CBRE Building & Workplace Consultancy voorziet eindgebruikers en eigenaren van vastgoed van technisch, functioneel en ruimtelijk advies. In aan- en verhuurtrajecten, maar ook in aan- en verkoopprocessen geven wij integraal en onafhankelijk advies. Onze specialisten beschikken over bouwkundige en installatietechnische kennis, maar hebben eveneens expertise op het gebied van strategische huisvesting, innovatieve kantoorconcepten en een inspirerende werkomgeving.
© Copyright 2012 CBRE. Alle rechten voorbehouden. Dit rapport is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Voor de juistheid van de informatie kan door CBRE echter geen aansprakelijkheid worden aanvaard, noch kan aan de vermelde informatie enig recht worden ontleend. Deze rapportage is uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door cliënten van CBRE en mag niet worden gereproduceerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CBRE.
FOTO INTRODUCTIE Het Nieuwe Werken (HNW) is inmiddels zo ‘nieuw’ niet meer. Toch is het actueler dan ooit. Het is een maatschappelijke ontwikkeling die een gevolg is van de veranderende wereld: nieuwe generaties, andere werkprivé balans, explosieve technologische ontwikkelingen en -niet in de laatste plaats- een economische recessie. HNW is niet meer weg te denken, ook al is de naam achterhaald. Net zoals ’het nieuwe rijden’, ‘het nieuwe bouwen’ of ‘het nieuwe stemmen’. Het zijn veranderingen als gevolg van een samenleving in ontwikkeling, die na verloop van tijd verworden tot ‘Business as Usual’. HNW is een breed begrip, waaraan iedereen een andere invulling geeft. Elke organisatie heeft haar eigen invalshoek en benadering. Het geheel moet immers matchen met de bedrijfsprocessen, de identiteit van een organisatie en haar beeld van de toekomst. Als integrale vastgoedadviseur ligt onze focus op het creëren van huisvesting afgestemd op deze nieuwe eisen, waarbij alle aspecten aan de orde komen; de fysieke inrichting, de ICT ondersteuning en het verandermanagement.
Vaak wordt HNW geassocieerd met thuiswerken, kostenbesparingen, onvindbare collega’s, hangmatten en skippyballen, slepen met je spullen, een papierloos kantoor en een structureel tekort aan werkplekken. Zijn het vooroordelen? Duidelijk is dat HNW geen ‘one size fits all’ is. Het is een maatpak, het moet passen bij de organisatie, haar toekomstvisie en de werkprocessen. De afgelopen jaren heeft CBRE hiermee veel ervaring opgebouwd. De methodiek en werkwijze zijn universeel, de uitkomsten en oplossingen zijn telkens anders en daarmee toch weer een beetje ‘nieuw’.
VAN POSTDUIF TOT TWITTER ACCOUNT Van de prehistorische grotbeschilderingen, via het telegram, de postduif en de faxmachine communiceren we nu via Twitter en Facebook. De wereld verandert, generaties veranderen, onze manier van communiceren verandert. Dat is niks nieuws natuurlijk. Het verschil is de snelheid waarmee dit zich thans voltrekt. Onderstaande facts spreken voor zich:
Social Media is doorgestoten naar de nummer 1-positie als tijdsbesteding op internet. Jarenlang was die titel voorbehouden aan de pornografie 96% van de westerse wereldbevolking onder de 30 jaar heeft een profiel op een sociaal netwerk De profielenwebsite van Facebook is goed voor ruim 7% van het Amerikaanse internetverkeer, daarmee heeft Facebook Google ingehaald als meest bezochte website van de Verenigde Staten In Groot-Brittannië is Facebook verantwoordelijk voor de helft van al het mobiel internetverkeer De Facebook-pagina van Coca Cola telt bijna twintig miljoen leden Lady Gaga heeft op haar Twitter Account meer dan twintig miljoen volgers Eén op de vijf Nederlanders heeft naast een baan, een huis of nieuwe klanten zelfs de liefde van zijn leven gevonden via Facebook, Hyves, LinkedIn of Twitter 80% van de bedrijven gebruikt in meer of mindere mate Social Media als wervingstool voor nieuw personeel
3
MAATPAKKEN ‘No Limits’, ‘Workplace Advantage’, ‘Werken 2.0’, ‘Unplugged’ en ‘Slimmer werken’. Diverse namen van verschillende organisaties voor nieuwe manieren van werken en innovatieve huisvestingsconcepten. Deze grote diversiteit onderstreept de maatpak-gedachte en de noodzaak tot het ontwikkelen van organisatie specifieke oplossingen. Maar hoe wordt zo’n maatpak gemaakt? En op welke manier wordt een passend concept ontwikkeld? Het begint bij een gedegen analyse van de organisatie, haar ambities en de werkprocessen. Een combinatie van de harde en de zachte data.
