FŐVÁROSI SZABÓ ERVIN KÖNYVTÁR HASZNÁLAZELEMZÉSE

FŐVÁROSI SZABÓ ERVIN KÖNYVTÁR HASZNÁLAZELEMZÉSE

Készítette: Árvay Anna Gyárfás Noémi Hollósi Lilla Jauernik Zsófia Nusszer Diána Tóth Anett Péntek Bálint Rudolf Zoltán

Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem, Építés - és tervezés gazdaságtan

Építészmérnöki kar Budapest, 2012. május 14

1

Tartalom 1. Vezetői összefoglaló ............................................................................................................................ 3 2. Történet - Épület.................................................................................................................................. 4 3. A könyvtár szervezeti felépítése.......................................................................................................... 7 4.Statisztikák.......................................................................................................................................... 12 5.A könyvtár gazdálkodása ................................................................................................................... 13 6.Értékek ............................................................................................................................................... 14 7.Biztonság ............................................................................................................................................ 14 8.Kiszervezett tevékenységek, külső érdekeltségek ............................................................................. 15 9. Stratégia ............................................................................................................................................ 16 10. Interjú (audit elemzés)………………………………………………………………………………………………………………..16 11. Összehasonlítás ............................................................................................................................. 188 Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár ........................................................................ 189 12.Felmerülő problémák, hiányosságok: ............................................................................................. 199 13. Jótanácsok építészmérnök hallgatóknak: ...................................................................................... 222 14. Munkanapló .................................................................................................................................. 233 15. Munkacsoport ............................................................................................................................... 244 16. Függelék......................................................................................................................................... 244

2

1.Vezetői összefoglaló Használatelemzésünkben a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárat kívánjuk bemutatni. Az indító ok mindenképpen az volt, hogy építészeti szemmel kihívást jelent a tervezőnek három eltérő építészeti stílus összhangba hozása, egy egységként való összefoglalása.Ahogyan azt Hegedűs Péter Ybl-díjas építész és Hefkó Mihály belsőépítész megfogalmazta az építészeti értékek és a könyvtári funkcionalitás harmóniáját kellett megalkotni. Hiszen az "Az építészet több, mint a jól használható ház. A többlet az, amitől az emberivé, humánussá válik. A kisugárzás. Olyan, amelyik egyedül a szépen elrendezett, épített környezet sajátja. Vizuális élmény, amely - ha a szemlélőnek van szeme és szíve hozzá - megérinti jobbik énjét. Belső terek olyan harmóniája, amely formák, és a beléjük kódolt gondolatok és érzelmek arányos egymásnak feszüléséből bontakozik ki. Hogy ma is lehetséges az ilyesmi? A budapesti Központi Szabó Ervin Könyvtár bizonnyal ilyen... Talán megragadóan gazdag többszólamúsága miatt. Jelen van itt és felmagasztosul benne az örökölt érték, ám minden ma szokásos nosztalgikus nyafogás nélkül. Ugyanakkor becsülettel vállalja a mát, sőt a belátható jövőt is. Elsősorban nem is azzal, hogy alkalmas helyet kínál az információs technológia mai és holnapi ketyeréinek, hanem azzal, hogy arra az emberre összpontosítja figyelmét, aki ezt a környezetet használni fogja. Amikor a tegnap, a ma és a felsejlő holnap jelenlétének szétválaszthatatlanságában jelenít meg olyan közvetlenül átélhető magyar és európai értékeket, ami a polcról leemelt legértékesebb könyvek üzenetével egyenrangú, de sem nyelvhez, sem szóhoz nincsen lehorgonyozva."1 A könyvtár Budapest „szívében” található, a Szabó Ervin tér 1. szám alatt. Ebből következik, hogy igen jól és gyorsan megközelíthető, mely fontos alapfeltétel a gazdaságos működéshez. A XXI. században sokan megkérdőjelezhetik egy könyvtár szükségességét, mégis a tanulmány készítése során rá kellett döbbennünk, hogy nagyobb igény van rá, mint azt gondoltuk. Számos szolgáltatása közül, az is, ami a legkevésbé kihasznált, 50% fölött hasznosított naponta. Budapest lakosságának minden generációja megfordul a könyvtárban, amely szintén jól tükrözi az épület/funkció fontosságát. Mivel a könyvtárat leginkább az egyetemisták látogatják ezért az elhelyezkedése számukra még inkább kedvező, hiszen a környéken több nagy egyetem található. Nem csoda, hogy a könyvtár asztalainak kihasználtsága minden nap közel 100%-os. A könyvtár épülete egy gyönyörű XIX. század végén épült eklektikus főúri palota, melyet 1998 és 2001 között felújítottak, ebből következőleg a használatelemzés során csak néhány apróbb, könnyen kiküszöbölhető problémát fedeztünk fel, melyre igyekeztünk megoldást is adni. Fontosnak találtuk, hogy olyan alternatívákat találjunk, amely költséghatékonyság szempontjából is a legmegfelelőbb az esetleges hibák kijavítására. 1

Borvendég Béla építészmérnök, címzetes egyetemi tanár, a Magyar Építészek Szövetségének örökös tiszteletbeli elnöke. Részlet "A hercegi tollfosztás, az arrogancia, avagy: merre van az arra" c. írásából (2001. december 27.), amely az ÉPÍTÉSZFÓRUM c. internetes újságban olvasható

3

2. Történet - Épület A könyvtártárat 1903-ban alapították és 1904-ben kezdte meg a működését, ekkor a Városi Statisztikai hivatal könyvtárától átvett 33000 kötetet kezelte, mely demográfiai, statisztikai szociológiai összetételű könyvanyag volt. Szabó Ervin társadalomtudós irányítása alatt 1910től kezdődött a könyvtár nyilvános könyvtárrá való átalakítása. 1925-től új szervezeti és működési szabályzat szerint működött és általános gyűjtőkönyvtárrá vált. Négy évig tartó átalakítás után 1931-ben nyílt meg a könyvtár a jelenlegi épületben. Ez az épület egy neobarokk stílusú Wenckheim palota. Budapest ostromát a körülményekhez képest kevés veszteséggel élte át a központi épület, viszont két fiókkönyvtár teljesen elpusztult. 1955-től a társadalomtudomány és újkori történelem országos szakkönyvtára. 1964-től rendelkezik a könyvtár zenei gyűjteménnyel. Az intézmény igénybevétele 1952-től ugrásszerűen megnőtt, főként egyetemisták, főiskolások, értelmiségiek vették nagy számban igénybe. A bővítések idővel kevésnek bizonyultak a megnövekedett igények kielégítésére. Végső megoldást az 1988-2001 közötti rekonstrukció jelentette, melynek végeredménye egy világszínvonalú könyvtárépület lett. (forrás: http://www.fszek.hu/rolunk/tortenet/?article_hid=2302 )

A könyvtár irányító szerve, fenntartója Budapest Fővárosi Közgyűlése, az eredeti épület a Wenkheim-palota, melynek tervezője Meining Artur. A felújítás tervezője a MATESZ2 a tervező építész Hegedűs Péter Ybl-díjas építész közreműködött még Felcsuti László, Ybldíjas, Vargacz Csaba valamint Hefkó Mihály és Jakab Csaba belsőépítészek.

2.1.Néhány gondolat az eredeti épületről A palota építtetője gróf Wenckheim Frigyes volt (1842-1912). Az építkezést 1886-ban kezdték meg, és 1891-ben fejezték be. A fényűző eklektikus főúri palota tervezője Meining Artur (1853-1904), német származású építész. 1926 végén a Főváros megállapodott az épület megvételéről az örökösökkel. A könyvtárrá történő átalakítási munkák 1927-től 1931-ig folytak. A Wenckheim-palotába történt 1931-es beköltözés óta a palotában átfogó rekonstrukció nem volt. Az eltelt évek állománygyarapodása a helyhiányt nyomasztóvá, az állomány hozzáférhetőségét nehézkessé, a lehetséges szolgáltatásokat korszerűtlenné tette. 1995 októberében a Fővárosi Közgyűlés a FSZEK kezelésébe adta az ún. Pálffy-palotát, mely a FSZEK-al közvetlenül szomszédos (Ötpacsirta u. 5.). A MATESZ tervező iroda (vezető építész tervező Hegedűs Péter) elkészítette a Pálffy-palota rekonstrukciójának és átalakításának terveit a Zenei Gyűjtemény és a könyvtári irodák egy része céljára és a kivitelezési munkák 1998-ban befejeződnek. 2

MATESZ Magasépítési Tervező és Szervező Szövetkezet

4

Mindezen előzmények 1997 elején aktuálissá tették a FSZEK központi könyvtára bővítésének és rekonstrukciójának alapját jelentő szakmai program elkészítését. A Papp István főigazgatóhelyettes által kidolgozott szakmai program alapján 1997-ben Hegedűs Péter építész vezetésével a MATESZ tervező iroda építési engedélyezési tervet készített, melyre az Országos Műemlékvédelmi Hivatal 1997 októberében adott építési engedélyt. A tervezett fejlesztéshez a Magyar Állam céltámogatást biztosított, így 1998-ban megkezdődhetett a kiviteli tervek készítése, és még ebben az évben a Baross u. 18. alatti új épületrész alapozása is elkészült. Az első, meghatározó ütem ünnepélyes átadására 2000. november 15-én került sor. A palota műemléki tereinek restaurálásával 2001 decemberére a teljes beruházás befejeződött.3 2.2. Terület felhasználási arányok A felújítást követően a publikus és az elzárt terek aránya 1/4-ről 2/3-ra változott. Megfigyelhető tehát a publikus terek arányának emelkedése, mely álláspontunk szerint mindenképpen szükséges volt.

2.3. Alaprajzi felépítés Az alaprajzi felépítés célja az volt, hogy a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár a jelenlegi helyén kibővülve méretében, szolgáltatásaiban, funkcióiban teljes mértékben megfeleljen a „nagyvárosi” könyvtár elvárásainak, s az oda látogató olvasók minden igényét kielégítse. A szintek a következők: 1.szint, alagsori- és pinceszintek: A szolgálati parkoló garázs, a szociális blokkok, és raktárak (göngyöleg, karbantartás), valamint a gépészet területe. (Trafó, sprinkler-központ, hőközpont, szellőzőgépház). 2.szint, földszint: Új nyilvános bejárat, ruhatár, fedett belső udvar, kávézó(egykori kocsiszín), kölcsönzési ellenőrzési pont, lépcső és felvonó blokk; Reviczky-u-i épületrész: gyermekrészleg(udvari samott sárkányok); Baross u-ról szolgálati bejárat,és szolgálati lépcső, felvonó 3.szint: Szabadpolcos könyvkiválasztó; az olvasószolgálati pont (a földszinti fölött) a szolgálati lépcső és felvonók körül helyezkedik el. 4.szint: 3

http://epiteszforum.hu/node/4228 (2012.05.10.)

5

Olvasótermek; a teljes emelet a nem kölcsönözhető (prézens) szolgáltatások területe. A Wenckheim-palota felújított termei olvasótermekként működnek. 5. szint: Budapest Gyűjtemény termei, olvasóhelyei, kutatófülkéi, külön gyűjtemények klimatizált raktári területei; az utolsó olvasói szint. 6.szint: A legnagyobb raktári szint, és itt található a klimatizált, nem kölcsönözhető, védett állomány 7.szint: Irodaszint: egységes irodai övezetben (szerzeményezés, feldolgozás,katalogizálás,számítógépesítés, irodák stb.); könyvraktár; a Wenckheimpalota keresztszárnyának tetején gázkazánház, gázmérő és szellőzőgépek. 8. szint: Utolsó könyvraktári szint; süllyesztett tetőszinti "udvarban" hűtőtorony.

2.4. Működés - az információs táblák adatai A könyvtár területén egységes kialakítású tájékoztató táblák segítik a látogatók tájékozódását. Ezen felül az egyes szintek különböző színkódokat kaptak (zöld, kék, piros,...), ezzel is segítve az eligazodást. 2.5. Gépészeti rendszerek: áramellátás, légtechnika, fűtés A könyvtár tereiben, a nyári időszakban hőmérséklet-temperálás történik, légkondicionáló berendezés csak a kiemelt raktárakban és a szerver szobában működik. Az épület fűtését és a temperálást fan-coil rendszer végzi.

6

3. A könyvtár szervezeti felépítése4 3.1.A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár az alábbi szervezeti egységekből áll: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Főigazgatóságból Gazdasági-műszaki igazgatóságból, Műszaki osztályból, Központi szakmai szolgáltató szervezeti egységből, Központi Könyvtárból, Regionális szakmai irányító egységekből, Tagkönyvtárakból , Tanácsadó testületből, Intézményi tanácsból áll.

3.2.Feladat: 1. A főigazgatóság feladata az intézmény irányításának megszervezése, az intézmény képviselete, az ügyvitel irányítása. 2. A Gazdasági-műszaki Igazgatóság a gazdasági-műszaki szolgáltató szervezeti egység irányítója. A gazdasági-műszaki szolgáltató részlegek feladata a FSZEK alap-, kiegészítő és vállalkozási tevékenységének megalapozása és elősegítése. Ide tartozik többek között: pénzés adóügyek intézése, könyvvitel, anyagbeszerzés és gazdálkodás, vagyonvédelem, bérszámfejtés, társadalombiztosítással kapcsolatos feladatok, gépek, berendezések, felszerelések karbantartása. 3. Műszaki osztály feladata a FSZEK épületeinek karbantartása és felújítása, az építési beruházások lebonyolítása, az energetikusi és biztonságtechnikai teendők ellátása, az épületeket karbantartó gyorsszolgálatának üzemeltetése. 4. Központi szakmai szolgáltató szervezeti egységek feladata a tagkönyvtárak szakmai szolgáltatási tevékenységének megalapozása és segítése. A Központi Könyvtár általános feladata:

5.

A könyvtár alapvető feladata Budapest közönségének közkönyvtári ellátása. -

Kölcsönzési és raktári osztály: ellátja – a Zenei Gyűjtemény és a Budapest Gyűjtemény kivételével - a Központi Könyvtár kölcsönzési és dokumentumtárolási, a FSZEK

4

fszek_szmsz_2009_.doc 7.-9.old. minőségfejlesztés.doc 26-29.old.

