Gebruikersgids
JOC Kortrijk
Welkom in het nieuwe jeugdcentrum Wie zijn we? Wat doen we? Het nieuwe jeugdontmoetingscentrum is een laagdrempelige TREFPLEK, een CREATIERUIMTE en een ONDERSTEUNINGSPUNT voor alle Kortrijkse kleuters, kinderen, tieners en jongeren. Het aanbieden van een prikkelende mix van [informatie & vorming] en [exploitatie & programmatie] geeft alle Kortrijkse kinderen en jongeren de kans om zichzelf te zijn, zichzelf te ontwikkelen en zich te tonen. Naast de eigen programmering, is de infrastructuur van het jeugdontmoetingscentrum dus ook toegankelijk voor jeugdverenigingen en organisaties die op zoek zijn naar een gepaste locatie voor hun activiteiten. U kan er terecht voor repetities, fuiven, cursussen en nog veel meer. Het personeel van het jeugdontmoetingscentrum staat u graag bij om de organisatie van uw activiteit vlekkeloos te laten verlopen. We willen u vragen om deze gebruikersgids rustig en volledig door te nemen. U vindt er ongetwijfeld een antwoord op al uw vragen en wat bijkomende tips. Hebt u na het doornemen van deze gids nog vragen? Het personeel van het jeugdontmoetingscentrum kan u zeker verder helpen: JOC Kortrijk Magdalenastraat 48 8500 Kortrijk T: 056 27 73 40 E:
[email protected] www.kortrijk.be/jeugd
De zaken die niet in dit reglement voorkomen, worden beslist door de coördinator van het jeugdontmoetingscentrum, die deel uitmaakt van de Stad Kortrijk.
Een ruimte gebruiken in het jeugdontmoetingscentrum? Dat kan! De ruimtes •
Zaal (met of zonder foyer/bar): o Afmetingen: 280m² o Capaciteit: 250 personen (zonder bar), 400 personen met bar (foyer) o Voorzieningen: Meubilair (150 stoelen, 35 tafels) Vaste geluidsinstallatie (begrensd op 95dB(A)) Vaste lichtinstallatie Vaste baruitrusting (3 tapkranen, flessenkoelkast) Verwarming / verluchting Meer materiaal kan op aanvraag o Foto’s:
•
Repetitiekot muziek: o Afmetingen: 15m² o Capaciteit: bands tot maximaal 6 personen o Voorzieningen: Vaste backline: • Tama drumstel (geen cymbalen) • Zanginstallatie Peavey • Marshall en Peavey gitaarversterkers • Ashdown basversterker Mogelijkheid tot gebruik van berging voor instrumenten o Foto: o Structureel gebruik: max. 1x/week (niet op zaterdag) o Maximumtermijn van 6 maanden, en kan max. 1x worden verlengd
•
Muziek Studio: o Afmetingen: 15m² o Capaciteit: maximaal 6 personen o Voorzieningen: Vaste pc met opnamesoftware (Reason, Cubase) Motu-interfaces 2 Technics turntables + Vestax mengpaneel 2 KRK Rocket monitors keyboard
o Foto’s: o Kan enkel samen met repetitiekot muziek worden gehuurd o Verplicht minimum 1 workshopreeks producing te hebben gevolgd! •
Crealab: o Afmetingen: 35m² o Capaciteit: 35 personen zonder meubilair o Voorzieningen: Meubilair (20 stoelen, 5 tafels) o Foto’s:
•
Dansstudio: o Afmetingen: 35m² o Capaciteit: 35 personen zonder meubilair o Voorzieningen: Valbrekende ondergrond Spiegelmuur Geluidsinstallatie (begrensd op 95dB(A)) o Foto’s: o Structureel gebruik: max. 3 blokken per week (2xAV en 1x NM of VM) (afhankelijk van beschikbaarheid) o Reservering gebeurt max. per 3 maanden
•
‘Atelier’: o Afmetingen: 80m² o Capaciteit: 20 personen maximaal (afhankelijk van het soort activiteit) o Voorzieningen: Mobiele werktafels Basismateriaal werkplaats (op aanvraag) o Foto’s:
Soorten gebruikers Er wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 soorten gebruikersgroepen: Categorie A+
• •
Omschrijving Erkende jeugd binnen Kortrijk Niet-georganiseerde jeugd binnen Kortrijk (met als doel te erkennen)
•
Functionaliteit Activiteiten met geluidsproductie na 22u
A
• •
B
• • •
Niet-georganiseerde jeugd buiten • Kortrijk (met als doel te erkennen) Erkende jeugd (ook buiten Kortrijk) Partners Scholen Erkende organisaties • (volwassenen)
Activiteiten met geluidsproductie na 22u
Activiteiten met geluidsproductie na 22u
Verhoudingen van de gebruikersgroepen: •
Categorieën A+ en A hebben altijd voorrang op categorie B: Deze laatste kan een optie nemen, en krijgt 1 maand voor de activiteit uitsluitsel of de reservatie definitief wordt al dan niet.
