FREELANCERS. Betalingen aan personen niet in loondienst. Colofon. datum Februari Auteurs Fiscaliteitenteam

“FREELANCERS” Betalingen aan personen niet in loondienst

Colofon datum Februari 2012 Auteurs Fiscaliteitenteam

datum Februari 2012 pagina 2 van 73

Inhoudsopgave

1

Inleiding

4

2 2.1 2.2

Interne afspraken Functionarissen Verantwoordelijkheid en risico

6 6 7

3

Beslisboom

8

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Beoordeling arbeidsverhoudingen Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch Fictieve dienstbetrekking (fiscaal) en rechtsvermoeden (juridisch) Detachering Overige werkzaamheden Identificatieplicht en identiteitsbewijs

11 11 13 13 13 14

5 5.0 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.3 5.4 5.4.1 5.5 5.6 5.7 5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.8 5.9 5.10

Freelancers Inleiding Toelichting beslisboom SCHEMA 1 SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum SCHEMA 3 Activiteiten niet binnen het onderwijscurriculum Ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum Algemeen VAR-WUO (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen) VAR-DGA (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen) VAR-loon VAR-ROW Detachering Vijf-dagdelenregeling Gastdocenten Korttijdelijke Ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding Gecommitteerde Student Simulatiepatiënt Buitenlandse freelancer Onkostenvergoeding Verstrekkingen (loon in natura)

16 16 18 18 19 20 21 21 23 23 24 24 24 25 25 25 26 26 27 27 28 28 30 30

6 6.0 6.1 6.2 6.3 6.4

Procesbeschrijvingen Algemeen IB-47 betalingen Artiest Korttijdelijke Factuurverwerking via DFS-F

31 31 35 38 39 42

7 7.1 7.2 7.3 7.4

Werkzaamheden per functionaris Voorbereiding kennismakingsgesprek freelancer Kennismakingsgesprek freelancer Declaratieformulier ontvangen van Freelancer Factuur ontvangen van Freelancer

45 45 45 46 47

Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


8

Begrippenlijst

49

9

Belangrijke links

52

Bijlage 1

Ondersteuning

53

Bijlage 2

Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten

54

Bijlage 3

Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijf-dagdelen regeling

55

Bijlage 4

Informatiebrief

56

Bijlage 5

Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten

59

Bijlage 6

Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten

61

Bijlage 7

Tekst facultatieve artikelen in Overeenkomst tot Opdracht

63

Bijlage 8

Bevestigingsbrief

66

Bijlage 9

Declaratieformulier

67

Bijlage 10 Afspraken-/declaratieformulier Promostudent

70

Bijlage 11 Lijst grote bedrijven

71

Bijlage 12 De (bestuurlijke) activiteiten

72

Bijlage 13 Loonheffingsverklaring

73



1

Inleiding

Binnen Avans worden regelmatig incidentele werkzaamheden uitgevoerd. Hiervoor wordt regelmatig gebruik gemaakt van “freelancers”. Het begrip “freelancer” heeft echter geen formele status, fiscaal noch arbeidsrechtelijk en is eigenlijk een verzamelbegrip voor talloze situaties. Hierdoor is er in de praktijk onduidelijkheid over welke regels in welke situatie gelden (en over hoe regels moeten worden toegepast). Historie In de loop van 2003 heeft de belastingdienst een onderzoek gestart naar de wijze waarop de fiscale regels worden toegepast binnen Avans. Daaruit is het document “convenant en vaststellingsovereenkomst” (afgekort als convenant) voortgekomen tussen de belastingdienst en Avans. Onder dit convenant ligt het vertrouwen van de belastingdienst dat Avans op correcte wijze, dat wil zeggen conform weten regelgeving haar arbeidsrelaties beoordeelt. Dit betekent dat het grootste deel van de werkzaamheden binnen Avans plaatsvindt op grond van een gezagsrelatie met Avans ofwel een arbeidsovereenkomst. Gebleken is dat ongeveer twee procent van de vergoedingen wordt uitbetaald zonder inhouding van loonheffingen. Uitgangspunten convenant 2006 Uitgangspunt van het Convenant is dat er sprake is van een gezagsrelatie als de werkzaamheden persoonlijk moeten worden verricht, de werkzaamheden verricht worden binnen het organisatorisch kader van Avans en/of landelijke (onderwijs)kaders op het gebied van bijvoorbeeld accreditatie en Avans de werkzaamheden mag beoordelen. Het feit dat docenten hun taken veelal zelfstandig en naar eigen inzicht kunnen en zullen uitoefenen doet aan het voorgaande niet af. En het feit dat docenten diverse en gevarieerde taken of rollen kunnen hebben – zoals projectleider, stagebegeleider, coach, supervisor, onderwijsontwikkelaar of interim-directeur – doet aan het uitgangspunt evenmin iets af. Alleen heel specifieke werkzaamheden en/of in specifieke situaties, die hierna worden uitgewerkt, kunnen op grond van een overeenkomst tot opdracht worden uitgevoerd. Avans dient bovendien te bewaken dat de verhouding tussen betalingen die in de loonheffingen betrokken zijn en de betalingen die dat niet zijn, hooguit twee procent van de totale loonsom, gehandhaafd blijft. De afspraken met de belastingdienst zijn bedoeld om een stuk duidelijkheid te creëren voor de praktijk en risico’s voor Avans uit te sluiten. Deze afspraken zullen en mogen er niet toe leiden dat er doelbewust meer OTO’s worden afgesloten. Daarnaast is afgesproken dat er regelmatig geëvalueerd zal worden hoe de afspraken worden toegepast en nagekomen. Uiteraard is het van belang dat de regelgeving bekend is bij elk van de functionarissen die bij deze materie betrokken zijn. Het begint bij de directeur van een bedrijfsonderdeel of inzetcoördinator die de gesprekken voeren met de beoogde kandidaat voor bepaalde werkzaamheden. In of zelfs vóór dat gesprek dient de vraag te worden beantwoord wat de Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


aard van de werkzaamheden is en of er sprake is van een gezagsverhouding. Dit bepaalt immers de aard van de overeenkomst. In deze handleiding wordt uitvoerig aandacht besteed aan dit criterium. In discutabele gevallen kunnen de functionarissen terecht bij de ondersteuningsteams zoals in hoofdstuk twee staat beschreven. Daarnaast wordt in hoofdstuk twee nader ingegaan op de interne afspraken met daarin aandacht voor de aansprakelijkheid voor de naheffingsaanslagen. Uitgangspunten afspraken met de belastingdienst voorjaar 2010 Bij de beoordeling van arbeidsrelaties wordt een onderscheid gemaakt tussen activiteiten binnen het curriculum (zijnde onderwijsactiviteiten) en buiten het curriculum. Onderwijsactiviteiten leiden, behoudens de uitzonderingen, tot een dienstbetrekking en inhouding van loonheffingen. Uitzonderingen hierop kunnen zijn: VAR DGA/WUO, detacheren, de vijf-dagdelenregeling en crediteuren op de lijst grote crediteuren. Activiteiten buiten het curriculum (geen onderwijsactiviteiten) die door een onderneming worden uitgevoerd en waarvan de afspraak voor de uitvoering met de onderneming worden gemaakt, mogen gefactureerd worden. Indien er geen sprake is van een onderneming en er is geen gezagsrelatie, dan wordt naast de betaling ook een IB47 opgaaf gedaan. Dit geldt ook voor activiteiten waarop de 5-dagdelenregeling (5.4 Vijf-dagdelenregeling) van toepassing is. Handleiding in het kort Hoofdstuk twee geeft de interne afspraken weer. In hoofdstuk drie is de beslisboom opgenomen. Deze stelt de gebruiker in staat op een eenvoudige wijze vast te stellen of er van een “freelancer” sprake is en welke procedure er gevolgd moet worden. In hoofdstuk vier wordt ingegaan op de beoordeling van de arbeidsverhouding. In hoofdstuk vijf wordt inhoudelijk ingegaan op de diverse soorten Freelancers. Hoofdstuk zes bevat de procesbeschrijvingen. In hoofdstuk zeven is specifiek aangegeven welke functionarissen welke verantwoordelijkheden hebben, te beginnen bij de intake (verantwoordelijkheid directeur) en eindigend bij de betaling. In hoofdstuk acht worden de gebruikte begrippen toegelicht met daaropvolgend de belangrijke links in hoofdstuk negen. Status en versie van de handleiding De College van Bestuur stelt deze handleiding vast en deze is daarmee bindend voor de organisatie. Deze handleiding zal regelmatig vernieuwd worden omdat de wetgeving voortdurend aan verandering onderhevig is. Het fiscaliteitenteam zal ervoor zorgen dat de juiste versie van het document op Intranet/Blackboard wordt geplaatst. Voor de organisatie is de op Intranet/Blackboard geplaatste versie de vigerende. Uiteraard zal worden gemeld dat de bestaande versie wordt vervangen.



2

Interne afspraken

In dit hoofdstuk wordt kort aangegeven welke functionarissen binnen Avans een rol spelen bij werkzaamheden van freelancers. Tevens wordt de interne risicoverdeling beschreven.

2.1

Functionarissen

Het geheel van wetten en regelingen is niet alleen ingewikkeld maar is regelmatig aan verandering onderhevig. Het is niet efficiënt dat alle wijzigingen die er op dit gebied plaatsvinden door alle betrokkenen worden gevolgd. Dit is toevertrouwd aan één of enkele medewerkers (het fiscaliteitenteam) die hun specialistische kennis uitdragen aan de medewerkers die uitvoering moeten geven aan de regels (de ondersteuningsteams), de directies (die immers primair verantwoordelijk zijn voor de activiteiten binnen de bedrijfsonderdelen) en de door de directies benoemde decentrale functionarissen die de intake verzorgen. Alle genoemde betrokkenen hebben een eigen verantwoordelijkheid om hun kennis van de relevante (interne en externe) regelgeving continu op peil te hebben en te houden! Het freelance traject start bij de intake door de directeur en/of de door hem aangewezen functionarissen (inzetcoördinatoren) (bijlage één). Zij dienen over voldoende basiskennis te beschikken om het afsprakenformulier te kunnen invullen en te kunnen bepalen of er sprake is van een gezagsrelatie of niet. Zij kunnen daarbij een beroep doen op de ondersteuningsteams die binnen de Diensteenheid Financiën en Studentenadministratie (afgekort als DFS) en Diensteenheid Personeel & Organisatie (afgekort als DP&O) zijn gevormd: 1. De eerste lijnsondersteuning wordt geboden door de P & O adviseur. De directeur en/of zijn decentrale functionaris kan met vragen over de fiscale en arbeidsrechtelijke aspecten van arbeidsverhoudingen binnen zijn bedrijfsonderdeel terecht bij zijn P & O adviseur(bijlage één). 2. De tweede lijnsondersteuning bestaat uit de coördinatoren (bijlage één). De P&O-adviseur en decentrale functionaris kunnen bij de coördinatoren terecht met hun vragen. Dit betreft de coördinatoren van Personeelsadministratie, DFS Service Unit Financiën (DFS-F) en DFS Salarisadministratie (DFS-Sal). 3. De derde lijnsondersteuning wordt geboden door het fiscaliteitenteam (zie bijlage één). Vragen die de P&O-adviseurs en de coördinatoren zelf niet kunnen beantwoorden, kunnen zij voorleggen aan het fiscaliteitenteam. Het fiscaliteitenteam zal daarnaast zorg dragen voor training van de medewerkers op de toepassing van de belastingwetten binnen Avans.



2.2

Verantwoordelijkheid en risico

Uitgangspunt is dat alle bedrijfsonderdelen zich houden aan de fiscale richtlijnen die door het fiscaliteitenteam zijn opgesteld. Er geldt hier een zero tolerance. Jaarlijks zal DFS Planning & Control de toepassing van de richtlijnen door de bedrijfsonderdelen toetsen. De directies kunnen zich in geval van twijfel laten adviseren door het fiscaliteitenteam. Indien de directies zich houden aan de richtlijnen en de door het fiscaliteitenteam verstrekte schriftelijke adviezen opvolgen, dan ligt het fiscale risico op hogeschoolniveau. Wanneer de directies echter de richtlijnen niet (geheel) naleven of in strijd handelen met de schriftelijke adviezen van de ondersteuningsteams, dan ligt het financiële risico bij de betreffende bedrijfsonderdelen. De toepassing van de procedures zal periodiek worden getoetst en gerapporteerd.



3

Beslisboom

Onderstaande beslisboom is een tool om te kijken hoe de werkzaamheden juridisch en fiscaal gekwalificeerd moeten worden

Schema 1 Beoordelen arbeidsverhoudingen Start

Ja

Reeds in dienst bij Avans

Afspraken formulier

Proces werving en selectie

(voor arbeidscontracten)

nee

Niet nader uitgewerkt

Ja

Wordt er een arbeidscontract aangeboden H.4.1

Afspraken formulier

Proces werving en selectie

(voor arbeidscontracten)

nee

Dezelfde werkzaamheden eerder in dienstbetrekking bij Avans

Niet nader uitgewerkt

Ja

Ja

Inzet via artiesten bureau

nee

Ja

nee

Is er een VAR WUO of VAR dga

Ja

nee

Afsprakenformulier

Betreft het een artiest

Afsprakenformulier

nee

* Indien belang >€20.000 inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging) Contract: Inkoop* Inhoudingsplichtigen verklaring factuur

Contract: Inkoop* factuur

Neem contact met de salarisadministratie

Werkzaamheden Binnen curriculum H.4.1

Ja

ALTIJD: afsprakenformulier freelancers invullen

nee

Naar Schema 3

Hyperlinks paragraaf : 4.1 Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst

Naar Schema 2


Schema 2 Activiteiten binnen onderwijscurriculum!!!! van Schema 1

Altijd ook afsprakenformulier invullen

Betreft rechtspersoon, bijv. BV, NV, Stichting, Vereniging? H.5.1.2

nee

Indien belang >€20.000 inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. Bij detachering altijd contract. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging)

*

Ja Op lijst grote bedrijven? Bijlage 10

Ja

nee

nee

Ja

nee

Factuur H.6.5

Ja

Kopie ID-bewijs inleveren

Het betreft een werknemer (geen Dga) (DGA zie H.5.2.3)

Is er een VAR, DGA? Zie H.5.2.3

Contract: Inkoop* of detachering H.5.3

Proces crediteuren H.6.5

Ja


VAR, WUO H.5.2.2

nee

Proces crediteuren H.6.5

Factuur

≥ 3 maanden nee criterium

ID bewijs

Ja

VAR (WUO of DGA)

OTO WUO of DGA


binnen vijf-dagdelen regeling? bijl 3 en H 5.4

Ja

Declaratie

Proces IB 47 H.6.1

Geldig ID bewijs

nee Proces korttijdelijke (verlonen) H.5.5/H.6.4

≥ 3 maanden criterium

nee

Ja Arbeidsovereenk. Loonheff.verkl. (bijl. 12)

Declaratie Loonheff.verkl (bijl. 12) Geldig ID bewijs

Geldig ID bewijs

Hyperlinks paragraaf 5.1.2 SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum paragraaf 5.2.2 VAR-WUO (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen)paragraaf 5.2.3 VAR-DGA (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen) paragraaf 5.3 Detachering paragraaf 5.4 Vijf-dagdelenregeling paragraaf 5.5 Korttijdelijke paragraaf 6.1 IB-47 betalingen paragraaf 6.2 Artiest paragraaf 6.3 Korttijdelijke paragraaf 6.4 Factuurverwerking via DFS-F Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling Drie maanden criterium zie 5.5 Korttijdelijke Afsprakenformulier freelancers Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten Declaratie Bijlage 9 Declaratieformulier Lijst grote bedrijven Bijlage 11 Lijst grote bedrijven loonheffingsverklaring Bijlage 13 Loonheffingsverklaring



Schema 3 Activiteiten niet binnen onderwijscurriculum!!!!

* Indien belang >€20.000 inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. Bij detachering altijd contract. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging)

Betreft het een onderneming? (KvK nr en BTW nr of VAR) H5.6

Ja

Proces crediteu ren H.6.5

nee

Factuur

Ja

Afsprakenformulier

van Schema 1

Contract: Inkoop* of detacheren H.5.3

Ja

factuur Rechtspersoon?

nee

nee ≥ 3 maanden criterium

Ja

Inkoop contract* of OTO VAR WUO Factuur

≥ 3 maanden criterium

Geldig ID bewijs

nee Bevestigingsbrief *

* Indien het een promostudent betreft wordt volstaan met het gecombineerde afspraken- / declaratie formulier Promostudent zie bijlage 10

Bij declaratie Kopie IDbewijs inleveren

Betreft het werkzaamheden bijl 2;H.5.7

Voor de behandeling van de student zie paragraaf 5.7.2

Ja

nee

binnen vijf-dagdelen regeling? bijl 3 en H 5.4

Proces IB 47 H.6.1

Ja

Geldig ID bewijs Declaratie formulier

nee Proces korttijdelijk (verlonen) H.5.5/H.6.4

Declaratie Loonheff.verkl (bijl 12) Geldig ID bewijs

Afsprakenformulier tbv Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenk. D4 Loonheff.verkl. (Bijl 12) Geldig ID bewijs

Hyperlinks 5.3 Detachering , 5.4 Vijf-dagdelenregeling , 5.5 Korttijdelijke , 5.6 Ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum , 5.7 Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding , 5.7.2 Student, 6.1 IB-47 betalingen , 6.2 Artiest , 6.3 Korttijdelijke , 6.4 Factuurverwerking via DFS-F , Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten , Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling , Drie maanden criterium zie 5.5 Korttijdelijke ,Afsprakenformulier freelancers Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten Declaratie Bijlage 9 Declaratieformulier loonheffingsverklaring Bijlage 13 Loonheffingsverklaring



4

Beoordeling arbeidsverhoudingen

Voordat een kandidaat een activiteit uitvoert binnen een bedrijfsonderdeel van Avans dient beoordeeld te worden op basis van welke overeenkomst er met hem kan worden samengewerkt. Er ontstaat een arbeidsverhouding tussen de kandidaat en Avans. Het is belangrijk om te weten of deze arbeidsverhouding dient te worden aangemerkt als een dienstbetrekking (er bestaat een feitelijke gezagsverhouding), een fictieve dienstbetrekking (er wordt fiscaal een gezagsverhouding aangenomen), een detachering, een opdracht of overige werkzaamheden. Dit is van belang voor de civielrechtelijke relatie tot Avans en voor de loonheffingen. Onder loonheffingen wordt verstaan loonbelasting, premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen.

4.1

Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch

Algemeen Het is van belang vast te stellen of er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale zin en/of een dienstbetrekking in juridische zin. Fiscaal Als er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale zin, dan moet Avans loonheffingen inhouden en afdragen. Van een dienstbetrekking in fiscale zin is sprake wanneer er persoonlijk arbeid wordt verricht op grond van een gezagsrelatie tegen een vergoeding. Bij de beoordeling door de fiscus wordt uitgegaan van de feitelijke omstandigheden waaronder de arbeidsverhouding zich afspeelt en niet van de “papieren“ contractvoorwaarden. Als er sprake is van een dienstbetrekking in juridische zin dan is dit een sterke aanwijzing dat er tevens een dienstbetrekking in fiscale zin is ontstaan.

