GARIS PANDUAN PENYEDIAAN FAIL MEJA STAF PEJABAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN, INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ORICC)
1.0 PENGENALAN 1.1 Merujuk kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan
individu
yang
berkenaan.
Apabila
jelas
mengenai
tuju
arah
jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas akan dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. 1.2
FM adalah satu dokumen yang menunjukkan perkaitan antara tugas yang diamanahkan dengan jawatan yang dipegang. Oleh itu, fail ini mesti sentiasa berada berdekatan dengan Pegawai yang bertugas atau di atas meja Pegawai bagi memudahkan rujukan dibuat dengan segera. Fail ini juga hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya berlaku pertukaran Pegawai di PTJ yang berkenaan.
1.3 Sebahagian maklumat dalam FM boleh dicapai dari Manual Prosedur Kerja (MPK). Ini adalah kerana FM merupakan subset daripada MPK. MPK merupakan dokumen rujukan utama bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang
bertanggungjawab
bagi
melaksanakan
tiap-tiap
aktiviti
yang
dipertanggungjawabkan.
29.07.2015 / 1
1.4
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa FM ini dikaji semula dan dikemaskini: a)
Apabila berlaku pertukaran Pegawai atau portfolio tugas
b) Apabila berlaku perubahan kepada komponen dalam Fail Meja c) 1.5
Sekurang-kurangnya setahun sekali atau mengikut keperluan.
Kod FM staf Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ORICC) akan dijana mengikut bilangan ahli Pusat/Bahagian seperti berikut: a)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPK) – Mulai ‘B01’
b)
Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R&D) – Mulai ‘R01’
c)
Pusat Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ICC) – Mulai ‘I01’
d)
Pusat Penyelidikan Tanah Lembut (RECESS) – Mulai ‘C01’
e)
Pusat Penyelidikan Elektromagnet Gunaan (EMCentre) – Mulai ‘E01’
f)
Mikroelektronik dan Nano-Teknologi – Pusat Penyelidikan Shamsuddin – Mulai ‘M01’
g)
Pusat Pembuatan dan Bahan Termaju – Mulai ‘A01’
2.0 KANDUNGAN FAIL MEJA (FM) 2.1 Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam FM hendaklah disusun dalam FM mengikut turutan seperti dalam Jadual 1 berikut: JADUAL 1 SUSUNAN KANDUNGAN DALAM FAIL MEJA
SUSUNAN a) 1
2
STATUS PENYEDIAAN DOKUMEN
PERKARA
b) c)
Latar Belakang Tanggungjawab (PTJ) Visi Misi
a) b)
Objektif Pejabat Objektif Kualiti Pejabat
CAPAIAN DI LAMAN-WEB ORICC
Pusat Disediakan
Jadual FM
Disediakan
Jadual FM
29.07.2015 / 2
SUSUNAN
2.2
STATUS PENYEDIAAN DOKUMEN
PERKARA
CAPAIAN DI LAMAN-WEB ORICC
3
Objektif Bahagian/Pusat
Disediakan
Jadual FM
4
Carta Organisasi
Disediakan
Jadual FM
5
Carta Organisasi Pegawai
6
Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain
Rujuk Format
7
Peraturan-Peraturan Pentadbiran
Disediakan
Jadual FM
8
Proses Kerja a) Proses Kerja MS ISO 9001:2008 b) Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman ORICC
a) Disediakan (Link ke PPSK) b) Disediakan
Jadual FM / MS ISO 9001:2008
9
Carta Aliran Kerja a) Proses Kerja MS ISO 9001:2008 b) Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman ORICC
a) Disediakan (Link ke PPSK) b) Disediakan
Jadual FM / MS ISO 9001:2008
10
Senarai Semak/ Checklist
Disediakan
Jadual FM
11
Senarai Peraturan
Disediakan
Jadual FM
12
Senarai Jawatankuasa Dianggotai
Yang
Rujuk Format
Jadual FM
13
Senarai Borang-Borang Digunakan
Yang
Disediakan
Jadual FM
14
Norma Kerja
Rujuk Format
Jadual FM
15
Senarai Tugas Harian
Rujuk Format
Jadual FM
Kedudukan
Undang-Undang
Disediakan (Sila lorekkan kedudukan Pegawai)
Jadual FM
Jadual FM
Proses Kerja/Prosedur Kerja dalam FM terbahagi kepada dua bahagian: a)
Proses Kerja/ Prosedur Kerja MS ISO 9001: 2008 Merujuk kepada Prosedur Kerja yang diselaraskan oleh Pejabat Pengurusan Strategik dan Kualiti (PPSK) dan didaftarkan secara rasmi sebagai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008.
