Eindrapportage
Formulierenbrigade Helmond
Februari 2011 Yvonne Kruizinga-Meier Projectcoördinator LEVgroep
1
Inhoudsopgave. 1. Inleiding 2. Project 3. Behaalde resultaten 3.1 Resultaten. 3.2 Formulierenbrigade en schuldhulpverlening. 3.3 Voorzieningencheck en Bereken uw recht. 3.4 Hulp bij Thuisadministratie. 3.5 Het werven en ondersteunen van vrijwilligers. 3.6 Deskundigheidsbevordering. 4. Belangrijkste ervaren knelpunten. 4.1 Samenwerking tussen de organisaties. 4.2 Brigadiers. 4.3 Registratie. 5. Conclusies en aanbeveling. 5.1 Conclusies. 5.2 Aanbevelingen.
Bijlagen: 1. Overzicht registratie 2. Financieel overzicht
2
1. Inleiding De beleidsnota Armoedebeleid 2008-2011 van de gemeente Helmond is in november 2008 vastgesteld door de Raad. Een van de ambities van het armoedebeleid is het niet-gebruik van inkomensondersteunende regelingen terug te dringen. De formulierenbrigade, vormgegeven als een herkenbare,stadsbrede dienst uitgevoerd door verschillende ketenpartners, is één van de manieren die de gemeente Helmond voorstelt om beoogde ambitie te bereiken. In juni 2009 is er een start gemaakt met de werkgroep waarin LEVgroep, SWOH, SWH, en ROC vertegenwoordigd waren. Hieruit is een Formulierenbrigade ontstaan die stevig staat en klaar is om zich verder uit te breiden. Menig Helmondse burger weet inmiddels de Formulierenbrigade te vinden. Deze rapportage beschrijft het gelopen proces en de behaalde resultaten van de Formulierenbrigade vanaf het besluit in november 2008 tot en met het einde van de projectfase december 2010.
3
2. Project(-inrichting) Doelstelling - Helmondse burgers worden geholpen bij het invullen van formulieren, het op orde houden van hun thuisadministratie en maken meer gebruik van inkomensondersteunende regelingen en voorzieningen. - Het tot stand brengen van een samenwerkingsverband tussen de participerende instellingen met als doel het hanteren van een gezamenlijke werkwijze m.b.t de inzet van de formulierenbrigade. Hulpaanbod Burgers met een laag inkomen die hulp nodig hebben bij het invullen van formulieren of het op orde brengen van hun thuisadministratie kunnen een beroep doen op brigadiers van de formulierenbrigade. Hierbij wordt eveneens een voorzieningen check (zie bijlage 4) uitgevoerd en worden burgers geïnformeerd over de voorzieningen waar mogelijk aanspraak op kan worden gemaakt. Bij andere hulpvragen of indien er signalen zijn dat er ook andere problemen spelen wordt doorverwezen naar andere hulpverlenende instanties. De brigadiers zijn vrijwilligers, stagiaires van het ROC of WWB-ers die hiertoe opgeleid zijn. Projectduur Totale gehele doorlooptijd 2 jaar: Voorbereiding februari-oktober 2009 Start november 2009 Afronding op 31 december 2010 Projectstructuur Coördinatie gebeurt door LEVgroep. Op uitvoerend niveau is er een werkgroep ingesteld waarin de deelnemende organisaties (LEVgroep, SWOH, SWH, ROC ) vertegenwoordigd zijn. De deelnemende partijen hebben in november 2009 een samenwerkingsconvenant ondertekent. In het convenant is ondermeer afgesproken dat de directies en de gemeente Helmond zijn vertegenwoordigd in een stuurgroep. Indicatoren. De volgende indicatoren zijn vastgesteld: - aantal geholpen burgers bij het invullen van formulierenaantal - aantal geholpen burgers bij het ordenen van administratie\ - aantal burgers op het spoor gezet van het recht op voorzieningen (primair doel) - eenduidigheid in methodiek en registratie en rapportage bij de samenwerkingspartners - aantal nieuw opgeleide vrijwilligers/stagiaires - aantal brigadiers die doorstromen naar de arbeidsmarkt (secundair doel) - aantal euro’s die zijn binnengehaald middels de Fb voor de burgers.
