GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM eperolehan BAHARU

GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN BAHARU

Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia

ISI KANDUNGAN GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN (eP) BAHARU 1.

LATAR BELAKANG………………………………………………………………………. 1

2.

PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU OLEH AGENSI................. 1

3.

4.

2.1

Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan Teknikal..................... 1

2.2

Persediaan Pengguna Sistem eP…………………………………………….. 2

2.3

Aktiviti Persediaan Agensi ......................................................................... 3

TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU DI AGENSI...................... 8 3.1

Pasukan Petugas/Pelaksana ………..…………….……………………..…... 8

3.2

Peranan Unit Audit Dalam………… …………………………………………. 8

KHIDMAT BANTUAN............................................................................................... 9 LAMPIRAN Lampiran 1: Senarai Peranan Pengguna di dalam Sistem eP Baharu Lampiran 2: Terma Rujukan Pasukan Petugas Kementerian Lampiran 3: Terma Rujukan Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan)

GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN (eP) BAHARU

1.

LATAR BELAKANG Kerajaan sedang membangunkan Sistem ePerolehan (eP) Baharu sebagai tranformasi kepada Sistem eP sedia ada. Semua urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding Kerajaan Persekutuan hendaklah dilaksanakan melalui Sistem eP Baharu secara atas talian sepenuhnya mulai 1 Januari 2017. Oleh itu, semua Kementerian/Jabatan (Agensi) dikehendaki membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem eP Baharu dari segi infrastruktur, persediaan pengguna, pembangunan modal insan, tadbir urus dan lain-lain.

2.

PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU OLEH AGENSI 2.1

Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan Teknikal Agensi hendaklah memastikan spesifikasi minima perkakasan dan perisian yang diperlukan serta khidmat sokongan teknikal disediakan bagi tujuan pelaksanaan Sistem eP Baharu seperti berikut: 2.1.1

Spesifikasi Minima Perkakasan (Hardware) a) b) c) d) e)

2.1.2

Processor Pentium Dual Core atau setaraf; Kapasiti memori 1 GB; Mempunyai sambungan ke Internet; Resolusi skrin 1280 x 800 untuk paparan terbaik; dan Alat Pengimbas 200 x 200 dpi (hanya diperlukan bagi pengguna yang memegang peranan sebagai Pentadbir Kontrak)

Spesifikasi Minima Pelayar (Browser) Pelayar Internet Explorer versi 9.0 atau Mozilla Firefox versi 20 atau Chrome versi 24.

2.1.3

Penggunaan Perisian Dengan Lesen Yang Sah Agensi hendaklah menggunakan perisian yang mempunyai lesen yang sah mengikut undang-undang dan peraturan semasa yang berkuat kuasa.

1/9

2.1.4

Pelantikan Pegawai Khidmat Sokongan Teknikal Agensi hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang Pegawai/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik atau pegawaipegawai lain yang bersesuaian bagi memberi bantuan teknikal di agensi masing-masing.

2.2

Persediaan Pengguna Sistem eP Baharu Agensi hendaklah memastikan keperluan pengguna Sistem eP Baharu dipenuhi sepenuhnya supaya capaian dan transaksi perolehan yang dilaksanakan kelak dapat berjalan dengan lancar. 2.2.1

Capaian ke Sistem eP Baharu Sistem eP Baharu dapat dicapai dengan menggunakan No. Kad Pengenalan (IC) pengguna sebagai ID Pengguna (username) dan kata laluan (password) yang sah. Kata laluan akan dihantar melalui e-mel rasmi pengguna (e-mel Agensi). Sehubungan itu, Agensi hendaklah memastikan setiap pengguna Sistem eP Baharu mempunyai e-mel rasmi Agensi yang betul semasa membuat permohonan ID.