29.07.2015 / 3
b)
Proses Kerja/ Prosedur Kerja Dalaman Merujuk kepada Proses Kerja Dalaman Pejabat atau Standard of Procedure (SOP) yang tidak didaftarkan sebagai Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 tetapi dipersetujui oleh Ketua PTJ/ Ketua Pusat untuk digunapakai dalam melaksanakan tugasan dan aktiviti di pejabat.
2.3
FM staf boleh mengandungi kombinasi Proses Kerja/Prosedur Kerja MS ISO 9001:2008 dan Proses Kerja/Prosedur Kerja Dalaman (SOP).
2.4
Dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Prosedur Proses MS ISO 9001:2008
boleh
diakses
melalui
laman
http://ricc.uthm.edu.my/en/manual-prosedur-kerja.html
portal
laman
portal
Mohon rujuk kepada
dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada edaran salinan keras. Matrik Dokumen MS ISO 9001:2008 seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 MATRIK DOKUMEN MS ISO 9001:2008
BIL.
KOD DOKUMEN
NAMA DOKUMEN
PENTADBIRAN
AKADEMIK
SOKONGAN
DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA BAHAGIAN/ KETUA PUSAT
STAF AKADEMIK
STAF PENTADBIRAN/ STAF TEKNIKAL
1
MK
Manual Kualiti
√
√
√
2
KLT-01
Kawalan Dokumen
√
√
√
3
KLT-02
Kawalan Rekod Kualiti
√
√
√
4
KLT-03
Audit Kualiti Dalaman
√
√
√
5
KLT-04
Kawalan ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Yang Ditetapkan
√
√
√
6
KLT-05
Tindakan Pembetulan
√
√
√
7
KLT-06
Tindakan Pencegahan
√
√
√
8
KLT-07
Mesyuarat Kajian Pengurusan
√
Semula
29.07.2015 / 4
BIL.
KOD DOKUMEN
NAMA DOKUMEN
& Program
PENTADBIRAN
AKADEMIK
SOKONGAN
DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA BAHAGIAN/ KETUA PUSAT
STAF AKADEMIK
STAF PENTADBIRAN/ STAF TEKNIKAL
9
RPK-01
Rekabantuk Pembangunan Akademik Baharu
10
RPK-02
Penilaian Semula Kurikulum
√
11
PAP-01
Pemasaran Akademik
√
12
PAP-02
Menyemak & Mengemaskini Maklumat Untuk Buku Panduan Kemasukan ke IPTA
√
13
PAP-03
Pengambilan Pelajar Baru Semester 1
√
14
PAP-04
Proses Siswa
√
15
PAP-05
Pengambilan Pelajar Tempatan Pasca Siswazah
√
16
PAP-06
Pengambilan Antarabangsa Siswazah
√
17
RPP-01
Penyediaan Jadual Waktu Akademik
√
√
18
RPP-02
Pendaftaran Kursus
√
√
19
RPP-03
Khidmat Nasihat Sistem Penasihatan Akademik
√
√
20
RPP-04
Pelaksanaan Kuliah
√
√
21
RPP-05
Pelaksanaan & Amali /Bengkel/Studio
√
√
22
RPP-06
Pelaksanaan Lapangan
√
√
23
RPP-07
Pelaksanaan Projek Sarjana Muda
√
√
24
RPP-08
Penempatan Pelajar Menjalani Latihan Mengajar
√
√
25
RPP-09
Pelaksanaan Mengajar
√
√
Program
Minggu
Haluan
Pelajar Pasca
Penilaian Makmal Kerja
Latihan
√
√
29.07.2015 / 5
BIL.