4
3. Voortgang en resultaten 3.1 Resultaten. Resultaten uit de voorbereidingsfase van het project In december 2008 is een startbijeenkomst geweest met verschillende partners uit het veld. In deze bijeenkomst is geïnventariseerd welk aanbod met betrekking tot formulieren en thuisadministratie er al is in de gemeente Helmond. Aansluitend is gewerkt aan een projectplan dat in maart 2009 door de partijen is goedgekeurd. In april is de interne werving gestart voor de projectcoördinator ten bate van de Formulierenbrigade. Eind mei 2009 is de projectcoördinator begonnen in haar functie. Hoe bereiken we de doelgroep? Op 7 locaties in Helmond worden spreekuren gehouden waarbij burgers geholpen worden met het invullen van hun formulieren. Dit betreft de volgende locaties: . Wijkhuis “De Boerderij” . Wijkhuis “De Brem” . Wijkhuis “De Fonkel” . Wijkhuis “ ’t Patronaat” . Kantoor SWOH . Centraal Kantoor LEVgroep . Ruilwinkel Het spreekuur op locatie Ruilwinkel is toegevoegd, omdat daar na de start een vraag van kwam. In 2011 wordt opnieuw bekeken hoe en waar de spreekuren worden ingevuld. P.R. Als voorbereiding op de start van de Fb is er een gezamenlijke folder ontwikkeld die op diverse vindplaatsen is uitgereikt. Ook zijn ze uitgereikt aan mogelijke verwijzers zoals de maatschappelijk werkers en inkomensconsulenten. In november 2009 is er met de officiële start een opening georganiseerd waarbij vele organisaties die betrokkenheid hebben bij de doelstelling van de FB uitgenodigd zijn. Ook heeft de pers hierover geschreven in het Eindhovens Dagblad en in De Trompetter. In maart 2010 is er een uitzending op de Stadstelevisie geweest en hiervoor liggen vervolgafspraken voor 2011. De projectcoördinator heeft diverse malen bij organisaties (zoals Werkplein, Super Sociaal) voorlichting en uitleg gegeven. In 2011 wordt het PR-plan verder ontwikkeld om zo ook in de wijk Helmond- west meer bekendheid te krijgen. Registratie en cijfers. Het eenduidig registeren was een van de afspraken tussen de deelnemende partijen. Toch had dit veel voeten in de aarde. In 2009 was de Formulierenbrigade operationeel vanaf november, maar de cijfers zijn niet erg betrouwbaar en vandaar niet opgenomen.. De wijze van registeren is in de loop van 2010 wel verbeterd (hoewel op onderdelen is de informatie nog niet volledig) en om het proces van eenduidig registreren beter te faciliteren is er een applicatie in ontwikkeling die vanaf 2011 gebruikt zal worden.
5
In de bijlage zijn de jaarcijfers van 2010 opgenomen. Het volgende valt op: -
42% van de bezoekers van de FB zijn alleenstaand
-
bij 36% van de bezoekers van de FB is sprake van schulden, bij 40% van de schuldensituaties is sprake van een traject schuldhulpverlening
-
de meest voorkomende formulieren zijn aanvraag WWb of WW-uitkering of kwijtschelding gemeentelijke belastingen
