Gateway2Travel Handleiding

Gateway2Travel Handleiding

Hotels

www.gateway.be

Transfers

1

Inhoud

ALGEMEEN

3

1.

4

GEBRUIK 1.1 1.2 1.3

2.

HOTELS 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11

3.

TOEGANG ...................................................................................................................................... 4 BEGINSCHERM ................................................................................................................................ 4 CONFIGURATIESETTINGS (PER PC) ...................................................................................................... 4 ZOEKSCHERM ................................................................................................................................. 5 RESULTATENSCHERM ........................................................................................................................ 7 INFORMATIE KLANT SCHERM ............................................................................................................. 13 BEVESTIGINGSSCHERM ................................................................................................................... 15 INFORMATIE RESERVATIE ................................................................................................................ 16 GROEPSAANVRAGEN ....................................................................................................................... 17 ADMIN: BEHEER UW BOEKINGEN ....................................................................................................... 18 ADMIN: WIJZIG UW CONFIGURATIE .................................................................................................... 24 ADMIN: BEPAAL UW VERKOOPS- EN ANNULERINGSVOORWAARDEN .............................................................. 25 ADMIN: STATISTICS ....................................................................................................................... 28 ADMIN: ZOEK FACTUREN OF CREDITNOTA’S .......................................................................................... 28

TRANSFERS 3.1 3.2 3.3 3.4

5

29

ZOEKSCHERM ............................................................................................................................... 29 RESULTATENSCHERM ...................................................................................................................... 30 INFORMATIE PASSAGIER SCHERM ....................................................................................................... 31 BEVESTIGINGSSCHERM ................................................................................................................... 32

www.gateway.be

2

Deze handleiding dient als hulpmiddel bij de producten van Gateway2Travel.

Algemeen De Hotelmodule is onderdeel van Gateway2Travel. Dit is een Internetapplicatie. De gebruikelijke internet opties kunt u dus toepassen. De belangrijkste worden hier vernoemd:  Ajax technologie: In de lege velden wordt, na het intikken van enkele letters, een lijst getoond van gegevens die hiermee overeenstemmen. De juiste naam aanklikken voert onmiddellijk de volledige naam in.  Printen: alle schermen van Gateway2Travel kunnen afgedrukt worden door met de rechtermuisknop te klikken in de betreffende pagina en de print optie te selecteren. In het tarieven scherm is het mogelijk om van één of meerdere tarieven een offerte uit te printen.  Navigatie: Door de “Back” en “Forward” knop in de menu balk te gebruiken kunt u tussen de pagina’s navigeren. Best gebruikt u echter de navigatiebalk voor Gateway2Travel (zie hieronder).  Grootte lettertype: Het lettertype kan groter of kleiner gemaakt worden door in de menubalk “View” aan te klikken. Ga vervolgens naar “Text Size” om de grootte te veranderen.  Indien u vragen heeft over het programma of uw boekingen kan u de Gateway Service Desk bereiken via e-mail [email protected], per telefoon op +32 (0) 11 45 82 71 (BE) of op +31 (0) 10 80 800 12 (NL) weekdagen van 4u tot 18u CET, op zaterdag van 05u tot 15u CET en op zondag van 07u tot 15u CET.

www.gateway.be

3

1. Gebruik 1.1 Toegang Onze Support-afdeling heeft u een username en paswoord gegeven. Hiermee kan inloggen op onze online applicatie via volgende link: http://www.gateway2travel.com/gateway2travel

1.2 Beginscherm

Tools icoontje: wijzig uw configuratiesettings. Enkel de commissiegegevens gelden voor alle gebruikers.

E-mail icoontje: stuur een email naar onze helpdesk.

Telefoon icoontje: vind alle contactinformatie van Gateway.

1.3 Configuratiesettings (per PC) Identificatie: Hier kan u uw bedrijfsgegevens invullen. Deze gegevens zullen dan automatisch aangepast worden in Gateway’s algemene database. U kan meedere e-mailadressen ingeven; plaats telkens een “;” en een spatie tussen 2 adressen.

