Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden. Deel 1: Handreiking & Deel 2: Evaluatie van pilot Bergen en Schoorl

Behavioural and Societal Sciences Kampweg 5 3769 DE Soesterberg Postbus 23 3769 ZG Soesterberg

TNO-rapport TNO 2012 R10946

www.tno.nl

Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden

T +31 88 866 15 00 F +31 34 635 39 77 [email protected]

Deel 1: Handreiking & Deel 2: Evaluatie van pilot Bergen en Schoorl

Datum

november 2012

Auteur(s)

dr. M.A.A. Huis in 't Veld drs. L. de Koning

Aantal pagina's Projectnaam Projectnummer

39 (excl. distributielijst) Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden 053.01965

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, foto-kopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van TNO. Indien dit rapport in opdracht werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de Algemene Voorwaarden voor opdrachten aan TNO, dan wel de betreffende terzake tussen de partijen gesloten overeenkomst. Het ter inzage geven van het TNO-rapport aan direct belang-hebbenden is toegestaan. © 2012 TNO

TNO-rapport | TNO 2012 R10946

2 / 39

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding .................................................................................................................... 3 De Pilot ...................................................................................................................... 3 De resultaten: Een Actieprogramma en een Handreiking ......................................... 3 Meerwaarde van een gebiedsgerichte aanpak ......................................................... 4

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

Handreiking Gebiedsgerichte Aanpak................................................................... 6 Inleiding op de Handreiking ....................................................................................... 6 Voor wie is deze Handreiking bedoeld? .................................................................... 6 Doel gebiedsgerichte aanpak .................................................................................... 6 Uitvoering gebiedsgerichte aanpak ........................................................................... 6 Het kernteam ............................................................................................................. 7 De facilitator ............................................................................................................... 8 Opzet van de fysieke bijeenkomsten ......................................................................... 8 Tips en aandachtspunten bij de fysieke bijeenkomsten .......................................... 11 Opzet van het virtueel platform ................................................................................ 12 Tips en aandachtspunten bij virtueel platform ......................................................... 13

Bijlage 1: Stappen Actieprogramma .................................................................................... 16 Stap 1: Kennismaken deelnemers........................................................................................ 16 Werkvorm bij Stap 1: Welke expertise hebben mijn teamleden? ............................................ 17 Stap 2: Visie op gebied en doel actieprogramma ............................................................... 18 Stap 3: Generen van overzicht van reeds bestaande instrumenten ................................. 20 Werkblad bij Stap 3: Format voor ‘Bestaand instrument’......................................................... 21 Stap 4: Overzicht genereren van wensen en knelpunten .................................................. 22 Werkblad bij Stap 4: Format voor ‘Wens’................................................................................. 24 Stap 5: Uitwerken actieprogramma ...................................................................................... 25 Stap 6: Formuleren van acties en tijdspad .......................................................................... 26 Bijlage 2: E-Participatie advies model (UEPS) .................................................................... 27 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Evaluatie pilot gebiedsgerichte aanpak Bergen en Schoorl ............................. 29 Werken aan actieprogramma .................................................................................. 29 Deelnemers kerngroep ............................................................................................ 29 Virtueel platform....................................................................................................... 30 Resultaten tussentijdse evaluatie ............................................................................ 31 Resultaten enquête.................................................................................................. 31

4 4.1 4.2 4.3

Conclusie en Aanbevelingen ................................................................................ 37 Resultaat evaluatie: Is het doel bereikt?.................................................................. 37 Aangetoonde meerwaarde gebiedsgerichte aanpak ............................................... 37 Aanbevelingen gebiedsgerichte aanpak.................................................................. 38

5

Ondertekening ....................................................................................................... 39


1

3 / 39

Inleiding In een gebied waar natuurbranden kunnen optreden zijn veel partijen uit dit gebied op een of andere manier betrokken bij het voorkomen of bestrijden van zo’n brand. Om een stap te zetten in het verkleinen van de kans op (onbeheersbare) natuurbranden in het gebied is het van belang gezamenlijk op te trekken. 1 Dit noemen we een gebiedsgerichte aanpak.

1.1

De Pilot De Provincie Noord-Holland heeft – op verzoek van meerdere belanghebbenden – het initiatief genomen voor een dergelijke gebiedsgerichte aanpak. Het doel van dit initiatief was tweeledig, ten eerste was het doel om de risico’s op (onbeheersbare) natuurbranden in het te selecteren gebied te verkleinen, ten tweede diende het initiatief als pilot. Een pilot om tot aanbevelingen te komen voor de uitvoering van een gebiedsgerichte aanpak. Voor de pilot werd het duingebied rond Bergen en Schoorl geselecteerd. De pilot liep in de periode april tot en met augustus 2012.

1.2

De resultaten: Een Actieprogramma en een Handreiking De pilot heeft ten eerste een actieprogramma voor betreffend gebied opgeleverd. Het actieprogramma beschrijft acties die de deelnemers gezamenlijk hebben geïdentificeerd als van belang voor het gebied om het risico op natuurbrand verder 2 te verkleinen of om effecten te beperken . Het tweede resultaat van de pilot is een ‘Handreiking voor het uitvoeren van een gebiedsgerichte aanpak’ uitgewerkt op basis van de uitkomsten van de evaluatie van de pilot. Deel 1 van dit rapport beschrijft die Handreiking; deel 2 beschrijft de uitkomsten van de evaluatie van de pilot. De handreiking is ontwikkeld door TNO in nauwe samenwerking met de sector Kabinet van de Provincie Noord-Holland. Met de handreiking kunt u zelf - eventueel met ondersteuning van een externe begeleider - tezamen met andere partijen, een gebiedsgerichte aanpak toepassen. De uitkomsten van de evaluatie zijn als achtergrondinformatie toegevoegd.

Met de gebiedsgerichte aanpak wordt de kans op onbeheersbare natuurbranden verkleind.

Foto: Inzet 4x4 TS Brandweer Bergen

3

1 Taskforce Veiligheidsregio NHN spreekt over een gebiedsgebonden aanpak. Hieronder wordt hetzelfde verstaan. 2 Het actieprogramma is verkrijgbaar via Provincie Noord-Holland: http://www.noordholland.nl/web/actueel/dossier 3 Foto opgenomen met toestemming van fotograaf Mathijs Schuijn


1.3

4 / 39

Meerwaarde van een gebiedsgerichte aanpak De pilot maakt duidelijk dat het samenbrengen van verschillende stakeholders uit één gebied in vrij korte tijd een nuttig en concreet actieprogramma kan opleveren. Bovendien brengt het de betrokken actoren nader tot elkaar. Op basis van de pilot in Bergen wordt dan ook aanbevolen de gebiedsgerichte aanpak ook in andere gebieden toe te passen. We menen dat de werkwijze ook nuttig kan zijn voor andere domeinen, bijvoorbeeld voor het formuleren van acties gerelateerd aan preventie van en preparatie op overstromingen. Een gebiedsgerichte aanpak nodigt uit tot concrete en gebiedsspecifieke acties. Bovendien creëer (of bestendig) je met zo’n proces een lokaal netwerk van relevante actoren op het domein. Uit de crisisliteratuur is bekend dat een dergelijk netwerk opgebouwd in de koude fase, bijdraagt aan crisisbeheersing in de warme fase.


5 / 39

Deel 1


2

Handreiking Gebiedsgerichte Aanpak

2.1

Inleiding op de Handreiking

6 / 39

Deze handreiking geeft een kader voor het toepassen van een gebiedsgerichte aanpak. Het beschrijft de stappen die doorlopen kunnen worden, inclusief concrete werkvormen en tips. Juist omdat er sprake is van een gebiedsgerichte aanpak, zal men flexibel moeten omgaan met de opzet die hier wordt voorgesteld. Een gebiedsgerichte aanpak is maatwerk en afhankelijk van onder andere het aantal belanghebbenden, de ervaring in het domein, eerdere initiatieven in het gebied, etc. De precieze invulling zal door de trekker / facilitator moeten worden bepaald in overleg met de opdrachtgever en eventueel het kernteam. 2.2

Voor wie is deze Handreiking bedoeld? Partijen in kwetsbare natuurgebieden in Nederland die samen met andere belanghebbenden een stap willen zetten in het verkleinen van de kans op (onbeheersbare) natuurbranden in het gebied.

2.3

Doel gebiedsgerichte aanpak Het doel van een gebiedsgerichte aanpak is om te komen tot een actieprogramma: een overzicht van acties die betrokken actoren gezamenlijk hebben geïdentificeerd als van belang voor het gebied om het risico op natuurbrand verder te verkleinen of om effecten te beperken. Acties in het actieprogramma kunnen zowel operationele als bestuurlijke aspecten betreffen en kunnen op korte of op lange termijn uitvoerbaar zijn.

Handen op elkaar voor een gebiedsgerichte aanpak.

2.4

Uitvoering gebiedsgerichte aanpak Het actieprogramma moet gezamenlijk worden ontwikkeld door belanghebbenden: door publieke en private organisaties en bij voorkeur ook door burgers. Op die manier borgt de aanpak een uitwisseling van verschillende belangen, ideeën en perspectieven en een groot draagvlak voor het resultaat. Om deze doelen te bereiken wordt geadviseerd om fysieke meetings van een kernteam te combineren met de inzet van een virtueel platform. Het kernteam werkt in de meetings onder begeleiding van een facilitator aan de invulling van het actieprogramma.


