Gebruikershandleiding Abakus

Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding Abakus Versie 4.3 Oktober 2010

Abakus B.V. Zonneoordlaan 17▪▪ 6718 TK Ede ▪ The Netherlands T (0318) 657825 ▪ F (0318) 657758 E [email protected] ▪ W www.abakus.nl

Gebruikershandleiding Abakus

Colofon De inhoud van Gebruikershandleiding Abakus is tot stand gekomen onder eindverantwoordelijkheid van het Abakus team. De auteursrechten van Gebruikershandleiding Abakus berusten bij Abakus B.V. te Ede (KvK nr. 09174040). Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op een andere wijze, noch in een gegevens-opzoeksysteem worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de houder van de copyrights. Het ter inzage geven van deze uitgave aan directe belanghebbenden is toegestaan. © april 2010

2


Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................3 1. Systeemeisen.................................................................................................................................5 2. Inloggen in Abakus ........................................................................................................................6 3. Uw persoonlijke instellingen .........................................................................................................7 4. Patiëntenlijst ..................................................................................................................................8 5. Patiënten toevoegen aan Abakus patiëntenlijst ..........................................................................9 5a. Vanuit uw declaratiepakket ....................................................................................................9 5b. Patiënten toevoegen in Abakus zelf .................................................................................... 12 5c. Patiënt uit het buitenland/patiënt zonder BSN toevoegen ................................................ 13 6. Patiëntengegevens bekijken/wijzigen....................................................................................... 14 6a. Nieuw wachtwoord opsturen naar patiënt .......................................................................... 14 6b. Verkeerd UIN ingevoerd bij patiënt...................................................................................... 14 7. EPD patiënt ................................................................................................................................. 16 7a.Wijzigen startdatum behandelepisode/zitting..................................................................... 18 7b. Behandelepisode/zitting verwijderen ................................................................................. 19 8. Zitting afsluiten ........................................................................................................................... 20 9. Gebruik van het journaal ............................................................................................................ 21 10. Gebruik van meetinstrumenten .............................................................................................. 22 10a. Meetinstrumenten toevoegen aan het dossier ................................................................ 22 10b. Meting afnemen ................................................................................................................. 23 10c. Datum veranderen meting ................................................................................................. 24 10d. Resultaat meting bekijken ................................................................................................. 25 11. Huiswerk klaarzetten in patiëntenomgeving .......................................................................... 27 12. Patiëntengedeelte .................................................................................................................... 28 13. Gegevens exporteren ............................................................................................................... 29 13a. Brief exporteren.................................................................................................................. 29 13b. Brief aanpassen en in Abakus opslaan ............................................................................ 30 13c. Brief versturen via ZorgMail ............................................................................................... 30 13d. Formulieren exporteren ..................................................................................................... 32 13e. Automatische spellingscontrole Abakus ........................................................................... 33 14. Patiëntbestanden ..................................................................................................................... 34 15. Statistieken ............................................................................................................................... 35 15a. Tabblad Patiënten .............................................................................................................. 35 3


15b. Tabblad Zittingen ............................................................................................................... 36 15c. Tabblad Behandelepisoden ............................................................................................... 37 15d. Tabblad Outcome indicatoren ........................................................................................... 39 15e. Tabblad Agis intensief ........................................................................................................ 41 16. Abakus afsluiten ....................................................................................................................... 43 Vragen?............................................................................................................................................ 44 Bijlage 1: Spellingscontrole via Internet ........................................................................................ 45 Bijlage 2: Patiënten handleiding .................................................................................................... 51

4


1. Systeemeisen Dat er daadwerkelijk snel met internet en dus met Abakus gewerkt kan worden is afhankelijk van verschillende factoren. Onderstaand kunt u de aanbevelingen wat betreft het besturingssysteem, downloadsnelheid van het internet, gebruikte browser en de te installeren plugins nalezen. Besturingssysteem Abakus is compatible met Windows XP, Vista, 7 en OS X 10.3.9+. Andere besturingssystemen zijn mogelijk ook compatible met Abakus, maar zijn niet actief getest. Downloadsnelheid Internet Abakus is dusdanig opgebouwd, dat de downloadsnelheid in alle aangeboden basis abonnementen voldoende is. Wel is het belangrijk dat u hierbij een laptop of PC heeft die verder voldoet aan de bovengenoemde eisen m.b.t. het besturingssysteem. Mobiel internet Het is mogelijk om middels mobiel internet (bijvoorbeeld d.m.v. een dongel) met Abakus te werken. Ook hiervoor geldt dat de basisabonnementen voldoende zijn, mits uw laptop verder voldoet aan de bovengenoemde systeemeisen. We gaan hierbij uit van een downloadsnelheid van minimaal 800 Kbit. Een snelheid van 1600 Kbit (1,6 Mbit) of hoger wordt aangeraden. Mobiel internet is vanzelfsprekend overal in Nederland verkrijgbaar. Afhankelijk van waar u zich bevindt kan het signaal iets zwakker zijn, maar u zou overal internet tot uw beschikking moeten hebben. Zie voor meer informatie: http://www.mobielinternetbestellen.nl/klantenservice/veelgesteldevragen/beschikbaarheid.asp#01 Tevens kunt u, als u eenmaal over mobiel internet beschikt, kiezen tussen verschillende soorten verbindingen: GPRS, UMTS of HSDPA. Via een GPRS verbinding werkt Abakus niet optimaal. We adviseren dus te werken met een UMTS of HSDPA verbinding. Browser Abakus is getest onder Windows met de browsers Internet Explorer, Firefox, Opera en Safari, onder MAC met de browsers Firefox en Safari en onder Linux met de browser Firefox. Van alle browsers wordt de nieuwste versie aangeraden. Andere browsers zijn mogelijk ook compatible met Abakus, maar zijn niet actief getest. Plugins Om gebruik te kunnen maken van de Rich Text Editor bij het opgeven van huiswerk dient u de plugin van XStandard te installeren. In de meeste browsers zal deze automatisch geïnstalleerd worden. Als dit niet het geval is of wanneer u problemen ondervind bij de installatie, kunt u een handmatige installatie hier downloaden: http://www.abakus.nl/editor/bin/x-lite.exe. Heeft u een Apple computer, gebruik dan deze link: http://www.abakus.nl/editor/bin/x-lite.dmg. De grafieken in Abakus maken gebruik van de Adobe Flash Player. De meeste computers hebben deze software al geïnstalleerd. Mocht u de software echter nog niet op uw computer hebben, dan kunt deze u gratis downloaden vanaf het volgende adres: http://get.adobe.com/flashplayer/. Versie 9 of hoger van deze Player wordt aanbevolen. Eerdere versies dan versie 8 worden niet ondersteund. 5