Juridisch Voor de beoordeling of er sprake is van een dienstbetrekking in juridische zin wordt eveneens gekeken naar genoemde drie aspecten (gezagsrelatie, persoonlijke arbeid en beloning) en tevens of dit gedurende zekere tijd geschiedt. Daarbij wordt gekeken naar datgene wat partijen zijn overeengekomen en naar de feitelijke situatie. Indien deze van elkaar afwijken dan oordeelt de rechter (ook hier) op basis van de feitelijke situatie. Als er sprake is van een dienstbetrekking is het van belang te weten welke (arbeids)voorwaarden er op van toepassing zijn (zoals duur en omvang). Om die reden is het van belang dat Avans dit vastlegt in een arbeidsovereenkomst. In menig overeenkomst tussen kandidaat en opdrachtgever staan bepalingen als “deze overeenkomst is geen dienstbetrekking” of “deze overeenkomst leidt niet tot een gezagsverhouding”. Dergelijke “papieren tijgers” hebben geen waarde bij de beoordeling of er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale en juridische zin. Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


Er is sprake van een dienstbetrekking als de uitvoering van de overeenkomst feitelijk wordt geregeerd door een gezagsverhouding. Gezagsverhouding Hieronder volgen enkele voorbeelden van omstandigheden van feitelijke aard die van belang kunnen zijn bij de vaststelling van een gezagsverhouding: •

de werkzaamheden worden vervuld onder leiding van een leidinggevende;

•

er gelden werkinstructies voor de betreffende werkzaamheden, bijvoorbeeld in het onderwijs staat de opleidingsmethode, de inhoud, het rooster en het eindniveau vooraf vast;

•

de werkzaamheden worden verricht op een locatie van de opdrachtgever (Avans), waarbij de op die locatie geldende huishoudelijke regels in acht moeten worden genomen (arbeidstijd, pauze, verlofregeling);

•

er vinden regelmatig beoordelingsgesprekken plaats tussen de werknemer en de opdrachtgever;

•

de betreffende werkzaamheden zijn van essentiële betekenis voor de opdrachtgever.

Een voorbeeld van een duidelijke dienstbetrekking is een persoon die een docent komt vervangen die langdurig afwezig is. Dienstbetrekking bij Avans De belastingdienst stelt zich op het standpunt dat curriculum gebonden activiteiten altijd in een dienstbetrekking worden verricht, behoudens uit de beslisboom blijkende uitzonderingen. N.B.

Zowel in het competentiegerichte als in het modulair ingerichte onderwijs heeft/kan

een docent zeer uitlopende taken hebben naast het geven van contacturen; hij kan onder meer ook ingezet worden als projectbegeleider, stagebegeleider, mentor/coach, intervisie, supervisor, ontwikkeling van onderwijs e.d. Deze en andere activiteiten (Bijlage 3 Vijfdagdelen regeling) dienen te worden beschouwd als curriculum gebonden activiteiten. Daarom is het uitgangspunt dat bij medewerkers die werkzaam zijn binnen het reguliere dagen deeltijdonderwijs een dienstbetrekking met Avans is of wordt aangegaan, omdat op grond van de navolgende feiten er sprake is van een gezagsverhouding: •

De te verrichten arbeidsprestaties moeten persoonlijk door de zich daartoe verbonden hebbende persoon worden verricht;

•

Avans zorgt voor en stelt het organisatorisch kader vast waarbinnen docenten /medewerkers hun taak in de meest ruime zin moeten en kunnen uitvoeren en waar studenten de hun rechtens toekomende opleiding kunnen volgen.

•

Avans heeft de mogelijkheid om docenten te beoordelen.

•

Werknemers, die al een arbeidsovereenkomst hebben met Avans voor bepaalde werkzaamheden, staan op grond van de afspraken ook in dienstbetrekking tot Avans,



indien zij andere werkzaamheden verrichten voor dezelfde of andere academies van Avans. Kortom, diegene die al een dienstbetrekking hebben bij Avans mogen niet als freelancer komen werken, ook niet binnen een ander bedrijfsonderdeel. Een voorbeeld hiervan is een docent die een aanstelling van 0,6 fte heeft bij bedrijfsonderdeel X; deze mag niet als freelancer medewerkers gaan coachen bij bedrijfsonderdeel Y. In dat geval dient er een uitbreiding van de aanstelling plaats te vinden. Toch wordt er niet altijd een arbeidscontract aangeboden (zie 4.4 overige werkzaamheden).

4.2

Fictieve dienstbetrekking (fiscaal) en rechtsvermoeden (juridisch)

Fictieve dienstbetrekkingen zijn diverse arbeidsverhoudingen die arbeidsrechtelijk niet als dienstbetrekking worden aangemerkt, maar waarvan de fiscale wetgever heeft bepaald dat deze gelijkgesteld worden met een dienstbetrekking en onder loonheffingen moeten worden gebracht. Het gevolg van de aanwijzing als fictieve dienstbetrekking is dat Avans verplicht is om loonheffingen in te houden en af te dragen. Een vorm van deze fictieve dienstbetrekking, die relevant kan zijn voor Avans is “de stagiair”. Als een arbeidsrelatie fiscaal wordt aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking, kan dat duiden op een juridische dienstbetrekking doch dit hoeft niet zo te zijn. Artikel 7: 610a, BW bepaalt dat een arbeidsverhouding wordt vermoed een arbeidsovereenkomst te zijn: indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht (drie maanden criterium). In dit geval dient Avans een arbeidsovereenkomst op te stellen. Binnen Avans wordt hiervoor de tijdelijke arbeidsovereenkomst D-4 opgesteld. Alleen als er geen sprake is van een gezagsrelatie, mag er een opdracht overeenkomst worden aangegaan, maar dit moet vooraf getoetst worden door de jurist van Avans (maatwerk). Als de werkzaamheden binnen de genoemde grenzen van artikel 7: 610a BW blijven, dan is ook sprake van een opdrachtovereenkomst en dat wordt juridisch vastgelegd in het afsprakenformulier.

4.3

Detachering

Als de werkzaamheden worden verricht door een medewerker, die in loondienst is -en blijftbij een onderneming en die geen directeur grootaandeelhouder of eigenaar van die andere onderneming is, wordt dit beschouwd als een detachering. De afspraken tussen Avans en de onderneming worden vastgelegd in een detacheringovereenkomst.

4.4

Overige werkzaamheden

Er is sprake van overige werkzaamheden indien: Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


•

er sprake is van een dienstbetrekking en beide partijen wensen geen arbeidscontract, of

•

er is geen sprake van dienstbetrekking én geen fictieve dienstbetrekking én geen detachering.

De overige werkzaamheden kunnen geschieden door een ondernemer, een directeur groot aandeelhouder of een natuurlijk persoon. Deze categorie wordt aangeduid als freelancer en wordt hierna uitgebreid besproken. De categorie bestaat kort gezegd uit de volgende twee “groepen”: Activiteiten binnen het curriculum

•

o

Freelancer die fiscaal als ondernemer wordt aangemerkt (met VAR WUO of VAR DGA). Deze ondernemer stuurt een factuur.

o

Indien er sprake is van slechts één curriculum gebonden activiteit zoals in bijlage 3 (Bijlage 3 Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijf-dagdelen regeling) genoemd proces en het betreft 5 dagdelen of minder werkzaamheden (dan wel indien een beloning per stuk is afgesproken en de totale vergoeding niet meer dan € 1.000 per kalenderjaar bedraagt) afrekenen met IB 47 opgaaf. Als deze freelancer als gevolg van eerdere activiteiten de vijfdagdelen overschrijdt wordt vanaf dat moment verloond. Indien het meerdere curriculum activiteiten betreft, ook wanneer het vijf dagdelen of minder betreft, wordt er verloond.

o

freelancers met een VAR ROW en VAR LOON worden door Avans vanwege de risico’s voor Avans niet geaccepteerd, deze worden verloond.

Activiteiten niet binnen het curriculum

•

o

Freelancer die werkzaamheden verricht, die genoemd zijn in bijlage twee. In bijlage twee (Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) staat een lijst met werkzaamheden (uit het “convenant en vaststellingsovereenkomst”) welke aangeeft wanneer er geen sprake is van een gezagsverhouding; deze lijst is niet limitatief. Avans heeft afgesproken met de belastingdienst deze zo actueel mogelijk te houden.

o

Indien deze werkzaamheden door een onderneming uitgevoerd worden en de afspraken met de onderneming gemaakt zijn, stuurt de onderneming een factuur. Er is sprake van een onderneming indien deze een KvK nummer en een BTW nummer heeft. (Ingeval een ondernemer niet BTW-plichtig is, dient voor de beoordeling van het ondernemerschap een VAR wuo of dga overlegd te worden.)

o

Indien de werkzaamheden door een natuurlijk persoon uitgevoerd worden, stuurt deze een declaratie die via het IB 47 proces betaald worden.

4.5

Identificatieplicht en identiteitsbewijs

Wanneer geldt de identificatieplicht: 1. Bij indiensttreding bij Avans. (kopie maken van een paspoort of identiteitsbewijs en vaststellen door Avans van de juistheid) De identificatieplicht geldt voor iedereen die via de salarisadministratie wordt uitbetaald, d.w.z. werknemers, IB-47-ers etc. 2. Bij VAR WUO en VAR DGA (Idem) Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


N.B. 3. Op werkplek (Paspoort, ID bewijs, Europees rijbewijs) Avans mag aan iedereen die in de gebouwen van Avans vragen om zich te identificeren (d.m.v. een paspoort, een identiteitskaart of een rijbewijs). ID-bewijs Voor elke freelancer die via de salarisadministratie zal worden betaald en de freelancers met de juiste VAR geldt, ongeacht de categorie (behalve vrijwilligers) waartoe hij/zij behoort, dat voordat de freelancer begint met zijn werkzaamheden hij/zij een kopie van een geldig IDbewijs – een paspoort of een identiteitskaart inlevert. Het ID-bewijs moet geldig zijn op het moment van aanleveren. De voor én (bij identiteitskaart) achterzijde moet worden ingeleverd. De directeur/inzet coördinator controleert het ID-bewijs en dateert, parafeert de voorzijde (zowel paspoort als identiteitskaart) én achterzijde (alleen identiteitskaart) van het ID-bewijs. Voor alle duidelijkheid: Een rijbewijs is in deze gevallen géén geldig ID-bewijs. Een rijbewijs is alleen geldig als identificatie op de werkplek (in gebouwen van Avans) Waar in het vervolg wordt gesproken over een geldig ID-bewijs wordt dus een paspoort of een geldige identiteitskaart bedoeld.



5

Freelancers

5.0

Inleiding

Zoals al in hoofdstuk 4 beschreven is het standpunt van de fiscus dat curriculum gebonden activiteiten in beginsel in dienstbetrekking worden verricht omdat er dan sprake is van een gezagsverhouding. Dat betekent dat de beslisboom en ook het onderstaande over uitzonderingssituaties gaan. Freelance is een contractvorm waarbij een rechtspersoon/onderneming of een individu zich verbindt om een prestatie te leveren voor een opdrachtgever. "Freelance" is geen juridisch bestaande term. De vermelding “freelance-overeenkomst” heeft echter géén enkele waarde bij de beoordeling van de arbeidsverhouding op het bestaan van een dienstbetrekking. Juridisch gaat het hier meestal om een 'Overeenkomst Tot Opdracht (afgekort als OTO)'. Er is dan geen sprake van een werkgever, uitsluitend van een opdrachtgever oftewel geen dienstbetrekking. Iemand die freelance opdrachten aanneemt, wordt freelancer genoemd. Freelancer kan worden aangeduid als zelfstandige zonder personeel (afgekort als zzp'er) of als zelfstandige met personeel. Freelance arbeid verschilt van loondienst door: •

geen vast of langdurig dienstverband (een schriftelijk arbeidscontract);

•

geen verplichting tot persoonlijke uitvoering van de opdracht;

•

geen 'baas', die bepaalt hoe het werk zou moeten worden verricht, oftewel géén gezagsrelatie.

De werkwijze bepaalt een freelancer namelijk zelf; hij bepaalt ook wie het werk verricht (dat hoeft hij niet zelf te zijn). Een freelancer dient zelf (of zijn onderneming) zorg te dragen voor een aangifte inkomstenbelasting (IB) en afdracht van de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (ZVW) Afspraken formulier of bevestigingsbrief De afspraken worden in principe vastgelegd in overeenkomsten. Deze overeenkomsten worden opgesteld door DP&O. Avans accepteert geen andere overeenkomsten. Ten behoeve van opstellen van deze overeenkomsten wordt met de freelancer een afsprakenformulier opgesteld en door beiden ondertekend. In geval van incidentele kortstondige activiteiten worden de afspraken veelal telefonisch gemaakt. In dat geval wordt er voordat de werkzaamheden beginnen een bevestigingsbrief aan de freelancers gestuurd. Afsprakenformulier moet worden opgesteld, indien: •

Het werkzaamheden betreft binnen het onderwijs curriculum;

•

Het werkzaamheden betreft niet binnen het onderwijscurriculum door ondernemers;

•

Het werkzaamheden betreft niet binnen het onderwijs curriculum door niet ondernemers en die voldoen aan het drie maanden criterium.



Bevestigingsbrief sturen, indien: •

Incidentele kortstondige activiteiten (Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten);

•

Vijf dagdelenregeling niet binnen onderwijscurriculum

Met behulp van het afspraken formulier wordt, indien noodzakelijk, een overeenkomst tot opdracht (OTO) opgesteld. Binnen Avans wordt er onderscheid gemaakt in drie soorten OTO’s: 1. OTO VAR WUO; met degenen die een geldige verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR WUO) overleggen. (Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het drie maandencriterium (5.5 Korttijdelijke) kan met het afsprakenformulier worden volstaan.) 2. OTO VAR DGA; met degenen die een geldige verklaring arbeidsrelatie directeur grootaandeelhouder (VAR DGA) overleggen. (Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het drie maandencriterium (5.5 Korttijdelijke) kan met het afsprakenformulier worden volstaan.) 3. OTO Loon (t.b.v. VAR ROW en VAR loon); met degenen die kortstondige incidentele werkzaamheden komen verrichten gedurende die weliswaar niet voldoen aan het drie maandencriterium, maar waarbij partijen naast het afspraken formulier graag een OTO loon willen afsluiten. De OTO loon kan worden gebruikt in het uitzonderlijke geval dat er geen sprake is van een gezagsrelatie en wel wordt voldaan aan het drie maanden criterium. Dit is maatwerk en dient vooraf juridisch getoetst te zijn. Wanneer Avans een OTO Loon overeenkomt met de freelancer, is er geen garantie dat op enig moment in de toekomst door hetzij de opdrachtnemer (freelancer), hetzij de belastingdienst ( of UWV) wordt gesteld dat er feitelijk sprake is van een gezagsrelatie en dus van een dienstverband. Het arbeidsrechtelijke risico blijft enigszins beperkt indien een einddatum is overeengekomen en er op basis van de CAO HBO bepalingen geen sprake is van een vast dienstverband. Doch het financiële risico moet niet onderschat worden: betrokkene zal een (boven)wettelijke werkloosheidsuitkering kunnen ontvangen en hij kan zelfs aansluiting krijgen bij het pensioenfonds (waarbij zowel werkgever als werknemer de pensioenpremies met terugwerkende kracht moeten betalen). Het fiscaliteitenteam adviseert voorzichtig en met beleid om te gaan met de OTO Loon. Dit hoofdstuk is verder opgebouwd op basis van de beslisboom. De eerste paragraaf is een toelichting op het beslisschema. In de paragrafen daarna wordt een korte toelichting gegeven over het soort freelancer en welke gegevens de personeelsadministratie, DFS-F en DFS–SAL nodig heeft van die persoon. Daarnaast zal kort in het fiscaal kader de manier van vergoeding worden besproken met bijbehorende procedure. De toelichting begint in paragraaf 5.2 met de ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum, daarna in paragraaf 5.3 detachering. In paragraaf 5.4 wordt de vijf-dagdelen regeling besproken. In paragraag 5.5 wordt ingegaan op de korttijdelijke, waarvan sprake is als het langer dan vijf-dagdelen Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


betreft. In paragraaf 5.6 wordt ingegaan op ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum. De incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding wordt besproken in paragraaf 5.7. Hierin wordt ingegaan op de gecommitteerde, de student en de simulatie patiënt. In paragraaf 5.8 wordt ingegaan op de buitenlandse freelancer. Tot slot komen in paragraaf 5.9 en 5.10 de onkostenvergoeding en verstrekking in natura aan bod.

5.1

Toelichting beslisboom

5.1.1

SCHEMA 1

Alvorens het gesprek een met werknemer/freelancer aan te gaan dient de directeur/inzetcoördinator zich af te vragen of er sprake is een gezagsverhouding met bijhorende arbeidsovereenkomst. Indien het antwoord bevestigend is dan is er in beginsel sprake van een arbeidsovereenkomst en is de beslisboom niet meer van toepassing omdat dan de werving en selectieprocedure moet worden toegepast. Zie schema 1 beslisboom, beoordeling arbeidsverhoudingen. In paragraaf 4.1 (4.1 Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch) zijn de kenmerken van de gezagsverhouding toegelicht. Indien er in eerste instantie geen arbeidscontract wordt aangeboden, is de vervolgvraag of de freelancer dezelfde werkzaamheden eerder in dienstbetrekking bij Avans Hogeschool heeft uitgevoerd. Zo ja, dan is de beslisboom ook niet meer van toepassing, omdat er dan alsnog sprake moet zijn van een dienstbetrekking en de werving en selectie procedure moet worden toegepast. Is er geen sprake van een gezagsverhouding of van een arbeidsovereenkomst (in uitzonderingsgevallen) dan is de vraag of het een artiest betreft. Indien dat het geval is, dan is de vervolgvraag of de inzet plaatsvindt via een artiesten bureau. Is dat het geval dan moet er een afsprakenformulier worden opgesteld en moet er in ieder geval een inhoudingsplichtigenverklaring worden opgevraagd en worden gearchiveerd. Indien het belang groter is dan € 20.000 dan dient er daarnaast een inkoopcontract of een OTO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien de artiest niet via een artiestenbureau wordt ingezet en de betreffende artiest heeft een VAR-WUO of een VAR-DGA dan moet er een afsprakenformulier worden opgesteld, dient er een kopie ID-bewijs te worden geleverd en kan er worden gefactureerd. Ook hier geldt dat, indien het belang groter is dan € 20.000, dan dient er een inkoopcontract of OTO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien het een artiest betreft en hij/zij niet via een artiestenbureau wordt ingezet terwijl er ook geen sprake is van een VAR-WUO of VAR-DGA, neem dan contact op met de salarisadministratie. Is er geen sprake van een gezagsverhouding of van een arbeidsovereenkomst (in uitzonderingsgevallen) en er is ook geen sprake van een artiest dan dient de vraag beantwoord te



worden of het werkzaamheden betreffen die curriculum gebonden zijn of niet. Het antwoord op die vraag is bepalend voor het verdere gebruik van de beslisboom en kan luiden: •

Curriculum gebonden activiteiten: ja  ga verder met schema 2.

•

Curriculum gebonden activiteiten: nee  ga verder met schema 3.

