Gebruikershandleiding. SEPA Conversie Tool Origix Corporate Lite v.1.0

Gebruikershandleiding SEPA Conversie Tool – Origix Corporate Lite v.1.0 2013

Contents 1

STRUCTUUR VAN DE HANDLEIDING (LEESWIJZER)…………………………………………………….…..3

2

ONLINE HELP…………………………………………………………………………………………………………….…..4

3

INLOGGEN BIJ ORIGIX CORPORATE LITE (STAP 3)…………………………………………………………..5 3.1

4

INVOEREN MACHTIGINGEN (STAP 4)…………………………………………………………………………….8 4.1

5

Inloggen………………………………………………………………………………………………………………5

Automatisch een machtiging toevoegen ............................................................... 9

INVOEREN INCASSO’S (STAP 5)……………………………………………………………………………………13 5.1

ClieOp03 Incasso bestand uploaden .................................................................... 13 5.1.1

5.2

6

8

5.2.1

Incasso’s toevoegen aan een bestaande machtiging ................................. 18

5.2.2

Incasso’s toevoegen direct met het aanmaken van een machtiging ......... 20

Het SEPA betalingsbestand downloaden ............................................................. 22

VERZAMELBETALINGEN INVOEREN (STAP 7)………………………………………………………………..25 7.1

ClieOp03 Verzamelbestand invoeren .................................................................. 25

7.2

Handmatige invoer van Verzamelbetalingen ....................................................... 29 7.2.1

Opvoeren Crediteur ................................................................................... 29

7.2.2

Opvoeren Betalingen ................................................................................. 30

DOWNLOAD SEPA VERZAMELBETALINGEN BESTAND (PAIN001) (STAP 8)……………….....31 8.1

9

Handmatige invoer incasso’s .............................................................................. 18

DOWNLOAD SEPA BETALINGSBESTAND VOOR INCASSO’S (PAIN008) (STAP 6)…………….22 6.1

7

Email notificatie ......................................................................................... 15

Het SEPA betalingsbestand downloaden ............................................................. 31

HOE OM TE GAAN MET FOUTMELDINGEN…………………………………………………………………..33

10 CONTACTGEGEVENS VOOR SENTENIAL………………………………………………………………………..35 10.1 Onboarding ........................................................................................................ 35 10.2 Klantenondersteuning ........................................................................................ 35 10.3 Onderhoudsuren ................................................................................................ 35 11 OVERZICHT FOUTMELDINGEN……………………………………………………………………………………..36

1

STRUCTUUR VAN DE HANDLEIDING (LEESWIJZER)

De structuur van deze handleiding is opgebouwd aan de hand van het bovenstaand schema. U heeft zichzelf succesvol geregistreerd en kunt nu aan de slag met de Sentenial Conversie Tool Origix Corporate Lite. In deze handleiding nemen wij u stap voor stap mee bij het converteren van uw ClieOp03 bestand naar een SEPA XML, de nummering in het schema geeft aan waar u bent. o o o o o

U kunt simpel navigeren door het document: Door op het juiste nummer van het “spoorboekje” te klikken. Dit “spoorboekje” staat aan het begin van ieder hoofdstuk Gebruikmaken van de diverse verwijzingen in het document (Hyperlinks) Klik op het gewenste hoofdstuk in de inhoudsopgave Klik op het gewenste hoofdstuk hieronder

Bij het opstellen van deze handleiding zijn wij ervan uitgegaan dat u de machtigingen aanmaakt tegelijkertijd met het uploaden van uw Incasso’s met een ClieOp03 en verzamelbetalingen upload met een ClieOp03 bestand. o o o

Heeft u alleen Incasso’s dan zijn de volgende stappen voor u van belang: 3, 4, 5, 6 en 9. Heeft u alleen Verzamelbetalingen dan zijn de volgende stappen voor u van belang: 3, 7, 8 en 9. Heeft u zowel Incasso’s als verzamelbetalingen volgt u dan stap 3 t/m 9.

Inloggen

Hoofdstuk 3

Machtigingen Invoeren

Hoofdstuk 4

Incasso’s Invoeren

Hoofdstuk 5

Download SEPA Incasso bestand (PAIN008)

Hoofdstuk 6

Verzamelbetalingen Invoeren

Hoofdstuk 7

Download SEPA Verzamelbetalingen bestand (PAIN001)

Hoofdstuk 8

© Sentenial Vertrouwelijk voor derden

Pagina 3 van 40

2

ONLINE HELP

De SEPA Conversie Tool Origix Corporate Lite heeft een Online Help functie. Deze functie is bij ieder scherm beschikbaar en ziet u altijd in de rechterbovenhoek.

Kies in de rechter bovenhoek voor [Hulp] en u krijgt uitleg over het desbetreffende scherm.

U kunt eenvoudig door de helptekst navigeren door de hyperlinks in het document en het menu aan de linkerkant.


Pagina 4 van 40

3 INLOGGEN BIJ ORIGIX CORPORATE LITE (STAP 3) 3.1

Inloggen

1. Open uw internetbrowser en ga naar: https://origix.sentenial.com/origix/ 2. De inlogpagina wordt weergegeven. (Afhankelijk van uw browser instellingen zal het Inlogscherm in het Engels of Nederlands zijn)

3. Vul hier de gebruikersnaam in die u per email heeft ontvangen... 4. Geef het wachtwoord op dat u heeft ontvangen in een separate email. Tip

Het is belangrijk dat u de inloggegevens exact opgeeft zoals u die hebt gekregen van het onboardingteam ([email protected]). Let in het bijzonder goed op het gebruik van hoofd-‐ en kleine letters.

5. Klik op de knop ‘volgende stap’. Het tweede inlogscherm verschijnt.


Pagina 5 van 40

6. Geef de vier laatste cijfers van uw telefoonnummer op. Daarbij gaat het om het telefoonnummer dat is opgenomen in de contactgegevens die u heeft gebruikt bij het aanmaken van uw account. Deze cijfers worden weergegeven als pincode wanneer u uw inloggegevens ontvangt. Hieronder ziet u een voorbeeld.