2. Inloggen in Abakus U kunt met behulp van uw verkregen gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in uw omgeving van Abakus. Dit kan op twee manieren: 1. Via uw declaratiepakket waarmee Abakus koppelt 2. Direct via de Abakus website, te bereiken via de URL: portal.abakus.nl (zie Figuur 1) Wanneer u via een declaratiepakket met Abakus wilt gaan werken, dient u eerst de koppeling te bewerkstelligen met behulp van de handleiding bijgevoegd in de mail met uw inloggegevens.

Figuur 1 Inloggen in Abakus

6


3. Uw persoonlijke instellingen Via Bestand Instellingen kunt u uw instellingen bekijken en eventueel aanpassen. U kunt instellingen aanpassen met betrekking tot discipline, taal, uw wachtwoord, ZorgMail, grafiek animaties en het laten zien van alle patiënten in de patiëntenlijst (zie Figuur 2).

Figuur 2 Instellingen aanpassen

LET OP: OP wanneer u uw wachtwoord verandert, dient u dit ook in uw declaratiepakket aan te passen!

7


4. Patiëntenlijst Via Bestand Mijn patiënten komt u in de patiëntenlijst. Het is mogelijk de volgende filters aan te brengen in de patiëntenlijst: In behandeling:

Patiënten die op dit moment in behandeling zijn

Latent:

Patiënten met open behandeling waarin afgelopen 2 maanden niet in het dossier is gewerkt (deze filter werkt alleen als ook de filter “in behandeling” staat aangevinkt)

Uit behandeling:

Patiënten waarvan alle behandelingen zijn afgesloten

Hiervoor kunt u boven de patiëntenlijst de gewenste filters aanvinken (zie Figuur 3)

Figuur 3: Filters in patiëntenlijst

8


5. Patiënten toevoegen aan Abakus patiëntenlijst 5a. Vanuit Vanuit uw declaratiepakket Wanneer u in uw agenda of patiëntenkaart op een patiënt staat, kunt u via de Abakus knop in het declaratiepakket (zie hiervoor de specifieke handleiding van het betreffende declaratiepakket) direct naar Abakus gaan. Voegt u voor de eerste keer een patiënt toe vanuit uw declaratiepakket, dan moeten de gegevens van deze patiënt gesynchroniseerd worden. Nadat de gegevens van de patiënt gesynchroniseerd zijn, komt u direct in het dossier van de desbetreffende patiënt. LET OP: OP: Voegt u voor de eerste keer een patiënt toe vanuit uw declaratiepakket, dan is het belangrijk dat bij deze patiënt een juist BSN nummer (controleer dit in uw declaratiepakket bijvoorbeeld door COV) staat. Dit is namelijk de unieke sleutel waarmee beide pakketten de patiënt herkennen. Een verandering van het BSN nummer in uw declaratiepakket, terwijl deze patiënt al in Abakus staat, heeft gevolgen voor herkenning van de patiënt in Abakus en andersom. Wanneer u toch verkeerde gegevens heeft ingevoerd bij het BSN nummer, ga dan naar 6b. Verkeerd UIN ingevoerd bij patiënt. Gegevens synchroniseren U komt terecht in een scherm waar u de algemene gegevens moet nakijken en aanvullen. Het geheel van algemene gegevens is verdeeld over twee tabbladen, die u kunt doorlopen door op Volgende te klikken. De meeste gegevens op het eerste tabblad zijn al overgenomen uit uw declaratiepakket. Gegevens die u nog moet invullen zijn (zie Figuur 4): • •

Gebruikersnaam Wachtwoord

Gebruikersnaam en wachtwoord: dit zijn de inloggegevens van de patiënt voor het gebruik van zijn/haar Abakus omgeving. Hierin wordt het huiswerk gemaakt wat door u als fysiotherapeut is opgegeven. De gebruikersnaam is uniek per patiënt. Wij raden u aan om voornaam.achternaam te gebruiken (dus bijv. jan.jansen). Het wachtwoord kunt u automatisch laten genereren of handmatig invullen. Heeft de patiënt geen e-mail? Dan kunt u gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres leeg laten.