4
Meten is weten Als gevolg van maatschappelijke en technologische ontwikkelingen daalt de bezettingsgraad van kantoren gestaag. CBRE voert al jaren bezettingsgraadmetingen uit bij kantoorhoudende organisaties. Wij constateren dat de gemiddelde bezetting van traditioneel ingerichte kantoren veelal rond de 50% ligt met piekbezettingen (inclusief tijdelijk onbezet) zelden boven de 70%. Lege kantoren inspireren niet en faciliteren niet in de door menige organisatie als cruciaal aangemerkte verbetering van de onderlinge samenwerking. Daarnaast zien we dat kantooromgevingen slecht voorzien in het vinden van een goede balans tussen bijvoorbeeld geconcentreerd werken en samenwerken. Twee totaal verschillende activiteiten, die op één werkplek moeten worden uitgevoerd.
De enige manier om gedegen inzicht te krijgen in de aard en omvang van deze ontwikkelingen binnen een organisatie is door het feitelijk gebruik te meten. Niet alleen de bezetting, maar nadrukkelijk ook de activiteiten. Enerzijds gaat het om de bezettingsgraad van de werkplekken, vergaderruimten en overige ruimten. Anderzijds wordt de aard van de werkzaamheden geregistreerd en worden de verschillen per afdeling gesignaleerd. De uitkomsten leveren essentiële informatie op om te komen tot vaststelling van het te hanteren huisvestingsconcept. Enkele voorbeelden: Wat is de piekbezetting, dus hoeveel werkplekken zijn er bij een ongewijzigde bedrijfsvoering minimaal nodig? Welke activiteiten vinden er plaats, dus welke typen werkplekken zijn gewenst? Welke werkstijlprofielen hebben teams, dus welke faciliteiten ondersteunen de werkprocessen optimaal? De werkomgeving van een extern gerichte Sales afdeling kan er anders uitzien dan de omgeving van een aan kantoor gebonden Finance afdeling Naast deze cijfermatige onderbouwing draagt een meting bij aan het verkrijgen van ‘draagvlak’ binnen de organisatie voor een flexibeler huisvestingsconcept. Bij een gemeten piekbezetting van 75% wordt het immers lastig om vol te houden dat “iedereen er altijd is”. Verdiepen in de organisatie Een meting geeft een beeld van de huidige situatie, maar zegt nog niets over de ambities van de organisatie in de toekomst. Daarom zijn interviews over organisatiecultuur, werkprocessen, toekomstvisie en mobiliteit nodig. De visie en ambities ten aanzien van een innovatief huisvestingsconcept komen pas aan het licht, wanneer we met elkaar in gesprek gaan. In gesprek met de directie of juist met de medewerkers? Is uw organisatie mensgericht; besteed dan voldoende tijd aan het meenemen en betrekken van de medewerkers in dit proces. Is uw organisatie gewend om veranderingen topdown door te voeren, zorg dan voor een sterke overtuiging bij het management. Het gaat om uitdagen en verleiden, maar ook om goed luisteren en begrijpen. We zoeken de overeenkomsten, besteden aandacht aan de verschillen en komen tot één gezamenlijk gedragen visie. Kortom: wat wil een organisatie bereiken en waarom kiest ze voor deze verandering?