7

tagkönyvtárainak könyvtárközi kölcsönzési, belső átkölcsönzési és letétbe adási feladatait. -

Tájékoztató osztály: általános és szaktájékoztatást nyújt szóban, írásban és telekommunikációs eszközökkel. Gondozza az általános és szakolvasótermek dokumentumállományát. Szakirodalmi adatbázisokat és egyéb tájékoztató segédeszközöket állít elő. Közhasznú információs szolgálatot és gyermekrészleget működtet.

-

Budapest gyűjtemény: a Budapestre vonatkozó várostörténeti, helyismereti dokumentumok különgyűjteménye, ezeket megőrzi, szolgáltatja és analitikusan feldolgozza. Gazdag tájékoztató apparátussal segíti a helyismereti kutatást, e területeken programokat szervez, gondozza a könyvtár állományában található régi, ritka dokumentumokat és külön gyűjteményeket.

-

Szociológiai gyűjtemény: részt vesz a szociológiai gyűjtemény állományának gyarapításában, ellátj a a szociológiai gyűjtemény szolgáltatási és szakkönyvtári együttműködési feladatait, szakirodalmi adatbázisokat épít.

-

Zenei gyűjtemény: gyűjti és szolgáltatja a zenei dokumentumokat, más könyvtárak zenei gyűjteményével együttműködve részt vesz a zenei információellátásban. Saját és külső források segítségével tájékoztatást nyújt a zene területén.

Az alapító okirat tartalma A Fővárosi Szabó Ervin könyvtár alapítója: Budapest Főváros Önkormányzata, irányító szerve: fenntartója: Budapest Főváros Önkormányzata. Besorolása: -tevékenységi jellege alapján: közszolgáltató költségvetési szerv: közintézmény. -a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók szerint: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv -jogállása: önálló jogi személyesen Jogszabályban meghatározott közfeladata: közgyűjteményi feladatok, könyvtári tevékenység. Alaptevékenysége könyvtári levéltári tevékenység, társadalomtudományi, humán kutatás. 2011. január 1-jétől érvényes szakfeladatrend szerint szakfeladatai: könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása, feltárása, megőrzése, védelme. Továbbá: könyvtári szolgáltatások, könyvkiadás, szociológiai alkalmazott kutatás, filozófia és történeti alkalmazott kutatás. Kiegészítő tevékenysége: könyvkiadás, egyéb kiadói tevékenység, adatfeldolgozás, web8

hosting szolgáltatás, címtárak levelezőjegyzékek kiadása, világháló-portál szolgáltatás, saját tulajdonú vagy bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése, videó-kazetta, lemez kölcsönzése, egyéb személyi használatú háztartási cikk kölcsönzése.

3.3.Számítástechnikai rendszer, szoftverek A beszerzés, katalogizálás, kölcsönzés stb. folyamatait egy un. integrált könyvtári szoftver ( Corvina rendszer) látja el. Ez tárolja, figyeli és ellenőrzi az olvasói és az állományi adatokat, automatikusan intézi a figyelmeztető levelek kiküldését. A raktárakból való kikérés is a számítógépes adatbázis segítségével működik. Az olvasó a saját vonalkódjával és a könyv pontos adataival kérvényt küld a raktárnak. A raktárban kikeresik, majd lifttel leküldik. Az olvasónak digitális információs sáv jelzi, hogy melyik szinten, melyik pultnál veheti át a könyvet.

3.4.Virtuális magán hálózat

Ezen a rendszerek keresztül történik a könyvtár minden számítógépes művelete. A könyvtár teljes területét wifi rendszer fedi le, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználók saját laptopjukkal bárhol hozzáférhetnek az internethálózathoz.

3.5.Állomány5 A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárban a dokumentumok száma 2010. december 31-i adatok alapján: 3 217 759 db. A könyvtárban 30000 polcfolyóméternyi könyv található a raktárakban és a szabadpolcokon összesen. Ez 2 372 540 kötetet jelent (ebből a központi könyvtár állománya 909 563 kötet). Emellett az állomány része még 6 437 db kartográfiai dokumentum, 53 389 db nyomtatott zenei dokumentum, 147 861 db hangdokumentum, 63 602 db képdokumentum, 20 015 elektronikus dokumentum, 553 915 egyéb dokumentum. A kurrens időszaki kiadványok száma 1154 cím (ebből 176 külföldi).

3.6.Könyvek beszerzése A könyvek polcra kerülése magyar nyelvű dokumentumok esetében: a feldolgozástól a polcra kerülésig: 8-10 nap, a megrendeléstől a polcra kerülésig: 10-15 nap. A feldolgozó

9

csoport hétfőn átadja – az on-line katalógusban már szereplő - könyveket a beszerzéssel foglalkozó munkatársnak. Hétfőtől-szerdáig ezekre a könyvekre a központi könyvtárszakmai osztályai igényeket jelentenek be. Ez egy un. könyvkísérő jegyzék kitöltésével, illetve 2002. október 15-től a Corvina rendszer ACQ moduljában történik. A javaslatok alapján a magyar könyvek beszerzését végző munkatárs behasonlítja a címeket a számítógépes katalógussal, ezt követi a döntés a beszerzésről (csütörtökön, szerzeményezési bizottság megbeszélése alapján). A megrendelendő példányokról jegyzék készül, ami elküldhető postai úton vagy e-mailben. A rendelés megtehető on-line módon is, ekkor nem megrendelő levél megy, hanem a honlapon jelzik a megrendeléseket.

3.7.Állomány amortizációja, cseréje A könyvek restaurációja a hazai viszonyok között nem jellemző, gyakoribb azok cseréje. A könyvtár tulajdonában levő számítógép állomány 15%-át cserélik le évente amortizáció miatt. Ez kb. 140 gépet jelent.

3.8.Kommunikáció (telefon, adatszállítás, internet) A dolgozók egymás közti kommunikációja telefonszolgáltatótól független, saját belső rendszeren keresztül történik (a tagkönyvtárakkal is). Hálózaton kívüli hívások tekintetében a meghatározott limit túllépése esetén a dolgozó saját költségére telefonál. Ez bevált eszköze a visszaélések korlátozásának.

3.9.Alaprajzi felépítés – tematika: A könyvtár alaprajzi felépítése a könyvek tematikájához igazodó. Az egyes kategóriák külön-külön szinteken, azon belül külön termekben kaptak helyet. Tematika szerint megkülönböztetik a szépirodalmi műveket, könnyű-olvasmányokat stb. A társadalomtudományi szekción belül külön helyet kapnak a szociológia, pszichológia, stb. témakörbe tartozó alkotások. Külön szintet foglalnak el a raktárak, ahonnan külön kéréssel lehet könyveket kikérni, illetve a klimatizált raktárak. Az új raktárak a legmodernebb polcrendszerrel lettek felszerelve, a gördíthető állványrendszer legfontosabb tulajdonsága, hogy az adott helyiségben a legnagyobb mennyiségű könyv tárolását képesek elvégezni. Az átépítés óta létezik a gyermekkönyvtári részleg, mely az alaprajzilag elkülönülő Reviczky utcai épület földszintjén kapott helyet. (Ebben az épületrészben az egyébként is elkülönítendő funkciókat helyezték el.) Igyekeznek minél több programot biztosítani minél 10

szélesebb korosztály igényeit figyelembe véve, a gyermekkönyvtár belsőépítészeti kialakítása is ezt a célt szolgálja (pl. különböző szék- és polcméretek, játékok). A cél az olvasás megszerettetése minél kisebb korban mesés eszközökkel (pl. nagymama olvasófotelja, amelynek beszerzése és felújítása erősen emelte a költségeket). A gyermekrészleghez kapcsolódik egy saját belső védett játszóudvar egy sárkányos samott-plasztikával (melyet Pusztai Ágoston készített).

3.10.Befogadóképesség, kapacitás A könyvtár elméleti kapacitása egyidejűleg közel 1000 fő, 330 olvasótermi asztal mellett 760 ülőhely található. A rendezvényi övezetekben további 150 férőhely alakítható ki.

3.11.Kihasználtság Az egyes övezetek kihasználtsága természetszerűen különbözik, az olvasók nagyszámú, különféle funkciókra kialakított tereket használhatnak. A különböző eszközök kihasználtsága típusonként változó, de minden eszköz kihasználtsga 50% feletti, az olvasók asztalainak kihasználtsága egy átlagos napon is 100%-os. A 100 éves könyvtár történeti gyűjteménye és szakgyűjteményei által, ODRszolgáltató könyvtárként országos hatókörű tevékenységet folytat. Interneten elérhető szolgáltatásai és jelentős számú külföldi diákolvasója révén nemzetközi jelentősége sem hanyagolható el.

3.12. A gazdálkodás keretei (forrás: A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár Szervezeti Működési Szabályzata)

„Működésének és fejlesztésének forrásai: Támogatás: - Fővárosi önkormányzati költségvetésből. Saját bevétel: - Az alapító okiratban meghatározot alaptevékenységből, - az Alapító okiratban meghatározott az alaptevékenységhez kapcsolódó kisegítő és kiegészítő tevékenységből, - az Alapító okiratban meghatározott vállalkozási tevékenységből, - alapoktól, köztestületektől, egyéb pályázatokból, - adományokból” 11

4.Statisztikák 4.1.Időbeli változások6 A könyvtár a 60-as évek közepéig viszonylag egyenletesen növelte az olvasói létszámot. Ezt követően viszont a 80-as évek közepén és 2000-es évek elejére elért csúcs között a mélyponton mintegy 50 ezerrel csökkent olvasószám alakult ki. Ennek nyilvánvalóan van a demográfiai változásokhoz köthető oka is: a főváros népességének és a gyermekpopulációnak a csökkenése. A 2000-es évektől napjainkig újból emelkedő az olvasói létszám, ennek oka többek között a felsőoktatásban bekövetkezett változások, több diák, olyan tanulmányok, amik közkönyvtárból elérhetők, és az egyetemi könyvtárak fejlesztéseinek elmaradása. A budapesti lakosságból a könyvtárba beiratkozottak aránya 2003-ban 12,3 %, a 14 év alattiaknál ez az arány 19,6 %. Ez jól mutatja a könyvtár elért eredményeit, hiszen mindegyik tagkönyvtárban van gyermekkönyvtár rész, és az egyik fő célközönség az általános iskolás gyerekek.

4.2.Használók köre7 A regisztrált könyvtárhasználók száma éves szinten a 200 ezer főt is meghaladja. A könyvtárhasználók között vannak egyetemi és főiskolai hallgatók, tanulók, főállású vagy részmunkaidős alkalmazottak, munkanélküliek, nyugdíjasok, még sorkatonák is. Legnagyobb arányban a felsőoktatásban tanulók vannak, az összes felhasználó 51,1%-a nappali tagozatos egyetemi vagy főiskolai hallgató. A használók között minden korosztály képviselteti magát, a bölcsődéstől a nyugdíjasig. A használók legnagyobb csoportját 52,5%-át a 19-25 éves korosztály alkotja, de igen nagy részben jelen van a 26-40 éves korosztály is, az összes látogató 20,4%-át ők képviselik. A használók köre a társadalom széles spektrumát képviselteti, ezért a könyvtárban felmerülnek mindazok a hétköznapi problémák, amik globálisan a társadalomban jelen vannak. Mind a használók, mind a dolgozók körében többséget alkot a női nem, minek következtében speciálisabb problémakezelésre van szükség (váratlan családi gondok => betegszabadság, helyettesítés; egészségügyi kérdésekre való fokozottabb érzékenység => helyileg és központilag is szabályozható légtechnikai rendszer).

6 7

A könyvtártól beszerzett adatok alapján uo.

12

4.3.Látogatók napi eloszlása8 Hétköznap a legmagasabb látogatószám általában 13:00 és 17:00 óra között van, legkevesebben 19:00 és 20:00 között lépnek be a könyvtárba, de a könyvtár látogatottsága a reggel 10:00 órás nyitástól az este 20:00 órás zárásig folyamatos. A szombati napon a hétköznaphoz hasonlóan alakul a látogatottság a 16:00 órás zárásig.

4.4.Napi látogatottság9 A könyvtárba lépő látogatók száma átlagosan 5000 fő.

5.A könyvtár gazdálkodása10

5.1.Bevételek A könyvtár bevételeinek egy részét különböző támogatásokból kapja, főként az államháztartásból (1 834 258 ezer Ft). A többi bevétel többek között adódik az áru- és készletértékesítésből (42 266 ezer Ft), a dokumentumok kölcsönzéséből (30 102 ezer Ft), a beiratkozási díjakból (110 970 ezer Ft), a szolgáltatások ellenérték bevételéből (259 295 ezer Ft), illetve egyéb sajátos bevételből (pl. bérbeadás) (46 709 ezer Ft). A 2010- es év összes költségvetési bevétele 2 779 002 ezer Ft volt. 5.2.Kiadások Főbb kiadási tételek a személyi juttatások (1 281 350 ezer Ft), könyvtári dokumentumok beszerzése (162 997 ezer Ft), egyéb készletbeszerzések, mint pl kávézó árubeszerzése, tisztitószerek, karbantartási anyagok, számítástechnikai segédanyagok beszerzése (247 829 ezer Ft). A költségek egy jelentős részét alkotják az energia-költségek. 2010-ben a gázenergia szolgáltatás, a villamos energia szolgáltatás, a távhő és melegvíz szolgáltatás, az egyéb fűtés és a víz és csatornadíjak összesen 149 619 ezer Ft-ba kerültek. Emellett még jelentősek a karbantartási költségek (45 697 ezer Ft), a számítástechnikai szolgáltatás díja (23 994 ezer Ft), a távközlési és telefon díj (21 986 ezer Ft).

