Installatie- en gebruikershandleiding - Deel 1
Aansluitprocedure (onboarding programma) D Soft nv 6-9-2007
Inleiding 2
1 Inleiding In deze handleiding vindt u alle informatie om aan te sluiten op BlueRidge DocTrails. Als u alleen berichten wilt ontvangen via de BlueRidge DocTrails portaal, volstaat een registratie als Basic account. Wilt u ook berichten versturen, dan dient u een digitaal certificaat te gebruiken en een berichtenstroom aan te vragen. In dat geval wordt u een Business account.
1stap x verwijst naar de stappen in het verkorte online onboarding programma (https://www.doctrails.net/public/NL/onboarding.aspx )
De mmeste schermafbeeldingen in deze handleiding zijn gemaakt onder Windows Vista. Voor oudere Windows-versies wijken ze enigszins af, maar het principe blijft gelijk.
Aansluiten op BlueRidge DocTrails 3
2 Aansluiten op BlueRidge DocTrails 2.1 Een Basic Account registereren
1stap 1
In deze stap maakt u een Basic Account op BlueRidge DocTrails. Met deze account kunt u zich aanmelden en kunt u alle binnenkomende berichten raadplegen.
browse naar https://www.doctrails.net
op de homepagina klikt u op “Registreer een Basic account”, of kies “Aansluiten op DocTrails” uit het menu en selecteer “Registratieformulier”
Aansluiten op BlueRidge DocTrails 4
vul het formulier in en klik op “Versturen”
u ontvangt nu een bevestigingsmail in de mailbox die u tijdens de inschrijving heeft opgegeven. Volg de link in deze mail om de account te activeren.
klik op “Confirm” om de Confirmation code te bevestigen
Aansluiten op BlueRidge DocTrails 5
enkele ogenblikken later ontvangt u een nieuwe e-mail met uw gebruikersnaam en wachtwoord
2.2 Aanmelden met een Basic Account
klik op de url om verder te gaan. Indien u nog niet over een klasse 2 of 3 certificaat beschikt moet u eerst Stap 2 volgen alvorens verder te gaan.
Authenticatie met een digitaal certificaat 6
3 Authenticatie met een digitaal certificaat 3.1 Waarom een digitaal certificaat? Een certificaat is een elektronische identificatie van uzelf of uw bedrijf. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat u in vertrouwen elektronische berichten (e-mails) kunt uitwisselen, documenten digitaal kunt ondertekenen, enz. Binnen het BlueRidge DocTrails platform vervult het digitaal certificaat 3 functies:
ondertekening van alle berichten die u naar uw correspondent stuurt via DocTrails. De DocTrails Connector zal automatisch alle uitgaande berichten in een XML-enveloppe plaatsen en ondertekenen met uw certificaat. Hiermee bevestigt u de integriteit van het verzonden bericht.
controle van alle berichten die op het DocTrails platform binnenkomen. Nadat u uw digitaal certificaat (publieke sleutel) gekoppeld heeft aan uw account in de BlueRidge DocTrails portaal, worden alle binnenkomende berichten gevalideerd. Hiermee wordt de authenticiteit van het bericht gewaarborgd.
Aanmelden Als uw digitaal certificaat gekoppeld is aan uw account, kunt u er ook mee aanmelden in de BlueRidge DocTrails portaal. Zo hoeft u geen wachtwoorden door te geven aan collega’s en kan alleen vanop een computer waar het certificaat geïnstalleerd aangemeld worden.
3.2 Een digitaal certificaat aanvragen
1stap 2
Indien u nog geen klasse 2 of 3 certificaat heeft, kunt u er een kopen bij een Certification Authority zoals GlobalSign. Onderstaande schermen tonen het aanvragen van een certificaat met Internet Explorer. Hoewel enkele stappen enigszins afwijken, is de procedure toch sterk gelijkend met Mozilla FireFox.
browse naar http://www.globalsign.net en kies “Digital Certificates” in het Certificate menu
Authenticatie met een digitaal certificaat 7
kies “PersonalSign2 Pro”
selecteer “USD” of “EURO”, kies een “Validity period” en klik op “Buy now”
in dit venster krijgt u een overzicht van de verschillende stappen. Voer stappen 1 en 2 uit
.