Retributie (of huurgeld) De verschuldigde retributie of huurgeld hangt af van de categorie waartoe u behoort, het type activiteit en het lokaal dat u gebruikt. Het huurgeld is steeds per dagdeel: • • • •
Voormiddag: 7u tot 13u Namiddag: 13u tot 18u Avond: 18u tot 22u Nacht: 22u tot 5u
A(+) B •
Lokalen (uitgezonderd Muziek Studio en atelier) Gratis opbrengstactiviteit activiteit 5€ 15 € 10 € 35 €
Zaal (+ foyer) Gratis activiteit 10 € 20 €
Opbrengstactiviteit 30 € 70 €
Aanvullingen: o Muziek studio en atelier: bevat duur materiaal: 25 € per dag + kennis van zaken vereist (volgen workshopreeks)! o Indien de Muziek Studio wordt gehuurd, kan de rehearsel room niet worden geëxploiteerd!
Waarborgen Voor elke activiteit rekent het jeugdontmoetingscentrum een waarborg aan. De standaardwaarborgen zijn: •
Lokaal: 25 €
•
Zaal (+ foyer): 250 €
De coördinator van het jeugdontmoetingscentrum kan voor specifieke activiteiten steeds een hogere waarborg eisen. Annuleringen: Als u een reservatie maakte voor de zaal, kan u deze reservatie ten laatste tot 14 kalenderdagen vóór de activiteit annuleren. Indien u een reservatie maakte voor één of meerdere lokalen, kan u annuleren tot ten laatste 3 kalenderdagen vóór de activiteit. Bij het niet tijdig annuleren van een reservatie, zal het jeugdontmoetingscentrum een annulatievergoeding aanrekenen gelijk aan de helft van de huurprijs met een minimum van 10 €. Materiaalverhuur: Het jeugdontmoetingscentrum stelt materialen ter beschikking voor de gebruikers van haar lokalen. De aanvraag van het materiaal doet u best samen met de zaalen/of lokalenreservatie. Een lijst van de beschikbare materialen en de huurgelden hiervoor kan u verkrijgen bij het secretariaat? Daarnaast is er ook een stedelijke uitleenwinkel, waar u extra materialen kan verkrijgen. Hiervoor raadpleegt u best onderstaande website: www.kortrijk.be/uitleenwinkel Dranken en schenkrecht U dient alle dranken die geschonken worden tijdens uw activiteit, af te nemen bij het jeugdontmoetingscentrum. De prijslijst van de dranken is te verkrijgen op het secretariaat. Als het jeugdontmoetingscentrum een bepaalde drank niet in haar assortiment heeft, en als hiervoor geen alternatief kan worden geboden, kan de coördinator een uitzondering toestaan. In dat geval is er een vast schenkrecht voorzien van 15 € per soort externe drank. Het jeugdontmoetingscentrum beschikt niet over een vergunning voor sterke dranken. Dranken boven de 22% vol. Alcohol worden bijgevolg niet toegestaan. Indien u als gebruiker externe dranken schenkt waarvoor het jeugdontmoetingscentrum vooraf geen toestemming gaf, wordt minimaal een vergoeding van 30 € aangerekend per binnengebrachte dranksoort.