9


Figuur 4 Stap 1 patiënt synchroniseren

Zodra u deze gegevens heeft ingevuld, klikt u op Volgende. Dan ziet u een tweede tabblad waarin allereerst het UIN al staat ingevuld (zie Figuur 5). UIN staat voor Unique Identification Number. Dit is het BSN nummer van de patiënt. Voor het toevoegen van een patiënt zonder BSN zie 5c. Patiënt uit het buitenland/patiënt zonder BSN toevoegen. Verder staan er allerlei algemene gegevens die u bij deze patiënt kunt invullen. Deze gegevens zijn buiten het daadwerkelijke dossier van de patiënt geplaatst. Wanneer de patiënt nogmaals komt met een nieuwe klacht, hoeft u deze gegevens niet nogmaals in te voeren. Deze velden zijn niet verplicht om in te vullen. Als u ervoor kiest om deze later in te vullen, kunt u nu op Opslaan klikken. LET OP: OP Er wordt nu direct een automatische mail verstuurd naar de patiënt met inloggegevens voor zijn/haar eigen gedeelte van Abakus (zie 12. Patiëntengedeelte). Abakus opent nu automatisch de eerste behandelepisode en zitting voor de desbetreffende patiënt.

10


Figuur 5 Stap 2 patiënt synchroniseren

11


5b. Patiënten toevoegen in Abakus zelf Vanuit de patiëntenlijst klikt u op “Patiënt toevoegen”(zie Figuur 6).

Figuur 6 Patiënt toevoegen

Allereerst dient u het UIN nummer, de geboortedatum en de postcode van de patiënt in te voeren (zie Figuur 7). UIN staat voor Unique Identification Number. Dit is het BSN nummer van de patiënt. Abakus zoekt op basis van deze drie waarden of de patiënt al bestaat in Abakus. Voor het toevoegen van een patiënt zonder BSN zie 5c. Patiënt uit het buitenland/patiënt zonder BSN toevoegen.

Figuur 7 Patiënt zoeken

U komt nu in een scherm waarin de algemene gegevens kunt invullen voor de patiënt (zie Figuur 4 en 5). De verdere stappen die u moet doorlopen kunt u lezen onder 5a. Vanuit uw declaratiepakket, de kop “Patiënten synchroniseren”. Het verschil met het toevoegen vanuit een declaratiepakket is dat u alle informatie handmatig moet invoeren. 12


5c. Patiënt uit het buitenland/patiënt buitenland/patiënt zonder BSN toevoegen Wanneer u in de algemene patiëntengegevens bij “Land” een ander land dan Nederland aangeeft, dan wordt de postcode uit het buitenland geaccepteerd. U dient wel een unieke code in te voeren onder UIN. Wanneer u werkt vanuit een declaratiepakket, dan kan het zijn dat vanuit hier automatisch een uniek nummer wordt overgenomen. Is dit niet het geval, of werkt u niet met Abakus vanuit een declaratiepakket, dat dient u hier zelf een unieke code in te voeren die bij deze patiënt hoort. U kunt hierbij gebruik maken van zowel cijfers als letters. LET OP: OP Vul hier dan geen 9-cijferige code in. Dit kan namelijk worden verward met een BSN nummer dat hoort bij een andere patiënt!

13


6. Patiëntengegevens Patiëntengegevens bekijken/wijzigen Via Bestand Mijn patiënten, komt u terug in uw patiëntenlijst. Met het vergrootglas zijn gegevens van de patiënt in te zien, verdeeld over twee tabbladen. Met het notitieblok zijn gegevens te wijzigen (zie Figuur 8). Door op Volgende te klikken loopt u door de twee tabbladen heen.

Figuur 8 Patiëntengegevens bekijken/wijzigen

6a. Nieuw wachtwoord opsturen naar patiënt Wanneer de patiënt de inloggegevens van Abakus kwijt is, kunt u door de gegevens van het wachtwoord te wijzigen een nieuw wachtwoord opsturen. Klik hiervoor het notitieblokje aan achter de betreffende patiënt (zie Figuur 8). U komt in het eerste tabblad van de patiëntgegevens. Vink “verander wachtwoord” aan. Typ een nieuw wachtwoord in (bijvoorbeeld de voornaam van de patiënt). Klik op Volgende, en vervolgens op Opslaan. Er wordt nu een automatische mail gestuurd naar de patiënt met zijn/haar gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord.

