Lampiran A GARIS PANDUAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM EP 1.
Tujuan Garis panduan ini menerangkan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus yang telah dipinda bagi membolehkan Pesanan Kerajaan dikeluarkan kepada Pembekal/Syarikat sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
2.
3.
Latar Belakang 2.1
Proses perolehan perkhidmatan secara pembelian terus melalui sistem eP sedia ada membenarkan sesuatu perkhidmatan dilaksanakan berdasarkan kepada pengesahan dokumen Pesanan Perkhidmatan (SO) sahaja. Ini menyebabkan tanggungan peruntukan dilakukan selepas perkhidmatan disempurnakan.
2.2
Pindaan kepada proses perolehan perkhidmatan dilakukan bagi memudahkan proses perolehan Kerajaan termasuk urusan pembayaran kepada Pembekal/Syarikat. Melalui penambahbaikan ini, tanggungan peruntukan akan dilakukan di Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan (eSPKB) sebaik sahaja SO diluluskan dan seterusnya Pesanan Kerajaan akan dikeluarkan.
2.3
Satu (1) pautan (hyperlink) “Pesanan Perkhidmatan Sebelum/Pada 7 Mac 2010” diwujudkan di Login Page sistem eP bagi menyelesaikan perolehan perkhidmatan yang dicipta mulai 1 Januari 2010 hingga 7 Mac 2010.
Dokumen Yang Terlibat Dalam Proses Perolehan Perkhidmatan Di dalam perolehan perkhidmatan dokumen-dokumen yang terlibat ialah : 3.1
Pesanan Perkhidmatan (Service Order - SO) adalah merupakan dokumen pembelian terus bagi perolehan perkhidmatan yang mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
3.2
Pesanan Kerajaan (Local Order - LO) adalah seperti yang ditakrifkan di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 176.
1
4.
5.
3.3
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan. NPP mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
3.4
Nota Pelarasan Kredit (NPK) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya terdapat pengurangan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan.
3.5
Nota Pelarasan Debit (NPD) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh PTJ sekiranya terdapat penambahan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan.
3.6
Invois merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pembekal untuk menuntut bayaran bagi perkhidmatan yang telah dilaksanakan.
Aliran Proses Perolehan Perkhidmatan Di Bawah Modul Pembelian Terus Melalui Sistem eP 4.1
Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal atas talian seperti di Carta 1.
4.2
Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal luar talian seperti di Carta 2.
Peringatan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) Dalam memastikan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus berjalan dengan lancar, Kementerian/Jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut: 5.1
Membuat kajian pasaran supaya harga perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan mencerminkan harga semasa di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada Pembekal/Syarikat tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan;
2
5.2
Memastikan SO yang telah dikeluarkan perlu diambil tindakan berikut: Tarikh Pengeluaran SO
Mulai 1 Januari 2010 hingga 7 Mac 2010
Tindakan Perlu Diambil Pengguna perlu mencapai pautan (hyperlink) “Pesanan Perkhidmatan Yang Dikeluarkan Sebelum/Pada 7 Mac 2010” di Login Page Sistem eP untuk menyelesaikan proses perolehan perkhidmatan. Kementerian/Jabatan hendaklah memastikan SO yang telah dikeluarkan mulai 1 Januari 2010 sehingga 7 Mac 2010 diambil tindakan sehingga status Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewat-lewatnya pada 30 September 2010.
Mulai 8 Mac 2010
Pengguna mengakses Sistem eP menggunakan kaedah Login sedia ada untuk mengeluarkan SO bagi meneruskan perolehan perkhidmatan.
5.3
Memastikan peruntukan adalah mencukupi sebelum padanan bayaran dilakukan sekiranya NPD dikeluarkan; dan
5.4
Memastikan SO yang dikeluarkan perlu diselesaikan sehingga berstatus Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewatlewatnya sebelum tarikh akhir Akaun Kena Bayar (AKB).
Unit ePerolehan Kementerian Kewangan Malaysia 2 Mac 2010
3
CARTA 1: ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI PEMBEKAL ATAS TALIAN
PEMINTA
Mula
Peminta mencipta Pesanan Perkhidmatan dan menyerahkan kepada Pelulus.
Pelulus meluluskan Pesanan Perkhidmatan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem ePerolehan (eP) akan menyemak peruntukan di sistem eSPKB. Sekiranya antara muka berjaya, Pesanan Kerajaan akan dihantar kepada Pembekal.