7.

Klik op ‘Login’ (Inloggen)

Wanneer u voor de eerste keer inlogt, zijn er de volgende extra stappen: 8. Lees de voorwaarden zorgvuldig door en klik op ‘I accept’ (Ik accepteer). 9. Vervolgens verschijnt het scherm ‘Change Password’ (Wachtwoord wijzigen). Als u voor het eerst inlogt, moet u het wachtwoord wijzigen om verder te kunnen gaan.

10. 11. 12.

Geef in het veld ‘Old Password’ (Oud wachtwoord) het wachtwoord op dat u heeft gekregen van het onboardingteam. Voer in het veld ‘New Password’ (Nieuw wachtwoord) uw nieuwe wachtwoord in. Geef in het veld ‘Confirm field’ (Wachtwoord bevestigen) nogmaals het nieuwe wachtwoord op, dat u al hebt ingevoerd in het veld ‘New Password’.


Pagina 6 van 40

Uw wachtwoord moet voldoen aan de volgende regels: Tip

•

Het moet ten minste acht tekens lang zijn Het moet ten minste één cijfer bevatten Het moet ten minste één kleine letter bevatten Het moet ten minste één hoofdletter bevatten Wachtwoorden die reeds zijn gebruikt, mogen niet opnieuw worden gebruikt

• • • • •

Hierna moet u opnieuw inloggen. § Geef uw gebruikersnaam § Het nieuwe password die u net heeft aangemaakt § Pincode (laatste 4 cijfers van uw telefoonnummer)

Gefeliciteerd! U bent met succes ingelogd.

U ziet hier het begin scherm, met de volgende tabs: • • • •

Beheer (hier kunt u uw wachtwoord wijzigen) Verrichtingen (alles wat met het dagelijks werken te maken heeft) Machtigingen (specifieke acties voor machtigingen) Verzamelbetalingen (specifieke acties voor verzamelbetalingen)

De onderdelen zullen hierna worden besproken aan de hand van het spoorboekje. (U heeft nu stap 3 afgerond)


Pagina 7 van 40

4

INVOEREN MACHTIGINGEN (STAP 4)

Voor het uitvoeren van Incasso’s heeft u machtigingen nodig (een betalingscontract met uw klant). Volgens de SEPA regels moet elke machtiging een uniek nummer hebben. Heeft u in uw administratie de machtigingen al een uniek nummer gegeven? Dan kunt u deze ook in de Sentenial Conversie Tool invoeren door de Machtigingen Handmatig in te voeren (zie Hoofdstuk 4.2) Heeft u de machtiging nog geen nummer gegeven dan hoeft u de machtigingen niet in te voeren. De unieke nummers worden dan gelijk aangemaakt met de invoer van uw ClieOP03 Incasso bestand (zie Hoofdstuk 4.1) Het invoeren van een ClieOp03 incasso bestand wordt beschreven in stap 5. De module voor machtigingenbeheer biedt u de functionaliteit die nodig is om alle onderdelen van de levenscyclus van een machtiging te beheren. Met behulp van het machtigingenbeheer kunt u het volgende doen: • • • • • • •

machtigingen zoeken; de gegevens van machtigingen inzien; de gegevens van machtigingen wijzigen; SEPA-‐machtigingen handmatig en adhoc toevoegen; de betalingen per machtiging inplannen; machtigingen annuleren; incasso intrekken.


Pagina 8 van 40

4.1

Automatisch een machtiging toevoegen

Wanneer in uw CLieOp03 incassobestand, incasso’s zijn opgenomen waarvoor nog geen matchende machtiging in de Sepa Conversie Tool aanwezig is, zal deze automatisch worden aangemaakt en geregistreerd in de Sepa Conversie Tool. Daarbij wordt een uniek machtigingsnummer toegekend. De aangemaakte en opgeslagen machtigingen kunt u uiteraard weer terugvinden in de tab [Machtingen] via de optie [Machtigingen zoeken]. Op deze manier biedt Origix Corporate Lite u de oplossing om zonder zorgen over machtiging (SEPA mandaten) toch SEPA incasso bestanden aan te leveren aan uw bank.

1.

In het hoofdmenu kies voor de Tab [Machtigingen].

2. 3.

U kunt hier uw zoek gegevens ingeven. Wanneer u op [Zoeken] klikt krijgt u een overzicht van uw machtigingen, die u -‐of handmatig -‐of automatisch via het ClieOp03 bestand heeft aangemaakt.


Pagina 9 van 40

4. Klik op [Bekijken] om de details bekijken


Pagina 10 van 40

4.2

Handmatige invoer machtigingen

1. U klikt op de tab [Machtigingen]

2. Om een machtiging aan te maken klikt u op de tab [Machtiging toevoegen]

3. Het landenformaat / migratieplan: Nederland (standaard), als deze niet is ingevuld kunt u deze kiezen d.m.v. het keuze menu (pijltje) 4. U dient aan te geven of het een nieuwe of gemigreerde machtiging is. Nieuwe machtiging: dit betreft een nieuwe machtiging die voor het eerst wordt opgezet. Migrerende machtiging: dit betreft een bestaande machtiging die u gaat omzetten naar een SEPA machtiging en zodoende wordt ‘gemigreerd’ 5. Kies voor [Volgende]


Pagina 11 van 40

6. U kunt nu de detailgegevens van de machtiging invullen. De velden met een * zijn verplicht. De velden met een keuzelijst zijn voorzien van een pijltje. Voor de bankrekening geeft u: of het rekeningnummer van uw debiteur op (huidige rekening formaat), of het IBAN nummer. Indien u het huidige rekeningnummer opgeeft wordt de IBAN automatisch ingevuld. De Sepa Conversie Tool zal automatisch een uniek nummer voor elke machtiging aanmaken. 7. Klik op [Opslaan] De machtiging is opgeslagen, u kunt nu de volgende machtiging invoeren.

