Gebruikershandleiding SOT Programma

Handleiding Speel-O-Theek programma 16 augustus 2004

Gebruikershandleiding SOT Programma

1


Inhoud •

Netwerk Configuratie

5

•

Het opstarten van het SOT programma

6

•

Het afsluiten van het SOT programma

6

•

Aanloggen aan het systeem

8

•

Mededelingen / Berichten

10

•

Uitlenen van Speelgoed Een nieuw lid invoeren Uitlenen [F4] Toevoegen beschadigingen Tijdelijk uit roulatie Uitlenen van het speelgoed Reserveringen Boetes [F6] Krediet aanpassen [F7] Uitleenbon [F8]

14 14 17 19 20 21 21 23 24 25

•

Inname van speelgoed Verlengen [F4] Innemen [F5] Toevoegen beschadigingen Inname van speelgoed Uit roulatie [F6] Schades [F7]

26 27 28 29 30 31 32

•

Overzicht reserveringen Telefonisch reserveren Telefonisch verlengen

35 38 39

•

Speelgoed uit roulatie

41

•

Kasboek Toevoegen [F3] Printen [F8]

42 43 44

•

Systeeminstellingen Openingsdagen Vakantiedagen

47 47 48

2


Contributie Bonprinter Speelgoed-Lid groep koppelingen Instellingen Ledengroepen Algemene gegevens

49 50 52 54 56 59

•

Medewerkers

62

•

Speelgoed Speelgoed toevoegen Speelgoed bekijken / Wijzigen Speelgoed uit de collectie [F7] Speelgoed zoeken [F4] Afdrukken [F8] Overzichten [F9] Uit collectie / Actueel [F10]

65 66 70 71 71 72 75 76

•

Groepen Groepen toevoegen Groepen wijzigen Groepen verwijderen

78 79 85 86

•

Maand- en Jaaroverzichten Overzichten bekijken Overzichten uitprinten Te laat overzicht

87 88 88 89

•

Adressen Leden toevoegen Leden wijzigen Leden uitschrijven Uitgeschreven leden weer inschrijven of definitief verwijderen Leden zoeken Printen Overzichten Leveranciers, vrijwilligers en fabrikanten

90 91 93 94 94 94 95 96 97

•

Dagboek Andere overzichten

98 100

•

Speelgoedcommissie Status wijzigen Reparatie Expo Tijdelijk uit roulatie Speelgoed informatie Printen

101 102 102 104 104 105 106

3


•

Reparaties

107

4


Netwerk Configuratie

Het netwerk bestaat uit de volgende onderdelen: •

PC1 / Server Op deze PC worden alle gegevens (DATABASE) van het SOT systeem opgeslagen. En ze wordt gebruikt om de inname en uitlenen van het speelgoed te verzorgen.

•

Barcode lezer Dit apparaat leest de barcodes welke op het speelgoed is aangebracht.

•

Bonnenprinter Uitleenbonnen worden via deze printer geprint.

•

Barcode (HP) printer Hiermee worden de barcode stickers uitgeprint.

5


Het opstarten van het SOT programma Wacht totdat de pc is opgestart. Automatisch zal het aanlog scherm van de SOT applicatie verschijnen.

Het afsluiten van het SOT programma Om het programma te beëindigen klikt u links boven in het scherm met de linker muisknop op ‘Programma’.

Ga vervolgens naar item ‘sluiten’ en klik met de linker muisknop op dit item. Het venster ‘Wilt u het kasboek sluiten’ wordt getoond.

Als u het kasboek nog niet wilt alsluiten klikt u op ‘Nee’ , het programma wordt afgesloten en u komt terug in microsoft windows. (Dit is van toepassing op gebruikers die met andere programma’s willen gaan werken.)

Normaal wordt het kasboek gesloten. U klik met de linker muisknop op ‘Ja’. Onderstaand venster zal getoond worden.

6


In dit venster wordt het eindsaldo van de kas ingegeven. Kijk wat er in kas is en vul dit bedrag in op het invoerveld. (b.v. 33,85) Klik vervolgens op ‘Ok’. Hierna wordt het venster ‘Dagafsluiting’ getoond.

Als de kas klopt zal bij het correctie veld een bedrag van ‘0,00’ staan Als dit niet klopt kunt u de kas opnieuw tellen en het juiste bedrag opnieuw invullen, d.m.v. een linker muisklik op ‘Hertellen’ Het bedrag kan nu opnieuw worden ingevoerd. Met een linker muisklik op ‘Ok’ wordt het kasboek afgesloten en u komt terug in Microsoft Windows. •

Als er in het veld een correctie bedrag staat zal deze worden doorgevoerd in het eindsaldo. (het beginsaldo voor het nieuwe kasboek)

In het voorbeeld is expres het begin saldo niet ingevuld, er is wel geld uit de kas gehaald. Hierdoor ontstaat een negatief eindsaldo. 7


(Vul dus altijd het juiste beginsaldo in !)

Met een linker muisklik op ‘Annuleren’ wordt het kasboek niet afgesloten en u komt terug in Microsoft Windows

Op het microsoft bureaublad kunt u met een dubbele linker muisklik op het onderstaande pictogram het programma weer opstarten.

Speel-O-Theek

Aanloggen aan het systeem Met het onderstaande venster wordt de gebruiker aangemeld in het programma.

Vul bij het invoerveld ‘Code’ uw persoonlijke code in. Uw code krijgt u van uw beheerder. Vul bij het invoerveld ‘Password’ uw wachtwoord in. Deze is hetzelfde als uw code. Klik vervolgens op ‘Ok’. Als de code en het Password niet correct is zal het onderstaand venster verschijnen. Klik op ‘Ok’ en probeer het opnieuw.

8


Als de Code en het Password wel correct zijn zal het onderstaand venster verschijnen.

In dit venster wordt het begin saldo van de kas ingegeven. Kijk wat er in kas is en vul dit bedrag in op het invoerveld. (b.v. 24,75) Klik vervolgens op ‘Ok’. Als het bedrag niet gelijk is aan het begin saldo van het systeem zal onderstaand venster verschijnen. Hier wordt u de vraag gesteld of u de kas wilt hertellen of dat er een correctie van het begin saldo gewenst is.

Klik op ‘Hertellen’ indien dit gewenst is, het begin saldo venster zal weer worden getoond. Klik op ‘Correctie’ als het begin saldo aangepast dient te worden. Daarna wordt applicatie geladen en onder staand venster zal worden weergegeven (deze is voor iedereen weer anders, omdat niet iedereen bevoegd is om instellingen te veranderen). De applicatie is gereed om gebruikt te worden. U ziet dan het onderstaande scherm:

9


Mededelingen / Berichten

Het programma start automatisch op met ‘Mededelingen’. Deze bevatten informatie die voor iedereen belangrijk zijn, en die iedereen ook kan lezen. U kunt ook zelf een mededeling toevoegen. Ga met uw muis op ‘Toevoegen’ staan. U krijgt dan onderstaand scherm.

10


Typ uw mededeling in het invoerveld, en vul in tot wanneer hij geldig is (daarna verdwijnt hij). De gewenste datum kunt u selecteren in de kalender, door op klikken achter de datum. U ziet dan een kalender:

te

Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op of en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. U kunt ook de datum invoeren door op de datum te klikken met de linker muisknop. Het stukje van de datum word dan blauw, en dan kunt u de juiste datum in te typen.

Als uw mededeling voor één (of een paar) perso(o)n(en) bestemd is, kunt u ook een ‘Bericht’ versturen. Ga met uw muis op de knop van ‘berichten’ staan en klik er met de linker muisknop op. In dit scherm kunt u de volgende dingen doen: • •

Berichten versturen aan andere mensen Berichten die anderen aan u hebben gestuurd lezen

11


Als u een bericht wilt versturen klikt u op ‘Nieuw bericht’. U krijgt het volgende scherm:

U kunt de persoon aan wie u het bericht wil sturen selecteren in de lijst door op te klikken en op de naam van de persoon te klikken. Daarna klikt u op om de persoon toe te voegen. Als u het bericht aan meerdere mensen wilt versturen, herhaalt u deze handeling. Als u een persoon wilt verwijderen uit de lijst selecteert u die persoon en klikt u op

. 12


U kunt een onderwerp intypen door te klikken op het invoerveld achter ‘Onderwerp’ en daar uw onderwerp in te typen. Uw bericht kunt u intypen door te klikken op het invoerveld achter ‘Bericht’ en daar te typen.Als u op ‘Ok’ klikt, wordt het bericht verzonden. Als u bij nader inzien niet wilt dat het bericht verzonden wordt, klikt u op ‘Annuleren’.

Als u een inkomend bericht hebt, wordt dat aan u gemeld zodra u inlogt:

Als u op ‘Ja’ klikt, gaat u automatisch naar het berichtenscherm. Als u op ‘Nee’ klikt, gebeurt er niets. Het nieuwe bericht staat daar dikgedrukt in het veld van ‘Inkomende berichten’. Als u dubbel klikt op het bericht, kunt u het bericht lezen. Als u het gelezen hebt, kunt u het vakje dat achter ‘Gelezen’ staat, selecteren, en op ‘Ok’ klikken. Het venster sluit zich dan.

Als u een bericht wilt verwijderen, selecteert u het bericht in de lijst van berichten , en klikt u op ’Verwijderen’. Het bericht is dan definitief gewist.

13


Uitlenen van het Speelgoed Om de uitleen module op te starten druk u op functietoets ‘F1’ op het toetsenbord of via het menu item ‘Lenen’. Klik op de knop van Innemen/uitlenen.

De barcode invoerscherm zal worden getoond. •

Bij uitgifte van het speelgoed ALTIJD het lid eerst scannen / invoeren

Bij bestaande leden met een Lidmaatschapskaart scan met de barcodelezer de barcode op het pasje.

Een nieuw lid invoeren Is de lener een nieuw lid kan dit lid worden aangemaakt met de knop ‘Nieuw lid’. Het onderstaand venster zal verschijnen.

14


Vul alle gegevens van het lid in en druk op knop ‘Ok’. U kunt ook familieleden toevoegen bij het lid, dit kunt u doen door op het hokje achter ‘familie’ te klikken: . U ziet dan het volgende: Als u op de knop ‘familieleden’ klikt, krijgt u dit scherm:

Door op ‘toevoegen’ te klikken maakt u een nieuw gezinslid aan:

Bij de achternaam staat Pending, dit komt doordat het lid nog niet in het systeem zit, maar zodra het nieuwe lid is opgeslagen komt de achternaam er goed bij. U kunt de voornaam invullen door op het veld achter ‘voornaam’ te gaan staan en de voornaam in te typen. De geboortedatum kunt u invullen door op te klikken en op de juiste datum in de kalender te klikken: Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. U kunt ook de datum invoeren door op de datum te klikken

15


met de linker muisknop. Het stukje van de datum word dan blauw, en dan kunt u de juiste datum in te typen.

