Outlook 2010
titel
Klikmee Outlook 2010
eerste druk
juli 2010
auteur
Fred Beumer
Videoproduction
Fred Beumer
zetwerk
Digitaal Leerplein
druk
Hollandridderkerk, Ridderkerk
Digitaal Leerplein Postbus 50, 6990 AB Rheden website: www.digitaalleerplein.nl E-mail:
[email protected] Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieen, opnamen, of op enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.
Inleiding
Dit is geen standaard computerboek! Dit boek laat het u zien! Elk onderwerp wat in dit boek wordt besproken heeft op het internet een videoles staan. Een videoles die u het geleerde laat zien. Een manier van leren die makkelijk is in een tijd waar de computer steeds belangrijker wordt. Een DigiD aanvragen, de belastingdienst, bankzaken zijn enkele voorbeelden waarbij u niet meer zonder de computer kan. Tekstverwerken gebeurt ook alleen nog met de computer. Tekstverwerken wordt prive en zakelijk veel gebruikt. Vaak zoeken naar de mogelijkheden zal ook voor u herkenbaar zijn. Bepaalde handelingen verricht u af en toe en de kans dat u het een volgende keer bent vergeten is groot. Dan bekijkt u opnieuw de videoles die bij dit onderwerp hoort en kunt direct verder. Dit boek is uit de reeks “Klik mee”. Het is een uitgebreide serie die voor de beginnende en gevorderde gebruiker een aanrader is. De reeks heeft als kenmerk dat alleen datgene wordt behandelt waar het echt om gaat. Centraal staat het dagelijks werken met de computer en programma’s. U bent een gebruiker en geen computerspecialist. Met de aanschaf van dit boek zet u de eerste stappen op weg naar zelfredzaamheid. Niet meer afhankelijk van anderen maar een methodiek die uzelf in staat stelt de geheimen te leren kennen. Aan het einde van elk onderwerp wordt u vanuit het boek verwezen naar het internet. De locatie en de videoles wordt u aangegeven.
Videolessen op het internet Digitaal Leerplein stelt de lezer in staat om na elke paragraaf die in het boek wordt behandeld een instructievideo op het internet te bekijken. Deze instructievideo laat het u na het doorlezen van de lesstof zien. Digitaal Leerplein stimuleert en ondersteunt de digibeet op het gebied van verantwoord computergebruik. Bij alle activiteiten die Digitaal Leerplein onderneemt, staat de ontwikkeling van de deelnemer centraal. Aan het einde van een paragraaf wordt middels afbeelding van een beeldscherm verwezen naar de internetpagina waar u de videoles voor die paragraaf kunt bekijken. Meerdere cursussen kunt u ook vinden op de website www.klikmee.nl
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. In deze afbeelding ziet u na het lezen van een paragraaf waar u de bijbehorende videoles op het internet kunt bekijken.
Inhoudsopgave 1.
Kennismaken met Outlook 2010
Kennismaken met Word De titelbalk, het lint en de knop bestand De werkbalk “Snelle toegang”
10 12 14
2. E-mailen met Outlook 3.
16 17 20 22 24 25
E-mail berichten opmaken
4.
E-mail adres Outlook starten, vensters en afsluiten E-mail maken, versturen en ophalen Outlook aanpassen Navigeren en Outlook Contactpersonen
Tekst wijzigen, kopieren en opmaken Spellingscontrole Concepten Handtekening Afdrukken De helpfunctie
28 30 32 33 35 36
E-mail verkeer
Adresboek gebruiken Contactpersonen toevoegen Adresvakken CC en BCC Gebruik van bijlagen Beantwoorden en doorsturen Leesbevestiging Markeren
38 40 42 44 46 48 49
5.
E-mail beheren
6.
52 54 56 58 60 62
E-mail archiveren
7.