7 / 39

Het virtuele platform wordt parallel aan de fysieke meetings ingezet om meer belanghebbenden te betrekken bij het actieprogramma. Zo kan de achterban van de betrokken organisaties participeren en kan bijvoorbeeld burgerparticipatie mogelijk gemaakt worden. Het platform maakt mogelijk dat extra gezichtspunten of invalshoeken van mensen buiten het kernteam worden meegenomen. Door een combinatie van fysieke bijeenkomsten en online participatie wordt beoogd de potentiële voordelen van beide manieren van werken te benutten. De beschikbaarheid van een Risico Indexkaart Natuurbrand (RIN) bespoedigt het proces omdat dan veel duidelijker is waar knelpunten liggen in het gebied en welke concrete acties daar mogelijk zouden zijn. 2.5

Het kernteam Deelnemers aan de bijeenkomsten worden uitgenodigd op basis van hun rol of belang in brandpreventie en -bestrijding in het betreffende gebied. Voorwaarde bij de selectie is dat ze daadwerkelijk in het gebied actief zijn en beslissingsbevoegd zijn binnen hun eigen organisatie. De leden (en daarmee deelnemende organisaties) van het kernteam kunnen per gebied verschillen. Hieronder staan mogelijke deelnemers: • Brandweer; • Politie; • Gemeente; • Veiligheidsregio: bijvoorbeeld vertegenwoordiging vanuit de Regionale Brandweer en vertegenwoordiging van het Veiligheidsbureau; • Defensie (het Regionaal Militair Commando); • Provincie, incl. vertegenwoordiging ruimtelijke ordening; • Terreinbeheerders: zoals Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, PWN (Waterleidingbedrijf Noord-Holland, deelnemer pilot Bergen en Schoorl); • Recreatiebeheerders, bijv. van campings of bungalowparken; • Beheerders en gebruikers van vitale infrastructuren: zoals Rijkswaterstaat, ProRail en NS. Het is aantrekkelijk om een groot aantal partijen uit te nodigen: zij kunnen dan allemaal hun belang laten vertegenwoordigen en hun visie en kennis inbrengen. Echter, hoe meer partijen, hoe lastiger het is om ze ook allemaal aan bod te laten komen. Het advies is om de groep niet groter te laten zijn dan 12 deelnemers. Indien meer mensen / organisaties willen deelnemen, kan dit eventueel via het virtuele platform. Probeer veel wisselingen in de deelnemers van de fysieke meetings te voorkomen. Communiceer vooraf duidelijk de data van de bijeenkomsten en vraag expliciet commitment. Naast deelname aan de fysieke bijeenkomsten wordt van de deelnemers ook verwacht dat ze tussendoor dingen uitzoeken, uitwerken en / of aanleveren. Maak goede afspraken over wie wat doet en op welke manier de informatie wordt teruggekoppeld. Daarnaast wordt verwacht dat deelnemers actief deelnemen aan het virtuele platform. Communiceer van te voren duidelijk wat de verwachtingen ten aanzien van tijdsbesteding zijn.


8 / 39

Belangrijkste tips ten aanzien van kernteam: • Deelnemers moeten actief zijn in het gebied en beslissingsbevoegd binnen hun organisatie; • Laat het kernteam niet groter zijn dan 12 deelnemers; • Probeer veel wisselingen in de deelnemers te voorkomen; • Communiceer vooraf duidelijk de data van de bijeenkomsten en vraag commitment; • Communiceer van te voren duidelijk wat de verwachtingen ten aanzien van tijdsbesteding zijn.

2.6

De facilitator Het is zeer waarschijnlijk dat er tijdens de bijeenkomsten verschillende belangen naar voren zullen komen. Zoek daarom een facilitator die door de verschillende deelnemers als onafhankelijk, of tenminste als neutraal wordt gezien. Het is een pré als de facilitator ervaring heeft met het begeleiden van (multidisciplinaire) groepen. Deze ervaring zal helpen bij het selecteren van passende werkvormen voor de bijeenkomsten.

2.7

Opzet van de fysieke bijeenkomsten Doel De fysieke meetings hebben als doel elkaar beter te leren kennen en meer begrip te krijgen voor elkaars mogelijkheden. Daarnaast leidt de uitwisseling tot nieuwe inzichten in elkaars rollen, taken, belangen, verantwoordelijkheden en beperkingen. Dit is een essentiële basis om gezamenlijk te identificeren wat belangrijke stappen zijn om het gebied brandveiliger te maken. De bijeenkomsten staan in het teken van: 1. Elkaar en elkaars organisatie leren kennen; 2. Elkaars rol leren kennen ten aanzien van Preventie & Preparatie fase en eventueel Repressie; 3. Elkaars voorbereidingen, plannen, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, mandaat, belangen, visie, kennis en middelen leren kennen; 4. Het probleem ‘natuurbranden’ verkennen: wat zijn risico’s & knelpunten?; 5. Ontdekken waar lacunes liggen ten aanzien van Preventie & Preparatie en eventueel Repressie; 6. Ontdekken waar tegengestelde belangen een rol spelen; 7. Het identificeren van acceptabele oplossingsrichtingen; 8. Ontdekken waar men elkaar kan versterken, aanvullen, helpen. Besteed tijdens elke bijeenkomst tijd aan de vragen: Waarom doen we dit? Waar staan we nu? en Wat spreken we af?


9 / 39

Besteed tijdens de bijeenkomsten aandacht aan de vragen: Waarom doen we dit? Waar staan we nu? en Wat spreken we af?

Aantal en Frequentie Wij adviseren om 4 tot 6 fysieke bijeenkomsten te organiseren voor het realiseren van het actieprogramma: • Indien er veel ervaring met natuurbranden is en er al veel maatregelen zijn getroffen in het gebied, zal de focus meer liggen op het aanscherpen en verfijnen van reeds genomen maatregelen en de afstemming tussen de verschillende actoren. • In een gebied waar weinig ervaring is met natuurbranden zal de focus meer liggen op het opstellen van acties die nodig zijn en hier een prioritering in aan te brengen. Het advies is om de bijeenkomsten om de 4 weken te houden. Dat geeft ruimte aan de leden van het kernteam en de trekker / facilitator om tussentijds zaken uit te werken en weer te delen met de anderen voorafgaand aan de volgende bijeenkomst. Laat niet veel meer tijd tussen de bijeenkomsten, zodat de vaart er in blijft. Belangrijkste tips ten aanzien van de fysieke bijeenkomsten: • De fysieke meetings hebben als doel elkaar beter te leren kennen en meer begrip te krijgen voor elkaars mogelijkheden en beperkingen; • Besteed tijdens elke bijeenkomst tijd aan de vragen: waarom doen we dit? En waar staan we nu? Wat spreken we af?; • Organiseer 4 tot 6 fysieke bijeenkomsten voor het realiseren van het actieprogramma; • Laat niet te veel tijd tussen de bijeenkomsten, zodat de vaart er in blijft; • Pas waar mogelijk en nuttig het werken in kleine groepjes toe. Op de volgende pagina worden de zes stappen van de gebiedsgerichte aanpak beschreven. Aan deze handreiking zijn voor elk van de stappen werkinstructies toegevoegd. Zie daarvoor Bijlage 1, vanaf pagina 17.


10 / 39

Stappenplan Gebiedsgerichte Aanpak

STAP 1: Kennismaken deelnemers Om begrip te krijgen voor elkaars rollen en belangen is het van belang dat de deelnemers uitgebreid kennis maken met elkaar en elkaars organisaties. Besteed bij dit onderwerp ook aandacht aan de vraag of de juiste partijen aan tafel zitten: is het kernteam compleet of wordt een partij gemist? STAP 2: Visie op gebied en doel actieprogramma Een gezamenlijk visie op het natuurgebied en eventueel op het daar aan gerelateerde doel van het actieprogramma ‘Voorkomen van (onbeheersbare) natuurbranden’, geeft een kader voor de rest van de activiteiten. Deelnemers worden gevraagd wat voor hun belangrijk is ten aanzien van het gebied. De antwoorden op deze vraag vormt een basis voor een gezamenlijke visie op het gebied. Het uitwisselen van die belangen draagt bij tot commitment voor het gezamenlijk bouwen aan een actieprogramma voor het gebied. STAP 3: Overzicht genereren bestaande maatregelen en instrumenten Het generen van een overzicht van wat al aanwezig is of ontwikkeld wordt aan maatregelen en instrumenten (ook in andere regio’s en landelijk) voor het gebied is nodig om te kunnen komen tot nieuwe acties en wensen. STAP 4: Overzicht genereren van wensen en knelpunten Deze stap is er op gericht om wensen van deelnemers in kaart te brengen. Wat moet er nog gebeuren om het gebied nog (brand)veiliger te maken? Deze wensen kunnen ook geformuleerd zijn als problemen, knelpunten of risico’s. (De wens is dan een oplossing voor genoemd probleem). Wensen kunnen een nieuw instrument of maatregel betreffen, maar ook een verfijning of aanscherping van bestaande maatregelen. STAP 5: Uitwerken actieprogramma Uiteindelijk is het doel om tot acties te komen. Wat moet er gebeuren om de wensen te realiseren? Wie moet daarvoor in actie komen? Wie gaat het initiatief nemen voor de actie? STAP 6: Formuleren acties Na de vorige slag moeten acties nog concreter worden. Iedere eigenaar van een actie geeft aan: • wat hij gaat doen om de wens te realiseren; • wie hij gaat betrekken; • op welke termijn.