KOD DOKUMEN
NAMA DOKUMEN
PENTADBIRAN
AKADEMIK
SOKONGAN
DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA BAHAGIAN/ KETUA PUSAT
STAF AKADEMIK
STAF PENTADBIRAN/ STAF TEKNIKAL
26
RPP-10
Penempatan Latihan Industri
√
√
27
RPP-11
Penyeliaan Latihan Industri
√
√
28
RPP-12
Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
√
√
29
RPP-13
Pentaksiran Kertas Jawapan Peperiksaan Akhir
√
√
30
RPP-14
Perkhidmatan Akhir
√
√
31
RPP-15
Mengumpul, Memasuk & Menyemak Markah Peperiksaan di Peringkat Fakulti/Pusat
√
√
32
RPP-16
Penilaian Kerja Kursus
√
√
33
RPP-17
Pelaksanaan Aktiviti Kursus Kokurikulum
√
√
34
RPP-18
Pelantikan Profesor Pelawat/ Pemeriksa Luar / Profesor Adjung
√
√
35
RPP-19
Pengendalian Penilaian Pengajaran Staf Akademik & Penilaian Kursus
√
√
36
KVN-01
Pengesahan Penganugerahan
√
37
KVN-02
Pengurusan Konvokesyen
38
PSR-01
Pelantikan Staf Pentadbiran
√
39
PSR-02
Latihan Staf
√
40
PSR-03
Pelantikan Staf Warganegara
Akademik
41
PSR-04
Pelantikan Sambilan
Akademik
42
PSR-05
Pelantikan Staf Akademik Bukan Warganegara
√
43
PSR-06
Pengurusan
√
dan
Penilaian
Peperiksaan
Majlis
Staf
Perkhidmatan
√
√
√
√ √
29.07.2015 / 6
BIL.
KOD DOKUMEN
NAMA DOKUMEN
Pinjaman Perpustakaan
PENTADBIRAN
AKADEMIK
SOKONGAN
DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA BAHAGIAN/ KETUA PUSAT
STAF AKADEMIK
STAF PENTADBIRAN/ STAF TEKNIKAL
√
√
Antara
44
PSR-07
Perolehan Bahan Rujukan
√
45
PSR-08
Pengkatalogan Rujukan
√
46
PSR-09
Perkhidmatan Sirkulasi
√
47
PSR-10
Pendaftaran Pelajar Baharu di Kolej Kediaman
√
48
PSR-11
Penempatan Pelajar Kanan di Kolej Kediaman
√
49
PSR-12
Persiapan Bilik Pelajar Kolej Kediaman
√
50
PSR-13
Pengecualian Menginap di Kolej Kediaman oleh Pelajar Wajib
√
51
PSR-14
Baikpulih Alatan IT Berdasarkan Aduan Pengguna
√
52
PSR-15
Pengurusan Pembersihan Sewan dan Bilik Kuliah Serta Persekitaranaya
√
PSR-16
Pengurusan Penyenggaraaan Berkala Peralatan Dewan dan Bilik Kuliah
√
54
PSR-17
Pengurusan Penyenggaraaan Dewan dan Bilik Kuliah (Drpd Aduan Pengguna)
√
55
PSR-18
Pengurusan Makmal
√
√
√
56
BEN-01
Perolehan Bekalan Perkhidmatan
√
√
√
57
BEN-02
Perolehan Kerja
√
√
√
58
BEN-03
Pembayaran
√
√
√
59
BEN-04
Pinjaman
√
√
√
53
Bahan
Aset
Alih dan
29.07.2015 / 7
BIL.