De minimumfactuur voor dranken bedraagt 5 €. U krijgt deze vergoeding als organisator ook aangerekend indien u niets van de aangevraagde drank verbruikt. Voor drankgebruik in de lokalen werd een drankenautomaat voorzien in de hal van het jeugdontmoetingscentrum. Inkomprijzen De inrichter is vrij om de inkomprijzen te bepalen. U bent als inrichter verplicht om 20% korting toe te staan aan formaatjeugdhuisleden. Coördinator en personeel jeugdontmoetingscentrum De coördinator en het personeel van het jeugdontmoetingscentrum dient u gratis toe te laten op uw activiteit. De organisator moet zich strikt houden aan de richtlijnen die door het personeel van het jeugdontmoetingscentrum worden verstrekt. De organisator zal het personeel bij aanwezigheid ikv uw activiteit enkele nietalcoholische dranken gratis aanbieden. Hoe aanvragen? De aanvraag Een reservatie gebeurt steeds schriftelijk (al dan niet digitaal). Het jeugdontmoetingscentrum stelt aanvraagformulieren ter beschikking. De aanvraag vermeldt minstens de volgende inlichtingen: naam organisatie, voornaam en naam contactpersoon, adres, telefoonnummer, email, de soort activiteit en de tijdstippen, het verwacht aantal personen en de gewenste locatie. U richt uw aanvraag tot de exploitant van het jeugdontmoetingscentrum, op onderstaande gegevens Jeugdontmoetingscentrum Kortrijk Tav exploitant Magdalenastraat 48 8500 Kortrijk
[email protected] www.kortrijk.be/jeugd Uiteraard is het ook mogelijk om online te reserveren, en dit kan via bovenstaand webadres. Na verwerking van uw aanvraag, ontvangt u steeds een reservatiebevestiging per mail of post. Termijnen
U kan het lokaal ten vroegste 12 maanden voor de activiteit reserveren. Voor de zaal dient u minimaal 2 weken op voorhand te reserveren. Let wel: in het jeugdontmoetingscentrum hebben gebruikersgroepen van categorie A(+) steeds voorrang op activiteiten van andere organisaties! Als u een activiteit organiseert met een wederkerend karakter, bijvoorbeeld een langlopende cursus, kan u dit voor maximaal 3 maanden reserveren. Na deze periode dient u een nieuwe aanvraag te richten. Voor verenigingen die niet tot de categorie A(+) behoren, is deze termijn vastgelegd op één maand. Uw reservatie is slechts definitief na het ondertekenen van het huurcontract door een meerderjarige verantwoordelijke, en na het storten van de nodige waarborgen, waarvoor u kort na de reservatiebevestiging een factuur ontvangt. Het jeugdontmoetingscentrum moet de waarborg minimaal 7 kalenderdagen vóór de activiteit ontvangen hebben; zoniet kan uw reservatie worden geannuleerd. Activiteiten zonder openbaar karakter of waarbij sprake is van privé-winstbejag, kunnen niet doorgaan in de infrastructuur van het jeugdontmoetingscentrum. Afspraken! Wettelijke verplichtingen Als organisator bent u zelf verantwoordelijk om te voldoen aan de voorschriften van gemeentelijke, provinciale en rijkstaksen op vertoningen, van auteursrechten (SABAM: formulieren te verkrijgen op het secretariaat), politiereglementen (o.a met betrekking tot het sluitingsuur, de leeftijdsgrens…), en van de wet op de handelspraktijken (o.a vergunning occasionele drankgelegenheden…). Elke gebruiker houdt zich aan de wettelijke voorschriften (alcohol, drugs, geluidsproductie, racisme, openbare orde, brandveiligheid…), en kan verantwoordelijk gesteld worden bij overtreding van deze reglementen. De organisator dient voor elk evenement een evenementenfiche te bezorgen aan de politiezone Vlas (www.pzvlas.be). Het jeugdontmoetingscentrum betaalt reeds een forfaitvergoeding voor de rechten van de uitvoerders en producenten (Billijke Vergoeding). Deze kost wordt verrekend in de huurprijs. De kosten van de auteursrechten (SABAM) worden ook verzorgt door het jeugdontmoetingscentrum, voor zover het om gratis toegankelijke activiteiten gaat. Schade en verzekeringen