Nota Bene: Het is ook mogelijk om na Stap 3 door te gaan naar Stap 5 en 6 om vervolgens alsnog naar stap 4 en 5 en 6 te gaan. (dus volgorde 1, 2,3 5, 6 -> 4, 5,6). Op die manier concretiseer je alvast de acties die voortkomen uit bestaande maatregelen en instrumenten, voordat nieuwe worden bedacht. In de huidige opzet worden zowel huidige maatregelen en instrumenten, als mogelijk nieuwe in kaart gebracht, voordat concrete acties worden geformuleerd.


2.8

11 / 39

Tips en aandachtspunten bij de fysieke bijeenkomsten Mede op basis van de pilot in Bergen hebben we de volgende tips en aandachtspunten voor de fysieke bijeenkomsten: a) Betrek de praktijk: het gebied Ga met elkaar het gebied in. Laat de verschillende betrokkenen (bijvoorbeeld gebiedsbeheerders, brandweer) vertellen over de risico’s en maatregelen die al zijn genomen. De rondleiding draagt bij aan de beeldvorming: waar hebben we het over en wat is al gedaan in het gebied? Het draagt ook bij aan groepsvorming (teambuilding).

Ga met het kernteam het gebied in, dit draagt bij aan beeldvorming, maar ook aan groepsvorming.

Foto: Corridor bij Bergen bezocht door 4 kernteam pilot Bergen en Schoorl b) Creëer een veilige omgeving Om de doelen van de gebiedsgerichte aanpak te bereiken is het van groot belang dat er een setting wordt gecreëerd waarbinnen actoren zich vrij voelen om informatie te delen: • Maak afspraken over vertrouwelijkheid van inbreng van deelnemers tijdens de fysieke bijeenkomsten. • Maak afspraken over wie wat op het virtuele platform plaatst c.q. mag plaatsen: bijvoorbeeld plaats alleen zaken namens je zelf of namens je eigen organisatie. • Maak afspraken over hoe om te gaan met gedeelde / te delen documenten c) Stimuleer het delen van kennis en informatie Maak actoren bewust van de unieke kennis en expertise die ze zelf bezitten. Zorg dat ieder stilstaat bij de vraag in hoeverre deze kennis bij de andere actoren bekend is en wat relevant is voor de ander. Men moet worden aangemoedigd de eigen kennis niet als ‘algemeen bekend’ aan te nemen. d) Stimuleer het delen van belangen Maak actoren bewust hoe belangrijk het is dat belangen worden gedeeld en hoe dat tot versnelling kan leiden in het bereiken van het gezamenlijk doel. Neem eventueel issues - die als gevolg van tegengestelde belangen niet tot actie(s) leiden - met argumenten op in het actieprogramma. Mogelijk zijn er in de toekomst ontwikkelingen in het gebied, of landelijke ontwikkelingen, die de patstelling vlot trekken of nieuwe mogelijkheden bieden. Dit kan alsnog tot acties leiden en dan is helder wie de belanghebbenden zijn.

4

Foto gemaakt door M.A.A. Huis in ’t Veld (d.d. 16-05-2012)


12 / 39

e) Geef context aan de aanpak Geef context aan de aanpak. Het is een gebiedsgerichte aanpak, maar men werkt niet in een isolement. Welke andere initiatieven lopen er? Schets zowel initiatieven op het landelijk niveau als in andere natuurgebieden. Hoe past deze gebiedsgerichte aanpak daarin? Wie verzorgt de eventuele afstemming met andere initiatieven? f) Betrek de actualiteit Besteed aandacht aan de actualiteit rondom natuurbranden. Wat is er in het nieuws over natuurbranden (nationaal en internationaal), wat speelt er in het gebied of bij de organisaties zelf op dit moment? g) Reflecteer Hoe staan de deelnemers erin? Wat zijn / waren de verwachtingen vooraf, hoe is hier tot nu toe aan voldaan? Welke verwachtingen hebben ze nog? Een dergelijke evaluatie levert veel nuttige informatie op en geeft input voor de volgende bijeenkomsten. Doe dit in het begin, tussentijds en aan het einde. h) Leg beslissingen vast Voorkom herhaling van discussies, leg afspraken goed vast en vraag deelnemers deze expliciet aan hun collega te communiceren (indien wisselende deelnemers per organisatie participeren). i) Maak keuzes Bedenk dat niet alles gezamenlijk kan worden gedaan. Maak een onderscheid in wat individueel (apart van elkaar of in kleine groepjes) kan worden gedaan en wat bij voorkeur plenair in het kernteam moet. • Individueel (eventueel in kleine groepjes): Aanvullen, uitzoeken welke bestaande maatregelen er zijn, formats verder invullen. • Plenair: Delen van belangen, op elkaar reageren, discussie, acties gezamenlijk oppakken. 2.9

Opzet van het virtueel platform Om meer belanghebbenden te betrekken bij het actieprogramma kan een virtueel platform worden gebruikt. Zo’n platform biedt de achterban van de leden van het kernteam, maar ook vertegenwoordigers van andere organisaties en burgers (inwoners, ondernemers en toeristen) een digitaal forum: zij kunnen op deze virtuele plek hun mening geven over en een bijdrage leveren aan het 5 actieprogramma . Het platform biedt dus de mogelijkheid om extra gezichtspunten of invalshoeken van mensen buiten het kernteam mee te nemen. Tijdens de pilot in Bergen werd gekozen voor de inrichting van een online platform gebaseerd op software van NING (zie: www.ning.com). Er zijn echter ook andere platforms mogelijk zoals bijvoorbeeld Google Apps (en/of Google plus), of Wordpress. Er kan ook voor gekozen worden om gebruik te maken van platforms waar een deel van de doelgroep al een account op heeft, zoals bijvoorbeeld Linkedin of Facebook (Page of Group). In veel gevallen is Twitter een geschikte mogelijke aanvulling op de platformen om makkelijk het podium te vergroten. 5 In dit rapport (en gedurende de pilot) wordt soms (virtueel) platform en soms forum gebruikt om te verwijzen naar het gebruikte medium.


13 / 39

Elk type platforms heeft weer eigen gebruikskenmerken. Het advies is om deze kenmerken zoveel mogelijk te matchen met de manier van werken die wordt beoogd. Het platform voor de pilot in Bergen en Schoorl werd ingericht met meerdere zogenoemde tabbladen, waarop verschillende soorten bijdragen kon worden gegeven door forumbezoekers. Een overzicht van de gebruikte tabbladen is te vinden in tekstbox 1. Om te kunnen participeren werd bezoekers gevraagd lid te worden van het forum. Zie Figuur 1 voor een kopie van de startpagina van het forum van de pilot Bergen en Schoorl.

Figuur 1

2.10

De startpagina van het internetforum Natuurbranden (pilot Bergen en Schoorl) 6.

Tips en aandachtspunten bij virtueel platform a)

Maak een inschatting van nut en noodzaak van betrekken van extra gezichtspunten. Zien de leden van het kernteam een meerwaarde in het betrekken van meer mensen (en organisaties) dan nu zijn vertegenwoordigd? Of is het belangrijker dat (eerst) het kernteam onderling informatie uitwisselt en tot een actieprogramma komt? Commitment van het kernteam is belangrijk, hun bijdrage aan het platform is een van de randvoorwaarden voor succes. Wanneer leden het nut niet zien, dan zou van de inzet van een virtueel platform af kunnen worden gezien. Hierbij speelt soms mee dat de mogelijkheden van zo’n platform niet goed gekend worden, daarover zou een introductie kunnen worden verzorgd.

6

Kopie van op 2 augustus 2012


14 / 39

b)

Breng vooraf in kaart welke (virtuele) initiatieven in het gebied al zijn geweest om ‘derden’ te betrekken bij natuurbrandbestrijding. Het virtuele platform moet zo goed mogelijk aansluiten op bestaande initiatieven en op de beleving van inwoners, ondernemers en bezoekers van het gebied. c) Betrek communicatie adviseurs van deelnemende organisaties Communicatieadviseurs van de deelnemende organisaties kunnen bijdragen aan actieve communicatie over de lancering en het bestaan van het virtuele platform. d) Stel de ‘goede’ vragen Het is van belang om ‘de goede vragen’ te stellen aan bezoekers van het platform Om hier toe te komen, is de aanbeveling om in elke fysieke bijeenkomst aandacht te besteden aan: • Welk resultaat van de bijeenkomst gaan we delen op het platform? • Op welk onderdeel van dit resultaat willen we aanvullingen /reacties van derden? • Welke vraag hebben we? Ofwel, wat willen wij weten van de deelnemers van het virtuele platform? • Wat zijn voor onze doelgroep (degenen die je betrekken wilt) interessante thema’s? • Welke reacties hebben we gehad op het platform? e) Stel één of meer moderatoren aan Stel één of meer moderatoren aan die regelmatig (dagelijks) inloggen en nieuwe leden welkom heten, bekijken welke vragen blijven liggen, of eventueel zelf vragen van bezoekers te beantwoorden, etc. De moderator heeft ook als taak om de belangrijkste bijdragen van het platform te bundelen als input voor de fysieke meetings.