2.2.2

Tandatangan Digital a)

Terdapat peranan-peranan tertentu dalam Sistem eP Baharu yang turut memerlukan pengguna untuk menandatangan secara digital untuk melaksanakan sesuatu transaksi.

b)

Medium yang akan digunakan bagi tujuan tandatangan digital dalam Sistem eP Baharu adalah token USB yang dibekalkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

c)

Sub Administrator (SA) dan Authorised Personnel bertanggungjawab mengendalikan permohonan token kepada MAMPU melalui portal Government Public Infrastructure (GPKI) (https://gpki.mampu.gov.my/govpki). rujuk portal GPKI mengenai peranan SA dan AP.

d)

Agensi hendaklah memastikan pengguna Sistem eP Baharu yang berkaitan telah membuat permohonan pertukaran kad pintar 1024 kepada token USB 2048 selewat-lewatnya sebelum 10 Mei 2016. Semua kad pintar akan luput penggunaannya pada 20 Mei 2016.

2/9

(AP) USB Key Sila

e)

2.2.3

Agensi boleh merujuk surat Kementerian Kewangan no. rujukan KK/eP/473/1/21 Jld 5 (14) bertarikh 3 November 2014, K.KEW/PK/MOF/ePP1/59/13(2) bertarikh 18 Ogos 2015 dan K.KEW/PK/MOF/ePP3/55/12(42) bertarikh 29 April 2016 berhubung arahan penggantian kad pintar kepada token USB ini.

Peranan dan Pelantikan Pengguna Agensi hendaklah mengenal pasti dan melantik pegawai-pegawai yang akan bertindak sebagai Pentadbir Pusat Tanggungjawab (PTJ), Sub Administrator (SA), Authorised Personnel (AP) dan penggunapengguna lain dalam Sistem eP Baharu mengikut peranan seperti di Lampiran 1.

2.3

Aktiviti Persediaan Agensi Bagi membolehkan pelaksanaan perolehan Kementerian/Agensi berjalan lancar di dalam Sistem eP Baharu, Kerajaan dengan kerjasama Commerce Dot Com Sdn Bhd (CDCSB) akan melaksanakan beberapa aktiviti bagi membantu persediaan Agensi. 2.3.1

Program Pengumpulan Maklumat Profil Pengguna dan PTJ a)

Program ini bertujuan untuk mengumpul maklumat profil pengguna dan PTJ terkini serta melaksanakan ‘user role mapping’ . Ini memandangkan terdapat peranan-peranan baharu atau nama-nama baharu bagi peranan sedia ada yang telah diwujudkan di dalam Sistem eP Baharu.

b)

Proses pengumpulan maklumat ini akan dilaksanakan secara atas talian mulai 1 Julai 2016. Agensi akan dimaklumkan mengenai tatacara capaian ke atas borang pengumpulan maklumat ini dalam masa terdekat.

c)

Bagi melicinkan proses pengumpulan maklumat ini, Pentadbir PTJ Sistem eP sedia ada terlebih dahulu dikehendaki melaksanakan tindakan-tindakan seperti berikut : i.

Menyemak dan mengemas kini semua profil pengguna dan PTJ dalam Sistem eP sedia ada selewat-lewatnya sehingga 30 Jun 2016 untuk memastikan pengguna aktif sahaja yang akan dimigrasikan ke dalam Sistem eP Baharu; dan

ii.

Mengemas kini e-mel rasmi pengguna yang masih aktif dalam Sistem eP sedia ada.

3/9

2.3.2

d)

Pentadbir PTJ juga seterusnya akan terlibat dalam melaksanakan proses ‘User Roles Mapping’ dan melengkapkan borang secara atas talian seperti yang dinyatakan di Perkara 2.3.1.(b) di atas.

e)

Agensi melalui Pentadbir PTJ adalah bertanggungjawab memastikan keperluan persediaan pengguna Sistem eP Baharu seperti di Perkara 2.2 di atas dipenuhi.

Program Pengumpulan Maklumat Kontrak Kementerian Program ini akan dilaksanakan melalui dua (2) kaedah iaitu: a)

Penguatkuasaaan Penggunaan Kementerian (Ministry Contract) i.

Modul

Kontrak

Mulai tarikh surat ini ditandatangani hingga 31 Oktober 2016, semua Agensi adalah diwajibkan untuk mengunci masuk semua kontrak yang berstatus seperti berikut: a.

Kontrak semasa yang masih berkuat kuasa selepas 1 Januari 2017; dan

b.