De organisator is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw door zowel zichzelf, zijn aangestelden als door deelnemers van de door hem ingerichte activiteit. De gebruiker is tevens verantwoordelijk voor de schade aan de mobiele infrastructuur en alle materialen door onoordeelkundig gebruik. De schadevergoeding bedraagt de herstellings- en/of vervangingskosten, ongeacht de reeds betaalde waarborg. De inrichter bepaalt zelf of hij een verzekering afsluit tegen deze risico’s (brand, diefstal, beschadigingen…). In bepaalde gevallen kan het jeugdontmoetingscentrum een dergelijke verzekering eisen. De organisator moet in dat geval een duplicaatattest kunnen voorleggen. Geluid Voor fuiven en andere geluidsproducerende activiteiten mag de gebruiker enkel en alleen de geluidsversterking gebruiken die voorzien is (met uitzondering van optredens). Orde in en rond het jeugdontmoetingscentrum De organisator is zelf verantwoordelijk voor de orde en rust in en rond het gebouw. Hij verbindt er zich uitdrukkelijk toe om minstens één persoon buiten te plaatsen vanaf het begin van de activiteit tot wanneer de laatste bezoeker is vertrokken. Deze persoon dient de bezoekers van de activiteit aan te manen de rust van de buren, alsook de orde en netheid van de omgeving te respecteren. Sluitingsuur De organisator dient in alle geval het sluitingsuur, zoals vastgelegd in het contract, te respecteren. Het sluitingsuur is max. 3u tijdens de week en 5u in het weekend. Decoratie Ramen, deuren, panelen, muren, vloeren… mogen in geen geval geschilderd of benageld worden. Het is in geen geval toegestaan om hechtingsmiddelen te gebruiken. Inkleding van de ruimte kan enkel in onderlinge afspraak met het jeugdontmoetingscentrum. Fuiven Fuiven tijdens de week dienen te worden beëindigd om 3u, in het weekend is dit om 5u. Men kan geen fuiven of optredens organiseren indien er de dag ervoor reeds een optreden of een fuif plaatsvond.
Safe Party Zone De infrastructuur van het jeugdontmoetingscentrum maakt deel uit van Safe Party Zone. Dit is een methode die werd ontwikkeld om de toegang te ontzeggen voor gekende amokmakers die herhaaldelijk of zwaar de veiligheid van andere bezoekers in het gedrang brachten. Dit gebeurt door een scan van de identiteitskaart van de bezoekers van jouw activiteit. Indien er een match is met de gegevens van de gekende lastpakken, dan verschijnt er een rood licht op het scherm en mag deze laatste de zaal niet binnen. Het is onze bedoeling om van jouw activiteit een feest te maken. In ruil daarvoor krijg je een label dat voor veel jongeren en ouders in Kortrijk een keurmerk is voor een ‘veilige’ fuif of activiteit. Er worden geen gegevens van bezoekers opgeslagen. Concreet betekent Safe Party Zone voor een fuif in het jeugdontmoetingscentrum dat: • • • •
Het logo van Safe Party Zone moet worden opgenomen op alle promo; Een privacydisclaimer moet worden opgenomen op de tickets; Aan de ingang van de zaal een scantoestel zal staan dat moet worden bediend door één van jullie medewerkers; Er een procedure moet gevolgd worden indien mensen voor zware feiten worden buitengezet.
Verantwoordelijke Safe Party Zone: Merijn Dhondt
[email protected]
Opkuis en schikking lokalen Na fuiven en optredens in de zaal, dient de organisator de infrastructuur (inclusief de hal en het sanitair) uit te schuren en droog te dweilen onmiddellijk na de activiteit. Bij gebruik van de lokalen is vegen voldoende. Alle rommel en vuilnis dient in de juiste vuilnisbakken te worden gedeponeerd. De inrichters sorteren het afval correct: PMD, papier en karton en restafval moeten worden gescheiden. De organisator zorgt zelf voor het verwijderen van het glasafval! De netheid van het lokaal moet vergelijkbaar zijn met de toestand bij aanvang van de activiteit. Als de opkuis niet voldoende of correct gebeurt, eist het jeugdontmoetingscentrum een opkuisvergoeding van minimaal 100 €.