6b. Verkeerd UIN ingevoerd bij patiënt Wanneer er een verkeerd UIN (BSN) nummer is ingevuld bij de patiënt, kunt u deze in het tweede tabblad wijzigen. Werkt u met de koppeling met een declaratiepakket en u heeft de patiënt gekoppeld met een verkeerd BSN nummer, dan moet u zowel in het declaratiepakket als in Abakus het BSN nummer aanpassen. Log hiervoor los via internet (dus niet via uw declaratiepakket) via portal.abakus.nl met uw verkregen inloggegevens in. U kunt nu naar de patiëntenlijst gaan en via het notitieblok achter de patiënt op het tweede tabblad het UIN wijzigen. Sluit Abakus af en ga opnieuw vanuit uw declaratiepakket met de patiënt met het juiste BSN nummer naar Abakus. Abakus zal nu de 14


patiënt vanuit het declaratiepakket op basis van het BSN nummer weer met de juiste patiënt in Abakus koppelen.

15


7. EPD patiënt Door in de lijst “Mijn patiënten” op de groene pijl te klikken gaat u naar het EPD van deze patiënt (zie Figuur 9). Roept u patiënten vanuit uw declaratiepakket aan, dan komt u direct in het EPD van uw patiënt terecht. In het EPD ziet u dat er een behandelepisode bestaat (op basis van een bepaalde indicatie) met daarbij behorende zittingen. U kunt in de verschillende Fases van het zorgverleningproces uw verslaglegging kwijt. Verder kunt u rechtsboven een aantal Behandelopties aanroepen.

16


Figuur 9 EPD

17


7a.Wijzigen a.Wijzigen startdatum behandelepisode/zitting Bij het invoeren van behandelingepisodes en zittingen in het verleden, is het belangrijk dat u de datum wijzigt. Het is niet mogelijk data van behandelepisodes en zittingen te veranderen in data liggend in de toekomst. Startdatum behandel behandelepisode ehandelepisode De startdatum van een behandelepisode kunt u aanpassen met behulp van een kalender (zie Figuur 10), zolang er nog geen metingen in de behandelepisode zijn opgeslagen. Met metingen wordt bedoeld: het doen van metingen met meetinstrumenten. Startdatum zitting De startdatum van een zitting kunt u aanpassen met behulp van een kalender (zie Figuur 11). Deze datum kan vanzelfsprekend niet vóór de startdatum van de behandelepisode liggen. De datum is aan te passen zolang er geen metingen zijn gedaan met meetinstrumenten.

Figuur 10 Behandelepisode wijzigen/verwijderen

Figuur 11 Zitting wijzigen/verwijderen

18


7b. Behandelepisode/zitting verwijderen Verwijderen behandelepisode Een behandelepisode kunt u verwijderen met behulp van een rood kruisje (zie Figuur 10), zolang er nog geen handelingen in de behandelepisode zijn opgeslagen. Met handelingen wordt bedoeld: het doen van metingen met meetinstrumenten of het invullen van een formulier in de drie fasen van het zorgverleningproces. Verwijderen zitting Een zitting kunt u verwijderen met behulp van een rood kruisje (zie Figuur 11), zolang er geen metingen zijn gedaan met meetinstrumenten.

19


8. Zitting afsluiten Door de zitting af te sluiten, genereert u een overzicht van de zittingen waarin u alles al in Abakus heeft geregistreerd. Door op het vierkantje achter de zitting te klikken kunt u de zitting afsluiten (zie Figuur 12). Tevens kunt u rechtsboven onder behandelopties op “Zitting afsluiten” klikken.

Figuur 12 Zitting afsluiten

Wanneer u dit doet, verschijnt het onderstaande scherm (zie Figuur 13). Er bestaat de mogelijkheid via de Standaardclassificatie Verrichtingen Paramedische Beroepen (CVPB) aan te geven welke verrichtingen u in deze zitting heeft gedaan met bijbehorende tijdsindicatie. U kunt er ook voor kiezen in het commentaar te beschrijven wat u die zitting heeft gedaan (uw dagjournaal). Gegevens gegenereerd bij het afsluiten van de zitting, worden weggeschreven in het journaal.

Figuur 13 Zitting afsluiten

Bijwerken afgesloten zitting Wanneer de zitting is afgesloten, kunt u nog wel informatie in de Fases bijwerken en informatie in het journaal plaatsen. Het is niet meer mogelijk metingen uit te voeren.

20


9. Gebruik van het journaal Rechtsboven onder Behandelopties kunt u op “Journaal” klikken. Het journaal is opgebouwd uit automatisch gegenereerde handelingen en uw eigen commentaar. Met de filter kunt u ervoor kiezen alleen uw commentaar (uw dagjournaal) te tonen. Met behulp van de kalender onderin kunt u uw ingetypte commentaar op de juiste datum opslaan (zie Figuur 14).

