Gebruikershandleiding GO app 1.8

Gebruikershandleiding GO| app 1.8 Voor raad, staten en bestuur

GemeenteOplossingen © 2012

1

GO| app 1.8

Nieuw in deze versie Vanaf versie 1.8 beschikt de GO| app over de mogelijkheid om notities te delen met andere gebruikers binnen de app. Tevens is de functie ‘Mijn Documenten’ uitgebreid met een mappenstructuur welke u zelf kunt beheren. Daarnaast zijn diverse verbeteringen doorgevoerd. Een compleet overzicht van verbeterde en nieuwe functionaliteit vindt u in de ‘Releasenotes GO| app 1.8’. Deze handleiding is vraaggestuurd: hij geeft u antwoord op een selectie van veel gestelde vragen. Aanpassingen die in deze handleiding zijn gemaakt ten opzichte van de vorige versie zijn gemarkeerd met een rode lijn aan de linkerzijde van de tekst.


2

GO| app 1.8

Inhoud 1.

De app reageert niet meer, wat nu? ................................................................................................ 5

2.

Hoe vind ik een vergadering? .......................................................................................................... 5 ·

Startpagina .................................................................................................................................. 5

·

Hoofdmenu.................................................................................................................................. 5

·

Zoekfunctie .................................................................................................................................. 5

3.

Hoe filter ik mijn zoekresultaten? ................................................................................................... 5

4.

Hoe download ik een document/bijlage? ....................................................................................... 6 ·

Hoe download ik een selectie?.................................................................................................... 6

·

Hoe kan ik ‘Mijn Documenten’ opslaan?..................................................................................... 6

5.

Voor wie is de inlog mogelijkheid? .................................................................................................. 6

6.

Wat is een notificatie? ..................................................................................................................... 6

7.

Hoe bewaar ik een document(en) op mijn iPad? ............................................................................ 6

8.

Hoe beheer ik mappen in ‘Mijn Documenten’? .............................................................................. 7 ·

Navigeren door de mappenstructuur .......................................................................................... 7

·

Een nieuwe map aanmaken ........................................................................................................ 7

·

Wijzig de naam van een map ...................................................................................................... 7

·

Verwijderen van een map............................................................................................................ 8

9.

Hoe verplaats ik een document naar een andere map in ‘Mijn Documenten’? ............................. 8

10.

Hoe kan ik documenten verwijderen uit ‘Mijn Documenten’? ................................................... 8

11.

Hoe plaats ik een notitie in een document? ............................................................................... 8

12.

Hoe verplaats ik een notitie in een document? .......................................................................... 8

13.

Hoe ik een regel(s) in een document markeren? ........................................................................ 8

14.

Hoe deel ik mijn gemaakte notities met andere gebruikers?...................................................... 9


3

GO| app 1.8

15.

Hoe bekijk ik gedeelde notities?.................................................................................................. 9

16.

Krijg ik bericht wanneer iemand notities met mij deelt? ............................................................ 9

17.

Wanneer krijg ik bericht van met mij gedeelde notities?............................................................ 9

18.

Moet ik handmatig een backup maken van ‘Mijn Documenten’? ............................................. 9

19.

Tijdens de backup / synchronisatie krijg een melding: documenten limit bereikt ................... 10

20.

Waarom wordt er een offline icoon getoond bij een document in mijn documenten? ........... 10

21.

Hoe verwijder ik al mijn gegevens van de app? ........................................................................ 10

22.

Kan ik de kleur van mijn notities aanpassen voor derden? ....................................................... 11

23.

Kan ik mijn wachtwoord wijzigen? ............................................................................................ 11

24.

Alleen ‘Mijn Documenten’ is beschikbaar? ............................................................................... 11

25.

Hoe bekijk ik een magazine (artikel)? (optie: Abonnement RaadsledenNieuws) ..................... 11

26.

Kan ik een artikel opzoeken binnen een magazine? (optie) ...................................................... 11

27.

Wanneer ik een magazine bekijk, missen er menu-items? (optie) ........................................... 11

28.

Hoe vind ik documenten met een bepaald onderwerp? .......................................................... 12

Beheerders sectie .................................................................................................................................. 13 1.