8

u.o. u.o. 10 2010-es adatok alapján a teljes könyvtárra vonatkozóan. 9

13

6.Értékek Speciális értékek a különböző dokumentumok (könyvek, nyomtatott dokumentumok, hang- és képdokumentumok, elektronikus dokumentumok, stb.)

zenei

7.Biztonság 7.1.Könyvek ellenőrzése, nyilvántartása (rádiófrekvenciás technológia) Az állomány nyilvántartását RFID (rádiófrekvenciás) rendszer végzi. Ez lehetővé teszi a kölcsönzés és visszavételezés automatizálását, a jobb leltári nyilvántartást és biztonsági ellenőrzést. A könyvtári RFID rendszer nyilvántarthatja az olvasó történetét, a könyv életciklusát. A rendszer úgy működik, hogy az olvasó az önkiszolgáló kölcsönzési állomáshoz megy, amely mellső lapjában RFID leolvasót tartalmaz. Meglengeti a kártyáját a lap felett, amely azonosítja, és megnyitja kölcsönzési számláját. A könyveket a lapra teszi, amely leolvassa az információt, és kikölcsönzött állapotra programozza át a címkéket. Ezután a könyvek riasztás nélkül kivihetők a kijárati érzékelő kapun át. A kinyomtatott elismervény tartalmazza a kölcsönzési határidőt, a meghosszabbított határidőt, és egyéb adatokat. Ha a könyvet nem léptették ki, a kijáratnál megszólal a riasztó, a berendezés jelzést ad az információs pultnak. A könyvet az RFID rendszerrel követik nyomon. Amikor a könyv bekerül a könyvtárba, azonosító számot kap, és beléptetik a könyvtár adatbázisába. Ezután a polcra helyezik, és aktiválják a kölcsönzési rendszerben. A könyvtáros a leltározást kézi leolvasóval végezheti. A leolvasót végiglengetik a polcok mentén, és az felveszi a könyvek egyedi jeleit. Így a hibásan elhelyezett könyvek is megtalálhatók. Az RFID rendszer bevezetése kapcsolatot igényel az integrált könyvtári rendszerrel. A rendszer a könyvvisszaadás automatizálására is lehetőséget ad. A könyvet a visszaadó nyílásban elhelyezett RFID leolvasó egység azonosítja, majd a mögötte levő tároló ládába kerül. Az állomás automatikusan visszaveszi a könyveket, törli őket az olvasó kölcsönzési számlájáról, és újra aktiválja a biztonsági funkciót. Az RFID rendszernek számos előnye van. Például a kölcsönzési pultnál nincsenek sorok, vagy jelentősen rövidülnek, a személyzetnek kevesebb az ismétlődő munkája (és feszültsége), és többet foglalkozhat a használókkal. Az RFID rendszer használata fokozza a könyvtári biztonságot, csökkennek az anyag- és kezelési költségek (egy címke kettő vagy három helyett), lehetséges a rendszeres állomány-ellenőrzés és adatbázis-frissítés, automatizálhatók a rendezési és továbbítási funkciók, könnyen megkereshetők a hibásan elhelyezett könyvek.

14

Ezzel ellentétben a régi elektromágneses rendszer manuálisan működött. A könyvtárosnak kellett hatástalanítania a könyvbe rejtett mágnescsíkot, az olvasó ezután tudta kivinni az épületből. A mágnescsík nem hordozott információt sem a könyvről, sem arról aki kikölcsönözte. Az FSZEK esetében ez a technológiai átállás létszámleépítés nélkül, csupán munkaerő átcsoportosítással ment végbe.

7.2.Beléptető rendszer Az épület bejárhatóságának korlátozására a főkulcsos rendszerhez hasonló kártyaleolvasós módszer szolgál. Minden dolgozó saját kártyája tartalmazza a hatáskörébe tartozó helyiségekbe való belépési jogosultságát.

7.3.Adatvesztés kockázatainak csökkentése (számítógépes rendszer védelme áramkimaradás esetén) Áramkimaradás esetén két biztonsági áramfejlesztő egység áll rendelkezésre, amely biztosítani tudja a központi szoftver folyamatos áramellátását az adatvesztések kiküszöbölése érdekében, illetve a menekülő útvonalak elektromos ellátását. Az áramfejlesztőre való átállás időtartamát akkumulátorok hidalják át.

7.4.Tűzvédelem (oltórendszer, füstmentesítés) Az épület tűzvédelmét sprinkler - rendszer biztosítja. A tűzjelző megszólalása esetén a felelős könyvtári dolgozó a jelzés helyszínére siet, hogy mebizonyosodjon a riasztás valódiságáról. Téves riasztáskor pár perc áll rendelkezésére, hogy kézi úton kikapcsolja a rendszert, mielőtt a vízpermetezés beindul. Ez a késleltetett rendszer a könyvek védelmét szolgálja. Tényleges riasztás esetén a tűzgátló ajtók automatikusan lezárulnak, a menekülési útvonalak pedig megnyílnak. A menekülő lépcsőház füstmentesítését egy padlástérben elhelyezett nagyméretű ventillátor végzi, amely fentről fújja be a levegőt a lépcsőtérbe.

8.Kiszervezett tevékenységek, külső érdekeltségek 8.1.Büfé üzemeltetése

A könyvtár saját üzemeltetésű büfét tart fenn, amely mögött nincs anyagi érdek, ennek köszönhetően alacsonyak az árak, ami a vonzza és egyben marasztalja is a látogatókat. 15

9. Stratégia „A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár 2002-ben a 2008-ig terjedő időszakra középtávú stratégiai tervet készített, amelyben a hazai és a nemzetközi trendekkel összhangban határozta meg a működtetés céljait és a fejlesztés irányait. A terv különös hangsúlyt helyezett az emberek élethelyzetének változására, a növekvő információs igényekre, a civil társadalom megerősödésére, kulturális kezdeményezésekre, a tanulás felértékelődésére, a művelődés/műveltség értékének változására, a hagyományos könyvtári funkciók megőrzésére, a megújulásban az információs központ szerepre, a kultúraközvetítés megváltozására. A könyvtár fejlesztési programját a szervezet, az ellátó rendszer, a szolgáltatások, a dologi (épületek, eszközök, költségvetés) és a humán erőforrások összehangolt átalakítására alapozta. A tervidőszak éveiben érzékelhető minőségi változás következett be a város közkönyvtári ellátásában: valamennyi tagkönyvtár a hagyományos funkciói mellett információs feladatkörrel bővülve tölti be szerepét. A fejlesztések eredményeként – a korszerű szolgáltatások rendszerbe foglalásával – jó adottságokkal rendelkező tagkönyvtárak hálózata alakult ki.” (forrás: http://www.fszek.hu/rolunk/szervezet/strategiai_terv/?article_hid=2351 )

10. Interjú (a könyvtár büféjében) 1. Honnan hallott a könyvtárról? Diáklány: Barátaitól. Öreg néni: Anyja hozta el gyermekkorában. Tanár: Feleségétől. Diák1: Volt barátnőtől. Diák2: TV/Hírek

2. Járnak ismerősei, családtagjai a könyvtárba? Diáklány: Csoporttársai Öreg néni: Nem élnek Tanár: Gyermekei, felesége, kollegái Diák1: Igen, csoporttársai is. Diák2: Nem

3. Milyen céllal látogatta meg a könyvtárat? Diáklány: Tanulni Öreg néni: Szereti a helyet. Régi folyóiratokat olvas. Tanár: Hoz vissza könyveket, kölcsönöz, adatot gyűjt. Diák1: Vizsgákra tanul. Diák2: Szakdolgozathoz adatot gyűjt.

4. Mi a véleménye a könyvek nyilvántartására használt rádiófrekvenciás technológiáról? 16

Diáklány: Praktikus. Öreg néni: Nem ért ért hozzá. Tanár: Néha nem érzékel elsőre. Diák1: Nem használja. Diák2: Egyszerű.

5. Megtalálta azt a könyvet vagy zenei anyagot amit keresett? Diáklány: Nem keresett Öreg néni: Nem keresett. Tanár: Megtalálta Diák1: Nem keresett. Diák2: Megtalálta.

6. Mi a véleménye a higiéniáról? Diáklány: Megfelelő Öreg néni: Tiszta Tanár: Elfogadható Diák1: Jó Diák2: Látszik, hogy alaposan takarítanak.

7. Mi a véleménye a könyvek állapotáról? Diáklány: Jó állapotú Öreg néni: Látszik, hogy vigyáznak a könyvekre. Tanár: Volt összefirkált könyv. Diák1: Nem néz könyvet. Diák2: Kitűnő

8. Mi a véleménye a számítógépek működéséről? Diáklány: Lehetnének gyorsabbak a gépek, túl bonyolult a kártyás internethozzáférés. Öreg néni: Nem használja. Tanár: Nem használja. Diák1: Hangosak, lassúak a gépek. Diák2: Nem bomlik össze a netkapcsolat ezért biztonságban vannak az adatai.

9. Szívesen visszajönne? Mindannyian szívesen visszajárnak.

Összefoglalás: A vendégek sokféle céllal látogatják a könyvtárat de abban egyet értenek, hogy megfelelő a higiénia, jó a könyvek állapota és mindenki szívesen jönne vissza újra. A rádiófrekvenciás technológia jól bevált, csak néha vannak érzékelési problémái melyek frissítéssel valószínűleg kijavíthatók. A gyenge pont a számítógéppark. A gépek lassúak, hangosak és bonyolult az internethozzáférés. Az lehet a probléma oka, hogy az amortizáció miatt vásárolt új gépek elavultak. 17

10. Összehasonlítás Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár Tevékenységi köre a FSzEK-hez képest (forrás:http://www.omikk.bme.hu/main.php?folderID=895&articleID=880&ctag=articlelist&iid=1 ) Az államháztartási szakrenedelet alapján hasonló tevékenységi csoportba tartozik a két intézmény, hiszen mindkettő egy nyilvánosan látogatható közkönyvtár feladatköreit látja el. Ehhez képest az OMIKK egy szakkönyvtár és egyetemi könyvtár is egyben. Ebből következik, hogy speciális elvárásoknak is meg kell, hogy feleljen és speciális feladatokat is el kell, hogy lásson. Ilyen például, hogy országos szakkönyvtárként feladata, hogy segíti az országhatáron túli magyar nyelvű műszaki éstermészettudományos képzést nyújtó egyetemek könyvtárait feladataik ellátásában, hogy adatbázisokat épít és szolgáltat, hogy a Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (IAEA) Nemzetközi Nukleáris Információs Rendszer (INIS) hazai' központjaként adatfeldolgozói és szolgáltatói feladatokat lát el,hogy eredményeit közleményekben, konferenciákon és hírlevélben ismerteti. Egyetemi könyvtárként pedig: szakirodalommai, valamint szakirodalmi információval látja el az Egyetem oktatóit, kutatóit, hallgatóit, dolgozóit, és könyvtári eszközökkel az általános műveltség terjesztésére és elmélyítésére törekszik, biztosítja a megfelelő tanulási és kutatási körülményeket, részt vesz a könyvtárak közötti bel- és külföldi dokumentum-, valamint információcserében, ellátja az Egyetem publikációs adatbázisának (BME PA) adminisztrációs teendőit.

„Nyilvános szakkönyvtárként a feladatai: - gyűjti - a Gyűjtőköri Szabályzatában meghatározott módon - a műszaki, társadalom- és természettudományok dokumentumait elektronikus és nyomtatott formában külföldről és belföldről, - részt vesz az országos gyűjtőköri, konzorciális együttműködésekben és ellátja az ebből ráháruló feladatokat, - referens gyűjteményei számára az általános tájékozódást szolgáló bibliográfiákat, enciklopédiákat, lexikonokat, szótárakat és fontosabb kézikönyveket, adatbázisokat szerez be

Egyetemi könyvtárként: -gyűjti az Egyetemen oktatott és kutatott tudományterületek irodalmát -gyűjti az Egyetem polgárainak tanulmányaihoz és általános műveltségük elmélyítéséhez szükséges könyvtári dokumentumokat”

18

Az OMIKK Szervezeti felépítése (forrás: http://www.omikk.bme.hu/main.php?folderID=893&articleID=913&ctag=articlelist&iid=1 )

Az ábrán látszik, hogy az OMIKK felépítése jóval összetettebb struktúrának tűnik, mint a FSzEK szervezeti felépítése. Az OMIKK egy önálló szervezet saját vezetéssel, irányítással. A Szabó

Ervin

felépítésében

könyvtár, a

Központi

mint

szervezet

Könyvtár

egy

szervezeti egység, nem pedig ő maga a szervezet. Ezért lehetséges az, hogy egy összetettebb rendszer egy egységeként tud nagyon egyszerű felépítésű lenni. Mindkét intézmény nagy közkönyvtár, hasonló funkciókat látnak el, hasonló szolgáltatásokat nyújtanak, így mint szervezet is hasonlóak. Közös bennük, hogy mindkettő felépítésében szerepel egy osztály, mely a könyvbeszerzési és feldolgozási

osztály(OMIKK),

ez

nagyban

megegyezik

a

kölcsönzési

és

raktározási

osztállyal(FSzEK). A másik megegyező egység a tájékoztatási osztály. Ezeken az általános osztályokon kívül a speciális saját profiljuknak megfelelő osztályok vannak mindkét intézményben. A vezetése egyértelműen az OMIKK-nak egyszerűbb, hiszen összesen a könyvtár és a levéltár igazgatásáról van szó. A FszEK esetében a különböző tagkönyvtárak vezetése, regionális könyvtárak és tanácsadó testületek is ide tartóznak.