Taal settings: Onder de tab Taal kan u de taal van uw Gateway2Travel wijzigen.

www.gateway.be

4

2. Hotels 2.1 Zoekscherm De Admin-knop geeft toegang tot uw persoonlijke module voor het beheer van al uw reservaties en instellingen.

Kies het aantal kamers. Opgelet: als 2 kamers worden geselecteerd voor 1 volwassene, worden 2 kamers aangerekend.

www.gateway.be

Vul enkele letters van de bestemming in en selecteer de stad uit de lijst.

U kan een maximumprijs of (een deel van) de hotelnaam ingeven.

Selecteer de check-in en check-out data. Gebruik eventueel de kalender.

Als u de prijs in oplopende volgorde kiest, worden de hotels gerangschikt van goedkoop naar duur.

Kies het aantal volwassenen en kinderen en het kamertype.

Volgens de standaard setting wordt ook gezocht naar ‘op aanvraag’ hotels

Indien gewenst kan u het minimum aantal sterren aanduiden.

5

Indien u op zoek bent naar een hotel vlakbij bepaalde interessepunten – zoals een beursgebouw, een luchthaven, een treinstation, een stadswijk, of het stadscentrum – dan kan u gebruik maken van de ‘Zoeken op Locatie’ functionaliteit. Zodra een Stad is geselecteerd, wordt de ‘Zoeken op Locatie’ knop geactiveerd. Klik op deze knop om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

Zodra een Stad is geselecteerd, wordt de ‘Zoeken op Adres’ knop geactiveerd. Klik op deze knop om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

Klik vervolgens op een categorie en selecteer één of meerdere locaties.

Vul vervolgens een straatnaam en (optioneel) huisnummer in.

Gebruik de slider om de maximum toegestane afstand tussen de geselecteerde locatie(s) en het hotel te bepalen.

Gebruik de slider om de maximum toegestane afstand tussen het geselecteerde adres en het hotel te bepalen.

Indien klaar, klik ‘zoek’ om het adres op te zoeken in de databank.

Voor bepaalde bestemmingen is het noodzakelijk om de nationaliteit van de reiziger aan te geven.

www.gateway.be

6

2.2 Resultatenscherm Het totaal aantal gevonden hotels op de gezochte bestemming.

Hotelnaam en aantal sterren.

Een kaart toont de ligging van de hotels. De kleur van het prijskaartje geeft de prijscategorie aan. Klik op het prijskaartje voor meer hotel details.

Het overzicht toont een foto en korte beschrijving van het hotel.

Selecteer het gewenste kamertype.

www.gateway.be

Goedkoopste prijs per nacht en totale prijs voor alle gevraagde nachten.

Ga met uw muis over de ‘Regime’ icon voor info over het type maaltijd.

Check de afstand van het hotel tot het stadscentrum.

Selecteer de hotels waarvoor u een offerte wil printen of versturen per e-mail.

Hier vindt u de score en beoordelingen van de community van TripAdvisor reizigers.

De prijs per kamer per nacht. Klik op ‘Reserveer’ om verder te gaan.

7

Klik op ‘Toon voorwaarden’ om de annuleringsvoorwaarden voor dat kamertype te tonen.

Ga met uw muis over de prijs om de agent netto te zien, evenals uw commissie en het commissiepercentage.

Als de Super Deal icoon verschijnt, biedt het hotel een speciale promotie aan. Ga er over met uw muis voor meer details.

Als u een “op aanvraag” kamer boekt, krijgt u een antwoord binnen de 48u. De status van het hotel wijzigt automatisch in uw hotel Admin. U zal tevens een e-mail ontvangen van de hotelleverancier wanneer de status van uw boeking verandert.

www.gateway.be

8

Klik op de ‘Foto’s’ tab om meer foto’s van het hotel te visualiseren. Ga met uw muis over de foto’s of gebruik de pijltjes om de foto’s te vergroten.

Klik op de ‘Kaart’ tab voor het adres van het hotel en de ligging op een kaart.

Klik op de ‘Details’ tab voor een volledige beschrijving van het hotel.