Inschakelen “Delen met” ............................................................................................................... 13 ·

RIS/BIS gebruikers beheer ......................................................................................................... 13

·

Module Medewerkers ............................................................................................................... 16

·

Inrichten fracties........................................................................................................................ 17

·

Delen met .................................................................................................................................. 20


4

GO| app 1.8

Meest gestelde vragen en antwoorden 1. De app reageert niet meer, wat nu? Wanneer de app vastloopt kunt u deze afsluiten door eenmaal op de ronde toets op uw ipad te klikken. Hiermee sluit de app. Toch blijft de app nog op de achtergrond draaien. Wanneer u nu tweemaal achter elkaar op de ronde toets klikt. Opent een paneel waarin alle actieve apps staan. Dit zijn apps die op de achtergrond nog ‘aan staan’. Wanneer u bijvoorbeeld u mail app nog open heeft staan zal deze ook in deze lijst staan. Selecteer nu twee seconden de app, deze zal een rood min-teken tonen. Wanneer u op dit min-teken tikt zal de app geheel worden afgesloten.

2. Hoe vind ik een vergadering? Een vergadering kunt u op verschillende manieren benaderen.

· Startpagina Op de startpagina worden twee kolommen getoond met daarin de laatste vergaderingen en de komende vergaderingen. In het overzicht kun u de gewenste vergadering aantikken. Tik op het home-icoon onder in het beeld om de startpagina te tonen.

· Hoofdmenu Tik op het vergaderingen-icoon onder in het beeld om de kalender met vergaderingen te openen. De dag van vandaag is met een oranje kleur gearceerd. Navigeer met de zwarte knoppen boven de agenda naar de gewenste datum. U kunt een keuze maken uit; maand en jaar. Tevens kunt u met behulp van de vorige- en volgende-knop de kalender 1 maand verschuiven. Tik op de gewenste vergadering om deze te tonen.

· Zoekfunctie Tik onder in beeld op het icoon zoeken. Om de uitgebreide zoekfunctionaliteit te tonen. Vul de gewenste zoekterm in het invoerveld. Tik vervolgens op de return knop op uw toetsenbord. De resultaten van uw zoekopdracht worden als een lijst getoond. Tik op het gewenste resultaat om deze te openen.

3. Hoe filter ik mijn zoekresultaten? Indien uw zoekopdracht te veel resultaten oplevert kun u door middel van de beschikbare filters deze verfijnen. De filters worden onder het invoerveld getoond. Tik het gewenste filter aan, het zoekresultaat zal gelijk aangepast worden.


5

GO| app 1.8

4. Hoe download ik een document/bijlage? Indien er aan een agenda documenten zijn gekoppeld worden deze getoond in een lijst vorm. De weergave toont de titel van het document met daarvoor het soort document en de grootte. Tik op de titel om het document te openen / downloaden.

· Hoe download ik een selectie? Tik het vinkje naast de gewenste documenten aan. Tik nu op de ‘Genereer documentbundel’ knop. De documentbundel wordt in een nieuw venster getoond. Tik op de titel om het document te openen / downloaden.

· Hoe kan ik ‘Mijn Documenten’ opslaan? Er zijn verschillende acties waarbij de documenten opgeslagen worden op uw iPad. Optie 1: Open het document door op het document te tikken. Kies voor de optie bewerken. Het document wordt geopend en is automatisch toegevoegd aan ‘Mijn Documenten’. Optie 2: Binnen de een vergadering tik u boven in de applicatie op de download-knop. De volgende opties zijn hier beschikbaar: ‘Download alle geselecteerde documenten’ of ‘alle documenten’. Optie 3: Genereer een documentbundel, open vervolgens het document in bewerkingsmodus. Info: Het opslaan van documenten is alleen mogelijk wanneer de module ‘Mijn Documenten’ beschikbaar is. U moet hiervoor ingelogd zijn.

5. Voor wie is de inlog mogelijkheid? De GO| app 1.8 kan zowel openbare als besloten documenten tonen. Raadsleden, statenleden en/of bestuurders kunnen gebruik maken van de inlog functie zodat de vertrouwelijke documenten zichtbaar worden in de app.

6. Wat is een notificatie? Wanneer uw iPad is geregistreerd door de beheerder van de applicatie is het mogelijk om notificaties te ontvangen. Dit zijn korte tekstberichten verzonden door de beheerder.

7. Hoe bewaar ik een document(en) op mijn iPad? Indien er aan een agenda documenten zijn gekoppeld worden deze getoond in een lijst vorm. De weergave toont de titel van het document met daarvoor het soort document en de grootte. Tik op het vinkje voor de titel om het document te selecteren. Indien er meerdere documenten aanwezig zijn kunt u extra documenten selecteren.