Het Lid wordt zal als ‘Voorlopig’ lid aan het systeem worden toegevoegd. Omdat het lid nog geen ledenpas heeft moet er bij ‘Scan lidmaatschapskaart of speelgoed’ alleen de naam van het lid worden ingevuld. b.v. Naam – Pietje Puk, vul dan op het invoerveld ‘puk’ en druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard.

Het uitgiftescherm zal nu worden getoond.

16


De actuele gegevens van het lid worden zichtbaar gemaakt.

In dit scherm zijn de volgende gegevens van het lid direct te zien: • • • • •

Algemene gegevens en krediet bedrag van het lid. Reserveringen welke voor het lid openstaan. Openstaande boetes van het lid. Bezoekdata van het lid. Openstaand uitgeleend speelgoed aan het lid.

Uitlenen [F4] Om het uitlenen te activeren drukt u op functietoets ‘F4’ op het toetsenbord of via de knop Uitlenen [F4].

17


Het venster Scan speelgoed zal verschijnen.

Scan met de barcodelezer de barcode die op het speelgoed is aangebracht. Leest de barcodelezer deze barcode niet, dan kan de speelgoedcode die onder de barcode zit, via het invoerveld worden ingebracht. Dit dient te gebeuren zonder spaties. (b.v. Code A 8 inbrengen als A8) Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard. Het Uitgifte venster zal worden getoond. In dit scherm zijn de volgende gegevens van het speelgoed te zien : • • • • •

Algemene gegevens van het speelgoed. Openstaande reserveringen van het speelgoed. Gegevens van het geselecteerde lid. Huidige beschadigingen aan het speelgoed. Uitleengegevens indien het speelgoed wordt uitgeleend.

18


Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op de knop ‘Annuleren’ van het Uitgifte scherm. Het uitgifte scherm zal hierdoor worden gesloten. Als u de uitleenduur wilt instellen, klikt u op het invoerveld achter ‘Uitleenduur (perioden) en vult u daar het aantal perioden in. Als u dit niet kunt doen zijn er geen geavanceerde instellingen ingesteld. Hoe u dit aan en uit kunt zetten wordt beschreven in het hoofdstuk ‘Systeeminstellingen’ bij het kopje ‘instellingen’.

Toevoegen beschadigingen. Als er door het lid gebreken worden geconstateerd welke nog niet op de beschadigingen lijst staan vermeld, voeg dit op de volgende wijze toe. Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het onderstaand venster zal zichtbaar worden.

19


Vul bij omschrijving de geconstateerde gebreken. Klik vervolgens op ‘Ok’. Klik op ‘Annuleren’ om deze bewerking af te breken.

Tijdelijk uit Roulatie. Als gevolg van de geconstateerde beschadiging(en) is het mogelijk om speelgoed uit roulatie te halen, het is echter nog wel mogelijk om het speelgoed uit te lenen aan dit lid. Klik met de linker muisknop op ‘Tijdelijk uit Roulatie’. Het tijdelijk uit roulatie venster zal zichtbaar worden.

Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het Uit roulatie venster zal zichtbaar worden.

Selecteer bij reden met een klik op met de linker muisknop uit een lijst van omschrijvingen. Klik de gewenste omschrijving aan. Voeg eventueel uitleg toe aan de reden van uit 20


roulatie en klik vervolgens op de ‘Ok’ knop met de linker muisknop. Gebruik de ‘Annuleren’ knop om wijzigingen niet door te voeren.

Uitlenen van het speelgoed. Het definitief maken van de uitgifte van het speelgoed gebeurt door een klik op ‘Uitlenen’ met de linker muisknop. Het uitgifte venster zal worden gesloten en het speelgoed zal worden toegevoegd aan dit lid.

Reserveringen [F5] Om een reservering van een speelgoed voor het lid toe te voegen drukt u op functietoets ‘F5’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F5].

Het scherm Overzicht reserveringen zal verschijnen.

21


Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het venster Scan speelgoed zal verschijnen.

Toets de speelgoed code in. Dit dient te gebeuren zonder spaties. (b.v. Code A 8 inbrengen als A8) Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard.

De gegevens van het lid wordt in het venster getoond. Klik op ‘Ok’ om de reservering toe te voegen. Klik op ‘Annuleren’ om de reservering af te breken. De reservering wordt in het overzicht toegevoegd. Als er een fout in de reservering is gemaakt kunt u deze reservering verwijderen. Klik op de reservering welke verwijderd dient te worden en druk vervolgens met de linker muisknop op ‘Verwijderen’. Klik met de linker muisknop op ‘Ok’ om het reserveringsvenster te sluiten.

22


Boetes [F6] Om openstaande boetes, reserveringskosten etc. van een lid te voldoen drukt u op functietoets ‘F6’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F6].

Het scherm Overzicht transacties zal verschijnen.

In dit scherm staan alle openstaande transacties gespecificeerd op reden, het bedrag en de datum van de boete/reservering. Druk op de knop ‘Ok’ om het Overzicht transacties venster weer te sluiten. Druk op de knop ‘Verwijderen’ om de openstaande transacties te verwijderen. Deze functie alleen gebruiken als er een fout is gemaakt bij de inname balie, Selecteer de transactie welke verwijderd dient te worden. (deze regel is blauw)

23


Klik vervolgens op ‘Verwijderen’ met de linker muisknop. De transactie regel is vervolgens verwijderd uit het systeem.

Druk op de knop ‘Betalen’ om de openstaande transacties te betalen. Het onderstaande venster zal worden getoond.

Als er voldoende krediet is zal er een keuze gemaakt kunnen worden tussen ‘Contant betalen’ en ‘Bedrag afboeken van krediet’. Dit kunt u doen door op het rondje te klikken voor de gewenste betalingsmanier. Deze wordt dan zwart. Klik met de linker muisknop de transactie aan welke afgeboekt dient te worden. Als er meerdere transacties openstaan kunnen deze in één keer worden afgeboekt. Selecteer de tweede transactie met de toets op het toetsenbord ingedrukt gevolgd door een linkermuis klik op de te selecteren transactie, deze regel zal dan vervolgens ook blauw worden. Klik op ‘Betalen en sluiten’ om de transactie door te voeren. Klik op ‘Sluiten’ om de transactie te annuleren.

Krediet aanpassen [F7] Om het krediet van een lid aan te passen drukt u op functietoets ‘F7’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F7].

24


Het venster krediet wijzigen zal verschijnen.

Als het lid zijn krediet wil verhogen, moet ‘Storten’ geselecteerd worden. Dit gebeurt door een muisklik op het rondje voor ‘Storten’. Als het lid zijn krediet wil verlagen, moet ‘Opnemen’ geselecteerd worden. Dit gebeurt door een muisklik op het rondje voor ‘Opnemen’. Vul daarna het bedrag in wat opgenomen of gestort wordt, door op het invoerveld achter ‘Bedrag (€):’ te klikken en het bedrag in te typen (zonder euroteken) Druk op de knop ‘Ok’ om de transactie door te voeren. Druk op de knop ‘Annuleren’ om de transactie af te breken. Bij opname wordt het bedrag uit de kas gehaald, bij storten wordt het bedrag in de kas gedaan.

Uitleenbon [F8] Om een uitleenbon te printen drukt u op functietoets ‘F8’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F8].

De uitleenbon wordt geprint.

25


Inname van het Speelgoed Het speelgoed wordt eerst gecontroleerd en op gebreken gecontroleerd, Om de inname module te activeren druk u op functietoets ‘F1’ op het toetsenbord of via het menu item ‘Innemen/Uitlenen’. Klik op de knop van Innemen/uitlenen.

De barcode invoerscherm zal worden getoond. (Bij inname van het speelgoed alleen het speelgoed scannen / invoeren)

Scan met de barcodelezer de barcode die op het speelgoed is aangebracht. Leest de barcodelezer deze barcode niet, dan kan de speelgoedcode die onder de barcode zit, via het invoerveld worden ingebracht. Dit dient te gebeuren zonder spaties. (b.v. Code A 8 inbrengen als A8) Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard. Het Inname scherm zal nu worden getoond.

26


In dit scherm zijn de volgende gegevens van het speelgoed te zien: • • • • • •

Algemene gegevens van het speelgoed. Speelgoed dat tijdelijk uit roulatie moet worden gehaald. Openstaande reserveringen van het speelgoed. Opmerkingen van het speelgoed. Gegevens van het lid die het speelgoed heeft geleend. Uitleengegevens van het speelgoed.

Verlengen [F4] Om het uitgeleende speelgoed te verlengen druk u op functietoets ‘F4’ op het toetsenbord of via de knop Verlengen [F4].

Het volgende venster zal verschijnen.

Er wordt gevraagd of de uitleenperiode moet worden verlegd. Druk met de linker muisknop op de knop ‘Ja’, daarmee wordt de uitleen periode verlengt. Druk met de linker muisknop op de knop ‘Nee’ om de verlenging te annuleren. •

Als het lid het speelgoed al een keer heeft verlengt zal deze functie niet beschikbaar zijn. Er mag maar een keer verlengd worden.

•

Als er een reservering op het speelgoed staat is het niet mogelijk om de uitleenperiode te verlengen.

27


Innemen [F5] Om het speelgoed in te nemen drukt u op functietoets ‘F5’ op het toetsenbord of via de knop ‘Innemen’ [F5].

Het Inname speelgoed venster zal worden getoond.

In dit scherm zijn de volgende gegevens van het speelgoed te zien: • • • •

Gegevens van het geselecteerde lid. Openstaande boetes van het lid. Uitleengegevens van het speelgoed. Huidige beschadigingen aan het speelgoed.

28


Annuleren van de inname handeling. Klik op de knop ‘Annuleren’ van het Inname scherm. Het inname scherm zal hierdoor worden gesloten.

Toevoegen beschadigingen. Als er door de vrijwilliger gebreken worden geconstateerd welke nog niet op de beschadigingen lijst staan vermeld, moet dit op de volgende wijze toegevoegd worden: Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het onderstaand venster zal zichtbaar worden.

Klik op ‘Annuleren’ om deze bewerking af te breken. Vul bij omschrijving de geconstateerde gebreken. Klik vervolgens op ‘Ok’. Hierna zal onderstaand venster verschijnen met het standaard boete bedrag.

Klik met de linker muisknop op ‘Ja’ om de boete te accepteren. In het inname venster is de boete toegevoegd bij openstaande boetes.