Optioneel kunt u de incasso betaalgegevens handmatig toevoegen. In de meeste gevallen zal u dit terugkerend met behulp van de ClieOp03 opvoeren ( zie hoofdstuk 5.1) Indien u hier de betaalgegevens invoert, hoeft u voor deze incasso geen ClieOp03 te gebruiken. 8. Alleen indien u voor de in punt 7 optionele handmatige incasso kiest, Klik dan op [Volgende]. Lees verder bij stap 5 Hoofdstuk 5 (Invoeren incasso’s).


Pagina 12 van 40

5

INVOEREN INCASSO’S (STAP 5)

Zodra een machtiging is toegevoegd, kunt u in de conversietool een eenmalige of een terugkerende incasso betaalopdracht aan de machtiging toevoegen. Een betaling kan worden toegevoegd aan een bestaande machtiging of tegelijk worden toegevoegd met het aanmaken een nieuwe machtiging. Ook is het mogelijk om een ClieOp03 Incasso bestand te verwerken zonder dat er eerst machtigingen zijn aangemaakt. De SEPA Conversie Tool zal dan geheel automatisch de machtigingen aanmaken (zie ook Hoofdstuk 4.1). Als u een eenmalige incasso-‐opdracht aanmaakt, wordt de incasso éénmalig uitgevoerd. Uiteraard kunt ook een terugkerende incasso (ook wel periodieke incasso genoemd) aanmaken. Om uw incasso’s in te voeren zijn er twee mogelijkheden: 1. 2.

5.1

Door uw ClieOp03 incasso bestand te uploaden (zie hoofdstuk 5.1) Handmatige invoer (zie hoofdstuk 5.2) a. Toevoegen aan een bestaande machtiging (zie hoofdstuk 5.2.1) b. Gelijk met het aanmaken van een machtiging (zie hoofdstuk 5.2.2)

ClieOp03 Incasso bestand uploaden

1. U kiest in de tab [Verrichtingen] voor “Incasso bestand”

U ziet nu het bovenstaande scherm. Bij “Bestandsformaat voor betalingen” is ClieOp03 ingevuld, indien dit er niet staat kunt u deze kiezen door te klikken op het pijltje. “Type


Pagina 13 van 40

systeem” is vermeld, indien deze er niet staat kunt u deze kiezen door te klikken op het pijltje, er is maar 1 keuze. 2. Bij “Automatische-‐incassobestand” klikt u op [choose file] (kies bestand). De inhoudsopgave (folders) van uw pc worden getoond 3. Ga nu naar de map waar u het ClieOp03 incassobestand heeft opgeslagen. !! LET OP!! Uw ClieOp03 bestand moet aan de volgende voorwaarden voldoen! • Gebruik alleen alfanumerieke tekens. • Een bestandsnaam mag maximaal 20 tekens bevatten. • De bestandsnaam mag geen spaties bevatten. • Gebruik voor een onderbreking in de bestandsnaam een underscore (liggend streepje). • Het ClieOp03 bestand moet een .TXT formaat zijn. • De datum in het ClieOp03 bestand moet een datum in de toekomst zijn. 4. Wanneer u het juiste bestand heeft geselecteerd klikt u op [uploaden] 5. U ziet nu het volgende scherm:

Het bovenstaande scherm ververst niet automatisch.


Pagina 14 van 40

5.1.1

Email notificatie

U krijgt Automatisch een email wanneer uw ClieOp03 bestand is geconverteerd naar een PAIN008 SEPA betalingsbestand; met hierin de juiste bestandsnaam. De email wordt verstuurd naar het email adres dat u heeft opgegeven, op het registratieformulier. Hieronder een voorbeeld van een notificatie email: Geachte klant, Uw SEPA betalingsbestand is gegenereerd en is klaar om te downloaden. De bestandsnaam is: OCX_101_500005_BELG_20131101104751_500057_pain.008.generic_filtered.xml. Volg onderstaande stappen om dit bestand te downloaden zodat u het daarna naar uw bank kunt versturen. 1 2 3 4

In het tabblad ‘Verrichtingen’ selecteer: Betalingsbestand zoeken. U kunt in het ‘Vanaf datum uploaden’ en in het ‘Tot-datum uploaden’ veld de datum van vandaag invoeren om alleen de bestanden te zien die vandaag gecreëerd zijn. Klik op ‘zoeken’. Een of meerdere bestanden zijn zichtbaar in de onderste helft van het scherm. Selecteer het gewenste bestand (zie de uitleg hieronder) en selecteer daarna de ‘View’ optie die links naast het bestand wordt weergegeven. Een bestand kan in verschillende stadia verkeren: Alleen een bestand met de status “Voltooid” kan naar de bank worden gestuurd.

5 6 7

‘Download PAIN.008’ is nu zichtbaar in het menu aan de linkerkant van het scherm. Klik deze optie om het downloadproces te starten. Afhankelijk van welke browser u gebruikt, zult u een pop-up venster zien of het bestand is zichtbaar onderin uw scherm. Het bestand is nu gedownload.

Het bestand kunt u nu naar uw bank versturen via het met de bank overeengekomen kanaal. Uw bank zal een uiterste tijd van inleveren voor uw betalingsbestanden hebben vastgesteld. U dient er zelf voor zorg te dragen dat het bestand op tijd bij de bank is aangeleverd. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het hoofdstuk “Download pain.008” in de gebruikershandleiding.


Pagina 15 van 40

6. U kunt nu “ betalingsbestand zoeken” klikken

• •

U heeft de mogelijkheid om zoekcriteria zoals datum, status en bestandsnaam in te geven. Bij type bestand geeft u aan of het om een Automatische Incasso Conversie of om een Verzamelbetaling gaat.

Het bestand zal worden weergegeven als “in wachtrij”, “voltooid”, “verworpen” of “ voltooid met fouten” De lijst wordt vernieuwd wanneer u weer op [Zoeken] klikt. Het kan een paar minuten duren voordat u het bestand ziet . Het systeem bevat een controle op dubbele bestanden, die ervoor zorgt dat hetzelfde bestand niet meer dan één keer wordt geïmporteerd.