Postvak aanpassen Sorteren van berichten Zoeken naar berichten Indelen en verplaatsen van berichten Verwijderen van berichten Ongewenste e-mail
Archiveren van e-mailberichten Automatisch archiveren
66 68
Verklarende woordenlijst
Verklarende woordenlijst
72
1
Kennismaken met Outlook
◊ Kennismaken met Outlook ◊ Titelbalk, het lint en de knop bestand ◊ De werkbalk “Snelle toegang”
9
◊ Kennismaken met Outlook Microsoft Outlook is een programma waarmee u e-mail berichten kunt ontvangen en versturen. E-mail is tegenwoordig niet meer weg te denken als communicatiemiddel. Naast het ontvangen en versturen van berichten heeft u ook de mogelijkheid de opmaak van uw berichten aan te passen. Zo kunt u onder andere grootte, stijl en opmaak van uw tekst veranderen. In Outlook is het ook mogelijk om afbeeldingen of teksten die u hebt gemaakt door te sturen. U kunt de documenten als een bijlage in uw e-mail bericht verzenden. U kunt Outlook openen door te dubbelklikken op het Outlookpictogram op uw bureaublad, of door te klikken op de Startknop links onderin het beeldscherm en te kiezen voor “Alle programma’s. Vervolgens klikt u met de muis op de map Microsoft Office en ziet u het programma Microsoft Outlook 2010 uitschuiven. Klik hierop met de linkermuisknop. Het programma wordt geopend.
De werkomgeving Wanneer u bekend bent met eerder versies van Outlook, ziet u meteen dat de werkomgeving volledig gewijzigd is. U hebt even de tijd nodig om aan deze nieuwe indeling te wennen.
Het Outlookvenster bestaat uit meerdere vensters. Deze worden verderop in dit werkboek uitgebreid besproken.
Wat ziet u op uw beeldscherm? Links bovenin het beeld ziet u de knop Bestand. Wanneer u deze met de linkermuisknop opent krijgt u toegang tot de meest gebruikte functies binnen Outlook, zoals daar zijn “Openen”, “Opties”, “Opslaan als”, en “Afdrukken”. Boven de knop Bestand ziet u de titelbalk, met de werkbalk “Snelle toegang”. Standaard is deze voorzien van de knoppen “Opslaan”, “Ongedaan maken” en “Opnieuw”. Daarnaast is het mogelijk hier zelf knoppen aan toe te voegen of verwijderen. In het midden van de titelbalk ziet u de naam van uw document, gevolgd door de naam van het programma. Aan de rechterkant van de titelbalk vind u de knoppen “Minimaliseren”, “Maximaliseren” en “Sluiten”.
10
Onder de titelbalk ziet u het zogeheten Lint. In het lint vindt u alle opdrachten die u kunt uitvoeren in Outlook. Het lint vervangt de verschillende werkbalken die in vorige versies van Outlook gebruikt werden. Onder het lint worden de verschillende vensters waarin u kunt werken weergegeven.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf.
11
◊ Titelbalk, het Lint en de knop Bestand De titelbalk In de vorige les hebt u gezien dat de titelbalk aan de bovenzijde van het venster staat. Aan de rechterzijde vindt u de knoppen “Minimaliseren”, “Maximaliseren” en “Sluiten”.
Wanneer u klikt op de knop “Minimaliseren”, het minteken zal het programma geparkeerd worden naar de taakbalk. Door vervolgens op de taakbalk op het word logo te klikken zal het geparkeerde document weer terugkeren op het beeldscherm. De knop tussen het minteken en het witte kruis zorgt ervoor dat de weergave van uw venster wordt verkleind of juist volledig in beeld komt. U kunt door het venster te verkleinen een gedeelte van het bureaublad in beeld brengen. Om het programma te sluiten klikt u op de knop “Sluiten”, het witte kruis.
Het lint Het belangrijkste gereedschap in Outlook 2010 is het lint. Alle opdrachten die u uitvoert op uw document bevinden zich hier. Het lint in verdeeld in vijf verschillende tabbladen, te weten “Start”, “Verzenden/Ontvangen”, “Map”, “Beeld” en “Invoegtoepassingen”. Het Lint is in tegenstelling tot eerdere versies van Outlook sterk veranderd.
In deze tabbladen vind u verschillende groepen met opdrachten. Zo is bijvoorbeeld het tabblad “Start” verdeeld in de groepen “Nieuw”, “Verwijderen”, “Reageren”, “Snelle stappen”, “Verplaatsen”, “Labels”, “Zoeken” en “Verzenden/Ontvangen”. Sommige van deze groepen hebben aan de rechterzijde een pijltje. Wanneer u hierop klikt opent een nieuw venster met daarin meerdere opties. Om het lint te verbergen klikt u tweemaal met de linkermuisknop op het geselecteerde tabblad. Dit geeft u meer werkruimte. Nogmaals dubbelklikken zorgt er voor dat het lint weer wordt weergegeven.