3.2 Formulierenbrigade en schuldhulpverlening. Met de budgetwinkel zijn afspraken gemaakt over de rol van de Formulierenbrigade bij het invullen van formulieren inzake de aanvraag schuldhulpverlening. Het invullen van deze formulieren is arbeidsintensief en vraagt specifieke kennis. Enkele brigadiers zijn hiertoe opgeleid. In 2011 wordt opnieuw besproken hoe de Fb kan blijven aansluiten bij de vraag vanuit de budgetwinkel. 3.3 Voorzieningencheck en Bereken uw Recht. Er is een voorzieningencheck op papier ontwikkeld waarmee op een eenvoudige manier gecheckt kan worden of en waar men mogelijk recht op heeft (zie bijlage 4). De voorzieningencheck is na evaluatie aangepast en gaat vanaf heden beter geïmplementeerd worden, zodat gebruik ervan door de brigadiers gestimuleerd wordt. De website Bereken uw Recht wordt wel vaak door brigadiers gebruikt om zo per individuele klant te bekijken waar men mogelijk recht op heeft. Om een indruk te krijgen of mensen daadwerkelijk gebruik hebben gemaakt van een geadviseerde regeling/voorziening en hoeveel geld dat heeft opgeleverd, worden klanten na 3 maanden benaderd. De ervaring hiermee is dat klanten toch moeilijk te bereiken zijn, een taalprobleem het telefonisch contact in de weg staat en klanten onvoldoende inzicht hebben in hun eigen financiële situatie om de gestelde vragen goed te kunnen beantwoorden. Bij het nabellen van 29 klanten hebben 19 klanten het gevraagde toegekend gekregen en 10 klanten hebben afwijzingen gehad. Van deze 29 klanten is het hoogste bedrag dat voor een klant is toegekend €1200,=. 3.4 Hulp bij thuisadministratie. De Hulp bij thuisadministratie is een onderdeel van de Fb en wordt uitgevoerd door zowel brigadiers van de Fb als door vrijwilligers die onder de Fb alleen deze taak op zich nemen. De coördinatie ligt in handen van een beroepskracht die momenteel 4 vrijwilligers hiervoor begeleidt. De uitvoering is per 1 november 2010 van start gegaan. Gedurende deze 2 maanden van 2010 is bij 7 klanten een traject van Hulp bij thuisadministratie gestart. 3.5 Het werven van de brigadiers. In 2010 waren er totaal 13 brigadiers werkzaam voor de FB. Bij aanname wordt er gebruik gemaakt van een gezamenlijk opgestelde profielschets om een inschatting te maken of iemand de kwaliteiten bezit om tot brigadier opgeleid te worden. Er is verloop onder de aangetrokken vrijwilligers (bijvoorbeeld door het vinden van een nieuwe baan) waardoor er continue aandacht nodig is voor de werving van nieuwe vrijwilligers. Bij de vrijwilligerscentrale van de SWH staat een vacature open voor Brigadier FB. Op deze vacature wordt regelmatig gereageerd.
6
Ook WWB -ers komen vinden op deze wijze hun weg als brigadier van de Formulierenbrigade. 3.6 Deskundigheidsbevordering en begeleiding In november 2009 werd een eerste groep van 16 vrijwillige brigadiers (ROC leerlingen, vrijwilligers, WWb ers) opgeleid door Stimulansz. Naast de vrijwillige brigadiers waren ook een aantal beroepskrachten aanwezig. Met de opgedane ervaring in de door Stimulansz uitgevoerde training zouden zij vorm gaan geven aan een train de trainersgroep om zo structureel (nieuwe) brigadiers op te kunnen leiden. Deskundigheidsbevordering is noodzakelijk om een inhoudelijk goed functionerende Fb te hebben. Inmiddels is er een structurele train de trainersgroep en verzorgen zij 2x per jaar een basistraining aan de brigadiers. Naast de trainingen worden alle brigadiers begeleidt bij hun werk in de praktijk. Dit gebeurt door de professionals van LEVgroep, SWOH en SWH. Deze begeleiding vindt zowel op ad hoc basis plaats alsook gestructureerd middels bijeenkomsten.