Pagina 16 van 40

Het bestand kan drie verschillende statuswaarden hebben: Voltooid Dit betekent dat alle incasso’s zijn toegevoegd aan het PAIN.008-‐ bestand. Voltooid met fouten*

Dit betekent dat sommige incasso’s zijn toegevoegd aan het PAIN.008-‐bestand en andere niet omdat deze fouten bevatten.

Afgewezen*

Het bestand is volledig afgewezen.

* Hoe om te gaan met “foutcodes” zie hoofdstuk 9

In het scherm wordt in de omschrijving de volledige bestandsnaam weergegeven. Let Op! De bestandsnaam van uw ClieOp03 is aangevuld met de interne verwijzing van de Sepa Conversie Tool. Wanneer u met uw muis over de bestandsnamen beweegt ziet u de volledige bestandsnaam (zie hierboven). In dit voorbeeld is dat de tweede in de lijst. Wanneer u op klikt kunt u de details bekijken. Het eerste bestand in dit voorbeeld is het, door de SEPA Conversie Tool gegenereerde, SEPA Incasso bestand PAIN008. In de bestandsnaam is Filtered opgenomen. In Hoofdstuk 6 leggen we uit hoe u deze kunt downloaden.

.


Pagina 17 van 40

5.2

Handmatige invoer incasso’s

Zodra een machtiging is toegevoegd, kunt u in de conversietool een eenmalige of een terugkerende (periodieke) incasso aan de machtiging toevoegen. Een betaling kan worden toegevoegd aan een bestaande machtiging of kan tegelijk met het toevoegen van een nieuwe machtiging worden toegevoegd. Als u een eenmalige incasso-‐opdracht aanmaakt, wordt deze eenmalig geïncasseerd. Als u aanvullende verzoeken wilt doen, kunt u een terugkerende (periodieke) incasso betaalopdracht aanmaken. N.B.: Incasso’s kunnen op twee manieren worden aangemaakt: a) rechtstreeks in de conversietool, zoals hierna (hoofdstuk 5.2.1) beschreven; b) via het uploaden van een ClieOp03 incassobestand, zoals beschreven in hoofdstuk 5.1. (ClieOp03 incasso bestand uploaden). 5.2.1

Incasso’s toevoegen aan een bestaande machtiging

1.

Kies in het hoofdmenu voor de Tab [Machtigingen]

2.

Kies “Machtiging zoeken”


Pagina 18 van 40

3. 4.

5. 6.

Eventueel een datumbereik (van / tot datum) en overige zoekcriteria om de juiste machtiging te vinden. Klik op [Zoeken].

Klik op “Bewerken” bij de juiste machtiging. U komt dan in het volgende menu.

(U heeft hier ook de mogelijkheid om de machtiging te bewerken) • • •

7.

Machtiging Bekijken Machtiging Annuleren Machtiging Opschorten

Klik op “Betalingsschema toevoegen”


Pagina 19 van 40

8.

9.

10. 11. 12.

Kies de gewenste betalingsfrequentie (pijltje) a. Dagelijks b. Wekelijks c. Om de 2 weken d. Maandelijks e. Jaarlijks Type betaling a. Vaste lengte (Indien u hiervoor kiest moet u ook het aantal betalingen ingeven) b. Open einde Begindatum Deze dient minimaal 6 werkdagen in de toekomst liggen Bedragen en eventuele omschrijving invullen Klik op [Volgende].

13. 14.

U kunt nu aangeven wanneer deze incasso uitgevoerd moet worden Klik op [Opslaan] of [Afsluiten] en de incasso zal worden opgenomen in de juiste PAIN008 (SEPA betalingsbestand), die u bij de bank kunt aanleveren via uw gebruikelijke bank kanaal.

5.2.2

Incasso’s toevoegen direct met het aanmaken van een machtiging

Wanneer u handmatig een machtiging toevoegt (zie Hoofdstuk 4.1) kunt ook direct een betalingsschema (incasso) toevoegen aan deze machtiging.


Pagina 20 van 40

1.

Wanneer u de machtiging heeft ingevoerd, zoals beschreven in Hoofdstuk 4.1

Kiest u voor [Volgende] en u kunt de incasso gegevens invoeren zoals beschreven in Hoofdstuk 5.2.1 vanaf punt 7.


Pagina 21 van 40

6 DOWNLOAD SEPA BETALINGSBESTAND VOOR INCASSO’S (PAIN008) (STAP 6)

U kunt nu het SEPA betalingsbestand voor incasso’s (PAIN008) downloaden. In dit bestand zijn de gegevens vanuit uw ClieOp03 bestand geconverteerd en verrijkt met SEPA gegevens. Dit bestand kun u nu doorsturen naar uw bank. Dit kan via uw gebruikelijke bank kanaal op precies dezelfde wijze die u tot nu toe gewend bent.

6.1

Het SEPA betalingsbestand downloaden

Volg de volgende stappen om het PAIN.008-‐bestand SEPA te downloaden, zodat u deze kunt doorsturen naar de bank. 1. Selecteer in het tabblad [Verrichtingen] de optie “Zoek betalingsbestand” (Geef een datumbereik op of kies ervoor om alle bestanden te zoeken).

2.

U ziet het bestand in de lijst zie hieronder. Het Juiste bestand is het bestand met in de naam Filtered. Wanneer u met de muis over de bestandsnamen beweegt ziet u de volledige naam (zie hieronder).

3.

Klik op “bekijken” de keuzeoptie ‘Download Pain008’ verschijnt nu in het


Pagina 22 van 40

menu links.

4.

5. 6.

Klik op PAIN008 DOWNLOADEN in het linker scherm.

Afhankelijk van uw browser verschijnt er een pop-‐upvenster of wordt het bestand afgebeeld onderaan uw scherm. Het bestand is nu gedownload.

N.B.

Het is aan u om te zorgen dat alle bestanden op tijd bij de bank worden aangeleverd, zodat deze op juiste wijze verwerkt kunnen worden.

Eventueel kunt u de incasso’s eerst nog controleren, voordat u ze gaat downloaden.

U klikt dan op [Betalingen bekijken].