Een virtueel platform biedt de mogelijkheid om extra gezichtspunten van mensen van buiten het kernteam mee te nemen.


15 / 39

De verschillende tabbladen op het internetforum: • Hoofdpagina – geeft een overzicht van doel van het forum, van nieuwste acties en van recent actieve leden; • Forum – Mogelijkheid om discussie te starten of te reageren op discussie(vraag). • Blogs – Mogelijkheid om blog te schrijven (voor alle deelnemers); • Activiteiten – Kalenderweergave met mogelijkheid om daarop ‘events’ aan te geven; • Video’s - Mogelijkheid om video’s te plaatsen; • Foto’s – Mogelijkheid om foto’s te plaatsen; • Mijn pagina – Mogelijkheid om eigen instellingen aan te passen; • Leden– Overzicht van aantal leden van het forum; • Uitnodigen – Mogelijkheid om nieuwe deelnemers uit te nodigen lid te worden. Tekstbox 1

De verschillende tabbladen op het internetforum.

TNO heeft een e-participatie adviesmodel ontwikkeld dat kan helpen bij het inrichten van het virtuele deel van de gebiedsgerichte aanpak. Een overzicht van het model is opgenomen als Bijlage 2 (zie pagina 27).


16 / 39

Bijlage 1: Stappen Actieprogramma Stap 1: Kennismaken deelnemers Het elkaar en elkaars organisatie leren kennen is een belangrijke meerwaarde bij het tot stand komen van het actieprogramma. Besteed hier dan ook voldoende tijd aan in de eerste bijeenkomst(en). Voorbereiding Zoek van te voren uit welke deelnemers elkaar al kennen en welke niet, indien mogelijk. (Of besteed hier aandacht aan tijdens de eerste bijeenkomst.) Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestaande werkgroepen op dit domein. Het kan zijn dat een deel van de groep elkaar al goed kent. Houd hier rekening mee: Laat mensen (vooral) kennis maken met diegene (of die organisaties) die ze nog niet goed kennen. Op basis van de inventarisatie kan een geschikte werkvorm worden gekozen om elkaar en elkaars organisatie beter te leren kennen. Aanpak tijdens de bijeenkomst Er zijn veel bestaande werkvormen op het gebied van elkaar leren kennen en teambuilding. Kies in ieder geval een werkvorm waarbij men ook inzicht krijgt in elkaars organisatie en expertise. Voorbeeld van een mogelijke werkvorm: Laat deelnemers in tweetallen hun eigen organisaties en zichzelf uitgebreid voorstellen, inclusief hun rol, taak en verantwoordelijkheid ten aanzien van natuurbrandpreventie en bestrijding. Laat ze daarbij meteen aangeven wat (in deze context) voor hun organisatie belangrijk is. Laat deelnemers daarna elkaar plenair voorstellen. Wanneer partijen later aanhaken, of deelnemers (van een organisatie onderling) wisselen, is het een nadeel dat ze deze kennismakingsronde hebben gemist. Besteed daarom (kort) aandacht aan kennismaken met deze nieuwe persoon en zijn organisatie. Zie volgende pagina voor een voorbeeld van een uitgebreidere werkvorm.


17 / 39

Werkvorm bij Stap 1: Welke expertise hebben mijn teamleden? Beoogd resultaat Teambuilding; Inzicht in elkaars achtergrond en hoe deze van toepassing is bij de gebiedsgerichte aanpak; Inzicht in elkaars begrippen en terminologie. Wat is het? Een werkvorm om inzicht te verkrijgen in de kennis en expertise van de verschillende deelnemers. Voorbereiding Zorg dat je kaartjes hebt waar op geschreven kan worden. Stap 1 Geef iedereen een kaartje. Vraag aan elk teamlid zijn/haar naam op het kaartje te schrijven en daaronder 2 voorbeelden van kennis die men bezit en van toepassing zou kunnen zijn voor de gebiedsgerichte aanpak. Bijvoorbeeld: “Meegedaan aan een oefening natuurbranden”. Stap 2 Laat mensen rondlopen en met elkaar in discussie gaan over wat ze hebben opgeschreven. Hoe kunnen de onderwerpen die ze hebben opgeschreven van waarde zijn voor de gebiedsgerichte aanpak? Stap 3 Terugkoppeling naar de groep: Wat hebben de teamleden over elkaar geleerd? De volgende vragen kunnen gebruikt worden tijdens de discussie: Hoe draagt iedereen bij aan het geheel? Hoe dragen de verschillende rollen/taken/expertises bij aan de gebiedsgerichte aanpak? Wat zijn mogelijke conflicten die kunnen ontstaan door de diversiteit aan expertise en perspectieven? Hoe gaan we daarmee om? Welke rollen/taken/expertises ontbreken nog? Welke rollen/taken expertises zijn overbodig? Voorwaarden/ aandachtspunten Zorg dat iedereen ongeveer evenveel aandacht krijgt. Variant Laat deelnemers twee begrippen opschrijven uit hun eigen vakgebied, waarvan ze denken dat deze mogelijk voor de anderen onbekend zijn. Laat ze daarbij jargon gebruiken die hun eigen expertise of vakgebied kenmerken.


18 / 39

Stap 2: Visie op gebied en doel actieprogramma Beoogd resultaat Een gezamenlijk doel en/of visie. Wat is het? Een werkvorm om op snelle wijze tot overeenstemming over een doel of visie te komen binnen een groep. Door in klein verband te beginnen met consensusvorming en dat uit te bouwen naar steeds grotere groepen, kan je discussies structureren en voorkomen dat je in een eindeloze discussie terecht komt. Aanpak Stap 1 Zorg dat iedereen pen en papier heeft voor aantekeningen. Maak voor jezelf het doel van de groepsbijeenkomst duidelijk en projecteer dat op een scherm. Bijvoorbeeld: aan het eind van deze groepsbijeenkomst, hebben wij overeenstemming over doel of visie bereikt. Stap 2 Deel de groep in tweetallen in. Geef ieder tweetal de opdracht om onderling overeenstemming te bereiken met betrekking tot het onderwerp dat ter discussie staat. Bijvoorbeeld: schrijf 4 tot 6 onderwerpen op die in de doelstelling of visie moeten staan. Stap 3 Als alle tweetallen overeenstemming over deze onderwerpen bereikt hebben (geef bijvoorbeeld 15 min. de tijd), combineer de tweetallen samen in viertallen en herhaal de oefening. Stap 4 Combineer steeds de kleinere groepen naar grotere groepen. Geef steeds dezelfde opdracht. Ga hier mee door tot de groep 1 geheel is en gezamenlijk een eindresultaat heeft bereikt. Stap 5 Leg de overeengekomen meningen, visies of doelstellingen vast in een document, tekening of presentatie. Voorwaarden / aandachtspunten Let op de samenstelling van de tweetallen, viertallen e.d.: vooral als er veel verschillen zijn (bijvoorbeeld qua status, invloed in de groep) tussen deelnemers: Zoek diversiteit in de tweetallen, begin dus niet met groepjes van twee gelijkgestemden. Maar maak de verschillen tussen de deelnemers niet te groot, om te voorkomen dat deelnemers niet hun mening geven.


19 / 39

Wat als het niet werkt? Als er bijvoorbeeld in een bepaalde fase groepen zijn die er niet uitkomen schrijf dan de discussiepunten op en neem die mee naar het einde als de gehele groep bij elkaar is. Ook kan er op dat moment een time-out worden ingevoerd en het discussiepunt worden besproken met de gehele groep of 1 van de andere kleinere groepen.


20 / 39

Stap 3: Generen van overzicht van reeds bestaande instrumenten Om te bepalen welke acties (nog) nodig zijn, is het van belang om een goed overzicht te hebben van reeds bestaande instrumenten (inclusief maatregelen en interventies). Dit overzicht helpt bij het verkrijgen van een gezamenlijk beeld van ‘waar staan we in dit gebied waar het gaat om natuurbrandbestrijding’. Voorbereiding Laat elke deelnemer vooraf aan de bijeenkomst in kaart brengen wat al aan instrumenten, plannen en interventies beschikbaar is in het betreffende gebied (denk aan: procedures, communicatieplannen, inzetplannen, opleiden en oefenen, detectiesystemen, welke initiatieven lopen er al). Laat deelnemers hierbij vooral aanleveren waar ze - vanuit hun eigen organisatie en rol - kennis van hebben. Laat ze zo ver als mogelijk dit invullen in het format (zie volgende pagina). Verzorg zelf - als trekker of facilitator van de aanpak - het overzicht van landelijk geldende instrumenten en maatregelen. Voor het verzamelen van deze instrumenten kan gebruik worden gemaakt van het overzicht dat wordt gegeven in het actieprogramma behorend bij de pilot in Bergen. (Zie hiervoor: ‘Actieprogramma Natuurbranden Bergen NH’, verkrijgbaar via: www.noord-holland.nl/web/actueel/dossier) Materiaal • Format voor ‘Bestaand instrument’, zie ‘Werkblad bij Stap 3’ op de volgende pagina. Aanpak Tijdens (een van de) eerste bijeenkomst(en) kunnen deelnemers delen en toelichten wat zij vooraf aan instrumenten hebben verzameld. Mogelijk zijn de formats nog niet compleet of zijn er onduidelijkheden. Die onduidelijkheden kunnen besproken worden en zo mogelijk kunnen formats verder worden aangevuld. Neem in deze bespreking ook de landelijk geldende instrumenten mee. Ook hiervoor geldt dat er onduidelijkheden kunnen bestaan, die dan besproken of toegelicht zullen moeten worden. Wanneer er ten aanzien van een van de instrumenten onduidelijkheden zijn die niet ter plekke kunnen worden opgelost of uitgezocht, vraag dan een van de deelnemers dat uit te zoeken voor de volgende bijeenkomst. Voor elk van de instrumenten zijn er mogelijk ook wensen: een aanscherping, een verfijning, een actor meer betrekken bij de uitwerking. Deze aspecten kunnen worden meegenomen bij de bespreking van de formats (zie laatste rij), maar het kan ook worden opgepakt bij Stap 4: “Genereren overzicht wensen”.