Als de directeur/inzetcoördinator en freelancer besluiten een samenwerking aan te gaan dan dient het afspraken formulier opgesteld te worden. Dit afsprakenformulier (Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten of Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) dient de directeur/inzetcoördinator, indien van toepassing, vergezeld van andere formulieren door te sturen naar de P&O-adviseur. De P&O-adviseur controleert of het afsprakenformulier en eventueel bijgevoegde formulieren (in een aantal gevallen, zie beslisboom, ook een ID-bewijs) compleet en volgens afspraak conform de handleiding freelancers zijn ingevuld. De medewerkers van de personeelsadministratie stellen, indien de werkzaamheden voldoen aan het drie maanden criterium (5.5 Korttijdelijke), een OTO op aan de hand van het afsprakenformulier dat zij ontvangen van de P&O-adviseur en zij bewaren de gegevens centraal in mappen (in de toekomst wordt hier gebruik gemaakt van een digitaal archief).

5.1.2

SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum

U doorloopt het schema als volgt Is het een rechtspersoon? (Rechtspersoon 1: een juridische constructie waardoor een abstracte entiteit (organisatie) op kan treden als een persoon in het rechtsverkeer, gelijk een natuurlijk persoon dat kan doen. Dat wil zeggen, een rechtspersoon kan bezittingen en schulden hebben, contracten sluiten, rechtszaken aanspannen of aangeklaagd worden. Rechtspersonen zijn de BV, de NV, verenigingen en stichtingen.) Is het geen rechtspersoon, dan is de vraag of de natuurlijk persoon een VAR WUO kan overleggen. (zo ja, Zie proces Crediteuren/OTO, en factureren) Betreft het wel een rechtspersoon dan is de vervolgvraag: Is het een groot bedrijf dat is opgenomen op de lijst grote bedrijven? Indien het een onderneming betreft die op lijst met zogenoemde grote bedrijven Bijlage 11 Lijst grote bedrijven staat, mag er worden aangenomen dat er geen sprake kan zijn van een gezagsrelatie met Avans en dat deze werkzaamheden dus gefactureerd mogen worden. (Zie proces Crediteuren contract dienstverlening of detacheren zie §5.3. Is er wel sprake van een rechtspersoon, maar één die niet in de lijst grote bedrijven staat, dan is de vervolgvraag:

1

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


Is er sprake van een werknemer van de andere onderneming, zijnde niet een directeurgrootaandeelhouder? Zie voor het begrip directeur-grootaandeelhouder §5.2.3. Is het antwoord bevestigend, dan betreft het een werknemer, zijnde niet een directeurgrootaandeelhouder (Zie proces Crediteuren, contract dienstverlening of detacheren). Zo nee, dan betreft het een directeur-grootaandeelhouder, dan is de vervolgvraag: Is hij/zij in het bezit van VAR DGA? Als dat bevestigend beantwoord wordt, dan proces Crediteuren/OTO, en factureren toepassen. Is het antwoord nee, dan is de vervolgvraag: Is er sprake van de vijf-dagdelenregeling, conform Bijlage 3 (Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling)? Zie voor begrip vijf-dagdelenregeling §5.4. Deze vraag geldt ook voor de natuurlijk persoon zonder VAR-WUO. Indien de vijf-dagdelen regeling van toepassing is, dan proces IB-47 §6.1. Indien het niet voldoet aan de vijf-dagdelenregeling, dan is het proces korttijdelijke van toepassing (§5.5). Zie voor proces korttijdelijke §6.3. Hierbij komt de vervolgvraag aan de orde: Is er sprake van het drie maanden criterium? (zie §5.5) Indien daaraan wordt voldaan, dan is er sprake van een arbeidsovereenkomst. Indien daaraan niet wordt voldaan dan kan er een declaratie worden ingediend. 5.1.3

SCHEMA 3 Activiteiten niet binnen het onderwijscurriculum

U doorloopt het schema als volgt: Betreft het een onderneming (§5.6)? Zo ja, zie proces crediteuren en contract dienstverlening of detacheren (§5.3) De vervolgvraag is betreft het een rechtspersoon? Indien het antwoord ja is, dan kan er worden gefactureerd maar moet er een inkoopcontract of OTO ( indien het belang > € 20.000) of een detacheringcontract te worden opgemaakt en getekend. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.)



Indien het geen rechtspersoon betreft, dan is het onderneming van een natuurlijk persoon en is de vervolgvraag: voldoen de werkzaamheden aan het drie maandencriterium of is het belang > € 20.000? Indien dat het geval is dan dient er inkoopcontract te worden opgemaakt of een OTO VAR WUO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien dat niet het geval is, kan worden volstaan met het afspraken formulier en kan er gefactureerd worden. Indien het geen onderneming betreft, is de vervolgvraag, Voldoen de werkzaamheden aan het drie maanden criterium (zie §5.5) Zo ja, dan dient er een arbeidsovereenkomst te worden opgesteld met een loonheffingsverklaring en een geldig ID bewijs Zie §6.4 Zo nee, dan dient er een bevestigingsbrief te worden opgesteld en is de vervolgvraag, Betreft het incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding (§5.7), conform Bijlage 2(Bijlage 2 niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten). Zo ja, dan proces IB-47 (zie §6.1.) Zo nee, dan is de vraag of het incidentele kortstondige werkzaamheden binnen de vijf dagdelen regeling betreft? Zo ja, dan proces IB-47 (zie §6.1.) Zo nee, dan betreft het om het proces korttijdelijke (verlonen) en dient er naast de bevestigingsbrief ook een declaratie, een ID-bewijs en een loonheffingsverklaring te worden ingeleverd.

5.2

Ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum

5.2.1

Algemeen

Freelancers die hun werkzaamheden binnen het curriculum verrichten uit hoofde van hun onderneming en niet op basis van een gezagsverhouding, kunnen de fiscus verzoeken een verklaring af te geven, de verklaring arbeidsrelatie (VAR). Uitsluitend de VAR WUO en VAR DGA geven de opdrachtgever garantie dat de arbeidsrelatie (achteraf) fiscaal niet zal worden aangeduid als een gezagsrelatie. Een VAR ROW geeft de opdrachtgever de ruimte om zelf te toetsen of er fiscaal sprake is van een gezagsrelatie.



Teneinde te voorkomen dat Avans steeds individueel dient te toetsen of werkzaamheden binnen het curriculum al dan niet op basis van een gezagsverhouding worden verricht, is de volgende gedragslijn vastgesteld:

Gedragslijn: 1. Een freelancer moet voor werkzaamheden binnen het curriculum beschikken over een VAR WUO of VAR DGA, waarop de correcte, feitelijk verrichte, werkzaamheden moeten zijn beschreven; 2. Indien vóór aanvang van de werkzaamheden binnen het curriculum geen VAR WUO of VAR DGA wordt overgelegd en er is geen sprake van een detacheringsovereenkomst, dan wordt geacht een gezagsverhouding aanwezig te zijn en geldt hetgeen is uitgewerkt bij paragraaf 6.3 korttijdelijke (verlonen). 3. Een VAR ROW of een VAR Loon biedt Avans geen enkele fiscale garantie en wordt als zodanig niet geaccepteerd. Het is belangrijk dat de activiteiten die de ondernemer gaat uitvoeren en die beschreven zijn in de OTO overeenkomen met de werkzaamheden die in de VAR staan beschreven. Indien in de VAR andere werkzaamheden staan beschreven dan die persoon uitvoert binnen Avans, dan betekent dit dat de VAR niet geldig is en dient er verloond te worden. De personeelsadministratie zal aan de hand van het afsprakenformulier een OTO VAR-WUO of OTO VAR-DGA opstellen. Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het driemaanden criterium wordt er geen OTO opgesteld en kan volstaan worden met het getekende afsprakenformulier (tenzij beide partijen een OTO wensen). Verklaring arbeidsrelatie (VAR) Een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) wordt afgegeven door de belastingdienst aan (vermeende) ondernemers. In de VAR is het standpunt van de belastingdienst verwoord met betrekking tot de fiscale kwalificatie van de arbeidsrelatie. Een VAR kan dus het bewijs van “ondernemerschap” leveren (door de fiscus en UWV als zodanig erkend ) en dat er géén sprake is van een gezagsverhouding. Een VAR is een bewijsmiddel om aan te tonen dat de (vermeende) ondernemer specifieke arbeid mag verrichten vanuit de onderneming zonder dat voor de opdrachtgever (Avans) de verplichting ontstaat om loonheffingen in te houden en af te dragen. De freelancer dient de VAR minimaal vijf werkdagen voor aanvang van de werkzaamheden in te leveren bij Avans. Een VAR is digitaal aan te vragen bij de belastingdienst:

http://www.belastingdienst.nl/download/485.html.

Er bestaan vier verschillende soorten VAR: 1. Verklaring arbeidsrelatie Winst Uit Onderneming (VAR-WUO); 2. Verklaring arbeidsrelatie Directeur Groot Aandeelhouder (VAR-DGA). 3. Verklaring arbeidsrelatie uit dienstbetrekking (VAR-loon); deze verklaring wordt binnen Avans niet geaccepteerd. Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


4. Verklaring arbeidsrelatie Resultaat uit overige werkzaamheden (VAR ROW): deze verklaring wordt binnen Avans niet geaccepteerd. Het uitgangspunt bij de OTO is dat Avans alleen gebruikt gemaakt van VAR-WUO en VARDGA. Er gelden hierbij een aantal voorwaarden:



De omschrijving van de werkzaamheden in de verklaring komt inhoudelijk overeen met de werkzaamheden die de freelancer voor zijn opdrachtgever verricht en de tekst in de OTO.



De werkzaamheden worden verricht binnen de geldigheidsduur van de VAR. Een VAR is één kalenderjaar geldig (dus let op de vervaldatum van de VAR).



De opdrachtgever heeft de identiteit van de freelancer vastgesteld.



De opdrachtgever bewaart een kopie van de verklaring en van een, op het moment van ontvangst door Avans, geldig ID-bewijs bij zijn administratie. Die kopieën dienen voor aanvang van de werkzaamheden van de freelancer binnen te zijn bij Avans .

De freelancer mag alleen een factuur sturen als hij/zij aan de vastgestelde richtlijnen en documenten (afsprakenformulier, OTO, VAR en kopie ID-bewijs) heeft voldaan. In alle gevallen dat dit niet het geval is, worden de werkzaamheden verloond. Als de freelancer eenmaal verloond is, dan kan dit niet meer met terugwerkende gecorrigeerd. Vanaf het moment dat de juiste documenten zijn ingeleverd, kan gefactureerd worden. Als de freelancer moet worden verloond en geen ID-bewijs inlevert dan moet het anoniementarief worden toegepast. Het anoniementarief betekent 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen. Er mag hierbij geen rekening gehouden worden met de loonheffingskorting, maar ook niet met maximumpremieloon en de franchise bij de berekening van de verschuldigde op de premies werknemersverzekeringen. Voor de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet mag geen rekening gehouden worden met het maximum bijdrageloon. Kortom een hoop nadelen voor de freelancer maar ook voor Avans! Ter toelichting wordt hieronder kort ingegaan op diverse soorten VAR’s. 5.2.2

VAR-WUO (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen)

Als in de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de inkomsten worden aangemerkt als winst uit onderneming, dan heeft de opdrachtgever de zekerheid dat de opdrachtgever over de beloning aan de freelancer geen loonheffingen hoeft in te houden en af te dragen. Als de opdrachtgever en freelancer zich aan bovengenoemde voorwaarden houdt en zorgt voor de bijbehorende documenten kan een freelancer een factuur sturen naar Avans (6.4 Factuurverwerking via DFS-F). 5.2.3

VAR-DGA (Toelichting VAR 5.2.1 Algemeen)

Een VAR-DGA wordt door de belastingdienst omschreven als “Inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap”.



Een VAR-DGA wordt afgegeven aan iemand die werkzaamheden verricht voor rekening en risico van een in Nederland gevestigde vennootschap, waarvan die persoon directeur of grootaandeelhouder is. Fiscaal gezien dient die persoon tenminste vijf procent van de geplaatste aandelen in een vennootschap te hebben. Een VAR-DGA en bijbehorende documenten geven de opdrachtgever zekerheid dat de opdrachtgever geen loonheffingen hoeft in te houden en af te dragen. Als de opdrachtgever en freelancer zich aan bovengenoemde voorwaarden houdt en zorgt voor de bijbehorende documenten kan een freelancer een factuur sturen naar Avans (6.4 Factuurverwerking via DFS-F). 5.2.4

VAR-loon

Als in de verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de vorm van inkomsten als loon worden aangemerkt, dan biedt de VAR uw opdrachtgever geen keuze over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Avans wil geen risico’s lopen en daarom wordt deze VAR niet geaccepteerd. Dat betekent dat de freelancers met VAR-loon worden verloond (6.3 Korttijdelijke). 5.2.5

VAR-ROW

Als in de verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de inkomsten als resultaat uit overige werkzaamheden worden aangemerkt, dan biedt de VAR de opdrachtgevers geen zekerheid over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Avans accepteert geen VARROW omdat zij geen zekerheid krijgt van de belastingdienst. Indien een freelancer met deze verklaring komt dan dient het bedrijfsonderdeel duidelijk aan te geven dat deze persoon binnen de Avans verloond wordt (6.3 Korttijdelijke).

5.3

Detachering

Werkzaamheden die worden verricht door een “natuurlijk” persoon die in loondienst is bij een andere werkgever/rechtspersoon, zijnde geen directeur groot aandeelhouder, worden gedetacheerd. Tussen Avans (inlener) en de werkgever van de freelancer (uitlener) worden afspraken vastgelegd in een afsprakenformulier en aan de hand daarvan een detacheringsovereenkomst opgesteld. De werkgever stuurt een factuur met BTW en de afwikkeling daarvan vindt plaats bij DFS-F. Er zijn uitzonderingen waarbij geen BTW in rekening hoeft te worden gebracht maar hier zijn strikte voorwaarden aan verbonden. Als dit voorkomt, dient contact opgenomen te worden met het fiscaliteitenteam. Fiscaal kader Er is geen sprake van een dienstverband met de Avans. Er is een dienstverband tussen freelancer en de uitlener. De uitlener zorgt voor de inhoudingen van de freelancer en stuurt een factuur voor de geleverde diensten. Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


Procedure 6.4 Factuurverwerking via DFS-F

5.4

Vijf-dagdelenregeling

Onder de vijf-dagdelenregeling wordt verstaan freelancers die uitsluitend één van de in bijlage drie, onder de vijf-dagdelenregeling genoemde activiteiten en werkzaamheden uitvoeren binnen een academie van Avans voor vijf dagdelen of minder per kalenderjaar. Voor de freelancers die in deze categorie vallen wordt er van uitgegaan dat er geen gezagsverhouding aanwezig is en daarom kunnen we volstaan met een IB-47. Indien er geen urenvergoeding is afgesproken maar een bedrag per stuk dan geldt een maximumbedrag van € 1.000,- per kalenderjaar. De beoordeling vindt plaats per academie. Een gastdocent (§5.4.1) is een voorbeeld van een freelancer die onder de categorie vijfdagdelenregeling valt, in bijlage drie (Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling) staan nog meer voorbeelden, deze lijst is geen limitatieve opsomming. 5.4.1

Gastdocenten

Deze categorie wordt gevormd door personen die uit hoofde van hun specifieke deskundigheid, zelfstandig en naar eigen invulling werkzaamheden verrichten voor maximaal vijf dagdelen per jaar. Avans heeft hier niet de bevoegdheid om aanwijzingen te geven over de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden verricht. Aanwijzingen over tijdstip en/of locatie zijn mogelijk. In geval van ziekte of verhindering is de betrokkene verplicht om voor passende vervanging zorg te dragen; indien de overeengekomen werkzaamheden niet verricht worden, bestaat geen recht op betaling. Fiscaal kader Er is geen sprake van een dienstverband met een gastdocent. Op de beloningen worden geen loonheffingen ingehouden en afgedragen in geval van maximaal vijf dagdelen per kalanderjaar. Alleen als de gastdocent gedurende het jaar meer dan vijf dagdelen gastlessen verzorgt bij dezelfde academie, dan dient inhouding en afdracht van loonheffingen plaats te vinden vanaf het dagdeel dat duidelijk wordt dat de vijf dagdelen zullen worden overschreden. Procedure 6.1 IB-47 betalingen

5.5

Korttijdelijke

Onder de korttijdelijke worden activiteiten verstaan die freelancers incidenteel uitvoeren. Incidenteel is te omschrijven als bijkomend, wat maar af en toe voorkomt en zo nu en dan 2. In § 5.4 zijn de incidentele kortstondige werkzaamheden voor vijf of minder dan vijf dagdelen 2

http://www.encyclo.nl/begrip/incidenteel Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


per kalenderjaar beschreven. Bij incidentele activiteiten meer dan vijf dagdelen of wanneer er meerdere van de in bijlage drie (Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling) genoemde activiteiten wordt uitgevoerd, moet er in ieder geval loonheffingen worden ingehouden. Echter deze werkzaamheden zijn onder te verdelen in: •

Een freelancer die meer dan vijf dagdelen per kalanderjaar werkzaamheden verricht binnen Avans, maar niet voldoet aan het drie maanden criterium. (Iemand voldoet aan het drie maanden criterium, indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht.) Deze freelancer valt onder de processen korttijdelijke (6.3 Korttijdelijke). Voor de freelancer die tot korttijdelijke behoort, worden de afspraken vastgelegd middels het afsprakenformulier.

•

Een freelancer die meer dan vijf dagdelen per kalenderjaar werkzaamheden verricht binnen Avans en die wel voldoet aan het drie maanden criterium. Voor deze werkzaamheden wordt een arbeidscontract D-4 aangegaan.

Procedure 6.3 Korttijdelijke. In geval van een D-4 arbeidscontract wordt verwezen naar de procedure “Werving en selectie” van P&O, niet opgenomen in deze handleiding.

5.6

Ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum

Indien het werkzaamheden niet binnen het curriculum betreft die door een onderneming worden uitgevoerd kan er, ingeval het contract met de onderneming is gesloten, worden gefactureerd. Er is sprake van een onderneming indien is vastgesteld dat er een KvK-nummer en een BTW-nummer is. Indien een ondernemer niet BTW-plichtig is en er als gevolg geen BTW-nummer kan zijn, dient de aanwezigheid van de onderneming te worden aangetoond met een VAR zoals beschreven in paragraaf 5.2. Voor deze werkzaamheden wordt het afsprakenformulier ingevuld. De freelancer verklaart door middel van ondertekening mede dat het KvK nummer en BTW nummer juist is ingevuld. Indien het financiële belang van de werkzaamheden > € 20.000 dient er een dienstverleningsovereenkomst of OTO te worden opgesteld. Indien het financiële belang ≤ €20.000 is kan volstaan worden met het afsprakenformulier als dienstverleningsovereenkomst.