De organisator schikt het meubilair op dezelfde manier als waarop het aangetroffen werd. Tafels en stoelen worden op de daarvoor bestemde karren geplaatst. Ten laatste op de eerstvolgende dag na een activiteit dat het jeugdontmoetingscentrum terug open is voor het publiek, verwijderd de organisator alle materialen die niet tot de infrastructuur behoren. Als dit materiaal niet tijdig werd verwijderd, zal het jeugdontmoetingscentrum deze op kosten en op risico van de organisator wegvoeren. Het jeugdontmoetingscentrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materialen. Het gebruik van de in de lokalen vast aanwezige apparatuur is inbegrepen in de huurprijs van de lokalen. De gebruikte materialen moeten zich in dezelfde staat bevinden zoals de organisator ze aantrof. Indien er bij de ingebruikname van de infrastructuur een gebrek wordt vastgesteld (zowel aan de apparatuur, de infrastructuur of het meubilair), dan dient dit onmiddellijk te worden gemeld aan het personeel van het jeugdontmoetingscentrum. Zoniet, kan de organisator zelf worden verantwoordelijk gesteld voor de schade. Als men het gebouw verlaat, dient de organisator: • •
Ramen en deuren te sluiten; Lichten te doven.
Veiligheidsvoorschriften Alle gangbare veiligheidsvoorschriften dient u te respecteren. Wij vragen in het bijzonder aandacht voor: • • • • •
•
Het niet overschrijden van de maximale bezetting van de infrastructuur (zie beschrijving ruimtes); U mag in geen geval de noodverlichting uitschakelen; U dient de nooduitgangen steeds vrij te houden; Tijdens fuiven en optredens, mogen de dranken enkel in plastieken bekers worden aangeboden. Deze zijn te verkrijgen bij het jeugdontmoetingscentrum. Men mag geen wagens parkeren vóór de ingang van het gebouw. U mag enkel oprijden om goederen af te halen of te leveren. Bij aanvang van de activiteit dienen deze voertuigen te zijn verplaatst. Er geldt een rookverbod in het ganse complex.
Het personeel van het jeugdontmoetingscentrum kan elke activiteit stopzetten wanneer vastgesteld wordt dat de organisator de regels niet naleeft. De organisator heeft geen toelating om warme gerechten te bereiden in de infrastructuur van het jeugdontmoetingscentrum.
Promotie Als de organisator publiciteit maakt, dient hij duidelijk de naam van de organisator, de gehuurde ruimte en de inkomprijzen te vermelden. De organisator vermeldt de correcte naam van de gebruikte locatie (logo kan digitaal worden bezorgd). Het jeugdontmoetingscentrum kan je helpen met de bekendmaking van jouw activiteit door adressen van de pers mee te delen, richtlijnen voor publicatie van jouw activiteit in activiteitenkalenders (bijvoorbeeld Uit in Kortrijk), en affiches te verdelen over een 30-tal stadsgebouwen. Belangrijk!!! Als de organisator de afspraken vermeld in deze gebruikersgids of de verdere mondelinge en schriftelijke afspraken niet naleeft, kan dit een gedeeltelijke (minimum 15 €) of een volledige inhouding van de waarborg tot gevolg hebben. Het jeugdontmoetingscentrum kan ook een verbod uitvaardigen om in de toekomst nog gebruik te maken van de infrastructuur. De organisator dient eveneens de richtlijnen die zich in de lokalen zelf bevinden te respecteren. Deze richtlijnen zijn niet ondergeschikt aan deze gebruikersgids. Sleutels Afspraken met betrekking tot het afhalen en terugbrengen van de sleutels dient de organisator strikt op te volgen. Als een personeelslid zich speciaal tot het gebouw moet begeven om sleutels af te leveren of voor onnodige interventies op vraag van de gebruiker, zal het jeugdontmoetingscentrum een schadevergoeding van minimaal 15 € eisen.