Figuur 14 Journaal

21


10. 10. Gebruik van meetinstrumenten 10a. 10a. Meetinstrumenten toevoegen aan het dossier In Fase 3 ziett u onder andere het tabblad “Meetinstrumenten”. Om hier meetinstrumenten toe to te voegen kunt u rechtsboven onder Behandelopties op “Instrument toevoegen” klikken. Instrumenten worden voorgeselecteerd op de DCSPH code, indien u deze heeft ingevuld onder Fase 2 Diagnostisch proces. Maar u kunt ook zelf zoeken via Discipline, Richtlijnen en via zoekwoorden. U kunt dan het beste de optie “alle “alle instrumenten” aanvinken onder “Zoeken “Z binnen” (zie Figuur 15). Abakus houdt bij hoe vaak u bepaalde meetinstrumenten gebruikt. Deze resultaten vind u terug onder Top 10. Automatisch wordt een Persoonlijke top 10, Praktijk top 10 en Landelijke L top 10 gegenereerd. U kunt de instrumenten trumenten die u wil gebruiken selecteren door het hokje aan te vinken. Klik daarna op “Voeg geselecteerde instrumenten toe aan het patiëntendossier”.

Figuur 15 Meetinstrumenten toevoegen

22


10b. 10b. Meting afnemen Wanneer u dan op Fase 3 het tabblad Meetinstrumenten aanklikt, ziet u dat het instrument erin staat (zie Figuur 16).. Alle meetinstrumenten zijn door middel van een “printer” “printer” icoon uit te printen.

Figuur 16 Meting afnemen

Het instrument kan nu worden afgenomen (zie Figuur 17). Wanneer een verplichte ichte vraag wordt overgeslagen, geeft Abakus dit in het rood aan en kan het instrument niet worden opgeslagen. Na opslaan wordt de e score automatisch berekend en in de grafiek geplaatst.

23


Figuur 17 Meting afnemen

10c. Datum veranderen meting Onderin kunt u de datum van de afgenomen meting aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer u de gegevens een dag later invoert, of wanneer u de patiënt een print van de vragenlijst heeft ingevuld en de volgende behandeling heeft meegenomen (zie Figuur 18 Datum veranderen meting Meting overschrijven Wanneer u per ongeluk een verkeerde meting is ingevoerd, kunt u een meting overschrijven door een nieuwe meting te doen op dezelfde dag. Hierbij geldt: de laatst gedane meting wordt in de grafiek getoond. Bij het veranderen van de datum, wordt de meting standaard op een bepaalde tijdnotatie in de database opgeslagen. Vandaar dat bij het veranderen van de datum tevens de mogelijkheid verschijnt om een tijd aan te geven. Wanneer u nu een meting die in het verleden is gedaan opslaat, kunt u zelf regelen dat dit ook een meting wordt die in de database op een later tijdstip wordt opgeslagen. Van de eerder gedane meting op die dag, kunt u in het journaal terugkijken op welk tijdstip dit was. Bij het opnieuw opslaan van deze meting kiest u dan een later tijdstip dan in journaal wordt weergegeven (zie Figuur 18 Datum veranderen meting

24


Figuur 18 Datum veranderen meting

10d 10d. Resultaat meting bekijken Ingevulde lijst bekijken Via het tabblad Meetinstrumenten kunt u de ingevulde lijst terugkijken door op het boekje achter het betreffende instrument te klikken (zie Figuur 19).

Figuur 19 Ingevulde lijst bekijken

Grafiek Grafiek bekijken Via het tabblad Metingen in Fase 3 is de score terug te zien in de grafiek (zie Figuur 20). U kunt tevens scores van meerdere instrumenten in één grafiek uiteen zetten.

25


Figuur 20 Grafiek bekijken

26


11. 11. Huiswerk klaarzetten in patiëntenomgeving Het is mogelijk om de huiswerk voor de patiënt klaar te zetten in zijn/haar omgeving. Hiervoor dient bij de patiëntengegevens wel een gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres te zijn ingevuld. Klik rechtsboven onder Behandelopties op “Huiswerk opgeven”. Het is mogelijk om vragenlijsten voor het huiswerk te selecteren (zie Figuur 21). Het is tevens mogelijk in de Editor een oefening te beschrijven. Plaatjes of andere bijlagen toevoegen als huiswerk In de Editor kunt u plaatjes en bestanden toevoegen die lokaal op uw eigen computer staan. Selecteer hiervoor een stukje tekst, en de icons in de Editor balk (zoals de hyperlink en de paperclip) lichten op. Door daarop te klikken kunt u plaatjes of andere bestanden toevoegen aan de beschrijving van de oefening.

Figuur 21 Huiswerk opgeven

Zodra u het huiswerk heeft ingevuld en opgeslagen, wordt het huiswerk klaargezet in de patiëntenomgeving. Tevens wordt er een automatische mail verstuurd naar de patiënt. Deze mail dient als waarschuwing dat er nieuw huiswerk beschikbaar is in zijn/haar omgeving, en dat de patiënt moet inloggen om het huiswerk te bekijken. De patiënt ziet zijn huiswerk dus pas door zelf in te loggen in het patiëntengedeelte (zie 12. Patiëntengedeelte). 27


12. 12. Patiëntengedeelte De patiënt heeft ook een inlogcode van Abakus.. Deze inlogcode heeft de patiënt verkregen via een automatische mail toen u als fysiotherapeut de patiënt in Abakus aanmaakte. Via deze mail heeft de patiënt ook een handleiding ontvangen. Deze kunt u nalezen in de Bijlage van deze handleiding. De patiënt kan hier het opgegeven huiswerk bekijken en maken (zie Figuur 22). 22 Wanneer een meetinstrument hier door de patiënt is ingevuld en opgeslagen, verdwijntt deze uit de lijst in het patiëntengedeelte. U kunt nu de score in uw gedeelte, samen met de patiënt, terugkijken in het EPD van de patiënt.