DE HAMVRAAG Dat HNW werkt voor ICT bedrijven en Consultancy bureaus is bekend. De overheid volgt gestaag. Zelfs bij de klassieke advocatenkantoren zien we een langzame ontwikkeling naar innovatievere kantoorconcepten. Waarom beginnen organisaties aan HNW? De vijf belangrijkste redenen voor organisaties om een innovatief kantoorconcept te introduceren: Efficiëntie: minder vierkante meters en uiteindelijk lagere huisvestingslasten Makkelijk toekomstige veranderingen kunnen opvangen, zonder de inrichting erop te moeten aanpassen: minder verhuisbewegingen door flexibel gebruik. De mensen bewegen, het gebouw niet Stimuleren van samenwerking: vaak tussen verschillende teams of ontkokering van de organisatie Aantrekkelijke werkgever zijn: nieuwe generaties aantrekken Een sterk imago: een sterk merk neerzetten Maar past HNW wel bij iedere organisatie? Niet iedereen kan en wil bijvoorbeeld tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Er zijn organisaties waar medewerkers dat niet kunnen, omdat ze gebonden zijn aan een productielijn, aan specifieke werktijden, of aan hun collega’s met wie ze continu moeten samenwerken. Ook past HNW niet bij alle persoonlijkheden. De vrijheid die HNW met zich meebrengt kan lastig zijn voor mensen die veel behoefte hebben aan structuur en zekerheid. HNW gaat namelijk niet alleen over zelf bepalen waar en wanneer je werkt, maar ook om het op kantoor beter plannen van je werk en het zelf bepalen van een aanpak. Zelfs als HNW niet lijkt te passen bij uw organisatie, kunnen elementen ervan toch bijdragen aan een positieve ontwikkeling. Bijvoorbeeld alleen al meer openheid in de werkomgeving, of het toevoegen van een paar goede koffiepunten zorgen voor meer zichtbaarheid, ontmoeting en sociale interactie. Maar ook het benadrukken van de cultuur of het imago in het gebouw maakt mensen meer trots en betrokken. De stelling ‘HNW past niet bij ons’ kan dus genuanceerd worden naar ‘HNW als totaalconcept past niet bij ons, maar sommige elementen kunnen we wel overnemen’.
5
LEIDENDE PRINCIPES EN BLAUWDRUK Nu het ‘wat’ en ‘waarom’ duidelijk zijn, is het tijd om vast te stellen ‘hoe’ de organisatie dit wil bereiken. Door het opstellen van leidende principes wordt een aantal concrete uitgangspunten geformuleerd, die gedurende het gehele proces overeind blijven. Leidende principes zijn uitspraken over bijvoorbeeld: wie er flexibel gaan werken, welke afdelingen er gebruik maken van welke zones in het gebouw, de inzet van clean desk policy, de verwachte samenwerking én de eventuele uitzonderingen. Leidende principes zijn opgebouwd uit drie onderdelen: flexibiliteit, ordening en zonering. Flexibiliteit geeft inzicht in de wijze en mate van het delen van de diverse werkplektypen; wie delen er welke werkplekken? Ordening gaat over de wijze waarop afdelingen worden gefaciliteerd; geheel op zichzelf of als onderdeel van een gezamenlijk groter geheel. Zonering geeft inzicht in de basisindeling van een gebouw; hoe worden de afdelingen en ondersteunende centrale functies ten opzichte van elkaar gepositioneerd?
Traditioneel HEKKEN EN VLEKKEN
A
De drie basisprincipes van een kantoorconcept (flexibiliteit, ordening en zonering) hebben elk een eigen ‘bandbreedte’. Elke organisatie maakt haar eigen keuzes daarin; hoever draai je aan de knoppen? Flexibiliteit zegt iets over de mate van het delen van een werkplek en de benodigde typen werkplekken. De flexfactor speelt hierbij een belangrijke rol: hoeveel werkplekken er worden geplaatst ten opzichte van het aantal personen. Gebaseerd op de gemiddelde piekbezetting (ca. 70%) van kantoren is een veel toegepaste flexfactor 80% (80 werkplekken op 100 personen). Hiermee kan de werkomgeving zonder een wezenlijke verandering in de mobiliteit van medewerkers de piekbezetting altijd opvangen. Anderen willen juist de mobiliteit van medewerkers stimuleren. Aanmoedigen dat mensen ook op andere locaties werken. Zij introduceren vaak een ‘stevigere’ flexfactor, bijvoorbeeld 50% of 60%.
6
B D
Hek
A B D
Bij het ordeningsprincipe (hoe worden werkplekken en overige faciliteiten toegewezen aan specifieke afdelingen) herkennen we drie basiskeuzes: Hek, Vlek en Vrij. Bij het ‘Hek’ principe wordt een afdeling toegewezen aan bepaalde werkplekken en wordt er bij wijze van spreken een onzichtbaar hek omheen geplaatst. Afdelingen maken uitsluitend gebruik van hun eigen toegewezen werkplekken. Bij het ‘Vlek’ principe worden afdelingen aan een bepaalde zone van het gebouw of aan een (vaak gemeenschappelijk) ankerpunt toegewezen. Een ankerpunt is een thuisbasis of huiskamer. Medewerkers weten hierdoor in welke zone ze hun collega’s waarschijnlijk zullen treffen. Het gebruik van werkplekken tussen de teams loopt meer door elkaar heen.