29


Inname van het speelgoed. Het definitief maken van de inname van het speelgoed gebeurt door een klik op ‘Innemen’ met de linker muisknop. Het inname venster zal worden gesloten en het speelgoed vrijgegeven. •

Als er een ‘beschadiging’ of een ‘tijdelijk uit roulatie’ aan dit speelgoed is gekoppeld zal de volgende melding door het systeem worden gegeven:

Klik met de linker muisknop op “Ok’ •

Als het lid een openstaande boete heeft dan zal onderstaand venster getoond worden.

Als er voldoende krediet is zal er een keuze gemaakt kunnen worden tussen ‘contant betalen’ en ‘Bedrag afboeken van krediet’.

30


Klik met de linker muisknop de transactie aan welke afgeboekt dient te worden. Als er meerdere transacties openstaan kunnen deze in één keer worden afgeboekt. Selecteer de tweede transactie met de <SHIFT> toets op het toetsenbord ingedrukt gevolgd door een linkermuis klik op de te selecteren transactie, deze regel zal dan vervolgens ook blauw worden. Klik op ‘Betalen en sluiten’ om de transactie door te voeren. Klik op ‘Sluiten’ om de transactie te annuleren.

Het speelgoed dat beschadigd is moet apart worden gehouden voor reparatie/ controle.

Uit roulatie [F6] Om het speelgoed uit roulatie te nemen drukt u op functietoets ‘F6’ op het toetsenbord of via de knop Uit roulatie [F6].

Het overzicht tijdelijk uit roulatie zal worden getoond.

31


Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het Uit roulatie venster zal zichtbaar worden.

Selecteer bij reden met de linker muisknop uit een lijst van omschrijvingen.

met een klik op

Klik de gewenste omschrijving aan. Voeg eventueel uitleg toe aan de reden van uit roulatie en klik vervolgens op de ‘Ok’ knop met de linker muisknop. Gebruik de ‘Annuleren’ knop om wijzigingen niet door te voeren.

Schades [F7] Om het speelgoed uit roulatie te nemen drukt u op functietoets ‘F7’ op het toetsenbord of via de knop Uit roulatie [F7].

Het overzicht beschadigingen zal nu worden getoond. •

Het speelgoed moet eerst ingenomen worden voordat deze functie gebruikt kan worden.

32


Venster sluiten. Klik met de linker muisknop op ‘Ok’ om het venster te sluiten.

Verwijderen beschadiging. Druk op de knop ‘Verwijderen’ om de beschadiging te verwijderen. Selecteer de transactie welke verwijderd dient te worden. (deze regel is blauw) Deze functie alleen gebruiken als de beschadiging niet meer van toepassing is.

Toevoegen beschadigingen. Als er door een vrijwilliger gebreken worden geconstateerd welke nog niet op de beschadigingen lijst staan vermeld, voeg dit op de volgende wijze toe. Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. Het onderstaand venster zal zichtbaar worden.

33


Vul bij omschrijving de geconstateerde gebreken. Klik vervolgens op ‘Ok’. Het invoer venster zal worden gesloten. Klik op ‘Annuleren’ om deze invoer van beschadigingen af te breken. Het invoer venster zal worden gesloten.

34


Overzicht Reserveringen

Om overzicht reserveringen op te starten klik met de linker muisknop op de knop van ‘Reserveringen’.

Het onderstaand venster zal worden getoond.

In dit venster staan alle actuele reserveringen waarvan het speelgoed binnen is. Als er meerdere reserveringen voor hetzelfde stuk speelgoed zijn, word degene die er het eerst recht op heeft, rood gekleurd. Openen reservering Voor het openen van een reservering gaat u met de muis (aanwijzen) naar de betreffende regel op het scherm. D.m.v. een dubbele klik op de linker muisknop wordt de reservering geopend en zal onderstaand venster worden getoond.

35


In dit venster kan de volgende gegevens worden gewijzigd: •

Het lid heeft de reservering geannuleerd. Klik met linker muisknop op het hokje achter ‘Geannuleerd’ zodat hier een vinkje in staat.

•

Het lid is door de vrijwilliger gebeld dat de reservering binnen is. Klik met linker muisknop op het hokje achter ‘Geannuleerd’ zodat hier een vinkje in staat.

•

Het lid is aangeschreven dat de reservering binnen is. Klik met linker muisknop op het hokje achter ‘Geannuleerd’ zodat hier een vinkje in staat.

Klik op ‘Annuleren’ om deze wijziging in reserveringen af te breken.

36


Het venster zal worden gesloten. Klik op ‘Ok’ om deze wijziging in reserveringen op te slaan. Het venster zal worden gesloten. De datum van de wijziging zal in het overzicht worden getoond.

Alle reserveringen laten zien of alleen de reserveringen van vandaag Om alle reserveringen te zien moet in het hokje voor ‘Alle reserveringen’ een kruisje staan.

Reserveringen van vandaag Klik met linker muisknop op het hokje achter ‘Alle reserveringen’ zodat hier een kruisje in staat.

Alle reserveringen

Alle geannuleerde reserveringen laten zien. Klik met de linker muisknop op de knop ‘Geannuleerd’ In het venster zijn nu de geannuleerde reserveringen te zien.

U kunt in dit scherm op dezelfde wijzen de geannuleerde reserveringen aanpassen. Als u het hokje geannuleerd niet heeft aangevinkt zal de reservering weer de status ‘openstaand’ worden. Om terug te keren naar de openstaande reserveringen klik u met de linker muisknop op knop ‘Openstaand’. In het venster zijn nu de openstaande reserveringen te zien.

37


Speelgoed info

te klikken, Door eerst de reservering te selecteren en dan op de knop krijgt u de informatie van het speelgoed. Om terug te keren klikt u links in de menubalk weer op ‘reserveringen’ Lid info

Door eerst de reservering te selecteren en dan op de knop te klikken, krijgt u de informatie van het speelgoed. Om terug te keren klikt u links in de menubalk weer op ‘reserveringen’

Telefonisch Reserveren Bij telefonisch reserveren gaat u als volg te werk: Om de reservering op te starten druk u op functietoets ‘F1’ op het toetsenbord of via het menu item ‘Innemen/Uitlenen’. Klik op de knop van Innemen/uitlenen.

De barcode invoerscherm zal worden getoond.

Voer de Achternaam van het lid in. Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard. Als er maar één lid bestaat met deze achternaam zal het speelgoed venster getoond worden. Controleer wel of de gegevens van het lid klopt. Als er meerder leden met deze achternaam zijn zal onderstaand venster zichtbaar worden.

38


Selecteer bij Achternaam met een klik op leden met dezelfde achternamen.

met de linker muisknop uit een lijst van

Klik het gewenste lid aan en klik vervolgens op de ‘Ok’ knop met de linker muisknop. Klik op de ‘Annuleren’ als u de handeling wilt annuleren, of een verkeerde achternaam hebt ingevuld. Het speelgoed venster zal worden getoond. Vervolg de handeling van uitgifte speelgoed hoofdstuk Reserveringen.

Telefonisch Verlenging van het speelgoed Bij telefonisch verlengen van de uitleenperiode gaat u als volg te werk: Om de reservering op te starten druk u op functietoets ‘F1’ op het toetsenbord of via het menu item ‘Innemen/Uitlenen’. Klik op de knop van Innemen/uitlenen.


Voer de speelgoedcode in.. Dit dient te gebeuren zonder spaties. (b.v. Code A 8 inbrengen als A8) Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard.

Het speelgoed venster zal worden getoond.

39


Om het uitgeleende speelgoed te verlengen druk u op functietoets ‘F4’ op het toetsenbord of via de knop Verlengen [F4]. Het volgende venster zal verschijnen.

Er wordt gevraagd of de uitleenperiode moet worden verlegd. Druk met de linker muisknop op de knop ‘Ja’, daarmee wordt de uitleen periode verlengd. Druk met de linker muisknop op de knop ‘Nee’ om de verlenging te annuleren. •

Als het lid het speelgoed al een keer heeft verlengd zal deze functie niet beschikbaar zijn. Er mag maar een keer verlengd worden.

•

Als er een reservering op het speelgoed staat is het niet mogelijk om de uitleenperiode te verlengen.

40


Speelgoed uit roulatie Bij speelgoed dat uit roulatie moet worden genomen gaat u als volg te werk: Om het speelgoed uit roulatie op te starten druk u op functietoets ‘F1’ op het toetsenbord of via het menu item ‘Innemen/Uitlenen’. Klik op de knop van Innemen/uitlenen.


Voer de speelgoedcode in.. Dit dient te gebeuren zonder spaties. (b.v. Code A 8 inbrengen als A8) Druk vervolgens op de <ENTER> toets op het keyboard.

Het speelgoed venster zal worden getoond. Om het speelgoed uit roulatie te nemen drukt u op functietoets ‘F6’ op het toetsenbord of via de knop Uit roulatie [F6].

Vervolg de handeling van ‘Inname speelgoed’, hoofdstuk ‘Uit roulatie’.

41


Kasboek In het kasboek worden automatisch de betaalde boetes, reserveringskosten geboekt. Als er uit de kas b.v. de boodschappen of kantoor artikelen worden betaald, moet deze handeling in het kasboek worden geboekt. Dit gaat op de volgende wijze: Klik met de linker muisknop op menu item ‘Kasboek”. Het kasboek menu wordt hierdoor geopend.

Om de Transactie module op te starten Klik u met de linker muisknop op de knop van Transacties.

Het transacties scherm zal nu worden getoond.

In dit scherm zijn de volgende gegevens te zien: • • • • •

Alle uitgevoerde transacties. Correctie bedrag van de kas. Begin saldo van de kas. Totaal bedrag uitgegeven transacties. Totaal bedrag ontvangen transacties.

42


Toevoegen [F3] Om het krediet van een lid aan te passen drukt u op functietoets ‘F3’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F3] met een linker muisklik.

Het invoer transactie scherm zal verschijnen.

Voer de omschrijving van de transactie in. (b.v. koffie)

43


Druk vervolgens op de toets om naar het invoerveld bedrag te gaan. Vul het bedrag in. (b.v. 5,50) Klik vervolgens met de linker muisknop op ‘in’ of ‘uit’. Staat ‘in’ geselecteerd betekend dit dat het bedrag aan de kas wordt toegevoegd.

Staat ‘uit’ geselecteerd betekend dit dat het bedrag uit de kas wordt gehaald.

•

Klik op ‘Ok’ om deze transactie door te voeren. Het transactie scherm zal worden gesloten. De gemaakte transactie is nu op het scherm toegevoegd.

•

Klik op ‘Annuleren’ om deze transactie af te breken. Het transactie scherm zal worden gesloten.

Printen [F8] Het kasboek moet na het sluiten van de Speel-O-Theek worden uitgeprint. Het printen van een kasboek gaat als volgt: Drukt op functietoets ‘F8’ op het toetsenbord of via de knop Reserveringen [F8] met een linker muisklik.

Het kasboek zal worden samengesteld en het print voorbeeld zal worden getoond.