De knop Bestand
De knop Bestand geeft u toegang tot de basisfuncties van Outlook 2010. Wanneer u met de linkermuisknop op deze knop klikt opent het onderliggende menu met aan de linkerkant diverse basisopdrachten zoals “Opslaan als”, “Bijlagen opslaan”, “Info”, “Openen”, “Afdrukken”, “Help”, “Opties” en “Afsluiten”.
12
De knop Bestand
Indien u klikt op de knop “Afsluiten” zal het programma gesloten worden. Wenst u alleen het document te sluiten, klik dan op “Sluiten” in het paneel.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf.
13
◊ De werkbalk “Snelle toegang” Werkbalk “Snelle toegang” Boven de knop bestand vindt u de werkbalk “Snelle toegang”. Indien gewenst kunt u de werkbalk onder het lint plaatsen. Dit doet u door met de rechter muisknop op de werkbalk te klikken en te kiezen voor “De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven”. Herhaal deze stap om de werkbalk terug te zetten naar zijn oorspronkelijke plaats. Het is mogelijk knoppen toe te voegen aan de werkbalk “Snelle toegang”, naast de standaard knoppen “Opslaan”, “Ongedaan maken” en “Opnieuw”. Wilt u een pictogram toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang dan klikt u met de linkermuisknop op de pijl wijzend naar beneden naast de werkbalk Snelle toegang. Menu “Snelle toegang” kunt u aanpassen aan de eigen wensen.
Een lijst schuift uit waaruit u een keuze kunt maken. Voor de opties kan een vinkje staan wat betekent dat deze optie reeds is weergegeven in de werkbalk Snelle toegang. Klikt u voor een optie waar geen vinkje voor staat dan zal deze worden weergegeven en verschijnt in de lijst ook een vinkje voor de optie. Ook voor het weghalen van pictogrammen herhaalt u deze stappen. Het is dan de bedoeling wederom te klikken op de optie die u wenst weg te halen. Het vinkje verdwijnt en in de werkbalk snelle toegang is het pictogram verdwenen.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf.
14
2
E-mailen met Outlook
◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊
E-mail adres Outlook starten, vensters en afsluiten E-mail maken, versturen en ophalen Outlook aanpassen Navigeren Contactpersonen
15
◊ E-mail adres Om gebruik te kunnen maken van e-mail heeft u onder andere nodig een programma waarmee u gaat e-mailen en een e-mailadres. Het programma dat we hiervoor gebruiken is Outlook 2010. Het e-mailadres kan een privéadres zijn maar kan ook een adres zijn die u van uw werkgever hebt ontvangen. Gebruikt u Outlook 2010 voor de eerste keer dan moet een emailadres allereerst geconfigureerd worden. Dit wil zeggen dat uw e-mailaccount in het programma moet worden opgenomen. We gaan ervan uit dat dit voor u is gedaan en het programma Outlook 2010 met uw e-mailadres klaar zijn voor gebruik. Opbouw van een e-mail adres Een e-mailadres is opgebouwd uit een aantal vaste onderdelen. Als voorbeeld nemen we het e-mailadres
[email protected] Het eerste gedeelte voor het apenstaartje is de naam van degene waarvan het e-mailadres is. Het tweede gedeelte is het apenstaartje, dit teken (@) komt altijd voor in een e-mailadres. Het derde gedeelte is de naam van uw provider, naam van een vereniging of bedrijf. Het vierde gedeelte geeft de landencode aan. Voor Nederland geldt .nl Wanneer u een e-mailadres gebruikt zal telkens deze opbouw voorkomen. Een e-mailadres is een uniek adres. Dit betekent dat het adres u gebruikt niet vaker wordt gebruikt. Dit kan ook niet omdat een e-mail bericht die iemand aan u verstuurd op verschillende adressen binnenkomt. Een apenstaartje komt altijd in een e-mailadres voor.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “E-mailadres”.
16
◊ Outlook starten, vensters en afsluiten U kunt Outlook 2010 starten via de snelkoppeling op het bureaublad. Wanneer u deze niet ziet kunt u ook het “Startmenu” openen en klikken op “Alle programma’s”. Vervolgens klikt u in de geopende lijst op “Microsoft Office” en klikt eenmaal op “Microsoft Office Outlook 2010”. Het programma wordt nu geopend. Opent u het programma voor de eerste keer dan zullen er geen e-mailberichten in staan. Werkt u al langer met het programma dan staan er e-mailberichten in het programma. We gaan ervan uit dat uw e-mail reeds is geconfigureerd, dit wil zeggen dat uw instellingen zijn ingesteld en het programma werkt. Is dit niet het geval laat u dan adviseren en ondersteunen door iemand met kennis over het instellen van een emailaccount.