21 / 39

Werkblad bij Stap 3: Format voor ‘Bestaand instrument’ Onderstaande tabel kan gebruikt worden als format ten behoeve van het overzicht van bestaande instrumenten. Vul de tabel in, voor bestaande (en in ontwikkeling zijnde) instrumenten, maatregelen, interventies, e.d. Sommige rijen zullen daarbij niet van toepassing zijn, negeer deze dan. Wat is er? Korte toelichting

Status (in ontwikkeling / geïmplementeerd)

Wie heeft het gemaakt? (Wie is eigenaar?)

Wie onderhoudt het (actualiseert)?

Met welke partijen is afgestemd (zijn betrokken bij totstandkoming)? Wie is geïnformeerd / op de hoogte?

Voor wie geldt het? / Wie betreft het?

Wie mag / kan het inzien (en waar)?

Zijn er verbeteropties / - wensen?


22 / 39

Stap 4: Overzicht genereren van wensen en knelpunten Voorbereiding Bedenk mogelijke categorieën voor wensen, zoals bijvoorbeeld ‘Preventie’, ‘Bestrijding’, Risicocommunicatie, etc. Wanneer de ‘vrije brainstorm’ (brainstorm zonder categorieën als hulpmiddel) onvoldoende resultaat geeft, kunnen deze categorieën gebruikt worden om de discussie te stimuleren. Materiaal • Flipover, post-its, pennen en stiften. • Bijlage ‘Werkblad bij Stap 4’ zie volgende pagina. Uitkomst: • Overzicht van wensen (inclusief knelpunten en risico’s). • Per wens een uitwerking. Aanpak Stap 1 Laat deelnemers vrij brainstormen over maatregelen/ middelen die zij nodig of nuttig achten. Of over problemen / knelpunten waarvoor zij graag een oplossing zien (die oplossing is dan de wens). Laat iedereen dit eerst zelf op post-its opschrijven. Zo zorgt men ervoor dat alle deelnemers de kans krijgen om vanuit hun eigen perspectief maatregelen te bedenken en in te brengen. Stap 2 Daarna plenair delen. Laat iedereen om de beurt de belangrijkste 2 onderwerpen noemen, zodat iedereen aan de beurt komt. Laat de deelnemers bij dit deel nog niet met elkaar in discussie gaan, maar geef wel de ruimte aan ieder om zijn (haar) wensen toe te lichten en aan anderen om eventueel inhoudelijk aan te vullen. Stap 3 Wanneer dit nog niet gedaan is: bepaal of er ook wensen zijn ten aanzien van de al bestaande maatregelen en instrumenten. Stap 4 Cluster alle wensen, voeg op elkaar lijkende wensen samen. Wanneer deelnemers nog veel nieuwe ideeën hebben, is een tweede brainstorm ronde mogelijk. Wanneer er veel wensen zijn: prioriteer gezamenlijk. Stap 5 Werk de wensen uit, gebruik hiervoor eventueel het bijgevoegde format (kan ook als ‘huiswerk’). Dit format is geen doel op zich, maar geeft een leidraad voor het stellen van de juiste vragen bij het formuleren van acties op moment dat de wens al vrij concreet is. Laat de andere wensen niet verloren gaan, maar blijf die als mogelijke alternatieven behouden (deze kunnen namelijk ook nuttig zijn voor andere gebieden).


23 / 39

Alternatieve aanpak Deze stap zou ook elektronisch kunnen worden gefaciliteerd. Men zou dan gebruik kunnen maken van een zogenoemde (mobiele) Group Decision Room. Het voordeel hiervan is dat deelnemers tegelijkertijd hun ideeën kunnen invoeren in het systeem, ze hoeven niet op elkaar te wachten. Bovendien kunnen verzamelde items makkelijk worden gecategoriseerd en geselecteerd. Dit levert mogelijk tijdswinst op, met name in grotere groepen. Een nadeel is echter dat gevoeligheden of tegenstrijdige belangen niet altijd naar voren komen.


24 / 39

Werkblad bij Stap 4: Format voor ‘Wens’ Onderstaande tabel kan gebruikt worden als format ten behoeve van het overzicht van ‘wensen’. Vul deze tabel in, voor wensen ten aanzien van nieuwe instrumenten, maatregelen of interventies. Een wens kan daarbij ook zijn: ‘Een oplossing voor probleem X’ of ‘Een oplossing voor knelpunt ‘Y‘. Sommige rijen in de tabel zullen bij de uitwerking niet van toepassing zijn, negeer deze dan. Wat is er nodig/wenselijk? Korte toelichting

Wie zou het moeten maken?

Wie zou het moeten onderhouden (actualiseren)? Met welke partijen moet er worden afgestemd? (Welke partijen moeten inhoudelijk worden betrokken bij de totstandkoming?) Wie moet worden geïnformeerd / op de hoogte worden gehouden? Voor wie geldt het? / Wie betreft het?

Wie mag / kan het inzien als het klaar is (en waar)? Zijn er specifieke wensen t.a.v. het te ontwikkelen instrument?


25 / 39

Stap 5: Uitwerken actieprogramma Uiteindelijk moeten de reeds bestaande instrumenten en de wensen in een overzicht komen. Elke deelnemer moet hierop kunnen reageren en aan kunnen vullen. Voorbereiden • Indien dit nog niet gedaan is, cluster de resultaten van de brainstormsessies: ‘bestaande instrumenten’ & ‘wensen’. • Deel de groep in kleine groepen in (max. 4 per groep). Bekijk van te voren welke deelnemers het beste bij elkaar kunnen worden gezet. Ga bijvoorbeeld na wie bij de uitwerking van welke wensen betrokken moet worden. Materiaal • Lege formats, zie de werkbladen behorend bij Stap 3 en 4. • Resultaten van de brainstorm ‘benodigde maatregelen’ (geclusterd in categorieën of duidelijk onderwerpen) Aanpak Laat de deelnemers in de kleine groepjes werken. Laat elke deelnemer een onderwerp/categorie kiezen waar hij of zij zich verantwoordelijk voor voelt. Elke deelnemer heeft minimaal één onderwerp en moet dit in zijn groepje bespreken. Is het overzicht van instrumenten en wensen volledig? Wat moet er bij? Wie moet er bijdragen om formats compleet te krijgen? Kunnen formats worden samengevoegd? Niet alle formats zullen tijdens de fysieke bijeenkomsten kunnen worden ingevuld en besproken. Kies die formats waarover men van mening verschilt, of waarover onduidelijkheden bestaan. Stuur het totaaloverzicht rond en vraag de deelnemers hier op te reageren en aan te vullen waar mogelijk. Resultaat: Een document met daarin alle instrumenten, ‘bestaand’ (met eventuele gewenste aanpassingen) en ‘wens’. Tips Zorg dat het instrument / onderwerp een eigenaar heeft / krijgt.


26 / 39

Stap 6: Formuleren van acties en tijdspad Doel: Komen tot concrete acties en bijbehorend tijdspad. Uitwerking De eigenaren wordt gevraagd per maatregel of instrument aan te geven op welke termijn ze welke actie(s) gaan uitvoeren om ofwel de aanscherping op het bestaande instrument ofwel de wens tot een nieuw instrument of maatregel te realiseren. Eigenaren geven daarbij ook aan wie ze gaan betrekken bij de uitwerking van de acties. Deze aanvullingen worden toegevoegd aan de tabellen van het actieprogramma. Acties zijn daarbij letterlijk acties uit te voeren door een van de organisaties die deelnamen aan de pilot. In Bergen bestond een groot deel van de uitgewerkte acties uit verbeterpunten ten aanzien van bestaande of in ontwikkeling zijnde interventies, maatregelen of instrumenten. Maar acties kunnen ook geheel nieuwe initiatieven zijn. Soms kunnen acties een op zich zelf staand onderdeel zijn van een bestaand instrument (bijvoorbeeld een verkeerscirculatieplan als onderdeel van een multiinzet bestrijdingsplan). Waarbij de eigenaar van het geheel, in principe niet verantwoordelijk is voor dat onderdeel. Maak in zo’n geval duidelijk afspraken wie wat doet en wie initiatief neemt. Kom als facilitator met een voorstel voor termijnen van uitvoer van acties: bijvoorbeeld binnen 6 werkdagen, 6 weken of 6 maanden. Resultaat: Bij alle instrumenten en maatregelen zijn acties vermeld en van de acties is aangegeven wie de ‘eigenaar’ is. Zo mogelijk is aangegeven wat de tijdslijn is van de actie. Vaak zijn bij acties meerdere deelnemers (partijen) betrokken, dan is er altijd één ‘eigenaar’ benoemd. Deze eigenaar is verantwoordelijk voor (het initiatief tot) de actie en het betrekken van de anderen.