Figuur 22 Patiëntengedeelte

28


13. 13. Gegevens exporteren Het is mogelijk om uw verslaglegging in Abakus te exporteren. Klik hiervoor rechtsboven onder Behandelopties op “Gegevens exporteren”.

Figuur 23 Gegevens exporteren

13a. 13a. Brief exporteren U kunt uw verslaglegging in een brief laten plaatsen. Klik hiervoor in het export scherm “Brief”aan (zie Figuur 23). Er zijn verschillende brieventemplates in Abakus te genereren: DTF brief, Eenmalig consult, Eindrappor en het Zorgplanformulier van CZ. Van elk template is een versie beschikbaar voor als u uw logo links of rechts wil plaatsen. Elk van deze brieventemplates is te genereren in PD of MS WORD (zie Figuur 24). Tevens kunt u een brief via ZorgMail verzenden (zie13c. Brief versturen via ZorgMail). Wanneer u een brief genereert, wordt deze automatisch in Abakus opgeslagen onder Patiëntbestanden (zie 14. ) .

Figuur 24 Voorbeeld brief

29


13b. Brief aanpassen en in Abakus opslaan Exporteert u de brief in MS WORD formaat, dan kunt u zelf nog gewenste aanpassingen maken. Deze aanpassingen worden niet automatisch in Abakus opgeslagen. De aanpassingen die u in het WORD bestand maakt slaat u lokaal op uw computer op door in WORD te kiezen voor Bestand > Opslaan als. Dit bestand kunt u dan weer uploaden in Abakus door te gaan naar Patiëntbestanden beheren (zie 14. Patiëntbestanden). Standaard logo in WORD instellen In WORD is het mogelijk een standaard kop- en voettekst in te stellen, zodat u op eenvoudige wijze uw eigen brieflogo erin kunt plaatsen. Voor het instellen van uw brieflogo in WORD, volgt u de onderstaande stappen (uitleg geldt voor WORD 2007): 1. Open een leeg document in WORD 2. Klik op het tabblad “Invoegen” 3. Klik op “Koptekst” (in de groep Kop- en voettekst) 4. Klik op “Koptekst bewerken” 5. U kunt nu in de koptekst uw logo en eventuele adresgegevens kwijt. 6. Selecteer alle tekst (+ logo) in de koptekst door middel van CTRL+a 7. Klik weer op het tabblad “Invoegen” 8. Klik op “Koptekst” (in de groep Kop- en voettekst) 9. Klik nu op “Selectie opslaan in galerie Kopteksten” 10. Geef de koptekst een naam (bijvoorbeeld brieflogo[naam praktijk]) 11. Wanneer u nu weer op het tabblad “Invoegen”-> “Koptekst” klikt, ziet u uw ontwerp als koptekst terug Voor het Opslaan van de aangepaste brief met logo in Abakus, zie 13b. Brief aanpassen en in Abakus opslaan.

13c. 13c. Brief versturen via ZorgMail Het is binnen Abakus mogelijk uw brieven middels secure e-mail van ZorgMail te verzenden. Hiervoor heeft u een licentie nodig van ZorgMail. Zie voor meer informatie www.zorgmail.nl. Alvorens gebruik te maken van de ZorgMailkopepling in Abakus, dient u voor eerst uw eigen ZorgMailnummer en het ZorgMailnummer van de betreffende huisarts in te voeren. Dit is het nummer wat vooraf gaat aan het ZorgMail adres. Dus is het ZorgMailadres “123456789@@lms.lifeline.nl”, dan is het nummer wat u in moet voeren “123456789”. Voor het instellen van uw eigen ZorgMailnummer gaat u naar Bestand > Instellingen (zie 3. Uw persoonlijke instellingen). Voor het instellen van het ZorgMailnummer van de huisarts gaat u naar de Patiëntgegevens (zie 6. Patiëntengegevens bekijken/wijzigen). Verzenden via ZorgMail Zodra de ZorgMailgegevens zijn ingevoerd, kunt u middels ZorgMail gaan verzenden. Ga hiervoor in het dossier rechts boven onder Behandelopties naar “Gegevens exporteren”. Klik op “Brieven”. De mogelijkheid om de verschillende brieven via ZorgMail te verzenden verschijnt (zie Figuur 25 Verzenden via ZorgMail). U heeft direct de mogelijkheid eventuele aanpassingen in de brief te maken (zie Figuur 26 Verzenden via ZorgMail).

30


Figuur 25 Verzenden via ZorgMail

31


Figuur 26 Verzenden via ZorgMail

Zodra u op “Exporteren” klikt is de mail verzonden. Automatisch komt er hiervan een melding in het journaal te staan. Tevens wordt het .xml bestand van ZorgMail automatisch in de patiëntbestanden opgeslagen (zie 14. Patiëntbestanden).

