlijst) 155 zoeken in bestanden 120 Woordenlijsten 146

Index

262

bewerken aanvullende 149 WordPerfect tekens 83 WP-tekens 83 WWW.GWMAG.COM Cool Solutions 6

Zenden 214 antwoorden 27 routebrieven 142 Zendopties 215 Zoeken 217 afspraaktijden 163 online bestanden 117

woorden & zinsdelen in Viewer 178 woorden in documenten vanuit Viewer 178 zie QuickFinder 117 Zoeken naar Zoeken 217 Zoekopdrachten QuickFinder 125 Zoekoperatoren (QuickFinder) 125 Zomertijd bewerken 253

VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 16-BIT

Recommend Documents