Menubalk Lint
Navigatievenster Berichtenvenster Leesvenster
17
Hebt u Outlook 2010 opgestart dan wordt het programma op het bureaublad weergegeven. Outlook 2010 is opgebouwd uit een aantal vensters, te weten • Menubalk • Het lint • Persoonlijke mappen • Berichtenvenster • Leesvenster • Het taakvenster Menubalk
De menubalk vindt u terug in elk programma dat wordt geopend in Windows. De menubalk heeft een aantal tabbladen die u toegang geven tot verschillende mogelijkheden binnen het programma. In de menubalk van Outlook 2010 ziet u de tabbladen, bestand, start, verzenden/ ontvangen, map, beeld en invoegtoepassingen. Het lint Klikt u in de menubalk op een tabblad dan ziet u onder de menubalk het Lint veranderen. Het lint is opgebouwd uit een aantal groepsvakken. Binnen deze groepsvakken kunt u een keuze maken uit mogelijkheden binnen dat onderwerp. Wanneer u klikt op “Start” in de menubalk dan ziet u in het Lint de groepsvakken: Nieuw, Verwijderen, Reageren, Snelle stappen, Verplaatsen, Labels, Zoeken en Verzenden/Ontvangen. In groepsvakken kan een pijl wijzend naar rechts onder staan. Wanneer u klikt op de pijl krijgt u binnen dat groepsvak nog meer keuzemogelijkheden. Het lint waar u de mogelijkheden en functies van outlook 2010 kunt vinden
Persoonlijke mappen In het navigatievenster aan de linkerzijde van het beeld staan de “Persoonlijke mappen”. Hierin treft u de postbus. Deze postbus is verdeeld in een aantal mappen. De belangrijkste is de map “Postvak in”. Hierin komen de nieuwe aan u verstuurde e-mailberichten. Daarnaast treft u ook de mappen, Concepten, Ongewenste e-mail, Postvak uit, Verzonden items en Verwijderde items.
18
Berichten venster
Het berichtenvenster laat u de berichten zien die naar u zijn verstuurd.
Rechts van het Navigatievenster treft u het Berichtenvenster. Hierin staan de berichten die u hebt. In het Navigatievenster staat bijvoorbeeld de map “Postvak in” aangeklikt. In het Berichtenvenster ziet u dan de berichten die naar u zijn verstuurd. Staat in het Navigatievenster de map “Verzonden items” aangeklikt dan verschijnen in het Berichtenvenster de berichten zie u hebt verzonden.
Leesvenster Naast of onder het Berichtenvenster wordt het Leesvenster weergegeven. Het Leesvenster laat de inhoud van het bericht of een gedeelte daarvan zien. Dit is de inhoud van het bericht dat staat geselecteerd in het Berichtenvenster. Klikt u in het Berichtenvenster een ander bericht aan dan veranderd direct de inhoud van het Leesvenster. Hierin wordt de inhoud van het nieuw geselecteerde bericht gegeven.
Taakvenster Aan de rechterzijde van het beeld wordt het Takenvenster weergegeven. Hierin worden taken die u hebt ingegeven getoond. Het maken van Taken wordt later in dit boek besproken. Werkt u voor het eerst met Outlook 2010 dan staan er geen berichten weergegeven en zal ook het Takenvenster leeg zijn.
Outlook afsluiten Wilt u Outlook 2010 afsluiten dan kunt u dit doen door op het kruis aan de rechter bovenzijde van het venster te klikken. Direct zal het venster Outlook 2010 verdwijnen. Ook kunt u klikken op de knop “Bestand” en klikken op de optie “Afsluiten”.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “Outlook 2010 starten, vensters en afsluiten”.
19
◊ E-mail maken, versturen en ophalen Wilt u een e-mail bericht maken dan opent u het programma en zorgt dat het tabblad “Start” is geselecteerd. Aan de linker bovenzijde van het venster staat “Nieuwe e-mail”. Klik hierop met de muis, direct zal een nieuw venster worden geopend.
Dit venster is de e-mail die u gaat maken om te versturen. U ziet in het venster aan de bovenzijde een aantal invulvelden. Het eerste veld is “Aan”. Hier wordt het e-mail adres van de persoon die u wilt e-mailen ingevuld. Let op dat het e-mail adres juist wordt ingevuld, met het apenstaartje en de landencode.