6

GO| app 1.8

Tik op de knop ‘Download’ om de selectie naar uw iPad te downloaden. De knop geeft 2 keuze mogelijkheden: -

Alle geselecteerde documenten naar ‘Mijn Documenten’

-

Alle documenten naar ‘Mijn Documenten’

De documenten kunt u nu terug vinden in ‘Mijn Documenten’ (Alleen beschikbaar indien u ingelogd bent.) Info: U kunt om beveiligingsredenen maximaal 250 documenten opslaan op uw iPad. Wij raden u ten zeerste aan om uw offline bibliotheek regelmatig te legen. Dit komt zowel uw veiligheid als de snelheid van de App ten goede. NB. De optie om documenten offline te bewaren kan eventueel uitgeschakeld zijn.

8. Hoe beheer ik mappen in ‘Mijn Documenten’? Vanaf versie 1.8 is het scherm van ‘Mijn Documenten’ opgedeeld in twee kolommen. De linker kolom bevat de mappenstructuur, de rechter kolom toont de aanwezige bestanden in de huidige geselecteerde map. Wanneer u de module ‘Mijn Documenten’ opent start deze altijd in de hoofdmap. Dit is de map waarin standaard al uw documenten worden opgeslagen wanneer u deze download. De mogelijke acties worden in onderstaande tekst beschreven:

· Navigeren door de mappenstructuur De mappen worden in een boomstructuur getoond. U start altijd in de hoofdmap; dit is de map boven in de boomstructuur. Wanneer u op een map klikt zal deze worden geopend. De mappen met een groene pijl in het icoon bevatten sub-mappen; mappen met alleen een map als icoon bevatten geen sub-mappen. Om terug te navigeren naar de bovenliggende map tik u op de map boven in de lijst. Deze heeft de naam van de bovenliggende map.

· Een nieuwe map aanmaken Tik op de map waarin u een nieuwe map wilt plaatsen. Dit kan de hoofdmap zijn of een van de onderliggende mappen. Tik nu op de actie knop onderaan in de linker kolom genaamd ‘nieuw’. Dit opent een nieuw venster waarin de naam kan worden opgegeven. Tik vervolgens op de knop opslaan om de map aan te maken.

· Wijzig de naam van een map De naam van een map kunt u wijzigen door de map twee seconden te selecteren. Er verschijnt dan een nieuw menu waarin de knop ‘Naam wijzigen’ beschikbaar is. Met deze knop roept u het invoerveld aan waarin de naam kan worden gewijzigd. Tik op de knop opslaan om uw actie te voltooien.


7

GO| app 1.8

· Verwijderen van een map Een map kan worden verwijderd door de map twee seconden te selecteren. Dit roept een menu op waarin de knop ‘Verwijderen’ staat. Tik op de knop ‘Verwijderen’ en bevestig uw keuze door op de knop ‘Ja’ te tikken. Let op: Bestanden die zich bevinden binnen de te verwijderen map zullen ook verwijderd worden!

9. Hoe verplaats ik een document naar een andere map in ‘Mijn Documenten’? Selecteer de map waarin de documenten staan die u wilt verplaatsen. Klik vervolgens rechtsboven in de rechterkolom op de knop ‘Wijzig’. Dit voegt een extra kolom toe aan de bestanden lijst, met daarin select-boxen. Selecteer de bestanden die u wilt verplaatsen. De geselecteerde bestanden kunnen nu geplakt worden in een andere map. Navigeer naar de gewenste map via de boomstructuur in de linker kolom. Tik nu op de knop ‘Plakken’ rechtsboven in de rechterkolom. De bestanden worden nu verplaatst naar de nieuwe locatie.

10. Hoe kan ik documenten verwijderen uit ‘Mijn Documenten’? Documenten kunt u verwijderen door deze te selecteren. Tik hiervoor op de knop ‘Wijzig’ en selecteer de gewenste bestanden door een vinkje te zetten in de select-box achter het bestand. Klik vervolgens op de knop ‘Verwijder’ en ga akkoord door op de knop ‘Ja’ te tikken.

11. Hoe plaats ik een notitie in een document? Open het document in de bewerkingsmodus. Tik op het notitie-icoon in het menu aan de rechterkant. Tik vervolgens op de locatie waar u de notitie wilt plaatsen. De notitie wordt automatisch geopend en u kunt doormiddel van het toetsenbord tekst toevoegen. Het min-icoon kunt u aan tikken om de notitie te verbergen. Met behulp van het x-icoon kan een notitie verwijderd worden. Het aantal notities dat u kunt toevoegen aan een document is onbeperkt.

12. Hoe verplaats ik een notitie in een document? Tip op het notitie-icoon in het document. De tekst wordt nu getoond. Klik vervolgens nogmaals op de notitie en houd deze vast. U kunt nu de notitie verslepen.