Authenticatie met een digitaal certificaat 8
voor stap 3 ontvangt u na enkele ogenblikken in uw e-mailprogramma een bericht met een link. Klik op deze link om verder te gaan.
in stap 4 geeft u uw wachtwoord uit stap 2 in en gaat u verder
na het invullen van uw persoonlijke gegevens in stap 5 en van de betalingsinformatie in stap 6, komt u in stap 7 op de bevestigingspagina. Hier controleert u best nog eens de juistheid van de informatie.
Authenticatie met een digitaal certificaat 9
bij het overgaan naar stap 8 krijgt u nog een extra waarschuwing. Antwoord hier bevestigend op.
in stap 8 verschijnt de overeenkomst. U dient deze pagina uit te printen en verder aan te vullen. U kunt daarna het formulier faxen naar GlobalSign om het certificaat snel te ontvangen. U dient echter ook steeds het formulier te ondertekenen en met de post op te sturen naar GlobalSign.
Authenticatie met een digitaal certificaat 10
na enige tijd (1 à 2 werkdagen) ontvangt u een e-mail met een link voor het afhalen van uw nieuw GlobalSign PersonalSign 2 Pro-certificaat
in de webpagina die in uw browser opent, klikt u op “Install” om het certificaat te installeren
na de installatie krijgt u een bevestiging
Authenticatie met een digitaal certificaat 11
controleer nu in de Internet-instellingen van Internet Explorer of het certificaat goed geïnstalleerd is
Authenticatie met een digitaal certificaat 12
3.3 Het certificaat aan uw DocTrails account koppelen
1stap 3
Om berichten te kunnen sturen, dient u nu uw certificaat te koppelen aan uw account. Hierdoor kunt u op een veilige manier berichten versturen. Let wel: deze procedure kunt u (voorlopig) alleen met Internet Explorer doen. Andere browsers worden nog niet ondersteund.
browse naar https://www.doctrails.net en meld aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord
kies “Aanmeldinstellingen” in het menu
Authenticatie met een digitaal certificaat 13
als u deze pagina voor het eerst bezoekt, wordt u gevraagd een ActiveX-component te installeren
klik op de informatiebalk en selecteer “Install ActiveX Controll” om de component te installeren
Authenticatie met een digitaal certificaat 14
na de installatie verschijnt onder “Aanmeldinstellingen” een keuzelijst met op uw computer geïnstalleerde digitale certificaten. In deze lijst kiest u uw GlobalSign PersonalSign 2 Pro-certificaat en klikt u op “Koppel geselecteerd certificaat”
u kunt nu afmelden
Authenticatie met een digitaal certificaat 15
op het aanmeldscherm verschijnt nu ook de mogelijkheid om met een certificaat aan te melden. Kies uw GlobalSign PersonalSign 2 Pro-certificaat en klik op Aanmelden.
Berichtenstromen 16
4 Berichtenstromen 4.1 Wat is een berichtenstroom? Een berichtenstroom (message flow) in BlueRidge DocTrails bepaalt hoe een gestructureerd bericht van de afzender tot bij de bestemmeling geraakt en welke conversies daarbij gebruikt worden. De conversies zijn nodig omdat het formaat en de structuur van het bericht (bv. factuur) dat u verstuurt niet noodzakelijk hetzelfde is van uw handelspartner. In een berichtenstroom worden vastgelegd:
de afzender (uzelf, geïdentificeerd aan de hand van uw digitaal certificaat)
de bestemmeling
het oorspronkelijke bericht (gestructureerd)
het uiteindelijke eindbericht (gestructureerd)
de conversie tussen het oorspronkelijke en het resulterende bericht
Als u een berichtenstroom aanvraagt, dan moet u een aantal van deze gegevens opgeven.