27 / 39

Bijlage 2: E-Participatie advies model (UEPS) Het User Empowerment en Participatie Strategieën (UEPS-) model werd ontwikkeld door TNO om organisaties te helpen tot een co-creatie of e-Participatiestrategie en 7 -implementatie te komen (De Vries & Staal, 2010) . Het helpt om voorafgaand aan een specifiek initiatief te bepalen wat de kritische succesfactoren en randvoorwaarden zijn en of de organisatie die randvoorwaarden kan invullen (startcondities) of om achteraf de impact te evalueren. Deze aanpak is uniek omdat samenhangend wordt gekeken naar de maturiteit van organisaties (observatie, experiment, consolidatie, strategisch), de match van doelstellingen op de doelgroep en interventie, en de implementatie en de evaluatie van het initiatief. Hieronder wordt het model in vogelvlucht weergegeven.

7

Zie: http://www.frankwatching.com/archive/2010/08/26/bepaal-in-4-stappen-je-cocreatie-of-eparticipatiestrategie/


28 / 39

Deel 2


3

29 / 39

Evaluatie pilot gebiedsgerichte aanpak Bergen en Schoorl Hieronder volgen enkele ervaringen en observaties voor wat betreft het verloop van de gebiedsgerichte aanpak Bergen en Schoorl. Deze observaties zijn gebaseerd op indrukken van de facilitatoren, besprekingen met de opdrachtgever en opmerkingen van de leden van het kernteam. Samen met de resultaten van de enquête, vormen deze de input voor de Handreiking Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden opgenomen in Deel 1 van dit rapport.

3.1

Werken aan actieprogramma •

•

•

•

•

•

3.2

Het was soms zoeken in de aanpak van de inrichting van het proces: Het actieprogramma moest van de deelnemers zijn, ofwel zij moesten het einddoel bepalen. Zij dienden echter wel begeleid en gestuurd te worden op weg naar dit einddoel. Omdat er al veel maatregelen waren getroffen in het gebied en er ook andere initiatieven liepen ten tijde van de pilot, was niet voor iedereen de meerwaarde en dus doel van dit proces duidelijk. Het was ook soms zoeken in het niveau van het actieprogramma: van operationeel naar meer beleidsmatig of bestuurlijk. Verbetersuggesties liepen van het oplossen van knelpunten bij het ontruimen van een camping tot het 8 verder ‘verloven ’ van natuur, tot het invoegen van veiligheidsparagrafen in het kader van de wet op ruimtelijke ordening. De eerste twee meetings waren - mede als gevolg van bovengenoemde redenen - sterk verkennend, in de derde en vierde meetings kwam meer focus en werd duidelijker hoe het actieprogramma er uit kwam te zien. De verkennende fase had niet langer moeten duren: deelnemers spraken op dat moment de behoefte uit om concreet c.q. concreter te worden. Bij de start was er grote behoefte aan een gezamenlijk beeld en het delen van wat er allemaal al gedaan was (is) in het natuurgebied. Deze stap bleek noodzakelijk om vervolgens te komen tot ‘wat moet er nog gebeuren’. De gebruikte formats bleken een geschikte manier om: a) een overzicht te krijgen van bestaande en in ontwikkeling zijnde interventies en b) acties uit te werken. Soms was er de neiging om zaken niet alleen te agenderen als actie maar ook al op te lossen of uit te werken. Daarvoor zijn de vier fysieke meetings echter te kort.

Deelnemers kerngroep •

•

8

Sommige deelnemers waren - met name in het begin - afwachtend ten aanzien van dit initiatief: men was bang dat er dubbel werk zou worden gedaan. Er waren immers al veel maatregelen genomen in het gebied (zie ook boven). Het startpunt van deelnemers was erg verschillend: een deel was (beroepshalve) vaak en veel met het onderwerp bezig, voor anderen was het slechts een aspect van hun werk. De multi-actor benadering (meerdere en verschillende belanghebbenden bij elkaar zetten), heeft inderdaad geleid tot gezamenlijke initiatieven en tot acties. Verloven is naaldhout vervangen door loofhout, de laatste is minder brandbaar.


•

• •

3.3

30 / 39

De wisselingen in deelnemers van de fysieke meetings was vrij hoog: soms kwamen deelnemers maar een of twee keer, soms wisselden twee leden van één organisatie elkaar af. Sommige deelnemers sloten later aan in het proces. Dit is waarschijnlijk niet geheel te voorkomen, maar heeft invloed op het ‘groepsgevoel’ en kan de voortgang vertragen. Het totaal aantal partijen (deelnemers) per fysieke meeting was vrij hoog (soms meer dan 10). Dan kost het veel tijd om input van iedereen te garanderen. Sommige deelnemers kenden elkaar al bij aanvang van het proces, anderen kenden helemaal niemand. Het is niet duidelijk of dit effect heeft gehad op hun bijdrage.

Virtueel platform Het virtuele platform biedt een ‘forum’ voor achterban en bijvoorbeeld burgers om ook bij te dragen aan het actieprogramma. Het platform is gelanceerd op de dag van de eerste fysieke bijeenkomst van het kernteam. Tijdens deze bijeenkomst zijn de leden van het kernteam ook lid geworden. Uiteindelijk zijn 56 mensen lid geworden van het platform. Er is echter weinig activiteit geweest op het platform. Het is niet duidelijk hoeveel mensen het platform wel hebben bezocht en uiteindelijk geen lid zijn geworden. Het forum was onder meer bedoeld om burgers (inwoners, toeristen, ondernemers) te betrekken bij het actieprogramma. Burgers werden echter slechts in beperkte mate lid van het forum. Leden van het kernteam kwamen met suggesties voor mogelijke redenen: • een deel van de burgers had al haar mening gegeven via een initiatief van de gemeente Bergen; • de laatste brand was alweer een tijd geleden (mei 2011); • het beeld bestaat dat het grootste deel van de branden was aangestoken en de schuldige pyromaan (pyromanen) zijn opgepakt, ofwel, burgers verwachtten geen brand meer; • het weer was gedurende de pilot grotendeels regenachtig, dat maakt de kans op een natuurbrand klein en daarmee ook de gevoelde urgentie om mee te praten over te nemen maatregelen. Deze veronderstellingen zijn niet getoetst. Een aanbeveling die hier op aansluit is om dit soort aspecten voorafgaand aan de pilot zo mogelijk in kaart te brengen en zo nog beter te borgen dat er goede aansluiting is op bestaande initiatieven en beleving van inwoners en gebruikers van het gebied. Daarnaast had het forum als doel om collega’s van leden van het kernteam te betrekken. Leden van het kernteam consulteerden wel collega’s, maar gebruikten daar niet het platform voor. Mogelijk was het platform daarvoor niet het geëigende medium. Er had ook meer en actiever gecommuniceerd kunnen worden over de lancering en het bestaan van het forum. Mogelijk kunnen communicatieadviseurs van meer (alle) deelnemende organisaties daarbij betrokken worden. In deze pilot is wel samenwerking gezocht met communicatiemedewerkers van de gemeente, de veiligheidsregio en de provincie, maar niet met communicatiemedewerkers van de andere partijen.


31 / 39

Het is echter ook van belang om scherpere vragen te stellen aan bezoekers van het platform. De aanbeveling is om in elke fysieke bijeenkomst aandacht te besteden aan: • Welk resultaat van de bijeenkomst gaan we delen op het platform? • Op welk onderdeel van dit resultaat willen we aanvullingen /reacties van derden? • Welke vraag hebben we? Ofwel, wat willen wij weten van de deelnemers op het forum? • Wat zijn voor onze doelgroep (degenen die je betrekken wil) interessante thema’s? • Welke reacties hebben we gehad op het platform? 3.4

Resultaten tussentijdse evaluatie Tijdens de derde meeting is een tussentijdse evaluatie gehouden, met de vraag: Wat vind je van deze bijeenkomsten en van de voortgang richting het actieprogramma? Deze evaluatie ronde leverde veel nuttige informatie op. Om die reden besloten de facilitatoren naderhand om deelnemers die verhinderd waren, te bellen en aan hen dezelfde vraag te stellen. Deze ‘belronde’ leverde vergelijkbare reacties op. Hieronder volgen enkele citaten: • “Het is heel nuttig en zinvol om gezamenlijk en met zo diverse partijen bij elkaar te zitten. “ • “Leuk om eens bij anderen een kijkje in de keuken te kunnen nemen.” • “Het is wel van belang dat je als deelnemer iets met het onderwerp hebt. “ • “Het is mij niet altijd duidelijk waar het toe gaat of moet leiden; komt wellicht ook om dat mijn dagelijks werk veel concreter is (operationeler), dan dit proces.” • “Ik vind het proces bij vlagen moeizaam en stroperig, maar zie ook dat het nuttig is om bij elkaar te zitten.” • “Ik was erg kritisch in het begin, want ik was bang voor dubbel werk: er gebeurt al zoveel in dit gebied. Nu merk ik dat dit proces toch iets toevoegt: Het wiel wordt niet opnieuw uitgevonden, maar er moeten alleen wat spaken bij.” • “De meetings kosten veel tijd, maar zijn ook noodzakelijk.” • “Misschien een idee om het nu ontstane netwerk in stand te houden? Bijvoorbeeld door 1x per jaar bij elkaar te komen?” Belangrijkste conclusie die de facilitators trokken was, dat de meerwaarde van het proces (inmiddels) wordt erkend, maar dat het wel van groot belang is om zo snel mogelijk concreet (concreter) te worden.

