From Paper to a Paperless Data Management Environment with ilES ELN
05 april 2016, Gerdina Kroes-Draaijer
Organogram WUR Raad van Toezicht Raad van Bestuur Concernstaf Agrotechnology & Food Sciences Group
Animal Sciences Group
Environmental Sciences Group
Facilitair Bedrijf Plant Sciences Group
Wageningen University
Social Sciences Group
Wageningen International Agrotechnologie & VoedingsWetenschappen
Dierwetenschappen
Omgevingswetenschappen
Plantenwetenschappen
Maatschappijwetenschappen Wageningen Academy
Contract Research Organisatie Food & biobased Research
Livestock Research Central Veterinary Institute
Alterra
Plant Research International
LEI
Praktijkonderzoek Plant & Omgeving
Centre for Development Innovation
IMARES
RIKILT (voedselveiligheid)
Organogram Centraal Veterinair Instituut Directeur Ludo Hellebrekers
Stafafdelingen Kees-Jan Groen
Dierverzorging & Biotechniek Henk Sloetjes
Infectie Biologie
Bacteriologie & Epidemiologie
Diagnostiek & Crisisorganisatie
Virologie
Paul van den Wijngaard
Hendrik-Jan Roest
Eefke Weesendorp
Riks Maas
Afdeling Dierverzorging en Biotechniek
Planning, Organisatie, uitvoering van dierexperimenteel onderzoek t.b.v. onderzoeksclusters van CVI, ASG en i.o.v. derden
Doen van dierproeven is verboden, tenzij........................
Vergunning CCD Studieplan Na advies DEC & IvD
Afdeling Dierverzorging en Biotechniek
Productie en/of aankoop van gekwalificeerde proefdieren en hiervan afgeleide producten
Beheer van dierproefaccommodaties Runderweg Lelystad: SPF/CD-CD t/m BSL1 Houtribweg Lelystad: t/m hBSL3 (RVFV) en vBSL4(MKZ)
Afdeling Dierverzorging en Biotechniek 1 systeem dat alle ‘Producten’ van DB omvat.
DPC
PLANNING
PROEFBOEK
Software programma
ARCHIEF
Papieren registratie Proefregistratie op papier in zgn. proefboeken (Losbladig of ingebonden)
Formulieren gegenereerd in Excel Microsoft Office Papieren registratie geaccepteerd (GLP) Ondersteund door document beheer systeem
Papieren registratie Voordelen Formulieren beperkt door beheerde uitgave. Binnen DB geaccepteerd en iedereen was bekend met de formulieren en het invullen hiervan ‘Proefboek’ een begrip Proefboek is ‘tastbaar’ Geen WIFI en extra hardware nodig in faciliteiten
Papieren registratie Nadelen Niet elk handschrift is even leesbaar Inzage alleen op locatie mogelijk (dierruimte) Samenstellen proefboeken veel werk en weinig flexibel bij bijvoorbeeld verlenging en/of aanpassing experiment Geen back-up van de gegevens gedurende de in ‘life fase’. Data wordt na afloop overgetypt kans op fouten! extra werk!
User Reguirement Specifications
Papieren workflow digitaliseren
Invulvrijheid door invoerder beperken (verplichte velden)
Audit module. Achter de schermen altijd in te zien wie welke gegevens heeft ingevoerd.
Software moet herkenbaar zijn voor de gebruiker!! Sneller en gestructureerd data kunnen invoeren Aantal formulieren beperken, maar door keuzelijsten wel meer proef specifiek maken.
User Reguirement Specifications
Data makkelijk(real time) oproepbaar Digitale data omzetten naar Excel onderzoeker direct berekeningen kan doen
Alle wijzigingen zijn oproepbaar. (Wie, wat, waar, waarom en tijdstip)
Web based systeem: zodat iedere medewerker op elke
locatie binnen WUR kan inloggen om gegevens in te zien
Doel behalen door.......
Meerdere bedrijven uitnodigen Onze wensen en eisen voorleggen Keus gevallen op........
Binnen de afdeling projectteam samengesteld.
12
Project uitgevoerd in fasen 1. Functioneel ontwerp opstellen o.b.v. URS 2. Uitwerken FO, configureren van formulieren en software iVention 3. Demonstraties aan projectteam, testen systeem, uitvoeren testplan 4. Installatie van geconfigureerd Framework 5. Training projectteam 6. Projectteam inrichten systeem en configureren formulieren
7.Parallelle registratie papier en digitaal (2013) van een paar experimenten!
Project uitgevoerd in fasen 8. Gebruikers: Issues, bugs, changes communiceren naar projectteam Ivention
9. Release (3.5) overeenkomend met URS bevriezen en valideren.
10.Validatie E-Proefboek conform GAMP 5-V model. GO LIVE (01-04-14)
Risico’s N.a.v. validatie:
Gebruiker kan verkeerd project vullen wanneer er meerdere experimenten in 1 ruimte lopen
Onderzoeker kan ook andere projecten inkijken Bij uitval server kan max 1 dag data verloren gaan
Risico’s DAAROM:
High availability back-up (iedere 10 minuten) Inbouwen processstations (Release 4.2)
Ervaringen tot nu toe
Positieve cultuuromslag bij gebruikers
Onderzoekers meer betrokken door de ‘Alleen lezen functie’
Onderzoekers zijn content met rapportages. Ze kunnen direct beschikken over de gegenereerde data efficiënt
Meer gestandaardiseerde formulieren Tussentijdse QC check meer toegankelijk zonder dierruimte te betreden
Tevreden? Nee, dat nooit... PROCESSSTATIONS PLANNING
Ruimteplanning/bezetting per locatie Personeelsplanning Competenties, aan en afwezigheid van de medewerkers Ter vervanging van de Excel Planningskalender
DIERPROEF CALCULATIE SYSTEEM
En meer...... Innovatie
Metingen rechtstreeks in iVention door apparatuur te koppelen.
Bijvoorbeeld: Weegschalen Infrarood bluetooth thermometers (testfase) Digitale schuifmaten
Demonstratie iVention LES/ELN Release 3.5
20