11.Felmerülő problémák, hiányosságok: 11.1.Néhány, a látogatók által észlelt hiányosság és a lehetséges megoldások: -

A könyvtárban megszűntették az alagsori, nagyobb méretű ruhatárat, helyébe önkiszolgáló ruhatári szekrényeket helyeztek, de mivel a felső ruhatárban nincs elegendő hely, így sokszor rákényszerülnek a látogatók a szekrények használatára. A könyvtár mindezt azzal magyarázta, hogy a megszorító intézkedések miatt kénytelen volt az ún. alsó hagyományos ruhatárat megszűntetni, mert ezzel az intézkedéssel hat ruhatáros munkáját tudták kiváltani.  Megoldás: egy nagyobb, megfelelő méretű ruhatár kialakítása a földszinten, mely kevesebb munkaerőt igényel, így olcsóbb a fenntartása. Az önkiszolgáló 19

ruhatári szekrények leköltözhetnének az alagsorba, ahol kamerás megfigyeléssel visszaszorítható a visszaélések száma. Ha alaprajzilag nincs is lehetőség a bővítésre, a ruhatár fogasrendszerét, bútorzatát átalakítva, vertikális irányba terjeszkedve növelni lehetne annak befogadóképességét. - Nincs külön pelenkázó vagy úgynevezett baba-mama szoba, így a kisgyermekes anyák nem tudják hol tisztába tenni illetve megetetni gyermeküket. A könyvtár megoldásként a mozgássérültek számára fenntartott földszinti mosdó előterében elhelyezett pelenkázó asztalt illetve etetés céljából a gyermekkönyvtár kisebbik helyiségét javasolta.  Megoldás: tervezés során szem előtt kell tartani a különböző korcsoportok és társadalmi osztályok eltérő igényeit. A könyvtárat több kisgyermekes szülő is látogatja, így egy pelenkázó elhelyezése nélkülözhetetlen. Utólagos megoldásként egy, a vizesblokkok közelében kialakított pelenkázó helyiség megoldást jelenthetne. -

Az egyik fapadlózatú olvasóteremben a székhúzások miatti gyakori zaj zavarja az olvasókat, ráadásul a padlóburkolatot is jelentősen rongálja.  Megoldás: a padlóburkolatok megválasztásánál figyelembe kell venni a későbbi használatból eredő problémákat. Egy olvasóteremben, ahol az emberek csendre vágynak, kellemetlen a székek tologatásából származó zaj, a tűsarkú cipők hangos kopogása. Nem feltétlenül szükséges a burkolat teljes cseréje, ami a műemléki környezetben nem is lehetséges. Olcsóbb, egyszerűbb és gyorsabb megoldást jelenthet a székek lábára ragasztható bútorcsúsztató filc, mely védi a padlót is és a zajhatást is csökkenti. Költségét tekintve székenként már akár 40,- Ft-ból is megoldható, így jóval kedvezőbb megoldás, mint egy esetleg padlócsere.

Mivel bejárásunk alkalmával nem véltünk felfedezni semmilyen egyéb, komolyabb problémát, így az átalakítás előtti hiányosságokat, és azok megoldásait ismertetjük a továbbiakban. A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár 1998 és 2001 közötti bővítéssel egybekötött rekonstrukciója során egy méretében, funkcióiban, szolgáltatásaiban és szemléletében is korszerű, nagyvárosi könyvtárrá alakult.

20

1952-től ugrásszerűen megnőtt a könyvtár igénybevétele. Hiába növelték belső átalakításokkal az olvasótermi férőhelyek számát, az igényeket egyre nehezebben lehetett kielégíteni. Az igazi megoldást a régi épületek bővítéssel egybekötött rekonstrukciója jelentette. A palota hegyesszögű alaprajzához a Reviczky utcai oldalon egy XIX. század végén épült egykori lakópalotát, a Baross utcai oldalon egy lebontott kétszintes épület helyén új, 8 szintes épületrészt kapcsoltak. Ezek szerves egységéből született az új, 1.100.000 kötetes, mintegy 13.000 m2 alapterületű könyvtáregyüttes.11 A rekonstrukció előtt a palota főkapuján át egy

Tetőtéri alaprajz. Jobb oldalon a meglévő épületek, a bal felső sarokban pedig a patkó alakú belső udvarral rendelkező új épületszárny látható.

rideg, sötét lépcsőelőtérbe lépett a látogató, ahol egy igen nyomasztó ruhatári sorbaállás várta, hogy utána az igen sötét főlépcsőn keresztül eljusson a lepusztult, elpiszkolódott kölcsönző terembe. A sötét épületrészek sok helyen problémát jelentettek, melyek megoldásra vártak. Metszet

Az új épületrész lefedése egy negatív kúp formájú íves tetővel kedvezőbb benapozást biztosított a belső udvarban található terasz és játszóterem számára. A három különböző épületet a tervező világos, nyílt terekkel kapcsolta össze, így vált a könyvtár jól működő egésszé. A MATESZ építésziroda tervei alapján az épületben a földszinttől a tetőtérig maximális benapozás biztosítható. A homorúan ívelő tető lehetővé teszi, hogy a napfény a nap bármely szakában bejusson a tetőtérbe, ahol irodákat alakítottak ki a központi könyvtár és a 70 kerületi fiók könyvállományával kapcsolatos adatfeldolgozás elvégzéséhez. Az új szárny patkó alaprajzú tetőszerkezetét végig tetőtéri ablakok tagolják. A tetőtéri ablakok egymás mellé és fölé sorolásával, valamint a tetőgerinc közelében elhelyezett felülvilágítókkal az

Az elkészült belső tér.

11

A meglévő tetőtér átalakítása.

http://matesz.epiteszforum.hu/egy_epulet.php?l=hu&uid=976638&id=13 (2012. 05.10)

21

építész kiegyenlített fényviszonyokat teremtett az egylégterű, nagy mélységű irodákban.

12. Jótanácsok építészmérnök hallgatóknak: Úgy gondoltuk, hogy a tanulmány végére megpróbálunk néhány jó tanáccsal szolgálni az építészhallgatók, illetve mindazok számára, akik könyvtár tervezésébe, építésébe kezdenek. Mindenképpen figyelembe kell ilyenkor venni a következő szempontokat:

12.1.Elsődleges feladat a könyvtár típusának meghatározása (azaz a funkció fontossága): A könyvtárak minősítés szerint:  nemzeti könyvtár: az adott nemzet minden dokumentumának gyűjtése, rendszerezése a feladata  tudományos és szakkönyvtár: egy-egy tudományág, szakterület információs igényeinek a kielégítése a fő feladatuk  közművelődési könyvtár: feladatuk, hogy szolgáltatásaikkal minden állampolgár számára biztosítsák a művelődés, a tájékozódás lehetőségét. Alapozó jellegű szolgáltatást nyújtanak a lakosság széles rétegeinek.  felsőoktatási könyvtár: feladata az egyetemi oktató-nevelő munka támogatása, valamint az egyetemeken folyó tudományos kutatómunka kiszolgálása  iskolai könyvtár: a tanárok és a diákok számára biztosítja az iskolai munkához szükséges dokumentumokat. Kialakítása szerint lehet:  Zárt, raktári rendszerű: az olvasók és a dokumentumok közötti kapcsolatot a katalógus teremti meg. Ez a rendszer a dokumentumok számára fokozott védelmet biztosít.  Szabadpolcos: az olvasók közvetlenül hozzáférnek a polcokon tárolt dokumentumokhoz.  Vegyes rendszer: a könyvtár legnépszerűbb dokumentumai szabadpolcos rendszerben vannak, de a ritka és fokozott értéket képviselő könyvek zárt raktári rendszerben kerülnek elhelyezésre. Az általunk ismertetett Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár Budapest legnagyobb közművelődési könyvtára, és egyben országos szakkönyvtár is, ezáltal látogatói köre igen széles skálán mozog, így minden társadalmi osztálynak és korcsoportnak az igényeit ki kell, hogy elégítse.

12.2.Tervezési szempontok: 22

                  

tágas bejárat (lehetőleg egy, de az minél nagyobb) megfelelő méretű ruhatár a bejáratnál világos, nyitott, könnyen áttekinthető térkapcsolatok akadálymentesítés lakosság minden rétegének szabad mozgását lehetővé tevő, otthonos olvasói terek egy, az épületben elhelyezett büfé nagyban hozzájárul a látogatók kényelméhez az olvasó, a könyvtáros és a könyv útjának határozott elkülönítése olvasói területek felfűzése a nagyobb forgalmútól a nyugodtabb, elmélyültebb használatot biztosító terekig változatos terek, amelyek alkalmasak az egyedi elmélyülésre vagy a csoportos foglalkozásra, alkalmazkodnak a kutatók, a hallgatók, a tanárok igényeihez elegendő számú mosdó külön a személyzet és külön a látogatók részére  pelenkázó és akadálymentes mosdó kialakítása is többszintes épület esetén a pince- és padlásterek tehermentesítése a fő funkcióktól szintenkénti szolgálati pontok elhelyezése az információs, tájékoztató rendszereknek elegendő hely biztosítása gépészet helyigényének figyelembe vétele épületszerkezetek statikai méretezése (könyvek, berendezések figyelembe vétele) tűzvédelem betörés és lopás elleni védelem lehetséges megújuló energiaforrások betervezése szelektív hulladékgyűjtés betervezése az épületbe

Végezetül álláspontunk szerint mindenképpen érdemes az alábbiakat is figyelembe venni:  Ernst Neufert: Építés- és tervezéstan  Országos Tűzvédelmi Szabályzat  OTÉK

13. Munkanapló Dátum

Tevékenység

2012. március 16. 2012. április 3. 2012. április 16.

megalakul a csapat lehetséges témák felvetése végleges épület kiválasztása/kapcsolatfelvétel 23

2012. április 19. 2012. április 24. 2012. május 2. 2012. május 3. 2012. május 9. 2012. május 12. 2012. május 13.

helyszín bejárása kérdések összeállítása a könyvtár felé megérkeznek a válaszok feladatok kiosztása közös munka végleges összeállítás leadás

14. Munkacsoport Munkacsoportunk kissé nehézkesen, de megalakult. A legtöbben nem ismertük egymást, de legalább lehetőségünk adódott új embereket megismerni. Első lépésként elindítottunk egy email-levelezést, majd pedig felvetettük a lehetséges témákat: Sportmax 1 és Szabó Ervin Könyvtár. Melyek közül hamar választottunk, mivel a könyvtár vezetősége nagyon segítőkésznek bizonyult. A munka során alapelvünk a kevés személyes találkozó és annál több email-es egyeztetés bizonyult, amely úgy tűnik sikeres volt, hiszen megszületett a tanulmány!

15. Függelék „Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés” 24

A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának fejlesztési projektje

Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben

Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár

Budapest

2003-2004

A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának pályázatán nyert forrásból kidolgozta a az intézményre vonatkozó minőségfejlesztési mutatókat.

25

Általános megjegyzések:  

 



 



A teljesítménymutatók kidolgozáshoz szükséges adatokat döntően a könyvtári statisztika forrásaiból nyertük. A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár több mint 60 tagkönyvtárból és egyéb szolgáltató szervezetből (nyomda, kötészet, műszaki ellátó szervezet, stb.) álló intézmény, amelyben a szervezeti egységek részleges költségvetési önállósággal rendelkeznek, de a teljesítménymutatók kiszámításához szükséges költségvetési adatok nem jeleníthetők meg. Ezért általában arra törekedtünk, hogy a költségvetéshez kötődő mutatókat az intézmény egészére, illetve a közös teljesítményre vetítsük ki. A FSZEK nagyságrendje miatt számos olyan gazdasági funkciót integrál szervezetébe, amelyet a kisebb könyvtárak fenntartói szolgáltatásként megkapnak Az egyes mutatók számításnál lehetőség szerint legalább három-négyévnyi időtartamot vettünk figyelembe, mert az egyes évek adatai önmagukban nagyfokú viszonylagosságot hordoznak (nagyobb beruházás, alkalmai támogatás, sikeres pályázati év, stb.) Néhány esetben tanulságosnak tűnt több évtizednyi trend bemutatása is. A költségszámítási mutatóknál feltétlenül számolni kell azzal, hogy a költségvetési intézmények gazdálkodási kereteit továbbra is jelentősen befolyásolja a fenntartók finanszírozási magatartása, az infláció, a szolgáltatás alapjait meghatározó dokumentumbeszerzés költségeinek alakulása. Nem hagyhatjuk szó nélkül azt sem, hogy itt mindig a költségvetés egészét vizsgáltuk és a figyelem terjedhetett ki az intézményi költségvetés belső szerkezetére, különösen annak két meghatározó elemére, a bérköltségre és a fenntartási kiadásokra. Pár esetben a mutatóban rejlő lehetőségek felvillantása miatt kiléptünk a könyvtár belső köréből és a FSZEK adatait a könyvtári rendszer egyéb könyvtáraival – elsősorban a megyei könyvtárakkal – vetettük össze. A mutatók nagy részének esetében igen összetett szolgáltatási teljesítménnyel állunk szemben, amely érdemi kibontására nincs lehetőség, ezért a leírtakat csak az elsődleges számba vétel igényével közöljük. Emellett azonban néhány téma részletes kidolgozására sor került, mint pl. a raktári kérések teljesítése, vagy a dokumentumbeszerzés vizsgálata. A könyvtár technológiáját lényegesen meghatározó integrált számítógépes rendszer naplózott adatai további teljesítménymutatók kidolgozását tennék lehetővé. Ezekből néhányat bemutatunk, de az egységes feldolgozás miatt az adatok többségénél megmaradunk a könyvtári rendszerben általánosan használható adatoknál. A vizsgált minőségfejlesztési mutatók

1. A közönség mint használó A mutató meghatározása: „A” a használók száma a szolgálandó/vagy célközönségből „B” a szolgálandó közönség/vagy célközönség létszáma Képlet: A/B*100 Az adatok forrása: Budapest portál és a FSZEK statisztikai adatai 26

Munkamódszer: Az alábbi táblázatban rögzített mutatók a kérdéskör egyszerű megközelítéséhez nyújtanak támpontot. Év