Aan:
Onderwerp
Bericht
Vervolgens klikt u achter “Onderwerp” in het invulveld. De cursor knippert en u kunt een onderwerp typen. Gebruik een onderwerp die kort de inhoud van uw bericht weergeeft. Klik nu met de muis in het berichtengedeelte, dit is het grote witte gebied. Hier typt u het bericht voor de ontvanger. U kunt hier net zoveel typen als u wenst. Controleer de diverse invulvelden goed voordat u het bericht verstuurd.
20
Bent u gereed met het maken van het bericht dan controleert u voor uzelf de ingevulde velden en kunt vervolgens klikken op de knop “Verzenden” aan de linker bovenzijde van het venster. U e-mail wordt nu verstuurt. U kunt controleren of het e-mailbericht is verstuurd door te klikken in de “Persoonlijke mappen” op de map “Verzonden items”. Daarin zal het bericht staan dat u zojuist hebt verstuurd. Klik weer op de map “Postvak in” in de “Persoonlijke mappen”. Berichten ophalen U kunt e-mail berichten versturen maar u ontvangt ook e-mail berichten. Hebt u Outlook 2010 geopend en staat het tabblad “Start” geselecteerd dan ziet u aan de rechter bovenzijde van het scherm de knop “Verzenden/Ontvangen”. Door hierop te klikken wordt er gecontroleerd of er berichten zijn die verstuurd moeten worden en worden de berichten die aan u zijn verstuurd binnengehaald. De berichten die aan u worden verstuurd komen in de “Persoonlijke map” “Postvak in” te staan. Een nieuw ontvangen bericht wordt in tegenstelling tot de overige berichten die al in het Postvak staan vetgedrukt weergegeven. Doordat deze berichten vetgedrukt staan weergegeven weet u dat het om een “Nieuw ontvangen bericht” gaat. Wanneer u klikt op dit bericht in het “Berichtenvenster” zal in het “Leesvenster” de inhoud worden weergegeven. Het nieuw ontvangen bericht zal nu niet meer vetgedrukt zijn weergegeven.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “E-mail maken, versturen en ophalen”.
21
◊ Outlook aanpassen Hebt u Outlook 2010 opgestart dan wordt het programma geopend met “Postvak in” in beeld. Op deze manier hebt u direct zicht op eventueel nieuwe berichten. U kunt er ook voor kiezen om niet in “Postvak in” te openen maar in “Outlook vandaag”. Outlook vandaag geeft u overzicht in de agenda, taken en de berichten
Dit is een handig overzichtelijk venster en geeft in een oogopslag de Agenda, Taken en de berichten. Gebruikt u de agenda actief dan is het prettig om in Outlook vandaag te openen en overzicht op afspraken te hebben. U kunt “Outlook vandaag” inschakelen door te klikken op “Persoonlijke mappen” in het navigatie venster. Uw venster wordt direct aangepast in “Outlook vandaag”. Wenst u geen gebruik te maken van “Outlook vandaag” dan klikt u in het navigatievenster onder persoonlijke mappen op “Postvak in”, u keert weer terug in de vertrouwde omgeving. Aanpassen vensters Het is ook mogelijk om het navigatievenster en leesvenster aan te passen. Wanneer u geen gebruik maakt van het navigatievenster of niet vaak dan kunt u het navigatievenster uitschakelen of minimaliseren. Klik op het tabblad “Beeld” en vervolgens in het groepsvak “Indeling” op de pijl wijzend naar beneden naast “Navigatievenster”. Het navigatievenster en leesvenster kunnen ook aangepast worden aan uw wensen
22
Een vinkje staat voor de optie “Normaal”, dit betekent dat het navigatievenster gewoon in uw venster wordt weergegeven. Plaatst u een vinkje voor “geminimaliseerd of Uit” dan veranderd het navigatievenster van uiterlijk. Op deze manier kunt u ook de plaats van het “Leesvenster” aanpassen. Klik in het groepsvak “Indeling” op de pijl wijzend naar beneden naast “Leesvenster”. U krijgt een aantal opties waaruit u een keuze kunt maken waar u de plaats van het Leesvenster in beeld wilt hebben. Klik op de optie “Onder”. Direct wordt het Leesvenster geplaatst onder het Berichtenvenster. U kunt het Leesvenster weer terug zetten door te klikken op de pijl wijzend naar beneden naast Leesvenster en te klikken op “Rechts”.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “Outlook aanpassen”.