Klik op de ‘Faciliteiten’ tab voor een volledige lijst van beschikbare faciliteiten.

www.gateway.be

9

Klik op ‘Belangrijke Locaties’ om deze filter te openen. Gebruik de slider om de maximale afstand te bepalen tussen het hotel en de gekozen locatie. Klik op de categorie om de beschikbare locaties te zien.

Selecteer één of meer locaties waar u een hotel in de buurt wenst te vinden. Klik op ‘meer’ om meer categorieën te krijgen. Klik op ‘reset’ om uw selectie te wissen.

Gebruik de slider om de minimum en maximum prijs van de hotel selectie te bepalen.

Kies hier of u de ‘Op Aanvraag’ hotels in uw resultaten wil zienif you want to include the ‘On Request’ hotels in your results and/or the already available hotels.

Klik op ‘Sterren’ om deze filter te openen. Standaard worden hotels met alle stercategorieën getoond. Indien u enkel hotels wenst met een bepaald aantal sterren, kan u dit aantal hier selecteren. Tussen haakjes vindt u het aantal hotels met dat aantal sterren die beschikbaar zijn op de gekozen bestemming.

www.gateway.be

10

Standaard worden hotels met alle TripAdvisor scores getoond. Indien u enkel hotels wenst met een bepaalde score, kan u dit aantal hier selecteren. Tussen haakjes vindt u het aantal hotels met die score die beschikbaar zijn op de gekozen bestemming.

Deze filter verschijnt alleen als er promoties beschikbaar zijn op de gekozen bestemming. Kies ‘Discounted rates’ om enkel de hotels met een promotie te zien. Kies ‘Non Refundable’ om enkel hotels met een speciale ‘no refund’ prijs te zien.

Gebruik deze filter om enkel hotels met een bepaald maaltijdregime te zien. Tussen haakjes staat het aantal beschikbare hotels met dit regime.

Kies één of meer van deze opties om te filteren op type accommodatie.

Kies één of meer van deze opties om te filteren op hotelketens.

Vul (deel van) de hotelnaam in en klik op ‘filter’.

Vul (deel van) het hoteladres in en klik op ‘filter’.

www.gateway.be

11

Wijzig uw zoekcriteria: stad, check-in datum, check-out datum, aantal kamers, enz. Klik op ‘Zoek’ om de nieuwe zoekopdracht te starten.

Klik op ‘Bijkomende Opties’ om vereiste faciliteiten te selecteren.

www.gateway.be

12

2.3 Informatie klant scherm Zodra u een hotel heeft geselecteerd en op ‘Reserveer’ geklikt, komt u op het ‘Informatie klant’ scherm. Bovenaan vindt u details over uw reservering, het hotel en de gekozen kamer.

Voor elke gast dient u de aanspreking te selecteren, en voornaam en naam in te vullen. Deze velden zijn verplicht.

Vul het e-mailadres van de reiziger in om hem toe te laten achteraf een verslag te schrijven over zijn hotelverblijf.

Als reisagent ontvangt u een e-mail om de reservering te bevestigen. Hiervoor wordt het e-mailadres gebruikt, dat vermeld staat in het configuratiescherm van uw Gateway2Travel.

www.gateway.be

13

Vul eventueel een opmerking in voor het hotel, vb. De voorkeur voor een kamer met zeezicht. Opgelet: dit is enkel een verzoek, geen garantie!

Zodra alles is ingevuld, klik op ‘Volgende’ om verder te gaan met uw boeking.

www.gateway.be

Indien gewenst kan u een eigen referentienummer geven aan de boeking.

De Voorwaarden en Condities moeten aanvaard worden om verder te kunnen gaan. In uw Admin kan u bepalen of deze optie al dan niet standaard aangevinkt is.

Hier worden de annuleringsvoorwaarden opnieuw vermeld.

14

2.4 Bevestigingsscherm Op dit scherm worden de gegevens van de klant nog eens samengevat samen met de annulatie- en de hotelgegevens.