2001 2202 2003

Budapesti száma

lakosok

1718426 1699880 1699880

Regisztrált Mutató % könyvtárhasználók száma 183 976 187 782 208 624

10 11 12,3

Jelen vizsgálatban a különböző szegmensek közül a gyermekek, mint kiemelten fontos célközönség adatait rögzítettük külön, azonban tervezzük, hogy a közeljövőben ennél pontosabb, differenciáltabb számbavételre kerül sor. A célközönséget és a szolgálandó közönséget a intézmény szervezeti és működési szabályzata általánosságban rögzíti. i A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár alapvető feladata Budapest közönségének közkönyvtári ellátása. Ebben a megközelítésben a szolgálandó közönség a főváros lakossága, amely mennyiségi és demográfiai jellegzetességei miatt igen differnciált igényt támaszt a könyvtári ellátással szemben. A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár ennek az összetett feladatnak természetesen egy szeletét vállalhatja teljes körűen – a közkönyvtári ellátást. Ezt a feladatot csak egy különböző szolgáltatási szintekre strukturált könyvtári hálózat képes ellátni. Ez jelenleg 65 tagkönyvtár – ezért az egyes tagkönyvtáraknak sajátos cél-és szolgálandó közönsége lehet. Egy részletesebb elemzésnek ki kellene terjednie arra, hogy Budapest igazgatási, gazdasági, oktatási, turisztikai, valamint igen nagy lélekszámú agglomeráció központja, illetve régióközpont. Ezeket az ún. másodlagos szolgáltatási funkciókat nem a FSZEK látja el önállóan, figyelembe kell venni az igen sok gonddal küzdő felsőoktatási könyvtári hálózatot, illetve azt a szakkönyvtári rendszert is, amelyik a fővárosban jelenleg működik. A valós teljesítményt a fővárosban működő különböző könyvtártípusok közös vizsgálatával lehetne megállapítani. A fővárosban jelentős számú nemzetiségi/kisebbségi lakosság található. Ezek ellátását csak részlegesen lehet felvállalni, hiszen sehol sem képeznek zárt populációt. A könyvtár használói között a Magyarországon ideiglenesen tartózkodó – tanuló, munkavállaló – külföldiekkel is számolni kell. A könyvtár az országos könyvtári rendszerben betöltött funkciója alapján hagyományosan a társadalomtudomány – szűkebben a szociológia – területén a tudományos kutatás sajátos célközönségét is kiszolgálja. Ebből következően az ODR-funkció közelebbről nem meghatározható országos célközönséget is jelent. A könyvtár tradicionálisan vállalja a főváros helyismereti irodalmának gyűjtését is ezzel szintén sajátos célközönség szolgálatában áll. A fővárosban koncentrálódott nagy számú népesség miatt a célközönség további jelentős csoportjait alkotják a különböző kedvezményezettek: 27

o Pedagógusok o Közgyűjteményi, közművelődési dolgozók o Oktatási rendszerből  Felsőoktatási diákok  Gyermekek o Nyugdíjasok o Fogyatékosok  Látás- és halláskárosultak  Mozgáskorlátozottak A cél- és a szolgálandó közösségek ellátásának megszervezéséhez, az ellátás hatékonyságának méréséhez, értékeléshez feltétlenül figyelemmel kell lenni arra, hogy nem statikus tényezővel állunk szemben, hanem a különféle társadalmi-gazdasági változások miatt számban, szolgáltatási igényben dinamikusan változó használói körrel. Az utóbbi két évtizedben a főváros lakónépessége a nyolcvanas évek végéig emelkedett és a csúcs időszakban meghaladta a 2 milliót, több százezres ideiglenes itt lakó népességet is eredményezve. A kilencvenes évek elejétől a lakónépesség és az állandó lakosság egyaránt csökkenni kezdett, amely folyamat mindmáig tart. A jelenlegi mély pont szerint nem éri el az 1,7 milliót. Közben a lakó- és az állandó népesség közötti olló is szűkült, és 2003-ban már alig kimutatható különbségre csökkent. Összességében ez azt eredményezte, hogy a lakóhelyi ellátás cél- és szolgálandó közösségének lélekszámában közel félmilliós fogyás következett be. Arra is fel kell hívnunk a figyelmet, hogy a könyvtár egyik kiemelten kezelendő szolgálandó népességcsoportjában, a 14 év alatti gyerekeknél, a lakosság általános változásánál is drasztikusabb a változás, hiszen számuk 375 037- ről 217 910- re csökkentii, ez 58%-os index. Ugyanebben az időszakban az állandó népesség indexe 85,9%.

28

Budapest népességének változása (1985-2002) 2500000

2000000

1500000 Lakónépesség száma az év végén* Állandó népesség száma az év végén Gyermekkorú (0-14 éves) 1000000

500000

0 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002

Külön megvizsgáltuk a 14 év alatti korosztályt, mint célközönséget. A FSZEK hálózatában valamennyi szolgáltató helyen működik gyerekkönyvtári szolgálat, ezért az általános iskolai tanulókat célközönségként értelmezzük. A könyvtárhasználók száma az adott populációban 19,6% ezért úgy értékeljük, hogy e vonatkozásban a FSZEK jelentős teljesítményt tud felmutatni az adott népesség közkönyvtári ellátásában. Év 1985 1990 1995 2000 2001 2202 2003

14 év alatti lakosok 375 037 333 760 276 201 230 093 223 375 217 910 217 910

14 év alatti regisztrált Mutató % könyvtárhasználók n.a n.a n.a n.a 43511 41610 42692

19,5 19,1 19,6

A könyvtárhasználók számának változását megvizsgálhatjuk a fővárosi könyvtár 100 éves múltjával összefüggésben és az utóbbi két évtized adatai alapján.

29

30 2000

1996

1992

1988

1984

1980

1976

1972

1968

1964

1960

1956

1952

1948

1944

1940

1936

1932

1928

1924

1920

1916

1912

1908

1904

A beiratkozottak száma 1904-2003 (fő)

250 000

200 000

150 000

100 000

50 000

0

A beiratkozottak száma 1985-2003

250 000

200 000

150 000

100 000

50 000

19 85 19 86 19 87 19 88 19 89 19 90 19 91 19 92 19 93 19 94 19 95 19 96 19 97 19 98 19 99 20 00 20 01 20 02 20 03

0

Ennek tükrében vizsgálva a könyvtárhasználók számát arra a következtetésre juthatunk, hogy a könyvtár a 60-as évek közepéig viszonylag egyenletesen növelte az olvasói létszámot. Ezt követően viszont a 80-as évek közepén és 2000-es évek elejére elért csúcs között a mélyponton mintegy 50 ezerrel csökkent olvasószám alakult ki. Ennek nyilvánvalóan van a demográfiai változásokhoz köthető oka is: a főváros népességének és a gyermekpopulációnak a csökkenése. 2003-ban a főváros 1 699 880 lakosából a regisztrált könyvtárhasználók száma 208 624, ez 12,3 %-os arányt jelent. A regisztrált olvasók számában 2000-től meginduló növekedés magyarázata részben azokban a fejlesztésekben keresendő, amelyek a könyvtár szolgáltatási feltételeit lényegesen javították, másrészt nem hagyható figyelmen kívül az a változás sem, amelyik a felsőoktatásban bekövetkezett: a fővárosban a hallgatói létszám megduplázódása, a felsőoktatásban azoknak az oktatási területeknek a térnyerése, amelyek a viszonylag olcsó könyvtári infrastruktúrán folytathatók. Természetesen a közkönyvtárak felé terelte a hallgatókat a felsőoktatási könyvtárak fejlesztésének elmaradása is, ami egyben az oktatás költségeinek áthárításával is járt az önkormányzati fenntartók kárára. Nem kis feszültséget okozott az is, hogy a közkönyvtárak nem voltak felkészültek a tömeges jegyzetigényre. Nem hagyható figyelmen kívül az sem, hogy a felsőoktatási hallgatók, mint célközönségiii elsődlegesen a Központi Könyvtár használatában meghatározó. Arányuk a 2003. évben 38,8% 31

volt. A magas arány magyarázata az, hogy a Központi Könyvtár nagy felsőoktatási intézmények centrumában helyezkedik el. Ezek egy része a közelmúltban alakult, (feltételezhetően megfelelő infrastruktúra nélkül) – ami igen nagy nyomást gyakorol a FSZEK-re, hatással van a könyvtár egyéb funkcióinak ellátására. Az egyensúlyt a szolgálandó közönség és e célközönség ellátása között igen nehéz megtartani. Ugyanakkor néhány megvizsgált tagkönyvtárban is 10% feletti, esetenként 20%-ot meghaladó arányt találtunk ( pl. Üllői úti könyvtár 21,5%, Thököly úti könyvtár 15,5% Bíró Mihály úti könyvtár 13,3% Dagály utcai könyvtár 23,4%). Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy ezt a szolgáltatási teljesítményt a könyvtár milyen infrastruktúrával érte el. A fővárosi könyvtár fiókhálózata (tagkönyvtári hálózata) szintén közel 100 éves múltra tekint vissza. A szolgáltató helyek száma 1963-1973 között volt a csúcson, ebben az időszakban 110-117 tagkönyvtár működött, majd számuk 1974 óta folyamatosan csökkent és 2004 elejére 63-ra apadt Az egyes szolgáltató helyek átlagos olvasószáma a 90-es évek elejéig 2000 alatt maradt, majd ezt követően többször átlépve a 2000-es bűvös határt az utóbbi évben meghaladta a 3000-et. Ehhez az társult, hogy a ellátó rendszer egészében a szolgáltatási potenciál (alapterület-növekedés, korszerű könyvtári technológia bevezetése, olvasóbarát feltételek megteremtése, stb.) lényegesen kedvezőbben alakult. A tagkönyvtárak szám a (1985-2003) 120

100

80

60

40

20

0 1985

1986

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

32

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

Az olvasók száma egy tagkönyvtárban (1904-2003) 16000

14000

12000

10000

8000

6000

4000

2000

2001

1997

1993

1989

1985

1981

1977

1973

1969

1965

1961

1957

1953

1949

1945

1941

1937

1933

1929

1925

1921

1917

1913

1909

1905

0

A könyvtár, mint országos feladatkörű szakkönyvtár potenciálisan országos érdeklődésre tarthat számot. Ezt részben a könyvtárközi kölcsönzés adataival tudjuk bemutatni, de ennél egy sajátosabb vizsgálat elvégzését is tervezzük. A számítógépes kölcsönzés olvasói adatbázisa lehetővé teszi hogy az olvasók lakóhelyére vonatkozó adatokat megnézzük. A Központi Könyvtár és a tagkönyvtárak gépi kölcsönzésének adataiból létrehozott adatbázisban mintegy 250 ezer olvasó lakóhelyét vizsgáljuk meg az irányítószámok alapján.

2. A használókra vetített költség A mutató meghatározása: „A” az éves költség / „B” a használók éves száma Képlet: A/B Adatok forrása: FSZEK éves költségvetési beszámoló, statisztikai adatszolgáltatás

Munkamódszer: a mutatót a teljes FSZEK-re vonatkoztatva határoztuk meg, mivel nem áll rendelkezésünkre olyan módszer, amellyel az éves költség tagkönyvtárakra bontható. 33

Év 2000 2001 2002 2003

Éves költség/ezer Ft 2 146 963 2 480 644 2 103 307 2 514 800

Használók éves száma Mutató/Ft (beiratkozott olvasó) 162 005 183 976 187 782 208 624

13 253 13 484 11 201 12 053

Értékelés: Figyelembe kell venni, hogy a szakmai feladatok teljesítésének feltétele a kisebb-nagyobb beruházások megvalósítása, amit az éves költségvetés rendszerint tartalmaz. A megyei könyvtárak hasonló adatait megvizsgálva azt láthatjuk, hogy az egy beiratkozott olvasóra jutó átlagköltség 11 521 Ft. Ez lényegében azt jelenti, hogy a FSZEK az átlaghoz közeli költséget használ fel, ugyanakkor azt is megállapíthatjuk, hogy a könyvtárak között igen nagy a szóródás. A legmagasabb költség 21 024 Ft (Pest Megyei Könyvtár) a legkisebb 7747 Ft (Bács-Kiskun Megyei Katona József Könyvtár). A FSZEK adatai alapján látható, hogy a vizsgált időszakban a költség csökkent, ami az olvasószám jelentős növekedésével magyarázható. A 2003. év növekvő költsége mögött az a jelentős bérfejlesztés van, amely a könyvtár bérköltségét megnövelte, és ezt még a beiratkozott olvasók számának további növekedése sem tudta ellensúlyozni. Négy év alatt az olvasói szám kb. 46 000 – rel növekedett, amiből arra következtethetünk, hogy a könyvtár a rendelkezésére álló költségeket célszerűen használhatta fel, hiszen az olvasói elfogadottság lényegesen növekedett.

3. A személyes használat népszerűsége A mutató meghatározása: „A” személyes használatok száma/ „B” szolgálandó közönség száma Képlet: A/B Az adatnyerés módszere: a Központi Könyvtárban automatikus számlálókapuval történik, a többi tagkönyvtárban pedig a be- és a kilépők folyamatos számlálásával. Év

2001 2002 2003

Személyes Szolgálandó Mutató használatok közönség száma száma 2768249 1718426 3361918 1699880 3158577 1699880

Értékelés: 34

1,6 1,9 1,8

Erről az időszakról azt állapíthatjuk meg, hogy a személyes használat népszerűsége növekedett, azonban ebből érdemi következtetések levonását nem tartjuk indokoltnak. Ezt a mutatót megnéztük a nagyobb megyei könyvtárak esetében is, és azt láttuk, hogy 1,1 és 3,8 között szóródik. A FSZEK így láthatóan a mezőny alsó felében foglal helyet a 2002. évi 1,9es és 2003. évi 1,8-es mutatóval. 2002-es és a 2003-as elmozdulás alapvetően azért következett be, mert a Központi Könyvtárban igen jelentősen megnövekedett a személyes használatok száma, miközben a hálózat tagkönyvtáraiban változatlan maradt, jóllehet a tagkönyvtárak száma ebben az időszakban csökkent, így az egy szolgáltató egységre jutó személyes használat növekedett. 4. A személyes használat költsége A mutató meghatározása: „A” éves költségvetés/ „B” személyes használatok száma Képlet: A/B Az adatnyerés módszere: FSZEK statisztika, költségvetési beszámoló Év 2001 2002 2003

Éves költség ezer Ft

Személyes használatok Mutató/Ft éves száma 2 480 644 2 768 249 2 103 307 3 361 918 2 514 800 3 158 577

896 625 796

Értékelés: A két kiugró évben különböző okok emelték meg a költségvetés adatát. A könyvtár nagy beruházásának 2001 volt záró időszaka, 2003-ban pedig az előző évben végrehajtott jelentős bérfejlesztés hatása jelenik meg. A megyei könyvtárak 2002. évi adatával összevetve azt láthatjuk, hogy a 874 Ft-os átlaghoz viszonyítva a FSZEK-ben lényegesen kedvezőbb a helyzet; de a háromévnyi időszak együttes szemlélése azt bizonyítja, hogy ezt a mutatót számos tényező befolyásolja, és egyik évről a másikra természetesnek vehető a számottevő ingadozás.