4.2 Wat is een gestructureerd bericht? Een gestructureerd bericht is een tekstgebaseerd bericht waarin een duidelijke structuur aanwezig is en dat in principe leesbaar is met een eenvoudig tekstprogramma als Notepad. U kunt een gestructureerd bericht rechtstreeks uit uw ERP-systeem laten exporteren of u kunt het manueel maken (met bv. MS Excel). Een duidelijke structuur betekent dat de onderscheiden elementen of onderdelen van het bericht meteen herkenbaar zijn en doorheen de verschillende berichten altijd op dezelfde plaats (fysiek of structureel) voorkomen. XML bevat deze structuur al intrinsiek, maar ook gewone tekstbestanden (positie) of CSV-bestanden (bijvoorbeeld komma gesepareerd) kunnen als gestructureerd beschouwd worden. Tekstgebaseerd betekent dat het bericht geopend moet kunnen worden met een eenvoudige tekstverwerker als NotePad (Kladblok). Er mogen in een dergelijk bestand geen ‘vreemde’ tekens zichtbaar die meestal eigen zijn aan binaire formaten zoals het DOC-formaat van MS Word of XLS van MS Excel. XML daarentegen is perfect leesbaar, maar ook elk ander tekstbestand in TXT- of CSV-formaat. De bestandsextensie doet er daarbij niet toe. Als uw ERPsysteem een tekstbestand genereert met de extensie ‘.export’, dan is dat perfect bruikbaar. BlueRidge DocTrails kan alleen gestructureerde berichten verwerken.
Berichtenstromen 17
4.2.1
Voorbeelden van berichten
Een factuurbericht met weliswaar een duidelijke structuur in MS Excel wordt pas echt een gestructureerd bericht door het te bewaren als CSV-bestand (Comma Separated Values). Hierdoor wordt het leesbaar in bv. Notepad.
Een orderbericht met vaste posities: elk element heeft een vaste lengte en plaats. Niet gebruikte posities worden aangevuld met spaties. Een dergelijk bericht wordt vaak vanuit oudere ERP-systemen aangeleverd. De bestandsextensie speelt geen rol.
Een bericht in XML-formaat. Een dergelijk bericht heeft al per definitie een structuur en is naast met Internet Explorer ook leesbaar met een gewone tekstverwerker
Berichtenstromen 18
Een bericht in XLS-formaat is GEEN gestructureerd bericht omdat het na openen in een tekstverwerker een heleboel ‘vreemde’ tekens toont
Onderstaande factuur is GEEN gestructureerd bericht omdat er geen vaste structuur is (alles kan opschuiven) en omdat een dergelijk MS Word DOC-bestand na openen in een eenvoudige teksteditor ‘vreemde tekens’ toont.
Berichtenstromen 19
4.3 Een nieuwe berichtenstroom aanvragen
1stap 4
Een berichtenstroom wordt aangemaakt door DocTrails medewerkers, nadat u ons de nodige informatie heeft bezorgd.
browse naar https://www.doctrails.net
meld aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord of met uw certificaat
kies “Berichtenstromen” in het menu
kies het domein waaruit u een bestemmeling wilt selecteren
kies een bestemmeling uit de keuzelijst
Berichtenstromen 20
kies een voorbeeldbestand (gestructureerd bericht) dat moet gebruikt worden als input voor de berichtenstroom. Als u een XML-bericht heeft met een bijhorend XSD-schema, kies dan bij voorkeur het schema.
in het tekstvak kunt u een beschrijving meegeven van het bestandsformaat of extra informatie voor de DocTrails medewerkers. Bij tekstformaten is bijvoorbeeld een beschrijving van elk gegeven nuttig.
klik op “Versturen”
Berichtenstromen 21
4.4
Wachten tot uw berichtenstroom gecreëerd is
1stap 5
Het BlueRidge DocTrails team zal uw aanvraag behandelen en zo snel mogelijk een nieuwe berichtenstroom aanmaken. Afhankelijk van de complexiteit kan dit een paar uur of een paar dagen duren. U ontvangt een e-mail als uw berichtenstroom klaar is om door u getest te worden. Het testen gebeurd altijd eerst in een aparte testomgeving (staging) totdat u en de bestemmeling de werking van de berichtenstroom goedkeuren. U leest meer over het testen en versturen van de berichten in deel 2 van deze Installatie- en Gebruikershandleiding. Er is een aparte versie voor de NET Connector en de Java Connector.