Pagina 23 van 40

U krijgt nu een overzicht van de incasso’s die in de PAIN008 zijn opgenomen.


Pagina 24 van 40

7 VERZAMELBETALINGEN INVOEREN (STAP 7)

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke wijze u de verzamelbetalingen kunt verwerken van ClieOp03 naar het SEPA betalingsbestand (PAIN001)

7.1 1.

2.

ClieOp03 Verzamelbestand invoeren Nadat u ben ingelogd klikt u op de Tab [verrichtingen]

U kiest voor ‘Verzamelbetalingen uploaden’. U krijgt nu het volgende scherm.

3. Bestandsformaat Clieop03 (standaard; als deze er niet staat kunt u deze kiezen met het pijltje) 4. Klik op [Choose File] u zit nu uw Windows folders, ga naar de map waar uw ClieOp03 verzamelbetalingen bestand staat, kies de juiste. 5. Klik op [Uploaden] !! LET OP!! Uw ClieOp03 bestand moet aan de volgende voorwaarden voldoen! • Gebruik alleen alfanumerieke tekens. • Een bestandsnaam mag maximaal 20 tekens bevatten. • De bestandsnaam mag geen spaties bevatten. • Gebruik voor een onderbreking in de bestandsnaam een underscore (liggend streepje). • Het ClieOp03 bestand moet een .TXT formaat zijn. • Het ClieOp03 bestand moet een datum in de toekomst hebben.


Pagina 25 van 40

U ziet na het uploaden het volgende scherm:

Het bovenstaande scherm ververst niet automatisch.

6. U kunt nu “ betalingsbestand zoeken” klikken. U krijgt een scherm om uw zoekopties aan te geven. De belangrijkste is “Type Bestand” a. Kies bij Type bestand: ‘Verzamelbetalingen’ b. Klik op [Zoeken] Het kan een paar minuten duren voordat het bestand zichtbaar is. Het systeem bevat een controle op dubbele bestanden die ervoor zorgt dat hetzelfde bestand niet meer dan één keer wordt geïmporteerd. 7.

Het bestand kan drie verschillende statuswaarden hebben: Voltooid*

Dit betekent dat alle incasso’s zijn toegevoegd aan het PAIN.001-‐bestand.

Voltooid met fouten* Dit betekent dat sommige incasso’s zijn toegevoegd aan het PAIN.001-‐bestand en andere niet omdat deze fouten bevatten. Afgewezen*

Het bestand is volledig afgewezen.

* Hoe om te gaan met “fouten” zie hoofdstuk 9


Pagina 26 van 40

Email notificatie U krijgt automatisch een email wanneer uw ClieOp03 bestand is geconverteerd naar een PAIN001; met hierin de juiste bestandsnaam. De email wordt verstuurd naar het emailadres dat u heeft opgegeven, op het registratieformulier. Hieronder treft u een voorbeeld van een notificatie email: Geachte klant, Uw SEPA betalingsbestand is gegenereerd en is klaar om te downloaden. De bestandsnaam is: OCX_101_500005_BELG_20131101104751_500057_pain.008.generic_filtered.xml. Volg onderstaande stappen om dit bestand te downloaden zodat u het daarna naar uw bank kunt versturen. 8

In het tabblad ‘Verrichtingen’ selecteert u: ‘Betalingsbestand zoeken’. U kunt in het ‘Vanaf datum uploaden’ en in het ‘Tot-datum uploaden’ veld de datum van vandaag invoeren om alleen de bestanden te zien die vandaag gecreëerd zijn. 9 Klik op ‘zoeken’. 10 Een of meerdere bestanden zijn zichtbaar zijn in de onderste helft van het scherm. 11 Selecteer het gewenste bestand (zie de uitleg hieronder) en selecteer daarna de ‘View’ optie die links naast het bestand wordt weergegeven. Een bestand kan in verschillende stadia verkeren: Alleen een bestand met de status “Voltooid” kan naar de bank worden gestuurd. 12 ‘Download PAIN.001’ is nu zichtbaar in het menu aan de linkerkant van het scherm. Klik deze optie om het downloadproces te starten. 13 Afhankelijk van welke browser u gebruikt, zult u een pop-up venster zien of het bestand is zichtbaar onderin Uw scherm. 14 Het bestand is nu gedownload.

Het bestand kunt u nu naar uw bank versturen via het met de bank overeengekomen kanaal. Uw bank zal een uiterste tijd van inleveren voor uw betalingsbestanden hebben vastgesteld. U dient er zelf voor zorg te dragen dat het bestand op tijd bij de bank is aangeleverd. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het hoofdstuk “Download pain.001” in de gebruikershandleiding.


Pagina 27 van 40

In het scherm wordt in de omschrijving de volledige bestandsnaam weergegeven. Let Op! De bestandsnaam van uw ClieOp03 is aangevuld met de interne verwijzing van de Sepa Conversie Tool. Wanneer u met uw muis over de bestandsnamen beweegt ziet u de volledige bestandsnaam (zie hierboven). In dit voorbeeld is dat de tweede in de lijst. Wanneer u op ‘Bekijken’ klikt kunt u de details bekijken. Het Pain001 bestand:

De door de SEPA Conversie Tool gegenereerde SEPA Verzamelbetalingen bestand PAIN001. In de bestandsnaam is Filtered opgenomen. In Hoofdstuk 8 lichten we toe hoe u deze kunt downloaden.


Pagina 28 van 40

7.2

Handmatige invoer van Verzamelbetalingen

Naast het opvoeren van een ClieOp03 verzamelbestand om verzamelbetalingen uit te voeren heeft u ook de mogelijkheid om deze handmatig op te voeren. 7.2.1

Opvoeren Crediteur

1. In het Hoofdmenu kiest u voor de Tab [Verzamelbetalingen] u krijgt dan het volgende scherm.

2. Kies in het linker menu voor “Begunstigde Toevoegen”. 3. Vul de gegevens van de Crediteur (Begunstigde) in de velden met een * zijn verplicht. 4. Bij “Gegevens rekening” vult u of het huidige rekening nummer in of de IBAN. (De Sepa Conversie Tool converteert automatisch het rekeningnummer naar het correcte IBAN formaat) 5. Klik op [Opslaan] of [Afsluiten] De Crediteur is toegevoegd aan het “Begunstigen bestand”.