KOD DOKUMEN
NAMA DOKUMEN
PENTADBIRAN
AKADEMIK
SOKONGAN
DEKAN/ T.DEKAN/ KETUA BAHAGIAN/ KETUA PUSAT
STAF AKADEMIK
STAF PENTADBIRAN/ STAF TEKNIKAL
60
PSP-01
Permohonan Biasiswa Kementerian Pendidikan Malaysia
√
61
PSP-02
Tindakan Tatatertib Pelajar
√
62
PSP-03
Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar
√
63
PSP-04
Pengurusan Aktiviti Pelajar
√
64
PSP-05
Penilaian Sokongan Pelajar
√
65
PSP-06
Urusan Kemalangan Pelajar
√
66
PSP-07
Urusan Kematian Pelajar
√
67
PSP-08
Pelaksanaan Aktiviti Kerjaya
√
68
PSP-09
Sesi Kaunseling
√
69
PSP-10
Pemeriksaan Kesihatan Pelajar Baharu
2.5
Program
Borang √
√
Proses Kerja Dalaman Pejabat atau Standard of Procedure (SOP) juga boleh diakses melalui laman portal yang sama. Mohon rujuk kepada dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada edaran salinan keras. Senarai SOP adalah meliputi perkara dalam Jadual 3. JADUAL 3 PROSES KERJA DALAMAN PEJABAT/ STANDARD OF PROCEDURE (SOP)
BIL.
PROSES KERJA
1
Pelantikan Staf Pasca Kedoktoran
2
Pelantikan Staf Felo Penyelidik
3
Mesyuarat
4
Surat – Menyurat
5
Tempahan Bilik Mesyuarat
6
Tempahan Makanan
UNIT
BAHAGIAN/ PUSAT
UNIT PENTADBIRAN
BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (BPK)
29.07.2015 / 8
BIL.
PROSES KERJA
UNIT
7
Tempahan Kenderaan
8
Cuti Staf
9
Fail Pentadbiran
10
Borang-Borang Pejabat
11
Mencetak Bahan-Bahan Untuk Kegunaan Pejabat
12
Keperluan Barang-Barang Untuk Kursus, Seminar, Bengkel, Mesyuarat dan Program-Program ORICC
13
Penghantaran dan Pengambilan Surat
14
Pengambilan Barang dari Stor Pusat
15
Belanjawan
16
Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara di Bawah Geran Penyelidikan dan Vot Mengurus
17
Pembayaran Elaun Pembantu Penyelidik(RA), Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA), Skim Pelajar Bekerja (SPB) dan Petugas Kerja Lapangan (PKL) di Bawah Geran Penyelidikan
18
Pembayaran Gaji Staf Sambilan ORICC Menggunakan Duit Tabung PPI (E15501)
19
Pembayaran Penyelidikan
20
Permohonan Pembayaran Menggunakan Bank Draf/Telegrafic Transfer (TT) Kerana Menghadiri Seminar/Persidangan Anjuran Dalam dan Luar Negara
21
Penyesuaian Buku Vot Tabung PPI (E15501)
22
Pembayaran Insentif SCOPUS, Panel Manuskrip Buku dan Kerja-Kerja Penerbitan Dengan Menggunakan Duit Tabung PPI (E15501)
23
Permohonan Pendahuluan Diri di Bawah Geran Penyelidikan dan Vot Mengurus
24
Pembelian dan Penyelidikan
25
Tuntutan Menggunakan Wang Sendiri di Bawah Geran Penyelidikan
26
Permohonan Ambilan Barang Dari Stor Pusat di Bawah Geran Penyelidikan
27
Penyesuaian RMS dan SAGA
28
Deklarasi Aset dan Inventori di Bawah Geran Penyelidikan (Peminjaman/ Pemulangan/ Pindah-Milik/ Pelupusan)
Yuran
Pelajar
Perolehan
di
di
Bawah
Bawah
BAHAGIAN/ PUSAT
Geran
UNIT KEWANGAN
Geran
UNIT ASET
29.07.2015 / 9
BIL.