Klik op ‘Bevestig Reservatie’ om verder te gaan.

www.gateway.be

15

2.5 Informatie reservatie In de laatste stap worden alle reserveringsdetails samengevat op het scherm.

E-mail de reservering naar de klant.

www.gateway.be

Print de reservering.

E-mail de voucher naar de klant. Het e-mailadres dat eerder werd ingevuld zal automatisch gebruikt worden.

Klik hier om een nieuw hotel te boeken voor dezelfde klant. De klantengegevens moeten niet opnieuw ingegeven worden.

16

2.6 Groepsaanvragen In de hotelmodule kan u ook groepsaanvragen uitvoeren. Hiervoor klikt u op de volgende knop:

Vervolgens verschijnt onderstaand scherm, waarbij u alle gegevens invult zoals bestemming, data, aantal personen, enz. Om de aanvraag te versturen, klikt u onderaan op “SEND”

www.gateway.be

17

2.7 Admin: Beheer uw boekingen Klik op de Admin-knop om uw Admin beheermodule te openen.

Overzicht van de boekingen In het eerste scherm van uw Admin ziet u een overzicht van alle gemaakte hotelreserveringen. De boekingen zijn chronologisch gerangschikt, met de meest recente boeking bovenaan. Klik op een regel om de details van de reservering te zien.

Als er een icoontje verschijnt in deze kolom, dan is het mogelijk om de reservering te wijzigen.

Gebruik de paginanummers om te zoeken in uw reserveringshistoriek.

Print of e-mail de bevestiging van de boeking.

Print of e-mail de factuur.

Print of e-mail de hotel voucher.

www.gateway.be

18

Details van de boeking Indien u klikt op een reservatie in het overzicht, krijgt u alle details van deze boeking te zien. Voor elk geboekte kamer krijgt u een Bevestigingsnummer

Voor elke boeking krijgt u een Reserveringsnummer

Print of e-mail de bevestiging van de boeking.

Print of e-mail de hotel voucher.

Zodra de boeking is gefactureerd, verschijnen hier icoontjes om de factuur te printen en te e-mailen.

Klik op “Annuleer reservatie” om een kamer te annuleren. OPGELET: ELKE KAMER moet apart geannuleerd worden!

Onderaan staan duidelijk de annuleringsvoorwaarden vermeld.  “Gast”: this is de annuleringskost die uw klant (= reiziger) moet betalen aan u (= reisagent) indien u uw eigen annuleringsvoorwaarden heeft ingesteld (zie verder hoe u deze kan instellen).  “Leverancier”: dit is de annuleringskost die u (= reisagent) moet betalen aan de leverancier van dit hotel.

www.gateway.be

19

Boeking wijzigen Sommige boekingen kunnen niet gewijzigd worden omdat de hotelleverancier deze mogelijkheid niet aanbiedt of niet kan verwerken in zijn administratief proces. Het is enkel mogelijk om een boeking te wijzigen als de knop “Wijzig reservatie” vermeld staat. Stappen om een boeking te wijzigen: 1. Als het “Wijzig Reservatie” icoon ( ) verschijnt in de kolom “wijzig reservatie” van het boekingsoverzicht (en in het detailscherm), dan is het mogelijk om de reservering te wijzigen. 2. Als u op deze knop heeft geklikt, verschijnt een overzicht van de gegevens die kunnen gewijzigd worden. In het onderstaand voorbeeld kan u de naam van de klant, de opmerkingen, de duur en het aantal personen per kamer wijzigen.

3. U kiest vervolgens welk veld u wenst te wijzigen en klikt op de knop “Wijzig”. Een overzicht van de huidige boekinggegevens worden ook getoond op dit scherm. 4. Indien u een wijziging wenst die niet op het scherm beschikbaar is, gelieve [email protected] te contacteren.