Cipta dan Serah Pesanan Perkhidmatan
PELULUS Lulus Pesanan Perkhidmatan
eSPKB
Semakan Peruntukan Antara muka tidak berjaya
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan peruntukan dan komitmen Buku Vot
PEMBEKAL
Antara muka berjaya
Mengesah Pesanan Kerajaan (LO)
Pembekal mengesahkan Pesanan Kerajaan. Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Kerajaan. Pembekal mengemukakan NPP dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan1.
PEMBEKAL 1 Pembekal mungkin mengemukakan nilai harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Kerajaan.
Mencipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP)
PEMINTA
Mengesah NPP Pembekal
PEMINTA
Amaun di NPP < Amaun di LO
Amaun di NPP
Cipta Nota Pelarasan Kredit (NPK)
Amaun di NPP > Amaun di LO
PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Debit (NPD)
Peminta mengesahkan NPP yang diterima daripada Pembekal: i. Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. ii. Sekiranya ada penambahan harga di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan. iii. Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP. Pembekal mengemukakan invois.
Amaun di NPP = Amaun di LO
PEMBEKAL
PELULUS
Cipta Invois
Melulus NPD
PEGAWAI PADANAN BAYARAN
Antara muka tidak berjaya
Antara muka tidak berjaya
Membuat Padanan Bayaran
eSPKB Antara muka dengan eSPKB untuk arahan pembayaran
Antara muka berjaya
eSPKB Tiada
Ada NPD?
Tamat
Ada
Antara muka berjaya
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan pembayaran
Pegawai Padanan Bayaran membuat padanan bayaran2.
2
PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD.
4
CARTA 2: ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI PEMBEKAL LUAR TALIAN PEMINTA
Mula
Peminta mencipta Pesanan Perkhidmatan dan menyerahkan kepada Pelulus.
Pelulus meluluskan Pesanan Perkhidmatan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem ePerolehan (eP) menyemak peruntukan di sistem eSPKB. PTJ perlu mencetak Pesanan Kerajaan dan mengemukakan kepada Pembekal.
Cipta dan Serah Pesanan Perkhidmatan
PELULUS
eSPKB
Semakan peruntukan
Lulus Pesanan Perkhidmatan
Antara muka berjaya atau tidak
LUAR TALIAN
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan peruntukan dan komitmen Buku Vot
PEMBEKAL
Menerima Pesanan Kerajaan (LO) secara manual daripada PTJ
PEMBEKAL Mencipta dan menyerah Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) secara manual kepada PTJ
Pembekal menerima Pesanan Kerajaan secara manual daripada PTJ. Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Kerajaan. Pembekal mengemukakan NPP secara manual dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan1
1 Pembekal mungkin mengemukakan nilai harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Kerajaan.
PEMINTA Mengemas kini & Mengesahkan NPP Luar Talian Pembekal Pembekal mengemukakan NPP setelah perkhidmatan dilaksanakan. Peminta akan mengemaskini dan mengesahkan NPP Luar Talian Pembekal di dalam sistem eP: o Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. o Sekiranya ada penambahan harga di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan. o Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP.
Amaun di NPP < Amaun di LO
PEMINTA
Amaun di NPP > Amaun di LO
Cipta Nota Pelarasan Debit (NPD)
Amaun di NPP
Cipta Nota Pelarasan Kredit (NPK)
PEMINTA
Amaun di NPP = Amaun di LO
PELULUS Melulus NPD
PEGAWAI PADANAN BAYARAN Menunggu Invois manual Pembekal
PEMBEKAL
LUAR TALIAN
Kemukakan Invois secara manual kepada PTJ
Pembekal mengemukakan invois secara manual kepada PTJ.
PEGAWAI PADANAN BAYARAN
Antara muka tidak berjaya
Mengemas kini invois manual pembekal & membuat padanan bayaran
Antara muka tidak berjaya
eSPKB
eSPKB Antara muka dengan eSPKB untuk arahan pembayaran
Tiada
Antara muka berjaya
Ada NPD?
Tamat
Ada
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan pembayaran
Antara muka berjaya
Pegawai Padanan Bayaran mengemaskini invois manual pembekal dan membuat padanan bayaran. PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD2.
2
PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD. Petunjuk: Atas Talian Luar Talian
5