13d. Formulieren exporteren U kunt tevens de ingevulde formulieren in de Fases afzonderlijk exporteren. Klik hiervoor in het export scherm “Formulieren”aan (zie Figuur 23). Onderstaand een voorbeeld van een screeningsformulier (zie Figuur 27).

32


Abakus Abakus

Figuur 27 Voorbeeld screeningsrapport

13e. 13e. Automatische spellingscontrole Abakus U kunt voor het internet bepaalde spelling- en grammatica controle programma’s installeren. Hiermee kunt u spellings- en grammaticafouten direct afvangen. Zo is uw dossier netjes in orde en daarmee ook al taalfoutvrij voordat u de gegevens naar de brief exporteert. Voor het instellen van de spellings- en grammatica controle zie Bijlage 1: Spellingscontrole via Internet.

33


14. 14. Patiëntbestanden Rechtsboven in het dossier is er de optie: Patiëntenbestanden beheren (zie Figuur 28).

Figuur 28: Patiëntenbestanden beheren

Hier kunt u zelf bestanden uploaden (maximaal 10 MiB per bestand) die u in het patiëntendossier wil opslaan. Dit kunnen zijn: WORD-documenten, PDF files, plaatjes of zelfs filmpjes. Tevens worden de gegenereerde brieven en formulieren hier automatisch opgeslagen (zie Figuur 29).

Figuur 29: Patiëntenbestanden beheren

34


15. Statistieken Via Bestand Instellingen kunt u uw statistieken bekijken. U kunt bij “Start” en “Eind” de maanden opgeven waar u statistieken over wil genereren (zie Figuur 30 Mijn statistieken).

Figuur 30 Mijn statistieken

15a. Tabblad Patiënten In de grafiek wordt per maand aangegeven bij hoeveel patiënten in het dossier is gewerkt (Actieve patiënten, zie Figuur 31 Patiënten).

35


Figuur 31 Patiënten

15b. Tabblad Zittingen In de grafiek worden de nieuw aangemaakte zittingen getoond waarbij de behandelepisode in die maand is aangemaakt (zie Figuur 32 Zittingen).

Figuur 32 Zittingen

36


15c. Tabblad Behandelepisoden Behandelepisoden Onder het tabblad Behandelepisoden worden 3 grafieken getoond; “Behandelepisoden algemeen”, “Nieuwe behandelepisoden” en “afgesloten behandelepisoden”. Behandelepisoden algemeen In de grafiek worden het aantal nieuw aangemaakte behandelepisoden, het aantal afgesloten behandelepisoden en het aantal actieve behandelepisoden in die maand getoond (zie Figuur 33 Behandelepisoden algemeen

Figuur 33 Behandelepisoden algemeen

Nieuwe behandelepisoden In deze grafiek wordt het aantal patiënten aangegeven die via DTF en verwijzing zijn gekomen in de behandelepisoden die in die maand nieuw zijn aangemaakt (zie Figuur 34 Nieuwe behandelepisoden).

37


Figuur 34 Nieuwe behandelepisoden

Afgesloten behandelepisoden Van de behandelepisoden die in de desbetreffende maand zijn afgesloten, worden het gemiddeld aantal zittingen getoond. Tevens wordt weergegeven hoeveel meetinstrumenten er gemiddeld in de behandelepisoden, die in deze maand zijn afgesloten, zijn gebruikt en hoeveel metingen er gemiddeld gedaan zijn per afgesloten behandelepisode (zie Figuur 35 Afgesloten behandelepisoden).

38


Figuur 35 Afgesloten behandelepisoden

15d. Tabblad Outcome indicatoren Onder het tabblad “Outcome indicatoren” worden 2 grafieken getoond: “PSK” en “RAND 36”. Outcome indicator PSK In de grafiek word het score verschil tussen de eerste en laatste meting van de Patiënt Specifieke Klachtenlijst (PSK) in percentage uitgedrukt. Het scoreverschil wordt getoond in de maand waarin de behandelepisode is gestart (zie Figuur 36 Outcome indicator PSK).

39


Figuur 36 Outcome indicator PSK

Outcome indicator Rand 36 In de grafiek word het score verschil tussen de eerste en laatste meting van de RAND 36 in percentage uitgedrukt. Het scoreverschil wordt getoond in de maand waarin de behandelepisode is gestart (zie Figuur 37 Outcome indicator RAND 36).

Figuur 37 Outcome indicator RAND 36

40


15e. Tabblad Agis intensief Onder tabblad Agis intensief staan 2 grafieken; “Agis patiënten” en “Gebruik PSK en RAND”. Agis patiënten In deze grafiek worden het aantal Agis patiënten en behandelepisoden bij Agis patiënten getoond die in de desbetreffende maand zijn gestart (zie Figuur 38 Agis patiënten).

Figuur 38 Agis patiënten

Gebruik PSK en RAND 36 In de grafiek wordt getoond hoe vaak de Patiënt Specifieke Klachtenlijst (PSK), 0-100 en RAND 36 zijn gebruikt bij Agis patiënten (zie Figuur 39 Gebruik van PSK en RAND 36).