44


Boven in het scherm staat de menubalk van de print applicatie.

Druk met linker muisknop op

om het kasboek te printen.

Het scherm van de printer wordt getoond.

•

Klik met de linker muisknop op ‘Ok’ om te printen. De printer zal geactiveerd worden.

•

Klik met de linker muisknop op ‘Cancel’ om te annuleren.

Bestaand Kasboek openen

45


Om een bestaand kasboek te openen kunt u gebruik maken van het menu item ‘Kasboek’. Voor het kasboek wordt geopend moet de datum van het kasboek worden geselecteerd.

Klik met de linker muisknop op ‘Ok’ om het kasboek te openen.

46


Systeeminstellingen

De systeeminstellingen kunnen worden ingesteld door links in het menu de knop ‘Algemeen’ aan te klikken, en dan op systeeminstellingen te klikken. Daar ziet u de volgende dingen: • • • • • • • •

Openingsdagen Vakantiedagen (Uitleen)Instellingen Contributie Bonprinter instellingen Speelgoed aan doelgroep koppelen Ledengroepen Algemeen

Openingsdagen Als u op de knop ‘Systeeminstellingen’ gaat staan, ziet u de dagen dat de SOT open is. Deze kunt u instellen door de hokjes voor de openingsdagen aan te klikken, als er een vinkje in staat is de SOT die dag open, en als er geen vinkje staat niet. Als u iets veranderd hebt aan de openingsdagen, en dat wilt bewaren, klikt u op ‘Opslaan’.

47


Vakantiedagen Als u met de muis het tabblad ‘Vakanties’ aanklikt, komt u in het scherm van ‘Vakanties instellen.’ Hier kunt u de vakanties invullen, waardoor automatisch de uitleenperiode wordt verlengd als de uiterste inleverdatum in de vakantie valt.

Een vakantieperiode toevoegen doet u door op ‘Toevoegen’ te klikken. Dan krijgt u het onderstaande scherm: Als u op de dag, maand of jaar gaat staan met uw muis, wordt deze blauw geselecteerd. Dan kunt u een andere dag, maand of jaar intypen. U kunt ook met de muis op te gaan staan, en dan in de kalender de juiste datum aan te klikken. als u de starten einddatum hebt ingevuld, klikt u op ‘Ok’. Als u een vakantie wilt verwijderen, gaat u met de muis op de vakantie staan, de vakantie wordt dan blauw, en dan klikt u op ‘Verwijderen’. De vakantie is dan verwijderd.

48


Contributie Als u met de muis het tabblad ‘Contributie’ aanklikt, komt u in dit scherm:

Door op ‘print contr. overzicht’ te klikken, krijgt u een overzicht van de contributie die binnen nu en twee weken verloopt. Door op

te klikken, print u het uit.

Als er meerdere pagina’s zijn, kunt u door de pagina’s bladeren door op klikken met de linker muisknop.

of

te

Klik op ‘Opslaan’ om de gegevens die u zojuist hebt ingevoerd te behouden. Als u dit niet doet gaan de wijzigingen verloren.

49


Bonprinter Als u met de muis het tabblad ‘Bonprinter’ aanklikt, komt u in dit scherm:

Door met de linker muisknop op het vakje voor ‘Bonprinter’ te klikken , ‘installeert’ u de bonprinter. U kunt de goede bonprinter selecteren door met de linker muisknop op te klikken. Dan krijgt u een lijstje met mogelijke printers, en hieruit klikt u op de goede printer.

Daaronder staat ‘Karakters per regel (min. 30)’, daarmee bedoelen ze het aantal letters dat er op 1 regel kan. Het minimum is 30 letters. U kunt dit veranderen door op het invoerveld te gaan staan achter ‘Karakters per regel (min. 30)’, en het gewenste getal in te typen.

50


U kunt een tekst invoeren die boven en onderaan de bon worden geprint. Dit doet u door in de onderstaande invoervelden met de muis te gaan staan en daar uw boodschap in te typen.

Als u een speciaal lettertype wilt, klikt u met de linker muisknop op ‘Selecteer lettertype’. U ziet dan het onderstaand venster. U kunt met de linker muisknop een lettertype selecteren in het eerste invoerveld, en in het tweede invoerveld kunt u aanklikken hoe de letters moeten staan, Normaal, Cursief, Vet, of Vet Cursief. In het derde invoerveld kunt u de grootte selecteren door een cijfer aan te klikken. In het veld waar ‘Voorbeeld’ staat een voorbeeld van hoe het er uit ziet. Met ‘Schrift’ kunt een schrijfstijl invullen. Als u bijvoorbeeld Chinese tekens wilt, kunt u dat hier aanklikken door op te klikken en het gewenste schrift aan te klikken. Het schrift staat automatisch op Westerse (=Nederlandse) tekens. Als alles naar wens is, klikt u op ‘OK’. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’. Als u wilt dat de instellingen opgeslagen worden, klikt u op ‘Opslaan’.

51


Speelgoed-Lid groep koppelingen Als u met de muis het tabblad ‘Speelgoed-Lid groep koppelingen’ aanklikt, komt u in dit scherm:

Hier kunt u instellen dat speelgoed alleen door een bepaalde groep geleend mag worden. als u een speelgoed-groep koppeling wilt toevoegen, klikt u met de linker muisknop op ‘Toevoegen’. U ziet dan het onderstaande venster. Door op te klikken bij ‘Speelgoed groep’ met de linker muisknop, ziet u al de speelgoedgroepen die er zijn. U klikt de goede speelgoedgroep aan. Bij ‘Leden groep’ doet u hetzelfde. Als alles juist is ingevuld, klikt u op ‘Ok’. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’.

52


Als u een speelgoed-groep wilt verwijderen, klikt u op de groep met de linker muisknop. De groep wordt dan blauw. Dan klikt u op ‘Verwijderen’.

Als u wilt dat de instellingen opgeslagen worden, klikt u op ‘Opslaan’.

53


Instellingen Als u het tabblad ‘Instellingen’ aanklikt met de linker muisknop, krijgt u het onderstaande scherm:

Hier ziet u de volgende dingen: • • • • • • • • •

Maximale boete Minimaal krediet Maximaal speelgoed Boetescherm bij inname aan/uit Geavanceerde uitleeninstellingen aan/uit Berichtensysteem gebruiken aan/uit Mededelingensysteem gebruiken aan/uit Kasboek afsluiten Kasboek printen bij afsluiten

Max. boete:

54


Hiermee wordt bedoeld, dat als een klant een grotere boete heeft dan de maximale boete, hij/zij automatisch geen speelgoed meer mag lenen, totdat hij/zij de boete heeft betaald. Deze kunt u instellen, door met de linker muisknop te klikken op het invoerveld achter ‘Max. Boete (€)’, en daar het bedrag in cijfers in te vullen, het euroteken hoeft u er niet in te typen, dat gebeurt automatisch. De komma hoeft u ook niet in te vullen, die komt automatisch na het eerste cijfer dat u invoert.

Min. krediet Hiermee kunt u invoeren hoeveel krediet de klant minimaal op zijn pasje moet hebben staan, anders kan hij niet lenen. De klant moet dan eerst zijn krediet opwaarderen, en dan pas kan hij weer lenen. U kunt dit instellen, door met de linker muisknop te klikken op het invoerveld achter ‘Min. Krediet (€)’, en daar het bedrag in cijfers in te vullen, het euroteken hoeft u er niet in te typen, dat gebeurt automatisch. De komma hoeft u ook niet in te vullen, die komt automatisch na het eerste cijfer dat u invoert.

Hoe u het krediet kan opwaarderen, leest u in het hoofdstuk ‘Uitlenen van Speelgoed, Krediet Aanpassen [F7]’

Max. speelgoed Hier kunt u instellen hoeveel speelgoed een klant standaard per pas mee mag nemen. U kunt dit instellen, door met de linker muisknop te klikken op het invoerveld achter ‘Max. Speelgoed’, en daar het aantal stuks speelgoed in te vullen. Er komt automatisch 2 cijfers achter de komma achter te staan, dit is omdat het speelgoed zelf ook een waarde heeft met cijfers achter de komma (dit is handig als er bijvoorbeeld speelgoed is dat uit 2 delen bestaat, dan kun je ze allebei een waarde van 0,50 geven).

Als een bepaalde groep meer of minder speelgoed mag lenen dan het standaard, kunt u dit ook instellen. Klik met de linker muisknop op het tabblad ‘Ledengroepen’.

55


Ledengroepen

Hier staan alle soorten groepen die er zijn, en kunt u per groep instellen hoelang en hoeveel ze speelgoed mogen lenen. U kunt ook een groep toevoegen, door met de linker muisknop op ‘Toevoegen’ te klikken.

Hier kunt u het type (de naam) invullen, door met de linker muisknop te klikken op het invoerveld achter ‘Type:’. Hetzelfde doet u bij het invoerveld van ‘Periode:’ Daar vult u in cijfers de periode in.

muisknop op muisknop.

Bij ‘Eenheid periode:’ klikt u met de linker te klikken en de gewenste eenheid aan te klikken met de linker

56


Bij het invoerveld van ‘Maximaal speelgoed:’ vult u het maximaal aantal speelgoed in met cijfers. Als u bij ‘Uitleenperiode’ of Maximaal speelgoed’, het cijfer 0 invoert, worden de standaardinstellingen gehanteerd. Klik als u alles hebt ingevuld op ‘Ok’. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’. Als u de wijzigingen wilt opslaan, klikt u op ‘Opslaan’.

Als u en groep wilt verwijderen, klikt u met de linker muisknop op de groep die u wilt verwijderen, en klikt u daarna op ‘Verwijderen’.

Boetescherm bij Inname Het boetescherm verschijnt automatisch bij het uitlenen van speelgoed. Maar als u wilt dat het boetescherm ook bij inname van speelgoed verschijnt, kunt u deze optie aanklikken. Dit doet u door in het hokje achter ‘Boetescherm bij inname:’ te klikken met de linker muisknop. Er verschijnt dan een vinkje in.

Als u de optie uit wilt hebben, klikt u ook met de linker muisknop op het hokje achter ‘Boetescherm bij inname’. Het vinkje verdwijnt dan. Als u de instellingen wilt opslaan, klikt u met de linker muisknop op ‘Opslaan’.

Geavanceerde uitleeninstellingen Deze optie kunt u aanzetten als u geavanceerde instellingen wilt voor het speelgoed. U zet deze optie precies hetzelfde aan en uit zoals is beschreven bij ‘Boetescherm bij inname’ (hierboven). Wat u hier precies mee instelt, kunt u lezen in het hoofdstuk ‘Groepen’. Als u de instellingen wilt opslaan, klikt u met de linker muisknop op ‘Opslaan’.