Kontrak tersebut masih belum diwujudkan di dalam Sistem eP sedia ada.

ii.

Maklumat kontrak berkenaan perlu dikunci masuk sehingga status kontrak tersebut di dalam Sistem eP adalah “Lengkap untuk Pembekalan” atau “Lengkap” bagi membolehkan Pesanan Kontrak dikeluarkan melalui Sistem eP Baharu mulai 1 Januari 2017.

iii.

Ini kerana mulai 1 Januari 2017, semua Agensi hanya dibenarkan menggunakan Sistem eP Baharu dalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan serta Pesanan Kontrak sehinggalah ke peringkat Padanan Bayaran.

iv.

Kegagalan mengunci masuk maklumat seperti di Perkara 2.3.2(a)(i) akan mengakibatkan Pesanan Kontrak tersebut tidak dapat diteruskan di dalam Sistem eP Baharu.

4/9

v.

b)

2.3.3

Agensi juga digalakkan mengunci masuk maklumat kontrak semasa yang belum diwujudkan di dalam Sistem eP sedia ada yang tamat sebelum 1 Januari 2017 bagi tujuan rekod dan analisa statistik. Rekod dan statistik ini boleh diakses oleh pihak pengurusan atasan dan pegawai-pegawai Kementerian menerusi Modul Business Intelligence dalam Sistem eP Baharu kelak.

Pengisian Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian i.

Bagi kontrak yang melibatkan kuantiti dan harga yang melebihi dua titik perpuluhan yang tidak boleh dikunci masuk menggunakan Sistem eP sedia ada, Agensi hendaklah menggunakan Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian yang disediakan dalam bentuk MS Excel.

ii.

Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian ini boleh dimuat turun melalui portal rasmi Sistem eP mulai 15 Mei 2016 dan boleh diakses sehingga 30 November 2016.

iii.

Borang yang telah dilengkapkan hendaklah dihantar ke [email protected] untuk tindakan migrasi data seterusnya.

iv.

Bagi agensi yang telah mengambil bahagian dalam aktiviti pengumpulan maklumat kontrak pada tahun 2015, maklumat kontrak-kontrak yang telah diberikan pada masa tersebut tidak perlu dikunci masuk dalam borang berkenaan.

Pengujian Sistem eP Baharu Sistem eP Baharu akan melalui dua peringkat pengujian bersama pengguna iaitu Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) dan Ujian Kesediaan Operasi (ORT). a)

Ujian Penerimaan Pengguna / User Acceptance Test (UAT) i.

Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) adalah proses pengujian untuk memastikan Sistem eP Baharu boleh mengendalikan proses perolehan yang diperlukan, mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. 5/9

ii.

b)

Ujian ini dijangka diadakan selama tiga (3) bulan bermula pada pertengahan bulan Mei 2016 sehingga pertengahan Ogos 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kementerian Kewangan kepada agensi yang berkaitan.

Ujian Kesediaan Operasi / Operation Readiness Test (ORT) i.

Ujian Kesediaan Operasi (ORT) adalah satu proses simulasi di antara proses, pengguna dan teknologi dalam persekitaran terkawal.

ii.

Ujian ini dijangka diadakan selama sebulan pada bulan November 2016 sehingga Disember 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kementerian Kewangan kepada agensi yang berkaitan.

Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi UAT dan ORT yang akan dilaksanakan seperti butiran di atas. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawaipegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi pengujian tersebut. 2.3.4

Sesi Latihan Pengguna a)

Latihan penggunaan Sistem eP Baharu akan diberikan secara berperingkat mulai September 2016.

b)

Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi latihan berkenaan. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawai-pegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi latihan tersebut.

c)

Penyertaan daripada pegawai-pegawai Agensi adalah penting memandangkan pembangunan Sistem eP Baharu mengguna pakai pendekatan yang berbeza dan memperkenalkan dasar-dasar perolehan baharu berbanding sistem sedia ada.

d)

Pengguna juga boleh mendapatkan latihan Sistem eP Baharu secara atas talian melalui eP Online Learning (ePOL) di portal rasmi eP (www.eperolehan.gov.my) mulai September 2016.