C
Vlek
A C
Vrij
Bij het ‘Vrij’ principe worden medewerkers vrijgelaten om een werkplek te zoeken door het hele gebouw. Geen van de werkplekken of zones wordt toegewezen. De keuzes met betrekking tot zonering bepalen hoe de belangrijkste functies en afdelingen ten opzichte van elkaar worden gepositioneerd in het gebouw. Worden bijvoorbeeld vergaderzalen geclusterd, zodat er een gemeenschappelijk ontmoetingsgebied ontstaat waar mensen van verschillende afdelingen elkaar tegenkomen? Of moet de samenwerking niet organisatiebreed, maar juist tussen bepaalde teams worden gestimuleerd? De mate van communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen geeft aan op welke wijze zij het best ten opzichte van elkaar gesitueerd kunnen worden.
C
Schematische doorsnede
Schematische plattegrond
B D
De laatste stap na het vastleggen van de uitgangspunten is het maken van de blauwdruk. Een blauwdruk is een schematische weergave van de leidende principes op een fictief gebouw of verdieping(en). Maatwerk: elke blauwdruk is anders en wordt voor een organisatie specifiek vormgegeven. De (mis)match Niet elk gebouw is geschikt voor de huisvesting van organisaties die kiezen voor een innovatief huisvestingsconcept. Hierbij zijn de actuele thema’s: ontmoeten, samenwerken, cultuurverandering, efficiency en flexibiliteit. Dat betekent dat men over het algemeen kantoren zoekt die goed bereikbaar zijn, beschikken over een hart waarin de identiteit van de organisatie herkenbaar is en geen fysieke beperkingen hebben in het gebruik. Transparantie, openheid, grote vloervelden, ontmoetingsruimten, interne verticale verbindingen en goede technische installaties (What Users Want ©/CBRE/ juni 2011) zijn belangrijke criteria. Helaas sluiten deze wensen niet altijd aan bij het huidige aanbod. Een Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen helpt bij het beoordelen van de match tussen gebouw, huisvestingsconcept en organisatie. INTEGRALE AANPAK Veranderingen leiden veelal tot weerstand, maar kunnen beter worden geïmplementeerd wanneer alles klopt. Een integrale benadering van de fysieke inrichting, de ICT ondersteuning en het verandermanagement.
Voorbeeld blauwdruk
Schematische doorsnede
Schematische plattegrond
Gebouw & inrichting Iedere organisatie heeft haar eigen huisvestingsconcept en verdient dus haar eigen ontwerp. Een goed ontwerp is mooi, maar ontwerpen gaat verder dan mooie dingen maken. Het ontwerp moet ook werken in functionele zin en aansluiten op de cultuur en sfeer van een organisatie. En daarnaast moeten alle faciliteiten en ondersteunende processen kloppen. Een nieuwe huisvesting werkt pas, wanneer ook praktische aspecten – zoals catering, post, en hospitality – in detail aansluiten op de nieuwe manier van werken. ICT & technologie ICT is niet alleen ondersteunend, maar heeft een leidende rol. De technologie moet de mobiliteit van medewerkers ondersteunen en de werkprocessen optimaal faciliteren. Virtueel samenwerken, digitaliseren van archieven, ondersteunen bij vindbaarheid: geen van deze aspecten mag een belemmering vormen voor de nieuwe manier van werken. Cultuur & organisatie Verandermanagement is een belangrijk onderdeel voor succes: aandacht voor de medewerkers én de leidinggevenden. Medewerkers willen weten wat er gaat veranderen, waarom dit gaat gebeuren en wat dat voor hen gaat betekenen. Dit vergt tijd en energie, maar is van essentieel belang voor het welslagen. Tijdige voorlichting, voldoende training en eenduidige communicatie; alles moet erop gericht zijn dat het doel duidelijk is. Productiviteit scoort daarbij beter dan kostenbesparing. En bedenk dat een ieder zich zal afvragen: “What’s in it for me?”