57


Kasboek afsluiten Deze instelling is eigenlijk alleen maar interessant als u 2 of meer computers heeft, dan kunt u op één computer het kasboek afsluiten, en op de rest van de computers is dat dan niet mogelijk. Bij één computer moet het item ‘Kasboek afsluiten’ aangevinkt zijn, bij de rest mag er geen vinkje in staan.

Dit kunt u veranderen door met de linker muisknop op het invoerveld te klikken. Als er een vinkje in staat, verdwijnt dat vinkje. En als er geen vinkje in staat, verschijnt er een vinkje. Als u de instellingen wilt opslaan, klikt u met de linker muisknop op ‘Opslaan’.

Kasboek printen bij afsluiten U kunt het kasboek automatisch laten afdrukken als u het SOT-programma afsluit, als u deze optie aanzet. Dit doet u door op het hokje/invoerveld achter ‘kasboek printen bij afsluiten’ te klikken. Dan komt er een vinkje in. Als u deze optie uit wilt zetten, klikt u op het invoerveld, en dan verdwijnt het vinkje. Als u de instellingen wilt opslaan, klikt u met de linker muisknop op ‘Opslaan’.

Berichtensysteem gebruiken / Mededelingensysteem gebruiken Met deze instelling kunt u berichten en mededelingen versturen. Dit staat uitgelegd in hoofdstuk ‘Berichten/Mededelingen’ Deze kunt u aan en uit zetten door met de linker muisknop te klikken op het hokje na ‘Berichtensysteem gebruiken’ of ‘Mededelingensysteem gebruiken’. Er verschijnt dan een vinkje in. Als u de optie uit wilt zetten, klikt u ook op dit hokje, het vinkje verdwijnt dan. Als u de instellingen wilt opslaan, klikt u met de linker muisknop op ‘Opslaan’.

58


Algemene gegevens Als u het tabblad ‘Algemeen’ aanklikt met de linker muisknop, krijgt u het onderstaande scherm:

U kunt de naam van de speel-o-theek invoeren door op het invoerveld achter ‘naam’ te klikken en daar de naam in te typen. Dit kunt u ook doen met de rest. U kunt ook uw logo invoeren, door op de knop ‘logo selecteren’ te klikken. Dan krijgt u het onderstaande scherm:

59


door op ‘selecteren’ te klikken krijgt u een bestandsbrowser, waar u uw plaatje op kunt zoeken. Als u die hebt gevonden, klikt u erop (hij word dan blauw) en dan klikt u op ‘openen’.

Om het plaatje op te slaan, klikt u op ‘opslaan’. Om een ander plaatje in te voeren klikt u op ‘selecteren’ en herhaalt u de handeling. Om het plaatje te verwijderen klikt u op ‘wissen’ en om de handeling te annuleren klikt u op ‘annuleren’. Als u op ‘opslaan’ hebt geklikt, ziet u het logo staan:

60


De gegevens die hier ingevoerd staan, word afgedrukt op sommige overzichten, zoals ledenpassen en inschrijfformulieren (zie hiervoor hoofdstuk ‘Adressen’)

Klik op ‘opslaan’ om de wijzigingen op te slaan, anders blijven deze niet bewaard.

61


Medewerkers Als u op de knop ‘Medewerkers’ klikt, ziet u het volgende scherm:

Hier kunt u de volgende dingen doen: • •

Gebruikersnamen en wachtwoorden invoeren/wijzigen voor de medewerkers Wijzigen en bekijken wat medewerkers mogen doen in het programma

62


Gebruikersnamen en wachtwoorden invoeren voor de medewerkers Klik op de knop ‘Toevoegen’. U krijgt dan het onderstaande scherm:

te klikken met de U kunt de juiste naam van de vrijwilliger selecteren, door op linker muisknop, en op de juiste vrijwilliger te klikken. U kunt meer medewerkers zien, door op te klikken. Als de vrijwilliger die u zoekt er niet bij staat, moet deze worden toegevoegd aan de adreslijst. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk ‘Adressen’. •

U kunt hier geen nieuwe medewerkers toevoegen, alleen wachtwoorden en gebruikernamen aan een medewerker toevoegen!

Daarna voert u de medewerkercode in, in het invoerveld achter ‘Code’. Dit is de persoonlijke code die de medewerker moet invoeren als hij/zij inlogt in het programma. Het wachtwoord voert u in, in het invoerveld achter ‘Password’. Hierna voert u in wat de medewerker mag doen in het systeem. Dit doet u door het hokje voor het betreffende woord aan te klikken. Hier komt dan een binkje in. Als de medewerker alles mag doen in het programma, is hij/zij een beheerder. U kunt het hokje voor beheerder aanklikken, en dan worden automatisch alle hokjes aangevinkt.

63


Klik als alles juist is ingevuld, op ‘Ok’.

Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’.

Als u van een al ingevoerde medewerker de code, het wachtwoord of de programmamogelijkheden wilt veranderen, klikt u op ‘Wijzigen [F5]’ Dan ziet u hetzelfde scherm dat hierboven staat beschreven.

Als u een medewerker wilt verwijderen, klikt u op de medewerker met de linker muisknop, zodat deze blauw wordt, en dan klikt u op ‘Verwijderen [F7]’.

64


Speelgoed Om de speelgoed module op te starten, klikt u met de linker muisknop op ‘Speelgoed’, links in het scherm. Daarna klikt u op de knop van ‘Speelgoed’

Het volgende scherm zal worden getoond:

In dit scherm kunt u de volgende dingen doen: • • • • • • •

Speelgoed toevoegen Speelgoedinformatie wijzigen Speelgoed uit de collectie nemen Zoeken Afdrukken Speelgoed overzichten Speelgoed uit de collectie bekijken

65


Speelgoed toevoegen Klik op ‘Toevoegen [F6]’

U krijgt dan het onderstaande scherm:

Om de groep te selecteren, klikt u met de linker muisknop op en klikt u op de goede groep. Als uw groep er niet bijstaat, staat deze niet in de lijst van groepen. Hoe u deze kunt toevoegen, staat beschreven in het hoofdstuk ‘Groepen’. Klik op het invoerveld achter ‘Nummer’ en vul daar het nummer in dat aan het speelgoed is toegewezen.

66


Bij het invoerveld van ‘Leeftijd’ vult u in voor wat voor leeftijdscategorie het speelgoed is. Bij het invoerveld van ‘Uitleenwaardering’ vult u in wat de waardering is van het speelgoed. Dit heeft het volgende nut: als een lener bijvoorbeeld 3,00 speelgoed mee mag nemen van de SOT, kan hij drie stukken speelgoed met een waardering van 1,00 meenemen, of 6 stukken speelgoed met een waardering van 0,50. Dus moet worden ingevuld hoeveel het speelgoed ‘waard’ is. Bij het invoerveld van ‘Omschrijving’ geeft u een omschrijving van het speelgoed. Bij het invoerveld van ‘Doel’ vult u in wat het doel is van het speelgoed, bijvoorbeeld ‘Sensomotorische ontwikkeling’. Bij het invoerveld van ‘Uitleg’ legt u uit wat een spel inhoudt. Bij het onderdeel ‘Onderdelen’ kunt u onderdelen toevoegen. Klik met de linker muisknop op ‘Toevoegen’.


Klik met de linker muisknop op het invoerveld achter ‘Aantal’ en vul daar het aantal in van het onderdeel. Klik daarna op het invoerveld achter ‘Omschrijving’ en typ de omschrijving in. Als u een barcode aan dit onderdeel toevoegen, klikt u op het hokje voor ‘Barcode toevoegen aan onderdeel’. Als u nog meer onderdelen wilt toevoegen, klikt u op toevoegen, het scherm wordt dan leeg en dan kunt u het volgende onderdeel toevoegen (het onderdeel dat u net hebt toegevoegd is opgeslagen).

67


Als u klaar bent klikt u op ‘Ok’. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’. Als u onderdelen wilt verwijderen klikt u op het onderdeel dat u wilt verwijderen, en klikt u op ‘Verwijderen’.

Als u onderdelen wilt wijzigen, klikt u op het onderdeel dat u wilt wijzigen en klikt u op ‘Wijzigen’.


Als u op de knop ‘Genereer barcode’ klikt, wordt er een barcode aan dat onderdeel toegevoegd. U wordt de volgende vraag gesteld:

Klik op ‘Ja’ als u een barcode wilt toevoegen aan het onderdeel ,en klik op ‘Nee’ als u dat niet wilt. Als er ‘Verwijder barcode’ staat op de plek waar hier ‘Genereer barcode’ staat, betekent het dat er een barcode is toegevoegd aan het onderdeel. Als u op ‘Verwijder barcode’ klikt, wordt de barcode verwijderd. Er staat dan ‘Genereer barcode’ op de plek waar eerst ‘Verwijder barcode’ stond. Als u klaar bent met wijzigen klikt u op ‘Ok’. Klik op ‘Annuleren’ als u de wijzigingen ongedaan wilt maken.

68


Om de fabrikant in te voeren, klikt u op klikt u op de juiste fabrikant. Om de leverancier in te voeren, klikt u op en klikt u op de juiste leverancier.

achter het invoerveld van ‘Fabrikant’ en

achter het invoerveld van ‘Leverancier’

Als de juiste leverancier of fabrikant er niet bijstaat, moet u deze toevoegen aan de adressenlijst. Hoe dat moet wordt beschreven in het hoofdstuk ‘Adressen’. Om de aankoopdatum in te voeren, klikt u op ‘Aangekocht’. U ziet dan een kalender:

achter het invoerveld van

Om de juiste maand te selecteren, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. Achter het invoerveld van ‘Kostprijs’ voert u - in cijfers - de aanschafprijs in. Als het speelgoed uit de collectie is, klikt u op het hokje achter ‘Uit Collectie’ en vult u de datum in dat het speelgoed uit de collectie is (in het invoerveld achter ‘Datum uit collectie’), op dezelfde manier als hierboven is beschreven. Als u nieuw speelgoed invoert, moet u de volgende knoppen niet aanklikken, dat is alleen van belang bij al ingevoerd speelgoed:

Als u alles hebt ingevuld, klikt u op ‘Ok’.

69


Als u het invoeren ongedaan wilt maken, klikt u op ‘Annuleren’.