23
◊ Navigeren in Outlook 2010 Om makkelijk door het programma Outlook 2010 te bewegen is het navigatievenster aan de linker onderzijde van het beeldscherm geplaatst. Het navigatievenster binnen Outlook 2010, waar u naar de diverse onderdelen kunt.
Boven het navigatievenster verschijnen de diverse onderdelen die met het gekozen onderwerp te maken hebben.
Daar vandaan kunt u makkelijk naar de E-mail, Agenda, Contactpersonen en de Taken. Klikt u op een van de opties bijvoorbeeld Agenda dan verandert het beeld. Boven de knoppen E-mail, Agenda, Contactpersonen en Taken krijgt u betreffende het gekozen onderwerp keuzes die te maken hebben met dat onderwerp. Wilt u weer terug naar de E-mail dan klikt u in het navigatievenster wederom op E-mail en keert u terug naar de map E-mail. Daarboven ziet u de verschillende mappen die u kunt aanklikken als Postvak in, Postvak uit en verzonden items.
Op deze manier gebruikt u het navigatievenster en hebt u de mogelijkheid om snel tussen de verschillende mogelijkheden te schakelen. Wenst u in het beeld geen gebruik te maken van het Navigatievenster, Leesvenster of Takenvenster dan klikt u op het tabblad Beeld en kiest in het lint de optie die u wilt uitschakelen. Maakt u geen gebruik van de Takenlijst van Outlook 2010 dan kunt u deze uitschakelen zodat het niet meer wordt weergegeven in het beeld. Wenst u later wel gebruik te maken van de mogelijkheid neemt u dezelfde stappen en schakelt het betreffende venster weer in.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “Navigeren in Outlook”.
24
◊ Contactpersonen In het navigatievenster vindt u ook de knop “Contactpersonen”. Contactpersonen zijn te vergelijken met het “Adresboek” dat u gebruikt wanneer u op vakantie bent en waarin de adressen van verschillende personen staan. Contactpersonen kunt u aanmaken om later wanneer u deze persoon of instelling een E-mail wilt versturen makkelijk vanuit de map “Contactpersonen” te kunnen gebruiken. Het voordeel is dat u niet steeds een E-mail adres hoeft in te typen en ook de kans dat hierbij een fout wordt gemaakt verkleind.
Wilt u een “Contactpersoon” maken dan klikt u in het navigatievenster op de knop “Contactpersonen”. Het venster wordt aangepast en laat u de mogelijkheden van de “Contactpersonen” zien. Aan de linker bovenzijde van het venster ziet u staan “Nieuwe contactpersoon”. Door hierop te klikken opent een nieuw scherm waarin u gegevens kunt invullen van de nieuwe persoon. U hebt de mogelijkheid zeer veel informatie over die persoon in te vullen. Niet alle gegevens zijn verplicht in te vullen, maar kunnen een belangrijke aanvulling zijn. Belangrijk is dat u de naam en het E-mail adres invult.
Volledige naam E-mail adres
Hebt u alle gegevens die u wenst in te vullen voltooid dan klikt u aan de linker bovenzijde op de knop “Opslaan en sluiten”. Uw zojuist aangemaakte contactpersoon is opgeslagen en kan worden gebruikt.
25
Na het invoeren van een “Nieuwe contactpersoon” slaat u deze op.
Contactpersonen gebruiken Wanneer u een contactpersoon hebt aangemaakt en deze wenst te gebruiken in een nieuw E-mail bericht, dan opent u als eerste een “Nieuw bericht”. U klikt op de knop “Aan” in het geopende venster. U ziet nu een lijst met de contactpersonen die u hebt. Kies een naam uit de lijst door hierop te klikken. Vervolgens klikt u op “Aan” in het veld onder de namen en wordt het geselecteerde adres ingevuld. Klik als laatste op de knop “Ok”. U keert terug naar het “Nieuwe bericht” en ziet dat het geselecteerde adres is ingevuld in het nieuwe bericht. U kunt nu verder met het invullen van de diverse velden en het E-mail bericht versturen.
Bekijk de videoles behorende bij deze paragraaf. Ga naar www.klikmee.nl en klik op de button “Cursus Outlook 2010” Klik vervolgens op “H2 E-mailen met Outlook” en kies de les “Contactpersonen”.
26