6/9

2.3.5

2.3.6

Program Kesedaran a)

Bagi memastikan pihak pengguna mendapat maklumat awal/perkembangan Sistem eP Baharu, Kementerian Kewangan dengan kerjasama pihak CDCSB melaksanakan beberapa siri program kesedaran secara berterusan yang telah bermula sejak tahun 2014.

b)

Jadual pelaksanaan program kesedaran bagi tahun 2016 akan diumumkan kepada agensi dan pembekal dari semasa ke semasa melalui surat, e-mel atau portal rasmi Sistem eP. Pihak agensi digalakkan untuk menyertai program kesedaran berkenaan.

c)

Pihak agensi juga dinasihatkan supaya melayari portal rasmi Sistem eP dari semasa ke semasa bagi mendapatkan maklumat terkini berhubung pelaksanaan Sistem eP Baharu.

Pelaksanaan Perolehan Tahun 2016 dan Perancangan Perolehan Tahun 2017 a)

Bagi melaksanakan kerja-kerja migrasi data peringkat akhir dan aktiviti-aktiviti peralihan daripada Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu untuk tujuan go live pada 1 Januari 2016, akses kepada Sistem eP dan transaksi dalam Sistem eP akan dibekukan mulai 25 Disember 2016, jam 12.01 tengah malam hingga 1 Januari 2017, jam 8.00 pagi.

b)

Sehubungan itu, semua Agensi diminta untuk merancang jadual pelaksanaan proses perolehan dengan teliti bagi mengelakkan perolehan dilaksanakan pada saat-saat akhir dan permasalah timbul semasa tempoh pembekuan tersebut.

c)

Agensi dinasihatkan untuk membuat senarai pelaksanaan perolehan bagi tahun 2016 dengan memberi keutamaan kepada perolehan yang memerlukan transaksi pesanan dilakukan dalam tahun 2016 dan suku pertama tahun 2017.

d)

Garis panduan mengenai tarikh akhir proses perolehan boleh dilaksanakan dalam Sistem eP sedia ada mengikut jenis kaedah perolehan (pembelian terus/sebut harga/tender) dan transaksi tertentu (permintaan Pesanaan Kerajaan / pengeluaran Surat Setuju Terima dan lain-lain) akan dikeluarkan dalam masa terdekat.

7/9

2.3.7

Kesediaan Pembekal Agensi hendaklah memaklumkan kepada semua pembekal yang berurusan dengan Agensi masing-masing untuk membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem eP Baharu. Garis Panduan Pembekal Untuk Persediaan Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem eP Baharu boleh dirujuk di portal rasmi Sistem eP.

3.

TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU DI AGENSI 3.1

Pasukan Petugas/Pelaksana Bagi melancarkan pelaksanaan Sistem eP Baharu, Agensi hendaklah memperkasakan Pasukan Petugas/Pelaksana sedia ada di peringkat Kementerian dan Jabatan berdasarkan terma rujukan seperti berikut: 3.1.1

Pasukan Petugas Kementerian Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Kementerian dengan terma rujukan seperti di Lampiran 2.

3.1.2

Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Jabatan dengan terma rujukan seperti di Lampiran 3.

Bagi agensi/PTJ yang baharu diwujudkan, Agensi hendaklah memastikan struktur tadbir urus di atas ditubuhkan agar pelaksanaan Sistem eP Baharu berjalan dengan lancar. 3.2

Peranan Unit Audit Dalam Unit Audit Dalam Kementerian/Jabatan adalah berperanan memantau pelaksanaan bagi pencapaian sekurangnya-kurangnya 75% daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui Sistem eP. Sehubungan itu, Unit Audit Dalam turut diminta untuk memantau persediaan Agensi/Jabatan menjelang pelaksanaan Sistem eP Baharu ini dan melaporkan kepada Jawatankuasa Petugas Kementerian/Jabatan hasil pengauditan.

8/9

4.

KHIDMAT BANTUAN Sebarang pertanyaan boleh dibuat melalui saluran berikut: 4.1.