41


Figuur 39 Gebruik van PSK en RAND 36

42


16. 16. Abakus afsluiten Via Bestand Instellingen (zie Figuur 40) sluit u Abakus af. Er wordt dan automatisch nagekeken of u daadwerkelijk alles hebt opgeslagen voordat u Abakus afsluit. Het is niet de bedoeling dat u Abakus afsluit middels het rode kruisje van het internetscherm rechtsboven. Omdat Abakus een internetapplicatie is, is het via deze weg niet mogelijk automatisch na te gaan of alles ook daadwerkelijk is opgeslagen. LET OP: OP indien u vanuit een declaratiepakket met Abakus werkt, dient u Abakus op de juiste manier af te sluiten alvorens u vanuit uw declaratiepakket met de volgende patiënt verder gaat.

Figuur 40 Abakus afsluiten

43


Vragen? Voor reacties,, vragen of problemen kunt u een melding maken in Abakus.. Hiervoor gaat u naar Help Melding maken (zie Figuur 41). Tevens kunt u mailen naar [email protected] of bellen met ons helpdesknummer (0318) 65 78 29. Wij proberen u dan zo snel mogelijk van dienst te zijn.

Figuur 41 Melding maken

44


Bijlage 1: Spellingscontrole via Internet Internet

45


Spellingscontrole via Internet Mozilla FireFox Meestal is de optie “Mijn spelling controleren tijdens het typen” standaard ingesteld. Mocht dit echter niet het geval te zijn doe dan het volgende. 1. 2. 3. 4.

Ga naar “Extra” Vervolgens onderaan op “Opties” Kies vervolgens het tabblad “Geavanceerd”. Vink dan ten slotte “Mijn spelling controleren tijdens het typen” aan, en na op “OK” te hebben gedrukt is deze klaar voor gebruik.

Een anderen manier is via een Add-on voor Firefox. Dit gaat als volgt: 1. Ga naar deze site: https://addons.mozilla.org/nl/firefox/addon/3291 en klik op "Downloaden". 2. Druk na het installeren op "Installeren". 3. Volg de procedure, en sluit vervolgens FireFox. 4. Start opnieuw FireFox opnieuw

46


Internet Explorer Internet Explorer (IE) heeft geen standaard spellingcontrole. Volg de volgende stappen: 1. Installeer het volgende programma, te verkrijgen middels de volgende link: http://www.download.com/ieSpell/3000-12772_4-10208550.html?cdlPid=10603528 2. Volg de stappen die het programma opgeeft. Deze zijn wel Engelstalig. 3. Start Internet Explorer weer opnieuw op. Aangezien het standaard een Engelstalig woordenboek staat moet een Nederlandse versie geïnstalleerd worden. Deze is hier te vinden: http://www.duikforum.nl/downloads/Dutch.zip. Het bestand moet later uitgepakt worden, dus onthoud waar het geplaatst is. 4. Sluit Internet Explorer af, en start hem vervolgens weer opnieuw op. 5. Ga naar “Extra” en kies daar “ieSpell Options”. 6. Vervolgens het tabblad “Language & Dictionaries”. 7. Selecteer daar de button “Add”. U selecteert nu het Nederlandse Woordenboek, Dutch. 8. Nadat gedaan te hebben vinkt u “Dutch” aan en klikt u op “Make Default”. 9. Ten slotte geeft u een bevestiging.

Google Chrome De optie om de spelling te controleren is standaard aanwezig, mocht dit echter niet het geval zijn of wilt u wijzigen aanbrengen, volg dan de volgende stappen. 1. 2. 3. 4.

Ga naar "Opties", met als symbool een Gereedschaps Tang. Kies vervolgens "Kleine Instellingen". Volgende keuze is "Lettertype en Taalinstellingen". Kies vervolgens "Nederlands (Nederland)" bij de optie "Taal voor spellingcontrole".

47


Safari: Safari: Apple gebruikers Mac OS X wordt niet in een bepaalde taal geleverd. In elke Mac OS X zitten alle talen, en u kunt op deze manier dus ook vrij simpel van taal wisselen. U kunt voor het hele systeem (of preciezer, voor uw account) een taal instellen in uw Systeemvoorkeuren (System Preferences) onder het Apple-menu:

48


Hier kunnen talen in de gewenste volgorde gesleept worden. Het veranderen van de systeemtaal verandert ook in welke taal standaard wordt gecontroleerd. Zet u die op Engels (door English naar bovenaan de lijst te slepen) dan is uw spellingscontrole dus ook in eerste instantie in het Engels voor programma's als Safari, Mail en Teksteditor etc. Voor Firefox geldt deze instelling dan niet. U kunt ook uw taal voor spellingscontrole onafhankelijk van de systeemtaal veranderen. Dat doet u via Wijzig > Spelling en grammatica > Toon spelling en grammatica (Command + Shift + puntkomma). Daar kunt u een taal specificeren, en die geldt dan direct voor alle programma's:

49


Safari: Safari: Windows gebruikers U kunt in Safari via Bewerken > Spelling en grammatica > Spelling en grammatica grammatica tonen hetzelfde scherm oproepen als bovenstaand, en daar een andere taal kiezen.

50


Bijlage 2: Patiënten handleiding

51

Gebruikershandleiding Abakus

Recommend Documents