6. A helyben használat intenzitása A mutató meghatározása: „A” a helyben használt dokumentumok száma/ „B” személyes használatok száma Képlet: A/B 35

Az adatnyerés módszere: FSZEK statisztika

Év

2002 2003

Helyben használt Személyes Mutató dokumentumok használatok száma száma 2 872 304 3 361 918 2 927 544 3 158 577

0,85 0,92

A mérőszámot úgy értelmeztük, hogy a könyvtárat használók összességének a helyben használat iránt mekkora az igénye. A 2002. évben a megyei könyvtárak átlaga 0,91 volt, ezzel a FSZEK átlagos intenzitást produkált. Meg kell azonban jegyeznünk, hogy az egyes könyvtárak mutatószáma 0,3 és 4,1 között változik, ami kétségessé teszi ezen adatok megfelelő értékelését, illetve további, mélyebb vizsgálatot igényel. A mérőszám amiatt is torzít, hogy a személyes használatok számában a kölcsönzök száma is benne foglaltatik. Figyelembe véve, hogy a Központi Könyvtár napi látogatónak száma 3000 és 7000 között változik, ilyen típusú teljes körű vizsgálat elvégzése lehetetlen, szakolvasók speciális használói köréből pedig általános következtetések levonása szintén torzít, ezért kisebb hibának gondoltuk a teljes személyes használathoz viszonyítva meghatározni a mérőszámot.

7. A gyűjtemény használata A mutató meghatározása: aránya

A könyvtár tulajdonában lévők közül a használatban lévők

Módszer: 1./ Az év folyamán (kölcsönzött és helyben használt dokumentumok száma / a dokumentumállomány 2003-ban a kölcsönzött és a helyben használt dokumentumok száma összesen: 9060140 db / 3593055 = 2,52 használat/dokumentum 2002-ben a kölcsönzött és a helyben használt dokumentumok száma összesen: 9260465 db / 3684122= 2,51 használat/dokumentum 2./ A vizsgált napon kölcsönzésben lévő és helyben használt dokumentumok száma a Központi Könyvtárban / a dokumentumállomány *100 93915 + 3514 / 1568436 * 100 = 6,21 36

Értékelés: Az adatok közül az adott napon kölcsönzésben lévő dokumentumok száma „kemény” adat, mert azt a számítógépes kölcsönzés naplójából kaptuk. A helyben használt dokumentumok száma becsült adat. A könyvtár eddig nem vizsgálta forgalmát ebből a megközelítésből. Ha a napi látogatóforgalmat számolom (4-7000 fő!), akkor biztosan állítható, hogy ez jelentősen alulbecsült szám. A központi Könyvtár esetében ezt a gyűjteményhasználati mutatót az is befolyásolja, hogy állománya jelentős részben régi kiadású dokumentumokból és aprónyomtatványokból áll. A kurrens állományrész (amit a használók az elmúlt években legalább egyszer kikölcsönözetek!) 3-400 ezerre tehető. Kísérletképpen ehhez is elvégezzük a számítást. 93915 + 3514 / 400000 * 100 = 24,3

Elvégeztük a számítást három tagkönyvtárban is a teljes állományra vonatkozóan: 1./ 5381 + 25 / 56757 * 100 = 9,5 2./ 9745 + 281 / 75807 *100 = 13,2 3./ 5366 + 22 / 35582 * 100 = 15,1 A legjobb mutatószámot annál az új könyvtárnál találjuk, amelyik állományát teljes körűen felülvizsgáltuk és a könyvtári rendszerben betöltött funkciójához igazítottuk. A második helyen lévő nagy könyvtár is megújult az elmúlt évben. A harmadik könyvtárban az utolsó öt évben semmilyen érdemi változás nem történt. Természetesen ezek a könyvtárak dominánsan kölcsönzési feladatot látnak el Ez a különbség tükröződik a mutatószámokban is. 8. Dokumentum szolgáltatás átlagideje zárt raktárból A mutató meghatározása: A kikért dokumentumok teljesítési összes ideje/ a kérések száma = 7 perc Módszer: A raktári kérések teljesítésének időtartalmára vonatkozó felmérés az olvasói elégedettség vizsgálat részeként készült. Vizsgálatunk elsődleges célja, hogy pontos képet kapjunk arról, hogy olvasóinknak mennyi időt kell várakozniuk a raktári kérés elküldése és a teljesítés között. A felmérés eredményeinek érdemi értékelésének feltétele az olvasói elégedettség vizsgálat kérdőíves válaszaival történő összevetés. Vizsgálatunk 2004. 02.24 és 03. 01.-e közötti időszakban készült, gondolva arra, hogy egy hét forgalmi adata reprezentálja a raktár működését és napi terhelését. A Központi Könyvtár olvasóinak több mint a fele egyetemista vagy főiskolai hallgató. Ez a tény meghatározza a könyvtárhasználati szokásokat, amit a felmérés eredményei is alátámasztanak. A vizsgált időszak a felsőoktatásban a szorgalmi időszak, az olvasóforgalom még nem éri el a vizsgaidőszak alatti forgalmat, de folyamatos növekedést mutat. 37

A felmérés alkalmát és eredményeit a későbbiekben felhasználjuk saját munkánk elemzésére, a raktári forgalom mérésére és a munkatársak terhelésének vizsgálatára is. A felmérés módszere: Raktári programmal való kérés esetén a kérés időpontja a kérőlapon szerepelt, hagyományos kérésnél az átvevő könyvtáros feltüntette a kérés időpontját, a raktár az érkezés és a továbbítás pontos idejét. A 4. szinti és 2. szinti raktári kiadó kollega az olvasó könyv átvételének a pontos idejét rögzítette. Gépi kérés esetén a felküldés és a raktárba való kérés érkezés időpontja megegyező, ill. néhány másodpercet vesz igénybe, ezért a gép által nyomtatott kérőlapokon csak 3 időpont szerepel. A kérőlapokon való jelölések a következők: ( „K”: kérés időpontja, „Rm”: raktár megkapta, „Rl”: raktár leküldte, „O”: olvasó elvitte. A kérőlapok a felmérés céljára készített Excel táblázatban kerültek feldolgozásra. A feldolgozott kérőlapok megőrzésre kerültek, ellenőrizhetőek. 1. A raktári kérések szolgáltatásának sebességére vonatkozó következtetések: 

A raktárba való érkezés és leküldés átlagosan 6 perc, tehát a művek keresésének a sebessége jó teljesítménynek mondható. Megvizsgálva az átlag mögötti értékeket látható, hogy viszonylag kicsi a szóródás. Néhány 10 perc fölötti értéket a 3-5 perc átlagos keresés ideje ellensúlyoz. A hosszabb keresési időnek több oka lehet : a művek vonalkóddal való ellátása, példány adatbázis problémák, és legtöbbször az olvasó pontatlan aktuális jelzet kiírása, amit a raktári program már korrigál. A kérés és a raktárba való felküldés 3 perces átlaga a raktári kérő programnak köszönhető, természetszerűen a program által továbbított kérés és érkezés különbségének 0 az értéke.



A kérés és az olvasó könyv elvitelének majd egy órás 55 perces átlaga azt az olvasói szokást feltételezi, hogy olvasóink a kérés leadását követően, - a várakozási időt kihasználva, a könyvtár egyéb szolgáltatásait veszik igénybe. Ha az átlag mögötti értékeket vizsgáljuk, akkor látható, hogy 2, 3, illetve 5 órás időtartalmak is találhatóak, ami azt feltételezi, hogy az olvasó a kérés leadása után egyéb dolgai végeztével jön vissza a kért műért. Ez a szokás azt eredményezi, hogy a már leküldött művet napjában többször is kérésként felküldhetik, lévén státusza kölcsönözhető marad, a raktárból a további kérésekre kihúzott kérésként kerül vissza. Többek között ez az oka, hogy olvasói kérésekre e-mail, telefon útján könyveket nem rakunk félre.

2. Raktári forgalom megoszlása a hét napjaira vonatkoztatva

38

kérések száma naponta 700 600 500 400 300 200 100 0



ba t sz om

pé nt ek

cs üt ör tö k

sz er da

ke dd

hé tfő

kérések száma

A vizsgált időszakban az olvasói kérések száma a hét napjaira vetítve változó, csúcs idő a hét eleje és vége . A felmérés időtartalma alatt a legerősebb nap a kedd és a péntek volt. A statisztikai adatok hosszabb távon a hétfőt mutatták ki, mint a legforgalmasabb napot, vizsgaidőszakban sokszor a szombat rövidített nyitva tartása hétköznapi forgalmat jelent.

3. A forgalom vizsgálata naponta órákra vetítve Fontosnak tartottuk elemezni, hogy a raktár számára naponta mely órák jelentenek csúcs leterheltséget, már csak annak okán is, mert a létszámmal optimálisan szükséges gazdálkodnunk. forgalom óránkénti bontásban 80 70 60 50 40 30 20 10 0 10 -11 óra

  

11-12 óra

12-13 óra

13-14 óra

14-15 óra

15-16 óra

16-17 óra

17-18 óra

18-19 óra

A vizsgált időszakban átlagosan a legtöbb kérés 12 óra és 15 óra között került fel a raktárainkba. Elemezve a nem átlagos, hanem napi óránkénti forgalmat differenciáltabb képet kapunk. Pénteken 10 órától 11 óráig 69, kedden 16-17 óráig 71 kérést teljesített a raktár. A raktári kérések csúcsidőszaka és kevésbé forgalmas időszakának átlagteljesítménye között lényeges eltérés nem mutatkozott.

4. A forgalom vizsgálata raktári szintenként 39

Munkaszervezési szempontból fontos információkat nyújt számunkra a raktári forgalom gyorsaságának szintenkénti vizsgálata. A Központi Könyvtárban a 399.460 könyv és folyóirat dokumentumot 3 raktári szinten tároljuk (6. 7. és 8. raktári szint). A kérések a 6. szintre érkeznek és onnan irányítjuk a megfelelő raktári szintre. A 2003 decemberi adatok alapján 6. szinti raktárban 318 887 könyv, a 7. szinten 35 168 folyóirat, míg a 8. szinten 45 405 példány periodika és könyv található. Felmérésünkben azt is vizsgáltuk, hogy az egyes raktári szintek forgalma és ennek következtében keresési idő hogyan alakul. Raktári színtek forgalma

6. szint 7. szint 8.szint

A diagramból is látható, hogy a 6. szinti raktárunk a forgalom közel 86 %-át adja, míg a 7. és a 8. színt közel egyforma arányban 7-7 %-ban részesül az összes forgalomból. A keresési idő a 7. szinten átlagosan 5 perc, míg a 6. szinten 6 perc és a 8. szinten 8 perc. Ennek oka, hogy a 7. szintről a kevesebb kérést gyorsabban le tudják küldeni az olvasónak, míg a 8. szintre a közlekedési idő miatt növekedik a teljesítés időtartama. A 6. szinten az összegyűjtött kéréseket együttesen küldik le, ami időveszteséget jelent. 5. Nem teljesített kérések Nem teljesített kérés két okból keletkezhet, egyrészről a raktár nem találja a kért művet, másrészről az olvasó nem jelentkezik a kért és a számára félretett példányokért. 

A raktár több okból nem találhatja meg a kérést : o A mű pont kézben van, úton van, vagy a raktári kiadó ponton várakozik az olvasóra. o Az olvasó pontatlanul írja ki az aktuális jelzetet.

Mind a két problémára megoldást fog jelenteni a raktári kérőprogram tovább fejlesztett változata, és így megvalósulni látszik az igényünk, hogy a kérés pillanatában a program „kérés alatti„ státuszt kap, így az olvasó eleve nem tudja kérni a művet, és a raktárt sem nem terheli fölöslegesen e forgalom. Adatbázisunk pontosságának és a raktári rendnek tudható, hogy az összes kérésekhez viszonyítva átlagosan 3 %, amit a raktár a fent említett oknál fogva nem teljesít. A kihúzott kérések is szóródást mutatnak a napi 0,1 % - 5,6 %-ig.

40



Az olvasó nem jelentkezik a kért és a számára félretett példányokért: A felmérés eredménye szerint sajnos nagyobb arányú - az összes kéréshez viszonyítva - az el nem vitt könyvek aránya, ami a felmérés hetében átlagosan 8 %-ot jelentett. Az adatok ebben az esetben is szóródást mutattak, mert van olyan nap a 02. 27-e, amikor ez az arány közel 20 %-ot 115 művet tesz ki. Megvizsgáltuk e kritikus napot, nem egy, hanem több olvasótól származtak az el nem vitt kérések. Problémát jelent, hogy e jelenség ellen nem lehet védekezni, ill. az egyetlen megoldásnak azt találtuk, hogy a raktári kérő program maximálja a raktárba küldött dokumentumok számát. Újbóli bejelentkezéskor továbbra is módja van az olvasónak elküldeni a kérést, úgyhogy ez sem a végleges megoldás.

6. Programmal, gépi úton továbbított kérések A raktári program hívatott arra, hogy:  a kérések egyrészről gyorsabban kerüljenek a raktárba,  kiszűrje a pontatlan, rosszul kitöltött kérőlapokat,  ha kölcsönözhető példányt talál a szabadpolcon, - a raktár forgalmát enyhítve - az olvasónak elsősorban azt ajánlja fel,  statisztikát készít,  naplózza a kéréseket, így a kérésekről tartalmi elemzést is lehetséges készíteni. A program tesztelés alatt, még fejlesztési stádiumban van, így csak a Böngészde 10 munkaállomására lett telepítve. Ezért az összes kéréshez viszonyított 33 %-os gépi kérés arányát magasnak értékeljük. Vizsgáltuk a gépi kérés teljesítése és a hagyományos kérés közötti eltéréseket. A keresés átlag ideje között nem mutatkozott eltérés. A teljesítési időt csökkenti a pontatlan kérések kiszűrése és a kérés raktárba való felküldésének az ideje. 7. A felmérés forgalmi adatainak összevetése korábbi időszakok adataival A raktár forgalmi adatait összehasonlítva a múlt év azonos időszakához képest a kérések száma pontosan a felére csökkent. ( 6. sz. táblázat ) A forgalmi adatok ilyen arányú csökkenése, annak a pozitív intézkedéseinknek a következménye, hogy a gyakran keresett irodalmat 2003. év folyamán a szabadpolcra helyeztük át. Közel 40 000 példány került áthelyezésre. Fontos, hogy egy átlagos vizsgaidőszak forgalmával is összevessük a felmérés intervallumának a forgalmi adatait. A 2004 január raktári kérések 20 %-al haladják meg a felmérés időpontjának az adatait. ( 6. sz. táblázat )

10. A kölcsönzési állomány forgási sebessége

41

A mutató meghatározása A célközönség vagy a szolgálandó közönség egy tagjára eső kölcsönzések száma. Képlet: A/B Módszer: Ahol: “A” a cél- vagy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma.