7
4. Belangrijkste ervaren knelpunten 4.1 Samenwerking tussen de organisaties Vanaf de start blijkt de samenwerking tussen de partijen niet vanzelfsprekend te zijn. Door de projectcoördinator is veel tijd besteed aan het proces om tot enige vorm van gezamenlijkheid te komen. Instellingsgrenzen waren niet altijd te slechten. Met name SWH heeft zich niet achter de visie van één (gezamenlijke) Formulierenbrigade kunnen scharen wat tijdens de gehele projectduur is blijven spelen. Ook afspraken die met ROC-studenten waren gemaakt, werden met enige regelmaat niet nagekomen, waardoor zaken als PR-activiteiten bleven liggen. Ook de gemeente afd. W&I heeft wegens capaciteitsgebrek niet actief meegedaan om WWB’ers te laten intergeren in de FB. Het project en de te behalen resultaten liepen hierdoor vertraging op. Begin 2010 is daarom een stuurgroep in het leven geroep die in februari 2010 voor het eerst bij elkaar is gekomen. Zij geeft vanuit directieniveau sturing aan het project. Door directiewisseling bij de SWH bleef de borging van de FB binnen de SWH een knelpunt. Een van de beoogde resultaten van het project is de invoering van een voorzieningencheck waarmee burgers geholpen worden hun recht op regelingen en voorzieningen te vinden. Door de moeizame samenwerking van de organisaties binnen de Formulierenbrigade en de slechte terugkoppelingen naar de eigen organisaties worden de brigadiers onvoldoende gestuurd in het uitvoeren van de voorzieningencheck. Deze wordt dan ook minder vaak gebruikt dan bij de opzet van het project wenselijk werd geacht. 4.2 Brigadiers Bij de opstart van het project is er is voor gekozen om met 1e jaars studenten MBO te werken. Na ruim 1 jaar ervaring hiermee opgedaan te hebben blijkt dat deze studenten veel ondersteuning nodig hebben zowel op kennisgebied alsook op het gebied van attitude. Zowel extra ondersteuning aan de stagiaires als een extra cursus mocht niet baten. Voor de FB hebben heeft de werkgroep dan ook besloten om voortaan met 2e jaars MBO te gaan werken en het aantal te verminderen al naar gelang de behoefte vanuit de FB. Het project wilde ook WWB’ers opleiden tot brigadier. Vanuit de gemeente werden door interne omstandigheden nauwelijks WWB’ers aangemeld. In overleg met de gemeente werd besloten om tijdelijk dan ook af te zien van de inzet van WWB’ers. Overigens zijn er wel een aantal brigadiers met een WWB-uitkering. Deze zijn echter niet via de gemeente gemeld maar zij hebben zichzelf (via de vrijwilligerscentrale) voor de formulierenbrigade aangemeld.
8
5.Conclusies en aanbevelingen 5.1. Conclusie. - In één jaar tijd heeft zich in de basis een goed functionerende stadsbrede formulierenbrigade ontwikkeld waarin opgeleide vrijwilligers, burgers helpen met formulieren en hun administratie. - Burgers worden vanuit vaste locaties geholpen, een aantal locaties worden goed bezocht, een anatal minder. - De voorzieningencheck is onvoldoende geïmplementeerd binnen de Formulierenbrigade. - Het werken met vrijwilligers als brigadiers vraagt een continue ondersteuning en inzet op hun deskundigheid. - De inzet van 1ste jaars MBO studenten voor de Formulierenbrigade bleek toch te hoog gegrepen. - De huidige structuur van de Formulierenbrigade biedt onvoldoende oplossingen om instellingsgrenzen te overstijgen, dit is wel een voorwaarde om de Formulierenbrigade verder te kunnen laten ontwikkelen en knelpunten te overwinnen. - Een behoorlijk deel van de klanten van de FB kampt met schulden maar niet alle klanten zitten ook in een traject schuldhulpverlening. 5.2. Aanbevelingen - De formulierenbrigade vraagt een andere inbedding in de drie participerende organisaties. De op handen zijnde fusie biedt daartoe kansen. Verdere uitwerking volgt. - Aansturing van de Formulierenbrigade vraagt structurele capaciteit voor coördinatie en administratie. - De Formulierenbrigade werkt nu met namen vanuit een aantal vaste locaties. Voorstel is om naast deze locaties ook meer vindplaats- en doelgroep gericht te werken. Het bereik van de Formulierenbrigade vergroten door structurele PR - Er dient meer gestuurd te worden op de voorzieningencheck en Bereken uw Recht door vrijwilligers te instrueren, te volgen en aan te spreken op het eventueel nalaten van het gebruik ervan. Het gebruik van de voorzieningencheck is met name van belang voor die klanten die met schulden kampen. Voor deze groep zou de voorzieningencheck standaard ingezet moeten worden. - Gezien de hoeveelheid klanten van de FB die met schulden te maken hebben, is het wenselijk de FB nadrukkelijker een plek te geven in de keten integrale schuldhulpverlening. - Participatie door de gemeente, afdeling Werk, ten aanzien van reïntegratie WWB-ers, is wenselijk.