13. Hoe ik een regel(s) in een document markeren? Open het document in de bewerkingsmodus. Tik op het markeericoon in het menu aan de rechterkant. Sleep nu over de gewenste regel(s). Indien de markering voltooid is kunt u de markeermodus verlaten door in het menu op het markeericoon te klikken.


8

GO| app 1.8

14. Hoe deel ik mijn gemaakte notities met andere gebruikers? Wanneer u een document bekijkt is boven in de balk een knop genaamd ‘Delen met’. Deze knop opent een selectie lijst van fracties. Wanneer u het vinkje selecteert achter een fractie zullen alle leden van deze fractie uw gedeelde notities te zien krijgen. Tevens kunt u de selectie verfijnen door op de fractienaam te tikken. Dit opent een lijst met namen die u ook kunt selecteren.

15. Hoe bekijk ik gedeelde notities? Wanneer er notities met u gedeeld zijn kunt u het document openen en door middel van het menu naast het document notities aan en uit zetten. Door op het icoon te tikken met daarin twee personen, zal er een lijst worden getoond met beschikbare notities. Deze lijst is weer opgedeeld in fracties en personen. Naast de naam wordt een vierkant getoond met de kleur van de notities. Wanneer de selectie lijst wordt gesloten worden de geselecteerde notities getoond.

16. Krijg ik bericht wanneer iemand notities met mij deelt? Wanneer een gebruiker notities met u deelt ontvangt u hiervan bericht in ‘Mijn Documenten’. In de linker kolom van ‘Mijn Documenten’ bevind zich een icoon genaamd ‘gedeeld’. Wanneer u hierop tikt opent in de rechterkolom een lijst met berichten. Wanneer u op een bericht tikt opent het document met de gedeelde notitie. U kunt zien of er nieuwe berichten zijn doordat er bij het icoon ‘gedeeld’ een gekleurd bolletje komt. In de lijst met berichten zal ook een bolletje verschijnen bij de nieuwe berichten.

17. Wanneer krijg ik bericht van met mij gedeelde notities? Er zijn een aantal momenten waarop u een bericht krijgt over notities die met u gedeeld zijn. Zodra een gebruiker een notitie in een document maakt, deze vervolgens met u deelt en met de ‘Terug’knop weer naar het begin van ‘Mijn Documenten’ gaat zal u hiervan een bericht ontvangen. Tevens zal u een bericht ontvangen wanneer een gebruiker aan het annoteren is en vervolgens alle documenten sluit.

18. Moet ik handmatig een backup maken van ‘Mijn Documenten’? Van de documenten op uw iPad worden automatisch backups van gemaakt naar de backupserver. Dit proces kan alleen uitgevoerd worden indien er een internetverbinding aanwezig is. In de menuoptie ‘Mijn Documenten’ is het mogelijk handmatig een backup te starten. Tik hiervoor op de knop ‘backup’ binnen ‘Mijn Documenten’. Binnen het menu-item ‘Instellingen’ kunt u aangeven of de app automatisch uw gegevens moet synchroniseren naar de backupserver. Standaard is deze optie altijd geactiveerd.


9

GO| app 1.8

19. Tijdens de backup / synchronisatie krijg een melding: documenten limit bereikt Deze melding (Figuur 2) wordt getoond omdat er op de server documenten aanwezig zijn die nog niet op uw iPad staan. Onderaan de melding staan twee knoppen, Server documenten verwijderen en de knop ‘documenten beheren’, wanneer u hierop klikt keert u terug naar mijn documenten. Verwijder bestanden die u niet meer nodig heeft. Klik nu op het backup icoon (Figuur 1) om de synchronisatie nogmaals te starten.

Figuur 1 backup icoon

Figuur 2 document limit alert

20. Waarom wordt er een offline icoon getoond bij een document in mijn documenten? Het icoon (Figuur 3) geeft aan dat het bestand niet gesynchroniseerd wordt met raadsinformatie en alleen beschikbaar is op uw iPad. Het document wordt niet gesynchroniseerd omdat deze verwijderd is in raadsinformatie. Let op: Notities die met u gedeeld zijn worden niet meer getoond in offline documenten.

Figuur 3 offline document icoon

21. Hoe verwijder ik al mijn gegevens van de app? Uw documenten zijn gekoppeld aan uw inloggegevens en uw iPad. Indien u de gegevens op uw iPad wilt verwijderen, omdat u bijvoorbeeld een andere iPad gaat gebruiken, tikt u op de knop ‘Instellingen’. Scroll naar het kopje ‘Data’. Hier vindt u de knop ‘Ontkoppelen’. Tik op de knop en bevestig uw verzoek. Uw documenten blijven bewaard op de backup server; wanneer u zich weer aanmeldt met een nieuwe iPad en uw bestaande inloggegevens zullen de documenten automatisch naar uw iPad gekopieerd worden.