Év 2000 2001 2002 2003

Kölcsönzött Kölcsönözhető Mutató dokumentumok száma dokumentumok száma 6 036 314 3 417 281 6 180 533 3 352 016 6 388 161 3 271 923 6 132 596 3 115 948

1,76 1,84 1,95 1,96

Értékelés A vizsgálatot a könyvtár teljes állományara vonatkozóan végeztük el. Az értékelésnél figyelembe veendő szempontok:  a kölcsönözhető állományról pontos adatokkal a számítógépes kölcsönzéssel dolgozó tagkönyvtárakban rendelkezünk, ezért a többiben a az itteni átlagadatok alapján transzponáltan állapítottuk meg annak nagyságát.  A tagkönyvtárak típusától függően a kölcsönözhető állományrész nagysága lényegesen különbözik: a kisebbekben a csak helyben használható állományrész lényegesen kevesebb.  A tagkönyvtárak egy része – az állománytisztítás elmaradása miatt – korábbi valós vagy távlatilag tervezett funkciója miatt nem a mostani besorolásának megfelelő állománnyal rendelkezik. Például az egyik, most III. kategóriába sorolt könyvtár korábban kerületi főkönyvtárként gyarapította állományát.  A könyvtár teljes állományának jelentős részét képezi a Központi Könyvtár állománya, amelynek jelentős része a mostani tömegesen jelentkező használói igény szempontjából „inkurrens”, valamint jellegzetesen őrzi a prézenskönyvtár sajátosságait. Ezért megállapíthatjuk, hogy a Központi Könyvtár „megőrző” funkciója és állománybeli túlsúlya, valamint a tagkönyvtárak hálózati szerepköréből adódó állománygyarapítási sajátosságai miatt ez a mutató sohasem lesz pontosan összevethető a magyar közkönyvtárak mutatóival.  A könyvtár állományát a központi számítógépes katalógus kialakításához általános revízió alá vettük, ezért a könyvállomány nagysága a vizsgált időszakban összességében és tagkönyvtáranként is jelentősen csökkent.  A vizsgálati módszer nem veszi figyelembe az állomány olyan minőségi összetevőit, amelyek a használatot lényegesen meghatározzák.

11. A kölcsönzés népszerűsége

42

A mutató meghatározása A célközönség vagy a szolgálandó közönség egy tagjára eső kölcsönzések száma. Módszer:

A/B

Ahol: “A” a cél- vagy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma. Év

2001 2002 2003

A szolgálandó A szolgálandó Mutató közönség közönség létszáma kölcsönzéseinek éves száma 1626633 1718426 1692594 1699880 1695111 1699880

0,94 0,99 0,99

Értékelés A kölcsönzés népszerűsége az 1 lakosra jutó közel 1 kölcsönzési alkalom /év. 2002-ben a települési könyvtárak országos adata 1,07. A két adat között nincs lényeges különbség, tehát a budapesti települési ellátás népszerűsége az országos átlaghoz hasonló. A képet valamivel kedvezőbbé teszi, ha figyelembe vesszük, hogy a magyarországi települések döntő többségében a nyilvános közkönyvtár az egyetlen szolgáltató, ugyanakkor Budapesten számos más könyvtár nyújt szolgáltatást. Minden egyes budapesti lakosra átlag 1,8 könyvtárlátogatás (személyes könyvtárhasználat) jut, kölcsönzési célú látogatás 0,98. Beiratkozott olvasók száma 2003-ban: 208 483 Egy beiratkozott olvasóra 8,1 kölcsönzési látogatás jut, ezeken az alkalmakon 29,4 dokumentumot kölcsönöz ki. 12. A kölcsönzési állomány népszerűsége A mutató meghatározása A kölcsönzött dokumentumok száma/szolgálandó közönség létszáma Képlet: A/B Módszer: “A” a cél- vagy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma.

43

Év

2001 2002 2003

Kölcsönzött dokumentumok száma

Szolgálandó közönség létszáma

6186503 6388161 6132596

Mutató

1718426 1699880 1699880

3,6 3,7 3,6

Értékelés A mutató a vizsgált években érdemben nem változott. 13. A kölcsönzések költségessége A mutató meghatározása Az éves költség /a kölcsönzések éves száma Képlet: A/B Módszer “A” az éves költség, “B” a kölcsönzések éves száma. Év 2001 2002 2003

Éves költség 2 480 644 2 103 307 2 514 800

A kölcsönzések éves száma 1626633 1692594 1695111

Mutató 1525 1242 1483

2001-ben a mutató azért magas, mert még a költségvetés tartalmazza a beruházás utolsó fázisát; 2002 normális költségvetési évnek mondható; majd 2003-ban a béremelés költségvetés-módosító hatása jelentkezik. Ezt az adatot összevetve az egy dokumentumra jutó beszerzési költséggel, a következőket állapíthatjuk meg: 2003-ban a könyvtár egészében egy dokumentum beszerzésének átlagköltsége 1805 Ft volt. Ez azt jelenti, hogy egy kölcsönzésre 323 forinttal kevesebb költség jut, mint egy dokumentum beszerzésére átlagosan. A hálózaton belül azonban éles különbség mutatható ki a kerületi tagkönyvtárakba és a Központi Könyvtárba beszerzett dokumentumok átlagára között, mert az utóbbiban az átlag magyar dokumentum ára 2 558 Ft, a külföldié pedig 8 830 Ft. A hálózati könyvtárak részére beszerzett dokumentumok átlagára 1473 Ft.

44

Az egyes könyvtártípusokban az átlag könyvárak közötti eltérés jól megmutatja, hogy a rendszerben betöltött feladat ( szakkönyvtár, felsőoktatási hallgatók ellátása, stb.) mennyire markánsan kihat a költségekre. Egy olvasó átlagosan a 2003. évben 43 dokumentumot használt (ebből 29-et kölcsönzött, 14et helyben használt). Ebből az következik, hogy a használó rendkívül kedvezően jut hozzá a számára szükséges dokumentumokhoz, hiszen ha 43 dokumentumot az átlagáron meg kellene vásárolnia, az 77 615 Ft-ba kerülne.

14. A könyvtáros munkakörben dolgozók kölcsönzési produktivitása

A mutató meghatározása A kölcsönzött dokumentumok száma osztva a könyvtárosok teljes munkaidőre átszámított éves létszámával. Képlet: A/B Módszer: “A” a kölcsönzött dokumentumok éves száma, “B” a könyvtárosok teljes munkaidőre átszámított éves létszáma. Év

2000 2001 2002 2003

A kölcsönzött A könyvtárosok Mutató dokumentumok éves teljes munkaidőre száma átszámított éves létszáma 6036314 413 6186503 463 6388161 458 6132596 408

14615 13361 13947 15030

Értékelés: A FSZEK mutatóját összehasonlítottak a megyei könyvtárak kölcsönzési produktivitásával (ld grafikon!), és azt állapítottuk meg, hogy ez nálunk kiemelkedően magas. Ennek magyarázata lehet az is, hogy a fővárosi könyvtári ellátás rendkívül koncentrált, kevés szolgáltató hellyel lát el nagy lélekszámú települést. Kölcsönzési produktivitás a megyei könyvtárakban (kölcsönzések száma / könyvtáros) 45

16000

14000

12000

10000

8000

6000

4000

2000

m

rs ze g ae ge

Za l

es zp ré V

ba

th el

y

sz ár d zo m S

S

ze k

no k

za

zo l

yh á re g

N yí

S

vá r

re

ap os

nd te

ta

ze n S

K

rj á n

ya án

al gó S

E

ge r

ab Ta t

en

r G yő

re c D eb

S

zé k

es f

eh

ér vá r

ed

c

ze g S

is ko l M

éc s ec sk em ét B ék és cs ab a

P

K

B

ud ap

es

t

0

A következő grafikonon bemutatjuk az erőforrás-megosztás és a produktivitást százalékos megoszlásban. Azt számoltuk ki, hogy a FSZEK és a megyei könyvtárak összevont (közös!) könyvtárosi létszámából egy-egy intézmény hány százalékban részesedik, illetve a produktivitás hány százaléka esik egy-egy intézményre. A két mutató egymásra vetítése szemléletesen mutatja meg, hogy az egyes könyvtárakban a szakmai létszám leterheltsége milyen fokú.

46

Egy könyvtárosra jutó kölcsönzés %-ban

60,0

50,0

40,0

30,0

20,0

10,0

0,0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

A következő ábrán az láthatjuk, mennyiben változik az előző adat, ha a könyvtári statisztikában szereplő valamennyi fővárosi nyilvános könyvtárat bevonjuk vizsgálatba. A fővárosi könyvtárak együttes teljesítménye már jóval megyei teljesítmények alá esik. Ennek alapvetően az az oka, hogy a fővárosban igen sok szerény teljesítményt felmutató könyvtár működik. A másik következtetés az, hogy a fővárosi könyvtári ellátásában a meghatározó a FSZEK teljesítménye.

47

Kölcsönzési produktivitás m egyénként és a fővárosban

10000 9000 8000

7000 6000 5000 4000 3000

2000 1000

Ta ta bá ny Sa a lg ót ar já n Sz en te nd re Ka po sv N ár yí re gy há za Sz ol no k Sz ek sz ár Sz d om ba th el y Ve sz pr Za ém la eg er sz eg

en

Eg er

r G yő

eb re c

D

s sk em Bé ét ké sc sa ba M isk ol c Sz eg Sz ed ék es fe hé rv ár Ke c

Pé c

Bu da pe s

t

0

kölcsönzött db / könyvtáros

15. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága A mutató meghatározása: 1./ A megkapott dokumentumok / kért dokumentumok * 100 Képlet: A/B*100

337/429*100 = 78% Orsz.kapott Orsz.általunk Orsz.kapott Orsz.kapott elektronikus kért eredetiben másolatban formában összesen 21 20 0 0 20 24 19 0 0 19 55 40 0 0 48 43 27 2 0 38 12 12 1 0 16 44 37 0 0 42 19 16 8 0 24 51 38 0 0 40 44 35 0 0 35 37 27 0 0 27 57 21 1 0 23

48

22

13

0

0

13

429

305

16

0

337

2./ A megküldött dokumentumok / kért dokumentumok *100 Képlet: A/B*100

4018/5870*100 = 68%

Orsz.teljesített Orsz.összes Orsz.teljesített Orsz.teljesített elektronikus kérés eredetiben másolatban formában összesen Január 513 331 17 0 348 Február 584 358 17 0 375 Március 754 502 43 0 546 Április 601 377 36 0 414 Május 456 328 19 0 348 Június 330 233 13 0 247 Július 259 181 21 0 202 Augusztus 222 159 19 0 180 Szeptember 536 347 9 0 356 Október 732 407 15 0 425 November 507 320 14 0 334 December 376 230 12 0 243 Összesen

5870

3773

234

0

4018

Módszer: Ezt a mutatót a FSZEK esetében két szempontból szükséges vizsgálni: egyrészt a FSZEK Központi Könyvtára az Országos Dokumentumellátó Rendszer tagjaként, mint küldő könyvtár jelentős szerepet tölt be a hazai könyvtárközi kölcsönzésben. A FSZEK természetesen saját olvasóinak igényeit könyvtárközi kölcsönzéssel elégíti ki, amennyiben saját állományából kéréseiknek nem tud eleget tenni. Szembetűnő, hogy ez a kérésszám sokkal szerényebb nagyságrendű, mint a küldő szerepkörből eredő. Értékelés: A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának mutatóját a következőkkel magyarázzuk: 1. Társadalomtudományi szakkönyvtárként a könyvtár olyan jelentős gyűjteménnyel rendelkezik, amely a tradicionálisan kialakult használói kör igényét jól kielégíti. 2. A környezetünkben található nagy szakkönyvtárak és felsőoktatási szakkönyvtárak az átkölcsönzés helyett az olvasók igényeit közvetlenül elégítik ki, ill. az olvasó is előnyösebbnek tartva az időigényes átkölcsönzés helyett a Budapesten megközelíthető könyvtárak közvetlen használatát.

49

A FSZEK esetében könyvtárközi kölcsönzésnek nem minősülő belső átkölcsönzési rendszer működik a tagkönyvtárak között – ezt felfoghatjuk rejtett könyvtárközi kölcsönzésnek is. Ez a belső átkölcsönzés csökkenő számot mutat, de még így is évente 10 000 felett van.

Általános megjegyzések a 17. és a 18. ponthoz A vizsgálatot kizárólag a Központi Könyvtárban folytattuk le, ahol rendkívül differenciált, különböző használói igényeket figyelembe vevő tárgyi feltételrendszert alakítottunk ki. Az egyes övezetek kihasználtsága természetszerűen különbözik, az olvasók nagyszámú, különféle funkciókra kialakítottuk tereket használhatnak. A könyvtár elméleti kapacitása egyidejűleg közel 1000 fő, 330 olvasótermi asztal mellett 760 ülőhely található. A rendezvényi övezetekben további 150 férőhely alakítható ki. A Központi Könyvtár napi látogatói létszáma átlag 5000 fő.