7
VRAGEN STAAT VRIJ Weerstand hoort bij veranderprocessen. De weerstand bij de implementatie van innovatieve kantoorconcepten zit vaak in het niet willen opgeven van de persoonlijke werkplek en de angst voor de onbekende nieuwe werksituatie. Of in het geval van leidinggevenden: de angst voor het aansturen van medewerkers op resultaat in plaats van op aanwezigheid. En dus in het geven van vertrouwen. Vaak komt deze weerstand of angst echter voort uit onjuiste aannames (“straks zit alles vol”, “moet ik zeker met mijn trolley over de vloeren op zoek naar een lege werkplek”, “… dan zie ik mijn collega’s nooit meer”). Veel van onderstaande vragen horen we regelmatig terugkomen. Goed luisteren is belangrijk, want het hebben van een adequaat antwoord kan veel van de weerstand wegnemen.
8
1. Moet ik elke dag verplicht op een andere plek gaan zitten? 2. Komt iedereen om 7 uur ’s ochtends binnen om de beste plek te claimen? 3. Hoe weet ik of iemand op kantoor is? 4. Heb ik nog wel contact met collega’s als iedereen verspreid door het hele kantoor werkt? 5. Kunnen mijn mensen wel thuiswerken, zijn ze dan niet alleen maar wasjes aan het draaien en boodschappen aan het doen? Hoe weet ik dat ze aan het werk zijn? 6. Mag ik straks niks meer uitprinten of bewaren? 7. Krijgen de directieleden wel een eigen kamer? 8. Hoe ga je om met mensen die een aangepaste bureaustoel hebben? 9. Moet ik steeds mijn werkplek opruimen als ik bijvoorbeeld een vergadering van één uur heb? 10. Hoe kan ik in een open werkomgeving vertrouwelijke (telefoon)gesprekken voeren? Vanzelfsprekend is er op alle vragen een passend en geruststellend antwoord. Nieuwsgierig naar de antwoorden? Wij nodigen u van harte uit een kijkje te komen nemen op ons eigen kantoor, waarmee al deze én uw eigen vragen beantwoord zullen worden!
BEGIN WITH THE END IN MIND Aken en Keulen zijn niet op één dag gebouwd. Verwacht niet dat iedereen er op dezelfde manier in staat of er helemaal klaar voor is. Een heldere visie op het einddoel is daarom essentieel. De weg van ingebruikname naar consolidatie varieert per organisatie. Vaak zijn er tussenstappen nodig, soms aan de ‘harde’ kant (bijvoorbeeld: een geleidelijke overgang op volledig digitaliseren van de archieven en poststromen). Maar zeker ook aan de ‘zachte’ kant: werken aan vertrouwen, sturen op output en het wennen aan gedeeltelijk elders of thuiswerken. Evaluatie is cruciaal. Na een aantal maanden (de fase van gewenning is dan voorbij) voeren wij nieuwe metingen uit en zijn er evaluerende interviews. De interviews bieden ruimte voor gestroomlijnde feedback en aandacht voor klachten. Met name gaat het om het identificeren van de oorzaak. Gaat het om bijsturing van gedrag, aanpassing aan de inrichting of ongemakken in het gebruik? Bij de evaluatiemetingen zien wij in eerste instantie een toename van de piekbezetting en de gemiddelde bezetting. Na verloop van tijd neemt de bezettingsgraad echter geleidelijk weer af en stabiliseert veelal op een niveau van rond de 10% boven de initiële meting. De mobiliteit van medewerkers neemt toe; ze durven ervoor te kiezen om efficiënter met hun tijd om te gaan. Dit ‘indik-effect’ (het afnemen van de bezettingsgraad na gewenning) heeft gevolgen voor het functioneren van de huisvesting op de langere termijn en dient dan ook meegenomen te worden in de planuitwerking: De flexfactor kan mogelijk initieel worden verhoogd. Op basis van onze evaluaties constateren wij dat organisaties in sommige gevallen te voorzichtig zijn met de verhouding tussen werkplekken en medewerkers Een organisatie kan het samenvoegen van meerdere locaties gefaseerd uitvoeren. Door de geleidelijke afname van de bezettingsgraad, ontstaat er na verloop van tijd ruimte om meer medewerkers van de huisvesting gebruik te laten maken