Voorbeeld: Naam wijzigen 1) U kiest in de admin om de naam te wijzigen. In het overzicht ziet u de te wijzigen velden, de huidige waarde en de nieuwe waarde. Bij de nieuwe waarde, stel je de nieuwe gegevens in. Om verder te gaan, klik je op de knop “Bevestig”.

www.gateway.be

20

2) Vervolgens opent zich het bevestigingsscherm met de melding dat de wijziging doorgevoerd is. Het kan echter zijn dat een wijziging niet uitgevoerd kan worden. Dit wordt dan gemeld op dit scherm en betekent dat de hotelleverancier om verschillende redenen de boekingwijziging niet aanvaard. Via de knop “Ga naar details reservering” gaat u naar het overzicht van de boeking die u net gewijzigd hebt.

3) Indien u naar het overzicht van de boeking gaat, ziet u de gewijzigde velden op deze pagina. Bovendien is er per kamer een knop “Wijzigingen aan deze reservering” waar u telkens kan nagaan welke wijzigingen u hebt aangebracht bij een gewijzigde boeking en op welke datum en tijdstip.

4) In dit scherm ziet u de details nadat u op de knop “Wijzigingen aan deze reservering” heeft geklikt.

www.gateway.be

21

Boeking annuleren Om een reservering te annuleren, dient u het detailscherm te openen. Voor elke geboekte kamer is er een “Annuleer Reservatie”-knop. OPGELET: als u een reservering met meerdere kamers wenst te annuleren, moet u elke kamer apart annuleren! Als u slechts één kamer annuleert, blijven de andere geboekte kamers bevestigd! Om een kamer te annuleren, klik op de ‘Annuleer Reservatie’-knop. OPGELET: ELKE KAMER moet apart geannuleerd!

Als u op de knop heeft geklikt, moet u uw annulering nog eens bevestigen.

www.gateway.be

22

Boeking zoeken Om in een lange lijst de juiste reservering terug te vinden kan men zoeken op verschillende manieren:  “Overzicht lijst”: algemeen overzicht van alle reserveringen 

“Overzicht van bevestiging”: Zoeken op bevestigingsnummer



“Overzicht van klanten”: Zoeken op naam, voornaam of eventuele check-in datum



“Geavanceerd zoeken”: Hier hoeft u niet alle velden in te vullen om een specifieke reservatie terug te vinden. Wanneer u bijvoorbeeld alleen de naam van de klant ingeeft (of een gedeelte ervan) of het email adres, krijgt U de juiste reservaties op het scherm.

Zoek via uw eigen referentienummer.



“Check-in komende __ dagen”: Om reserveringen te vinden met een check-in datum in de volgende paar dagen, klik dan op deze link. Als u wenst te zoeken op meer of minder dagen na vandaag, verander het cijfer en klik dan op de link.

www.gateway.be

23

2.8 Admin: Wijzig uw configuratie

Basisgegevens

 Stuur mail naar klant: Hier stelt u in of de klant automatisch een e-mail krijgt met de bevestiging.  Zoek op “Hotels op aanvraag”: Hier stelt u in of hotels op aanvraag automatisch worden gezocht bij een opvraging.  Aanvaarden van de algemene voorwaarden: Hier stelt u in of de algemene voorwaarden automatisch worden aanvaard  Automatisch invullen van het e-mailadres: Hier stelt u in of het e-mailadres van de klant automatisch wordt ingevuld indien u de bevestiging of voucher naar hem mailt.  Verstuur annuleringsbericht: Standaard verwittigen wij u 2 werkdagen voordat de annuleringskosten van toepassing zijn u per mail. U kan zelf al dan kiezen of u deze mail wenst te ontvangen en zelf instellen hoeveel werkdagen vóór dat de annuleringskosten van toepassing zijn u deze mail wenst te ontvangen.  Standaard aantal dagen voor check-in: Hier stelt u het standaard aantal in voor de functionaliteit “Check-in komende __ dagen” in het Admin menu.  Bestand logo: Hier kan het logo van uw reisagentschap opgeladen worden. Dit logo verschijnt dan op de offerte en de voucher. Het formaat van het logo moet .jpg of .gif formaat zijn. De breedte mag maximum 150 pixels bedragen.  TripAdvisor functionaliteit: Hier stelt u in of de TripAdvisor beoordelingen zichtbaar mogen zijn in uw hotelresultaten. E-mail formaat Op deze pagina stelt u in hoe de bevestingsmail er zal uitzien. Vink aan en uit wat u belangrijk acht.  In het kader “Bedank bericht” geeft u een tekst in waarbij u de klant bedankt voor zijn reservatie.  In “Polis” geeft u uw eigen tekst in over de annuleringsvoorwaarden. Dit is een essentieel onderdeel van uw email.  In “Aansluitende tekst” kunt u een aanvullende tekst aan de email toevoegen.