17-18. A tárgyi eszközök kihasználtsága A mutató meghatározása A vizsgálat idején meglévő – ülőhelyek kivételével, mert erre önálló mutató van - tárgyi eszközökből a használatban lévők aránya. Módszer Képlet: A/B*100 Ahol: “A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma, “B” az eszközfajta teljes száma Vizsgálat: A Központi Könyvtárban 2004. 02. 9-én és 10-én a délelőtti és a délutáni órákban, a könyvtár jellemző olvasói tereiben (szakolvasótermek, fogadó övezetek, tájékoztatási pontok, stb.) 4 órányi időtartamban vizsgáltuk az eszközök kihasználtságát. Értékelés: Az időpontról meg kell jegyezni, hogy az a felsőoktatási vizsgaidőszakot követő viszonylag szerény kihasználtságú napokra esett, a napi látogató szám 4-4,5 ezer között mozgott. Az adatok visszaigazolták azt a tapasztalatot, hogy intézmény leginkább használt része a földszinti fogadó övezet, a kölcsönzői tér, valamint az általános olvasóterem. Az olvasók kevésbé használták a speciális szolgáltatásokra szakosodott tereket. A fogadó övezetben és közhasznú információkat, szolgáltatásokat nyújtó un. böngészdében az eszközök kihasználtsága a teljes megfigyelési időszakban 50 % felett volt, de az időtartam nagyobb részében a telítettség jellemezte a teret. Jellemző a fénymásoló-gépek maximális kihasználtsága. 50

Eszközkihasználtság néhány jellemző olvasói térben 2004. 02.09., 10. Olvasói tér

Eszköz típusa

Eszközök száma

Átrium Böngészde Böngészde Böngészde Médiatár Médiatár Szabadpolcos terem Szabadpolcos terem Szabadpolcos terem Általános olvasóterem Általános olvasóterem Általános olvasóterem Művészeti olvasóterem Budapest gyűjtemény Budapest gyűjtemény Összesen:

Asztal Asztal Számítógép Fénymásoló Asztal Számítógép Asztal

9 15 10 2 5 4 19

9 14 6 1 4 3 19

100 93 60 50 80 75 100

Használatb Mutató an lévő % eszközök száma 02.10. 9 100 15 100 7 70 1 50 2 40 4 100 17 90

Számítógép

18

8

40

9

50

Fénymásoló

1

1

100

1

100

Asztal

39

20

51

22

55

Számítógép

12

8

66

8

66

Fénymásoló

2

1

50

2

100

Asztal

6

3

50

3

50

Asztal

34

9

25

15

44

8

1

12

2

25

184

107

58

117

63

Számítógép

Használatban lévő eszközök száma 02.09.

Mutató %

Ülőhely-kihasználtság néhány jellemző olvasói térben 2004. 02.09. , 10. Olvasói tér

Átrium Böngészde Médiatár Szabadpolcos terem Általános olvasóterem Művészeti olvasóterem

Ülőhelyek száma

Mutató %

Foglalt ülőhelyek száma 2004.02.09.

Foglalt Mutató % ülőhelyek száma 2004.02.09. 16 44 45 54 4 36 36 52

36 82 11 69

17 48 6 28

50 58 55 40

100

25

25

40

40

30

25

83

18

60

51

Budapest gyűjtemény Összesen:

54

9

16

17

31

382

158

41

176

46

19-20. A dokumentumbeszerzés és -feldolgozás gyorsasága

Cél: A könyvtári szállítók és könyvtári feldolgozás gyorsaságának mérése A mutató meghatározása 1./ Képlet: A / B, ahol A = a dokumentumok megrendelése és beérkezése között eltelt időtartam összege B = a dokumentumok száma Mutató: 41 nap 2./ Képlet: A / B, ahol A = a munkafázisra elhasznált összes idő B = a munkafázisban feldolgozott dokumentumok száma Mutató: 10 nap A részletes adatokat az 1. sz. melléklet tartalmazza. A fenti értékek a FSZEK sokrétű gyűjtőkörének megfelelően beszerzett, a hagyományos és nem hagyományos, hazai és külföldi dokumentumok rendeléséhez és feldolgozásához kapcsolódó adatok alapján nyert átlagot mutatják. Markáns eltérés tapasztalható különösen a hazai és külföldi beszerzések vonatkozásában, ezért dokumentumtípusonként vizsgáltuk a folyamatot és a kapott mutatókat. A részleteket az alábbi leírás, illetve a csatolt táblázat és grafikonok tartalmazzák. Hazai könyvek, térképek, időszaki kiadványok A feldolgozásra kerülő dokumentumok forrásai:   

A Könyvtárellátó Újdonságraktárából hetente érkező könyvek (tételes szállítólevéllel) A könyvtár (minden tagkönyvtár) teljes gyűjtőkörébe illő köteles példányok A központi könyvtár egyéb - bolti vásárlásaiból, ajándékokból származó - a hálózat gyűjtőkörébe is illő dokumentumok 52



A régiók bolti vásárlásai (régióból beküldve tételes jegyzékkel)

A feldolgozás ideje: 1 nap – 5 nap (a beérkező dokumentumok mennyiségének a régiókba kiszállítás idejének, és az információhoz jutás sürgősségének - pl. felsőoktatási tájékoztató függvényében.)

A munka menete:       Vocalba  

A listával érkező dokumentumok átvétele A mű behasonlítása az adatbázissal. (A KELLO-tól érkezett könyvek kétfelé osztása - a válogatás szempontja, hogy a konkrét mű a Központi Könyvtár állományába, vagy visszaküldésre kerül.) Az adatbázisból hiányzó művek formai feltárása az elérhető adatbázisok (OSZK LIBRIVISION, VOCAL) figyelembevételével. (A rekord az adatbázis munkafájljába kerül.) A hiányos címleírások kiegészítése A feldolgozott művek átadása a Központi könyvtár feldolgozó csoportja osztályozóinak A tőlük visszakapott művek alapján a címleírások ellenőrzése, a hibák kijavítása, a rekord mentése az on-line katalógusba: a helyi Corvina adatbázisba és a A dokumentumok átadása (a KELLO-tól maradók a jelölt számla 2 példányával) a szerzeményezési csoport felelős munkatársának A bemutató példányok visszaküldése a KELLO-hoz, illetve a régióközpontokba. (Csomagolás, szállítólevél, szükség szerint lista készítése.)

Hazai nem hagyományos dokumentumok A feldolgozás a beszerzett dokumentumok alapján történik Videó, DVD A megrendelést és a feldolgozást ugyanaz a személy végzi. Megrendelés: 1 hét: hétfőtől –csütörtök Beérkezés 2. hét: hétfőtől csütörtök Feldolgozás 2. hét: hétfőtől- csütörtök Szállítás 3. hét hétfő, szerda. A megrendeléstől a polcra kerülésig eltelt időszak 7-10 nap. Cd lemez A feldolgozás a beszerzett dokumentumok alapján történik. A beszerzés, állományba vétel és feldolgozás elkülönül. Beérkezés: a rendeléstől számítva 2-8 nap. Állományba vétel, szerelés a mennyiségtől függően 2-3 nap. Polcra kerülés 5-20 nap. (Függ a beérkező dokumentumok mennyiségétől, és attól hogy a példányt csak érkeztetni kell, vagy bibliográfiai leírás is készül.) Cd-rom 53

A feldolgozás a beszerzett dokumentumok alapján történik. Beérkezés: a rendeléstől számítva 5-10 nap. A szállítás lassúságának okai:  Sok kiadó van, kevés s kiadott dokumentum  A szállítás postai úton történik az esetek többségében (A kiadó szállít.) Állományba vétel, feldolgozás az átvételt követő 2-3 nap. Polcra kerülés a beérkezéstől számítva 3-14 nap. A nem hagyományos dokumentumok esetében a beszerzéstől és feldolgozástól a polcra kerülésig eltelt időt alapvetően a megrendelő könyvtárakba szállítás időpontjai határozzák meg. Külföldi könyvek, A feldolgozásra kerülő dokumentumok forrásai A szerzeményezők által beszerzett külföldi dokumentumok. A feldolgozásra átadott dokumentumok a megrendeléshez szükséges minimális adatokkal szerepnek a katalógus acq-tmp elnevezésű munkafájljában, a feldolgozás során ezeket az adatokat egészítik ki. A beszerzett dokumentumokat az olvasó mindaddig nem látja, amíg a teljes bibliográfiai leírás el nem készül, és a tétel bekerül az on-line katalógusba. A formai feltárás elkészítése után a könyvek az osztályozókhoz kerülnek, a tartalmi feltárás és az ellenőrzés után a dokumentumokat még példányszintű ellenőrzésre átadják a szerzeményezőknek, akik a példánytárba megadják a megtalálhatóságot biztosító szakcsoport és cutter számokat. (Ez honosításnak tekinthető, tulajdonképpen a fogadó könyvtárnak kellene megtennie, a hagyományok miatt a központi könyvtár könyvei esetében a feldolgozáson történik.) A dokumentumok ezek után az átadóhoz kerülnek, aki kinyomtatja a jelzeteket, és listával átadja a raktári osztálynak. A dokumentum beszerzés menete: Hazai dokumentumok A feldolgozó csoport hétfőn átadja – az on-line katalógusban már szereplő - könyveket a beszerzéssel foglalkozó kollégának. Hétfőtől-szerdáig ezekre a könyvekre a központi könyvtárszakmai osztályai igényeket jelentenek be. Ez egy un. könyvkísérő jegyzék kitöltésével, illetve 2002. október 15-től a Corvina rendszer ACQ moduljában történik. A javaslatok alapján a magyar könyvek beszerzését végző kolléga behasonlítja a címeket a számítógépes katalógussal, ezt követi a döntés a beszerzésről (csütörtökön, szerzeményezési bizottság megbeszélése alapján) Rendeléskészítés és a rendelés elküldése (csütörtök-péntek) A megrendelendő példányokról jegyzék készül, ami elküldhető postai úton vagy e-mailben. A rendelés megtehető on-line módon is (Könyvtárellátó), ekkor nem megrendelő levél megy, hanem a honlapon jelezzük a megrendeléseket. A rendelésre (on-line) a Könyvtárellátó esetében 60 nap elteltével érkeznek a könyvek. Fókusznak elküldött rendelések esetében 3 nap elteltével. 54

Gyorsítja a beérkezést, ha a rendelési jegyzék alapján személyesen vásárlunk a KÓDEX Könyváruházban. Ekkor a vásárlást követő 1-2 napban beérkeznek a könyvek. Átvétel, állományba vétel 1-2 nap (mennyiségtől függően). Átadás (polcra kerülés) 3. nap. A könyvek polcra kerülése magyar nyelvű dokumentumok esetében (A Fókusz és a személyes vásárlás esetében) - A feldolgozástól a polcra kerülésig: 8-10 nap - A megrendeléstől a polcra kerülésig: 10-15 nap Példa: A rendelés készítésének dátuma: 2004.03.04. Rendelve 134 cím. A beérkezés dátumai: 2004.03.08 és 2004.03.11. A rendelés teljesítése: - Beérkezett 120 cím - Lemondva: 8 cím - Nem érkezett be 8 cím Polcra kerülés: 2004. 03.11- 03.22 A vizsgálat időpontja 2004. 04.20. Külföldi dokumentumok beszerzése Az osztályok által leadott kéréseket behasonlítjuk a számítógépes katalógussal, és döntünk a beszerzendő könyvekről. A jóváhagyott tételeket lekeressük a kereskedelmi adatbázisokban (PREMIER, interneten elérhető on-line katalógusok), hogy a könyvtár számára a könyvpiacon található legkedvezőbb áron szerezzük be a címet. Rendeléskészítés: A rendelés az adatbázisokból kinyomtatott, illetve a JavaACQ megrendelési jegyzékének elkészítésével történik, amelyeket postai úton, faxon e-mailben, illetve Interneten továbbítunk a szállítónak A szállítás külföldi könyvek esetében a megrendeléstől számítva 15 naptól - 150 napig terjedhet, (attól függően, hogy a megrendelt könyv éppen kapható- e külföldi kereskedőknél, kiadóknál, vagy várni kell az újranyomtatásra. A szállító a beérkezés várható dátumáról minden esetben tájékoztat. Beérkezés, állományba vétel. Átvétel számla alapján 1. nap. Az osztályok megnézik a beérkezett könyveket, ezt követi a döntés arról, melyik könyv hová kerüljön.(2-3 nap) Állományba vétel 4. nap, átadás feldolgozásra. Leíráskészítés, osztályozás, átadás 60-90 nap. A rendelés teljesítése: Példa: A rendelés dátuma: 2003.09.16. Rendelve 63 mű Beérkezve: 62 mű A beérkezés dátuma: 2003. 11.03 Rendelés alatt 2004. 04. 20-án 1 db mű. 55

A feltárás szintje 2004 04. 20-án: - teljes leírás 31 cím - rövid leírás 32 cím Átadva 04. 20-án: 31 cím. A magyar és idegen nyelvű könyvek – eltérő intervallumú - polcra kerülésének munkaszervezési okai: -

i

A magyar könyvek előnyt élveznek. Az olvasó látja a könyvesboltok kirakatában az új könyveket, ezt követően keresik a könyvtárakban A külföldi könyvek esetében csak a katalógusba mentés idejétől látszik a könyv, a könyv státusza Feldolgozás alatt, az olvasó csak ekkor értesül arról, hogy a mű beszerzésre került, az értesüléstől a polcra kerülésig nem telik el sok idő.

Az SZMSZ az alábbi rétegek könyvtári ellátását határozza meg:

5.§.

A FSZEK a települési könyvtári ellátás alapfeladatai körében

- könyvtári szolgáltatásokkal támogatja a fővárosi lakosság tanulmányait és önművelését, információt nyújt a mindennapi ügyek intézéséhez, hozzájárul a szellemi felüdüléséhez, szakirodalommal és tájékoztatással elégíti ki a helyismereti érdeklődést, segíti a kutatómunkát, - a főváros területén gondoskodik a nemzetiségi lakosság könyvtári ellátásáról, - részt vesz a könyvtárközi dokumentum-ellátásban, - egyes szakterületeken vagy ismeretágak területén kiterjedtebb gyűjtést, információs tevékenységet folytat… 6. §

A tudományos és szakkönyvtári ellátás feladataiban:

- országos feladatkörű szakkönyvtárként együttműködik a tudományos és szakkönyvtári ellátás intézményeivel, valamint a könyvtári rendszer minden egyéb tagjával, -

szakirodalmi és szakinformációs szolgáltatásokat nyújt, az országos dokumentumellátó rendszer tagjaként részt vesz a hazai dokumentum- és információcserében…

56