Pagina 29 van 40

7.2.2

Opvoeren Betalingen

1.

Nadat u de crediteurengegevens heeft ingevoerd kiest vervolgens voor “Enkele betaling toevoegen” in het linker menu.

2. 3. 4. 5. 6.

Uw bankrekeningnummer wordt weergegeven als “Verstrekkerrekening” indien deze niet verschijnt kunt u deze kiezen door middel van het pijltje. Kies de uitvoeringsdatum. Vul het bedrag en de overige detailgegevens in. Klik op [Opslaan]. De ingevoerde betaling zal op de juiste datum worden opgenomen in het SEPA betalingsbestand (PAIN001), die u via uw gebruikelijke kanalen naar uw bank kunt sturen.


Pagina 30 van 40

8 DOWNLOAD SEPA VERZAMELBETALINGEN BESTAND (PAIN001) (STAP 8) U kunt nu het SEPA betalingsbestand voor uw verzamelbetalingen (PAIN001) downloaden. In dit bestand zijn de gegevens vanuit uw ClieOp03 bestand geconverteerd en verrijkt met SEPA gegevens. Dit bestand kun u nu doorsturen naar uw bank. Dit kan via uw gebruikelijke bank kanaal op precies dezelfde wijze die u tot nu toe gewend bent.

8.1

Het SEPA betalingsbestand downloaden

1. 2. 3. 4. 5.

Kies tab [Verrichtingen]. Klik op “Betalingsbestand” zoeken. Klik bij “Status bestand” op [Voltooid]. Kies voor Verzamelbetalingen. Klik op [Zoeken].


Pagina 31 van 40

6. 7.

8. 9.

Kies het bestand met Filtered in de naam. Klik op “Bekijken”.

Klik in het menu aan de linkerkant op [PAIN001 downloaden]. Nadat u deze gedownload heeft dient u deze via het normale kanaal aan uw bank te versturen.

N.B.

Het is aan u om te zorgen dat alle bestanden op tijd bij de bank worden aangeleverd, zodat deze op juiste wijze verwerkt kunnen worden.


Pagina 32 van 40

9

HOE OM TE GAAN MET FOUTMELDINGEN

Wanneer uw ClieOp03 bestand is ge-‐upload dan zal het bestand worden weergegeven als “In wachtrij”, “Voltooid” of “Voltooid met fouten”. Indien deze is “Verworpen” of “Voltooid met fouten” dan wordt er een redencode getoond (zie hieronder).

Wanneer u met uw muis over de redencode gaat wordt er een verdere uitleg gegeven:


Pagina 33 van 40

Eventueel kunt dan op “Bekijken” klikken voor nadere specificatie per transactie. U ziet dan het volgende scherm:

Klik op bekijken: U ziet dan het volgende scherm:

Wanneer u weer met de muis over de ‘Reden verwerping’ bij de transactie regel gaat krijgt u een uitleg van deze specifieke code. Een uitgebreid overzicht van alle foutcodes vindt u in Hoofdstuk 11.


Pagina 34 van 40

10 CONTACTGEGEVENS VOOR SENTENIAL 10.1 Onboarding Tijdens het onboardingproces worden al uw vragen in behandeling genomen door de onboardingdesk op: * [email protected] (+31 (20) 794 6688 Het onboardingproces betreft de periode vanaf het moment dat u zich registreert bij Origix Corporate Lite tot het moment dat u uw eerste PAIN bestand naar de bank stuurt. Vanaf dat moment wordt u als operationeel beschouwd.

10.2 Klantenondersteuning Voor operationele klanten kunnen alle ondersteuningsaanvragen en informatieverzoeken worden ingediend bij het de Customer Support Desk. Deze kunt u bereiken via: *[email protected] (+31 (20) 794 6688 Reguliere kantooruren 09:00 – 17:30, maandag tot en met vrijdag met uitzondering van nationale vrije dagen. Alle informatieverzoeken en incidenten moeten worden voorgelegd aan de Customer Support Desk.

10.3 Onderhoudsuren Buiten reguliere kantooruren op werkdagen en in het weekend worden er van tijd tot tijd onderhoudswerkzaamheden ingepland. Klanten worden hiervan vooraf in kennis gesteld.


Pagina 35 van 40

11 OVERZICHT FOUTMELDINGEN

Foutcodes tijdens het valideren van rekeningen AC001 De gegevens van de debiteurrekening zijn ongeldig. AC002 De BIC1 van de verstrekker is niet bereikbaar voor SEPA2-‐AI3’s. AC003 De verstrekkerrekening waarnaar wordt verwezen in het bestand bestaat niet in het systeem. Zorg ervoor dat de verstrekkerrekening is toegevoegd aan het verstrekkersysteem. AC004 De gegevens van de inningsrekening komen niet overeen met de machtiging.

Foutcodes tijdens statische validatie ST001 Alle items in het geïmporteerde bestand zijn verworpen. Er was een probleem met het bestandsformaat en daardoor kon het bestand niet worden gelezen. Zorg ervoor dat het bestand overeenkomt met het gespecificeerde formaat en geen ongeldige karakters bevat. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. ST002 Het bestand kan niet worden gekoppeld aan het vereiste formaat. ER001 Alle items zijn verworpen. ER002 De bestandsextensie is ongeldig.