9
Bijlage 1 Jaarcijfers formulierenbrigade 2010
1. 1a 2. 2a 2b 2c 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Aantallen cliënten en hulpvragen Contact Hulpvragen Aangevraagde voorzieningen Hulp bij thuisadministratie Schulden Soort formulier Soort huishouden Soort inkomen Postcode gebieden Verwezen naar Resultaat na 3 maanden
Bijlage Tabel 1. Totaal aantal hulpvragen Totaal aantal klanten
440 342
Tabel 1.a Contact 2010 Eerste contact Herhalingscontact binnen 3 maanden Ooit eerder geweest
2 18 106
Tabel 2. Hulpvragen 2010 Formulier Thuisadministratie Informatie Psycho – sociale problemen Voorzieningencheck overig
322 18 73 2 14 11
Tabel 2a Aangevraagde voorzieningen 2010 Huurtoeslag Zorgtoeslag Kinderopvangtoeslag Langdurigheidtoeslag Toeslagenwet overig
10 6 3 15 5 38
10
Tabel 2b Hulp bij thuisadministratie 2010 Eenmalig, met over 2 maanden vervolgafspraak Kortdurend < 0,5 jaar Langdurig < 1 jaar
4 2 1
Tabel 2c Schulden 2010 Cliënten met schulden In traject
124 53
Tabel 3 Soort formulier 2010 Aanvraag – WW Aanvraag – WWB Schuldsanering Kwijtschelding Betalingregeling Overig
22 31 42 65 15 114
Tabel 4 Soort huishoudens 2010 Alleenstaand Alleenstaand met kind Meer personen Meer personen met kind
143 33 58 91
Tabel 5 Soort inkomen 2010 WW WWB Arbeid Overig
29 107 49 122
Tabel 6 Postcodegebieden 2010 5701 5702 5703 5704 5705 5706 5707 5708 5709
122 48 28 19 10 22 37 6 50
11
Tabel 7 Verwezen naar 2010 Sociale zaken AMW SRW SHV Juridische hulp Overig
4 5 2 2 1 14
Tabel 8 Resultaat na 3 maanden 2010 Aantal cliënten gebeld Aantal regelingen toegekend Hoogst verkregen bedrag Opnieuw hulpvraag aanwezig
29 19 Ca. €1.200,00 3
12
Bijlage 2 Financiële verantwoording Fb Helmond 2009/2010 Jaar
Bedrag
Specificatie
2009 Conform projectplan
€ 19.497,00
- 291 uren projectcoördinatie - Kosten vrijwilligers jaar 2009 financieel reeds afgehandeld
€
891,57
Totaal besteed 2009
€ 20.388,57
2010 Conform projectplan
€ 20.300,00 €
2010 extra budget Train de trainers
1.000,00
€ 8.540,00 € 2.100,00 € 1.500,00 € 50,10 € 600,00* €
742,00*
- 290 uren a € 70,= per/uur projectcoördinatie - kosten vrijwilligers (€500,= deskundigheidbev. + €500,= attentiebeleid)
- Ureninzet Train de trainers 122 u x €70,= - Opzetten draaiboek 30 u x €70,= - Training ROC aan trainers - lunch trainingsdag - dagdeel training aan brigadiers - Aanschaf boekjes Sociaal Info 20 x €37,10
T.b.v. ondersteuning en uitvoering brigadiers
€ 3.694,95 € 9,00
- Laptops - attentiebeleid nieuwe brigadiers
Ontwikkeling applicatie t.b.v. registratie PR
€ 26.000,00
- ureninzet vict en intern
€ 1.260,00 € 82,50
Week van de armoede - Ureninzet Dennis - Pr materiaal
Hulp bij thuisadministratie
€ 1.120,00 € 1.260,00 €
200,00*
Totaal besteed 2010
€ 68.458,55
Totaal beschikbaar in 2010
€ 68.000,00
Totaal beschikbaar gesteld vanuit Armoedebeleid voor 2009 en 2010
€ 93.000,00
- Opzet 16 u x €70,= - Inwerken en ondersteuning vrijwilligers 18 u x €70,= - aanschaf mappen e.d.
* Bedragen in paars worden in 2011 nog op het budget 2010 geboekt.
13