5.7

Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding

Onder deze categorie vallen de freelancers, niet ondernemers zijnde, waarbij geen enkele aanwijzing tot gezagsverhouding aanwezig is. De belastingdienst wordt altijd geïnformeerd door middel van IB-47. Echter indien de werkzaamheden gedurende drie maanden of meer, wekelijks dan wel tenminste twintig uur per maand worden uitgevoerd, dan geldt het rechtsvermoeden dat er een arbeidsovereenkomst (artikel 7: 610a, BW) zou zijn. In dat geval dient een afsprakenformulier ingevuld en getekend te worden en een ID-bewijs met een



loonheffingsverklaring ingeleverd worden. Aansluitend dient een arbeidsovereenkomst D-4 opgesteld te worden (4.2 Fictieve dienstbetrekking (fiscaal) en rechtsvermoeden (juridisch)). In bijlage twee (Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) staat een overzicht van de incidentele kortstondige werkzaamheden zoals bijvoorbeeld de gecommitteerde en de studenten. Zij vallen onder deze categorie: “Incidentele kortstondige werkzaamheden” en zullen hieronder verder worden toegelicht. Deze afspraken worden vaak telefonisch gemaakt. De afspraken worden door middel van een bevestigingsbrief vastgelegd. Na afloop van de werkzaamheden worden de gemaakte uren en eventuele kosten gedeclareerd. De getekende declaratie, bevestigingsbrief met een geldig ID-bewijs worden door de academie of diensteenheid ingeleverd bij de personeelsadministratie. Fiscaal kader Er is geen sprake van een dienstverband met Avans en op grond daarvan is Avans niet inhoudingsplichtig. Avans is verplicht om aan de belastingdienst een opgave te verstrekken van de uitbetaalde bedragen over elk kalanderjaar, de zogenoemde “Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan derden (IB-47)”. Deze opgaaf verstrekt DFS-SAL aan de belastingdienst. De gecommitteerde, student, simulatiepatiënt etc. zijn zelf verantwoordelijk om de vergoeding bij de aangifte inkomstenbelasting op te geven. In de volgende paragrafen zijn enkele categorieën nader toegelicht 5.7.1

Gecommitteerde

Een gecommitteerde die op grond van zijn/haar specifieke expertise worden ingezet bij tentamens en (eind-) examens, is een voorbeeld van een freelancer die uit hoofde van hun specifieke deskundigheid werkzaamheden verricht. Hij/zij ontvangt daarvoor een vacatievergoeding. Avans heeft niet de bevoegdheid om aanwijzingen te geven over de wijze waarop de werkzaamheden dienen te worden verricht, wel over het tijdstip en/of locatie. In geval van ziekte of verhindering is de betrokkene verplicht om voor passende vervanging zorg te dragen; indien de overeengekomen werkzaamheden niet verricht worden, bestaat geen recht op betaling. 5.7.2

Student

Binnen Avans zijn studenten op allerlei manieren actief op het gebied van onderwijs, medezeggenschap en buiten-curriculaire activiteiten. Deze studenten worden de (bestuurlijk) actieve studenten genoemd. Binnen deze groep dient onderscheid gemaakt te worden in de medezeggenschapsactiviteiten en de promoactiviteiten. Studenten die medezeggenschapsactiviteiten en/of promoactiviteiten uitvoeren behoren tot de categorie Incidentele kortstondige werkzaamheden IB-47 omdat bij hen geen enkele aanwijzing tot gezagsverhouding aanwezig is. Onder promoactiviteiten wordt verstaan alle activiteiten die studenten uitvoeren voor een bedrag van maximaal € 10 per uur (voor 2010 en 2011, tarief kan worden aangepast voor de inflatie) en voor zover deze niet voldoen aan Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


het drie maanden criterium. (Iemand voldoet aan het drie maandencriterium, indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht.) Indien wel aan het drie maanden criterium wordt voldaan of het tarief hoger is dan €10 per uur, dan is er sprake van werkzaamheden met gezagsverhouding die verloond dienen te worden. (Zie proces korttijdelijk (verlonen)6.3 Korttijdelijke). Indien in enig jaar loonheffing is ingehouden, dan dient het gehele kalenderjaar loonheffing ingehouden te worden ook indien het promoactiviteiten(tarief lager dan €10) betreffen. Voor de (bestuurlijk) actieve studenten is een notitie geschreven, de Faciliteitenregeling (bestuurlijk) actieve studenten 2008/2009. Daarin is uitgewerkt welke activiteiten in aanmerking komen voor facilitering (Bijlage 12 De (bestuurlijke) activiteiten). De tegemoetkoming voor de (bestuurlijke) activiteiten kan plaatsvinden in de vorm van studiepunten en/of in de vorm van een financiële tegemoetkoming. De student dient uiterlijk binnen één maand na aanvang van de (bestuurlijke) activiteit aan de examencommissie aan te geven dat hij/zij voornemens is, één of meer bestuurlijke activiteiten uit te voeren die voor een tegemoetkoming in aanmerking komen. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het “Model meldingsformulier financiële tegemoetkoming (bestuurlijke) activiteiten”. De verantwoordelijkheid voor besluitvorming rondom het al dan niet toekennen van een financiële tegemoetkoming en de hoogte daarvan ligt, afhankelijk van de activiteit, bij de academiedirectie, directie van de dienst of College van Bestuur. Zij dragen er zorg voor dat de bevestigingsbrieven en declaratieformulieren terecht komen bij personeelsadministratie. De student is zelf verantwoordelijk als zijn/haar inkomsten het toegestane bedrag van € 13.215,83 (2011) overschrijdt. Als de student meer inkomsten heeft dan € 13.215,83 vervalt zijn/haar recht op studiefinanciering. Procedure 6.1 IB-47 betalingen. In geval van een D-4 arbeidscontract wordt verwezen naar de procedure “Werving en selectie” van DP&O, niet opgenomen in deze handleiding. 5.7.3

Simulatiepatiënt

Bij Academie voor Gezondheidzorg (afgekort als AGZ) en de Academie voor Deeltijd (afgekort ADT, opleiding MiZ) wordt binnen sommige opleidingen gebruik gemaakt van simulatiepatiënten. Dit zijn mensen die zich beschikbaar stellen om tijdens tentamens studenten in de gelegenheid te stellen praktijkopdrachten uit te voeren. Deze komt voor op bijlage 2 en wordt geacht niet in een gezagsverhouding tot Avans te staan. Betaling via proces IB-47. (6.1 IB-47 betalingen).

5.8

Buitenlandse freelancer

Voor freelancers, afkomstig uit het buitenland, gelden enkele aanvullende bepalingen. Om in Nederland te kunnen werken, moet een in het buitenland wonende werknemer een burgerservicenummer (afgekort als BSN) hebben. Alleen voor in het buitenland wonende Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


artiesten en beroepssporters geldt een uitzondering. De werknemer moet het BSN persoonlijk aanvragen bij een van de zestien aangewezen belastingkantoren. Voor het uitreiken van een BSN dient de werknemer: •

zich kunnen legitimeren met een geldig en origineel ID-bewijs;

•

over een geldige verblijfs- en tewerkstellingsvergunning beschikken, als dit is vereist.

Als de freelancer geen BSN heeft dan dient hij/zij er een aan te vragen. (Bij indiening van de declaratie dient een kopie van de beschikking te worden meegezonden. De juistheid van het BSN kan ook worden aangetoond met een bewijs van opneming in de Gemeentelijke Basis Administratie.) Een buitenlandse freelancer die incidentele kortstondige werkzaamheden niet binnen het curriculum komt verrichten mag deze een factuur sturen. Als de buitenlandse freelancer incidentele werkzaamheden binnen het curriculum komt verrichten (5.5 Korttijdelijke) voor meer dan vijf dagdelen moet er in ieder geval loonheffingen worden ingehouden. Echter deze werkzaamheden zijn onder te verdelen in twee groepen, de korttijdelijke en de freelancers die een arbeidscontract D-4 aangaan. De werkgever dient loonheffingen in te houden voor een werknemer die uitsluitend in Nederland werkt. Voor een werknemer die gedeeltelijk in Nederland en gedeeltelijk in het buitenland werkt, hoeft de werkgever geen loonheffingen in te houden over het deel van het loon dat in het buitenland is verdiend, maar alleen over het loon dat de buitenlandse werknemer in Nederland heeft verdiend. Indien de buitenlandse werknemer alleen in Nederland werkt, dan is de werknemer in principe in Nederland verzekerd voor de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen. Nadere raadpleging is zinvol. Voor meer informatie zie

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/ lb22_wonen_werken_buitenland/

lb22_wonen_werken_buitenland-05.html.

Fiscaal kader Het BSN voor een buitenlander die niet in Nederland woont, dient de werknemer zelf aan te vragen bij de belastingdienst. Dat kan uitsluitend bij een van de zestien kantoren die daarvoor speciaal zijn aan gewezen (o.a. Breda). Mogelijke verandering (2010) ontstaat door de aanvaarding van de zogenaamde dienstrichtlijn in het kader van het vrije verkeer in de EU. Hierdoor wordt het voor buitenlandse werknemers eenvoudiger in andere lidstaten werkzaam te zijn. Hiervoor kan een VAR worden aangevraagd. Een buitenlander - winst uit onderneming genieter vraagt de verklaring aan in Breda en een buitenlander - niet winst uit onderneming genieter vraagt een verklaring aan in Heerlen.

Procedure 6.3 Korttijdelijke 6.4 Factuurverwerking via DFS-F Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


In geval van een D-4 arbeidscontract, wordt verwezen naar de procedure “Werving en selectie” van DP&O, niet opgenomen in deze handleiding.

5.9

Onkostenvergoeding

Voor freelancers die alleen een onkostenvergoeding krijgen hoeft geen afsprakenformulier te worden ingevuld. Hetzelfde geldt voor voorgeschoten kosten. Hierbij kan nooit sprake zijn van een gezagsverhouding of enige vorm van loon. De afwikkeling vindt plaats via een declaratieformulier (in geval van voorgeschoten kosten onderbouwd met bewijsstukken) die wordt ingeleverd bij de service unit financiën, waarna deze voor betaling zorg draagt. Indien, in het geval van reiskostenvergoeding, de vergoeding per kilometer hoger is dan € 0,31 dan wordt de declaratie na codering doorgestuurd naar de salarisadministratie die de declaratie, vergezeld van een geldig ID-bewijs, middels het proces IB 47 betaalt ( 6.2 IB-47 betalingen), waarmee de vergoeding bij de fiscus gemeld wordt. Fiscaal kader De onkostenvergoedingen worden naar maatschappelijke opvattingen niet als een beloningsvoordeel ervaren en niet behandeld als loon. Bovenmatige vergoedingen hebben naast het vergoedingsaspect ook een beloningsaspect. Binnen Avans noemen we een vergoeding bovenmatig, indien deze hoger is dan € 0,31 per kilometer(vastgesteld bruto vergoeding voor medewerkers in loondienst).

5.10

Verstrekkingen (loon in natura)

Een verstrekking in natura is ook loon. Onder vergoeding in natura valt het uitgeven van waardebonnen (zoals dinerbonnen, vvv-bonnen, boekenbon enzovoorts). Waardebonnen dienen binnen Avans te worden uitgegeven via de salarisadministratie om discussie over het al dan niet belast zijn met de belastingdienst te voorkomen. Cadeaubonnen dienen op naam te worden verstrekt. Voor een bedrag tot € 25,- mag dat onbelast, vanaf € 25 wordt eindheffing ( tabeltarief maximaal 108,3%) toegepast. De verstrekkingen dienen uitsluitend als een blijk van waardering,als attentie en als blijk van medeleven en is uitdrukkelijk niet bedoeld voor beloning van incidentele verrichtingen.



6 6.0

Procesbeschrijvingen Algemeen

Dit hoofdstuk is opgebouwd uit vijf paragrafen. In elke paragraaf staat een processchema en een procesbeschrijving van de categorieën freelancers die in hoofdstuk vijf zijn weergegeven. Het begin van het processchema is voor alle categorieën hetzelfde. De directeur/inzetcoördinator bepaalt tijdens het intakegesprek welke soort samenwerking Avans met de freelancer aangaat. Beslisboom schema 2 Curriculum gebonden activiteiten

Geschikte kandidaat

Beslisboom schema 3

Actoren

Niet curriculum gebonden activiteiten

Directeur/ Inzetcoördinator

Geschikte kandidaat

Eventueel overleg met DP&OP&O-adviseur Versturen van informatiebrief aan de kandidaat

Intakegesprek: Adhv beslisboom juiste samenwerkingsovereenkomst bepalen Afsprakenformulier correct en volledig invullen. (Let op: Omschrijving werkzaamheden) Ontvangen/kopiëren juiste documenten, zoals VAR en geldig ID-bewijs Indien van toepassing: - Invullen en ondertekenen van loonheffingsverklaring door “freelancer” tbv verloning

Afsprakenformulier ondertekenen en doorsturen met bijbehorende stukken naar P&O-adviseur

Afsprakenformulier met bijbehorende stukken beoordelen, ondertekenen en doorsturen naar personeelsadministratie

Managementassistent

Versturen van informatiebrief aan de kandidaat


Intakegesprek: Ahv beslisboom juiste samenwerkingsovereenkomst bepalen



Directeur/ Inzetcoördinator Freelancers/ werknemer

P&O-adviseur

Ondernemer of voldoen aan drie maandencriterium

Afsprakenformulier correct en volledig invullen. Ontvangen / kopiëren juiste documenten, zoals geldig ID-bewijs kopie blanco factuur. Indien van toepassing: Invullen en ondertekenen van loonheffing verklaring door “freelancer” tbv verloning

Geen ondernemer of niet voldoen aan drie maandencriterium

Bevestigingsbrief met blanco declaratieformulier sturen naar freelancer (Niet bij Promostudent)

Afsprakenformulier ondertekenen en doorsturen met bijbehorende stukken naar P&Oadviseur

Kopie bevestigingbrief ondertekend doorsturen naar P&O-adviseur

Afsprakenformulier met bijbehorende stukken beoordelen, ondertekenen en doorsturen naar personeelsadministratie

bevestigingsbrief beoordelen, ondertekenen en doorsturen naar personeelsadministratie

Figuur 6.0.1 Processchema



Proces-

Binnen een academie of diensteenheid (bedrijfsonderdeel) wordt besloten dat er

beschrijving

werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en dat deze mogelijk verricht worden door een freelancer. Vaak wordt de geschikte kandidaat gevonden via het netwerk wat het bedrijfsonderdeel door de jaren heen heeft opgebouwd. Voor het proces is het van belang onderscheid te maken in Curriculum gebonden activiteiten en niet curriculum gebonden activiteiten. Curriculum gebonden activiteiten De managementassistent nodigt deze kandidaat uit voor het intakegesprek. Daarna stuurt de managementassistent de informatiebrief (Bijlage 4 Informatiebrief) op naar de kandidaat. Tijdens het intakegesprek beoordeelt de directeur/inzetcoördinator of de kandidaat geschikt is voor de uit te voeren werkzaamheden. Als de kandidaat geschikt is, legt de directeur/inzetcoördinator de afspraken vast op het afsprakenformulier (Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten). De directeur/inzetcoördinator bepaalt tijdens het invullen van het afsprakenformulier tot welke categorie de freelancer hoort. Dit is noodzakelijk om te weten, zodat de directeur/inzetcoördinator kan aangeven welke formulieren hij nodig heeft van de freelancer. Als de freelancer een ondernemer is die zijn werkzaamheden uitvoert zonder gezagsverhouding en het betreft werkzaamheden binnen het curriculum, dan dient de directeur/inzetcoördinator te controleren of de freelancer over een VAR WUO of VAR DGA beschikt. Als de freelancer over één van genoemde VAR’s beschikt, dan is het belangrijk om te controleren of de omschrijving van de werkzaamheden in de VAR overeenkomt met de werkzaamheden die de freelancer gaat uitvoeren binnen Avans. Daarnaast is het belangrijk om de geldigheidsduur van de VAR te checken. Het afsprakenformulier wordt door zowel de directeur als de freelancer ondertekend Afhankelijk van de wijze waarop de vergoeding aan de freelancer wordt verstrekt, dient de directeur naast afsprakenformulier ook het kopie ID-bewijs en andere formulieren (Formulier: “Opgave gegevens voor de loonheffingen”, voor het gemak in deze notitie loonheffingsverklaring genaamd (voorheen loonbelastingverklaring), VAR, gageverklaring) mee te sturen naar de P&O-adviseur. De directeur/inzetcoördinator kopieert en controleert de voorzijde en achterzijde van het ID-bewijs, dateert en parafeert de kopieën. De P&O-adviseur controleert het ID-bewijs op de geldigheid en de parafen van de directeur/inzetcoördinator. Daarnaast controleert de P&O-adviseur of de freelancer in de juiste categorie is ingedeeld door de directeur/inzetcoördinator en of de bijbehorende formulieren bijgevoegd zijn. De P&O-adviseur ondertekent (na akkoord) het afsprakenformulier en stuurt het door naar personeelsadministratie met de bijbehorende formulieren.



Niet curriculum gebonden activiteiten Eerst wordt bepaald of het een ondernemer betreft óf, indien dat niet het geval is, de werkzaamheden aan het drie maandencriterium voldoen (5.5 Korttijdelijke). Ook in dit geval wordt de kandidaat door de management assistent uitgenodigd voor het intakegesprek. Daarna stuurt de managementassistent de informatiebrief (Bijlage 4 Informatiebrief) naar de kandidaat. Als de freelancer een ondernemer is die zijn werkzaamheden uitvoert zonder gezagsverhouding en het betreft werkzaamheden niet binnen het curriculum, dan dient de directeur/inzetcoördinator te controleren of de freelancer over een KvK-nummer en een BTW-nummer beschikt. (op de factuur van de ondernemer moet het KvK nummer en BTW nummer vermeld staan, dus inlevering van een blanco factuur of een kopiefactuur). Indien de ondernemer niet BTW-plichtig is, dient toch een VAR WUO of VAR DGA als bewijs van het ondernemerschap overlegd te worden. Indien de freelancer geen ondernemer is moet worden vastgesteld of de werkzaamheden voldoen aan het drie maanden criterium (5.5 Korttijdelijke). In deze beide gevallen moet het afsprakenformulier (Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) ingevuld worden. Ingeval het geen ondernemer betreft en er wordt voldaan aan het driemaanden criterium dan dient er ook een geldig ID-bewijs te worden ingeleverd. Ook in het geval dat het een ondernemer betreft die het ondernemerschap aantoont met een VAR dient er een geldig ID-bewijs te worden geleverd . Het afsprakenformulier wordt door zowel de directeur als de freelancer ondertekend en samen met een blanco of een kopie van een factuur en bij het voldoen aan het drie maandencriterium (5.5 Korttijdelijke) vergezeld van de loonheffingsverklaring opgestuurd naar de P&O-adviseur. Ingeval er een ID-bewijs is aangeleverd kopieert en controleert de directeur/inzetcoördinator de voorzijde en achterzijde van het ID-bewijs, dateert en parafeert de kopieën. Betreft het geen ondernemer en voldoen de werkzaamheden niet aan het drie maandencriterium dan worden de afspraken vastgelegd in een bevestigingsbrief. Deze bevestigingsbrief ( Bijlage 8 Bevestigingsbrief ) wordt samen met een blanco declaratieformulier ( Bijlage 9 Declaratieformulier ) door de directeur/inzet coördinator (of management assistent) naar de freelancer toegezonden (geldt niet voor Promostudent). Een afschrift van de bevestigingsbrief wordt naar de P&O adviseur gestuurd. (In dit geval wordt het ID bewijs met het declaratieformulier na afloop van de werkzaamheden ingeleverd.) De P&O-adviseur controleert het ID-bewijs op de geldigheid en de parafen van de directeur/inzetcoördinator. Daarnaast controleert de P&O-adviseur of de freelancer in de juiste categorie is ingedeeld door de directeur/inzetcoördinator en of de bijbehorende formulieren bijgevoegd zijn. De P&O-adviseur ondertekent (na akkoord) het



afsprakenformulier en stuurt het door naar personeelsadministratie met de bijbehorende formulieren. Als het een IB-47 betreft dan zijn er geen extra formulieren nodig. Indien het een ondernemer met een VAR betreft óf indien de werkzaamheden voldoen aan het drie maandencriterium, dient de directeur naast het kopie ID-bewijs ook de andere formulieren (kopie van de blanco factuur (eventueel VAR) of een loonheffingsverklaring en eventueel een gageverklaring) mee te sturen naar de P&Oadviseur. Indien het geen ondernemer en eveneens geen IB-47 betreft, maar ook geen werkzaamheden betreft die niet aan het drie maanden criterium voldoen, dan dient na afloop van de werkzaamheden een declaratie, een geldig ID-bewijs en een loonheffingsverklaring te worden ingeleverd.