10

GO| app 1.8

22. Kan ik de kleur van mijn notities aanpassen voor derden? Tik in het menu op de knop ‘Instellingen’. Onder de rubriek algemeen bevind zich de optie ‘kleur eigen notities derden’. De kleur die hierachter wordt getoond is op dit moment de standaard kleur die u notities hebben in documenten van derden. Tik op de gewenste kleur om een nieuwe kleur te selecteren.

23. Kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Tik in het menu op de knop ‘Instellingen’ en geef uw huidige wachtwoord op en tweemaal uw nieuwe wachtwoord. Tik op de knop ‘Wijzigen’ om de actie te voltooien.

24. Alleen ‘Mijn Documenten’ is beschikbaar? Dit betekent waarschijnlijk dat er geen verbinding met het internet beschikbaar is. Controleer of uw verbinding actief is. Wanneer de app weer een werkende verbinding detecteert zullen de overige opties weer beschikbaar zijn.

25. Hoe bekijk ik een magazine (artikel)? (optie: Abonnement RaadsledenNieuws) Tik in het menu op de knop ‘Mijn abonnementen’. Er verschijnt een overzicht van artikelen verdeeld in drie categorieën. Standaard worden er per categorie de 5 nieuwste berichten getoond. Tik op het artikel naar keuze of op de knop ‘toon alle berichten’. Dit opent een lijst met alle berichten in de bijbehorende categorie. Info: Deze vraag is van toepassing op de eMagazines abonnementenmodule

26. Kan ik een artikel opzoeken binnen een magazine? (optie) Open de categorie waarbinnen u wilt zoeken. Tik hiervoor op de knop ‘abonnementen’ in het hoofdmenu en vervolgens op de knop ‘toon alle berichten’ bij de gewenste categorie. Rechts bovenin beeld vindt u het zoekveld. Toets hierin uw zoekterm en tik op ‘ga’ of ‘enter’. De resultaten die worden getoond zijn de artikelen uit de gekozen categorie met hierin uw zoekterm. Info: Deze vraag is van toepassing op de eMagazines abonnementenmodule

27. Wanneer ik een magazine bekijk, missen er menu-items? (optie) De eMagazines abonnementenmodule werkt los van alle andere app menu items. Daarom worden alleen de menu items getoond van deze module. Met behulp van de home-knop keert u terug naar de overige app menu-items. Info: Deze vraag is van toepassing op de eMagazines abonnementenmodule


11

GO| app 1.8

28. Hoe vind ik documenten met een bepaald onderwerp? Met behulp van de documentonderwerpen-module worden documenten getoond op basis van onderwerpen en soort. Tik in het menu op de knop onderwerpen. In de linker kolom vindt u een menu waarin de verschillende soorten documenten te vinden zijn. Tik op het gewenste soort. In de rechterkolom toont de app de beschikbare document onderwerpen. U kunt uw keuze wijzigen door in de linker kolom een keuze te maken tussen het menu-item ‘nieuw’ of ‘archief’. In de rechterkolom is het mogelijk om het jaartal te wijzigen. Info: Deze vraag is van toepassing op de documentonderwerpen module


12

GO| app 1.8

· Delen met Stap 4, login op de GO| app Er kan nu een bestand geopend worden vanuit “Mijn Documenten” of vanuit een vergadering.

Klik op een bestand


20

GO| app 1.8

Links boven staat “delen met”

Notities kunnen gedeeld worden met hele fracties of gebruikers van een fractie.


21

GO| app 1.8

Vink een fractie aan, iedereen binnen de fractie krijgt nu een melding


22

GO| app 1.8

Of kies een fractielid(en), door op de factie te tikken en een of meerdere factieleden aan te vinken.


23

GO| app 1.8


24

GO| app 1.8

Tik op document sluiten of “alle documenten sluiten” om de notificatie te versturen

U gaat dan weer terug naar “Mijn documenten” Let op: indien een document gedeeld wordt zonder dat er notitie gemaakt is zal de persoon of fractie waarmee gedeeld is geen melding ontvangen (er is immers geen notitie) zodra alsnog een notitie toegevoegd wordt zal de persoon/fractie alsnog een melding krijgen.


25

GO| app 1.8

Notities


26

GO| app 1.8

Gebruikershandleiding GO app 1.8

Recommend Documents