Speelgoed bekijken / wijzigen Klik op het speelgoed dat u wilt bekijken/wijzigen, en druk op de functietoets [F5] op het toetsenbord, of dubbelklik op het speelgoed dat u wilt bekijken. U ziet dan hetzelfde scherm dat u ziet bij het speelgoed dat u wilt toevoegen, alleen dan ingevuld. Om het speelgoed te wijzigen, gaat u met de muis op het betreffende invoerveld staan en typ de wijzigingen in. U kunt de tekst die er al staat weghalen door op de functietoets [Å Backspace] of [Delete] te drukken op het toetsenbord. U kunt ook overzichten bekijken van het speelgoed. U klikt met de linker muisknop op de knop van het overzicht dat u wilt zien:

Bij alle overzichten, behalve ‘Uitleengegevens’ en ‘Showmap plaatje’ kunt u het volgende doen: Iets toevoegen: Klik op ‘Toevoegen’ en typ de juiste gegevens in het invoerveld. Klik op ‘Ok’ als u de wijzigingen wilt opslaan, of klik om ‘Annuleren’ of ‘Cancel’ om de handeling te annuleren. Bij ‘Tijdelijk uit roulatie’ moet u de reden selecteren waarom het speelgoed uit roulatie is. Dat doet u door op te klikken.

te klikken en de juiste reden aan

Iets verwijderen:Klik op het gegeven dat u wilt verwijderen, en klik daarna op de knop ‘Verwijderen’. Klik op ‘Ok’ om het venster te sluiten. Bij het overzicht ‘Uitleengegevens’ kunt u alleen de gegevens bekijken van de lener die hem op dat moment leent. Bij speelgoed dat niet uitgeleend is, kunt u deze optie niet bekijken. Bij het overzicht ‘Showmap plaatje’ kunt u een plaatje van het speelgoed invoeren.

70


Klik op ‘Selecteren’ om een plaatje in te voeren, en zoek het plaatje op in de computer. Als u het plaatje hebt gevonden, klikt u erop en klikt u op ‘Openen’. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’. Als het plaatje goed is, klikt u op ‘Opslaan’. Als u het plaatje wilt verwijderen, klikt u op ‘Wissen’. Als u een ander plaatje wilt selecteren, klikt u op ‘Selecteren’ en volgt u dezelfde procedure die hierboven is beschreven. Klik op ‘Annuleren’ als u de handeling wilt annuleren.

Speelgoed uit de collectie [F7] Als u speelgoed uit de collectie wilt halen, klikt u op het speelgoed dat u uit de collectie wilt halen, en klikt u op ‘Uit coll. nemen [F7]’ Er wordt een bevestiging gevraagd:

Klik op ‘Ja’ als u het speelgoed inderdaad uit de collectie wilt nemen, en klik op ‘Nee’ als u dat niet wilt.

Speelgoed zoeken [F4] U kunt ook naar speelgoed zoeken. Daarvoor klikt u p ‘Zoeken [F4]’ U krijgt het volgende scherm:

71


U kunt een categorie selecteren door met de linker muisknop op het rondje voor de categorie te klikken. Als u op op de juiste categorie.

klikt, ziet u een lijst. U klikt met de linker muisknop

Als u ‘op omschrijving’ heeft geklikt, kunt u in het invoerveld de omschrijving invullen. Als u ‘geen criteria’ invult, krijgt u de hele lijst te zien. Klik met de linker muisknop op ‘Ok’. U ziet dan de lijst met het speelgoed dat aan de zoekopties voldoet. Door het speelgoed te selecteren en op ‘Wijzigen’ te klikken (of dubbel te klikken op het speelgoed) ziet u de informatie van het speelgoed. U kunt deze dan ook meteen wijzigen.

Afdrukken [F8]

Als u op de knop ‘Afdrukken’

klikt, ziet u het volgende scherm:

72


U kunt kiezen of u het overzicht wilt uitprinten of op de computer wilt bekijken. Als u het uitgeprint wilt hebben,selecteert u het rondje voor ‘Printer’. Deze wordt dan zwart. Als u het overzicht wilt bekijken, klikt u op het rondje voor ‘Scherm’. Deze wordt dan zwart. U kunt het aantal invullen door op het invoerveld achter ‘aantal’ te gaan staan en daar in te typen hoeveel keer u het overzicht uitgeprint wilt hebben. Als u de optie ‘Scherm’ hebt geselecteerd, hoeft u dit niet te doen. Als u alles wilt uitprinten/bekijken, klikt u op het rondje voor ‘Alles’. Deze wordt dan zwart. Als u alleen een selectie wilt uitprinten, klikt u op het rondje voor ‘Selectie’. LET OP: dan wordt alleen het speelgoed uitgeprint dat u hebt geselecteerd. Dit moet u doen voordat u de optie ‘Afdrukken [F8]’ aanklikt. U kunt een stuk speelgoed selecteren door met de linker muisknop op het speelgoed te gaan staan. Als u meerdere stukken speelgoed wilt selecteren, klikt op het speelgoed terwijl u de knop ‘Ctrl’ indrukt houdt (deze zit op het toetsenbord van de computer, als het goed is ergens links onderin). Als u de optie ‘Afdrukken [F8]’ al had aangeklikt, klikt u op ‘Annuleren’ en selecteert u het speelgoed zoals hierboven is beschreven. Dan klikt u op ‘Afdrukken [F8] en begint u weer overnieuw met invullen.

Door op te klikken, kunt u het gewenste rapport selecteren door erop te klikken met de linker muisknop.

73


Als u alles goed hebt ingevuld, klikt u op ‘Afdrukken’. Om de handeling te annuleren, klikt u op ‘Annuleren’. Als u de optie ‘Afdrukken’ hebt geselecteerd, krijgt u het volgende scherm:

U klikt op het plaatje van de printer waarmee u het wilt uitprinten (meestal hoeft u dit niet te doen omdat automatisch de juiste printer staat geselecteerd), en klik op ‘Afdrukken’. Het overzicht wordt dan uitgeprint. Als u de optie ‘Scherm’ hebt geselecteerd, wordt automatisch het scherm getoond:

74


Door op te klikken, print u het alsnog uit. U krijgt dan hetzelfde als scherm als hierboven (bij de optie ‘printen’) is beschreven. Als er meerdere pagina’s zijn, kunt u door de pagina’s bladeren door op klikken met de linker muisknop.

of

te

Overzichten [F9]

Als u op de knop

klikt, krijgt u het volgende scherm:

75


U kunt kiezen of u het overzicht op het scherm wilt of wilt uitprinten, door op het rondje voor ‘Scherm’ of ‘Printer’ te klikken. Deze wordt dan zwart. U kunt kiezen wat voor overzicht u wilt uitprinten, door het rondje aan te klikken voorde verschillenden overzichten. Bij ‘Nieuw Speelgoed’ en ‘Speelgoed uit collectie’ moet u data invullen. Dat doet u door op kalender te klikken:

te klikken en op de juiste datum in de

Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. U kunt ook op de dag, maand of jaar gaat staan met uw muis, dan wordt deze blauw geselecteerd. Dan kunt u een andere dag, maand of jaar intypen. Bij de opties ‘Mutaties’ en ‘Groep’ kunt u door op aanklikken.

te klikken de juiste categorie/jaar

Bij ‘Groep’ kunt u ook nog de nummers invullen van het speelgoed waarvan u een overzicht wilt hebben, door op het invoerveld achter ‘van’ en ‘tot’ te klikken en de nummers daar in te typen. Als u uw overzichtopties hebt ingevuld, klikt u op ‘Ok’. Klik op ‘Annuleren’ om de handeling af te breken. U krijgt dan hetzelfde scherm als bij het voorgaande hoofdstuk ‘Afdrukken [F8]’ staat beschreven.

Uit collectie/Actueel [F10]

76


Als u op de knop ‘Uit collectie [F10]’ klikt, krijgt u in het scherm alleen het speelgoed te zien dat uit de collectie is.

Door op de knop ‘Actueel [F10]’ te klikken (deze staat op dezelfde plek als de knop ‘Uit collectie [F10]’), krijgt u het scherm met het speelgoed dat niet uit de collectie is.

77


Groepen Als u links in het scherm op ‘Speelgoed’ klikt, en dan op ‘Groepen’, krijgt u het onderstaande scherm:

U ziet hier de verschillende groepen die de Speel-o-theek heeft. U kunt in dit scherm: • • •

Groepsgegevens wijzigen Groepen toevoegen Groepen verwijderen

78


Groepen toevoegen Als u op de knop ‘Toevoegen [F6]’ klikt, krijgt u het onderstaande scherm:

Achter het invoerveld van ‘Code’ vult u de code in die de groep moet krijgen, en achter ‘Omschrijving’ vult u de omschrijving van de groep in (bijvoorbeeld: Gezelschapspelen 3-4 jaar). Als u met de linker muisknop klikt op het invoerveld achter ‘Uitleenperiode’, vult u hier de uitleenperiode in. Om een goede eenheid (dagen, weken) te selecteren klikt u op (achter ‘Eenheid’) en klikt u op de juiste eenheid.

79


Daarna vult u op het invoerveld achter ‘Periode verlengen’ in hoelang de verlengperiode is (de eenheid is hetzelfde als bij het invoerveld achter ‘Eenheid’ is aangegeven). Speelgoed kan maar één keer verlengd worden. Als u een huurprijs hanteert per speelgoed, kunt u achter het invoerveld ‘Huur (€)’ invullen hoeveel die huur is voor het speelgoed uit die groep. Als u dit niet hanteert, vult u niets in. Als bij deze groep gereserveerd mag worden op datum (dit is bijvoorbeeld handig voor verkleedkleren), klikt u het hokje achter ‘Res. Op datum’. Hier komt dan een vinkje in te staan. Als u deze optie al hebt aangeklikt, en toch niet wilt, klikt u nog een keer op het hokje, deze wordt dan weer wit. Op het invoerveld achter ‘Res. kosten (€)’ vult u de reserveringskosten in. Als er een bedrag achter de komma is, vult u een komma in, géén punt. Als u geen reserveringskosten heeft, vult u niks in. Bij het invoerveld achter ’Borg (€)’ vult u het bedrag van de borg in. Nogmaals: de getallen voor en achter de komma worden gescheiden door een komma. Als u geen borg hanteert, vult u niets in. Bij het invoerveld achter ‘Korting vrijw. (%)’ kunt u invullen hoeveel korting de vrijwilligers krijgen als ze speelgoed lenen. Het getal wat u invult wordt omgerekend naar procenten. Bij de invoervelden achter ‘Boete te laat (€)’ en ’Boete schade (€)’ vult u het bedrag in voor te laat ingeleverd speelgoed (het bedrag per uitleendag) en de boete voor als er schade is. De getallen voor en achter de komma worden gescheiden door een komma. Als u geen boetes hanteert, vult u niets in. Als u de handeling wilt annuleren, klikt u op ‘Annuleren’, en als u de wijzigingen wilt opslaan, klikt u op ‘Ok’. Het kan ook zijn dat u een ander scherm hebt, namelijk het volgende:

80


Dan staat de optie ‘Geavanceerde instellingen’ geselecteerd in het menu. Als u deze wilt aan of uitzetten doet u het volgende: Als u bij het menu ‘Algemeen’ ‘Systeeminstellingen’ geselecteerd hebt, klikt u op het tabblad ‘Instellingen’. U ziet hier ‘Geavanceerde uitleeninstellingen’ staan. Om deze aan of uit te zetten, klikt u op het hokje achter ‘Geavanceerde uitleeninstellingen’. Als het hokje aangevinkt staat, is de optie aangezet en als het hokje wit is, is de optie uitgezet. Door erop te klikken veranderd de status. Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen op te slaan.