Khidmat Pelanggan Telefon : 03-7985 7888 E-mel : [email protected]

4.2.

Unit Pengurusan Kerajaan, Commerce Dot Com E-mel : [email protected]

4.3.

Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan Telefon : 03-8882 6900 / 8904 / 8913 E-mel : [email protected]

Semua Agensi diminta untuk mengambil perhatian dan tindakan sewajarnya bagi memastikan pelaksanaan Sistem eP Baharu berjalan lancar. Kegagalan melaksanakan langkah-langkah di atas akan menyebabkan Agensi tidak dapat bertransaksi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan apabila Sistem eP Baharu beroperasi kelak.

Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia 5 Mei 2016

Tarikh dikeluarkan : 5 Mei 2016

9/9

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 SENARAI PERANAN PENGGUNA DI DALAM SISTEM eP BAHARU 1) Bil. 1.

2.

Senarai Peranan Yang Memerlukan Token Peranan Organisasi Pelulus Barangan Kementerian Import (Pegawai Pengawal) Pelulus Pengiklanan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ

Fungsi 1. Meluluskan barangan import

Modul Sebut Harga/ Tender

1. Meluluskan penciptaan Sebut Sebut Harga/ Harga dan Tender sebelum Tender maklumat yang diiklankan 2. Meminda maklumat diiklankan

yang

3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. 3.

Penandatangan Kementerian/ Surat Perlantikan Kumpulan PTJ/ Jawatankuasa PTJ

1. Meluluskan dan meminda Sebut Harga/ pembentukan jawatankuasa Tender di dalam Sebut Harga/Tender

4.

Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi

Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Mengesahkan spesifikasi Sebut Harga/ teknikal dan kewangan serta Tender kriteria penilaian selepas semua ahli membuat semakan dan bersetuju

5.

Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Mengesahkan penilaian Sebut Harga/ berdasarkan pematuhan Tender

6.

1. Mengesahkan keputusan Sebut Harga/ penilaian teknikal untuk Tender Penilaian 2 Peringkat Nota: Penilaian 2 peringkat bermaksud terdapat 2 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu: i)

Jawatankuasa Kewangan; dan

ii) Jawatankuasa Teknikal 7.

Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1/12

Penilaian Penilaian

1. Mengesahkan keputusan Sebut Harga/ penilaian kewangan untuk Tender Penilaian 2 Peringkat

Bil. 8.

Peranan Pengerusi Jawatankuasa Penilaian

Organisasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ

Fungsi Modul 1. Mengesahkan keputusan Sebut Harga/ penilaian untuk Penilaian 1 Tender Peringkat Nota: Penilaian 1 peringkat bermaksud terdapat 1 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan

9.

Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga A/B


1. Memuktamadkan Pembekal

Pemilihan Sebut Harga/ Tender

10.

Pengerusi Lembaga Kementerian / Perolehan A/B Kumpulan PTJ



11.

Pengerusi Lembaga Perbendaharaan Perolehan Malaysia Sabah/ Persekutuan Sarawak



12.

Pentadbir Kontrak Kementerian/ Kementerian Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Meluluskan/ Menolak Pembelian permintaan Pembelian Luar Terus Aturan bagi item Kontrak Kementerian

13.

Pelulus Kontrak Kementerian Kementerian

1. Meluluskan/ Menolak butiran Pengurusan Pesanan sebelum kontrak Kontrak boleh digunakan di dalam Modul Pemenuhan 2. Meluluskan/ Menolak sebarang perubahan kepada butiran Pesanan 3. Meluluskan/ Menolak deraf perjanjian 4. Meluluskan/ Menolak Notis Penyelesaian 5. Meluluskan/ Menolak Notis Penamatan 6. Meluluskan untuk mengeluarkan/ menambah Syarikat Pemfaktoran 7. Meluluskan/ Menolak perjanjian muktamad 8. Meluluskan/ Menolak penamatan bersama

2/12

Bil.