NOGMAALS METEN OM TE WETEN Een activiteitenmeting is een handige, bruikbare tool bij de ontwikkeling van een innovatief kantoorconcept. Door in een representatieve week ten minste acht keer per dag de bezetting én activiteit aan alle werken vergaderplekken vast te stellen, verkrijgen we objectieve informatie over het huidige gebruik van de werkomgeving. Na de realisatie van de nieuwe kantooromgeving voeren we vergelijkbare metingen uit om te zien hoe het geheel daadwerkelijke werkt en wat eventuele verbeterpunten zijn. Met een zelfde meting onderzoeken we bijvoorbeeld: Of de bezetting al dan niet is toegenomen en of de werktijden meer gespreid zijn Of de bezetting op de vooraf vastgestelde flexfactor/verwachte bezetting aansluit Welke zones in het gebouw goed en minder goed worden gebruikt Welke werk-, overleg- en vergaderruimten goed en minder goed worden gebruikt, en of daar een aanwijsbare reden voor is Of de verschillende typen werkplekken gebruikt worden voor de activiteit waar ze voor bedoeld zijn Hoe het percentage ‘tijdelijk onbezet’ op de verschillende werkplekken is. Kan dit duiden op het claimen van bepaalde soorten werkplekken, omdat de gedachte leeft dat deze altijd bezet zijn? Hoe vaak in de week het voor komt dat alle werkplekken van een bepaald type of in een bepaalde vlek (on)bezet zijn en wat dat betekent voor het aantal werkplekken Hoe de verschillende vergaderruimten gebruikt worden en of er voldoende capaciteit is Als er klachten van gebruikers komen, is het verleidelijk om de eerste spannende maanden na inhuizing fysieke aanpassingen aan de werkomgeving te doen. Door het uitvoeren van een meting wordt inzichtelijk of het genoemde probleem van de gebruiker er daadwerkelijk is. Of dat het slechts perceptie is, omdat de gebruiker bijvoorbeeld nog niet helemaal gewend is aan het concept. In de meeste gevallen kan het probleem verholpen worden door bij te sturen op gebruik en gedrag of door duidelijke communicatie en toelichting. Opmerkelijke meetresultaten: De werkzones rond de koffiepunten zijn het populairst Informeel overleg is van de werkplek verplaatst naar overlegplekken, doordat er meer informele en kleine overlegplekken worden gerealiseerd op kantoren Af te sluiten focus werkplekken zijn populair en worden regelmatig gebruikt voor het voeren van telefoongesprekken Mensen vermijden de drukste file momenten: minder harde start- en eindtijden van de werkdag Ankerpunten/huiskamers worden druk bezet Restaurants worden vaker buiten lunchtijd gebruikt
FACT OF LIFE Het Nieuwe Werken is geen ‘hype’, maar een ‘fact of life’. De maatschappelijke veranderingen zullen doorzetten. Er is sprake van een structurele omslag, die effect heeft op alle stakeholders: de medewerker, de markt en de werkgever. In elk (her)huisvestingsvraagstuk komt HNW aan de orde en draagt het in deze economische tijd zelfs structureel bij aan het realiseren van een sluitende business case. Medewerker Het meetbaar maken van mogelijk positieve effecten van HNW op de ‘zachte’ kant roept de meeste discussie op. En terecht. Het is niet reëel om productiviteit, efficiency en medewerkerstevredenheid uitsluitend te koppelen aan de introductie van een nieuw huisvestingsconcept. Deze aspecten worden immers door meerdere factoren beïnvloed. Wat staat wel vast? HNW haalt medewerkers in eerste instantie uit hun dagelijkse routine. Het is even spannend, maar daarna levert het meer dynamiek, communicatie, samenwerking en interactie op. Mensen leren elkaar kennen, horen wat er bij collega’s gebeurt en delen eenvoudiger hun kennis HNW leidt tot het loslaten van de eigen, vaste en vertrouwde werkplek. Daarvoor in de plaats komt een werkomgeving met een variëteit aan werkplektypen en faciliteiten. Een omgeving die de werkprocessen en activiteiten van individuen en teams veelal beter ondersteunt HNW is een duurzame oplossing. Er is ruimte voor een betere werk/privé balans en het krijgen van vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid Toch komt ook naar voren dat professionals tegenwoordig veel meer uren draaien dan voorheen en meer druk ervaren door de toenemende complexiteit van het werk, de hoge mate van communicatie en de vervagende balans tussen werk en privé. Deze effecten zijn inherent aan de nieuwe manier van werken en zorgen ervoor dat organisaties steeds beter nadenken over hoe ze hun medewerkers hierin kunnen coachen.