www.gateway.be

24

2.9 Admin: Bepaal uw verkoops- en annuleringsvoorwaarden Verkoopsvoorwaarden De Verkoopsvoorwaarden (sales policy) laten u toe om te bepalen hoeveel commissie er gerekend wordt bovenop de nettotarieven van uw hotelmodule. In onderstaand voorbeeld is er een standaardregel ingesteld die 10% commissie telt voor elke hotelboeking.

Als u een nieuwe of bijkomende regel wenst toe te voeg, klik op de “Voeg nieuwe regel toe”-knop. Volgend scherm verschijnt:

Geef de regel een “Naam” en een “Omschrijving”. Het “Titel”-veld is optioneel, indien u meer details wenst toe te voegen onder de Naam. Klik op de pijl ( ) om verder te gaan. Het volgende scherm verschijnt:

 “Procent”: Geef het percentage in dat toegevoegd moet worden.  “Vast”: Stel eventueel een supplementair vast bedrag in dat bij het percentage gerekend moet worden.  Het percentage/vast bedrag kan toegevoegd worden aan de totale prijs of aan de prijs per kamer.  “Min”: Stel een minimum bedrag in dat u wenst te verdienen per boeking.  “Max”: Stel een maximum bedrag in dat u wenst te verdienen per boeking. Klik op de pijl ( ) om verder te gaan. Volgend scherm verschijnt:

www.gateway.be

25

Filter de commissie op:  De totale prijs: De commissie wordt berekend als de totale prijs van de reservatie meer of gelijk, of minder is dan het ingegeven bedrag.  De check-in datum: De commissie wordt berekend als de reservering beantwoordt aan de ingegeven data.  De reservatiedatum: De commissie wordt berekend als de reservering valt tussen de ingegeven data of na het ingegeven aantal werkdagen of kalenderdagen voor check-in. Opgepast! Als u de commissie wil toepassen als bijvoorbeeld de totale prijs NIET hoger of gelijk is aan een bepaald bedrag, moet het vakje NIET aangevinkt worden. Deze optie keert de regel om. Bijvoorbeeld: Een commissie van 12% plus een supplementair vast bedrag van 5 EUR zal berekend worden op de totale prijs als die niet meer dan of gelijk is aan 300 Euro. Klik op het diskette-icoontje (

) om de regel te bewaren.

Als u een regel wenst te verwijderen uit de lijst, klik op het rode kruis (

) achteraan de lijn.

Annulatievoorwaarden Standaard zijn er enkel annuleringsvoorwaarden ingesteld door de leveranciers (type: “Leverancier”). Indien u zelf commissie wenst te verdienen voor elke annulering, kan u uw eigen annuleringsvoorwaarden instellen in de Admin (type: “Gast”). In het volgende voorbeeld zijn er drie “Gast” annuleringsregels ingesteld.

Om een nieuwe regel toe te voegen, klik op Volgend scherm verschijnt:

Geef de regel een naam en een beschrijving. Klik op de pijl (

) om verder te gaan.

Volgend scherm verschijnt:

www.gateway.be

26

 “Procent”: Geef het percentage in dat berekend moet worden  “Vast”: Stel eventueel een supplementair vast bedrag in dat bij het percentage gerekend zal worden.  U kan het percentage/vast bedrag laten berekenen op het totale bedrag of op de prijs per nacht.  “Min”: Stel een minimum bedrag in dat U wilt verdienen per annulatie kost.  “Max”: Stel een maximum bedrag in dat U wilt verdienen per annulatiekost. Druk op om verder te gaan (of op de linkse pijl Volgend scherm verschijnt:

om terug te keren).