Betrokken

Directeur/inzetcoördinator en management assistent bedrijfsonderdeel, freelancer, P&O-

actoren

adviseur

Figuur 6.0.2 Procesbeschrijving algemeen



6.1

IB-47 betalingen

In deze paragraaf staat het processchema en –beschrijving van de IB-47 betalingen centraal.

Alle betalingen m.u.v. Promostudenten

Promostudenten Actoren

Uitvoeren van werkzaamheden

Freelancer


Invullen en ondertekenen declaratieformulier en samen met het identiteitsbewijs* versturen naar DFSF-administratie

Freelancer Directeur/ Inzetcoördinator

Invullen(ook budgetnummer en CSO kostenplaats) en ondertekenen gecombineerde afspraken / declaratieformulier promostudent en samen met het identiteitsbewijs versturen naar personeelsadministratie

Kostenplaats (CSO) op het declaratieformulier schrijven en de set met ID-bewijs doorsturen naar personeelsadministratie

DFS-Fmedewerker

Declaratieformulier toetsen aan de hand van afspraken of bevestigingsformulier, geldigheid IDbewijs en archiveren afspraken- of bevestigingformulier

Personeelsadministratie

Declaratieformulier toetsen op volledigheid invulling formulier en geldigheid ID-bewijs.

Invoeren Educaat (controle) Stamnummer, op het declaratieformulier noteren en doorsturen naar DFS-SAL


Invoeren Educaat (controle) Stamnummer, op het gecombineerde afspraken / declaratieformulier noteren en doorsturen naar DFS-SAL

Toetsen van dagdelen, uren of bedrag van de declarant in Educaat. (Indien verlonen dan naar proces korttijdelijke)

Salarisadministratie

Toetsen van dagdelen, uren of bedrag van de declarant in Educaat. (Indien verlonen dan naar proces korttijdelijke)

Uitbetalen van declaratiebedrag


Uitbetalen van declaratiebedrag

Archiveren van declaratieformulier


Informatie op lijst vermelden en periodiek sturen naar personeelsadministratie en archiveren formulier


Archiveren lijst

Figuur 6.1.1 Processchema IB-47 betalingen

Procesbeschrijving

IB-47 betalingen hebben betrekking op werkzaamheden die verricht worden zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen drie categorieën: 1.

Vergoeding aan freelancers die, binnen het curriculum, binnen Avans, kortstondige incidentele werkzaamheden uitvoeren, indien deze vijf dagdelen of minder zijn, of wanneer de werkzaamheden niet in uren worden uitgedrukt maar in aantallen (corrigeren van werkstukken of tentamens



enzovoorts, de vergoeding minder dan € 1.000,- per kalenderjaar bedraagt. 5.4 Vijf-dagdelenregeling en Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling) 2.

Vergoeding aan freelancers die kortstondige incidentele werkzaamheden niet binnen het curriculum uitvoeren binnen Avans waarbij nooit sprake is van een gezagsverhouding (5.7 Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding en Bijlage 2 niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten)

3.

Promostudenten 5.7.2 Student en Bijlage 10 Afspraken-/declaratieformulier Promostudent

Categorieën 1 en 2 De personeelsadministratie ontvangt het afsprakenformulier met kopie van ID-bewijs in geval van werkzaamheden binnen het curriculum of de kopie bevestigingsbrief in de andere gevallen van de P&O-adviseur. Als deze formulieren niet in orde zijn, wordt het teruggestuurd naar de P&O-adviseur tot de juiste informatie voor handen is. Het afsprakenformulier met kopie ID-bewijs of de bevestigingsbrief wordt gearchiveerd door de personeelsadministratie op alfabetische volgorde van achternaam in de mappen. DFS-F ontvangt het declaratieformulier met het ID-bewijs (behalve indien het werkzaamheden binnen het curriculum betreft) van de freelancer en schrijft op het declaratieformulier, de CSO-kostenplaats, budget en/of projectnummer en stuurt de set door naar de personeelsadministratie. De personeelsadministratie beoordeelt de volledigheid van het ingevulde declaratieformulier (naw gegevens ingevuld, handtekeningen aanwezig van opdrachtgever en –nemer, CSO-kostenplaats). Daarna controleert de personeelsadministratie de persoonlijke gegevens in Educaat (CASO) (salarissysteem) en schrijft het stamnummer op het declaratieformulier. Als het een nieuwe declarant betreft dan wordt een stamnummer aangemaakt met behulp van het invoeren van de persoonlijke gegevens in Educaat. Categorie 3 De personeelsadministratie ontvangt het gecombineerde afspraken- / declaratieformulier met kopie van ID-bewijs rechtstreeks van de inzet coördinator. De personeelsadministratie beoordeelt de volledigheid van het ingevulde declaratieformulier (naw gegevens ingevuld, handtekeningen aanwezig van opdrachtgever en –nemer, CSO-kostenplaats). Daarna controleert de personeelsadministratie de persoonlijke gegevens in Educaat (CASO) (salarissysteem) en schrijft het stamnummer op het declaratieformulier. Als het een nieuwe declarant betreft dan wordt een stamnummer aangemaakt met behulp van het invoeren van de persoonlijke gegevens in Educaat.

De declaratieformulieren van alle categorieën met het bijbehorende stamnummer samen met het ID-bewijs worden door de personeelsadministratie naar DFS-SAL gestuurd voor de financiële afwikkeling. DFS-SAL controleert met behulp van Educaat het aantal dagdelen, uren of bedrag dat de declarant heeft gedeclareerd als het categorie een betreft. Als de freelancer de



grenzen heeft overschreven, dan worden de IB-47 uitbetaalde bedragen in het verleden niet gecorrigeerd maar vanaf dat moment gaat verloning plaats vinden. DFS-SAL vraagt via de management assistent een loonheffingsverklaring bij de freelancer op. De informatie van de gecombineerde afspraken- / declaratieformulieren worden op een lijst genoteerd die periodiek wordt doorgestuurd aan de personeelsadministratie ter completering van hun archief. De declaratieformulieren met ID-bewijs worden op alfabetische volgorde van achternaam in mappen gearchiveerd.

Betrokken actoren Gevraagde informatie

Freelancer (declarant), DFS-F-medewerker, medewerker personeelsadministratie en DFS-SAL-medewerker.

•

Kopie geldig ID-bewijs (paspoort, identiteitskaart).

•

Declaratieformulier (eventueel met loonheffingsverklaring).

Figuur 6.1.2 Procesbeschrijving IB-47 betalingen



6.2

Artiest

In deze paragraaf staat de procesbeschrijving van de artiest beschreven. Zie voor het processchema van de artiest, de andere paragrafen zoals hieronder staat beschreven. Procesbeschrijving

Betalingen aan artiesten hebben betrekking op werkzaamheden die verricht worden zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding. Een artiest kan een individu of een gezelschap betreffen. Je kunt een onderscheid maken tussen drie categorieën: 1.

Vergoedingen aan een artiest via een artiestenbureau (artiestenbureau stuurt een factuur zie paragraaf 6.4Factuurverwerking via DFS-F).

2.

De artiest beschikt over VAR-DGA of VAR-WUO (zie paragraaf 6.4 Factuurverwerking via DFS-F).

3.

Voor de overige artiesten: neem contact op met de salarisadministratie

Het afsprakenformulier en de gageverklaring worden door de directeur en artiest ondertekend en in geval van de categoriën 2 en 3 vergezeld van een kopie van een geldig ID-bewijs opgestuurd naar de P&O-adviseur. Ingeval de artiest via een artiestenbureau wordt geboekt dient het artiestenbureau een inhoudingsplichtigenverklaring mee te sturen. Zodra het financieel belang de € 20.000 overtreft dient er tevens een inkoopcontract (of overeenkomst) te worden opgesteld. Deze wordt meegezonden naar de P&O adviseur. Bij een betaling aan een gezelschap via een VAR WUO dient er van ieder individu een kopie van een geldig ID-bewijs aanwezig te zijn. Bij categorie drie dient er ook een ingevulde en getekende gageverklaring aanwezig te zijn. De P&O-adviseur beoordeelt of de directeur/inzetcoördinator de artiest binnen de juiste categorie heeft ingedeeld. Voor categorie één en twee verloopt het proces verder zoals bij proces paragraaf 6.5 factuurverwerking via DFS-F. Als de artiest tot categorie drie behoort dan wordt de artiest verder afgewikkeld conform de artiestenregeling. Dit houdt in dat de P&O-adviseur controleert en vaststelt dat conform de artiestenregeling is gehandeld. Deze stuurt de set door naar de personeelsadministratie, die de artiesten invoeren in Educaat. Het afsprakenformulier, overeenkomst en inhoudingsplichtigenverklaring wordt gearchiveerd door de personeelsadministratie op alfabetische volgorde van achternaam in de mappen. De eventuele gageverklaring wordt samen met het IDbewijs/de ID-bewijzen gezonden naar de salarisadministratie die de overige gegevens verwerkt in Educaat.


Directeur/Inzetcoördinator bedrijfsonderdeel, freelancer (artiest), P&O-adviseur, personeelsadministratie, DFS-F, DFS-SAL. •

Afsprakenformulier (overeenkomst) (alle categorieën);

•

Kopie geldig ID-bewijs (paspoort, identiteitskaart) (categorieën 2 en 3);

•

een inhoudingsplichtigen verklaring (categorie een);

•

VAR verklaring (categorie twee);

•

Factuur die aan de gestelde eisen voldoet (categorie een en twee);

•

Gage-verklaring (categorie drie);

•

Declaratieformulier(categorie drie).

Figuur 6.2.1 Procesbeschrijving artiesten



6.3

Korttijdelijke

In deze paragraaf staat het processchema en –beschrijving van de korttijdelijke centraal. Actoren Ontvangen en archiveren van afsprakenformulier, kopie IDbewijs, loonheffingverklaring en gageverklaring indien van toepassing c.q. bevestigingsbrief



Freelancer

Invullen en ondertekenen van declaratieformulier (bij werkzaamheden niet curriculum ook kopie ID-bewijs) en versturen naar DFS-F

Freelancer Directeur/ Inzetcoördinator

Kostenplaats (CSO) op het declaratieformulier schrijven, en set doorsturen naar personeelsadministratie

DFS-F

Declaratieformulier toetsen aan de hand van afsprakenformulier of bevestigingsbrief alsmede kopie ID-bewijs (niet curriculum)controleren


Stamnummer aanmaken of Invoeren in Educaat (controle) stamnummer schrijven op declaratieformulier en versturen naar DFS-SAL. ID-bewijs archiveren


Loonheffingsverklaring bekijken en uitbetalen van declaratiebedrag

DFS-SAL

Archiveren van declaratieformulier en loonbelasting verklaring

DFS-SAL

Figuur 6.3.1 Processchema korttijdelijke



Procesbeschrijving

Het proces korttijdelijke heeft betrekking op vergoedingen die verloond dienen te worden. Hier kan onderscheid gemaakt worden tussen vier categorieën: 1.

Vergoeding aan een directeur grootaandeelhouder zonder VAR-DGA voor

2.

Vergoeding aan een natuurlijk persoon als ondernemer zonder VAR-WUO voor

werkzaamheden binnen curriculum. werkzaamheden binnen curriculum. 3.

Vergoeding aan een natuurlijk persoon als ondernemer met VAR-Loon of met VAR-ROW voor werkzaamheden binnen curriculum.

4.

Vergoeding aan freelancers die incidentele werkzaamheden uitvoeren, die het maximale aantal van vijf dagdelen per kalenderjaar overschrijden, binnen Avans (5.4 Vijf-dagdelenregeling en 5.5 Korttijdelijke.)

5.

Vergoeding aan studenten die incidentele werkzaamheden uitvoeren, tegen een uurtarief > € 10 of die voldoen aan het drie maanden criterium. (5.7.2 Student).

De vergoeding die afgesproken is met de declarant wordt als bruto vergoeding uitbetaald via de salarisadministratie. Hierop vindt inhouding plaats van loonheffingen. De freelancer dient een loonheffingsverklaring (zie bijlage negen) in te leveren. Bij het proces van de korttijdelijke wordt de opdrachtovereenkomst juridisch vormgegeven door de ondertekening van het afsprakenformulier of bevestigingsbrief. Indien partijen wensen de overeenkomst uitgebreider vast te leggen kan een OTO Loon worden opgesteld. Voor het proces korttijdelijke wordt het afsprakenformulier of bevestigingsbrief, kopie ID-bewijs, loonheffingsverklaring en indien van toepassing overeenkomst artiest, gageverklaring (categorie vier) en VAR Loon/ROW (categorie drie) door de P&Oadviseur doorgestuurd naar de personeelsadministratie. Het afsprakenformulier of bevestigingsformulier wordt gearchiveerd door de personeelsadministratie op alfabetische volgorde van achternaam in de mappen. Loonheffingsverklaring en/of gageverklaring en kopie ID-bewijs worden daar tijdelijk aan toegevoegd. DFS-F ontvangt het declaratieformulier (en ingeval van niet curriculum activiteiten een ID-bewijs) van de freelancer en schrijft op het declaratieformulier, de code soort onderwijs CSO-kostenplaats, budget en/of projectnummer en stuurt de set door naar de personeelsadministratie. De personeelsadministratie beoordeelt de volledigheid van het ingevulde declaratieformulier (naw gegevens ingevuld, handtekeningen aanwezig van opdrachtgever en –nemer, CSO-kostenplaats) en de geldigheid van het ID-bewijs. Daarna controleert de personeelsadministratie de persoonlijke gegevens in Educaat (salarissysteem) en schrijft het stamnummer op het declaratieformulier. Als het een nieuwe declarant betreft dan wordt een stamnummer aangemaakt met behulp van het invoeren van de persoonlijke gegevens in Educaat. Het declaratieformulier met het bijbehorende stamnummer, eventuele loonheffingsverklaring, eventuele gageverklaring en ID-bewijs worden door de personeelsadministratie naar DFS-SAL gestuurd voor de financiële afwikkeling. Het antwoord op de vraag wel/geen loonheffing (Bijlage 13 Loonheffingsverklaring ) bepaalt het uit te betalen bedrag. Als DFS-SAL geen loonheffingsverklaring heeft, dan Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


neemt zij contact op met de personeelsadministratie, die de loonheffingsverklaring opvraagt bij de freelancer. De betaling vindt uiteindelijk plaats via Educaat, afhankelijk wat is aangegeven op de loonheffingsverklaring. De declaratieformulieren en loonheffingsverklaring worden in mappen gedaan, gesorteerd op alfabetische volgorde op achternaam.


Directeur/inzetcoördinator, P&O-adviseur, Freelancer, DFS-F, personeelsadministratie, DFS-SAL. •

Kopie geldig ID-bewijs (paspoort, identiteitskaart).

•

Afsprakenformulier.

•

Loonheffingsverklaring (bijlage negen).

•

Declaratieformulier.

•

Arbeidsovereenkomst D-4 (indien van toepassing)

Voor categorie vijf geldt ook: •

Gage-verklaring

Figuur 6.3.2 Procesbeschrijving korttijdelijke

NB Indien iemand werkzaamheden verricht en die voldoen aan het drie maanden criterium, (indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht.), dient er een arbeidscontract D-4 te worden opgesteld. In het geval dat er volstrekt geen sprake is van een gezagsverhouding en de relatie vooraf juridisch is getoetst, kan een opdracht overeenkomst worden opgesteld.



6.4

Factuurverwerking via DFS-F

In deze paragraaf staat het processchema en –beschrijving van de freelancers die een factuur mogen sturen, centraal.

Actoren Afsprakenformulier, kopie ID-bewijs, (eventueel) VAR DGA/ WUO ontvangen van P&O-adviseur


Toetsen van overeenstemming tussen omschrijving werkzaamheden in afsprakenformulier en VAR. In geval voldoen aan 3 maanden criterium, OTO opstellen en daarna ter tekening opsturen naar directeur/ inzetcoördinator


Ontvangen van OTO en ondertekenen en terugsturen naar DP&O-Padministratie

Directeur/ Inzetcoördinator Freelancer

Informatie van afsprakenformulier cq OTO en VAR, detachering en artiestenbureau noteren in communicatiebestand


Archiveren van OTO, afsprakenformulier, kopie ID en VAR


Uitvoeren van werkzaamheden en versturen van factuur

Freelancer

Ontvangen en verwerken van factuur

DFS-Fmedewerker

1)Controleren of leverancier voorkomt in:Communicatie bestand 2)Toetsen van factuuromschrijving met omschrijving werkzaamheden in communicatiebestand(excelbestand)

DFS-Fmedewerker

Betalen van factuur

DFS-Fmedewerker

Figuur 6.4.1 Processchema factuurverwerking



Procesbeschrijving

Factuurverwerking heeft betrekking op: 1)

Activiteiten binnen het curriculum: Rechtspersonen die staan op de lijst met grote bedrijven;

2)

Activiteiten binnen het curriculum: Werknemers van rechtspersonen die niet staan op de lijst met grote bedrijven;

3)

Activiteiten binnen het curriculum: Freelancers die in het bezit zijn van een VAR WUO of VAR DGA.

4)

Activiteiten niet binnen het curriculum: Freelancers die een KvK-nummer en een

5)

Activiteiten niet binnen het curriculum: Freelancers die een KvK-nummer en een

BTW-nummer hebben en een rechtspersoon zijn. BTW-nummer hebben en geen rechtspersoon zijn. 6)

Activiteiten niet binnen het curriculum: Freelancers die een KvK nummer hebben en niet BTW-plichtig zijn die in het bezit zijn van een VAR WUO of VAR DGA.