3.5

Resultaten enquête Om te kunnen leren van deze pilot en aanbevelingen te kunnen doen voor het uitvoeren van een gebiedsgerichte aanpak is een enquête uitgezet onder de leden van het kernteam na afloop van de pilot. Iedereen die een of meer keren aanwezig was bij een fysieke bijeenkomst is uitgenodigd de enquête in te vullen. Dit betreft een totaal van 18 deelnemers. De enquête heeft 2 weken open gestaan (in vakantietijd). In totaal hebben 11 deelnemers de enquête ingevuld. Hierna volgt een korte uitwerking op basis van de antwoorden.


32 / 39

1. Aan hoeveel fysieke meetings heeft u deelgenomen? 1 2 3 alle 4 2

1

3

5

Opmerkingen • Deelname meetings afgewisseld met collega. Concluderend Iets minder dan de helft heeft aan alle 4 meetings deelgenomen. 2. Hoe beoordeelt u het aantal fysieke meetings en het aantal partijen aan tafel? a) Het totaal van 4 fysieke meetings was:

b) Het totaal aantal partijen was:

te weinig

goed

te veel

2

9

-

te weinig

goed

te veel

1

10

-

Opmerkingen • Er was tussen de meetings door weinig tot meestal geen tijd om zaken uit te zoeken en om de nieuw gemaakte contacten te verbreden, te verdiepen door gezamenlijk aan de huiswerkopdrachten te werken. • Aantal partijen: goed, want veel verschillende aspecten in het gebied. meer partijen beperkt wel de voortgang. te weinig meetings (nog afsluitende nodig) en te weinig tijd tussen meetings: hield wel de vaart erin. • Het aantal: ja, als ik niet de doelstelling helder heb , kan ik slecht beoordelen of het te veel of te weinig was. Ik heb bijvoorbeeld erg de verbinding met andere pilots/ projecten gemist. • Soms te weinig partijen aan tafel. • Van te voren had wat beter gekeken kunnen worden naar wie moeten de deelnemers zijn. Concluderend Respondenten beoordelen het aantal meetings en aantal deelnemers als goed. Er worden concrete aanbevelingen gegeven voor een volgende keer. Zoals bijvoorbeeld iets meer tijd tussen de meetings. Bij de volgende vragen was de antwoordschaal 1-5, waarbij: 1 = helemaal oneens 5 = helemaal eens. 3. Ik ben tevreden over de opzet van de fysieke meetings (werkvormen) Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Gemiddeld Aantal respondenten

-

2

4

5

-

3,27


33 / 39

Opmerkingen • Het begin was mij iets te vaag, mogelijk wordt dit ingegeven door mijn meer praktijkgerichte werkervaring. • Ik kreeg de indruk dat een bijeenkomst een soort 'organisch' voortborduren was op de vorige. • Opzet goed: meeting zelf soms niet helemaal goed lopend. • Was even zoeken naar effectieve vorm. Concluderend Een tevredenheidsscore van 3,27 is gematigd positief. Uit de opmerkingen blijkt dat het mogelijk deels komt door het ‘zoekende karakter’ van de meetings. 4. Ik voelde mij voldoende vrij om mijn mening te geven tijdens de fysieke meetings. Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Gemiddeld Aantal respondenten

-

1

1

5

4

4,09

Opmerkingen • Ik voelde terughoudendheid bij partijen maar durfde dat zelf vanwege het delicate proces niet aan de orde te stellen. • Prima begeleiding door TNO. • Soms waren discussies niet grijpbaar voor mij, 'k houd me dan maar op de vlakte. Concluderend Men voelde zich op een enkeling na voldoende vrij. 5. Ik heb de indruk dat andere deelnemers zich voldoende vrij voelden om hun mening te geven tijdens de fysieke meetings. Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Gemiddeld Aantal respondenten

-

1

2

5

3

3,91

Opmerkingen • Neemt niet weg dat de onderwerpen waar nu verschillende meningen over zijn nu ook door de provincie wordt gedoogd. Blijft lastig om aan burger om uit te leggen dat er door belangenverschillen geen besluiten worden genomen. Concluderend Een enkeling heeft de indruk van wat terughoudendheid bij deelnemers. Het merendeel (8 van de 11 deelnemers) heeft echter de indruk dat iedereen zich voldoende vrij voelde om te delen. 6. Er werd goed naar ieders inbreng geluisterd. Antwoord categorie 1 2 3 4 Aantal respondenten

1

8

5

Gemiddeld

2

4,09

Concluderend Deelnemers zijn er grotendeels over eens dat er naar ieders inbreng werd geluisterd.


34 / 39

7. Ik ben tevreden over het actieprogramma. Antwoord categorie 1 2 3 Aantal respondenten

1

3

4

5

Gemiddeld

6

1

3,55

Opmerkingen: • Als het actieprogramma ook daadwerkelijk gaat leiden tot samenwerking en acties. • De definitieve versie heb ik (nog) niet gezien. Voorlopig heb ik twijfels over meerwaarde van de opbrengst van de inspanningen. • Er had meer ingezeten als iedereen met 'de billen bloot was gegaan'. • Er is zeker ruimte voor verbetering. deze kan gerealiseerd worden als de Provincie een controlerende rol neemt met betrekking tot de voortgang van het document. • Lokaal en landelijk lopen wat door elkaar. Concluderend Het merendeel van de deelnemers is ‘tevreden’ tot ‘heel tevreden’ (7 respondenten) over het actieprogramma. Eén respondent geeft echter aan helemaal niet tevreden te zijn. De opmerkingen geven concrete aanbevelingen voor afronding en nieuwe toepassingen van een gebiedsgerichte aanpak. 8. Het actieprogramma is een nuttige aanvulling op bestaande interventies en maatregelen gericht op het voorkomen en/of bestrijden van branden in het duingebied rond Bergen en Schoorl. Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Gemiddeld Aantal respondenten

1

3

6

1

3,64

Opmerkingen • Er is zeker ruimte voor verbetering, deze kan gerealiseerd worden als de gemeente het plan adopteert. • Helaas geen hele nieuwe ontwikkelingen. • Integratie met plan VR had meerwaarde kunnen opleveren. • Zie mijn opmerking bij tevredenheid over het actieprogramma. Zo ontgaat mij in het bijzonder het bestaansrecht van het Forum. Het bijzondere is ook dat ik er in de laatste sessies niets meer over hoor.... Concluderend Meer dan de helft vindt het actieprogramma ‘nuttige’ tot ‘zeer nuttige’ aanvulling, een enkeling ziet het nut niet. Ook hier geldt dat opmerkingen concrete aanbevelingen geven voor afronding en nieuwe toepassingen van een gebiedsgerichte aanpak. 9. Het actieprogramma draagt bij tot verhoogde samenwerking tussen partijen in het duingebied rond Bergen en Schoorl waar het gaat om voorkomen en/of bestrijden van brand. Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Gemiddeld Aantal respondenten

-

-

1

6

4

4,27


35 / 39

Opmerkingen • Elkaar beter leren kennen gaf meerwaarde • Ik denk dat er een voordeel zit in het feit dat men elkaar beter weet te vinden, nu er persoonlijk kennis gemaakt is. • Mits gemeente en Veiligheidsregio actief aan de slag gaan met het plan. • Opdracht ligt bij eigenaar actie; betrekt die andere partijen erbij? Concluderend Deelnemers zijn het er over eens dat deze gebiedsgerichte aanpak heeft bijgedragen aan een verhoogde samenwerking. 10. Het actieprogramma is nuttig voor mijn organisatie. Antwoord categorie 1 2 3 4 5 Aantal respondenten

-

1

4

5

1

Gemiddeld 3,55

Opmerkingen: • Geeft meer duidelijkheid over inzet, provincie niet echt partij. Concluderend De meesten zijn (gematigd) positief over het nut van het actieprogramma. 11. Wat vond u waardevol? (Open vraag) • • • • • • • •

kennis maken met de verschillende partijen. betrokkenheid partijen bij gebied. Ideeën bij werken in kleine groepjes, kwam meer uit. De samenwerking met de diverse aanwezige partijen. Elkaar ontmoeten en elkaars werk leren kennen. met elkaar ervaringen delen en samenwerken aan eenzelfde vraagstelling. Samenwerking. Teambuilding; inbreng TNO; workshop activiteiten. Zicht op elkaars processen en matchen van elkaars processen en rekening houden met elkaars processen

Concluderend: Uit deze opmerkingen blijkt dat deelnemers vooral de samenwerking en kennismaking met elkaar zeer waardevol vonden. 12. Wat heeft u gemist? (open vraag) •

• • •

• • •

Wat ik vooral gemist heb is vooraf een doelstelling van hetgeen de pilot op moest leveren en welke stappen daarin gezet zouden gaan worden. Het waren voor mij bijeenkomsten met veel vraagtekens..... waartoe, waarheen?? Continue aanwezigheid bedrijfsleven. Gedeelde prioritering. Hoe wordt de follow-up geregeld; wie is de aanjager/controleur? Hebben we nu het gebied in Bergen/Schoorl veiliger gemaakt? Er staat nu veel op papier, maar de daadwerkelijke actie moet nog plaatsvinden. Niets. noemen van alle knelpunten. Verdieping, (wetenschappelijk) onderzoek.