Filter de annuleringsvoorwaarde op:  De totale prijs: De annuleringsvoorwaarden treden in werking als de totale prijs van de reservatie meer of gelijk, of minder is dan het ingegeven bedrag.  De Check-in datum: De annuleringsvoorwaarden treden in werking als deze check-in data bepaald staan.  De reservatiedatum: De annuleringsvoorwaarden treden in werking als de annulatie valt tussen de ingegeven data of als de annulatie gebeurt na het ingegeven aantal werkdagen of kalenderdagen voor check-in.  Op annulatiedatum: De annuleringsvoorwaarden treden in werking als de annulatie valt na de ingegeven kalenderdata na reservatie ofwel meer dan het ingegeven aantal dagen/uren voor check-in. Opgepast! Het is logisch dat annulatievoorwaarden strenger zijn naarmate er dichter bij de check-in datum wordt geannuleerd. Als u de annuleringsvoorwaarden wil laten ingaan indien de annulering gebeurt op minder dan een aantal uren of dagen voor check-in, moet het vakje NIET aangevinkt worden. Bijvoorbeeld: Bij het aanvinken van NIET zal de regel in werking treden bij annulering minder dan of gelijk aan 7 dagen voor check-in.

Klik op het diskette-icoontje (

) om de regel te bewaren (of op de linkse pijl

om terug te keren).

De strengste annuleringsvoorwaarden worden altijd getoond, als u bijvoorbeeld geen annuleringsvoorwaarden instelt of als de voorwaarden van het hotel strenger zijn als uw voorwaarden, worden steeds de strengste voorwaarden vermeld in uw admin en op de voucher.

www.gateway.be

27

2.10 Admin: Statistics Hier kan u statistieken opvragen over al uw hotelreserveringen. Filter op boekingsdatum of check-in datum om de statistieken van een bepaalde periode op te vragen. Dezee bevatten het totaal aantal reserveringen gemaakt in deze periode, met de nettoprijs, de verkoopsprijs en de marge.

2.11 Admin: Zoek facturen of creditnota’s Klik op de link “Facturen” om een factuur of creditnota op te zoeken op nummer. U heeft de mogelijkheid om de factuur/creditnota te printen of te versturen per e-mail.

www.gateway.be

28

3. Transfers 3.1 Zoekscherm

Selecteer ‘Retour trip’ als u een transfer voor heenen terugreis wil boeken.

Bij categorie bepaalt u of de transfer vertrekt op de luchthaven of aan het hotel.

Vul de eerste letters van de stad in en selecteer uit de Ajax lijst.

Vul de eerste letters van de luchthaven of het hotel in en selecteer uit de Ajax lijst.

Selecteer datum en tijdstip van de transfer(s). Het tijdstip is wanneer de transfer dient te vertrekken, dus hou rekening met de tijd die u nodig heeft voor of na een vlucht.

www.gateway.be

29

3.2 Resultatenscherm In de linkerkolom kan u uw zoekcriteria wijzigen.

Het type vervoersmiddel.

De heen- en terugreis hebben elk een afzonderlijke tab.

Het maximaal toegelaten aantal stuks bagage.

Het maximaal toegelaten aantal passagiers.

Klik op ‘Meer details’ voor de voorwaarden van de transfer.

Klik op ‘Voeg toe’ om de transfer te selecteren.

Zodra een transfer voor de heenreis is geselecteerd, klik op de volgende tab om een transfer voor de terugreis te selecteren.

Zodra beide transfers zijn geselecteerd, scroll naar beneden en klik op ‘Reserveer’.

www.gateway.be

30

3.3 Informatie passagier scherm

De gegevens van de transfer(s).

www.gateway.be

Vul de gegevens van de passagier(s) in.

Vul de vluchtgegevens in. Zorg dat er voldoende tijd is tussen de drop-off tijd en vertrek van de vlucht.

Annulatievoorwaarden van de transfer(s).

31

3.4 Bevestigingsscherm

Controleer alle gegevens en klik op ‘Bevestig reservatie’.

www.gateway.be

32