Peranan

Organisasi

Fungsi 9. Meluluskan/ pindaan dengan kontrak tambahan

Modul Menolak / tanpa

10. Meluluskan/ Menolak penciptaan/pengeluaran SST 14.

Pelulus Pesanan Kementerian/ /Permintaan Kumpulan PTJ/ Pembelian PTJ

1. Meluluskan/Menolak untuk Pemenuhan Pemintaan Pembelian (Fulfilment) (Purchase Request) 2. Meluluskan/Menolak untuk Pemintaan Kontrak (Contract Request) 3. Membatalkan Pesanan Kerajaan untuk kontrak/bukan kontrak 4. Mengeluarkan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan atau Kelulusan atau Penolakan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan yang dipohon oleh pembekal 5. Meluluskan Nota Debit 6. Melulus pindaan yang telah dikemaskini atau pembatalan dokumen oleh pembekal 7. Mengeluarkan Sijil Pelepasan GST (CoGSTR) (untuk senario dengan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan)

15. ` Pegawai Pengesah


1. Meluluskan /Menolak Nota Pemenuhan Penerimaan Bekalan/ (Fulfilment) Perkhidmatan (FRN) 2. Mengeluarkan CoGSTR (untuk senario tanpa Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan)

16.

Pegawai Bayaran

Padanan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Memadankan 3-dokumen Pemenuhan (Pesanan Kerajaan, FRN/ (Fulfilment) Perkhidmatan dan Invois) 2. Mengeluarkan pembayaran 1GFMAS

3/12

arahan kepada

2) Bil 1.

Senarai Peranan Yang Tidak Memerlukan Token Peranan Pentadbir Kementerian

Organisasi Kementerian

Fungsi 1. Mencipta Profil 2. Menyelenggara Kementerian 3. Menetapkan Operasi

2.

3.

Pentadbir Kumpulan Kumpulan PTJ PTJ

1. Mencipta Profil

Pentadbir PTJ

1. Mencipta Profil

2. Menyelenggara Kumpulan PTJ

PTJ

2. Menyelenggara PTJ 4.

5.

6.

Pengguna Pasaran

Kajian

1. 2.

Kementerian Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC Pengguna Profil 1. Kementerian Syarikat 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC Pegawai Kementerian/ Perancangan Kumpulan PTJ/ Perolehan PTJ / Pusat Kos

Maklumat Had

Nilai

Maklumat

Maklumat

Pengurusan Profil

Pengurusan Profil

1. Mendapat capaian kepada Pengurusan maklumat harga dan Profil spesifikasi bagi tujuan tinjauan pasaran (market survey)

1. Mendapat capaian kepada Pengurusan maklumat profil syarikat Profil Pembekal Berdaftar eP

1. Menyediakan atau mengkaji Perancangan semula pelan perancangan Perolehan perolehan atau perbelanjaan 2. Mengunci masuk jumlah bajet semasa penciptaan perancangan

4/12

Modul Pengurusan Profil

Bil 7.

Peranan Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan


Fungsi Modul 1. Menyemak dan Perancangan mengesahkan perancangan Perolehan perolehan atau perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancang Perolehan

8.

Pegawai Pelulus Kementerian/ Perancangan Kumpulan PTJ/ Perolehan PTJ

1. Melulus perancangan Perancangan perolehan atau Perolehan perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancangan Perolehan 2. Meluluskan perancangan perolehan yang disemak dan disahkan oleh Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan

9.

Pelulus Nota Minta


1. Menyemak dan Pembelian mengesahkan Nota Terus Permintaan yang disediakan oleh Peminta 2. Menyemak dan mengesahkan permintaan Pembelian Luar Aturan. 3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal.

10.

Penandatangan Kontrak


11.

Urusetia


1. Menandatangan SST dalam Pembelian sistem ePerolehan Terus /Sebut Harga/ Tender 1. Menyediakan dokumen Sebut Harga/ Sebut Harga/ Tender Tender 2. Menyediakan cadangan penubuhan dan keahlian Jawatankuasa 3. Menyediakan kriteria pemilihan pembekal (kod bidang/ lokaliti dan sebagainya) 4. Menguruskan semua urusan sebut harga/tender dari mula sehingga proses sebut harga/tender selesai

12.