9
Markt De algehele impact van innovatieve huisvestingsconcepten op de Nederlandse kantorenmarkt wordt steeds duidelijker: De kwantitatieve vraag naar meters neemt structureel af. De introductie van HNW leidt immers tot een ruimte-efficiencyverbetering en leidt voor organisaties tot een afname van de ruimtebehoefte met minimaal 20% De kwalitatieve vraag neemt toe. De goede gebouwen zullen in trek blijven. Voor beleggers en eigenaren is het van belang hun gebouwen te laten aansluiten op de eisen en wensen die vanuit HNW aan panden worden gesteld. Als de locatie klopt, kan worden onderzocht welke aanpassingen mogelijk zijn
Werkgever HNW wordt door organisaties genoemd als één van de drie belangrijkste topics voor de komende jaren. Er worden veel argumenten genoemd: het verhogen van de efficiency en arbeidsproductiviteit, het realiseren van doelstellingen op het vlak van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en het beter en toekomstbestendig positioneren van de onderneming.
10
Een andere belangrijke drijfveer is kostenbesparing: Door het efficiënter gebruiken van de vierkante meters is een besparing op de huisvestingslasten realiseerbaar van ten minste 20% De ervaring leert dat de initiële investeringen bij invoering van HNW per vierkante meter hoger zijn. Dit wordt met name veroorzaakt door de gedachte dat een hoger kwaliteitsniveau van de inrichting leidt tot een makkelijkere acceptatie door de medewerkers van een dergelijke veranderingsproces (het inleveren van de eigen werkplek). Op zich wellicht logisch, maar er is geen direct causaal verband. De inrichting is vast en de mensen zijn flexibel. Hierdoor wordt het aantal aanpassingen en interne verhuisbewegingen tot een minimum beperkt hetgeen resulteert in een reductie van de facilitaire kosten Organisaties die kiezen voor HNW maken intensiever gebruik van de gehuurde kantoorruimte; de bezettingsgraad gaat immers omhoog. Hierdoor worden minder meters gebruikt, dus ook minder meters ingericht, verwarmd, gekoeld, etc. Kortom: een duurzame oplossing
DUURZAAM GEBRUIK Duurzaamheid staat inmiddels hoog op de agenda van eigenaren, beleggers en ontwikkelaars. Bij renovaties wordt duurzaamheid als kwaliteitskeurmerk gezien. Men wil hierin investeren en zoekt vaak naar het hoogst haalbare. Bij nieuwbouwontwikkelingen worden gebouwen ontwikkeld die kunnen worden bestempeld als ‘duurzaam’. Vele meetmethoden zijn voorhanden: energielabels, BREEAM, Greencalc, GPR-gebouw en LEED. Hierbij wordt, naast het energieverbruik, ook naar andere aspecten gekeken, zoals bouwmaterialen, onderhoud, locatie en afvalproductie. In de ogen van de meeste gebruikers is een gebouw duurzaam wanneer het energieverbruik laag is en milieuvriendelijke materialen zijn verwerkt. Maar een gebouw kan nog zo duurzaam zijn gebouwd, als het gebouw geen efficiënt gebruik mogelijk maakt, gaat die duurzaamheid grotendeels verloren. De gebouwstructuur, lay out, bezettingsgraadklasse en capaciteit van de installaties zijn hiervoor belangrijke indicatoren. De ervaring leert dat door een matige prestatie op deze onderdelen een extra metrage benodigd kan zijn van wel 10% om een gelijk programma te huisvesten. Deze extra meters, al zijn ze duurzaam gebouwd, resulteren onder aan de streep derhalve tot een niet optimaal duurzame huisvestingsoplossing. HNW heeft een nog veel grotere invloed op de daadwerkelijk te realiseren duurzaamheid. Een veel voorkomende flexfactor van 80% levert globaal een besparing op het benodigd metrage op van ca. 15%. Uit metingen blijkt dat de meeste organisaties prima uit de voeten kunnen met een flexfactor van 70% hetgeen resulteert in een mogelijke besparing op het benodigd metrage van ca. 25%. Samenvattend levert de keuze voor het juiste gebouw en de invoering van een vorm van HNW een substantiële bijdrage aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Iets dat zich daarnaast zelf meer dan terugbetaalt.