36 / 39

Concluderend: Uit deze opmerkingen kunnen verschillende aanbevelingen worden gedestilleerd die in de Handreiking zijn verwerkt. 13. Welke suggesties voor verbetering heeft u? (open vraag) • • •

Dat gaat niet meer. Voor het vervolg: nu het project klaar is(?) is er verder nog een follow-up? Gaat de provincie het nu doortrekken naar Kennemerland? Een extra meeting; vaker in kleine groepjes Social media-gebeuren schrappen

14. Zou u deze aanpak aanbevelen voor andere natuurgebieden? “Ja, in deze vorm”

:

5 respondenten

“Ja, mits…” : 6 respondenten • Vooraf duidelijker structureren: eerst breed inventariseren wat er al is en daar op doorwerken. • Aanbevelingen worden meegenomen. • Er meer concrete en specifieke acties voor het gebied zelf worden beschreven (nu zijn ze voornamelijk abstract en voor een groter gebied beschreven). • Gebruik maken van ervaringen en extra meeting voor puntjes op de 'i' van actieprogramma! • Zonder social media gebeuren en niet 2 gelijksoortige projecten (VR) tegelijk. “Nee” :

0 respondenten


4

Conclusie en Aanbevelingen

4.1

Resultaat evaluatie: Is het doel bereikt?

37 / 39

De gebiedsgerichte aanpak natuurbranden heeft een actieprogramma natuurbranden opgeleverd voor het gebied Bergen en Schoorl. Daarmee kan gesteld worden dat het doel van de aanpak is bereikt. Het merendeel van de leden van het kernteam is tevreden over het resultaat, het merendeel vindt het ook een nuttige aanvulling op bestaande interventies en maatregelen. Slechts een enkeling is kritisch en heeft twijfels over nut en meerwaarde. Men geeft aan dat goede opvolging van de acties uit het programma en integratie ervan met activiteiten van de Veiligheidsregio belangrijk zijn. Een deel van die kritiek is te relateren aan het feit dat in het gebied al erg veel gedaan was en dat er op het moment van de gebiedsgerichte aanpak ook andere initiatieven liepen. Daarnaast is met deze aanpak een belangrijk nevendoel bereikt. Partijen hebben elkaar beter leren kennen en geven aan dat er meer begrip is voor elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Het is in deze pilot nauwelijks gelukt om input te krijgen van mensen buiten het kernteam. Het online forum was ingezet om het actieprogramma een resultaat te laten zijn van meer actoren dan alleen de kerngroep: hun collega’s, burgers en bijvoorbeeld toeristen konden ook aanhaken. Het forum heeft echter niet geleid tot toevoegingen aan of aanpassingen van het actieprogramma. Daarmee is het aantal verwerkte perspectieven in het actieprogramma lager dan de ambitie was. Mogelijk wordt ook het resultaat als gevolg hiervan minder breed gedragen. Geleerde lessen op basis van deze pilot zijn meegenomen in de Handreiking, zoals beschreven in deel 1 van dit rapport. 4.2

Aangetoonde meerwaarde gebiedsgerichte aanpak De pilot maakt duidelijk dat het samenbrengen van verschillende stakeholders uit één gebied - ten behoeve van een (veiligheids)vraagstuk in betreffend gebied - in vrij korte tijd een nuttig en concreet actieprogramma kan opleveren, dat een meerwaarde biedt ten opzichte van bestaande maatregelen en instrumenten. Bovendien brengt het de betrokken actoren nader tot elkaar. Op basis van de pilot ‘Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden Bergen en Schoorl’ wordt door ons dan ook zeker aanbevolen de gebiedsgerichte aanpak ook in andere gebieden toe te passen. We menen dat de werkwijze ook nuttig kan zijn voor andere domeinen, bijvoorbeeld voor het formuleren voor acties voor preventie van en preparatie op overstromingen. Het voordeel is dat de gebiedsgerichte aanpak uitnodigt tot concrete en gebiedsspecifieke acties. Bovendien creëer (of bestendig) je met zo’n proces een netwerk van relevante actoren op het domein (natuurbrand of overstroming, of anders). Uit de crisis literatuur weten we dat een dergelijk netwerk uit de koude fase, bijdraagt aan crisis beheersing in de warme fase.


38 / 39

Hieronder volgen enkele aanbevelingen voor een gebiedsgerichte aanpak, deze zijn ook verwerkt in de ‘Handreiking Gebiedsgerichte Aanpak’ (zie deel 1 van dit rapport). 4.3

Aanbevelingen gebiedsgerichte aanpak

4.3.1

Flexibel toepassen De hoeveelheid meetings en de werkvormen die nodig zijn om te komen tot een actieprogramma zal per situatie enigszins verschillen. In het gebied rond Bergen en Schoorl was veel ervaring met natuurbranden en er waren al veel maatregelen getroffen. Deze maatregelen vormden input voor de pilot. De pilot maakte het mogelijk om bestaande en in ontwikkeling zijnde maatregelen aan te scherpen en te verfijnen. Met name voor wat betreft de afstemming tussen actoren. In een gebied waar weinig ervaring is met natuurbranden zou dit anders kunnen verlopen, het eindresultaat zou evengoed nog steeds erg nuttig kunnen zijn.

4.3.2

Creëer veilige setting Om de doelen van de gebiedsgerichte aanpak te bereiken is het van groot belang dat er een setting wordt gecreëerd waarbinnen actoren zich vrij voelen om te delen. Bovendien moeten actoren worden aangemoedigd om zaken, inclusief hun eigen kennis niet als ‘al bekend’ aan te nemen. Uit de pilot in Bergen bleek bijvoorbeeld dat lang niet alle maatregelen in het gebied bij iedereen bekend waren. De deelnemers zullen zich moeten inspannen om zoveel mogelijk kennis te delen. Maar ook bijvoorbeeld zaken waarover zij zich verbazen. Alleen dan zal er echt een stap voorwaarts kunnen worden gezet. Ten behoeve van de veilige setting is het aan te bevelen een ervaren en neutrale facilitator in te zetten, of tenminste een facilitor die door de deelnemers als neutraal wordt gezien.

4.3.3

Match inzet van platform Tijdens de pilot bleken bij de leden van het kernteam op dit domein niet veel vragen te leven die ze zouden willen stellen aan mensen buiten het team. Voor een deel was dit omdat inwoners van Bergen al veel ideeën ingebracht bij de gemeente. In de fysieke meetings zou meer tijd besteed kunnen worden aan het formuleren van vragen die gesteld kunnen worden via het platform en dus aan manieren om ‘derden’ uit te nodigen om ook hun bijdrage te verlenen aan het actieprogramma. Een belangrijke vraag die daar echter aan vooraf gaat is “Hoe kunnen ‘derden’ zoals bijvoorbeeld burgers, toeristen, ondernemers of andere gebruikers van het gebied, bijdragen aan het doel van het actieprogramma: het voorkomen van (onbeheersbare) natuurbranden”. En wat verwachten wij dus van hun, en wat kunnen zij van ons verwachten? Een (eerste) (gezamenlijk) antwoord op deze vragen zou een goede basis vormen voor vruchtbare uitwisseling tussen genoemde partijen via het platform. Het is daarnaast van belang veel aandacht te besteden aan communicatie rond lancering en bestaan van het platform. Probeer hier ook communicatiemedewerkers van deelnemende organisaties bij te betrekken.


5

39 / 39

Ondertekening Soesterberg, november 2012

TNO

dr. P.Chr. Rasker Research Manager

dr. M.A.A. Huis in ‘t Veld Auteur

Distributielijst

1/4

Provincie Noord-Holland mr. J.P.M. Donkers drs. J. Pijning

5/24

Deelnemers Kernteam

25/49

Voorzitters Veiligheidsregio’s

50

Ministerie van Veiligheid en Justitie drs. A.C.M. Heijnen

51

Landelijk Informatiepunt Natuurbranden

52

Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid

53/54 TNO Soesterberg Archief 55/58 TNO Soesterberg dr. M.A.A. Huis in ’t Veld drs. L. de Koning dr. P.Chr. Rasker dr. J.A. Don 59/70 Reserve exemplaren

Gebiedsgerichte Aanpak Natuurbranden. Deel 1: Handreiking & Deel 2: Evaluatie van pilot Bergen en Schoorl

Recommend Documents