81


Geavanceerde uitleeninstellingen U kunt een nieuwe groep precies zo invullen als bij de ‘Eenvoudige instellingen’ is beschreven. Daarna klikt u op ‘Ok’. Daarna selecteert u de groep in de lijst en klikt u op de knop ‘Wijzigen’. Dan pas kunnen de geavanceerde instellingen ingesteld worden (het programma moet namelijk eerst de gegevens van de nieuwe groep opslaan voordat hij de geavanceerde instellingen kan laden).

Als u klikt op het tabblad ‘Geavanceerde tariefinstellingen’ ziet u het volgende scherm:

82


Als u het hokje voor ‘Geavanceerde tariefinstellingen’ aanklikt, krijgt u het volgende:

Hier kunt u het volgende instellen: • •

Een uitleentarief instellen die een percentage van de inkoopsprijs is Een uitleentarief instellen die afhankelijk is van de prijscategorie van het speelgoed

Om een uitleentarief als percentage van de inkoopsprijs in te stellen, klikt u op het rondje voor ‘uitleentarief percentage van aanschafprijs’. In het bovenstaande plaatje staat deze al geselecteerd. Daarna klikt u op het invoerveld achter ‘Percentage (%)’ en vult daar het percentage in. Dit kan tot drie cijfers achter de komma. Een %-teken hoeft u er niet bij te zetten, dat gebeurd automatisch. De cijfers voor en achter de komma moet u scheiden door een kommateken.

83


Om een uitleentarief per prijscategorie in te stellen, klikt u op het rondje voor ‘uitleentarief per prijscategorie speelgoed’. Deze wordt zwart. U krijgt dan het onderstaande venster:

Op het invoerveld achter ‘Starttarief (€)’ vult u het bedrag in wat het minimum is. Dit bedrag wordt gerekend per uitleendag, dus niet per uitleenperiode!!! Om categorieën in te vullen, klikt u op de knop ‘Toevoegen’ venster:

U krijgt dan onderstaand

Als u op het invoerveld achter ‘Grenswaarde (€)’ klikt, vult u de grenswaarde in. Vanaf die grenswaarde wordt de prijs berekend per dag dat het speelgoed wordt uitgeleend. Die prijs vult u in achter het invoerveld van ‘Tarief (€)’. Hierna klikt u op ‘Ok’. Klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren. Klik op ‘Ok’ om de instellingen op te slaan. U kunt ook een geavanceerde periode instellen. U klikt dan op het tabblad ‘Geavanceerde periode instellingen’. U krijgt dan het onderstaande scherm:

84


Als u het hokje voor ‘Geavanceerde periode instellingen’ aanklikt, krijgt u het volgende:

Achter de invoervelden van ‘Uitleendagen per periode’, ‘Maximale uitleenduur (perioden)’ en ‘Duur verlenging (perioden)’ vult u de eenheden in die er bij horen. Hierna klikt u op ‘Ok’ of op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren.

Groepen wijzigen Door op een groep te klikken met de linker muisknop en op de knop ‘Wijzigen [F5]’ te klikken, kunt u een bestaande speelgoedgroep openen en wijzigen. Wat u precies kunt wijzigen staat hierboven beschreven in het hoofdstuk ‘Nieuwe groepen toevoegen’.

85


Groepen verwijderen Als u een groep wilt verwijderen, klikt u op de groep die u wilt verwijderen, en klikt u op ‘Verwijderen’. De groep kan niet meer worden teruggehaald, dus denk goed na voor u het doet.

86


Maand- en Jaaroverzichten Als u links in het menu op ‘Overzichten’ klikt, en daarna op de knop van ‘Jaaroverzicht’ of ‘Maandoverzicht’, ziet u het onderstaande venster:

U kunt hier de volgende dingen doen: • •

Overzichten bekijken Overzichten uitprinten

87


Overzichten bekijken U kunt het goede jaar selecteren, door op te klikken (achter het invoerveld van het jaar) en daar op het juiste jaar te klikken (Met ‘Maandoverzicht’ moet u ook zo de juiste maand aanklikken). Om door de overzichten heen te ‘scrollen’, moet u de knop of klikken en de linker muisknop ingedrukt houden! Als u sneller door het overzicht heen wilt bladeren, kunt u ook op de balk in het scrollgebied (tussen en ) ingedrukt houden en slepen naar de juiste plek.

U kunt de overzichten ook goed bekijken door op de optie ‘Printen’ te klikken, en daar een overzicht op het scherm te selecteren. Dit wordt hieronder beschreven:

Overzichten uitprinten Als u op de knop ‘Printen’ klikt, krijgt u het volgende venster:

Door op het rondje voor ‘Printer’ of ‘Scherm’ aan te klikken, kiest u of u het overzicht wilt uitprinten of op het scherm wilt bekijken. Het rondje wordt dan zwart. Bij de optie ‘Printer’ kunt u ook invullen hoeveel keer u het overzicht uit wilt printen, door op het invoerveld achter ‘Aantal:’ te klikken en daar het aantal in te vullen. U kunt invullen welk overzicht u wilt hebben, door op te klikken achter ‘Jaaroverzicht per categorie’ (zie hieronder) en daar op het juiste overzicht te klikken.

88


Klik op ‘Afdrukken’ om het overzicht te printen of op het scherm te bekijken. Klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren. Als u op ‘Afdrukken’ hebt geklikt, ziet u het printscherm of het overzicht op het scherm. Wat u hier kunt doen staat beschreven in het hoofdstuk ‘Speelgoed’ bij ‘Afdrukken [F8]’.

Te laat overzicht Als u klikt op de knop van ‘Te laat’, van het menu ‘Overzichten’, ziet u het speelgoed dat al ingeleverd had moeten zijn. Hier kunt u verder niets doen, alleen de gegevens bekijken.

89


Adressen Als u links in het menu op ‘Adressen’ klikt, kunt u kiezen uit de adressen van ‘Leden’, ‘Leveranciers’, ‘Fabrikanten’ en ‘Vrijwilligers’ (zie links). Door op de knop van ‘Leden’ te klikken, ziet u het onderstaande scherm:

U kunt hier het volgende doen: • •

Adresgegevens wijzigen Leden toevoegen

90


• • • •

Leden uitschrijven Leden zoeken Adresgegevens afdrukken Overzichten bekijken

Leden toevoegen [F6] Als u op de knop ‘Toevoegen [F6]’ klikt, krijgt u het onderstaande venster:

Door op de invoervelden te klikken en daar de gegevens in te typen, voert u de gegevens in. Het hokje voor ‘Ingeschreven’ staat automatisch aangevinkt. Dat kunt u beter zo laten, want als het uitgevinkt staat, wordt het lid uitgeschreven in plaats van ingeschreven. Achter ‘Ingeschreven’ kunt u de datum van inschrijven invullen. 91


Dat doet u door op te klikken en op de juiste datum in de kalender te klikken: Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. U kunt ook de datum invoeren door op de datum te klikken met de linker muisknop. Het stukje van de datum word dan blauw, en dan kunt u de juiste datum in te typen.

Dit kunt u ook zo doen achter ‘Geboortedatum’. Als de klant een machtiging heeft gegeven, kunt u het hokje voor ‘Machtiging / Nr.’ aanvinken door erop te klikken (u zet dit uit door weer op het hokje te klikken) en het nummer in te vullen. Achter ‘Soort lid’ klikt u op

en klikt u op het juiste soort lid.

U kunt ook familieleden toevoegen bij het lid, dit kunt u doen door op het hokje achter ‘familie’ te klikken: . U ziet dan het volgende: Als u op de knop ‘familieleden’ klikt, krijgt u dit scherm:

Door op ‘toevoegen’ te klikken maakt u een nieuw gezinslid aan:

92


Bij de achternaam staat hier Pending, dit komt doordat het lid nog niet in het systeem zit, maar zodra het nieuwe lid is opgeslagen komt de achternaam er goed bij. U kunt de voornaam invullen door op het veld achter ‘voornaam’ te gaan staan en de voornaam in te typen. De geboortedatum kunt u invullen door op te klikken en op de juiste datum in de kalender te klikken: Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. U kunt ook de datum invoeren door op de datum te klikken met de linker muisknop. Het stukje van de datum word dan blauw, en dan kunt u de juiste datum in te typen.

Klik op ‘opslaan’ om de gegevens op te slaan, of klik op ‘annuleren’ om te annuleren. Als u nog een familielid wilt toevoegen herhaalt u de bovenstaande handelingen.Als u een familielid wilt verwijderen, klikt u op het lid, en klik op ‘verwijderen’. Klik op ‘sluiten’ om terug te gaan. Als u alles hebt ingevuld, klikt u op ‘Ok’ . Om deze handeling te annuleren, klikt u op ‘Annuleren’.

Leden wijzigen [F5] Door op een lid te klikken en op ‘Wijzigen’ te klikken, krijgt u hetzelfde scherm als bij invoer van nieuwe leden. U kunt de gegevens wijzigen, op dezelfde manier als u gegevens toevoegt (dat wordt in het voorgaande hoofdstuk beschreven)

93


Leden uitschrijven [F7] Als u een lid wilt uitschrijven, klikt u op het lid, en klikt u op ‘Uitschrijven [F7]’. U krijgt dan de volgende vraag:

Klik op ‘Ja’ om het lid uit te schrijven of klik op ‘Nee’ om de handeling te annuleren.

Uitgeschreven leden weer inschrijven of definitief verwijderen Klik op de knop Uitgeschr. [F10] om de uitgeschreven leden te bekijken. Als u uitgeschreven leden definitief wilt verwijderen, klikt u op het lid en klikt u op ‘Verwijderen [F7]’. U wordt dan om een bevestiging gevraagd:

Klik op ‘Ja’ om het lid te verwijderen of klik op ‘Nee’ om het lid niet te verwijderen. Als u het lid weer wilt inschrijven, klikt u op het lid en klikt u op ‘Wijzigen [F5]’. Daar klikt u op het hokje voor ‘Ingeschreven’. Hier komt dan een vinkje in. Klik op ‘Ok’ of klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren. Als u op ‘Ok’ hebt geklikt, komt het lid weer bij de ingeschreven leden te staan. Om terug te keren naar de leden die zijn ingeschreven, klikt u op de knop ‘Ingeschr. [F10]’.