In het basisproces wordt het voortraject geregeld en komt het afsprakenformulier, kopie ID-bewijs (bij de categorieën 3 en 6) en de VAR terecht bij de personeelsadministratie. Ingeval van Categorie 1 moet mogelijk een inkoopcontract worden opgesteld. Het criterium voor het opstellen van een modelcontract is dat het belang groter is dan € 20.000. Is het belang lager wordt het afsprakenformulier als inkoopcontract aangemerkt. Ingeval van Categorie 2 moet door de personeelsadministratie er een detachering overeenkomst worden opgesteld. Ingeval van Categorie 3 wordt, indien de werkzaamheden voldoen aan het driemaanden criterium, door de personeelsadministratie met behulp van het afsprakenformulier en de VAR een OTO DGA/WUO opgesteld. Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het driemaanden criterium kan worden volstaan met het afsprakenformulier met het ID-bewijs. Ingeval van Categorie 4 moet mogelijk een inkoopcontract worden opgesteld. Het criterium voor het opstellen van een modelcontract is dat het belang groter is dan € 20.000. Is het belang lager wordt het afsprakenformulier als inkoopcontract aangemerkt. Ingeval van categorie 5 wordt, indien de werkzaamheden voldoen aan het driemaanden criterium, een inkoopcontract of een OTO VAR WUO opgesteld. Indien niet wordt voldaan aan het driemaanden criterium kan worden volstaan met het afsprakenformulier. Ingeval van Categorie 6 wordt, indien de werkzaamheden voldoen aan het driemaanden criterium, door de personeelsadministratie met behulp van het afsprakenformulier en de VAR een OTO DGA/WUO opgesteld. Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het driemaanden criterium kan worden volstaan met het afsprakenformulier met het ID-bewijs. De OTO wordt opgestuurd naar de directeur/inzetcoördinator zodat zij en de freelancer het kunnen tekenen voor akkoord. Het afsprakenformulier, de OTO, kopie ID-bewijs (categorie 3 en 6) en de VAR worden op alfabetische volgorde van de achternaam van de freelancer gearchiveerd in mappen bij personeelsadministratie. De personeels-administratie legt de informatie van de freelancer die mag factureren vast in het communicatiebestand. In het bestand wordt ook de omschrijving van de werkzaamheden opgenomen, zoals die op het afspraken formulier en in de VAR staan (moeten hetzelfde zijn). Dit excelbestand staat op de drive van DP&O. De Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


academie en diensteenheid ondersteuners kunnen dit bestand raadplegen. De DFS-F-medewerker ontvangt de ingekomen facturen van de freelancers en behandelt deze facturen net zoals de andere facturen volgens het proces “Verwerken inkomende facturen” en scant de facturen in. Alleen dient de DFS-F-medewerker bij een factuur waarop uren vermeld staan, na te gaan of de freelancer in het communicatiebestand is opgenomen en of de omschrijving van de werkzaamheden op de factuur in overeenstemming zijn met de omschrijving van de werkzaamheden in het communicatiebestand. Tevens neemt de DFS medewerker de codering van de activiteit op in de omschrijving van de factuur in FMS. Als de DFS-F-medewerker constateert dat de freelancer een factuur heeft gestuurd en deze freelancer is niet in het communicatiebestand opgenomen, dan dient de Fmedewerker contact op te nemen met de coördinator personeelsadministratie ter verificatie. Indien de benodigde documenten op de personeelsadministratie niet aanwezig zijn, dan stuurt de medewerker van de SU-F een verzoek naar het bedrijfsonderdeel om de benodigde documenten alsnog via de normale procedure af te wikkelen. In Corsa wordt de factuur voor een second opinion naar de personeelsadministratie gestuurd. De factuur wordt dan niet de organisatie ingestuurd maar voorlopig aangehouden tot de juiste (eventueel gewijzigde)documenten zijn ontvangen en de freelancer goed in het communicatiebestand is opgenomen. Na die verwerking in het communicatiebestand geeft de personeelsadministratie een positief advies bij de factuur en stuurt deze naar DFS-F. Daarna gaat de factuur middels Corsa naar de budgethouder ter goedkeuring, waarna verdere afwikkeling plaatsvindt. Indien binnen 10 werkdagen niet de benodigde documenten worden ontvangen, verzoekt de coördinator personeelsadministratie, de P&O adviseur de betreffende casus over te nemen. Als de DFS-F-medewerker constateert dat de omschrijving op de factuur niet overeenkomt met het communicatiebestand, dan dient de F-medewerker, de personeelsadministratie te informeren en de P&O adviseur te verzoeken de casus in behandeling te nemen. Indien op basis van de ontvangen informatie blijkt dat er niet mag worden gefactureerd maar er moet worden gedeclareerd, geeft de personeelsadministratie een signaal aan de SU-F dat de factuur niet mag worden betaald en de P&O adviseur zorgt ervoor dat alle noodzakelijke bescheiden beschikbaar komen. De betreffende factuur wordt dan afgekeurd.


Directeur/inzetcoördinator bedrijfsonderdeel, Debiteur (freelancer die de afzender is van factuur), P&O-adviseur, personeelsadministratie, DFS-F-medewerker • • •

OTO VAR Factuur

Figuur 6.4.2 Procesbeschrijving Factuurverwerking via DFS-F



7

Werkzaamheden per functionaris

Op verschillende afdelingen binnen de organisatie Avans dienen controles plaats te vinden en samenwerking tussen de afdelingen.

7.1

Voorbereiding kennismakingsgesprek freelancer

Managementassistent 1. Afspraak maken met geschikte kandidaat (freelancer); 2. Informatiebrief opsturen naar Freelancer.

7.2

Kennismakingsgesprek freelancer

Directeur/inzetcoördinator 1. Afsprakenformulier invullen en ondertekenen. Daarbij letten op de keuze van de samenwerkingsovereenkomst en de daarbij behorende formulieren; 2. Kopie geldig ID-bewijs(voor- en achterzijde) innemen, beoordelen, dateren en paraferen voor gezien; 3. Geldige VAR verklaring innemen, indien van toepassing. Daarbij opletten of het om een VAR-DGA of VAR-WUO gaat en of de vermelde werkzaamheden genoemd in de VAR overeenstemmen met de te verrichten werkzaamheden die opgenomen zijn in het afsprakenformulier (OTO wordt opgesteld door de personeelsadministratie); 4. Loonheffingsverklaring in laten vullen, indien er sprake is van een arbeidsovereenkomst of een korttijdelijke); 5. Ingeval van niet onderwijs en geen ondernemer en die niet voldoet aan het drie maandencriterium, een bevestigingsbrief sturen naar freelancer; 6. Volledigheid afsprakenformulier en benodigde formulieren controleren en daarna doorsturen naar P&O-adviseur. 7. Kopie bevestigingsbrief sturen naar P&O adviseur P&O-adviseur 1. Volledigheid en consistentie controleren van afsprakenformulier of bevestigingsbrief, is de juiste samenwerkingsovereenkomst gekozen met de bijbehorende formulieren; 2. Geldigheid van het ID-bewijs (datum van het ID-bewijs) controleren; 3. Als de ontvangen informatie volledig en juist is, ondertekenen en doorsturen naar de personeelsadministratie. Personeelsadministratie 1. Volledigheid controleren van ontvangen informatie van P&O-adviseur; 2. Indien van toepassing, OTO of detacheringsovereenkomst opmaken op basis van het afsprakenformulier; 3. Invullen van het communicatie bestand ten behoeve van de financiële administratie, waarin opgenomen welke freelancers mogen factureren: Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


a.

Onderwijs i. Grote bedrijven; ii. Detacheringen; iii. VAR WUO of VAR DGA;

b.

Niet onderwijs i. Ondernemers; ii. Detacheringen; iii. VAR WUO of VAR DGA;

4. Afsprakenformulier of bevestigingsbrief, OTO of detacheringsovereenkomst (indien van toepassing) en kopie van ID-bewijs archiveren op alfabetische volgorde van achternaam in de map;

7.3

Declaratieformulier ontvangen van Freelancer

Service-unit F 1. Het declaratieformulier van de freelancer ontvangen (ingeval het geen onderwijs betreft met een ID-bewijs) en noteren op het declaratieformulier, de code soort onderwijs CSO-kostenplaats, budget en/of projectnummer en doorsturen naar de personeelsadministratie. Daarnaast een kopie bewaren t.b.v. de boeking van de kostendrager. (Dit geldt niet voor declaraties van de promostudenten. Deze gaan, met daarop vermeld het budgetnummer en CSO-kostenplaats, rechtstreeks van de inzetcoördinator naar de personeelsadministratie.) Personeelsadministratie 1. Controleren declaratie met bijbehorende afsprakenformulier (of OTO)/bevestigingsbrief; 2. Volledigheid van het ingevulde declaratieformulier en gecombineerde afspraken- / declaratieformulier Promostudenten(naw gegevens ingevuld, handtekeningen aanwezig van opdrachtgever en –nemer) controleren; 3. Stamnummer in Educaat opzoeken of aanmaken (nieuwe declarant) en op het declaratieformulier schrijven. Als de freelancer al in Educaat staat dan gegevens controleren in Educaat; 4. Declaratieformulier, ID-bewijs en loonheffingsverklaring doorsturen naar salarisadministratie salarisadministratie 1. Volledigheid van de loonheffingsverklaring (naw gegevens, wel/niet loonheffingskorting en handtekening) controleren; 2. Toetsen van het aantal gedeclareerde uren en dagdelen (vijf dagdelen c.q. drie maandencriterium);



3. Indien de vijfdagdelen regeling wordt overschreden of indien wordt voldaan aan het drie maanden criterium, de Academie informeren dat zal worden verloond en een loonheffingsverklaring laten invullen; 4. Declaratieformulier verwerken in Educaat (salarisadministratie) ter uitbetaling van beloning.

7.4

Factuur ontvangen van Freelancer

Service unit F 1. Factuur controleren op basisgegevens zoals NAW-gegevens, BTW nummer, KvK nummer, rechtspersoon (BV/NV) of onderneming (maatschap, vennootschap onder firma (vof) eenmanszaak) enzovoorts; 2. Factuur inscannen, herkennen; 3. Bij een factuur waarop uren vermeld staan, beoordelen of deze factuur verantwoord zou moeten worden op grootboekrekeningen 4036 of 4422. Kortom nagaan of het inkoop van arbeid is dan wel of het een dienstverleningscontract betreft; 4. Van de facturen onder punt 3 het communicatiebestand van personeelsadministratie raadplegen. 5. De factuuromschrijving controleren met de omschrijvingen in het communicatiebestand; 6. Als de betreffende factuur niet in het communicatiebestand voorkomt, bij personeelsadministratie verifiëren en een verzoek sturen aan het BO om de benodigde informatie volgens de normale procedure aan te leveren. 7. Als de omschrijving op de factuur niet overeenkomt met het communicatiebestand, dan de personeelsadministratie informeren en verzoeken SU-F de P&O adviseur de casus in behandeling te nemen. 8. Factuur ter goedkeuring doorsturen naar de budgethouder. 9. Indien niet de juiste informatie wordt ontvangen de factuur afkeuren (en dient er betaald te worden via de salarisadministratie). 10. Zorg dragen zorg voor de boeking en betaling van de goedgekeurde factuur. P&O adviseur 1. Op verzoek van de personeelsadministratie voor facturen, waarvoor geen afsprakenformulieren beschikbaar zijn en die niet binnen 10 werkdagen door de BO’s zijn afgewikkeld, de benodigde bescheiden opgevragen. 2. Indien de omschrijving op de factuur niet in overeenstemming is met het communicatiebestand dan onderzoeken waarom de omschrijving niet overeenstemt en naar bevind van zaken volgens de normale procedure afhandelen. Personeelsadministratie



1. Van facturen die niet in communicatiebestand waren opgenomen of met een onjuiste omschrijving in het communicatiebestand waren opgenomen, waarvan alsnog de juiste documenten zijn ontvangen aan de SU-F meedelen dat het communicatiebestand is bijgewerkt en dat facturen de betaald kunnen worden. 2. Van facturen die niet in communicatiebestand waren opgenomen of met een onjuiste omschrijving in het communicatiebestand waren opgenomen, waarvan de juiste documenten niet binnen 10 werkdagen door de BO’s zijn afgewikkeld, aan de P&O adviseur verzoeken de casus over te nemen. 3. Van facturen die niet in communicatiebestand waren opgenomen of met een onjuiste omschrijving in het communicatiebestand waren opgenomen, waarvan achteraf blijkt dat ten onrechte is gefactureerd wordt aan de SU-F meedelen dat de facturen dienen te worden afgekeurd. Directeur 1. Factuur controleren op juistheid zoals een standaard factuur; 2. Bij akkoord factuur fiatteren in CORSA, anders contact opnemen met afzender van de factuur;



8 •

Begrippenlijst Artiesten: zijn personen die optreden voor publiek en daarbij een artistieke prestatie leveren. Het doet er niet toe of dat rechtstreeks voor een publiek is, of bijvoorbeeld via radio of televisie. Het maakt ook niet uit of een artiest beroepsmatig optreedt of als amateur en ook niet of hij alleen optreedt of in een gezelschap. Voorbeelden zijn leden van bands en orkesten, conferenciers, komieken, zangers en zangeressen, solomusici, acrobaten, goochelaars, buiksprekers, mimespelers, poppenspelers en acteurs en actrices. Ook een acteur of actrice die wordt ingehuurd om een rol te spelen in een praktijksimulatie in het kader van een opleiding, is een artiest. Voor een diskjockey, videojockey en de 'master of ceremony' die als vocalist optreedt, geldt dat ze artiest zijn als ze optreden op bijvoorbeeld een danceparty, festival of poppodium.

•

Bedrijfsonderdeel: binnen Avans worden de academies en diensten als een bedrijfsonderdeel gezien.

•

Bestuurlijke actieve studenten: de voltijd- of duale student die is ingeschreven aan Avans Breda-Tilburg of Avans ’s-Hertogenbosch en op allerlei manieren actief is op het gebied van onderwijs, medezeggenschap en buiten-curriculaire activiteiten.

•

Buitenlander 3: iemand die niet in het bezit is van de nationaliteit van het land waar hij/zij verblijft.

•

Detachering Werkzaamheden die worden verricht door een medewerker, die in loondienst is -en blijftbij een onderneming en die geen directeur grootaandeelhouder of eigenaar van die andere onderneming is.

•

Drie maanden criterium: indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht.

•

Gage: is alles wat wordt betaald aan een artiest of beroepssporter (de brutogage).

•

Gecommitteerde: In termen van Avans betekent dat het gaat om de inzet van externen op grond van hun specifieke expertise bij tentamens en (eind-)examens.

•

Groot aandeelhouder 4: iemand die werkzaamheden verricht voor rekening en risico van een vennootschap waarvan die persoon directeur of grootaandeelhouder is. Fiscaal wordt onder een groot aandeelhouder verstaan: iemand die tenminste vijf procent van de geplaatste aandelen in een vennootschap heeft.

3

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki

4

Bron: Procedure Overeenkomst tot Opdracht (OTO) Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


•

IB-47 5: betalingen aan derden, bedragen die fiscaal kunnen worden beschouwd als resultaat uit overige werkzaamheden. Het gaat dus niet om inkomsten uit een dienstbetrekking of als winst uit een onderneming. IB-47 heeft geen betrekking op uitbetalingen aan personen die in loondienst werken, waarvan loonheffingen zijn ingehouden. De gegevens kunnen worden aangeleverd op “Opgaven uitbetaalde bedragen aan derden” (zogenoemde kaarten IB 47 of kettingformulieren IB 49).

•

Korttijdelijke: iemand die werkzaamheden verricht voor meer dan vijf dagdelen doch minder dan drie maanden per kalenderjaar, tegen een vergoeding waarop loonheffingen worden ingehouden.

•

Limitatieve opsomming: er bestaan niet meer mogelijkheden dan in de opsomming worden genoemd.

•

Natuurlijk persoon: mensen (in het kader van deze handleiding bedoelen we personen, niet zijnde rechtspersonen, met wie wij een overeenkomst willen sluiten).

•

Onderneming: kan verwijzen naar een bedrijf (een zelfstandige onderneming), ondernemerschap (de bedrijfsvoering van een onderneming) en de onderneming. In deze handleiding wordt onderneming als een bedrijf gezien. Een bedrijf is een organisatie van arbeid en kapitaal. Een bedrijf dat gericht is op het maken van winst wordt veelal een onderneming genoemd. Een onderneming is vaak te herkennen aan maatschap, eenmanszaak, vof in de bedrijfsnaam.

•

Overeenkomst tot Opdracht (OTO): Een OTO is een overeenkomst die gemaakt wordt tussen Avans en freelancer voordat de freelancer zijn werkzaamheden mag uitvoeren.

•

Rechtspersoon 6: een juridische constructie waardoor een abstracte entiteit (organisatie) op kan treden als een persoon in het rechtsverkeer, gelijk een natuurlijk persoon dat kan doen. Dat wil zeggen, een rechtspersoon kan bezittingen en schulden hebben, contracten sluiten, rechtszaken aanspannen of aangeklaagd worden. rechtspersonen zijn de BV, de NV, verenigingen en stichtingen.

•

Simulatiepatiënten 7: Een simulatiepatiënt is iemand die de werkelijkheid van een patiënt nabootst en wordt ingezet bij het gezondheidszorg onderwijs.

•

VAR 8: is een afkorting van Verklaring arbeidsrelatie, dit is in Nederland een verklaring van de belastingdienst die zekerheid beoogt te geven over de fiscale en sociaal-

5

Bron: www.belastingdienst.nl

6


7


8

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


zekerheidsrechtelijke status van inkomsten die een natuurlijk persoon voor persoonlijke werkzaamheden verkrijgt. •

Vrijwilliger: een persoon die NIET ‘bij wijze van beroep’ arbeid verricht voor doorgaans één privaat- of publiekrechtelijke organisatie. De vrijwilliger verricht belangeloos arbeid en ontvangt een vergoeding die per maand niet meer bedraagt dan € 150,- én per jaar niet meer dan € 1.500,-. Het dient hierbij te gaan om een vergoeding voor de naar redelijkheid te maken kosten of een niet marktconforme beloning. (uurvergoeding voor 23 jaar en ouder maximaal € 4,50. Uurvergoeding voor personen jonger dan 23 maximaal € 2,25)



9

Belangrijke links

Deze links kunnen bereikt worden door op de link te gaan staan en met behulp van rechtermuisknop, hyperlink openen.

Loonbelasting verklaring: • http://www.belastingdienst.nl/download/1335.html Buitenlandse werknemer: • http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/lb22_wonen_werken_buitenland /lb22_wonen_werken_buitenland-05.html. Opvragen VAR verklaring: • http://www.belastingdienst.nl/variabel/verklaring_arbeidsrelatie/download/

Kilometervergoeding, personen niet in dienst: • http://www.anwb.nl/auto/rijden/wat-kost-autorijden,/nieuwe-auto.html Site belastingdienst •

http://www.belastingdienst.nl



Bijlage 1 Ondersteuning Eerste lijnsondersteuning: De P&O -adviseurs: 1. Janette vd Aa 2. Teus Bambacht 3. Gerard Boom 4. Ursula van Duuren 5. Charlotte Goossens 6. Cok Miserus 7. Franka Schillemans 8. Marjolein Somers Tweede lijnsondersteuning: De coördinatoren: 1. Corry Aarts (coördinator van DFS Service Unit Financiën Salarisadministratie) 2. Sandra Lucassen-van der Weegen (coördinator van DFS Service Unit Financiën) 3. Eda Uluturhan (coördinator van de personeelsadministratie) Derde lijnsondersteuning: Het fiscaliteitenteam, deze wordt, naast de bovengenoemde coördinatoren, mede gevormd door: 1. Ed Bartels (medewerker salarisadministratie) 2. Henk Brouwer (docent belastingrecht AAFM) 3. Wim Hoezen (docent belastingrecht AAFM) 4. Marco van den Kieboom (Senior beleidsmedewerker arbeidsvoorwaarden) 5. Yvonne Jurjus (juridisch adviseur van Avans) 6. Dick van der Maat (coördinator fiscaliteiten team) 7. Corina Snikkers-Hoevenaar (DFS planning & control medewerker)



Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten Deze bijlage is een overzicht van de incidentele kortstondige, niet onderwijscurriculum gebonden werkzaamheden die niet door eigen medewerkers worden gedaan (niet limitatieve opsomming) en waarbij geen enkele aanwijzing tot gezagsverhouding aanwezig kan zijn. De belastingdienst wordt altijd geïnformeerd door middel van IB-47, met uitzondering van onderstaande opmerking. Bij de volgende activiteiten is in principe nooit sprake van een gezagsverhouding: −

Accreditatie

−

Begeleiding, coachen en trainen personeelslid

−

Camerawerk, fotograferen, filmen e.d.