Pembantu Urusetia


5/12

1. Membuat pembekal Tapak/ Taklimat

pendaftaran Sebut Harga/ bagi Lawatan Tender Pendaftaran

Bil 13.

14.

15.

Peranan Pencadang Spesifikasi (Business owner bahagian yang berkaitan) Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian


Fungsi 1. Menyediakan spesifikasi

Kementerian

1. Membuat pengesahan Sebut Harga/ spesifikasi untuk semua PTJ Tender di bawah Kementerian

Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi


1. Mengunci masuk spesifikasi Sebut Harga/ yang dipersetujui oleh Tender Jawatankuasa Spesifikasi 2. Menyediakan mesyuara/laporan mesyuarat

Modul Sebut Harga/ Tender

minit

16.

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Spesifikasi Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Menyediakan spesifikasi

17.

Setiausaha Jawatankuasa Pembuka


2. Mengunci masuk hasil Sebut Harga/ semakan dan menyediakan Tender Laporan Jawatankuasa Pembuka

18.

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Pembuka Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Membuka Sebut Sebut Harga/ Harga/Tender dan membuat Tender semakan ke atas semua dokumen yang disyaratkan

19.

Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Teknikal

1. Mengunci masuk hasil Sebut Harga/ penilaian yang dipersetujui Tender oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal


2. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat 20.

21.

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Penilaian Teknikal Kumpulan PTJ/ PTJ Setiausaha Kementerian/ Jawatankuasa Kumpulan PTJ/ Penilaian Kewangan PTJ

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Penilaian Kewangan Kumpulan PTJ/ PTJ 6/12

minit

1. Menilai cadangan teknikal

Sebut Harga/ Tender

1. Mengunci masuk hasil Sebut Harga/ penilaian yang telah Tender dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan 2. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat

22.

Sebut Harga/ Tender

minit

1. Menilai cadangan kewangan

Sebut Harga/ Tender

Bil 23.

Peranan Setiausaha Jawatankuasa Penilaian


Fungsi Modul 1. Mengunci masuk hasil Sebut Harga/ penilaian yang dipersetujui Tender oleh Jawatankuasa Penilaian 2. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat

minit

24.

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Penilaian Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Menilai cadangan penilaian

25.

Setiausaha Jawatankuasa Sebut Harga A/B

2. Mengunci masuk pemilihan Sebut Harga/ pembekal yang telah Tender dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga A/B


3. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat

Sebut Harga/ Tender

minit

26.

Ahli Jawatankuasa Kementerian/ Sebut Harga A/B Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Membuat penilaian akhir Sebut Harga/ dan memuktamadkan Tender pemilihan pembekal

27.

Setiausaha Kementerian Lembaga Perolehan A/B

1. Mengunci masuk pemilihan Sebut Harga/ pembekal yang telah Tender dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan A/B 2. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat

minit

28.

Ahli Lembaga Kementerian Perolehan A/B


29.

Setiausaha Perbendaharaan Lembaga Perolehan Malaysia Persekutuan Sabah/Sarawak

1. Mengunci masuk pemilihan Sebut Harga/ pembekal yang telah Tender dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan Persekutuan 2. Menyediakan mesyuarat/laporan mesyuarat

minit

30.

Ahli Lembaga Perbendaharaan Perolehan Malaysia Persekutuan Sabah/Sarawak


31.

Penandatangan Kontrak

1. Menandatangan kontrak. Pengurusan Senarai penandatangan Kontrak kontrak akan dipilih dari

Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak 7/12

Bil

32.

Peranan

Organisasi

Fungsi Modul menu dropdown semasa penyediaan perjanjian

Pentadbir Kontrak Kementerian/ Kementerian Kumpulan PTJ/ PTJ

1. Memperakukan permintaan Kontrak untuk syarikat pemfaktoran 2. Memperakukan permintaan untuk menukar maklumat bank 3. Mengunci masuk maklumat Bon Pelaksanaan

33.

Pentadbir Templat Kementerian / Kontrak Perjanjian Kumpulan PTJ / Kementerian PTJ

1. Mencipta dan menyelengara Document Klausa Kontrak Perjanjian Repository untuk diguna pakai oleh PTJ di bawah selian Kementerian masing-masing

34.