Validatiecodes tijdens statusupdates UP001 De originele bulk-‐ID waarnaar wordt verwezen in de statusupdate kon niet worden gevonden. UP002 De betaling waarnaar wordt verwezen in de statusupdate kon niet worden gevonden. UP003 Er is een ongeldige originele groepsstatus gegenereerd uit een rekeningstatusrapport. UP004 Er is een ongeldige originele betalingsinformatiestatus gegenereerd uit een rekeningstatusrapport. 1 Bank Identifier Code (bankidentificatiecode) 2 Single Euro Payments Area (gemeenschappelijke eurobetalingsruimte) 3 Automatische incasso (een overeengekomen bedrag dat op verzoek door een verstrekker van een bankrekening van een klant wordt gehaald; bedragen en datums kunnen per betaling verschillen


Pagina 36 van 40

Foutcodes tijdens het valideren van machtigingen MN001 Er bestaat een machtiging in het systeem met de gespecificeerde SEPA-‐machtigings-‐ ID. Deze ID moet uniek zijn voor een verstrekker. MN002 Er bestaat een machtiging in het systeem met de gespecificeerde nationale machtigings-‐ID. Deze ID moet uniek zijn voor een verstrekker. MN003 De nationale machtigings-‐ID ontbreekt. MN004 De status van de machtiging waarnaar wordt verwezen in het bestand is ongeldig. MN005 De taal of de adresgegevens van de debiteur ontbreken. Deze moeten worden opgegeven als de beheerdienst machtiging toevoegen wordt gebruikt. MN006 De taal of de adresgegevens van de debiteur ontbreken. Deze moeten worden opgegeven als de beheerdienst machtiging bewerken wordt gebruikt. MN007 De taal of de adresgegevens van de debiteur ontbreken. Deze moeten worden opgegeven als de beheerdienst machtiging migreren wordt gebruikt. MN008 De taal of de adresgegevens van de debiteur ontbreken. Deze moeten worden opgegeven als de brievendienst wordt gebruikt. MN009 De ID van het nationale crediteursysteem moet ingevuld zijn voor de migrerende machtiging. MN010 De taal of de adresgegevens van de debiteur ontbreken. Deze moeten worden opgegeven als de papierbeheerdienst wordt gebruikt. MN011 De ID van de machtiging waarnaar wordt verwezen in het bestand bestaat niet in het systeem. MN012 Het land van het adres van de debiteur is verplicht als het adres van de debiteur is opgegeven. MN013 De ID van het SEPA-‐crediteursysteem bestaat niet voor het gekozen systeem. MN014 Er kan geen tweede betaling aan een eenmalige machtiging worden toegevoegd. MN015 Het IBAN1 van de debiteur ontbreekt. MN016 Het IBAN van de debiteur is onleesbaar. MN017 De lengte van het IBAN van de debiteur is ongeldig. MN018 De locatie van de ondertekening ontbreekt. MN019 De locatie van de ondertekening is onleesbaar. MN020 De datum van de ondertekening ontbreekt. MN021 De datum van de ondertekening is onleesbaar. MN022 De datum van de ondertekening is een datum in de toekomst. MN023 De naam van de debiteur ontbreekt. MN024 De naam van de debiteur is onleesbaar. MN025 De traceer-‐ID van het document ontbreekt. MN026 De batchnaam ontbreekt. MN027 De naam van de afbeelding ontbreekt. MN028 De referentie van het verstrekkersysteem ontbreekt. MN029 De referentie van de verstrekkerrekening ontbreekt. MN030 De ID van het crediteursysteem ontbreekt. MN031 Het type machtiging is ongeldig. MN032 De machtigingsverrichting is ongeldig. MN033 Het type document ontbreekt. MN034 De versie van het bestandsformaat ontbreekt. MN035 De versie van het bestandsformaat is ongeldig. MN036 De BIC van de debiteur ontbreekt. MN037 De BIC van de debiteur is onleesbaar. MN038 Het type machtigingssysteem ontbreekt. MN039 De opgegeven machtiging is onleesbaar.


Pagina 37 van 40

MN040 De machtiging is niet ondertekend. MN041 De foutcode is ongeldig. MN042 Adresregel 1 is onleesbaar. MN043 Adresregel 2 is onleesbaar. MN044 Het land van de debiteur is onleesbaar. MN045 Het type machtiging ontbreekt. MN046 De ID van de SEPA-‐machtiging bevat ongeldige karakters. MN048 Het IBAN van de verstrekker ontbreekt. MN049 Het formaat van het rekeningnummer van de verstrekker is ongeldig. MN050 De lengte van het IBAN van de debiteur is ongeldig. MN051 Het formaat van het IBAN van de debiteur is ongeldig. MN052 Het formaat van de ID van de nationale machtiging is ongeldig. MN053 Het formaat van de ID van de nationale machtiging is ongeldig. MN054 De naam van de debiteur ontbreekt. MN055 Het formaat van de BIC van de rekening van de debiteur is ongeldig. MN056 De naam van de verstrekker is onleesbaar. MN057 De ID van het crediteursysteem is onleesbaar. MN058 Adresregel 1 is onleesbaar. MN059 Adresregel 2 is onleesbaar. MN060 Het land van de verstrekker is onleesbaar. MN063 De BIC van de verstrekker is onleesbaar. MN064 Het formaat van de BIC van de verstrekker is ongeldig. MN066 Het formaat voor ‘Met betrekking tot contract’ is ongeldig. MN067 De uitgavedatum is niet in het ISO-‐formaat. MN068 Het e-‐mailadres van de debiteur is niet goed gevormd. MN069 Het telefoonnummer van de debiteur is niet goed gevormd. MN070 Het mobiele nummer van de debiteur is niet goed gevormd. MN071 De lengte van de ID van de nationale machtiging is ongeldig. MN072 De ID van de nationale machtiging ontbreekt. MN073 Het type machtiging is ongeldig. MN074 Deze taal wordt niet ondersteund. MN075 De postcode van de debiteur is onleesbaar. MN076 De stad van de debiteur is onleesbaar. MN077 De taalwaarde is ongeldig. MN078 De ID van het crediteursysteem is ongeldig. MN079 Het formaat van de ID van het nationale crediteursysteem is ongeldig. MN080 De ID voor ‘Met betrekking tot contract’ ontbreekt. MN081 De ID van de SEPA-‐machtiging ontbreekt. MN082 Deze taal wordt niet ondersteund door de verstrekker. MN083 Het type machtigingsverrichting is onduidelijk op de papieren machtiging