−

Consultancy

−

Dagvoorzitter, panelleden

−

Excursies organiseren en begeleiding

−

Exposities organiseren

−

Gecommitteerden

−

Interviews afnemen en redigeren

−

Introkamp organiseren

−

Modellen

−

Medezeggenschap (bestuurlijke actieve student)

−

Mediatraining

−

Opleidingscommissie

−

Promostudenten (Is student met uurtarief van maximaal € 10 per uur)

−

Punt: redactie, cultuurpagina, columnist

−

Regisseur

−

Review lectoraten

−

Psychische interventie, crisisinterventie

−

Simulatiepatiënt

−

Vacatiegelden

−

Vertalen

−

Vertrouwenspersoon

−

Visitatie

−

Voorlichting

−

Werkveld adviesraad

−

Notuleerwerkzaamheden

Opmerking: Echter indien gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand, arbeid wordt verricht, dan geldt het rechtsvermoeden dat er een arbeidsovereenkomst (artikel 7: 610a, BW) zou zijn. In dat geval dient een arbeidsovereenkomst D-4 opgesteld en verloond te worden (zie hiervoor paragraaf 3.2).



Bijlage 3 Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijfdagdelen regeling Onder deze categorie vallen de freelancers waarbij geen gezagsverhouding aanwezig wordt geacht. Hiervoor geldt IB-47 indien zij vijf dagdelen of minder werkzaam zijn, te beoordelen per academie van Avans, dan wel, in geval er een vergoeding per stuk wordt afgesproken (bijvoorbeeld bij de beoordeling of correctie van tentamens, examens, werkstukken en portfolio’s), de totaalvergoeding niet meer dan € 1.000,- per kalenderjaar bedraagt. Daarnaast geldt wel dat het om uitsluitend van één van onderstaande activiteiten gaat. Indien het meerdere activiteiten betreft, zelf als het vijf dagdelen of minder is, dan dient er verloond te worden. Activiteiten −

Afstudeerbegeleiding

−

Assessment

−

Begeleiding student

−

Beoordeling werkstukken, tentamens, examens en portfolio

−

Coördinatie

−

Correctie van uitwerkingen, toetsen, tentamens e.d.

−

Gastdocenten

−

Gebarentaallessen

−

Inrichten module

−

Intervisie

−

Projectleiding, -begeleiding, werken stuurgroepen

−

Scriptiebegeleiding, bedrijfspresentatie, examens

−

Stagebegeleiding

−

Studieloopbaan begeleiding

−

Supervisie

−

Workshop



Bijlage 4

Informatiebrief

NAAM FREELANCER ADRES FREELANCER PC EN WP FREELANCER

ons kenmerk KENMERK ACADEMIE

contactpersoon P-ADVISEUR

uw kenmerk INDIEN VAN TOEPASSING

telefoon (076) 52 XX XXX

datum 26 januari 2009 onderwerp Informatiebrief Freelancer

Geachte, Binnenkort gaat u (weer) enkele activiteiten voor onze academie verrichten. Zoals u waarschijnlijk weet is de fiscale weten regelgeving met betrekking tot het verrichten van tijdelijke opdrachten behoorlijk streng. Op grond van wettelijke bepalingen, jurisprudentie en de visie van de belastingdienst moet Avans Hogeschool curriculumgebonden activiteiten in beginsel laten uitvoeren in dienstbetrekking. Daarop zijn slechts enkele uitzonderingen, t.w. 1. Indien u werknemer bij de onderneming en u niet directeur groot aandeelhouder bent, is sprake van een detachering; 2. Indien u werknemer bij de rechtspersoon en u directeur groot aandeelhouder bent en beschikt over een geldige Verklaring arbeidsrelatie Directeur Groot Aandeelhouder (VAR DGA); 3. Indien u zelfstandig ondernemer in de vorm van een eenmansbedrijf, vennootschap onder firma of een maatschap bent en beschikt over een geldige Verklaring arbeidsrelatie Winst uit Onderneming ( VAR WUO) en in die hoedanigheid werkzaamheden bij Avans komt verrichten. De VAR is geldig indien hij is afgegeven voor de werkzaamheden in het betreffende kalenderjaar en de werkzaamheden in de VAR overeenstemmen met de werkzaamheden die u bij Avans komt verrichten. Voor aanvang van de werkzaamheden wordt er een overeenkomst (of soms een Overeenkomst tot Opdracht(OTO)) tussen u (of uw vennootschap) en Avans opgesteld. U dient voor de aanvang van de werkzaamheden naast een kopie van de reeds genoemde (geldige) VAR WUO of een (geldige) VAR DGA een kopie van een geldig ID-bewijs te overleggen.



Dus wanneer u onderwijscurriculum gebonden activiteiten bij Avans gaat verrichten, dan dient dat in principe in dienstverband plaats te vinden, tenzij één van de drie uitzonderingen van toepassing is. Indien u over een VAR DGA beschikt en onderwijsactiviteiten bij Avans gaat uitvoeren dient u ingeschreven te zijn bij het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs (CRKBO). Indien u nog niet bent ingeschreven in het CRKBO dient u dit te doen voordat u de werkzaamheden gaat verrichten. Op grond van de inschrijving bij het CRKBO kunt u gebruik maken van de onderwijsvrijstelling in de omzet belasting(en dient er dus geen BTW te worden berekend). Avans stelt zich op het standpunt dat voor onderwijsactiviteiten gebruik dient te worden gemaakt van de onderwijstelling in de BTW, teneinde te voorkomen dat het onderwijs duurder wordt. Indien u beschikt over een VAR WUO kunt u gebruik maken van de onderwijsvrijstelling in de omzetbelasting van Avans Hogeschool (en dient er dus geen BTW te worden berekend). Indien u ondernemer bent kunt u voor niet curriculum gebonden activiteiten factureren. Als ondernemer dient u dan te beschikken over een Kamer van koophandelnummer en een BTWnummer. U dient dit aan te tonen met een blanco of een kopie factuur. Indien u niet beschikt over een BTW-nummer dan dient het ondernemerschap aangetoond te worden met een geldige VAR WUO. Om te kunnen factureren moeten de door u verrichte activiteiten bovendien volledig overeenstemmen met de door u gegeven omschrijving van de werkzaamheden in uw VARverklaring! U dient hier zelf op te letten bij uw aanvraag van de VAR verklaring! Indien de feitelijk door u verrichte werkzaamheden niet volledig in overeenstemming blijken te zijn met de werkzaamheden zoals beschreven in de VAR verklaring en de OTO, dan is Avans verplicht de overeengekomen vergoeding te betalen via de salarisadministratie, dat wil zeggen dat er op het overeengekomen bedrag loonheffingen worden ingehouden. Na afloop van het kalenderjaar ontvangt u dan een jaaropgave. De ingehouden loonheffing kunt u vervolgens verwerken in uw aangifte inkomstenbelasting. In sommige gevallen geeft de belastingdienst een andere VAR verklaring af, dan de bovengenoemde VAR-WUO en VAR-DGA, dat betreffen VAR-LOON en VAR-ROW, deze worden niet geaccepteerd door Avans. Als de belastingdienst u een VAR Loon geeft, dan zijn uw werkzaamheden voor Avans beoordeeld als “loon uit dienstverband”. Hiervoor geldt de hoofdregel: een arbeidsovereenkomst. Indien u beschikt over een “Verklaring Arbeidsrelaties Resultaat uit Overige Werkzaamheden” (VAR ROW), dan is Avans verplicht te toetsen of er feitelijk sprake is van een gezagsrelatie. Avans accepteert deze VAR ROW derhalve niet en uw vergoeding zal worden uitbetaald door middel van verlonen (via salarisadministratie).



U kunt een VAR-verklaring aanvragen via de site de belastingdienst. Informatie hierover is te vinden op http://www.belastingdienst.nl/variabel/verklaring_arbeidsrelatie/. Facturen kunnen onder vermelding van uw contactpersoon en de academie of diensteenheid waarvoor u werkt gezonden worden naar: Avans T.a.v. Crediteurenadministratie Postbus 90116 4800 RA Breda

In alle gevallen dat u niet kunt factureren, zullen wij de vergoeding via de salarisadministratie uitbetalen op basis van een door u in te dienen declaratieformulier. Of er dan ook sprake is van inhouding van loonheffing hangt af van enerzijds de aard en anderzijds de omvang van de werkzaamheden. Tijdens het intakegesprek zullen wij samen met u vaststellen of de inhouding van loonheffing noodzakelijk is en welke documenten verder noodzakelijk zijn. Indien u in dit kalenderjaar naast de werkzaamheden die u mogelijk voor onze academie of diensteenheid gaat verrichten, reeds werkzaamheden heeft verricht of zal verrichten voor een andere academie of diensteenheid, verzoeken wij u de informatie daarover eveneens mee te nemen. Voor een goede afwikkeling verzoeken wij u mee te nemen: •

een geldig Identiteitsbewijs (niet een rijbewijs);

•

indien u wilt factureren, een kopie van de VAR met de juiste omschrijving van de te verrichten werkzaamheden en een geldig tijdvak.

•

Bij niet curriculum gebonden activiteiten, een blanco of een kopiefactuur.

•

Eventuele afspraken met andere academies en of diensteenheden binnen Avans Hogeschool.

Indien u nog vragen hebt, dan kunt u contact met mij opnemen, [TELEFOONNUMMER ACADEMIEMEDEWERKER] Met vriendelijke groet, [NAAM ACADEMIEMEDEWERKER]]



Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten

Ingekomen d.d

Afsprakenformulier Freelancer/detachering voor onderwijscurriculum gebonden werkzaamheden

Raadpleeg schema 2 in de beslisboom, zie hiervoor de Handleiding Freelancers

Dienst Personeel & Organisatie

1. Personalia Opdrachtgever, namens Avans Hogeschool:

Opdrachtnemer

Academie/ Dienst

Naam instelling/ bedrijf

(indien van toepassing)

Naam / voorletter(s)

vrouw*

man

Adres Postcode / woonplaats Telefoonnummer

E-mail :

Geboortedatum

Geboorteplaats

Bankrekeningnummer

Burgerservicenummer

Nationaliteit

Nederlands/

Hebben tijdens het intakegesprek d.d.

2.

anders, nl* de hierna volgende punten besproken.

Heeft opdrachtnemer reeds een dienstbetrekking bij Avans Hogeschool ? of Heeft opdrachtnemer dezelfde werkzaamheden eerder bij Avans Hogeschool in dienstbetrekking uitgevoerd? Aankruisen wat van toepassing is:

O O

Nee, ga door met punt 3 Ja, freelance overeenkomst is

niet mogelijk

3. Opdrachtgegevens werkzaamheden. 3.a Periode

Einddatum

Begindatum:

(let op: bij werkzaamheden die het kalenderjaar overschrijden dient een geldige VAR voor het nieuwe kalenderjaar te worden overlegd. Indien geen geldige VAR wordt overlegd, eindigt de overeenkomst per 31 december van het lopende jaar) Budgetnummer Omschrijving werkzaamheden

3.b Verricht opdrachtnemer ook werkzaamheden bij andere academies of diensteenheden van Avans Hogeschool Indien ja: Voldoen de werkzaamheden binnen heel Avans Hogeschool aan het drie maanden criterium (zie toelichting in handleiding

Ja / Nee* Ja / Nee*

Indien nee, ga door met 3.c Indien ja, ga door met 3.d 3.c

O O O O O O 3.d

Werkzaamheden voldoen niet aan het 3 maandencriterium (zie toelichting in handleiding). Het betreft: aankruisen wat van toepassing is:

Soort overeenkomst:

Werknemer van groot bedrijf uit lijst (portal DP&O,onderaan)

detachering

/inkoopcontract*

Freelancer stuurt: factuur

Werknemer van een kleine rechtspersoon, geen DGA

detachering

/inkoopcontract*

factuur

Werknemer van een kleine rechtspersoon, wel DGA met VAR DGA

afsprakenformulier (met VAR-DGA)

factuur

Natuurlijk persoon en sprake van de 5 dagdelenregeling

afsprakenformulier

declaratieformulier

Natuurlijk persoon met geldige VAR WUO

afsprakenformulier (met VAR WUO)

natuurlijk persoon zonder (geldige)VAR WUO en meer dan 5 dagdelen

afsprakenformulier

factuur declaratieformulier (met loonheffing verklaring)

Werkzaamheden voldoen aan het 3 maandencriterium (zie toelichting in handleiding). Het betreft: aankruisen wat van toepassing is:

O O O O O

Werknemer van groot bedrijf uit lijst (portal DP&O,onderaan)

detachering

/inkoopcontract*

factuur

Werknemer van een kleine rechtspersoon,geen DGA

detachering

/inkoopcontract*

factuur

Werknemer van een kleine rechtspersoon,wel DGA met VAR DGA

OTO met VAR-DGA

factuur

Eigenaar eenmanszaak met geldige VAR WUO

OTO met VAR-WUO

factuur

Geen van de voorgaande situaties

arbeidsovereenkomst

4. Inschrijving in het Centraal Register Kort Beroeps Onderwijs (CRKBO) Geldt alleen voor opdrachtnemers met een VAR-DGA Opdrachtnemer is ingeschreven in CRKBO

Ja / Nee*

Indien nee: Opdrachtnemer zal zich voor aanvang van de werkzaamheden inschrijven in CRKBO

Ja / Nee*

(Avans Hogeschool stelt zich op het standpunt dat freelancers met VAR-DGA zich in principe inschrijven in het CRKBO)

*

Doorhalen of wissen (delete) wat niet van toepassing is



5. Gegevens m.b.t. vergoeding Inleen vergoeding

€

/dagdeel /keer /stuk *

per uur /dag

BTW (geldt alleen voor factuur)

Ja / Nee*

Indien ja: 19%

Reiskosten

Ja / Nee*

Indien ja:

Aantal

totaal

€

NB. Nee: Freelancers met VAR-WUO kunnen gebruik maken van de onderwijsvrijstelling van Avans Hogeschool. Voor freelancers met VAR-DGA alleen mogelijk indien inschrijving in CRKBO aanwezig is

Bedrag per km €

aantal km

€

Openbaar vervoer € per maand/ per kwartaal/ anders nl.*

Afspraken m.b.t. facturering/ declaratie

6. Opmaken OTO (indien 3 maandencriterium van toepassing, zie toelichting in handleiding) Naast standaardtekst op te nemen in de overeenkomst:

(tekst zie bijlage 7 van handleiding)

Kan opdrachtnemer bevoegdheid overdragen?

Ja / Nee*

Is geheimhoudingsplicht van toepassing?

Ja / Nee*

Komen auteurs- en octrooirecht toe aan Avans Hogeschool?

Ja / Nee*

Kunnen partijen de opdracht tussentijds opzeggen?

Ja / Nee*

Overige afspraken/ bijzonderheden

7. Bijgevoegd Kopie paspoort of kopie identiteitsbewijs (voor en achterzijde). Een rijbewijs is niet geldig! Loonheffingsverklaring

Ja / Nee*

VAR

Ja / Nee*

Altijd bijvoegen

VAR-WUO/ VAR-DGA*

Door de ondertekening van dit formulier gaat u een overeenkomst aan met opdrachtgever Avans Hogeschool. Tevens verklaren partijen door ondertekening geen arbeidsovereenkomst te beogen. Voor akkoord

Naam

Handtekening

Datum

Plaats

Opdrachtnemer

*

Opdrachtgever

, te Breda /

's-Hertogenbosch /Tilburg*

P&O adviseur

, te Breda /

's-Hertogenbosch /Tilburg*


Zonder volledig ingevuld afsprakenformulier kan geen vergoeding worden uitbetaald!



Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten Ingekomen d.d. ___________________

Afsprakenformulier Freelancer/detachering voor NIET onderwijscurriculum gebonden werkzaamheden

Raadpleeg schema 3 in de beslisboom, zie hiervoor de Handleiding Freelancers

Dienst Personeel & Organisatie

1. Personalia Opdrachtgever, namens Avans Hogeschool:

Opdrachtnemer

Academie/ Dienst

Naam instelling/ bedrijf

(indien van toepassing)

BTW nummer

KvK nummer

(kopie of blanco factuur bijvoegen) Naam / voorletter(s)

man vrouw*

Adres Postcode / woonplaats Telefoonnummer

E-mail :

Geboortedatum

Geboorteplaats

Bankrekeningnummer

Burgerservicenummer Nederlands/ anders, nl

Nationaliteit Hebben tijdens het intakegesprek d.d.

2.

de hierna volgende punten besproken.

Heeft opdrachtnemer reeds een dienstbetrekking bij Avans Hogeschool? Aankruisen wat van toepassing is

O O

Nee, ga door met punt 3 Ja, freelance overeenkomst is niet mogelijk

3. Opdrachtgegevens werkzaamheden 3.a Periode

Raadpleeg Schema 3 beslisboom

Begindatum:

Einddatum

Budgetnummer Omschrijving werkzaamheden

3.b Verricht opdrachtnemer ook werkzaamheden bij andere academies of diensteenhed

Ja / Nee*

Indien ja: Voldoen de werkzaamheden binnen heel Avans Hogeschool aan het drie maanden criterium

Ja / Nee*

3.c Onderneming/ondernemer

O O O

Het betreft: aankruisen wat van toepassing is

Soort overeenkomst:

Freelancer stuurt:

Ondernemer is rechtspersoon

detachering / inkoopcontract /

factuur

Ondernemer is geen rechtspersoon en ≥ 3 maandencriterium Ondernemer is geen rechtspersoon en < 3 maandencriterium

inkoopcontract* OTO VAR WUO*

Afsprakenformulier is voldoende

factuur factuur

3.d Geen onderneming/ondernemer en werkzaamheden voldoen aan het 3 maanden criterium

arbeidsovereenkomst

(Opm: Voor geen onderneming/ondernemer en < 3 maanden criterium geldt ipv afspraken formulier, de bevestigingsbrief)

4. Gegevens m.b.t. vergoeding Inleen vergoeding

per uur

€

/dag

/dagdeel

BTW (geldt alleen voor factuur)

Ja / Nee*

Indien ja: 19%

Reiskosten

Ja / Nee*

Indien ja:

/keer /stuk *

Aantal

Bedrag per km € Openbaar vervoer €

Afspraken m.b.t. facturering/ declaratie

*

per maand, per kwartaal,



anders nl.*

totaal

€

aantal km

€

datum Februari 2012 pagina 62 van 73 5. Opmaken OTO (ondernemer, geen rechtspersoon, indien 3 maandencriterium van toepassing, zie toelichting) Naast standaardtekst op te nemen in de overeenkomst:

(zie de toelichting voor de standaardtekst)

Kan de opdrachtnemer bevoegdheid overdragen?

Ja / Nee*

Is geheimhoudingsplicht van toepassing?

Ja / Nee*

Komen auteurs- en octrooirecht toe aan Avans Hogeschool?

Ja / Nee*

Kunnen partijen de opdracht tussentijds opzeggen?

Ja / Nee*

Overige afspraken/ bijzonderheden

5. Bijgevoegd

Kopie paspoort of kopie identiteitsbewijs (voor en achterzijde). Een rijbewijs is niet geldig! Kopie of blanco factuur

Ja / Nee*

VAR

Ja / Nee*

Altijd bijvoegen

Door de ondertekening van dit formulier gaat u een overeenkomst aan met opdrachtgever Avans. Tevens verklaren partijen door ondertekening geen arbeidsovereenkomst te beogen. Voor akkoord:

Naam

Handtekening

Datum

Plaats

Opdrachtnemer

*

Opdrachtgever

, te Breda / 's-Hertogenbosch /Tilburg*

P&O adviseur

, te Breda / 's-Hertogenbosch /Tilburg*


Zonder volledig ingevuld afsprakenformulier kan geen vergoeding worden uitbetaald!