Peminta Kementerian/ (Pembelian/Kontrak) Kumpulan PTJ/ PTJ/Pusat Kos

1. Mencipta, menyerah, Pemenuhan mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Pembelian 2. Mencipta, menyerah, mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Kontrak

35.

Penerima Barang/ Kementerian/ Perkhidmatan Kumpulan PTJ/ PTJ/Pusat Kos

1. Memperakukan pesanan Pemenuhan penghantaran dan menjana Nota Penerimaan bekalan/ perkhidmatan (FRN) 2. Menyediakan pengukuran Penarafan Pembekal 3. Menolak kuantiti di dalam Pesanan Penghantaran atau menolak dokumen Pesanan Penghantaran dan FRN (jika terpakai) 4. Mengkaji semula FRN 5.

36.

Pengguna Business Kementerian Intelligence (Pengurusan atasan/ Bahagian Perolehan atau Kewangan)

8/12

Mencipta dokumen di dalam lingkungan alamat penghantaran yang ditetapkan

1. Mendapat capaian kepada Business Modul Business Intelligence Intelligence bagi janaan laporan dan statistik

Bil 37.

38.

Peranan Organisasi Pengguna Learning 1. Kementerian Management 2. Kumpulan PTJ System (LMS) 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC Juruadit Unit Audit Dalam Kementerian

9/12

Fungsi Modul 1. Mendapat capaian kepada Sistem LMS bagi tujuan latihan Pengurusan secara atas talian Latihan

1. Mendapat capaian kepada Audit laporan berkaitan Sistem eP

LAMPIRAN 2

TERMA RUJUKAN PASUKAN PETUGAS KEMENTERIAN Pengerusi

Ketua Setiausaha Kementerian /Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian

Ahli

a) Setiausaha Bahagian Perolehan/ Kewangan; b) Setiausaha Bahagian Pentadbiran/ Korporat; c) Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat; d) Wakil Ketua Jabatan/PTJ; e) Wakil Unit Audit Dalam Kementerian; dan f)

Peranan

Wakil lain-lain yang difikirkan perlu.

a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP (Sistem eP sedia ada dan Sistem eP Baharu) disediakan; b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; c) Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan sewajarnya; d) Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus eP enable dan bertransaksi melalui Sistem eP; e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; f)

Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan;

g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan apabila diperlukan; h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada PTJ di bawah Kementerian masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Kementerian dan Kementerian Kewangan; i)

Memastikan keberkesanan fungsi Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) termasuk menyelesaikan permasalahan dalam pelaksanaan eP di Agensi; dan

10/12

j)

Kekerapan Mesyuarat

Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP dan dikemukakan kepada Jawatankuasa Penyelaras Petugas Kementerian di peringkat Kementerian Kewangan sekiranya perlu.

Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam masa enam (6) bulan

11/12

LAMPIRAN 3 TERMA RUJUKAN PASUKAN PELAKSANA AGENSI (PERINGKAT JABATAN)

Pengerusi

Ketua Jabatan/Timbalan Ketua Jabatan

Ahli

a) Pegawai Bahagian Perolehan/Kewangan Kementerian; b) Pegawai Unit Perolehan/ Kewangan Jabatan; c) Pegawai Unit Pentadbiran/Korporat Jabatan; d) Pegawai Teknologi Maklumat Jabatan; dan e) Pegawai-pegawai lain yang difikirkan perlu.

Peranan

a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP (Sistem eP sedia ada dan Sistem eP Baharu) disediakan; b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; c) Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan sewajarnya; d) Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus eP enable dan bertransaksi melalui Sistem eP; e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; f)

Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Pasukan Petugas Kementerian;

g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan apabila diperlukan; h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada PTJ di bawah Agensi masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Agensi (Jabatan) dengan Kementerian masing-masing serta Kementerian Kewangan;dan i)

Kekerapan Mesyuarat

Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP dan dikemukakan kepada Pasukan Petugas Kementerian masing-masing sekiranya perlu.

Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam masa enam (6) bulan

12/12

GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM eperolehan BAHARU

Recommend Documents