Pagina 38 van 40

Foutcodes tijdens het valideren van Verzamelbetalingen CT001 Voer een geldige uitvoeringsdatum in. CT002 De uitvoeringsdatum ligt in het verleden. CT003 De uitvoeringsdatum is vandaag en de afsluittijd is verstreken. Kies een datum in de toekomst. CT004 Het bedrag van de betaling is ongeldig. CT005 Ongeldig karakter in de betalingsreferentie. CT006 De betalingsreferentie is te lang. CT007 Ongeldig karakter in de overboekingsinformatie. CT008 De overboekingsinformatie is te lang. CT009 De betalingsreferentie bestaat al voor deze verstrekker. CT010 De BIC van de begunstigde is niet bereikbaar voor SEPA-‐krediettransfers. CT011 De opgegeven verstrekkerrekening bestaat niet in de verstrekkerinstellingen. CT012 De gegevens van de rekening van de begunstigde zijn ongeldig. CT013 Het totale aantal transacties in het bestand komt niet overeen met de checksum van het bestand. CT014 De som van alle CT1-‐bedragen in het bestand komt niet overeen met de bestandscontrole. CT015 Het totale aantal transacties in de batch komt niet overeen met de batchcontrole. CT016 De som van alle CT-‐bedragen in de batch komt niet overeen met de checksum van de batch. CT017 Ongeldig karakter in de betalingsreferentie. CT018 Het veld ‘Land rekening begunstigde’ is vereist als de gegevens van de nationale rekening van de begunstigde opgegeven zijn. CT019 Het land van de begunstigde moet worden opgegeven als een veld voor het adres van de begunstigde opgegeven is. CT020 Het telefoonnummer van de begunstigde is niet goed gevormd. CT021 Het mobiele nummer van de begunstigde is niet goed gevormd. CT022 Het formaat van het e-‐mailadres van de begunstigde is ongeldig. CT023 De CT-‐begunstigde bestaat niet in de verstrekkerinstellingen. CT024 De ongestructureerde overboekingsinformatie overschrijdt 140 karakters. CT025 De lengte van het e-‐mailadres van de begunstigde is ongeldig. CT026 De lengte van het telefoonnummer van de begunstigde is ongeldig. CT027 De lengte van het mobiele nummer van de begunstigde is ongeldig. CT028 De lengte van de staat/provincie van het adres van de begunstigde is ongeldig. CT029 De lengte van de stad van het adres van de begunstigde is ongeldig. CT030 De lengte van de postcode van het adres van de begunstigde is ongeldig. CT031 De lengte van het land van het adres van de begunstigde is ongeldig. CT032 De lengte van adresregel 1 van de begunstigde is ongeldig. CT033 De lengte van adresregel 2 van de begunstigde is ongeldig. CT034 De lengte van de doelomschrijving is ongeldig. CT035 De naam van de begunstigde is vereist. CT036 De lengte van de naam van de begunstigde is ongeldig. CT037 Het IBAN van de begunstigde moet uniek zijn per verstrekker.


Pagina 39 van 40

Foutcodes tijdens het valideren van automatische incasso’s DD001 De machtiging waarnaar wordt verwezen in het betalingsbestand bestaat niet. DD002 De opgegeven ID van de SEPA-‐machtiging en de ID van de nationale machtiging komen niet overeen met een bestaande machtiging. DD003 De aangevraagde inningsdatum voor de transactie is ongeldig. DD004 De gegevenscode op de betaling moet het systeem waaraan de betaling wordt toegevoegd weerspiegelen (80 of 90 voor Core, 70 voor B2B). DD005 Het betalingssysteem waarnaar wordt verwezen in de betaling komt niet overeen met het betalingssysteem voor de machtiging. Zorg ervoor dat zowel de betaling als de machtiging zijn toegevoegd aan hetzelfde systeem DD006 Het aantal transacties in de batch is niet correct. DD007 De som van de transacties in de batch is niet correct. DD008 De som van de rekeningnummers in de batch is niet correct. DD009 Het ClieOp03-‐bestand is gemarkeerd als dubbel. Het systeem ondersteunt geen dubbele bestanden. DD010 De bestandsreferentie in het bestand is niet uniek. DD011 Dubbel bestand. DD012 Het aantal transacties in de trailer is niet correct. DD013 De som van de transacties in de trailer is niet correct. DD014 De som van de referentie-‐ID’s in de trailer is niet correct. DD015 Het aantal terugboekingen in de trailer is niet correct. DD016 De som van de terugboekingen in de trailer is niet correct. DD017 De som van de ID’s van de terugboekingen in de trailer is niet correct. DD018 De transactie is gemarkeerd als een terugboeking, hetgeen momenteel niet wordt ondersteund. DD019 Het systeem gekozen op de gebruikersinterface moet overeenkomen met het type bestandssysteem. DD020 Elke betaling in een Spaans CSB 058-‐bestand moet een individueel item type 6 bevatten. DD021 De verstrekkerrekening waarnaar wordt verwezen in het betalingsbestand bestaat niet in het systeem. Zorg ervoor dat de verstrekkerrekening is toegevoegd aan het verstrekkersysteem alvorens een betaling toe te voegen. DD022 De verstrekkerrekening waarnaar wordt verwezen in het bestand is ongeldig. Zorg ervoor dat de rekening is toegevoegd aan het verstrekkersysteem alvorens een betaling toe te voegen. DD023 De ID van de nationale of SEPA-‐machtiging moet worden opgegeven. DD024 De rekening van de debiteur waarnaar wordt verwezen in het betalingsbestand bestaat voor geen enkele machtiging in het uploadsysteem. DD025 De redencode voor het bijwerken van de bankstatus is niet beschikbaar. DD026 Het transactiebedrag is ongeldig. DD027 De ID End to End in het bestand is niet uniek. DD028 De betalingsreferentie is ongeldig. DD029 Dubbele betalingsreferentie.


Pagina 40 van 40

Gebruikershandleiding. SEPA Conversie Tool Origix Corporate Lite v.1.0

Recommend Documents