Bijlage 7

Tekst facultatieve artikelen in Overeenkomst tot Opdracht

Hieronder worden de artikelen toegelicht, die zijn genoemd op het afsprakenformulier. Op het afsprakenformulier wordt onderscheid gemaakt tussen de OTO DGA en de OTO WUO, dat onderscheid wordt hieronder ook gemaakt.

OTO DGA Artikel 4

Geheimhoudingsplicht (optioneel)

1. Opdrachtnemer zal tegenover derden zowel tijdens als na afloop van deze overeenkomst geen enkele mededeling doen, direct of indirect, over alles dat opdrachtnemer bij de dienstverlening ten behoeve van opdrachtgever Avans ter kennis is gekomen in verband met zaken en belangen van opdrachtgever Avans. 2. Bij overtreding van bovengenoemd verbod verbeurt opdrachtnemer aan opdrachtgever Avans een dadelijk en ineens zonder sommatie of ingebrekestelling opeisbare boete van 50% van het gefactureerde bedrag, onverminderd de gehoudenheid tot betaling aan opdrachtgever Avans van een volledige schadevergoeding in dezer zake, indien deze meer dan gemeld boetebedrag mocht belopen. Artikel 5

Auteurs- en octrooi (optioneel)

De rechten op het auteurs- of octrooirecht alsmede de baten voortvloeiend uit: 1. het vervaardigen van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst in de zin van de Auteurswet, 2. het uitvinden van een nieuw voortbrengsel of een nieuwe werkwijze in de zin van de Rijksoctrooiwet, komen toe aan opdrachtgever Avans indien het vervaardigen of uitvinden door opdrachtnemer in de uitoefening van zijn opdracht is of wordt verricht ten behoeve van opdrachtgever Avans. Artikel 8

Einde overeenkomst tot opdracht

De overeenkomst eindigt: 1. van rechtswege door het verstrijken van de termijn, zoals is aangegeven in artikel 2 van deze overeenkomst; 2. door het overlijden van de door opdrachtnemer aangewezen persoon als bedoeld in artikel 3; 3. ingeval van faillissement, (voorlopige) surséance van betaling, een onderhands akkoord met schuldeisers of liquidatie dan wel staking van de onderneming van opdrachtnemer; 4. in het geval van het door één der partijen toerekenbaar niet-nakomen van de in deze overeenkomst aangegane verplichtingen, na schriftelijke ingebrekestelling.



5. optioneel: Partijen kunnen gezamenlijk besluiten deze overeenkomst tussentijds te beëindigen mits schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.

OTO WUO Artikel 3 1. Na

Overdracht bevoegdheid opdrachtnemer (optioneel)

voorafgaande

schriftelijke

instemming

van

opdrachtgever

Avans,

aan

welke

instemming voorwaarden verbonden kunnen zijn, mag opdrachtnemer ook andere personen inzetten voor de feitelijke uitvoering van de in artikel 1 omschreven diensten. 2. Op verzoek van de opdrachtgever Avans dient opdrachtnemer in voorkomend geval een andere persoon met de uitvoering van bovenstaande diensten te belasten. 3. De persoon die de in het eerste lid genoemde persoon vervangt, zal vooraf de hierin door opdrachtnemer aanvaarde verplichtingen, waaronder de plicht een correcte VAR WUO te overleggen, schriftelijk als de zijne hebben verklaard. Artikel 4

Geheimhoudingsplicht (optioneel)

1. Opdrachtnemer zal tegenover derden zowel tijdens als na afloop van deze overeenkomst geen enkele mededeling doen, direct of indirect, over alles dat opdrachtnemer bij de dienstverlening ten behoeve van opdrachtgever Avans ter kennis is gekomen in verband met zaken en belangen van opdrachtgever Avans. 2. Bij overtreding van bovengenoemd verbod verbeurt opdrachtnemer aan opdrachtgever Avans een dadelijk en ineens zonder sommatie of ingebrekestelling opeisbare boete van 50% van het gefactureerde bedrag, onverminderd diens gehoudenheid tot betaling aan opdrachtgever Avans van een volledige schadevergoeding in dezer zake, indien deze meer dan gemeld boetebedrag mocht belopen. Artikel 5

Auteurs- en octrooi (optioneel)

De rechten op het auteurs- of octrooirecht alsmede de baten voortvloeiend uit: 1. het vervaardigen van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst in de zin van de Auteurswet, 2. het uitvinden van een nieuw voortbrengsel of een nieuwe werkwijze in de zin van de Rijksoctrooiwet, komen toe aan opdrachtgever Avans indien het vervaardigen of uitvinden door opdracht-nemer in de uitoefening van zijn opdracht is of wordt verricht ten behoeve van opdrachtgever Avans. Artikel 8

Einde overeenkomst tot opdracht

De overeenkomst eindigt: 1. van rechtswege door het verstrijken van de termijn, zoals is aangegeven in artikel 2 van deze overeenkomst; 2. door het overlijden van opdrachtnemer;



3. ingeval van schuldsanering bij opdrachtnemer, een onderhands akkoord met schuldeisers of liquidatie dan wel staking van de onderneming van opdrachtnemer; 4. in het geval van het door één der partijen toerekenbaar niet-nakomen van de in deze overeenkomst aangegane verplichtingen, na schriftelijke ingebrekestelling. 5. [OPTIONEEL]: Partijen kunnen gezamenlijk besluiten deze overeenkomst tussentijds te beëindigen mits schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.



Bijlage 8 Bevestigingsbrief NAAM freelancer ADRES freelancer PC EN WP freelancer

ons kenmerk KENMERK ACADEMIE

contactpersoon Medewerker academie

uw kenmerk INDIEN VAN TOEPASSING

telefoon (076) 52 XX XXX

datum 26 juli 2010 onderwerp bevestigingsbrief Freelancer

Geachte, Zoals afgesproken gaat u binnenkort enkele activiteiten voor onze academie verrichten. Hiermee bevestigen wij de afspraken die we daarover hebben gemaakt. Academie of Diensteenheid Contactpersoon

Naam

bij Avans

telefoonnummer

Omschrijving werkzaamheden Aantal uren/dagdelen/stuks/keer (doorhalen niet van toepassing) Tarief per eenheid Totaal bedrag Reiskosten Overige afspraken Wilt u uw geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) meenemen, wanneer de activiteiten worden uitgevoerd. Indien u nog vragen hebt, dan kunt u met mij contact opnemen, [TELEFOONNUMMER medewerker academie VERMELDEN] Met vriendelijke groet, [NAAM medewerker academie]



Bijlage 9 Declaratieformulier Ingekomen d.d. ___________________ Declaratieformulier Freelancer Personalia

Naam Adres Postcode / woonplaats Telefoonnummer Geboortedatum BurgerServiceNummer Academie/diensteenh. afdeling/project Contactpersoon bij Avans Budgetnummer

Dienst Personeel en Organisatie

Stamnummer Educaat * In te vullen door DP&O Banknummer Bij Buitenlandse bank: Naam bank Plaats bank IBAN Swiftcode (Kostensoort en kostendrager in te vullen door de budgeth

Soort dienstverlening (aankruisen wat van toepassing is) Onderwijsactiviteiten (zie invulinstructie tabel 1) Niet onderwijsactiviteiten (zie invulinstructie tabel 2) Overige n Honoraria/ vacatiegelden/ verzorgde lessen/ vergoeding

Datum

Aantal uren/dagen/ dagdelen/keer /stuks*

Aard werkzaamheden

Totaal vergoeding

* doorhalen hetgeen niet van toepassing Reiskosten Datum

Reiskosten van - naar

Tarief Bedrag in euro's

Aantal km

Via

Totaal reiskosten vergoeding

€

Tarief

0,00 A

Bedrag in euro's

€

0,00 B

Overige kosten Datum

Omschrijving overige kosten

Bedrag in euro's

Totaal overige kosten Totaal A + B + C Datum

Voor akkoord Datum

Handtekening

Handtekening

Declarant

Budgethouder/ leidinggevende

Hieronder in te vullen door de financiële administratie Bedrag in euro's Omschrijving Rekening

Afdeling Project

€ €

0,00 C 0,00

CSO (kostenplaats)

N.B. Declarant dient een geldig identiteitsbewijs in te leveren. (geen rijbewijs maar een kopie paspoort of ID-bewijs) Declaratieformulier in te leveren bij de academie of dienst waar u uw werkzaamheden heeft verricht.



Invulinstructie declaratie formulier Dit declaratie formulier dient alleen gebruikt te worden door natuurlijke personen. Ook een Directeur groot aandeelhouder zonder een VAR-DGA dient dit formulier te gebruiken. Academie diensteenheid afdeling De academie, diensteenheid of afdeling invullen met wie de afspraak is gemaakt. Budgetnummer Door directeur of budgethouder dient de kostensoort en kostendrager te worden ingevuld. Voor vragen over dit nummer, neem contact op met de academie administrateur. Stamnummer Educaat In te vullen door DP&O. Betreft het personeelsnummer dat in de personeels- en salarisadministratie wordt gehanteerd. Banknummer Het bankrekeningnummer waarop het verschuldigde bedrag moet worden over gemaakt. Naam bank (ingeval van een buitenlandse bank) Naam van de bank waar de bankrekening wordt aangehouden. Plaats bank (ingeval van een buitenlandse bank) Plaats waar de bank is gevestigd. IBAN

BIC

Een International Bank Account Number (IBAN) wordt gebruikt om internationale transacties tussen rekeningen en banken gelegen in verschillende landen vlotter te laten verlopen. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer. Dit nummer is op te vragen bij de bank van de freelancer.

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren. In tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst, verwijst het IBAN naar een individuele bankrekening. Dit nummer is op te vragen bij de bank van de freelancer.

Soort dienstverlening Betreft in principe onderwijscurriculum gebonden (zie bijlage 1) of niet onderwijscurriculum gebonden (zie bijlage 2) activiteiten. Indien de activiteiten niet voorkomen op een van de lijsten dan de activiteit overige aankruisen en omschrijven. DP&O zal daarna aangeven onder welke categorie de activiteit valt. Honoraria,vacatiegelden, verzorgde lessen en vergoedingen De data vermelden. Aard van de werkzaamheden: Omschrijven van de verrichte werkzaamheden.(Deze dienen overeen te komen met de omschrijving in het afsprakenformulier of bevestigingsbrief.). Het aantal uren, dagdelen of stuks (doorhalen wat niet van toepassing is), het tarief en het totaal bedrag invullen. Indien één van deze drie items niet is ingevuld, kan de declaratie niet verwerkt worden.

Reiskosten en overige kosten Freelancers: Betalingen aan personen niet in loondienst


Opnemen de plaatsen waartussen is gereisd. Indien de reis heeft plaatsgevonden via een andere plaats dient dit aangegeven te worden. In principe als tarief opnemen €0,19, tenzij een ander tarief is afgesproken. Indien er met openbaar vervoer is gereisd, ook bewijsstukken meesturen. In deze rubriek ook eventueel andere gemaakt (en declarabele) kosten omschrijven en opnemen. De vergoeding reiskosten en overige kosten totaliseren en invullen onder totaal vergoeding. Tenslotte moet het formulier gedateerd en ondertekend te worden door de declarant en daarna toegezonden te worden aan de Academie of diensteenheid waarvoor de werkzaamheden zijn verricht. De budgethouder of leidinggevende dient de declaratie te tekenen en door te sturen naar de service unit financiën van DFS.

Tabel 1 Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijf dagdelen regeling Afstudeerbegeleiding Assessment Begeleiding student Beoordeling werkstukken, tentamens, examens en portfolio Coördinatie Correctie van uitwerkingen, toetsen, tentamens e.d. Gastdocenten Gebarentaallessen Inrichten module Intervisie Projectleiding, -begeleiding, werken stuurgroepen Scriptiebegeleiding, bedrijfspresentatie, examens Stagebegeleiding Studieloopbaan begeleiding Supervisie Workshop


Tabel 2 Niet onderwijsgebonden activiteiten Accreditatie Begeleiding personeelslid Camerawerk, fotograferen, filmen e.d. Consultancy Dagvoorzitter, panelleden Excursies organiseren en begeleiding Exposities organiseren Gecommitteerden Interviews afnemen en redigeren Introkamp organiseren Modellen Medezeggenschap (bestuurlijke actieve student) Mediatraining Notuleerwerkzaamheden Opleidingscommissie Promostudenten Punt: redactie, cultuurpagina, columnist Regisseur Review lectoraten Psychische interventie, crisisinterventie Vacatiegeld Vertalen Vertrouwenspersoon Visitatie Voorlichting Werkveld adviesraad


Bijlage 10

Afspraken-/declaratieformulier Promostudent

Dienst Personeel en Organisatie

Afspraken- / Declaratieformulier Promostudent In te vullen door student

Niet gebruiken voor "Niet EU-studenten"

Personalia Naam

Geboortedatum

Adres

BurgerServiceNummer

Postcode / woonplaats

Bankrekeningnummer

Telefoonnummer

* Gehuwd / Ongehuwd

** BIC

** IBAN

TOEVOEGEN AAN DECLARATIE

Kopie geldig identiteitskaart /paspoort (geen rijbewijs!) Buitenlandse studenten ook: bewijs van inschrijving GBA (BSN-nummer) of bewijs toekenning sofinummer door belastingdienst

* **

A Vergoeding Datum

Aantal uren

Aard werkzaamheden

weg- of doorhalen wat niet van toepassing is in het geval van een buitenlandse bank

Tarief

Totaal vergoeding B Reiskosten Datum

***

Bedrag in €

€

A

keuze soort vervoer (bij aantal minimaal 1 invullen)

*** Reiskosten van - naar

aantal

Via

Bedrag in €

Tarief

Totaal reiskosten vergoeding

€

B

C Overige kosten Datum

Omschrijving overige kosten

Bedrag in €

Totaal overige kosten Totaal A + B + C

C €

ONDERTEKENING Door de ondertekening van dit formulier gaat u een Overeenkomst tot Opdracht aan met Avans Hogeschool en verklaren partijen geen arbeidsovereenkomst met elkaar aan te gaan. STUDENT Datum Handtekening

(na printen: hardcopy tekenen!)

Naam Student

(gebruik blokletters)

BUDGETHOUDER Academie /diensteenheid

DMCS

Datum

Datum

Handtekening

Handtekening

aam Budgethouder

Naam Budgethouder (gebruik blokletters)

CSO-kostenplaats Budgetnummer

(gebruik blokletters)

CSO-kostenplaats 1

Budgetnummer

1 Academies hebben een jaarbudget van 200 uur. Indien dit budget wordt overschreden, hier het budgetnummer invullen waarop de kosten in de academie

moeten worden geboekt. Diensteenheden hier altijd een budgetnummer invullen. Ook invullen indien het specifieke activiteiten betreft die niet ten laste van het 200 uren budget geboekt worden.

In te vullen door DP&O Stamnummer Educaat

Ingekomen d.d.



Bijlage 11

Lijst grote bedrijven

Crediteuren zonder VAR waarvoor wel afsprakenformulier (eventueel OTO of inkoopcontract) beschikbaar moet komen Naam

Vestigingsplaats

Naam

Vestigingsplaats

2020Vision BV AKD Prinsen v Wijmen Amarant AMC Amphia Arbo Unie Arjan van Dijk Atos Origin Avans+ Berenschot Brabant Groen Brabantwonen BRESS CapGemini Clingendael Convoi Copy&Co COVERinvent Croon techniek Deloitte. DHV Galan groep GGD W-Brab GGZ Graydon Haskoning HBO-raad Heijmans Bouw Hevo bv Hobeon Hogescholen HollandConsulting IBS Imtech Intomart IVA Tilb Joanknecht & van Zelst Jufidet

Rijswijk div vestigingen o.a. Breda Tilburg Amsterdam Breda landelijk Oosterhout Internationaal Breda landelijk Raamsdonkveer meerdere vestigingen sportstichting in Breda Internationaal Den Haag internationaal div vestigingen in brabant De Bilt landelijk landelijk Amersfoort Baarn div vestigingen in brabant Amersfoort Amsterdam internationaal Den Haag Rosmalen s-Hertogenbosch Den Haag alle Amsterdam Internationaal Internationaal Hilversum Tilburg Eindhoven De Bilt

Koch&VandenHeuvel Kruisvereniging Breda Lloyd's Register Loyalis LW&OW, notarissen Mannaerts&Appels Ministeries Noordhoff NQA NVAO NykampNyboer Océ Open Universiteit Oranjewoud Ordina PSB PWC/Advies Qurius Nederland BV Randstad Rienks ROC's Rovict BV SAP nederland BV Schouten&Nelis SKB Sodexo Speakers Academy Stichtingen Stoas Thebe Thuiszorg Breda TNO TNS NIPO Universiteiten USG Capacity Vereniging Huntington verenigingen

Breda Breda Rotterdam Heerlen Breda Breda alle Groningen en Houten Utrecht Internationaal Amsterdam en Oldenzaal Internationaal Heerlen landelijk Nieuwegein Amsterdam Internationaal landelijk landelijk Breda alle Soest s-Hertogenbosch Zaltbommel Amsterdam Capelle aan de IJssel Rotterdam alle s-Hertogenbosch Tilburg Breda Landelijk Amsterdam, Rotterdam alle landelijk Den Haag alle



Bijlage 12

De (bestuurlijke) activiteiten

In paragraaf drie van de Faciliteitenregeling bestuurlijk actieve studenten 2008/2009 staan de (bestuurlijke) activiteiten beschreven. De navolgende (bestuurlijke) activiteiten komen in aanmerking voor facilitering: a.

Activiteiten die voortvloeien uit wettelijke regelingen, te weten: a1. het lidmaatschap van de Avans medezeggenschapsraad (AMR), a2. het lidmaatschap van een academieraad (AR), a3. het lidmaatschap van een opleidingscommissie, a4. het lidmaatschap van de Colleges van Beroep.

b.

Activiteiten ten behoeve van aan de hogeschool gelieerde studentenorganisaties, te weten: b1. het lidmaatschap van de Hogeschool Studentenraad, b2. het bestuurslidmaatschap van een studie- of studentenvereniging die een relatie heeft met een (of meerdere) academie(s) of opleiding(en) van Avans.

c.

Activiteiten in verband met onderwijs of studentenvoorzieningen, te weten: c1. activiteiten die worden uitgevoerd op verzoek van het bevoegd gezag van Avans en betrekking hebben op het onderwijs en/of studentenvoorzieningen (bijvoorbeeld in het kader van onderwijsondersteuning, voorlichting, werving, introductie, sport).

d.

Activiteiten ten behoeve van een landelijke organisatie ter behartiging van een onderwijsbelang, een politiek belang of een algemeen maatschappelijk belang, te weten: d1. het bestuurslidmaatschap van een landelijke studentenorganisatie van enige omvang met volledige rechtsbevoegdheid, d2. het bestuurslidmaatschap van een politieke jongerenorganisatie van een politieke partij die is vertegenwoordigd in de Staten Generaal, d3. het bestuurslidmaatschap van een landelijke organisatie van enige omvang met volledige rechtsbevoegdheid die zich richt op het behartigen van een algemeen maatschappelijk belang.



Bijlage 13

Loonheffingsverklaring


FREELANCERS. Betalingen aan personen niet in loondienst. Colofon. datum Februari Auteurs Fiscaliteitenteam

Recommend Documents