Verhuizen naar een nieuwe locatie ONDER DE STREEP Hoewel HNW kan leiden tot een substantiële besparing op de huisvestingslasten, zal dit nooit de driver moeten zijn om hiertoe over te gaan. Immers bij kantoorhoudende organisatie bedragen de huisvestingslasten ‘slechts’ ca. 15% van de totale bedrijfskosten, terwijl meer dan 70% hiervan gerelateerd is aan personeelskosten. Bij dit laatste ligt de directe relatie met productiviteit. Maar de financiële paragraaf speelt uiteraard wel een bijkomende rol om al dan niet over te stappen op een vorm van HNW. Het toepassen van HNW levert een besparing op qua metrage en dus op de huur- en servicekosten. Daar staat tegenover dat de inrichtingskosten (meer voorzieningen, persoonsongebonden werkplekken, etc.) en de eenmalige kosten (o.a. door benodigde analyses, verandermanagement, etc.) per m² ca. 30% hoger liggen. Dit wordt grotendeels goedgemaakt doordat er minder meters behoeven te worden ingericht. Er lopen diverse discussies in hoeverre de invoering van HNW leidt tot een toename van de productiviteit. Hoewel wij daar zelf van overtuigd zijn, hebben we dit effect in de financiële vergelijking hiernaast niet meegenomen. Verhuizen Bij een verhuizing kan een objectieve vergelijking gemaakt worden, aangezien uitgegaan kan worden van een vergelijkbare kwaliteit (zowel qua huur, servicekosten en vaste/losse inrichting beiden geheel nieuw). De cijfers wijzen uit dat in een als gemiddeld aan te merken situatie (huur, ambitie-niveau) sprake is van een terugverdientijd van 2 jaar.
TRADITIONEEL
INNOVATIEF
500
500
1
0,8
500
400
17,0
18,5
KEY FIGURES medewerkers flexratio
werkplekken VIERKANTE METERS (V.V.O.) per werkplek per medewerker
totaal
17,0
14,8
8.500
7.400
HUURLASTEN EN SERVICEKOSTEN (€)* per m²
per jaar
250
250
2.125.000
1.850.000
besparing per jaar
275.000
INRICHTINGS- EN EENMALIGE KOSTEN (€)* per m² totaal
500
650
4.250.000
4.810.000
extra eenmalige kosten
560.000
ONDER DE STREEP terugverdientijd in jaren
2,0
Consolidatie op de huidige locatie TRADITIONEEL
INNOVATIEF
500
500
1
0,8
500
400
20,0
18,5
KEY FIGURES medewerkers
Consolidatie Bij een consolidatie op de bestaande locatie kan de invoering van HNW binnen een periode van ca. 3 jaar worden terugverdiend. Het vergelijk tussen de beide opties (traditioneel en innovatief) loopt hierbij wel deels mank. Er ontstaan namelijk kwaliteitsverschillen (bijv. nieuw versus bestaand meubilair). De vergelijking is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
flexratio
Traditioneel Handhaven huidige indeling Algehele upgrading vaste inrichting (vervangen tapijt, schilderwerk, bekabeling, pantry’s) Handhaven bestaand meubilair
HUURLASTEN EN SERVICEKOSTEN (€)*
Innovatief Handhaven centrale voorzieningen Nieuwe indeling werkgebieden Algehele upgrading vaste inrichting (vervangen tapijt, schilderwerk, bekabeling, pantry’s) Nieuw meubilair
werkplekken VIERKANTE METERS (V.V.O.) per werkplek per medewerker
totaal
per m² per jaar
20,0
14,8
10.000
7.400
250
250
2.500.000
1.850.000
besparing per jaar
650.000
INRICHTINGS- EN EENMALIGE KOSTEN (€)* per m² totaal
extra eenmalige kosten
150
450
1.500.000
3.330.000
1.830.000
ONDER DE STREEP terugverdientijd in jaren * excl. BTW
2,8
11
Voor meer informatie over dit thema kunt u contact opnemen met: Bert Rietmeijer Managing Director CBRE Nederland Ank Dorscheidt Senior Director Building & Workplace Consultancy Saskia Boon & Pauline Folkers Senior Consultant Workplace Consultancy CBRE +31 (0)20 626 26 91
[email protected]
wCBRE heeft zelf HNW geïmplementeerd. Hoe dit voor onze organisatie is toegepast, is te zien in de korte film ‘CBRE, our new way of working’. Heeft u interesse om deze film te bekijken, dan horen wij dat graag van u. Belt u of mailt u ons!