Leden zoeken Om een lid te zoeken, klikt u op de knop ‘Zoeken [F4]’. U krijgt dan het onderstaande scherm:

94


Klik op het rondje voor de criteria waarop u wilt zoeken, klik op het invoerveld en typ de zoekgegevens in. Als u het rondje voor ‘Soort lid’ aangeklikt hebt, moet u daar op klikken en op de juiste lidsoort klikken. Klik op ‘Ok’ om te zoeken of op ‘annuleren’ om de handeling te annuleren.

Printen Als u op de knop ‘Afdrukken [F8]’ klikt, krijgt u het volgende venster:

Door op het rondje voor ‘Printer’ of ‘Scherm’ aan te klikken, kiest u of u het overzicht wilt uitprinten of op het scherm wilt bekijken. Het rondje wordt dan zwart. Bij de optie ‘Printer’ kunt u ook invullen hoeveel keer u het overzicht uit wilt printen, door op het invoerveld achter ‘Aantal:’ te klikken en daar het aantal in te vullen. U kunt ook selecteren of u een selectie of alles wilt uitprinten, door op het rondje voor ‘Alles’ of ‘Selectie’ te klikken. U kunt een selectie maken door de optie ‘Zoeken’ uit te 95


voeren. Hoe dit moet is in het voorgaande hoofdstuk ‘Leden zoeken’ beschreven. U kunt ook in plaats van de knop ‘Printen’ de knop ‘Overzichten’ aanklikken, daar kunt u beter een selectie maken. U kunt invullen welk overzicht u wilt hebben, door op te klikken achter ‘Inschrijfformulier’ (zie hierboven) en daar op het juiste overzicht te klikken. U kunt kiezen uit de volgende overzichten: • • •

Inschrijfformulier Ledenpas Overzicht

Bij het inschrijfformulier en bij de ledenpas word het logo erbij afgedrukt, als dit ingesteld staat bij systeeminstellingen (om dit in te stellen zie hoofdstuk ‘Systeeminstellingen’, paragraaf ‘algemene gevenens’) Klik op ‘Afdrukken’ om het overzicht te printen of op het scherm te bekijken. Klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren. Als u op ‘Afdrukken’ hebt geklikt, ziet u het printscherm of het overzicht op het scherm. Wat u hier kunt doen staat beschreven in het hoofdstuk ‘Speelgoed’ bij ‘Afdrukken [F8]’.

Overzichten U kunt ook overzichten bekijken. Klik daarvoor op de knop ‘Overzichten [F9]. U krijgt dan het onderstaand venster:

96


Door op het rondje voor een optie te klikken, selecteert u die optie. Bij het invoerveld achter ‘Leeftijd’ kunt u een leeftijd intypen. En bij ‘Inschrijfdatum’ en ‘Uitgeschreven’ kunt u een datum selecteren. Dat doet u door op te klikken en op de juiste datum in de kalender te klikken: Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd. Bij ‘Soort lid’ kunt u door op selecteren.

en op de juiste optie te klikken, het soort lid

Als u de juiste opties hebt aangeklikt/ingevuld, klikt u op ‘Ok’ om het overzicht te bekijken of op ‘Annuleren’ om het printen te annuleren. Wat er nu gebeurd met het overzicht en printen vindt u in het hoofdstuk ‘Dagboek’.

Leveranciers, vrijwilligers en fabrikanten Voor de adressen van leveranciers, vrijwilligers en fabrikanten geldt hetzelfde, alleen moet u ander gegevens invoeren, en gaat het verwijderen anders. Om leveranciers, vrijwilligers en fabrikanten te verwijderen, klikt u op degene die u wilt verwijderen en klikt u op de knop ‘Verwijderen’. U krijgt het onderstaande scherm:

Klik op ‘Ja’ om de persoon te verwijderen, of op ‘Nee’ om de handeling te annuleren. De verwijderde personen kunt u niet meer terughalen.

97


Dagboek Als u links in het menu op ‘Dagboek’ klikt, en dan op de knop van ‘Gebruikers’ klikt, krijgt u het onderstaande scherm:

Hier kunt u zien welke gebruikers zich hebben aangemeld op een bepaalde datum. Die datum kunt u selecteren door op kalender:

te klikken achter de datum. U ziet dan een

Om de juiste maand te selecteren en jaar, klikt u op en bladert u door de maanden/jaren. Als u bij de juiste maand en jaar bent, klikt u op de juiste dag in de maand, en die dag wordt dan geselecteerd.

U kunt het dagboek ook uitprinten, door op ‘Printen’ te klikken. U krijgt dan het onderstaande scherm:

98


Als er meerdere bladzijden zijn, kunt u door op bladzijden bladeren.

of

te klikken door de

Als u het overzicht wilt uitprinten, klikt u op . Het hiernaast staande scherm wordt dan getoond. In deze lijst selecteert u de juiste printer (dit staat meestal al automatisch goed) en klikt u op ‘Afdrukken’. Klik op ‘Annuleren’ om de printopdracht te annuleren.

99


Andere overzichten U kunt ook de overzichten bekijken van ‘Leners’, ‘Telefonische verlengingen’ en ‘Nieuwe leden’, door op de knop ervan te klikken (zie hiernaast). Deze overzichten zitten hetzelfde in elkaar als ik hierboven heb beschreven.

100


Speelgoedcommissie Als u links in het menu op ‘Speelgoed commissie’ klikt, en dan op de knop van ‘Speelgoed’ klikt, krijgt u het onderstaande scherm:

Hier staat al het speelgoed waarvan de status niet ‘Ok’ of ‘Uitgeleend’ is. U kunt hier de volgende dingen doen: • • • •

De status van het speelspeelgoed wijzigen Speelgoed in Reparatie zetten Speelgoed achterhouden voor de Expositie Speelgoed uit roulatie halen 101


•

Speelgoedinformatie printen

Status wijzigen Klik op het speelgoed waarvan u de status wilt wijzigen, en klik op de knop ‘Status’. U krijgt dan het onderstaand venster: Klik op ‘Ok’.

Dan krijgt u het onderstaande venster:

Door op te klikken en op de juiste status te klikken, selecteert u de status. Klik op ‘Ok’ om de status definitief te maken, of klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren.

Reparatie Om speelgoed in reparatie te laten gaan, klikt u eerst op het speelgoed dat in reparatie moet, en dan klikt u op de knop ‘Reparatie’. U krijgt dan onderstaand scherm:

102


Als u het speelgoed naar het reparatieoverzicht wilt sturen, klikt u op ‘Naar reparatie’. De speelgoedstatus veranderd dan in ‘In reparatie’. Als u de boete wilt aanpassen, klikt u op ‘Boete aanpassen’. U krijgt dan het onderstaande venster:

U kunt dit bedrag invullen door op het invoerveld achter ‘Bedrag (€):’ te klikken en daar het nieuwe bedrag in te typen. Het verschil met het eerste bedrag wordt automatisch op het boetescherm van de klant gezet. Klik op ‘Ok’ om het bedrag definitief te maken of klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren.

Klik op ‘Ok’ als u het scherm wilt sluiten.

103


Expo Als u speelgoed wilt achterhouden voor de expositie, klikt u op het speelgoed dat u wilt achterhouden, en klikt u op de knop ‘Expo’. U krijgt dan het onderstaande scherm:

Klik op ‘Ja’ om de status van het speelgoed te veranderen, of klik op ‘Nee’ om de handeling te annuleren. Als het speelgoed er niet bij staat, kunt u de status ook veranderen door links in het menu op ‘Speelgoed’ te klikken en daar op de knop ‘Speelgoed’ te klikken. Daar zoekt u het goede speelgoed op en klikt u erop. Dan klikt u op de knop ‘Wijzigen’. Dan klikt u op

achter ‘Status’ en klikt u daar op ‘Op expo’.

Klik op ‘Ok’.

Tijdelijk uit roulatie Om speelgoed tijdelijk uit roulatie te halen, klikt u op het speelgoed en klikt u op ‘Tijdelijk uit roulatie’. U krijgt dan het onderstaande scherm:

104


Door op ‘Ok’ te drukken sluit u dit venster. Als u op ‘Toevoegen’ klikt, kunt u een beschadiging toevoegen. Klik op achter ‘Reden’ en klik op de juiste reden. Achter ‘Uitleg’ vult u de juiste uitleg in, door op het invoerveld te klikken en de uitleg in te typen. Klik op ‘Ok’ om het op te slaan of klik op ‘Annuleren’ om de handeling te annuleren. Als er al een reden staat (zoals in het bovenstaande scherm), kunt u deze reden ook verwijderen, door op de reden te klikken en op ‘Verwijderen’ te klikken. Klik op ‘Ok’ om het venster te sluiten.

Speelgoed informatie Als u de speelgoed informatie van speelgoed wilt bekijken, klikt u op het speelgoed in het scherm en klikt u op ‘Speelg. Info’. U krijgt dan de informatie te zien en u kunt ook de informatie wijzigen, zoals is beschreven bij het hoofdstuk ‘Speelgoed’ bij het kopje ‘Speelgoed toevoegen’. Klik op ‘Ok’ om de wijzingen op te slaan of als u het speelgoed hebt bekeken, en klik op ‘Annuleren’ om de wijzigingen niet op te slaan.

105


Printen Als u op de knop ‘Printen’ klikt, krijgt u een overzicht te zien. Dit staat beschreven in het hoofdstuk ‘Dagboek’.

106


Reparaties Als u links in het menu op ‘Reparaties’ klikt, en dan op de knop van ‘Reparatie overzicht’, krijgt u het onderstaande scherm:

Hier ziet u het speelgoed dat in reparatie is. Als u op het speelgoed klikt, waarvan u de status gewijzigd wilt hebben, en op ‘Wijzigen’ klikt, krijgt u het onderstaande venster:

107


U kunt hier een vrijwilliger selecteren door op te klikken achter ‘Vrijwilliger’. Bij de omschrijving kunt u ook dingen toevoegen door op het invoerveld achter ‘Omschrijving’ te klikken en daar iets bij te typen. Als de reparatie voltooid is en het speelgoed weer vrijgegeven kan worden, klikt u op het hokje achter ’Voltooid:’. Er komt dan een vinkje in. Om het vinkje weg te halen, klikt u weer op het hokje. Bij ‘Beschadigingen’ kunt u per beschadiging invullen of de beschadiging gerepareerd is, door achter het gerepareerde onderdeel het hokje onder ‘Gerepareerd’ aan te klikken. Er komt dan een vinkje in. Om het vinkje weg te halen, klikt u weer op het hokje. Klik op ‘Ok’ om de wijzigingen op te slaan, of klik op ‘Annuleren’ om handeling te annuleren.

108

Gebruikershandleiding SOT Programma

Recommend Documents