PROSES KERJA
UNIT
29
Pengemaskinian Laman Web ORICC
30
Pengumpulan Data MYRA
31
Pengumpulan Data MyMOHES
32
Laporan Berkala Penyelidikan, Pengkomersilan dan Perundingan
33
Research Management System
34
Pengemaskinian Data Elaun GRA Dalam Sistem RMS
35
Permohonan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar)
36
Permohonan Perlanjutan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar)
37
Permohonan Penyelidikan
38
Penutupan Geran Penyelidikan (Dalam dan Luar)
39
Pelupusan Aset dan Inventori Geran Penyelidikan
40
Permohonan Aktiviti Penyelidikan Dalam dan Luar Negara (Seminar / Kursus / Persidangan / Kerja Lapangan / Penerbitan)
41
Permohonan Perlantikan (Pembantu Penyelidik Siswazah / Pembantu Penyelidik / Pembantu Kerja lapangan / pembantu Soal selidik / skin pelajar bekerja)
42
Permohonan Penerbitan Artikel Dalam Jurnal
43
Permohonan Pembayaran Terjemahan
44
Permohonan Pembayaran Scopus (Penerbitan)
45
Permohonan Tabung Penyelidikan dan Inovasi (E15501)
46
Pendaftaran Harta Intelek (Paten)
47
Pendaftaran Harta Intelek (Hak Cipta Rekabentuk Industri dan Cap Dagangan)
48
Pembayaran Pendaftaran Harta Intelek
49
Pembukaan Fail Harta Intelek
Agihan
Semula
Inovasi,
Peruntukan
Geran
50
Pameran dan Pertandingan Dalam dan Luar Negara
51
Aktiviti Perundingan
52
Aktiviti Pengujian
BAHAGIAN/ PUSAT
UNIT DATA DAN SISTEM MAKLUMAT
UNIT GERAN PENYELIDIKAN
PUSAT PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (R&D) UNIT AKTIVITI PENYELIDIKAN
UNIT HARTA INTELEK
UNIT INOVASI DAN PAMERAN
PUSAT INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ICC)
UNIT PERUNDINGAN DAN PENGUJIAN
29.07.2015 / 10
BIL.
PROSES KERJA
UNIT
53
Permohonan GPP
54
Perlanjutan GPP
55
Penutupan GPP
56
Penerimaan Endowmen Tunai
57
Penerimaan Endowmen In-Kind
58
Pengeluaran Wang Tunai Endowmen
59
Persidangan
60
Peminjaman Peralatan Makmal
61
Penggunaan Makmal
62
Pengemaskinian Rekod Kewangan Aset Alih (KEW.PA 2)
63
Pengemaskinian Rekod Kewangan Inventori (KEW.PA 3)
64
Pengemaskinian Rekod Kewangan Bekalan Stok (KEW.314)
65
Penyemakan Borang Lengkap dan Teratur
66
Pengemaskinian Borang Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA -13)
67
Penyelenggaraan dan Perekodan Borang Penyelenggaraan Mingguan/Bulanan
68
Pelaporan Keselamatan Makmal
BAHAGIAN/ PUSAT
UNIT INKUBATOR DAN PENGKOMERSILAN
Penggunaan
UNIT ENDOWMEN
Mesin
Yang
MINT-SRC/ RECESS/ EMC/ AMMC/
PUSAT KECEMERANGAN (COE)
Catatan: Proses Kerja Dalaman / SOP boleh dipinda dari semasa ke semasa tertakluk kepada keperluan
3.0
TANGGUNGJAWAB STAF 3.1
Semua staf adalah bertanggungjawab menyediakan dan mewujudkan FM masingmasing.
3.2
Semua staf adalah bertanggungjawab memastikan dokumen FM sentiasa dikemaskinidari semasa ke semasa.
3.3
Semua staf adalah bertanggungjawab kepada Juruaudit (Audit Dalam dan Audit Luar) berhubung dengan FM masing-masing.
29.07.2015 / 11
3.4
Sebarang cadangan pindaan kepada proses/prosedur kerja sedia ada perlu dipohon dan dibuat melalui Pegawai Penyelia bagi tujuan kawalan dan pengemaskinian dalam sistem.
29.07.2015 / 12
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA (UTHM)
FM (ORICC) FAIL MEJA
B01
PEJABAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN, INOVASI, PENGKOMERSILAN DAN PERUNDINGAN (ORICC) NOMBOR EDISI
EMPAT
TARIKH EFEKTIF
18 OGOS 2014
NAMA PEGAWAI
NAMA PENGURUS BAHAGIAN
(TANDATANGAN)
(TANDATANGAN)
(NAMA PEGAWAI)
(NAMA PENGURUS BAHAGIAN)
(JAWATAN)
(JAWATAN)
Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Perundingan dan Pengkomersilan
Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Perundingan dan Pengkomersilan
29.07.2015 / 13
29.07.2015 / 14
29.07.2015 / 15
29.07.2015 / 16
